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Séminaire Schéma directeur du SIpar P. JACQUOT 29/07/2013 | Version 5.0
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Objectifs
Identifier les fondamentaux d’un schéma directeur (objectifs, enjeux, cibles, méthode, étapes et pratiques actuelles)
Acquérir la pratique de réalisation d’un schéma directeur à travers deux cas pratiques
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SommairePremière journée
1. Le système d’information et sa place dans les organisations
2. Que peut-on attendre d’un schéma directeur ? Quels enjeux ?
3. Quel est le positionnement du schéma directeur ?
4. Quelles méthodes pour élaborer son schéma directeur ? Quel périmètre ?
5. Quelles sont les cibles du SDSI ?
6. Les étapes du processus de construction du schéma directeur
7. Les tendances fonctionnelles et techniques constatées différentes dans les différentes organisations
8. Comment réussir son schéma directeur ?
9. Comment réduire les délais et les coûts de réalisation d’un SDSI ?
10. Atelier sur l’alignement orientations stratégiques des organisations avec les orientations IT
11. Le focus sur le portefeuille des projets
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Sommaire
Deuxième journée Rappels des concepts et de la démarche (1h)
Atelier - étude de cas sur la réalisation d’un Schéma directeur (3h)
Atelier- travail sur la priorisation des projets (1h30) Focus sur la gouvernance et les outils du schéma
directeur (1h)
Prérequis et facteurs-clés de la réussite du SDSI
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1. Le système d’information et sa place dans les organisations
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Introduction
Le système d’information et sa place dans les organisations
La situation actuelle Une évolution permanente des activités métiers Un écosystème externe de plus en plus mouvant La nécessité d’améliorer l’efficacité et l’efficience Un SI d’information qui peut tendre à se complexifier Des technologies sans cesse renouvelées Une exigence de réactivité et d’agilité Une recherche de réduction des coûts
Les conséquences Un besoin de faire évoluer et de sécuriser les processus avec les outils informatiques Une transformation réciproque des organisations et des systèmes d’information Une interaction permanente entre les acteurs du SI, les technologies, la stratégie de
l’entreprises ou de la collectivité, l’organisation du travail, les normes, les valeurs, et les connaissances, etc
La nécessité de mieux contrôler le SI pour répondre aux attentes des métiers et aligner les stratégies dans le moyen et long terme
Une priorisation nécessaire des projets suggérés par la maîtrise d’ouvrage
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L'évolution des préoccupations informatiques et les pressions actuelles de l'écosystème
L’informatique considérée plus comme un poste de
dépenses qu’un levier d’amélioration
S.I.
Evolution permanente des technologies et du besoin
d’alignement avec les exigences des métiers
Complexité du SI dû à l’empilage des couches technologiques et
au périmètre fonctionnel
Demande grandissante des clients dans le domaine de l’automatisation des procédures et
des besoins en pilotage
Engagement variable des métiers dans la définition des besoins et la mise en œuvre
des solutions
Prise de conscience variable par les métiers de
l’impact de la mise en œuvre des solutions dans les processus de gestion
cible
Défaillance ou peu d’engagement dans la gouvernance du SI au niveau de la direction
générale
De plus en plus de demandes dans l’urgence
Restriction ou stabilisation des budgets
Préoccupations de la DSIEcosystème des métiers
Pression de l’écosystèmeExterne (clients, partenaires)
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Tendances du SI dans le futur
Mobilité
Ouverture du SI vers les clients et partenaires
Collaboratif et partage d’informations interne
Accès à tous au SI
Boutique d’applications
Multiplication des applications
Traitement de tous les types de données
Communautéset réseaux sociaux
Archivage et recherche
Dématérialisation des échanges
Nouveaux Usages
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Tendances du SI dans le futur
Gouvernance par les métiers
Externalisation
Sécurisation et continuité de
service
Simplificationurbanisation
Agilité
Optimisation de l’existant
Contrôle des coûts
Mutualisation
Qualité de serviceaccrue
Conduite de projet formalisée
Nouveaux services
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2. Que peut-on attendre d’un schéma directeur ? Quels enjeux?
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Définition du schéma directeur
Définition 1 : Ensemble de documents ayant pour objet de fixer à long terme les orientations fondamentales du système d’information d’une organisation
Définition 2 : En cohérence avec la stratégie générale de l'entreprise, après un bilan de l'existant et des opportunités de l'état de l'art, le schéma directeur doit toujours avoir pour objectif d'orienter les politiques du systèmes d'information. Il peut avec profit s'appuyer sur une logique de cartographie informatique de l'entreprise, voire d'urbanisme. Il doit toujours déboucher sur un phasage des plans d'action et sur un budget.
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Pourquoi un schéma directeur ?
