View
61
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
Cabinet DEVINCI ConseilStratégie & Management des organisations
Ingénierie des produits et des process
2, Rue Crucy 44000 NANTES
L’accélérateur du développement de l’entreprise,de l’amélioration des performances internes
et de l’innovation ...
Site : Devinci-conseil.fr
Management de projet
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 2
Programme
Les fondamentaux de la gestion de projet Le chef de projet (autodiagnostic) Le cadrage du projet
La note de cadrage L’analyse fonctionnelle – Cahier des charges
Préparation du projet Les tâches Les ressources Les coûts et le budget L’analyse des risques Les tableaux de bord et les indicateurs
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 3
Programme
MS Project : Planifier, simuler et suivre L’animation de réunion
Maitriser les techniques Appréhender les réunions types d’un projet
Les méthodes de résolution de problème Savoir résoudre un problème
Recherche de solutions, créativité et innovation Favoriser la créativité et l’innovation
Le suivi de projet Anticiper plus que réagir
La clôture et le bilan d’un projet
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 4
Méthode
Un mot : J’apprends et je mets en œuvre
Mon projet
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 5
QU’EST CE QU’UN PROJET ?
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 6
Qu’est ce qu’un projet ?
Notion de projet
Un projet consiste à réaliser une idée ayant un caractère nouveau
Cette réalisation est unique Elle est éphémère Il faut un certain temps pour la réaliser
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 7
Qu’est ce qu’un projet ?
Comment traduire une idée en projet ?
Transformer l’idée en objectifs Techniques Ce que l’on veut faire De délai En combien de temps De coût Avec quel budget
Définir les moyens nécessaires Prévoir l’Organisation et la Gestion de projet
Fonction du cadrage d’un projet
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 8
Qu’est ce qu’un projet ?Les composantes
MANAGEMENT DE PROJET : PREVOIR, ANIMER, CONTROLER
REALISATION DU PROJET (Coût C)
Plan de travail
Méthodes
Moyens humains
Moyens matériels
BASEDE
DEPART
REALISATIONTDélais D
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 9
Qu’est ce qu’un projet ?
Vie d’un projetSuivre une démarche structurée et structurante
Les phases
CadragePréparationSuivi
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 10
Qu’est ce qu’un projet ?
Vie d’un projet Le cadrage
Définir le projet dans ses grandes lignes La préparation
Mettre en place l’équipe projet Effectuer le découpage, la planification et la gestion des coûts
destinés à servir de référence au suivi projet L’exécution et le suivi
Lancer les actions successives du projet Analyser périodiquement l’avancement et l’évolution du projet Effectuer les synthèses nécessaires à la maîtrise des objectifs Appliquer éventuellement les actions correctives
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 11
Phase exécutionPhase préparationPhase de cadrage
Qu’est ce qu’un projet ?M
anag
emen
tEx
écut
ion
Formalisation du besoin et étude d’opportunité
Constitution de l’équipe
projet
Préparation du projet Suivi du projet
Exécution du projet
Idée
Dossier de synthèse
Décision de lancement
Dossier de référence
Début des travaux
Clôture du projet
Bilans d’avancement
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 12
Qu’est ce qu’un projet ?
L’EQUILIBRE – « TECHNIQUE – COÛTS – DELAIS »
Les 3 AXES :
Technique
DélaisCoûts
100 %
100 % 100 %
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 13
Qu’est ce qu’un projet ?
Technique
DélaisCoûts
100 %
100 % 100 %
Technique
DélaisCoûts
100 %
100 % 100 %
Objectifs techniques trop ambitieux
Financement limité et insuffisant
Bien dimensionner les axes pour réussir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 14
Qu’est ce qu’un projet ?
Technique
DélaisCoûts
100 %
100 % 100 %
Technique
DélaisCoûts
100 %
100 % 100 %
Délais insuffisants Moyens insuffisants
Bien dimensionner les axes pour réussir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 15
Le chef de projet
Le rôle du chef de projet
La méthode CPS
Communiquer et MotiverPrévoirSavoir Faire-Faire (Déléguer)
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 16
Le chef de projet
Bilan des compétences :
Bilan initial
Référentieldes
compétences
FORMATION&
ACTIONSBilan final
Référentieldes
compétencesMesure des écarts : les acquisPlan de progrès : ce qu’il reste à acquérir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 17
Le chef de projet
Rôle
du
chef
de
proje
t
1Organiser 2
Animer
3Motiver
4Communiquer
9Décider
6Analyser
7Gérer
8Prévoir
5Faire-faire
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 18
Le chef de projet
1 – Organiser
Les hommes Utiliser la bonne personne au bon endroit
Les moyens (prévoir et allouer des moyens) Locaux Mobilier Outillages, informatique …
Le cadre de travail (formaliser et mettre en place un cadre) Structure Règles communes Méthodes de travail
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 19
Le chef de projet
2 – Animer
Créer des équipes Favoriser les échanges
Assurer des réunions Entretenir des contacts formels et informels
Créer la dynamique Définir et communiquer des objectifs Donner une vision d’avenir Encourager l’innovation
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 20
Le chef de projet
3 – Motiver
Donner de l’intérêt au travail Découper le travail Responsabiliser
Faire participer à l’effort commun Informer Décloisonner
Créer un climat agréable Données des signes de reconnaissance
Intérêt à la personne et à son travail Récompenser et promouvoir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 21
Le chef de projet
4 – Communiquer
Communiquer avec son équipe Pour s’informer et informe Pour s’intéresser aux personnes et à leur travail Pour comprendre les problèmes
Communiquer avec l’extérieur La direction et les autres services Les clients, les fournisseurs, les sous-traitants
Organiser les communications Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles Relations extérieures
Favoriser la communication
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 22
Le chef de projet
5 – Faire-faire
Déléguer Définir la mission ou la tâche S’assurer de ses possibilités d’exécution En déléguer la responsabilité
