1 DEMATERIALISATION Dématérialisation de la transmission des actes soumis au contrôle de légalité

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DEMATERIALISATIONDEMATERIALISATION

Dématérialisation de la Dématérialisation de la transmission des actes soumistransmission des actes soumis

au contrôle de légalitéau contrôle de légalité

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I - Présentation de l'applicationI - Présentation de l'application

Les acteurs : Au niveau central :

Le maître d’ouvrage : la DGCL Le maître d’œuvre : la DSIC

Au niveau local : Les collectivités et associations d’élus (AMF,

ADF, etc.) Les 2000 agents des préfectures, sous-

préfectures et SGAR concernés par le contrôle de légalité

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Urbanisation d’ACTESC’est un outil qui permet ou permettra d’être en relation avec toutes les entités administratives d’une manière dématérialisée et en temps réel.


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Circuit de transmission d’un acteCircuit de transmission d’un acte

Collectivitéou EPL Serveur Actes

Tiers de transmission

Préfecture ou sous-préfecture

Sas web MI

AR, échanges avec les CEPL et messages d’erreurs

SMPT MI

Envoi de l’acte

Emission de l’accusé de réception


Dépôt flux

ip sécu

risé

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ACTES, qu’est-ce que c’est ?


Il permet :

Un échange dématérialisé des actes, des accusés de réception, des courriers (lettre simple, lettre d'observation, demande de pièces complémentaires....)

Le suivi de tout le processus de contrôle de légalité des actes avec calcul automatique des délais de recours

Le contrôle budgétaire automatisé également

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II – Comment l’application se II – Comment l’application se présente pour la collectivitéprésente pour la collectivité

Envoi d’un acte au Envoi d’un acte au contrôle de légalitécontrôle de légalité

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Interface fictive d’un Interface fictive d’un TdTTdT

1. Accéder1. Accéder à l’application à l’application


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Interface fictive d’un TdTInterface fictive d’un TdT2. Décrire l’acte à télétransmettre2. Décrire l’acte à télétransmettre

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Interface fictive d’un TdTInterface fictive d’un TdT

4. Le maire ou l’élu habilité signe 4. Le maire ou l’élu habilité signe «électroniquement» l’acte et«électroniquement» l’acte et : :

Soit renvoie l’acte à l’agent Soit renvoie l’acte à l’agent habilité à le télétransmettre habilité à le télétransmettre au contrôle de légalitéau contrôle de légalité

Soit envoie l’acte lui-même Soit envoie l’acte lui-même depuis son ordinateurdepuis son ordinateur


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Interface fictive d’un TdTInterface fictive d’un TdT5. 5. Consulter les retours préfectureConsulter les retours préfecture

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Interface fictive d’un TdT6. La télétransmission est confirmée


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Interface fictive d’un TdT7.Afficher l’accusé de réception de l’acte télétransmis

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a)a) Suppression des photocopies de tous les actes Suppression des photocopies de tous les actes soumis au contrôle de légalité.soumis au contrôle de légalité.

b)b) Réduction des coûts :Réduction des coûts :

PapierPapier

PhotocopiePhotocopie

AffranchissementAffranchissement

c)c) La collectivité devient actrice de la protection de La collectivité devient actrice de la protection de l’environnement.l’environnement.

III – Les avantagesIII – Les avantagespour la collectivitépour la collectivité

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d)d) La collectivité est assurée que l’acte est bien La collectivité est assurée que l’acte est bien arrivée en Préfecture ou en Sous-Préfecture car arrivée en Préfecture ou en Sous-Préfecture car l’application Actes émet un accusé de réception l’application Actes émet un accusé de réception à chaque document télétransmis.à chaque document télétransmis.

d)d) Gain réel de temps : en 3 clics les documents Gain réel de temps : en 3 clics les documents sont télétransmis (très intéressant pour les sont télétransmis (très intéressant pour les budgets et les marchés).budgets et les marchés).

III – Les avantagesIII – Les avantagespour la collectivitépour la collectivité

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a)a) Partage de l’information en temps réel.Partage de l’information en temps réel.

b)b) Facilite le travail de contrôle, les personnels Facilite le travail de contrôle, les personnels peuvent mieux se consacrer à leur mission peuvent mieux se consacrer à leur mission de conseil auprès de la collectivité.de conseil auprès de la collectivité.

c)c) Plus d’archivage papier. Les actes sont Plus d’archivage papier. Les actes sont classés sur la plate forme du Ministère de classés sur la plate forme du Ministère de l’Intérieur.l’Intérieur.

IV – Les avantagesIV – Les avantagespour les services de l’Etatpour les services de l’Etat

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Choisir un tiers de télétransmission (liste Choisir un tiers de télétransmission (liste arrêtée par le Ministère de l’Intérieur).arrêtée par le Ministère de l’Intérieur).

