2. EXIGENCES DE SOUMISSION - Metro Vancouver...MODIFICATIONS GUIDE: À PROPOSITIONS POUR SERVICES DE SOUTIEN Page 7, article 2 changements en jaune: 2. EXIGENCES DE SOUMISSION Tous

MODIFICATIONS GUIDE: À PROPOSITIONS POUR SERVICES DE SOUTIEN

Page 7, article 2 changements en jaune:

2. EXIGENCES DE SOUMISSION

Tous les documents doivent être soumis par voie électronique et doivent être reçus à l'adresse de courriel spécifiée ci-dessous au plus tard midi le 6 juillet 2016.

Les propositions reçues après la clôture des propositions telle que spécifiée ne seront pas prises en considération.

Les propositions doivent être renvoyées par le formulaire 2A fournis sur le site : https://form.jotform.com/61457059216255

Une copie électronique avec des signatures électroniques/numériques sur les formulaires 2A et 2B.1, ainsi que les documents obligatoires, doivent être reçus conformément aux instructions fournies dans ce guide. Veuillez noter que le formulaire 2A doit être soumis en ligne https://form.jotform.com/61457059216255 et le formulaire 2B.1 doit être soumis au format Excel. Vous devrez imprimer les pages de signature de chaque formulaire. Veuillez scanner et soumettre les pages de signature seulement au format PDF.

Limite de 10 Mo par courriel. Si vous devez soumettre plus d'un courriel, veuillez noter dans le corps du courriel qu'il s'agit du courriel 1 de 3, 2 de 3, etc. Vous devez utiliser la ligne d'objet ci-dessous dans chaque courriel pour recevoir un accusé de réception.

Toutes les soumissions envoyées par courrier électronique doivent indiquer dans la ligne d'objet « Soumission AP pour services de soutien SPLI », le corps du message doit répertorier toutes les pièces jointes au courriel, et elles doivent être envoyées à l'adresse de courriel :

[email protected]

Les documents manuscrits et envoyés par télécopieur ne seront pas pris en considération.

Toutes les pages de la réponse, y compris les pièces jointes, doivent être au format lettre ou légal, recto-verso.

Veuillez mettre une table des matières dans le corps du courriel au cas où le personnel doit vous renseigner concernant des documents manquants. La table des matières doit répertorier le nom de votre organisation, le nom du projet et les pièces jointes. Exemple:

ABC Society; Projet de services de soutiens pour les personnes âgées Courriel #1 de 3

1. Formulaire 2A - 1 copie au format Word 2. Formulaire 2A - 1 copie PDF des pages de signature 3. Formulaire 2B.1 - 1 copie au format Excel 4. Formulaire 2B.1 - 1 copie PDF des pages de signature 5. Liste du Conseil d'administration - 1 copie

https://form.jotform.com/61457059216255


6. La politique de l'Agence sur les conflits d'intérêts, le népotisme et les pratiques d'embauche dans un seul document - 1 copie

LES SOUMISSIONS DANS LE CADRE DE L'APPEL À PROPOSITIONS REÇUES APRÈS LA DATE LIMITE NE

SERONT PAS PRISES EN CONSIDÉRATION

Pages 42-44 article 5, changements en jaune:

5. ANNEXE A: SOUMISSION

Document Classification

Formulaires de l'appel à propositions pour la SPLI

1 copie électronique du formulaire 2A. Le formulaire 2A sera soumis en ligne à: https://form.jotform.com/61457059216255

Obligatoire

1 copie électronique de la page de signature de la déclaration du formulaire 2A, section 2.10 - PDF accepté

Obligatoire

1 copie électronique au format Excel du formulaire 2B.1 – Pas de PDF Obligatoire

1 copie électronique de la page de signature du formulaire 2B.1 - PDF

accepté

Obligatoire

1 copie électronique des modèles Autres contributions et/ou des

Lettres de partenariat

Obligatoire

1 copie électronique - Un plan de viabilité et/ou plan de retrait/réduction des activités séparé sur 1 page

Obligatoire

1 copie électronique - Un plan d'évaluation séparé sur 1 page Obligatoire

1 copie électronique - Document de politique budgétaire signé Obligatoire



1 copie électronique de la liste du conseil d'administration,

comprenant les noms des membres, leurs rôles et responsabilités

Obligatoire,

lors de la

vérification

diligente.

Veuillez noter

que la non-

soumission à

ce moment

peut affecter

le score

attribué par

l'équipe

d'examen.

1 copie électronique - Les politiques de l'agence sur les conflits

d'intérêts, le népotisme et les pratiques d'embauche ou une

déclaration explicative si l'agence ne dispose pas de telles politiques.

Obligatoire,

lors de la

vérification

diligente.

Veuillez noter

que ne pas se

soumettre à ce

moment peut

affecter votre

évaluation par

l'équipe

d'examen.

1 copie électronique - Lettre d'approbation du syndicat Obligatoire si

précisé dans

l'appel de

qualification

1 copie électronique de chaque mémoire d’entente ou autre document officiel attestant de l’entente entre l’auteur principal de la proposition et les partenaires

Le cas échéant

1 copie électronique de la lettre de soutien des clients, du voisinage et des groupes communautaires

Le cas échéant

1 copie électronique - Preuve justificative du besoin du projet Le cas échéant

1 copie électronique des pièces justificatives pour l'expérience et l'expertise de l'auteur de la proposition ou des partenaires pour réaliser le projet proposé

Le cas échéant

2014 – 2019 Stratégie des partenariats de lutte contre l'itinérance Financement désigné de la région métropolitaine de Vancouver 2016 Appel à propositions ouvert : Guide des services de soutien 06/07/2016

1

STRATÉGIE DES PARTENARIATS DE LUTTE CONTRE L'ITINÉRANCE (SPLI)

Appel à propositions pour services de soutien 2016-2019 GUIDE

06-07-2016 ________________________________________

Date limite de l'appel à propositions : midi, le 6 juillet 2016

CE GUIDE S'APPLIQUE SEULEMENT À l'Appel à propositions pour services de soutien 2016-2019

Ce guide est conçu pour aider à la préparation des propositions et des formulaires 2A et 2B.1 connexes pour les services de soutien


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Table des matières

Table des matières TABLE DES MATIÈRES .................................................................................................................... …………2 1. RÉSUMÉ DE L'APPEL À PROPOSITIONS POUR SERVICES DE SOUTIEN ................................................ 3 2. EXIGENCES DE SOUMISSION ............................................................................................................... 7 3. PROCESSUS D'ÉVALUATION ................................................................................................................ 8 4. GUIDE DES FORMULAIRES DE L'APPEL À PROPOSITIONS POUR SERVICES DE SOUTIEN .................. 16

4.1 FORMULAIRE 2A SECTION 2.1––RENSEIGNEMENTS SUR L'ORGANISATION RÉPONDANTE PRINCIPALE 16 4.2 FORMULAIRE 2A SECTION 2.2––RENSEIGNEMENTS SUR L'ORGANISATION PARTENAIRE .......... 17 4.3 FORMULAIRE 2A SECTION 2.3––APERÇU DU PROJET PROPOSÉ .................................................. 19 4.4 FORMULAIRE 2A SECTION 2.4––PROFIL DES CLIENTS DESSERVIS PAR LE RÉPONDANT .............. 20 4.5 FORMULAIRE 2A SECTION 2.5––PLAN DE TRAVAIL DU PROJET ................................................... 24 4.6 FORMULAIRE 2A SECTION 2.6––DESCRIPTION DU PROJET .......................................................... 28 4.7 FORMULAIRE 2A SECTION 2.7––PLAN D'ÉVALUATION ................................................................ 32 4.8 FORMULAIRE 2A SECTION 2.8––QUALIFICATIONS DES RÉPONDANTS ...................................... 332 4.9 FORMULAIRE 2A SECTION 2.9––PLAN DE VIABILITÉ/RETRAIT/RÉDUCTION DES ACTIVITÉS ........ 33 4.10 FORMULAIRE 2A SECTION 2.10––DÉCLARATION ......................................................................... 34 4.11 FORMULAIRE 2B.1––NOTES CONCERNANT LES NÉGOCIATIONS BUDGÉTAIRES .......................... 41

6. ANNEXE A : LISTE DE VÉRIFICATION DE SOUMISSION ...................................................................... 42 7. ANNEXE B : LISTE DES RESSOURCES AP SUPPLÉMENTAIRES ............................................................... 45


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1. SERVICES DE SOUTIEN Objectif de financement :

Mettre en œuvre le plan communautaire 2014–2019 pour la Stratégie de partenariat de lutte contre l’itinérance pour la région métropolitaine de Vancouver.

Priorités admissibles pour le plan communautaire SPLI :

Améliorer, au moyen de services personnalisés, l’autonomie des personnes et des familles sans-abri et à risque imminent de le devenir. Les personnes qui sont sans abri ou à risque imminent de le devenir ne faisant pas partie du programme Logement d'abord sont les types de clients admissibles à cette priorité.

