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Équipe Xlab DR 19 1114 Décembre 2006
XLAB V.6
IMPACT DE BFC
SUR XLAB
214 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
LES DEPENSES
314 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Dépenses : les nouveautés
Commandes :• Commandes non-prévisionnelles• Commandes prévisionnelles• Commandes PCD
Service fait
Factures
Fournisseurs
Gestion des marchés
414 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Commandes
La commande d’achat est saisie, modifiée et supprimée uniquement dans Xlab. BFC peut uniquement rejeter les commandes
Toutes les commandes incomplètes sont automatiquement rejetées de BFC, sauf les commandes dont le fournisseur est inconnu dans BFC
Transfert vers BFC des lignes de détail des commandes
Création des UF et des OT avant la saisie des commandes
La nature de dépense n’est pas modifiable dès qu’il y a un service fait ou une facture
Deux types de commandes :• non-prévisionnelle (standard)• prévisionnelle
514 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Commandes non-prévisionnelles
Deux types de commandes :
• non-prévisionnelle (standard)• prévisionnelle (ce sont des commandes classiques : la saisie du service fait est
obligatoire)
Saisie et transfert du détail des lignes de commande
La modification du prix unitaire ou du pourcentage de remise ne peut s’effectuer sur la commande s’il existe une facture
Transfert des UF et des OT vers BFC (suivi nom disparaît)
614 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Modification d’une commande
La nature de dépense n’est pas modifiable dés qu’il y a un « Service Fait » ou une Facture
714 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Commandes prévisionnelles
Ce type de commande ne donne pas lieu à la valorisation du service fait.
Celui-ci s’effectue au moment du contrôle facture
• Exemple : factures de fluides, nouveaux moyens de paiement monétique
Pour une commande prévisionnelle : cocher la case
814 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Commandes prévisionnelles
L’indicateur prévisionnel est modifiable pour les commandes au statut
« enregistrée »
914 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Nouveau moyen monétique
La carte achat : dans la zone « ligne détail » de la commande, une case est prévue à cet effet.
Actuellement numéro de carte à renseigner mais sans contrôle outil.
1014 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Pas de contrôle sur les n° carte achat (cohérence, doublons) N° Carte Achat
1114 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Indicateur Prévisionnel
Une commande comportant un N° Carte d’achat est obligatoirement une commande prévisionnelle.
1214 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Commandes PCD
Le flux de création, modification et suppression des commandes PCD (commandes de personnel) d’Xlab vers BFC n’existe plus
Toutes les informations viennent de BFC
1314 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
commande PCD
On ne doit pas saisir une commande CNRS de nature mission ou vacation.
1414 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Service fait
Le module « livraison » est renommé en « service fait »
Le lien entre la commande et le service fait s’effectue avec le numéro de ligne
Contrôle sur les quantités réceptionnées : la quantité commandée doit être supérieure ou égale à la quantité livrée
Le service fait est saisi, modifié et supprimé uniquement dans XLab. BFC peut uniquement le rejeter.
1514 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
1614 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Factures
La facture peut-être saisie et modifiée (les mêmes modifications qu’aujourd’hui) dans Xlab ou dans BFC (arrivée des factures en DR)
La saisie facture n’est pas possible pour les commandes « non-prévisionnelles » tant que le service fait n’a pas été saisi (saisi ligne à ligne)
Des contrôles sont introduits entre les quantités réceptionnées et les quantités facturées pour les commandes « non-prévisionnelles » (transfert des lignes)
Le lien entre la commande, le service fait et la facture s’effectue par le numéro de ligne
1714 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
FactureChoisir une commande
1814 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Fournisseurs
Le lien entre Xlab et BFC devient le « N°BFC »
L’identifiant est le n° SIRET (14 caractères) pour les fournisseurs français
La mise à jour du N° BFC dans Xlab s’effectuera automatiquement lors du premier retour de chaque commande
1914 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Sélectionner une commande non prévisionnelle
Identifiant BFC
Identifiant Fournisseur
2014 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Marchés
Le référentiel des marchés CNRS est dans BFC (plus de saisie et de modification de ces marchés dans XLAB)
Modification de la numérotation des marchés (11 caractères)
Nouvelle information : type de marché et type de procédure
2114 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Les missions
2214 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Missions : les nouveautés
Seuls les frais remboursables à l’agent sont saisis dans ce module :
• Les autres frais dus à des tiers sur facture sont saisis dans le module commande d’achat en fonctionnement
Il est impossible de désolder une commande mission soldée
Possibilité de créer des OM permanent, OM collectif, mission stage
Les missions « Invitation chercheur Etranger » renommées en « Etranger à l’administration »
Disparition des type de mission : Décision Forfaitaire, Cas Particulier, Frais de matériel
2314 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Le module Mission
Seuls les frais remboursables à l’agent sont saisis dans ce module :
Les frais de séjour : possibilité de modifier le montant de la ligne détail séjour si la valeur est nulle (FF ou EF) , sinon utiliser obligatoirement la zone retenue séjour
Les frais de transport : le montant de la ligne avec BT doit être = zéro. Si les frais sont remboursables à l’agent renseigner le montant
Les frais d’inscription à des congrès ou colloques : la saisie du montant n’est possible que si « payable à l’agent » est coché dans le masque « détail des autres frais d’une mission »
2414 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Modification du montant séjour si valeur ligne = 0 sinon sinon utiliser la zone retenue
2514 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
2614 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
La saisie du montant n’est possible que si « Payables agent » est coché.
