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MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet lancement_V2 page 1
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet lancement_V2 page 2
Lancement d’un projet Processus de lancement Le diagnostic: comprendre le besoin Du besoin aux objectifs Définition des spécifications Documenter les spécifications du projet La charte projet
Commencer le projet...
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Début Fin
Besoins Objectifs
Lancement
OrganisationRéalisation
Clôture
Lancement dans le cycle de vie du projet
LANCEMENT DU PROJET
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Données
entrée
Besoins
Les parties prenantes
Outil et méthode
Analyse des besoins
Analyse des risques
Rédaction des documents
Diagnostic
Évaluation des risques
Charte projet
Données
sortie
Processus de lancement
LANCEMENT DU PROJET
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D’où viennent les projets ?
ORIGINE DES PROJETS
Elément nécessaire pour Rester sur son marché Créer de la valeur Etre plus compétitif
Sources internes Individuelles ou organisationnelles
Facteurs externes Clients Facteurs sociaux économiques Marché
D’UN BESOIN DU MARCHÉ OU DE LA STRATÉGIE D’ENTREPRISE
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Comprendre le besoin
ORIGINE DES PROJETS
La demande elle-mêmeLes besoins du « business » qui sous-tendent le projetL’environnement actuelLes étapes à franchir pour atteindre le résultatLes activitésLes parties prenantes et les influences qu’elles subissentL’environnement « business »Les contraintes sur le projet
COMPRENDRE LE BESOIN COMMENCE PAR EVALUER
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Comprendre le besoin
ORIGINE DES PROJETS
Les besoins existent à différents niveaux
Les projets sont souvent construits sur des besoins incompatibles ou concurrentiels
Réaliser une analyse des parties prenantes qui utilise le produit ou le service ? qui récupère les données de sortie ? qui fournit les données d’entrée ? qui est responsable de la supervision ? qui a des responsabilités associées ? qui en retire des avantages ? qui est pénalisé ?
ANALYSE DES PARTIES PRENANTES
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Comprendre le besoin
ORIGINE DES PROJETS
Une approche structurée est nécessaire pour comprendre ce qui est demandé
Analyse des organisations
interne, client Consultation d’expert (entretiens)
interne, client Hiérarchie des besoins
ANALYSE DES BESOINS - OUTILS
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Comprendre le besoin
ORIGINE DES PROJETS
Comment travaille t-on dans l’organisation ?
examen des méthodologies
examen des processus
examen du personnel
questionnaires
Comprendre les forces et faiblessesDécider qui doit spécifier les besoins
ANALYSE DES ORGANISATIONS
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Comprendre le besoin
ORIGINE DES PROJETS
Ne pas prendre ce que l’on dit pour argent comptant
Demander POURQUOI le besoin exprimé est un besoin, puis pourquoi la réponse est valable ? Etc…
Cinq n’est pas un nombre magique, mais un seul «Pourquoi» correspond à une approche trop simpliste
Distinguer les besoins des envies
Chercher les éléments créant de la valeur Identifier les différentes natures des besoins (must, should,
nice to have)
ENTRETIEN: LES 5 « POURQUOI »
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Comprendre le besoin
ORIGINE DES PROJETS
Décomposer la demande en niveaux de détails plus finsHIERARCHIE DES BESOINS
Transmission d’énergie
Câbles Interface avec centrale électrique
Pylônes de ligne de transmission
Interface suivi informatique
Interface distribution d’énergie
Poste de travail interne
Poste de travail distant
Interface réseau
BESOINS SUBSIDIAIRES
BESOIN PRINCIPAL
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Des besoins aux objectifs
ORIGINE DES PROJETS
Déterminer les objectifs valables
Etablir un objectif SMART
Spécifique Mesurable Approuvé Réaliste Temporel
Examiner les objectifs avec les principales parties prenantes
Attention aux objectifs secrets (personnels et cachés) !