Activités admissibles :

Placement en logement (hors du cadre de Logement d’abord), qui comprend l'identification et le placement des clients dans un logement convenable

Orientation des clients vers des solutions de soutien du revenu

Soutien préalable à l’emploi et aide à la transition vers le marché du travail

Acquisition d'aptitudes à la vie quotidienne (p. ex., établissement d'un budget, cuisine)

Soutien favorisant l'intégration sociale des clients

Réponses culturellement pertinentes pour aider les clients autochtones

Aide à la réintégration des clients dans le système d'éducation et appui en vue de leur réussite

Liaison avec les ressources appropriées et orientation des clients vers celles-ci

Prévention de la perte du logement (seulement pour les personnes et les familles à risque imminent de devenir sans-abri, comme pour tous les services de soutien)

Services répondant à des besoins urgents ou fondamentaux

Pour une liste détaillée des activités admissibles, allez à http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx

http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx



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Bénéficiaires visés par les activités :

Personnes et familles sans-abri Personnes et familles à risque imminent de devenir sans-abri Pour plus de détails, veuillez aller à http://www.metrovancouver.org/services/regional-

planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx

Période admissible pour la mise en œuvre du projet :

1er octobre 2016 - 31 mars 2019

Fonds maximum disponibles :

octobre 2016 - mars 2017 : environ 428 000,00 $ avril 2017 - mars 2018 : environ 856 000,00 $ avril 2018 - mars 2019 : environ 856 000,00 $ L'entité communautaire peut modifier les montants ou les pourcentages alloués de l'Appel à propositions et/ou du Plan communautaire ou y ajouter à tout moment.

Organisations admissibles :

Particuliers; Organisations à but non lucratif; Organisations à but lucratif;* Municipalités; Organisations autochtones; Établissements de santé publique et d’enseignement; et Gouvernements provinciaux et territoriaux ainsi que leurs entités, y compris les

établissements, agences et sociétés de la Couronne. *Sous réserve de certaines conditions. Voir la section 3.2 des Conditions générales de la SPLI. http://www.esdc.gc.ca/eng/communities/homelessness/funding/terms.shtml



http://www.esdc.gc.ca/eng/communities/homelessness/funding/terms.shtml


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Soumissions conjointes

Les soumissions conjointes, les partenariats et les coalitions sont encouragés, mais pas obligatoires. Toutefois, si le financement est accordé, une seule des parties doit assumer la responsabilité de la relation contractuelle avec l’EC SPLI, tel que stipulé dans l’accord de contribution. Cet arrangement doit être précisé dans le Formulaire de proposition et documenté par des lettres de partenariat selon le modèle fourni dans l'Annexe B du présent Guide.

Date limite de l'appel à propositions :

6 juillet 2016 12h00 (Voir ci-dessous pour les exigences de soumission)

Autres renseignements:

Guide de l'appel de qualification 2016-2019 Guide général I Guide de l'appel à propositions SPLI 2016 Guide général II de l'appel à propositions SPLI Séances d'information, et

http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx.

Tous les documents de l'appel de qualification et de l'appel à propositions pour 2016 sont disponibles en téléchargement à l'adresse : http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx

SÉANCES D'INFORMATION POUR L'APPEL À PROPOSITIONS (PAR CATÉGORIE DE FINANCEMENT) FORTEMENT RECOMMANDÉ.

INSCRIPTION OBLIGATOIRE d'ici le 30 mai 2016 à 12h00





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Des séances d’information pour chaque catégorie de proposition seront offertes du 1er au 8 juin 2016. Il est fortement recommandé aux répondants éventuels d'assister à la séance d'information portant sur leur ou leurs catégories de financement particulières. Inscription obligatoire d'ici le 30 mai 2016 à 12h00. Pour vous inscrire, envoyez un courriel à [email protected] avec « Inscription à la séance d’information sur l’appel à propositions pour la SPLI » dans la ligne d'objet, en précisant le ou les secteurs qui vous intéresse(nt), votre nom, votre organisation et le nombre de personnes qui y participeront. La liste complète des dates et des catégories de proposition se trouve sur le site http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx

Veuillez noter : Pour l'approche Logement d'abord et non Logement d'abord, nous vous offrons plusieurs dates et heures, mais chaque session est la même. L'inscription et la présence sont requises uniquement pour une seule session.

Catégorie de proposition

Date et heure de la séance d'information

Projets d'investissement

Mercredi 1er juin 2016 - 09h00-11h30

Approche Logement d'abord

Mercredi 1er juin 2016 - 13h00-16h00 Jeudi 2 juin 2016 - 09h00-12h00 Mardi 7 juin 2016 - 13h00-16h00

Approche non Logement d'abord

Jeudi 2 juin 2016 - 13h00-16h00 Mardi 7 juin 2016 - 09h00-12h00 Mercredi 8 juin 2016 - 13h00-16h00

Initiatives régionales Mercredi 8 juin 2016 - 09h00-11h30

mailto:[email protected]




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2. EXIGENCES DE SOUMISSION

Tous les documents doivent être soumis par voie électronique et doivent être reçus à l'adresse de courriel spécifiée ci-dessous au plus tard le 6 juillet 2016 à 12h00.

Les soumissions doivent être présentées sur les formulaires 2A et 2B.1 de l'appel à propositions, fournis sur le site :http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx.

Une copie électronique avec des signatures électroniques/numériques sur les formulaires 2A et 2B.1, ainsi que les documents obligatoires, doivent être reçus conformément aux instructions fournies dans ce guide, spécifiquement dans « 5. ANNEXE A ». Veuillez noter que le formulaire 2A doit être soumis au format Word et le formulaire 2B.1 doit être soumis au format Excel. Veuillez scanner et soumettre les pages de signature seulement au format PDF.

Limite de 10 Mo par courriel. Si vous devez soumettre plus d'un courriel, veuillez noter dans le corps du courriel qu'il s'agit du courriel 1 de 3, 2 de 3, etc. Vous devez utiliser la ligne d'objet ci-dessous dans chaque courriel pour recevoir un accusé de réception.

Toutes les soumissions envoyées par courrier électronique doivent indiquer dans la ligne d'objet « Soumission AP pour services de soutien SPLI », le corps du message doit répertorier toutes les pièces jointes au courriel, et elles doivent être envoyées à l'adresse de courriel :

[email protected]

Les documents manuscrits et envoyés par télécopieur ne seront pas pris en considération.

Toutes les pages de la réponse, y compris les pièces jointes, doivent être au format lettre ou légal, recto-verso.

Veuillez mettre une table des matières dans le corps du courriel au cas où le personnel doit vous renseigner concernant des documents manquants. La table des matières doit répertorier le nom de votre organisation, le nom du projet et les pièces jointes. Exemple :

ABC Society; Projet de services de soutiens pour les personnes âgées Courriel #1 de 3

1. Formulaire 2A - 1 copie au format Word 2. Formulaire 2A - 1 copie PDF des pages de signature 3. Formulaire 2B.1 - 1 copie au format Excel 4. Formulaire 2B.1 - 1 copie PDF des pages de signature



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5. Liste du Conseil d'administration - 1 copie 6. La politique de l'Agence sur les conflits d'intérêts, le népotisme et les pratiques d'embauche dans un seul document - 1 copie

LES SOUMISSIONS DANS LE CADRE DE L'APPEL À PROPOSITIONS REÇUES APRÈS LA DATE LIMITE NE SERONT PAS PRISES EN CONSIDÉRATION

3. PROCESSUS D'ÉVALUATION Toutes les propositions reçues seront examinées uniquement par le processus concurrentiel décrit ci-dessous. Toutes les soumissions ne sont pas nécessairement acceptées. Les propositions seront examinées pour le respect des exigences de soumission. Le Conseil consultatif communautaire (CCC) examinera toutes les propositions admissibles et formulera des recommandations à l'EC SPLI à propos du financement. Pour aider à l'évaluation des réponses à l'appel à propositions, l'EC SPLI peut, à sa discrétion, mais elle n'est pas obligée de le faire, demander des éclaircissements sur une réponse, des informations supplémentaires ou des pièces justificatives de l’un quelconque ou de tous les répondants. Le personnel de l'EC SPLI effectuera une vérification diligente de toutes les propositions recommandées et prendra des décisions de financement. Tous les efforts seront faits pour veiller à ce que les répondants reçoivent une notification en temps opportun sur l'issue de la proposition soumise. L'EC SPLI rapporte toutes les décisions au Comité du logement de la région métropolitaine de Vancouver du Conseil GVRD et au Conseil consultatif communautaire SPLI. Toutes les propositions seront soumises à un processus d'examen transparent et équitable par les examinateurs du Conseil consultatif communautaire (CCC) de la SPLI concluant avec des recommandations pour la vérification diligente de l'EC SPLI, qui informera la décision de financement. Les renseignements personnels contenus dans ce formulaire sont recueillis et serviront uniquement aux fins d'administration du processus de demande de financement SPLI. Vos renseignements personnels figurant dans le présent formulaire sont recueillis et seront protégés conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. Pour plus d'informations, contactez Theresa Harding, Directrice, Stratégie des partenariats de lutte contre l'itinérance, Entité communautaire pour la région métropolitaine de Vancouver, au 604-451-6678 ou à [email protected] .

