Présentation de lutilisation de Dt Ulysse Saisie des frais de déplacement pour les personnels...

Présentation de l’utilisationde Dt Ulysse

Saisie des frais de déplacement pour les personnels itinérants du département de l’Hérault

Circonscription de Gignac – Mai 2010 -

Se connecter à l’application Dt Ulysse

À partir du site du Rectorat de MontpellierÀ partir du site du Rectorat de Montpellier

Ouvrir un moteur de recherche. Exemple:

Googlehttp://www.google.fr

Dans la zone de saisie, écrire « Rectorat de

Montpellier »

… puis valider votre requête

2

Cliquer sur: « personnels EN »

3

Cliquer sur: « Déplacements et

indemnités »

4

Cliquer sur: « DT Ulysse »

5

Cliquer sur: poursuivre avec ce site web

(non recommandé )

6

Exemple: Bernard Chapuis aura comme identifiant (si celui-ci n’a pas

été modifié)bchapuis

Où « b » est l’initiale du prénom suivi du nom de famille [sans majuscules]

bchapuis

*************

1. Authentification:

2. Mot de passe:

Numen si celui-ci n’a pas été modifié.(13 caractères, lettres et chiffres)

… puis valider votre requête

7

Votre nom

Bernard Chapuis 12/05/10 10:36

Informations concernant la dernière connexion

Actuellement vide car aucun OM n’a encore été créé

Etape 1: création de l’OM: saisie des renseignements de gestion

8

1. Ouvrir, « dérouler » le menu [ordre de mission]

2. Cliquer sur « créer un OM »(Ordre de mission)

9

Bernard Chapuis

Bernard Chapuis

Bernard Chapuis

Bernard Chapuis

Valider la 4ème option:Initialisation d’un OM à partir d’un

OM permanent

Votre OM permanent apparait au bas du document précédent.

Cliquer sur le code de l’OM permanent pour ouvrir la feuille de

saisie de l’OM mensuel.6WQOR

Votre nom apparait en face de la 4ème option (OM permanent)

10

Bernard ChapuisCode attribué à l’OM créé

Nom du demandeur

Statut du documentMontant des

frais de déplacement

Le 15/05/2010 11:12 - Bernard ChapuisLe 19/05/2010 15:04 - Bernard Chapuis

Pour enregistrer le

document

Pour demander la validation

hiérarchique. Lorsque l’ordre de mission mensuel a

été renseignécomplètement

Infos création et modifications

du document

6WQOR

Votre OM permanent

11

Lieu de départ:Cliquer sur la loupe pour sélectionner « Résidence

administrative »: ADM

Bernard Chapuis

6WQOR

12

Cliquer sur « Résidence Administrative »

13

Lieu de retour: Procéder de même: Cliquer sur la loupe pour sélectionner

« Résidence administrative »: ADM

Bernard Chapuis

6WQOR

Sauvegarder, enregistrer vos

saisies

Sauvegarder, enregistrer vos

saisies

14

Bernard Chapuis

6WQOR

Destination principale:Saisissez

« Département 34 »Département 34

15

Bernard Chapuis

6WQOR

Saisissez les deux

premières lettres de France, un

menu déroulant s’ouvre,

cliquer sur le pays

« France »

Personnel itinérant

Saisissez personnel itinérant

Sauvegarder, enregistrer vos

saisies

Sauvegarder, enregistrer vos

saisies

16

Bernard Chapuis

6WQOR

Personnel itinérantRenseigner la date de

début et la date de fin, ainsi que les heures de

début et de fin, soit directement ,soit en utilisant le calendrier

17

Bernard Chapuis

Personnel itinérant

6WQOR

Date de début

Heure de début

Date de fin Heure de fin

Nombre de jours

Sauvegarder, enregistrer vos

saisies

Sauvegarder, enregistrer vos

saisies

18

Saisissez l’objet de la mission.

Ex: membre RASED

Membre RASED

Bernard Chapuis

Personnel itinérant

6WQOR

19

Membre RASED

Cliquer sur la loupe pour

sélectionner l’enveloppe budgétaire

Bernard Chapuis

Personnel itinérant

6WQOR

20

Dans le menu déroulant qui

apparait, sélectionner l’enveloppe budgétaire

RASED de la circonscription

de Gignac

21

Bernard Chapuis

Personnel itinérant

6WQOR

Membre RASED

0140IA34-Gignac circonscription de Gignac –RASED-

22

Bernard Chapuis

Personnel itinérant

6WQOR

Membre RASED

0140IA34-Gignac circonscription de Gignac –RASED-Cliquer sur la loupe pour

ouvrir le menu déroulant et

sélectionner le centre de coût

Chorus de l’IA34

IACFINA034 Div Aff Financières et Log IA34

Sauvegarder, enregistrer vos

saisies

Sauvegarder, enregistrer vos

saisies

23

Etape 2: création de l’OM: saisie des indemnités kilométriques

Doit figurer ici le véhicule

que vous avez déclaré sur le formulaire OM

permanent qui a été

adressé à l’IA.

Attention: par défaut apparait

la mention Barème Sncf 2ème classe.

Il faut la modifier

Vérification véhicule inscrit et barème de remboursement de frais

Ouvrir le menu déroulant et sélectionner « barème IK standard »

24

1. Saisir la date du premier

déplacement, soit directement au clavier soit en

utilisant le calendrier

Saisie des informations trajets

Cliquer sur créer pour renseigner les

dates, les lieux et les distances des divers

déplacements effectués.