Contrôler S’informer (écouter et se faire un jugement) Tirer les conclusion
Soutenir Psychologiquement (compréhension) En dosant les décisions de son collaborateur En donnant les moyens nécessaires
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 23
Le chef de projet
6 – Analyser
Déterminer les critères de mesure (indices) Analyser la productivité
Réalité/Prévisionnel Analyser l’évolution des coûts Analyser l’évolution des délais Analyser la situation du personnel S ’analyser (capacité à prendre du recul sur soi)
La maîtrise de son temps Ses problèmes relationnels Ses connaissances (évolution, formation)
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 24
Le chef de projet
7 – Gérer
La production Le réalisé et les aléas
Le temps Planifier et contrôler l’avancement Gérer son propre temps
Les coûts De développement, de production
Les hommes Recrutement et adéquation à l’emploi Gestion des conflits
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 25
Le chef de projet
8 – Prévoir
L’évolution des besoins L’évolution des financements L’évolution du personnel L’évolution des moyens L’anticipation des aléas et des risques
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 26
Le chef de projet
9 – Décider
Chercher à établir des consensus, mais savoir trancher Décider en matière d’organisation Décider les actions
Concernant la production Concernant les hommes
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 27
Le chef de projet
Les qualités du chef de projet
La méthode CPS
CharismePsychologieSachant motiver
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 28
Le chef de projet
1 – Qualités personnelles
Persévérance, volontaire, combatif Décideur Réaliste et pragmatique Créatif Compétent en management Suffisamment compétent en technique pour comprendre les
problèmes
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 29
Le chef de projet
2 – Qualités humaines
Juste, non laxiste, sachant dire « Non » Disponible Clair, concis (attitude cohérente) Attentif aux autres
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 30
Le chef de projet
3 – Qualités de manager
Animateur Sachant motiver Organisateur Sachant déléguer et faire confiance Ayant de l’intuition et un bon esprit de synthèse Sachant contrôler
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 31
Le chef de projet
4 – Qualités de communication
Apte au dialogue et à l’écoute Sachant s’exprimer clairement Négociateur
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 32
CADRAGE DU PROJET
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 33
Cadrage du projet
La méthode CPS
CadragePragmatique et Synthétique
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 34
La méthode CPS permet de définir le projet en 7 points en se posant les questions essentielles
Cadrage du projet - Pourquoi
Il est difficile de parler d’un projet avant d’avoir fait une analyse détaillée du travail à réaliser.
Il est donc nécessaire d’effectuer une première estimation générale pour pouvoir « cadrer le projet » … et le vendre !
A ce stade de la définition du projet il faut être pragmatique, être capable de projeter le futur en extrapolant les expériences passées, faire preuve d’intuition pour imaginer les aspects les plus innovateurs du projet et sentir les vraies difficultés.
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 35
Cadrage du projet - Comment
La méthode CPS (cadrage pragmatique et synthétique) est un moyen utile pour :
Cadrer dans ses grandes lignes un programme ou un projet
Le présenter de façon pédagogique et synthétique (avec 7 planches)
C’est un élément important dans le cadre de la Communication
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 36
Cadrage du projet
Le « Quoi »• 1 - LE PROJET• 2 - LES OBJECTIFS
Le « Comment »• 3 - LA TECHNIQUE• 4 - LE PLANNING• 5 - LES MOYENS
L’organisation• 6 - LE MANAGEMENT DU PROJET• 7 - LA COMMUNICATION
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 37
Cadrage du projet
1 – LA DEFINITION DU PROJET
Nom Définition succincte Caractéristiques essentielles Motifs qui sous-tend ce projet
Adopter la logique de la cathédrale
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 38
Cadrage du projet - Formaliser
2 – LES OBJECTIFS Objectifs techniques
Les résultats attendus du projet (à quantifier) Objectifs de délais
Dates de fin de projets Les jalons importants du projet
Objectifs de coût Le coût raisonnable pour réaliser ce projet
Hiérarchisation des objectifs
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 39
Cadrage du projet
3 – LA TECHNIQUE
La base sur laquelle s’appuie le projet(expérience, étude de faisabilité)
Les difficultés principales de ce projet Les solutions de repli en cas de problème
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 40
Cadrage du projet
4 – LE PLANNING
Les dates clés Les grandes phases du planning Les points de rendez-vous (jalons)
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 41
Cadrage du projet
5 – LES MOYENS Les hommes
Les spécialistes Les groupes (services, équipes …) Les sociétés (sous-traitants, fournisseurs …)
Le matériel Les moyens de réalisation et de contrôle Les outillages divers Les locaux
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 42
Cadrage du projet
6 – LE MANAGEMENT DU PROJET
Le responsable Son pouvoir et ses fonctions L’équipe et le rôle de chacun L’organisation de l’équipe L’organisation générale du projet (structure)
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 43
LA STRUCTURE DE
MANAGEMENT
DU PROJET
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 44
Structures de management du projet
Les critères d’organisation d’un projet1. Maîtriser Technique – Délai – Coût2. Pouvoir motiver
Structure qui permet la délégation, une bonne communication3. Maîtriser toutes les techniques : équipe pluridisciplinaire4. Assurer la qualité
Personnel motivé – Méthodes rigoureuses mais souples – Pérennité de l’équipe
5. Etre objectif : Ne pas être juge et partie6. Pouvoir communiquer facilement
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 45
Structures de management du projet
Les différentes structures de management de projet Coordination interne
Le chef de projet fait parti du service réalisateur du projet.Il coordonne les autres services par l’intermédiaire des correspondants qui lui sont désignés.
