1 STRATEGIES DE CONCEPTION DE PROJETS ET DE RECHERCHE DE FINANCEMENT

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STRATEGIES DE CONCEPTION DE PROJETS ET DE RECHERCHE DE

FINANCEMENT

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SommaireSommaire

1.1. LA FORMULATION DE PROJETLA FORMULATION DE PROJET

2.2. Objectifs et structure de la Objectifs et structure de la fonction financièrefonction financière

3.3. PlanificationPlanification

4.4. Système comptableSystème comptable

5.5. Modalités de décaissementModalités de décaissement

6.6. Rapports de la gestion financièreRapports de la gestion financière

7.7. Audit externeAudit externe

33

-1--1-

Rappel du montage institutionnel du Rappel du montage institutionnel du

PASP MarocPASP Maroc

44

1- Rappel du montage institutionnel 1- Rappel du montage institutionnel du PASPdu PASP

Comité National de Pilotage (CNP)

Ce comité sera créé pour la durée du projet et sera présidé par le Ministre de l’Agriculture,

du Développement Rural et des Pêches Maritimes Ce comité sera chargé de la coordination,

de la mise en cohérence et du suivi des activités du PASP - Maroc.

Unité de gestion du projet (UGP)

L’UGP sera créée au sein de la DPVCTRF et aura pour mission l’exécution et le suivi technique

et financier des activités prévues dans le cadre du PASP. L’UGP sera l’outil administratif, de coordination, de surveillance et de suivi

du Comité National de Pilotage.

Agences d’exécution du PASP

Agence d’exécution A1 : DPVCTRFAgence d’exécution A2 : DSPR

Ces Agences d’exécution seront responsables de la supervision quotidienne et permanente de

l’exécution du cycle d’une activité, les données à recueillir et la circulation des données

Structures d’appui et de concertation aux niveaux local et régional : Pour permettre la mise en œuvre du PASP - Maroc selon une approche participative intégrée (API)

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1- Rappel du montage institutionnel 1- Rappel du montage institutionnel du PASPdu PASP

L’organigramme de l’UGP se présente ainsi :L’organigramme de l’UGP se présente ainsi :

Coordinateur national du projet DPVCTRF

Spécialiste en prévention, communication et sensibilisation

Spécialiste enenvironnement

Spécialiste enpesticides

Responsable administratif, financier et passation de marché

Spécialiste en suivi et évaluation

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-2--2-

Objectifs et structure de la fonction Objectifs et structure de la fonction

financièrefinancière

77

2- Objectifs et structure de la fonction 2- Objectifs et structure de la fonction financièrefinancière

Les principaux objectifs de la fonction Les principaux objectifs de la fonction financière sont :financière sont :

Gérer les fonds du programme et s’assurer qu’ils Gérer les fonds du programme et s’assurer qu’ils sont utilisés conformément à leur objet ;sont utilisés conformément à leur objet ;

Veuillez au respect des directives de la Banque Veuillez au respect des directives de la Banque Mondiale et de la réglementation nationale en Mondiale et de la réglementation nationale en vigueur;vigueur;

Fournir une information financière fiable sur les Fournir une information financière fiable sur les activités du projet (états financiers, rapports activités du projet (états financiers, rapports financiers etc..) pour des besoins internes et financiers etc..) pour des besoins internes et externes; et soutenir la gestion et le suivi des externes; et soutenir la gestion et le suivi des Composantes du Programme National afin de Composantes du Programme National afin de garantir l’atteinte des objectifs visés et de présenter garantir l’atteinte des objectifs visés et de présenter des données nécessaires aux utilisateurs du des données nécessaires aux utilisateurs du système. système.

