ABC - Domotica Projects plus efficace et flexible via le cloud

ABC - Domotica Projects est passée à Office 365 avec l’aide de Heens IT.

Cette solution semble être 20% moins onéreuse que l’investissement dans

un Exchange Server interne. Grâce à la capacité de 25 Go par boîte aux

lettres, il est tout à fait possible de conserver un grand historique. Les

utilisateurs de PC, souvent à pied d’œuvre sur des chantiers belges ou à

l’étranger, peuvent désormais assurer un suivi très efficace de leur travail

via leur ordinateur portable ou leur smartphone, et communiquer parfai-

tement avec leurs collègues.

Heens IT a aidé ABC - Domotica Projects, dans un premier temps, lors du

passage de son propre Exchange Server à l’e-mail dans le cloud. Après à

peine un an, les responsables ont décidé de passer à un autre abonne-

ment Office 365 qui proposait aussi Office via le cloud. À cet effet, Heens

IT a commencé par créer un second environnement de messagerie et a

migré toutes les données Outlook, de manière à ne créer aucun désagré-

ment pour les utilisateurs.

ABC - Domotica Projects dispose désormais de l’e-mail, de Lync, de Sha-

rePoint et d’Office via le cloud. Les licences Office ne sont désormais plus

liées au matériel, de sorte qu’elles ne représentent plus d’investissement

perdu lors de la perte d’un ordinateur portable. Qui plus est, les utilisa-

teurs travaillent toujours avec la dernière version logicielle. Après s’être

concentrés sur l’e-mail, ils collaboreront dorénavant plus intensivement

via SharePoint et Lync pour assurer une efficacité encore supérieure.

pays : Belgique secteur : domotica profil ABC - Domotica Projects est active depuis 1995

dans le segment supérieur du marché de la cons-

truction pour les particuliers. L’entreprise installe,

entre autres, l’éclairage, les systèmes de sécurité,

l’automatisation centrale et le home cinéma.

ABC - Domotica Projects œuvre principalement à

des projets en Belgique, aux Pays-Bas et dans le

midi de la France. Elle emploie 21 collaborateurs.

défi Les 14 utilisateurs de PC d’ABC - Domotica Projects

communiquent très intensivement via e-mail. Ils

doivent donc pouvoir toujours en disposer, même à

l’étranger. Cette disponibilité n’était pas toujours

tel. +32 (0)474 97 10 12 sales@heens-it.be

Microsoft Office 365

optimale. Par ailleurs, l’on passait un temps consi-

dérable au nettoyage hebdomadaire des boîtes aux

lettres. Lorsqu’un ordinateur portable était perdu

ou devait être remplacé, ABC - Domotica Projects

devait à chaque fois réinvestir dans une nouvelle

licence Office.

solution Heens IT, le partenaire IT a tré d’ABC ‐ Domo ca

Projects, a accompagné ce e dernière lors du passage

à Office 365. Après un certain temps, elle a migré

toutes les boîtes aux le res vers une nouvelle formule

d’abonnement d’Office 365 qui permet à ABC ‐

Domo ca Projects de travailler dorénavant avec Office

via le cloud.

avantages Û Disponibilité garantie de l’e-mail Û Grande capacité de la boîte aux lettres (25 Go) Û Moins de frais de matériel et d’entretien Û Licences logicielles découplées du matériel Û Toujours la version la plus récente Û Collaboration plus efficace Û Coûts informatiques prévisibles software&services Online Services Microsoft Office 365

Installateur de systèmes de domotique haut de gamme

dans le segment des villas résidentielles, ABC - Domotica

Projects utilise Office 365 de sorte que les utilisateurs de

PC disposent toujours de leur e-mail via le cloud. Etant

donné que tout est conservé sur les serveurs externes de

Microsoft, la perte ou la panne d’un ordinateur portable

ne signifie plus que les mails sont irrémédiablement per-

dus.

« L’e-mail dématérialisé revient environ 20 pour cent

moins cher qu’un Exchange Server interne », constate Kris

Van den Kieboom, Managing Director d’ABC - Domotica

Projects. « Même si nous avions investi dans un nouveau

serveur moins énergivore, ce ne serait pas moins cher de

tout conserver en interne. En effet, il faut également conti-

nuer à investir dans la capacité de stockage et l’assis-

tance. »

Flexibilité accrue S’il est vrai que les économies sont les bienvenues,

ABC - Domotica Projects a toutefois surtout choisi le

nuage pour sa flexibilité accrue. « En travaillant via le

cloud, nos licences ne sont plus liées aux ordinateurs por-

tables, explique Kris Van den Kieboom. « Nous sommes

ainsi nettement moins dépendants de notre matériel. Au-

paravant, nous achetions toujours des ordinateurs por-

tables associés à une licence Office. Normalement, la lon-

gévité du laptop est supérieure à la durée de la licence, en

d’autres termes, une nouvelle version d’Office est éditée

déjà avant que l’ordinateur ne soit amorti. Comme nous

utilisons désormais Office dans le cloud, nous disposons

donc toujours de la dernière version du logiciel sans devoir

pour autant acheter de nouvelles licences. Vous n’avez

donc pas de frais informatiques inattendus. »

Passage d’un abonnement Office 365 à un autre Dans un premier temps, ABC - Domotica Projects utilisait

une version d’Office 365 qui ne comprenait que la messa-

gerie, SharePoint et Lync, et aucune autre application bu-

reautique Office. après neuf mois, l’entreprise a quand

même voulu investir dans une autre formule d’abonne-

ment qui comprendrait ces applications. Elle a fait appel

pour ce faire à Heens IT, qui est le partenaire informatique

attitré depuis des années de l’entreprise.

