Microsoft Lync améliore la collaboration ausein de Cegeka

Les 2.100 collaborateurs de tous les sites de Cegeka

vont communiquer via Microsoft Lync. Ils disposeront

ainsi de fonctions de communication intégrée via une

connexion internet. Téléphonie, chat, e-mail, audio-

conférence et vidéoconférence sont parfaitement har-

monisés et combinables à l’envi. De quoi travailler en

toute flexibilité sur chaque site.

Ces dernières années, Cegeka a enregistré une forte

croissance et poursuit son expansion internationale. Le

passage à Lync permet à tous les collègues de commu-

niquer beaucoup plus efficacement. Ils voient le statut

de présence de chaque contact et la meilleure manière

de les joindre. Les possibilités étendues de vidéoconfé-

rence permettent de réduire le temps et de comprimer

les budgets consacrés au déplacement.

Par ailleurs, il est possible de collaborer au sein d’équi-

pes internationales.

Propriétaire de deux centres de données en Belgique,

Cegeka a pu prévoir une infrastructure solide et redon-

dante pour sa nouvelle plateforme de communication

qui suscite d’ores et déjà un vif enthousiasme chez les

utilisateurs qui recourent intensivement aux nouvelles

possibilités.

pays: international

secteur: IT

profil

Forte de ses 2 100 collaborateurs, l’entreprise TIC

Cegeka, dont le siège central est établi en Belgi-

que, a réalisé un chiffre d’affaires de 214,35 mil-

lions d’euros en 2012. Cegeka a plusieurs filiales en

Belgique, mais également à l’international (Pays-

Bas, Luxembourg, Pologne et Roumanie). Par ail-

leurs, Cegeka possède ses propres centres de don-

nées à Hasselt, Louvain et Veenendaal (Pays-Bas).

défi

Les collaborateurs de Cegeka voulaient communi-

quer plus efficacement les uns avec les autres.

Dans un premier temps, ils ont utilisé MSN et

Skype. Étant donné que ces initiatives n’étaient ni

coordonnées ni intégrées, des îlots de communica-

+32 (0)11 24 02 34

info@cegeka.be

Microsoft Lync

tion séparés sont apparus.

solution

Cegeka a décidé d’installer Microsoft Lync comme

plate-forme logicielle centrale pour toute commu-

nication. Les collaborateurs de Flandre l’ont adopté

en premier. C’est ensuite au tour des collègues de

Roumanie, Pologne et Pays-Bas et, enfin aux colla-

borateurs de Wallonie et du Luxembourg (NSI,

Amster et Multidata).

avantages

Û Tout en un : chat, e-mail, téléphonie, audio-

conférence, vidéoconférence

Û Accessibilité efficace grâce au statut de pré-

sence

Û Liste d’adresses centrale pour toutes les filiales

Û Meilleure communication avec les collègues et

les clients

Û Intégration parfaite à d’autres technologies

Microsoft

Û Gains de temps et économies

Û Travail en toute flexibilité

Û Disponibilité optimale avec Metropolitan Site

Resiliency

software&services

Servers

Microsoft Lync

Developer Tools

Windows

Desktop Applications

Business Solutions

Online Services

Microsoft Services

Microsoft Technologies

Microsoft Security

Cegeka, fournisseur de services ICT, a adopté la communi-

cation intégrée avec Microsoft Lync. À terme, les 2100

collaborateurs de l’entreprise communiqueront entre eux,

avec les fournisseurs et avec les clients par le biais de ce

logiciel central.

« Lync rassemble toutes les possibilités de chat, e-mail,

téléphonie, audioconférence et vidéoconférence », expli-

que Luc Greefs, Director Shared Technology & Infrastruc-

ture Delivery chez Cegeka. « Nous utilisons souvent plu-

sieurs fonctions simultanément ; on peut, par exemple,

partager un document tout en transmettant une URL ou

en envoyant un message par la messagerie instantanée. Il

est très simple de passer d’un moyen de communication à

un autre. Ainsi, lorsque vous êtes au téléphone, il est pos-

sible d’inviter quelqu’un à se joindre à la conversation de

manière à transformer l’appel en téléconférence, voire en

vidéoconférence. Depuis que nous utilisons Lync, nous

organisons beaucoup plus de réunions à distance de ma-

nière à perdre moins de temps et d’argent avec les dépla-

cements. Dans nos invitations de conférence, nous pou-

vons déjà joindre un lien vers la conférence. Il ne reste

plus alors au destinataire de cliquer pour participer à la

réunion. Par ailleurs, nous ne devons plus investir dans

des téléphones classiques, tout bénéfice pour notre bud-

get et pour l’environnement. Tout le monde a pu choisir

sa manière de téléphoner : oreillette, dispositif USB, cas-

que ou ordinateur portable, tout simplement. »

Économies et efficacité accrueS’il est vrai que Cegeka gagne du temps et de l’argent

avec Lync, le principal avantage de cette solution réside

toutefois dans une plus grande efficacité. « Aujourd’hui,

les contacts et les questions entre collègues sont beau-

coup plus rapides et nettement plus simples », confirme

Benny Weymans, responsable du projet. « Grâce au statut

de présence il est possible de voir immédiatement si un

collègue est disponible et via quel canal. Il est aussi possi-

ble de définir une alerte de manière à être automatique-

ment prévenu quand le statut de votre contact repasse à

‘disponible’. »

Le déploiement de Lync chez Cegeka est intervenu en pa-

rallèle à l’augmentation du nombre de sites à l’étranger.

