Membres du Comité mixte de l'Élément national : Eddie Kennedy Jim McDonald Susan Phillips

Élément national de l'AFPC Processus de renouvellement,

étape II Bilan présenté à l'Exécutif national,

janvier 2011

Membres du Comité mixte de l'Élément national :Eddie KennedyJim McDonaldSusan Phillips

Franco PiccianoChristine SandersMary Anne Walker

Mandat du Comité mixte

L'Exécutif national prolonge le mandat du Comité mixte jusqu'à la fin janvier 2011 dans le but de :Terminer l'Approche cadre intégrée;Produire tous les plans subséquents de mise en œuvre dans le but de combler les lacunes définies dans le rapport de Convergence; Accomplir le travail et offrir la formation requis pour assurer la gestion et la résolution de conflits et transiger avec les problèmes systémiques qui engendrent des conflits; Élaborer un plan d'évaluation du travail accompli par le Comité mixte ;Entreprendre d'autres activités demandées par l'Exécutif national.

tel qu'adopté par l'Exécutif national le 22 janvier 2010

Gestion de projet1. Ressources humaines :

2 personnes élues : Eddie Kennedy et Mary Anne Walker2 gestionnaires : Susan Phillips et Franco Picciano2 membres du personnel : Jim McDonald et Christine Sanders1 conseillère : Chantal Cholette, Convergence

2. Réunions du Comité mixte :Étape I - mars 2009 à janvier 2010 : 19 réunionsÉtape II - février 2010 à janvier 2011 : 12 réunions

3. Consultations :Un total de 17 consultations et 3 présentations

Consultations du Comité mixte

Sujet Personnel SEA Exécutif national

Conférence des

président.es

Processus d'adhésion Mission Vision Valeurs Modèle cadre Politique du SGCI Politique en matière de harcèlement

Deuxième formation en résolution de conflits

Total 8 2 6 1

Retour sur l’étape IDe février 2009 à janvier 2010, le Comité mixte a

travaillé au renouvellement organisationnel de l'Élément national à partir de 4 axes :

1. Processus2. Conflit

3. Fondements4. Communications

Résultats anticipés de l’étape I

Un résultat a été identifié pour chacun des axes

d'intervention :

1. Processus : Le comité mixte a établi le cadre d’intervention des changements organisationnels.

2. Conflit : L'Exécutif national, le personnel et la direction possèdent les mécanismes et outils pour rétablir de saines relations de travail.

Résultats anticipés de l’étape I (suite)

3. Fondements : L'Exécutif national, le personnel et la direction partagent une vision commune du résultat visé par les changements organisationnels, de la mission, des valeurs organisationnelles et de l’approche dans la prestation de services.

4. Communications : L’ensemble des interlocutrices et interlocuteurs de l’Élément national sont informés des changements organisationnels à venir et sont outillés à y participer.

Que s'est-il vraiment passé ?

Étape I 1. ProcessusLe Comité mixte a élaboré

et mis en œuvre :a) Le plan d’action de

l’étape I;b) Un processus

d'adhésion;c) Le cadre de référence

du Comité mixte.

Réalisations (Livrables)

Étape I2. Conflita) Formation de base sur la

résolution de conflits offerte aux membres du personnel, aux gestionnaires et aux personnes élues;

b) Services d’intervention offerts aux membres du personnel et services d’appui à la gestion offerts aux gestionnaires;

c) Élaboration de la politique du système de gestion informelle des conflits (SGCI);

d) Élaboration de la politique en matière de harcèlement en milieu de travail.

Réalisations

Étape I3. Fondementsa) Clarification de la

mission de l'ÉN;b) Élaboration des

valeurs organisationnelles de l'ÉN;

c) Élaboration de la vision de l'ÉN;

d) Élaboration du modèle cadre de l'ÉN (anciennement appelé « approche cadre intégrée »).