• Construire un SI en phase avec les orientations de l’organisationPour que le SI s’intègre dans la stratégie globale de
l’organisation
• Planifier pluri-annuellement les actions de développement du SIPour permettre une vision à moyen terme des actions à mettre en œuvre et des moyens nécessaires à mobiliser
• Garantir la cohérence d’ensemble du SIPour s’assurer que les différents projets forment un tout
cohérent et efficient
• Définir les axes stratégiques d’évolution du SIPour choisir des axes de développement qui définissent la
philosophie du SI
• Fédérer les choix de manière participativePour mener une démarche incluant les agents et les «clients» pour s’assurer de l’adhésion de chacun
Objectifs
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La dynamique du SDSI
DirectionsMétiers
Clients externes
Gestion des
priorités
Applications
Projets
Ressourceshumaines
Ressourcesmatériel-logiciel
Budget
Planning
Services
Systèmed'information
Demandes
Services
Gouvernance des SI
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Les Strates du SI
Pilotage
Front Office
Back Office
Support
Indicateurs – tableaux de bord
Fonctions tournées vers le client ou le citoyen
Fonctions tournées vers les métiers support de l’organisation
Fonctions tournées vers le support transversal de l’organisation
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Les enjeux du SDSI
• Répondre aux besoins des directions et services
• Répondre aux besoins des usagers et clients• Répondre aux besoins des partenaires• Mettre en place les structures
opérationnelles d’exécution (DSI et directions-services utilisateurs)• Maîtriser et optimiser les coûts d’acquisition
et de fonctionnement• Mettre en place les structures de pilotage du
SDSI• Mobiliser les ressources financières et
humaines• Accompagner le changement (hommes &
organisation)• Veiller à la cohérence du système
d’information et à la maîtrise de son développement
Enjeux
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Les enjeux métiers et les enjeux du SI / administrations
Illustration
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Les enjeux métiers et les enjeux du SI / entreprises
Enjeux métiers
Le schéma directeur des SI devra s’attacher à dégager les
enjeux et les axes d’évolution du SI à partir des enjeux et besoins
métiers et des opportunités offertes
par les TIC
Améliorer l’efficience des activités et des processus
Enjeux SI
S’orienter vers des croissances externes
Développer les actions commerciales
Mieux piloter les activités
Passer d’une fonction informatique à une fonction système d’information
Développer l’externalisation et la sous-traitance
Urbaniser le SI
Ouvrir le SI vers les clients et les partenaires
Illustration
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Les enjeux du SDSI
Outre le fait de prendre en compte les projets et leur valeur ajoutée, il ne faut pas perdre de vue que la démarche SDSI constitue un moment favorable pour de se poser des questions sur la valeur d’usage des applications et des moyens déjà mis en œuvre.
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Points d’attention du SDSI
Donner une orientation stratégique au futur
Système d’Information
Planification des projets mis en œuvre
Planification des budgets relatifs aux projets
Organisation des ressources humaines et informatiques
Actions transversales à mener (évolution des logiciels existants, conduite du changement, tableaux de bord, etc.)
SDSI
Définir
Mettre en place
Organiser
Répondre aux besoins
• Périmètre technique et fonctionnel
• Axes de progrès• Organisation des ressources
• Structure de pilotage• Structure opérationnelle
• Ressources financières• Ressources humaines• Achats & marchés• Enjeux juridiques
• Directions• Utilisateurs• Administrés/clients
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Les objectifs du SDSI (exemple)
Favoriser et développer toute action ayant un impact direct sur l’amélioration
du service au citoyen ou du client
Développer des e-services à destination des usagers et partenaires
Satisfaire les attentes des directions en détecter et qualifiant de nouveaux besoins applicatifsAppliquer les principes de gouvernance
Optimiser les outils existants souvent pas assez exploités
Développer des usages au travers des outils collaboratifs pour favoriser la circulation de
l’information
Développer au sein du service une approche clientDéfinir des indicateurs de pilotage
Alignement stratégique avec la politique publique menée par la collectivité territoriale ou l’entreprise
Définir des budgets (PPI) en investissement & fonctionnement
dans une perspective budgétaire réaliste
Convaincre et mobiliser les agents la collectivité territoriale ou l’entreprise pour exploiter au mieux
les outils qui seront mis en place
Illustration
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L’urbanisation du SI
Urbaniser, c’est disposer d’un système plus apte à servir la stratégie de la collectivité et à satisfaire son besoin métier.
Urbaniser c’est anticiper les changements et déterminer la trajectoire permettant d’aller de l’ancien au nouveau système d’information
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3. Quel est le positionnement du schéma directeur ?
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Positionnement du schéma directeur informatique
Stratégie métiers
Stratégie SI
Tactique SI
Opérationnel SI
SDSI
Le SI n’est pas seulement un poste de dépenses, il est avant tout un levier pour améliorer le fonctionnement des organisations
Stratégie de l’entreprise
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4. Quelles méthodes pour élaborer son schéma directeur ? Quel périmètre ?
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Quelle méthodologie ?
• Un lancement préparé
• Des interviews individuelles ou de groupe – des groupes de travail sur des thématiques transversales précises (mobilité, collaboration, dématérialisation des échanges, archivage, optimisation, qualité de services, etc)
• Des réunions point de contrôle d’avancement
• Un PAQ fil rouge du SDSI PAQ?
• Des instances de pilotage et de projet
• Un plan de communication
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Quels préalables au démarrage d’un SDSI ?
