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Version coordonnée en date du 12 juillet 2005 de la circulaire de la Commission bancaire, financière et des assurances relative aux devoirs de diligence au sujet de

la clientèle et à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme [1]

Introduction

La matière de la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux a connu d’importantes évolutions depuis les circulaires du 3 mai 1999 de la Commission bancaire et financière [2] et la communication du 5 juillet 2001 de l’Office de contrôle des assurances [3] qui traitaient de cette matière. Tant sur le plan international que national, les normes et recommandations se sont renforcées et étendues également à la prévention du financement du terrorisme. En outre, sur le plan prudentiel, cette matière s’inscrit désormais plus clairement que par le passé dans la perspective plus large d’une gestion appropriée du risque légal et du risque de réputation, cette gestion appropriée requérant des devoirs de diligence au sujet de la clientèle.

Sur le plan des standards prudentiels internationaux, le Comité de Bâle sur le contrôle bancaire a publié en octobre 2001 ses recommandations en matière de « Devoir de diligence des banques au sujet de la clientèle ». Il a réitéré et précisé ces recommandations par la publication, en février 2003, du « General Guide to account opening and customer identification ». En octobre 2004, le Comité a en outre élargi le champ d’application de ses recommandations aux groupes bancaires par la publication d’un document complémentaire intitulé « Consolidated KYC Risk Management ». [4]

Dans le secteur des assurances, l’Association Internationale des Contrôleurs d’Assurance a publié en octobre 2003 ses « Principes de Base en matière d’assurance et méthodologie ». Le Principe de Base n° 28, commenté dans sa note interprétative, requiert la mise en œuvre de mesures efficaces de prévention et de détection des opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. En octobre 2004, l’Association a en outre profondément revu et amplifié son « Guidance Paper n° 5 on Anti-Money Laundering and Combating the Financing of Terrorism » [5].

Spécifiquement dans le domaine de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme, le Groupe d’Action Financière (GAFI) a complété en 2001 et en 2004 ses « quarante recommandations » de base relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux par neuf « recommandations spéciales sur le financement du terrorisme ». Le GAFI a également revu et renforcé en juin 2003 ses quarante recommandations, en tenant compte également des recommandations précitées du Comité de Bâle en matière de devoir de vigilance à l’égard des clients. Il a également défini en 2004 et mis à jour en 2005, en association avec le Fonds monétaire international et la Banque mondiale, une nouvelle « Méthodologie d’évaluation de la conformité aux 40 recommandations et aux 9 recommandations spéciales du GAFI ». [6]A l’échelon européen, le Parlement européen et le Conseil ont adopté le 4 décembre 2001 la directive 2001/97/CE modifiant la

1 Circulaire PPB 2004/8 et D. 250 du 22 novembre 2004 modifiée par la circulaire PPB 2005/5 et D. 258 du 12 juillet

2005. 2 Circulaires D1 99/3, D4/EB/99/2 et D1/WB 99/1 du 3 mai 1999, adressées, respectivement, aux établissements de

crédit, aux entreprises d’investissement et sociétés de conseil en placement, et aux bureaux de change. 3 Communication D 200 du 5 juillet 2001 aux entreprises d’assurance-vie. 4 Les documents du Comité de Bâle peuvent être consultés sur le site internet de la Banque des Règlements

Internationaux http://www.bis.org 5 Les documents de l’AICA peuvent être consultés sur son site internet http://www.iaisweb.org 6 Les documents du GAFI peuvent être consultés sur son site internet http://www.fatf-gafi.org

Politique prudentielle

2

directive 91/308/CEE du Conseil du 10 juin 1991 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux[7].

En Belgique, ces évolutions se sont notamment traduites par les modifications significatives apportées par la loi du 12 janvier 2004 [8] à la loi du 11 janvier 1993, désormais intitulée « loi relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme » (ci-après, « la loi »).

L’article 21bis de la loi modifiée confie en outre, notamment, à la Commission bancaire, financière et des assurances la responsabilité de fixer par la voie de règlement à l’attention des entreprises qu’elle contrôle les modalités de certaines de leurs obligations légales. C’est en exécution de cette disposition de la loi que la Commission a arrêté le 27 juillet 2004 le règlement, qui a été approuvé par arrêté royal du 8 octobre 2004 et publié au Moniteur Belge du 22 novembre 2004 (ci-après « le règlement »).

L’importance de ces évolutions, mais également de celles de l’environnement dans lequel agissent les établissements soumis au contrôle de la CBFA la conduisent à actualiser et à coordonner par la présente circulaire, complémentairement à son règlement précité, les commentaires des dispositions applicables qu’elle estime devoir communiquer aux établissements relevant de ses compétences et soumis aux dispositions de la loi du 11 janvier 1993. Lorsqu’elle a en outre estimé nécessaire de leur adresser, par la voie de la présente circulaire, des recommandations complémentaires fondées sur les exigences légales d’organisation administrative et de contrôle interne adéquats inscrites dans les lois qui règlent le statut de ces établissements, ces recommandations y sont reprises en encadré. Enfin, pour faciliter la lecture de la présente circulaire en parallèle avec la loi et le règlement, leurs dispositions commentées ci-après y sont systématiquement reproduites in extenso.

La présente circulaire abroge et remplace: - les circulaires D1 99/3, D4/EB/99/2 et D1/WB 99/1 du 3 mai 1999, adressées, respectivement, aux

établissements de crédit, aux entreprises d’investissement et sociétés de conseil en placement, et aux bureaux de change;

- la communication D 200 du 5 juillet 2001 aux entreprises d’assurance-vie; - la lettre circulaire D1/TB/453 et 455 du 28 septembre 2001 aux établissements de crédit; - la lettre circulaire D4/EB/1462 du 2 octobre 2001 aux entreprises d’investissement et sociétés de conseil en

placement; - la circulaire PPB 2003/5 du 22 décembre 2003 aux établissements de crédit, aux entreprises

d’investissement et sociétés de conseil en placement et aux bureaux de change; - les circulaires PPB 2004/2 et D 245 du 30 janvier 2004, respectivement, aux établissement de crédit,

entreprises d’investissement, sociétés de conseil en placement et bureaux de change, et aux entreprises d’assurance-vie;

- les circulaires PPB 2004/3 et D 247 du 31 mars 2004, respectivement, aux établissement de crédit, entreprises d’investissement, sociétés de conseil en placement et bureaux de change, et aux entreprises d’assurance-vie.

7 JOCE L344 du 28 décembre 2001, pp. 76 à 81. 8 Loi modifiant la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du

blanchiment de capitaux, la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit, et la loi du 6 avril 1995 relative au statut des entreprises d’investissement et à leur contrôle, aux intermédiaires financiers et conseillers en placements, M.B. 23 janvier 2004.

3

Tables des matières

Introduction Table des matières 1. Destinataires de la c irculaire 2. Champ d’application rat ione materiae de la loi

2.1. Définition du financement du terrorisme 2.2. Définition du blanchiment de capitaux

3. Principes de base de la prévention du blanchiment de capitaux et du f inancement du terrorisme

4. Identif ication des cl ients 4.0. Introduction 4.1. Identifier et vérifier l’identité 4.2. Situations dans lesquelles le client doit être identifié

4.2.1. Relations d’affaires 4.2.1.1. Relations d’affaires contractuelles ou factuelles 4.2.1.2. Relation d’affaires et monnaie électronique 4.2.1.3. Comptes anonymes et numérotés

4.2.2. Opérations occasionnelles 4.2.3. Doutes quant à la véracité ou à l’exactitude des données d'identification au

sujet d'un client existant 4.2.4. Indivisions et droits démembrés 4.2.5. Identification des mandataires 4.2.6. Personnes à identifier dans le cadre de la conclusion d’une assurance-vie 4.2.7. Dispenses légales d’identification

4.3. Documents probants 4.3.1. Identification face à face d’un client personne physique

4.3.1.1. Carte d’identité et passeport 4.3.1.2. Personnes de nationalité étrangère établies en Belgique

4.3.2. Identification à distance d’un client personne physique 4.3.3. Vérification de l’adresse 4.3.4. Personnes morales, trusts, associations de fait et autres structures juridiques

dénuées de personnalité juridique 4.3.5. Copie des documents probants

4.4. Autres informations requises 4.4.1. Objet et nature de la relation d’affaires 4.4.2. Informations complémentaires

5. Identif ication des ayants droit économiques 5.1. Identifier et prendre toutes les mesures raisonnables pour vérifier

l’identité 5.1.1. Identifier et vérifier l’identité 5.1.2. Données d’identification 5.1.3. Mesures raisonnables 5.1.4. Copie des documents d’identification

5.2. Ayants droit économiques des personnes morales, des trusts, des associations de fait, et de toutes autres structures juridiques dénuées de personnalité juridique

5.3. Cas particuliers 5.3.1. Droits démembrés 5.3.2. Contrats d’assurance-vie 5.3.3. Le client est un notaire, un huissier ou un avocat 5.3.4. Organismes prestant des services de compensation et/ou de règlement

p . 1 p . 3 p . 5 p . 5 p . 5 p . 6 p . 7 p . 8 p . 8 p . 9 p . 9 p . 9 p . 9 p . 10 p . 10 p . 11 p . 11 p . 12 p . 12 p . 12 p . 13 p . 14 p . 14 p . 14 p . 14 p . 15 p . 16 p . 17 p . 18 p . 18 p . 18 p . 19 p . 19 p . 19 p . 19 p . 20 p . 20 p . 20 p . 20 p . 22 p . 22 p . 22 p . 22 p . 22

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6. Intervention de t iers pour l ’ identif icat ion des cl ients et des ayants droit économiques 6.1. Agent ou mandataire 6.2. Tiers introducteur 6.3. Intermédiaire en assurances-vie 6.4. Responsabilité quant à l’identification

7. Pol it ique d’acceptation des cl ients 7.1. Principes 7.2. Critères de risques

7.2.1. Critères de risque définis par chaque organisme 7.2.2. Critères de risque obligatoires 7.2.3. Lorsque des critères de risque particulier sont présents 7.2.4. Les informations à recueillir en vertu de l’article 12

7.3. Personnes politiquement exposées 7.4. Etablissements financiers

8. Encadrement spécif ique des relat ions d’affaires et des opérat ions nouées avec des cl ients identif iés à distance

9. Devoirs de vigi lance 9.1. Mise à jour des données d’identification 9.2. Surveillance de première et de deuxième ligne

9.2.1. Surveillance de première ligne 9.2.2. Surveillance de seconde ligne 9.2.3. Traitement des rapports internes 9.2.4. Demandes d’informations de la CTIF

10. Devoirs spécif iques en matière de virements et transferts de fonds

11. Devoirs spécif iques en matière de commerce des devises 11.1. Bordereaux 11.2. Devoir de vigilance

12. C o n s e r v a t i o n d e s d o n n é e s 13. Désignation et rôles du responsable de la prévention 14. Formation et sensibi l isat ion du personnel 15. A u t r e s d i s p o s i t i o n s d e l a l o i

15.1. Etablissement de filiales, succursales et bureaux de représentation dans des pays faisant l’objet de contre-mesures

15.2. Limitation des paiements en espèces 15.3. Dispositions transitoires

16. Sanctions 17. Mise en œuvre de mesures cohérentes de vigilance au sein des groupes

17.1. Législation et réglementation de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme applicables aux succursales et filiales d’organismes de droit belge à l’étranger

17.2. Procédures et organisation en matière de gestion des risques en relation avec la clientèle au sein des groupes 17.2.1. Définition et mise en œuvre coordonnées des procédures et politiques 17.2.2. Identification et politique d’acceptation des clients 17.2.3. Surveillance des comptes et transactions 17.2.4. Mesures d’organisation et de contrôle requises pour s’assurer de l’effectivité

de la gestion des risques

p. 23 p . 23 p . 23 p . 25 p . 25 p . 25 p . 25 p . 27 p . 27 p . 27 p . 28 p . 28 p . 28 p . 29 p. 31 p . 33 p . 33 p . 34 p . 34 p . 35 p . 36 p . 38 p . 38 p . 40 p . 40 p . 41 p . 42 p . 43 p . 44 p . 45 p. 45 p . 45 p . 46 p . 47 p . 47 p . 47 p . 48 p . 48 p . 49 p . 49 p . 49

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1. Destinataires de la circulaire

La présente circulaire s’adresse aux entreprises établies en Belgique qui relèvent des compétences de contrôle de la CBFA et qui sont assujetties aux obligations légales de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, à savoir [9]:

- les établissements de crédit et les succursales en Belgique d’établissements de crédit étrangers, que ceux-ci relèvent ou non du droit d’un Etat membre de l’Espace Economique Européen;

- les entreprises d’investissement et les succursales en Belgique d’entreprises d’investissement étrangères, que celles-ci relèvent ou non du droit d’un Etat membre de l’Espace Economique Européen;

- les sociétés de conseil en placement; - les spécialistes en dérivés; - les entreprises d’assurances et les succursales en Belgique d’entreprises d’assurances

étrangères, que celles-ci relèvent ou non du droit d’un Etat membre de l’Espace Economique Européen, qui sont habilitées à exercer en Belgique l’activité d’assurance-vie;

- les bureaux de change exerçant les activités de change manuel de devises et/ou de transfert de fonds;

- les entreprises hypothécaires; - et les intermédiaires d'assurance visés à l’article 2, alinéa 1er, 22°, de la loi.

Tant le règlement que la présente circulaire trouvent à s’appliquer à l’ensemble de ces organismes. Leurs dispositions visent dès lors à couvrir l’ensemble des opérations et des relations d’affaires que ces organismes sont susceptibles de nouer avec leurs clients.

En revanche, l’application de ces dispositions doit bien entendu tenir compte des spécificités des activités de chacune des catégories d’organismes visés et, au sein de celles-ci, de chaque organisme. Ainsi, par exemple, l’émission de monnaie électronique, l’ouverture de comptes bancaires, l’activité de banque correspondante ou l’activité de transfert de fonds étant exclues du champ des activités des entreprises d’assurances et des intermédiaires en assurances, les dispositions du règlement y relatives (articles 4 et 5) et les commentaires et recommandations formulés à ces sujets par la présente circulaire ne trouvent pas à s’appliquer dans le chef de ces entreprises et intermédiaires.

En outre, si le règlement et la circulaire constituent les documents de référence trans-sectoriels pour la mise en œuvre des dispositions la loi, rien ne s’oppose à ce que, dans ce cadre, l’application des dispositions de la loi, du règlement et de la circulaire par les organismes d’un même secteur soit guidée par un document sectoriel élaboré au sein de leur association professionnelle. De tels documents peuvent en effet constituer une aide significative pour la mise en œuvre concrète des mesures requises par les entreprises du secteur concerné, tenant compte des particularités de leurs activités.

2. Champ d’application ratione materiae de la loi

Le champ d’application ‘ratione materiae’ de la loi du 11 janvier 1993 requiert également une attention particulière.

2.1. Définition du financement du terrorisme

Article 3, § 1erbis de la loi «Aux fins de l’application de la présente loi, le financement du terrorisme s’entend au sens de l’article 2, § 2, b) de la décision-cadre du Conseil de l’Union européenne du 13 juin 2002 relative à la lutte contre le terrorisme et de l’article 2 de la convention internationale pour la répression du financement du terrorisme, faite à New York le 9 décembre 1999.»

La décision cadre du Conseil de l’Union européenne du 13 juin 2002 relative à la lutte contre le terrorisme, à laquelle se réfère l’article 3, § 1erbis, de la loi, impose aux Etats membres, en son article 2, § 2, b), de rendre punissable : «la participation aux activités d’un groupe terroriste, y compris (…) par toute forme de financement de ses activités, en ayant connaissance que cette participation contribuera aux activités criminelles du groupe terroriste».

9 Les entreprises de marché des marchés réglementés belges n’étant assujetties aux dispositions du règlement que

«pour les cas où l’exemption de l’obligation d’identification des clients énoncée à l’article 6 de la loi n’est pas d’application», la Commission estime ne pas devoir les inclure au stade actuel dans le champ d’application de la présente circulaire.

6

Quant à l’article 2 de la Convention internationale de New York du 9 décembre 1999 pour la répression du terrorisme, il dispose que :

«1. Commet une infraction au sens de la présente convention toute personne qui, par quelque moyen que ce soit, directement ou indirectement, illicitement et délibérément, fournit ou réunit des fonds dans l'intention de les voir utilisés ou en sachant qu'ils seront utilisés, en tout ou partie, en vue de commettre : a) Un acte qui constitue une infraction au regard et selon la définition de l'un des

traités énumérés en annexe; b) Tout autre acte destiné à causer la mort ou des dommages corporels graves à toute

personne civile, ou à toute autre personne qui ne participe pas directement aux hostilités dans une situation de conflit armé, lorsque, par sa nature ou son contexte, cet acte est destiné à intimider une population ou à contraindre un gouvernement ou une organisation internationale à accomplir ou à s'abstenir d'accomplir un acte quelconque.

2. a) En déposant son instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion, un Etat Partie qui n'est pas partie à un traité énuméré dans l'annexe peut déclarer que, lorsque la présente Convention lui est appliquée, ledit traité est réputé ne pas figurer dans l'annexe visée à l'alinéa a) du paragraphe 1. Cette déclaration devient caduque dès l'entrée en vigueur du traité pour l'Etat Partie, qui en notifie le dépositaire;

b) Lorsqu'un Etat Partie cesse d'être partie à un traité énuméré dans l'annexe, il peut faire la déclaration visée dans le présent article, au sujet dudit traité.

3. Pour qu'un acte constitue une infraction au sens du paragraphe 1, les fonds ne doivent pas nécessairement avoir été effectivement utilisés pour commettre une infraction visée aux alinéas a) ou b) du paragraphe 1.

4. Commet également une infraction quiconque tente de commettre une infraction au sens du paragraphe 1 du présent article.

5. Commet également une infraction quiconque: a) Participe en tant que complice à une infraction au sens des paragraphes 1 ou 4 du

présent article; b) Organise la commission d'une infraction au sens des paragraphes 1 ou 4 du présent

article ou donne l'ordre à d'autres personnes de la commettre; c) Contribue à la commission de l'une ou plusieurs des infractions visées aux

paragraphes 1 ou 4 du présent article par un groupe de personnes agissant de concert. Son concours doit être délibéré et remplir une des deux conditions suivantes: i) Viser à faciliter l'activité criminelle du groupe ou en servir les buts, lorsque cette

activité ou ce but supposent la commission d'une infraction au sens du paragraphe 1 du présent article;

ii) Etre apporté en pleine connaissance de l'intention du groupe de commettre une infraction au sens du paragraphe 1 du présent article.»

L’attention est également attirée sur les dispositions de la loi du 19 décembre 2003 relative aux infractions terroristes [10] qui transpose en droit belge les dispositions ci-dessus de la décision cadre du Conseil de l’Union européenne et de la Convention internationale de New York.

2.2. Définition du blanchiment de capitaux

10 M.B. du 29 décembre 2003, p. 61689.

Article 3, § 1er de la loi «Aux fins de l’application de la présente loi, par blanchiment de capitaux il faut entendre: - la conversion ou le transfert de capitaux ou d’autres biens dans le but de dissimuler ou de déguiser

leur origine illicite ou d’aider toute personne qui est impliquée dans la réalisation de l’infraction d’où proviennent ces capitaux ou ces biens, à échapper aux conséquences juridiques de ses actes;

- la dissimulation ou le déguisement de la nature, de l’origine, de l’emplacement, de la disposition, du mouvement ou de la propriété de capitaux ou des biens dont on connaît l’origine illicite;

- l’acquisition, la détention ou l’utilisation de capitaux ou de biens dont on connaît l’origine illicite; - la participation à l’un des actes visés aux trois points précédents, l’association pour commettre ledit

acte, les tentatives de le perpétrer, le fait d’aider, d’inciter ou de conseiller quelqu’un à le commettre ou le fait d’en faciliter l’exécution.»

7

La loi du 12 janvier 2004 n’a pas modifié cette définition légale du blanchiment de capitaux. En revanche, elle a adapté et complété la liste des infractions sous-jacentes visées à l’article 3, § 2 de la loi du 11 janvier 1993. Il en résulte que cette disposition de la loi est désormais rédigée comme suit [11]:

Article 3, § 2 de la loi «Pour l’application de la présente loi, l’origine de capitaux ou de biens est illicite lorsque ceux-ci proviennent de la réalisation: 1° d’une infraction liée:

- au terrorisme ou au financement du terrorisme; - à la criminalité organisée; - au trafic illicite de stupéfiants; - au trafic illicite d’armes, de biens et de marchandises; - au trafic de main-d’oeuvre clandestine;

- au trafic d’êtres humains; - à l’exploitation de la prostitution; - à l’utilisation illégale chez les animaux de substances à effet hormonal (…) ou au commerce

illégal de telles substances;

- au trafic d’êtres humains; - à l’exploitation de la prostitution; - à l’utilisation illégale chez les animaux de substances à effet hormonal (…) ou au commerce

illégal de telles substances; - au trafic illicite d’organes ou de tissus humains; - à la fraude au préjudice des intérêts financiers des Communautés européennes; - à la fraude fiscale grave et organisée qui met en oeuvre des mécanismes complexes ou qui use

de procédés à dimension internationale; - au détournement par des personnes exerçant une fonction publique et à la corruption; - à la criminalité environnementale grave; - à la contrefaçon de monnaie ou de billets de banque; - à la contrefaçon de biens; - à la piraterie

2° d’un délit boursier ou d’un appel public irrégulier à l’épargne ou de la fourniture de services d’investissement, de commerce de devises ou de transferts de fonds sans agrément;

3° d’une escroquerie, d’un abus de confiance, d’un abus de biens sociaux, d’une prise d’otages, d’un vol ou d’une extorsion à l’aide de violences ou de menaces, d’une infraction liée à l’état de faillite.»

Compte tenu du fait que le contexte n’est pas celui d’une loi pénale, le législateur a préféré se référer non pas à des dispositions spécifiques du droit pénal, mais à des agissements considérés comme graves dans leur signification courante.

3. Principes de base de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme

Article 3, § 3 de la loi «Les organismes et personnes visés aux articles 2, 2bis et 2ter concourent pleinement à l’application de la présente loi par l’identification de tous les actes de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.»

Conformément à l’article 3, § 3 de la loi, les personnes et organismes qui y sont assujettis sont tenus de concourir pleinement à son application. Ceci implique qu’ils mettent en œuvre tous les moyens requis pour détecter les actes de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme.

Cette obligation se décline en diverses obligations plus détaillées, notamment: - l’obligation d’identifier et de connaître leurs clients, cette obligation se prolongeant logiquement par

celle d’identifier également les personnes pour lesquelles, le cas échéant, leurs clients agissent; - l’obligation de conservation des documents liés à l’identification et aux opérations effectuées; - l’obligation d’exercer une vigilance constante à l’égard des relations d’affaires que les organismes

entretiennent avec leurs clients et des opérations conclues tant avec leurs clients habituels qu’occasionnels;

- l’obligation d’attacher une attention particulière aux opérations atypiques des clients et de les analyser afin de déterminer si elles sont entachées de soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme;

11 Les modifications sont soulignées ci-dessous.

8

- l’obligation de coopérer activement et utilement avec la Cellule de traitement des informations financières en lui communiquant toutes les opérations et tous les faits suspects détectés et en répondant à ses demandes d’informations.