Sommaire du processus d’évaluation

tel:604-451-6678



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Calendrier complet de l'appel de qualification/appel à propositions 2016 - 2019

Activité Date(s)

Appel de qualification publié 2 mai 2016

Date limite de soumission des réponses à l'appel de qualification

16 mai 2016 midi

Notification aux répondants de la décision de l'EC SPLI concernant l'appel de qualification. Invitation à soumettre des propositions.

25 mai 2016 16h00

Date limite de soumission des propositions 6 juillet 2016 12h00

Examen des propositions par le CCC 16 août 2016

Notification aux répondants par le CCC Recommandation à l'EC SPLI en matière de vérification diligente

19 août 2016

Vérification diligente par l'EC SPLI, négociation et contrats Notification aux répondants de la décision de l'EC SPLI concernant l'appel à propositions

22 août - 29 septembre 2016

Date de début du projet 1er octobre 2016 (les projets peuvent commencer plus tard)

Toutes les propositions passeront par une 2e étape du processus de sélection et d'évaluation. En cas de réussite, la proposition passera à l'étape 3, la vérification diligente, et si elle satisfait toutes les exigences de vérification diligente, passera à l'étape 4, le contrat. Les détails spécifiques sont décrits ci-dessous. Étape 1 : Critères techniques

1. Lors de la soumission des propositions, les répondants recevront un message électronique automatique confirmant la réception de la proposition. Si le message automatique de réception n'est pas reçu lors de la soumission, il se peut que l'EC SPLI n'a pas reçu votre soumission.


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2. Le courriel de réception de la soumission n'indique en aucun cas que la proposition se qualifiera pour les étapes ultérieures (voir ci-dessus) ou qu'elle sera recommandée pour financement.

3. Le personnel de l'EC SPLI vous informera sur l'état de la soumission, par exemple, si tous les documents ont été reçus, sont complets, dans les formats requis et avant la date limite. Pour aider à l'évaluation des réponses à l'appel à propositions, l'EC SPLI peut, à sa discrétion, mais elle n'est pas obligée de le faire, demander des éclaircissements d'une réponse, des informations supplémentaires ou des pièces justificatives de tout ou tous les répondants.

4. Il est important d'inclure une table des matières dans le corps du courriel pour identifier les documents joints. 5. Le personnel de l'EC SPLI examinera la proposition en fonction des priorités, des activités et des coûts admissibles. 6. Seules les propositions complètes et admissibles peuvent avancer à l'examen par le CCC. 7. Les répondants recevront une lettre confirmant si leur proposition a progressé à l'examen par le CCC ou a été a éliminée.

Étape 2 : Examen par le Conseil Une fois la sélection terminée, les propositions sélectionnées seront examinées par le CCC. Il y a trois étapes dans le processus d'examen :

1. Réception des propositions : les propositions sont données à des examinateurs qui ont signé un accord de confidentialité, ont déclaré n’avoir aucun conflit d'intérêts et ont suivi la formation d'orientation des examinateurs EC SPLI.

2. Évaluation : les examinateurs évaluent chaque proposition admissible selon les critères qui se trouvent à http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx. Lorsque les examinateurs reçoivent des propositions, un nouveau processus d’évaluation en 3 étapes démarre. Cela comprend l'examen au niveau individuel, des classements au niveau de l'équipe, et enfin des recommandations au niveau du CCC.

Conformément à la recommandation du CCC, les répondants autochtones desservant des clients autochtones seront invités à une réunion avec le groupe d'examinateurs autochtones pour faire une présentation orale de leur proposition. Les examinateurs peuvent demander des éclaircissements et, avec leur notation sur la base des critères répertoriés dans http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx, les membres de l'équipe d'examen autochtone formuleront des recommandations à l'égard des décisions finales du CCC.

3. Recommandation pour la vérification diligente : après que les examinateurs au niveau de l'équipe ont classé leurs séries de propositions, le CCC fait sa recommandation à l'EC SPLI quant aux propositions qui peuvent avancer à la vérification diligente, quelles propositions sont placées en liste « B » et avanceront sous réserve de disponibilité des fonds SPLI après la vérification diligente, et quelles propositions ne sont pas recommandées pour avancer à la vérification diligente. Tous les répondants recevront une notification de l'EC SPLI sur l'état de leur proposition.




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Étape 3 : Vérification diligente et recommandation de l'EC SPLI pour avancer à la signature du contrat

1. Toutes les propositions recommandées par le CCC passent ensuite à la vérification diligente par l'EC SPLI. 2. Lors de la vérification diligente, le personnel de l'EC SPLI contactera le répondant, les autres bailleurs de fonds et partenaires pour

confirmer le contenu de la proposition, posera des questions pour s'assurer que les risques sont évalués et que l'EC SPLI dispose d'informations suffisantes pour passer à l'étape contractuelle.

3. Les propositions qui passent la phase de vérification diligente feront l’objet d’une notification écrite par l'EC SPLI. 4. Les répondants qui ne passent pas la phase de vérification diligente seront avisés par écrit et seront invités à un compte-rendu en

personne avec le personnel de l'EC SPLI. Le compte-rendu portera spécifiquement sur la proposition et n'impliquera que les personnes directement impliquées dans la proposition (p. ex. le répondant ou le partenaire principal).

Étape 4 : Négociation budgétaire et signature du contrat

1. Le personnel de l'EC SPLI négociera un budget et les conditions contractuelles finales avec les répondants choisis. 2. Toutes les négociations sont sujettes à l'approbation de l'EC SPLI. 3. Les répondants choisis recevront une lettre de l'EC SPLI confirmant leur budget approuvé. 4. Une fois le contrat signé, le chef de projet organisera un contrôle initial pour examiner le contrat et répondre aux questions.

a. Conformément à la politique SPLI, tous les projets doivent être soumis à minimum un contrôle financier et un contrôle d'activité par exercice.

b. Un chef de projet organisera les contrôles à l'avance selon une date et un lieu mutuellement convenus. Étape 5 :Compte-rendu pour les répondants non choisis

1. Les répondants qui sont éliminés, non recommandés, recommandés, mais classés sur la liste B, ou qui échouent à la vérification diligente, auront l'occasion d'un compte-rendu en personne à une date ultérieure avec le personnel de l'EC SPLI.

2. Le compte-rendu porte spécifiquement sur la proposition et implique uniquement les personnes directement impliquées dans la proposition (p. ex. le répondant ou le partenaire principal).

3. Il n'y a pas de processus officiel d'appel des décisions de l'EC SPLI, avec les deux exceptions suivantes : a. Si un répondant pense qu'il existe un conflit d'intérêts avec l'un des examinateurs, ou b. Si un répondant pense qu'il y a eu une violation de la confidentialité dans le processus d'examen.


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Dans les deux cas, la charge de la preuve incombe au répondant. Les appels doivent être soumis directement auprès de l'EC SPLI.

Considérations supplémentaires Région géographique admissible : Le projet doit avoir lieu dans la région métropolitaine de Vancouver dans les municipalités et les districts indiqués sur la carte ci-dessous.


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Populations particulières desservies : Autochtones : La préférence sera accordée aux organisations autochtones pour réaliser des projets, si possible, dans les cas où les objectifs et les activités d'un projet ciblent spécifiquement les personnes et les familles autochtones sans abri ou à risque imminent de le devenir.


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Francophone : La préférence sera accordée aux organisations francophones pour réaliser des projets, si possible, dans les cas où les objectifs et les activités d'un projet ciblent les personnes et les familles francophones sans abri ou qui sont à risque imminent de le devenir. Les organisations qui fournissent des services aux deux langues officielles sont encouragées à déposer une demande et montrer la façon dont elles envisagent de fournir des services, au niveau régional, aux deux communautés linguistiques officielles. Conformément à la directive 16 de la SPLI, les communautés minoritaires de langue officielle (CMLO), des services peuvent être offerts aux personnes et familles francophones sans abri ou qui sont à un risque imminent d’être sans abri des programmes financés par la SPLI qui servent des clients de l’une ou l’autre des langues officielles ou exclusivement francophones. (http://www.esdc.gc.ca/eng/communities/homelessness/funding/directives.shtml). Les répondants qui servent principalement les clients de langue anglaise sont encouragés à considérer leur capacité à servir les clients des deux langues officielles.

Élimination

1. Ce n'est pas une liste exhaustive et l'EC SPLI se réserve le droit de consulter Service Canada sur d'autres scénarios d'élimination

possibles.

2. Répondant pas invité à l'appel à propositions - seuls ceux invités à soumettre une proposition seront pris en considération. 3. Proposition soumise tardivement. Les soumissions tardives ne seront pas acceptées.

a. Y compris, le cas échéant : présentation tardive liée à des difficultés techniques, mais le personnel de l'EC SPLI n'a pas été contacté avant la date limite de soumission pour discuter des difficultés techniques.

b. En cas de difficultés techniques, contactez le personnel à [email protected] avant la date limite de proposition. c. Le personnel ne pourra pas répondre aux questions techniques après 11h00 le 6 juillet 2016.

Commentaires sur le processus de l'appel de qualification et de l'appel à propositions

http://www.esdc.gc.ca/eng/communities/homelessness/funding/directives.shtml



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Les répondants peuvent contacter le président du CCC en cas de préoccupations concernant l'administration du processus de l'appel de qualification et de l'appel à propositions à l'adresse : [email protected].

