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2015, mois par mois
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2015une année
d’activité de l’Irfaf
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Édito
En 2015, l’activité de l’Irfaf connait une augmentation globale de près de 17 %. 3 770 agents ont ainsi bénéficié d’une formation relevant des dispositifs nationaux ou de l’offre régionale déployée au bénéfice des Caf de la région Île-de-France.
Dans un contexte d’évolution des missions et de renouvellement des effectifs qui impose un effort de formation et d’accompagnement soutenu, 33 sessions de gestionnaires-conseil allocataires ou de conseillers de service à l’usager étaient en cours sur l’année 2015 et 23 autres, déjà programmées sur la prochaine période.
L’offre régionale et, en particulier, les actions spécifiques sollicitées par les organismes adhérents pour accompagner les projets inscrits dans leur plan de développement local, confirment, par ailleurs, la tendance observée en 2014, d’une croissance de la demande.
La mise en place au 1er janvier 2016 d’un Institut national de formation réorganise les missions des centres régionaux de formation professionnelle en proposant, désormais, une offre de service globale, couvrant aussi bien les métiers propres à l’Institution que des compétences transverses plus éloignées de son cœur de métier.
C’est dans ce contexte, que l’Institut 4.10 et l’Irfaf, en lien avec la Cnaf, ont défini un nouveau cadre contractuel qui formalise la poursuite du partenariat jusqu’ici engagé, en actant les conditions et les modalités d’une coopération renouvelée.
Cette convention réaffirme ainsi, la place de l’Irfaf en tant que service de formation mutualisé pour la région Île-de-France et confirme son rôle de pilote ou de site référent pour les dispositifs spécifiques à la branche Famille. Les résultats présentés dans ce rapport s’appuient sur l’implication des collaborateurs de l’Irfaf et la qualité du partenariat avec les Caf d’Île-de-France et la Cnaf. Je les en remercie tous.
Caroline GugenheimDirecteur
3
Sommaire
4 Les instances de décision
5 La gouvernance
5 Les partenariats
7 Les faits marquants
10 L’offre régionale
11 L’offre catalogue
12 Les actions spécifiques
16 La satisfaction des participants
17 L’offre nationale
18 La formation initiale
21 Les dispositifs nationaux de la branche Famille et interbranches
23 Les ressources et les moyens
24 L’équipe pédagogique
24 Les locaux pédagogiques
24 Le budget
26 Les axes de travail 2016
30 Les sigles
Les instances de décision
5 La gouvernance
5 Les partenariats
5
La gouvernanceConstitué en service commun des Caf de la région Île-de-France, l’Institut régional de for-mation des allocations familiales (Irfaf) a été créé par l’arrêté du 8 février 1991 qui en défi-nit le statut, l’organisation et les missions. Une convention de service, signée le 27 mars 1991, entre les directeurs des Caf adhérentes, précise ses modalités de fonctionnement.
Sa gestion relève de la responsabilité du direc-teur de la Caisse d’allocations familiales des Hauts-de-Seine et de son conseil d’administra-tion.
La commission de coordination Irfaf, constituée au sein du conseil d’administration, est garante de la politique conduite, visant à rendre le meil-leur service au meilleur coût dans le respect des droits et de l’identité de chaque Caf adhérente. Elle est chargée de rendre un avis sur les projets de budget de l’Institut régional.
Les caisses de la région Île-de-France sont asso-ciées à la gestion de la structure par l’intermé-diaire de deux instances consultatives :
Î la conférence des présidents, composée des présidents des conseils d’adminis-tration des Caf adhérentes, qui assiste le conseil d’administration de la Caf des Hauts-de-Seine dans la définition des orientations générales de l’Irfaf,
Î le comité des directeurs, composé des directeurs et des agents comptables des Caf adhérentes, qui participe, annuel-lement, à la définition des orientations et des objectifs stratégiques de l’Irfaf et assure, en fin d’exercice, un suivi de son activité et de ses résultats.
Les partenariatsPour conduire sa mission, l’Irfaf a développé des collaborations ou des partenariats privilé-giés permettant une action concertée bâtie sur la complémentarité et une mise en commun des expertises, des ressources formatives ou logistiques.
Ces coopérations, qui s’expriment en termes d’innovation, de coordination, d’actions trans-versales et de réactivité, impliquent :
la Cnaf En charge des formations spécifiques aux mé-tiers de la branche Famille, le département des ressources humaines du réseau s’appuie sur l’expertise développée par l’Irfaf dans les do-maines de l’ingénierie, de la gestion, de l’anima-tion, du suivi ou de l’évaluation. L’Irfaf est ainsi identifié comme site pilote ou référent pour les métiers de l’administration du personnel et de la paie, du travail social, des aides financières d’action sociale et de la maîtrise des risques externes.
le CnamLa Caf des Hauts-de-Seine, en lien avec la Cnaf, assure la gestion et le pilotage du centre natio-nal d’appui aux métiers. Cette structure, en charge de l’accompagnement des salariés dans la mise en œuvre du changement, s’appuie sur un partenariat étroit avec l’Irfaf pour la concep-tion, la réingénierie, la production et l’accompa-gnement des formations destinées aux métiers de la relation de service.
