1 11 MISE EN OEUVRE ET GESTION FINANCIERE DU PROJET Un programme de formation destiné au personnel chargé de la mise en œuvre du projet

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MISE EN OEUVRE ET MISE EN OEUVRE ET GESTION FINANCIERE GESTION FINANCIERE

DU PROJETDU PROJET

Un programme de formation destiné au personnel Un programme de formation destiné au personnel chargé de la mise en œuvre du projetchargé de la mise en œuvre du projet

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Aperçu de l’atelier

A. Présentation de la mise en œuvre du projet

B. Négociation de l’accord de prêt

C. Démarrage du projet• Lettre à l’emprunteur • Dépôt initial• Atelier de démarrage• PTBA pour la première année• Plan de passation des marchés

D. Mise en œuvre du projeti. PTBA ii. Passation des marchésiii. Administration du prêtiv. Aspects fiduciairesv. Mission de supervisionvi. Revue à mi-parcours; prorogation de la date d’achèvement

E. Clôture du projet et du prêt

Certaines informations utilisées durant cet atelier s’inspirent d’organisations sœurs du système des Nations Unies.

Negociation et accord de prêt

Demarrage Mise en oeuvreRevue a mi parcours et prorogation

Cloture du Projet

333

Ce programme se fonde sur deux principes directeurs:

Aperçu de l’atelierPrincipes directeurs

1. Maximisation de l’IMPACT du projet au profit des populations rurales pauvres;

et2. Renforcement de la

compréhension par le personnel du projet de leurs rôles et responsabilités dans la mise en œuvre du projet.

444

Démystifier la mise en œuvre de projet!!! Par la mise à disposition d’une plateforme solide permettant de s’engager dans sa mise en œuvre, en …


Objectifs

• Partageant les divers documents, perspectives, expériences et idées;

• Donnant l’occasion de se recycler et de développer de nouvelles compétences;

• Pensant à la diversité des participants – à la fois le personnel expérimenté et celui nouvellement recruté.

Certaines sections peuvent sembler trop détaillées, trop lentes ou trop brèves— cela est fait exprès afin d’assurer une bonne couverture du sujet dans le temps imparti.

Quelques sections, du point de vue du FIDA/CPM, donnent une perspective plus globale de la mise en œuvre du projet.

555

Les résultats attendus de cet atelier sont notamment:


Résultats attendus

• Disposer d’une base de travail commune sur laquelle les personnels de projets continueront à s’inspirer;

• Disposer de ressources et de documents approfondis pour appuyer les participants à jouer leurs rôles;

• Disposer de directives claires afin de savoir comment et où trouver une assistance/soutien complémentaire;

• Un critère de réussite de cet atelier est de voir combien de personnes cherchent à avoir une assistance complémentaire, des documents de référence ou des conseils.

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Point clé

Check-list—étapes importantes, processus et/ou listeRéférence

Symboles

Abréviations

Projet = Projet/ProgrammeCPM = Dans de nombreux cas, le CPM et son personnel d’appuiSPN = SupervisionDRF = Demande de retrait de fondsPTBA = Plan de travail et budget annuelsPMSU = Unité d’appui à la gestion du portefeuillePA = Division Afrique de l’Ouest et du Centre/FIDA

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Quels sont les cinq étapes clés pour se préparer à la mise en œuvre et à la gestion financière

du projet ?

1. COSOP et formulation de projet (Pré-Evaluation)2. Négociation de l’accord de prêt3. Préparation de la lettre à l’emprunteur4. Démarrage5. Préparation du PTBA

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Eviter de se surcharger –se préparer à l’avance pour la mise en œuvre du projet!

INSERT DONKEY SLIDE


999

A. PRESENTATION DE LA A. PRESENTATION DE LA MISE EN OEUVRE MISE EN OEUVRE

DU PROJETDU PROJET

101010

AGENDA



C. Démarrage du projet

D. Mise en œuvre du projet


Negociation et accord de prêt

Demarrage Mise en oeuvreRevue a mi parcours et prorogation

Cloture du Projet

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Présentation de la mise en œuvre du projet

Objectifs d’apprentissage

Où classer la mise en œuvre et la supervision du projet (SPN) dans le cadre stratégique global du FIDA?

Politiques, procédures et directives majeures;

Qui joue quel rôle dans le cadre de la mise en œuvre et de la supervision (SPN)?

121212

« En cas de doutes… se rappeler le visage de l’homme le plus pauvre et le plus faible que vous ayez vu et posez-vous la question de savoir si ce que vous envisagez de faire lui sera utile? Qu’y gagnerait-il? Cela lui permettrait-il de reprendre sa vie et son destin en main?...Ainsi, vous verrez vos doutes disparaitre.»

Mahatma Gandhi


131313

Le plan d’action du FIDA est conforme aux changements dans l’architecture du développement international, de la Déclaration de Paris à l’agenda “One UN” . . .

Harmonisation et alignement;

Aller vers des PROGRAMMES PAYS, en utilisant des SYSTEMES NATIONAUX;

Appui systématique aux stratégies nationales;

Appels à des actions plus coordonnées et prévisibles auprès des partenaires au développement;

Davantage d’efficacité et d’impact de développement.


Plan d’action du FIDA

141414

Qu’est-ce que l’efficacité et l’impact de développement?*

Permettre aux femmes et aux hommes dans le monde rural d’avoir un meilleur accès durable:

a) Aux ressources naturelles (terre et eau);

b) Aux technologies agricoles avancées;

c) A un éventail de services financiers;

d) Aux marchés d’intrants et d’extrants dans la transparence et la compétitivité;

e) Aux opportunités extra agricoles en milieu rural;

f) Aux processus de politiques locales et nationales pour les populations pauvres, et auxquelles ces dernières peuvent participer.

*Cadre stratégique du FIDA, paragraphe 6


151515

Quels sont les résultats attendus pour ce qui concerne l’efficacité et l’impact du développement?*

a) Résultats directs: une augmentation des revenus et une meilleure sécurité alimentaire pour les populations pauvres des zones rurales.

b) Résultats indirects: le renforcement des capacités du pays–

i. Un cadre politique sensible à la pauvreté;

ii. Des institutions gouvernementales efficaces, comptables et sensibles à la pauvreté;

iii. Des organisations et des institutions actives dans la lutte contre la pauvreté renforcées;

iv. L’implication renforcée du secteur privé dans l’économie rurale;

v. Des capacités de mise en œuvre aux niveaux national et local renforcées.

*Cadre stratégique du FIDA, paragraphe 7


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• Amélioration des résultats dans le cadre de la supervision du FIDA Renforcement du dialogue avec les principaux acteurs au

niveau pays; Prise en compte des préoccupations prioritaires du FIDA; Création d’un lien d’apprentissage entre la mise en œuvre

et la formulation d’un projet.• Les évaluations de l’efficacité et de l’impact du FIDA menées sur

le terrain indiquent que: La supervision menées par les institutions coopérants est

« démodée et inadaptée »; Une moindre possibilité pour le FIDA de réagir rapidement; L’absence d’une gestion systématique de l’apprentissage et

des savoirs.


Justification

Le FIDA a plusieurs raisons d’accélérer le passage à la supervision directe . . .

171717

La supervision constitue un instrument majeur pour réaliser l’impact, la durabilité et l’efficacité/efficience des projets financés par le FIDA.

La nouvelle politique du FIDA en matière de supervision (approuvée par son conseil d’administration en

décembre, 2006) est fondée sur les éléments ci-après:

Principales modalités de supervision

1. Supervision directe du FIDA, comprenant les différentes “combinaisons”: Personnels des sièges; Personnels des bureaux pays et d’éminents partenaires et institutions aux niveaux international, régional,

national et local;

2. Supervision par les CI minimisée, mais avec des rôles bien définis et actifs joués par le FIDA.

Dans tous les cas: • Renforcement substantiel des fonctions d’appui à la supervision; • Le FIDA responsable de la supervision quelque soit la modalité.

Présentation de la mise en œuvre du projet Nouvelle politique d’appui à la supervision et à la mise en œuvre

Le FIDA va rapidement passer à la supervision directe . . .

Renforcer l’efficacité et l’IMPACT de développement du FIDA.

181818

• Supervision – Administration des prêts dans le but d’être décaissé et supervision de la mise en œuvre du projet; garantir la conformité avec les clauses de prêts, la passation des marchés, la promotion de l’économie et de la bonne gouvernance.

• Appui à la mise en œuvre – il se concentre sur l’impact de développement sur la base de l’évaluation des progrès réalisés dans le cadre d’un PTBA et de systèmes de S&E efficaces, d’une identification conjointe des contraintes, d’un accord sur les actions appropriées permettant de réaliser les objectifs de développement du projet, tout en respectant les clauses de garantie.

• Institution coopérante ou totalité de la supervision effectuée par le FIDA= quelque soit la modalité – La supervision est de la responsabilité fiduciaire du FIDA.

Présentation de la mise en oeuvre du projet

Définitions de la supervision

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Cycle du projet

202020


Supervision de l’engagement au niveau pays

• COSOP basé sur les résultats – instrument majeur permettant de réaliser les objectifs du plan d’action et de gérer les résultats en termes de développement au niveau du pays.

• Le COSOP doit décrire:–Les modalités de supervision à utiliser et la justification de leur caractère approprié.–De quelle manière la supervision améliorera l’impact, la gestion des connaissance et des savoirs, l’apprentissage et les partenariats.–La manière dont les projets fonctionnent dans un contexte spécifique pays.

• Equipe de gestion du programme pays mise en place par les acteurs membres du CPM-COSOP venant du FIDA (Service Juridique et Services Financiers) et au niveau du pays (Ministères des finances et de l’agriculture, société civile, spécialistes du développement agricole et rural).

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Présentation de la mise en œuvre du projetResponsabilités durant la mise en œuvre du projet

• Gouvernement (Agence d’exécution)

– Assure l’efficacité et l’impact de développement;

– Responsabilité générale quant à l’exécution du projet et à sa mise en œuvre conformément à l’accord de prêt, la lettre à l’emprunteur et les amendements;

– Assure l’alignement sur les stratégies nationales;

– Coordonne avec d’autres efforts de développement;

– Assure une supervision fiduciaire, une bonne utilisation des toutes les ressources financières du projet;

– Approuve et supervise le PTBA;

– Participe aux missions de supervision;

– Les procédures de passations des marchés nationales sont conformes aux directives du FIDA.

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Présentation de la mise en oeuvre du projetResponsabilités durant la mise en œuvre du projet

• Le projet

– Assure l’efficacité et l’impact de développement;

– Met en œuvre le projet conformément à l’accord de prêt, à la lettre à l’emprunteur, aux amendements;

– Elabore le PTBA, sollicite l’approbation du gouvernement et du FIDA et opère dans le cadre des paramètres convenus;

– Définit les méthodes de passation des marchés utilisant les systèmes nationaux, dans le respect des directives du FIDA;

– Elabore les systèmes financiers, de S&E et autres appropriés permettant de garantir un impact réel et de disposer d’une information opérationnelle, financière et administrative;

– Est responsable de la bonne utilisation des ressources financières du projet;

– Organise les missions de supervision avec le FIDA, prépare à l’avance les rapports, fournit toute information pertinente, participe à la rédaction des rapports de mission.

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Présentation de la mise en œuvre d’un projetResponsabilités durant la mise en œuvre du projet

• Le FIDA– Assure l’efficacité et l’impact de développement

– Assure l’harmonisation et l’alignement des actions du FIDA au niveau du pays comme prévu par la Déclaration de Paris relative à l’efficacité de l’aide;

– Responsabilité fiduciaire et « règles générales d’engagement » pour une bonne utilisation du prêt du FIDA – quelque soient les types de modalités de supervision – selon les documents juridiques du FIDA et le PTBA;

– Flexibilité pour obtenir un impact de développement.

– Appuie la mise en œuvre.

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Qui joue quel rôle au niveau du FIDA dans le cadre de la mise en œuvre? (1)CPM, Chargée d’appuis pays et bureaux régionaux

• Assure l’efficacité et l’impact de développement;

• Rassemble l’information et fournit une analyse technique; encourage l’innovation, la gestion des savoirs et entre dans la chaine d’apprentissage.

• Ecoute l’emprunteur, les acteurs et résout les problèmes ou transmet les messages à la direction. Il existe parfois de bonnes raisons de NE PAS faire ce que veut le FIDA.

• Assure que les solutions servent une variété d’intérêts. Appui à la mise en œuvre.

• Supervision fiduciaire, “avis de non-objection”quant à l’utilisation du prêt; certifie la demande de retrait des fonds.

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Qui joue quel rôle au niveau du FIDA dans le cadre de la mise en œuvre? (2)

Management (Directeur régional)• Assure l’efficacité et l’impact de développement;

• Approuve le plan et le budget SPN;

• Prend en compte les facteurs macroéconomiques, sociaux et politiques, ainsi que les aspects techniques et économiques, - pour le pays et dans la région;

• Prend des décisions en se basant sur l’information fournie par le personnel et les autres;

• Lettre post-mission adressée au gouvernement;

• Qualité de la supervision

– La direction et le conseiller en portefeuille commentent la qualité de la supervision

– Processus annuel de revue du portefeuille: au niveau du département et de l’ensemble du FIDA.

– L’unité d’appui à la gestion du portefeuille de PA (PMSU) entre autres, revoit la qualité de la supervision, approuve les demandes de retrait des fonds et prépare les ordres de paiement.

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EN RESUME….

• L’efficacité et l’IMPACT de développement du projet doivent toujours avoir comme priorité l’amélioration des conditions des populations rurales pauvres;

• Flexibilité! Apprendre les règles et la réglementation et savoir comment et quand il faut être flexible;

• Tirer des leçons des expériences passées;

• Concentrer les efforts sur l’amélioration de la performance et la démonstration de l’impact de développement – adopter une approche de résolution des problèmes;

• Assurer que le projet est guidé par la demande des bénéficiaires, un moyen de renforcer l’engagement des acteurs et promouvoir une approche participative dans la mise en œuvre;

• Définir des objectifs clairs, des directives et des attentes – reflétés dans le PTBA;

• Maintenir la supervision fiduciaire.