Réalisations

Étape I4. CommunicationsLe CM a élaboré une

stratégie de communications autour du processus de renouvellement de l'ÉN, laquelle inclut :

a) Un webzine mensuel;b) Des réunions mensuelles

du personnel;c) Les journées mensuelles

« Portez un slogan syndical »;

d) La boîte à idées (physique et électronique).

Réalisations

Étape I4. Communicationse) L’équipe de relais du DO;f) Des consultations avec

les membres du personnel et les personnes élues : mission, vision et valeurs de l'ÉN;

g) Des consultations avec les membres du personnel, les personnes élues et les sections locales : modèle cadre de l'ÉN;

h) Des outils de communication pratiques.

Réalisations

Leçons apprises

1. Organisation saine = perspective globale

2. Donner l’exemple / incarner le changement de comportements représente un défi

3. Le changement, c’est apprendre à être et à agir différemment, et accepter de sortir de sa zone de confort

Leçons apprises

4. L’importance l'autoanalyse continue

5. L’importance :a) De déterminer

minutieuse la portée d’un projet;

b) D’assurer un équilibre dans les contraintes de temps et les délais à respecter

Questions et commentaires

Résultats de l’étape II

Étape IIAxes d'intervention

1. Processus

2. Politiques

3. Ressources humaines et

renforcement d'équipe

4. Renforcement des capacités

5. Communications

Étape II1. Processus :Le comité mixte dispose

des outils pour encadrer et évaluer la démarche de renforcement des capacités organisationnelles de l’Élément national

2. Politiques :L’Élément national dispose

des politiques, des mécanismes et des outils nécessaires à la réalisation de son mandat

Résultats anticipés

Étape II3. Ressources

humaines et renforcement d'équipe :

L’Élément national dispose de mécanismes de gestion et de soutien des ressources humaines améliorés

4. Renforcement des capacités :

Les capacités des ressources humaines de l’ÉN sont accrues

Résultats anticipés

Étape II 5. Communications :

Les interlocutrices et interlocuteurs de l'Élément national communiquent de façon plus efficace à l'interne et à l'externe

Résultats anticipés

Où en sommes-nous ?

1. Processus

Le CM a élaboré :1. Le plan d’action global de l’étape II2. L'ébauche du cadre d'évaluation3. Les règles de base l'ÉN pour des

réunions respectueuses

2. PolitiquesLe CM a identifié 7 politiques clés à

élaborer :TYPE D’INITIATIVE

SUJETS

Élaborer des politiques sur les sujets suivants :

Responsabilisation et évaluation de rendementCommunications

Milieu de travail sain

Mentorat

Représentation

Rôles et responsabilités

Planification de la relève

Autres axes d'interventionLe CM a identifié 5 activités clés à

organiser :TYPE D'INITIATI

VE

SUJETS AXES D'INTERVENTION

Activités particulière

s

Formation : Comment gérer et résoudre les conflits

Ressources humaines et renforcement d'équipe

Information - procédures d’accueil et d’accessibilité

Ressources humaines et renforcement d'équipeCommunications

Analyse des besoins de formation actuels et futurs

Renforcement des capacités

Analyse du contexte Tous les axes

Mise sur pied de forums portant sur des sujets particuliers

Communications

Processus : élaboration des politiques et des activités clés

1. Désignation des personnes responsables2. Responsabilités des personnes

responsables :a) Travail réalisé en consultation;b) Livrables répondent aux besoins;c) Produit livré à temps.

3. Personne-ressource du CM affectée à chacun des projets

Personnes responsables7 politiques clés

TYPE D’INITIAT

IVE

SUJETS PERSONNES RESPONSABLES

LIVRABLES STATUT

Élaborer des

politiques sur les sujets

suivants :

