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« Quelle solution collaborative pour piloter la politique patrimoniale dans les collectivités

locales ? », Juin 2014 avec la participation de :

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18/06/2014 NQI Présentation © NQI Corp. 2014 :: Confidentiel 2

Le patrimoine, opportunité ou contrainte ?

Quel lien entre pilotage patrimonial

et budget de

l’année ?

Qui fait quoi sur

le patrimoine ?

Comment conjuguer les différentes

dimensions de la gestion patrimoniale

de votre collectivité (technique, administrative, juridique, etc.) ??

Comment structurer la

stratégie immobilière de votre collectivité locale ?

Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Introduction


1) Présentation des intervenants

2) Pourquoi piloter le patrimoine local ?

3) Quelles perspectives pour piloter le patrimoine local ?

Déroulement du séminaire :

4) Quelle démarche pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?

Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Sommaire

5) Quel outil pour mettre en œuvre un pilotage patrimonial ?

6) Une démonstration par l’exemple


Avec NQI Orchestra, fédérez et animez la

communauté des acteurs projet autour d'une culture et

d'objectifs partagés !

Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 1) Présentation de la société NQI

Une gestion de projet efficace ne

peut-être uniquement l’affaire d’experts.

200 clients et + de 10 000 utilisateurs

Editeur français Présent dans 10 pays Bureaux à Paris, Londres, Madrid et Bruxelles

Club utilisateurs pour échanger bonnes pratiques et expériences

Première solution de gestion de projets référencée au catalogue de l’UGAP


Pilotage stratégique des organisations publiques

Gestion des opérations en maîtrise d’ouvrage

Gestion du portefeuille de projets informatiques

Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 1) Plus de 200 organisations font confiance aux solutions NQI de pilotage

1 outil. 3 solutions dédiées aux organisations publiques


CREG (Centre de Recherches et d’études en Gestion)

au sein de l’UPPA

Ville – Management puis PILOTE (PILotage des politiques

et des Organisations TErritoriales) au sein de l’AIRMAP

(Association Internationale de Management Public)

Chaire OPTIMA (Observatoire du PiloTage et de

l’Innovation Managériale des Administrations

locales)

Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 1) Présentation UPPA – PILOTE – OPTIMA











Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 2) Les raisons de la mise en œuvre d’un pilotage patrimonial local

des enjeux en terme de connaissance et de maîtrise de ses ressources

immobilières (investissement et fonctionnement)

des enjeux de cession et de valorisation du patrimoine

des enjeux d’optimisation de l’occupation (services municipaux, associations,

équipements)

des enjeux liés à l’engagement de la responsabilité de la collectivité, la

gestion juridique, les assurances, le recouvrement homogène et contrôlé

des enjeux en terme de maintenance et de gestion énergétique



Une réponse aux insuffisances des outils actuels (Carassus et Queyroi, 2012)

Etat des pratiques locales

Connaissance Une connaissance lacunaire et non mise à jour du patrimoine Des progrès importants vers la centralisation de la connaissance

Présence d’outils Manque d’instruments de gestion et d’indicateurs Manque d’outils englobants

Temporalité Des instruments focalisés sur une logique annuelle Faiblesse des dimensions temporelles de long terme et de court terme

Niveau d’action Des actions relevant d’un niveau administratif et opérationnel Mise à l’écart des acteurs politiques

Finalité Assez bonne prise en charge des activités d’exploitation du parc et

d’administration des biens Défaillance des outils sur la gestion stratégique immobilière



Une réponse aux insuffisances des modes d’organisation actuels (Carassus et

Queyroi, 2012)

Etat des pratiques locales

Système organisationnel Des responsabilités et missions liées au patrimoine éparpillées au sein des organisations

Un grand nombre d’acteurs répartis dans plusieurs directions et pôles directement concernés par les questions de gestion patrimoniale

D’importantes difficultés dans la réalisation de toutes les sous-fonctions et les activités de la gestion patrimoniale (Asset, Property, Facility)

Maîtrise relative du rôle de tous les acteurs associés à la gestion de patrimoine

Une fonction patrimoniale ne répondant à aucune logique d’ensemble dans son système organisationnel

Approche organisationnelle

Les activités de l’exploitation du parc essentiellement régies par une approche mécaniste (existence de procédures, fonctionnement rigide)

Une approche organique de la gestion stratégique (peu de procédures, peu de règles, des relations informelles)

Une fonction d’administration des biens à tendance organique











Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 3) Les perspectives de la mise en œuvre d’un pilotage patrimonial local

Synthèse du diagnostic outil

• Des outils courts et moyens termistes, à portée opérationnelle et à finalité administrative

– Les outils semblent être en grande majorité annuels et infra-annuels, tandis que trop peu sont destinés à une vision à long terme

– L’instrumentation de gestion est principalement présente au niveau opérationnel. La collectivité est largement sous dotée en outils à portée stratégique

– Les outils présents couvrent majoritairement le Property Management, un peu moins le Facility Management et pratiquement pas l’Asset Management.

