FORMATION GESTION DES STOCKS ET INVENTAIRE SAGE …

FORMATION

GESTION DES STOCKS ET INVENTAIRESAGE 100C GESTION COMMERCIALE

OBJECTIFSConnaitre le fonctionnement des stocks dans la gestion commerciale SAGE 100c

Savoir effectuer un inventaire

Les différents modes de suivi de stock

Les incompatibilités selon le suivi de stock

L’interrogation du stock

L’impact des documents commerciaux sur les stocks

La saisie d’inventaire

L’import d’inventaire

MODES DE SUIVI DE STOCKQuels sont les modes de gestion de stock utilisables dans SAGE Gestion Commerciale Génération i7 ?

MODES DE SUIVIVue d’ensemble des modes disponibles

Gestion des stocks par numéro de série

SÉRIALISÉCoût moyen unitaire pondéré

CMUPFirst in First out

(premier entré, premier sorti)

PAR LOTLast in First out

(dernier entré, premier sorti)

LIFO AUCUN

MODESÉRIALISÉ

CE NUMÉRO DE SÉRIE UNIQUE PERMET UNE TRAÇABILITÉ AU NIVEAU DE

CHAQUE ARTICLE.

En interrogation de stock sur la fiche article, vous pourrez filtrer sur les

"Numéros de série en stock" ou les "Numéros de série épuisés".

Le mode de suivi de stock par numéro de série nécessite d'identifier

chaque mouvement d'entrée et de sortie en stock d'un article par un

numéro unique.

MODECMUP (coût moyen unitaire pondéré)

LE CMUP EST CALCULÉ UNIQUEMENT SUR LES ENTRÉES EN STOCK

Le prix de revient d'un article géré au CMUP est égal au CMUP.

Le mode de suivi de stock au CMUP valorisera vos sorties de

stock en utilisant le rapport du total des coûts d'acquisition sur

les quantités acquises :

CMUP = Valeur globale du stock / Quantité en stock

Dans l'exemple ci-contre, si vous avez un article entré avec une

quantité de 20 à un prix d'achat de 250 €, voici ce que vous

obtiendrez :

Stock réel CMUP Valeur stock PR Prix de revient

20 250 5000 250

20*250 = 5 000 €

5 000 / 20 = 250 €

MODECMUP (coût moyen unitaire pondéré)

Si vous saisissez une facture d'achat pour une quantité de

20 à 280 €, voici ce que vous obtiendrez :

40 265 10600 265

5 000 + (20*280) = 10 600 €

10 600 / 40 = 265 €

Si vous saisissez une facture de vente pour une quantité de

25 265 6625 265

10 600 - (15*265) = 6 625 €

6 625 / 25 = 265 €

MODEFIFO (premier entré, premier sorti)

Pour chaque article entré en stock, un prix de revient est

enregistré en fonction du prix d'achat. Un CMUP est calculé.

Le mode de suivi de stock au Premier entré Premier sorti a

comme principe de faire sortir les articles par ordre d'entrée en

stock.

Dans l'exemple ci-contre, si vous avez un article entré avec une

quantité de 10 à un prix d'achat de 100 €, voici ce que vous

obtiendrez :

10 100 1000 100

10*100 = 1 000 €

1000 / 10 = 100 €

Si vous saisissez une facture d'achat pour une quantité de

20 105 2100 110

1 000 + (10*110) = 2100 €

2100 / 20 = 105 €

Si vous saisissez une facture de vente pour une quantité de 10 à

150 € et une quantité de 2 à 180 €, voici ce que vous obtiendrez :

8 105 880 101,67

[(10*100)+(2*110)]/12 = 101.67 €

2 100 – [(10*100)+(2*110)] = 880 €

MODEFIFO (premier entré, premier sorti)

MODELIFO (dernier entré, premier sorti)

Pour chaque article entré en stock, un prix de revient est

enregistré en fonction du prix d'achat. Un CMUP est calculé.

Le mode de suivi de stock au Dernier entré Premier sorti a

comme principe de sortir du stock l'article le plus récemment

entré.

Dans l'exemple ci-dessous, si vous avez un article entrée avec

une quantité de 10 à un prix d'achat de 200 €, voici ce que vous

obtiendrez :

10 200 2000 200

10*200 = 2 000 €

2000 / 10 = 200 €

Si vous saisissez une facture d'achat pour une quantité de 10 à

210 €, voici ce que vous obtiendrez :

20 205 4100 205

2 000 + (10*210) = 4100 €

4100 / 20 = 205 €

Si vous saisissez une facture de vente pour une quantité de 10 à

250 € et une quantité de 2 à 280 €, voici ce que vous obtiendrez

8 205 1600 208,33

[(10*210)+(2*200)]/12 = 208,33 €

4 100 – [(10*210) + (2*200)] = 1 600 €

MODELIFO (dernier entré, premier sorti)

MODEPAR LOT

VOUS POURREZ RENSEIGNER UNE DATE DE PÉREMPTION

Le mode de suivi de stock par lot nécessite obligatoirement d'indiquer

le lot et les quantités par lot aussi bien pour les mouvements d'entrée

que les mouvements de sortie.