Comment obtenir les meilleurs résultats dans le cadre de la mise en œuvre du projet

272727

B. NEGOCIATION DE B. NEGOCIATION DE L’ACCORD DE PRETL’ACCORD DE PRET

282828

AGENDA






Formulation

Négociation

Projet d’accordde prêt

Approbation

Rapport du Président

Conseild’administration

Signature

Ceremonie de signature

Copie conforme

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Négociation de l’accord de prêt

Objectifs

S’assurer que l’accord de prêt facilite au lieu de constituer un obstacle pour la mise en œuvre

La négociation et la rédaction de l’accord de prêt doivent être menées dans un cadre de collaboration au sein du FIDA et avec l’emprunteur (pré-négociation)

Aperçu des sections clé ayant un impact sur la mise en œuvre

303030

Négociation de l’accord de prêtIntroduction

1. La négociation de l’accord de prêt est une étape majeure dans le cycle et la mise en œuvre du projet puisque ce processus a des implications sur toutes les aspects du projet . . .

La manière dont le projet est géré (financement, planification, rapports, etc.)

L’importance des dispositions de l’accord de prêt en relation avec la mise en œuvre et la supervision

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Accord de prêt

• Le COSOP est achevé, et concernant spécifiquement le projet – phases de conception, formulation et pré-évaluation.

• Les questions techniques et financières du rapport de pré-évaluation du projet sont synthétisées dans un projet d’accord de prêt.

• Les négociations du prêt sont menées entre les représentants du FIDA et l’emprunteur pour s’accorder sur l’objet du projet, sa mise en œuvre, les termes et les conditions du prêt.

Le projet est prêt pour la négociation quand. . .

Formulation

Negociation

Projet d’accordde pret

Projet et FIDA s éntendent sur

les termes

Approbation

Rapport du President

Conseil d’Administration

Signature


Copie conforme

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Négociation de l’accord de prêt Accord de prêt

• L’accord de prêt pour le projet/programme signifie que le FIDA a accepté d’octroyer un prêt à l’emprunteur. Les conditions générales du FIDA en font intégralement partie.

• Types d’accord: – Seulement le Prêt (en droits de tirage spéciaux-

DTS)– accord de prêt;– Prêt avec une composante don en DTS – accord de

financement;– Seulement le don (ex. dons FSB) – accord de don

Le prêt est approuvé et signé . . .

Formulation

Negociation

Projet d’accord de pret

Approbation

Rapport du President

Conseil d’Administration

Signature


Copie conforme

333333


Accord de prêtArticles de l’accord de prêt

I. Conditions générales et définitionsII. Le prêtIII. Le programmeIV. Rapports deactivates et informations V. Rapports financiers et informations VI. Moyens de recours du FIDAVII. Entrée en vigueurVIII. Dispositions diverses

Annexes de l’accord de prêt1. Description du programme2. Affectation et retrait des fonds du prêt3. Exécution du programme4. Passation des marchés

En avril 2009 le Conseil d’Administration du FIDA a approuvé

les nouvelles Conditions Générales et le nouveau modèle de l’accord de prêt

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Dispositions de l’accord de prêt

• Section 1.02 – Définitions: dates importantes, etc.– Conditions d’éligibilité pour chaque date.

• Section 2.01: Montant du prêt – Le montant en DTS est fixe; il ne peut être augmenté.

• Section 2.03: Compte spécial– La banque où doit être ouvert le compte.– Montant autorisé en tranches; conditions applicables.

• Section 2.05: Utilisation des fonds du prêt– Seulement pour des dépenses éligibles; pas pour payer des taxes.

• Section 5.01: Etats financiers– L’audit des comptes ne peut être effectué sans les états financiers.

• Section 5.02: Rapports d’audit– Conditions spécifiques concernant le choix du moment auquel les auditeurs sont

désignés; qui se charge de la désignation des auditeurs indépendants; délais de soumission, etc.

L’accord de prêt contient d’importantes dispositions qu’il faut noter . . .

353535



Annexe 2

• Numéro et description de la catégorie/sous-catégorie.

• Montant du prêt et affection par catégorie en DTS.

• % des dépenses éligibles à financer.

• Montant de retrait minimum pour paiement direct.

• Etat certifié des dépenses.

• Conditions préalables aux décaissements.

• Pour le premier décaissement du prêt, la catégorie, la composante ou l’année fiscale.

• Financement rétroactif.

• Exceptionnellement et sur approbation du Conseil d’administration, les dépenses du projet peuvent

être engagées avant la signature du prêt. Recommandation: indiquer le montant maximum, la

période, la catégorie ou la composante correspondante.

Frais de démarrage. Les dépenses relatives aux frais de démarrage du projet ou pour remplir les conditions d’entrée en

vigueur peuvent être engagées avant la date d’entrée en vigueur mais après la signature du prêt.

(Section 4.10(ii) des Conditions générales).

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Passation des marchés :• Section 3.06: Tous les marchés financés par les fonds du

prêt doivent être effectués conformément à l’Annexe 4.

• Annexe 4:

Directives du FIDA en passation des marchés

Procédures/méthodes de passation des marchés

Revue préalable de la passation des marchés – seuils

financiers – « avis de non-objection ».

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Mise en œuvre du projet– Section 1.01: Définitions – zone du projet, agent principal du projet,

année du projet, etc.– Article III: Le projet – PTBA, responsabilités de l’agent principal du

projet et comptes du projet– Annexe 1: Description du projet– Annexe 3: Mise en œuvre du projet

Note: Le rapport de pré-évaluation sert de référence pour les questions techniques, le plan financier, etc.

Mise en œuvre, rapports et informations– Section 4.02: Rapports d’activités– Section 4.03: Revue à mi-parcours– Section 4.04: Rapport d’achèvement– Section 4.05: Evaluations

3838

Rapports financiers et informations– Section 5.01: Etats financiers– Section 5.02: Rapports d’audits– Section 1.02: Définitions: année fiscale– Section 6.01: Suspension du prêt si le rapport d’audit n’est pas finalisé 12

mois après la fin de l’année fiscale.– Section 6.02: Annulation par le FIDA.



Entrée en vigueur du prêt– Section 7.01: Conditions préalables à l’entrée en vigueur– Section 7.02: Avis juridique– Section 7.03: Délai pour l’entrée en vigueur – normalement 90 jours

après la signature du prêt.

Note: La date d’entrée en vigueur sert de base pour déterminer la date d’achèvement et la date de clôture du prêt.

393939

C.C. DEMARRAGE DEMARRAGE DU PROJETDU PROJET

404040

AGENDA




• Lettre à l’emprunteur • Dépôt initial• Atelier de démarrage• PTBA de la première année• Plan de passation des marchés



Negociation et accord de prêt Demarrage Mise en oeuvre

Revue a mi parcours et prorogation

Cloture du Projet

414141

Démarrage du projet

Objectifs

Que se passe t-il suite à l’approbation du prêt par le Conseil d’administration et avant le démarrage effectif du projet?

Quels sont les conditions préalables à l’entrée en vigueur?

Qu’est-ce que c’est la lettre à l’emprunteur?

Qu’est-ce que doit contenir le PTBA?

Qu’est-ce que c’est l’atelier de démarrage du projet?

4242


Le démarrage

Troisième et quatrième étapes d’’ organisation de la supervision (Lettre à l’emprunteur et démarrage).

A ce niveau, il s’agit de:

1. Traduire la pré-évaluation, la négociation et les documents juridiques en ACTION.

2. Cette phase définit le “logiciel”, la manière dont le projet sera géré;

3. Définir clairement les responsabilités dans le cadre de la mise en œuvre du projet:- avant la mission- pendant la mission- après la mission

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Démarrage du projet Appui au démarrage: avant l’entrée en vigueur

Pour faciliter un démarrage rapide du projet, plusieurs actions peuvent être mises en œuvre avant l’entrée en vigueur du prêt :

Utiliser les fonds de contrepartie, ou un dons du FIDA, au cas échéant, pour

financer les activités de démarrage;

Initier des actions avec le représentant autorisé de l’emprunteur, afin que

les fonds de contrepartie soient inclus dans le budget national;

Sélection et engagement limité de personnel clé pour le démarrage;

Initier le processus de passation des marchés avec PRECAUTION;

Ouverture des comptes spécial et de projet, tel que requis.

Remplir les conditions d’entrée en vigueur fixées par l’accord de prêt/don.

444444

Rôle du coordonnateur du projet

– Appuyer le gouvernement à remplir les conditions d’entrée en vigueur. Cela devrait commencer avant ou immédiatement après les négociations pour éviter les retards.

• Remplir les conditions d’entrée en vigueur dans la période de 90 jours après la signature de l’accord de prêt.

• Si nécessaire, extension de la date limite approuvée par le FIDA.

• Annulation de l’accord de prêt par le FIDA si les conditions ne sont pas remplies 2 ans après la signature.

• Une notification officielle est envoyée à l’emprunteur par le FIDA quand les conditions sont remplies à la satisfaction du FIDA, ainsi le prêt est déclaré en vigueur.


Appui au démarrage: entrée en vigueur (1)

454545


Lettre à l’emprunteur

Est une référence opérationnelle concernant le retrait de fonds pour les achats de biens, travaux et services de consultants, les dispositions concernant les rapports financiers et d’audits.

Est expliquée à l’agent principal du projet et l’UCP durant l’atelier de démarrage;

Contient les formulaires requis à utiliser par l’UCP pour retirer les fonds du prêt.

La lettre à l’emprunteur . . .

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La lettre à l’emprunteur

• Dépenses éligibles

• Autorisation à signer les

demandes de retrait de fonds

(DRF)

• Procédures de décaissement

• Compte spécial

• Etats certifiés des dépenses

• Conditions de décaissement

• Affection des fonds du prêt

. . .clarifie également les thèmes suivants:

• Demandes de retrait

• Achèvement du projet et date de clôture du prêt

• Passation des marchés

• Revue des documents par le FIDA

• Revues du projet, évaluations et rapports périodiques

• Rapports financiers et audits

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Lettre à l’emprunteur

1. Lettre type pour indiquer les signataires autorisés à signer les demandes de retrait de fonds;

2. Fonctionnement du compte spécial

3. Procédure de paiement direct

4. Procédure d’engagement spécial

5. Procédure de remboursement

6. Disposition et éligibilité sous ECD

7. Annexe 2 et directives pour le retrait des fonds

8. Fiche de contrôle du projet– Format et instructions pour remplir les formulaires

9. Liste des Etats membres du FIDA

10. Ordinogramme pour les procédures de décaissement

11. Registre des contrats

12. Fiche de suivi des états financiers et rapports d’audit

La lettre à l’emprunteur contient plusieurs pièces jointes:

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Compte spécial – Dépôt initial (1)

• Dans la plupart des cas, il s’agit de la première demande de retrait de fonds.

• L’avance ou le montant autorisé est limité à un montant suffisant permettant de couvrir les dépenses pour une période de 4 à 6 mois.

• Le montant autorisé est prévu dans l’Article 2 de l’accord de prêt.

• Le montant autorisé pourrait être payé en une, deux ou plusieurs tranches (voir dispositions dans l’accord de prêt).

• Le paiement de la seconde tranche du montant autorisé pourrait entre assujetti au respect de la (des) condition(s) posée(s).

Le dépôt initial est assujetti à des conditions . . .

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Compte spécial – dépôt initial (2)

• L’augmentation du montant autorisé est assujetti à l’amendement de l’accord de prêt.

• Les dépenses financées par le compte spécial sont remboursées dans le compte après soumission de la DRF.

• Pendant la durée habituelle du projet, 70 à 80% des DRF sont demandes de réapprovisionnement du compte spécial.

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• Tenir normalement 2 sessions: a) Une session générale regroupant tous les participants; b) Une session technique avec le personnel du projet et les acteurs opérationnels majeurs.

• Obtenir une même compréhension des objectifs et buts du projet et des rôles et responsabilités de chaque acteur.

• Etablir des relations de travail entre le FIDA, le personnel du projet et les autres acteurs et partenaires.


Atelier de démarrage : Objectifs (1)

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• S’assurer que l’emprunteur comprend le plan de financement dans le PTBA et dans le plan de passation des marchés et le lien entre passation des marchés et décaissements.

• Confirmer auprès du gouvernement les procédures de budgétisation et de financement de sa contribution aux frais du projet (fonds de contrepartie) et auprès de tout autre partenaire financier.

• Instituer une gestion financière appropriée (en utilisant les systèmes nationaux en conformité avec les directives du FIDA), les systèmes de S&E, les exigences d’établissement de rapports convenus et utiles au FIDA et au gouvernement.


Atelier de démarrage : Objectifs (2)

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• L’emprunteur organise l’atelier de démarrage avec les acteurs principaux de même que les membres de l’Equipe de Gestion du Programme Pays (CPMT) - gouvernement, bénéficiaires, personnel du projet, ONG, autres partenaires financiers. Le Chargé de Portefeuille (CPM) soutient activement le processus.

• Discute de tous les aspects du projets, ex: composantes du projet, cadre logique, formats des rapports, PTBA, plan de passation des marchés, S&E, audit, coordination des composantes du projet.

• Explique les procédures et les directives relatives aux décaissements du prêt du FIDA et de les raisons qui souvent causent du retard.

• Accord sur la mise en œuvre de la supervision, ex: les responsabilités de l’UCP, y compris ce qui doit être préparé à l’avance avant la mission de supervision.

• Comment collaborer dans l’intérêt commun de l’équipe afin d’obtenir des résultats satisfaisants.


Atelier de démarrage

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Démarrage du projet: planification et budgétisation Le but du PTBA

Le PTBA fait partie des clauses du prêt. Il constitue un outil essentiel de gestion.

Il comprend le chronogramme, le plan d’activités et le détail des budgets pour l’année à venir.

Il s’agit du 5e moment clé lors de la préparation avant la mise en œuvre.

Pourquoi est-il nécessaire?

• Il sert d’instrument mettant l’accent et intégrant les priorités de gestion de la mise en œuvre, prévoit les méthodes de passation des marchés et facilite la mobilisation du personnel et des ressources, au besoin.

• Il est nécessaire pour que les bailleurs libèrent les fonds.

• Il sert d’outil de gestion du projet, de contrôle des coûts pour le gouvernement et le FIDA, de revue et d’évaluation des performances et de réalisation des objectifs à la fin de chaque année.