Signer une convention entre le représentant Signer une convention entre le représentant de la collectivité (Maire, Président EPCI) et le de la collectivité (Maire, Président EPCI) et le représentant de l’Etat.représentant de l’Etat.

Disposer de l’application TOTEM pour Disposer de l’application TOTEM pour transmettre les documents budgétaires sous transmettre les documents budgétaires sous format XLM. Application gratuite à format XLM. Application gratuite à télécharger.télécharger.

Disposer de la nomenclature qui permet de Disposer de la nomenclature qui permet de classer les actes.classer les actes.

V – Moyens nécessaires pour V – Moyens nécessaires pour mettre en œuvre les mettre en œuvre les

télétransmissionstélétransmissions

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Pourquoi la dématérialisation ?Pourquoi la dématérialisation ?

Ordonnateur

PJ émises par tiers

PJ émises par des tiers

Pièces comptables + PJ Ordonnateurs

CDG-D

Fournisseurs

Dématérialisation de toute la chaîne comptable et Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance.financière sans rupture de la chaîne de confiance.

DGFiP

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• 76 500 collectivités et établissements publics locaux76 500 collectivités et établissements publics locaux

• Economie en coût de gestion des supports de traitement des données budgétaires Economie en coût de gestion des supports de traitement des données budgétaires

et comptables : et comptables :

- Coût du papier, de l ’impression, de son stockage, de son affranchissement postal - Coût du papier, de l ’impression, de son stockage, de son affranchissement postal

ou de son transportou de son transport

- Coût d ’archivage des documents papier conservés par l ’organisme. - Coût d ’archivage des documents papier conservés par l ’organisme.

Les enjeux de la dématérialisationLes enjeux de la dématérialisationLa dématérialisation répond à des exigences de développement

durable

55 %

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Une démarche partenariale Une démarche partenariale

Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007: :(BCFR0750735A)

généralisation du PES V2 à compter du 01 janvier 2015, en remplacement des protocoles

historiques

Charte nationale Partenariale

Signée le 07.12.2004

13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers)

6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS)

La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières

Structure Nationale Partenariale

Accessible sur :

http://www.collectivites-locales-gouv.fr

Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010

rassemblant l’ensemble des préconisations nationales

Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.

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Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?

Les pièces comptables :

Les mandats

Les titres de recette

Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu’ils sont signés électroniquement

Le passage au PES V2 emporte la dématérialisation

des bordereaux de titres et de mandats.

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Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?Les pièces justificatives (PJ) :Les pièces justificatives (PJ) :

Produites par les tiersProduites par les tiers : :FacturesFacturesPièces d’exécution de marchés publicsPièces d’exécution de marchés publics

Produites par la collectivitéProduites par la collectivité : :PayePayeDélibérations, arrêtés et décisionsDélibérations, arrêtés et décisionsPièces de passation de marchés publicsPièces de passation de marchés publicsActes d’engagementActes d’engagementContratsContratsIntervention socialesIntervention socialesÉtats de frais déplacementÉtats de frais déplacementFactures de recetteFactures de recetteDocuments budgétairesDocuments budgétairesetc ...etc ...

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Phase 1

Étape 1

LANCEMENT

Étape 2

CADRAGE

Préalable

VALIDATION du progiciel

EDITEUR

Phase 3

Étape 4

PASSAGE en PRODUCTIONet à la

DEMATERIALISATION

Phase 2

Étape 3

VALIDATION

de la collectivité

S’articule en 4 phases pour garantir la qualité de l’informationet l’exploitation par Hélios

Le préalable : la validation complète du logiciel de l’éditeur associée à une collectivité représentative sur les domaines gérés, suivie par la Mission Déploiement de la Dématérialisation (MDD) de la DGFIP

Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux

Une phase de test menée par la collectivité avec le soutien de l’éditeur

Le passage en production des domaines de la dépense et de la recette : dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par la DRFiP/DDFiP , la date est arrêtée avec la MDD

Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s’effectuer après quelque temps d’usage

Le processus de passage au PESLe processus de passage au PES

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La dématérialisation des pièces La dématérialisation des pièces justificativesjustificatives

Le référencement s ’appuie sur deux éléments : Le référencement s ’appuie sur deux éléments :

• L’identifiant unique (identifiant technique)L’identifiant unique (identifiant technique)• remplace l’agrafe du mandat/titre et de la PJremplace l’agrafe du mandat/titre et de la PJ• lie sans ambiguïté le mandat/titre à sa PJ lie sans ambiguïté le mandat/titre à sa PJ

(obligation (obligation réglementaire pour la collectivité)réglementaire pour la collectivité)• est partagé par tous les acteurs de la chaîne : est partagé par tous les acteurs de la chaîne :

ordonnateur, comptable, juge des comptesordonnateur, comptable, juge des comptes

• Le nom de la PJ dématérialiséeLe nom de la PJ dématérialisée• indispensable pour une meilleure gestion des indispensable pour une meilleure gestion des

documents documents • nécessaire pour l ’archivage.nécessaire pour l ’archivage.