Séances d'information :

La séance d'information est divisée en 2 parties :

1. Un aperçu des conditions générales de la SPLI, et les rôles et les responsabilités de Service Canada, de l'EC et du CCC. 2. La proposition de services de soutien sera discutée en soulignant les domaines clés sur le formulaire et en répondant à des questions

spécifiques aux propositions de services de soutien. Les répondants qui ont l'intention de soumettre plus d'un type de proposition doivent s'assurer que le personnel approprié assiste

à la séance d'information pertinente à chaque type de proposition, et que les responsables des informations critiques y assistent également, par exemple, le responsable des finances pour le formulaire budgétaire 2B.1 et le gestionnaire de programme pour le formulaire 2A.



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4. GUIDE DES FORMULAIRES DE L'APPEL À PROPOSITIONS POUR SERVICES DE SOUTIEN

Le formulaire 2A comporte 11 parties (notez que toutes ces parties peuvent ne pas s'appliquer à votre proposition). Chaque section où vous pouvez saisir des notes a une limite de caractères sur le formulaire. Si vous manquez d'espace, vous avez atteint la limite de caractères, donc soyez concis dans vos réponses :

1. Section 2.1 Renseignements sur l'organisation répondante principale 2. Section 2.2 : Renseignements sur l'organisation partenaire (le cas échéant) 3. Section 2.3 : Aperçu du projet proposé 4. Section 2.4 : Profil des clients desservis par le répondant 5. Section 2.5 : Plan de travail du projet 6. Section 2.6 : Description du projet 7. Section 2.7 : Plan d'évaluation 8. Section 2.8 : Qualifications des répondants 9. Section 2.9 : Plan de viabilité/retrait/réduction des activités 10. Section 2.10 : Déclaration 11. Formulaire 2B.1 : Notes concernant les négociations budgétaires

Formulaire 2A Section 2.1 – RENSEIGNEMENTS SUR L'ORGANISATION RÉPONDANTE PRINCIPALE

Cette section recueille les informations de base sur l'organisation. Les informations présentées ici doivent être identiques à celles présentées dans le formulaire 2A de l'appel de qualification.


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Élément Explication/but

Type d'organisation Indiquer si le répondant principal est une organisation à but non lucratif, un particulier, une administration municipale, une entreprise à but lucratif, une organisation ou un institut de recherche, un établissement de santé publique et d’enseignement, un conseil de bande/tribal ou une autre organisation autochtone.

Dénomination sociale et nom courant

Saisissez la dénomination sociale de l'organisation qui sera le titulaire du contrat avec l'EC-SPLI (GVRD). Elle peut être différente du nom courant sous lequel l'organisation est connue. Par exemple, GVRD est la dénomination sociale et Région métropolitaine de Vancouver est le nom courant. Si l'organisation a légalement changé son nom depuis l'appel de qualification, veuillez soumettre les pièces justificatives et le noter dans le corps du courriel de soumission.

Adresse postale

Saisissez l'adresse postale complète, y compris le numéro d'appartement et d'étage du répondant (organisation principale, le cas échéant). Cette adresse sera utilisée pour l'envoi de correspondance EC-SPLI concernant le projet proposé.

Coordonnées du projet Indiquez le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, la fonction et l'adresse électronique du contact principal pour cette proposition. Vous avez un espace supplémentaire sur le formulaire 2A pour indiquer un contact supplémentaire. Ceci est vivement recommandé. Si les coordonnées du projet ont changé depuis l'appel de qualification, veuillez les mettre à jour et l'indiquer dans le corps du courriel de soumission de la proposition.

Formulaire 2A Section 2.2 – RENSEIGNEMENTS SUR L'ORGANISATION PARTENAIRE

Cette section résume les partenaires d'exécution du projet et leurs rôles respectifs dans le projet. Cette section doit être documentée par les modèles Autres contributions / Lettres de partenariat (http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx) pour chaque partenaire répertorié dans cette section. (Si vous n’avez pas assez d’espace, fournissez une feuille supplémentaire avec les mêmes informations, documentée par les modèles Autres contributions / Lettres de partenariat).





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Type d'organisation partenaire Indiquer si le partenaire est une organisation sans but lucratif, un particulier, une administration municipale, une entreprise à but lucratif, une organisation ou un institut de recherche, un établissement de santé publique et d’enseignement, un conseil de bande/tribal ou une autre organisation autochtone. Si plus d'un type est applicable, sélectionnez celui qui est le plus pertinent à l'activité proposée pour le financement dans le cadre de la SPLI et détaillez davantage les qualifications du répondant à la section 2.8. Si vous avez plus d'un partenaire, veuillez joindre les pièces justificatives à votre soumission qui répliquent cette section du formulaire 2A et notez-le dans votre table des matières et dans le corps de votre courriel de soumission. Comme indiqué ci-dessus, veuillez donner plus de détails sur ces partenariats supplémentaires dans les qualifications des répondants à la section 2.8.

Dénomination sociale et nom courant

Saisissez la dénomination sociale de l'organisation partenaire. Elle peut être différente du nom courant sous lequel l'organisation est connue. Par exemple, GVRD est la dénomination sociale et Région métropolitaine de Vancouver est le nom courant. Si vous avez plus d'un partenaire, veuillez joindre les pièces justificatives à votre soumission qui répliquent cette section du formulaire 2A et notez-le dans votre table des matières et dans le corps de votre courriel de soumission.

Coordonnées du projet Indiquez le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, la fonction et l'adresse électronique du contact principal du partenaire pour cette proposition. Vous avez un espace supplémentaire sur le formulaire 2A pour indiquer un contact supplémentaire. Ceci est vivement recommandé. Si votre proposition est recommandée pour une vérification diligente, cette information est nécessaire aux fins de suivi. Si vous avez plus d'un partenaire, veuillez joindre les pièces justificatives à votre soumission qui répliquent cette section du formulaire 2A et notez-le dans votre table des matières et dans le corps de votre courriel de soumission.


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Formulaire 2A Section 2.3 APERÇU DU PROJET PROPOSÉ

Cette section regroupe des informations générales sur les activités proposées pour les fonds SPLI.


Nom du projet Saisissez le nom spécifique du projet proposé pour les fonds SPLI. Il est utilisé comme identifiant reliant ce projet à votre organisation aux fins d'organisation de l'EC SPLI. Ceci est utile quand une organisation a proposé plus d'un projet.

Description générale C'est l’endroit où vous donnez un bref aperçu de votre projet, y compris les activités proposées et les populations desservies. Exemple : Détails insuffisants : Le projet financera les salaires du personnel pour soutenir le programme. Bien détaillé : Le projet financera les salaires du personnel qui fournira de l'assistance et des interventions directes aux jeunes entre les âges de 13-19 ans qui sont sans abri dans la zone des trois villes de la région métropolitaine de Vancouver. Il s'agira notamment de services de placement en logement et de services de formation professionnelle pour renforcer l'intégration économique et permettre aux clients de trouver et conserver un logement.


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Date de début prévue Indiquez la date de début de la partie financée par la SPLI de votre projet seulement. La partie financée par la SPLI ne peut pas commencer à une date antérieure au 1er octobre 2016. Format AAAA-MM-JJ.

Veuillez noter que le financement ne sera pas fourni pour les coûts rétroactifs. Le financement sera accordé uniquement pour les frais engagés après qu'un accord de contribution a été signé entre le GVRD et l'auteur de la proposition.

Date de fin prévue Indiquez la date de fin uniquement pour la partie du projet financée par la SPLI. La partie financée par la SPLI ne peut pas finir à une date postérieure au 31 mars 2019. Format AAAA-MM-JJ.

Zones d'activités du projet

Le projet financé dans le cadre de l'appel à propositions Error! Reference ource not found.doit avoir lieu au sein de collectivités admissibles dans la région métropolitaine de Vancouver, tel que mentionné à la page 13. Veuillez choisir la ville ou les villes que votre projet desservira. Si votre zone n'est pas spécifique à une seule région, choisissez « Toute la région métropolitaine de Vancouver. » La zone principale est l'emplacement principal de service pour votre projet; la zone secondaire est un centre de service supplémentaire. Cet emplacement secondaire doit s'aligner sur votre projet de budget (formulaire 2B.1). S'il n'y a pas de zone secondaire de service, veuillez choisir Non applicable dans le menu déroulant.

Formulaire 2A Section 2.4 PROFIL DES CLIENTS DESSERVIS PAR LE RÉPONDANT


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Cette section rassemble des informations sur les populations de clients admissibles à la SPLI et desservies par votre projet. Pour les projets services de soutien, elle inclut les clients sans-abri ou qui sont à risque imminent à devenir sans-abri. Veuillez consulter le Guide général II de l'appel à propositions pour la SPLI 2016Error! Reference source not found., disponible à : http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx pour une description détaillée des types de clients admissibles à la SPLI qui peuvent être desservis. Cette section vise à détailler la description générale de votre projet figurant dans la section 2.3 du formulaire 2A.


État de logement du client

Sélectionnez l'état de logement du ou des types de clients admissibles à la SPLI qui seront desservis par votre projet. Ceci est pour vous assurer que vous servez la population admissible liée au projet que vous proposez.

