Logiciel de gestion des licences à partir du 01/09/2012

Liévin, le Samedi 23 Juin 2012

Logiciel de gestion des licencesà partir du 01/09/2012

Assemblée GénéraleFFB

Sommaire

Etapes du processus

Présentation de la prise de licence par un club

Fonctionnalités pour les Ligues

Bilan des réponses des clubs sur les modes de paiement

Nouvelles fonctionnalités

Bilan des réponses des clubs sur les modes de paiementEtat par Ligues

Ligue Nom Nbre clubs Total réponses CB Prélèvement Impossible Réaff. Incertaine Refus A recevoir %

1 ALSACE 23 23   23       0 100

2 BRETAGNE 33 30 4 24   1 1 3 91

3 AUVERGNE 15 15   14   1   0 100

4 AQUITAINE 19 19   17   2   0 100

5 CHAMPAGNE 12 10   10       2 83

8 FRANCHE-COMTE 12 8 1 6     1 4 67

9 ILE DE FRANCE 60 56 14 38 1 3   4 93

10 LANGUEDOC ROUSSILLON 22 18 2 16       4 82

11 LORRAINE 45 44   41   1 2 1 98

12 RHONE-ALPES 47 47 4 40   3   0 100

13 NORD-PAS DE CALAIS 33 30 1 29       3 91

14 NORMANDIE 31 30 3 24   2 1 1 97

15 CENTRE 49 47 1 45 1     2 96

16 PAYS DE LA LOIRE 38 33 1 32       5 87

17 PICARDIE 36 35 1 31   1 2 1 97

18 POITOU CHARENTES 20 15   15       5 75

19 MEDITERRANEE 40 33   33       7 83

20 MIDI-PYRENEES 24 21   21       3 88

21 LIMOUSIN 10 9   7   2   1 90

22 BOURGOGNE 17 14 1 12   1   3 82

23 REUNION 7 2   1   1   5 29

TOTAL 593 539 33 479 2 18 7 54  

7 Refus : Douarnenez / Morvillars / Petite Rosselle / Moyeuvre / American Club Rouen / Poix de Picardie / Amiens

Etapes du processus

15/06/2012 :

Structure de prise de licence par les clubs opérationnelle saisie et renouvellement via la liste des licenciés de la saison passée gestion des mutations d’une saison à l’autre (envoi d’un mail

d’information aux Ligues et Clubs du joueur), en cours de saison (envoi d’un mail au Secrétariat qui valide – pas d’impact financier)

consultation des responsables de Ligues, Comités Départementaux et Clubs

état financier du compte pour chaque niveau

30/06/2012 :

Structure de prise de licence pour les indépendants et les indépendants via les salles partenaires

Installation des modules de paiement : prélèvement et carte bancaire pour les clubs et salles partenaires, carte bancaire pour les indépendants, virement pour la Fédération vers les Ligues et Comités Départementaux (seules les Ligues du Nord Pas de Calais et du Centre ont choisi un virement de la FFB vers les Comités Départementaux)

Etapes du processus

06/07/2012 : Mise en place des niveaux de droits Gestion des informations complémentaires associées au licencié : --

formateurs, arbitres et informations disciplinaires Gestion des « pass scolaire » Mise en place des outils statistiques et données disponibles sous

forme de téléchargement (licenciés par catégories d’âges, pyramide des âges, répartition « hommes-femmes », la répartition par disciplines…)

Affichage avec possibilité d’enregistrer et/ou d’éditer la licence

12/07/2012 : Dernière relecture

20/08/2012 : Envoi des identifiants aux clubs avec mode opératoire

Etapes du processus

01/09/2012 – début de la saison 2012/2013 :

Démarrage

Prise de licence par les clubs, les indépendants et les salles partenaires

05/10/2012 :

Prélèvements sur les comptes bancaires des clubs

Virements sur les comptes bancaires des ligues, des comités départementaux et des salles partenaires