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2- Objectifs et structure de la fonction 2- Objectifs et structure de la fonction financièrefinancière

Le Spécialiste Administratif et Financier sera responsable, Le Spécialiste Administratif et Financier sera responsable, en étroite collaboration avec le Coordinateur National, de en étroite collaboration avec le Coordinateur National, de la gestion financière du projet et aura pour principales la gestion financière du projet et aura pour principales attributions :attributions :

• Veiller au respect des procédures de contrôle Veiller au respect des procédures de contrôle interne, aux directives de la Banque Mondiale et à la interne, aux directives de la Banque Mondiale et à la réglementation nationale en vigueur;réglementation nationale en vigueur;

• Assurer la coordination avec les agences d’exécution Assurer la coordination avec les agences d’exécution et centralisation des données;et centralisation des données;

• Élaborer les budgets et suivre leur réalisation;Élaborer les budgets et suivre leur réalisation;• Supervision financière des activités d’engagements Supervision financière des activités d’engagements

et de décaissements;et de décaissements;• Consolider les informations financières et tenir une Consolider les informations financières et tenir une

comptabilité fiable retraçant l’exhaustivité des comptabilité fiable retraçant l’exhaustivité des transactions réalisées par le Projet;transactions réalisées par le Projet;

• Élaboration des rapports financiers périodiques et Élaboration des rapports financiers périodiques et leur communication au Coordinateur National du leur communication au Coordinateur National du projet ;projet ;

• Suivi des indicateurs de gestion financière;Suivi des indicateurs de gestion financière;• Assurer la coordination avec les auditeurs externes.Assurer la coordination avec les auditeurs externes.

99

-3--3-

PlanificationPlanification

1010

3- Planification3- Planification

La planification se base sur le cost table du projet et sur La planification se base sur le cost table du projet et sur le plan de passation de marché;le plan de passation de marché;

Le budget traduit les objectifs en terme de plan Le budget traduit les objectifs en terme de plan d’actions. Il est établi sur une base annuelle et mis à d’actions. Il est établi sur une base annuelle et mis à jour à la fin de chaque semestre;jour à la fin de chaque semestre;

Le don sera budgétisé et inscrit aux lignes budgétaires Le don sera budgétisé et inscrit aux lignes budgétaires de la loi de finance marocaine annuelle de chaque de la loi de finance marocaine annuelle de chaque agence d’exécution pour chacune des 4 années du agence d’exécution pour chacune des 4 années du projet;projet;

Les deux directions dont relèvent les deux agences Les deux directions dont relèvent les deux agences chargées de l’exécution du projet appliquent en matière chargées de l’exécution du projet appliquent en matière budgétaire les procédures de la comptabilité publique budgétaire les procédures de la comptabilité publique qui obéissent à la réglementation régie par le décret qui obéissent à la réglementation régie par le décret 2.98.482 du 11 ramadan 1419 (30 decembre1998), ainsi 2.98.482 du 11 ramadan 1419 (30 decembre1998), ainsi que certaines dispositions relatives à leur contrôle et à que certaines dispositions relatives à leur contrôle et à leur gestion, et le décret royal n°330.66 du 21/04/1967 leur gestion, et le décret royal n°330.66 du 21/04/1967 (10 moharrem 1387) portant règlement général de la (10 moharrem 1387) portant règlement général de la comptabilité publique. comptabilité publique.

1111

3- Planification3- Planification

L’établissement du budget relève de la L’établissement du budget relève de la responsabilité du spécialiste de gestion financière. responsabilité du spécialiste de gestion financière. Ce dernier :Ce dernier :

• Assure la coordination entre les différents Assure la coordination entre les différents responsables du Projet;responsables du Projet;

• Collecte les sous budgets arrêtés par composante du Collecte les sous budgets arrêtés par composante du projet;projet;

• Vérifie la cohérence des sous budgets avec le cost Vérifie la cohérence des sous budgets avec le cost table du projet;table du projet;

• Établit le budget global du Projet.Établit le budget global du Projet.

Le budget doit :Le budget doit :

• Détailler les activités par composante prévues dans la Détailler les activités par composante prévues dans la programmation de l’année; programmation de l’année;

• Analyser les coûts par composante par catégories de Analyser les coûts par composante par catégories de dépenses selon la liste arrêtée par l’accord de don.dépenses selon la liste arrêtée par l’accord de don.

