Entretiens de progrès

Entretiens de progrès Mise en œuvre del ’évaluation et de la

réforme de la notation

CPE du 7 J anvier 2005

Entretiens de progrès P résentation des

entretiens de progrès

CPE du 7 J anvier 2005

LA LOI…  Mise en œuvre du nouveau régime d’évaluation

et de notation des fonctionnaires de l’Etat pour les personnels :

ITARF, ASU,et de bibliothèques

• Décret n° 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d’évaluation, de notation et

d’avancement des fonctionnaires de l’Etat• Arrêté ministériel du 17 novembre 2004• Circulaire du 7 décembre 2004

Les mouvements de fond qui traversent la Fonction publique

• Introduction de la LOLF dans tous les corps d’état et dans les associations recevant des subventions de l’Europe ou de l’Etat => Lisibilité dans les actions menées

• Développement d’une plus grande responsabilité des personnes par rapport au service rendu et à l’évolution de leur posteet une meilleure considération des personnes => Mise en place des entretiens de progrès

• Passage d’une organisation pyramidale à une organisation d ’un autre type (notion d ’équipe, de service) => Management par projet

• Changement de culture managériale qui développe la notion d’objectifs et d’autonomieNécessité de développer l’esprit de solidarité => Faire appel à « l’Intelligence Collective »

Les leçons du passé!

Hypothèses initiales ( 1980 : Entretiens d’évaluation) :

Évaluation équitable = évaluation objectiveFixation d’objectifs en début d’année et

mesure des écarts en fin d’année

Les leçons du passé!

10 ans après! (80% des cas) pas d’entretien significatif

Tournés vers le passé

Orientés sur la responsabilité unique de l’agent

Dans une dynamique de sanction

Focalisés sur l’individu et destructeurs des solidarités d’équipe

Fondés sur des critères quantitatifs et pseudo objectifs

Le cadre est vécu comme un juge

Les leçons du passé!LES SOUHAITS

Prospectifs : le futur et l’actionDynamique de progrès, de pilotage

Analyses pratiques du contenu et des modalités de travail

Effort collectif

Solidarité d’équipe

Responsabilisation, initiative et autonomie

Avoir « voix au chapitre » : La parole est donnée aux agents

Se fixer des objectifs pour les atteindre

Les enjeux  1- une véritable politique d’établissement dans le domaine de

la gestion prévisionnelle des Ressources Humaines :        - une politique des emplois - une politique des personnels  

2 - une modernisation de la gestion des carrières des IATOS

  Depuis longtemps dans les universités en matière de promotion des

personnels, seule l’ancienneté était prise en compte. L’idée d’une approche plus qualitative de la gestion des promotions

commence à devenir réalité ……. en élaborant un outil de base……

La fiche de poste

La fiche de poste n’est pas une fiche-emploi, qui se contente de décrire par son statut, son numéro et de façon théorique, un emploi de référence.

Elle s’inscrit obligatoirement dans un contexte particulier lié à l’agent qui occupe l’emploi au moment où elle est établie.

Il ne s’agit pas d’une fiche-générique, mais adaptée à l’exercice réel de la fonction pour une personne donnée dans un service donné.

Glossaire- Poste : situation réelle de travail à un moment et à un endroit donné.

- Emploi : regroupement de postes très proches les uns des autres.

- Métier ou emploi-type : ensemble d’emplois représentant un certain nombre de points communs.

- Mission principale : raison d’être de la personne à un poste donné.- Objectif : ambition de la réalisation de la mission.

- Mission secondaire ou activité : sub-division de la ou des missions de l’agent. - Activité : ensemble de tâches.

Objectifs pour l’institution

Mettre en place une démarche de progrès dans l'occupation du poste

Contribuer à la réalisation des objectifs collectifsRe-positionner le rôle du N+1 (évaluateur =

ordonnateur du travail mais pas forcément responsable hiérarchique)

Clarification du processus de délégation à l'évaluateur (Qu'est-ce que le N+2 délègue opérationnellement au N+1)

Bénéfices pour la personne

Développer son autonomie en lui demandant son avis par rapport à ce qu ’elle fait dans son travail

Lui permettre de s'auto évaluerde s'exprimer, de montrer ses capacités de

proposition, d'initiativede réfléchir à son évolution dans l'institution,

aux moyens à mettre en œuvre et à ses besoins en formation

l'occasion, pour elle, d'apprécier l'intérêt que lui porte son supérieur hiérarchique

Processus d’accompagnementdes évaluateurs

Constitution de groupe de PAIRS par campus

Identification de personnes « ressource »

Possibilité d ’échanges entre évaluateurs sur la « Fiche de poste »

La fiche de poste est un outil de clarification

- Elle décrit le poste de travail, c’est-à-dire, les missions, les activités, la place du poste dans l’organisation, les compétences, aptitudes et l’adéquation grade/fonction, le champ d’autonomie et de responsabilité

- Chaque changement de fonction entraîne une modification de la fiche de poste.