Sexe Sélectionnez le type ou les types de clients appropriés qui seront desservis par votre projet, selon le sexe du client. (Cette information doit être fournie par le client lui-même).

Âges Sélectionnez-la ou les tranches d'âge appropriées pour les clients que vous souhaitez servir avec votre projet.



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1a. Lequel des sous-ensembles de clients suivants votre projet envisage-t-il de servir (cochez toutes les cases qui s'appliquent) : autochtones, communauté minoritaire de langue officielle, femmes, jeunes en transition vers l'âge adulte, personnes âgées (65 ans et plus), anciens combattants, population générale sans-abri, autres?

La SPLI et le CCC ont identifié les sous-populations prioritaires, mais reconnaissent qu’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des profils des clients sans-abri ; en tant que tel, vous pouvez choisir « autres », où vous pouvez indiquer la sous-population. Si le projet bénéficie à l'un des sous-ensembles de clients répertoriés, veuillez cocher toutes les cases applicables puis passez aux questions 1b, 1c et 1d.

1b. Décrire les besoins identifiés du sous-ensemble spécifique de clients marqué dans 1a et la manière dont le projet proposé répond à ces besoins. Fournissez une explication et des détails précisant si des

Décrivez les besoins de ces sous-populations et comment vous avez identifié ces besoins. Si possible, veuillez vous référer à toute consultation, recherche, etc. associée au besoin de la sous-population. Si plusieurs sous-populations sont choisies, répertoriez chaque sous-population en gras, puis indiquez ses besoins en fonction des informations dont vous disposez à propos de la sous-population. Cela permet aux examinateurs d'évaluer quelles sont les considérations que vous avez prises en compte dans la proposition visant à servir ces sous-populations. Expliquez tout plan éventuel de consultations avec cette communauté dans le cadre du plan de travail de votre projet. Veuillez fournir une explication pour chaque sous-population. Par exemple, si le projet est


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consultations auront lieu avec les représentants de cette communauté.

destiné à des clients autochtones, écrivez « Autochtones » en gras, suivi par votre explication. Pour la sous-population suivante, appliquez la même méthode : « Personne âgée » puis l'explication, etc. Il est ainsi clair pour les examinateurs quelle sous-population votre projet a l'intention de servir et toute consultation avec ces communautés de sous-population. Le CCC est déterminé à s’assurer que des sous-populations particulières peuvent être servies par des projets financés par la SPLI.

1c. Fournissez une explication précisant si des consultations auront lieu avec les représentants de cette ou ces communautés.

Expliquez tout plan éventuel de consultations avec cette communauté dans le cadre du plan de travail de votre projet. Veuillez fournir une explication pour chaque sous-population selon les instructions de la question 1b.

1d. Donnez les preuves de la capacité de votre organisation ou de votre partenaire à répondre aux besoins particuliers de vos sous-populations identifiées.

Donnez les preuves de la capacité de votre organisation ou de votre partenaire à répondre aux besoins uniques de ces clients. Suivez la même procédure décrite à 1b dans le format de votre réponse. Ceci permet d'évaluer votre capacité ou la capacité de votre partenaire à offrir des services à ces sous-populations.


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Formulaire 2A Section 2.5 PLAN DE TRAVAIL DU PROJET

Remarque : Toutes les organisations qui recevront des fonds de la SPLI devront utiliser le Système d’information sur les personnes et les familles sans-abri (http://hifis.hrsdc.gc.ca/index-eng.shtml) pour faire rapport des indicateurs répertoriés dans cette section. Remarque : dans le formulaire 2B.1 vous pouvez proposer un membre du personnel dédié au SIPFSA dans coûts directs du projet,ainsi que prendre en compte le temps pour la mise en place et la formation au SIPFSA.


Description des objectifs du projet

C'est « ce que » vous essayez d'atteindre avec votre projet. Présentez brièvement les objectifs du projet. Cela aide les examinateurs à déterminer si les objectifs du projet s'alignent sur le reste du plan de travail et sur les autres parties de la proposition.

Groupes d'activités SPLI C'est « comment » vous allez atteindre vos résultats. Sélectionnez les cases des activités admissibles proposées pour des fonds de la SPLI en fonction du type de votre proposition. N'incluez pas d'activités qui sont payées à 100% par d'autres sources de financement. (Voir les Conditions générales de la SPLI pour les plafonds de cumul). Tous les projets doivent suivre les résultats, donc cette activité est cochée automatiquement pour vous. En outre, tous les projets doivent admettre des clients, donc cette activité est aussi cochée automatiquement pour vous.

http://hifis.hrsdc.gc.ca/index-eng.shtml


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Actions par groupe d'activités

À l'exception de l'admission des clients où les exigences du SIPFSA sont cochées pour vous (admission complète dans les 30 jours) et le suivi des clients, qui est également présélectionné pour vous, vous avez la possibilité de choisir parmi les actions admissibles par groupe d'activités. Choisissez seulement les actions qui s’alignent avec le reste de votre proposition et avec le budget.

Veuillez noter : L'activité de prévention de perte de logement comprend : o paiement unique des frais de location en cas d’urgence, médiation entre le propriétaire et

le locataire en cas de risque imminent seulement, paiement des services publics o dépôt pour les services publics, o aide forfaitaire unique pour le paiement de loyers en souffrance, o intervention directe entre le propriétaire et le locataire, o information des locataires sur leurs droits et responsabilités, o services de gestion financière pour aider les gens à conserver leur logement et réduire

leurs dettes, o services de soutien pour résoudre les problèmes liés à l'accumulation d’objets

Rôle(s) responsable(s) de l'exécution de l'action

Saisissez le type de rôle(s) et les droits connexes liés à vos actions. Il s'agit de qui est responsable des tâches spécifiques pour atteindre les objectifs et les résultats de votre projet. Les rôles de l'équipe (même si le personnel n'est pas encore employé) seront examinés afin de déterminer si vous proposez le bon rôle/les bonnes qualifications pour la bonne tâche. Si vous êtes recommandé pour la vérification diligente, des preuves supplémentaires peuvent être nécessaires pour justifier des références réelles du personnel. Cette section devrait s’aligner avec la section 2.6.


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Détails des résultats C'est la section « pourquoi » de votre projet. Il s'agit des résultats découlant directement des activités et pouvant être mesurés pendant la période du contrat (résultats à court terme). Les détails des résultats répertoriés sont nécessaires pour votre type de projet en fonction des activités choisies ; en tant que tel, vous devez remplir le chiffre seulement. Par exemple, si vous choisissez l'activité « Prévention de la perte du logement », veuillez remplir les chiffres associés dans la colonne suivante sous la rubrique du même nom, « Prévention de la perte du logement ».

Principaux indicateurs des résultats

C'est la section « comment savoir » de votre plan de travail. C'est la façon dont vous mesurez les résultats de vos activités. Souvent, ils sont exprimés en % ou en nombre de. C'est comment vous savez que vous atteignez vos résultats. Les indicateurs mesurent si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre les résultats globaux de votre projet. Ceux-ci sont saisis pour vous, donc vous n’avez pas besoin de saisir d’informations dans cette colonne.


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Calendrier Saisissez les dates de début et de fin des activités sur une base trimestrielle, même pour les activités en cours. Il s'agit d'un double contrôle pour vous et les examinateurs. Ceci permet de vérifier que toutes les activités se déroulent dans les délais admissibles de la SPLI et agit comme un contrôle de votre section des dépendances permettant aux examinateurs de voir si vous avez répondu aux « hypothèses » dans votre calendrier pour atteindre les résultats du projet. Il est recommandé que, dans le mois suivant le démarrage du projet, vous preniez en compte le temps nécessaire pour installer et mettre en place le SIPFSA, ainsi que le temps nécessaire pour embaucher et former le personnel. Dans votre calendrier, envisagez également la nécessité continue de saisie de données (voir la note ci-dessus : prise en compte de la ligne budgétaire). Exemple d'activité continue : Évaluation et admission des clients Calendrier : Du 1er octobre 2016 jusqu'à mars 2018, employé d'admission spécifiquement disponible 3 X par semaine pour les admissions de clients.

Dépendances et atténuation des risques (facteurs affectant les résultats)

Il s'agit des plans de secours hypothétiques pour assurer que votre projet reste sur la bonne voie. Saisissez tous les éléments ou les circonstances qui peuvent influer sur les activités et les calendriers connexes proposés et comment vous proposez d'atténuer les risques. Il peut s'agir du roulement du personnel, des problèmes de partenariat, de la perte de relation avec un propriétaire affectant le nombre d'unités disponibles pour vos clients, etc.


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Formulaire 2A Section 2.7 – DESCRIPTION DU PROJET

Cette section donne au répondant l'occasion de détailler le Plan de travail.

