Les bénéfices du Lean dans un cabinet d'expertise comptable

7ème Journée Lean Services et Fonctions Support - 2016

LES BÉNÉFICES DU LEAN AU SEIN

D’UN CABINET D’EXPERTISECOMPTABLE

Laura De Faveri – diplômée d’expertise comptable

I] Le contexte : Pourquoi nous sommes-nous orientés vers le lean

Copyright Institut Lean France 2016 Page 2

Notre métier évolue

Une croissance interne

Souhait d’une cohésion d’équipe

Notre métier évolue

I] Le contexte

Une nouvelle donne règlementaire

Des évolutions tendancielles

L’évolution technologique

Une croissance interne : effectifs

I] Le contexte

Rachat de la clientèle en 2000 : 13 salariés Effectif en 2015 : 28 salariés

Soit 1 embauche nette par an

Souhait d’une cohésion d’équipe

Favoriser la fidélisation des collaborateurs et

la satisfaction du client

Un projet commun : le lean management

I] Le contexte

II] La démarche adoptée : Notre plan d’action

Définir l’existant (1ère partie - le contexte)

Notre cabinet d’aujourd’hui VS notre cabinet de demain

Nos clés de succès pour la réussite du projet lean

Des exemples concrets

Notre cabinet d’aujourd’hui VSnotre cabinet de demain

•Notre cabinet d’aujourd’hui : définissons nos clients

afin de prioriser les travaux confiés à nos équipes ;

Le fichier de classification des clients : implication des

équipes, prise en considération de leur avis, stratégie

future basée sur leur ressenti clients

II] La démarche adoptée

Le fichier de classification des clients

II] La démarche adoptée –Notre cabinet d’aujourd’hui

CABINET

Consignes d'utilisation - Fichier de classification de la clientèle

Introduction

Suite à la journée de séminaire, une démarche de classification de nos clients a été amorcée.

Dans ce fichier, vous serez amenés à classer les clients de votre portefeuille sur la base de critères quantitatifs et qualitatifs.

Cette évaluation aboutira à une classification pour chaque client du cabinet. Elle est à renseigner pour le jj/mm/aaaa

Étapes dans l'utilisation du fichier

Etape 1 -Cliquez sur l'onglet portant vos initiales.

Etape 2 -Notez vos clients sur la base des critères prédéfinis.

La classification se fait sur une échelle allant de 0 à 20 ; 0 étant la valeur la plus faible et 20 la valeur la plus forte

Index des classifications

Famille Description

Client à fort potentiel Clients sur lesquels le cabinet peut établir sa croissance à la fois à court terme et à long terme, ce sont les "stars" du cabinet.

Client très prometteur

Clients sur lesquels de grands potentiels existent mais au prix d‘efforts de la part du cabinet.

Client tranquille« Piliers" du cabinet, ce sont les plus anciens clients et les plus fidèles, les fameuses "vaches à lait".

Client en retraitCes clients n'ont pas produit les avantages que le cabinet en escomptait. Le positionnement de ces clients n'est pas irrémédiable, des améliorations peuvent êtres apportées

Client à remettre en question

Le cabinet perd de l'argent en les maintenant en portefeuille, et le cabinet doit clairement s'interroger sur l'opportunité de les garder.

Le fichier de classification des clients : uneprestation à adapter

• Actions menées aujourd’hui :

Les collaborateurs priorisent leur travaux selon la classification du

client ;

Les clients « stars » sont confiés à des collaborateurs confirmés ou

des responsables, afin de répondre aux besoins de conseil plus

importants et aux questions techniques.

• Une offre de services à déployer : Distinguons notre offre de

services en plusieurs formules, afin de répondre aux attentes, différentes

d’un client à l’autre (projet en cours).

Le fichier de classification des clients : déployonsnotre offre en plusieurs formules (projet)

Le cap à donner : la charte des valeurs

II] La démarche adoptée –Notre cabinet de demain

Le cap à donner : la charte des valeurs

La définition des objectifs

OBJECTIFS 2015 – VERS L’ASCENSION DE L’ETNA

Chiffre d’affaires cabinet > xx M€ ;

Chiffre d’affaires social > xx K€ ;

Chiffre d’affaires juridique > xx K€ ;

Taux horaire comptabilité > xx € ;

Chiffre d’affaires par personne (moyenne sur 3 ans) > xx K€ ;

En-cours clients < xx K€ ;

Chiffre d’affaires hors missions traditionnelles comptables > xx % ;

Manuel des procédures réalisé ;

Clients D et E < xx %.

Nos clés de succès pour laréussite du projet lean

•Des réflexions globales d’amélioration,

faisant participer l’ensemble du cabinet,

synthétisées par 2 fiches phares

La matrice des solutions à adopter

La fiche lean

La matrice des solutions à adopter

II] La démarche adoptée –Nos clés de succès pour la réussite du projet

La fiche lean

II] La démarche adoptée –Nos clés de succès pour la réussite du projet

L’adhésion des équipes

Le séminaire annuel : présentation du projet aux équipes + esprit ludique (cohésion d’équipe)

Management collaboratif

Favoriser la communication

Le déroulement du projet au quotidien

Un projet qui ne s’arrête jamais : le planning cyclique

Donner la parole aux collaborateurs : les groupes lean

Les cases de distribution

des documents Amélioration de

l’organisation

Le pack de déplacement Confort de

travail

Le plan de formation interne

Montée en puissance des collaborateurs

Les formations

TMSPrise en

considération des conditions

de travail

Automatisation des tâches

basiquesConfort de

travail

Orientés collaborateurs

Thème Programme Dates proposéesTotal

inscrits AA BB CC DD EE FF GG HH

Filtre & Tri

Mise en place de filtres

Possibilité de trier en cochant ou en cherchant par nom

Choix du tri (couleur, "commence par", "égal")