Satisfaire à l’ensemble de ces obligations requiert, plus généralement: - que les établissements disposent d’une organisation administrative et de procédures de contrôle

interne adéquates; - et que les membres de leur personnel ou les personnes qui les représentent en qualité

d’indépendants, telles que leurs agents délégués ou leurs agents d’assurance, soient adéquatement sensibilisés à l’importance de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et disposent des connaissances requises pour leur permettre de coopérer constructivement à cette prévention.

Il est également recommandé aux organismes d’inclure dans leurs procédures de recrutement des membres de leur personnel et de leurs agents indépendants un contrôle approprié de leur honorabilité, lorsque les fonctions qu’ils seront appelés à exercer sont exposées au risque de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

L’importance de cette prévention qui, indépendamment du respect des dispositions de la loi, s’impose également au regard des exigences de gestion saine et prudente et, plus précisément, au regard de la gestion du risque de réputation, justifie pleinement l’obligation de désigner au sein de chaque établissement un responsable chargé d’y veiller spécifiquement.

4. Identification des clients

4.0. Introduction

Les articles 4, § 1er de la loi et 3 à 13 du règlement précisent les obligations d’identification des clients.

Article 4. § 1er de la loi «Les organismes et les personnes visés aux articles 2, 2bis, 1° à 4°, et 2ter, doivent identifier leurs clients et les mandataires de ceux-ci et vérifier leur identité, au moyen d'un document probant, dont il est pris copie, sur support papier ou électronique, lorsque: 1° ils nouent des relations d'affaires qui feront d'eux des clients habituels; 2° le client souhaite réaliser:

a) une opération dont le montant atteint ou excède 10.000 EUR, qu'elle soit effectuée en une seule ou en plusieurs opérations entre lesquelles semble exister un lien; ou

b) une opération, même si le montant est inférieur à 10.000 EUR, dès qu'il y a soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme; ou

c) un transfert de fonds visé à l'article 139bis, alinéa 2, de la loi du 6 avril 1995 relative au statut des entreprises et à leur contrôle, aux intermédiaires et conseillers en placements;

3° ils ont des doutes quant à la véracité ou à l’exactitude des données d'identification au sujet d'un client existant.

L'identification et la vérification portent sur le nom, le prénom, et l'adresse pour les personnes physiques. Nonobstant l’article 5, §1er, pour les personnes morales et les trusts, elles portent sur la dénomination sociale, le siège social, les administrateurs et la connaissance des dispositions régissant le pouvoir d'engager la personne morale ou le trust. L'identification porte également sur l'objet et la nature envisagée de la relation d'affaires.»

La loi du 11 janvier 1993 est d’ordre publique. Elle requiert l’identification (article 4, §1er) et une connaissance suffisante du client pour mettre en œuvre les devoirs de vigilance constante (article 4, § 2). Elle impose également aux organismes d’attacher une attention particulière aux opérations particulièrement susceptibles d’être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, notamment «de par la qualité des personnes impliquées» (article 8). Le règlement fixe les modalités de ces obligations en vertu d’une disposition spécifique de la loi (article 21bis).

Dès lors, la Commission considère que l’obligation des organismes de prendre connaissance des informations adéquates concernant leurs clients conformément à la loi et au règlement ne peut pas être éludée en invoquant la législation sur la protection de la vie privée.

En principe, l’identification du client doit être opérée au moment où la relation d’affaires est nouée ou l’opération réalisée avec le client.

Toutefois, dans le cadre d’activités financières spécifiques exercées en relation avec des clients professionnels et dont les pratiques sont telles que l’identification et la vérification de l’identité de la contrepartie ne peuvent être complètement réalisées préalablement à l’opération, les organismes veillent à les compléter dans les meilleurs délais après la réalisation de l’opération.

9

Dans le cadre de la conclusion d’un contrat d’assurance-vie, l’identification du preneur d’assurance doit être opérée au moment de la souscription (voir point 4.2.6. ci-dessous). En ce qui concerne le bénéficiaire, son indentification peut être reportée à l’époque où il sollicite le paiement de la prestation (voir point 5.3.2. ci-dessous).

L’attention est également attirée sur l’article 4, § 3 de la loi, qui vise, notamment, les situations dans lesquelles un organisme se trouve dans l’impossibilité de procéder à l’identification d’un client:

Article 4. § 3 de la loi

«Lorsque les organismes et les personnes visés aux articles 2, 2bis, 1° à 4°, et 2ter, ne peuvent accomplir leur devoir de vigilance visé aux § 1er et 2 ci-dessus, ils ne peuvent nouer ni maintenir une relation d'affaires. Ils déterminent s'il y a lieu d'en informer la Cellule de traitement des informations financières, conformément aux articles 12 à 14ter de la loi.»

En ce qui concerne les entreprises d’assurance-vie, cette obligation légale de mettre fin à une relation d’affaires lorsque les devoirs de vigilance ne peuvent pas être accomplis entre en contradiction avec les dispositions de l’article 30 de la loi du 25 juin 1992 sur le contrat d’assurance terrestre, qui interdit la résiliation des contrats d’assurance-vie par ces entreprises.

Toutefois, considérant notamment que la loi du 11 janvier 1993 est d’ordre public, alors que les dispositions de la loi du 25 juin 1992 sont impératives, et que la loi du 12 janvier 2004 ayant introduit dans la loi du 11 janvier 1993 les dispositions de son article 4, § 3 est postérieure à la loi du 25 juin 1992 et a donc introduit une exception aux dispositions de l’article 30 de cette dernière, la Commission estime que la contradiction relevée doit être résolue au profit de l’application de l’interdiction de maintenir la relation d’affaires prévue par la loi du 11 janvier 1993.

4.1. Identifier et vérifier l’identité

4.1.1. Au sens de l’article 4, § 1er de la loi, il faut entendre par «identifier»: prendre connaissance des données d’identification énumérées à l’article 4, § 1er, alinéa 2 de la loi.

4.1.2. «Vérifier l’identité du client » au sens du même article de la loi consiste à confronter ces données d’identification à une source fiable d’information apte à les confirmer ou à les infirmer.

4.2. Situations dans lesquelles le client doit être identifié

4.2.1. Relations d’affaires

4.2.1.1. Relations d’affaires contractuelles ou factuelles

Article 3 du règlement «Une relation d’affaires est nouée au sens de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 1°, de la loi lorsqu’un organisme et un client concluent un contrat en exécution duquel plusieurs opérations successives seront réalisées entre eux pendant une durée déterminée ou indéterminée, ou qui crée des obligations continues.

Une relation d’affaires est également nouée au sens de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 1°, de la loi lorsqu’en dehors de la conclusion d’un contrat visé à l’alinéa 1er du présent article, un client sollicite de manière régulière et répétée l’intervention d’un même organisme pour la réalisation d’opérations financières distinctes et successives.»

Le «Level Playing Field» de l’Association Belge des Banques du 17 juillet 2003 relatif au «système des comptes-clients individuels» prévoit l’ouverture de tels comptes pour la réalisation de toutes opérations, mis à part quelques exceptions, pour lesquelles les banques et les sociétés de bourse sont sollicitées par des clients «de passage». S’agissant néanmoins de réaliser avec le client une opération ponctuelle, et l’ouverture du compte-client individuel ayant pour seul objectif de rendre techniquement possible l’opération demandée par le client et non de nouer avec lui une relation durable, la Commission estime que l’obligation d’identification de ce client repose sur les dispositions de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 2° de la loi, et non sur celles de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 1° de la loi.

Dans le secteur des assurances, une opération d’assurance est toujours une opération qui mène à la souscription d’un contrat, et donc à une relation d’affaires qui fait du preneur d’assurance un client habituel de l’entreprise d’assurance-vie.

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Dès lors qu’un client a été identifié à l’occasion de l’ouverture d’une relation d’affaires, cette identification couvre l’ensemble des opérations réalisées dans le cadre de cette relation.

Ainsi, par exemple, lorsqu’un client souhaite contracter auprès d’une entreprise d’assurance-vie un contrat de prêt hypothécaire, une relation d’affaires est nouée entre le client et l’entreprise, et le client doit être identifié à cette occasion. Cette identification vaudra également pour toute opération à réaliser par la suite dans le cadre de cette relation d’affaires. Le client ne doit donc plus être à nouveau identifié lorsque, dans le cadre de cette relation d’affaires, il conclut un contrat d’assurance-vie qui est lié au prêt hypothécaire (assurance du solde restant dû ou assurance-vie mixte affectée à la reconstitution de l’emprunt).

Cette identification unique se complète cependant des devoirs de vigilance de l’organisme à l’égard de ce qu’il connaît de son client (cf. point 9.1. ci-après).

4.2.1.2. Relation d’affaires et monnaie électronique

Article 4 du règlement «Lorsque la relation d’affaires est limitée à l’émission et à l’utilisation de monnaie électronique au sens de l’article 3, § 1er, 7°, de la loi du 22 mars 1993 sur le statut et le contrôle des établissements de crédit, les organismes sont dispensés de leurs obligations d’identification du client lorsque la capacité maximale de chargement du support électronique qu’ils mettent à leur disposition à des fins de paiement ne dépasse pas 150 €. Dans ce cas, ils sont néanmoins tenus d’identifier conformément à l’article 4, § 1er, de la loi les clients qui sollicitent le remboursement à concurrence de plus de 10 € de la monnaie électronique émise.»

Lorsqu’un client noue une relation d’affaires avec un organisme dans le but de bénéficier du seul service d’émission de monnaie électronique, l’article 4 du règlement octroie à cet organisme une dérogation à l’obligation d’identifier le client par application de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 1° de la loi, si le support mis à la disposition du client dispose d’une capacité maximale de chargement qui n’excède pas 150 €.

Outre l’objectif de tenir compte du risque réduit de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme en pareille circonstance, cette dérogation se fonde également sur la considération que les paiements au moyen de monnaie électronique ne constituent pas des transferts de fonds au sens de l’article 139bis de la loi du 6 avril 1995 relative au statut des entreprises d’investissement et à leur contrôle, aux intermédiaires et conseillers en placement.

Toutefois, l’attention est également attirée sur les dispositions de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 2°, b) de la loi qui impose une identification du client « dès qu’il y a soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ». Par identité de motifs, dès lors que de tels soupçons existent, la dispense d’identification prévue à l’article 4 du règlement ne peut donc pas être appliquée.

4.2.1.3. Comptes anonymes et numérotés

Article 5 du règlement «En exécution de leurs obligations d’identification des clients en vertu de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 1°, de la loi, les organismes prennent toute mesure appropriée pour interdire l’ouverture à des clients de comptes anonymes ou sous de faux noms ou pseudonymes, et pour vérifier le respect de cette interdiction. L’ouverture aux clients de comptes numérotés n’est autorisée que dans le respect de règles spécifiques arrêtées par l’organisme pour fixer les conditions dans lesquelles ces comptes peuvent être ouverts et pour en préciser les modalités de fonctionnement, et pour autant que ces conditions et modalités ne fassent pas obstacle à l’application des dispositions des articles 4, 5, 6bis, 7 et 8 de la loi.»

Dès lors que l’entrée en relation avec un client requiert son identification en vertu de l’article 4, § 1er de la loi, il ne peut être admis que des comptes anonymes soient ouverts, c’est-à-dire des comptes ne permettant pas d’en connaître l’identité du client. Il en va de même des comptes qui sont ouverts sous des noms ne correspondant pas à l’identité réelle du client.

La pratique consistant, pour des raisons de confidentialité souhaitée par le client, à limiter le nombre de personnes au sein de l’organisme qui disposent des informations leur permettant de connaître l’identité du client concerné, notamment par le fait que les extraits de compte et autres documents sont uniquement établis en mentionnant le seul numéro de compte, peut être admise pour autant que cette pratique ne fasse pas obstacle à l’application des règles d’identification et aux autres dispositifs de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Dans ce cas dès lors,

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l’identité du client doit être connue par le responsable de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et par les personnes au sein de l’organisme pour qui cette connaissance est nécessaire pour l’exercice effectif du devoir de vigilance (cf. chapitre 9 ci-dessous).

4.2.2. Opérations occasionnelles

Article 6 du règlement «L’identification d’un client n’est pas requise en vertu de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 2°, de la loi lorsqu’une relation d’affaires est déjà nouée avec lui.»

Ainsi, par exemple, lorsqu’un client souhaite contracter auprès d’une entreprise d’assurance-vie un contrat de prêt hypothécaire, une relation d’affaires est nouée entre le client et l’entreprise, et le client doit être identifié à cette occasion. Cette identification vaudra également pour toute opération à réaliser par la suite dans le cadre de cette relation d’affaires. Le client ne doit donc plus être à nouveau identifié lorsque, dans le cadre de cette relation d’affaires, il conclut un contrat d’assurance-vie qui est lié au prêt hypothécaire (assurance du solde restant dû ou assurance-vie mixte affectée à la reconstitution de l’emprunt).

En ce qui concerne les clients visés à l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 2° de la loi (cf. supra), il convient de préciser que doit également être identifiée, par application du point a) de cette disposition, la personne qui souhaite effectuer un dépôt en espèces de plus de 10.000 € sur un compte dont il n’est pas titulaire. Cette précision revêt une importance particulière dans la mesure où l’interdiction des paiements en espèces de plus de 15.000 € prévue à l’article 10ter de la loi peut conduire à la multiplication de ce type d’opérations.

4.2.3. Doutes quant à la véracité ou à l’exactitude des données d'identification au sujet d'un client existant

Article 7 du règlement «L’identification d’un client est requise en vertu de l’art.4, § 1er, alinéa 1er, 3°, de la loi lorsque: 1° postérieurement à l’identification du client concerné en vue de nouer avec lui une relation d’affaires,

apparaissent des raisons de croire que les données d’identification qu’il a fournies à cette occasion étaient inexactes ou mensongères;

2° il existe des raisons de douter que la personne qui souhaite réaliser une opération dans le cadre d’une relation d’affaires antérieurement nouée est effectivement le client identifié en vue de cette relation d’affaires ou son mandataire autorisé et identifié.»

L’article 7 du règlement apporte quelques précisions quant à la portée de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 3° de la loi.

En vertu de ces dispositions, une nouvelle identification d’un client avec lequel une relation d’affaires a été nouée doit être opérée, soit lorsqu’il apparaît a posteriori que, nonobstant leur vérification au moyen d’un document probant, les données d’identification fournies par ce client étaient inexactes ou mensongères, ou lorsqu’il existe des soupçons de substitution de personnes.

Complémentairement à ces précisions il faut noter que l’article 35 du règlement modalise les obligations de mise à jour des données d’identification des clients avec lesquels des relations d’affaires sont entretenues. Dans ce cas cependant, le degré d’urgence des mesures à prendre peut être défini en fonction du risque (Cf. point 9.1).

Si le client refuse de se soumettre à la nouvelle identification requise par application, soit de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 3° de la loi, soit de l’article 35 du règlement, ou s’il tarde excessivement ou de manière suspecte à s’y soumettre, il y a lieu d’appliquer l’article 4, § 3 de la loi, qui interdit de maintenir la relation d’affaires lorsque les devoirs de vigilance requis ne peuvent être accomplis. Dans ce cas également, il y a lieu de considérer qu’il existe un fait constituant une circonstance imposant d’établir un rapport écrit tel que requis à l’article 8, alinéa 2 de la loi et, le cas échéant, de procéder à une communication à la Cellule de traitement des informations financières par application de l’article 14 de la loi.

Une attitude identique est également requise si, au cours de l’identification initiale d’un client demandant à nouer une relation d’affaires ou souhaitant réaliser une opération occasionnelle, il existe des raisons de douter de l’exactitude ou de la véracité des données d’identification fournies par le client et que celui-ci n’apparaît pas de bonne foi.

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Enfin, si, postérieurement à la réalisation d’une opération occasionnelle, l’établissement a des raisons de croire que les éléments d’identification qui lui ont été fournis par le client concerné sont inexacts ou mensongers, il y a également lieu d’établir un rapport écrit sur la base duquel analyser si ce fait doit être communiqué à la CTIF par application de l’article 14 de la loi.

4.2.4. Indivisions et droits démembrés

Article 11 du règlement «Lorsque le client est une indivision, les obligations d’identification du client et de vérification de son identité conformément à l’article 4, § 1er, de la loi portent sur chaque indivisaire. Dans le cas de droits démembrés, ces obligations portent sur les usufruitiers, emphytéotes ou superficiaires.»

L’article 11 du règlement précise la notion de «client» dans les hypothèses d’indivisions ou de droits démembrés. Ne sont pas à considérer comme indivisions au sens de cet article les trusts, associations de fait, fiducies ou autres structures juridiques sans personnalité juridique, qui sont visées, notamment, à l’article 10 du règlement. [12]

4.2.5. Identification des mandataires

Article 14 du règlement «Sans préjudice de l’identification du client, l’identification des personnes agissant à quelque titre que ce soit au nom et pour le compte du client doit être opérée conformément à l’article 4, § 1er, de la loi et aux dispositions du présent chapitre. Les organismes prennent en outre connaissance des pouvoirs de représentation de la personne agissant au nom du client et procèdent à leur vérification au moyen de documents susceptibles de faire preuve dont ils prennent copie. Sont notamment visés au présent article: - les représentants légaux de clients incapables; - les personnes autorisées à agir au nom des clients en vertu d’un mandat général ou spécial; - les personnes autorisées à représenter les clients qui sont des personnes morales, des associations de

fait, des trusts, des fiducies, ou toutes autres structures juridiques dénuées de personnalité juridique, dans leurs relations avec l’organisme.»

Outre l’identification du client, l’article 14 du règlement précise qu’il s’impose également d’identifier, selon les mêmes modalités que les clients, toute personne habilitée en vertu de la loi, de la fonction qu’il exerce ou d’un contrat, à agir au nom et pour le compte du client.

En ce qui concerne les clients qui sont des personnes morales, associations de fait, trusts ou autres structures juridiques dénuées de personnalité juridique, cette obligation d’identification ne porte pas sur toutes les personnes exerçant un mandat d’administration, mais sur les personnes qui, dans le cadre d’un tel mandat d’administration ou en vertu d’un mandat spécial, représentent le client dans ses relations avec l’organisme.

Toutefois, cette obligation n’existe que pour autant que le client ne soit pas visé par une dispense d’identification (cf. point 4.2.7. ci-dessous). En outre, dans le cadre d’activités financières spécifiques exercées en relation avec des contreparties professionnelles, telles que les activités de marché, et lorsque la contrepartie n’est pas visée par une dispense d’identification, cette obligation ne porte pas sur chacun des employés de la contrepartie affectés à l’exercice de cette activité, mais sur le membre de l’organe de direction de la contrepartie sous l’autorité hiérarchique de qui ils opèrent.

4.2.6. Personnes à identifier dans le cadre de la conclusion d’une assurance-vie

Dans le cadre de la conclusion d’une assurance-vie, sans préjudice de l’identification du ou des bénéficiaires en qualité d’ayant droit économiques (cf. infra, point 5.3.2), seul le preneur d’assurance a la qualité de client et doit être identifié en cette qualité, à l’exclusion, le cas échéant, de l’assuré sur la tête duquel le contrat est conclu.

Si, en cours de contrat, le preneur d’assurance change, le nouveau preneur d’assurance doit être dûment identifié en qualité de client.

12 Voir aussi l’article 20 du règlement et le point 5.3.1. ci-dessous.

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4.2.7. Dispenses légales d’identification

Article 6 de la loi «Les organismes et les personnes visés aux articles 2, 2bis, 1° à 4°, et 2ter ne sont pas soumis aux obligations d’identification visées aux articles 4 et 5 lorsque le client est également un organisme ou une personne visés à l’article 2, à l’exception des 17° et 18° et 21°, ou un établissement de crédit ou une institution financière visés à l’article 1er de la directive 91/308/CEE ou un établissement de crédit ou une institution financière établi dans un état dont la législation impose des obligations équivalentes à celles prévues par la directive 91/308/CEE. Sont présumés satisfaire à cette condition les Etats membres du Groupe d'action financière sur le blanchiment de capitaux. Le Roi peut étendre cette présomption à d’autres états, sur avis de la Cellule de traitement des informations financières. Par dérogation à l’article 4, l’identification n’est pas requise des entreprises d’assurances visées à l’article 2, 4°, et des intermédiaires d’assurances visés à l’article 2, 22°, qui effectuent une activité d’assurance-vie, lorsque le montant de la ou des primes périodiques à verser au cours d’une année n’excède pas 1.000 EUR ou dans le cas d’un versement d’une prime unique dont le montant n’excède pas 2.500 EUR. Si la ou les primes périodiques à verser au cours d’une année sont augmentées de telle sorte qu’elles dépassent le seuil de 1.000 EUR, l’identification est requise.»

L’article 6 de la loi prévoit deux cas de dispense d’identification du client et des ayants droit économiques (cf. infra):

- d’une part, celui où le client est • un organisme visé à l’article 2 de la loi, à l’exclusion toutefois des agents

immobiliers, des entreprises de gardiennage et des commerçants en diamants à l’égard desquels il n’est pas dérogé à l’obligation d’identification;

• ou un établissement de crédit européen ou une institution financière [13] européenne visés à l’article 1er de la directive 91/308/CEE du 10 juin 1991;

• ou un établissement de crédit ou une institution financière au sens de la directive 91/308/CEE établis dans un Etat non membre de l’Espace Economique Européen, mais qui est membre du GAFI [14];

• ou un tel établissement de crédit ou une telle institution financière qui est établie dans un Etat autre que ceux visés ci-dessus, mais dont l’organisme considère, sur la base d’une analyse documentée, que la législation impose aux établissements de crédit ou aux institutions financières des obligations équivalentes à celles prévues par la directive 91/308/CEE;

- d’autre part, celui où le client d’une entreprise d’assurances ou d’un intermédiaire d’assurance souscrit une assurance-vie dont les primes à payer au cours d’une année ou la prime unique n’excèdent pas, respectivement, 1.000 € et 2.500 €.

Il convient toutefois de rappeler que, par identité de motifs avec les dispositions de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 2°, b) de la loi, les dispenses d’identification ne peuvent pas être appliquées lorsqu’il existe des soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

13 Par «établissement de crédit», il faut entendre au sens de la directive, un établissement de crédit au sens de la

directive 2000/12/CE ou une succursale, au sens de la même directive, établie dans l’Espace économique européen, d’un établissement de crédit ayant son siège dans l’Espace économique européen ou en dehors de celui-ci.

Par «institution financière», il faut entendre: - une entreprise autre qu’un établissement de crédit exerçant des activités reprises aux point 2 à 12 et 14 de la liste

annexée à la directive 2000/12/CE, en ce compris les bureaux de change et les entreprises de transfert de fonds, - une entreprise d’assurance agréée conformément à la directive 79/267/CEE et qui exerce des activités qui relève

de cette directive, - une entreprise d’investissement au sens de la directive 93/22/CEE, - ou un organisme de placement collectif qui commercialise ses parts ou ses actions.