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Démarrage du projet: planification et budgétisation

PTBA

Les procédures

• Soumission à temps du projet de PTBA au FIDA (tel que prévu dans l’accord de prêt)

• FIDA (CPM) – l’« avis de non objection » concernant le projet de PTBA est envoyé habituellement dans la période de 30 jours tel que prévu dans l’accord de prêt

• Finalisation du PTBA par l’UCP (dans la période prévue dans l’accord de prêt avant le début de l’année de mise en œuvre)

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Démarrage du projet: planification et budgétisation PTBA – format général

Synthèse des progrès et de la performance réalisés depuis l’entrée en vigueur.

Description du Plan de travail de l’année en cours avec: les objectifs (pourquoi?); les activités (comment?); les réalisations attendues & les produits (quoi?); les intrants nécessaires; les mesures relatives à la mise en œuvre (quand?); les responsabilités institutionnelles (qui?); les indicateurs majeurs de S&E; etc.

Activités de S&E (analyse comparative, fonctionnement du système de S&E); données orientées vers l’impact relatives aux villages et foyers participant, les résultats attendus, etc.

Données quantitatives des intrants prévus sous forme de tableau, y compris les détails physiques et les cibles financières, les sources des fonds et les tableaux budgétaires synthétiques.

Plans d’activités mensuels et chronogrammes (plan de mise en œuvre)

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Le PTBALe PTBA consolidé doit contenir plusieurs éléments clé…

1. L’introduction2. Le plan d’activités et d’utilisation des ressources 3. Le plan de passation des marchés4. Le plan de formation & d’assistance technique5. Le budget & le plan de financement

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Démarrage du projet: planification et budgétisation Revue du PTBA

Aspects procéduraux – est-il soumis par le(s) autorité(s) officielle(s) selon un chronogramme et une méthodologie définis dans l’accord de prêt?

585858

Démarrage du projet: planification et budgétisation Revue du PTBA – Fiche de contrôle

• Le PTBA est-il complet? Contient-il un plan synthétique des progrès et des activités à réaliser et des ressources, des budgets, du plan de passation des marchés, du plan de formation & d’assistance technique?

• Le plan de travail est-il lié au cadre logique (activités, résultats)?• L’orientation stratégique se reflète-t-elle dans le plan de travail (et

les sous-plans des différentes composantes)?• Les activités et les résultats sont-ils bien quantifiés et existe-t-il

une cohérence entre eux?• Les plans de mise en œuvre semblent-ils réalistes, les cibles/jalons

appropriés?• Est-il prouvé que le système de S&E est adéquat, en place et

fonctionnel? • Existe-t-il des mesures et des activités appropriées pour un suivi

sur l’impact?• Le budget est-il en général cohérent par rapport aux activités et

résultats prévus?

595959


PTBA de la première année

• Planifier les actions pour l’année à venir.

• Responsabilités.

• Déterminer ce qu’il faut acheter/contracter, et comment l’acheter.

Est l’outil majeur pour mesurer les progrès réalisés pour que le développement et l’impact soient efficaces.

606060

1. UCP: Véhicules et équipements de bureau Véhicules 4X4 Ordinateurs, imprimantes, logiciels Fax, photocopieuse; téléphones Fournitures de bureau, climatiseurs Papiers etc.


PTBA – Activités habituelles lors de la 1ère année

3. Autres contrats Logiciels de comptabilité Formation en anglais Formation en informatique

4. Frais récurrents Salaires et indemnités du

personnel de l’UCP Fonctionnement et entretien

des véhicules Fonctionnement et entretien

du bureau Fournitures de bureau

2. Assistance technique Spécialiste en passation de

marchés Spécialiste en S&E Autre assistance technique,

le cas échéant

616161


Passation des marchés lors du démarrage

Caractéristiques souhaitées du plan de passation des marchés

1. Structure idéale

2. Cohérence avec les objectifs et le PTBA

3. Estimations financières conformes au budget annuel et l’affectation générale des fonds

4. Méthodes de passation des marchés conformes au cadre réglementaire

5. Chronogramme réaliste du plan de passation des marchés

626262

• Structure idéale

Ce plan s’étale sur 18 mois et montre pour chaque action d’achat: la catégorie de prêt, le taux de financement, la méthode d’achat, les couts estimés, les quantités, l’exigence de revue préalable du FIDA et le chronogramme prévu pour la totalité du processus.

Les marchés prévus sont présentés par composante et correctement identifiés et référencés.

Les différents marchés sont groupés selon les catégories (biens/travaux/services) pour chaque composante.

Dans chaque catégorie, les différents marchés sont groupés en lots ou paquets codés pour accroitre la concurrence, l’efficacité et avoir de meilleurs prix.

Démarrage du projet: passation des marchés Revue du plan de passation des marchés (1) (voir fiche de contrôle)

636363

• Cohérence avec les objectifs et le plan de travail annuel du projet Les marchés prévus sont en ligne avec les objectifs du projet.

La nature et la quantité de biens/travaux/services sont conformes au rapport de pré-évaluation (tableaux des couts détaillés).

La nature et la quantité de biens/travaux/services sont conformes aux activités figurant dans le PTBA

• Prévisions financières en conformité avec le budget annuel et l’affectation générale des fonds Les prévisions de coûts pour chaque marché sont raisonnables. Les prévisions de coûts sont clairement reflétées dans le budget

annuel. Les prévisions de coûts rentrent dans le cadre de l’affectation

générale des fonds du projet (par catégorie de dépenses).

Démarrage du projet: passation des marchés Revue du plan de passation des marchés (2)

646464

• Méthodes de passation des marchés en adéquation avec le cadre réglementaire Conformité avec l’accord de prêt Conformité avec les directives et la réglementation

nationale en matière de passation des marchés

• Chronogramme réaliste des activités de passation des marchés Le chronogramme prévu pour chaque marché (de la

préparation des dossiers d’appel d’offres à la signature du contrat) est réaliste;

Les dates de livraison des biens/travaux/services sont conformes aux cibles physiques conformément au PTBA

Démarrage du projet: passation des marchés

Revue du plan de passation des marchés (3)

656565

D. MISE EN OEUVRE DU D. MISE EN OEUVRE DU PROJETPROJET

i.i. Planification et budgétisation du Planification et budgétisation du projet projet

ii.ii. Passation des marchésPassation des marchésiii.iii. Administration des prêtsAdministration des prêtsiv.iv. Aspects fiduciairesAspects fiduciairesv.v. Mission de supervision Mission de supervision vi.vi. Revue à mi-parcours; prorogation de Revue à mi-parcours; prorogation de

la date d’achèvementla date d’achèvement

666666

Agenda

A. Présentation de la mise en œuvre d’un projet




i. Planification et budgétisation du projet (PTBA)

ii. Passation des marchés iii. Administration des prêtsiv. Aspects fiduciairesv. Mission de supervision vi. Revue à mi-parcours; prorogation de la date d’achèvement




Cloture du Projet

676767

Mise en œuvre du projet

IntroductionAprès le démarrage et la mise en place de tous les systèmes du projet pour assurer une mise en œuvre efficiente et un impact de développement, le projet suit son PTBA et commence par…

1. Acheter des biens et des services (passation des marchés)…

2. Utiliser les ressources financières et autres tirées du prêt du FIDA (administration du prêt), du gouvernement et des autres bailleurs (le cas échéant) et des bénéficiaires du projet…

3. . . .et pour lesquelles des systèmes de gestion financière sont mis en place.

4. Tout cela sous la supervision sur le terrain de la PMU, commençant avant les visites de supervision du FIDA sur le terrain.

686868

• Les contraintes et les réussites sont des préoccupations partagées par tous les acteurs (bénéficiaires, gouvernement, autres bailleurs, FIDA) >> Etablir des relations avec les acteurs et travailler en équipe. Cette approche de collaboration permettra d’assurer la qualité de la mise en œuvre.

• Premier rôle du projet – atteindre les objectifs et l’IMPACT du projet en assurant les responsabilités fiduciaires.

• Premier rôle du FIDA – assister et faciliter la mise en œuvre en assurant les responsabilités fiduciaires.

• Dans le cadre du COSOP basé sur les résultats, maximiser les synergies, les partenariats, la gestion des savoirs et l’innovation.


Principes généraux (1)

696969

• Suivre l’évolution des projets par rapport aux cibles, aux objectifs de développement et aux indicateurs;

• Surveiller la passation des marchés et les décaissements effectués;

• Revoir l’efficacité du système de gestion financière;

• Revoir la conformité aux clauses du prêt.



707070



• Evaluer les risques et les contraintes afin de réussir la mise en œuvre, garantir la durabilité et offrir des solutions pratiques;

• Revoir la pertinence, dans le temps, du projet pour le pays bénéficiaire, le bénéficiaire et les priorités de développement du FIDA; procéder à des modifications, le cas échéant;

• Evaluer la qualité de la mise en œuvre, garantir l’adhésion et l’IMPACT! Ne pas perdre de vue l’IMPACT sur les populations rurales pauvres.

7171


i. i. Planification et budgétisationPlanification et budgétisation

du projetdu projet

727272

Agenda










Cloture du Projet

7373

Mise en œuvre du projet: Planification et budgétisation


Quelle est la différence entre les PTBA des années suivantes et celui de la première année?

Quels éléments font partie d’un PTBA?

Quel est le format habituel d’un PTBA?

7474


Budget et plan de travail annuels – Eléments complémentaires

A partir de la 2e année du projet, le PTBA consolidé doit contenir les éléments clés complémentaires suivants:

Introduction (tel que expliqué pour le démarrage) mais également:

• L’état d’avancement physique constaté durant l’année précédente, notamment les données quantitatives;

• L’état d’avancement financier durant l’année précédente, notamment les couts sous-estimés et les économies réalisées, l’analyse des flux financiers provenant des bailleurs;

• La performance dans la passation des marchés;

• Les contraintes et les problèmes rencontrés durant l’année précédente et les recommandations pour les résoudre;

• Les leçons tirées et la justification des activités proposées.

7575

• Consolidation des plans de développement du village/communauté, dans le PTBA du projet

Plus:

• Eléments de l’UCP et des agences d’exécution (investissement + récurrent)

• Coûts des contrats des prestataires de services

• Autres éléments spécifiques du projet


Plan de travail et budget annuels

Eléments habituels à partir de la 2e année

7676

1. Il faut des critères et des règles claires dans l’élaboration et le traitement d’un PTBA.

2. Votre expérience a également été mise à profit durant la revue du PTBA; à ce stade certains des facteurs communs affectant la qualité ont été collectivement identifiés.


En guise de conclusion

L’importance d’un PTBA efficace ne peut pas être sous-estimée – il ne s’agit pas seulement de procédures ou de rapidité d’exécution!

7777

D.D. MISE EN OEUVRE DU MISE EN OEUVRE DU PROJETPROJET

ii. Passation des marchésii. Passation des marchés

787878

Agenda










Cloture du Projet

7979

Quels rôle et responsabilité du FIDA dans les achats des projets?

Quelles taches sont nécessaires lors de la supervision des achats?

Comment est menée une supervision des achats?

Mise en œuvre du projet: passation des marchés


8080

• Des achats inefficients et inefficaces peuvent avoir de sérieuses répercussions:

Les résultats et impacts attendus du projet peuvent ne pas être obtenus;

Des retards dans la mise en œuvre du projet;

Des couts élevés de la mise en œuvre.

• Les achats constituent une activité sensible: pouvant entrainer la corruption et la fraude.

La complexité de certains actes d’achat. Utilisation à la fois des règlements et

directives du pays et de ceux du FIDA.


Introduction

L’achat de biens, services et travaux constitue un élément crucial dans la mise en œuvre d’un projet. . .

8181

• Différentes méthodes (de l’appel d’offres international à l’entente directe) sont utilisées pour les différentes catégories d’achats en fonction de la nature, du montant et d’autres critères- le principe directeur étant l’économie et l’efficience.


Méthodes de passation des marchés

ACI ACN

Consultation internationale

Consultation nationale

Entente directe

Méthodes de

passation des

marchés

8282


Processus d’appel d’offres

Formation de la Commission d’ouverture de plis;

NO par le FIDA

Preparation des Specifications techniques et les dossiers d’appel

d’offres

Appel àmanifestation d’intérêt

Demande de soumissiondes offres

Demande de prix

Evaluation des offres et preparation d’un projet de contrat

Examen prialable du FIDA et NO (sinecessaire)

Adjudication du marché à la meilleure des offres évaluées

83


Méthodes courantes de passation des marchés

• Appel d’offres au niveau international (AOI): pour des besoins à cout élevé. (1)

Publication dans des journaux à grand tirage, au niveau des représentants locaux, des ambassades, du Forum de développement de l’ONU

Pré qualification Dépouillement en public Evaluation des soumissions

par la méthode de notation par des points(sur les plans technique + financier)

• Appel d’offres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays de l’emprunteur (2)

Publication dans les journaux locaux (Remarque: des fournisseurs étrangers peuvent soumettre des offres)

Même chose Même chose Même chose

ACI ACN



Entente directe

Méthodes de

passation des

marchés

8484

Mise en œuvre du projet: passation des marchésMéthodes courantes de passation des marchés

Passation des marchés au niveau international (3):

Dresser une liste restreinte de fournisseurs fiables dans au moins deux pays membres du FIDA

Transmettre l’appel d’offres aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte

Accepter les originaux des soumissions (pas celles faxées)

Evaluation des soumissions en fonction des couts les moins élevés des soumissionnaires conformes

Signer le contrat

Passation des marchés au niveau local (4):

Préparer les spécifications et la demande de prix

Dresser une liste restreinte d’au moins trois fournisseurs fiables

Transmettre la demande de prix (appel d’offres) aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte

Même chose

Même chose

Même chose

ACI ACN



Entente directe

Méthodes de

passation des

marchés

85

Entente directe (5): Extension/addition à un contrat existant Normalisation des biens avec ceux du projets déjà existants

Remarque: La compétition n’est pas requise.

Mise en œuvre du projet: passation des marchésMéthodes courantes de passation des marchés

ACI ACN



Entente directe

Méthodes de

passation des

marchés

8686

Différence entre achat de biens et travaux et sélection de services de consultance . . .