Les instances de décision
de décision
6
l’Institut 4.10La réorganisation du réseau institutionnel de formation et la création, au 1er janvier 2016, de l’Institut 4.10 sont venues modifier le périmètre d’intervention de l’Irfaf. La définition d’un nou-veau cadre contractuel, permettant la poursuite, à cette échéance, du partenariat jusqu’ici enga-gé, formalise la répartition des responsabilités dans la mise en œuvre des dispositifs de forma-tion et des activités, en cadrant les articulations et les coopérations à mettre en place entre les deux structures.
Les intances de décision
2015, mois par mois
7
Les faits marquants
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L’offre de service de l’Irfaf s’organise autour :
Î d’une offre régionale : complémentaire de l’offre nationale, elle accompagne les plans de formation des Caf d’Île-de-France et répond aux problématiques de res-sources humaines et d’accompagnement métiers de chacun des organismes adhé-rents,
Î d’une offre nationale : l’Irfaf assure le déploiement, pour le compte des Caf de la région, de dispositifs institutionnels de formation, sous le pilotage de la Cnaf pour les métiers de la branche Famille et de l’Institut 4.10, pour les métiers inter-branches.
3 770 agents ont bénéficié de l’offre de formation déployée par l’Irfaf, soit une augmentation de 15,93 % par rapport à l’année précédente.
Cette offre représente, en 2015, un niveau d’activité global de 25 233 jours/agents (j/a), en augmenta-tion de 16,79 % par rapport à 2014.
Les faits marquants
0
5 000
10 000
15 000
20 000
25 000
30 000
24 280,5
27 315 26 654
21 605,5
25 233
2011 2012 2013 2014 20150
500
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1 500
2 000
2 500
3 000
3 500
3 097
2 605,52 790
2 092
2 370
2011 2012 2013 2014 2015
Jours/agents Jours animation
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Les faits marquants
L’augmentation en 2015 du niveau d’activité globale traduit, pour l’essentiel, la forte de-mande de formations aux métiers de la relation de service, et notamment :
Î un nombre plus important de sessions de gestionnaire-conseil allocataires,
Î la généralisation des formations de conseiller de service à l’usager,
Î le déploiement des modules complémen-taires.
L’offre régionale représente 69 % de ce total, avec 2 614 agents bénéficiaires et 28 % du total de l’acti-vité de l’Irfaf, en nombre de j/a.
37 %5 % 1 %
25 %
32 %
Actions spécifiques intra
Offre catalogue
Offre nationale branche Famille
Offre nationale interbranches
Formation initiale
65,6 %
6 % 0,4 %
14 %
14 %
Formation initiale
Offre catalogue
Offre nationale branche Famille
Offre nationale interbranches
Actions spécifiques intra
Ensemble des bénéficiaires Répartition par domaine d’intervention en jours/agents
2015, mois par mois
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régionale L’offre
11 L’offre catalogue
12 Les actions spécifiques
16 La satisfaction des participants
11
Cette offre de formation comprend l’offre ca-talogue et les actions spécifiques réalisées à la demande des Caf. Elle représente 7 123,5 j/a soit, 28 % du total de l’activité globale. Elle enre-gistre une légère augmentation de 3,52 %, soit 242 j/a, par rapport à l’année 2014. Cette évolu-tion souligne une hausse importante de la de-mande sur les actions spécifiques, plus adap-tées pour certaines thématiques aux besoins exprimés par les Caf.
L’offre catalogue
Cette offre, rénovée en 2015, propose des for-mations en coïncidence plus étroite avec les attentes exprimées par les Caf d’Île-de-France et l’actualité institutionnelle. Elle enregistre un nombre d’inscriptions en légère baisse à celui de 2014 et représente 3 606 j/a. Elle regroupe 163 stages, contre 143 en 2014. Organisée au-
tour de six parcours de formation, elle propose différents niveaux d’approfondissement, de l’acquisition de connaissances au développe-ment de compétences :
Les thématiques retenues concernent :
Î la famille,
Î le public allocataire,
Î l’environnement et les conditions de vie des familles,
Î la communication interne et externe,
Î l’accompagnement dans la mise en place du changement,
Î la gestion budgétaire et comptable.
Ces parcours thématiques ont concerné 943 agents, soit 67,55 % des bénéficiaires de l’offre cata-logue globale.
Le parcours portant sur la communication interne et externe a été le plus sollicité avec 24 stages réalisés correspondant à 823 j/a, soit 28,26 % de l’activité des parcours.
11 L’offre catalogue
12 Les actions spécifiques
16 La satisfaction des participants
L’offre régionale
19 %
21 %
29 %
5 % 2 %
16 %
8 %
Le socle institutionnel
Le public allocataire
La gestion budgétaire et comptable
L’accompagnement des salariésdans la mise en place du changement
La famille
L’environnement et les conditions de vie des familles
La communication interne et externe
Les parcours de l’offre régionale - % de stages réalisés
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Une offre complémentaire est proposée, cen-trée sur l’acquisition ou l’approfondissement des compétences à la bureautique, construite autour de parcours de formation pour les lo-giciels Microsoft Office 2010 et Libre Office. Un questionnaire d’auto-évaluation permet
aux organismes de mieux identifier le niveau de compétence et les besoins des utilisateurs. Des tableaux de correspondance entre les dif-férents applicatifs facilitent le passage d’un logiciel à l’autre.