14 Le Roi peut étendre ce régime à d’autres Etats non membres du GAFI. Aucune extension de ce type n’est cependant actuellement en vigueur.

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4.3. Documents probants Les articles 8 à 10 du règlement visent à préciser au moyen de quels documents probants les organismes sont tenus de vérifier l’identité de leurs clients. 4.3.1. Identification face à face d’un client personne physique

4.3.1.1. Carte d’identité et passeport

Article 8, § 1er, alinéa 1er, du règlement «Lors de l’identification face-à-face des clients qui sont des personnes physiques, la vérification de leur identité conformément à l’article 4, § 1er, de la loi, doit être opérée, au moyen de leur carte d’identité. S’il s’agit de personnes physiques qui résident à l’étranger, la vérification peut également être opérée au moyen de leur passeport.»

Lorsque le client est une personne physique faisant l’objet d’une identification face à face, la vérification de son identité doit être effectuée, en règle générale, au moyen de ses documents officiels d’identité, à savoir sa carte d’identité ou, le cas échéant, son passeport s’il ne dispose pas d’une carte d’identité.

En ce qui concerne les personnes ayant leur domicile en Belgique, seule la carte d’identité peut en principe être acceptée. Cette règle s’applique également aux personnes résidant en Belgique qui sont titulaires d’une carte d’identité électronique. Si la carte d’identité présentée a été émise après le 1er janvier 2004, la mention de la résidence principale du titulaire n’est plus enregistrée que sur le microprocesseur des cartes d’identité électroniques et n’est plus lisible à l’œil nu.

Dès lors qu’en vertu de l’article 4, § 1er, alinéa 2, de la loi, l’identification et la vérification de l’identité des clients qui sont des personnes physiques doit notamment porter sur leur adresse, il appartient aux organismes financiers de s’équiper d’appareils appropriés à la lecture et à l’enregistrement des données requises qui sont mémorisées sur le microprocesseur dont sont pourvues les cartes d’identité électroniques belges.

L’attention des organismes concernés est cependant attirée sur le fait que la vérification correcte des données d’identification au départ du microprocesseur des cartes d’identité électroniques belges requiert une vérification électronique simultanée que les données figurant sur la puce sont signées électroniquement par le Registre National. A cet égard, il est recommandé que les procédures informatiques mises en œuvre soient conçues en manière telle que cette vérification soit opérée systématiquement et automatiquement, sans requérir d’intervention du préposé qui procède à l’identification, et sans qu’il ne dispose de la faculté de désactiver ce contrôle.

Néanmoins, dans les cas où il n’est pas possible de procéder à la vérification de l’adresse du client au moyen du document probant ayant permis de vérifier son nom et son prénom, il y a lieu de procéder à cette vérification conformément à l’article 8, § 3, du règlement (cf. point 4.3.3., ci-dessous).

4.3.1.2. Personnes de nationalité étrangères établies en Belgique

Article 8, § 1er, alinéa 2, du règlement «Lors de l’identification de personnes de nationalité étrangère établies en Belgique qui, en raison de leur statut légal sur le territoire belge, ne disposent pas d’une carte d’identité délivrée par les autorités belges, la vérification de leur identité peut être opérée au moyen de leur certificat d’inscription au registre des étrangers en cours de validité, ou, lorsqu’ils n’en disposent pas en raison de leur statut, au moyen du document en cours de validité émis par les autorités publiques belges qui atteste de la légalité de leur séjour en Belgique.»

Les personnes de nationalité étrangère peuvent être autorisées à s’établir, soit durablement, soit temporairement, sur le territoire belge sous le couvert de divers statuts légaux dont dépend le type de document d’identification qui leur est délivré par les autorités belges (carte d’identité, certificat d’inscription au registre des étrangers, «annexe 26», «annexe 26bis», etc.).

L’article 8, § 1er, alinéa 2 du règlement vise dès lors à clarifier les modalités de vérification de l’identité de ces personnes, en appuyant cette vérification sur celui des documents officiels d’identification qui leur est délivré, en fonction de leur statut sur le territoire belge, par les autorités publiques belges.

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4.3.2. Identification à distance d’un client personne physique

Article 8, § 2 du règlement

«Lors de l’identification à distance des clients qui sont des personnes physiques, la vérification de leur identité conformément à l’article 4, § 1er, de la loi doit être opérée: 1° soit au moyen de la carte d’identité électronique du client; 2° soit au moyen d’un certificat qualifié au sens de la loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives

au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification et au sens de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil du 13 décembre 1999 sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques, pour autant que; a. le certificat qualifié présenté ait été émis:

- par un prestataire de service de certification qui est établi dans un Etat membre de l’Espace Economique Européen et qui y est accrédité conformément aux dispositions de la directive européenne relative à la signature électronique;

- ou par un autre prestataire service de certification qui est établi dans un Etat membre de l’Espace Economique Européen, et dont l’organisme concerné a préalablement décidé d’accepter les certificats au titre de documents probants, sur la base d’une analyse préalable et documentée de sa réputation et de ses procédures de certification;

- ou par un autre prestataire de service de certification établi dans un pays tiers, qui remplit les conditions fixées à l’article 16, § 2, de la loi du 9 juillet 2001 précitée, et dont l’organisme concerné a préalablement décidé d’accepter les certificats au titre de documents probants, sur la base d’une analyse préalable et documentée de sa réputation et de ses procédures de certification;

b. la délivrance du certificat qualifié d’identification ait eu lieu sur la base d’une procédure requerrant une identification face-à-face du client par le prestataire de service de certification lui-même ou, dans le respect des procédures qu’il définit, par des personnes qu’il mandate à cet effet;

c. le certificat n’ait pas été émis sous un pseudonyme; d. l’organisme procède instantanément, systématiquement et automatiquement à la vérification de

la non péremption du certificat produit et de sa non révocation par le prestataire de service de certification émetteur;

3° soit au moyen d’une copie d’un document probant adressée par le client à l’organisme pour autant que l’identification soit opérée en vue de nouer une relation d’affaires.

Les organismes procèdent à un réexamen périodique, sur la base d’une actualisation des informations dont ils disposent, de leur décision d’accepter au titre de documents probants les certificats émis par les prestataires de service de certification visés à l’alinéa 1er, 2°, a, 2ème et 3ème tirets.»

4.3.2.1. L’article 8, § 2 du règlement énumère trois types de documents probants auxquels les organismes peuvent recourir pour procéder à la vérification de l’identité d’un client qui est identifié à distance, à savoir, sa carte d’identité électronique (belge ou étrangère), un certificat qualifié au sens de la directive européenne relative à la signature électronique, ou une copie d’un autre document probant.

Cette alternative se justifie, en lieu et place du recours exclusif aux documents d’identité dans le cas d’une identification face-à-face, en raison de l’impossibilité pour l’organisme de savoir avec certitude si le client qu’il identifie à distance est ou non porteur d’une carte d’identité électronique.

Il convient cependant de souligner, d’une part, que, conformément à l’article 6bis de la loi, l’identification à distance d’un client impose de prendre des mesures complémentaires afin de réduire le risque de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme. Ces mesures sont définies à l’article 34 du règlement et commentées plus complètement au chapitre 8 de la présente circulaire.

D’autre part, les trois types de documents ne présentant pas des degrés égaux de fiabilité, ces mesures d’encadrement doivent se différencier pour tenir compte de ces niveaux différents de risque. C’est dans cette perspective notamment qu’une copie de document probant ne peut être admise que dans l’hypothèse où l’identification est opérée dans le but de nouer avec le client une relation d’affaires, dans le courant de laquelle des mesures pourront être prises pour raffermir la qualité de la connaissance de ce client. En revanche, il ne peut être admis de vérifier l’identité d’un client au moyen d’une copie de

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document probant lorsque l’identification est opérée en vue de réaliser une opération occasionnelle avec le client.

4.3.2.2. Concernant l’admissibilité des certificats d’identification au sens de la directive européenne relative à la signature électronique, elle est cependant soumise à diverses conditions liées aux caractéristiques du certificat : ne peuvent ainsi être admis que des certificats qualifiés requérant, pour être obtenus, une identification physique du titulaire, et qui n’ont pas été émis sous un pseudonyme.

D’autres conditions d’admissibilité sont liées aux qualités du prestataire de service de certification qui a émis le certificat. A cet égard, les certificats émis par des prestataires accrédités dans l’Etat membre de l’Espace économique européen où ils sont établis peuvent être admis sans opérer d’autre vérification que celle de l’existence de son accréditation. En ce qui concerne les certificats émis par d’autres prestataires de service de certification en revanche, il appartient à chaque organisme qui souhaite pouvoir admettre leurs certificats au titre de document probant de procéder au préalable aux vérifications suivantes. Il s’agit, d’une part, de s’assurer qu’il s’agit de prestataires de service de certification établis dans un Etat membre de l’Espace économique européen ou, si ce n’est pas le cas, qu’ils rencontrent les conditions fixées à l’article 16, § 2, de la loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques. D’autre part, l’organisme doit apprécier préalablement la qualité des certificats émis par le prestataire de service de certification concerné sur la base d’une analyse documentée de sa réputation et de ses procédures de certification, et la décision d’accepter les certificats émis par ce prestataire doit faire l’objet d’un réexamen périodique.

Le recours à cette faculté requiert dès lors que l’organisme concerné dispose d’une organisation adéquate, s’appuyant sur les compétences requises, pour procéder à cet examen et à ce réexamen périodique.

En cas de recours à de tels certificats pour vérifier l’identité d’un client, les recommandations formulées au point 4.3.1.1., alinéas 3 et 4, ci-dessus sont également applicables, mutatis mutandis.

4.3.3. Vérification de l’adresse

Article 8, § 3 du règlement

«Lorsque l’adresse du client n’est pas mentionnée sur le document probant présenté par le client, ou lorsque l’organisme ne dispose pas des moyens techniques pour en prendre connaissance et copie au départ de la carte d’identité électronique présentée, ou en cas de doute quant à l’exactitude de l’adresse mentionnée, l’organisme est tenu de vérifier cette information au moyen d’un autre document susceptible de faire preuve de l’adresse réelle du client et dont il est pris copie. En ce qui concerne les clients qui résident en Belgique, les organismes qui ont accès au Registre National procèdent à cette vérification par la consultation auprès du Registre National des données d’identification concernant ces clients.

Lorsque la vérification de l’adresse ne peut pas être opérée au moyen d’un deuxième document susceptible de faire preuve conformément à l’alinéa premier, l’organisme peut procéder à cette vérification par l’envoi au client d’un courrier à l’adresse qu’il a indiquée, conditionnant l’entrée en vigueur de la relation d’affaires ou la réalisation de l’opération occasionnelle envisagée au renvoi par lui d’un accusé de réception.

À défaut de pouvoir obtenir un deuxième document susceptible de faire preuve afin de vérifier l’adresse d’un client résidant à l’étranger qui souhaite réaliser une ou plusieurs opérations de transfert de fonds dont le montant global n’excède pas 1.000 euros, cette vérification peut être opérée au moyen d’une déclaration écrite et signée du client, sauf si l’organisme soupçonne que le ou les transferts sont liés au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.»

Tant dans le contexte d’une identification face-à-face que d’une identification à distance, il se peut que l’adresse du client ne soit pas mentionnée par le document probant. Tel peut être le cas, par exemple, lors de l’identification d’une personne résidant à l’étranger au moyen de son passeport, lors de l’identification d’un résident belge au moyen de sa carte d’identité électronique à l’occasion de la conclusion d’une relation d’affaires à son domicile, ou lors de l’identification à distance d’une personne résidant en Belgique au moyen d’une copie de sa carte d’identité électronique. Dans ces cas ou dans d’autres situations analogues, l’article 8, § 3 du règlement impose de vérifier cette information,

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visée à l’article 4, § 1er, alinéa 2 de la loi, sur la base d’un deuxième document susceptible de faire preuve.

Lorsqu’il s’agit d’un client qui réside en Belgique, cette vérification devra être opérée par la consultation et l’enregistrement des données d’identification du client auprès du Registre National dès que l’accès à celui-ci sera obtenu.

En ce qui concerne les clients résidant en Belgique identifiés avant que cette modalité puisse entrer en vigueur, ainsi que pour les personnes établies à l’étranger ou non inscrites au Registre National, il peut être notamment recouru, au titre de « document susceptible de faire preuve », à tout document émis par une autorité publique (permis de conduire, carte de sécurité sociale, document émis par l’administration communale pour faire preuve de l’adresse, etc.), ou à des courriers ou factures adressés au client qu’il pourrait produire. Dans ces cas, il convient cependant d’examiner si ces documents n’ont pas été manifestement falsifiés, auquel cas ils ne peuvent bien entendu pas être considérés comme susceptibles de faire preuve. Lorsque le client sollicite un crédit ou un prêt dont l’octroi requiert la consultation de la centrale des crédits aux particuliers, la confirmation de l’adresse du client obtenue par cette voie équivaut à un document probant ayant permis de la vérifier.

Le 3ème alinéa de l’article 8, § 3 du règlement permet de substituer à la procédure de vérification de l’adresse au moyen d’un second document susceptible de faire preuve, une procédure de vérification par envoi de courrier avec accusé de réception. Cette procédure ne peut toutefois être appliquée qu’exceptionnellement, lorsqu’il n’est pas possible d’obtenir d’un client un second document susceptible de faire preuve de son adresse. En outre, vu ses caractéristiques, cette procédure ne peut être utilisée qu’en vue de nouer des relations d’affaires ou des opérations occasionnelles dont l’exécution peut être retardée jusqu’au retour de l’accusé de réception. Il est en effet à souligner que la mise en oeuvre effective de la relation d’affaires ou la réalisation de l’opération doit être suspendue jusqu’à la réception de l’accusé de réception à renvoyer par le client.

Enfin, lorsqu’un client occasionnel souhaite réaliser un transfert de fonds d’un montant inférieur à 1.000 € en une ou plusieurs fois, et qu’il ne peut produire ni un document probant, ni un autre document susceptible de faire preuve de son adresse, la vérification de celle-ci peut exceptionnellement être opérée sur la base d’une déclaration écrite et signée du client. Il faut cependant souligner que cette faculté doit être exclue lorsqu’il existe des soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. En outre, cette faculté ne peut être utilisée que pour la vérification de l’adresse du client, et ne porte en aucune manière préjudice à l’obligation de vérifier les nom et prénom du client au moyen d’un document probant.

4.3.4. Personnes morales, trusts, associations de fait et autres structures juridiques dénuées de personnalité juridique

Article 9 du règlement «§ 1er. Lors de l’identification des clients qui sont des personnes morales de droit belge, la vérification de leur identité conformément à l’article 4, § 1er, de la loi, doit être opérée au moyen des documents probants suivants: 1° les derniers statuts coordonnés ou les statuts à jour de la personne morale cliente déposés au Greffe

du Tribunal de commerce ou publiés aux annexes du Moniteur Belge; 2° la liste des administrateurs de la personne morale cliente et la publication de leurs nominations au

Moniteur Belge, ou tout autre document probant permettant d’établir leur qualité d’administrateurs, tels que toute publication au Moniteur Belge faisant mention de ces personnes en tant qu’administrateurs, ou les comptes annuels déposés à la Banque Nationale de Belgique;

3° la dernière publication au Moniteur Belge des pouvoirs de représentation de la personne morale cliente.

§ 2. Lors de l’identification des clients qui sont des personnes morales de droit étranger, la vérification de leur identité conformément à l’article 4, § 1er de la loi, doit être opérée au moyen des documents probants équivalents à ceux énumérés au § 1er, du présent article et, si nécessaire pour l’organisme, de leur traduction dans une des langues nationales ou en anglais.» Article 10 du règlement « Lors de l’identification des clients qui sont des trusts, des associations de fait, des fiducies, ou toutes autres structures juridiques dénuées de personnalité juridique, les organismes prennent connaissance de l’existence, de la nature, des finalités poursuivies et des modalités de gestion et de représentation de la structure juridique concernée, et les vérifient au moyen de tous documents susceptibles de faire preuve, dont ils prennent copie.

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Cette identification inclut la prise de connaissance et la vérification de la liste des personnes autorisées à exercer la gestion de ces clients, au moyen d’un document susceptible de faire preuve.»

Conformément à l’article 4, § 1er, alinéa 2, de la loi, l’identification des personnes morales porte sur la dénomination sociale, le siège social, la liste des administrateurs et les dispositions légales ou statutaires régissant les pouvoirs de représentation. En ce qui concerne les trusts et, par analogie, les associations de fait et, d’une manière générale, les structures juridiques dénuées de personnalité juridique, les éléments sur lesquels doit porter l’identification sont mutatis mutandis identiques à ceux qui identifient une personne morale.

Dans l’ensemble de ces cas, la vérification des informations d’identification doit être opérée au moyen de documents ayant valeur de preuve dans le droit qui est applicable à la personne morale, au trust, à l’association de fait ou à la structure juridique considérée.

Les documents probants au moyen desquels les informations d’identification doivent être vérifiées peuvent être obtenus soit auprès du client lui-même, soit auprès de sources officielles telles que le Moniteur Belge ou auprès de toutes autres sources d’information pouvant être considérés comme fiables.

4.3.5. Copie des documents probants

L’article 4, § 1er, alinéa 1er, de la loi a été complété par la loi du 12 janvier 2004 notamment pour préciser que la copie du document probant que les organismes sont tenus de prendre peut l’être tant sur support papier qu’électronique. Cette alternative s’applique à tous les documents probants utilisés.

Toutefois, sans que ceci ne constitue une obligation, la Commission encourage également ces organismes à évoluer rapidement d’un enregistrement des données d’identification des clients par photocopie de leurs cartes d’identité vers un enregistrement électronique systématique de ces données, dans un environnement adéquatement sécurisé, au départ des microprocesseurs incorporés aux nouvelles cartes d’identité. En effet, les performances de ces nouvelles modalités d’enregistrement sont susceptibles d’être incomparablement plus élevées, tant sur le plan du coût économique de la gestion de ces informations par les établissements, que sur celui de la rapidité de la reconstitution des opérations à la demande de la Cellule de traitement des informations financières.

Lorsque l’identité du client a été vérifiée électroniquement au moyen de sa carte d’identité électronique ou d’un certificat visé à l’article 8, § 2, 2° et § 3, 2° du règlement, les données d’identification lues, ainsi que leur signature électronique par le Registre National ou par le prestataire de service de certification, doivent être conservées solidairement afin de permettre toute vérification ultérieure de la signature.

4.4. Autres informations requises

4.4.1. Objet et nature de la relation d’affaires

Article 12 du règlement «En vue de l’identification de l’objet et de la nature envisagée de la relation d’affaires, les organismes prennent connaissance et enregistrent les types d’opérations pour lesquelles le client les sollicitent, ainsi que toute information relevante permettant de déterminer la finalité de la relation d’affaires envisagée dans le chef du client.»

Lorsqu’un client souhaite nouer une relation d’affaires, qu’il s’agisse d’une personne physique ou d’une personne morale, l’identification de ce client requiert en outre que l’organisme identifie l’objet et la nature envisagée de la relation d’affaires. Il convient à cet égard de prendre connaissance des intentions du client concernant le type de relation d’affaires qu’il souhaite nouer avec l’organisme, et le type d’opérations qu’il souhaite nouer avec l’organisme dans le cadre de cette relation, ainsi que toutes informations utiles et pertinentes permettant de connaître la finalité de cette relation dans le chef du client.

En ce qui concerne les entreprises d’assurance-vie et les intermédiaires en assurance-vie, l’information précontractuelle comprenant la proposition d’assurance ou tout autre formulaire de souscription doit en principe permettre de déterminer l’objet et la nature de la relation d’affaires.

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4.4.2. Informations nécessaires pour la politique d’acceptation des clients et l’exercice des devoirs de vigilance

Article 13 du règlement «Lors de l’identification de clients visés à l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 1° et 2° de la loi, les organismes recueillent et enregistrent toutes informations nécessaires pour permettre la mise en application de la politique d’acceptation des clients conformément au chapitre 6 et le devoir de vigilance à l’égard des relations d’affaires et des opérations conformément au chapitre 8.»

L’article 13 du règlement précise également qu’il y a lieu de recueillir auprès du client toutes les informations qui sont nécessaires pour mettre en œuvre la politique d’acceptation des clients et les devoirs de vigilance à l’égard des relations d’affaires et des opérations. Ces informations, à préciser également en fonction des critères définis par chaque organisme dans le cadre de sa politique d’acceptation des clients et de ses devoirs de vigilance (voir chapitres 7 et 9, ci-dessous), peuvent concerner notamment la profession ou le secteur économique d’activité du client, ses sources de revenus ou l’origine des fonds. Sur ce dernier point, l’attention est attirée en particulier sur l’article 31, alinéa 2, du règlement en vertu duquel l’acceptation d’un client qui est une personne politiquement exposée requiert de prendre les mesures raisonnables pour connaître l’origine des fonds qui sont ou seront engagés dans la relation d’affaires ou dans l’opération occasionnelle envisagée.

Ces informations doivent être enregistrées selon des modalités qui en permettent une exploitation adéquate dans le cadre la politique d’acceptation des clients et du système vigilance de l’organisme. En revanche, il est à noter qu’il s’agit le plus souvent d’éléments d’information non vérifiables au moyen d’un document probant. Vu leur finalité, il convient néanmoins que les organismes s’efforcent de s’assurer que ces informations leur sont fournies de bonne foi par le client.

Les dispositions de l’article 13 du règlement s’appliquent également, mutatis mutandis, lors de l’identification d’un client souhaitant réaliser une opération occasionnelle visée à l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 2°. Dans ce cas, outre que les informations à recueillir doivent permettre la mise en œuvre de la politique d’acceptation des clients, elles doivent également permettre aux préposés chargés de la surveillance de première ligne d’exercer adéquatement leurs responsabilités de détection des « opérations atypiques » (cf. infra). Ces informations doivent notamment permettre à ces préposés de se forger une opinion quant à la justification économique et la légitimité apparentes de l’opération à la réalisation de laquelle leur concours est demandé.

5. Identification des ayants droit économiques

Article 5, § 1er, de la loi «Les organismes et les personnes visés aux articles 2, 2bis, 1° à 4°, et 2ter, doivent identifier et prendre toutes les mesures raisonnables pour vérifier l’identité de la ou des personnes pour laquelle ou lesquelles l'opération est effectuée: 1° en cas de doute sur la question de savoir si les clients visés à l'article 4 agissent pour leur propre

compte ou en cas de certitude qu'ils n'agissent pas pour leur propre compte; 2° lorsque le client est une personne morale ou un trust. Lorsque le client est une personne morale ou un trust, les mesures incluent l’identification de la ou des personnes physiques qui en dernier ressort possèdent ou contrôlent le client. Lorsque le client ou le détenteur d'une participation de contrôle est une société cotée en bourse, il n'est pas nécessaire d'identifier ses actionnaires, ni de vérifier leur identité.»

