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La transformation numérique :
facteur de convergence pour
les professionnels de l’information
10 octobre 2014
Florence GICQUEL
Directrice des Etudes
florence.gicquel@ebd.fr
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
LA TRANSFORMATION
NUMERIQUE
2
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
La transformation numérique :
un concept parapluie
3
Mainframe
Mini
PC
Internet
Social, Cloud et Mobilité
Transformation
Numérique
1960-1975
1975-1985
1985-1995
1995-2005
2005-2015
Fichiers
Bases de données
Documents
ContenusInteractions
La transformation numérique exprime l'utilisation
des technologies numériques dans les
organisations pas simplement pour automatiser
leurs processus mais pour ouvrir des voies à des
manières différentes de travailler.
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
La transformation numérique met en
jeu de nombreuses technologies
4
Collaboration
InfrastructureProcessus
• Cloud
• Terminaux mobiles
• Objets / Systèmes connectés
• …
• ERP
• Entrepôt de données
• Big data
• Dataviz / Infoviz
• Médias sociaux
• Gestion multi-canale
• Big Data
• Web TV
Internet
Expérience client
• RSE
• Collaboration temps-réel
• GED
• Search
Les contenus et les données sont au cœur de la transformation numérique
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
PRESENTATION DE L’ENQUETE
5
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Objectifs de l’enquête
6
L'objet de cette enquête est de faire le point sur la manière dont cette dimension est prise en compte dans les organisations à
l'heure actuelle en termes de :
Dispositifs Fonctions Gouvernance
La réflexion sur la transformation numérique oublie trop souvent la dimension « contenus et données » pourtant centrale
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Intervenants sur l’enquête
7
Dépouillement et analyse des résultats
Définition et gestion de l’enquête en ligne
Réalisation d’entretiens
Initialisation, définition de l’enquête et formalisation du guide d’entretien et du questionnaire pour l’enquête en
ligne
Dépouillement et analyse des résultats
Réalisation d’entretiens
Identification des interlocuteurs
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
PROFIL DES REPONDANTS
8
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Profils des répondants
9
N = 830 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
Analyste
Chargé d'étude
Chargé de marketing
Chargée de communication visuelle
Chef de projet Documentaire
Consultant MOA GED
Correspondant informatique
Dirigeant
Document controller
Documentaliste
DSI
En reconversion
Expert documentaliste
Gestionnaire de contenu
Haut Fonctionnaire
MOA SI
Record Manager
Resp Veille
Resp. Bibliothèque
Resp. Communication
Resp. Documentation
Resp. Gestion de l'information
Resp. Gouvernance de l'information
Resp. KM
Resp. Record Management
Secrétaire Général
Webmaster
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Types d’organisations et secteurs
représentés
10
N = 66
Grandes Entreprises
47%
Petites et Moyennes Entreprises
27%
Organisations publiques
26%
Banque - Finance -Assurance
16%
Ministère - Organisme public18%
Industrie12%
Energie7%
Ingénierie2%
BTP5%
Services16%
Formation - Education5%
Luxe5%
Telecom2%
Communication5%
Industrie Pharmaceutique5%
Transport2%
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
RESULTATS DE L’ENQUETE
11
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Une multitude et une hétérogénéité de
dispositifs de gestion de données et
contenus…
12
N = 66
0 10 20 30 40 50 60 70
[Web TV ]
[Plateforme d’e-Learning ]
[Outil de gestion de terminologie ]
[Moteur de recherche interne ]
[Outil de web conferencing ]
[Messagerie instantanée/Chat ]
[Réseau Social d’Entreprise ]
[Wiki]
[Espace de travail collaboratif ]
[Site web ]
[Portail Intranet ]
[Base de connaissances ]
[GED]
[Partage de fichiers dans le cloud ]
[Système de partage de fichiers (type Windows) ]
[Outils de visualisation de l’information ]
[Outils d’analyse et de reporting ]
[Entrepôts de données (Datawarehouse ou Datamart) ]
[ERP]
Cette situation est le fruit de la mise en place de dispositifs en plus de ceux existants à chaque
nouvelle vague technologique.