Élément Explication/but Veuillez décrire les objectifs (ou les effets) à long terme des activités du

projet. Ce sont les objectifs qui surviennent après la fin de votre contrat SPLI. À long terme, ce sont des changements mesurables pour les personnes, les groupes ou les conditions de la communauté au fil du temps. Ceux-ci devraient aussi être mesurables et spécifiquement liés au plan de travail de votre projet. Gardez à l'esprit que les objectifs à plus long terme peuvent être affectés par de multiples facteurs et ne sont pas aussi directs que de passer des objectifs à court terme aux objectifs à long terme. Il est important que vous soyez en mesure d’exprimer et de comprendre comment votre projet peut conduire directement aux objectifs à long terme que vous proposez. (Voir également la section des risques et des facteurs d’atténuation du plan de travail).

Quels sont les besoins ou les lacunes dans la région métropolitaine de Vancouver que ce projet vise à combler ? (Faites référence à des données ou recherches existantes. Des documents justificatifs peuvent également être joints à la proposition.)

Décrivez le besoin que ce projet cherche à combler. Ceci est spécifique à la façon dont votre projet répondra aux besoins de la communauté au niveau régional en fonction des priorités de la SPLI. http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx Faites référence à toute information spécifique à la région métropolitaine de Vancouver ou à une sous-région du projet et fournissez toute preuve empirique du besoin ou de la lacune. Plus la recherche ou la preuve est objective et prévalente, plus la proposition sera solide. Les bibliothèques recommandées comprennent celles du Homeless Hub et de la Commission de la santé mentale du Canada. Il n'est pas nécessaire de joindre des documents de




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recherche complets, mais plutôt de faire référence à, et citer les sections pertinentes et/ou de fournir un lien vers les sections pertinentes si vous manquez d'espace. Ceci est différent de la section 2.4 en ce que vous fournissez le besoin global du projet dans la communauté, pas simplement l'analyse des besoins d'après les profils des clients. Cependant, les besoins identifiés dans la section 2.4 peuvent vous aider dans votre réponse ici.

Comment votre projet proposé permettra-t-il de répondre efficacement à ces besoins/de combler ces lacunes dans les communautés susmentionnées?

En faisant référence aux besoins/lacunes identifiés ci-dessus, expliquez comment le projet proposé permettra de répondre efficacement aux besoins / de combler efficacement les lacunes. Dans la mesure du possible, fournissez des preuves (p. ex. recherche empirique, succès de projets antérieurs pour combler des lacunes/répondre à des besoins semblables).


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Comment votre organisation a-t-elle impliqué des personnes ayant une

expérience vécue, des clients, quartiers, groupes communautaires et

autres parties prenantes dans la planification et l'élaboration de ce

projet?

Veuillez décrire les mesures passées ou prévues liées au projet proposé impliquant des groupes de clients concernés ou d'autres parties prenantes.

Comment votre projet s'aligne-t-il sur le mandat ou les programmes de

votre organisation et/ou de vos partenaires?

Il s'agit de voir si le projet s'adaptera globalement dans votre organisation ou comment vos partenaires peuvent vous aider à combler les lacunes.


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Décrivez le plan et les mesures pour évaluer le rendement de votre

projet, en vous référant au plan de travail et au calendrier.

Il s'agit d'un bref aperçu de votre plan d'évaluation, voir section 2.7 pour la liste de vérification expliquant l'évaluation et http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx Indiquez comment votre projet sera évalué en vous référant aux étapes du plan de travail et au calendrier. Quand votre projet sera-t-il évalué ? Comment sera-t-il évalué ? Qui en effectuera l’évaluation ?





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Formulaire 2A Section 2.7 PLAN D'ÉVALUATION

Cette section cherche à comprendre comment vous allez évaluer comment votre projet serve à faire une différence pour vos clients et évaluer dans l’ensemble comment vous saurez que vos interventions ont un impact sur vos clients. L'évaluation vous permet d'évaluer si votre projet fonctionne de la façon désirée et où faire des ajustements si nécessaire. Pour de plus amples informations, veuillez consulter http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx. Cette liste de vérification n'est pas exhaustive, mais peut être utilisée pour vous aider à réfléchir sur votre plan d'évaluation.

Formulaire 2A Section 2.8 QUALIFICATIONS DES RÉPONDANTS

Cette section rassemble des informations pour évaluer la capacité du répondant et de ses partenaires (le cas échéant) à offrir avec succès les activités proposées.


Décrivez l'expérience et

l'expertise de votre

organisation et/ou de vos

partenaires dans la mise

en œuvre ou le

développement de votre

type de projet

localement.

Fournissez des preuves de l'expérience et de l'expertise de l'auteur de la proposition et du ou des partenaires.



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Formulaire 2A Section 2.9 PLAN DE VIABILITÉ/RETRAIT/RÉDUCTION DES ACTIVITÉS

Veuillez joindre jusqu’à une page du plan de viabilité/retrait/réduction des activités. Veuillez consulter http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx. Le plan de viabilité comporte les éléments suivants et est considéré comme un document évolutif à surveiller tout au long du cycle de vie du projet :

1. Capacité de l'organisation

Veuillez décrire en quoi votre organisation et, le cas échéant, les partenaires dans votre proposition, sont qualifiés pour mettre en œuvre le projet et atteindre ses objectifs dans les délais proposés.

Décrivez les forces de l'organisation parraine qui en font un candidat solide pour recevoir un soutien financier aux fins du projet. Faites référence aux documents pertinents, tels que le ou les mandats, la ou les missions et les objectifs de l'organisation. Expliquez toute lacune dans les qualifications ou la capacité à atteindre les objectifs du projet avec succès et dans les délais, et votre stratégie pour combler ces lacunes. Si vous proposez un partenariat, veuillez utiliser le modèle de lettre de partenariat.



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Quels partenariats sont en place et quels partenaires supplémentaires sont nécessaires pour soutenir le projet ?

Quelles sources confirmées de financement sont en place ? Quel financement supplémentaire doit être mis en place ? Comment ce financement sera confirmé ? Quand ?

2. Niveau de services

Le plan essaie-t-il de garder le même niveau de service que celui proposé dans le calendrier de la SPLI ? Si non, quel niveau de service sera maintenu ?

Comment une réduction du service affectera l’organisation ? Les clients ? La communauté ?

Si les services ne peuvent pas être maintenus au niveau actuel ou réduits, une stratégie de retrait est nécessaire (voir ci-dessous).

3. Calendriers

Des calendriers spécifiques doivent être inclus avec toutes les activités incluses dans votre plan de viabilité.

En plus de ce qui précède, le plan doit expliquer :

Qui pourrait être responsable de certaines actions dans le plan

Les stratégies d'atténuation des risques tout au long du plan

La façon dont les informations de réduction des activités ou de retrait seront transmises au personnel aux bailleurs de fonds, aux clients et à la communauté dans son ensemble

La façon dont les médias seront traités (voir: sections sur la viabilité des outils d'évaluation du plan de viabilité/retrait)

La façon dont les autres dollars provenant du budget maintiendront ou ne maintiendront pas le programme au même niveau, à un niveau différent ou pas du tout dans le cas d'une stratégie de retrait

Stratégie de retrait/réduction des activités (le cas échéant) Si vous proposez une stratégie de retrait/réduction des activités, les éléments suivants doivent être inclus :

Décrivez l'impact pour les clients avec une perte de service. Veuillez noter que les projets ne peuvent pas avoir une stratégie de retrait/réduction des activités qui contribue à une augmentation de l'itinérance.

Décrivez ce qu’il adviendra de l'organisation après la perte de service


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Décrivez l'impact que ce retrait peut avoir sur les investissements organisationnels ainsi que sur les investissements au niveau de la communauté, si connus (p. ex., une nouvelle lacune serait-elle créée dans les services ?)

Calendriers pour la stratégie de retrait (voir section du plan de retrait de l'outil d'évaluation du plan de viabilité/retrait)

Formulaire 2A Section 2.10 DÉCLARATION

Veuillez vous assurer que les signataires officiels attestent que la demande dans sa totalité, incluant les pièces justificatives, est exacte et complète. Les signatures numériques ou les timbres de signature sont acceptés. À ce stade, nous ne demandons pas les signatures originales. Les signatures originales seront nécessaires si votre projet est approuvé pour le contrat. Conformément à la liste de vérification de la soumission, vous pouvez soumettre des signatures au format PDF, cependant, le reste du formulaire 2A doit être soumis au format Word.