5.1. Identifier et prendre toutes les mesures raisonnables pour vérifier l’identité

5.1.1. Identifier et vérifier l’identité

Les termes «identifier» et «vérifier l’identité» sont à interpréter dans des sens identiques à ceux rappelés au point 4.1. ci-dessus.

Dans le cas où un organisme ne peut accomplir son obligation d’identifier les ayants droit économiques conformément aux dispositions de l’article 5 de la loi et du chapitre 4 du règlement, il est recommandé, par analogie avec les dispositions de l’article 4, § 3 de la loi, de refuser de nouer ou de maintenir la relation d’affaires. Il convient également

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d’examiner dans ce cas s’il y a lieu d’en informer la CTIF, conformément aux articles 12 à 14ter de la loi.

Ceci ne s’applique en revanche pas si des mesures raisonnables n’ont pas permis de vérifier l’identité des ayants droit économiques.

5.1.2. Données d’identification

Article 15, § 1er du règlement «L’identification des ayant droit économiques conformément à l’article 5 de la loi porte sur les éléments d’identification énumérés à l’article 4, § 1er, alinéa 2, de la loi, à l’exclusion toutefois de l’objet et de la nature envisagée de la relation d’affaires.»

Sans préjudice de ce qui est dit au point 5.2.2. ci-dessous, l’obligation légale d’identifier les ayants droit économiques apparaît identique, quant à sa portée, à celle d’identifier les clients, et porte sur les mêmes éléments d’identification, à l’exclusion toutefois de l’obligation d’identifier l’objet et la nature envisagée de la relation d’affaires qui n’est pas d’application.

5.1.3. Mesures raisonnables

En revanche, l’obligation de vérifier l’identité des ayants droit économiques est assortie de tempéraments importants. Il s’agit en effet ici, non d’une obligation de résultat, mais d’une obligation de moyens, ce que traduit plus précisément l’article 15, § 2 du règlement.

Article 15, § 2 du règlement «Les organismes prennent toutes les mesures raisonnables pour vérifier l’identité des ayant droit économiques au moyen des documents visés aux articles 8, 9 et 10. À défaut de pouvoir procéder à la vérification de l’identité des ayant droit économiques au moyen de ces documents, les organismes prennent toutes les mesures raisonnables pour y procéder au moyen de tous autres documents ou sources d’informations auxquels il est raisonnable de donner foi. Lorsque la vérification de l’identité des personnes visées ne peut pas être raisonnablement opérée, les organismes le justifient par écrit, et en conservent la justification dans le dossier d’identification du client.»

A défaut de pouvoir vérifier l’identité des ayants droit économiques au moyen d’un document probant tel que requis pour vérifier l’identité d’un client, les organismes doivent s’efforcer de procéder à la vérification au moyen de tous autres documents ou sources d’information auxquels il est raisonnable de donner foi.

Peuvent ainsi être pris en considération des documents pour l’établissement desquels des contrôles d’identité appropriés sont effectués, tels, par exemple, que les actes notariés.

Dans les cas où cette alternative s’avérerait également impossible, les organismes sont appelés à justifier cette impossibilité par écrit.

5.1.4. Copie des documents d’identification

Contrairement à l’article 4, § 1er de la loi, qui concerne l’identification des clients, son article 5 n’impose pas explicitement de prendre une copie du document probant au moyen duquel l’identité des ayants droit économiques a été vérifiée. Cette obligation découle cependant indirectement de l’article 7, alinéa 2 de la loi, qui impose la conservation pendant 5 ans des «documents ayant permis l’identification visée aux articles 5 et 5bis.»

5.2. Ayants droit économiques des personnes morales, des trusts, des associations de fait, et de toutes autres structures juridiques dénuées de personnalité juridique

Article 16 du règlement «§ 1er. Lorsque le client est une société commerciale ou à forme commerciale, il faut entendre par ayant droit économiques: - les personnes physiques qui contrôlent la société, en droit ou en fait, directement ou indirectement, - ainsi que les personnes qui, sans disposer du pouvoir de représenter le client dans ses relations avec l’organisme, exercent des mandats dans son organe d’administration. § 2. Lorsque le client est une société de droit belge, les personnes physiques qui contrôlent la société, en droit ou en fait, directement ou indirectement, sont celles visées aux articles 5 à 9 du code des sociétés.

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Les organismes prennent les mesures raisonnables pour vérifier la liste des ayant droit économiques visés à l’alinéa premier: - dans le cas de sociétés de personnes, au moyen du registre des associés, ou, - dans le cas de sociétés de capitaux, au moyen du registre des actionnaires nominatifs, ou, s’agissant

d’actions dématérialisées, d’une attestation du teneur de compte, ou, en cas d’actions au porteur, au moyen des listes de présences à l’avant-dernière et à la dernière assemblée générale des actionnaires.

§ 3. Lorsque le client est une société de droit étranger, les organismes prennent les mesures raisonnables pour vérifier la liste des ayant droit économiques visés au § 1er, 1er tiret, au moyen de tout document susceptible de faire preuve à cet effet en vertu de la législation applicable à la société.» Article 17 du règlement «Lorsque le client est une personne morale autre qu’une société commerciale ou à forme commerciale visée à l’article 16, il faut entendre par ayants droit économiques les personnes qui, sans disposer du pouvoir de représenter le client dans ses relations avec l’organisme, exercent des mandats dans son organe d’administration.» Article 18 du règlement «Lorsque le client est un trust ou une fiducie, sont à considérer comme ayant droit économiques: 1° les personnes nominativement désignées dans l’acte constitutif du trust ou de la fiducie, ou dans un

autre document officiel, comme étant celles au profit desquelles le trust ou la fiducie est gérée; 2° les personnes au profit desquelles le trust ou la fiducie est gérée, encore que ni l’acte constitutif de

celui-ci ni un autre document officiel ne les désigne nominativement, si l’organisme a des raisons de soupçonner, sur la base des informations disponibles concernant ledit trust ou ladite fiducie, ou sur la base de toute circonstance relevante, que les modalités de désignation in abstracto des bénéficiaires ont notamment pour objectif de dissimuler leur identité;

3° les personnes autres que le trustee visé à l’article 14 et que les ayant droit économiques visés aux 1° et 2° du présent alinéa qui, sans disposer du pouvoir de représenter le trust ou la fiducie dans ses relations avec l’organisme, disposent du pouvoir d’influer notablement sur sa gestion.

Les organismes prennent les mesures raisonnables pour vérifier la liste des ayant droit économiques visés à l’alinéa 1er, 1°, au moyen de l’acte constitutif du trust ou de la fiducie, ou de tout autre document susceptible de faire preuve. Ils prennent toute mesure raisonnable afin de déterminer la liste des ayant droit économiques visés à l’alinéa 1er, 2°, au moyen de toute information disponible à laquelle il est raisonnable de donner foi.» Article 19 du règlement «Lorsque le client est une association de fait ou toute autre structure juridique dénuée de personnalité juridique, sont à considérer comme ayant droit économiques les personnes autres que celles qui disposent du pouvoir de représenter l’association auprès de l’organisme, mais qui disposent du pouvoir d’influer notablement sur sa gestion.»

5.2.1. Vis-à-vis des sociétés et des trusts, les articles 16 et 18 du règlement distinguent deux catégories d’ayants droit économiques: - les actionnaires, associés ou bénéficiaires au profit desquels la société ou le trust est

géré; - les personnes qui exercent un mandat au sein des organes de la société ou qui ont le

pouvoir d’influer notablement sur la gestion du trust.

En ce qui concerne les trusts, doivent par exemple être considérés comme ayants droit économiques en raison de leur pouvoir d’influence sur la gestion les «charities commissioners» des «charitable trusts», compétents pour nommer, révoquer ou remplacer le trustee, lui demander des comptes et procéder à des enquêtes sur sa gestion du trust.

En ce qui concerne les personnes morales autres que des sociétés (les associations sans but lucratif, les fondations, etc.) et les associations de fait, les articles 17 et 19 du règlement précisent que seule la deuxième de ces catégories est d’application.

5.2.2. Par application de l’article 5, § 1er, alinéa 3 de la loi, lorsque le client est une société cotée en bourse, ou lorsque qu’une société cotée en bourse contrôle directement ou indirectement la société cliente, il n’est pas requis d’identifier et de vérifier l’identité des actionnaires de cette société cotée.

5.2.3. L’obligation d’identifier les ayants droit économiques emporte aussi celle de prendre les mesures raisonnables pour s’assurer de l’exhaustivité de la liste des ayants droit économiques d’un client.

Ainsi, l’article 16, §§ 2 et 3, et l’article 18, alinéa 2 du règlement précisent les documents sur lesquels les organismes doivent vérifier la liste des actionnaires, associés ou bénéficiaires de la société ou du trust considéré.

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En ce qui concerne les personnes qui exercent un mandat dans les organes de gestion ou d’administration de la personne morale ou de l’association de fait ou qui ont le pouvoir d’influer notablement sur la gestion du trust, leur liste doit être obtenue dans le cadre de l’identification du client lui-même (voir l’article 4, § 1er, alinéa 2 de la loi, les articles 9 et 10 du règlement, et le point 4.3.4. de la présente circulaire).

5.2.4. Vis-à-vis des trusts également, l’article 18 du règlement requiert une vigilance particulière lorsque les personnes au profit desquelles ils sont gérés ne sont pas identifiables mais définis in abstracto, s’il existe des raisons de croire que cette modalité de désignation des bénéficiaires a notamment pour objectif de dissimuler leur identité. Dans ce cas, il appartient aux organismes de tenter de déterminer la liste de ces bénéficiaires au moyen de toute source d’information disponible à laquelle il est raisonnable de donner foi. A défaut de pouvoir y parvenir, il convient de considérer que l’organisme n’est pas en mesure d’exercer ses devoirs de vigilance à l’égard de la relation avec ce client ou de l’opération occasionnelle qu’il souhaite réaliser.

En conséquence, il appartient à l’organisme de refuser de prêter son concours à l’opération envisagée ou de nouer ou maintenir la relation d’affaires souhaitée. Il lui appartient également d’examiner si une information doit être communiquée à la Cellule de traitement de l’information financière.

5.3. Cas particuliers

Article 20 du règlement «Dans les cas de droits démembrés, l’obligation d’identification de l’ayant droit économique et de vérification de son identité conformément à l’article 5 de la loi porte sur les nus-propriétaires, sur les propriétaires dans le cas de contrats d’emphytéose, et sur les tréfonciers dans le cas de contrats de superficie.» Article 21 du règlement L’identification et la vérification de l’identité des bénéficiaires des contrats d’assurances vie conformément à l’article 5 de la loi doivent être opérée au plus tard lorsqu’ils font valoir leur droit au paiement de la prestation résultant du contrat, et préalablement au paiement de celle-ci.» Article 22 du règlement «§ 1er. Lorsque le client est une personne visée aux articles 2bis, 1° ou 2°, ou 2ter de la loi, les organismes peuvent ne pas procéder à l’identification et à la vérification de l’identité des clients de cette personne pour le compte desquelles elle agit. § 2. Les organismes qui prestent des services de compensation et/ou de règlement de paiements ou d’opérations financières, et qui mettent en oeuvre des procédures appropriées leur permettent de s’assurer que les participants au profit desquels ces services sont prestés appliquent des mécanismes satisfaisants de prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, peuvent ne pas procéder, dans le cadre de cette activité, à l’identification et à la vérification de l’identité des clients des participants au profit desquels ils prestent ces services.»

5.3.1. Dans le cas de droits démembrés, l’article 20 du règlement désigne les personnes à considérer comme ayants droit économiques.

5.3.2. L’article 21 du règlement confirme que les bénéficiaires de contrats d’assurance-vie sont à considérer comme ayants droit économiques au sens de l’article 5 de la loi. Toutefois, conformément à la faculté laissée par les recommandations du GAFI, cette disposition du règlement reporte l’obligation de les identifier à l’époque où ils font valoir leur droit à l’indemnité.

5.3.3. Lorsque le client est un notaire, un huissier ou un avocat, ses obligations personnelles d’identification de ses clients et de collaboration à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme autorisent de dispenser les organismes visés par le règlement d’identifier et de vérifier l’identité des personnes pour lesquelles ce client agit.

Cette dispense ne peut toutefois pas trouver à s’appliquer lorsqu’il existe des soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

5.3.4. Lorsque des organismes prestent des services de compensation et/ou de règlement de paiements ou d’opérations financières à des participants qui sont des établissements de crédit ou des institutions financières visées à l’article 6 de la loi, la dispense de les identifier emporte celle d’identifier les personnes pour qui ces participants agissent.

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En outre, compte tenu du risque réduit lié à cette activité, l’article 22, § 2 du règlement permet à ces organismes de ne pas procéder, dans le cadre de cette activité, à l’identification et à la vérification de l’identité des clients de leurs participants au profit desquels ils prestent ces services et qui ne sont pas visés à l’article 6 de la loi. Le recours à cette disposition requiert cependant que ces organismes appliquent des procédures appropriées leur permettant de s’assurer que les clients au profit desquels ces services seront prestés mettent en œuvre des mécanismes satisfaisants de prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme.

En outre, cette disposition ne peut pas trouver à s’appliquer lorsqu’il existe des soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

6. Intervention de tiers pour l ’identification des clients et des ayants droit économiques

Le chapitre 5 du règlement distingue trois cas d’intervention de tiers: - le recours à un agent ou mandataire; - le recours à un «tiers introducteur»; - le recours à un intermédiaire d’assurances assujetti à la loi, dans le cadre des activités d’assurance-

vie.

6.1. Agent ou mandataire

Article 23 du règlement «Les organismes qui recourent à l’intervention d’agents délégués ou de mandataires pour nouer ou entretenir des relations d’affaires avec les clients ou pour réaliser avec eux des opérations occasionnelles précisent par écrit à ces intervenants les procédures d’identification et de vérification à mettre en œuvre, dans le respect de la loi et du présent règlement, et assurent un contrôle adéquat du respect de ces procédures. Le recours à de tels intervenants est sans effet sur la responsabilité personnelle de l’organisme quant au respect des dispositions de la loi et du règlement.»

Dans le premier cas, l’agent ou mandataire effectue l’identification et la vérification de l’identité au nom et pour le compte de l’organisme. Il appartient dès lors à celui-ci de préciser par écrit les procédures à mettre en application par l’agent ou le mandataire, et d’en assurer un contrôle adéquat.

6.2. Tiers introducteur

Article 4, § 4 de la loi «Les organismes et les personnes visés à l'article 2, à l'exception des 17°, 18° et 21°, sont autorisés à faire exécuter les devoirs de vigilance visés aux §1er et 2 ci-dessus par un tiers introducteur d'affaires, pour autant que celui-ci soit également un établissement de crédit ou une institution financière visés à l'article 1er de la directive 91/308/CEE ou un établissement de crédit ou une institution financière établi dans un état dont la législation impose des devoirs de vigilance équivalents à ceux prévus aux articles 4 et 5 de la présente loi. Sont présumés satisfaire à cette condition les pays membres du Groupe d'action financière sur le blanchiment de capitaux. Le Roi peut étendre cette présomption à d'autres états, sur avis de la Cellule de traitement des informations financières.»

Article 24 du règlement «Est un tiers introducteur au sens de l’article 4, § 4, de la loi un établissement de crédit ou une institution financière visée audit article agissant en dehors de tout contrat d’agence, de mandat ou de sous-traitance avec l’organisme considéré.» Article 25 du règlement «L’intervention d’un tiers introducteur conformément à l’article 4, § 4, de la loi et à l’article 24 du présent règlement est soumise aux conditions suivantes: 1° l’organisme vérifie préalablement et conserve la documentation sur laquelle il s’est fondé pour vérifier

que le tiers introducteur répond aux conditions fixées par l’article 4, § 4, de la loi; 2° le tiers introducteur s’engage préalablement à fournir sans délai à l’organisme les informations

d’identification des clients ou des ayant droit économiques qu’il introduira et, à la demande, une copie des documents au moyen desquels il aura vérifié leur identité.»

Article 26 du règlement «§ 1er. Les organismes peuvent faire exécuter par un tiers introducteur répondant aux conditions fixées à l’article 25 du présent règlement:

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- leurs obligations d’identification et de vérification de l’identité des clients introduits et leurs obligations d’identification de l’objet et de la nature envisagée de la relation d’affaires conformément à l’article 4, § 1er, de la loi;

- leurs obligations d’identification et de vérification de l’identité des ayant droit économiques conformément à l’article 5 de la loi;

- leurs obligations de collecte des autres informations visées à l’article 13; - leurs obligations de collecte d’informations en vue de l’exercice de leur devoir de vigilance constante

défini à l’article 35. § 2. La faculté de faire exécuter par un tiers introducteur les obligations énumérées au § 1er est néanmoins soumise à la condition que ce dernier ait procédé personnellement à l’identification face-à-face du client, à l’exclusion du cas où il lui-même a procédé à cette identification par le recours à un autre tiers introducteur, et de celui où il a procédé à une identification à distance du client. § 3. Les organismes qui nouent des relations d’affaires ou réalisent des opérations occasionnelles avec des clients identifiés à l’intervention d’un tiers introducteur requièrent que celui-ci leur communique les informations et, le cas échéant, les documents visés à l’article 25, 2°, et s’assurent du bon accomplissement de cette communication.» Article 27 du règlement «Lorsque le tiers introducteur est un établissement de crédit ou une institution financière de droit étranger, l’organisme est réputé avoir rempli ses obligations d’identification et de vérification de l’identité des clients introduits dès lors que le tiers introducteur y a procédé conformément à la législation qui lui est applicable. Notamment, les documents au moyen desquels le tiers introducteur effectue valablement la vérification de l’identité de ses propres clients conformément à la législation qui lui est applicable sont réputés être des documents probants au sens de l’article 4, § 1er, de la loi.» Article 28 du règlement «Le recours à un tiers introducteur ne porte pas préjudice à la responsabilité de l’organisme de contrôler que l’identification du client introduit ou de l’ayant droit économique et la vérification de leur identité ont été complètement et correctement opérées par le tiers introducteur, conformément à la législation qui est applicable à celui-ci, et, au besoin, de procéder lui-même aux compléments nécessaires d’identification et de vérification, voire à une nouvelle identification et à une nouvelle vérification de l’identité du client introduit ou de l’ayant droit économique. Dans ce cas l’organisme procède aux compléments d’identification et de vérification ou aux nouvelles identification et vérification conformément aux dispositions de la loi et du présent règlement.»

Le recours à un tiers introducteur se distingue du recours à un agent ou mandataire dans la mesure où le tiers introducteur, qui est un établissement de crédit ou un établissement financier, est lui-même assujetti à des obligations identiques ou équivalentes en matière d’identification, et où il procède à l’identification et à la vérification de l’identité du client ou des ayants droit économiques par application de ses propres procédures. Ainsi, par exemple, lorsqu’un client sollicite un prêt hypothécaire auprès d’un établissement de crédit dans le cadre duquel un contrat d’assurance-vie doit être contracté et donné en garantie, l’entreprise d’assurance peut exécuter ses obligations d’identification de son client en recourant à l’identification effectuée par l’établissement de crédit pour ses propres besoins, cet établissement de crédit agissant alors en qualité de «tiers introducteur» pour l’entreprise d’assurance.

Dans la logique de cette approche, l’article 27 du règlement admet dans cette hypothèse comme équivalentes aux règles belges d’identification et de vérification de l’identité celles qui sont prévues par la législation applicable au tiers introducteur. Il admet dès lors également comme documents probants au sens de l’article 4, § 1er de la loi les documents probants au moyen desquels le tiers introducteur vérifie valablement l’identité de ses clients par application de la législation qui lui est applicable.

Les conditions du recours à un tiers introducteur et la portée de ses interventions sont définies aux articles 25 et 26 du règlement. Il est à noter que les organismes sont autorisés à s’appuyer sur un tiers introducteur, non seulement pour satisfaire à leurs obligations d’identification et de vérification de l’identité des clients introduits et des ayants droit économiques, mais aussi pour la collecte des autres informations visées à l’article 13 du règlement et pour la mise à jour des données d’identification de leurs clients, conformément à l’article 35 du règlement.

Cependant, afin de conserver un degré élevé de fiabilité des données d’identification recueillies par les organismes à l’intervention d’un tiers introducteur, cette intervention n’est autorisée, en vertu de l’article 26, § 2, du règlement, que si le tiers introducteur a procédé personnellement à une identification face-à-face du client. Il apparaît en effet qu’un recours en chaîne à des identifications à l’intervention de tiers introducteurs successifs ou l’identification à distance du client par le tiers introducteur seraient de nature à amoindrir la confiance dont les organismes peuvent créditer les informations d’identification reçues.

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Il convient également de souligner que lorsqu’un client a été identifié à l’intervention du tiers introducteur, celui-ci doit transmettre sans retard les données d’identification à l’organisme. En revanche, la copie des documents au moyen desquels l’identité a été vérifiée ne doit être communiqué qu’à la demande de l’organisme. Une telle demande doit être adressée au tiers introducteur, soit si l’organisme a des raisons de douter de l’identité du client, soit en vue de répondre à une question des autorités. Dans ce cas, le tiers doit être à même de fournir sans retard la copie du document demandé.

6.3. Intermédiaires en assurances-vie

Article 29 du règlement «§ 1er. Lorsqu’un client souscrit à un contrat d’assurance-vie auprès d’une entreprise d’assurances visées à l’article 2, 4°, de la loi à l’intervention d’un intermédiaire d’assurances visé à l’article 2, 22°, de la loi, l’identification du client et la vérification de son identité peut être opérée par ce dernier simultanément pour son propre compte et pour le compte de l’entreprise d’assurances. Il en va de même concernant l’identification et la vérification de l’identité de l’ayant droit économique d’un contrat d’assurance-vie, lorsque celui-ci s’adresse à un intermédiaire d’assurances visé à l’article 2, 22°, de la loi en vue d’obtenir le paiement par une entreprise d’assurances visée à l’article 2, 4°, de la loi de la prestation prévue par un contrat d’assurance-vie. Dans ces cas, l’intermédiaire d’assurances communique sans retard à l’entreprise d’assurances les données d’identification du client ou de l’ayant droit économique, ainsi qu’une copie des documents probants sur la base desquels l’identité du client ou de l’ayant droit économique a été vérifiée. L’intervention de l’intermédiaire d’assurances ne porte pas préjudice à la responsabilité de l’entreprise d’assurances de contrôler que l’identification du client ou de l’ayant droit économique et la vérification de leur identité ont été complètement et correctement opérées par l’intermédiaire d’assurances et, au besoin, de procéder elle-même aux compléments nécessaires d’identification et de vérification, voire à une nouvelle identification et à une nouvelle vérification de l’identité du client ou de l’ayant droit économique. § 2. Lorsque l’ayant droit économique d’un contrat d’assurance vie s’adresse directement à l’entreprise d’assurances en vue d’obtenir le paiement de la prestation prévue par ledit contrat, l’entreprise d’assurances procède elle-même à son identification et à la vérification de son identité.»

