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LES ACHATS AU CNRS
Actualités et Préparation de la fin d’année 2010
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LES ACHATS AU CNRSActualités et Préparation de la fin d’année 2010
1. La fin du marché national des Gaz industriels
2. Le passage de la carte Affaires à la carte Corporate
3. Le marché Hébergement
4. La carte d’achat
5. Les contrats de service
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1. La fin du marché national des Gaz industriels1. La fin du marché national des Gaz industriels
Le marché passé avec AIR LIQUIDE a expiré le 31 octobre 2010.Le marché passé avec AIR LIQUIDE a expiré le 31 octobre 2010.
Depuis le 01 Novembre 2010 : Chaque unité est libre de Depuis le 01 Novembre 2010 : Chaque unité est libre de commander ses bouteilles de gaz auprès du fournisseur de son commander ses bouteilles de gaz auprès du fournisseur de son choix.choix.
Malgré l’expiration du marché, les prix nationaux d'Air Liquide Malgré l’expiration du marché, les prix nationaux d'Air Liquide sont maintenus jusqu'à fin janvier 2011.sont maintenus jusqu'à fin janvier 2011.
Une nouvelle grille tarifaire au titre d'une offre préférentielle sera Une nouvelle grille tarifaire au titre d'une offre préférentielle sera négociée en fin d'année pour l'année 2011.négociée en fin d'année pour l'année 2011.
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2. Le passage de la carte Affaire à la carte Corporate2. Le passage de la carte Affaire à la carte Corporate
A compter du mois de décembre 2010, la carte AFFAIRE sera remplacée par :A compter du mois de décembre 2010, la carte AFFAIRE sera remplacée par :
La carte CORPORATELa carte CORPORATE
Nous conservonsNous conservonsUn fonctionnement identique aux anciennes cartes affaires
Le réseau Visa
Le débit sur le compte du porteur
La solidarité individuelle
Le relevé mensuel d’opérations
Personnalisation des plafonds cartes
Les nouveaux avantagesLes nouveaux avantages
Activation de la carte à la 1ère transaction
Choix du Code confidentiel
Une carte qui dure 3 ans
Une meilleure couverture assurance et assistance
Option SMS
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2. Le passage de la carte Affaire à la carte Corporate2. Le passage de la carte Affaire à la carte Corporate :Les modalités
Pour les porteurs d’une carte affaire CNRS :Pour les porteurs d’une carte affaire CNRS :
Les porteurs recevront une nouvelle carte corporate à leur domicile courant Les porteurs recevront une nouvelle carte corporate à leur domicile courant décembre 2010 (la date est encore à confirmer).décembre 2010 (la date est encore à confirmer).
Le référent carte Affaire de la Délégation – M.C. Ferré – adressera une fiche Le référent carte Affaire de la Délégation – M.C. Ferré – adressera une fiche aux porteurs au moment de la migration des cartes. aux porteurs au moment de la migration des cartes.
Pour les agents qui n’ont pas de carte affaire et qui souhaitent Pour les agents qui n’ont pas de carte affaire et qui souhaitent demander une carte corporate : demander une carte corporate :
S’informer auprès de son responsable d’unité pour formuler sa demandeS’informer auprès de son responsable d’unité pour formuler sa demande Contacter le référent carte Affaire de la Délégation pour obtenir un Contacter le référent carte Affaire de la Délégation pour obtenir un
formulaire de demande (VP78).formulaire de demande (VP78).
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Ile de France Province
Chambre Simple Chambre Double Chambre Simple Chambre Double
120 € 130 € 90 € 110 €
Utilisation du marché hébergement ou règlement par carte affaires
Hors marché hébergement / carte affairesHors marché hébergement / carte affaires
Ile de France Province
Plafonds en IDF Plafonds en régions
Forfait à 60 € Forfait à 60 €
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Nouvelles dispositions applicables depuis le 12 juillet 2010 jusqu’au 31 décembre 2011Nouvelles dispositions applicables depuis le 12 juillet 2010 jusqu’au 31 décembre 2011
3. Le marché Hébergement (1/2)
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3. Le marché Hébergement (2/2)3. Le marché Hébergement (2/2)
Etat des lieuxEtat des lieux : Malgré la mise en place de l’outil V2 de SIMBAD et le : Malgré la mise en place de l’outil V2 de SIMBAD et le nouveau système de paiement des hôtels (Vpayment), le CNRS nouveau système de paiement des hôtels (Vpayment), le CNRS rencontre encore trop de problèmes dans le fonctionnement du rencontre encore trop de problèmes dans le fonctionnement du marché.marché.
