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La mise en place du Lean
Dans un Cabinet d’Expertise Comptable
Véronique BLANC NANNINI
Expert-comptable Stagiaire à Niceen cours de préparation du Diplôme d’Expertise Comptable
Dans le Cabinet Skynet depuis 2007Sous la direction de Valérie AMMIRATI Fondatrice
Thème du mémoire en vue de l'obtention du diplôme : La mise en place d’une démarche Lean au sein du cabinet
Faisons connaissance
La décision de mettre en place
…La démarche Lean dans le cabinet
Le cabinet Skynet …
En 2001, Création avec 1 client !
Aujourd’hui 15 collaborateurs
Clientèle de tout horizon
Croissance de 15% en moyenne
Nécessité d’adapter l’organisation
Créé en 2001 par Valérie AMMIRATI
Comment repenser l’organisation ?
Organisation par Pôle de compétence
Création de niveaux hiérarchiques
Réflexion sur la sous-traitance?
Choix de devenir LEAN !!!
Les différentes phases d’adaptation mises en place
Les apports attendus par le Lean
Fidélisation du personnel
Recherche de la satisfaction
client
Fidélisation de la clientèle
Développement de
nouvelles missions
L’implication du personnel dans la démarche
Préparation du projet – annonce à l’ensemble de l’équipe
Mise en place d’atelier « Kaizen » pour revoir les processus
Philosophie qui doit être comprise de tous !
But de motiver, de réorganiser son poste de travail de développer ses compétences …
Recherche de la satisfaction client et fidélisation
Importance de comprendre les nouvelles attentes des clients
Adapter nos missions à ces attentes
Gestion des réclamations – but de la fidélisation
Anticiper les besoins des clients pour alimenter la fidélisation
Créer de nouvelles missions
La démarche a pour but de faire gagner du temps sur les missions classiques
Créer des standards pour pouvoir développer de nouvelles missions
- Missions générées par de nouvelles obligations
- Missions crées pour répondre aux attentes des clients
1ére phaseLe Diagnostic
Externe
Définir les attentes clients
Etat des lieux : ce qui est déjà réalisé
Définir les missions à améliorer
Création d’un questionnaire
de satisfaction
L’importance de la gestion
des réclamations
clients
But du diagnostic
Les attentes des clients
S’occuper pour eux des obligations fiscales – sociales – juridiques …
Besoin de conseil dans tous les domaines …
Leur donner une visibilité de leurs activités
Les assister dans leur développement
L’Etat des Lieux
Missions : comptable fiscale sociale et juridique
Conseil dans chaque domaine et en gestion de patrimoine!
Réalisation de tableau de bord, de tableau de trésorerie
Les assister en cas de difficultésLes aider dans leur développement
Les missions répondant déjà aux attentes
Illustration de l’évolution de notre outil tableau de bord
Tableaux de bords réalisés avec Excel
Nous étions limités dans le choix des ratios et la difficulté à les
mettre en place ! Temps important de
retranscription des données comptables sans automatisation
Illustration de l’évolution de notre outil tableau de bord
Tableaux de bords réalisés avec un logiciel spécialisé
Automatisation : réalisée en 15 minutes au lieu d’1 heure Modèle créé
Visuel plus agréable – uniformisation …
Illustration de l’évolution de notre outil tableau de bord
Tableaux de bords réalisés avec un logiciel spécialisé
Création de nouveaux ratios : suivi du BFR – suivi de la
répartition des ventes … trop complexe à mettre en place sous
ExcelLes alertes sous forme de jauge permettent de montrer tout de suite les disfonctionnements ! Impact plus important chez les
clients
Mission à améliorer
Gagner du temps sur ces missions récurrentes
Développer le conseil : l’anticiper
Améliorer le rendu des missions de suivi
Etre à jour des nouveautés sur tous les domaines pour communiquer notre savoir faire
Ce qu’il faut améliorer
Le questionnaire de satisfaction
Réalisation en cours auprès de notre clientèle
Importance donnée sur l’anonymat afin d’avoir un retour objectif
Traduction des résultats dans la matrice Satisfaction/ImportanceAnalyse de la satisfaction lors des rendez-vous par rapport aux retours positifs de nos travaux
L’importance du traitement des réclamations clients
Réclamation = insatisfaction
Réponse immédiate : on s’en occupeUtilise la méthode des 5 pourquoi – recherche la source de l’erreur
Réponse dans les plus bref délais !
Réponse aux réclamations = axe d’amélioration de la démarche Lean
Les 5 pourquoi – Exemple concret
Identifier énoncer la situation
TVA annoncée par la
collaboratrice erronée?
Identifier le problème
La collaboratrice a annoncé un montant avant calcul définitif
Rechercher la cause du problèmePourquoi a-t-elle
annoncé le montant?Pourquoi elle panique devant la cliente? …
A-t-elle été assez formée?
Pourquoi?