• Mobiliser les ressources
• Préparer et organiser les entretiens (interviews et groupes)
• Définir les modalités d’exécution avec le prestataire (PAQ)
• Planifier les étapes et les réunions de validation
• Préparer le plan de communication à tous les niveaux
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Les 3 périmètres
• Intégrant les besoins métiers (social, élections, associations, etc)
• Intégrant les besoins transversaux • Intégrant les besoins support de gestion
(comptabilité, analytique GRH, patrimoine, etc)• Intégrant les besoins support de gestion bureautique
(messagerie, agenda, GED, travail collaboratif)• Intégrant les besoins d’information (sites web)
• Intégrant les infrastructures LAN et WAN• Intégrant les infrastructures Serveurs et systèmes
d’exploitation• Intégrant la sécurité• Intégrant les bases de données• Intégrant les infrastructures Serveurs et systèmes
d’exploitation• Intégrant les infrastructures téléphonie• Intégrant les postes de travail et unité d’impression
• Intégrant le management des ressources informatiques internes et des prestataires (infogérants, SSII, etc)
• Intégrant la méthodologique• Intégrant le reporting et la gouvernance
Technique
Fonctionnel
Organisationnel
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Le périmètre fonctionnel (illustration collectivité)
Gestion de la Logistique
Ressources humainesGestion financière
et pilotage
Animation culture et sport
Développement urbain Services au public
Informationsau public (web)
Sécurité et santé publique
Affaires socialesEducation, Enfance,
Collèges et
Juridiqueet marchés publics
Gestion du patrimoine
Gestion technique(bâtiments, éclairage – espaces verts,
routes, collèges, lycées, etc)
SIG ……Travail
collaboratifGestion et outils
des élus
Illustration
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Le périmètre fonctionnel (illustration entreprise)
Gestion financièreet pilotage
Gestion des ressources humaines
Paie
Gestion de la production Gestion des achats Gestion du SAV
MessagerieIntranetGED
Gestion commerciale CRM Gestion de la Logistique
Sites web …Gestion collaborativeArchivage
Illustration
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Le périmètre technique
Architecture Serveurs
Architecture Serveurs
Postes Clients & Helpdesk
Postes Clients & Helpdesk
Messagerie & téléphonieMessagerie
& téléphonie
Réseau (Lan – Wan)
Réseau (Lan – Wan)
SécuritéSécuritéInfrastructuresInfrastructures
3. Politique antivirale
5. Sé éphysique
2. Patch Management
3. Politique antivirale3. Politique antivirale
5. Sééphysique5. Sécurité physique
1. Politique de sauvegarde
4. Gestion des risques
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Le périmètre organisationnel de la DSI
Gouvernanceet reporting
Managementcollaborateurs DSI
Organisation et répartitiondes missions
Méthodologieet gestion de projets
Disponibilité et réactivitédes collaborateurs DSI
Compétencesdes collaborateurs DSI
Gestion des budgets
Politique d’achat
Documentation
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Les axes du SDSI
Inventaire des fonctions existantes
Définir les priorités
Construction du cadrecible de l’urbanisation
Etude d’impact sur l’organisation et le SI
Définition de la cartographie cible
Applications - Infrastructures - Réseau - Référentiels de données Flux entre les différentes briques
En fonction des axes stratégiques de l’organisation
Pour servir de référentiel à la construction de la cartographie cible
Mise à jour des composantes du SI Révision des processus métiers
Description des briques et des liens les unissant
AxesAxes Contenu ActeursActeurs
DSI Collaborateurs SI
DSI Directeurs métiers
DSI Collaborateurs SI
DSI Directeurs métiers
DSI Directeurs métiers Collaborateurs SI
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Les points d’attention
Améliorer ou proposer une nouvelle organisation de la DSI
Objectifs /Métiers
Objectifs /Direction SI
Identifier et qualifier les besoins en fonction de leur valeur ajoutée et des apports dans la nouvelle organisation
Trouver les solutions et les alternatives les plus appropriées (/fonctionnalités, /valeur ajoutée /
organisationnelles/urbanisation/usages)Programmer les allocations de ressources et de crédits
avec un nouveau plan de charge de type PPI
Préparer la conduite du changement
Renforcer la gouvernance par le pilotage
Assurer un état des lieux complet du système d’informationsProposer des structures et des outils (tableaux de bord) pour suivre
l’état d’avancement du déploiement du SDSI et l’évaluer
Définir les outils, les tendances technologiques et les méthodologies du service pour mieux contrôler son activité et l’évolution du SI
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Les objectifs sous-jacents du SDSI
Le SDSI est le moment favorable pour bien définir l’urbanisation du système d’information, mettre en évidence les interactions entre les différents composants afin de les rendre plus intégrés et plus performants.
C’est aussi l’instant pour définir son référentiel des données et le travail à accomplir pour assurer sa fiabilité et les procédures de mise à jour.
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5. Quelles sont les cibles du SDSI ?
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A quoi doit répondre le SDSI ?
Le SDSI offre l’occasion de rendre plus lisible le Système d’information au niveau de la direction générale par une mise en évidence :
De ses apports et du souci de sa disponibilité Des coûts Des moyens mis ou à mettre en œuvre De ses interactions Des priorités Etc
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A quoi doit répondre le SDSI ?
• Des élus, des directions, des services et des agents
• Des usagers• Des partenaires
Répondre aux besoins
Maîtriser & Optimiser les coûts
Mettre en placedes structures
Mobiliser etAccompagner
Assurerla cohérence
• Coûts d’acquisition et de fonctionnement
• Structures opérationnelles (DSI et directions-services utilisateurs)
• Structures de pilotage du SDSI
• Mobiliser les ressources financières et humaines• Accompagner le changement (hommes &
organisation)
• Veiller à la cohérence du système d’information et la maîtrise de son développement
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Les cibles du SDSI
Les Actionnaires (pilotage)
Les Elus (pilotage et e-administration)
La DG (pilotage)
Les directions (pilotage, gestion opérationnelle, back office, front office, support)
Les Personnels et Agents (gestion opérationnelle, back office, front office, support)
Les Clients et Administrés (information, e-services, démocratie participative et interactivité)
Les partenaires (échanges d’informations, espace collaboratif et e-services)
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6. Les étapes du processus de construction du schéma directeur
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Les points abordés
• Quelles étapes ?
• Quels livrables pour quelle étape ?
• Quelle organisation et quels acteurs ?
• Quel planning ?
• Quelles ressources ?
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Quelles étapes ?