BIENS, TRAVAUX ET SERVICES TECHNIQUES SERVICES DE CONSULTANCE

En fonction du produit En fonction des savoirs

Compétition ouverte Compétition sélective

Dépouillement public Dépouillement non public des offres techniques

Dépouillement public des propositions financières

Le prix constitue un facteur majeur La qualité constitue un facteur majeur

Spécification détaillée Termes de référence

(Programme de travail général)

Procédure en une seule phase Procédure en deux phases

Rarement des négociations Habituellement des négociations


Biens et travaux vs. services de consultance

8787

• Les règles et procédures d’achat applicables dans un projet particulier proviennent de différentes sources:

Les lois et règlements du pays en matière d’achat

Les directive d’achat du FIDA Le rapport d’évaluation du projet L’accord de prêt

• Les règles, méthodes et procédures applicables sont précisées dans la lettre à l’emprunteur, ainsi que les conditions de revue des achats du FIDA.


Cadre règlementaire

Se conformer au cadre règlementaire . . .

8888

Le PMU exerce une responsabilité générale sur les achats

• Planification des aquisitions (en fonction des objectifs du projet et du PTBA);

• Préparation et publication des documents de l’appel d’offres et de l’invitation à soumissionner;

• Dépouillement et évaluation des offres;

• Négociation, octroi et signature du contrat;

• Suivi de l’exécution du contrat (technique et financier/administratif);

• Livraison des biens/travaux/services.

• Paiement.


Rôle de l’emprunteur/PMU en matière de passation des marchés

Planification

Soumission

Ouverture des plis et évaluation

Négociation et adjutication

Suivi

Livraison

Paiement

8989

Responsabilité fiduciaire du FIDA:

• Utilisation rationnelle des fonds du prêt: le FIDA doit s’assurer que les produits du prêt ne sont utilisés qu’à bon escient: précisément le CPM et le personnel de soutien, présentement avec la supervision de l’Unité d’appui à la gestion du portefeuille (PMSU);

• Exigences d’économie et d’efficience dans la mise en œuvre du projet en général, et des achats en particulier: le FIDA doit s’assurer que l’octroi de contrat découle d’une compétition;

• Le FIDA doit garantir l’équité, l’intégrité, la transparence et la bonne gouvernance dans le cadre des achats

• Le concept « pas d’objection »

Mise en œuvre du projet: passation des marchésImportance de la passation des marchés – directives du FIDA

9090

Le CPM doit s’assurer de:

• La cohérence des actes d’achat avec les objectifs du projet, le PTBA, le plan d’achat et le moment choisi dans la période de mise en œuvre du projet.

• La disponibilité des ressources financières: le montant des achats ne doit pas dépasser celui des ressources financières allouées dans l’accord de prêt et le budget annuel.

• La transparence et l’équité: les achats doivent être effectués conformément aux règles et procédures applicables.

• Des meilleurs prix proposés: les achats doivent découler d’une compétition.

- Le personnel du FIDA doit observer la neutralité et l’impartialité.

- La flexibilité doit être de rigueur- dans le cadre des lois et règlements.

Mise en œuvre du projet: passation des marchésRôle du FIDA en matière de passation des marchés

9191

• Un manuel de procédures administratives et financières complet (mise en œuvre/manuel des opérations)

• Un atelier de démarrage bien préparé comprenant une session techniqueCette session technique doit comprendre des discussions sur l’importance des soumissions de qualité, des causes fréquentes de retard, et des questions de calendrier …

• Un ‘plan d’achat’ résumant les méthodes d’achat, les règles applicables et les exigences de revue à priori telles que prévues dans l’accord de prêt.

Mise en œuvre du projet: passation des marchésOutils majeurs pour des acquisitions réussies (1)

Outils pour un PM de succès Manuel d’operations Atélier de démarrage

‘bien preparéPPM

Formation de l’UCP et des partenaires

nationales

Évaluation des capacités

nationales et du projet

Expertise au niveau national

et du projet

Expertise au niveau du FIDA

9292

• Evaluation des capacités d’achat au niveau national/du projet.

• Formation du PMU concerné et des partenaires au niveau national dans les aspects des achats

• Expertise en achat au niveau national/du projet (complété par un renforcement des capacités continu).

• Expertise en achat au niveau du FIDA (spécialiste en achat assistant le CPM dans le cadre de la supervision).

Mise en œuvre du projet: passation des marchésOutils majeurs pour des acquisitions réussies (2)

Outils pour un PM de succès Manuel d’operations Atélier de démarrage

‘bien preparéPPM

Formation de l’UCP et des partenaires

nationales

Évaluation des capacités

nationales et du projet

Expertise au niveau national

et du projet

Expertise au niveau du FIDA

9393

Sous la responsabilité du CPM (assisté d’un expert en achat)Procédures de revue à priori:

Revue de supervision, au siège: Plans d’achat. Pré qualification des soumissionnaires. Documents de soumission Rapports d’achat à mi-parcours.

Procédures de revue à posteriori:

- Faisant partie de la revue des demandes de retrait - Supervision sur le terrain (lors des missions de

supervision) Faisant partie de la revue des états des dépenses. Revue de l’avancement et des processus d’achat (technique,

financière/administrative) Identification des problèmes et des contraintes. Coaching du personnel pays et/ou du PMU. Formulation de recommandations pour une amélioration.

Mise en œuvre du projet: passation des marchésLes différents niveaux d’acquisitions

9494

I. Revue de la pré qualification des soumissionnaires (Pour des travaux importants/complexes ou quand on prévoit des économies de temps/d’argent => il faut des compétences avérées en achat).Avant la délivrance des invitations pour la pré qualification, le FIDA procède à la revue: Du projet de publication et d’invitation à la pré qualification; Des projets de documents de pré qualification, notamment le

questionnaire de pré qualification, les critères et la méthodologie d’évaluation.

Après l’évaluation par l’emprunteur des soumissions, le FIDA procède à la revue: Du projet de rapport d’évaluation; De la liste des soumissionnaires pré qualifiés et l’état de leurs

qualifications; Des raisons pour lesquelles on exclut un quelconque

soumissionnaire de la pré qualification.

Mise en œuvre du projet: passation des marchésProcédures de revue préalable (1) (voir étape 1. & tableaux récapitulatifs)

9595

II. Revue des acquisitions de biens et travaux.

Avant la délivrance des invitations à soumissionner, le FIDA procède à la revue:

De la conformité des achats avec les règles/procédures applicables, le PTBA/plan d’achat approuvé et la disponibilité des ressources financières.

Des projets de documents d’appel d’offres, notamment les invitations à soumissionner, les instructions aux soumissionnaires, les spécifications techniques, les critères d’évaluation, les conditions contractuelles.

De la proposition de composition du comité d’évaluation des soumissions (pour des commentaires).

Après l’évaluation par l’emprunteur des soumissions, le FIDA procède à la revue:

Des minutes du dépouillement public; Du rapport d’évaluation des soumissions, notamment l’évaluation et la

comparaison des soumissions et la soumission recommandée Les preuves des évaluations individuelles effectuées par chaque membre du

comité Du projet de contrat.

Mise en œuvre du projet: passation des marchésProcédures de revue préalable (2)

9696

III. Revue de l’acquisition des services de consultance

Avant la délivrance de la demande de proposition (RFP), le FIDA procède à la revue: De la conformité des achats avec les règles/procédures applicables, le

PTBA/plan d’achat approuvé et la disponibilité des ressources financières. Du projet de RFP, notamment les instructions aux consultants, les termes

de référence, la méthodologie de sélection et les critères d’évaluation, la liste restreinte des consultants, l’évaluation des couts, les conditions contractuelles.

Après l’évaluation par l’emprunteur des propositions techniques, le FIDA procède à la revue: Du rapport d’évaluation technique, notamment la description du

processus, le résumé de la notation des propositions, et la soumission recommandée.

De la notation/classement des consultants pour chaque critère d’évaluation.

De la notation effectuée par chaque membre du comité d’évaluation De la copie des propositions, si elle est demandée par le FIDA.


9797

III. Revue des achats de services de consultation avec les méthodes suivantes:

Sélection en fonction de la qualité et du cout;Sélection en fonction d’un budget défini;Sélection en fonction du prix le plus bas.

Après l’évaluation par l’emprunteur des propositions financières, le FIDA procède à la revue: Des minutes du dépouillement public; Du compte rendu des ajustements effectués avec les

prix contenus dans les propositions et détermination du prix après évaluation;

Du rapport d’évaluation final et de la soumission recommandée.(Cette étape de la revue n’est pas applicable dans le cadre d’une sélection basée sur la qualité, celle basée sur les qualifications des consultants, celle à source unique ou celle d’un seul consultant).

Dans tous les cas, le FIDA procède à la revue et appose “pas d’objection” au projet de contrat négocié.


9898

Mise en œuvre du projet: passation des marchésExemple de notations pour évaluer un consultant

CRITERES D’EVALUATION: POINTS DE NOTATION

Expérience spécifique des consultants/cabinets 5 - 10Méthodologie 20 - 50Personnel majeur 30 - 60(adéquation des qualifications générales aux taches à accomplir)Transfert de savoirs 0 - 10Participation des ressortissants du pays 0 - 10TOTAL 100

– Division possible en sous-critères, mais mieux vaut se limiter à l’essentiel

– Pour la formation – forte notation pour le personnel majeur– Les points de la notation peuvent être ajustés en fonction des

circonstances spécifiques.

9999

Au siège

Revue après sélection des actes d’acquisitions comme faisant partie du processus d’approbation des demandes de retrait.

Les documents soumis par le PMU doivent comprendre les documents de soumission, les rapports d’évaluation, les soumissions recommandées, les contrats signés et la fiche de contrats mise à jour.

Le FIDA procède à la revue de la conformité des achats avec les règles/procédures applicables, les objectifs du projet, le PTBA/plan d’achat approuvé et la disponibilité des ressources financières.


Procédures de revue à posteriori (1)

100100

Mise en œuvre du projet: passation des marchés Procédures de revue à posteriori (2)

Lors des missions de supervision du FIDARevue après sélection, des actes d’achat sur la base de la sélection d’un échantillon de transactions.

Le PMU met à la disposition de l’équipe de supervision et de revue tous les dossiers d’achat et de paiement, de la fiche de contrat mise à jour et des formulaires individuelles de suivi des contrats.

La mission de supervision et de revue se concentre sur la conformité des achats aux règles/procédures applicables, au PTBA/plan d’achat et à la disponibilité des ressources financières.

101101

Mise en œuvre du projet: passation des marchésProcédures de revue à posteriori (3)

L’équipe de la mission de supervision du FIDA s’occupe également de:

L’évaluation des avancements notés sur les plans physique et financier des actes d’achat et de la qualité des produits finaux (à travers des visites sur le terrain pour les travaux, la revue des rapports des consultants et des formulaires de suivi des contrats, etc.).

L’identification des problèmes et contraintes liés aux achats;

L’information/coaching de l’emprunteur et/ou du personnel du PMU sur les questions liées aux achats;

Formulation de recommandations pour une amélioration (ex: formation du personnel, mise en service des missions de supervision, rationalisation du déroulement des opérations …).

102102

Mise en œuvre du projet: passation des marchésComment éviter les retards dans le cadre des acquisitions (1)

Absence de plan d’achat ou plan d’achat inadéquat/incomplet intérêt

PTBA mal conçu et/ou irréaliste

Termes ou documents imprécis et ambigus par rapport à la méthodologie d’évaluation des soumissions et des critères de sélection;

Absence de confidentialité à différents niveaux du processus d’évaluation des soumissions et/ou sélection de la soumission recommandé

Non justification du rejet de soumissions ou de la non sélection d’une soumission compétitive

Interférence politique dans le processus d’acquisition

Corruption, fraude, conflits d’ intérêt et infraction aux règles de passation des marché

103103


Comment éviter les retards dans le cadre des acquisitions (2) Faible qualification des membres du comité d’évaluation

Manque de capacités en achat au niveau de l’emprunteur et/ou du projet

Compréhension limitée des procédures du FIDA au niveau de l’emprunteur et/ou du projet

Confusion entre les procédures en vigueur au pays et les directives/procédures du FIDA

Procédures et bureaucratie pesantes à propos des documents d’achat au niveau de l’emprunteur

Retards considérables avant la délivrance par le FIDA du ”pas d’objection”

Long temps de réponse du FIDA après demande de renseignement du PMU

104104

Mise en œuvre du projet: passation des marchésSuivi des acquisitions au siège

Plusieurs documents sources pour le suivi des acquisitions. . .

Le PTBA et le plan d’achat mis à jour

Les résultats des revues à priori et des revues à posteriori au siège

Les rapports des missions de supervision

Les rapports à mi-parcours

Sur la base des résultats de la supervision, assurer le suivi des questions et problèmes identifiés.

105105

Mise en œuvre du projet: passation des marchésLes acquisitions en période de clôture du projet• Pour s’assurer que tous les biens sont livrés/les travaux

réalisés/les services rendus avant la date de clôture du projet:

Procéder à une revue et un suivi rapprochés du plan d’achat final et des rapports à mi-parcours durant la dernière année du projet

Prendre des mesures visant à faciliter la fin de l’exécution physique des contrats

Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés avant la date de clôture

• S’assurer que seuls les contrats exécutés avant la date de clôture sont payés

• S’assurer que les dossiers d’achat ont été traités et obtenir du projet les documents manquants

• Dresser un rapport sur les leçons tirées et formuler des recommandations pour des projets futurs.

106106

« La corruption affecte les pauvres de manière disproportionné car là où elle sévit, les ressources qui devraient être consacrées au développement sont détournées, les gouvernements ont moins de moyens pour assurer les services de base, l’inégalité et l’injustice gagnent, et les investisseurs et donateurs étrangers se découragent.»

Déclaration à l’Assemblée générale de l’ONU sur l’adoption de laConvention de l’ONU contre la corruption (Décembre 2003) - Kofi Annan, Secrétaire général de l’ONU

Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA

107


Aperçu

• Contexte

• Politique anti-corruption du FIDA (règles)

• Indicateurs de fraude/corruption (signaux

d’alarme)

• Prévention & contremesures pratiques

• Processus d’ enquête

• Votre contribution

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Quelle est l’ampleur du problème?

Elle est seulement de 10 %?

