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RappoRt d’activité 2012-2013
Mai
201
3
- 1 -
éditoC’est avec passion que nous
avons pris part à la vie associative
Si l’initiative demeure très souvent indi-viduelle, la réalisation suppose d’être
collective. Ainsi, c’est avec grand plaisir que nous vous présentons aujourd’hui ce rapport d’activité, premier du genre. Fruit d’un travail d’équipe, il rend compte de l’évolution de l’association durant ces deux années passées à IBCS.
Depuis près de quatre ans, la Junior-Entreprise de l’Inseec Bordeaux propose aux professionnels des études commerciales inhérentes à trois domaines de compétences : la finance, le marketing, et la communication. La réalisation de ces missions – confiée aux étudiants de l’Inseec Bordeaux – fait de notre structure un véritable tremplin pour la reconnaissance des compétences des étudiants de notre établissement.
C’est aussi et surtout une expérience unique. Les administrateurs d’IBCS acquièrent des compétences managériales, et les membres intervenant sur les études mettent en pratique les acquis théoriques dispensés en cours.
Reprenant les travaux des quatre équipes qui se sont succédées, nous avons pour-suivi le développement et la pérennisation de notre association. Ce contexte nous a permis de renforcer nos qualités de rigueur,
d’organisation et de partage. Ainsi nous fut offert une opportunité exceptionnelle pour l’apprentissage de deux valeurs : l’entrepre-neuriat et l’innovation.
Dans la perspective de son « tournant straté-gique », l’exercice 2012 – 2013 a été celui de la modernisation de notre gestion. À la fois innovante et efficace, cette stratégie a fait ses preuves en décembre 2012 avec l’obtention du label Junior-Entreprise, gage de qualité et de professionnalisme.
Mais, si vous ne devez retenir qu’une caractéristique de notre activité, alors, c’est la réelle passion avec laquelle nous avons pris part à la vie associative et avec laquelle nous travaillons pour nos successeurs, nos partenaires et nos clients. Nous devons continuer – en équipe – à persévérer et à améliorer sans cesse notre structure.
Jonathan DoquinPrésident d’IBCS
Véritable tremplin pour la reconnaissance des
compétences des étudiants
- 2 -
Le mouvement des Junior-Entreprises
44Ans d’expertise
153Junior-Entreprises
17600étudiants impliqués
8 M€de chiffre d’affaires
cumulé annuel
Créée en 1969, la Confédération Nationale des Junior-Entreprises est le premier mouvement étudiant confédéré de France. Elle a pour mission de coordonner et d’accompagner plus de
150 Junior-Entreprises. Associations étudiantes, elles sont implantées dans les grandes écoles et les universités. Acteur clé du monde étudiant, la CNJE crée en 1992 le réseau international JADE : une opportunité de partager ses bonnes pratiques et de diffuser la culture d’entreprendre en France comme à l’étranger.
Afin de distinguer les Junior-Entreprises des autres associations et de pouvoir veiller à la qualité de leurs prestations, l’appellation « Junior-
Entreprise » est contrôlée. Une campagne d’audit-conseil est ainsi réalisée chaque année depuis 1992 et permet de veiller au respect de la déontologie du mouvement. Gage de l’excellence de la marque « Junior-Entreprise », elle garantit l’accompagnement de chaque structure dès son intégration, pendant sa gestion, mais aussi lors de la mise en place de démarches qualité et de satisfaction client.
S’assurer que l’esprit d’entreprise soit le moteur d’un engagement individuel et collectif.
Organiser et diffuser les partages de savoirs et retours d’expérience
Promouvoir le concept et la marque Junior-Entreprise.
Développer le mouvement des Junior-Entreprises.
Former et accompagner les Junior-Entreprises.
Les missions de la CNJE
« Junior-Entreprise », une marque reconnue
Confédération Nationale des Juniors-Entreprises, décembre 2012
Environnement concurrentiel12Structures affiliées à la
CNJE en Aquitaine À Bordeaux nous retrouvons l’une des plus anciennes Junior-Entreprises de France : AMS (Aquitaine Marketing Services). Créée en 1970 et administrée
par les étudiants de la BEM (Bordeaux École de Management), elle jouit d’une bonne réputation et d’une position concurrentielle forte. De par ses domaines de compétences, elle représente notre principal concurrent. Par ailleurs, on recense en Aquitaine 12 structures certifiées ou en cours de certification.
7Junior-Entreprises en
Aquitaine
- 3 -
Sommaire
« Junior-Entreprise », une marque reconnue
1. Pérenniser la gestion associative
2. Formaliser le process recrutement-formation-passation
3. Dynamiser la gestion financière
4. Enrichir le portefeuille clients
5. Optimiser le suivi d’études
6. Renforcer la politique qualité
7. Développer la communication
8. Préconisations et pistes de réflexion
4
6
8
10
12
14
16
20
- 4 -
Pérenniser la gestion associative
37membres gestionnaires
10membres permanents
au conseil d’administration
17HImplication hebdomadairemoyenne des membres duconseil d’administration
Moderniser la gestion associative
2009
Création d’IBCSLabel Junior-Création 2010
2011
2012Première étude
Première visite qualité
Label Pépinière Junior-Entreprise
Label Junior-Entreprise
1 Équipe 2012-2013 d’Inseec Business Consulting Service
Dans la perspective de son « tournant stratégique », l’exercice 2012 – 2013 a aussi été celui de la modernisation de notre gestion, via le développement en interne d’un intranet et
l’utilisation d’un agenda collaboratif en ligne.
Conscients que le knowledge management est essentiel dans la gestion des membres, nous avons souhaité proposer un outil clé pour la transmission des informations entre
les différentes promotions. C’est pourquoi nous disposons depuis juillet 2012 d’un intranet, accessible à tous les pôles, qui recense les documents (actifs et archives) utilisés par la Junior. Par ailleurs, nous utilisons depuis septembre 2012 un agenda collaboratif permettant de gérer l’ensemble des évènements, des réunions et des rendez-vous.