A ce titre, A ce titre, une enquête nationale de satisfactionune enquête nationale de satisfaction va être lancée auprès va être lancée auprès des unités afin de : des unités afin de :
- mieux « quantifier » le mécontentement- mieux « quantifier » le mécontentement - mieux cerner les attentes des utilisateurs- mieux cerner les attentes des utilisateursLa date de lancement est encore inconnue à ce jour et la délégation reviendra vers vous le moment venu.La date de lancement est encore inconnue à ce jour et la délégation reviendra vers vous le moment venu.
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4. La carte d’achat : Rappel du périmètre d’utilisation 4. La carte d’achat : Rappel du périmètre d’utilisation (1/2)(1/2)
TousTous les achats < 2 000 € TTC peuvent être payés par carte d’achat les achats < 2 000 € TTC peuvent être payés par carte d’achat SAUFSAUF : :
Les achats de transports (marché FRAM)Les achats de transports (marché FRAM)
Les dépenses de mission (carte Affaires/ carte Corporate)Les dépenses de mission (carte Affaires/ carte Corporate)
Les achats relevant d’un marché national ou localLes achats relevant d’un marché national ou local
Les inscriptions à des colloques organisés par le CNRSLes inscriptions à des colloques organisés par le CNRS
Les dépenses de facturation interneLes dépenses de facturation interne
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4. La carte d’achat : Rappel du périmètre 4. La carte d’achat : Rappel du périmètre d’utilisation (2/2)d’utilisation (2/2)
Pour les réservations à l’étranger :Pour les réservations à l’étranger :
1. 1. AVANT de faire la transactionAVANT de faire la transaction : : Vérifier le montant de l’indemnité Vérifier le montant de l’indemnité
journalière.journalière. Appeler la Délégation pour VISA.Appeler la Délégation pour VISA.
(Sylvette Vezien, ou Thierry Constantin, (Sylvette Vezien, ou Thierry Constantin, ou Emmanuelle Neuville) ou Emmanuelle Neuville)
2. 2. AU RETOUR de la missionAU RETOUR de la mission : : Mentionner la transaction carte achatMentionner la transaction carte achat sur l’état de frais de l’agent.sur l’état de frais de l’agent.
Depuis le 01 octobre 2010, il est possible de régler les réservations d’hôtel Depuis le 01 octobre 2010, il est possible de régler les réservations d’hôtel via la carte d’achats sous certaines conditions !via la carte d’achats sous certaines conditions !
Pour les réservations en France :Pour les réservations en France :
AVANT de faire la transactionAVANT de faire la transaction : :
1. Vérifier si le passage par le marché1. Vérifier si le passage par le marché Hébergement est possible.Hébergement est possible.2. Si Non, passer par la carte affaires.2. Si Non, passer par la carte affaires.3. Si l’agent n’a pas de carte, analyser s’il est3. Si l’agent n’a pas de carte, analyser s’il est pertinent de faire une demande.pertinent de faire une demande.4. Si Non, il est alors admis de régler l’achat4. Si Non, il est alors admis de régler l’achat via la carte via la carte sous réservesous réserve du VISA de ladu VISA de la DélégationDélégation
Même procédure que pour l’étranger.Même procédure que pour l’étranger.