25

Sur la ligne « trajet » indiquer la destination finale de votre trajet.

Saint Jean de Védas 2

Indiquer « 2 » pour un aller et

retour

Indiquer la distance aller de chaque déplacement

La calculer avec le calcul d’itinéraire « Mappy »

26

Sélectionner l’onglet « itinéraire »

27

Indiquer le lieu de départ

Indiquer le lieu d’arrivée

Lancer le calcul

Vous obtenez la distance

28

Reporter la distance indiquée par « Mappy » dans la case « km

remboursé »

Sauvegarder, enregistrer vos

saisies

Sauvegarder, enregistrer vos

saisies

Après avoir sauvegardé, la distance totale apparait: ici pour un aller et retour de Gignac à St

Jean de Védas, 2 x 31 km = 62 km

… et le montant du remboursement correspondant au/aux déplacement(s) saisi(s)

29

Après la sauvegarde du 3ème trajet, d’autres lignes sont créées et ainsi de suite …

N’oubliez pas de sauvegarder,

d’enregistrer vos saisies

régulièrement

N’oubliez pas de sauvegarder,

d’enregistrer vos saisies

régulièrement

30

Etape 3: changement de statut du document: demande de validation hiérarchique

Cliquer sur la flèche verte

pour demander la

validation hiérarchique

31

Cliquer sur « passer au statut: 2 en attente de validation

hiérarchique

Cliquer sur la loupe « afin

de faire apparaitre le nom de votre

IEN »

32

Le nom de votre Ien apparait

… et confirmer le changement de statut,

en cliquant.

33

• Lorsque votre OM a été validé par l’Ien, vous recevez une notification dans votre boite à lettre professionnelle

https://webmail.ac-montpellier.fr

Identifiez-vous!

chapuis*************

Indiquez votre mot de passe!

Etape 4: Transformer l’OM (Ordre de Mission) validé par l’IEN en EF (Etat de Frais)

34

Dans votre boite mail, vous avez un message qui vous informe que l’OM ZW66T a été validé par l’IEN (validation hiérarchique)

ZW66T (Dupond Marc)

Cliquer sur l’objet du message pour l’ouvrir

35

ZW66T (Dupond Marc)

ZW66T

Cliquer sur le lien « cliquer ici » comme demandé.

La page suivante s’ouvre:

36

Cliquer sur le nom de l’académie de Montpellier

37

Saisissez votre identifiant

bchapuis

bchapuis

*************

1. Authentification:

2. Mot de passe:

Votre Numen si celui-ci n’a pas été modifié.(13 caractères, lettres et chiffres)… puis valider votre

requête

38

La page d’accueil de l’application DT-Ulysse s’ouvre.

Dans la partie supérieure du

tableau apparaissent

vos OM.

Dans la partie inférieure du

tableau apparaissent

vos EF.

39

Ouvrez le menu, et cliquer sur le sous-menu « Créer un EF »

40

Dans cette partie du tableau, apparait alors le code de votre OM qui doit

être transformé en EF.Ce code est un lien actif,

cliquez dessus. Une nouvelle page va s’ouvrir.

ZW66T

41

ZW66T

1. Votre EF a été crée: il a le même code que votre OM, mais cette fois, il est précédé des lettres EF. Il reprend les mêmes informations que celles de l’ordre de mission à partir duquel il a

été généré.

2. Vous avez la possibilité de corriger votre état de frais afin qu’il

corresponde aux déplacements réellement effectués.

3. Dans la colonne Trajet, faites apparaître une ville de départ et une

ville de destination, ce qui n’était pas le cas dans l’OM.

4. N’oubliez pas d’enregistrer votre EF en cliquant sur « Enregistrer ».

42

Maintenant que votre EF a été crée et enregistré, il doit être validé par votre IEN

Cliquer sur la flèche verte afin de demander la validation

hiérarchique de votre supérieur hiérarchique (Ien)

43

Cliquer sur la 1ère proposition:

Passer au statut : 2 – Attente de validation hiérarchique

Cliquer sur destinataire afin de faire apparaitre le nom de votre supérieur hiérarchique, votre IEN.

44

Une fenêtre « Destinataire » s’ouvre: sélectionne dans la liste des destinataires, le nom de votre Ien.

Sélectionner le nom de votre

Ien.

45

Cannccioni Christine

Dans cette nouvelle fenêtre, le nom de votre Ien apparait au regard de la rubrique « Destinataire »

Il ne vous reste plus qu’à confirmer le changement de statut

en cliquant sur le lien

46

Une fois terminé, vous pouvez consulter la liste de vos EF et suivre les changements de statut. Le dernier étant « Payé par Chorus »

Ouvrez le menu: « Etat de Frais »

… et cliquer sur la 1ère option: sélectionner un EF

47

Aucun document ne s’affiche car le statut sélectionné est « en cours de création » et que je n’ai aucun document

correspondant à ce statut.

Je vais donc changer le statut des documents à afficher:

Je vais sélectionner le statut « tous ».

Ouvrez le menu déroulant et sélectionner « Tous »

48

S’affiche alors la liste de tous vos documents …

Les codes

de tous vos EF

Les intitulés des EF

Les statuts de vos EF au jour de

la connexion

Les montants en euros

En cliquant sur le code d’un EF, celui s’ouvre tel que vous l’avez

créé. 49

FIN

Daniel Galtier – CPCAIEN – Circo de Gignac – Mai/Juin 2010maj: Octobre 2010

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