Pour finir, des aménagements du parcours académique ont été mis en place afin de permettre une plus grande implication des membres dans l’association. Ainsi, nous avons la possibilité d’effectuer nos stages de première année à IBCS. Par ailleurs, nous avons entrepris des démarches pour que deux de nos membres puissent suivre un parcours en alternance dans l’association et ainsi se consacrer à temps plein - trois jours par semaine - aux projets qui leur sont confiés.
- 5 -
C’est avec des mots comme rigueur, organisation et partage que je me dois de commencer. [...] C’est un apprentissage important que de se sentir autonome et responsable à l’intérieur d’un groupe d’individus partageant cette même envie de porter vers le haut notre Junior-Entreprise Mehdi Khellas, Secrétaire Général
Optimiser le pilotage général
Renforcer la coordination des pôles
Réunion du bureau Conseil d’administration
- Deux à trois fois par mois
- Composition :- Président- Vice-présidente- Secrétaire général - Trésorier
- Attributions :- Gestion des aléas- Planification- Force de propositions
- Deux fois par mois
- Composition :- Bureau- Responsable des pôles- Contrôleur de gestion- Représentant de l’Inseec
- Objectifs :- Caractère informatif- Bilan des actions de chaque pôle- Annonces générales- Vote des décisions majeures
- Compte-rendu systématique
Réunion responsable / Président Réunion de pôle
- Deux à trois fois par mois
- Objectifs :- Orientation du pôle- Point sur les projets en cours- Traitement des problèmes- Vérification des tâches
- Une fois par semaine
- Composition : - Responsable du pôle- Membres du pôle
- Attributions :- Caractère informatif- Bilan des actions de chaque pôle- Annonces générales- Vote des décisions majeures
- 6 -
Formaliser le process recrutement-formation-passation2
Com
mun
ique
r
Envoi d’une plaquette IBCS dans les dossiers d’inscription à l’Inseec
Création d’une adresse mail IBCS pour faciliter la gestion des candidatures
Présence au Forum des Associations de l’Inseec Bordeaux
Présentation en amphithéâtre de l’Association avec un mot du président, un teaser et une distribution de flyers présentant l’association
Affichage de notre campagne dans les locaux de l’école
Organisation d’une réunion d’information
Présence sur les réseaux sociaux
Envoi de mails de présentation à la nouvelle promotion
Séle
ctio
nner
Organisation du planning des entretiens sur un agenda collectif
Entretiens individuels avec grille d’évaluation
Élaboration d’une liste principale et d’une liste d’attente des candidats sélectionnés par pôle
Validation des choix en conseil d’administration
Inté
grer
Organisation d’un cocktail de bienvenue
Remise des dossiers d’inscription (fiche d’inscription, convention étudiante, planning des formations, lettre de bienvenue)
Paiement d’une cotisation annuelle de 16 euros par membre
Team building (dîners au restaurant, week-end en équipe, ...)
Afin d’assurer la perennité de notre structure, le process Recrutement-Formation-Passation est inscrit au cœur même de notre Junior-Entreprise.
Recruter la nouvelle équipe
Former pour pérenniser la structure
Formations proposées par la cnje
Congrès Régional du Printemps (31/03/12) 13 membres présentsCongrès National d’Été (10 au 12/05/12) 3 membres présentsCongrès Régional d’Automne (17/11/12) 15 membres présentsCongrès National d’Hiver (30/11/12 au 02/12/12) 11 membres présents
Nous missionnons à chaque congrès de la Confédération Nationale des Junior-Entreprises (CNJE) quelques-uns de nos membres pour qu’ils se forment auprès des meilleurs professionnels du secteur (Alten, BNP Paribas, KPMG, Sphinx), ainsi qu’auprès des meilleures Junior-Entreprises.
120Candidatures lors des
recrutements
1/ 3de la promotion
candidate lors des recrutements
20%taux de sélection lors
des recrutements
1membre d’IBCS
devenu auditeur suite aux tests de sélection
97%de votants lors des
élections
18Candidats aux
élections
+63%de candidats par rapport
à l’année précédente
8membres en stage à
IBCS en Janvier 2013
- 7 -
Etre commerciale puis vice-présidente m’a permis de me construire un réseau, de développer mes compétences sur le terrain, mais surtout d’apprendre. Apprendre à travailler en groupe, comprendre le fonctionnement spécifique d’une Junior... Aujourd’hui, je sais que mon projet professionnel sera tourné vers des fonctions commerciales et de négociationLaura Picard, Vice-présidente
Donner les clés aux nouveaux responsables
Formations proposées par notre association
Formations générales(Séances de 2 à 3 heures)
Présentation de la Junior, de la CNJE, et du cadre légal / Présentation des outils (Intranet, Siaje, agenda collaboratif) / Initiation à la gestion documentaire / Initiation à la qualité / Initiation à la comptabilité /Initiation au poste de commercial / Initiation au suivi d’études/ Initiation à la communication / Initiation à l’infographie
Formations intra-pôlesChaque responsable met en place les formations et les exercices pratiques qui lui semblent indispensables pour constituer une équipe solide.
Quizz de vérification des connaissances
Parce qu’il est primordial de connaître les éléments légaux qui structurent notre activité, tous les membres de l’association ont passé un « test cadre légal ». Ils se devaient d’obtenir un taux de réussite supérieur à 90% (à défaut, ils repassaient le test la semaine suivante).
Archivage des supports de formation
Pour permettre à chaque membre de voir ou revoir certains éléments et assurer le cumul des connaissances, promotion après promotion.