1212

-4--4-

Système ComptableSystème Comptable

1313

4- Système comptable4- Système comptable

Le système comptable du PASP repose sur les Le système comptable du PASP repose sur les principes suivants:principes suivants:

• Les deux agences tiennent en qualité de sous - Les deux agences tiennent en qualité de sous - ordonnateur des crédits qui leur sont délégués, une ordonnateur des crédits qui leur sont délégués, une comptabilité budgétaire;comptabilité budgétaire;

• Chaque agence détient au niveau de ses structures Chaque agence détient au niveau de ses structures propres deux unités administratives chargées de propres deux unités administratives chargées de l’exécution des marchés publics et de la l’exécution des marchés publics et de la comptabilité publique. Elles veillent au respect des comptabilité publique. Elles veillent au respect des procédures et disposent de toute information procédures et disposent de toute information concernant leur domaine d’activité. concernant leur domaine d’activité.

• Des registres comptables chronologiques des Des registres comptables chronologiques des engagements et des émissions sont mis à jour engagements et des émissions sont mis à jour manuellement. Des situations d’exécution manuellement. Des situations d’exécution budgétaire par ligne en terme d’engagement et budgétaire par ligne en terme d’engagement et d’émission sont établies mensuellement et d’émission sont établies mensuellement et annuellement et transmises au ministère des annuellement et transmises au ministère des finances et à l’UGPfinances et à l’UGP.

1414

4- Système comptable (Suite)4- Système comptable (Suite)

Le système comptable du PASP repose Le système comptable du PASP repose sur les principes suivants:sur les principes suivants:

• L’UGP coordonne les actions des agences L’UGP coordonne les actions des agences d’exécution, collecte périodiquement les d’exécution, collecte périodiquement les données et les synthétise.données et les synthétise.

• L’archivage de la documentation L’archivage de la documentation justificative des dépenses du projet sera justificative des dépenses du projet sera maintenu au sein de chaque agence maintenu au sein de chaque agence d’exécution (bureau / service comptable d’exécution (bureau / service comptable respectifs de la DPVCTRF et de la DSPR) et respectifs de la DPVCTRF et de la DSPR) et l’UGP s’assurera du respect de cette l’UGP s’assurera du respect de cette disposition.disposition.

1515


Objectifs généraux du programme

Accord de DonDirectives de la

Banque MondialeRéglementation

Nationale

UGP

Agence d’exécution A1 : DPVCTRF

Agence d’exécution A2 : DSPR

Engagements

Trésorerie Générale

Prévisions

Réalisations

Mandatements

Émission

Retrait des fondsDirection du budget

Déblocage des fondsBanque Mondiale

FONCTION

FINANCIÈRE

Collecte des données

Contrôle

Traitement et consolidation

États financiers

Reporting

Utilisateurs

1616


Le SIC sera appuyé par : Le SIC sera appuyé par :

Un manuel de gestion financière et comptable : Un manuel de gestion financière et comptable : Le manuel décrira :Le manuel décrira :

– Les attributions du spécialiste en gestion Les attributions du spécialiste en gestion financière de l’UGP; financière de l’UGP;

– Les flux de fonds et d’informations;Les flux de fonds et d’informations;– Les systèmes de classement;Les systèmes de classement;– Les relations de l’UGP avec les autres Les relations de l’UGP avec les autres

entités impliquées dans le projet; entités impliquées dans le projet; – Les modalités d’élaboration des rapports, Les modalités d’élaboration des rapports,

etc;etc;

Une application de gestion et de suivi (sur Une application de gestion et de suivi (sur tableur Excel) .tableur Excel) .

1717


L’application de gestion doit permettre de suivre les L’application de gestion doit permettre de suivre les activités et dépenses du projet et servira de base à activités et dépenses du projet et servira de base à l’élaboration des rapports de suivi financiers;l’élaboration des rapports de suivi financiers;

Ce suivi consiste au niveau de chaque agence Ce suivi consiste au niveau de chaque agence d’exécution en (a) la collecte des données des d’exécution en (a) la collecte des données des services des marchés pour les engagements et des services des marchés pour les engagements et des services de la comptabilité pour les paiements, (b) la services de la comptabilité pour les paiements, (b) la mise à jour mensuelle de ces données dans un mise à jour mensuelle de ces données dans un tableau intermédiaire par opération et (c) sa tableau intermédiaire par opération et (c) sa transmission à l’UGP au plus tard le 10 du mois transmission à l’UGP au plus tard le 10 du mois suivant. suivant.