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4. La carte d’achat : Bilan de fin d’année4. La carte d’achat : Bilan de fin d’année
Ensemble des unités
Nombre commandes
éligibles
Nombre commandes carte achat
Pourcentage commande carte achat sur
commandes éligibles Indicateur
Pour octobre 2010 1 895 203 10,71 %
Pour l’année 2010 13 892 1 215 8,74 %
Objectif national : Objectif national : 20% des commandes doivent être passées par carte d’achat d’ici la fin 201020% des commandes doivent être passées par carte d’achat d’ici la fin 2010
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4. La carte d’achat : Le plan d’action4. La carte d’achat : Le plan d’action
En octobre 2010, Rencontre avec les 5 plus gros laboratoires :En octobre 2010, Rencontre avec les 5 plus gros laboratoires : Direction, Service Gestion et Acheteurs de l’unitéDirection, Service Gestion et Acheteurs de l’unité
Un correspondant carte achat en labo pour communiquer sur les bonnes Un correspondant carte achat en labo pour communiquer sur les bonnes pratiques déjà mises en place :pratiques déjà mises en place :
Jérôme Baussart Jérôme Baussart 05.57.57.40.8005.57.57.40.80
Un réseau local carte achat ouvert à compter du 01 janvier 2011 pour Un réseau local carte achat ouvert à compter du 01 janvier 2011 pour permettre à chacun de communiquer, échanger sur les difficultés et permettre à chacun de communiquer, échanger sur les difficultés et bonnes pratiques : bonnes pratiques : [email protected]@services.cnrs.fr
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4. La carte d’achat : Calendrier de clôture4. La carte d’achat : Calendrier de clôture
Dernières transactions : Dernières transactions : 10 décembre 201010 décembre 2010
Dernières régularisations de commandes : Dernières régularisations de commandes : 17 décembre 201017 décembre 2010
Pour éviter tout risque de piratage, les cartes seront désactivées à compter du 11 décembre 2010Pour éviter tout risque de piratage, les cartes seront désactivées à compter du 11 décembre 2010et seront réactivées le 03 janvier 2011.et seront réactivées le 03 janvier 2011.
Rappel sur les bonnes pratiques du R.O.P. :Rappel sur les bonnes pratiques du R.O.P. :
Dans XLAB : 1. Saisir une commande prévisionnelle, monoligne, monocode2. Saisir le numéro de carte 3. Renseigner la TVA s'il y a lieu Penser à régulariser rapidement les transactions 1. Imprimer le bon de commande afin que la commande parte 2. Vérifier au préalable dans Couguar si le fournisseur existe en BFC
Ne plus envoyer les bordereaux de commandes, de missions et de Service Fait
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5. Les contrats de service5. Les contrats de service
Afin d’harmoniser les procédures d’exécution des marchés au CNRS, Afin d’harmoniser les procédures d’exécution des marchés au CNRS, chaque chaque Directeur d’Unité signera les contrats de service de son labo à compter du 1Directeur d’Unité signera les contrats de service de son labo à compter du 1erer janvier 2011janvier 2011, si le montant cumulé sur la période est inférieur au seuil, si le montant cumulé sur la période est inférieur au seuil..
(reconductions et avenants également signés par le DU).(reconductions et avenants également signés par le DU).
Les modifications « pratiques » pour le labo sont les suivantes :Les modifications « pratiques » pour le labo sont les suivantes : De nouveaux modèles à remplir (contrat, avenant, reconduction)De nouveaux modèles à remplir (contrat, avenant, reconduction) Les contrats originaux seront à conserver au labo (hormis l’original qui doit être transmis Les contrats originaux seront à conserver au labo (hormis l’original qui doit être transmis
au fournisseur). Toutefois, ces contrats doivent continuer à être référencés dans BFC. au fournisseur). Toutefois, ces contrats doivent continuer à être référencés dans BFC. C’est pourquoi, le contrat complété devra être envoyé par mail au pôle Achats de la C’est pourquoi, le contrat complété devra être envoyé par mail au pôle Achats de la délégation avant signature, pour visa et affectation du numéro. délégation avant signature, pour visa et affectation du numéro.
Une fois le contrat signé par les 2 parties, une copie de contrat devra être envoyée auUne fois le contrat signé par les 2 parties, une copie de contrat devra être envoyée au pôle Achat de la Délégation. Une copie de chaque reconduction ou avenant devra être pôle Achat de la Délégation. Une copie de chaque reconduction ou avenant devra être
également envoyée à la Délégation.également envoyée à la Délégation.
Le Délégué Régional enverra une note de service à l’ensemble des Directeurs Le Délégué Régional enverra une note de service à l’ensemble des Directeurs d’unité courant décembre.d’unité courant décembre.