Formation sur les différents types d’étude
La connaissance et la maîtrise du corps de métier d’IBCS (vente d’études commerciales) est primordiale
Test auditeur blancIl comprend toutes les questions susceptibles d’être posées à un Junior-Entrepreneur souhaitant devenir auditeur pour la CNJE.
avan
t le
s éle
ctio
ns Envoi des fiches de poste aux premières années
Dépôt des candidatures
Réunion entre candidats et responsables de pôle (pour établir un programme cohérent)
Envoi des programmes (1 programme par poste où l’on candidate)
Deux sessions de questions/réponses entre les candidats et les autres membres de l’association
Élec
tion
s Assemblée Générale Ordinaire des Quitus (quitus moral et financier)
Rappel des points clés de chaque programme
Assemblée Générale Ordinaire d’élection
aprè
s les
éle
ctio
ns Définition de la stratégie de l’année par les deux bureaux
Formation des responsables entrants par les responsables sortants (durant 3 mois)
Remise des « books de passation »
Audit blanc de l’association par le président et le responsable qualité sortants
Prise de poste effective
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Dynamiser la gestion financière3
Deux années grandioses passées au cœur d’un projet concret avec une équipe enthousiaste et extrê-mement compétente. Bien qu’il puisse paraître facile de décrire ce que cette expérience aura pu nous apporter, je crois qu’aucun mot ne peut expliciter ce sentiment nous ayant tous guidés. C’est un réel déclic profession-nel, une prise de conscience, que cette association aura fait naître en moi Julien Goulay, Trésorier
Indicateurs
NDepuis le
1er janvier 2013
N-1
2012
N-2
2011
N-3
2010
Montant Montant Évolution Montant Évolution MontantChiffre d’affaires lié aux prestations de services 17 000 € 19 944 € 181,18% 7 093 € 19,63% 5 929 €
Résultat net - 1 847 € 130,30% 802 € 66,05% 483 €
Capitaux propres - 4 262 € 18,72% 3 590 € 1,47% 3 538 €
Convaincus que la gestion financière est un élément sensible dans toute structure, il nous a paru primordial de renforcer le suivi et le contrôle régulier des pièces comptables.
Conjointement, le développement d’outils prévisionnels a été déterminant dans l’élaboration d’une stratégie cohérente sur le moyen et long terme. L’augmentation du chiffre d’affaires nous a permis d’investir dans de nouveaux outils (Siaje, licences informatiques, ...) et ainsi d’optimiser la gestion de notre association.
Objectifs Moyens / Outils
Renforcer le suivi comptable
Mise en place des rapprochements bancairesIntensification du suivi et du contrôle des opérationsFormalisation des processAudit exhaustif des pièces comptables
Développer une stratégie cohérente sur le moyen et long terme
Élaboration de budgets prévisionnels glissants. Ces budgets sont mis à jour régulièrementAnalyse de la rentabilité
Pérenniser la gestion financière Création et définition du poste de contrôleur de gestionLimiter les risques de crédit Vérification de la solvabilité des clients
Optimiser la gestion des déclarations fiscales et sociales
Mise à jour fiscale et sociale de l’association (régularisation des erreurs passées)Création d’outils de suivi de la TVA, des rémunérations étudiantes, des charges sociales et fiscales
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Lorsque j’ai intégré le pôle comptabilité, j’ai pu être autonome et responsable. La prise de repères est longue mais formatrice. Petit à petit on s’adapte, on s’intègre à toute une équipe. [...] IBCS est une belle expérience aussi bien professionnelle qu’humaine : à refaire ? Sans aucun doute ! Fati-Aurélie Mané, Contrôleur de gestion
« L’équipe du pôle comptabilité a su motiver, et être à l’écoute de chacun. Ce fut un plaisir de travailler avec Julien et Fati-Aurélie qui ont été d’excellents managers » Témoignage d’un membre du pôle comptabilité
Ventilation des charges et des produits sur l’exercice 2012
Ventilation des produits Ventilation des charges
Ventilation prévisionnelle des charges et des produits
Ventilation des produits Ventilation des charges
Rémunérations 11 631 € 47%
URSSAF 2 331 € 10%
CFE 696 € 3%
IS 331 € 1%
Gestion associative 5 333 € 22%
Infographie 1 998 €
8%
Communication 1 008 €
4% Etudes 991 € 4%
Qualité 220 € 1%
Commercial 28 € 0%
Subvention 1 200 €
5%
Cotisations 3 737 €
15%
Etudes 19 944 €
80%
Rémunérations 12 800 €
43%
URSSAF 4 480 € 15%
CFE 700 € 2%
IS 400 € 1%
Gestion associative 5 324 € 18%
Infographie 151 € 0%
Communication 4 700 € 16%
Etudes 598 € 2%
Qualité 50 € 0%
Commercial 800 € 3%
Subvention 3 300 € 10%
Cotisations 3 800 € 11%
Etudes 26 000 €
79%
1sauvegarde mensuelle
de la comptabilité
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Enrichir le portefeuille clients
Etre responsable commerciale à IBCS fut une expérience inoubliable. J’ai pu améliorer mes qualités organisationnelles, apprendre à manager un groupe, mettre en place une stratégie de prospection et des outils de contrôle et de suivi. J’ai pu rencontrer certaines difficultés mais cela m’a permis de cerner mes lacunes et donc de progresser Noémie Isaac, Responsable commerciale
Après quatre ans d’existence, nous venons de finaliser une véritable stratégie de prospection, nerf du développement commercial. Conscients que les retombées d’une telle stratégie s’envisagent sur le
long terme, nous sommes certains que les outils mis en place cette année serviront aux générations futures.
4 Équipe commerciale 2012-2013
Conjointement, et afin de cibler davantage les besoins du marché, nous avons mis en place des « Business Units » spécialisées par secteur d’activités. Ainsi, chaque commercial sera en mesure d’apprendre et de développer des compétences spécifiques à son secteur. Vous trouverez ci-contre un graphique présentant la répartition des rendez-vous par business unit lors du stage commercial de janvier 2013.
En outre, la collaboration entre le pôle études et le pôle commercial est primordiale. Présents lors des rendez-vous clients, les commerciaux sont des interlocuteurs privilégiés qui analysent et comprennent les besoins des entrepreneurs, soucieux de mener à bien leur projet. Par ailleurs, en participant à l’élaboration de la proposition commerciale, ils sont en mesure de vendre le produit au client, et de négocier les éventuels points de discordance.
26%
26%
44%
5%
Vins et chateaux
TPE-PME
Porteurs de projets
Anciens diplomés
0% 10% 20% 30% 40% 50%
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IBCS fut une expérience inoubliable. Le management d’équipe, la définition des objectifs et la gestion des projets m’ont beaucoup apporté et enrichi. Partager et construire de nouveaux outils pour améliorer le développement du pôle commercial, ont été les maîtres mots de ces deux belles annéesAdeline Te, Co-responsable commerciale
« Ce fut une année formidable, riche en rebondissements. Nos responsables ont toujours été disponibles pour nous conseiller, nous écouter et nous encourager. Elles étaient à l’écoute et ont réussi à instaurer un climat de travail agréable » Témoignage d’un membre du pôle commercial
Objectifs Moyens / Outils
Constituer un carnet de contacts pour la
prospection
Création d’une base de données rassemblant prospects et suspects
Utilisation de différentes bases de données (annuaires, Inseec, sites internet, ...)