Formulaire 2B.1 NOTES CONCERNANT LES NÉGOCIATIONS BUDGÉTAIRES

COÛTS ET ACTIVITÉS ADMISSIBLES ET NON ADMISSIBLES Pour une liste détaillée des coûts admissibles, veuillez consulter le Guide I à http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx. N'oubliez pas de tenir compte des 3e périodes de paie, du salaire annuel ou des augmentations de bénéfices, des coûts annuels uniques comme les audits ou le renouvellement d'assurance ainsi que du temps nécessaire pour l'embauche et la formation du personnel, la saisie des données dans le SIPFSA et la configuration de ce dernier, etc. Alignez votre budget sur votre proposition, en particulier le plan de travail. Le maximum autorisé pour les charges sociales obligatoires de l'employeur et les prestations est de 22,5%. Toutefois, si votre organisation est syndiquée ou partiellement syndiquée permettant au personnel SPLI d'adhérer à la convention collective, veuillez fournir des documents justificatifs pour un montant supérieur à 22,5%. Les charges sociales obligatoires de l'employeur comprennent généralement EI, CPP, WCB,



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taxes et congés. Les prestations désignent généralement les prestations d'assurance maladie étendues, paiements MSP ou paiements de pension. Le formulaire 2B.1 présente les coûts TOTAUX du projet par ligne budgétaire pour l'ensemble de la période de financement de la SPLI et est divisé en exercices. La section B reflète la partie SPLI des coûts du projet, tandis que la section A se réfère à d'autres contributions. Chaque ligne nécessite une répartition détaillée et la justification de cette répartition pour que les examinateurs puissent évaluer la valeur de l'argent et la juste valeur marchande. Fournissez une description détaillée de chaque coût proposé, avec les détails du coût par unité ou les taux par unité, ainsi que le nombre d’unités par semaine/mois, avec le total pour la période du projet et la proportion facturée à la SPLI et provenant d’autres sources. Veuillez indiquer les articles assujettis à la TPS et à un remboursement de la TPS. N’incluez pas la portion TPS remboursable dans vos calculs ci-dessous, car elle n’est pas admissible. Il existe huit catégories de dépenses ou de coûts pour tous les coûts admissibles du projet, organisés en deux grandes catégories : coûts directs du projet et coûts administratifs du projet. Ceux-ci sont élaborés dans le formulaire 2B.1. Tous les coûts doivent être associés au projet proposé, faire référence aux activités connexes conformément au formulaire 2A, Section 2.5 « Plan de travail » (Coûts directs du projet uniquement) et couvrir des fonctions spécifiques au projet. Les coûts répertoriés à la section 1 « Coûts directs du projet » du formulaire 2B.1 doivent présenter le volume anticipé de participants au projet, qui doit être reflété à la section 2.5 « Plan de travail » du formulaire 2A. Incluez la base de ce chiffre dans la description du projet dans le formulaire 2A. Tous les coûts proposés doivent être basés sur le volume anticipé de clients pour la période de mise en œuvre du projet. Saisissez le coût associé selon qu'il est nécessaire pour réaliser les objectifs du projet ou pour l'administration du projet. Les rémunérations/salaires cités dans la catégorie 2A doivent inclure une portion appropriée des frais de gestion du siège social, pour la paie, les RH et les salaires du personnel administratif. Pour qu'ils soient remboursés, il faudra fournir des factures justificatives ou le grand livre du détenteur de l'entente (paie et/ou frais de déplacement, le cas échéant) ; ces documents feront l'objet d'un audit et d'une surveillance. Toutes les répartitions doivent être expliquées dans le formulaire 2B.1 dans la colonne des détails. Ces cellules s'adaptent au texte et ont un nombre de caractères illimité. Dans certains cas, la totalité des coûts (100%) sera admissible à des fonds de la SPLI ; dans d'autres cas, une partie seulement sera admissible, particulièrement en ce qui a trait à la section 2B du formulaire 2B.1 : « Services administratifs ». Calculez la proportion en fonction du reste des activités de mise en œuvre admissibles pour le projet de services de soutien de la SPLI par rapport aux autres activités. Par exemple, si


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30% d'un équivalent temps complet a été proposé, proposez 30% des coûts applicables au personnel concerné pour le financement de la SPLI. Expliquez le calcul dans la section « Détails » du formulaire 2B.1. Les colonnes de notes détaillées peuvent être agrandies pour y saisir plus de renseignements. Si vous procédez ainsi, assurez-vous d'agrandir la cellule pour que tout le contenu soit visible. Ce que vous pouvez voir à l'écran est ce qui apparaîtra sur la version imprimée plus tard à l'étape de la signature du contrat. Pour agrandir la cellule, cliquez sur la cellule numérotée en bas à gauche de la page, où les chiffres apparaissent. Une petite « croix » s’affiche alors, qui vous permet de déplacer la cellule vers le haut ou vers le bas. Les coûts de déplacement proposés doivent correspondre aux taux donnés dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, disponible sur le site http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?sid=3&lang=eng. Cela s’applique à tous les coûts de déplacement, par exemple au personnel et aux bénévoles assignés au projet, de même qu'aux spécialistes travaillant sous contrat et à ceux inclus dans la catégorie des dépenses pour honoraires professionnels. Le taux de remboursement des déplacements est soumis à variation trimestrielle. Veuillez noter que les frais de déplacement, à l'exception des péages et des billets d'autobus, sont sujets au remboursement de la TPS, donc vous devrez supprimer la portion TPS du stationnement et des kilomètres parcourus, même si vous facturez un taux d'agence au-dessous du taux de la directive de voyage. La SPLI ne couvrira pas le coût du carburant ou de l'entretien du véhicule. Section A : Le revenu devrait s'aligner sur les documents concernant les fonds de contrepartie, ou dans le cas de fonds internes, montrer l'historique de collecte de fonds pour la trésorerie interne. La seule source de trésorerie interne serait des fonds collectés spécifiquement pour votre projet SPLI ou la proportion appropriée des fonds généraux collectés par l'agence au projet SPLI proposé. Vous trouverez ci-dessous un exemple de la façon de présenter les détails des fonds de contrepartie. Notez que nous exigeons une ligne par bailleur de fonds, pour chaque élément qu'ils financent. Cela signifie qu’un seul bailleur de fonds fournissant plusieurs flux de financement sera condensé en une seule ligne, mais vous devrez fournir des détails pour chaque montant et type de financement qu'il fournit. (Voir l'exemple ci-dessous). Veuillez mettre en gras les exercices. Pour passer à la ligne suivante dans une seule cellule dans Excel, appuyez sur les touches « Alt » et « Entrée » en même temps. Veuillez noter les changements de couleur de la cellule : Sous salaires (directs et indirects), la cellule du total des charges sociales obligatoires de l'employeur et des prestations devient rouge si vous dépassez 22,5%. Encore une fois, si vous êtes syndiqué ou partiellement syndiqué, soumettez des documents pour expliquer pourquoi ceux-ci dépassent 22,5%. Si vous n'êtes pas syndiqué ou partiellement syndiqué, veuillez corriger. Au bas de la feuille, le pourcentage des frais administratifs devient rouge s'il dépasse le seuil autorisé de 15%, veuillez corriger. La cellule avec le total des fonds provenant d'autres sources sera orange si le ratio est de 1 :1 ou supérieur et rouge s’il est

http://www.njc-cnm.gc.ca/doc.php?sid=3&lang=eng


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inférieur. Cela n’affectera pas votre admissibilité, c’est plutôt à des fins de suivi par l’EC SPLI. Il en va de même pour la cellule des coûts totaux ESDC. Les fonds provenant d’autres flux SPLI, comme le flux autochtone, ne sont pas considérés comme des fonds de contrepartie en vertu des conditions générales de la SPLI. Saisissez la valeur totale de toutes les autres sources de liquidités et contributions en nature pour le projet proposé provenant de toutes les sources (internes et externes). Cela devrait être compatible avec toutes les lettres de déclaration de partenariat des partenaires de financement conformément au modèle figurant http://www.metrovancouver.org/services/regional-planning/homelessness/RFQ-RFO-2016/Pages/default.aspx à l'Annexe du présent guide et sera considéré comme la confirmation des fonds de contrepartie. La proportion 1:1 n'est pas nécessaire au niveau du projet. Cependant, les fonds de contrepartie se rapportent généralement à la viabilité du projet et les examinateurs peuvent en tenir compte lors de l'évaluation des propositions. Quel que soit le montant, les fonds de contrepartie sont également évalués pour l'alignement sur les activités du projet ou pour la façon dont ils aident le projet à atteindre les objectifs ou être maintenu. Si vous obtenez un contrat SPLI, l'EC SPLI ne peut mettre que des fonds confirmés dans votre budget. Cependant, tout au long du cycle de vie du projet, nous demandons que les propositions faisant l’objet d’un contrat fournissent des mises à jour sur tous les fonds de contrepartie, le cas échéant. L'EC SPLI fait tous les efforts lors de la vérification diligente pour communiquer avec les bailleurs de fonds et confirmer le type et le montant du financement, par conséquent, il est important de veiller à ce que vos bailleurs de fonds ou autres personnes-ressources soient disponibles pendant les périodes de vérification diligente. Exemple de la façon de détailler les fonds de contrepartie :

Total Octobre 2016 - Mars 2017

Total Avril 2017 - Mars 2018

Total Avril 2018 - Mars 2019

Total Période 2016 - 2019

Bailleur de fonds

Détails, description et commentaires

Contributions en espèces d'autres contributeurs #1

20 000,00 $ 45 000,00 $ 4 500,00 $ 69 500,00 $

Bailleur de fonds BC

Octobre 2016-Mars 2017 : subventions HOP de 5 000 $ et 15 000 $ pour le travailleur HOP calculées au prorata à la fin du premier semestre du présent contrat Avril 2017-Mars 2018 : subventions HOP




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de 10 000 $ et 35 000 $ pour le travailleur HOP Avril 2018-Mars 2019 : subventions HOP de 2 000 $ et 2 500 $ pour le travailleur HOP calculées au prorata à la fin du contrat en janvier 2019.

