La transformation numérique : facteur de convergence pour les …mediadix.parisnanterre.fr/brochure/documents/6-Gicquel... · 2014. 10. 14. · Les fonctions centralisées se trouvent

La transformation numérique :

facteur de convergence pour

les professionnels de l’information

10 octobre 2014

Florence GICQUEL

Directrice des Etudes

[email protected]

Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014

LA TRANSFORMATION

NUMERIQUE

2


La transformation numérique :

un concept parapluie

3

Mainframe

Mini

PC

Internet

Social, Cloud et Mobilité

Transformation

Numérique

1960-1975

1975-1985

1985-1995

1995-2005

2005-2015

Fichiers

Bases de données

Documents

ContenusInteractions

La transformation numérique exprime l'utilisation

des technologies numériques dans les

organisations pas simplement pour automatiser

leurs processus mais pour ouvrir des voies à des

manières différentes de travailler.


La transformation numérique met en

jeu de nombreuses technologies

4

Collaboration

InfrastructureProcessus

• Cloud

• Terminaux mobiles

• Objets / Systèmes connectés

• …

• ERP

• Entrepôt de données

• Big data

• Dataviz / Infoviz

• Médias sociaux

• Gestion multi-canale

• Big Data

• Web TV

Internet

Expérience client

• RSE

• Collaboration temps-réel

• GED

• Search

Les contenus et les données sont au cœur de la transformation numérique


PRESENTATION DE L’ENQUETE

5


Objectifs de l’enquête

6

L'objet de cette enquête est de faire le point sur la manière dont cette dimension est prise en compte dans les organisations à

l'heure actuelle en termes de :

Dispositifs Fonctions Gouvernance

La réflexion sur la transformation numérique oublie trop souvent la dimension « contenus et données » pourtant centrale


Intervenants sur l’enquête

7

Dépouillement et analyse des résultats

Définition et gestion de l’enquête en ligne

Réalisation d’entretiens

Initialisation, définition de l’enquête et formalisation du guide d’entretien et du questionnaire pour l’enquête en

ligne

Dépouillement et analyse des résultats

Réalisation d’entretiens

Identification des interlocuteurs


PROFIL DES REPONDANTS

8


Profils des répondants

9

N = 830 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

Analyste

Chargé d'étude

Chargé de marketing

Chargée de communication visuelle

Chef de projet Documentaire

Consultant MOA GED

Correspondant informatique

Dirigeant

Document controller

Documentaliste

DSI

En reconversion

Expert documentaliste

Gestionnaire de contenu

Haut Fonctionnaire

MOA SI

Record Manager

Resp Veille

Resp. Bibliothèque

Resp. Communication

Resp. Documentation

Resp. Gestion de l'information

Resp. Gouvernance de l'information

Resp. KM

Resp. Record Management

Secrétaire Général

Webmaster


Types d’organisations et secteurs

représentés

10

N = 66

Grandes Entreprises

47%

Petites et Moyennes Entreprises

27%

Organisations publiques

26%

Banque - Finance -Assurance

16%

Ministère - Organisme public18%

Industrie12%

Energie7%

Ingénierie2%

BTP5%

Services16%

Formation - Education5%

Luxe5%

Telecom2%

Communication5%

Industrie Pharmaceutique5%

Transport2%


RESULTATS DE L’ENQUETE

11


Une multitude et une hétérogénéité de

dispositifs de gestion de données et

contenus…

12

N = 66

0 10 20 30 40 50 60 70

[Web TV ]

[Plateforme d’e-Learning ]

[Outil de gestion de terminologie ]

[Moteur de recherche interne ]

[Outil de web conferencing ]

[Messagerie instantanée/Chat ]

[Réseau Social d’Entreprise ]

[Wiki]

[Espace de travail collaboratif ]

[Site web ]

[Portail Intranet ]

[Base de connaissances ]

[GED]

[Partage de fichiers dans le cloud ]

[Système de partage de fichiers (type Windows) ]

[Outils de visualisation de l’information ]

[Outils d’analyse et de reporting ]

[Entrepôts de données (Datawarehouse ou Datamart) ]

[ERP]

Cette situation est le fruit de la mise en place de dispositifs en plus de ceux existants à chaque

nouvelle vague technologique.