Utilisation de l’interface « appels d’offres » propre aux Junior-Entreprises
Cibler les besoins pour proposer une offre
adaptée
Création de Business Units spécialiséesAnalyse du marché de chaque cibleÉlaboration d’un argumentaire de vente propre à chaque business unit
Élaboration d’une fiche récapitulant le contenu des différentes études
Mettre en place des supports de
prospections adaptés
Site internet
Cartes de visite
Plaquette commerciale
Modèles de mailing et e-mailing
Améliorer le suivi de la prospection
Reporting en ligne (sur lequel les chargés d’affaires rendent compte de l’avancée de leur prospection)
Réunions hebdomadaires avec point sur l’atteinte des objectifs
Élaboration d’un Gantt
Un commercial en charge du suivi des appels d’offres et du traitement des messages vocaux laissés sur le téléphone d’IBCS
571sociétés contactées lors
du stage commercial en janvier 2013
16%Taux de transformation
(entre janvier 2012 et avril 2013)
856Prospects dans la base de données
39Rendez-vous obtenus lors
du stage commercial en janvier 2013
720plaquettes distribuées
37propositions d’études
émises depuis le 1er janvier 2013
48propositions d’études
émises en 2012
2013
2013
2012
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Optimiser le suivi d’études5
S PD C R ’A
U ’E, C’C, G L, A A, ...
S P
P
Le pôle études étant nouveau cette année, c’est avec une grande fierté, un peu d’appréhen-sion, mais surtout avec curiosité que j’ai entamé mon mandat en tant que première responsable de ce pôle. IBCS se devait d’être en mesure de réagir face à la hausse du volume d’études. De ce fait, la mise en place de nouveaux outils de gestion et la formation accrue des étudiants intervenant sur les études devenaient des facteurs clés de succès
88
La satisfaction de nos client : plus qu’un objectif, une priorité
Répartition du portefeuille clients
Intervenants
13Études signées
48étudiants rémunérés
45%de marge brute
11K€Rémunérations nettes
totales
2,5KMontant moyen
d’une étude
* données calculées sur la période allant de janvier
2012 à avril 2013
230€Montant moyen des rémunérations par
intervenant
IBCS a su répondre en tout point à nos attentes et a su adapter sa prestation au fil du projet en fonction des besoins rencontrés. Souplesse, réactivité et qualité du travail grandement apprécié
Xavier Zakoian, directeur associé d’Altime Associates
Dans le cadre de notre politique d’amélioration continue, nous envoyons systématiquement à nos clients un questionnaire de satisfaction à la fin de chaque étude. De même, lorsque
l’une de nos propositions commerciales est refusée, un rapport d’échec permet d’analyser les éléments moteurs de ce rejet.
Fruit de cette amélioration continue, nous venons de signer notre plus grosse étude (qui s’élève à plus de 10 000 euros) avec le groupe Lagache. Par ailleurs, nous pouvons
désormais compter le Conseil Régional d’Aquitaine, le groupe Class’croute et Altime Associates (cabinet de conseil parisien) parmi nos clients satisfaits.
- 13 -
IBCS c’est avant tout une aventure humaine incroyable, enrichissante et extrêmement profes-sionnalisante. Aucune autre association ne m’aurait permis de gérer un vivier de 80 étudiants en plus de mes cinq chefs de projet, ni de négocier des études avec des clients importantsSandrine Ropars, Responsable des études
Améliorations et innovations au sein du pôle études
« Super association, très professionnalisante. Une bonne année au sein du pôle études. Une acquisition de compétences utiles pour l’avenir ! » Témoignage d’un membre
Objectifs Moyens / Outils
Répondre à une hausse d’activité
Création du pôle études en septembre 2012. Au sein de ce pôle travaillent cinq chefs de projet, qui gèrent le déroulement des études de A à Z, et encadrent les étudiants qui interviennent sur les missions. Possibilité de choisir le parcours alternance à IBCS pour la responsable des études, qui dispose ainsi de trois jours (du mercredi au vendredi) uniquement consacrés à la Junior. Cet aménagement de l’emploi du temps permet de gérer la charge de travail de manière optimale.
Améliorer le suivi des études
Utilisation de Siaje, un logiciel de gestion d’études, qui permet non seulement d’éviter les erreurs dans les documents, mais également de lancer des campagnes d’audit pour s’assurer que les exigences légales sont respectées. Siaje nous fournit également des statistiques qui offrent une meilleure visibilité sur l’évolution de la structure au jour le jour.
Professionnaliser les propositions commerciales
Simplification et amélioration du modèle des propositions commerciales.
Clarifier les missions attribuées aux intervenants
Distribution de flyers informatifs et explicatifs spécialement dédiés au recrutement des intervenants.
Répondre au contexte de crise (entrepreneurs manquant de moyens pour financer leurs
projets)
Recherche de solutions pour adapter nos prestations à ces porteurs de projet.Augmentation de la marge brute (qui permet de compenser la diminution du nombre d’études vendues).
Commencer à recueillir des informations sur notre
environnement
Réalisation d’un focus groupe avec les étudiants de l’Inseec Bordeaux sur le thème de la mobilité, du déménagement et du départ en stage.
- 14 -
8
9,58
8
7
9,38
7,92
5
6
7
8
9
10
Comm
ercial
Comptabilité
Comm
unica;on
Infographie
Qualité
Études
Renforcer la politique qualité6
16Audits de contrôle
sur une année
1Audit exhaustif
Pôle qualité 2012-2013
Avec la préparation et l’obtention du label Junior-Entreprise, nous souhaitions avant tout formaliser et optimiser notre politique qualité. De nombreuses innovations ont été apportées
au sein du pôle cette année, permettant ainsi à ses membres de se consacrer à de nouvelles missions, et de créer des outils afin de structurer et pérenniser le suivi d’étude.