De fait, de nombreux dispositifs se retrouvent en « concurrence » d’un point de vue fonctionnel. Par
exemple : système de partage de fichiers Windows vs partage de fichiers dans le cloud vs GED.
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
…qui ne sont pas gérés de manière
centralisée
13
Plusieurs fonctions
51%Aucune fonction
27%
NSP22%
Il exsite une fonction
centralisée11%
Pas de fonction dédiée
89%
N = 83
Ces fonctions centralisées n’ont pas d’appellation claire et uniforme :
• Direction de la gestion et conservation de l’information
• IMO (Information Management Office)
• Direction Records Management
• CDO (Chief Data Officer)
• …
Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des
grandes entreprises (industrie, banque / assurance,
services, communication, industrie pharma)
Ces fonctions sont avant tout focalisées
sur les contenus et non les contenus ET
les données.
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
… et pour lesquels il n’y a pas vraiment
de règles de gestion…
14
• Il s’agit de règles globales de gestion
des contenus.
• Elles ne concernent que les grandes
entreprises.
• Elles ne sont pas vraiment
respectées.
Oui20%
Non80%
Dans le cas où il n’y a pas de règles
globales, il y a tout de même des règles
sur des aspects spécifiques et
notamment :
• Archivage
• Sécurité / confidentialité
N = 41
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
… ni de véritable dispositif de
pilotage
15
Oui37%
Non63%
NSP27%
Indicateurs / Statistiques
60%
Réseau de collaborateurs
13%
Quand il existe un pilotage celui-ci est assuré par les
statistiques issues des outils.
Seules les entreprises ayant une fonction dédiée globale
se préoccupent d’un dispositif de pilotage complet.N = 41
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Cependant des évolutions sont en
cours
16
Projet(s) en cours67%
Pas de projet33%
N = 830 5 10 15 20 25 30 35 40
Amélioration ou mise en place d'outilslogiciels
Accompagnement des collaborateurs
Amélioration de l'organisation et/ou de lagouvernance des contenus
Développement de pratiques communes
Paradoxalement, malgré les problèmes
liés à un trop grand nombre de
dispositifs, les organisations ont des
projets de mise en œuvre de nouveaux
dispositifs…
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
… avec une prise de conscience de la
nécessité d’actions de conduite du
changement adaptées
17
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
Disposer des moyens nécessaires
Accompagner et impliquer les collaborateurs
Obtenir l'appui de la Direction
Se focaliser sur la réponse aux besoins opérationnels
N = 39
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
PRINCIPALES PISTES POUR LES
CONTENUS ET DONNEES A
L’HEURE DE LA
TRANSFORMATION UNMERIQUE
18
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Principales pistes d’amélioration
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• Prendre la mesure des enjeux
• Evaluer la maturité des entreprises
• Définir une vision adaptée Stratégie
• Adopter des modes ouverts de fonctionnement
• Mettre en place une gouvernance digitale
• Mobiliser individuellement les collaborateurs Organisation
• Budgéter des initiatives d’ampleur
• Se préparer à des évolutions technologiques notables
• Repenser la répartition des rôles entre les DSI et les professionnels de l’information
Ressources
• Cibler la polyvalence et le leadership
• Intégrer la gestion du changement
• Développer la capacité à toujours apprendreCompétences
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Compétences attendues pour les
professionnels de l’information
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• Structuration des contenus et organisation de leur accès
• Connaissance et application des normes
• Droit de l’information
Cœur de Métier
• Maîtrise des outils de production, traitement, diffusion, recherche, archivage et accès au support
• Connaissance des contraintes liées à l’infrastructure informatique
Informatique
• Capacité à argumenter et convaincre; à dialoguer
• Capacité à fédérer et animer un réseau
• Capacité à conduire le changement et à gérer un projet
Management
• Revendication des spécificités de nos métiers
• Ouverture vers les frontières de nos métiers
• Accompagnement et pédagogie pour les utilisateursPosture
Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Quels moyens ?
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