• Cout moyen des projets actuellement en cours d’exécution en Afrique de l’Ouest: 33 millions de dollars US - 10 % 3.3 million

• Personne ne travaille gratuitement – 10% constitue la marge de profit

• Effet domino: fraude commise en prenant un pot de vin, un dessous de table

• Trop de dessous de table Mauvaise qualité – mauvaise construction d’un pont/il peut s’affaisser

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Le problème

• Retards dans la mise en œuvre• Choix porté sur des entrepreneurs non qualifiés• Inflation des couts• Travaux inachevés

Décourage l’investissement Constitue un frein au

développement Augmente la dette

improductive

110


La corruption, par Transparency International Perception Index

111


112


113


La politique anti-corruption du FIDA:

• Tolérance zéro de la fraude et de la corruption au siège et dans le cadre d’activités et d’opérations sur le terrain financées par le FIDA

Cela signifie que:

• Toute allégation majeure reçue fait l’objet d’une enquête

• Des sanctions appropriées seront appliquées si les allégations sont fondés

114


Pourquoi une politique anti-corruption…?

• Les Etats membres du FIDA ont souscrit à cette politique anti-corruption

• Accord de prêt, conditions générales: « utiliser le prêt seulement pour les besoins pour lesquels le financement a été accordé »

• Pour aider les populations rurales démunies l’argent des bénéficiaires

• Prêts assortis de conditions de faveur – pas à usage commercial

• Risque sur la réputation – du projet, du gouvernement et du FIDA

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L’emprunteur et le projet doivent permettre aux représentants du FIDA de:

(a) Visiter et inspecter le projet

(b) Examiner les documents; et

(c) demander des informations à tous les personnels du projet et à toute autre personne liée au projet.

Conditions générales pour le financement du développement agricole, Section 10.03

116


Obligation du personnel du FIDA et des consultants

Les membres du personnel et les consultants ont l’obligation de consigner dans un rapport tout cas de fraude/corruption potentiel ou présumé sans délais et doivent coopérer sans réserve dans toute enquête.

IFAD President’s Bulletin 2007/02, Annex IIFAD Investigation and Sanction Processes

117


Conflit d’ intérêt

• Des intérêts pouvant influer négativement sur la performance des devoirs et responsabilités officielles, des obligations contractuelles ou l’observation des lois et règlements applicables

• Un problème non déclaré peut constituer une pratique prohibée selon la politique anti-corruption.

Pratique de fraude/corruption:

• Pratiques de corruption • Pratiques de fraude• Pratiques de collusion• Pratiques coercitives• Malversation

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Conflit d’intérêtPourquoi est-ce un problème?

• Perception de la corruption – elle sape la confiance qu’on peut avoir du processus

• Peut entrainer de fausses accusations

• Se protéger – être transparent

– Déclarer toute liaison avec les fournisseurs

– Déclarer toute propriété dans les domaines concernés.

Comment le savoir? – le test du dollar:

• Le $ dans votre poche - provient-il d’un fournisseur? • Serais-je content si le FIDA l’apprenait?

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Signal d’alarme de fraude/corruption

• Prix élevés persistants

• Mauvaise qualité des travaux/biens

• Présence non nécessaire de mandataires (« intermédiaires », « partenaires locaux »)

• Documentation inadéquate ou incomplète

• Absence ou inadéquation des inspections

Signal d’alarme de manipulation d’appel d’offres

• Connections entre soumissionnaires• Propositions émanant des mêmes soumissionnaires, rotation

des soumissionnaires gagnants • Surfacturation des travaux/biens

120


Contremesures pratiques

Comment combattre le problème?

• Le reconnaitre

• La transparence: les aspects financiers du projet (dossier de contrat; plan d’achat); déclarer les conflits d’ intérêt; les tenants & aboutissants

• Encourager et faciliter la communication des plaintes/préoccupations

• Appliquer des sanctions: retenue des paiements; exclusion; engagement de poursuites contre les violations

121


Contremesures pratiques

“Des règles et non des outils?”

• Aller au-delà des documents, “scepticisme professionnel”:– Signal d’alarme présent? – Juste prix? – bonne qualité?

• Devoir de répondre des résultats obtenus

• Revues et inspections rapprochées

• Publication du registre du contrat, du plan d’achat

• Demande d’informations et transmission des préoccupations/plaintes dans un rapport au FIDA

• Prévention: impliquer les bénéficiaires & la société civile

• Créer des mécanismes de dépôt de plainte

122


Enquête sur les plaintes

Ce dont le FIDA a besoin:

• Les détails – Qui? – Quoi? – Où? – Quand?– Pourquoi?– Comment?

• Les documents

• La discrétion

123



Ce que fera le FIDA:• Faire contact à vous (par téléphone, email)• Corroborer ce que vous dites• Etre discret• Avoir une “suspicion mesurée” • Protéger l’identité du(des) plaignant (s)

Ce que NE fera PAS le FIDA:• Parcourir le monde à chaque fois qu’une allégation est faite• Fermer immédiatement le projet • Dire au patron ce que vous avez raconté sur lui (elle)• Raconter aux autres membres du personnel/fournisseurs ce que

vous nous avez dit• Vous payer ou vous donner un meilleur poste après votre plainte

124



Protection contre les représailles ou accusations malicieuses

• Représailles contre des plaignants de bonne foi/des témoins non tolérés

• Confidentialité tout au long du déroulement de l’enquête

125



Ensuite après?

• Enquête / investigation

• Essayer de collaborer avec le gouvernement

• Recommandations: gestion et/ou sanctions

• Suspension ou exclusion de cabinets/personnes

• Faire engager des poursuites pénales

• Suspension du prêt

• Annulation du prêt

126


Contact?

• [email protected]

• Plainte confidentielle en ligne: www.ifad.org/governance/anticorruption

127127127


iii. iii. Administration des prêtsAdministration des prêts

128128128

Agenda






ii. Passation des marchés

iii. Administration des prêts

iv. Responsabilités fiduciaires

v. Mission de supervision

vi. Revue à mi-parcours; prorogation de la date d’achèvement




Clôture du Projet

129129129

Comment est financé le projet?

Comment devrait-on gérer les finances dans un projet?

Quelle partie de l’administration des prêts est supervisée par le FIDA?

Quels sont les rôles et responsabilités du FIDA et du projet dans ce qui précède?

Mise en œuvre du projet: administration des prêts

Objectifs

130130130

Comment est financé le projet?

• Sources de financement• Prêt/don du FIDA • Fonds de contrepartie du gouvernement • Contributions des bénéficiaires• Cofinancement d’autres institutions de financement ou bailleurs

(le cas échéant)

• Chaque source de financement prend en charge une partie ou un pourcentage à financer.

• Cette section ne concerne que l’utilisation du prêt/don du FIDA (administration des prêts).

Mise en œuvre du projet: administration des prêts

131131131

Administration des prêts par le FIDA

Mise en œuvre du projet: administration du prêt

132132132

Documents du projet– Rapport de pré-évaluation– Accord de prêt– Conditions générales – Procès verbal des négociations du prêt– Amendements de l’accord de prêt– Lettre à l’emprunteur


Projet & documents juridiques du FIDA

Documents généraux du FIDA- Manuel d’administration des prêts et des dons- Directives relatives à l’audit des projets- Directives pour la passation des marchés

133

Approuvé par le Conseil d’Administration du FIDA en avril 2009

• Pour simplifier et standardiser le modèle de l’accord de prêt

• Pour répondre aux nouvelles modalités de supervision directe

• Pour harmoniser les instruments juridiques et les procédures au sein des institutions internationales

• Pour augmenter le niveau d’appropriation des emprunteurs et encourager l’utilisation des systèmes nationaux

Le nouveau modèle de l’accord de prêt est de 3-4 pages


Nouvelles Conditions Générales et nouveau modèle de l’accord de prêt

134134134

Annexe 2 - Allocation et retraits des fonds

• Numéro et description de la catégorie

• Montant du prêt alloué pour chaque catégorie

• % des dépenses à financer

• Définitions particulières

• Montant minimum de retrait

• Etats certifiés des dépenses (ECD).

• Financement rétroactif

• Conditions préalables aux décaissements relatifs au prêt/catégorie/composante.


Accord de prêt

Sch. 2

135135135

Libellé en droits de tirage spéciaux (DTS).

Demandes de retrait à partir du compte du prêt effectuées en différentes monnaies.

Décaissement du prêt converti en DTS déduit du montant du prêt. Dates importantes- Date d’approbation par le CA- Date de l’accord de prêt- Date d’entrée en vigueur- Date d’achèvement du projet- Date de clôture du prêt


Prêt du FIDA

Section2.02

136136136

DATE D’ENTREE EN VIGUEUR (Article VII)

90 à 180 jours après la date de l’accord de prêt.

DATE D’ACHEVEMENT DU PROJET (Définitions)

“X” anniversaire de la date d’entrée en vigueur.

PERIODE DE LIQUIDATION

De la date d’achèvement du projet à la date de clôture du prêt.

DATE DE CLOTURE DU PRET (Article I)

Six mois après la date d’achèvement du projet.


Accord de prêt

Accord de prêt Premierdecaissement

Demande de retrait

Decaissements Procedures de decaissement

137137137

Le prêt est déclaré en vigueur;La lettre des signatures autorisées a été reçue; Les condition(s) de décaissement sont remplie(s)Le PTBA et le plan de passation des marchés sont approuvés;La demande de retrait est jugée être en ordre.PARTIES CONCERNEES:

• L’emprunteur• Le FIDA

- La Division des opérations. i) Le Chargé de portefeuille (CPM) ii) L’Unité d’appui à la gestion du portefeuille (PMSU).- L’unité chargée de l’administration des prêts (Division des services financiers).- La trésorerie

• Banques internationales.


Premier décaissement - conditions


Demande de retrait


138138138

• Instrument juridique pour le retrait des fonds du prêt;

• Formulaires et relevés récapitulatifs prescrits

(explication dans la Lettre à l’Emprunteur).

• Elle est signée par des personnes autorisées

désignées par le représentant officiel de

l’emprunteur.

Environ 4 à 6 demandes de retrait par projet et par an


Demandes de retrait


Demande de retrait


139139139

1) DEMANDE DE RETRAIT- Traitement et revue par l’assistant de programme (PA). - Certification par le CPM relativement aux achats/questions

techniques.- Revue générale de la conformité effectuée par l’Unité d’appui à la

gestion du portefeuille (PMSU).

2) ORDRE DE PAIEMENT - Préparé par le PA après certification de la demande de retrait par le

CPM.- Approuvé par le PMSU.- Exemplaire de l’original approuvé envoyé à l’Unité chargée de

l’administration des prêts.- Document utilisé pour obtenir l’Autorisation au Retrait (Withdrawal

Authorization) pour effectuer le paiement.


Décaissements du prêt


Demande de retrait


140140140

Retrait des fonds du prêt(Explications dans la Lettre à l’Emprunteur)

Compte spécial - Procédure 1

Paiement direct- Procédure 2

Engagement spécial– Procédure 3

Remboursement - Procédure 4


Procédures de décaissement


Demande de retrait


141141141

Une facilité fournie dans l’accord de prêt pour avancer un financement du FIDA.

Dépôt initial (montant autorisé) – payé par le FIDA dans le libellé de la monnaie du compte spécial.

Les demandes de réapprovisionnement du compte doivent être régulièrement soumises – habituellement à chaque trimestre.


Compte spécial (Procédure 1)

142142142

Le projet demande au FIDA de payer directement le fournisseur, l’entreprise, le consultant ou tout autre tiers.

Un minimum de l’équivalent de 20 000 US$ environ pour chaque paiement direct

Pour les paiements en-dessous de 20 000 US$ environ, le projet doit utiliser les fonds du compte spécial.


Paiement direct (Procédure 2)

La documentation doit prouver:

Les montants dus (facture, état).

Les paiements initiaux ou les avances, décomptes ou bons de commande.

Note: Les instructions de paiement dans la demande de retrait doivent être claires et complètes.

143143143

Une procédure de décaissement pour le paiement de biens appuyés par une lettre de crédit (LC).

Etapes/Processus Le projet ouvre la LC et envoie une

demande de retrait au FIDA, avec copie de la LC et du contrat (Formulaire 301)

Le FIDA envoie l’engagement spécial à la banque du fournisseur pour servir de garantie de paiement (Formulaire 302)

La banque envoie la demande de paiement au FIDA quand les conditions de la LC sont remplies (Formulaire 303)


Engagement spécial (Procédure 3)

144144144

Une dépense préfinancée par le gouvernement ou par une autre source.

Remboursée dans la monnaie de la dépense.

Les demandes de remboursement doivent être soumises dans une période de 30 jours à partir de la date de paiement, dans tous les cas, pas au-delà de 3 mois à partir de cette date.


Remboursement (Procédure 4)

145145145

– Formulaires de demande de retrait

– Feuilles récapitulatives

– Formulaires d’état des dépenses

– Registre des contrats.

– Etat de rapprochement du compte spécial.

– Fiche de contrôle des demandes de retrait

du projet.

– Fiche de contrôle des demandes de retrait

du FIDA.


Formulaires

146146146

Demande de retrait – formulaire 100

Note:– Numérotation séquentielle sans tenir compte de

la procédure de décaissement; – Toutes les sections doivent être remplies.

– Les instructions de paiement doivent refléter la dénomination et l’adresse complètes de la banque et du numéro de compte du bénéficiaire, y compris la banque correspondante, au besoin.


Formulaires demande de retrait (DRF)

- Formulaire de la DRF- Feuilles recapitulatives- Formulaire ECD- Registre de contrats- Releve de reconciliation du compte special- Fiche de controle du projet- Fiche de controle du FIDA

147147147

Formulaire 101-A (compte spécial) et 101-B (paiement direct et remboursement)Pour le paiement direct et le remboursement des dépenses non éligibles suivant l'ECD (état certifié de dépenses) : les justificatifs doivent y être joints.

Formulaire 102-A (compte spécial) et 102-B (remboursement au Gouvernement)Formulaire prescrit pour les dépenses éligibles suivant l’ECD: soumission de justificatifs pas requise; le formulaire d’ECD doit être signé par le représentant autorisé


Feuilles récapitulatives

148148148

Pour les dépenses éligibles suivant la procédure ECD:Formulaire ECD 102-A ou 102-B rempli et signé (le justificatif n’est pas nécessaire)

Pour le paiement direct à l’entreprise, au fournisseur ou au consultant:

Le formulaire 101-B rempli avec les copies des documents suivants, selon

le cas:- Facture (ou lettre de demande, état), certifiée pour le paiement par

le coordonnateur du projet;- Le contrat (pour le premier acompte);- Bon de commande;- Garantie bancaire, pour le paiement anticipé.- Bon de livraison des biens;- Certification de l’achèvement des travaux (travaux publics);- Rapport du consultant, au besoin, pour effectuer le paiement final.