Le chargé de qualité : une force dans le suivi des études
Le chargé de qualité encadre le déroulement des procédures et contrôle rigoureusement chaque document du suivi d’études. Il veille à ce que le process suivi d’études soit scrupuleusement respecté, et s’assure du bon usage des règles de nommage, de codification et d’archivage (papier et numérique) des documents.
L’évaluation des compétences : un vecteur de progrès
Cette année, et pour la première fois, nous avons demandé aux premières années d'évaluer leur responsable de pôle, de manière anonyme, à partir d'une grille élaborée par le pôle qualité. Les questions sont regroupées selon cinq thèmes : communication, leadership, gestion d'équipe,
compétences dans le poste et transmission des savoirs. Pour finir, une place est laissée aux commentaires permettant aux membres de s'exprimer librement. Les témoignages
sur fond gris présents dans ce dossier résultent de ces grilles.
Évaluation du leadership (note sur 10) Évaluation des compétences (note sur 10)
8 8,33
9 8,75
8,44 8,96
5
6
7
8
9
10
Comm
ercial
Comptabilité
Comm
unica;on
Infographie
Qualité
Études
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Pendant un an et demi j’ai eu l’occasion de rencontrer des Junior-Entrepreneurs de toute la France avec un mot commun : inoubliable ! J’ai aussi eu l’opportunité de faire ce que je n’aurais jamais pu vivre avec si peu d’expérience. IBCS m’a ouvert les yeux sur certaines difficultés que je pourrai rencontrer plus tard dans ma carrière. Apprendre plus vite et aller plus loin ! Camille Canon, Responsable qualité
« Une super année et un bon tremplin pour le futur. Merci beaucoup » Témoignage d’un membre du pôle qualité
Objectifs Moyens / Outils
Optimiser la politique qualité de l’association
Réorganisation et simplification de la gestion documentaire.
Uniformisation des codifications.
Auditeurs internes formés afin de connaître parfaitement les rouages de chaque pôle et du mouvement.
Entraînement obligatoire au test auditeur de la Confédération Nationale des Junior-Entreprises.
Faciliter la compréhension de la politique qualité dans
l’association
Formation claire sur le nommage et le codage.
Document récapitulant les étapes clés dans le nommage et la codification d’un document.
Participation de tous les membres aux audits de contrôle.
Intégrer les nouvelles techniques de qualité
Renseignements sur les exigences des normes ISO.
Participation au Mouvement Français pour la Qualité afin de découvrir des méthodes et des expériences qui visent à développer et à soutenir l’efficacité de notre structure.
Participation aux formations de la confédération nationale des Junior-Entreprises.
Piloter la structure à l’aide d’indicateurs de performance
Afin d’ajuster régulièrement notre stratégie, plusieurs indicateurs de performance - mis en place par le pôle qualité - sont présentés lors de nos conseils d’administration. Véritables
aides à la décision, ces indicateurs nous proposent un bilan imagé et précis de nos résultats.
- 16 -
Développer la communication7
partager nos expériences avec les anciens
L’année 2012-2013 fut placée sous le signe du développement de la communication interne à l’école, au mouvement et à l’association. La collaboration entre le pôle communication
et le pôle infographie a permis de stimuler la créativité et d’organiser au mieux communication interne et externe. IBCS doit aujourd’hui continuer à développer des partenariats intéressants pour augmenter sa visibilité.
le label junior-entreprise, gage de crédibilité
89Anciens répertoriés
dans notre BDD
6Newsletters
d’information
73Anciens en relation permanente via un
groupe Facebook dédié
33Mails personnalisés d’annonce du label
1h15Toutes les cibles
informées du passage de marque en 1h15
Le label Junior-Entreprise donne à IBCS un nouvel élan sur le tissu bordelais. Ce label, véritable gage de professionnalisme,
concrétise le travail persévérant des quatre promotions qui se sont succédées jusqu’à aujourd’hui. C’est pourquoi l’équipe du pôle communication tenait à partager l’obtention du label de manière efficace et personnalisée. Les nombreux mails de félicitations
retournés témoignent du soutien de l’administration, de l’école, de nos partenaires et de certains de nos clients.
Objectifs Moyens / Outils
Communiquer sur le label de manière percutante et efficace
Diffusion dans les locaux de l’école, sur les réseaux sociaux et sur notre site internet. Envoi d’un e-mailing d’information.
Souligner l’évolution positive et rapide de l’association
Enfant en costume accompagné du slogan « Les enfants grandissent vite » afin de rappeler la jeunesse de notre Junior et sa croissance rapide.
Afin de profiter des conseils précieux et de l’expérience des anciennes promotions d’IBCS, nous avons souhaité renforcer les liens entre les
différentes promotions. Jusqu’alors, rien n’avait été fait pour intégrer les anciens membres gestionnaires à la vie de l’association. Pourtant, la collaboration avec les anciens est riche et fructueuse.
Moyens / Outils
Création en novembre 2012 du groupe IBCS Family sur Facebook. Organisation d’une « Journée des Anciens » le 23 mars dernier (mais peu d’anciens disponibles malgré l’envoi des invitations deux mois à l’avance).Envoi trimestriel de newsletters d’information relatant le/les évènement(s) clés.Initiation du projet de création d’une association des anciens.
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Mon poste de responsable communica-tion m’a confronté au management d’équipe. Une expérience enrichissante et formatrice où j’ai appris rigueur et sens des responsabilités. IBCS est une famille avec laquelle on surmonte les enjeux et les obstacles, mais surtout avec laquelle on partage, avance et apprendLaura Pereira Neto, Responsable communication
échanger avec les étudiants de l’inseec bordeaux
81Personnes présentes au
cocktail IBO-IBCS
500Plaquettes envoyées
avec les dossiers d’inscription Inseec
4,5/5Satisfaction concernant la campagne de recrute-ment (sondage interne)
« Laura a été une très bonne chef de pôle, entre son écoute, sa motivation, son partage et sa joie de vivre. Elle a su nous donner de l'autonomie tout en restant toujours disponible pour nous aider. Son leadership a mené à une très bonne entente et à un travail agréable au sein de l'équipe du pôle communication »
3associations de
l’Inseec partenaires
Campagne de recrutement
ObjectifSe démarquer des autres associations de l’école en proposant une campagne attractive et variée avec plus de 16 affiches inspirées de la marque The Kooples (Ci contre).