Responsabilisation et évaluation de rendement

Doug Marshall Échéancier En attente

Communications Benoit René Échéancier Reçu

Milieu de travail sain Doug Marshall Échéancier En attente

Mentorat Jean-Pierre Naud Échéancier En attente

Représentation Franco Picciano Échéancier Reçu

Rôles et responsabilités Eddie Kennedy Étapes et processus

Reçu

Planification de la relève Daniel Kinsella Échéancier En attente

Personnes responsables (suite) 5 activités clés

TYPE D’INITIATIV

E

SUJETS PERSONNES RESPONSABLE

S

LIVRABLES ÉTAT

Organiser des activités particulières 

:

Formation : Comment gérer et résoudre les conflits

Comité mixte Échéancier :Personnel :

janvier 2011Élu.es :

automne 2011

Reçu

Information - procédures d’accueil et d’accessibilité

Susan Phillips Échéancier Reçu

Analyse des besoins de formation actuels et futurs

Franco Picciano Échéancier Reçu

Analyse du contexte Chantal Cholette

1ère ébauche réalisée en

décembre 2010

Reçu

Mise sur pied de forums portant sur des sujets particuliers

Jim McDonald Échéancier Reçu

Comment vont se dérouler les plans

Exemple : Plan de la politique de communications

1. Résumé2. Considérations clés :

a) Commentaires des membres;b) Soutien et commentaires du Comité des

communications;c) La Politique reflétera la Stratégie Web ainsi que la

Stratégie des médias sociaux de l'Élément national et s'y référera

Plan : politique de communicationsActivité Détails DateMener la recherche et les entrevues

Avec les personnes suivantes :• personnel de l'Élément national;• membre de l'Exécutif national.

Printemps 2011

Solliciter les commentaires des membres

À l'aide des voies de communication suivantes :• site Web;• Facebook;• Twitter.

Été 2011 (ces plates-formes de médias sociaux doivent être lancées en avril 2011)

Élaborer une politique globale qui aborde des enjeux clés

Accent mis sur les enjeux suivants :• moment opportun;• accessibilité;• langues officielles;• langage clair;• formats;• voies de communication;• etc.

Septembre 2011

Incorporer les normes graphiques

Conformément au projet entrepris par MediaStyle Septembre 2011

Obtenir commentaires et rétroaction du Comité des communications

Octobre 2011

Préparation : version définitive de la politique

Janvier 2012

Préparation : mise en œuvre

• Finaliser la politique afin de la distribuer au personnel et de la publier sur le site Web

• Sensibilisation• Entrée en vigueur de la politique de

communications

Février 2012

Questions et commentaires

Analyse du contexte

Les concepts

Analyse des FFOMF

ForcesF

FaiblessesEnvironnement interne

OOccasions

MMenaces

Environnement externe

Analyse du contexte de l'Élément national

Consultation de l‘exécutif national

Analyse des FFOM de

l'Élément national

Séance de remue-méninges

Analyse du contexte de

l'Élément national

1. Intégrer les résultats des données recueillies aujourd’hui dans un document dynamique des FFOM

2. Consulter les membres du personnel : réunion de l'ensemble du personnel en janvier 2011

3. Intégrer les résultats de la consultation des membres du personnel au document

4. Distribution de l'analyse finale des FFOM aux personnes élues et aux membres du personnel : février 2011

Prochaines étapes

Questions et commentaires

Pour nous joindre :jointcommittee@national-component.org

Eddie Kennedy

Jim McDonald

Susan Phillips

Franco Picciano

Christine Sanders

Mary Anne Walker

Recommandation du CM à l‘exécutif national

Que l'Exécutif national prolonge le mandat du Comité mixte jusqu'à la fin janvier 2012 dans le but de :

Faire des recommandations au président national quant aux comités permanents et personnes appropriées à qui confier la production et la mise en œuvre de chacun des plans liés au processus de renouvellement menant à l’opérationnalisation du Modèle cadre de l'Élément national; Réaliser le travail et offrir la formation nécessaires pour mieux gérer et résoudre les conflits; Coordonner l’ensemble du processus de renouvellement de l'Élément national;Mettre en œuvre le plan d'évaluation du travail accompli par le Comité mixte;Entreprendre d'autres activités demandées par l'Exécutif national.