L’article 29 du règlement vise à autoriser les entreprises d’assurance-vie à faire procéder à l’identification des clients par les intermédiaires d’assurances soumis par l’article 2, 22° de la loi à des obligations identiques d’identification et de collaboration à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et à fixer les modalités de ce recours.

Il est à noter que, s’agissant d’identifier le bénéficiaire d’un contrat d’assurances-vie, l’intermédiaire d’assurances qui est intervenu lors de la souscription du contrat d’assurance-vie concerné est dispensé de cette identification et de cette vérification lorsque le bénéficiaire s’adresse directement à l’entreprise d’assurance en vue d’obtenir le paiement de l’indemnité prévue au contrat. Inversement, l’entreprise d’assurances n’est pas tenue de lui communiquer les données d’identification du bénéficiaire, ni une copie du document probant au moyen duquel son identité a été vérifiée.

Compte tenu des rôles respectifs et complémentaires des entreprises d’assurance-vie et des intermédiaires en assurance-vie, la Commission recommande à ces organismes de répartir entre eux, sans préjudice de leur responsabilité respective au regard de la loi, tant les tâches d’identification des clients et ayants droit économiques que celle de détection des opérations atypiques visées aux articles 36 et 37 du règlement, commentés au point 9.2. de la présente circulaire.

6.4. Responsabilité quant à l’identification

Il convient de souligner que, dans les trois cas visés de recours à un tiers dans le cadre de l’identification des clients, ce recours ne porte pas préjudice à la responsabilité propre de l’organisme quant au respect des obligations fixées par la loi et par le règlement.

7. Politique d’acceptation des clients

7.1. Principes

Article 30, alinéa 1er du règlement «Les organismes arrêtent et mettent en oeuvre une politique d’acceptation des clients appropriée aux activités qu’ils exercent, leur permettant de concourir pleinement à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme par une prise de connaissance et un examen appropriés des caractéristiques des nouveaux clients qui les sollicitent et/ou des services ou opérations pour lesquels ils les sollicitent, notamment au regard du risque de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.»

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7.1.1. Indépendamment du respect des obligations légales en matière de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, cette prévention apparaît également capitale au regard des exigences d’une gestion saine et prudente du risque de réputation. De ce point de vue, le respect purement formel, notamment, des obligations d’identification des clients et ayants droit économiques et de communication à la CTIF des opérations ou des faits visés aux articles 12 à 14 de la loi peut apparaître insuffisant. En effet, la réputation d’un organisme pourrait être gravement entachée du fait de relations ou d’opérations importantes qu’il aurait nouées avec un client convaincu de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, si, par son comportement, cet organisme n’a pas effectivement concouru pleinement à l’application de la loi et, plus généralement, à la prévention effective du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

L’on rappellera à cet égard que l’article 13 de la loi prévoit expressément que, par exception au principe général de communication des opérations suspectes à la CTIF préalablement à leur exécution, cette communication peut être effectuée postérieurement à l’exécution de l’opération, notamment, lorsque le report de cette exécution «serait susceptible d’empêcher la poursuite des bénéficiaires du blanchiment présumé de capitaux ou du financement présumé du terrorisme».

C’est dans cette perspective, et afin que les organismes adoptent dans toute la mesure du possible le comportement le plus approprié, que l’article 30, alinéa 1er du règlement requière, complémentairement aux règles relatives à l’identification des clients et aux devoirs de vigilance à l’égard des opérations et des relations d’affaires, que les organismes arrêtent et mettent en œuvre une politique appropriée d’acceptation des clients. Celle-ci a pour objectif de leur permettre effectivement de concourir pleinement à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme par une prise de connaissance et un examen appropriés des caractéristiques des nouveaux clients qui les sollicitent et/ou des services ou opérations pour lesquels ils les sollicitent, notamment au regard du risque de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

7.1.2. La politique d’acceptation des clients doit également permettre à chaque organisme de s’assurer qu’il satisfait à ses obligations en matière d’embargo financier, conformément aux arrêtés royaux et arrêtés ministériels pris en vertu de l'arrêté-loi du 6 octobre 1944 organisant le contrôle de tous transferts quelconques de biens et valeurs entre la Belgique et l'étranger [15], de la loi du 11 mai 1995 relative à la mise en œuvre des décisions du Conseil de Sécurité de l'Organisation des Nations Unies [16], ou de la loi du 13 mai 2003 relative à la mise en œuvre des mesures restrictives adoptées par le Conseil de l'Union européenne à l'encontre d'Etats, de certaines personnes et entités [17]. Ceci suppose notamment qu’une vérification soit opérée pour s’assurer que le client, ses mandataires éventuels et ses ayants droit économiques ne sont pas des personnes reprises dans les listes d’embargo qui sont d’application.

7.1.3. La politique d’acceptation des clients constitue l’un des éléments de la « politique d’intégrité » que l’organe de direction effective doit élaborer et actualiser régulièrement, sous la surveillance du conseil d’administration, conformément aux principes n° 1 et 2 énoncés par l’annexe à la circulaire D1 2001/13 du 18 décembre 2001 aux établissements de crédit et par l’annexe n° 2 à la circulaire D1/EB/2002/6 du 14 novembre 2002 aux entreprises d’investissement.

15 M.B., 7 octobre 1944; modifié par la loi du 28 février 2002 organisant l'établissement de la balance des paiements

et de la position extérieure globale de la Belgique et portant modification de l'arrêté-loi du 6 octobre 1944 relatif au contrôle des changes et de diverses dispositions légales, M.B., 3 mai 2002, éd. 2, p. 18700.

16 M.B., 29 juillet 1995, p. 20444. 17 M.B., 13 juin 2003, p. 31923 + errata M.B., 20 juin 2003, p. 33191.

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7.2. Critères de risques

Article 30, alinéa 2 du règlement «La politique d’acceptation des clients établit des distinctions et des exigences de niveaux différents sur la base de critères objectifs fixés par chaque organisme en tenant compte, notamment, des caractéristiques des services et produits qu’il offre et de celles de la clientèle à laquelle il s’adresse, pour définir une échelle appropriée des risques.» Article 32 du règlement «La politique d’acceptation des clients des organismes soumet également à un examen particulier et à un pouvoir de décision à un niveau hiérarchique adéquat l’acceptation des autres clients susceptibles de présenter des niveaux particuliers de risque, notamment ceux: - qui sollicitent l’ouverture de comptes numérotés visés à l’article 5, alinéa 2; - qui sollicitent la fourniture de services de gestion de fortune; - qui résident ou ont leur domicile dans un pays ou un territoire qualifié de pays ou territoire non

coopératif par le Groupe d’Action Financière; - qui sont des personne - s physiques dont l’identification a été opérée à distance sur la base d’une copie de document probant;

ou qui, par application des critères visés à l’article 30, alinéa 2, sont considérés comme susceptibles de présenter un niveau particulier de risque.»

La politique d’acceptation doit s’appuyer sur des critères de risques propres à chaque organisme, d’une part, et sur des critères obligatoires, d’autre part.

7.2.1. Critères de risque définis par chaque organisme

Il appartient à chaque organisme de définir, en fonction des caractéristiques des produits et services qu’il offre et de la clientèle à laquelle il s’adresse, des critères conduisant à la mise en œuvre de procédures différenciées d’acceptation pour tenir compte du niveau de risque.

Ainsi, par exemple, peuvent notamment constituer des critères relevants pour définir des niveaux particuliers de risque des critères tels que: - l’éloignement géographique entre le lieu de résidence du client et le point de contact

avec l’organisme qu’il a choisi, - le fait qu’il soit non résident, - le fait qu’il exerce des activités dans un secteur économique sensible au risque de

blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, - le fait que le client est une société dont une part importante du capital est

représentée par des actions au porteur susceptibles de changer aisément de propriétaire à l’insu de l’organisme,

- le fait qu’il s’agisse d’un trust, d’une association de fait ou d’une autre structure juridique dont une bonne connaissance requiert une analyse plus approfondie,

- le fait qu’il s’agisse d’un client présentant des caractéristiques inhabituelles pour l’organisme concerné,

- le fait qu’il sollicite l’organisme pour des produits ou services considérés comme exposés au risque d’être utilisés pour des tentatives de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme,

- l’importance des valeurs patrimoniales remises, - etc. La Commission recommande en outre que la politique d’acceptation des organismes tienne compte, grâce à des critères de risques appropriés, de la vulnérabilité des organismes à but non lucratif à une utilisation abusive à des fins de financement du terrorisme.

7.2.2. Critères de risque obligatoires

Les articles 31 et 32 définissent des critères obligatoires de niveau particulier de risque, à savoir: - le fait que le client est une «personne politiquement exposée» (cf. infra) ; - le fait qu’il sollicite l’ouverture d’un compte numéroté; - le fait qu’il sollicite des services de gestion de fortune; - le fait qu’il réside dans un pays ou territoire qualifié de non coopératif par le GAFI

(PTNC) [18];

18 La liste des PTNC peut être consultée sur le site internet du GAFI : www.fatf-gafi.org.

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- le fait qu’il ait été identifié à distance au moyen d’une copie de document probant.

7.2.3. Lorsque des critères de risque visés aux points 7.2.1. et 7.2.2. ci-dessus sont présents, l’acceptation du client ou de l’opération doit faire l’objet d’un examen spécifique et d’un pouvoir de décision à un niveau hiérarchique approprié définis par la politique d’acceptation. Celle-ci peut établir des degrés d’exigence différenciés en fonction du risque, tant du point de vue de l’examen requis que du point de vue du niveau hiérarchique compétent pour décider de l’acceptation du client.

7.2.4. Les informations à recueillir en vertu de l’article 13 du règlement doivent permettre tant de sélectionner ceux des clients qui présentent des niveaux particuliers de risque que de documenter de manière adéquate l’examen et la décision de leur acceptation par l’organisme.

7.3. Personnes politiquement exposées

Article 31 du règlement

«La politique d’acceptation des clients des organismes soumet à un examen particulier et à un pouvoir de décision à un niveau hiérarchique adéquat l’acceptation des clients qui sont des personnes politiquement exposées, et qui souhaitent nouer avec eux des relations d’affaires ou qui les sollicitent pour la réalisation d’opérations occasionnelles. L’acceptation d’un client qui est une personne politiquement exposée requiert de prendre des mesures raisonnables afin de connaître l’origine des fonds qui sont ou seront engagés dans la relation d’affaires ou dans l’opération occasionnelle envisagée. Sont à considérer comme politiquement exposées les personnes qui exercent ou ont exercé, tant en Belgique qu’à l’étranger, des fonctions publiques importantes, à savoir, notamment: - les chefs d’Etat, - les membres de gouvernement, - les membres d’assemblées parlementaires, - les présidents de partis politiques représentés au sein d’un gouvernement, - les hauts fonctionnaires du pouvoir exécutif, y compris de l’armée, et du pouvoir judiciaire, - les dirigeants d’entreprises publiques d’importance nationale, - les hauts responsables politiques et les hauts fonctionnaires d’organisations internationales ou

supranationales, telles que l’Union Européenne, l’Organisation du Traité Atlantique Nord ou l’Organisation des Nations Unies,

Les conjoints et ascendants ou descendants directs des personnes politiquement exposées, ainsi que les sociétés ou entreprises étroitement associées à une personne politiquement exposée doivent être traités comme s’ils étaient eux-mêmes des personnes politiquement exposées.

La politique d’acceptation des clients précise les critères et les méthodes permettant de déterminer si un client est une personne politiquement exposée.»

L’article 31 du règlement établit en son alinéa 3 la liste de base des critères à mettre en œuvre pour déterminer si une personne doit être considérée comme « politiquement exposées », de sorte que les règles renforcées d’acceptation définies à l’alinéa 1er du même article trouvent à s’appliquer. Il est à noter que cette énumération est non limitative, l’objectif devant consister à soumettre à une vigilance accrue les relations d’affaires et les opérations nouées avec des personnes qui, en raison des fonctions politiques importantes qu’elles exercent ou ont exercé, doivent être considérées comme présentant des risques accrus. Il appartient dès lors à chaque organisme d’arrêter la liste des critères qu’il applique. Il peut s’indiquer, dans ce cadre, d’étendre la liste prévue par le règlement pour appréhender correctement les risques, mais non de la restreindre.

La Commission recommande à cet égard de prendre en considération, non seulement les fonctions visées qui sont exercées à l’échelon national ou fédéral, mais également à l’échelon régional, lorsque les compétences politiques attribuées à ce niveau de pouvoir sont telles que l’exercice des fonctions visées à cet échelon est susceptible de présenter un risque particulier au regard de la prévention du blanchiment des capitaux ou du financement du terrorisme. La Commission considère que tel est, notamment, le cas des entités fédérées belges en raison de l’étendue des compétences qui leur sont dévolues.

L’alinéa 4 de l’article 31 du règlement assimile aux personnes politiquement exposées « les sociétés ou entreprises étroitement associées à une personne politiquement exposée ». Sont visées par cette notion les sociétés ou personnes morales qui, en raison de leurs caractéristiques et du pouvoir qu’y exerce à titre personnel une personne politiquement exposée en qualité d’actionnaire ou d’associé et, le cas échéant, de dirigeant, sont susceptibles

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d’être utilisées par elle à des fins personnelles. Sont par exemple visées les sociétés patrimoniales, les sociétés de management ou les sociétés familiales appartenant à une personne politiquement exposée. En revanche, sont notamment exclues les banques centrales et autres entreprises publiques nationales. Celles-ci ne doivent pas être assujetties au régime applicable aux personnes politiquement exposées par le seul fait que leurs dirigeants sont eux-mêmes des personnes politiquement exposées, par application de l’article 31, alinéa 3, 6ème tiret du règlement, en raison des fonctions dirigeantes qu’ils exercent au sein de ces mêmes entreprises.

Il s’impose en outre que chaque établissement détermine la méthodologie permettant de déterminer si une personne rencontre ces critères.

A cet effet, la politique d’acceptation des clients peut prescrire, par exemple, de consulter des bases de données internes ou externes qu’elle désigne et qui répertorient les personnes visées, ou de s’appuyer sur les déclarations recueillies auprès du client, par exemple, par la voie de l’inclusion de questions appropriées dans les documents de demande d’ouverture de relations ou, en matière d’assurances-vie, dans les documents précontractuels.

En ce qui concerne les personnes politiquement exposées, l’attention est attirée sur le fait que les renseignements à recueillir en vertu de l’article 13 du règlement portent également sur l’origine des fonds qui sont ou seront engagés dans la relation d’affaires ou l’opération occasionnelle envisagée.

7.4. Etablissements financiers

Article 33, § 1er du règlement «§1er. Lorsque le client est un établissement de crédit ou une institution financière de droit étranger autre que ceux visés à l’article 6 de la loi, la politique d’acceptation doit:

1° exclure de nouer une relation d’affaires ou de réaliser une opération occasionnelle avec un tel établissement ou une telle institution: a. qui n’a aucune implantation effective dans l’Etat où est situé son siège statutaire et qui n’est pas

affiliée à un groupe financier soumis à une réglementation répondant aux recommandations du GAFI et soumis à une supervision consolidée effective;

b. ou qui n’exclut pas de nouer des relations ou des opérations avec des établissements ou institutions visées au point a. ci-dessus;

2° fonder la décision de nouer la relation d’affaires ou l’opération occasionnelle envisagée sur un dossier contenant:

a. l’identification complète de l’établissement de crédit ou de l’institution financière de droit étranger, incluant la description de la nature de ses activités;

b. les éléments sur la base desquels l’organisme a vérifié que l’établissement de crédit ou l’institution financière de droit étranger n’est pas visé au 1° du présent paragraphe;

c. toutes informations utiles publiquement disponibles sur lesquelles se fonde l’évaluation par l’organisme de la réputation de l’établissement de crédit ou l’institution financière de droit étranger, en ce compris des informations concernant d’éventuelles enquêtes ou mesures des autorités locales compétentes en relation avec des manquements de l’établissement de crédit ou l’institution financière de droit étranger en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux ou le financement du terrorisme;

d. toutes informations utiles, publiquement disponibles, relatives à la conformité au regard des 40 recommandations du GAFI des dispositifs légaux et réglementaires et des mécanismes de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme du pays d’établissement de l’établissement de crédit ou l’institution financière de droit étranger;

3° n’autoriser de nouer des relations de banque correspondante que si: a. l’objet et la nature des relations envisagées et les responsabilités respectives de l’organisme et

de l’établissement de crédit ou l’institution financière de droit étranger dans le cadre de ces relations sont préalablement convenus par écrit;

b. la décision de nouer des relations d’affaires qui, en raison de leur objet ou de leur nature, sont susceptibles d’exposer l’organisme à des risques particuliers au regard du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme se fonde sur une évaluation satisfaisante des contrôles mis en place par l’établissement de crédit ou par l’institution financière de droit étranger en vue de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme;

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c. lorsque des comptes de passage («payable-through accounts») sont à ouvrir à l’établissement de

crédit ou à l’institution financière de droit étranger, celui-ci a préalablement garanti par écrit qu’il a vérifié l’identité et a mis en œuvre les mesures requises de vigilance vis-à-vis des clients ayant un accès direct à ces comptes, d’une part, et qu’il est en mesure de communiquer sans retard sur demande les données pertinentes d’identification de ces clients, ce à quoi il s’engage, d’autre part;

4° soumettre à un pouvoir de décision à un niveau hiérarchique adéquat l’acceptation de nouer des relations d’affaires ou de conclure l’opération occasionnelle envisagée avec l’établissement de crédit ou l’institution financière de droit étranger.»

7.4.1. L’article 6, alinéa 1er de la loi, prévoit une dispense d’identification du client et de ses ayants droit économiques si ce client est: • un organisme visé à l’article 2 de la loi, à l’exclusion toutefois des agents

immobiliers, des entreprises de gardiennage ou des commerçants en diamants à l’égard desquels il n’est pas dérogé à l’obligation d’identification;

• ou un établissement de crédit européen ou une institution financière [19] européenne visés à l’article 1er de la directive 91/308/CEE du 10 juin 1991;

• ou un établissement de crédit ou une institution financière au sens de la directive 91/308/CEE établis dans un Etat non membre de l’Espace Economique Européen, mais qui est membre du GAFI [20];

• ou un tel établissement de crédit ou une telle institution financière qui est établie dans un Etat autre que ceux visés ci-dessus, mais dont l’organisme considère, sur la base d’une analyse documentée, que la législation impose aux établissements de crédit ou aux institutions financières des obligations équivalentes à celles prévues par la directive 91/308/CEE.

(cf. aussi le point 4.2.7. ci-dessus).

Les organismes sont dès lors également dispensés de l’obligation de soumettre la conclusion d’opérations ou de relations d’affaires avec ces clients à des règles spécifiques d’acceptation des clients.

7.4.2. En revanche, lorsque l’établissement de crédit ou l’établissement financier client est établi dans un autre pays que ceux visés à l’article 6, alinéa 1er, de la loi, l’article 33 du règlement précise les conditions dans lesquelles des relations ou opérations peuvent être nouées avec lui.

Ces règles comprennent notamment l’obligation de vérifier qu’il ne s’agit pas d’un établissement fictif ou qui accepte de nouer des relations ou des opérations avec de tels établissements fictifs [21]. Elles imposent que la décision de nouer une relation d’affaires ou une opération occasionnelle s’appuie sur une identification complète de

19 Par «établissement de crédit», il faut entendre au sens de la directive, un établissement de crédit au sens de la

directive 2000/12/CE ou une succursale, au sens de la même directive, établie dans l’Espace économique européen, d’un établissement de crédit ayant son siège dans l’Espace économique européen ou en dehors de celui-ci. Par «institution financière», il faut entendre: - une entreprise autre qu’un établissement de crédit exerçant des activités reprises aux point 2 à 12 et 14 de la

liste annexée à la directive 200/12/CE, en ce compris les bureaux de change et les entreprises de transfert de fonds,

- une entreprise d’assurance agréée conformément à la directive 79/267/CEE et qui exerce des activités qui relève de cette directive,

- une entreprise d’investissement au sens de la directive 93/22/CEE, - ou un organisme de placement collectif qui commercialise ses parts ou ses actions.

20 Le Roi peut étendre ce régime à d’autres Etats non membres du GAFI. Aucune extension de ce type n’est cependant actuellement en vigueur.

21 La définition des «banques fictives» fournie à l’article 33, § 1er, 1°, a) du règlement s’inspire directement du glossaire des 40 recommandations du GAFI. Cette définition est également cohérente avec celle contenue dans le document du Comité de Bâle de janvier 2003 intitulé «Shell banks and booking offices», qui les définit comme suit: «Shell banks are banks that have no physical presence (i.e. meaningful mind and management) in the country where they are incorporated and licensed, and are not affiliated to any financial services group that is subject to effective consolidated supervision.» Le document précise en outre que «the term “physical presence” is defined as “meaningful mind and management” located within the jurisdiction. The existence simply of a local agent or a low-level staff will not constitute physical presence. Management is used here to include administration, viz. books and records.» Il précise également que «the absence of a physical office to receive customers itself is not inherently bad. For example, there are a number of Internet-only banks that do not have a physical office to receive customers. However, through physical offices, so long as mind and management are located in the jurisdiction in which they are licensed.»

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l’établissement client, et sur une analyse critique du régime légal et réglementaire de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme du pays d’établissement, d’une part, et de la réputation de l’établissement client, d’autre part.

7.4.3. Des mesures renforcées sont à mettre en œuvre lorsque des relations de banques correspondantes sont envisagées, et plus encore lorsque des comptes de passage sont à ouvrir à un établissement étranger, afin que les clients de cet établissement n’utilisent pas l‘organisme pour réaliser des opérations liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme au moyen du compte de passage.

Article 33, § 2 du règlement «§ 2. Les organismes qui entretiennent des relations d’affaires avec des établissements de crédit ou des institutions financières de droit étranger visés au paragraphe précédent procèdent: - à un examen périodique, en fonction du risque, et, le cas échéant, à la mise à jour des informations sur

la base desquelles la décision a été prise de nouer lesdites relations; - à un nouvel examen desdites relations lorsque des informations sont obtenues qui sont de nature à

ébranler la confiance dans les dispositifs légaux et réglementaires de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme du pays d’établissement de l’établissement financier client, ou dans l’efficacité des contrôles mis en place par ce dernier sur le plan de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme;

- à des vérifications et des tests périodiques, en fonction du risque, pour s’assurer du respect en tout temps par l’établissement financier client des engagements auxquels il a souscrit, notamment, en ce qui concerne la communication sans retard sur demande des données pertinentes d’identification de ses clients ayant un accès directs aux comptes de passage qui lui ont été ouverts.»

7.4.4. Par ailleurs, l’article 33, § 2, du règlement impose une actualisation périodique des informations sur lesquelles s’est fondée la décision de nouer une relation d’affaires, ainsi que le réexamen de cette décision sur la base de cette actualisation.

8. Encadrement spécifique des relations d’affaires et des opérations nouées avec des clients identifiés à distance

Article 6bis de la loi «Les organismes et personnes visés aux articles 2, 2bis et 2ter, prennent les dispositions spécifiques et adéquates nécessaires pour faire face au risque accru de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme qui existe lorsqu’ils nouent des relations d’affaires ou effectuent une transaction avec un client qui n’est pas physiquement présent aux fins de l’identification.»