Trier par ordre alphabétique

Fonction SI

Schématiser par un organigramme la fonction

Exprimer la formule sur Excel

Exemple simple et plus complexe

Formules simples

Sommes/séléction pour addition

Sous total

Moyenne

Protection et partage

Verrouiller une cellule

Verrouiller une feuille / un classeur

Partager un fichier excel

Affichages personnalisés

Créer des affichages personnalisés

Créer des valisettes de classements

Mise en place de règles de tri des mails (envois & récéptions)

Créer des signatures de mail

Lire les mails de ses binômes

Enlever ou mettre un émetteur en indésirable

Agenda

Créer un rendez-vous

Créer une réunion (plusieurs invités avec demande de réponse)

Contact

Utilisation des groupes de contacts

GED Archivage GED (fin de la bureautique) -

Créer des palettes de couleurs (surligneur + machine à écrire)

Lexique et code couleur à proposer

Masquer une zone

Spécialisé Compta

Fiche de raccourcis pour les plus utiles

F11 / CTRL + xxx/ALT + …

Spécialisé Social

=> Prendre une heure avec une collaboratrice

pour tester les possibilités de raccourcis

Fiche de raccourcis pour les plus utiles

Lien OLE social Expliquer le fonctionnement de la formule -

Expliquer le modèle d'intégration

Enregistrer sous le bon format

Modifier dates + chiffres

Expliquer que les deux écrans fonctionnent comme un seul grand

Expliquer qu'un programme s'ouvre sur le dernier

écran sur lequel il a été fermé

Possibilité d'ouvrir Word & Excel plusieurs fois

sur plusieurs écrans différents

Lien hypertexte Création -

Groupe 1 - débutant

Paramétrage

Comptabilisation d'une écriture (automatique)

Césure automatique

Modifier une note de travail

Insérer des fichiers + modif

Groupe 2 - renforcé

Rester dans la révision tout le temps

Modifier une diligence ou créer une note de travail

Aller sur le site

Exporter / intégrer les écritures

Consulter une facture ou le dû clients

Personnalisation des factures et des modèles

Modifier les règlements

Mise en place de cas pratique complexe (exercice décalé / modification

de revenu / retard de paiement)

Préparation de la liste des dossiers

Formation de plusieurs clients à la comptabilité partagée

Notice de remplissage :

Si la formation vous intéresse :

Mettre 1 dans la case à la date qui vous convient ;

Attention maximum 8 personnes par session de formations.

Comptabilité

partagée

Déploiement SAAS

Double écran

Import de grand-

Révision intégrée

RCA Facturation

Connaissance RSI

Outlook

PDF Viewer

Raccourcis clavier

Réunion de tous les collaborateurs pour les modifications importantes -

PERSONNES CONCERNEES

PROGRAMME DE FORMATION

oLe pack d’organisation client (satisfaction client)

oLe questionnaire de satisfaction

oLe manuel nouvel employeur (formons nos clients)

Orientés clients

III] Les bienfaits constatés

• Satisfaction salarié :

Gain de temps lié à l’automatisations des tâches basiques + Formation interne -> des travaux

confiés plus intéressants et valorisants : succès des collaborateurs

• Satisfaction client :

Des collaborateurs formés davantage au conseil et donc à même de répondre à leurs

questions/besoins : Le collaborateur devient un réel copilote du chef d’entreprise

Développement de nouvelles missions (parcours de formation du dirigeant ; outils de gestion)

• Avantages cabinet :

Hausse du taux horaire moyen de facturation

Une réflexion stratégique amenant à une réorganisation de la hiérarchie du cabinet

Une fidélisation des clients et des salariés

III] Les bienfaits… en chiffresAtteinte des objectifs ETNA

Objectif Réalisé Note

• CA Cabinet > xx M€ xx M€ 9

• CA Social > xx K€ xx k€ 10

• CA Juridiques > xx K€ xx k€ 8

• EBE > xx % xx % 10

• Taux horaire compta > xx € xx € 10

• CA par personne (moy 3 ans) > xx K xx k€ 10

• Encours Clients < xx K€ xx k€ 8

• CA Hors Compta > xx % xx % 10

• Manuel de Cabinet réalisé par AA et AQ 10

Note globale: 9,44 -> objectifs atteints

III] Les bienfaits… en chiffresHausse du taux horaire facturé pour les travaux de comptabilité

20112012

20132014

III] Les bienfaits… en chiffresTaux de satisfaction clients

Pas du tout

Assez satisfait

Pleinement satisfait

Au-delà de mes attentes

Conseillers Clients

Question 1 : Êtes-vous satisfait des prestations fournies par notre cabinet ?

100% de nos clients sont satisfait de nos prestations

Feed-back des collaborateurs

« Ca apporte une meilleure organisation, notamment avec le pack client et la fiche de

création client, Et comme on ne cherche pas les documents lean partout, ça fait un gain

de temps. »

« C’est que du positif, c’est des choses qui nous servent, surtout pour les BNC, pour

obtenir les documents. »

« Tiens, d’ailleurs, on en a fait une pour les documents IRPP pendant ton congé mat’ »

« C’est bien les petits ateliers, c’est en petit comité, ça ouvre le dialogue. »

« C’est tellement rentré dans nos habitudes, qu’on ne se rappelle même plus que c’est

du lean ! »

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