Supports Affiches, flyers, plaquettes, teaser, mailing.
Partenariats développés avec des associations de l’inseec
IBOJob service de l’Inseec Bordeaux ; nos activités sont complémen-taires. Notre partenariat encourage l’échange des contacts et l’organisation d’événements communs.
V’InseecAssociation œnologique. Elle nous permet d’être en contact avec les professionnels du milieu du vin et nous fournit une « cuvée IBCS » destinée à nos partenaires et clients Grands Comptes.
Green Team Association de golf. Permet la prospection lors des tournois et des compétitions de golf qu’elle organise.
Organisation de la semaine ibo-ibcs
Objectif Travailler en étroite collaboration avec IBO, la Job-Office de l’Inseec Bordeaux, et proposer aux étudiants notre savoir-faire.
Thème Un gars une fille / Duo bleu (pour IBCS) et rose (pour IBO).
Événements Petits-déjeuners, ateliers photoshop, atelier Ciel Compta, atelier sophrologie, atelier Prezi, Cocktail dînatoire.
Pour la première fois à IBCS, nous avons développé des partenariats avec trois associations de l’Inseec Bordeaux. En contrepartie des éléments
énoncés ci-dessous, nous proposons à nos partenaires d’assister à certaines de nos formations et aux évènements que nous organisons.
- 18 -
Rayonner sur le tissu économique aquitain
250invités au cocktail pro
5Participations à des
évènements pros
6Parutions dans
la presse
35Participants à la
table-ronde d’IBCS
2évènements pros
organisés par IBCS
6Partenaires
professionnels
Présence d’ibcs lors d’événements professionnels
Salon Cap Réseau 19/01/12
Quatre de nos membres se sont rendus à ce salon professionnel afin de prospecter les entreprises présentes et présenter IBCS lors de speed-dating entrepreneuriaux.
Forum des Entreprises 07/11/12
Organisé par le groupe INSEEC, ce forum fut l’occasion pour nos membres de rencontrer des professionnels et clients potentiels.
Conférence dans le cadre de la Charte de la diversité 08/11/12
Dans le cadre du Tour de France de la diversité, cinq de nos membres étaient présents pour rencontrer de nouveaux partenaires lors de la remise des prix organisée par l’Inseec.
Cocktail de clôture des entretiens de l’excellence
24/11/12
Quatre de nos membres étaient présents pour rencontrer de nouveaux partenaires suite à la conférence organisée par Sciences Po Bordeaux
« Innovation technologique, la France à bout de souffle ? » -
31/01/2013
Trois de nos membres ont assisté à cette conférence-débat organisée par le Club Junior-Entreprise. L’événement, suivi d’une émission télévisée, nous a permis de participer encore un peu plus au mouvement national des Junior-Entreprises.
Les échanges avec les professionnels et les partenaires jouent un rôle déterminant dans la communication d’une Junior-Entreprise. De ce fait, nous avons essayé de développer notre
nombre de partenaires et notre présence lors de salons professionnels. Toutefois, ce travail de longue haleine est à poursuivre.
Dans le cadre du partenariat avec Talence Innovation et de leur journée « Entreprendre Jeunes et Femmes », nous avons organisé une table-ronde sur le thème « Comment assurer la viabilité de mon projet ? ». Présidée par un membre d’IBCS, cette table-ronde a réuni trois intervenants et trente-cinq participants.
Cocktail professionnel organisé conjointement par IBO et IBCS, Mars 2013
- 19 -
Renforcer notre présence sur internet
336Fans sur la page pro
727Amis sur Facebook
164Relations professionnelles
79Contacts professionnels
4124Visites sur le site web
58%de nouvelles visites
sur le site web
Ces deux années furent très enrichissantes et formatrices. J’ai eu la chance de travailler dans deux pôles différents mais étroitement liés - l’infographie et la communication - et ainsi décupler mon savoir-faire. Mais IBCS est aussi une expérience humaine formidable où le travail d’équipe et la cohésion de groupe sont les maîtres motsFanny Vendège, Responsable infographie
« Fanny est une très bonne manager, elle essayait de faire en sorte que tout se passe dans les meilleures conditions » Témoignage d’un membre du pôle infographie
Audience du site www.junior-ibcs.fr
Notre site internet est un outil moderne et ambitieux. Répondant aux attentes premières des entrepreneurs (devis en ligne, présentation de nos packs
service et des études), il présente également notre histoire et notre actualité afin de permettre aux anciens de suivre notre développement. Nous avons également diversifié notre présence sur les réseaux sociaux pour atteindre un panel de cibles plus large.
Retombées de nos événements dans les médiaTitre de l’article Origine
« Turn your Business into success » Mag-Aquitaine – Juin 2011
« Un nouvel élan pour IBCS » Blog de l’Inseec Bordeaux – Novembre 2011
« Focus sur les Junior-Entreprises Bordelaises » L’Amphi-Bordelais – Mars 2012« La Junior-Entreprise obtient son label » Sud-Ouest Bordeaux – Mars 2012« IBCS labellisée Pépinière-Entreprise » Objectif-Aquitaine – Mars 2012
« IBCS obtient le label Junior-Entreprise » Blog de l’Inseec Bordeaux – Décembre 2012
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Préconisations et pistes de réflexion8
N-1 N
Modernisation Développement
Innovation Consolidation
N+1
Croissance
Grands projets
N+2
Capitalisation
Optimisation
L’année 2012-2013 a été marquée par de nombreuses évolutions. Aujourd’hui, la structure bénéficie d’atouts solides tant dans son organisation que dans sa relation avec
les entreprises. En effet, l’homogénéisation des documents, l’acquisition d’un intranet, la création d’un site internet offrent aux Junior-Entrepreneurs de notre association des atouts incontestables.