• Préparation de la mission en définissant l’organisation du projet et en prenant connaissance du contexte.
Analyse de l’existant sur le plan fonctionnel, technique et organisationnel ainsi que les besoins couverts et non couverts.
Proposition d’axes d’évolution sous la forme de plusieurs scénarios globaux et choix d’un scénario.
Approfondissement du scénario retenu, définition des projets à mener et formalisation du SDSI.
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Quelles étapes (suite) ?
Points-clésPoints-clés
Convaincre Mobiliser Communiquer Organiser Planifier
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Illustrations (suite) (peu clair)
Contenu des entretiens préalables Organisation de la communication Implication des différents acteurs pendant et après le SDSI Planification et pilotage de la mission Importance du séminaire de lancement
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Quelles étapes (suite) ?
Recenser l’existant Recenser les besoins Synthétiser les besoins Comparer Evaluer le service rendu
Points-clésPoints-clés
Points d’attention sur les services au public
et partenaires
Points d’attention sur les services au public
et partenaires
Envisager éventuellement un benchmark
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Illustrations (suite) (peu clair)
Analyse de l’existant – comment l’aborder ? Intérêt d’un benchmark Nécessité de valider de façon intermédiaire les résultats
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Quelles étapes (suite) ?
Points-clésPoints-clés Définir les scénarios d’évolution Définir les cibles fonctionnelles et techniques Définir la liste des projets fonctionnels et techniques Définir la liste des actions-clés
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Illustrations (suite) (peu clair)
Construction des scénarios Choix du scénario et préparation des cibles Préparation du portefeuille de projets et des actions
d’accompagnement Importance de l’engagement du Comité de Pilotage
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Quelles étapes (suite) ?
Phase 4 : Formalisation du SDSI4
Points-clésPoints-clés Choisir le scénario Choisir la cible fonctionnelle et technique Choisir les projets fonctionnels et techniques Choisir les actions-clés Préparer le suivi du SDSI
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Illustrations (suite) (peu clair)
Validation du scénario et des moyens à mettre en œuvre Nécessité des actions d’accompagnement Nécessité d’un document de communication multi-cibles Préparation du suivi du SDSI
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Une étape à laquelle il faut penser ….
Des réunions de suivi des projets doivent se tenir régulièrement
Des arbitrages doivent être prononcés De réorientations peuvent être faites De nouveaux projets non prévus peuvent s’intercaler dans le
plan de déploiement Des budgets révisés
Suivi du SDSI5
Ne pas oublier qu’après son adoption l’exécution du SDSI doit aussi être suivi durant 4 à 5 années.
Des instances de gouvernance doivent être créées
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Les livrables associés à chaque étape
Etapes Livrables
Conducteur réunion lancement PAQ Planning
Questionnaire enquête
Synthèse enquêtes + benchmark
Synthèse étape 2
Projets fonctionnels
Projets techniques Projets d’organisation
Fiches Projet et Fiches Action
Rapport final et scénario choisi Cartographie Plaquette de communication
Synthèse étape 3 (+ scénarios)
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Les principaux livrables associés à chaque étape
Livrables UtilitéPhase 1 - Réunion de lancement + Compte rendu
Permet de cadrer le projet, de définir les acteurs, de planifier le projet
Phase 2 - Questionnaire d’enquête des besoins
Envoyé une semaine avant l’interview. Sert de base de travail à l’ identification des besoins
Phase 2 - Synthèse des enquêtes Synthétise les besoins exprimés par nature (fonctionnel-technique) et par activité – présente le benchmark
Phase 2 – Synthèse Etape 2 Rapport identifiant l’existant, les constats positifs et les axes d’améliorations
Phase 3 – Rapport de synthèse Phase 3 + liste des chantiers fonctionnels, techniques et organisationnels
Rapport précisant les axes d’améliorations, les moyens pour y arriver (ressources, budget, solutions et les contraintes selon les scénariosListe des chantiers (objet, budget, ressources, date cible, contraintes, etc) Plan d’actions à mener
Phase 4 – Rapport final Scénario retenu et amendéListe des chantiers retenus et planifiés + fiches projetPlan d’actions à mener et méthodes de suivi du SDSI
Phase 4 – Cartographie Cartographie applicative de l’existant et des projets
Phase 4 – Plaquette de communication Document de synthèse du SDSI à destination des élus, directeurs et agents de la collectivité
© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 53
Focus sur le rapport final
• L’analyse critique de l’existant• Le point sur le dernier SDSI• Les grandes orientations du système d’information :
fonctionnelles, techniques et organisationnelles• Les projets fonctionnels et techniques (objet, objectifs,
valeur ajoutée, budget, planning, contraintes de mise en œuvre, degré de priorité)
• Les moyens à mettre en œuvre (organisation, compétences et les méthodes à appliquer)
• Les actions transversales à prévoir (formation, conduite du changement, sensibilisation, adoption d’un référentiel, gouvernance du SI et du SDSI, etc)
• Le plan de financement sur 3 à 5 ans• Les règles de gouvernance (suivi de l’exécution du SDSI)
• Les facteurs-clés de la réussite (implication direction générale, etc)
Il décrit :Il décrit :
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Qui doit participer au projet ?
• Le DGS définit la stratégie de la collectivité
• Un ou des élus donne(nt) les orientations politiques
• Les directeurs et chefs de services expriment des besoins opérationnels et stratégiques
• Les utilisateurs-clés ou agents au contact du public expriment des besoins opérationnels
• Le DSI exprime des besoins stratégiques et techniques
• Les responsables de service ou de domaine de la DSI expriment des besoins techniques et des ressources
• Des partenaires expriment des besoins fonctionnels
© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 55
Quelle structure de projet pour exécuter le SI ?
