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La gestion du temps : conseils et outils pour reprendre son souffleCrystal Campbell, ACPC

c2 coaching + consulting | crystal@c2coaching.ca

Bienvenue• Plan de la séance :

- Présentation : 40 min.

– Principes clés– Objectifs d’apprentissage– Autoévaluation– Faits, conseils et outils– Autoévaluation– Pour l’avenir

- Séance de questions et réponses : 20 min.

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À bout de souffle…

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Gestion du tempsPilier 1 Pilier 2 Pilier 3

• Votre temps est précieux• La gestion du temps est un important inducteur

de performance et de résultats• Les trois piliers de la gestion du temps :

PLANIFIERÉTABLIR SES PRIORITÉS

CANALISER SES EFFORTS

Principes clés

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Objectifs d’apprentissage

• Connaître les différentes façons de gérer le temps• Utiliser des moyens de gestion ayant fait

leurs preuves• Faire des choix et agir dès aujourd’hui• Réussir – Reprendre son souffle

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Autoévaluation préliminaire

Répondez aux 3 questions suivantes :1. Quel est mon niveau actuel de satisfaction

concernant ma gestion du temps?(Échelle de 0 à 10 : 0 = Totalement insatisfait; 10 = totalement satisfait)

2. Quel niveau de satisfaction aimerais-je atteindre? (Échelle de 0 à10)

2. Qu’est-ce que cela m’apporterait?

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Avantages

• Travailler de façon plus intelligente• Gagner en efficacité• Devenir un employé très apprécié• Faire partie des champions

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Faits

• Vous n’avez aucune emprise sur le temps, mais sur vous, oui

• Vous ne pouvez acheter du temps ou l’arrêter, mais vous pouvez vous mettre à jour et, ainsi, gagner du temps

• Le monde fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7• Trop de choix à faire et de décisions à prendre est

épuisant

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Faits

• Le travail augmente et les heures travaillées aussi• Dire oui = dire non à autre chose• Le mode multitâche NE FONCTIONNE PAS• Les distractions numériques grugent votre temps

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Faits

• Les interruptions diminuent votre productivité• Votre temps = votre vie

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Gestion du temps

Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3

• Les trois piliers de la gestion du temps

PLANIFIER ÉTABLIR SES PRIORITÉS

CANALISER SES EFFORTS

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Conseils en matière de planification

Conseils en matière de planification

• Aimez votre liste de choses à faire• Faites chaque soir la liste des choses à faire• Prévoyez une heure de calme par jour• Organisez votre travail en fonction de votre cycle

d’énergie naturel

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Conseils en matière de planification

• Définissez et gérez votre «politique de réponse»• Commencez par les tâches les plus importantes• Pour atteindre vos objectifs, limitez le plus possible

les interruptions• Établissez une stratégie pour la gestion de

la messagerie instantanée

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Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3

• Les trois piliers de la gestion du temps :

PLANIFIERÉTABLIR SES PRIORITÉS

CANALISER SES EFFORTS

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Conseils pour l’établissement des priorités

Gestion du temps

Conseils pour l’établissement des priorités

• Apprenez à reconnaître vos lacunes• Apprenez à dire non avec courtoisie• Classez vos priorités par ordre d’importance

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Conseils pour l’établissement des priorités

• Établissez vos priorités selon une approche descendante (pyramide des priorités)- Sur ma liste de choses à faire, quelles sont les tâches qui sont les plus étroitement liées au chiffre d’affaires de l’organisation?

OU- Quelles sont les tâches qui me rapprochent le plus de l’atteinte des objectifs de mon service ou de ma division?

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Conseils pour l’établissement des priorités : Pyramide des priorités

Tâches peu liées au chiffre d’affaires de l’organisation

Tâches moyennement liées au chiffre d’affaires

de l’organisation

Tâches étroitement

liées au chiffre d’affaires de l’organisation

D’après Julie Morgenstern

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Conseils pour l’établissement des priorités : Pyramide des priorités

Tâches peu liées aux objectifs du service

Tâches moyennement liées aux objectifs du

service

Tâches étroitement liées aux

objectifs du service

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Conseils pour l’établissement des priorités

• Écrivez toutes vos priorités sur une seule liste• Pour départager les priorités, utilisez les trois

questions suivantes :- Temps requis- Rendement de l’investissement en temps- Échéance

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Conseils pour l’établissement des priorités : Trois questions

Tâche Temps requis?