MODEAUCUN

MODE UTILISÉ POUR LES SOCIÉTÉS DE SERVICES

Quand le mode est sur "Aucun", il n'y aura pas de mouvement de

stock sur l'article.

Au niveau de la valorisation du stock elle se fera soit sur le dernier

prix d'achat s'il est renseigné, soit sur le prix d'achat du fournisseur

principal, soit sur le prix d'achat de la fiche article.

RENSEIGNER LE MODE DE SUIVI DE STOCK

Vous pouvez renseigner le suivi de stock de 2 manières

Le suivi de stock de l'article est repris par défaut de

la famille article.

FAMILLE

1FICHE ARTICLE – ONGLET “IDENTIFICATION”

INCOMPATIBILITÉS SELON LE MODE DESUIVI DE STOCK

INCOMPATIBILITÉSSELON LE MODE DE SUIVI

CMUP FIFO LIFO Sérialisé Lot Aucun

Gamme Possible Possible Possible Impossible Impossible Possible

Conditionnement Possible Possible Possible Impossible Impossible Possible

Vente au débit Possible Possible Possible Impossible Impossible Possible

Article lié Possible Possible Possible Impossible Impossible Possible

Nom. Ciale composé Impossible Impossible Impossible Impossible Impossible Possible

Nom. Ciale composant Impossible Impossible Impossible Impossible Impossible Possible

Fabrication Possible Possible Possible Possible Possible Possible

Contremarque Possible Possible Possible Possible Possible Possible

Facturation Poids net Possible Possible Possible Possible Possible Possible

Facturation forfaitaire Possible Possible Possible Possible Possible Possible

INTERROGATION DU STOCK

L’INTERROGATIONDU STOCK

Vous pouvez paramétrer les documents commerciaux, de manière à

visualiser le stock. Pour cela vous pouvez aller au menu Fichier /

Paramètres société / Documents et cocher la case "Afficher le stock en

saisie".

Vous pouvez renseigner par dépôt un stock mini et maxi qui pourra servir au moment du réapprovisionnement.

Par le menu Fenêtre / Préférences cochez la case "Afficher le stock en saisie"

Voici ce qui apparaîtra dans le bas de l'écran en saisie d'un article sur les documents de vente :

Correspond au stock

physique tenant compte des

entrées et des sorties de

stocks.

STOCK RÉEL1

Cumule les quantités des

préparations de commande et des

bons de commande fournisseurs

pour les articles ayant la case

« Gérer en contremarque » de

cochée.

STOCK CONTREMARQUE4

Tient compte des quantités

en préparation de commande,

en bon de commande

fournisseur et en préparations

de fabrication.

STOCK COMMANDÉ2

Correspond au stock réel –

stock réservé – stock préparé

+ stock commandé

STOCK À TERME5

Correspond aux quantités en

bons de commande clients.

STOCK RÉSERVÉ3

Cumule les quantités en

préparations de livraison.

STOCK PRÉPARÉ6

Pour interroger le stock dépôt par dépôt vous pouvez aller au menu

Traitements / Gestion des comptes / Gestion des articles

IMPACT DES DOCUMENTS COMMERCIAUXSUR LE STOCK

LES DOCUMENTSDE STOCK

LES DOCUMENTSDES ACHATS

LES DOCUMENTSDES VENTES

SAISIE D’INVENTAIRE

Vous pouvez choisir soit Articles mouvementés, soit tous les

articles.

Vous pouvez choisir soit Cumul de stock, soit Stock à la date

indiquée.

ÉTAT PRÉPARATOIRE &LIVRE D’INVENTAIRE

Avant d'effectuer un inventaire pour comparer le stock physique et le stock informatique, vous allez pouvoir éditer un état

préparatoire ainsi qu'un livre d'inventaire.

Par le menu Etat / Inventaire / Etat préparatoire

Vous pouvez soit imprimer un livre d'inventaire valorisé,

soit un état préparatoire à remplir manuellement.

EXEMPLE : ETAT D'INVENTAIRE EXEMPLE : LIVRE D'INVENTAIRE

SAISIED’INVENTAIRE

L'INVENTAIRE SE SAISIT DÉPÔT PAR DÉPÔT.

Si lors de l'inventaire des articles sont sérialisés ou gérés en lot, laissez

la case "Afficher les n° de série et de lot" cochée.

Menu Traitement / Saisie d'inventaire

Si vous choisissez le type d'inventaire "Stock à la date indiquée" vous

devrez indiquer la date d'inventaire.