Coordination fonctionnelleLe chef de projet est placé sous l’autorité de la direction générale, ce qui lui donne un pouvoir supérieur à celui des coordinateurs internes.Il coordonne les services impliqués dans le projet par l’intermédiaire des correspondants qui lui sont désignés
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 46
Structures de management du projet
Les différentes structures de management de projet (suite) Structure matricielle
Le chef de projet a autorité sur les correspondants nommés dans chaque service.Ces correspondants restent attachés à leur services d’origine qui se situe dans une position de fournisseur de personnel vis-à-vis du chef de projet
Structure « Equipe autonome »Les spécialistes sont détachés de leur services et mutés temporairement dans une équipe spécifique sous l’autorité du chef de projet dont ils dépendent hiérarchiquement
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 47
Structures de management du projet
STRUCTURE AVANTAGES INCONVENIENTS CONCLUSIONCoordination interne
Aucune modification de l’organisation
Faible pouvoir du chef de projet sur les autres services
Convient aux petits projets lorsque l’essentiel des travaux est réalisé dans le service du chef de projet
Coordination fonctionnelle
Peu de modification de l’organisation. Seul le chef de projet est sorti de son service
Le pouvoir du chef de projet est limité par le pouvoir des chefs de services
Convient à des projet de taille moyenne avec des services aptes à coopérer
Structure matricielle
Structure adaptée à la gestion de projets multiples
Difficulté des membres de l’équipe de projet à se situer (chacun a deux chefs) – Risques de conflits
Structure de compromis parfois difficile à vivre – Adapté à tout type de projet
Equipe autonome Structure claire et motivante pour les membres de l’équipe et très efficace
Risque d’isolement – Difficulté à adapter l’équipe aux variations de charge de travail – Problème de reclassement du personnel en fin de projet
Structure bien adaptée à des projets importants justifiant un management « fort » (délais courts, difficultés techniques, beaucoup de sous-traitant)
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 48
Structures de management du projet
La relation client-fournisseur et les contrats internes
La meilleur solution consiste à établir des contrats internes avec les services de l’entreprise qui seront la réplique des contrats externes avec les sous-traitants. Ces contrats internes n’auront évidemment pas la forme juridique des contrats externes, mais constitueront un engagement sur les devis internes et les délais
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 49
Cadrage du projet
7 – LA COMMUNICATIONDéfinir les principes de la communication
InterneEntre les membres de l’équipe de management et les réalisateurs du projet
ExterneAuprès des clients et utilisateurs directsAuprès de tous ceux qui sont concernés par le projet
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 50
Exercice
Préparer la présentation de votre projet
Considérons que votre équipe est constituée
Réaliser une réunion de lancement du projet : Présenter le projet (le vendre)
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 51
LA PREPARATION DU PROJET
- Le découpage d’un projet- La constitution d’une équipe projet- La planification d’un projet- L’analyse des risques
Si le projet ne fonctionnement pas sur le papier, il ne fonctionnera pas dans la réalité
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 52
LE DECOUPAGE
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 53
Le découpage
Le rôle du découpage
Facilité la compréhension et la manipulation d’un ensemble complexe par la détermination de sous-ensembles de moindre complexité
Classer et hiérarchiser Essayer de ne rien oublier Permettre un suivi efficace du projet lors de son
exécution
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 54
Le découpage
Quelques exemple de découpage
ARCHITECTURE SYSTEME : Découpage matériel ORGANIGRAMME DES TÂCHES ORGANISATION INDUSTRIELLE ORGANIGRAMME DES RESSOURCES
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 55
Le découpage
Codage des structures
Le repérage évite les ambigüités (différence de désignation, d’abréviation, de langue …)
Il autorise les tris Il permet de facilité les synthèses
Les principes de codage
Les lettres symboles (S/ens A, Elt A, E=Electricien …)Les filiations (S/ens A et Elt A1, Elt A2 …)
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 56
Exercice
Définir le découpage de son projet
Définir la codification appropriée
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 57
L’équipe projet
Les caractéristiques d’une bonne équipe projet
La méthode CPS
ComplémentaritéParticipationSolidarité
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 58
L’équipe projet - Complémentarité
Le chef de projet n’a sans doute pas toutes les qualités nécessaires pour assurer un parfait management de projet. C’est grâce à l’association des compétences du chef de projet et de ses équipiers que le groupe possède l’ensemble des qualités requises pour assurer ce management.
Complémentarités de spécialistes Complémentarité d’expérience Complémentarité des caractères Complémentarité des personnalités
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 59
L’équipe projet - Motivation
Pour qu’une équipe de management de projet fonctionne bien, il vaut mieux des membres motivés peu spécialistes que des spécialistes peu motivés.
Les équipiers motivés trouveront toujours le moyen de se faire aider par des spécialistes !
C’est la motivation qui fait avancer le projet
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 60
L’équipe projet
Conditions préalables au bon fonctionnement d’une équipe projet
Accord du chef de projet sur le choix des membres de l’équipe Intérêt de l’équipier pour le projet Pas d’animosité évidente entre deux membres de l’équipe Temps minimal de chaque équipier sur le projet (> 30%) Unité de lieu pour faciliter les rencontres
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 61
L’équipe projet
Méthodes de travail
Le chef de projet devra obtenir le consensus sur les méthodes de travail de l’équipe :
Les responsabilités de chacun Les principes de communication interne et externe Les modes d’élaboration des décisions Les méthodes de travail : réunions, documents L’utilisation des outils informatiques de bureautique et de
gestion de projet
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 62
LA PLANIFICATION
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 63
La planification – Aspects techniques
Les systèmes de représentation
Le PERT (Program Evaluation and Review Technic)Représentation axée sur la logique d’enchainement des tâches
Le GANTTReprésentation des tâches axée sur le calendrier
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 64
La planification – Aspects techniques
Le PERT : Représentation normale
1
7
28
4
3
9
5
6
CONTRAINTE
NOEUD
TÂCHE
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 65
La planification – Aspects techniques
Le PERT : Représentation réseau
Jalon début
1
2
3
4
5
6
7
8
9 Jalon fin
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 66
La planification – Aspects techniques
Le PERT : Définitions
Tâche : Travail ou fonction élémentaire ayant un début et une finNœud : Point logique de rassemblement de tâchesContrainte : Condition logique nécessaire au démarrage d’une tâcheCondition d’entrée d’une tâche : Réalisation de toutes les conditions appliquées au nœud pour débuter la tâcheMaille : Suite de tâches entre deux nœuds
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 67
La planification – Aspects techniques
Le PERT : Définitions (suite)
Date « au plus tôt » : Date la plus « en avance » possible qui permet de débuter les tâches suivantes en respectant toutes les conditions de démarrageChemin critique : Trajet constitué des mailles de durée les plus longues permettant de satisfaire toutes les conditions de réalisation de toutes les tâches pour atteindre l’objectif final « au plus tôt »Date « au plus tard » : Date la plus « tardive » possible qui permet de démarrer les tâches suivantes sans faire reculer le délai final défini par le chemin critique
