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16/06/2014 Footer
Création et suivi des Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN
01/10/2014
16/06/2014 Footer
Contenu
1. Login des fournisseurs
2. Flows et processus en REFIN
3. Création de Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN
4. Suivi des Requests et OT’s
5. Requests et OT’s refusés
1. Login des fournisseurs
Via le Portail d’Elia : https://srm.elia.be
User : VENxxxxxx
Mot de passe sensible aux majuscules ! Avec majuscules et minuscules + chiffres.
Même mot de passe que pour SRM (pour les fournisseurs qui encodent aussi des pro forma’s via le processus SUS).
Ce mot de passe est unique pour un même fournisseur, mais plusieurs personnes peuvent traiter différentes commandes dans l’outil REFIN !
28/02/2012 Footer 3
1. Login des fournisseurs
Via le website d’Elia, page « Fournisseurs » :
http://www.elia.be/fr/fournisseurs-et-contractants/infos-et-outils-fournisseurs
Les manuels d’utilisation y sont également disponibles.
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1. Login des fournisseurs
Options Internet- Internet Explorer > 6.0 (Compatibility view)- Désactiver le blocage des Pop-up- Ajouter le site “elia.be” dans les “websites autorisés”
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2. Flows et processus en REFIN
2. Flow en REFIN pour les demandes de facturation
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OPA : Operational Project Assistant.
2. Flow en REFIN pour les ordres de travail
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2. Processus en REFIN
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Dès qu’une commande est approuvée, le fournisseur reçoit un mail avec le PDF de la commande (ou avenant) et ses annexes.
La personne de contact pour REFIN chez ce fournisseur reçoit aussi un mail, après une étape de paramétrage, quand la commande est prête pour encoder des demandes de facturation (Requests for invoice) ou des ordres de travail (OT’s) dans l’outil REFIN.
Cette personne peut être différente de celle qui a reçu la commande par mail.
La commande se trouve alors automatiquement prête dans l’outil REFIN.
Après exécution de travaux, vous pouvez
- encoder des “Requests for invoice” sur base des tranches de facturation spécifiées dans la commande.
- encoder des “OT’s” sur base d’une demande du chef de projet pour des travaux supplémentaires non encore couverts par la cde.
2. Processus en REFIN
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Après l’encodage d’une demande de facturation (Request for invoice) ou d’un ordre de travail (OT) vous recevez un mail après approbation ou refus de ces demandes :• Le mail d’approbation d’un Request est pour vous le signal pour facturer.• Le mail d’approbation d’un OT signifie que cet OT a été accepté et fera
l’objet plus tard d’un avenant officiel à la commande pour les travaux supplémentaires demandés et acceptés.
Sur cet avenant vous pourrez ensuite encoder un Request et par après facturer (après approbation de ce Request).
• Avec un mail de refus concernant un Request / OT, vous devez adapter ou supprimer ce Request / OT. Vous pouvez traiter ce Request / OT à partir du mail de refus ou à tout moment à partir de la liste “Synthèse Request for Invoice” (voir points 4-5 ci-après).
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3. Création de Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN
3. Création de Requests et OT’s
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Utilisez le 1er menu “Create confirmation”. Log off pour vous déconnecter du système
Pour changer de langue
3. Sélection de la commande
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Complétez un ou plusieurs critères pour rechercher une commande.
Sans critères vous recevez toutes les commandes pour REFIN (R) et SUS (S).
Le processus REFIN ne tient pas compte des items de commande. Vous pouvez donc choisir n’importe quelle ligne de commande.
Avec le processus SUS le choix d’un item de commande a de l’importance ! La pro forma sera liée à cet item de commande.
3. Sélection de la commande
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Si vous ne trouvez pas votre commande, cela peut être dû à 3 raisons :
1. La commande n’a pas été paramétrée pour le processus REFIN.
2. La commande a été modifiée (avenant de cde pour augmentation du montant pour les suppléments demandés) et est encore en cours d’approbation chez Elia.
3. La commande est clôturée.
Prenez alors contact avec l’OPA ou Purchasing Support.
3. Sélection de la commande
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Sélectionnez la commande appropriée et cliquez sur “Créer confirmation”
3. Création de Requests et OT’s
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2 onglets : le 1er pour les Requests for Invoice (demandes de facturation) et le 2ème pour les Ordres de travail (OT).