A sélectionner dans le cas où l'inventaire est à saisir à une date

antérieure aux derniers documents de vente, d'achat ou de stock.

Sinon l'inventaire se fera par le cumul de stocks.

A la validation de l'écran de sélection, un

message apparaît vous demandant si vous

souhaitez lancer le recalcul des

mouvements de stock.

Après ce recalcul, la fenêtre de saisie d'inventaire apparaît.

DANS LE CADRE D'UN INVENTAIRE COMPLET, CE TRAITEMENT PEUT ÊTRE LONG.

QTÉ AJUSTÉEVous devez effectuer les saisies dans la colonne "Qté ajustée" en fonction de ce que vous souhaitez faire :

Saisissez le signe + suivi de la quantité

AJOUTER UNE VALEUR À LA QUANTITÉ EN STOCK

Saisissez le signe - suivi de la quantité

DÉDUIRE UNE VALEUR À LA QUANTITÉ EN STOCK

Saisissez la quantité

REMPLACER LAQUANTITÉ EN STOCK

PR AJUSTÉVous pouvez modifier les prix unitaires dans la colonne "PR ajusté" en fonction de ce que vous souhaitez faire :

Saisissez le signe + suivi de la valeur

AJOUTER UNE VALEURÀ LA VALEUR EXISTANTE

Saisissez le signe - suivi de la valeur

DÉDUIRE UNE VALEURÀ LA VALEUR EXISTANTE

Saisissez la valeur

REMPLACERLA VALEUR EXISTANTE

IMPRIMER L’ÉTAT DE SAISIE D’INVENTAIREUne fois la saisie terminée, nous vous conseillons d'imprimer l'état de Saisie d'inventaire.

Vous devez impérativement enregistrer votre saisie

d'inventaire pour que le stock soit mis à jour.

Il vous sera demandé de procéder au réajustement des valeurs

de stocks

MISE À JOURDU STOCK

IMPORTDE LA SITUATION DE STOCK

Un document de mouvements de sortie et un document de mouvements d'entrée.

L’IMPORT D’INVENTAIRE

L’IMPORTD’INVENTAIRE

La gestion commerciale Sage permet de traiter la fonction d'inventaire

par le biais de l'export d'un fichier au format texte qui peut être

modifié dans Excel et qui sera par la suite importé.

Vous accédez à la saisie d'inventaire par le Menu Traitement / Saisie

d'inventaire.

Dans la zone "Type traitement", sélectionnez la fonction Import ou

Export de la situation de stock.

EXPORTDE LA SITUATION DE STOCK

Suite à l'enregistrement du fichier, il vous

sera demandé de régulariser la valeur de

A la validation de l'écran de sélection, il

vous sera proposé d'enregistrer le fichier

au format texte.

TRAITEMENTEXCEL

Un assistant vous permettra de retravailler la structure du fichier pour pouvoir l'ouvrir sur Excel.

Une fois le fichier généré, vous pourrez procéder aux modifications à partir d'Excel, en lançant le tableur et en ouvrant le fichier

texte enregistré précédemment.

Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape 2 et de nouveau sur Suivant pour passer à l'étape 3.

TRAITEMENTEXCEL

Pour ce faire, cliquez sur l'ascenseur vertical afin d'afficher

l'ensemble des colonnes.

A cette étape, il est important de formater les colonnes au

format Texte.

TRAITEMENTEXCEL

Affectez le format Texte à l'ensemble des colonnes en les sélectionnant toutes.

TRAITEMENTEXCELUne fois le fichier ouvert dans Excel, vous devrez supprimer les six premières lignes

Vous pouvez procéder à la modification des quantités et des prix. La colonne E correspond aux quantités. La colonne F correspond

au prix de revient unitaire.

Afin de pouvoir enregistrer le fichier au format attendu pour l'import dans SAGE Gestion Commerciale, vous devez impérativement

sélectionner l'ensemble des lignes d'articles jusqu'à la colonne BV et affecter des bordures.

Bordures

jusqu'à la

colonne BV

TRAITEMENTEXCELEnregistrez le fichier par le menu Fichier \ Enregistrer sous, en lui donnons un nouveau nom et en choisissant le

Vous devrez ensuite récupérer les six premières lignes de votre fichier d'export pour les copier comme premières lignes de votre

fichier d'import. Vous pouvez le faire via le bloc-notes.

AVANT MODIFICATION1 APRÈS MODIFICATION2

Dans la zone "Type traitement", sélectionnez

la fonction Import de la situation de stock.

Vous accédez à la saisie d'inventaire par le

Menu Traitement / Saisie d'inventaire.

Suite à l'importation de l'inventaire, deux documents des

stocks se sont générés

A la sélection du fichier le message de régularisation des

stock apparaît.

Merci !Vous pouvez nous contacter sur l’adresse

elearning@action-info.net

pour avoir des informations sur nos autres formations en e-learning.

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