Justificatifs (1)

149149149

Concernant le réapprovisionnement dans le compte spécial

• Le formulaire ECD 102-A doit être rempli et signé;• Les feuilles récapitulatives avec les justificatifs;• Etat de rapprochement du compte spécial avec une copie du relevé

bancaire. Concernant l’engagement spécial• Une copie de la lettre de crédit; • Une copie du contrat.

Concernant toutes les demandes de retrait, sans tenir compte de la procédure de décaissement

• La fiche de contrôle de la demande de retrait remplie et signée; • Répartition synthétique par catégories;• Copie de l’accord ( avis de non objection) à l’achat du CPM.


Justificatifs (2)

150150150

L’avis de paiement du FIDA contient

• Le numéro de la demande de retrait;• La date valeur du paiement;• L’équivalent en US$;• L’équivalent en DTS;• Les catégories concernées.

4 semaines sont nécessaires à partir de la date de valeur du paiement.


Avis de paiement

151151151

Sont acceptables:

• Pour les paiements éligibles à petits montants, ex:– Frais de fonctionnement;– Formation, indemnités

• Quand la documentation est très volumineuse

• Pour les contrats n’atteignant pas le seuil ECD.


Etats certifiés des dépenses (ECD) (1)

152152152

ECD (Prévu dans l’Annexe 2 de l’accord de prêt)

Note:

• Pour les dépenses ne nécessitant pas de justificatifs;

• Le formulaire ECD pour chaque catégorie/sous-catégorie;

• Un texte de certification et 3 signatures sont nécessaires.


Etats certifiés de dépenses (ECD) (2)

153153153

Attention!

Les dépenses financées par le compte spécial ne sont pas toujours éligibles pour être remboursées sous ECD en utilisant le formulaire prescrit.


ECD (3)

154154154

• Le Chargé de portefeuille envoie une notification officielle à l’emprunteur pour couvrir l'ECD

• Les mesures afférentes aux ECD précisées dans la lettre à l’emprunteur

• L’amendement de l’accord de prêt n’est pas requis.


Procédure pour l'ECD (4)

155155155

Dispositions pertinentes concernant l’accord de prêt (Section 2.03):

• La banque dans laquelle le compte spécial doit être ouvert;

• Personne(s) autorisée(s) à opérer le compte spécial;• Montant autorisé (dépôt initial).Dispositions pertinentes concernant les Conditions

générales (Section 4.08):• Montant minimum pour le réapprovisionnement du

compte;• Calendrier de recouvrement du dépôt initial;• Remboursement du solde injustifié du dépôt initial.


Compte spécial (1)

156156156

Dépôt initial

Réapprovisionnement

Recouvrement


Compte spécial (2)

157157157

• Avance décaissée (dépôt initial) tel que prévue par l’accord de prêt.

• Soumission de la demande de retrait (afin d’obtenir le dépôt initial) et documents relatifs au compte spécial.

Conditions:

• Une copie de l’accord entre l’emprunteur et la banque confirmant l’ouverture du compte spécial.

• Liste des signataires autorisés pour le compte spécial.


Compte spécial (3) – dépôt initial (montant autorisé)

158158158

Dépenses financées à partir du compte spécial


Compte spécial (4) – Réapprovisionnement

159159159

Demandes de réapprovisionnement:

• Libellé dans la monnaie du compte spécial.

• Au moins équivalent à 20% du versement initial (ou montant prévu dans la Lettre à l’emprunteur).

• Dépenses en monnaie locale calculées au taux de change correct afin de reconstituer le montant réel tiré du compte spécial (monnaie du compte spécial - US$ ou Euro).


Compte spécial (5) – Réapprovisionnement

160160160

Pour reconstituer le montant tiré du compte spécial:

• Le taux en vigueur au moment du virement du montant en Euro/US$ au bénéfice du compte du projet en monnaie locale doit être utilisé.

• PAS au taux en vigueur au moment de la préparation de la demande de retrait.


Compte spécial (6) – Réapprovisionnement: Taux de change

161161161

La demande de réapprovisionnement est

soumise avec le relevé de rapprochement du

compte spécial et une copie des relevés

bancaires.


Compte spécial (7) – Réapprovisionnement:

162162162

La justification de l’avance/affectation autorisée effectuée dans le compte spécial démarrera:

6 mois avant la date d’achèvement du projet; ou

Quand le solde du prêt est égal a l’équivalent en DTS du double du montant autorisé, déduction faite de tout engagement spécial non remboursé

Le premier des deux prévalant.

Pour plus de détails, voir: clôture du projet


Processus de recouvrement

Procédure de recouvrement I Justificatif de l’avance au Compte spécial

Procedure de recouvrement IIRecouvrement/Justification Chaque DRF traité comme….

Procédure de recouvrement IIIRecouvrement/justificationChaque DRF traité commeJustification partielle ou totale

Recouvrement Procedure IV Remboursement

163163163

Compte spécial Etat certifié des dépenses

Relatif au financement

L’éligibilité s’applique à toutes les catégories

Relatif à la soumission d’un formulaire spécialement prescrit en lieu et place du justificatif requis

L’éligibilité se limite à la couverture prescrite par le FIDA


Compte spécial/Etat des dépenses

164164164

Des changements dans l’étendue du projet reflétés dans l’accord de prêt peuvent être effectués à tout moment – habituellement lors de la revue à mi-parcours.

• Réallocation des fonds du prêt parmi les catégories, ou du non alloué;

• Modification de l’éligibilité aux ECD (dans le cadre de l’ancienne procédure);

• Augmentation en % de financement;

• Changement de conditions de décaissement;

• Modification, création ou suppression de la zone du projet, composante ou catégorie;

• Prorogation de la date d’achèvement du projet ou clôture du prêt;

• Augmentation du niveau du montant autorisé.

Conditions :Demande officielle du représentant officiel de l’emprunteur, avec justification.


Amendements à l’accord de prêt

165165165

• Signataires autorisés pour les demandes de retrait

• Instructions bancaires, y compris le correspondant bancaire

• Justificatifs

• Eligibilité aux ECD

• Respect des procédures de passation de marchés

• Modalités de paiement (respect des dispositions du contrat)

• Monnaie de dépenses

• % correct de financement


Pour le décaissement rapide du prêt (1):

166166166

• Les conditions de décaissement sont remplies(Annexe 2 de l’accord de prêt).

• Taille de la demande de retraitPaiement direct: habituellement un minimum de 20 000 US$ environRemboursement au SPA: 20% du montant autorisé.

• Taux de change correctement calculé.

• Les calculs sont précis.

Mise en œuvre du projet: administration du prêt Pour des décaissement rapides du prêt (2)

167

D. MISE EN OEUVRE D. MISE EN OEUVRE

DU PROJETDU PROJET

iv. Aspects Fiduciairesiv. Aspects Fiduciaires

168168168

Agenda


A. Négociation de l’accord de prêt

B. Démarrage du projet

C. Mise en œuvre du projet



iii. Administration du prêt

iv. Aspects fiduciaires


vi. Revue à mi-parcours; Prorogation de la date d’achèvement




Clôture du Projet

169169169

Quelles sont les responsabilités fiduciaires de l’UCP?

Quels rapport financiers sont requis? A quel moment?

Comment l’UCP procède t-il à la sélection des auditeurs? A quelle fréquence les audits sont-ils préparés, et avant quelle date doivent-ils être soumis au FIDA?

Mise en œuvre du projet: aspects fiduciaires


170170


Responsabilités de l’UCP (1)

Responsabilités fiduciaires

L’UCP est responsable de l’utilisation de l’argent conformément à l’accord de prêt,

= utilisation seulement pour les raisons auxquelles le prêt ou la subvention a été octroyé

= avec un accent particulier sur l’économie, l’efficience et l’équité sociale

171171171

Le coordonnateur du projet

Le responsable administratif et financier du projet

Le chef comptable du projet


Responsabilités de l’UCP(2)

Qui doit jouer les rôles fiduciaires au niveau de l’UCP?

172172172

Article V - Section 5.01 de l’accord de prêt & 9.02 des conditions générales

Année fiscale: du 1er janvier au 31 décembre

Etats financiers à soumettre au FIDA 3 mois après la fin de l’année fiscale (31 mars)


Les rapports financiers

173173


Audit du projet (1)Pourquoi?

Garantir le devoir de rendre compte

Vérifier l’éligibilité des dépenses

Identifier les faiblesses du contrôle interne et du système financier

Vérifier la conformité avec les clauses du prêt (clauses financières)

Recommander des actions afin d’améliorer la gestion du projet

174174174

Article V - Section 5.02 de l’accord de prêt & Section 9.03 des conditions générales

Directives du FIDA relatives aux audits des projets (à l’usage des emprunteurs)


Audit du projet (2)

175175175

Préparer les termes de références pour la sélection des auditeurs (directives du FIDA relatives aux audits des projets - Annexe VI)

Choisir un auditeur indépendant/externe;

Nommer l’auditeur (accord préalable du FIDA);

Soumettre le rapport d’audit au FIDA au plus tard 6 mois après la fin de chaque année fiscale (30 juin) – si le rapport accuse un retard de plus de 180 jours, le prêt pourra être suspendu;

Préparer un plan d’action pour mettre en œuvre les recommandations d’audit.


Responsabilités de l’UCP en matière d’audit

176176


Le rapport d’audit

Doit contenir:

Les états financiers certifiés

Les avis des auditeurs relativement aux états certifiés des dépenses et au compte spécial

La lettre de contrôle interne (Annexe VIII des directives sur les audits des projets)

177177177

Les avis des auditeurs

Quels types?

Sans réserve

Avec réserve

Défavorable

Refus de certifier


178178178

L’auditeur externe

nous indique les changements à appliquer pour garantir une bonne gestion

n’est pas un “policier”!

Mise en œuvre du projet: responsabilités fiduciaires

179179179

D. MISE EN OEUVRE D. MISE EN OEUVRE DU PROJET DU PROJET

v. Mission de supervision v. Mission de supervision

180180180

Agenda










vi. Revue à mi-parcours; prolongation de la date d’achèvement




Clôture du Projet

181181181

Comment organiser les missions de supervision?

Rôle du personnel du projet dans la supervision;

Rôle du Chargé de Portefeuille à différents niveaux;

Revue du Rapport de la supervision;

Qu’est-ce qu’une revue à mi-parcours?

Quand faut-il prolonger la date d’achèvement du projet?

Comment superviser les programmes sectoriels (SWAP)?.

Mise en œuvre du projet: la mission de supervision


182182


Une bonne partie de cette section reflète le point de vue des Chargés de Portefeuilles du FIDA.

De nombreuses actions se reflètent dans l’Unité de Coordination du Projet (UCP).

Mission de supervision = mission de revue de la mise en œuvre?

183183183

Planification annuelle de la supervision par le CPM1. Chaque CPM procède à la revue de ses projets et de leurs

besoins en supervision dans le contexte du Cadre des résultats du COSOP;

2. La revue annuelle du portefeuille (PMD, OL, FC) met en exergue les questions majeures de supervision pour chaque projet mis en œuvre dans le pays;

3. Quantifier et réunir le temps et les ressources nécessaires à la supervision des projets, dans son ensemble;

4. Compétences minima requises: techniques et financières (en matière de passation des marchés). Quelques consultants peuvent faire preuve des deux (ex: anciens directeurs de projets). Les besoins en autres compétences changent au fil du temps.


Organisation de la supervision

184184184

La mission de supervision:• N’est pas un exercice de police• Est une visite périodique de projet pour:

– S’assurer que le projet est en train d’être mis en œuvre avec efficacité et efficience et produit un IMPACT;

– S’assurer que les objectifs du projet sont atteints– Identifier ensemble les problèmes et décider ensemble des mesures

correctives/ajustements;– Appui à la mise en œuvre: former et renforcer les capacités du personnel

du projet.• Implique le Comité de gestion du programme-pays (CPMT), le chargé d’appui

terrain, les partenaires du projet (institutions nationales concernés, co-financiers, Unité de mise en œuvre du projet/unité de coordination du projet, opérateurs, groupes cibles) dans la revue/examen de l’exécution du projet et dans la formulation des ajustements

Certains sont membres de l’équipe de gestion du programme pays (CPMT).


Objectifs

Ecoute et soit attentif à la sensibilité culturelle

185185185

SE PREPARER A L’AVANCE! 50% de la supervision effectuée avant de se rendre sur le terrain, et profiter pour le reste de la mission sur le terrain

• Mener la mission de supervision du projet au moins deux fois par an

• Planifier la mission de supervision avant le début de l’année:– Composition de la mission liée aux volets et aux problèmes du projet;– Dirigeant de la mission, types de personnalité et équipes;– Coordination/collaboration avec les autres partenaires financiers, le ministère des

finances;– Programme et calendrier de la mission, notifier les consultants et le projet.

• Préparer les TDR prenant en compte les volets et les problèmes à résoudre;

• Le CPM est le chef de la mission du FIDA et:– Coordonne:

• Le travail de l’équipe de la mission;• Les rencontres avec le gouvernement, le projet, les opérateurs, les groupes

cibles;• La préparation de l’aide-mémoire et le rapport de supervision.

– Aide à résoudre les problèmes techniques et du personnel.


HQ – Rôle du CPM (1)

186186186

Logistique• Envoi du plan de la mission de supervision et des TDR aux

consultants et au projet.• Confirmation de la date au projet/gouvernement.• Recrutement de l’équipe de la mission; voyage & réservation

des hôtels;• Notification des institutions clé/tutelle, du projet, du PNUD

(joindre les TDR de la mission et la composition).Dossier de la mission: Chargé de portefeuille et consultants• TDR de la mission et CV des consultants;• Rapport de pré évaluation;• Accord de prêt, lettre à l’emprunteur, amendements;• Documents de base pour les dispositions afférentes au

cofinancement;• Deux derniers rapports de supervision/suivi et aide-mémoires

(version électronique + version imprimée).• Dossiers du projet nécessitant un suivi;• État des décaissements (LGS) et mouvements de monnaies;• Rapport d’audit;• Autres informations réactualisées provenant du projet (voir

diapo suivante).