Composition
Directeur Général des Services2 Directeurs Généraux Adjoints
Directeur de la D.S.I.Chef de projet Ville
Responsable de mission
Composition
Directeur Général des Services2 Directeurs Généraux Adjoints
Directeur de la D.S.I.Chef de projet Ville
Responsable de mission
Composition
Directeur Général adjointComité de direction D.S.I.
Chef de projet Directeur des FinancesDirection opérationnel
Responsable de mission
Composition
Directeur Général adjointComité de direction D.S.I.
Chef de projet Directeur des FinancesDirection opérationnel
Responsable de mission
Composition
Chef de projet Adjoint au responsable de mission
Composition
Chef de projet Adjoint au responsable de mission
Comité de Pilotage Comité Opérationnel
Comité restreint
Illustration
© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 56
Quels rôles au sein des instances ?
Décide du choix des prestataires à retenir pour les présentations
Valide le choix du prestataire Valide le planning de déploiement des
différentes fonctions et le plan qualité projet
Participe aux orientations et arbitre les options (organisation, affectation de ressources, engagement des dépenses) lors de la phase d’étude
Valide les études & développements internes
Participe aux présentations des logiciels Prépare les décisions du Comité de
Pilotage Participe à la phase de choix Participe à la préparation du projet de
déploiement Participe à la validation du dossier de
paramétrage Participe à la définition des actions de
communication Redéfinit et valide les nouveaux processus
Comité de Pilotage Comité Opérationnel
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Quel planning ?
1 semaine
DélaiDélai
2 semainesà
4 semaines 10 semainesà
3 semaines 4 semainesà
2 semaines 3 semainesà
Phase 1 : Cadrage et planification1
Phase 2 : Audit de l’existant
Phase 3 : Scénarios3
Phase 4 : Formalisation du SDSI4
2
© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 58
Quelles ressources (charges)?
Nature de la ressource Charge en jours
Commentaires
Directeur de projet 3 à 6 jours Surtout en réunion de Comité de pilotage
Directeur ou chefs de services 1 à 3 jours Lors des interviews ou groupe de travail
Chef de projet utilisateur SDSI 20 à 40 jours En réunion, en interview ou groupe de travail
Chef de projet informatique SDSI 10 à 20 jours En réunion, en interview ou groupe de travail
DSI 3 à 8 jours Pour les validations
Responsable de domaine de la DSI 1 à 2 jours Entretien
Utilisateur-clés 0,5 à 2 jours Selon importance du domaine
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7. Les tendances fonctionnelles et techniques constatées dans les différentes organisations
© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 60
Les tendances et chantiers /collectivités
• Optimiser l’usage des outils existants (RH, GF, EC, etc)
• Mettre en place de nouveaux outils de gestion (patrimoine, courrier, recrutement, commandes internes, recettes, etc)
• Mettre en œuvre des tableaux de bord• Développer le service public en ligne
(bornes interactives, service de proximité, mise en ligne de formulaires, espaces publics numériques, webtélé, accès wifi, etc)
• Favoriser aux handicapés l’accès au système d’information
Améliorer la gestion interne et le service à l’administréAméliorer la gestion interne et le service à l’administré
Illustration
© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 61
Les tendances et chantiers / entreprises
• Optimiser l’usage des outils existants (RH, GF, EC, etc)
• Mettre en place de nouveaux outils de gestion (CRM, gestion commerciale, )
• Mettre en œuvre des tableaux de bord et infocentre
• Développer le service client en ligne (gestion te suivi des commandes, offres de services web, etc)
• Favoriser aux partenaires l’accès au système d’information
Améliorer la gestion interne et les services aux clientsAméliorer la gestion interne et les services aux clients
Illustration
© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 62
Les tendances et chantiers
• Améliorer le partage d’informations (intranet – extranet - ENT) et la transmission externe avec l’état et des partenaires (Edi)
• Créer des infocentres décisionnels• Créer des bases de données interlocuteurs• Développer la dématérialisation (ex : gestion
courriers/notes réflexion sur l’archivage légal et opérationnel, délibérations ....)
• Améliorer le partage d’informations (ex : photothèque) et la transmission interne (circuits de l’information et intranet, bornes numériques-agents)
• Améliorer l’interaction du SIG ou gestion des process avec le système de gestion
• Faciliter les rencontres, réduire les temps et frais de transport (téléconférence, webconférence)
Améliorer le partage de l’information et sa transmissionAméliorer le partage de l’information et sa transmission
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Les tendances et chantiers (suite)
• Améliorer l’assistance aux utilisateurs, le confort de travail et l’accès aux agents ne possédant pas de postes de travail
• Accompagner le changement des procédures
• Mener une réflexion sur les missions, l’évolution des compétences et les charges de la DSI, la disponibilité et la sécurité du SI
Mieux s’organiser au sein de la DSI pour améliorer le service renduMieux s’organiser au sein de la DSI pour améliorer le service rendu
© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 64
Les tendances et chantiers (suite)
• Déployer et usage généralisé les logiciels libres
• Consolider l’infrastructure informatique et téléphonique
• Développer la stratégie Xnet (intranet – extranet)
• Faire évoluer l’infrastructure de manière cohérente afin de produire des services à valeur ajoutée
• Virtualisation, nomadisme, sécurisation et disponibilité SI
Mettre un socle technologique cohérent pour assurer un déploiement pérenneMettre un socle technologique cohérent pour assurer un déploiement pérenne
Illustration
© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 65
8. Comment réussir son SDSI ? Comment suivre l’exécution du SDSI ? – Quel sera le rôle du DSI ? – Les principes de
gouvernance
© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 66
Comment réussir l’exécution de son SDSI ?