Rendement de l’investissement

en temps?

Échéance?

Évaluation du personnel 2 jours Faible Aujourd’hui(lundi)

Examiner l’incidence des nouvelles règles comptables et préparer une présentation à l’intention du directeur financier

7 heures Élevé Aujourd’hui

Obtenir l’approbation de l’échéancier pour la production et la publication des états financiers trimestriels et le distribuer

3,5 heures Élevé Mercredi

Travailler sur les éléments livrables dans le cadre du projet de transition aux IFRS (ou d’autres projets) afin de respecter les échéances

15 heures Moyen Mercredi

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Gestion du temps

Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3

• Les trois piliers de la gestion du temps :

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CANALISER SES EFFORTS

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Conseils sur la canalisation des efforts

Conseils sur la canalisation des efforts

• Concentrez-vous sur une tâche à la fois• Attaquez les tâches les plus difficiles pendant

les périodes où votre capacité d’attention est à son meilleur

• Règle du 80/20• Concentrez-vous sur ce qui est important plutôt

que sur ce qui est urgent

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Conseils sur la canalisation des efforts

• Effectuez les tâches similaires en bloc• Soyez conscient des limites de vos capacités

de concentration• Reprenez le dessus sur les courriels• Visez l’équilibre

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Outils

• Sonnerie • Outil de suivi du temps (registre, etc.)• Agenda• Diagramme de Gantt

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Outils : Registre des interruptionsHeure/Date Qui Type

d’interruptionSujet Durée Importance

9 h 15 / 2 nov. Patron Appel Prochaines étapes du recrutement

25 min A

11 h 00 / 2 nov. Directeur du bureau

Courriel Approbation des nouveaux écrans

10 min B

11 h 15 / 2 nov. Client Appel Confirmation de la date et de l’heure de la réunion

5 min B

11 h 35 / 2 nov. Collègue Messagerie instantanée Soldes sur les souliersSortir pendant l’heure de dîner pour en profiter

3 min C

15 h 00 / 2 nov. Collègue En personne Commentaires sur la proposition qu’elle a soumise

20 min A

D’après Julie Morgenstern

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Outils : Liste hebdomadaire des choses à faire

Tâche Proximité de l’atteinte des objectifs

du service

Temps requis

Échéance Priorité

Préparer et distribuer le calendrier de clôture

À 1 pas 3,5 heures Aujourd’hui(lundi)

1

Poursuivre les travaux liés à la conversion aux IFRS

À 2 pas 15 heures Vendredi 3

Mettre à jour le GLG À 2 pas 0,5 heures Aujourd’hui 2

Mettre à jour les calendriers en vue du nouvel exercice

À 1 pas 7,0 heures Aujourd’hui 1

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Gestion du tempsPilier 1 Pilier 2 Pilier 3

• Votre temps est précieux• La gestion du temps est un important inducteur

de performance et de résultats• Les trois piliers de la gestion du temps :

PLANIFIERÉTABLIR SES PRIORITÉS

CANALISER SES EFFORTS

Principes clés

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Objectifs d’apprentissage

• Connaître les différentes façons de gérer le temps• Utiliser des moyens de gestion ayant fait

leurs preuves• Faire des choix et agir dès aujourd’hui• Réussir – Reprendre son souffle

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Évaluation de fin de séance

Prenez un moment pour réfléchir, puis répondez par écrit aux deux questions suivantes :

1. De quoi ai-je pris conscience au sujet de la gestion du temps?

2. Que vais-je faire de concret aujourd’hui même?

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Pour l’avenir

• Demeurez positif• Récompensez-vous• Rendez compte à quelqu’un de votre gestion

du temps• Travaillez avec un accompagnateur professionnel• Trouvez des gens qui partagent vos idées• Autres

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Questions et réponses

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