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 68
La planification – Aspects techniques
Réalisation d’un planning PERT
1 – Dessiner l’enchainement des tâches
1
7
28
4
3
9
5
6
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 69
La planification – Aspects techniques
Réalisation d’un planning PERT
2 – Affecter une durée à chaque tâche
1 – 1j
7 – 7j
2 – 2j8 – 8j
4 – 4j
3 – 3j
9 – 9j
5 – 5j
6 – 6j
A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 70
La planification – Aspects techniques
Réalisation d’un planning PERT
3 – Calculer pour chaque nœud la « date de début au plutôt » en progressant dans le sens du temps et en tenant compte de toutes les contraintes
1 – 1j
7 – 7j
2 – 2j8 – 8j
4 – 4j
3 – 3j
9 – 9j
5 – 5j
6 – 6j
A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche
2/ 5/
6/ 6/
13/
22/
7/0/
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 71
La planification – Aspects techniques
Réalisation d’un planning PERT
3 – Repartir de la date final et calculer pour chaque nœud « la date de fin au plus tard » en remontant le temps
1 – 1j
7 – 7j
2 – 2j8 – 8j
4 – 4j
3 – 3j
9 – 9j
5 – 5j
6 – 6j
A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche
2/ 5/
6/ 6/
13/
22/
7/
22/22
13/13
7/146/6
5/7
0/6/6
2/2
0/0
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 72
La planification – Aspects techniques
Réalisation d’un planning PERT
4 – Définir le « chemin critique » : trajet pour lequel la date au plus tôt est égale à la date au plus tard
1 – 1j
7 – 7j
2 – 2j8 – 8j
4 – 4j
3 – 3j
9 – 9j
5 – 5j
6 – 6j
A titre d’exemple nous avons choisi des durées égales au numéro de la tâche
22/22
13/13
7/14
6/6
5/7
6/6
2/2
0/0
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 73
La planification – Aspects techniques
GANTT : Représentation
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 74
La planificationAspects psychologiquesL’existence et le suivi du planning
Le planning donne un cadre de travail : Des tâches à réaliser Un cheminement logique Des objectifs à atteindre Une vision d’avenir
C’est le fil conducteur du projet Il permet à tous les participants au projet à se situer dans un travail
commun C’est la matérialisation de l’avancement, donc de l’aspect dynamique
du projet Un planning « intelligent » et bien géré est un facteur de motivation
important pour l’équipe
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 75
La planificationAspects psychologiquesLa tenue des délais
Ne jamais accepter de glissement de délais sans réagir, même si les retards sont justifiés … il faut toujours rechercher des solutions pour rattraper les retards. C’est la seule attitude qui peut sensibiliser les acteurs du projet à l’importance de la tenue des délais
Une succession de glissements de délais enlève toute crédibilité au planning
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 76
La planification
Méthode de planification1. Découper le projet en phase2. Découper les phases en tâches3. Définir les délais des tâches4. Définir la logique d’enchaînement des tâches et les dates5. Analyser les résultats : Délai final, chemin critique et marges6. Optimiser le planning : en changeant certains enchaînements
logiques, en modifiant la durée de certaines tâches (évolution des moyens)
7. Editer le planning sous une forme temporelle claire et bien adaptée aux divers utilisateurs
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 77
1er étape: Définir les conditions de départ
Toujours fonctionner de manière chronologique
Créer un nouveau projet : Date départ, identification, calendrier standard, semaine travail, heures
travaillées/jour Choisir la nature de votre planification : planning ou retro-planning Définir la codification
Un projet sous MS-Projectou GanttProject
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 78
Les Tâches
Caractérisation et répartition des tâchesPour définir chaque tâche, on se posera les questions classiques utilisées pour résoudre un problème.
QUOI ?QUI ?QUAND ?OU ?COMBIEN ?COMMENT ?
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 79
Les Tâches
Caractérisation et répartition des tâchesCes questions apporteront 7 réponses pouvant se matérialisées par les initiales « TRIEDRE » qui rappelleront l’équilibre « Technique – Coût – Délai »
Technique
DélaisCoûts
ravail à réaliseresponsable
TRIEDRE
ndicateur de fin de tâche nchaînementuréeessourcesstimation des coûts
Quoi ? Qui ? Comment ?et Quand ?Qui, Où ? Combien ?
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 80
Un projet sous MS-Projectou GanttProject2ème étape: liste des tâches
Établir les tâches principales à faire Établir les principaux livrables ou toutes autres dates bétoires
(jalons) durée initialisée à 0 Décortiquer chaque tâche principale en sous-tâches
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 81
Un projet sous MS-Projectou GanttProject3ème étape: travail & interdépendance
Évaluer et indiquer le travail à faire pour accomplir chacune des sous-tâches
Paramétrer les champs personnalisés des tâches et les renseigner
Évaluer et indiquer les contraintes et interdépendances entre les différentes tâches et sous-tâches (prédécesseurs, contraintes)
Fixer les dates si nécessaire
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 82
Les délais
Des délais trop longs ont un effet démotivant : « On a le temps d’y penser » « J’aurai changé de boulot avant d’y arriver »
Des délais trop courts ont également un effet démotivant : « C’est stupide, on n’y arrivera jamais » « On est déjà en retard avant d’avoir commencé »
L’objectif doit être « tenable », mais également un « challenge » qui demande un effort évident
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 83
Les délais – Comment les définir ?
Estimation globale Basée sur l’expérience 20% d’erreur
Estimation détaillée Découpage de la tâche et estimation des temps Plus grande précision
La moyenne pondérée Temps réaliste Temps optimiste Temps probable
Temps estimé
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 84
Les délais – moyenne pondérée
Temps réaliste - R Durée probable
Temps optimiste - O Durée plus courte vraisemblable Temps probable moins toutes les diminutions dues à des
circonstances favorables et sans évènement défavorable Temps pessimiste - P
Durée la plus longue vraisemblable plus toutes les majorations dues aux évènements redoutés
Temps estimé = O + (4 x R) + P
6
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 85
Les délais
La tenue des délais
Ne pas oublier que l’homme s’intéresse en priorité au court terme. Il faut donc définir de nombreux jalons qui donnent des objectifs intermédiaires
Pour que l’objectif de délai final puisse être tenu, il faut se « donner du mou ». Une bonne méthode consiste à minimiser la durée des tâches initiales et à maximiser la durée des tâches finales afin de pouvoir éventuellement réduire ces dernières
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 86
Un projet sous MS-Projectou GanttProject4ème étape: les délais
Pour chaque tâche déterminer et renseigner les durées Etudier le chemin critique et contrôle la date finale du projet
Si la date finale planifiée est supérieure à la date finale du projet, étudier alors une autre répartition des tâches
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 87
Les Ressources
Définition des ressources
Le personnelOn définira pour chaque catégorie de personnel le taux horaire et la disponibilité de la ressource
Les moyensOn définira le nombre de moyens disponible en même temps
Les achats extérieursOn définira le taux à appliquer au prix d’achat brut
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 88
Les Ressources
Affectation des ressources
Le personnelOn définira pour chaque catégorie de personnel le nombre d’heures nécessaires à la réalisation de la tâche (charge fixe) ou la charge par unité de temps (taux fixe)
Les moyensOn définira le nombre de moyens nécessaires à la réalisation de la tâche
Les achats extérieursOn définira la valeur brut de l’achat
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 89
Les Ressources
Planification et nivellement des ressources
La planification consiste à définir l’enchaînement des tâches les unes par rapports aux autres et à les placer dans un calendrier.