Le parcours « Microsoft Office 2010 – tableur et base de données » enregistre le nombre d’ins-criptions le plus important. Ce sont 165 agents qui ont suivi un perfectionnement inclus dans ce parcours, représentant un total de 260 j/a.
Les actions spécifiques
Les Caf peuvent solliciter l’Irfaf pour mettre en place des actions d’accompagnement ou de formation au regard des projets et des objec-tifs inscrits dans leur plan de développement local.
Ces actions, élaborées à partir d’un cahier des charges, construit en collaboration avec la Caf concernée, sont conduites par un responsable de développement de projets qui s’associe le concours d’intervenants externes ou internes. Elles font l’objet d’une contractualisation por-tant sur les objectifs de l’action, les conditions de sa réalisation et les modalités de suivi et d’évaluation.
Un partenariat actif, à travers des réunions de pilotage, assure la réussite du projet, permet-tant ainsi à l’Irfaf de concevoir des actions qui s’attachent à prendre en compte les contraintes de production des services, les besoins de dé-veloppement de compétences individuelles et
L’offre régionale
20 %20 %
35 %5 % 1 %
1 %
13 %
5 %
Le parcours Microsoft Office 2010tableur et bases de données
Le parcours Libre Office 3.3.4tableur et bases de données
L’environnement Windows seven
Impress
Le parcours Libre Office 3.3.4traitement de texte
Le parcours migration versMicrosoft Office 2010
Le parcours Microsoft Office 2010traitement de texte
PowerPoint
Les parcours de l’offre bureautique - % de stages réalisés
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collectives des salariés et les impératifs péda-gogiques qui en découlent.
Cette offre représente 3 517,5 j/a pour 1 218 bénéficiaires. Elle augmente de 495 j/a, soit de 16,38 %, par rapport à 2014.
Les 99 actions spécifiques qui ont été réalisées en 2015 ont concerné :
la relation de serviceDes perfectionnements courts, d’une durée de deux à trois jours, ont été les plus fréquem-ment demandés en vue de compléter les ac-quis d’agents impliqués, à différents niveaux, dans des fonctions liées à l’accueil physique ou téléphonique, qu’il s’agisse de téléconseillers intervenant sur les plateformes téléphoniques, de conseillers de service à l’usager, de gestion-naires-conseil allocataires, de médiateurs so-ciaux de proximité ou d’emplois d’avenir...
Ces actions ont, principalement, porté sur :
Î la communication avec le public,
Î la connaissance du public,
Î la gestion des incivilités et des situations d’accueil délicates,
Î la gestion de l’agressivité,
Î l’accueil sur rendez-vous.
Il s’agit pour ces agents d’acquérir des tech-niques leur permettant d’adapter leurs com-portements et méthodes professionnelles aux différents publics allocataire, de savoir préve-nir et réagir en cas d’agressivité ou de violence
et d’inscrire leur action dans l’offre globale de service de la Caf. Les apports méthodolo-giques sont, systématiquement, complétés par des mises en situation qui favorisent l’appro-priation d’automatismes dans la gestion des relations avec le public allocataire.
L’accueil sur rendez-vous a, par ailleurs, fait l’objet de nombreuses formations afin de facili-ter sa mise en place et sa promotion. Ainsi, un accompagnement des professionnels interve-nant sur les sites d’accueil a été réalisé, com-prenant un module de base et un module de mise en situation à partir des outils élaborés par la Caf.
En complément des perfectionnements mé-tier, un parcours de formation de longue du-rée de 85 jours, dont 32 jours théoriques et 53 jours d’alternance avec application tutorée des acquis, a été élaboré autour de cinq thé-matiques :
Î l’accès aux droits et l’accompagnement des publics,
Î l’instruction générale des demandes de RSA,
Î l’accueil sur rendez-vous, réponse de premier niveau,
Î l’animation d’une intervention collective,
Î l’exercice du tutorat.
Des épreuves écrites et orales ont clôturé ce parcours.
Des groupes d’analyse de pratiques ont éga-lement contribué à la professionnalisation des agents. L’objectif était d’accompagner les
L’offre régionale
14
agents afin qu’ils soient en capacité de verbaliser les situations difficiles rencontrées et d’expri-mer leurs émotions et, ainsi, de préserver leur équilibre personnel et de répondre aux mis-sions qui leur sont confiées. Les managers ont été associés à ce dispositif en vue de l’élabora-tion de plans d’actions.
Enfin, des formations sur les écrits profession-nels ont été mises en place pour permettre aux agents de gagner en aisance et en efficacité dans la réponse apportée aux allocataires.
L’organisation du travail et les ressources humaines
Dans le prolongement des actions conduites en 2014, certaines formations ont été recon-duites, à la demande des Caf, sur :
Î le télétravail, tant en direction des agents que des managers,
Î le recrutement, pour permettre aux recruteurs occasionnels d’apporter des réponses concrètes sur les techniques de questionnement du candidat et la pos-ture du recruteur lors de la conduite de l’entretien,
Î la supervision, pour aider les managers à clarifier cette mission, identifier les méthodes et les impacts sur le manage-ment d’équipe.