Leur référencement dans le PES V2 (PES-PJ)Leur référencement dans le PES V2 (PES-PJ)

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La dématérialisation des documents La dématérialisation des documents budgétairesbudgétaires

• Une offre de dématérialisation des documents budgétaires au format XMLUne offre de dématérialisation des documents budgétaires au format XML• Budget principal, budget supplémentaire, décisions modificatives et compte administratifBudget principal, budget supplémentaire, décisions modificatives et compte administratif• Nomenclatures comptables : M14, M52, M71, M4 et M4xNomenclatures comptables : M14, M52, M71, M4 et M4x• Intégralité du document budgétaire (y compris les annexes)Intégralité du document budgétaire (y compris les annexes)• Tous les organismes relevant des nomenclatures précitées, avec ou sans le PES d’HéliosTous les organismes relevant des nomenclatures précitées, avec ou sans le PES d’Hélios

• La mise en œuvre par la collectivité repose sur :La mise en œuvre par la collectivité repose sur :• la mise à jour du progiciel financier pour générer les documents sous la forme de fichier au la mise à jour du progiciel financier pour générer les documents sous la forme de fichier au format XMLformat XML• l’outil TOTEM qui permet d’enrichir le fichier (compléter les annexes des documents) : outil l’outil TOTEM qui permet d’enrichir le fichier (compléter les annexes des documents) : outil mis à disposition des collectivités, gratuitement par la DGCL, à l’adresse : mis à disposition des collectivités, gratuitement par la DGCL, à l’adresse : http://odm-budgetaire.org • l’outil XéMéLiosV5 pour visualiser des documents dématérialisés. Outil gratuit l’outil XéMéLiosV5 pour visualiser des documents dématérialisés. Outil gratuit http://www.xemelios.orghttp://www.xemelios.org

• Le document dématérialisé est transmis : Le document dématérialisé est transmis : • à la DGCL (Actes-budgétaire)à la DGCL (Actes-budgétaire)• à la DGFiP (Hélios) et in fine à la CRC dans l'archive du compte de gestion sur pièces à la DGFiP (Hélios) et in fine à la CRC dans l'archive du compte de gestion sur pièces dématérialisédématérialisé

• Les modalités de transmission à Hélios : Les modalités de transmission à Hélios : • PES-PJ autonome typé document budgétaire disponible depuis l’été 2012PES-PJ autonome typé document budgétaire disponible depuis l’été 2012• Modification par le comptable assignataire du paramétrage de transmission pour les Modification par le comptable assignataire du paramétrage de transmission pour les documents budgétaires au niveau des protocoles d’échanges pour le budget collectivité documents budgétaires au niveau des protocoles d’échanges pour le budget collectivité concernéconcerné• A titre transitoire, l'ordonnateur continue d’attester le caractère exécutoire sur la délibération A titre transitoire, l'ordonnateur continue d’attester le caractère exécutoire sur la délibération papier qui accompagne le flux PES ou le CDROMpapier qui accompagne le flux PES ou le CDROM

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La collectivité a le choix, selon les situations précisées ci-dessus, entre : ● Le PES titre individuel,● Le PES titre récapitulatif + le PES titre ORMC.

Avec l ’arrêt de ROLMRE au 1er janvier 2015, la collectivité doit passer au PES V2 avant cette date pour poursuivre la gestion TIPI, sauf si elle fait du prélèvement à l ’initiative du comptable. Dans ce cas, le passage au PES V2 doit être anticipé au 1er février 2014.

Son impact sur TIPISon impact sur TIPI

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Les collectivités concernées par le prélèvement doivent Les collectivités concernées par le prélèvement doivent dès à présent privilégier une démarche globale du dès à présent privilégier une démarche globale du processus de dématérialisation de la chaîne comptable et processus de dématérialisation de la chaîne comptable et financière.financière.

● Celle-ci s ’effectue en trois étapes :Celle-ci s ’effectue en trois étapes :● 1 Changement de protocole pour le PES V2 ( en recette 1 Changement de protocole pour le PES V2 ( en recette

et dépense )et dépense )● 2 Signature électronique des bordereaux2 Signature électronique des bordereaux● 3 Dématérialisation des Pièces Justificatives3 Dématérialisation des Pièces Justificatives

qui peuvent être menées de façon simultanées ou qui peuvent être menées de façon simultanées ou étalées dans le temps en fonction du rythme étalées dans le temps en fonction du rythme d ’avancement du projet et de l ’implication de ses d ’avancement du projet et de l ’implication de ses différents acteurs (Ordonnateur, éditeur, réseau DGFIP).différents acteurs (Ordonnateur, éditeur, réseau DGFIP).

En conclusionEn conclusion