- Elle constitue un outil de travail, d’évaluation et de discussion au sein d’un service, d’une composante ou d ’un centre de recherche. Elle peut également être utilisée dans les instances consultatives de l’ établissement.

Les fiches de poste vont-elles être établies pour tous les personnels techniques et administratifs de l’Université dans les

différents statuts  ? ITARF (ingénieurs, techniciens, administratifs Recherche et

Formation)   ASU (administration scolaire et universitaire)   BIBLIOTHEQUES   PERSONNELS CONTRACTUELS PERMANENTS PAYES SUR

RESSOURCES PROPRES D’ETABLISSEMENT

  PERSONNELS CONTRACTUELS PAYES SUR BUDGET D’ETATSont donc hors champ les CES, CEC, les Emplois Jeunes et les vacataires.

  1 – Communiquer

avec les agents pour faire le point avec eux    sur la fonction occupée l’année écoulée,  discuter des points forts, des difficultés

rencontrées, des aspirations.

clarifier des responsabilités sur des activités plus explicites

c’est un outil de communication

 2- Négocier et fixer des objectifs individuels de progrès et de contribution de service 

     penser à l’activité en termes d’évolution pour le service et pour l’agent, se fixer des objectifs contractuels et négociés, réalistes, réalisables.

  définir les moyens à mettre en œuvre pour les réaliser

3– Identifier les moyens à mettre en oeuvre    La réalisation des besoins en formation et

autres à la fois pour l’agent et pour le service (cohésion d’équipe, tableau de bord, conditions de travail, mobilité…).

Implication de l’encadrant dans l’évolution à la fois du poste occupé par l’agent et du service rendu…

La fiche de poste de l ’URCA

Détermination des objectifs

Types d’objectifs

Contributionaux objectifs de service

Objectif de progrès dans l’occupation du poste

Contribution aux objectifs de service

Dans le cadre des missions et/ou des activités du collaborateurExemples :

– « Mettre en place le planning des opérations de... ».

– « Développer des tableaux de bord des moyens… ».

– «  Renforcer sa présence auprès des organismes de recherche… ».

Contribution aux objectifs de service

Dans le cadre des objectifs collectifs de son unité de travail (objectifs du service)

Exemples : – Objectif du service : « Améliorer l’accueil des étudiants pour

la prochaine rentrée universitaire »– Objectif individuel de contribution à l’objectif du service

pour une secrétaire de scolarité : « Développer la signalétique en interne et en externe et organiser la procédure avec les services de la communication et les services logistiques ».

Objectifs de progrèsdans l’occupation du poste

Exemples:– « Améliorer la présentation des projets ».

– « Améliorer la rigueur et l’anticipation dans les commandes ».

– « Développer ses compétences informatiques en matière de formalisation des documents sur le Web ».

Ce sont les objectifs personnels de progrès dans l’occupation du poste:

– Amélioration des compétences – Perfectionnement dans les actions menées– Points de vigilance– Efforts attendus

Qualité d’un objectif

Mesurable ou Observable Atteignable Limité dans le temps Individualisé Négocié (soit sur les objectifs soit sur les moyens)

Les indicateurs Éléments concrets, clignotants

Moyens de suivi et/ou de mesure

Progression et réalisation des objectifs

RESULTATFAITS

CAPTEURS

Les moyens

Moyens nécessaires et réalistes– Formation,– Organisation,– Moyens matériels,– Temps…

Modalités de suivi– Aide,– Soutien,– Accompagnement…

Calendrier des opérations à l ’URCA :

7 Janvier 2005 : en CPE présentation de la démarche

• En Janvier 2005 : présentation de la démarche à tous les personnels sur chaque campus

• Janvier, Février et Mars : formation des évaluateurs

•de Mars à Juin 2005 : entretiens de progrès, établissement des fiches de postes

•en 2005 : notation de tous les IATOSS après l ’établissement de la fiche de poste

•en 2007 : évaluation et notation

Fin de la présentation