Le management et l’animation d’équipeAu cours de l’année 2015, différents dispositifs permettant d’optimiser l’accompagnement au changement, le fonctionnement d’une équipe ou le management dans les organisations ac-tuelles ont été déployés. Ils ont, notamment, concerné :
Î le pilotage du changement,
Î des coachings individuels,
Î un séminaire de cohésion d’équipe pour favoriser la synergie de l’équipe managé-riale et optimiser les collaborations entre les responsables dans un contexte de réorganisation,
Î l’accompagnement d’équipes et de leurs responsables autour d’ateliers de travail axés sur la communication, le travail en commun et l’élaboration d’un plan d’ac-tion partagé,
Î le rôle d’animateur de groupe destiné à un public de référents techniques char-gés d’un rôle de coordination auprès des agents, de production et de diffusion des connaissances,
Î un parcours de professionnalisation des managers d’un même service permettant de travailler sur :
• la transversalité, la cohésion d’équipe et la communication,
L’offre régionale
2015, mois par mois
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• la fixation d’objectifs dans l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagne-ment,
• la posture managériale,
• le pilotage et le management de projet,
• le management de la qualité et le sens de la relation client,
Î des carrefours d’échanges de pratiques managériales. Initiés par la Cnaf, ils s’ins-crivent dans une démarche de soutien à la fonction managériale telle que définie dans le plan d’amélioration de la qualité de vie au travail de la branche Famille.
Ils ont pour objectifs de :
Î favoriser et de conduire les managers à mener une réflexion sur leurs pratiques,
Î développer les savoir-faire et savoir-être en lien avec le métier, entre pairs dans un espace dédié,
Î permettre la controverse entre pairs pour établir un éventail de bonnes pratiques face à des situations difficiles, nouvelles ou peu prescrites.
Des conférences-débats ont, par ailleurs, été organisées à destination des directeurs des Caf d’Île-de-France dans le cadre du « Club des dirigeants » autour de François Dupuy, socio-logue et auteur du livre « La faillite de la pen-sée managériale – lost in management 2 » et Gilles Verrier, directeur général du cabinet de conseil en ressources humaines « Identité RH » et professeur associé en ressources humaines
à l’Institut d’études politiques de Paris à pro-pos de son livre « Stratégie et RH : l’équation gagnante ».
L‘action socialeL’accompagnement des travailleurs sociaux et professionnels de l’action sociale a porté plus particulièrement sur :
Î la gestion des situations de deuil et de ruptures,
Î le droit de la famille,
Î la parentalité et l’animation des groupes de parents,
Î l’analyse de l’activité et des finances des équipements,
Î la méthodologie de travail social avec des petits groupes,
Î la formation des conseillers techniques en action sociale,
Î la formation aux prestations familiales.
L’agence comptableUne formation, initiée par les agents comp-tables et animée par des experts issus des Caf, a été réalisée en direction de gestionnaires-vérificateurs et de gestionnaires maîtrise des risques autour des objectifs suivants :
16
Î comprendre le cadre général dans lequel s’inscrit le contrôle,
Î s’approprier la démarche qualité intégrée,
Î développer la posture attendue dans la vérification des éléments de conformité.
La satisfaction des participantsL’ensemble des stages proposés dans le cadre de l’offre régionale est évalué à l’aide d’un questionnaire de satisfaction permettant d’y apporter les ajustements nécessaires en termes de contenu, de durée ou de modalités d’animation.
En 2015, 1 277 stagiaires ont complété ce ques-tionnaire, soit 91,48 % des agents ayant parti-cipé à l’une des actions proposées.
97 % des agents se sont ainsi déclarés satisfaits, dont 63,20 % très satisfaits, des formations dis-pensées par l’Irfaf. Ces résultats sont relati-vement stables par rapport à ceux de l’année 2014.
L’offre régionale
17
nationaleL’offre
18 La formation initiale
21 Les dispositifs nationaux de la branche Famille et interbranches
18
L’offre nationale est organisée autour :
Î de la formation initiale des métiers de la relation de service,
Î des dispositifs nationaux de la branche Famille et interbranches.
La formation initialeL’Irfaf met en place, en fonction des demandes des Caf, des dispositifs d’appui aux métiers de la relation de service représentant 16 575,5 j/a en 2015 répartis autour des formations de gestionnaires-conseil allocataires, de conseil-lers de service à l’usager, de tuteurs et des mo-dules complémentaires. Ils sont organisés soit en sessions régionales regroupant des agents de plusieurs Caf, soit au bénéfice d’un groupe homogène issu d’une seule Caf.
Construits à partir de l’identification des connaissances et des savoir-faire indispen-sables aux métiers, les dispositifs de forma-tion de gestionnaires-conseil allocataires et de
conseillers de service à l’usager sont sanction-nés par la délivrance d’un certificat de qualifi-cation professionnelle (CQP).
Les parcours sont organisés autour d’un tronc commun interbranches, et d’une option liée à l’emploi exercé.
