LE C.P.A.S. DE FLEMALLE RECRUTE UN(E) SECRETAIRE MI-TEMPS POUR SON SERVICE DE SANTE MENTALE (SSM)

Contrat à durée déterminée MI - TEMPS à partir du 08/01/2018 jusqu’au 31/12/2018 et destiné a se poursuivre en contrat à durée indéterminée TEMPS PLEIN à partir du 01/01/2019

Reconnaissance de l’ancienneté dans la fonction (jusqu’à 10 années si ancienneté utile dans le privé/ ancienneté utile totale si dans les services publics)

Horaire de travail: de 9h00 à 18h00 Lieu de travail - Rue Spinette, 2 à 4400 FLEMALLE

1. SignalétiqueService Service de Santé MentaleGrade Employé d'administration - D4 - CESS Liens hiérarchiques Sous l’autorité du Directeur Thérapeutique et du Directeur

Administratif du SSMPrincipaux liens fonctionnels Directement en relation avec l’équipe du GAPpp et l’équipe du Centre

de Rééducation Ambulatoire et les travailleurs sociaux du CPAS

2. Finalité de la fonctionAccueillir, renseigner et orienter la population qui s’adresse à l’équipe pluridisciplinaire du SSM (Service de Santé Mentale).Assurer la fonction de secrétariat telle qu’elle s’inscrit dans le Projet du Service de Santé Mentale et dans le respect du Décret du 3 avril 2009 relatif à l’agrément des Services de Santé Mentale.

3. Domaines de responsabilités et d’activitésDomaines de responsabilités Domaines d’activités

1 Accueil téléphonique et des personnes.

Assurer dans la salle d’attente un accueil inconditionnel des personnes se présentant au service.

Assurer l’accueil téléphonique du service, réceptionner, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants.

Ecouter et prendre note des nouvelles demandes, et les rapporter de manière rigoureuse en réunion d’équipe.

Orienter les personnes vers les thérapeutes. Prévenir les thérapeutes de leurs rendez-vous.

2 Travail lié à la fonction de secrétariat du SSM.

Organiser l’agenda. Organiser le courrier journalier (convocations, lettres d’absence,

rapports, encoder les courriers sortants, courriels, messages SMS,…) et la bonne communication du public sur les activités du service

Constituer les dossiers des bénéficiaires. Participer aux réunions d’équipe hebdomadaires. Réaliser les PV des réunions organisées. Remplir au moins trimestriellement et encoder les tickets

modérateurs du Docteur et les demandes d’intervention des Mutuelles dans le cadre de l’assurance complémentaire.

Organiser les articles budgétaires du SSM en collaboration avec le CPAS.

Chiffrer les activités du service dans le cadre du rapport d’activités destiné au CPAS.

Encoder les statistiques annuelles du service pour la Région Wallonne (dont les prestations des membres de l’équipe).

Organiser les archives.

Contacter les intervenants du réseau sur base des demandes de l’équipe.

Assurer le secrétariat des demandes à soumettre au Bureau permanent ou au Conseil du CPAS (utilisation d’IMIO) en collaboration avec le Directeur administratif.

3 Intendance de l’infrastruture

Veiller à la sécurité physique du bâtiment (information au PO sur les problèmes techniques selon la procédure mise en place du référent bâtiment /système de sécurité/…).

Assurer l’inventaire du matériel mis à disposition et de son état et gérer son utilisation selon les consignes du Directeur administratif.

4. Connaissances et compétences requises (savoir, savoir-être, savoir-faire). Savoir : savoir utiliser les logiciels informatiques de base (word, excel, internet). Savoir-être : - Faire preuve d’une qualité d’écoute et de communication.

- Faire preuve du sens de l’organisation, de la synthèse, de capacités d’adaptation et de l’esprit d’équipe.

Savoir-faire : - Etre méthodique et rigoureux - Savoir planifier et gérer les priorités - Respecter le secret professionnel

5. Particularités de la fonctionL’agent respecte strictement son devoir de réserve. Il ne peut en aucun cas divulguer, en dehors du bureau du personnel, des renseignements qui auraient été portés à sa connaissance dans l’exercice de ses fonctions.L’agent doit veiller à se coordonner avec les secrétariats du CRA et du GAPpp afin d’assurer en permanence le Secrétariat de l’ensemble de la structure.L’agent est amené à être sollicité comme intervenant social dans le cadre du Plan d’Urgence communal.----------------------------------------------------------------

Les candidatures (lettre de motivation +CV) sont à transmettre à Madame MEGALI, Présidente du CPAS de Flémalle, Rue de l’Ermitage, 16 à 4400 FLEMALLE (ou cpas@flemalle.be).

Les candidatures transmises par mail devront proposer la lettre de motivation et le CV sous format PDF.

Une expérience probante en milieu médical est indispensable.

Une formation de secrétaire médical(e) est un atout.

DATE LIMITE DE DEPOT DE CANDIDATURE: le 12/10/2017 à 12h00 au plus tard au siège du CPAS de Flemalle, rue de l'Ermitage 16 à 4400 Flémalle.

Les candidatures par courrier ou par mail sans relation avec le poste à pourvoir ne donneront lieu à aucun accusé de réception.

Personne de contact: Madame Alize Lange, Directrice administrative du SSM - Tel: 04/235.10.50

Un extrait du casier judiciaire vierge et copie certifiée du diplôme doivent être présentés en cas d’engagement.

Les candidat(e)s retenu(e)s sur base de leur candidature (lettre de motivation en rapport avec la fonction et CV), seront invité(e)s à participer à une épreuve écrite de sélection éliminatoire le mercredi 18 octobre 2017 à 13h30, un épreuve informatique sera ensuite organisée. L'entretien oral de sélection se déroulera le 7 novembre 2017 à partir de 17h15 pour les personnes retenues à l'issue des deux premières épreuves.

L'examen écrit portera sur des questions générales et sur les compétences en relation avec la fonction.