30/09/2012 :

1ère clôture de la saison

Envoi des avis de prélèvement

Nouvelles fonctionnalités

Arbitrage :

Mise à jour des arbitres internationaux et fédéraux par le secrétariat dans le courant de l’été

Mise à jour des arbitres de Ligues par les responsables arbitrage de Ligues :

- fin novembre

- fin février

Formation :

Mise à jour des formateurs par le secrétariat dans le courant de l’été

Discipline :

Mise à jour des sanctions disciplinaires au niveau national par le secrétariat dans le courant de l’été

Mise à jour des sanctions disciplinaires au niveau régional et départemental par les entités respectives dans le courant de la saison

Prise de licence dans un club

Bordereau de demande de licence « papier » :

Création d’un bordereau pour : Informer le licencié (conditions assurance, etc…) Obtenir sa signature prouvant qu’il a réglé le club et adhère à la FFB Rappeler au Président du Club les obligations concernant la gestion du

certificat médical qui reste sous sa responsabilité Informer le Président du Club et licencié de la nouvelle réglementation

sur l’ autorisation parentale de prélèvement sur les mineurs

Prise de licencedans un club

Bordereau « papier » à faire remplir au licencié

Prise de licence dans un club

Les identifiants et mot de passe seront envoyés par mail pour le

20/08/2012

Le mot de passe sera modifiable dès la première connexion

Prise de licence dans un club

Rubriques

Affichage du nom du club connecté

Prise de licence dans un club

Rubriques

Ecran avant la 1ère saisie de licences de la saison

Affiliation du club avec le détail des parts pour chaque entité. Il faut valider pour poursuivre.

Prise de licence dans un club

Possibilité d’indiquer un numéro de licence (le logiciel recherche

dans la base de données)

Ecran pour renouvellement des licences ou saisie d’une nouvelle licence

Liste des licenciés de la saison précédente. Il suffit de cliquer sur le nom pour avoir accès à la fiche

du joueur et la valider après modification si nécessaire.

Accès au formulaire pour saisie d’un nouveau licencié

Prise de licence dans un club

Données pouvant être modifiées

Ecran de renouvellement d’une licence

Données fixe ne pouvant être modifiées par le club

Prise de licence dans un club

Validation pour enregistrement définitif

Ecran de renouvellement d’une licence

Affichage des donnéesPossibilité de revenir en arrière

pour corriger ou bien d’abandonner

Prise de licence dans un club

Ecran de renouvellement d’une licence

Situation financière du compte du club

Si à la clôture, le club ne saisit pas d’autres licences, il sera prélevé de 170 €.La Fédération reversera 40 € à la Ligue et 43 € au comité départemental.

Prise de licence dans un club

Liste des licences prises

Prise de licence dans un club

Saisie d’une nouvelle licence

Prise de licence dans un club

Saisie d’une nouvelle licence

Il suffit de compléter la fiche et d’enregistrer

Fonctionnalités pour les Ligues

Exemple d’affichage pour la Ligue Nord Pas de Calais

Liste des responsables avec possibilité d’accéder à la fiche de la personne en

cliquant sur son nom

Liste des comités départementaux

Détail des clubs qui ont renouvelé leur affiliation

Détail des licences prises par club

Montant qui sera reversé à la Ligue par la FFB

après la clôture

Fonctionnalités pour les Ligues

Exemple d’affichage du comité départemental 62

Liste des clubs ayant renouvelé leur affiliation

avec le montant

Liste des dirigeants avec possibilité d’accès aux fiches par simple clic

Liste des clubs de ce département

Montant qui sera reversé au CDB par la FFB

après la clôture

Nombre de licences dans chaque catégorie

d’âge par club

Fonctionnalités pour les Ligues

Consultation de la fiche d’un dirigeant

Fonctionnalités pour les Ligues

Consultation de la fiche d’un Club