L’option gestionnaire-conseil allocataires Cette formation, qualifiante et en alternance, apporte les compétences nécessaires pour assurer 80 % du traitement de l’ensemble des demandes des allocataires. Elle est organisée autour :
Î d’un tronc commun interbranches (Pass et Prem’ss),
Î de cinq séquences, déployées par l’Irfaf, d’une durée variant de 6 à 25 jours totali-sant 69 jours,
Î de quatre mises en situation profession-nelles tutorées (stages pratiques en Caf
L’offre nationale
Tronc commun interbranches
Prem’ss• Relation de
service
• Gestion du risque, lutte contre la fraude
• Organisation et optimisation de l’activité
Certification
• Contrôles continus
• Épreuves écrites
• Applications professionnellles tutorées - stages
• Épreuve orale
Pass
Jury
CQ
P ge
stio
nnai
re-c
onse
il
Option de branche Vademécaf
Modules professionnels et socioprofes-
sionnels
Applications tutorées
VAE
19
sur 50 jours).
Ces formations représentent 13 257 j/a.Compte tenu de la durée du dispositif, 28 ses-sions étaient en cours sur l’année 2015 :
Î sept sessions débutées en 2014 se termi-nant en 2015,
Î quatre sessions commencées et se termi-nant en 2015,
Î trois sessions commencées en 2014 et se terminant en 2016,
Î dix sessions commencées en 2015 et se terminant en 2016,
Î quatre sessions commencées en 2015 et se terminant en 2017.
En 2015, 127 candidats ont passé les épreuves de certification avec un taux de réussite de 98 %. Les notes et les moyennes par épreuve, notées sur 20, s’établissent comme suit :
Î Prem’ss : 16,16,
Î contrôles continus : 12,30,
Î examen final écrit : 12,54,
Î examen final oral : 13,45,
Î applications professionnelles tutorées : 13,60.
L’option conseiller de service à l’usager Cette formation, qualifiante et en alternance, apporte les compétences nécessaires pour as-surer la relation client par téléphone, courriel ou à l’accueil physique et assurer la promo-tion des offres de services de la branche. Elle est organisée autour :
Î d’un tronc commun interbranches (Pass et Prem’ss),
Î d’un socle commun de 17 jours portant sur les connaissances métier,
Î de cinq options, d’une durée de un à trois jours, liées au champ de la relation de service : relation téléphonique, gestion des courriels, accueil physique, traitement de niveau 1,
Î et de deux périodes d’applications profes-sionnelles tutorées représentant dix jours au total.
L’offre nationale
Tronc commun interbranches
• Relation de service
• Gestion du risque, lutte contre la fraude
• Organisation et optimisation de l’activité
Certification
• Contrôles continus
• Épreuves écrites
• Évaluation du tuteur
• Épreuve orale
Pass
Jury
CQ
P C
oss
- C
SUOption liée à l’emploi de
branche
Modules de formation
• Socle
• Option
Applications tutorées
VAE
20
En 2015, l’Irfaf a organisé cinq sessions repré-sentant 622 j/a pour le socle commun et 989 j/a au titre des options choisies portant sur l’ac-cueil physique et le traitement de niveau 1.
21 candidats ont passé les épreuves de certifi-cation. Le taux de réussite s’élève à 90 %. Les notes et les moyennes par épreuve, notées sur 20, s’établissent comme suit :
Î Prem’ss : 11,98,
Î contrôles continus : 15,60,
Î examen final écrit : 11,10,
Î examen final oral : 12,80,
Î applications professionnelles tutorées : 12,40.
La formation des tuteurs Dans le cadre de la refonte de la formation de gestionnaire-conseil, l’Irfaf a conçu et mis en place un dispositif d’accompagnement des tuteurs en lien avec la formation proposée par l’Ucanss.
Ce dispositif vise à répondre aux probléma-tiques suivantes :
Î quelle relation le tuteur a-t-il avec l’orga-nisme de formation de l’apprenant ?
Î comment s’articulent les objectifs associés aux temps en entreprise et en organisme de formation ?
Î comment s’assurer du transfert en situation de travail des connaissances acquises ?
D’une durée de trois jours, structurée en deux temps, il prévoit une journée de capitalisation permettant un retour partagé et une analyse des actions de tutorat mises en œuvre.
Il a permis, en 2015, à 51 tuteurs chargés du suivi des stagiaires sur le terrain de se prépa-
rer et de répondre aux missions qui leur sont, désormais, confiées dans le cadre de la forma-tion des gestionnaires-conseil allocataires et des conseillers de service à l’usager.
Les modules complémentaires Au cours de l’année 2015, 36 sessions ont été organisées pour le déploiement des modules complémentaires à la formation initiale de gestionnaire-conseil.
Elles représentent 1 083,5 j/a pour 358 béné-ficiaires, soit une augmentation de 140 % par rapport à 2014.
Ces modules portent sur les thèmes suivants :
Î module 1 a : allocation aux adultes handi-capés (AAH),
Î module 1 b : allocation journalière de présence parentale (AJPP) et allocation d’éducation de l’enfant handicapé (AEEH),
Î module 2 : les aides au logement dans le cadre de l’accession à la propriété,
Î module 3 : les procédures liées aux impayés de loyer,
Î module 4 : logement et cadre de vie,
Î module 5 : prestation d’accueil du jeune enfant (Paje) : adoption, complément optionnel de libre choix d’activité (Colca), complément mode de garde (CMG) struc-ture et mode de garde,
Î module 6 : conditions générales d’ouver-ture de droits : tutelles et situation d’en-fants,
Î module 7 : revenu de solidarité (RSA) jeune,
L’offre nationale
21
Î module 8 : revenu de solidarité (RSA) tra-vailleurs indépendants,
Î module 9 : réimputations et retours de paiement.