Aussi, c’est le cœur serré mais plein d’optimisme que nous devons désormais laisser la place à la nouvelle équipe. Nous ne pouvons que les encourager à développer sans cesse notre Junior-Entreprise notamment en :
À travers cette section, nous souhaitons également vous présenter les pistes d’amélioration qui pourraient être envisagées dans notre Junior-Entreprise. Véritable
remède contre la routine, ces « grands projets » permettent d’inscrire la structure dans une stratégie sur le long terme.
- Développant le réseau d’IBCS (à travers les partenariats, les anciens diplômés, ...)- Améliorant notre visibilité sur le marché bordelais (présence aux évènements pros)- Renforçant la relation avec les clients et en mettant en place des outils de fidélisation - Analysant davantage le marché dans lequel nous évoluons (intelligence économique)- Recherchant sans relâche l’excellence
- Envisager le passage de la norme ISO 9001- Faire d’IBCS un institut de sondage étudiant- Mettre en place et entretenir un panel stable d’individus - Diversifier les domaines de compétences d’IBCS (via les autres écoles du groupe)- Établir une stratégie commune avec les autres Junior-Entreprises du groupe Inseec- Soutenir la création de juniors « antennes » à l’Inseec paris, Londes, Monaco, ...
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Sommaire des annexes
A. Carte d’identité d’IBCS
B. Carte d’identité de l’INSEEC Bordeaux
C. Exemples de supports de communication
D. Schéma fonctionnel
E. Organigramme du Conseil d’Administration
F. Répartition des tâches
G. Analyse SWOT de l’association au moment de la prise de fonction
H. Analyse SWOT de l’association après un an de mandat
I. Conseil d’Administration nouvellement élu
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Nom Inseec Business Consulting ServiceSiège Social Hangar 19 - Quai de Bacalan - 33300 BordeauxDomaines d’activités Marketing, Finance, CommunicationTéléphone 05 56 00 73 90Site internet http://www.junior-ibcs.fre-mail [email protected]
IBCS (Inseec Business Consulting Service) est la Junior de l’INSEEC Bordeaux. Déclarée le 16 Mars 2009 en tant qu’association loi 1901 à but non lucratif, IBCS a pour objectif la professionnalisation des étudiants de l’INSEEC à travers l’accompagnement de professionnels. Ainsi, les « Inseecois » mettent à disposition leur savoir-faire en proposant diverses études dans trois domaines de compétences : le mar-keting, la finance et la communication. IBCS est conjointement financé par les cotisations des membres, les subventions de l’Inseec, et par les bénéfices des études réalisées.
A ce jour, IBCS compte 37 membres gestionnaires, répartis en six pôles : qualité, études, comptabi-lité, commercial, communication et infographie.
Nom Inseec BordeauxAdresse Hangar 19 - Quai de Bacalan - 33300 BordeauxTéléphone / Fax 05 56 00 73 73 / 05 56 00 73 74e-mail du responsable associatif [email protected]
Carte d’identité d’IBCSA
IBCS évolue au sein de l’Inseec Bordeaux. Nous profitons de l’expansion du groupe qui, en plus d’être implanté à Paris, Lyon et Monaco, dispose de bureaux à Londres, New-York, Chicago et Pékin, et propose près de deux cents partenariats avec des universités étrangères. Nous sommes ainsi convaincus que l’attractivité grandissante du groupe permet et permettra à notre junior de gagner en visibilité, tant auprès des étudiants potentiels qu’auprès des entreprises.
Le Programme Grande Ecole de L’Inseec est accessible :
- En admission directe en 3e année de licence après deux années de Classes Préparatoires- En admission parallèle en 3e année de licence ou 1ère année de master
L’Inseec dispense des cours en marketing, management, finance, communication et ressources humaines, très généraux en première année, puis spécialisés à partir de la deuxième année. La dimension internationale du programme proposé est sans conteste un atout pour les étudiants. Ainsi, nous avons accès à plus de cinquante doubles diplômes MSc ou MBA, qui offrent une double spécialisation très appréciée dans le monde de l’entreprise.
Notre école vit au rythme des associations (27 sur le campus de Bordeaux), des business games et des conférences, le but étant de stimuler la curiosité, l’imagination et l’esprit d’initiative des étudiants. C’est aussi la ligne de conduite qu’IBCS a choisi de suivre.
Carte d’identité de l’inseec bordeauxB
- 23 -
Exemples de supports de communicationC
- 24 -
Organigramme du conseil d’administrationE
BUREAU
C������� D’A�������������
P��������
Jonathan Doquin
V���-P���������
Laura Picard
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Julien Goulay
S���������
Mehdi Khellas
R���������� ��� E�����
Sandrine Ropars
R����������� INSEEC
Daniel Ambry
R����������C������������Laura Pereira Neto
R����������Q������
Camille Canon
R����������I����������
Fanny Vendège
R���������� C���������
Noémie Isaac
C��������� ��G������
Fati-Aurélie Mané
Date de renouvellement du conseil d’administration : 11 mars 2013 || Date de la prise de poste : 1er juin
Schéma fonctionnelDIBCS Recrute les intervenants
Les intervenants réalisent l’étude
IBCS Présente le projet d’étude
Le client commande une étude
Du 01/06/2012 au 01/06/2013
- 25 -
Pôle Etudes Pôle Qualité Pôle Comptabilité
- Vivier de chefs de projet
- Recrutement des Intervenants
- Management et suivi des inter-venants
- Maîtrise de la réalisation des projets
- Gestion des ressources hu-maines
- Audits réguliers des pôles
- Audit des études
- Suivi des performances
- Vérification du respect des normes et des codifications
- Vérification de l’intranet
- Validité des documents
- Gestion comptable - Remplissage et archivage des déclaratifs sociaux
- Sauvegarde mensuelle de Ciel avec mise en ligne sur l’intranet
- Vérification du budget des propositions commerciales
- Analyse financière
- Suivi des dépenses
Pôle Communication Pôle Infographie- Communication interne
- Team building- Annonce des congrès
- Communication dans l’école - Événements- Affiches / Flyers- Amphis de présentation
- Communication avec les anciens- Newsletters- Réunions d’anciens
- Communication externe- Cocktails- Afterworks
- Recherche de partenaires
- Prospection- Mailing & e-Mailing- Phoning- Directe
- Relation clientèle jusqu’à la pro-position commerciale
- Gestion du portefeuille clients
- Réponse aux appels d’offres Kiwi
- Fidélisation des clients
- Gestion des business units
- Gestion des réseaux sociaux- Linkedin / Viadeo- Twitter- Facebook
- Réalisation informatique des différents projets
- Teasers- Plaquettes- Flyers / Affiches- Mise en page des dossiers
- Gestion des adresses mails
- Gestion du site web
- Design des documents
- Assistance informatique
- Gestion de l’intranet
- Vérification des licences
- Veille concurrentielle
Secrétaire général- Compte rendu des réunions
- Gestion associative
- Veille au respect des statuts et du règlement intérieur
- Déclarations CNIL
- Relations avec les filleuls d’IBCS
- Organisation des formations
Pôle Commercial
Répartition des tâches F
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Analyse swot de l’association au moment de la prise de fonctionG
Faiblesses- Problématique du financement des projets
- Absence de système de sauvegardes systématiques
- Taille des locaux (une difficulté d’archivage est à prévoir)
- Absence de permanence téléphonique
- Manque de suivi avec les anciens d’IBCS
- Absence d’un modèle d’argumentaire et d’un modèle de mailing / e-mailing
- Absence d’indicateurs de performance
- Pas de prospection
- Manque de rigueur dans certains documents / documents non conformes aux règles
- Process et procédures flous / non formalisés
- Peu de visibilité en gestion financière
Forces- De nombreux évènements réalisés : cocktail, présence de l’équipe au sein des différents congrès CNJE, participation à des salons, etc.