Article 34 du règlement «Sans préjudice des dispositions de l’article 8, § 2 relatives à l’identification à distance des clients, et de celles du chapitre 8 relatives aux devoirs de vigilance à l’égard des relations d’affaires et des opérations occasionnelles, les organismes qui nouent des relations d’affaires ou réalisent des opérations occasionnelles avec des clients, personnes physiques, qu’ils ont identifiés à distance mettent en œuvre des procédures qui: - interdisent de nouer une relation d’affaires ou de réaliser une opération occasionnelle avec un client

identifié à distance, lorsqu’il existe des raisons de croire que le client cherche à éviter un contact face-à-face afin de dissimuler plus aisément sa véritable identité, ou lorsqu’ils soupçonnent son intention de procéder à des opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme;

- imposent, en fonction du risque, des mesures spécifiques complémentaires visant à corroborer les informations d’identification obtenues sur la base du document probant visé à l’article 8, § 2;

- imposent, en fonction du risque, de procéder dans un délai raisonnable à la vérification de l’identité des clients ayant été identifiés au moyen d’un document visé l’article 8, § 2, 3°, au moyen d’un autre document probant visé à l’article 8, § 1er, ou § 2, 1° ou 2°;

- visent à améliorer progressivement la connaissance du client; - excluent les opérations impliquant le maniement d’argent liquide, à l’exception des opérations de retraits

d’espèces au moyen d’un automate sur le compte courant ouvert au nom d’un client identifié au moyen d’un document visé à l’article 8, § 2, 1° ou 2°;

- excluent les opérations impliquant le maniement d’instruments financiers incorporés dans des titres au porteur.»

8.1. L’article 6bis de la loi impose aux organismes de prendre des mesures spécifiques et adéquates nécessaires pour faire face au risque accru de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme lorsque le client est identifié à distance. L’article 34 du règlement précise la portée des mesures qui doivent être prises à cet effet, sans que cet encadrement spécifique ne porte préjudice à l’application de la politique appropriée d’acceptation des clients visée ci-dessus, ni à l’exercice des devoirs de vigilance commentés au chapitre 9 ci-après.

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Les objectifs de ces mesures consistent, d’une part, à tendre vers une identification plus fiable et une meilleure connaissance du client et, d’autre part, à limiter le risque que des opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme soient réalisées.

8.2. Dans tous les cas, le premier devoir qui s’impose aux organismes lorsqu’une identification est réalisée à distance consiste à s’interroger si le client ne recourt pas à cette procédure d’identification pour dissimuler plus aisément sa véritable identité que lors d’une identification face-à-face. Si tel devait être le cas, l’article 4, § 3, de la loi interdirait à l’organisme de nouer la relation d’affaires ou de réaliser l’opération souhaitée par le client et, le cas échéant, une information pourrait devoir être communiquée à la CTIF.

8.3. Par ailleurs, les mesures à arrêter par chaque organisme doivent être définies en fonction du niveau de risque lié à la procédure d’identification.

Ainsi, par exemple, une identification à distance en vue de nouer une relation d’affaires, dans le cadre de laquelle des contacts réguliers avec le client seront entretenus, peut être considérée comme moins risquée qu’une identification à distance en vue de réaliser une opération occasionnelle. De même, une identification à distance au moyen d’une carte d’identité électronique peut être considérée comme générant moins de risques d’erreur qu’au moyen d’un certificat d’identification et, a fortiori, qu’au moyen d’une copie de document probant.

S’agissant de clients identifiés au moyen d’une copie de document probant, le règlement prévoit lui-même certaines règles spécifiques renforcées. D’une part, son article 8, § 3, alinéa 1er, 3° exclut que la vérification à distance de l’identité du client soit opérée au moyen d’une copie de document probant lorsqu’il s’agit de réaliser une opération occasionnelle avec le client. D’autre part, son article 34, 3ème tiret, requiert qu’en fonction du risque, l’identité du client soit vérifiée dans un délai raisonnable au moyen d’un autre document probant. Si la nature du risque l’exige, l’acceptation d’une copie de document probant visée à l’article 8, § 3, alinéa 1er, 3° du règlement ne peut donc être que provisoire.

Dans le même sens, les règles spécifiques arrêtées par les organismes par application de l’article 6bis de la loi doivent également soumettre à une vigilance toute particulière les relations nouées avec des clients identifiés à distance au moyen de tels documents.

8.4. Dans le but de corroborer les données d’identification du client et d’améliorer la connaissance qu’a l’organisme de son client, les mesures spécifiques complémentaires peuvent notamment consister: - à requérir du client la production de documents complémentaires corroborant son

identification; - à procéder à des recoupements avec les informations pouvant être obtenues auprès de

sources dignes de foi étrangères au client, notamment le Registre National pour les résidents belges;

- à mettre en place une procédure d’identification face-à-face ultérieure dès que cela s’avère possible;

- à exiger que le client indique l’identité de son organisme financier habituel établi dans un Etat membre de l’Espace économique européen, un pays de la zone GAFI ou dans un pays y assimilé et autorise la collecte directe d’informations auprès de cet établissement;

- à exiger que le client procède à un premier versement sur le compte ouvert à distance au départ d’un compte ouvert à son nom auprès d’un autre établissement financier établi dans un Etat membre de l’Espace économique européen, un pays de la zone GAFI ou dans un pays y assimilé;

- à prévoir des envois réguliers de courriers nominatifs à l’adresse du client et à mettre en œuvre un suivi attentif des retours de courrier;

- etc.

8.5. Par ailleurs, afin de réduire le risque d’opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, les règles internes doivent au minimum exclure les opérations impliquant le maniement d’argent liquide ou d’instruments financiers incorporés dans des titres au porteur. Toutefois, une exception est prévue à cette exclusion pour les retraits d’espèces opérés au moyen d’un automate par le client sur le compte ouvert à son nom. Ces limitations se justifient dans la mesure où, à défaut d’une identification suffisamment fiable du client, ces opérations apparaissent particulièrement susceptibles d’être utilisées à des fins de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. En outre, à l’exception des retraits aux automates, ces opérations requièrent par nature la présence physique du client, et elles fournissent donc nécessairement l’occasion de confirmer l’identification opérée à distance par une identification face-à-face permettant de lever ces limitations.

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9. Devoirs de vigilance

Article 4, § 2 de la loi «Les organismes et les personnes visés aux articles 2, 2bis, 1° à 4°, et 2ter, doivent exercer une vigilance constante à l'égard de la relation d'affaires et assurer un examen attentif des opérations effectuées afin de s'assurer que celles-ci sont cohérentes avec la connaissance qu'ils ont de leur client, de ses activités commerciales, de son profil de risque et, lorsque cela est nécessaire, de l'origine des fonds.» Article 8 de la loi «Les organismes et les personnes visés aux articles 2, 2bis et 2ter examinent avec une attention particulière toute opération qu'ils considèrent particulièrement susceptible, de par sa nature ou de par son caractère inhabituel au regard des activités du client, de par les circonstances qui l'entourent ou de par la qualité des personnes impliquées, d'être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.

Les organismes et les personnes visés aux articles 2 et 2bis, 5°, établissent un rapport écrit des résultats de cet examen; ce rapport est transmis aux personnes visées à l'article 10 aux fins d'être conservé durant le délai prescrit à l'article 7. Sur avis de la Commission bancaire et financière et de la Cellule de traitement des informations financières, le Roi peut dresser une liste d’opérations sur devises qui sont particulièrement réputées liées au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme et sur lesquelles les organismes et les personnes visés à l’article 2 doivent établir un rapport écrit à transmettre aux personnes visées à l’article 10.»

Le chapitre 8 du règlement vise à modaliser les devoirs de vigilance qui s’imposent aux organismes en vertu des articles 4, § 2, et 8 de la loi. Ces devoirs concernent, d’une part, ce que l’organisme connaît du client (article 35 du règlement) et, d’autre part, les opérations et les relations d’affaires (articles 36 et 37 du règlement). Les devoirs de vigilance doivent en outre être remplis dans la perspective de décider s’il s’impose de procéder à une communication d’information à la CTIF (article 38 du règlement).

9.1. Mise à jour des données d’identification

Article 35 du règlement «Le devoir de vigilance constante des organismes prévu par l’article 4, § 2, de la loi inclut celui de vérifier et, le cas échéant, de mettre à jour dans un délai déterminé en fonction du risque les données d’identification et les autres informations visées à l’article 13 qu’ils détiennent concernant les clients avec lesquels ils entretiennent une relation d’affaires lorsque des indications leur sont fournies que ces données ne sont plus actuelles.

La mise à jour des données d’identification visées à l’article 4, § 1er, alinéa 2 de la loi requiert que les nouvelles données soient vérifiées au moyen d’un document probant au sens de l’article 4, § 1er, de la loi et des dispositions du présent règlement, dont il est pris copie sur support papier ou électronique.»

L’article 35 du règlement impose aux organismes de vérifier la pertinence des informations d’identification dont ils disposent concernant les clients avec lesquels ils entretiennent des relations d’affaires lorsqu’ils disposent d’indications que ces données ne sont plus à jour. Il peut en être ainsi dans le cas d’indications concernant un changement d’adresse ou le décès d’un client personne physique. Les clients qui sont des personnes morales peuvent requérir de ce point de vue une attention particulière pour tenir compte du nombre de changements potentiels plus élevé des données d’identification les concernant (modification de la dénomination sociale ou du siège social, changement d’actionnaires de contrôle ou d’administrateurs, fusion, liquidation, etc.).

Le délai de mise à jour des informations peut être défini en fonction du risque. Il appartient à chaque organisme de définir des critères adéquats à cet effet, en cohérence avec ceux qui ont été définis dans le cadre de la politique d’acceptation des clients (cf. supra, chapitre 7). Les nouvelles données d’identification doivent également être vérifiées au moyen d’un document probant approprié, comme dans l’hypothèse d’une identification initiale.

La Commission recommande en outre aux organismes d’exercer une vigilance appropriée en fonction du risque quant à la validité dans le temps des informations dont ils disposent à propos des clients avec lesquels ils sont en relation d’affaires. Dans ce cadre, notamment, il est souhaitable de veiller, lorsque cela apparaît nécessaire en vue d’une prévention efficace du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, à la vérification de la pertinence des informations détenues concernant les clients.

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9.2. Surveillance de première et de deuxième ligne

En ce qui concerne la vigilance à l’égard des relations d’affaires et des opérations, elle s’articule, en vertu des articles 36 et 37 du règlement, sur une surveillance à deux niveaux.

9.2.1. Surveillance de première ligne

Article 36 du règlement «Les organismes précisent par écrit à l’intention de leur préposés chargés de la surveillance de première ligne les critères appropriés leur permettant de déterminer les opérations atypiques, auxquelles il est requis qu’ils attachent une attention particulière, et qui doivent faire l’objet d’un rapport écrit visé à l’article 8, alinéa 2, de la loi. L’examen des opérations visé à l’article 8, alinéa 1er, de la loi, inclut, notamment, celui de leur justification économique et de leur légitimité apparentes. Les organismes précisent également par écrit à l’intention de leurs préposés chargés de la surveillance de première ligne la procédure requise en vue de la transmission des rapports écrits au responsable de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme visé à l’article 10 de la loi, incluant les délais requis de transmission.»

La «surveillance de première ligne» doit être exercée par les préposés de l’organisme qui sont en contact direct avec les clients, dans le but de détecter les opérations « atypiques » au sens de l’article 1er, 7° du règlement. Sont visées les opérations qui apparaissent particulièrement susceptibles d’être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, notamment parce qu’elles n’apparaissent pas cohérentes avec ce que l’organisme connaît de son client, de ses activités professionnelles, de son profil de risque et, lorsque cela s’avère nécessaire, de l’origine des fonds.

Afin que les préposés concernés puissent adéquatement assumer leurs responsabilités en la matière, il s’impose, d’une part, que les efforts nécessaires de formation et de sensibilisation soient fournis (cf. chapitre 10 du règlement et chapitre 14 de la présente circulaire). Mais il s’impose également que des procédures écrites adéquates soient établies pour préciser à leur intention une liste non limitative de critères à prendre en considération dans la détection des opérations atypiques, ainsi que la façon d’établir les rapports écrits requis et de les transmettre au responsable de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

En ce qui concerne les critères évoqués ci-dessus, il convient de les définir en cohérence avec ceux qui ont été retenus pour déterminer les clients devant faire l’objet de règles particulières dans le cadre de la politique d’acceptation des clients (cf. supra, chapitre 7). Toutefois, il s’indique que la surveillance de première ligne s’appuie également sur des critères relatifs aux opérations elles-mêmes. Une attention particulière doit notamment être attachée à cet égard à la justification économique et à la légitimité apparentes des opérations. De ce point de vue, une attention particulière peut s’imposer à l’égard de dépôts de sommes importantes en espèces qui seraient effectués par des « marchands de biens de grande valeur » assujettis aux dispositions de l’article 10ter de la loi, qui interdit de recevoir en espèces le paiement du prix de vente d’un article s’il atteint ou excède 15.000 €.

En outre, des critères appropriés doivent conduire les préposés à être attentifs aux faits susceptibles de constituer des indices de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, et qui constituent des circonstances en raison desquelles une opération peut être particulièrement susceptible d’être liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme au sens de l’article 8, alinéa 1er de la loi.

Pour définir ces critères, les organismes pourront utilement s’inspirer du document intitulé «Directives à l’attention des institutions financières pour la détection des activités de financement du terrorisme» publié le 24 avril 2002 par le GAFI et consultable sur son site internet «www.fatf-gafi.org».

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9.2.2. Surveillance de seconde ligne

Article 37 du règlement «Les organismes complètent la surveillance de première ligne par une surveillance de seconde ligne exercée par un système de surveillance permettant de détecter les opérations atypiques. Le système de surveillance doit : - couvrir l’intégralité des comptes des clients et de leurs opérations; - être basé sur des critères précis et pertinents, fixés par chaque organisme en tenant compte,

notamment, des caractéristiques des services et produits qu’il offre et de celles de la clientèle à laquelle il s’adresse, et suffisamment discriminants pour permettre de détecter effectivement les opérations atypiques;

- permettre une détection rapide de ces opérations; - produire des rapports écrits décrivant les opérations atypiques détectées et ceux des critères visés au

deuxième tiret du présent alinéa sur la base desquels elles sont considérées atypiques, ces rapports étant transmis au responsable de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme visé à l’article 10 de la loi;

- être automatisé, sauf si l’organisme peut démontrer que la nature et le volume des opérations à surveiller ne requièrent pas l’automatisation du système de surveillance;

- faire l’objet d’une procédure de validation initiale et d’un réexamen périodique de sa pertinence en vue de l’adapter, au besoin, en fonction de l’évolution des activités, de la clientèle ou de l’environnement.

Les critères visés à l’alinéa précédent, 2ème tiret, tiennent compte notamment du risque particulier au regard du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme qui est lié aux opérations: - réalisées par des clients, personnes physiques, identifiés à distance; - réalisées par les clients dont l’acceptation a été soumise à des règles renforcées en vertu de la politique

d’acceptation des clients visée au chapitre 6; - qui portent sur des montants inhabituels en termes absolus ou au regard des habitudes du client

considéré dans ses relations avec l’organisme.

Constitue une opération atypique au sens du présent article, un virement ou un transfert de fonds reçu au profit d’un client et pour lequel les renseignements exacts et utiles relatifs au donneur d’ordre visés à l’article 4, § 5 de la loi font défaut.»

La surveillance de première ligne doit être complétée par une «surveillance de seconde ligne» exercée par un «système de surveillance» répondant aux conditions définies à l’article 37, alinéa 2 du règlement. L’objectif de cette surveillance de seconde ligne consiste à détecter de manière systématique les opérations qui, bien qu’atypiques, ne pouvaient pas être détectées en tant que telles par la surveillance de première ligne ou qui ont échappé à sa vigilance.

Il appartient à chaque organisme de définir les modalités de fonctionnement de son système de surveillance en fonction de cet objectif. Ces modalités doivent dès lors tenir compte des caractéristiques propres des activités de l’organisme et de ses clients, et cibler les opérations en fonction des risques qu’elles sont susceptibles de comporter, tenant compte notamment des dispositions de l’article 37, alinéas 3 et 4 du règlement.

Ce système de surveillance doit également permettre à chaque organisme de se conformer à ses obligations en matière d'embargo financier, déjà évoquées au point 7.1.2. ci-dessus.

Sans préjudice de l’attention spécifique des préposés en charge de la surveillance de première ligne à l’égard des relations d’affaires et des transactions impliquant des personnes physiques et morales, y compris les institutions financières, qui résident dans des pays et territoires qualifiés par le GAFI comme non coopératifs dans la lutte contre le blanchiment de capitaux (PTNC) [22], le système de surveillance de seconde ligne constitue également un instrument particulièrement approprié pour s’assurer que toute opération impliquant ces personnes fasse l’objet comme il se doit d’un rapport écrit adressé au responsable de la prévention du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme, conformément à l’article 8 de la loi.

Comme indiqué sous le point 6.3. ci-dessus, compte tenu des rôles respectifs et complémentaires des entreprises d’assurance-vie et des intermédiaires en assurance-vie, la Commission recommande à ces organismes de répartir entre eux, sans préjudice de leur responsabilité respective au regard de la loi, tant les tâches d’identification des clients et ayants droit économiques et que celle de détection des opérations atypiques.

22 Cf. note de bas de page n° 18 supra

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Article 14ter de la loi «Sur avis de la Cellule de traitement des informations financières, le Roi peut étendre l’obligation d’information visée aux articles 12 à 14bis aux opérations et aux faits concernant des personnes physiques ou morales domiciliées, enregistrées ou établies dans un Etat ou un territoire dont la législation est reconnue insuffisante ou dont les pratiques sont considérées comme faisant obstacle à la lutte contre le blanchiment de capitaux par une instance internationale de concertation et de coordination compétente. Le Roi peut déterminer le type de faits et d’opérations visés ainsi que le montant minimal.»

Le système de surveillance doit permettre de même aux organismes de s’assurer qu’ils satisfont à leurs obligations de déclaration étendues, conformément à l’article 14ter de la loi. En vertu de cette disposition légale, les organismes sont tenus de procéder à une communication à la CTIF, en vertu des articles 12 à 14 de la loi, pour toute opération ou tout fait qu’ils constatent concernant des personnes physiques ou morales domiciliées, enregistrées ou établies dans un pays ou un territoire dont la législation est reconnue insuffisante, ou dont les pratiques sont considérées par le GAFI comme faisant obstacle à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Le cas échéant, la liste de ces pays est fixée par arrêté royal. Actuellement, aucun pays ou territoire n’a été désigné par le Roi en application de l’article 14 ter de la loi.

En règle générale, les exigences d’efficience et de rapidité de réaction du système de surveillance imposeront qu’il soit automatisé. Toutefois, un système non automatisé peut être admis lorsque l’organisme peut démontrer que la nature et le volume des opérations permettent d’exercer cette surveillance sans recours à l’automatisation. Cette démonstration suppose néanmoins également que les moyens humains nécessaires à l’efficacité et à la rapidité de réaction du système non automatisé soient mis en œuvre.

La Commission recommande aux organismes qui ne disposent pas encore de système de surveillance répondant aux spécifications énoncées à l’article 37 du règlement d’entreprendre sans retard les travaux requis en vue de sa mise en place et de son fonctionnement effectif dans le délai fixé à l’article 43 du règlement (voir aussi le point 15.3. de la présente circulaire).

Compte tenu de ce que la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme constitue un élément important de la gestion adéquate du risque de réputation, et complémentairement aux commentaires formulés au chapitre 17. de la présente circulaire, la Commission recommande par ailleurs aux organismes qui ont établi des filiales ou des succursales à l’étranger qu’ils s’assurent, au besoin par des contrôles sur place effectués par leur département d’audit interne, que ces filiales et succursales disposent également d’un système de surveillance approprié des opérations permettant effectivement de détecter les opérations suspectes et de se conformer à la législation locale.

9.2.3. Traitement des rapports internes

Article 38 du règlement «Les organismes mettent en œuvre les moyens requis et établissent les procédures appropriées afin de procéder dans les plus brefs délais à l’analyse, sous la responsabilité du responsable de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, des rapports écrits visés à l’article 8, alinéa 2, de la loi qui lui sont transmis conformément aux articles 36 et 37, afin de déterminer s’il y a lieu de procéder à la communication de ces opérations ou de ces faits à la Cellule de traitement des informations financières, conformément aux articles 12 à 14 de la loi. Le rapport écrit, son analyse et la décision à laquelle elle a conduit par application des articles 12 à 14 de la loi sont conservés conformément aux modalités définies à l’article 7, alinéa 1er, de la loi.»

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Article 12 de la loi «§ 1er. Lorsque les organismes ou les personnes visés à l’article 2 savent ou soupçonnent qu’une opération à exécuter est liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, ils en informent la Cellule de traitement des informations financières, avant d’exécuter l’opération, en indiquant, le cas échéant, le délai dans lequel celle–ci doit être exécutée. Cette information peut être faite téléphoniquement, mais doit être immédiatement confirmée par télécopie ou, à défaut, par tout autre moyen écrit. Dès réception de l’information, la Cellule en accuse réception. § 2. Si, en raison de la gravité ou de l’urgence de l’affaire, la Cellule l’estime nécessaire, elle peut faire opposition à l’exécution de l’opération, avant l’expiration du délai d’exécution mentionné par les organismes ou les personnes visés à l’article 2. Cette opposition leur est notifiée immédiatement par télécopie ou, à défaut, par tout autre moyen écrit. Cette opposition fait obstacle à l’exécution de l’opération pendant une durée maximale de deux jours ouvrables à compter de la notification. § 3. Si la Cellule estime que la mesure visée au § doit être prolongée, elle en réfère sans délai au procureur du Roi ou au procureur fédéral, qui prend les décisions nécessaires. A défaut de décision notifiée aux organismes ou aux personnes visés l’article 2 dans le délai visé au § 2, les organismes ou les personnes sont libres d’exécuter l’opération.» Article 13 de la loi «Dans l’hypothèse où les organismes ou les personnes visés à l’article 2, qui savent ou soupçonnent qu’une opération à exécuter est liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme, ne peuvent en informer la Cellule de traitement des informations financières avant d’exécuter l’opération, soit parce que le report de l’exécution de l’opération n’est pas possible en raison de la nature de celle-ci, soit parce qu’il serait susceptible d’empêcher la poursuite des bénéficiaires du blanchiment présumé de capitaux et du financement présumé du terrorisme, les organismes ou les personnes procèdent l’information de la Cellule immédiatement après avoir exécuté l’opération. Dans ce cas, la raison pour laquelle il n’a pu être procédé à l’information préalablement à l’exécution de l’opération doit être indiquée.» Article 14 de la loi «Hors les cas visés aux articles 12 et 13, lorsque les organismes ou les personnes visés l’article 2 ont connaissance d’un fait qui pourrait être l’indice d’un blanchiment de capitaux ou d’un financement du terrorisme, ils en informent immédiatement la Cellule de traitement des informations financières. Cette information peut être faite téléphoniquement mais doit être confirmée par télécopie ou, à défaut, par tout autre moyen écrit. Dès réception de l’information, la Cellule en accuse réception.» Article 15, § 1er de la loi «Lorsque la Cellule de traitement des informations financières reçoit une information visée à l’article 11, § 2, la Cellule ou l’un de ses membres ou l’un des membres de son personnel désigné à cette fin par le magistrat qui la dirige ou son suppléant peuvent se faire communiquer, dans le délai qu’ils déterminent, tous les renseignements complémentaires qu’ils jugent utiles à l’accomplissement de la mission de la Cellule, de la part: 1° de tous les organismes et les personnes visés aux articles 2, 2bis et 2ter ainsi que de la part du bâtonnier visé à l’article 14bis, §3» Article 19 de la loi «Les organismes ou les personnes visés aux articles 2, 2bis et 2ter ainsi que le bâtonnier visé à l’article 14bis, § 3 ne peuvent en aucun cas porter à la connaissance du client concerné ou de personnes tierces que des informations ont été transmises à la Cellule de traitement des informations financières en application des articles 12 à 15, ou qu’une information du chef de blanchiment de capitaux est en cours.»