Au regard du volume des inscriptions, les mo-dules autour du handicap ont été démultipliés. Ils ont chacun donné lieu à l’organisation de sept sessions.
Les dispositifs nationaux de la branche famille et interbranchesSelon les modalités définies par l’Ucanss et la Cnaf au regard de la volumétrie du public concerné, l’Irfaf a été désigné comme :
Î référent au niveau national chargé du dé-ploiement pour une zone géographique définie avec les autres centres de forma-tion, comme pour les formations Corali, contrôleurs des situations individuelles (Cosi), aides financières collectives (AFC),
Î pilote national et unique déployeur pour le dispositif de formation à l’applicatif de gestion des ressources humaines (GRH).
En tant que pilote et réfèrent au niveau natio-nal, l’Institut régional de formation contribue, au-delà du déploiement, à l’actualisation et à la maintenance du dispositif pour le compte de l’ensemble du réseau institutionnel de forma-tion.
Ces dispositifs représentent 1 534 j/a, soit un volume d’activité en baisse de 40,76 % par rap-port à 2014. Cette évolution prend en compte le transfert, au 1er janvier 2015, du déploiement
des dispositifs interbranches au service des formations régionales de la branche Maladie.
Les dispositifs interbranchesLe parcours d’accueil à la sécurité sociale (Pass) : deux sessions débutées en 2014 se sont termi-nées en janvier 2015. Elles représentent 26 j/a.
Le système d’accompagnement au management (Sam) : destiné à la formation des managers opérationnels, Sam MO, ou à leur intégration dans la fonction, Sam picking, ce dispositif a donné lieu à la mise en place d’une promo-tion, débutée en 2014 et achevée en mars 2015, représentant 72 j/a pour huit participants avec un taux de certification de 100 %.
Les dispositifs de la branche familleLa formation à l’outil de gestion des ressources humaines (GRH) : deux cursus de formation, représentant 255,5 j/a, ont été mis en place au bénéfice de 17 gestionnaires de la paie.
Ce cursus, d’une durée de 15,5 jours répartis en quatre modules, est destiné aux gestionnaires-conseil nouvellement embauchés par les Caf pivots du Service national de gestion de la paie (SNGP). Il a pour objectif de permettre à ces agents d’être en capacité d’utiliser l’applicatif GRH et de gérer les principaux événements liés au contrat de travail d’un salarié dans un contexte de paie mutualisée.
La formation de contrôleur des situations indivi-duelles (Cosi) : une session a été organisée sur l’année 2015 représentant 348 j/a pour douze participants.
L’Irfaf a contribué à l’adaptation de ce dispo-
L’offre nationale
22
sitif, désormais sanctionné par la délivrance d’un certificat de qualification professionnelle (CQP) des contrôleurs allocataires.
Ce nouveau dispositif, approuvé par la com-mission paritaire nationale de l’emploi et de la formation professionnelle (CPNEFP) du 18 juin 2015, n’est pas modifié dans sa forme. D’une durée de six mois, il s’organise, en alternance, autour :
Î d’une semaine d’apports théoriques dis-pensés par les centres de formation,
Î de trois semaines de stage en immersion dans les organismes.
La formation aux aides financières collectives (AFC) : 105 stagiaires ont participé aux neuf ses-sions organisées sur 2015, représentant 440,5 j/a.
Ce dispositif est principalement destiné aux métiers de gestionnaires-conseil opérateurs sociaux et de vérificateurs des aides financières collectives. D’une durée totale de 21,5 jours, il se déroule en alternance et comprend cinq modules portant sur les thèmes suivants :
Î présentation des politiques familiales, d’action sociale et modalités de mise en œuvre,
Î gestion financière et comptable,
Î prestations de service à l’acte,
Î prestations de service à la fonction,
Î contrat enfance et jeunesse.
Sous le pilotage de l’Irfaf, l’animation du dispo-sitif est assurée par des personnes ressources issues des Caf pour faciliter la prise en main de l’outil Sias, le traitement de la prestation de service et la compréhension, par le stagiaire, de son environnement de travail.
La formation des chargés de conseil et de déve-loppement (CCD) : douze agents ont suivi ce dispositif, représentant 228 j/a.
Ouvert aux stagiaires ayant moins d’un an d’expérience dans l’emploi, ce dispositif d’une durée totale de 19 jours, s’organise autour de cinq modules :
Î le chargé de conseil et développement dans son environnement institutionnel,
Î contribuer au diagnostic social de terri-toire,
Î accompagner les projets et construire la relation partenariale,
Î suivre et évaluer les projets,
Î capitaliser les acquis de la formation et réaliser un bilan partagé de la formation.
L’offre nationale
et les moyensLes ressources
24 L’équipe pédagogique
24 Les locaux pédagogiques
24 Le budget
24
L’Institut régional de formation est organisé en trois pôles de compétences :
Î un pôle chargé de la gestion administra-tive et financière,
Î un pôle chargé du déploiement de l’offre régionale regroupant l’offre dite « cata-logue » et la réponse aux demandes spéci-fiques des Caf,
Î un pôle chargé du déploiement des for-mations initiales de gestionnaire-conseil et de conseiller du service à l’usager et des actions de perfectionnement asso-ciées.