• Mettre en place des structures de gouvernance
• Intégrer la MOA dans la conduite des projets
• Mettre en place des outils de pilotage des projets
• Communiquer sur l’avancement du SDSI
• Réviser le SDSI annuellement
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Mettre en place des structures de gouvernance
Rôle
• Etablir les priorités• Vérifier l’avancement général• Lancer ou arrêter les projets
Rôle• Contrôler l’avancement des projets
des Pôles ou Directions et leur coordination au sein de son Pôle ou direction
• Coordonner les actions et les mobiliser les ressources
• Rendre compte au CMSI
Comité de Management du Système d’information
CMSI1 réunion tous les 6 mois
Comité deCoordination
COCOR3 à 4 réunions/an
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Mettre en place des structures de gouvernance (suite)
DSI Responsables
d’activité
Comité Informatique
1 réunion hebdomadaire
RôlesIl est composé :
Documents à fournir
Ordre du jour Plan d’actions mis
à jour Portefeuille des
projets mis à jour Indicateurs mis à
jour une fois par mois
Décision et arbitrage Echange et partage
d’informations Prépare les réunions du CMSI
et COCOR Interface avec la Direction
Générale et les autres entités de la collectivité
Au besoin des réunions de synchronisation par activité peuvent être organisées de façon hebdomadaire
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Intégrer la MOA dans les projets
• Développer la responsabilisation de la MOA
• Professionnaliser la MOA à la conduite des projets informatiques
• Gérer la conduite du changement• Communiquer• Impliquer la direction
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Mettre en place des indicateurs de pilotage du SDSI
Objet du projetDate cible
TendanceRespect
délaiRespectbudget
Définition et généralisation d’outils de gestion de projets. Elaboration de revues de projets pour améliorer le pilotage
Mi-2008 J K L
SUIVI DES BUDGETS
SECURITEDISPONIBILITE DU SI
HELPDESK APPLICATIF & BUREAUTIQUE
VOLUMES D’ACTIVITE DU SI
PROJETS APPLICATIFS
Indicateurs signifiant le taux de disponibilité du SI et le niveau de sécurité
Indicateurs signifiant pour chaque projet, son état d’avancement, le respect du délai, des budgets et de la cible et les difficultés rencontrées
Indicateurs signifiant l’état de consommation des budgets d’investissement et de fonctionnement
Indicateurs signifiant le nombre d’appels et le taux de réponse
Indicateurs signifiant les volumes et leur évolution (stockage, messages échangés, nombre d’imprimantes, de PC, etc)
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Communiquer sur l’exécution du SDSI
Publier tous les 4 ou 6 mois un édito sur la progression du
SDSI
Point sur le calendrierd’avancement
Focussur les projetsprincipaux ou critiques
Point surl’organisationdu SDSI
Focussur les objectifs d’un projetlancé
Focussur un projet en mode opérationnel
Axes retenusdans le SDSI
Instancesdu SDSI
Publier un document de synthèse à l’intention des élus et des actionnaires
Enjeux et axes du SDSI Projets – Planning et budgets associés Actions de fond à mener Ressources identifiées Réflexions à mener
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Réviser le Schéma directeur au moins annuellement
Le schéma directeur ne doit pas rester figé après son élaboration.
De nouveaux projets dictés par les circonstances peuvent apparaître, des projets prévus stoppés ou simplement arrêtés. Les budgets sont susceptibles aussi d’évoluer. Des actions d’accompagnement supplémentaires peuvent être décidés.
L’instance de gouvernance du SDSI doit se réunir au moins deux fois par an pour décider de nouvelles orientations et compléter la feuille de route des années qui suivent.
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Quel rôle du DSI dans l’exécution du SDSI ?
A l’exception des projets techniques et des projets fonctionnels transversaux, il n’est pas le propriétaire ou le responsable des projets. Mais il doit :
Veiller à la cohérence de leur mise en œuvre Apporter des conseils dans la conduite des
projets Apport son soutien à travers la mise à disposition
d’un chef de projet IT (CPI) lié au chef de projet Métier (CPU)
Suivre les budgets Contrôler et piloter les prestataires Préparer les reportings pour l’instance de suivi
du SDSI Synchroniser les actions d’interdépendance
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Prérequis et facteurs-clés de la réussite
Associer la direction générale à la démarche qui ne doit pas être le fait de la direction des systèmes d’information
Faire prendre conscience aux directions métiers du rôle important qu’elles ont à jouer sur le SI
Associer dans une démarche participative tous les agents/personnels concernés par le SI
Communiquer sur l’utilité et le respect du SDSI
Ne pas dépasser 3 à 5 mois la période de réalisation du SDSI
Prévoir les instances de suivi du SI et du SDSI
Mettre en place les outils de pilotage du SDSI et du SI
La vie du SDSI doit être co-animée par les directions métiers avec le soutien de la DSI
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9. Comment réduire les délais et les coûts de réalisation d’un SDSI ?
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Comment réduire les délais ?
• Préciser les grandes orientations politiques de la collectivité
• Préparer la cartographie des applications • Préparer la cartographie de l’infrastructures• Préparer la liste des chantiers fonctionnels et
techniques• Planifier toutes les étapes du SDSI• Préparer des questionnaires• Utiliser la messagerie pour la gestion des agendas• Mobiliser les ressources avant la notification et prévoir
leurs charges dans l’espace de déroulement du SDSI
Préparer un maximum d’éléments pour réduire la phase d’analyse de l’existant Planifier un maximum d’actions pour mobiliser à l’avance
Faire valider les rapports finaux par la direction générale et le groupe projet
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Comment réduire les coûts ?
