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Tenir une comptabilité associativeavec « Compt’assoc.2014 » à l’aide du tableur Excel 2007

Préambule

Onglet 1 : Identification de l’association

Onglet 2 : journal de banque

Onglet 3 : journal de caisse

Onglet 4 : journal livret épargne

Onglet 5 : compte de résultat

Onglet 6 : comparatif budgétaire

Onglet 7 : budget prévisionnel année en cours

Onglet 8 : budget prévisionnel année n+1

Onglet 9 : plan comptable

Conseils pratiques - assistance

1 – avancement manuel

2 - Un clic sur chaque ligne pour accéder à la bonne diapo

3 - Un clic pour revenir au sommaire

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Préambule :Cet outil de gestion s’adresse en priorité aux petites associations. Avec des écritures simples, il prend en compte les impératifs de la trésorerie associative et donne en temps réel des informations sur la situation bancaire, le compte de résultat et le suivi comparatif du budget prévisionnel.

Un pré-requis minimum sur Excel est nécessaire.

Le fichier est composé de 9 onglets dont certaines cellules sont reliées entre elles. Les cellules comportant des formules sont protégées (sans mot de passe) pour éviter des effacements accidentels.

Règle appliquée pour savoir si une cellule d’un tableau,- est à renseigner : fond en blanc ou entourage rouge pointillé- ne doit pas être modifiée (formule) : fond de couleur différente de blanc.

Les transferts entre comptes (banque et caisse – banque et livret) nécessitent une double saisie sur les onglets correspondants.

Un niveau d’expertise plus important sur Excel est indispensable pour déverrouiller, verrouiller les cellules, ajouter des lignes, des colonnes, modifier les formules

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Pour commencer, ouvrir le fichier modele_compt’assoc.xlsx

Double-clic sur l’icône du fichier (situé sur le Bureau, dans notre exemple)

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1 : Sélectionner l’onglet assoc. s’il ne l’est pas à l’ouverture du fichier

2 : Entrer le nom de votre association

3 : Entrer également l’année de l’exercice

Infos reportées automatiquement sur les autres onglets

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Sélectionner l’onglet banque

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Le journal des opérations de banque enregistre les saisies de tous les mouvements bancaires de l’association (dépenses et recettes). Il est lié au compte de résultat. Saisie dans la zone blanche à gauche

1 : En début d’exercice entrer le solde bancaire de l’exercice précédent

2 : Entrer la date de la saisie

3 : Entrer le n° de pièce indiquant l’ordre chronologique des saisies

4 : Entrer le n° de chèque, versements et virements

5 : Entrer le libellé des recettes ou dépenses

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1 : faire glisser le curseur pour faire apparaître la bonne colonne de dépenses à saisir (selon le plan comptable)

2 : 1er exemple cette cellule si c’est un achat de vêtement

Saisie dans zone verte Elle correspond à des dépenses.

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1 : faire glisser le curseur pour faire apparaître la bonne colonne de dépenses à saisir (selon le plan comptable)

Saisie dans zone verte Elle correspond à des dépenses.

Autre saisie à faire dans l’onglet caisse

Autre saisie à faire dans l’onglet livret

3 : 2e exemple cette cellule si c’est un versement à la caisse

4 : 3e exemple cette cellule si c’est un versement sur le livret

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Saisie dans la zone orange Elle correspond à des recettes.

2 : 1er exemple cette cellule si c’est une subvention

3 : 2e exemple cette cellule si c’est un versement de la caisse

Autre saisie à faire dans l’onglet caisse

Autre saisie à faire dans l’onglet livret

4 : 3e exemple cette cellule si c’est un versement du livret

1 : faire glisser le curseur pour faire apparaître la bonne colonne de recettes à saisir (selon le plan comptable)

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Dans notre exemple, actualisation de ce solde

Affichage automatique dans zone bleue Elle correspond au solde ligne par ligne.

Agir sur ce curseur pour afficher le bas de cet écran

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Actualisation automatique de cette ligne

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Sélectionner l’onglet caisse

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Le principe est le même que celui de la banque. Le nombre de comptes dépenses ou recettes a été limité à ceux utilisés pour les opérations réalisées en espèces.