L’UGP sera chargée de (a) contrôler le tableau reçu L’UGP sera chargée de (a) contrôler le tableau reçu de chaque agence, le compléter des données sur les de chaque agence, le compléter des données sur les décaissements transmises par la direction du budget décaissements transmises par la direction du budget du ministère des finances, (b) et la consolidation des du ministère des finances, (b) et la consolidation des données de chaque agence pour établir le rapport de données de chaque agence pour établir le rapport de suivi financier consolidé.suivi financier consolidé.

1818

4- Système d’information comptable 4- Système d’information comptable (Suite)(Suite)

La structure de la base de données doit inclure les La structure de la base de données doit inclure les informations suivantes :informations suivantes :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

-1-Composante

-2-Catégorie de dépense

-4-NuméromarchéBC ou

convention en DHM

-6-Adjudica-

taire

-8-Date visa

-10-Mandate-

menten DHM

-12-Référence

du relevé de dépense(RDD)

-14-Date

d’envoi du relevé de

dépense à la direction du

budget

-3-Ligne

budgétaire

-5-Objet

-7-Montant engagé

-9-Numéro du décompte

-11-Date

bordereau d’émission visé par le comptable

assignataire

-13-Date

d’envoi du RDD à

l’UGP par l’agence

d’exécution

-15-Référence

demande de retrait de fonds et montant

remboursé en USD

La base de données servira à l’établissement des états de La base de données servira à l’établissement des états de synthèse et des états financiers du projetsynthèse et des états financiers du projet

1919

-5--5-

Modalités de DécaissementModalités de Décaissement

2020

5- Modalités de décaissement5- Modalités de décaissement

Les décaissements sur les fonds du don se feront sur Les décaissements sur les fonds du don se feront sur la base des transactions selon les trois méthodes la base des transactions selon les trois méthodes suivantes :suivantes :

• Méthode de justification des dépenses pour les dépenses Méthode de justification des dépenses pour les dépenses supérieures aux seuils réglées à partir du compte spécial;supérieures aux seuils réglées à partir du compte spécial;

• Méthode de remboursement des dépenses pour les Méthode de remboursement des dépenses pour les dépenses inférieures aux seuils;dépenses inférieures aux seuils;

• Méthode de paiements directs aux fournisseursMéthode de paiements directs aux fournisseurs

Un Compte Spécial (CS) en dirhams sera ouvert par le Un Compte Spécial (CS) en dirhams sera ouvert par le ministère des finances à la Trésorerie Générale du ministère des finances à la Trésorerie Générale du Royaume (TGR) au nom du projet pour financer les Royaume (TGR) au nom du projet pour financer les dépenses éligibles au financement du don;dépenses éligibles au financement du don;

Une première demande d’alimentation (dépôt initial) Une première demande d’alimentation (dépôt initial) sera adressée par le ministère des finances à la sera adressée par le ministère des finances à la Banque mondiale, qui représentera quatre mois Banque mondiale, qui représentera quatre mois d’activités du projet;d’activités du projet;

2121


Le ministère des finances et de la privatisation Le ministère des finances et de la privatisation (division du financement multilatéral à la direction du (division du financement multilatéral à la direction du budget) est chargé d’établir les demandes de budget) est chargé d’établir les demandes de remboursement sur la base des relevés de dépenses remboursement sur la base des relevés de dépenses établis par les agences d’exécution en leur qualité de établis par les agences d’exécution en leur qualité de sous –ordonnateur. Ces relevés sont transmis à l’UGP sous –ordonnateur. Ces relevés sont transmis à l’UGP qui les envoie à la direction du budget ;qui les envoie à la direction du budget ;