• Définir le plus en amont possible les orientations de la collectivité ou de l’entreprise
• Formaliser le plus en amont possible les éléments sur l’existant et les projets
• Participer aux phases d’analyse des besoins pour bien s’imprégner du SDSI
• Choisir un AMO ? ayant une bonne expérience des collectivités ou entreprises de votre nature et de votre taille
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Comment préparer l’Appel d’offres SDSI ?
• Méthodologie (interviews individuelles, groupe)
• Qualité, expériences et compétences de l’équipe
• Références dans le domaine d’activité
• Plan qualité projet
Points-clés de l’offre
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Composition de l’AO
• Orientations politiques et contexte de la collectivité• Contexte et existant informatique (applications et
infrastructures, organisation informatique)• Amélioration attendues
Objectifs du SDSI Etapes du projet Planning du SDSI Ressources internes à consacrer Organisation mise en place Livrables attendues Contraintes à respecter
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Critères de choix du prestataire
• Références du prestataire et du responsable de mission
• Qualité des livrables
• Méthodologie de la phase d’analyse des besoins
• Durée de la prestation
• Prix
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10. Atelier 1 sur l’alignement orientations stratégiques des organisations avec les orientations IT
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Atelier n°1 – Orientations stratégiques
Durée : 1h
A définir avec Pluralis
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11. Le focus sur le portefeuille des projets
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Focus sur le portefeuille projets
Quels objectifs ?
Identifier les projets fonctionnels, techniques et organisationnels liés directement au SDSI Identifier les critères sur lesquels vont se baser leur priorisation Prioriser les projets Constituer des scénarios d’évolution Les ordonnancer en fonction du scénario choisi Les suivre de manière opérationnelle afin de vérifier leur état d’avancement
Qu’est ce qu’un projet
Un projet est une chose ou un ensemble de choses que l'on se propose de faire en un temps donné, mettant en œuvre des ressources humaines et matérielles faisant l'objet d'une budgétisation, et aboutissant à un ensemble de livrables. Dans le cadre du système d’information, le projet peut déboucher sur une solution fonctionnelle (application) ou solution technique voire la combinaison des deux. Un projet peut englober un ensemble d’actions dépendantes pour aboutir à la mise en œuvre d’un nouveau processus ou des résultats immatériels.
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Focus sur le portefeuille projets
Quelles informations pour identifier les projets ?
Programme d’appartenance et propriétaire du projet Caractéristiques et descriptif du projet Critères de priorisation (ROI, importance, niveau de difficulté, budget, délai, ressources,
dépendance, etc) Chef de projet pressenti Date ou période de démarrage Etc
Comment prioriser les projets ?
Se fixer sur une notation arithmétique et sur des critères acceptés Réunir les bons interlocuteurs capables de les prioriser
Comment suivre l’avancement des projets ?
Faire des revues périodiques Si les projets sont nombreux, adopter un outil de gestion de projet où le chef de projet
renseignera régulièrement les indicateurs
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Conclusion
12 grandes Tendances du SI
Optimisation logiciels existants Pilotage (dont Infocentre) Développement de la dématérialisation Développement de l’e-administration Développement de l’esprit collaboratif et du partage des connaissances Ouverture du SI vers l’extérieur
Avènement du nomadisme Introduction de la gouvernance du SI Optimisation des dépenses et mutualisation Conduite du changement Analyse de la valeur Evolution des infrastructures (urbanisation, VOIP, virtualisation, disponibilité SI, etc)
1. Lancement
2. Analyse besoins
3. Recommandations
4. Formalisation
4 étapes 5 Objectifs4 Facteurs-clés réussite
Répondre aux besoinsOptimiser les coûtsMettre en place la gouvernance et maîtriser le développementMobiliser des ressourcesPréparer le changement
Impliquer la DG Planifier les étapes Mobiliser des ressources Communiquer
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Journée 2
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Rappels des concepts et de la démarche
• Le SI et sa place dans les organisations
• Les objectifs du SDSI
• Les enjeux liés au SDSI
• Les cibles du SDSI
Les étapes du processus SDSI
Les conditions à réunir
Le portefeuille des projets et sa priorisation
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Atelier n°2 – Priorisation des projets
Durée : 1h30
Constituer les groupes
Définir ce que peut être un projet ? Quels sont les composantes d’un portefeuille de projets ? Sur quels critères peut-on se baser pour prioriser les
projets IT ?
Présenter le résultat de vos réflexions de votre groupe en 20 min
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Atelier n°3 – Réalisation d’u n SDSI
Données du cas pratique :• Entreprise française de 4.000 personnes dont 1.700 en France -
Siège et DSI à Paris• 10 Usines dans le monde (3 en France, 3 en Europe, 1 en Tunisie, 1
en Chine, 1 en Inde)• 30 filiales dans le monde dont 15 en Europe• 4 lignes de produits industriels manufacturés dont la moitié sont
configurés en fonction des besoins du client. En 2012, les lignes étaient vendues par 3 réseaux. En 2013, une action pour fusionner les réseaux
• Un projet de croissance externe sur les 4 années à venir avec un taux de croissance de 20%
• 80% des produits sont vendus par des revendeurs. Les matériels importants configurés sont vendus la plupart du temps directement par les filiales
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Atelier n°3 – Réalisation d’u n SDSI
Contexte SI :• Un ERP acquis en 2002 entièrement personnalisé + 4 ERP (SAP B-one,
Sage, etc) récupérés lors des acquisitions (Chine, Espagne, Inde). L’ERP actuel n’est plus maintenu par l’éditeur qui a proposé et s’est vu accepté la nouvelle version.