L’équipe pédagogiqueElle est composée de :
Î trois managers et d’un responsable de projets en charge du déploiement et de la maintenance de l’offre de service et de formation de l’Irfaf,
Î trois animateurs et d’un formateur, char-gés des acquis socioprofessionnels liés à la formation initiale de gestionnaire-conseil et de conseiller de service à l’usager ainsi que de la conception et de l’animation de perfectionnements dans le cadre de l’offre régionale,
Î dix formateurs chargés, essentiellement, de l’animation de l’ensemble des disposi-tifs d’appui aux métiers de la relation de service,
Î un responsable de l’offre de formation à la bureautique.
L’équipe pédagogique permanente est ap-puyée par des praticiens détachés des Caf ou
des intervenants extérieurs. Le volume d’acti-vité confié aux intervenants institutionnels ou aux prestataires externes est lié d’une part, aux exigences associées aux produits nationaux et, d’autre part, aux demandes spécifiques des Caf qui peuvent nécessiter le recours à des ex-pertises particulières.
Les locaux pédagogiquesL’Irfaf dispose de 20 salles de formations répar-ties comme suit :
Î neuf salles thématiques dites polyvalentes qui accueillent les actions de perfection-nement,
Î deux salles informatiques équipées cha-cune de 8 postes stagiaires, réservées aux formations à la bureautique,
Î neuf salles équipées de 14 postes sta-giaires, dédiées aux formations de ges-tionnaire-conseil et à la formation à l’applicatif GRH.
Le budgetLa politique menée par l’Irfaf en matière bud-gétaire vise à contenir la contribution des Caf adhérentes, en optimisant ses ressources tout en préservant ses capacités d’intervention au bénéfice des organismes de la région.
Sa contribution à des missions nationales et au déploiement de dispositifs de formation au profit d’organismes tiers permet de comptabi-liser des recettes qui concourent à l’équilibre budgétaire de l’Institut régional.
Les ressources et les moyens
25
La réalisation du budget 2015 illustre cette poli-tique :
Î le budget de fonctionnement s’élève à 3 474 596,45 euros, correspondant à un taux d’exécution budgétaire de 98,12 %,
Î les charges de personnel qui représentent 2 151 591,60 euros, soit 61,92 % du budget, enregistrent une diminution exception-nelle de 16,50 % compte tenu :
• de l’imputation directe sur le budget du Centre national d’appui aux métiers, des salaires des personnels de l’Irfaf affectés à cette mission. Ces salaires étaient inscrits en 2014 dans la compta-bilité de l’Irfaf,
• du changement de comptabilisation des dépenses liées à l’achat de forma-tion auprès de prestataires extérieurs enregistrées préalablement dans les comptes de personnel et désormais imputées dans les autres dépenses de fonctionnement au compte « divers ser-vice extérieurs »,
Î le montant des autres dépenses de fonc-tionnement, en augmentation de 28,26 % par rapport à 2014, s’établit à 1 323 004,85 euros. Cette augmentation résulte, essen-tiellement, de l’inscription sous cette rubrique des dépenses liées à la mise en place de marchés de formation pour l’ani-mation des actions réalisées dans le cadre de l’offre régionale,
Î la contribution globale des Caf adhé-rentes, en augmentation de 13,60 % par rapport à l’année 2014, intègre la baisse des frais de fonctionnement remboursés par le centre national d’appui aux métiers et l’infléchissement du montant des recettes résultant du transfert, décidé par l’Ucanss, du déploiement des dispositifs interbranches au service des formations régionales de la branche Maladie.
Les ressources et les moyens
2015, mois par mois
26
Les axes de travail 2016
27
Des axes de travail ont été définis qui mobili-seront les équipes de l’Irfaf au cours de la pro-chaine période.
La mise en place de nouvelles collaborations avec l’Institut 4.10Une convention, signée le 17 février 2016, entre la Caf des Hauts-de-Seine et l’Institut 4.10 est venue préciser le rôle et les activités confiés à l’Irfaf, tant sur le plan pédagogique que de la gestion administrative des dispositifs de for-mation particuliers à la branche Famille.
Ce nouveau cadre contractuel implique pour l’Irfaf, d’ajuster ses fonctionnements en interne et de renouveler ses modalités d’échanges avec les Caf de la région Île-de-France.
L’actualisation des procédures de travail qui sera réalisée, dans ce cadre, s’inscrit directe-ment dans la démarche de management par les processus engagée par l’Irfaf.
Les formations aux métiers de la relation de service
Assurer le déploiement des dispositifsDans un contexte où la demande de forma-tion est en forte augmentation, soit 56 sessions
de gestionnaires-conseil allocataires ou de conseillers de service à l’usager en cours ou programmées, il s’agit pour l’Irfaf de définir une organisation qui permette de répondre aux besoins exprimés par les Caf de la région en consolidant les partenariats en place et en mutualisant les ressources formatives dispo-nibles.
Contribuer à l’ingénierie des dispositifs En collaboration avec le Centre national d’ap-pui aux métiers de la relation de service, l’Irfaf, dans le cadre de la mission de pilotage qui lui est confiée, assure la mise à jour des supports pédagogiques, accessibles dans les collections Sidoc par les stagiaires et les formateurs.