L’article 38 du règlement dispose que les organismes doivent mettre en œuvre les moyens requis et établir les procédures appropriées afin de procéder dans les plus brefs délais à l’analyse, sous la responsabilité du responsable de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, des rapports écrits visés à l’article 8, alinéa 2 de la loi qui lui sont transmis. Cette analyse vise à déterminer si une communication d’informations relatives aux opérations concernées s’impose en vertu des articles 12 à 14 de la loi.

Pour rappel, conformément à ces articles de la loi, les organismes sont tenus de transmettre une information à la Cellule de traitement des informations financières dans les cas ci-dessous.

9.2.3.1. Lorsqu’ils savent ou soupçonnent qu’une opération à exécuter est liée au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.

En principe, la transmission de l’information doit être préalable à l’exécution de l’opération. Dans ce cas, la déclaration doit indiquer le délai dans lequel

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l’opération sera exécutée, afin de permettre à la Cellule, si elle l’estime nécessaire en raison de la gravité ou de l’urgence de l’affaire, de faire opposition avant l’expiration de ce délai à l’exécution de l’opération.

Par dérogation à la règle générale, l’information peut être communiquée à la Cellule postérieurement à l’exécution de l’opération, soit si son report est impossible en raison de la nature même de l’opération, soit si ce report est susceptible d’empêcher la poursuite des bénéficiaires du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme. Dans ces hypothèses, la Cellule doit être informée immédiatement après l’exécution de l’opération, en lui indiquant la raison pour laquelle l’information n’a pas été transmise préalablement à l’exécution de l’opération.

9.2.3.2. Lorsqu’ils ont connaissance, dans le cadre de leurs activités professionnelles, d’un fait qui pourrait être l’indice d’un blanchiment de capitaux ou d’un financement du terrorisme.

Contrairement au premier cas, celui-ci ne vise pas l’exécution d’une opération en particulier, mais est plus général. Il peut par exemple s’agir d’un ensemble d’opérations qui, prises séparément, n’avaient pas éveillé de soupçons, mais qui apparaissent a posteriori susceptibles d’être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.

Les informations ci-dessus sont communiquées à la Cellule par le responsable désigné au sein de l’organisme ou, à titre exceptionnel, lorsque la communication par le responsable n’est pas possible, par tout employé ou représentant de l’organisme.

Il convient de respecter, dans toute la mesure du possible, les modalités et procédures de communication recommandées par la Cellule.

Le client ne peut en aucun cas être informé qu’une déclaration le concernant a été transmise à la Cellule (art. 19 de la loi).

Comme le soulignent les travaux préparatoires de la loi du 11 janvier 1993, les organismes ne sont pas dispensés de leur obligation légale de procéder aux déclarations requises auprès de la Cellule lorsqu’ils savent, directement ou indirectement, que les autorités judiciaires sont déjà informées ou saisies des opérations financières ou des faits concernés (article 11, § 2 de la loi).

9.2.4. Demandes d’informations de la CTIF

Indépendamment des obligations de communication des opérations et faits suspects à la CTIF, la Commission rappelle également les obligations des organismes face aux demandes d’informations que peut leur adresser la Cellule en vertu de l’article 15, § 1er, 1° de la loi, et la nécessité de pouvoir y donner suite dans les délais impartis.

10. Devoirs spécifiques en matière de virements et transferts de fonds L’article 4, § 5 de la loi énonce comme suit les obligations des organismes en matière de virements et transferts de fonds.

Article 4, §5 de la loi «Les organismes visés à l’article 2 dont l’activité couvre le transfert de fonds au sens de l’article 139bis de la loi du 6 avril 1995 relative au statut des entreprises d'investissement et à leur contrôle, aux intermédiaires et conseillers en placements, sont tenus d’incorporer aux virements et transferts de fonds ainsi qu’aux messages s’y rapportant, des renseignements exacts et utiles relatifs à leurs clients donneurs d’ordre de ces opérations. Ces mêmes organismes conservent tous ces renseignements et les transmettent lorsqu’ils interviennent en qualité d’intermédiaire dans une chaîne de paiement.»

10.1. Sont seuls visés les organismes habilités, en vertu de l’article 139bis de la loi du 6 avril 1995 relative au statut des entreprises d’investissement et à leur contrôle, aux intermédiaires et conseillers en placements, à fournir et à offrir au public, à titre professionnel en Belgique, moyennant rémunération, des services de transferts de fonds. En ce qui concerne les bureaux de change, ils ne peuvent offrir ce service que pour autant qu’outre leur enregistrement auprès de la CBFA, ils satisfassent aux conditions supplémentaires définies par l’article 139, alinéa 8 de la même loi, à savoir:

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- être constitués sous forme d’une société commerciale; - disposer d’un capital entièrement libéré et de fonds propres d’un montant de 200.000 € au

moins; - et justifier du dépôt d’un cautionnement à la Caisse de dépôts et consignations, dont le

montant est fixé par application de l’article 4bis de l’arrêté royal du 27 décembre 1994 relatif aux bureaux de change et au commerce en devises.

En outre, l’article 4ter du même arrêté royal limite à 10.000 € le montant pouvant faire l’objet d’un transfert de fonds opéré en une ou plusieurs opérations liées, par un bureau de change.

10.2. L’article 4, § 5, de la loi constitue la transposition en droit belge de la Recommandation spéciale VII du GAFI sur le financement du terrorisme. Compte tenu de ce qu’un règlement européen directement applicable dans les législations nationales des Etats membres est actuellement en cours d’élaboration en vue de fixer de manière uniforme dans toute l’Union européenne les modalités d’application de cette Recommandation spéciale, la Commission a estimé inopportun de recourir au stade actuel au pouvoir que lui confère l’article 4, § 6 de la loi de préciser par voie réglementaire les modalités d’application des obligations définies à l’article 4, § 5 de la loi.

10.3. Néanmoins, dans l’attente de ce règlement européen, la Commission recommande aux organismes visés de suivre les lignes de conduites suivantes en matière de virements et de transferts de fonds pour se conformer aux obligations définies par l’article 4, § 5 de la loi:

• Il convient que les organismes qui effectuent pour le compte d’un de leurs clients des transferts de fonds au sens de l’article 139bis de la loi du 6 avril 1995 relative au statut des entreprises d’investissement et à leur contrôle, aux intermédiaires et conseillers en placements, incluent dans les virements et transferts de fonds ainsi que dans les messages s’y rapportant les renseignements exacts et utiles ci-dessous: 1° lorsque le donneur d’ordre est une personne physique:

- les nom, prénom et adresse du donneur d’ordre; - le numéro de compte du donneur d’ordre ou, à défaut, un numéro de référence

unique. 2° lorsque le donneur d’ordre est une personne morale, un trust, une association de fait

ou toutes autres structures juridiques dénuées de personnalité juridique: - la dénomination sociale et le siège social statutaire du donneur d’ordre; - le numéro de compte du donneur d’ordre ou, à défaut, un numéro de référence

unique. Le cas échéant, l’adresse ou le siège social du donneur d’ordre peut être remplacé par un numéro d’identification unique, tel que, pour les personnes physiques, le numéro de la carte d’identité ou le numéro national, ou, pour les personnes morales, le numéro de TVA. Les organismes peuvent faire exception à ces recommandations lorsque le donneur d’ordre et le bénéficiaire du virement ou du transfert de fonds sont deux établissements de crédit ou institutions financières opérant pour leur propre compte.

• Lorsqu’il s’agit d’effectuer des virements ou transferts de fonds nationaux pour le compte de leurs clients, un numéro de compte ou une référence unique permettant de remonter a posteriori de façon certaine et précise jusqu’au donneur d’ordre peut être substitué aux renseignements énumérés à l’alinéa précédent. Ceci suppose cependant que l’organisme soit en mesure de communiquer ces renseignements à l’établissement de crédit ou à l’institution financière du bénéficiaire ou aux autorités compétentes dans les trois jours, ou immédiatement s’il s’agit d’une requête des autorités judiciaires.

• La même faculté peut être utilisée par les organismes autres que les bureaux de change qui effectuent des virements ou transferts de fonds transfrontaliers par lots («batch transfers»), à moins qu’il ne s’agisse d’opérations routinières et que le recours à cette faculté accroîtrait le risque de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

• Lorsqu’un organisme intervient comme intermédiaire dans la chaîne d’un transfert de fonds national ou transfrontalier, il lui appartient de s’assurer que toutes les informations relatives au donneur d’ordre qui accompagnent le transfert de fonds sont conservées avec le transfert. Si des contraintes techniques subsistent qui empêchent la totalité des informations relatives au donneur d’ordre qui accompagnent un transfert de fonds transfrontalier d’être transmises avec le transfert de fonds correspondant (pendant la période nécessaire d’adaptation des systèmes de paiement), il appartient à l’organisme intermédiaire de conserver pendant cinq ans toutes les informations reçues.

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10.4. Au sens strict, l’article 4, § 5 de la loi ne s’applique qu’aux transferts de fonds au sens de l’article 139bis de la loi du 6 avril 1995.

Néanmoins, par identité de motifs, la Commission recommande que les mêmes renseignements relatifs au donneur d’ordre soient joints aux transferts de titres, moyennant les mêmes exceptions, mutatis mutandis, que celles prévues au point 10.3. ci-dessus. Elle recommande également que, lorsqu’un organisme intervient comme intermédiaire dans un transfert de titres, il se conforme, mutatis mutandis, aux recommandations ci-dessus, et veille à ce que les informations reçues concernant le donneur d’ordre soient intégralement transmises à l’établissement destinataire du transfert.

10.5. Enfin, dans l’hypothèse où un organisme reçoit au profit d’un de ses clients un transfert de titres auquel ne sont pas joints les renseignements qui sont requis dans le cas d’un transfert de fonds, l’attention des organismes est attirée sur les dispositions de l’article 37, alinéa 4, du règlement, qui impose de considérer cette opération comme « atypique ». Il convient dès lors d’y attacher l’attention requise et d’examiner si d’éventuels soupçons de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme requièrent la communication de l’opération concernée à la CTIF.

10.6. L’organisme qui, sous sa responsabilité, mandate des entités distinctes (agents délégués, call center,…) pour effectuer les opérations de virements et transferts de fonds doit mettre en place auprès de ces entités des systèmes et procédures d’enregistrement et de contrôle des données introduites qui permettent de rencontrer les exigences de l’article 4, § 5 de la loi.

10.7. Les exceptions à la transmission des renseignements relatifs au donneur d’ordre dans les virements, transferts de fonds et messages qui les accompagnent, qui sont énoncées au point 10.3 ci-dessus ne dispensent pas les organismes de procéder à la collecte et à la conservation de ces renseignements, par application des articles 4, § 1er et 7 de la loi. Lorsque le transfert de fonds ou le virement est opéré dans le cadre d’une relation d’affaires avec le client, les renseignements à inclure ne doivent pas être demandés au donneur d’ordre et vérifiés pour chaque virement ou transfert de fonds. Néanmoins, lorsqu’il existe des indications que ces renseignements ne sont plus actuels, leur remise à jour doit être opérée conformément à l’article 35 du règlement, commenté au point 9.1. ci-dessus. Lorsque le transfert de fonds ou le virement est demandé par un client occasionnel, il convient de souligner que, par application de l’article 4, § 1er, alinéa 1er, 2°, c) de la loi, l’identification du client doit être opérée en toute hypothèse, sans égard au montant de la transaction.

11. Devoirs spécifiques en matière de commerce des devises

11.1. Bordereaux

11.1.1. Outre les dispositions de la loi du 11 janvier 1993, il convient en cette matière de prendre également en considération le chapitre II de l’arrêté royal du 27 décembre 1994 relatif aux bureaux de change et au commerce de devises. Ces dispositions réglementaires imposent aux organismes financiers d’établir un bordereau d’achat ou de vente lors de tout achat ou vente au comptant de devises sous forme d’espèces ou de chèques libellés en devises ou par l’utilisation d’une carte de crédit ou de paiement. Cette obligation générale s’applique aussi aux établissements de crédit et aux entreprises d’investissement.

11.1.2. Le bordereau doit être numéroté à l’avance ou de façon automatique et doit mentionner notamment les renseignements suivants : 1° le nom ou la dénomination de l’organisme; 2° les montants en devises de l’opération concernée; 3° le cours appliqué; 4° les charges et commissions éventuellement prélevées; 5° la date de l’opération.

Un exemplaire du bordereau doit être remis au client.

11.1.3. Lorsque l’opération porte sur un montant dont la contre-valeur s’élève à 10.000 € ou plus, en une seule ou en plusieurs opérations entre lesquelles un lien semble exister, l’organisme doit mentionner l’identité du client sur le bordereau, et le lui faire signer.

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Les éléments d’identification à mentionner sur le bordereau sont, pour les personnes physiques, le nom, le prénom et l’adresse. Pour les personnes morales, les trusts, ou toutes autres structures juridiques dénuées de personnalité juridique, sont à mentionner leur dénomination sociale, leur siège social et l’identification de leur représentant.

Lorsque le client agit pour le compte d’un tiers, tant l’identité du mandataire que celle du mandant sont à mentionner sur le bordereau.

11.1.4. Il est également à souligner que ces obligations sont d’application dès que l’opération porte sur une contre-valeur de 10.000 € ou plus, sans distinction selon qu’il s’agisse d’une opération occasionnelle ou d’une opération nouée avec un client avec lequel l’organisme entretient une relation d’affaires.

11.2. Devoir de vigilance

La détection des opérations d’achat et de vente au comptant de devises sous forme d’espèces («change manuel de devises») qui sont à considérer comme atypiques et requièrent l’établissement d’un rapport écrit au sens de l’article 8 de la loi soulève parfois des difficultés particulières dans le chef des préposés en charge de la surveillance de première ligne.

Il appartient dès lors aux organismes qui exercent cette activité d’attirer spécifiquement l’attention des préposés concernés sur celles de ces opérations qui présentent des caractéristiques telles qu’elles apparaissent particulièrement susceptibles, de par les circonstances qui les entourent, d’être liées au blanchiment de capitaux ou au financement du terrorisme.

Sont notamment visées les opérations de change manuel de devises qui présentent des caractéristiques reprises dans la liste non limitative ci-dessous: 1) le fractionnement sans justification acceptable d'une opération de change manuel de

devises en plusieurs opérations distinctes, ainsi que les opérations répétées et réalisées en peu de temps et portant chacune sur des montants réduits mais dont la somme totale est importante;

2) les opérations portant sur des montants importants de devises en petites coupures; le change de petites coupures en grosses coupures pour des montants importants, ou le change de sommes importantes non comptées à l'avance par le client; la présentation simultanée de diverses devises, pour des montants significatifs;

3) le change manuel de devises contre devises (le cas échéant via l’euro) lorsqu'il s'agit de montants importants de devises peu répandues en Belgique sans justification acceptable;

4) le recours à des courriers, c'est-à-dire soit des personnes réalisant sans justification plausible des opérations de change manuel importantes pour compte de tiers ou dont il y a des raisons de croire qu'elles sont réalisées pour compte de tiers, soit des personnes accompagnées par un tiers qui surveille l'opération et refuse d'être identifié;

5) les opérations de change manuel qui comportent l'usage de documents d'origine douteuse, voire de fausses pièces d'identité, ou pour lesquelles existent des problèmes lors de l'identification du client;

6) les opérations de change manuel portant sur des montants importants et réalisées,

spécialement en espèces, par une personne physique, et qui sont sans justification économique au regard de l'activité professionnelle déclarée par le client ou sans proportion avec cette activité;

7) les opérations de change manuel de devises qui pourraient être réalisées pour le compte de sociétés écrans;

8) les opérations de change manuel de devises dont il n'y a apparemment pas d'intérêt économique ou de justification plausible à les réaliser en Belgique;

9) les opérations de change manuel de devises qui sont inhabituelles au regard des activités courantes de l’établissement de crédit ou de l’agence sollicitée, par exemple par leur importance et/ou par la nature des devises traitées, et pour lesquelles le client refuse de fournir une explication claire sur la justification de telles opérations;

10) les opérations de change manuel de devises qui s’accompagnent d’une attitude suspecte du client comme, par exemple, le manque d'intérêt pour le cours de change ou les commissions perçues alors qu'il s'agit de montants importants.

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Les programmes de formation doivent préciser qu’il appartient aux préposés des organismes confrontés à des opérations reprises dans cette liste, d’examiner avec une attention toute particulière si elles justifient l’établissement d’un rapport écrit à l’attention du responsable de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, que ces opérations soient occasionnelles ou à conclure avec des clients avec lesquels l’organisme entretient des relations d’affaires.

12. Conservat ion des données

Article 7 de la loi «Les organismes et les personnes visés aux articles 2, 2bis et 2ter, conservent sur quelque support d’archivage que ce soit, pendant cinq ans au moins après avoir mis fin aux relations avec leurs clients ou toute autre personne visée à l’article 4, alinéas 1er et 2, une copie du document probant ayant servi à l’identification. Il en est de même des documents ayant permis l’identification visée aux articles 5 et 5bis. Sans préjudice de l’exigence formulée à l’article 6, alinéa 4, de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises, les organismes et les personnes visés aux articles 2, 2bis, 1° et 5°, et 2ter, conservent pendant une période d’au moins cinq ans à partir de l’exécution des opérations, une copie sur quelque support d’archivage que ce soit, des enregistrements, bordereaux et documents des opérations effectuées de façon à pouvoir les reconstituer précisément. Ils enregistrent les opérations effectuées de manière à pouvoir répondre aux demandes de renseignements visées à l’article 15, dans le délai visé à cet article.»

12.1. La modification apportée par la loi du 12 janvier 2004 à l’article 4, § 1er de la loi pour préciser que la copie des documents probants au moyen desquels l’organisme a vérifié l’identité du client peut être prise sur support électronique confirme également qu’un tel support peut être utilisé pour en assurer la conservation.

12.2. Les mêmes obligations de conservation sont applicables aux documents au moyen desquels l’organisme a procédé à la vérification de l’identité des ayants droit économiques ou, à défaut, de la justification que cette vérification ne s’est pas révélée raisonnablement possible.

12.3. Les organismes sont en outre tenus de conserver pendant cinq ans à dater de l’exécution des opérations, une copie, sur quelque support d’archivage que ce soit, des enregistrements, bordereaux et documents des opérations effectuées. L’obligation de conserver ces données vise à permettre de reconstituer ces opérations avec précision. Elle implique dès lors que les organismes prennent les mesures nécessaires afin de pouvoir répondre de manière complète et adéquate et avec rapidité aux demandes de renseignements émanant de la CTIF, des autorités judiciaires, ou de la CBFA. A cet égard, il convient de souligner que la modification apportée par la loi du 12 janvier 2004 à l’article 7 de la loi ne vise pas à créer de nouvelles obligations à charge des organismes, mais à les exprimer plus clairement. L’on notera à ce sujet que l’exposé des motifs de la loi du 12 janvier 2004 précise que les organismes qui disposent de réseau décentralisés «devront veiller à ce que leur organisation et notamment leur système informatique puisse produire les informations nécessaires pour permettre au siège central de satisfaire sans délai auxdites demandes de renseignements».

12.4. En ce qui concerne le commerce de devises, l’article 15, alinéa 3 de l’arrêté royal précité du 27 décembre 1994, impose que le bordereau constatant une opération d’achat ou de vente au comptant de devises soit conservé en original ou en copie pendant cinq ans au moins à dater de l’opération, lorsque celle-ci porte sur un montant dont la contre-valeur s’élève à 10.000 € ou plus, en une seule ou en plusieurs opérations entre lesquelles un lien semble exister.

Compte tenu des obligations de conservation en vigueur par application de l’article 7 de la loi du 11 janvier 1993, la particularité à souligner dans ce domaine d’activité consiste dans l’obligation de conserver un exemplaire du bordereau lui-même, soit en original, soit en copie, sur un support approprié qui permette aussi la conservation de l’identification et de la signature du client et, le cas échéant, l’identification du mandant pour compte de qui l’opération a été réalisée. La seule conservation de l’enregistrement de l’opération de façon à pouvoir la reconstituer précisément et répondre aux demandes de renseignements est donc insuffisante pour satisfaire aux obligations spécifiques en la matière.

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13. Désignation et rôles du responsable de la prévention L’article 39 du règlement vise à préciser les modalités de désignation du responsable de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme prévue à l’article 10 de la loi.

Article 10 de la loi «Les organismes et les personnes visés aux articles 2 et 2bis, 5°, désignent une ou plusieurs personnes responsables de l’application de la présente loi au sein de leur organisme. Ces personnes sont chargées principalement de l’établissement de procédures de contrôle interne, de communication et de centralisation des informations, afin de prévenir, repérer et empêcher la réalisation d’opérations liées au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme. Les procédures de contrôle interne prendront spécifiquement en compte le risque accru de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme en cas d’opérations à distance visées à l’article 6bis.»

Article 18 de la loi «La transmission d'informations visée aux articles 12 à 14ter, est effectuée normalement par la personne désignée au sein des organismes visés aux articles 2 et 2bis, 5°, conformément à l'article 10 de la présente loi, ou par les personnes visées aux articles 2bis, 1° à 4° et 2ter. Tout employé et tout représentant des organismes ou des personnes visés aux articles 2 et 2bis et 2ter, procèdent toutefois personnellement à la transmission d’informations à la Cellule chaque fois que la procédure visée à l’alinéa 1er ne peut être suivie.”

