Utiliser votre logiciel de messagerie plus efficacement

UTILISER VOTRE LOGICIEL UTILISER VOTRE LOGICIEL DE MESSAGERIE PLUS DE MESSAGERIE PLUS

EFFICACEMENTEFFICACEMENT

Philippe CHAZAL Philippe CHAZAL Consultant FormateurConsultant Formateurhttp://pchazal.blogspot.comhttp://pchazal.blogspot.com//

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Réservez sur l’agenda le temps nécessaire à la gestion de votre boîte mail. 

Choisissez des périodes chaque jour durant lesquelles vous ne répondez pas au téléphone, concentrez-vous sur la réponse, la suppression et le tri de vos emails. 

Evitez de le faire le matin dès votre arrivée au bureau, vous risquez de tomber dans la procrastination concernant les tâches plus importantes. Résistez également à la tentation d’ouvrir un mail dès son arrivée.

1. Décidez d’un traitement pour chaque message :

Suppression/Action/Transfert/Suivi2. Limitez l’usage du « répondre à tous »3. Adoptez un système de classement avec

des répertoires identiques à ceux de votre ordinateur.  

3. Programmez des règles de messagerie4. Créez des dossiers de suivi d’email non

lus

5. Marquez les dossiers importants dans les dossiers favoris

6. Identifiez et utilisez d'autres technologies : l’email n’est pas forcément l’outil le plus approprié pour des conversations.

7. Indiquez systématiquement l’objet des messages

8. Conservez le même objet en cas de réponse

9. En cas d’urgence indiquez le délai dans l’objet

10. Évitez d'envoyer des pièces jointes volumineuses. 

11. Limitez vos inscriptions à des newsletters que vous ne lisez pas

12. Programmez la réponse oui automatique aux demandes d’accusé de lecture.

13. Programmez des signatures14. Programmez une couleur différente en

cas de réponse aux emails

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Ouvrir les outils d'Outlook dans des fenêtres différentes

Traduire les emailsFermer le message d'origine lors

d'une réponseRenvoyer un email rapidement Imprimer un calendrier vierge

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Ce que vous pouvez également Ce que vous pouvez également paramétrer facilement:paramétrer facilement:

Enregistrer toutes les pièces jointes d'un coup

Partager son calendrier par email Attribuer une couleur à un expéditeur Ajouter les jours fériés

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Ce que vous pouvez également Ce que vous pouvez également paramétrer facilement:paramétrer facilement:

Ce que vous pouvez également Ce que vous pouvez également paramétrer facilement:paramétrer facilement:

Planifier l'envoi et la réception automatique

Verrouiller vos dossiers personnels mot de passe

Basculer entre plusieurs signatures

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