Il y a deux contraintes à prendre en compte : Les contraintes logiques d’enchainement Les contraintes de disponibilité des ressources
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 90
Les Ressources
Planification et nivellement des ressources : Méthode
1. Etablir le liste des ressources et leur disponibilité2. Affecter les ressources nécessaires à chaque tâches3. Au niveau des points de surcharge, effectuer le nivellement
des ressources : C’est-à-dire reculer certaines tâches afin que les ressources (humaines ou matériels) soient disponibles.
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 91
Les Coûts
Les heures Des personnels Des moyens matériels
Les approvisionnements Sous-traitance Achats de matériels Locations de moyen …
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 92
Un projet sous MS-Projectou GanttProject4ème étape: les ressources et les coûts
Définir les ressources (matériels et travaux) Associer les coûts aux ressources Pour chaque tâche renseigner les ressources Etudier les sur-utilisations des ressources et effectuer le
nivèlement
AU FINAL : FIGER LA SITUATION INITIALE
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 93
L’ANALYSE DES RISQUES
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 94
L’analyse des risques
Un projet ayant par nature un caractère novateur présente évidemment des risques.
A la fin de la préparation, il faudra analyser les risques qui paraissent les plus importants.
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 95
L’analyse des risques
Théorie des risques
Un risque est un évènement redouté qui peut être défini par deux paramètres :
La gravité G de l’effet produit par cet évènement La probabilité P pour que cet évènement se produise
Le produit PxG est caractéristique de l’importance du risque.
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 96
L’analyse des risques
Théorie des risquesChaque risque est identifié par une cause plus ou moins probable. Cette cause donne lieu à un effet plus ou moins grave.Pour chaque type de risque un graphique Gravité=f(Probabilité) permet de définir une zone de risque acceptable et une zone de risque inacceptable.
Si le risque est inacceptable, il faut : Soit définir une action préventive qui aura pour objet de diminuer la
probabilité du risque Soit définir une action de secours qui aura pour objet de lutter
contre l’effet du risque après détection de celui-ci
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 97
L’analyse des risques
Méthode d’analyse des risques
La méthode présentée ici a pour objectifs : Etre très simple Transformer les risques qualitatifs en valeurs pondérées Permettre l’acceptation ou non de chaque risque par un
critère simple En cas de risque inacceptable, définir une solution
préventive ou de secours ramenant le risque au seuil d’acceptation
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 98
L’analyse des risques
Catégorisation des risques Afin de permettre un classement simple des risques, ceux-ci sont
qualifié en gravité G et en probabilité P à l’aide de 4 qualificatifs : « Très faible, Faible, Grand , Très grand »
Chaque qualificatif correspond à une zone codée en puissance de 2 (20, 21, 22, 23), soit 1, 2, 4 et 8
Le risque correspond au produit PxG
On peut définir deux types de projet : Les projets à faible risque : PG max = 4 Les projet s à risque moyen : PG max = 8
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 99
L’analyse des risques
Projet à prise de risque faible
1
2
4
8
2
4
8
16
4
8
16
32
8
16
32
64Très grand4
Grand3
Faible2
Très faible1
Gravité de l’effet
Très faible1
Faible2
Grand3
Très grand4
Probabilité de la cause
Acceptable
Inacceptable
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 100
L’analyse des risques
Projet à prise risque moyen
1
2
4
8
2
4
8
16
4
8
16
32
8
16
32
64Très grand4
Grand3
Faible2
Très faible1
Gravité de l’effet
Très faible1
Faible2
Grand3
Très grand4
Probabilité de la cause
Acceptable
Inacceptable
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 101
L’analyse des risques
Déroulement de la méthode
Le travail en équipe :
L’analyse des risques sera effectuée à la fin de la phase de préparation, quand le projet aura été bien construit par l’équipe de management.
Le but de l’analyse n’est pas de liste un grand nombre de risques potentiels, ce qui aurait un caractère démotivant, mais de considérer uniquement les risques importants.
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 102
L’analyse des risques
Déroulement de la méthode
L’analyse en équipe permettra :
D’avoir suffisamment d’idées De rejeter immédiatement les idées minoritaires De pondérer les optimistes et les pessimistes D’imaginer plus facilement des solutions « préventives » ou
« de secours » D’impliquer tout les membres de l’équipe dans la démarche
« Risques »
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 103
L’analyse des risques
Déroulement de la méthode
Le champ des risques analysés
Le succès du projet ne peut être assuré que si tous les composants sont bien pris en compte. L’analyse des risques permettra d’effectuer une revue générale du projet.