Siège–Rôle du CPM (2)– plan de préparation

Planification

Préparation technique

Agenda

Arrivée-Briefing

Visite de terrain

Réunions techniques

Revue administrative et financière

Debriefing & Feedback

Aide Mémoire, PSR

Rapport de supervision

Lettre de gestion

187187187

1-2 semaines avant la mission:• Envoyer les documents clés aux consultants.

Rapport de pré-évaluation, la plupart des récents rapports de supervision, Accord de Prêt/Don, PTBA mis à jour et autres informations du projet.

Demander au projet de préparer et d’envoyer au moins une semaine avant l’arrivée de la mission les informations suivantes:• Le PTBA y compris le tableau des extrants physiques et des

indicateurs d’impact;• Les rapports sur les activités et les résultats préparés par les

responsables de chaque volet (diapo suivante);• Etat de la mise en œuvre des recommandations de la dernière

mission de supervision/suivi;• Le tableau des dispositions de l’accord de prêt nécessitant

une action;• Le tableau des règlement/décaissements, par volet et agence

de financement;• Le remboursements dans le compte spécial;• L’état de la conformité aux recommandations de l’audit;• Autres informations requises pour le rapport de supervision.

Mise en œuvre du projet: la mission de supervisionSiège – Rôle du CPM (3) – préparation technique

Planification


Agenda

Arrivée-Briefing

Visite de terrain




Aide Mémoire, PSR


Lettre de gestion

188188188

Suggestion de format et de contenu: (1/4 ou ½ an)(Mettre l’accent sur ce qui est positif!)

1. Objectif et description du projet

2. Résumé de la situation

3. Rapport détailléa. L’évolution du projet;b. Sources et utilisation des fonds;c. Rapprochement du compte spécial;d. Suivi des extrants;e. Passation des Marchés.


Suivi de l’éxecution et reporting(A envoyer AVANT la mission de supervision)

189189189

La mission de supervision planifiée autour de 3 activités:• Revue technique;• Revue administrative, financière et de gestion;• Revue de passation des marchés.

Programme indicatif1. Briefing dans la capitale 1 jour2. Visites sur le terrain 4 jours (selon le projet)

3. Réunions techniques 2 jours4. Préparation de l’aide-mémoire 2 jours5. Débriefing auprès des institutions clés 1 jour

TOTAL: 10 jours

Finalisation sur le terrain de la rédaction du rapport? + 2 jours donc 12 jours


Siège – Rôle du CPM (4): organisation du programme de terrain

190190190

1. Equipe de la mission de supervision – Revue et confirmation des questions importantes et des responsabilités

suivant les rapports recus;– Répartition des volets et revue des responsabilités entre les

consultants; – Calendrier des travaux, des visites, et contribution à l’aide-mémoire et

au rapport.2. Equipe de la mission avec le projet

– Etat d’exécution des activités et des résultats en rapport avec le PTBA;– Définition du programme de la mission/des visites du programme sur la

base de ce qui précède. La plupart de ceci est déjà fait avant l’arrivée de la mission – on ne fait qu’affiner les choses;

– Date de la restitution aux institutions clés.3. Equipe de la mission, le projet avec le gouvernement et les

partenaires– Briefing auprès des institutions clés (y compris le ministère des

finances), les co-financiers du projet.

– Les aspects sécuritaires.

Mise en œuvre du projet: la mission de supervisionArrivée au pays/Briefing dans la capitale

191191191

Objectif:

Revue des forces, faiblesses, améliorations requises:– A la stratégie générale du projet;– A l’état d’exécution des activités, des résultats et de l’IMPACT.

Procédure:

– Finaliser le programme de la visite de terrain avec le projet, y compris les sites à problème et ceux avec des bons résultats;

– Sur le terrain: organiser des réunions avec la population, les agents techniques et les opérateurs;

– Comparer les conclusions des rapports d’activités avec la situation sur le terrain;

– Encourager les échanges interactifs sur l’impact, les contraintes et les solutions;

– Encourager les bénéficiaires à parler et dans la mesure du possible éviter que le projet ou les opérateurs parlent à la place des bénéficiaires.

Mise en œuvre du projet: la mission de supervisionVisites sur le terrain

Planification


Agenda

Arrivée-Briefing

Visite de terrain




Aide Mémoire, PSR


Lettre de gestion

192192192

• Réunion individuelle avec la personne chargée de chaque volet, en prenant en compte les leçons tirées des visites sur le terrain;

• Identifier et documenter les extrants et les faiblesses de chaque volet;

• Proposer ensemble des améliorations et un calendrier pour la mise en œuvre des recommandations;

• Chaque consultant prépare des paragraphes synthétiques et une annexe technique pour l’aide-mémoire.



Planification


Agenda

Arrivée-Briefing

Visite de terrain




Aide Mémoire, PSR


Lettre de gestion

193193193

• Revue des activités conformément à l’accord

de pret;

• Revue de la structure organisationnelle et du

système de gestion; (mise en

œuvre/problèmes/difficultés). Gestion décentralisée du projet, le cas

échéant;

Manuel des opérations du projet;

Manuel de procédures financières et administratives;

Système comptable et de gestion financière.

• Revue à posteriori de passation des marchés

(détails/rubrique passation des marchés)

Mise en œuvre du projet: la mission de supervisionRevue administrative, financière et comptable (1)

Planification


Agenda

Arrivée-Briefing

Visite de terrain




Aide Mémoire, PSR


Lettre de gestion

194194194

Gestion administrative

Achats et passation de contrats• Plan d’achats;• Fiche de contrat;• Tableaux de contrôle de l’exécution physique des

contrats.

Gestion des actifs fixes• Inventaire des actifs fixes; • Marquage/étiquetage des actifs fixes;• Inventaires pour chaque bureau;• Contrôle du véhicule: carnets de bord, carburant,

maintenance, réparation, pneus neufs, etc.• Assurance des actifs fixes; véhicules et locaux.


Planification


Agenda

Arrivée-Briefing

Visite de terrain




Aide Mémoire, PSR


Lettre de gestion

195195195

Gestion du personnel• Nombre du personnel;• Mouvement de personnel: démissions, licenciements;• Barème salarial;• Assurance médicale du personnel;• Frais de mission;• Evaluation du personnel;• Renforcement des capacités.

Gestion du budget• Préparation du PTBA;• Niveau d’exécution du PTBA par rapport aux résultats

attendus.


196196196

Gestion financière– Contrôles internes; – Fiches de demande de retrait de fonds;– Disponibilité des fonds du prêt en DTS et en US$;– Fonctionnement du compte spécial;– Etat des contributions du gouvernement au fonds de contrepartie;– Contribution des bénéficiaires;– Revue des documents selon l’état des dépenses;– Revue à posteriori de passation des marchés.

Gestion comptable – Pratique comptable régulière: revue des états synthétiques mensuels;– Revue du fonctionement du compte spécial et des rapprochements des

relevés bancaires;– Maintenance des fichiers et fiches comptables;– Revue du dernier rapport d’audit et conformité avec les recommandations;– Calendrier pour la clôture annuelle des comptes, préparation de l’audit,

etc.


197197197

Suivi du rapport d’audit lors des missions de supervision:

• Vérifier la qualité du système comptable et des contrôles internes;

• Vérification ponctuelle de la documentation relative aux états certifiés de dépenses (ECD);

• Vérifier la passation des marchés qui ne sont pas soumis à priori à une revue/examen;

• Vérifier le respect des recommandations de l’audit.


Audit

198198198

C’est sur le terrain qu’il faut investir,C’est là où se trouve la meilleure information.Les rapports et les chiffres ne peuvent pas tout dire Des faiblesses du projet et de ses réussites.Lors de la visite sur le terrain, vous serez amener Là où il y a le succès, mais …….S’assurer de voir aussi là où il n’a pas du progrès... Et s’ils veulent vous amener à visiter 100 sites du

projet…..Soyez fort ……Et réduire le nombre à cinq!


Inspiration…

199199199

• Réunion de conclusion de la mission avec toute l’équipe de supervision pour: Partager l’évaluation générale de la mise en œuvre

du projet; Procéder à la revue des résultats et des contraintes

ainsi que les améliorations requises pour chaque volet;

Vérifier la pertinence globale des recommandations.

• Le chef de la mission intègre les contributions individuelles à l’aide-mémoire et au rapport de supervision;

• Revue détaillée de l’aide-mémoire du projet avec la direction/les experts techniques du projet pour des clarifications/commentaires et des amendements, au besoin.

• Feedback auprès des institutions clés: ministère des finances, ministères techniques, co-financiers, équipe du projet, opérateurs clés.

Mise en œuvre du projet: la mission de supervisionDébriefing & Feedback

Planification


Agenda

Arrivée-Briefing

Visite de terrain




Aide Mémoire, PSR


Lettre de gestion

200200200

• Il synthétise les résultats de la mission – base pour des discussions de fin de mission;

• Examine en détail les questions pour lesquelles un accord a été trouvé ou non;

• Donner suffisamment de temps afin que l’autre partie puisse le lire avant la réunion de restitution, et obtenir après leurs réactions;

• Destinataires: les ministères clés, le personnel du projet, les partenaires (Ex: ONG), la direction du FIDA;

Contenu – Texte principal succinct et précis: aperçu de l’état des actions convenues, des priorités et des recommandations. Détails: dans les annexes.

Mise en œuvre du projet: la mission de supervisionAide-Mémoire

Planification


Agenda

Arrivée-Briefing

Visite de terrain




Aide Mémoire, PSR


Lettre de gestion

201201201

La majeure partie de ce rapport doit être préparée par le projet AVANT le démarrage de la mission de supervision.

1. Aide Memoire (9-10 pages)

A. Introduction;B. Evaluation générale de la mise en œuvre du projet;C. Extrants et résultats;D. Evolution de la mise en œuvre du projet;E. Aspects fiduciaires;F. Durabilité;G. Autres;H. Conclusion

Rester succinct et précis si on veut que les gents le lisent!

Mise en œuvre du projet: la mission de supervisionLe rapport de supervision (1)

202202202

La majeure partie de ce rapport doit être préparée par le projet AVANT le démarrage de la mission de supervision.

1. Aide Mémoire (9-10 pages)(Cont.)

Appendices et Annexes1. Synthèse de l’état et les caractéristiques du projet;2. Synthèse des actions majeures à mener et des calendriers convenus;3. Financier: performance financière réelle by financier; décaissements par catégorie et par volet;4. Respect des conventions et accords de financement;5. Évolution physique par rapport au PTBA, notamment les indicateurs SYGRI;6. Un cadre logique mis à jour indiquant l’évolution par rapport aux objectifs, aux résultats et aux

extrants;7. Gestion des savoirs: apprentissage et innovation.

Annexe I Rapport techniqueAnnexe II Annexes complémentaires déterminées par la mission de supervision

2. Synthèse de l’état et les caractéristiques du projet

3. Lettre de la direction

Rester succinct et précis si on veut que les gens le lisent!

Mise en œuvre du projet: la mission de supervisionLe rapport de supervision (2)

203203203

Recommandation pour atténuer le stress: - Rester sur le terrain pendant une jour ou deux pour

finaliser la rédaction de la totalité du rapport.

• Finaliser le rapport de supervision de la mission et les annexes en respectant le format du FIDA (diapo précédente);

• Préparer la « lettre de la direction » (2 pages); Résumer l’état d’exécution et l’impact du programme; Mettre l’accent sur les principales contraintes et les recommandations du

FIDA/de la mission.

• En 1-2 semaines: envoyer la lettre au Ministre et le rapport de la mission aux institutions clés avec copie au bénéficiaire du prêt, au PNUD, au projet et autres.


Finalisation de la mission

204204

Mise en œuvre du projetGestion des savoirs

« Le savoir est le seul trésor dont on peut donner la totalité sans qu’il ne s’épuise… »

« En Afrique, un vieillard qui meurt est comme une bibliothèque qui brule… »

Proverbes africains

205205205


Pourquoi la gestion des savoirs et l’innovation dans l’agenda?

• Renforcer la pertinence et l’efficacité des services en tirant des leçons des programmes et des expériences de ses partenaires, en particulier les populations rurales pauvres;

• Partager ces expériences, cela veut dire qu’on peut:i. Eviter de répéter les mêmes erreurs en rendant nos actions

plus pertinentes;ii. Capter les bonnes pratiques qui peuvent être reproduites;iii. Aider à l’identification des innovations;iv. Renforcer les capacités au sein du projet ou de l’organisation;v. Influencer les politiques;vi. Connecter les personnes – comparer les expériences.

206206206

Qu’est-ce que la gestion des savoirs?

• De nombreuses définitions: « la création et la gestion ultérieure d’un environnement favorable à la création, au partage, a l’apprentissage, au renforcement et à l’utilisation des savoirs au bénéfice de l’organisation et de ses clients ». TFPL, un cabinet de consultant

• Un défi pour les coordonnateurs de projets est celui d’instaurer une culture de partage des savoirs au sein du projet (confiance, confidence, interaction, etc.).


207207


Qu’est-ce que l’innovation?

• Stratégie d’innovation du FIDA: « un processus qui permet d’ajouter de la valeur ou de résoudre un problème d’une nouvelle manière… qui se produit en référence à un contexte … et qui aura un impact positif direct ou indirect sur la pauvreté »

• Une innovation est: une approche, une technologie, un produit, une idée, une pratique ou une politique pouvant être intensifiée ou étendue à une zone plus vaste /population

208208

Mise en œuvre du projetGestion des savoirs Comment intégrer la gestion des savoirs dans le

processus de votre planification?

• L’intégration de la gestion des savoirs dans la planification des activités est liée aux objectifs du projet. Le PTBA constitue une opportunité pour planifier vos activités de gestion des savoirs;

• Mettre la gestion des savoirs dans son contexte et commencer par examiner comment traduire la gestion des savoirs dans la pratique;

• Les processus suivants sont essentiels pour l’intégration de la gestion des savoirs:– Ressources humaines – gestion des savoirs dans les TDR; Plan d’apprentissage– Document de formulation du projet;– Gestion du projet – leçons tirées;

Eviter de répéter les mêmes erreurs; Après revue des actions

– Communication et plaidoyer – Produits de la gestion des savoirs adressés à différents acteurs

– Technologies de l’information – base de données, accès à l’Internet, etc.