Contributions internes en espèces et en nature Saisissez le montant total en espèces ou la valeur totale équivalente en dollars de toutes les contributions en nature faites par votre organisation ou par d'autres contributeurs. Par exemple, si vous offrez des services gratuits de consultation pendant 20 heures, les heures de l'équipe de consultation peuvent être rapportées comme contribution en nature. Vous pourriez obtenir la valeur en dollars de la contribution en multipliant par 20 le salaire horaire d'un poste payé équivalent. Dans cet exemple, si le poste payé équivalent reçoit 50 $ par heure, la valeur en dollars de la contribution en nature serait de 1 000 $. Veuillez noter : les contributions internes en espèces sont des fonds recueillis exclusivement par le biais d’activités de collecte de fonds de l'organisation parraine et des dons privés de particuliers pour le projet proposé. Pour les contributions internes en espèces ou en nature, soumettez des documents justificatifs démontrant que les ressources internes sont directement applicables aux activités proposées pour les fonds de la SPLI (p. ex. états financiers montrant les ressources internes référencées comme contributions de contrepartie dans le formulaire 2A de l'appel de qualification). En cas de doute, n'hésitez pas à contacter le personnel de la Vancity Community Foundation responsable de la SPLI à [email protected] en indiquant « Demande AP » dans la ligne d'objet (n'écrivez pas « soumission » dans la ligne d'objet à moins que vous ne soumettiez une réponse finale et complète). Coûts directs du projet et coûts administratifs du projet

Les services qui sont requis pour le projet, mais ne sont pas liés directement à la réalisation des objectifs du projet ne peuvent être inclus dans aucune des catégories de la section 1 « Coûts directs du projet ». Ils peuvent être proposés sous une autre catégorie appropriée, à la section 2 : Coûts administratifs du projet.


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En outre, les éléments comme la formation et le développement professionnel liés à la gestion, à l'administration ou n'affectant pas directement les services assurés par le personnel pour réaliser les objectifs du projet ne peuvent pas être inclus dans la Section 1 « Coûts directs du projet ». Ils peuvent toutefois être proposés dans la catégorie 2B : Services administratifs.

Les éléments à considérer au titre des coûts directs du projet liés au SIPFSA seront ceux associés à l'équipement (si vous avez besoin de mettre à niveau l'équipement pour le SIPFSA, veuillez fournir des devis estimatifs, si possible) et à la technologie, ainsi qu'au temps de formation. Vous voudrez peut-être proposer un administrateur SIPFSA dédié sous 1A : « Salaires du personnel direct » pour la configuration initiale des clients, la configuration ou la suppression des utilisateurs SIPFSA, etc.

Coûts associés aux clients

Veuillez noter : La prévention de la perte du logement comprend :

paiement unique des frais de location en cas d’urgence, médiation entre le propriétaire et le locataire en cas de risque imminent seulement, paiement des services publics

dépôt pour les services publics,

aide forfaitaire unique pour le paiement de loyers en souffrance,

intervention directe entre le propriétaire et le locataire,

information des locataires sur leurs droits et responsabilités,

services de gestion financière pour aider les gens à conserver leur logement et réduire leurs dettes,

services de soutien pour résoudre les problèmes liés à l'accumulation d’objets

Une des annexes publiées sur le site Web de la région métropolitaine de Vancouver est un document Excel de flux de trésorerie que vous pouvez télécharger et utiliser comme outil pour votre proposition. Vous n'êtes pas obligé de soumettre ce document, mais vous devrez le faire référence si votre proposition atteint les étapes de la négociation budgétaire et de la vérification diligente. Les choses à considérer dans le flux de trésorerie sont des jalons clés et quand ils se produiront dans le cycle de vie de votre projet (par exemple, pour un projet d'investissement, le coulage du béton entre octobre 2016 et décembre 2016 exigerait probablement de prévoir un budget plus élevé pour ces mois, ou pour un projet de services de soutien, dans le 3e mois, les salaires du personnel augmenteraient à mesure que l'effectif complet serait engagé).


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En cas d'attribution d'un contrat SPLI, ce document de flux de trésorerie devient un « document vivant » et fera partie d'une demande mensuelle de remboursement qui serait mise à jour pour indiquer les tendances des dépenses et tout dérapage. Le flux de trésorerie du projet sera examiné par l'EC SPLI afin de déterminer si une modification des activités et/ou du budget est nécessaire. Tous les projets financés par la SPLI sont tenus de coopérer avec au moins un contrôle financier par exercice. Le contrôle financier est programmé entre vous et votre chef de projet pour avoir lieu en juin/juillet, ce qui laisse le temps à l'EC SPLI de prendre en considération les éventuelles modifications contractuelles en prévision de l'examen annuel des projets avec Service Canada en octobre/novembre. Tenir à jour votre flux de trésorerie et les documents de prévision facilite les activités de renvois à des règlements mensuels, les communications pour les contrôles financiers annuels et les discussions de gestion de projet en cours avec votre chef de projet. Exception : Étant donné que les contrats commencent en octobre 2016, date qui tombe au milieu d'un exercice, un contrôle financier initial sera effectué en janvier 2017 pour assurer que l'EC SPLI peut respecter l’échéance de suivi financier annuel pour cette année. Toutes les dépenses du projet seront examinées, mais aucune modification ne sera proposée à ce moment-là, car c’est trop tôt dans le cycle de vie du projet et la fin de l'exercice.

Formulaire 2B.1 Déclaration

Veuillez vous assurer que les signataires officiels garantissent que la totalité de votre proposition, incluant les pièces justificatives, est exacte et complète. Les formulaires doivent être signés dans chaque partie du formulaire qui répertorie la signature. Les signatures électroniques/numériques sont acceptées, cependant, conformément à la liste de vérification, envoyer une copie PDF des pages de signature. Le reste du formulaire de budget doit être soumis au format Excel.


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5. ANNEXE A : SOUMISSION Veuillez noter que cette liste de vérification est réservée exclusivement à l'usage des auteurs des répondants et ne doit pas être utilisée pour la soumission. Elle aide l'auteur de la proposition à s'assurer que toutes les parties pertinentes de la proposition sont remplies et lui permet de vérifier que toutes les pièces justificatives requises sont soumises. Remarque : Sauf indication contraire, tous les documents doivent être soumis par voie électronique (1 copie)


Formulaires de l'appel à propositions pour la SPLI

1 copie électronique du formulaire 2A au format Word Pas de PDF Obligatoire

1 copie électronique de la page de signature de la déclaration du formulaire 2A, section 2.10 - PDF accepté

Obligatoire

1 copie électronique au format Excel du formulaire 2B.1 – Pas de PDF

Obligatoire

1 copie électronique de la page de signature du formulaire 2B.1 - PDF accepté

Obligatoire


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1 copie électronique des modèles Autres contributions et/ou des Lettres de partenariat

Obligatoire

1 copie électronique - Un plan de viabilité et/ou plan de retrait/réduction des activités séparé sur 1 page

Obligatoire

1 copie électronique - Un plan d'évaluation séparé sur 1 page Obligatoire

1 copie électronique - Document de politique budgétaire signé Obligatoire

1 copie électronique de la liste du conseil d'administration, comprenant les noms des membres, leurs rôles et responsabilités

Obligatoire, lors de la vérification diligente. Veuillez noter que la non-soumission à ce moment peut affecter le score attribué par l'équipe d'examen.


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1 copie électronique - Les politiques de l'agence sur les conflits d'intérêts, le népotisme et les pratiques d'embauche ou une déclaration explicative si l'agence ne dispose pas de telles politiques.

Obligatoire, lors de la vérification diligente. Veuillez noter que ne pas se soumettre à ce moment peut affecter votre évaluation par l'équipe d'examen.

1 copie électronique - Lettre d'approbation du syndicat Obligatoire si précisé dans l'appel de qualification

1 copie électronique de chaque mémoire d’entente ou autre document officiel attestant de l’entente entre l’auteur principal de la proposition et les partenaires

Le cas échéant

1 copie électronique de la lettre de soutien des clients, du voisinage et des groupes communautaires

Le cas échéant

1 copie électronique - Preuve justificative du besoin du projet Le cas échéant

1 copie électronique des pièces justificatives pour l'expérience et l'expertise de l'auteur de la proposition ou des partenaires pour réaliser le projet proposé

Le cas échéant


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6. ANNEXE B : LISTE DES RESSOURCES AP SUPPLÉMENTAIRES

1. Critères d'évaluation de l'appel à propositions 2. Modèle de lettre pour les autres bailleurs de fonds 3. Modèle de lettre de partenariat 4. Liste de vérification de viabilité/retrait/réduction des activités 5. Liste de vérification du plan d'évaluation 6. Document de la politique budgétaire pour justification (à lire, signer et dater, envoyer seulement la page signée avec la soumission

électronique) 7. Modèles de documents de contrat 8. Annexe C Outil de prévision 9. Accord de fourniture des données SIPFSA (AFP) - il devra être signé lors de la signature du contrat.

Documents

2. EXIGENCES DE SOUMISSION - Metro Vancouver...MODIFICATIONS GUIDE: À PROPOSITIONS POUR SERVICES DE SOUTIEN Page 7, article 2 changements en jaune: 2. EXIGENCES DE SOUMISSION Tous