On devra considérer les aspect suivants :• Technique : principes nouveaux, réalisation difficile, exigence très grande …• Financier : budget insuffisant, contrat contraignant …• Moyens humains et matériels : disponibilité, capacité, qualification …• Organisation : mal adaptée, conflictuelle …• Chef de projet : disponibilité, expérience …• Equipe : disponibilité, incompatibilité de caractère …
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 104
L’analyse des risques
Déroulement de la méthode
1. Définir si le projet est de type risque « faible » ou risque « moyens »
2. Lister les risques importants en définissant leurs causes et leurs effets
3. Estimer la Probabilité d’occurrence des risques et la Gravité de leur effet
4. Si PxG est supérieur à 4 (cas d’une prise de risque faible) ou 8 (cas d’une prise de risque moyenne), il faut trouver des solutions pour réduire le risque par Prévention ou par Secours
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 105
L’analyse des risques
Risque N° : R1 Cause EffetType : technique
Problèmes techniques sur les liaisons des fibres optiques
Aspect technique nouveauMal maîtrisé
Mauvais fonctionnement
PxG = 8 Acceptable : NON Probabilité : faible P=2 Gravité : grande G= 4
Diminution du risque : R1 Cause EffetType de solution : Secours
Détection : Contrôle à la date T0 – 3 mois Action : Si la solution est mal maîtrisée réaliser des liaisons électriques
Problèmes techniques avec les liaisons électriques
Mauvais fonctionnement
PxG = 4 Acceptable : OUI Probabilité : très faible P=1 Gravité : grande G= 4
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 106
Exercice
Identifier les risques de votre projet Evaluer les risques de votre projet Pour les risques inacceptables définir des solutions
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 107
LE SUIVI DU PROJET
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 108
Le suivi de projet
Le suivi d’avancement
La méthode CPS
ContrôlePériodique et Systématique
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 109
Le suivi de projet
Le suivi est la phase la plus difficile du projet
Ce suivi ne sera efficace que si tous les moyens permettant le contrôle ont été mis en place dans la phase de préparation :
Structure d’organisation du projet Organigramme des tâches Définition claire des responsabilités Contractualisation des travaux en terme de fourniture
technique, délais et devis Création des jalons de contrôle Mise en place des méthodes et des moyens permettant
d’effectuer un contrôle efficace
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 110
Le suivi de projet
Le suivi technique
Les moyens du suivi technique sont : Les rapports d’avancement périodique Les réunions d’avancement L’analyse des documents techniques Les constats de réalisation Les essais de validation Les essais de recette Les essais de qualification Etc…
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 111
Le suivi de projet
Le suivi des délais
Le contrôle du temps s’effectue différemment suivant que l’on maîtrise ou non les moyens de réalisation des tâches considérées Pour un petit projet dont on maîtrise les moyens on gérera par les
tâches Pour un grand projet dans lequel beaucoup de travaux sont sous-
traités, on gérera d’avantage par les dates. Dans ce cas c’est chaque sous-traitant qui gérera son propre planning détaillé.Eviter de prendre le détail des tâches dont la responsabilité a été déléguée
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 112
Le suivi de projet
Le suivi des délais
1. Contrôle Effectuer un contrôle périodique de l’avancement des travaux Examiner le planning et estimer le pourcentage d’avancement des
tâches
2. Ajustements Définir les mesures aptes à permettre un redressement de la
situation Modifier la logique de l’enchainement des tâches Renforcer les moyens matériels et humains Remotiver les participant
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 113
Le suivi de projet
Le suivi des délais
3. Estimation de l’avenir Compte-tenu de la situation observée et des mesures correctives
envisagées, effectuer périodiquement l’estimation des délais les plus probables et en particulier le délai final du projet.
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 114
Le suivi de projet
La maîtrise des délaisPériode de contrôle ni trop courte, ni trop longue :
Trop courte : manque de lissage et difficulté à estimer l’avancementTrop longue : réaction trop tardive face à un évènement
La valeur des périodes de contrôle est adaptée à la durée du projet. On pourra adopter :
Projet < à 1 an : Entre une semaine et 15 joursProjet d’un 1 an : Tous les 15 joursProjet de plus d’un ans : le mois voir le trimestre
Les tâches observées doivent avoir à peu près la durée de la période d’observation. Si elle sont plus longues, il faut définir des jalons d’observation intermédiaires.
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 115
Le suivi de projet
Le suivi des coûtsLa comptabilité analytique permet de suivre les dépenses au fur et à mesure en ventilant celle-ci en fonction de leur objet afin d’avoir un suivi détaillé des dépenses et la comparaison avec le prévisionnel initial.
Il est nécessaire de prévoir des « unités d’observation » dans lesquelles seront ventilées les différentes dépenses en fonction de leur imputation.
Les heures et les approvisionnements seront valorisés à leur prix de revient.
On devra définir un nombre d’unités d’observation suffisamment grand pour permettre une analyse fine des coûts, mais suffisamment limité pour être exploitable et correctement utilisé.
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 116
Le suivi de projet
Les outils de pilotage Le tableau de bord et ces indicateurs Les outils de contrôle et d’avancement Les outils d’autocontrôle
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 117
Le suivi de projet
Le tableau de bord doit comprendre …
INDICATEURS DE RESULTATS
INDICATEURS DE FONCTIONNEMENT
INDICATEURS DE PERFORMANCE
MESURE L’ETAT DU PROJET
ALERTE D’UN
DYSFONCTIONNENT PAR
ANTICIPATION
MESURE LA PERFORMANCE
GLOBALE DU PROJET
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 118
Le suivi de projet
Le tableau de bord
Construisons un tableau de bord de voiture efficace
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 119
Le suivi de projet
Le tableau de bord
Examinons vos tableaux de bord …
Quels sont les éléments manquants ?
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 120
Le suivi de projet
Les indicateurs du tableau de bordLes indicateurs de résultat :
Délai Coût Qualité …
Les indicateurs de fonctionnement : Charge de travail des ressources Taux d’occupation des matériels …
Les indicateurs de performance : Nb de tâches en retard / Nb de tâches globales Pourcentage de dépassement budgétaire …
Font état d’une situation qui nécessite éventuellement une action pour revenir dans
la normale
Permettent d’anticiper une situation qui influencerait les indicateurs de résultats
Place des indicateurs issusde l’analyse des risques
Commun à l’ensemble des projets
Utiles au retour d’expérience et à la démarche d’amélioration continue
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 121
Le suivi de projet
Définir les indicateurs du tableau de bordUn indicateur est SMART :
Simple : - Cet indicateur a-t-il une définition claire ?- Est-il facile à comprendre ?- Peut-il être facilement produit sans des calculs complexe ?
Mesurable : - Est-il facilement à mesurer ?- Peut-il être comparé (référentiel) ?- La mesure est-elle définie de façon non ambiguë ?
Acceptable : - Peut-il être influencé ?- Existe-t-il les leviers pour agir sur l’indicateur ?- La cible ou le niveau d’alerte est-il judicieux ?
Responsabilisé : - Existe-t-il un responsable ? Temporel : - A-t-il une fréquence de mesure?
- Cette fréquence est t-elle pertinente ?