« Office 365 se décline en un très grande nombre d’abon-

nements différents », constate Filip Heens de Heens IT.

« Microsoft les a classés en différents groupes comme

Office 365 pour Professionnels et Petites entreprises

ou Office 365 Entreprise. Dans ces groupes, il est

possible de passer sans le moindre problème d’un

abonnement à un autre. En en revanche, il n’est pas

possible de passer d’un groupe à un autre. C’était le

cas d’ABC - Domotica Projects. »

Installer aussi Office localement sur cinq machines Au moment de remplacer les ordinateurs portables

d’ABC - Domotica, l’entreprise devait à nouveau in-

vestir dans de nouvelles machines avec des licences

Office. Heens IT a toutefois proposé de passer à un

autre abonnement d’Office 365 qui permet aussi de

disposer d’Office via le cloud. ABC - Domotica

Projects a ainsi pu également installer localement

Office Pro (y compris Access) sur cinq ordinateurs

portables ou smartphones.

« Nous sommes une entreprise avec pas plus de 21

collaborateurs dont 14 utilisateurs d’ordinateurs »,

souligne Kris Van den Kieboom. « Désormais, ils dis-

posent toujours de la version la plus récente et la

plus rapide d’Office. Quand des mises à jour sont

disponibles, une petit fenêtre contextuelle s’affiche

et les utilisateurs démarrent ensuite eux-mêmes

l’installation en y cliquant - une approche à la fois

simple et rapide ! »

Aucun désagrément pour les utilisateurs finals Etant donné qu’il n’était pas possible de passer tel

quel d’une formule d’abonnement à une autre,

Heens IT a d’abord créé un second environnement

de messagerie. « Le passage s’est opéré sans désa-

grément pour les utilisateurs finals », souligne Kris

Van den Kieboom, particulièrement satisfait. « Nous

devions commencer par créer un nouveau compte

et veiller à ce que les deux environnement cohabi-

tent de manière synchrone », poursuit Filip Heens.

« Ensuite, nous avons débuté le transfert de toutes

les données – e-mails, mais également les contacts

et le agendas - d’un environnement à l’autre. Lors

de la migration, nous devions veiller à ce qu’aucun

mail ne se perde. Nous avons donc tout préparer

dans les moindres détails. Les utilisateurs finals ont

restitué leur ancien ordinateur portable le vendredi

et en ont reçu un autre le lundi matin avec lequel ils

ont pu immédiatement se mettre au travail. »

Boîtes aux lettres de 25 Go par utilisateur L’e-mail est vital pour ABC - Domotica Projects. Il

s’agit en effet du principal moyen de communica-

tion, surtout entre collègues. Comme les collabora-

teurs travaillent souvent à l’ étranger, ils doivent aus-

si pouvoir y recevoir leurs e-mails et répondre. L’e-

mail dématérialisé s’avère une solution parfaite. Les

Kris Van den Kieboom, Managing Director d’ABC - Domotica Projects : « La migration s’est opérée sans le moindre désagrément pour les utilisateurs finals. »

dossiers partagés constituent aussi une manière pratique

de collaborer.

« Les boîtes aux lettres ont désormais une capacité de 25

Go par utilisateur, contre 500 Mo auparavant. A l’époque,

nous devions nettoyer leur boîte aux lettres, mais aujour-

d’hui, ce n’est plus nécessaire. Nous pouvons ainsi conser-

ver un grand historique des mails et les retrouver rapide-

ment. Nous n’aurions jamais pu proposer des boîtes aux

lettres d’une telle capacité sur un serveur Exchange in-

terne, étant donné que nous devions alors disposer d’une

très grande capacité, de lignes solides et d’un backup et

d’une assistance étendus », explique Kris Van den

Kieboom. « Comme l’ensemble de l’environnement est

désormais conservé et entretenu sur les serveurs de

Microsoft, nous sommes certains d’avoir une assistance et

une disponibilité optimales. »

Collaboration encore plus efficace avec Lync et SharePoint ABC - Domotica Projects s’est avant tout concentrée sur

l’environnement de messagerie dans Office 365. A l’au-

tomne 2013, l’entreprise entend également développer

l’utilisation de Microsoft Lync et SharePoint. « A ce mo-

ment, Office 365 influencera vraiment nos processus mé-

tier », constate Kris Van den Kieboom. « Nous entendons

travailler de manière plus rationnelle, productive et effi-

cace à l’aide de SharePoint. L’élimination des nombreux

allers-retours des document permet de réduire le risque

d’erreur et de simplifier le travail en équipe dans le cadre

de projets. Lync servira aussi principalement à un usage

interne, entre autres, pour voir quand et via quel canal de

communication un collaborateur est disponible. Nous en-

tendons aussi très certainement utiliser la fonction chat. Il

s’agit d’un moyen de communication plus rapide et plus

efficace pour toute brève question. Par la suite, vous pou-

vez encore toujours passer à une conférence téléphonique

ou vidéo. L’historique de la communication par chat est

par ailleurs aussi conservé dans Outlook. »

pour plus d’informations Pour toute information complémentaire concer-nant les produits et services Microsoft, veuillez contacter le +32 (0)2 503 31 13 ou visiter le site www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez d’autres sociétés qui utilisent des applications similaires. Pour toute information complémentaire concer-nant Heens IT, contactez le +32 (0)474 97 10 12 ou visitez le site www.heens-it.be Pour toute information complémentaire concer-nant ABC - Domotica Projects, visitez le site www.domotica.be

« La messagerie dématérialisée est environ 20 pour cent moins chère qu’un Exchange Server interne »

Kris Van den Kieboom