La collaboratrice stresse devant les demandes de la clienteLa collaboratrice n’a pas pris le temps de faire contrôler son travail par le chef de groupe à cause de la pression ressentie
de la cliente
Proposition de la
solution
- Point avec la collaboratrice – revue d’ensemble de la procédure pour lui éviter le stress et les erreurs- Excuses sur le montant erroné : pointage avec la cliente – la collaboratrice et le chef de groupe- La collaboratrice n’est pas discréditée au yeux de la cliente et la cliente est satisfaite du temps consacré à réparer l’erreur
2eme PhaseLe Diagnostic
Interne
Identifier les processus
Réaliser la Value
Streaming Map
Déterminer les types de gaspillages
Travailler les processus en
atelier
Définir le projet du Cabinet
But du diagnostic
Exemple d’analyse du processus mission sociale
Définition du processus – recherche des failles
Réflexion en groupe de travail sur les améliorations à apporter
Recherche des méthodes existantes – la sous-traitance?
Test et analyse des nouveaux processus
Choix de la sous-traitance
Recherche de solution la plus adaptée
Quelle solution ? Embaucher / sous-traiter ?
les erreurs sont dues à une surcharge de travail
Beaucoup de retours clients négatifs
Réorganisation du pôle social
Résultat de cette réorganisation
Les gaspillages identification 1
Les différents types de
gaspillages
Exemple concret dans le domaine de l’Expertise comptable
Les déplacements inutiles
Réorganisation de l’emplacement des dossiers – le cloud pour un accès à distance
Les transports inutiles
Une armoire par chef de groupe et apprenti, organisation des dossiers en fonction de l’intervenant
Les stocks inutiles
Commandes des fournitures au moment venu, livraison rapide
La surproduction
Optimisation du temps de traitement mise en place d’un logiciel de scan avec reconnaissance de caractères
Les processus imparfaits
Les mises à jours des logiciels imposent la revue régulière des procédures car changement d’utilisation ou optimisation
Les gaspillages illustration 1
Avant tous les classeurs se trouvaient dans la salle de
réunionObliger de se déplacer
Problème lors de l’occupation de celle-ci !!!
Maintenant une armoire par collaborateur
Chacun dispose à proximité des dossiers
Évite les déplacements et accessible en continu
Les gaspillages identification 2
Les différents types de
gaspillages
Exemple concret dans le domaine de l’Expertise comptable
Les rebuts les déchets
Le traitement des réclamations clients dans les meilleurs délais limite ces risques
Les attentes L’importance de définir les priorités en fonction des échéances, le problème des clients indisciplinés
Les risques professionnels
Le lieu de travail doit rester propre, bureau vide tous les soirs, permet de partir serein
Les compétences inutilisées
L’intégration de l’ensemble de l’équipe permet de faire naître des comportements : implication, esprit d’équipe et initiative !!!Entretien individuel avec questionnaire d’évaluation pour palier a ce phénomène
Les gaspillages illustration 2
Dans la journée les bureau c’est plutôt
…Apocalypse Now !!!
Mais lors du départ …
… Ce qui est traité dans la journée est classé
Ce qui reste à traiter est rangé par ordre urgent/important dans
le parapheur !
Le projet du cabinet
Réduire le traitement des missions récurrentes en automatisant
Réfléchir aux missions à créer pour répondre aux nouvelles attentesCommuniquer sur nos compétences et notre savoir faire
Se différencier pour continuer à se développer et à grandir !
Exemple de missions créées avec les gains de temps
Penser l’avenir avec de nouveaux
projets
L’implication des salariés
L’amélioration des conditions
de travail
Les efforts de communicati
ons
Les retours positifs des
clients
Le cabinet est prêt pour la révolution du domaine des
chiffres !!!
Les premiers impacts de la démarche
La motivation du personnel
L’intégration dans la démarche est bénéfique
Les collaborateurs sont les acteurs de leurs propres tâches
Des prises d’initiatives ponctuelles naissent
L’ambiance est encore plus agréable et l’esprit d’équipe est palpable
L’amélioration des conditions de travail
Tous le monde cherche des solutions pour gagner du temps
Les tâches sont donc moins contraignantes
Des réunions développement en vue de la création de nouvelles missions
l’utilisation du cloud nous a permis de beaucoup évoluer sur nos méthodes
Les efforts en matière de communication
Nous sommes très actifs sur les réseaux sociaux créant la proximité
Nous organisons des soirées d’informations sur des thèmes d’actualités
À titre d’exemple : le crowdfunding / la réforme sur la formation / la retraite
Nous avons notre site Internet a notre image : dynamique!
Quelques exemples de nos publications
Le retour de nos clients
Les clients ont conscience de notre disponibilité
Les rendez-vous clients sont plus personnalisés pour mieux les traiter
Nous sommes plus réactifs avec nos nouvelles méthodes d’organisations
Merci pour votre
attention