Revenir sur les justifications des besoins si nécessaire
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Définition des spécifications
ORIGINE DES PROJETS
Un besoin décrit un problème à résoudre
Le projet fournit une solution adaptée au problème Ce qui doit être réalisé objectif Ce que la solution apporte spécifications
Les spécifications définissent les caractéristiques de la solution aux besoins
Elles doivent être développées Processus
Rassembler les informations
Examiner et interpréter les informations
Documenter des spécifications
Faire approuver la documentation
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Définition des spécifications
ORIGINE DES PROJETS
SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES ET TECHNIQUES
Fonctionnelles Techniques
Non technique Description logique Compréhensible Orientées problème
Détaillées Description physique Indicateurs de performances Orientées solutions
Les spécifications doivent être formelles
CLIENT CHEF DE PROJET
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Définition des spécifications
ORIGINE DES PROJETS
CONTRAINTES ET HYPOTHESES
Il existe toujours des limites à la liberté d’action du Chef de projet
Les contraintes
Tout ce qui peut limiter les choix ou la flexibilité d’action (incluent les dépendances entre projets)
Les hypothèses
Toute idée ou condition considérés comme vraie (souvent de manière implicite: les non dits)
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet lancement_V2 page 16
Documenter les spécifications du projet
ORIGINE DES PROJETS
PREPARER LE DOSSIER DE SPECIFICATIONSProject Requirements Document (PRD)
Besoins
Objectifs
Spécifications
Identifier les besoins du « business »
Faire approuver
Décrire les objectifs
Créer un dossier préliminaire
Valider avec le « sponsor »
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Documenter les spécifications du projet
ORIGINE DES PROJETS
LES STRUCTURE TYPE DE CE DOCUMENT
Présentation générale du contexte de travail
Contexte et historique Organisation Parties prenantes Objectifs Environnement existant Jalons ou étapes Contraintes et hypothèses
Représentation de la solution
LivrablesSolution proposéeDépendances avec d’autres
systèmesProjets affectésRisques identifiésFacteurs de succès
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Documenter les spécifications du projet
ORIGINE DES PROJETS
LE CAHIER DES CHARGES
Il constitue la présentation contractuelle du dossier des spécifications du projet (PRD)
Description des produits ou services à fournirSpécification des produits ou services
Les devoirs et les engagements réciproques entre donneur d’ordre et sous-traitant
Dates clés Il doit aussi décrire les livrables du projet
Outils de rapports d’avancement et formats
Les services après livraison du produit
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Les risques
ORIGINE DES PROJETS
PREMIERE EVALUATION DES RISQUES
Risques humains Personnes peu formées Changement d’organisation Quel besoin en formation
Risques du « business » Impact du projetExposition à la fraude ou à la
sécuritéSatisfaction client
Risques techniques Accident ou dysfonctionnement Utilisation de la technologie Interfaces entre systèmes Complexité technique
Risques financiersCoûts supérieurs aux bénéfices
attendusSous estimation des ressources
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet lancement_V2 page 20
Les messages clés
ORIGINE DES PROJETS
Les projets naissent d’un besoin du « business » ou d’une volonté stratégique de l’entreprise
L’analyse des besoins des parties prenantes met en évidence les besoins contradictoire ou concurrents
De bons objectifs ont du sens pour tous
La performance du produit dépend de spécifications formalisées et précisent, qui explicitent:
Les objectifs du projet La solution aux besoins, ses limites et dépendances Une pré analyse des risques et des hypothèses
L’ensemble des projets sont plus efficacement gérés au sein d’un portefeuille des projets
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La charte projet
LANCEMENT DU PROJET
Note de mission incluant Un accord écrit entre le chef de projet, la direction et les autres fonctions
Un énoncé clair de l’objectif du projet
Une définition préliminaire des rôles et responsabilités
Une référence à l’autorité pour l’avenir du projet
Avantage pour l’organisation en charge du projet Reconnaître formellement l’existence d’un nouveau projet ou d’une
nouvelle phase d’un projet existant
Avantage pour le CP Donner au chef de projet une autorité suffisante pour pouvoir utiliser les
ressources de l’organisation pour les activités du projet
DEFINIR UNE CHARTE PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet lancement_V2 page 22
Etapes importantes du lancement
LANCEMENT DU PROJET
Afin de démarrer le projet avec l’équipe, le chef de projet doit créer un sentiment « d’unité » autour de l’existence du projet
Réunir les membres de l’équipe
Expliquer les objectifs, l’environnement,…
Etablir les règles de base
Attribuer les actions
Définir les dates et attentes
Revoir la proposition du projet
Documenter les obligations liées au succès du projet
LA REUNION DE LANCEMENT
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La documentation sur le projet
LANCEMENT DU PROJET
Enoncé du problème
PRD
Projet décidé
Charte ProjetCahier des
charges
Etc…
PLAN
Etc…
Etc…
Etc…
Etc…
Etc…
Etc…
Etc…
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Les messages clés
LANCEMENT DU PROJET
Démarrer en validant les attentes et objectifs
Le chef de projet doit posséder une certaine « légitimité » pour démarrer le projet
La réunion de lancement permet de démarrer sur de bonnes bases
Définissant les buts et objectifs de l’équipe Validant les spécifications du projet Clarifiant les responsabilités Obtenant l’engagement individuel et collectif
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