La dématérialisation des documents

administratifs en France et à

l’étranger en 2015

De quoi parlons nous ?

• Cela comporte généralement une dimension de numérisation, c’est-à-dire de transfert sur un support numérique

Les outils de la dématérialisation

Les logiciels de bureautique : word ; tableurs : Excel ; doc pdf, etc...)

Les ordinateurs (tour, portable, tablette, etc...)

Les scanners Google apps, dropbox, Bureau Virtuel

(partage d’information), les clouds

Les règles de la dématérialisation

Le document dématérialisé, conserve des exigences juridiques

Ettoute dématérialisation doit être précédée

d’un accord entre l’émetteur et le destinataire

Le dématérialisé n’est pas du virtuel

Les plans, la législation...

Directive européenne relative à la facturation des marchés publics –2014

Harmonisation européenne sur les factures électroniques

En 2020 toutes les factures entre l’état et ses fournisseurs seront dématérialisées

Loi Macron obligation pour les entreprises d’accepter les factures électroniques (obligation réception et non émission)

En 2012, en France, le plan France NUMERIQUE 2012-2020 présenté par le ministre de l’Industrie, de l’énergie et de l’économie numérique Eric Besson prévoyait la dématérialisation de 100% des démarches administratives les plus attendues puis de toutes les démarches administratives d’ici à 2020.

Avantages... ou pas ?...

Gain de place : m2 de rangement, locaux d’archivage transport d’information (clé usb) Récupération directe à partir d’un outil connecté,

rien à transporter

mais... Les locaux à serveurs prennent aussi de la place Il faut des locaux pour les services informatiques et

le personnel affecté

Gain de temps : Le courriel est plus rapide que le courrier postal Enregistrer un document est plus rapide que le

photocopier, le classer dans un dossier, le ranger, l’archiver in fine...

Partage d’informations et échanges de données facilités

Traitement statistique plus efficient Meilleure traçabilité des documents

mais... Il faut du temps pour former le personnel et pour changer les habitudes de travail...

GAIN ECONOMIQUE : Economie : de papier ; d’encre ; de frais d’envoi ;

etc... Productivité des personnels augmenté

mais... Les frais diffèrent : Frais de fluides (électricité des serveurs, des outils

informatiques) Achat de matériel informatique : Investissement de

matériels couteux (serveurs, ordinateurs, tablettes, etc...)

Masse salariale dédiée (services informatiques) Frais de formation des personnels (logiciels,

nouvelles technologies)

GAIN ECOLOGIQUE : Economie de papier Economie de fourniture papeterie Economie de transport

mais :• Remplacement d’un support par un autre... Quid des

nouveaux déchets (ordinateur, composant, etc...)? Recyclage ou pas...

• Dépenses énergiques : électricité (usine électrique ; nucléaire)

GAIN SECURITE : Documents récupérables si incendie, inondation si

serveurs non atteints, si cloud non atteint Accès cryptés aux dossiers, aux documents

Mais... Sécurité du réseau informatique à assurer Nécessité de matériels performants et modulables Risque de piratage informatique Nécessaire fiabilité du serveur, du cloud Personnels dédiés à la mission sécurité informatique

◦ Des écueils juridiques subsistent...

◦ De plus, il y a :

◦ une nécessaire réorganisation des services, despratiques◦ une incontournable évolution des outils, despratiques...

Comme dans tout....il y avantages et inconvénients...

Que dit notre enquête ?

36 Réponses : 7 hors de France ; En France : 2 en Santé ; 20 en Médecine ; 7en Odontologie

Petites précisions :

J’ai considéré :

comme non, si un original devait être transmis après l’envoi d’un pdf

Si pas de facture scannée reçue parce que service facturier destinataire : non = oui, puisque finalement c’est accepté…

A l’étranger

L’Afrique et le Maghreb ont moins de réponses positives que le Liban, le Luxembourg et la Belgique.

La dématérialisation y semble, pour le moment, un peu moins présente.

En France

Pas de tendance d’écart entre :

Médecine & Odontologie

Paris et la Province

Seul les regroupements « Santé » paraissent légèrement plus enclin à la dématérialisation

MEDECINE Les Facultés qui ont au moins 50% de oui

sont : Nantes (groupe de travail dématérialisation)

Paris 6 Toulouse et La réunion (ex

aequo) Lyon Sud (groupe de travail dématérialisation gestion des vacataires)

Paris Descartes

ODONTOLOGIE

Mêmes critères :

Marseille Montpellier Reims

Analyse générale Il n’y a pas vraiment de politique globale de

dématérialisation mise en œuvre… Pour le moment, c’est encore du cas par cas…

Objectifs 1er semblent être les gains : de Temps & Économiques

Domaines les + concernés : Finances (SIFAC web, ordre de mission, réservation transport -hébergement) ; la RH (e-contrat BIATSS - Nice, e-vacataire Lyon) ; Scolarité : APB, e-candidat, IA web, IP web, SIDES)

Domaine le + avancé : Finance (Volonté politique nationale et européenne dans ce domaine). La GBCP en France (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) va dans ce sens

◦ La dématérialisation en finance se réalise la plupart du temps avec un logiciel dédié◦ C’est souvent lié à l’existence d’un service facturier

Dans une même ville, Médecine et Odontologie peuvent avoir des réponses très différentes.

◦ Exemple : Marseille) Pas de politique au niveau de l’Université mais plutôt au niveau des UFR.

Certaines dématérialisations se font sans valeur juridique reconnue à ce jour

ConclusionLa dématérialisation

est une évolution en marche,

une évolution inexorable...

La fonction publique aborde lentement mais surement cette évolution

Nécessité d’une période de transition pour de :◦ Nouvelles pratiques, méthodes de travail, nouvelles procédures ◦ Adaptation des services, des personnels (Evident pour la jeune génération née dans une monde informatisé…, moins parfois pour les plus anciens…)

Quelques images de NICE

avant de nous quitter...

Odonto-Nice

Médecine - Nice