Cliquez d’abord sur “Traiter” pour pouvoir encoder un Request ou un OT.
Total = total encodé (sauf statut Supprimé et Refusé).Montant ouvert = Valeur nette PO – total approuvé.Entrée marchandises = Requests approuvés et enregistrés.Entrée facture = factures enregistrées.
3. Création d’un Request
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Votre propre référence pour la commande Elia.
Cliquez sur “Add” dans l’onglet “Request for Invoice” pour encoder un Request.
3. Joindre les annexes
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Ajouter toutes les annexes et pièces justificatives nécessaires.
Encoder la valeur et la description.
3. Sauvegarder le Request
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Cliquez sur “Sauvegarder”.
Si vous encodez un Request qui dépasse le montant ouvert de la cde, vous recevrez le message d’erreur suivant :
3. Création d’un Ordre de travail (OT)
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Remarque: un OT peut être encodé séparément ou en même temps qu’un Request.
Cliquez sur “Add” dans l’onglet “Ordres de Travail” pour encoder un OT.
3. Création d’un Ordre de travail (OT)
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Les annexes d’un OT sont ajoutées de la même manière que pour un Request via la flèche à gauche.
Encoder la valeur et la description.
3. Création d’un Ordre de travail (OT) estimé
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Pour un OT estimé, cochez également la case “Estimé”.
3. Création d’un OT de régularisation d’un OT estimé
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Une fois que les travaux ont été réalisés et que la valeur finale est connue (par ex. 1.465 eur), vous créez un nouvel OT en régularisation de l’OT estimé (1.200 eur) pour la différence de prix (265 eur) et en faisant référence à l’OT estimé.
3. Sauvegarder l’Ordre de travail (OT)
28/02/2012 Footer 24
Cliquez sur “Sauvegarder”.
16/06/2014 Footer
4. Suivi des Requests et Ordres de travail (OT’s)
4. Suivi des Requests et OT’s
28/02/2012 Footer 26
Utilisez le menu “Synthèse Request for Invoice”.
4. Suivi des Requests et OT’s
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Complétez un ou plusieurs critères pour rechercher des commandes, Requests ou ordres de travail.
Sans critères vous recevez toutes les commandes en REFIN.
Choisissez un ou plusieurs statuts (touche Ctrl) pour limiter la liste des Requests (R) et/ou OT’s (W).
Sans statut vous recevez tous les Requests et/ou OT’s, quel que soit le statut, qui répondent aux critères.
Cliquez sur “Apply”.
Cliquez sur “Clear” pour effacer les critères.
4. Suivi des Requests et OT’s
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Exporter vers Excel
4. Créer une variante
28/02/2012 Footer 29
Adapter le lay-out de la liste
4. Créer une variante
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1. Adapter l’ordre des colonnes
2. Donner un nom à votre variante qui peut remplacer la “Vue par défaut”.
3. Cliquer sur “OK”.
4. Créer une variante
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Lay-out de la liste adapté avec votre propre variante.
16/06/2014 Footer
5. Requests et Ordres de travail (OT’s) refusés
Après refus le Request ou l’OT est renvoyé au fournisseur pour adaptation (ou suppression).
5. Requests et OT’s refusés
28/02/2012 Footer 33
Choisissez ou non la catégorie de document (R ou W) avec le statut “Refusé” et cliquez sur “Apply”.
Cliquez ensuite sur le n° du Request/OT dans la liste.
5. Requests et OT’s refusés
28/02/2012 Footer 34
Cliquez sur “Traiter” pour pouvoir adapter (ou supprimer) un Request ou un WO.
5. Requests et OT’s refusés
28/02/2012 Footer 35
Adaptez le montant (+ éventuellement annexes manquantes) et sauvegardez, ou supprimez le Request/OT inutile.
Après adaptation et sauvegarde, le Request/OT est à nouveau envoyé en approbation chez le Chef de projet.Commentaire lors du refus du
Chef de projet ou de l’OPA.
Besoin d’aide ?
Purchasing Support
- Nathalie Sarlet 02/546.7764 [email protected] Lorenz Sunt 02/546.7954 [email protected] Kevin Rymenants 02/546.7787 [email protected] Nancy De Smet 02/546.7683 [email protected]
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