Axes d’évolution envisagés

• Les axes de développement des outils patrimoniaux

– L’extension de la temporalité des outils de gestion et de pilotage du patrimoine : inventaire et suivi du patrimoine, PPT, PPI, PPT

– Le redéploiement du niveau d’utilisation et de la portée des outils vers tous les niveaux (opérationnel, administratif, politique) : guide utilisateur des bâtiments

– Une couverture plus importante et mieux maîtrisée des finalités managériales des instruments (Asset, Property, Facility Management) : schémas directeurs, méthode atouts/attraits


Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 3) Les perspectives de la mise en œuvre d’un pilotage patrimonial local

Synthèse du diagnostic orga

• Une fonction patrimoniale quasi inexistante, aux modalités d’organisation fragmentées

– Eparpillement de la fonction patrimoine au sein de l’organisation

– Des activités de la gestion patrimoniale que partiellement assurées par l’organisation.

– Des difficultés à délimiter le périmètre d’intervention des services

– Une professionnalisation de la gestion patrimoniale qui doit être poursuivie

– Défaillance des ressources patrimoniales en tant que support des fonctions métiers

– Problèmes de transparence quant aux processus informationnels et décisionnels

Axes d’évolution envisagés

• Les axes de développement de la fonction patrimoniale

– Un équilibre du système organisationnel entre central et local : Identification de la fonction patrimoniale entre les différentes directions, mise en place d’une instance de débats stratégique sur le patrimoine, Renforcement du dialogue de gestion interne autour des ressources patrimoniales, mise en place d’un réseau de référents patrimoine

– Une approche cumulant des modalités mécanistes et organiques : Professionnalisation de la gestion patrimoniale autour des 3 fonctions, mise en place de procédures partagées sur la gestion du patrimoine











Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 4) La démarche de mise en œuvre d’un pilotage patrimonial

Définition d’une planification/stratégie patrimoniale • détermination des ambitions de la politique patrimoniale • détermination d’une segmentation stratégique patrimoniale en missions,

actions/activités avec leurs objectifs stratégiques et opérationnels • détermination des calendriers pour les actions à engager

Détermination d’une responsabilisation patrimoniale

• détermination de la structure pilote des missions, actions/activités • détermination des structures de mise en œuvre des actions/activités • détermination des moyens financiers par actions/activités • détermination des moyens humains par actions/activités

Mise en œuvre d’une évaluation patrimoniale

• détermination des indicateurs de performance multidimensionnels • détermination des tableaux de bord décisionnels


Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 4) La démarche de mise en œuvre d’un pilotage patrimonial

Planification/stratégie

Responsabilisation

Evaluation

Formation

Elus/DGS / Dir Pat.

+ DGA/Direc

teurs

+ Référents

L’outil accompagne et appuie la diffusion de la démarche

Implication globale des acteurs

+ agents











Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 5) L’outil de mise en œuvre d’un pilotage patrimonial - MAESTRIA

1. Structurer le projet de la collectivité

2. Fédérer autour du projet de la collectivité

4. Communiquer sur le projet de la collectivité

3. Gérer le projet de la collectivité

5. Evaluer le projet de la collectivité

La mise en place d’une solution de pilotage a pour objectif de :


Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? 5) L’outil de mise en œuvre d’un pilotage patrimonial - MAESTRIA

Rattachement à trois référentiels (politique, structure, territoire) pour donner une lecture complète

Formalisation des objectifs

Organisation et responsabilité des équipes

Définition des moyens mobilisés

Pilotage en temps réel de l’exécution

Evaluation du résultat et de l’impact des actions

Une solution web de pilotage collaboratif ouverte

à tous les acteurs du projet de la collectivité











Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Contactez-nous pour lancer votre démarche de pilotage

Merci de votre attention

Grégory Sabathé

E-mail : [email protected]

Tél. : 04 92 96 24 93

Pour continuer nos échanges et obtenir plus d’informations sur la solution Maestria, n’hésitez pas à nous contacter :

David Carassus

E-mail : [email protected]

Tél. : 06 21 75 82 57


Quelle solution pour piloter le patrimoine local ? Annexe

• Facility Management (exploitation de parc)

Fonction qui assure l’allocation des ressources immobilières afin de garantir

l’adéquation entre les conditions immobilières et les activités qui s’y déroulent.

• Property Management (administration de biens)

Activité qui concerne la gestion administrative, financière, fiscale et juridique liée au patrimoine, ainsi que les opérations d’investissements, de gros travaux.

• Asset Management (gestion d’actifs immobiliers)

Activité de gestion stratégique et financière des actifs immobiliers. Opérations

s’inscrivant dans une perspective stratégique, en lien direct avec la stratégie globale de l’institution.

• Activités transversales de la gestion patrimoniale

La gestion patrimoniale repose elle-même sur des activités supports à son fonctionnement. Regroupées dans cette fonction transverse, elles sont communes au trois domaines exposés précédemment (Asset, Property, Facility).

Facility Management

Gestion de l’usage

Gestion de la maintenance

Exploitation

Services associés

Property Management

Administration

Sécurité

Investissements et gros travaux

Asset Management

Politique immobilière

Stratégie immobilière

Fonction transverse

Gestion des moyens

Gestion de l’information

Gestion comptable et économique

Documents

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