Le ministère des finances et de la privatisation Le ministère des finances et de la privatisation adressera à la Banque mondiale des demandes de adressera à la Banque mondiale des demandes de réalimentation du compte spécial selon une réalimentation du compte spécial selon une périodicité et/ou des seuils qui seront précisés lors périodicité et/ou des seuils qui seront précisés lors des négociations. Pour cela des relevés mensuels du des négociations. Pour cela des relevés mensuels du compte spécial seront adressés par la TGR à la compte spécial seront adressés par la TGR à la direction du budget du ministère des finances direction du budget du ministère des finances (division financement multilatéral);(division financement multilatéral);

Un état de réconciliation du compte spécial est Un état de réconciliation du compte spécial est envoyé à la Banque joint à la demande de envoyé à la Banque joint à la demande de réalimentationréalimentation

2222


Des demandes de paiements directs seront adressées par le Des demandes de paiements directs seront adressées par le ministère des finances, selon les besoins, à la Banque ministère des finances, selon les besoins, à la Banque mondiale pour prélèvement sur le compte du don mondiale pour prélèvement sur le compte du don

Les documents justificatifs seront maintenus par l’agence et Les documents justificatifs seront maintenus par l’agence et mis à la disposition des missions de la banque et des mis à la disposition des missions de la banque et des auditeurs.auditeurs.

L’UGP peut suivre au quotidien la situation du don à partir du L’UGP peut suivre au quotidien la situation du don à partir du module « client connection »;module « client connection »;

L’UGP doit également suivre avec la Trésorerie Générale la L’UGP doit également suivre avec la Trésorerie Générale la situation du compte spécial et s’assurer que le solde situation du compte spécial et s’assurer que le solde disponible permet de faire face aux besoins de trésorerie disponible permet de faire face aux besoins de trésorerie prévisionnelle.prévisionnelle.

L’UGP se servira de formulaires fournis par la Banque. Pour L’UGP se servira de formulaires fournis par la Banque. Pour plus d’information le projet peut consulter le manuel de plus d’information le projet peut consulter le manuel de décaissement de la banque.décaissement de la banque.

2323


METHODE DE JUSTIFICATION DES DEPENSESMETHODE DE JUSTIFICATION DES DEPENSES

Trésorerie GénéraleOuverture d’un compte spécial

Demande d’alimentation dépôt initial Banque Mondiale

RéalisationOrdonnancement

UGPAgences d’exécution

Paiement fournisseurs FournisseursTrésorerie Générale

États certifiés des dépenses

Demande de réalimentation du CS

Banque MondialeDirection du budget

2424


METHODE DE REMBOURSEMENT DES DEPENSESMETHODE DE REMBOURSEMENT DES DEPENSES

Envoi à la BanqueMondiale



Paiement fournisseurs FournisseursTrésorerie Générale

Relevé de dépenses

Demande de remboursement



2525


METHODE DE PAIEMENT DIRECTMETHODE DE PAIEMENT DIRECT

Envoi à la BanqueMondiale



Fournisseurs

Facture et justificatifs

Demande de Paiement direct



2626

-6--6-

Rapports de la Gestion FinancièreRapports de la Gestion Financière

2727

6- Rapports de la gestion financière6- Rapports de la gestion financière

Conformes aux directives de la Banque Mondiale (voir Conformes aux directives de la Banque Mondiale (voir manuel du 30 novembre 2002);manuel du 30 novembre 2002);

Établis semestriellement et transmis à la Banque au Établis semestriellement et transmis à la Banque au plus tard le 31 mars et le 30 septembre de chaque plus tard le 31 mars et le 30 septembre de chaque année .année .

Le rapport doit fournir à la Banque une information Le rapport doit fournir à la Banque une information suffisante lui permettant d’apprécier que :suffisante lui permettant d’apprécier que :

• Les fonds décaissés sont utilisés conformément à Les fonds décaissés sont utilisés conformément à leurs objectifs;leurs objectifs;

• L’implémentation du projet se réalise L’implémentation du projet se réalise conformément à la programmation;conformément à la programmation;

• Les budgets alloués au projet ne seront pas Les budgets alloués au projet ne seront pas dépassés.dépassés.

Le rapport de gestion financière est rédigé en 3 Le rapport de gestion financière est rédigé en 3 sections précédées par une introduction.sections précédées par une introduction.