- Création de nouveaux supports : site internet, plaquettes, nappe, flyers, ...
- Création de packs services en adéquation avec les différentes cibles
- Augmentation du chiffre d’affaires
- Cohésion de groupe et esprit d’équipe
- Capacité à relever les défis (challenge communication et label meilleur espoir proposés par la CNJE pour stimuler le développement des Juniors)
Menaces- La crise financière qui touche l’économie actuelle
- Mouvement des Juniors-Entreprises pas suffisamment reconnu
- Forte concurrence sur la région
- Meilleure Junior de France et d’Europe située à Toulouse (forte expérience et énorme budget)
- Notre concurrent direct : Junior AMS (BEM), 40 ans d’expérience et un partenariat fort avec la CCI
- Ausone Conseil (Sciences Politiques Bordeaux) : extrêmement présente en terme de communication externe
- Fusion entre la BEM et EUROMED (qui entraînera sans doute la fusion des Juniors)
- Les juniors concurrentes, citées ci-dessus, bénéficient d’un budget de communication important et sont ainsi beaucoup plus visibles
Opportunités- L’ engagement étatique en faveur de la promotion de l’entrepreneuriat
- Le corps professoral qui entoure notre Junior : un atout certain pour la qualité de nos études
- Les autres écoles du groupe Inseec : si nous cherchons à ouvrir notre panel de prestations, ces étudiants seront indispensables
- 27 -
Analyse swot de l’association après un an de mandatH
Faiblesses- Problématique du financement des projets
- Manque de fidélisation des clients
- Réseau des anciens difficile à fédérer
- Augmentation des charges fixes (achat de licences)
- Difficultés pour conserver l’activité durant les périodes de stage et les vacances
Forces- Notoriété acquise grâce à l’obtention du label Junior-Entreprise
- Nouveaux outils de gestion efficaces (Intranet, Siaje, Agenda collaboratif)
- Élaboration d’indicateurs de performance et de tableaux de bord permettant le pilotage de la structure
- Possibilité de choisir un parcours en alternance à IBCS
- Répartition des tâches claire : les fonctions de chacun sont clairement définies à travers des fiches de poste.
- Process et procédures formalisés
- Gestion budgétaire efficace et contrôlée
- Mise en place des Business Units et lancement de la prospection
- Développement du réseau (cocktails, salons, table-ronde, partenariats, ...)
- Recrutement de qualité
- Audits internes réguliers
- Cohésion de groupe et esprit d’équipe.
- Capacité à relever les défis (candidature pour l’organisation du prochain Congrès Régional d’Automne)
Menaces- Réforme de l’Inseec qui raccourcit la durée de l’implication en association (car périodes de stages plus longues)
- Réforme des URSSAF : revalorisation des charges sociales et assujettissement à l’assurance chômage
- La crise financière qui touche toujours les porteurs de projets, les entrepreneurs, les TPE-PME
- Mouvement des Juniors-Entreprises pas suffisamment reconnu
- Forte concurrence sur la région
Opportunités- Le rachat de l’ESC Chambéry par le groupe Inseec
- L’ engagement étatique en faveur de la promotion de l’entrepreneuriat
- Le corps professoral qui entoure notre Junior : un atout certain pour la qualité de nos études
- Les autres écoles du groupe Inseec : si nous cherchons à ouvrir notre panel de prestations, ces étudiants seront indispensables.
- 28 -
Rédacteurs : Laura Pereira Neto, Sandrine Ropars et Jonathan Doquin
Conception graphique : Jonathan Doquin
Contributions de : Camille Canon, Fanny Vendège,
Mehdi Khellas, Laura PicardJulien Goulay, Noémie Isaac,
Adeline Te, Fati-Aurélie Mané
Inseec Business Consulting ServiceHangar 19 - Quai de Bacalan - 33300 Bordeaux
Téléphone : 05 56 00 73 90
Conseil d’administration nouvellement élu (en cours de passation)I
BUREAU
C������� D’A�������������
P��������
Romain Bernachy
V���-P��������� � ���������� ��������
Laure Champeval
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Marc-Antoine Allais
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Chloé Baudin
R����������� INSEEC
Daniel Ambry
R����������C������������
Isis Cathala
R����������Q������
Kilian Cadiou
R����������I����������
Grégory Balussou
R���������� C���������
Stanislas Aranda
C��������� ��G������
Karim Fatmi
Du 01/06/2013 au 01/06/2014
IndicateursPertinence
Trés
orer
ie
ratios
Org
anis
er
Recrutements
équipe
man
ager
Pilotage
Performance
Former
Pro
jets
AuditSuivi
Stra
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Com
mun
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Stru
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Expériences
Pro
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Entreprise
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Dos
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Pas
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Déo
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