« Lync facilite les contacts avec les collègues à l’étranger »,

explique Luc Greefs. « Grâce à la petite photo placée à

côté du nom, la communication est devenue beaucoup

plus personnelle. Vous voyez ainsi votre interlocuteur, ce

qui est bien plus agréable. C’est la raison pour laquelle

nous prenons toujours une photo de chaque nouveau

collaborateur. Au sein d’une entreprise comme la nôtre, il

nous arrive parfois de rencontrer des collègues pour

la première fois chez des clients où nous collabo-

rons sur un projet. Dans ce cas aussi, c’est un avan-

tage de savoir directement qui est qui… Pour la

communication avec les clients, partenaires et four-

nisseurs, nous pouvons créer des « fédérations »

dans Lync, le cas échéant pour la durée d’un pro-

jet. »

Le nouveau monde du travailCegeka estime que Lync s’intègre aussi au nouveau

monde du travail. « Nous encourageons nos colla-

borateurs à travailler au moins une fois par semaine

à domicile », poursuit Luc Greefs. « C’est un choix

stratégique, car notre entreprise affiche une forte

croissance, mais nous ne voulons pas à chaque fois

investir dans de nouveaux bureaux. Par le passé, la

communication constituait parfois une pierre d’a-

choppement au travail à domicile. Nous disposons

désormais des mêmes fonctions à toute heure et en

tout lieu via une connexion internet. De cette ma-

nière, nous évoluons vers une entreprise avec des

postes de travail flexibles. »

Cegeka est passée à Microsoft Lync lorsqu’elle a

remarqué que ses collaborateurs avaient besoin

d’une manière plus rapide et plus efficace de com-

muniquer entre eux. « Un grand nombre ont d’ail-

leurs pris l’initiative d’utiliser des outils tels que

MSN et Skype » ; souligne Benny Weymans.

« Chaque collaborateur avait même commencé à

créer ses contacts en l’absence de tout lien avec

notre Active Directory. Petit à petit, nous avons vu

apparaître de petits îlots de communication sépa-

rés. Étant donné que nous sommes orientés Micro-

soft pour nos applications de productivité au sein

de notre entreprise, nous avons opté pour Microsoft

Lync. De cette manière, nous pouvons parfaitement

intégrer la technologie à notre logiciel Microsoft. »

En septembre 2012, tous les collaborateurs de Ce-

geka de Flandre ont utilisé Microsoft Lync. Les sites

de Roumanie, de Pologne et des Pays-Bas lui ont

emboîté le pas et nos collègues de NSI ferment la

marche. Les filiales ont été intégrées à Lync au ni-

veau de l’Active Directory. Luc Greefs : « Quand

nous reprendrons encore de nouvelles entreprises,

nous les intégrerons également à notre nouvelle

plate-forme de communication. L’amélioration de

notre communication nous permettra en pratique

d’intégrer plus rapidement les entreprises reprises

dans notre organisation et notre culture d’entre-

prise.»

Central téléphonique superfluAu cours d’une première phase, Cegeka n’a utilise

Benny Weymans, responsable du projet chez Cegeka: « Grâce au statut de présence il est possible de voir

immédiatement si un collègue est disponible et via quel canal. »

que les fonctions de base de Lync, mais l’entreprise en-

tend exploiter pleinement la technologie à terme. Benny

Weymans : « Pour le centre de contacts, nous avons inté-

gré notre centrale téléphonique sur IP d’Avaya à une pas-

serelle vers Lync. À terme, nous rechercherons encore une

solution de remplacement de sorte que le central télépho-

nique ne soit plus nécessaire. »

Comme toutes les communications empruntent Lync, il

est bien évidemment crucial que cet environnement soit

toujours disponible. « C’est pourquoi nous avons tout dé-

doublé dans une architecture Metropolitan Site Resi-

lience », poursuit Luc Greefs. « Nous avons l’avantage de

pouvoir utiliser notre propre infrastructure dans les cen-

tres de données de Hasselt et de Louvain, de sorte que

nous sommes certains d’avoir une disponibilité optimale.

Nous testons aussi régulièrement notre plan de reprise

après sinistre. »

Respect d’une certaine « étiquette »Les premiers échos des utilisateurs de la nouvelle plate-

forme de communication chez Cegeka sont d’ores et déjà

positifs. « Dans un premier temps, nous avons désigné des

« key users » dans tous les départements et le cercle des

utilisateurs s’est ensuite élargi progressivement », expli-

que Benny Weymans. « La réaction a été très rapide et

tout le monde voulait adopter la nouvelle solution. Nos

développeurs utilisent ainsi désormais Lync pour des ses-

sions virtuelles de scrum. Parmi les autres fonctions sou-

vent utilisées figurent le partage d’écrans et les présenta-

tions à distance. »

Afin de faciliter le passage, Cegeka a dispensé des forma-

tions aux utilisateurs. « Nous nous sommes aussi penchés

sur l’« étiquette » de l’utilisation de Lync », indique Luc

Greefs. « Elle a son importance, car le but n’est pas de dé-

ranger vos collègues en permanence comme ils sont tou-

jours joignables. C’est pourquoi nous avons placé un

guide de bonnes pratiques de Lync sur le portail de l’en-

treprise. »

pour plus d’ informations

Pour toute information complémentaire concer-

nant les produits et services Microsoft, veuillez

contacter le +32 (0)2 503 31 13 ou visiter le site

www.microsoft.be/cases. Vous y trouverez d’autres

sociétés qui utilisent des applications similaires.

Pour toute information complémentaire concer-

nant Cegeka, contactez le +32 11 24 02 34 ou visi-

tez le site www.cegeka.be.

« L’amélioration de notre communication

nous permettra en pratique d’intégrer plus

rapidement les entreprises reprises dans

notre organisation et notre culture d’entre-

prise.»

Luc Greefs