2714 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Le module Mission
Les autres frais dus à des tiers sur facture sont saisis dans le module commande d’achat en fonctionnement :
Il s’agit des frais de transport, frais d’inscription aux congrès et colloques
IL est possible de consolider la totalité des frais d’une mission en renseignant la zone « souche » de toutes les commandes avec un n° commun (le n° de la mission par ex)
Visualisation de cette consolidation par l’édition d’un état requête
2814 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Le module Mission
Le solde d’une commande de mission entraîne le solde de toutes les commandes concernant les frais remboursables à l’agent
Exemple : 1 mission engagée avec 2 commandes créée sur 2 origines de crédit différentes
Une commande mission soldée ne peut être désoldée
Plusieurs commandes liées à une même mission doivent avoir des codes de gestion 1 et 2 différents
2914 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Le module Mission
Créer des OM permanents : une case à cocher
L’ ordre de mission permanent ne concerne que les missions France avec frais, France sans frais, Etranger avec frais et Etranger sans frais
Le montant du séjour calculé automatiquement devra être modifié pour un engagement au plus juste du montant des frais
Après transmission, ce montant ne pourra plus être modifié : seule possibilité solder la mission
Si plusieurs destinations dans le cadre de cette mission : indiquer les détails séjours sur une seule et même ligne
La mention «OM permanent » est rajoutée sur l’OM à imprimer
3014 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Cocher OM Permanent.
3114 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
La notion d’OM Permanent a été ajoutée sur l’OM.
3214 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Le module Mission
Créer des OM collectifs : une case à cocher
L’ ordre de mission collectif ne concerne que les missions France avec frais, France sans frais, Etranger avec frais et Etranger sans frais
Aucun frais n’est à rembourser à l’agent
Utilisation obligatoire de l’agent « OM Collectif » existant dans toutes les bases Xlab
Indiquer le nom de tous les agents concernés par cet OM
Pour les missions France et Etranger avec frais tous les montants sont à zéro
Les données « forfait », « motif forfait », « avance » et « montant avance » sont inaccessibles
3314 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Les frais de séjours sont nuls.
Les frais de transports sont forcément à zéro.(Il est possible de saisir une ligne de transport autre avec un BT)
Les données « Forfait », « Motif forfait », « Avance » et « Montant avance » sont inaccessibles.
Les autres frais sont forcément à zéro.
3414 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Le module Mission
Créer des OM Stage : une case à cocher
L’ ordre de mission stage ne concerne que les missions France avec frais et France sans frais
Ce type de mission est à utiliser pour des stages de formation « premier emploi » : les indemnités sont spécifiques (art. 15 du décret du 28 mai 1990 modifié)
3514 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Agents missionnaires
BFC est alimenté des agents provenant de SIRHUS et des agents saisis dans Xlab
BFC devient la référence pour les agents « fonctionnaires CNRS » et « autres CNRS »
Xlab initie le flux de création pour les autres agents missionnaires
La date de naissance devient obligatoire pour tous les agents
Dés que l’agent est connu de BFC son identifiant BFC (matricule) est mis à jour dans Xlab
Si un agent CNRS est créé dans Xlab mais n’est pas encore connu dans BFC toute mission le concernant restera en attente d’intégration BFC
3614 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Identifiant BFC
3714 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Les Missions
La gestion des avances est faite par BFC : elle correspond à 75% des indemnités journalières ou du forfait de la mission
Le type de mission « invitation chercheur étranger » est renommé en « Etranger à l’administration »
Dans le masque « détail des autres frais d’une mission » : cocher la case « surplus accordé sur la base des 5/3 » pour les personnes étrangères à l’administration française qui peuvent en bénéficier
L’état de frais Xlab a été actualisé
3814 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Le surplus est calculé automatiquement à hauteur de 2/3 de la somme des séjours sans tenir compte de la retenue. Il est modifiable mais doit rester inférieur ou égal au montant proposé.
3914 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Évolution des retours
Les boîtes aux lettres : Notification Commande Service Fait : rejet Facture Mission : rejet
Les intégrations automatiques : Date et n° de prise en charge des factures Marché Fournisseurs Agents Constantes
4014 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Récapitulatif transfert : XLAB vers BFC
Lignes détails commandes Lignes services faits Lignes factures Les UF/OT Les missions Les agents hors CNRS….
4114 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
Récapitulatif transfert BFC vers XLAB
Rejet commande (automatique ou action du SF : pour fournisseur) Rejet service fait (à la demande du labo) Création Facture (dans le cas d’arrivée de factures en DR) Rejet facture Rejet Mission Constantes : taux de chancellerie etc… (intégration auto) Notification Marché (intégration auto) Agent ( n° matricule :intégration auto ) Fournisseur (n° BFC : intégration auto)
4214 Décembre 2006Équipe Xlab DR 19
FIN
Bonne soirée !Bonne soirée !
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