De fait, de nombreux dispositifs se retrouvent en « concurrence » d’un point de vue fonctionnel. Par

exemple : système de partage de fichiers Windows vs partage de fichiers dans le cloud vs GED.


…qui ne sont pas gérés de manière

centralisée

13

Plusieurs fonctions

51%Aucune fonction

27%

NSP22%

Il exsite une fonction

centralisée11%

Pas de fonction dédiée

89%

N = 83

Ces fonctions centralisées n’ont pas d’appellation claire et uniforme :

• Direction de la gestion et conservation de l’information

• IMO (Information Management Office)

• Direction Records Management

• CDO (Chief Data Officer)

• …

Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des

grandes entreprises (industrie, banque / assurance,

services, communication, industrie pharma)

Ces fonctions sont avant tout focalisées

sur les contenus et non les contenus ET

les données.


… et pour lesquels il n’y a pas vraiment

de règles de gestion…

14

• Il s’agit de règles globales de gestion

des contenus.

• Elles ne concernent que les grandes

entreprises.

• Elles ne sont pas vraiment

respectées.

Oui20%

Non80%

Dans le cas où il n’y a pas de règles

globales, il y a tout de même des règles

sur des aspects spécifiques et

notamment :

• Archivage

• Sécurité / confidentialité

N = 41


… ni de véritable dispositif de

pilotage

15

Oui37%

Non63%

NSP27%

Indicateurs / Statistiques

60%

Réseau de collaborateurs

13%

Quand il existe un pilotage celui-ci est assuré par les

statistiques issues des outils.

Seules les entreprises ayant une fonction dédiée globale

se préoccupent d’un dispositif de pilotage complet.N = 41


Cependant des évolutions sont en

cours

16

Projet(s) en cours67%

Pas de projet33%

N = 830 5 10 15 20 25 30 35 40

Amélioration ou mise en place d'outilslogiciels

Accompagnement des collaborateurs

Amélioration de l'organisation et/ou de lagouvernance des contenus

Développement de pratiques communes

Paradoxalement, malgré les problèmes

liés à un trop grand nombre de

dispositifs, les organisations ont des

projets de mise en œuvre de nouveaux

dispositifs…


… avec une prise de conscience de la

nécessité d’actions de conduite du

changement adaptées

17

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20

Disposer des moyens nécessaires

Accompagner et impliquer les collaborateurs

Obtenir l'appui de la Direction

Se focaliser sur la réponse aux besoins opérationnels

N = 39


PRINCIPALES PISTES POUR LES

CONTENUS ET DONNEES A

L’HEURE DE LA

TRANSFORMATION UNMERIQUE

18


Principales pistes d’amélioration

19

• Prendre la mesure des enjeux

• Evaluer la maturité des entreprises

• Définir une vision adaptée Stratégie

• Adopter des modes ouverts de fonctionnement

• Mettre en place une gouvernance digitale

• Mobiliser individuellement les collaborateurs Organisation

• Budgéter des initiatives d’ampleur

• Se préparer à des évolutions technologiques notables

• Repenser la répartition des rôles entre les DSI et les professionnels de l’information

Ressources

• Cibler la polyvalence et le leadership

• Intégrer la gestion du changement

• Développer la capacité à toujours apprendreCompétences


Compétences attendues pour les

professionnels de l’information

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• Structuration des contenus et organisation de leur accès

• Connaissance et application des normes

• Droit de l’information

Cœur de Métier

• Maîtrise des outils de production, traitement, diffusion, recherche, archivage et accès au support

• Connaissance des contraintes liées à l’infrastructure informatique

Informatique

• Capacité à argumenter et convaincre; à dialoguer

• Capacité à fédérer et animer un réseau

• Capacité à conduire le changement et à gérer un projet

Management

• Revendication des spécificités de nos métiers

• Ouverture vers les frontières de nos métiers

• Accompagnement et pédagogie pour les utilisateursPosture


Quels moyens ?

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