209209


Activités habituelles

• Participation aux réseaux, Ex: FIDAfrique• Bulletins, études de cas• Formation • Bases de données, ex: S&E• Mémoire institutionnelle• Réunions du personnel• Réunions avec les bénéficiaires• Réunions avec les pairs, Equipe de gestion du programme-pays

(CPMT)

• Plaidoyer, dialogue politique, etc.

210210

Mise en œuvre du projetGestion des savoirs 1. Processus majeurs dans la gestion des savoirs

Une gestion des savoirs efficace doit assurer que les savoirs issus du projet:

• sont captés, organisés, archivés et facilement récupérables;• sont partagés et transférés aux membres de l’équipe du projet et aux

partenaires;

2. Suivi des mécanismes et activités de partage des savoirs issus du projet

• Niveau de partage des savoirs sur les plans interne et externe• Le PTBA• Revue des activités en cours ou achevées sur la gestion des savoirs• Aide-mémoire basé sur le cadre des résultats de la gestion des savoirs et

l’outil d’autoévaluation de la FRAO sur les activités de gestion des savoirs

211211211

Différences avec la « supervision type» • Le prêt du FIDA est une contribution à une caisse de gestion commune

administrée par un mémorandum;• Supervision conjointe (revue de la mise en œuvre): un processus basé sur

les décisions collectives des partenaires;• Délégation de pouvoirs de supervision spécifiques aux différents

partenaires.Défis majeurs• Prendre en compte les exigences du FIDA en matière de mouvement de

fonds, d’achats, de rapport financier, contenues dans le mémorandum administratif;

• Accorder une attention aux objectifs stratégiques, politiques et aux priorités institutionnelles du FIDA lors de la supervision conjointe et de l’appui à la mise en œuvre;

• Planification conjointe de la supervision - TDR, calendrier, logistique – mise en service des consultants du FIDA en accord avec les partenaires;

• S’assurer que l’aide-mémoire, le PTBA, le rapport intermédiaire tiennent compte des besoins des partenaires.

Project Implementation: The Supervision MissionSupervision du Programme Sectoriel (Sector Wide Approach - SWAP)

212212

D.D. MISE EN OEUVRE MISE EN OEUVRE DU PROJET DU PROJET

vi. vi. Revue à mi-parcours; Revue à mi-parcours; Prorogation de la date Prorogation de la date

d’achèvementd’achèvement

213213213

Agenda










vi. Revue à mi-parcours; Prorogation de la date d’achèvement

E. Clôture du projet et du prêt Negociation et accord de prêt Demarrage Mise en oeuvre


Clôture du Projet

214214214

Pourquoi une revue à mi-parcours?

Dans quelles circonstances la prolongation de la date d’achèvement est-elle justifiée?

Mise en œuvre du projet: revue à mi-parcours; prorogation de la date d’achèvement


215215215

• Changements de circonstances dans la mise en œuvre – nécessité d’ajuster la formulation et le cadre initial.

• Laisser tomber ce qui ne marche pas! Ne peut probablement pas être amélioré. Etre flexible;

• Nécessité de changer l’accord de prêt;

• Le bon moment pour procéder à la revue complète du projet.

Remarque: on peut changer l’étendue du projet à tout moment.

Mise en œuvre du projet: revue à mi-parcours

Pourquoi une revue à mi-parcours (1) ?

216216216

• Elle est effectuée par le gouvernement avec le FIDA, les co-financiers et les autres partenaires

• Changement de la procédure à la formulation: seule la formulation nécessite un amendement à l’accord de prêt. Il faut obtenir l’approbation du Comité exécutif du FIDA

• Amendement pour des changements dans: La description du projet

(Point 1 de l’accord de prêt.). Conventions de prêt (Utilisation des

produits du prêt).


Pourquoi une revue à mi-parcours (2) ?

217217217

Des changements dans l’étendue du projet qui sont reflétés dans l’accord de prêt peuvent être apportés à tout moment; très souvent lors de la revue à mi-parcours;

• Réaffectation des ressources du prêt parmi les catégories ou le montant non alloué;

• Extension de l’éligibilité SOE (selon l’ancienne procédure);

• Augmentation en % de financement;

• Création ou réduction de la zone de projet, du volet ou de la catégorie;

• Prorogation de la date d’achèvement du projet et de la date de clôture du prêt;

• Augmentation du niveau d’affectation autorisée.

Conditions:Demande officielle du représentant officiel de l’emprunteur, avec justification.


Amendements à l’accord de prêt

218218218

• Les projets doivent être clôturés à temps – cela fait partie d’une gestion efficace de portefeuille;

• Si l’emprunteur sollicite une prorogation – il faut procéder à une revue attentive de l’évolution; les facteurs du retard; le temps additionnel requis; toute action spéciale de l’emprunteur ou du FIDA pour respecter la nouvelle date; plan d’action de la mise en œuvre du projet durant la période de prolongation;

• Le FIDA peut accorder l’extension si: toutes les parties ont consenti à un effort concerté pour aborder les questions relatives au retard; le projet reste viable; l’engagement des emprunteurs demeure fort. Récemment, quelques demandes de prolongation n’ont pas été approuvées.

• Le FIDA ne peut pas accorder la prolongation si: la formulation est trop optimiste; la dernière prolongation n’était pas couronnée de succès; les termes ne sont pas respectés par l’emprunteur.

Mise en œuvre du projet: Prorogation

Prorogation de la date d’achèvement du projet

219219219

E. CLOTURE DU PROJET E. CLOTURE DU PROJET ET DU PRETET DU PRET

220220220

Agenda








Clôture du Projet

221221221

Quelles sont les actions appropriées qu’il faut prendre au fur et à mesure que l’on s’approche de la clôture du projet?

Comment réaliser des actions durables dans le cadre du projet?

Différence entre la date d’achèvement du projet et la date de clôture du prêt.

A qui incombe la rédaction du rapport d’achèvement du projet et pourquoi est-il si important pour le pays et le FIDA dans la chaine d’apprentissage?

Clôture du projet et du prêt

Objectifs

222222222

Progressivement, dans la période restante (1 à 1,5 année), l’UCP et le CPM doivent s’assurer que le projet:

• Réduit ses activités;

• Met en place et renforce les institutions/organisations chargées d’assurer la durabilité afin qu’elles puissent correctement poursuivre les activités du projet;

• Suit/évalue régulièrement les structures chargées d’assurer la durabilité

• Arrête les activités sur le terrain financées par le FIDA à la date d’achèvement du projet;

• Se désengage complètement avant la date d’achèvement du projet.


Stratégie de sortie & durabilité

223223223

• Conclure l’exécution de tous les contrats de services devant être financés par le FIDA avant la date de clôture du projet. Revoir le plan de passation de marché; Vérifier le tableau d’exécution physique et financière des contrats; Proposer des solutions facilitant l’exécution complète des travaux; Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés à temps.

• Revoir l’inventaire des actifs fixes. Liste des biens détaillant le type, la date d’achat, la valeur d’achat, la

valeur résiduelle, la cession ou la destination recommandée.

• Sauvegarde des fichiers et des documents pendant 10 ans dans le pays, 5 ans au FIDA. Sauvegarder les fichiers – fermer à clé! Créer une base de données pour le rapport d’achèvement du projet, les

leçons tirées, les évaluations et autres utilisations futures.


Clôture des activités administratives, financiaires & comptables (1)

224224224

• Liquidation du personnel à la date d’achèvement Revoir la liste de service du personnel et noter les dates

provisoires de fin de contrat; Calculer les indemnités du personnel; Vérifier la disponibilité du prêt, des ressources nationales.

• Positions généralement maintenues jusqu’à la date de clôture du prêt (6 mois après la date de clôture du projet): Le coordonnateur du projet; Le RAF/comptable; Le chargé du S&E; La personne chargée d’assurer le S&E; Le (la) secrétaire; Les chauffeurs et gardiens, au besoin.


Clôture des activités administratives, financiaires & comptables (2)

225225225

• 1 an avant la date d’achèvement du projet: Le CPM informe le projet de l’imminence de la date d’achèvement du

projet et lui rappelle les conditions d’éligibilité.`

• 6 mois avant la date d’achèvement du projet : Démarrer le recouvrement du dépôt initial au compte spécial; Déterminer le taux de recouvrement; Toutes les activités doivent être achevées avant la date d’achèvement.

• A la date la date d’achèvement du projet et après: Assurer le suivi des paiements des contrats – déterminer l’éligibilité.

• Entre la date d’achèvement du projet et la date de clôture du prêt = période de liquidation: Le projet doit envoyer une lettre au CPM pour expliquer le plan d’action

et les dépenses projetées; Assure le suivi des paiement des contrats – seuls ceux achevés avant la

date d’achèvement sont éligibles; Seules les dépenses relatives à la liquidation sont éligibles.


Clôture du projet/prêt

226226226

• Biens livrés; travaux de génie civil achevés; services rendus; à la date d’achèvement du projet ou avant celle-ci

• Dépenses relatives à la liquidation Salaires et indemnités du personnel clé du projet; Frais de fonctionnement; Frais du rapport d’achèvement du projet; Frais du rapport d’audit final.


Conditions d’éligibilité pour les dépenses

227227227

• Si l’emprunteur sollicite une prorogation pour soumettre des demandes de retrait pour des dépenses éligibles, il doit prendre contact avec le CPM qui pourrait lui octroyer une période de grâce.

• Le CPM demande à l’unité chargée des prêts de laisser le compte du prêt ouvert afin de payer les demandes de retrait en retard.


Clôture du prêt

228228228


La passation des marchés en période de clôture du projet• Pour s’assurer que tous les biens sont livrés/travaux

achevés/services rendus avant la date la date d’achèvement du projet: Bien revoir et suivre le plan de passation des marchés final et

les rapports d’activités durant la dernière année du projet; Prendre des mesures pour faciliter l’achèvement de l’exécution

physique des contrats; Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés avant la

date d’achèvement.

• S’assurer que seuls les contrats exécutés avant la date de clôture du projet sont payés;

• S’assurer que les dossiers d’achat sont au complet et obtenir les documents manquants auprès du projet

• Etablir un rapport au sujet des leçons tirées et faire des recommandations pour de futurs projets.

229229229

Justification de l’avance/montant autorisé effectuée au profit du compte spécial:

6 mois avant la date la date d’achèvement du projet; ou Quand le solde non décaissé du prêt équivaut au double du montant autorisé (en DTS)

Le premier des deux prévalant.

Clôture du projet et du prêt: administration du prêt

Le recouvrement (1)

Procédure de recouvrement I Justificatif de l’avance au Compte spécial

Procedure de recouvrement IIRecouvrement/Justification Chaque DRF traité comme….

Procédure de recouvrement IIIRecouvrement/justificationChaque DRF traité commeJustification partielle ou totale

Recouvrement Procedure IV Remboursement

230230230

Recouvrement/Justification– Quand le point critique est atteint– en vue de la fin de la

mise en œuvre du projet:

Chaque demande de réapprovisionnement est traitée en tant que:• Réapprovisionnement partiel au compte spécial

• Recouvrement partiel du dépôt initial

• Le même procédé est suivi jusqu’à ce que le dépôt initial soit justifié dans sa totalité.


Le recouvrement (2)

231231231

Recouvrement/Justification

Chaque demande de retrait traitée/approuvée en tant que justification, partiellement ou en totalité:

• Ne constitue pas un décaissement à partir du compte du prêt

• Est utilisée seulement comme justification• Est convertie en DTS au taux en vigueur à la date

valeur du paiement du versement initial (taux historique)


Le recouvrement (3)

232232232

Tout montant du versement initial qui reste injustifié à la date de clôture du prêt, doit être remboursé au FIDA dans la monnaie utilisée par le FIDA pour les besoins du retrait à partir du compte du prêt.

Le remboursement devant être effectué au profit du FIDA représente la portion injustifiée du versement initial – non le solde à la banque ou est logé le compte spécial.


Le recouvrement (4)

233233233

Conditions:

• Le dépôt initial du compte spécial est recouvré/justifié dans sa totalité;

• La dernière demande de retrait est confirmée par l’UCP au FIDA;

• Le projet doit s’assurer que toutes les dépenses éligibles font l’objet d’une demande de règlement;

• Le rapport de l’audit final est soumis;

• Le rapport d’achèvement du projet est finalisé et soumis.

Le solde du prêt non décaissé est annulé par le FIDA.


Clôture du compte du prêt

234234234

• Le rapport d’achèvement commence dès le début du projet, et se fonde sur: l’information ou l’étude de base, l’information et l’analyse du S&E durant toute la durée du projet, RIMS.

• Important: quel est l’IMPACT sur la vie des populations rurales pauvres.

• L’emprunteur doit soumettre le rapport d’achèvement du projet avant la date de clôture du prêt. Se préparer à cela lors de la dernière mission de supervision du FIDA.

• Après la mission de supervision finale et la revue du rapport d’achèvement, l’information est utilisée dans le cadre de la gestion des savoirs du FIDA en tant que leçons et bonnes pratiques pour servir dans la formulation de projets similaires…

La chaine d’apprentissage.


Rapport d’achèvement du projet

235235235

• Objet: impact des composante exécutées avec utilisation des indicateurs clé;

• Lors de la mise en œuvre – faisant partie des rapports réguliers à soumettre;

• A la clôture – tous les projets doivent se soumettre à une évaluation de clôture effectuée par le Bureau d’Evaluation du FIDA et même 10 ans après la clôture;

• Quelques indicateurs à évaluer: Programmé vs achevé; IMPACT socioéconomique; Durabilité; Performance du ciblage – ex: pauvreté, genre; Mesures de sauvegarde – ex: environnementales; Efficacité du S&E; Recommandations et leçons tirées.


Evaluation

236236236

« En cas de doutes… se rappeler le visage de l’homme le plus pauvre et le plus faible que vous ayez vu et posez-vous la question de savoir si ce que vous envisagez de faire lui sera utile? Qu’y gagnerait-il? Cela lui permettrait-il de reprendre sa vie et son destin en main?...Ainsi, vous verrez vos doutes disparaitre.»

Mahatma Gandhi

Mise en oeuvre du projet

237237237