SIFAC SIFA UNIVERSITE DE PARIS SUD 11 ~ SIFAC PRESENTATION SIFA SIFAC SIFA 2010

SIFAC

SIF

AUNIVERSITE DE PARIS SUD 11

~ SIFAC

PRESENTATION

SIF

A SIF

A SIF

A

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SIF

A2010

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ASYSTEME D’INFORMATION FINANCIER ANALYTIQUE ET COMPTABLE

Un groupe de travail composé de : * 17 établissements* AMUE* Steria et Accenture Ils ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC

UP11 fait partie de la vague 2010

SIFAC c’est :

INTRODUCTION

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A

FMFMComptabilité budgétaire

SAP ECCProgiciel de

Gestion Intégrée

SDSD COCOContrôle de gestion

FIFIComptabilité générale

TVTVGestion des frais de mission

AMAMGestion des immobilisations

MMMMGestion des achats

Administration des ventes

PPPPGestion de la production

LELEGestion des flux logistiques

PMPMGestion des

usinesHRHRGestion des

ressources humaines

PSPSGestion de projet

Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur.

SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP.

LES MODULES SAP

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AL’université a besoin :

• De moderniser et de fiabiliser sa gestion afin de certifier ses comptes. Pour cela des commissaires aux comptes ont été nommés.

•De calculer ses coûts en terme de formation, de recherche et d’infrastructure par une comptabilité analytique. En la matière c’est le contrôle de gestion qui gère la comptabilité analytique de l’UP11.

POURQUOI ?

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ALe périmètre financierLe périmètre financier : :

Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante. Il est unique pour Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante. Il est unique pour l’établissement. Il est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : la l’établissement. Il est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : la M9-3.M9-3.

L’organisation d’achat : correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les : correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes externes.commandes externes.

Société : : une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis . une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis .Les centres financiersLes centres financiers : Unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est : Unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est

exécuté. C’est un niveau de vote, de répartition, d’exécution et de reporting exécuté. C’est un niveau de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire. Ils sont organisés en hiérarchie (4 niveaux hiérarchiques utilisés).budgétaire. Ils sont organisés en hiérarchie (4 niveaux hiérarchiques utilisés).

Centre de coûts : : Le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la Le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la structure. C’est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de dépenses primaires de type frais structure. C’est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de dépenses primaires de type frais généraux.généraux.

Centre de profit : : Le centre de profit est destiné à tracer les dépenses et recettes dont la structure à la Le centre de profit est destiné à tracer les dépenses et recettes dont la structure à la responsabilité. C’est le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut responsabilité. C’est le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat. suivre un compte de résultat. Le centre de profit collecte directement les produits issus de la facturation et Le centre de profit collecte directement les produits issus de la facturation et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.

LES NOTIONS

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ANIVEAU 1

NIVEAU 2 UNITES BUDGETAIRES900, 901, 902, 903, 910, 920, 930, 940,

950, 960, 970, 980, 990

FORMATION RECHERCHE SUPPORT (logistique, administration…) 01 02 03

LABORATOIRES et SERVICES

NIVEAU 3

NIVEAU 4

UP11

BUDGET ANNEXE - SACD454, 451

SOCIETES9990 Budget Général 4510 Campus 4540 SAIC 4530 FONDATION

LA STRUCTURE DE L’UNIVERSITE

PERIMETRE FINANCIER ORGANISATION D’ACHATPERIMETRE ANALYTIQUE

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A Le Le mandantmandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique. C’est le premier est la notion SAP correspondant à un environnement technique. C’est le premier

élément à renseigner lors de la connexion à SIFAC.élément à renseigner lors de la connexion à SIFAC.

* 500 production ou 310 pré-production* 500 production ou 310 pré-production

* nom utilisateur* nom utilisateur

* mot de passe* mot de passe Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en oeuvre trois types de Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en oeuvre trois types de

données :données :

– Les Les données structurantesdonnées structurantes de paramétrage (société, périmètre financier, organisation d’achat, de paramétrage (société, périmètre financier, organisation d’achat, division)division)

– Les Les données de basedonnées de base (référentiel : fournisseur, client, compte générale, centre de coût, centre (référentiel : fournisseur, client, compte générale, centre de coût, centre de profit…)de profit…)

– Les Les données de transactiondonnées de transaction (pièces : budgétaire, OM, commande …) (pièces : budgétaire, OM, commande …)

NOTION DE MANDANT

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A Les pièces (engagement financier, commande d’achat, facture, mission, etc.) Les pièces (engagement financier, commande d’achat, facture, mission, etc.)

seront saisies sur les axes d’imputation budgétaires, comptables et analytiques.seront saisies sur les axes d’imputation budgétaires, comptables et analytiques.

Les trois comptabilités portent chacune des axes d’imputation propres :Les trois comptabilités portent chacune des axes d’imputation propres :

– 5 axes budgétaires5 axes budgétaires

– 1 axe de comptabilité générale1 axe de comptabilité générale

– 4 axes analytiques4 axes analytiques

Tous ces axes ne sont pas à saisir (processus des dérivations)Tous ces axes ne sont pas à saisir (processus des dérivations)

LES AXES D’IMPUTATION

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ATrois axes obligatoiresTrois axes obligatoires : :

* Centre financier : * Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et en centres de responsabilité. l’établissement en unités budgétaires et en centres de responsabilité.

* Compte budgétaire : * Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables (FI).comptables (FI).

* Domaine fonctionnel : * Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF).destinations LOLF).

Deux axes optionnelsDeux axes optionnels : :* Fonds : * Fonds : définit définit l’origine des fonds et/ou leur utilisation. Les origines de l’origine des fonds et/ou leur utilisation. Les origines de

financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans l’axe Fonds.(DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans l’axe Fonds.

* Programme de * Programme de financement : financement : permet de modéliser en comptabilité budgétaire permet de modéliser en comptabilité budgétaire les conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes les conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes. correspondantes.

AXES BUDGETAIRES

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ALes 4 axes analytiques

* La nature comptable : un compte analytique correspondant à la nature de dépense ou de recette. Une nature comptable est créée pour chaque compte comptable de classe 6 et 7, ainsi que pour certains comptes de classe 2.* Le centre de coûts : un centre d’analyse collecteur de coûts.* Le centre de profit : un centre d’analyse collectant directement les recettes et indirectement les coûts (un ou plusieurs centres de coûts sont liés à un centre de profit)Le centre de profit est un élément pour lequel le résultat analytique peut être calculé.* L’eOTP : un élément d’Organigramme Technique de Programme correspond dans Sifac à une convention ou une opération. Le résultat analytique de l’eOTP peut être calculé.

AXE COMPTABLE ET AXES ANALYTIQUES

L’axeL’axe comptablecomptable

Il représente la nomenclature M9.3 pour l’Université Paris Sud. Dans la souche Sifac, Il représente la nomenclature M9.3 pour l’Université Paris Sud. Dans la souche Sifac, le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est chargé. le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est chargé.