En parallèle, des ateliers de travail et de ré-flexion qui impliquent l’équipe des formateurs ont été mis en place autour des thématiques suivantes :
Î l’organisation de la mise à jour des outils pédagogiques,
Î l’optimisation des temps de préparation,
Î l’architecture des dispositifs GCA et CSU,
Î le contenu et la durée des modules com-plémentaires,
Î l’évaluation de la formation.
Les conclusions de ces ateliers viendront ali-menter les travaux menés au niveau national dans le cadre des comités Vademécaf et CSU.
L’Irfaf est, également, impliqué dans une réflexion visant à diversifier ses méthodes pédagogiques en s’appuyant sur la formation ouverte et à distance (Foad). Ces nouveaux parcours pourront alterner des séances en présentiel et un apprentissage à distance inté-
Les axes de travail 2016
28
grant l’utilisation de didacticiels ou de la visio-conférence sur certaines séquences.
À ce titre, l’Irfaf participe à un groupe de travail national accompagné par un prestataire exté-rieur spécialisé sur ces questions.
Proposer un dispositif de formation après une absence de longue duréeDes travaux sont engagés pour construire un dispositif de remise à niveau destiné aux gestionnaires-conseil de retour après une longue absence. Ce dispositif prendra en compte les outils proposés au niveau national ainsi que les besoins spécifiques des Caf fran-ciliennes.
L’accompagnement du travail social
Contribuer à l’élaboration du dispositif national d’accompagnement et de formation au travail social La lettre au réseau du 10 février 2016 relative aux orientations nationales du travail social acte la contribution de l’Irfaf à la mise en œuvre d’un dispositif d’accompagnement adapté à l’offre globale de service et aux engagements issus des États généraux du travail social.
Ainsi, l’Irfaf participe, auprès de la Cnaf, au co-mité pédagogique du travail social chargé de :
Î contribuer à la priorisation des actions de formation et d’accompagnement au
regard des besoins des familles et des professionnels,
Î valider les objectifs pédagogiques de formation,
Î suivre les évaluations des modules de formation.
Une première action de formation, issue des travaux du comité, portera sur « l’accompa-gnement social des familles en situation de ruptures ». Elle sera mise en place, à titre expé-rimental, dans le courant du premier semestre 2016 et fera l’objet d’une évaluation.
L’accompagnement des métiers de l’administration de la paye et du personnel (Mapp)L’Irfaf contribue à l’ingénierie du dispositif de formation Mapp, pour accompagner et profes-sionnaliser les agents des services en charge de l’administration du personnel et de la paie, en poste ou nouvellement nommés.
Cette formation constitue une évolution de la formation GRH. Elle est adaptée au contexte de mutualisation de la gestion de la paie au sein de la branche Famille et sera déployée au bé-néfice des Caf pivots et participantes.
L’offre régionale
Évaluer l’offre régionale rénovée Dans le cadre du processus d’élaboration de l’offre régionale, une évaluation du catalogue 2016, désormais organisé autour de parcours
Les axes de travail 2016
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thématiques comprenant des niveaux d’appro-fondissement différents, sera réalisée auprès des Caf d’Île-de-France afin d’apporter les ajustements permettant de mieux répondre à leurs attentes.
Proposer un dispositif d’appui au recrutement Cette offre de service qui s’inscrit en réponse aux besoins exprimés par les Caf, propose d’apporter un appui aux services des res-sources humaines dans la mise en œuvre de leur dispositif de recrutement des futurs gestionnaires-conseil allocataires et conseil-lers de service à l’usager.
En effet, au regard de son expertise sur le
champ pédagogique de la formation initiale et qualifiante, l’Irfaf mettra à disposition des outils d’aide à l’analyse et à la prise de décision avec pour objectifs de :
Î faciliter l’évaluation des potentiels et des capacités nécessaires pour intégrer une formation longue et diplômante,
Î contribuer à réduire le risque d’abandon ou d’échec.
Les axes de travail 2016
Les sigles
A AAH allocation aux adultes handicapés
AEEH allocation d’éducation de l’enfant handicapé
AFC aides financières collectives
AJPP allocation journalière de présence parentale
F Foad formation à distance
G GCA gestionnaire-conseil allocataires
P Pass parcours d’accueil à la sécurité sociale
Prem’ss préparation aux essentiels des métiers de la Sécurité sociale
S Sam système d’accompagnement au management
V Vademécaf valorisation des métiers de la Caf
C CCD chargé de conseil et de développement
Cnaf Caisse nationale des allocations familiales
Cnam Centre national d’appui aux métiers
Colca complément optionnel de libre choix d’acti-vité
Corali contentieux recours amiable local informatisé
Cosi contrôleur des situations individuelles
CQP certificat de qualification professionnelle
CSU conseiller de service à l’usager
Les sigles
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Institut régional de formation des allocations familiales Caisse d’allocations familiales des Hauts-de-Seine - 70 à 88 rue Paul Lescop - 92023 Nanterre Cedex
Locaux pédagogiques : 67-69 avenue Jean Jaurès - 75927 Paris Cedex 19 - 01 40 40 43 25
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