2828


Section 1 – Rapport financier :Section 1 – Rapport financier :

• Doit inclure l’état des ressources et des utilisations Doit inclure l’état des ressources et des utilisations des fonds par catégorie de dépense, par période et des fonds par catégorie de dépense, par période et cumulatif ;cumulatif ;

• Les réalisations doivent être comparées aux Les réalisations doivent être comparées aux prévisions: Lprévisions: La comparaison des réalisations avec les a comparaison des réalisations avec les objectifs, devrait normalement permettre de : (i) objectifs, devrait normalement permettre de : (i) identifier les problèmes et les contraintes, (ii) identifier les problèmes et les contraintes, (ii) remédier aux insuffisances, (iii) prendre les mesures remédier aux insuffisances, (iii) prendre les mesures correctives nécessaires et (iv) améliorer ainsi les correctives nécessaires et (iv) améliorer ainsi les actions menées dans le cadre du projet;actions menées dans le cadre du projet;

• Les chiffres doivent être cohérents d’un trimestre à Les chiffres doivent être cohérents d’un trimestre à l’autre ainsi qu’avec les états financiers annuels;l’autre ainsi qu’avec les états financiers annuels;

• Présenter des chiffres fiables : intégration des Présenter des chiffres fiables : intégration des rapports de gestion au système d’information rapports de gestion au système d’information comptable.comptable.

2929


Section 2 – Rapport sur le progrès Section 2 – Rapport sur le progrès physiquephysique

• Présenter sous forme narrative, illustrée si Présenter sous forme narrative, illustrée si besoin par des tableaux;besoin par des tableaux;

• Suivi des activités du projet et évaluation Suivi des activités du projet et évaluation de leurs résultats;de leurs résultats;

• Apprécier l’avancement des réalisations par Apprécier l’avancement des réalisations par rapport à la programmation;rapport à la programmation;

• Par référence Par référence aux indicateurs clésaux indicateurs clés définis définis pour chaque composante;pour chaque composante;

• Cohérence des informations par rapport Cohérence des informations par rapport aux autres parties du rapport.aux autres parties du rapport.

3030


Section 3 – Rapport sur le plan de Section 3 – Rapport sur le plan de passation de marchépassation de marché

• Fournit des informations sur le plan de Fournit des informations sur le plan de passation de marché et les procédures passation de marché et les procédures appliquées;appliquées;

• Compare les réalisations par rapport aux Compare les réalisations par rapport aux prévisions et par rapport au plan arrêté dans prévisions et par rapport au plan arrêté dans la phase de préparation du projet;la phase de préparation du projet;

• Fournit une appréciation sur les contractants Fournit une appréciation sur les contractants et fait état des difficultés rencontrés.et fait état des difficultés rencontrés.

3131


Le rapport de la gestion financière est Le rapport de la gestion financière est établi en établi en Dollar USDollar US;;

Le rapport relève de la responsabilité du Le rapport relève de la responsabilité du coordinateur du projet, du spécialiste financier, et coordinateur du projet, du spécialiste financier, et des autres spécialistes de l’UGP.des autres spécialistes de l’UGP.

Exemple de modèle adopté pour la Tunisie

3232

-7--7-

Audit externeAudit externe

3333

7- Audit externe7- Audit externe

Les états financiers du projet doivent faire Les états financiers du projet doivent faire l’objet d’un audit en fin d’année, en l’objet d’un audit en fin d’année, en conformité avec les normes internationales;conformité avec les normes internationales;

L’audit sera réalisé par l’Inspection Général L’audit sera réalisé par l’Inspection Général des Finances;des Finances;

Le spécialiste financier de l’UGP est chargé Le spécialiste financier de l’UGP est chargé d’organiser et de planifier les interventions d’organiser et de planifier les interventions des auditeurs;des auditeurs;

Les rapports d’audit doivent être transmis à la Les rapports d’audit doivent être transmis à la Banque Mondiale au plus tard Banque Mondiale au plus tard 6 mois après la 6 mois après la date d’établissement des états financiers.date d’établissement des états financiers.

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