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aOS Aix-en-Provence6 septembre 2016
30 mars 2017 JournéeaOS Aix-en-Provence n°2
aOS Aix-en-Provence30 mars 2017
Gouvernance documentaire dans O365Sébastien PAULET
@SP_twit
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Présentation du conférencier
France
Architecte de
Solutions d’Entreprise
SPT ConseilBlogueur
https://sppublish.wordpress.com
Intarissable sur
#GED, #Archivage,
#SharePoint,
#Scrum, #Lean,
#Ergonomie
@SP_twit
aOS Aix-en-Provence30 mars 2017
Où vont les documents dans O365?
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Histoire
Papier
Fichiers
GED
CollaboratifSocial
1970 1980 1990 2000 2010
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Où vont les documents? O365TCO mini
Sans outil
Documents personnels
…
Archives Système d’archivage
Interne Public
Intranet
Externes Restreints
Extranets
Externes Tous publics
Site Web
Interne Restreint / confidentiel formel
GED
Interne Restreint / conf. Informel
Collaboratif
O365
aOS Aix-en-Provence6 septembre 2016
La GED
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Fonctionnalités types
Valorisation Classement Droits d’accès Check In/Out
Alertes mails Favoris Historique Cycle de vie
Rendition Composites Search Workflows
Stockage
Archivage
Restauration
aOS Aix-en-Provence6 septembre 2016
La GED avec SharePoint
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Fonctionnalités GED dans SharePoint
Valorisation Classement Droits d’accès Check In/Out
Alertes mails Favoris Historique Cycle de vie
Rendition Composites Search Workflows
Stockage
Archivage
Restauration
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Mais aussi
• Partage de données autres (annonces, calendrier, tâches, Wiki, …)
• 100% intégrée à Office
• Intégration du publishing (portail, branding)
• Support multimedia
• Moteur de recherche pleinement intégré
• RSE intégré autour du contenu
• Intégration BI
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Point d’attention
Document = Fichier + Propriétés (+ versions)
Il n’y a pas de fichier joint à un fichier ou rendition
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Règles fichiers
• Caractères spécifiques interdits # % ?
• Certains types de documents non autorisés
• Noms et URL limités (260 chars max)
• Pas de document vide
• Taille maximale des documents téléchargés (10 Gb)
aOS Aix-en-Provence6 septembre 2016
Archivage dans SharePoint
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Fonctionnalités
• Périodes de rétention
• Gel de documents en place (Records InPlace)
• Stockage en masse des Records (Records Center) compatible ISO 15489
• Gestion des litiges avec eDiscovery intégré (SharePoint, Exchange, Lync, FileSystems)
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Limitations
• Compatible avec les normes anglo-saxonnes, pas « européennes » (Moreq, eiDAS)
• Localisation du stockage (Pays du tenant)
aOS Aix-en-Provence6 septembre 2016
Workflows
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Workflows
• Workflows standards
• Custo du process : SharePoint Designer
• Petit process individuel : Flow
• Custo du formulaire : Infopath
• Application mobile : Power Apps
• Actions particulières : Visual Studio
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Points d’attention
• Pas de boucle possible
• Workflow attaché au document
• Pas de mécanisme de délégation permettant à un utilisateur de faire traiter toutes ses actions par un autre
aOS Aix-en-Provence6 septembre 2016
Droits d’accès
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Organisation de l’information
Collection de sites
Ferme SharePoint 2013
Site racine
Sous-sites
Bibliothèque
Dossiers / sous dossiers
Documents (Word, Excel, PDF )
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Comparaison GED classique
• Pas de sécurité par type de contenu
• Pas de droit en fonction des propriétés de fichier
• Pas de droits sur les propriétés de fichier
aOS Aix-en-Provence6 septembre 2016
Stockage
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Limitations
• Pas plus de 5 000 documents dans la même vue
• 5(0) 000 étendues de sécurité par liste / doc lib
• 30 000 000 documents par bibliothèque
• Max 2000 sous sites / collection
• Taille max par fichier
• Pour les collection de sites … pooled storage (25Tb+)
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Localisation et normes
• Stockage en Europe (Dublin/Amsterdam… FR?)
• Certification / attestations complet :
aOS Aix-en-Provence6 septembre 2016
Conclusion
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Conclusion
• GED OUI et bien plus encore!
• Règles de sécurité à garder simples et qui impactent l’architecture de l’information
• Des limites de volumétrie (boundaries) qui impactent l’architecture de l’information
• Moteur de Workflow à remplacer pour besoins BPM
• Attention aux caractères spéciaux dans les noms…
aOS Aix en Provence 30 mars 2017
Merci beaucoup à nos sponsors!
Thank you to all our sponsors!
22 Avril
Journée aOS CMD Aix-en-Provence du 30 mars 2017
L’enregistrement est ouv
ert !
http://www.spsevents.org/city/Monaco/Monaco2017
3 juin 2017#SPSMonaco
aOS Aix-en-Provence30 mars 2017
@aOSComm
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