1 : En début d’exercice entrer le solde de caisse de l’exercice précédent

2 : Saisir les cellules d’une ligne de la même façon qu’une ligne banque

Autre saisie à faire dans l’onglet banque

3 : Si saisie effectuée sur ces cellules

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Sélectionner l’onglet livret bancaire

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Ne concerne que les associations titulaires d’un compte sur livret.

Les comptes à utiliser ont été réduits au minimum

Reports automatiques depuis l’onglet association

1 : En début d’exercice entrer le solde du livret épargne de l’exercice précédent

Autre saisie à faire sur l’onglet banque Autre saisie à faire sur l’onglet caisse

3 : Si saisie faite sur ces cellules banque

2 : Même principe de saisie que les lignes banque et caisse

4 : Si saisie faite sur ces cellules caisseMise à jour automatique

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1 : Sélectionner l’onglet résultat

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Ce tableau établit la synthèse des dépenses et recettes de l’année, générée automatiquement en temps réel à partir des journaux de trésorerie (onglets 2 à 4)

Agir sur ce curseur pour faire apparaître le bas du tableau

Etc.

Actualisation automatiques cellules des zones grisées

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Ce tableau indique sur la période :

Soit le bénéfice Soit le déficit

Dans le cas de modification du plan comptable proposé (ajout de comptes), ajouter les lignes nécessaires dans le tableau, les nommer en conservant la chronologie du plan comptable.

Attention, ces manipulations requièrent une expertise spécifique sur Excel

L’état de la trésorerie

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Sélectionner l’onglet suivi budget

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Ce compte permet de comparer les prévisions et le réalisé

La colonne budget prévu est générée par l’onglet « budget prévisionnel »

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La colonne budget réalisé est générée par le compte de résultat

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L’utilité de ce tableau est la comparaison entre :

les dépenses prévues et celles réalisées

Dans le cas de modification du plan comptable (ajout de comptes), ajouter les lignes nécessaires, les nommer en conservant la même chronologie

Expertise nécessaire

les recettes prévues et celles réalisées

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Sélectionner l’onglet budget prévisionnel N

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Copier manuellement les montants du budget prévisionnel voté par l’AG pour l’année en cours

Ce document peut vous être demandé par tout organisme auprès duquel vous solliciterez une aide financière

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Sélectionner l’onglet budget prévisionnel N+1

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Concerne l’année à venir. Document à établir avant la tenue de l’AG

A compléter manuellement en fonction des objectifs futurs et des possibilités financières de l’association

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Bouton à cliquer pour avoir les onglets de droite Sélectionner l’onglet plan comptable

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C’est la liste des comptes de recettes et de dépenses nécessaires à la tenue de la comptabilité de l’association.

Ces comptes sont la base pour :- la réalisation du budget prévisionnel- la tenue des journaux de banques et caisse- et la présentation du compte de résultat.

Ils peuvent être établis avec ou sans numéros codifiés

Le plan comptable proposé respecte les règles du plan comptable général et n’utilise que les comptes nécessaires aux petites associations. Il peut être élargi pour répondre aux caractéristiques de l’association. Dans ce cas, il convient de compléter les onglets de saisie par ces mêmes rajouts de comptes (il n’y a pas de liens entre le plan comptable et les autres onglets).

Expertise nécessaire

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Conseils pratiques :

Changement d’exercice : repartir du fichier « modèle » pour démarrer une année comptable. En faire une copie en la renommant avec le millésime souhaité.

Sauvegarde : après chaque saisie, sauvegarder vos fichiers sur un autre support :(disque ordi + clef USB – disque ordi + disque extérieur – etc.)

Protection des cellules : les cellules contenant des formules peuvent être protégées et déverrouillées sans mot de passe

(opération à ne réaliser qu’en cas de besoin)

Assistance : en cas de problèmes ou difficultés majeures, contacter info@ffct.org qui fera suivre

Expertise nécessaire

FD / JP – février 2015