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 122
Le suivi de projet
Définir les indicateurs du tableau de bordUn indicateur, les questions à se poser pour les définir
1. L’objet à mesurer2. La cible à atteindre ou le niveau à ne pas dépasser3. Les sources de données à recueillir4. La méthode de la collecte et la méthode de calcul de l’indicateur5. La fréquence de mesure6. Le mode de présentation7. Les personnes responsables des données, de leur calcul, de leur l’analyse et de leur transmission
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 123
Le suivi de projet
Définir les indicateurs du tableau de bord
Analysons vos indicateurs actuels Définissons de nouveaux indicateurs
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 124
Le suivi de projet
Les indicateurs : le délai et les échéancesUn indicateur, les questions à se poser pour les définir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 125
Le suivi de projet
Les indicateurs : les coûtsUn indicateur, les questions à se poser pour les définir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 126
Le suivi de projet
Coûts
Temps
La courbe en S permet de suivre l’évolution des coûts.
La courbe initiale 1 est établie à partir des devis (courbe prévisionnelle).
C’est la courbe cumulée des dépenses en fonction du temps. Elle est généralement en forme de S due à la montée en puissance initiale et à la diminution progressive des charges en fin de projet.
Courbe prévisionnelle
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 127
Le suivi de projet
Coûts
Temps
A l’instant J, la courbe 1 indique le Coût Budgétaire du Travail Prévu ou CBTP
CBTP
CRTE
Au même instant la somme des comptes analytiques donne le Coût Réel du Travail Effectué ou CRTE sur la courbe réelle des dépenses 2
Courbe réelle des dépenses
J
On estime à ce moment là, l’écart des coûts
Ecart des coûts
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 128
Le suivi de projet
Coûts
Temps
Ces deux valeurs sont comparables que si le travail effectué correspond au travail prévu, ce qui n’est pratiquement jamais le cas
CBTP
CRTE On est alors amené à définir le Coût Budgété du Travail Effectué ou CBTE, afin de prendre en compte l’avancement réel du budget
J
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 129
Le suivi de projet
Coûts
Temps
Le CBTE peut être déterminé par addition du CBTE de chaque tâche, dans le cas où le projet a une bonne visibilité
CBTP
CRTEDans l’autre cas, le CBTE pourra être défini à partir du retard global estimé R à l’instant considéré J
Le CBTE à l’instant J étant égale au CBTP de l’instant R
JR
CBTE Estimation
budgétaire du travail réalisé
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 130
Le suivi de projet
Coûts
Temps
On définira l’écart réel des coûts et le % d’écart des coûts :
CBTP
CRTE
JR
CBTE
% Ecart des coûts =CBTE - CRTE
CBTEEcartréeldes coûts
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 131
Le suivi de projet
Coûts
Temps
L’analyse périodique de l’évolution des coûts permet de tracer :
•La courbe du CRTE (2)•La courbe du CBTE (3)
L’extrapolation de ces courbes permet de prévoir :
•Le coût final prévisionnel•La date finale prévisionnelles
CBTP
CRTE
JR
CBTE
Ecartdu coût finalprévisionnel
Ecartdu délai finalprévisionnel
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 132
Le suivi de projet
Les indicateurs : les ressourcesUn indicateur, les questions à se poser pour les définir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 133
Le suivi de projet
Les indicateurs de performanceUn indicateur, les questions à se poser pour les définir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 134
Le suivi de projet
Le tableau de bord : les différents visuelsUn indicateur, les questions à se poser pour les définir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 135
Le suivi de projet
Les outils de contrôle et d’avancementUn indicateur, les questions à se poser pour les définir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 136
Le suivi de projet
Les outils d’autocontrôleUn indicateur, les questions à se poser pour les définir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 137
Le suivi de projet
Les outils d’autocontrôleUn indicateur, les questions à se poser pour les définir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 138
Le suivi de projet
Le plan de communicationUn indicateur, les questions à se poser pour les définir
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 139
Définir son système de communication interne et externeSe poser les questions
Qui ? (émetteur) Dit quoi ? (message) A qui ? (récepteur) Dans quel contexte ? (quand) Par quel moyen ? (média ou support) Pour quel impact ? (objectifs) Avec quelle coordination ? (fréquence)
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 140
Le bilan du projet
La mise à jour des dossiers Capitalisation :
Débriefing : retour d’expérience sur le déroulement du projet
Respect des délais Respect des coûts Bilan qualité Travailler autant les problèmes rencontrés que les réussites réalisées
Evaluation du projet par l’équipe
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 141
Le bilan du projet
La mise à jour des dossiers Capitalisation :
Débriefing : retour d’expérience sur le déroulement du projet
Respect des délais Respect des coûts Bilan qualité Travailler autant les problèmes rencontrés que les réussites réalisées
Evaluation du projet par l’équipe
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 142
LES REUNIONS
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 143
Les réunions types
Réunion de lancementOfficialiser le lancement du projet et la constitution de l’équipe projet.
Réunion d’avancementSuivre, mesurer l’état d’avancement du projet et prendre les décisions nécessaires
Revue de projetOfficialiser le franchissement d’un jalon
Réunion de clôtureOfficialiser la fin du projet et du transfert aux utilisateurs
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 144
L’animation d’une réunion
La réunion est un outil de communication qui permet :
De favoriser la circulation de l’information De travailler en groupe De prendre des décisions
Pour être efficace, le processus « Réunion » doit être décomposé en 3 phases :
Préparation de la réunion Animation de la réunion Reporting de la réunion
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 145
L’animation d’une réunion
Préparation de la réunion Définir avec précision le TOP de la réunion :
T = > Thème (sujet de la réunion) O = > Objectifs (but à atteindre) P = > Plan (points à aborder pour atteindre les objectif)
Formaliser le TOP dans un ordre du jour.