• Des spécifiques développés en fonction des usines (CRM, configurateur, qualité, facturation selon les pays, gestion d’entrepôt) avec une habitude installée d’avoir une partie de sur-mesure
• Une DSI de 75 personnes dont 20 personnes réparties sur les usines importantes (Espagne, Chine, Tunisie), le reste en France au siège. Une bonne maturité de la DSI dans la connaissance des métiers. Mais à ce jour, une gestion de projet non homogène avec 30% de profils analystes tournés vers le développement et des développeurs.
• Une volonté forte de la direction générale d’utiliser le SI comme un levier pour le business
• Une volonté de contrôler le SI des autres usines et filiales mais en laissant une autonomie minimum
• Une bonne maturité de la maîtrise d’ouvrage sur les sites français. Moins dans les autres pays.
• Des projets de changement du système RH (gestion des RH mais sans la paie qui restera locale) pour l’année 2013
• Des projets de mise à disposition d'outils transversaux (portail intranet, GED, archivage, etc) pour les deux années à venir
• Une tendance à externaliser dans les 4 années les infrastructures pour ne conserver que l’expertise
• Une volonté de mettre en place des hubs de distribution en Europe, en Inde et en Chine
• Une décision de mise en place d’un PMO a été décidé en début d’année• Un budget annuel représentant 2,5% du CA qui devrait être ramené à 2% sur les 4
années à venir
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Atelier N°3 – Réalisation d’u n SDSI
• Constituer les équipes
• Faire le planning de la mission et constituer les instances de pilotage du SDSI
• Définir les orientations business et les contraintes du SI• Présenter les grandes orientations du SDSI• Fournir des éléments budgétaires liés au SDSI• Déterminer les facteurs-clés de sa réussite
• Présenter le résultat de vos réflexions de votre groupe en 20 min
Durée : 3h00
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Swot du SI actuel
Interne
Forces FaiblessesUn système d’information et une fonction SI donnant globalement satisfaction et des technologies répondant au besoin.
Une équipe informatique compétente et motivée.
Une stratégie de système d’information centralisée, progressive, adaptée et intégrant la dimension internationale.
Un SI maîtrisé par l’entreprise et sa DSI. Une source à la fois d’autonomie et de réactivité / flexibilité.
Un réseau d’expert SI dans les métiers partie prenante dans la mise en œuvre du SI. Une atmosphère favorable au changement.
Coût du système d’information.
Un système d’information hétérogène, complexe et des fonctionnalités déployées de manière différente selon les pays (ERP, CRM, …).
Une complexité de consolidation d’ensemble sur les aspects financiers et tableaux de bord stratégiques.
Des ERP (Baan, Opera, …) et certaines applications (CIMSA, …) en fin de vie technologique.
Un manque d’intégration impliquant des ressaisies.
Des maîtrises d’ouvrage à améliorer (CP / Back office du fait de l’hétérogénéité des outils)
Certains métiers peu enclins à utiliser les nouvelles technologies de l’information pour innover.
Des outils déployés mais pas toujours utilisés (CRM, …)
Certains secteurs ITD en manque de ressources.
Externe
Opportunités MenacesUne nouvelle organisation offrant de nombreuses opportunités, une volonté de simplifier et d’homogénéiser.
Davantage d’alignement entre la stratégie de système d’information et les métiers.
Accroître l’utilisation des potentiels du système d’information à travers l’uniformisation des outils à l’échelle du groupe.
Des business processus non définis (surtout sur le volet international).
Des projets de forte ampleur sur une échelle temps restreinte pouvant être facteur de perturbations.
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Les projets avec les objectifs et le planning prévisionnel
Décisionnel BI
Gestion des documents
Extranet
Integration
Continuer à intégrer les agences et filiales dans réseau Evolution vers le cloud computing Garantir le niveau de sécurité, le taux disponibilité et les temps
de réponses attendus
Infrastructure
Optimiser et maîtriser le catalogue applicatif Proposer un poste de travail virtuel Unifier les processus support dans tous les pays
Capitaliser les connaissances Améliorer les processus de partage des documents Prendre en compte l'archivage et le versionning Réduire les coûts et l'infobésité
Généraliser le décisionnel à tous les processus-clés et Le faire évoluer en liaison avec les composants du SI L'adapter aux besoins des utilisateurs Adosser le décisionnel sur un datawarehouse complet
Urbaniser le SI au travers d’un bus d’intégration, Faire évoluer la modélisation de processus au travers un l de
BPM
Objectifs
Construire et étendre progressivement le BI à
l’horizon 2013/2018
Définir une stratégie en 2013 puis déployer à partir de 2014
jusqu'à 2010
Déployer à partir de 2013 jusqu'en 2016
Migrer progressivement vers le cloud de 2015 à 2020
Migrer progressivement vers le poste virtuel de 2015 à 2020
Planning
Poste de travail
Sécurité du SI
Suivi des demandes Accéder aux documents techniques Sécuriser et maîtriser les échanges d’infos avec l’extérieur
Optimiser l'usage de Livelink sur l'horizon 2013/2020
Mettre en œuvre une politique de sécurité Communiquer sur les bonnes pratiques et les règles de sécurité
Améliorer et auditer la sécurité de 2013 à 2020
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