Déterminer la liste des participants, le lieu et l’heure de la réunion : adresser les convocations aux intéressés (faire suivre l’ordre du jour)
Préparer tous les aspects logistiques (salles et moyens)
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 146
L’animation d’une réunion
L’animation de réunion efficace
1. Commencer à l’heure prévue2. Suivre l’ordre du jour3. Recentrer en permanence les hors sujet4. Pratiquer les reformulations et les synthèses
intermédiaires5. Rappeler régulièrement les objectifs de la réunion6. Conclure la réunion en résumant les points clés et
préciser les suites à donner
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 147
L’animation d’une réunion
L’animation de réunion efficace
Le rôle de l’animateur : Faciliter la progression du travail Faciliter les interactions entre les personnes Favoriser la participation Recherche un équilibre du temps de parole
Quelques conseils : Tenir la réunion dans une pièce calme Penser à faire des interruptions (toutes les 2 heures) En situation d’animateur, ne pas prendre position mais laisser plutôt
les participants s’exprimer Adopter une attitude d’écoute active, reformuler les idées,
synthétiser les points de vue, questionner, faire préciser … Travailler avec l’ensemble du groupe et non avec chaque participant
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 148
L’animation d’une réunion
Le compte-rendu de réunion
Rédiger le compte-rendu Rappel des objectifs de la réunion Participants Décisions prises Points clés de la prochaine réunion
Diffuser rapidement
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 149
La réunion d’avancement du projet
Inventaire systématique des tâches en cours Mesure de l’état d’avancement pour chaque tâche
Ce qui est prévuCe qui est faitCe qu’il reste à faireCe qui est estimé
Mettre en évidence et expliquer :Les écarts et les dérivésEvaluer l’impact sur l’ensemble du projet
Trouver les parades pour tenir les objectifs
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 150
La réunion d’avancement du projet
Validation des tâches terminées
Attribution des nouvelles tâches
Prévu
100 %
0%
100 %
Livrables conformes
Délais – Responsable – Mission – Moyens – Livrables -Modalités de contrôle
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 151
La revue de projet
Objectif :La revue de projet a pour but d’examiner le travail en cours d’une phase projet et de décider du franchissement de l’étape.
Démarche : Analyse exhaustive des livrables de la phase et vérification que les conditions de passage à la phase suivante sont remplies
Qui : Le chef de projet – Les décideurs – Les experts
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 152
LE BILAN & LA CLÔTURE
DU PROJET
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 153
La clôture du projet
Objectif :Remise du projet au commanditaireOfficialiser la fin du projet
Démarche : Réunion de clôture
Qui : Le chef de projet – L’équipe projet – Les décideurs – Les commanditaires
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 154
Le bilan du projet
La mise à jour des dossiers Capitalisation :
Débriefing : retour d’expérience sur le déroulement du projet
Respect des délais Respect des coûts Bilan qualité Travailler autant les problèmes rencontrés que les réussites réalisées
Evaluation du projet par l’équipe
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 155
ANNEXES
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 156
Fixer un objectif
Un objectif doit-être SMART Spécifique : Un objectif est définit de manière
rigoureuse et précis Mesurable : Un objectif est mesurable Atteignable : Il est possible de réaliser les objectifs Responsabilisé : Il présente un responsable Temporel : Il est limité dans le temps
Exemple
Objectif non SMART : « Nous devons améliorer notre qualité »Objectif SMART : « Dans deux mois, les non-conformités
seront passé de 3,5% à 2,5 % du CA »
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 157
Structures de management du projet
Coordination interne
Direction générale
Service après-vente
Service production
Service étude
Service achats
Service commercial
Chef de projet
Membre de l’équipe projet
Membre de l’équipe projet
Membre de l’équipe projet
Membre de l’équipe projet
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 158
Structures de management du projet
Coordination fonctionnelle
Direction générale
Service après-vente
Service production
Service étude
Service achats
Service commercial
Chef de projet
Membre de l’équipe projet
Membre de l’équipe projet
Membre de l’équipe projet
Membre de l’équipe projet
Membre de l’équipe projet
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 159
Structures de management du projet
Structure matricielle
Direction générale
Service après-vente
Service production
Service étude
Service achats
Service commercial
Direction des projets
Membre de l’équipe projet2
Membre de l’équipe projet3
Membre de l’équipe projet1
Membre de l’équipe projet1
Membre de l’équipe projet2
Membre de l’équipe projet2
Membre de l’équipe projet2
Membre de l’équipe projet2
Membre de l’équipe projet3
Membre de l’équipe projet3
Membre de l’équipe projet3
Membre de l’équipe projet3
Membre de l’équipe projet1
Membre de l’équipe projet1
Membre de l’équipe projet1
Chef de projet 1
Chef de projet 2
Chef de projet 3
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 160
Equipe autonome
Structures de management du projet
Equipe autonome
Direction générale
Service après-vente
Service production
Service étude
Service achats
Service commercial
Chef de projet
Membre de l’équipe projet
Membre de l’équipe projet
Membre de l’équipe projet
Membre de l’équipe projet
Membre de l’équipe projet
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 161
Définir son système de communication interne et externeSe poser les questions
Qui ? (émetteur) Dit quoi ? (message) A qui ? (récepteur) Dans quel contexte ? (quand) Par quel moyen ? (média ou support) Pour quel impact ? (objectifs) Avec quelle coordination ? (fréquence)
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 162
Vendre son projet
Suivre la logique AIDCA :
A – Attirer l’attention captiver par la forme I – Suscité l’intérêt captiver par le fond D – Provoquer le désir donner le désir d’y
participer C – Créer la conviction convaincre A – Passer à l’action lancer l’action
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 163
Le découpage
ARCHITECTURE SYSTEME
SYSTEME
PRODUIT
S/Ens A S/Ens B S/Ens C
Elément A1
Elément A2
OUTILLAGE SOUTIEN
Tests Assemblage
Testeur 1
Testeur 2
Testeur 1
Testeur 2
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 164
Le découpage
ORGANIGRAMME DES TÂCHESTâches du
projet
Etudes
Mécanique Informatique Electronique
Châssis
Moteur
Etude des outils
Réalisation de la documentation
Poste des Tests
Poste d’assemblage
Testeur 1
Testeur 2
Notice d’utilisation
Notice de maintenance
Prototype
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 165
Le découpage
ORGANISATION INDUSTRIELLEResponsable du
projet
Société Z(S/Ens A)
Société Z1Elément A1
Société Z2Elément A2
Société Z3Elément A3
Etude
Réalisation
Service R&D(S/ens B) SAV
Production Société K
Réalisation
Montage
Transport
Pièces de rechange
Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ Management de projet ” Diapositive N° 166
Le découpage
ORGANIGRAMME DES RESSOURCESRessources
du projet
Mécaniciens
Bureau d’étude Usinage Montage
Ingénieur d’étude
Projeteur
Electroniciens Achats
Analogique Numérique
Ingénieur
Technicien labo
Acheteur
Magasinier
Ingénieur système
Recommended