Article 39 du règlement «§ 1er. Le ou les responsables de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme visés à l’article 10 de la loi sont désignés par l’organe de direction effective de chaque organisme, après s’être assuré que la ou les personnes concernées disposent de l’honorabilité professionnelle adéquate nécessaire pour exercer ces fonctions avec intégrité. § 2. Le ou les responsables désignés conformément au § 1er doivent disposer de l’expérience professionnelle, du niveau hiérarchique et des pouvoirs au sein de l’organisme qui sont nécessaires à l’exercice effectif et autonome de ces fonctions. § 3. Le ou les responsables de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme veillent, d’une manière générale, au respect par l’organisme de l’ensemble de ses obligations de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, et, notamment, à la mise en place d’une organisation administrative et d’un contrôle interne adéquats à cet effet. Ils disposent du pouvoir de proposer de leur propre initiative à la direction effective de l’organisme toutes mesures nécessaires ou utiles à cet effet, en ce compris la libération des moyens requis. Ils organisent en particulier, et mettent en application sous leur autorité les procédures d’analyse des rapports écrits établis conformément à l’article 8, alinéa 2, de la loi et de communication d’informations à la Cellule de traitement des informations financières, conformément aux articles 12 à 14 de la loi.

Ils veillent à la formation et à la sensibilisation du personnel conformément à l’article 9 de la loi et à l’article 40 du présent règlement. Ils sont les personnes de contact privilégié, le cas échéant en concertation avec le compliance officer, avec la Commission bancaire, financière et des assurances et la Cellule de traitement des informations financières pour toutes questions relatives à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

§ 4. Le ou les responsables de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme établissent et transmettent une fois par an au moins un rapport d’activité à l’organe de direction effective de leur organisme. Ce rapport doit permettre d’évaluer l’ampleur des tentatives de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme qui ont été détectées, et d’émettre un jugement sur l’adéquation de l’organisation administrative et des contrôles internes mis en œuvre, et de la collaboration des services de l’organisme à la prévention.

Une copie du rapport annuel d’activité est systématiquement adressée à la Commission bancaire, financière et des assurances et, le cas échéant, au commissaire réviseur agréé de l’organisme. Toutefois, les organismes visés à l’article 2, 9°, sont dispensés de cette transmission annuelle, mais tiennent les cinq derniers rapports annuels à la disposition de la Commission bancaire, financière et des assurances, et les lui communiquent sans délai à sa demande.»

13.1. La désignation de cette personne relève des compétences de l’organe de direction effective de l’organisme, qui doit s’assurer que la personne désignée dispose des qualités requises d’honorabilité professionnelle pour exercer ses fonctions avec intégrité. Cette personne doit également disposer de l’expérience nécessaire et être dotée du niveau hiérarchique et des pouvoirs qui sont nécessaires pour l’exercice effectif et autonome de ses fonctions.

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En ce qui concerne les établissements de crédit et les entreprises d’investissement, il convient de rappeler que la fonction de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme fait partie intégrante de la fonction de compliance. Dès lors, les principes énoncés par la circulaire D1 2001/13 du 18 décembre 2001 aux établissements de crédit et par la circulaire D1/EB/2002/6 du 14 novembre 2002 aux entreprises d’investissement trouvent à s’appliquer. Ceci vaut notamment en ce qui concerne les responsabilités respectives du conseil d’administration et du comité de direction, et en ce qui concerne le statut du responsable de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, sa place au sein de l’organisation, et les exigences en matière de compétence, d’intégrité et de discrétion.

13.2. L’article 39, § 3 du règlement détaille les responsabilités qui relèvent du responsable de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

13.3. Le rapport annuel que le responsable de la prévention est tenu d’adresser en vertu de l’article 39, § 4 du règlement à l’organe de direction effective constitue un document important pour lui permettre d’assumer correctement ses responsabilités en la matière, sur la base d’une évaluation régulière du phénomène constaté, des procédures de prévention et des moyens mis en œuvre à cet effet, ainsi que pour favoriser l’adaptation de ces procédures et moyens en fonction des besoins.

Dès lors, la Commission recommande que ce rapport contienne notamment: - un aperçu structuré de la nature, du nombre et du montant des opérations concernées,

des motifs de leur transmission au responsable de la prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, et des actions qui ont été entreprises, notamment sous la forme d’une transmission à la CTIF;

- une analyse des évolutions ou tendances, des méthodes et des moyens spécifiques éventuellement constatés en rapport avec ces pratiques de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, en ce qui concerne, notamment, le type de clientèle, le type d’opérations, les devises concernées, ou tout autre élément pertinent;

- la communication de tout élément utile concernant le fonctionnement des procédures de contrôle interne, en distinguant notamment la surveillance de première ligne et de seconde ligne, et des procédures de transmission, de centralisation et d’analyse des renseignements, en vue de prévenir, d’identifier et dénoncer les pratiques de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme;

- la mention des nouvelles instructions et/ou procédures, et des initiatives de formation à la problématique du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme à l’attention du personnel, et, le cas échéant, l’évaluation des moyens complémentaires qui sont nécessaires à cet effet.

14. Formation et sensibilisation du personnel

Article 9 de la loi «Les organismes et les personnes visés aux articles 2, 2bis et 2ter prennent les mesures appropriées pour sensibiliser leurs employés et leurs représentants aux dispositions de la présente loi. Ces mesures comprennent la participation de leurs employés et de leurs représentants concernés à des programmes spéciaux afin de les aider à reconnaître les opérations et les faits qui peuvent être liés au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme et de les instruire sur la manière de procéder en pareil cas.»

Article 40 du règlement «§ 1er. L’obligation de formation et de sensibilisation à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme visée à l’article 9 de la loi, concerne les membres du personnel des organismes et toute personne qui les représente en qualité d’indépendant, - dont les tâches en relation avec les clients ou les opérations les exposent au risque d’être confrontés à

des tentatives de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, - ou dont les tâches consistent à développer des procédures ou des outils informatiques ou autres

applicables à des activités sensibles du point de vue de ce risque. § 2. La formation, la sensibilisation et l’information régulière du personnel visent notamment: - à acquérir les connaissances et développer l’esprit critique nécessaires pour détecter les opérations

atypiques; - à acquérir la connaissance des procédures qui est nécessaire pour réagir adéquatement face à de

telles opérations, - à intégrer adéquatement la problématique de la prévention du blanchiment de capitaux et du

financement du terrorisme dans les procédures et outils développés pour être appliqués à des activités sensibles du point de vue de ce risque.»

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14.1. L’efficacité du dispositif de prévention contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme au sein des organismes est grandement tributaire de l’aptitude du personnel à contribuer à sa mise en oeuvre. Cette aptitude dépend notamment de l’expérience acquise dans la pratique, mais également, dans une large mesure, de la qualité des programmes de formation qui doivent être dispensés au personnel en vertu de l’article 9 de la loi et de l’article 40 du règlement.

En ce qui concerne les préposés en charge de la surveillance de première ligne, cette formation doit notamment leur permettre de détecter avec efficacité les opérations atypiques, et d’établir correctement et dans les délais requis un rapport écrit chaque fois que cela s’impose en vertu de l’article 8 de la loi.

En ce qui concerne les personnes chargées de développer des procédures ou des outils informatiques ou autres applicables à des activités sensibles du point de vue de ce risque, cette formation doit leur permettre d’y intégrer adéquatement la problématique de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

Dès lors, cette formation devrait utilement porter sur: - les obligations légales et réglementaires belges applicables à l’organisme, dans leur

contexte international; - l’organisation et les procédures de prévention au sein de l’organisme; - l’étude du phénomène de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme dans

la pratique (typologies, facteurs de risques, etc.); - les cas particuliers des opérations inhabituelles de change manuel de devises (cf. point

11.2. ci-dessus).

14.2. Compte tenu du caractère évolutif des techniques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, et des typologies d’opérations suspectes rencontrées, une information régulière et des séances de mise à jour des connaissances des préposés apparaissent nécessaires, sur la base d’une évaluation régulière des besoins en la matière.

15. Autres d i spos i t ions de la lo i

15.1. Etablissement de filiales, succursales et bureaux de représentation dans des pays faisant l’objet de contre-mesures

Article 14quater de la loi «Les personnes visées à l’article 2, alinéa 1er, 2°, 3°, 4°, 6°, 8°, 9°, 10°, 19° et 20° ne peuvent ouvrir une succursale ou un bureau de représentation domicilié, enregistré ou établi dans un Etat ou un territoire désigné par le Roi en application de l’article 14ter. Elles ne peuvent acquérir ou créer, directement ou par l’intermédiaire d’une compagnie financière ou d’une compagnie financière mixte, une filiale exerçant l’activité d’un établissement de crédit ou d’une entreprise d’investissement ou d’une entreprise d’assurances, domiciliée, enregistrée ou établie dans un Etat ou un territoire susvisé.»

Dans le prolongement des commentaires formulés au point 9.2.2. de la présente circulaire en ce qui concerne les obligations de déclaration étendues visées à l’article 14ter de la loi, la Commission attire également l’attention des organismes sur les dispositions de l’article 14quater de la loi. En vertu de ces nouvelles dispositions, il est en effet interdit aux organismes financiers d’établir des succursales ou bureaux de représentation dans les pays faisant l’objet de contre-mesures, ou d’y créer ou acquérir des filiales exerçant l’activité d’établissement de crédit, d’entreprise d’investissement ou d’entreprise d’assurances. On rappellera qu’actuellement, aucun pays ou territoire n’a été désigné par le Roi en application de l’article 14 ter de la loi.

15.2. Limitation des paiements en espèces

Article 10ter de la loi «Le prix de la vente par un commerçant d'un article dont la valeur totale atteint ou excède 15.000 EUR ne peut être acquitté en espèces.»

En ce qui concerne l’article 10ter de la loi, indépendamment du commentaire fourni à son sujet sous les points 4.2.2 et 9.2.1. de la présente circulaire, la Commission estime qu’il ne trouve pas à s’appliquer dans le cas de paiements à effectuer par les clients aux organismes visés par le règlement ou la présente circulaire. En effet, la notion « d’article » auquel recourt cette disposition légale doit être interprétée dans le sens que lui donne le langage courant. Ce terme vise ainsi des biens meubles corporels qui sont des produits faisant l’objet

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d’un commerce, tels que les véhicules, les bijoux, les diamants, les meubles, les appareils ménagers, les objets de collection, les antiquités, etc. Or, les institutions financières soumises au règlement commenté par la présente circulaire ne commercialisent en revanche pas d’articles au sens ci-dessus du terme, mais des instruments financiers au sens large du terme. L’article 10ter de la loi ne doit dès lors pas être appliqué lors du paiement de la contrepartie d’une opération financière, même si elle porte sur des billets de banque, de l’or, ou des instruments financiers qui peuvent être qualifiés de meubles corporels.

15.3. Dispositions transitoires

Article 24 de la loi «L’identification ou la vérification de l’identité des personnes physiques et morales qui, au moment de l’entrée en vigueur de la loi du 12 janvier 2004 modifiant la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux, la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit et de la loi du 6 avril 1995 relative au statuts des entreprises d’investissement et à leur contrôle, aux intermédiaires et conseillers en placement, ont la qualité de client ordinaire d’un organisme ou d’une personne visés aux articles 2, 2bis, 1° à 4° et 2ter, au sens de l’article 4 devra se faire dans l’année de l’entrée en vigueur de la loi du 12 janvier 2004 modifiant la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux, la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit et de la loi du 6 avril 1995 relative au statuts des entreprises d’investissement et à leur contrôle, aux intermédiaires et conseillers en placement.»

Article 41 du règlement «Le présent règlement entre en vigueur le jour de l’entrée en vigueur de l’arrêté royal qui l’approuve.» Article 42 du règlement «§ 1er. Les organismes visés à l’article 2, 1° à 7°, mettent en oeuvre avant le 2 février 2005 les procédures requises afin de s’assurer dans un délai raisonnable, tenant compte du risque de blanchiment des capitaux ou de financement du terrorisme, ainsi que des particularités des activités qu’ils exercent: 1° qu’ils disposent d’une copie des documents probants requis visés aux articles 8 à 10 pour chacun des

clients avec lesquels ils ont noué des relations d’affaires avant le 25 octobre 1998;

2° que l’objet et la nature des relations d’affaires qu’ils ont nouées avec leurs clients antérieurement au 2 février 2004, sont identifiés conformément à l’article 4, § 1er, alinéa 2, de la loi;

3° que l’identification de leurs clients qui sont des personnes morales, des trusts, des fiducies, des associations de fait ou toutes autres structures juridiques dénuées de personnalité juridique avec lesquels ils ont noué des relations d’affaires avant le 2 février 2004 porte également sur leurs administrateurs et la connaissance des dispositions régissant le pouvoir de les engager.

L’article 4, § 3, de la loi s’applique aux relations d’affaires avec les clients visés à l’alinéa 1er si les organismes ne peuvent obtenir d’eux les informations ou les documents requis pour satisfaire aux obligations définies à cet alinéa.

§ 2. Les organismes visés à l’article 2, 8° et 9° mettent en oeuvre avant le 2 février 2005 les procédures requises afin de s’assurer dans un délai raisonnable, tenant compte du risque de blanchiment des capitaux ou de financement du terrorisme, ainsi que des particularités des activités qu’ils exercent, qu’ils ont identifié et vérifié l’identité de leurs clients avec lesquels ils ont noué des relations d’affaires antérieurement au 2 février 2004, conformément à l’article 4, § 1er de la loi et au chapitre 3 du présent règlement. » Article 43 du règlement «Les organismes prennent les mesures requises afin de mettre en oeuvre dans l’année qui suit l’entrée en vigueur du présent règlement la politique d’acceptation des clients visée au chapitre 6 et les devoirs de

vigilance visés au chapitre 8. Par dérogation à l’alinéa précédent, les organismes prennent les mesures requises afin de mettre en œuvre le système de surveillance visé à l’article 37 dans les deux ans de l’entrée en vigueur du présent règlement. » Article 44 du règlement «L’article 8, § 3, alinéa 2, entre en vigueur à dater de l’entrée en vigueur de l’accès des organismes au Registre National en vue de vérifier les nom, prénom et adresse de leurs clients résidant en Belgique. Jusqu’au 31 décembre 2004, ou jusqu’à la date visée à l’alinéa précédent, l’adresse des clients qui résident en Belgique et qui présentent une carte d’identité électronique aux fins d’identification peut être vérifiée, par dérogation à l’article 8, § 3, alinéa 2, au moyen du document complémentaire délivré au client par l’administration communale de sa résidence pour faire preuve de celle-ci. »

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L’attention des organismes est également attirée sur les articles 41 à 44 du règlement qui visent à modaliser et à préciser la mise en application des dispositions transitoires prévues par l’article 24 nouveau de la loi en matière d’identification et de vérification de l’identité des clients et des ayants droit économiques. Etant donné que la disposition légale concernée vient à échéance un an après l’entrée en vigueur de la loi du 12 janvier 2004, soit le 2 février 2005, les organismes sont invités à mettre en oeuvre avant cette date les procédures requises afin de se conformer dans un délai raisonnable, tenant compte du risque de blanchiment des capitaux ou de financement du terrorisme, ainsi que des particularités des activités qu’ils exercent, à leurs nouvelles obligations en ce qui concerne leurs clients habituels avec lesquels ils ont noué des relations d’affaires antérieurement au 2 février 2004. En ce qui concerne toutefois la mise en application de la politique d’acceptation des clients visée au chapitre 6 du règlement, ainsi que la mise en application du système de surveillance visé à l’article 37 du règlement, elle requiert qu’une période plus longue de développement soit prévue. Aussi l’article 43 du règlement prévoit-il l’entrée en vigueur de ces nouvelles obligations, respectivement, un et deux ans après la date d’entrée en vigueur du règlement.

Néanmoins, la Commission s’attend à ce que les organismes qui ne disposent pas actuellement d’une politique d’acceptation des clients et d’un système de surveillance des opérations entreprennent sans retard les travaux nécessaires à leur mise en application dans le délai imparti. (Voir aussi le point 9.2.2. ci-dessus).

Par ailleurs, bien que les dispositions transitoires du règlement n’imposent pas de délai pour la remise à niveau de l’identification des ayants droit économiques des clients avec lesquels les organismes étaient en relation avant le 2 février 2004 pour la conformer aux nouvelles dispositions de l’article 5 de la loi, la Commission leur recommande d’y procéder progressivement, en fonction du risque.

16. Sanct ions

Article 22 de la loi «Sans préjudice des mesures définies par d’autres lois ou d’autres règlements, l’autorité de contrôle ou de tutelle ou l’autorité disciplinaire compétente peut, en cas de non-respect, par les organismes ou par les personnes visés aux articles 2, 2bis et 2ter qui y sont soumis, des dispositions des articles 4 à 19 ou des arrêtés pris pour leur exécution: 1° procéder à la publication, suivant les modalités qu’elle détermine, des décisions et mesures qu’elle

prend; 2° infliger une amende administrative dont le montant ne peut être inférieur à 250 EUR et ne peut

excéder 1.250.000 EUR, après avoir entendu les organismes ou les personnes dans leur défense ou du moins les avoir dûment convoqués; l’amende est perçue au profit du Trésor par l’administration de la T.V.A., enregistrement et domaines.

La Cellule est informée par l'autorité compétente des sanctions définitives prononcées en application de l'alinéa 1er.

Ces sanctions peuvent être prononcées par le Ministre des Finances à l’égard des organismes ou des personnes visés aux articles 2 et 2bis qui ne sont soumis à aucune autorité de contrôle ou de tutelle ni à aucune autorité disciplinaire.»

L’application par la Commission de sanctions, par application de l’article 22 de la loi, à l’encontre d’un organisme ne remplissant pas ses obligations légales et réglementaires en matière de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme est soumise aux règles de procédure définies aux articles 70 et suivants de la loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers.

17. Mise en œuvre de mesures cohérentes de vigilance au sein des groupes 17.1. Législation et réglementation de prévention du blanchiment de capitaux et du

financement du terrorisme applicables aux succursales et filiales d’organismes de droit belge à l’étranger

17.1.1. Les dispositions de la loi du 11 janvier 1993 et du règlement de la CBFA du 27 juillet 2004 ne doivent pas être appliquées à l’étranger par les succursales et filiales d’organismes de droit belge qui sont établies dans d’autres Etats membres de l’Espace Economique Européen ou du Groupe d’action financière, où elles sont soumises à des dispositions équivalentes aux dispositions belges.

Néanmoins, dans la perspective d’une bonne gestion du risque de réputation qui résulterait pour les organismes belges concernés eux-mêmes de l’implication de leurs

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succursales ou filiales établies dans ces pays dans des opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, il importe qu’ils s’assurent du respect effectif par elles des législations et réglementations locales en la matière.

17.1.2. Les succursales et filiales d’organismes de droit belge établies dans d’autres Etats que ceux visés au point 17.1.1. sont en premier lieu soumises au cadre légal et réglementaire local. En outre, la gestion appropriée du risque de réputation requiert que les organismes belges mettent en oeuvre des mesures renforcées d’encadrement, dans cette matière, de leurs succursales et filiales établies dans d’autres Etats que ceux visés à l’alinéa précédent.

Sans se limiter au respect des exigences légales et réglementaires locales en matière de prévention du blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, il importe à cet égard que les organismes belges imposent à leurs succursales et filiales concernées de mettre en œuvre des dispositifs de prévention équivalents à ceux qui sont requis par la législation et la réglementation belge, si de tels dispositifs de prévention équivalents ne sont pas déjà mis en œuvre en vertu des exigences légales et réglementaires locales.

Sont notamment visées : - les exigences d’identification des clients et des ayants droit économiques, - la politique d’acceptation des clients, - l’encadrement spécifique des relations d’affaires et des opérations avec les clients

identifiés à distance, - les devoirs de vigilance à l’égard des relations d’affaires et des opérations, - les dispositions spécifiques relatives aux virements et transferts de fonds, - les obligations de formation et de sensibilisation du personnel, - la désignation d’un responsable de la prévention du blanchiment et du financement

du terrorisme, - et, d’une manière générale, la mise en œuvre d’une organisation administrative et

d’un contrôle interne adéquats pour prévenir l’implication de ces succursales et filiales dans des opérations de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme.

Si la législation locale s’oppose à l’application de ces dispositifs belges, il y a lieu d’en informer la Commission.

17.2. Procédures et organisation en matière de gestion des risques en relation avec la clientèle au sein des groupes

17.2.1. Définition et mise en œuvre coordonnées des procédures et politiques

Lorsqu’un établissement de crédit ou une entreprise d’investissement a établi des filiales et/ou des succursales à l’étranger, un des points cruciaux en vue d’une gestion effective et pertinente du risque légal et de réputation consiste dans la mise en œuvre de standards cohérents de vigilance à l’égard de la clientèle dans l’ensemble du « groupe » que constitue l’établissement belge, ses filiales et ses succursales.

Il importe donc que chaque groupe ainsi défini développe un programme global de gestion des risques en relation avec la clientèle, qui s’appuie sur les politiques et procédures particulières applicables au sein de chaque entité du groupe. Dans ce contexte global, ces politiques et procédures particulières mettent en œuvre au niveau de l’entité considérée les standards applicables à l’ensemble du groupe et en assurent ainsi l’effectivité, même lorsque des spécificités locales ou liées aux activités exercées requièrent d’être également prises en considération.

Dans le cadre de ce programme global de gestion des risques en relation avec la clientèle, il est dès lors recommandé que les établissements de crédit et entreprises d’investissement belges qui ont établi des filiales et/ou succursales à l’étranger mettent en œuvre un processus centralisé visant à coordonner la définition des politiques et procédures de vigilance à l’égard de la clientèle dans l’ensemble du groupe. Ces politiques et procédures coordonnées ne doivent pas seulement viser à garantir le respect des législations et réglementations applicables aux différentes entités du groupe, notamment en matière de prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, mais plus largement à identifier, contrôler et réduire de manière cohérente au sein du groupe dans son ensemble les risques légaux et de réputation, en relation avec la clientèle.

De même, la cohérence des mécanismes de gestion des risques en relation avec la clientèle au sein du groupe requiert que la mise en œuvre effective de ces politiques et

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procédures au sein des entités qui le compose soit coordonnée à travers l’ensemble du groupe.

Le programme global de gestion des risques en relation avec la clientèle doit inclure en particulier les politiques et procédures relatives : - à l'identification et à la politique d'acceptation des clients ; - à la surveillance des comptes et transactions ; - aux mesures d'organisation et de contrôle requises pour s'assurer de l'effectivité de la gestion des risques

17.2.2. Identification et politique d’acceptation des clients

Les règles applicables dans les différentes entités du groupe en matière d’identification des clients, de vérification de leur identité et de conservation des données et documents d’identification doivent être définies de manière cohérente au sein du groupe, tenant compte également des spécificités légales et réglementaires applicables à chacune des entités ainsi que des spécificités liées aux activités exercées, afin de s’assurer que chaque entité du groupe recueille et vérifie l’ensemble des informations qui sont nécessaires pour une application cohérente de la politique d’acceptation des clients.

Le programme global de gestion des risques en relation avec la clientèle du groupe précise en outre clairement les standards auxquels doit répondre la politique et la procédure d’acceptation des clients de chacune des entités du groupe. Ces standards doivent en particulier permettre au groupe de s’assurer d’une évaluation cohérente des risques que peuvent représenter les clients, quelle que soit l’entité du groupe avec laquelle les clients souhaitent entrer en relation. Ces standards doivent dès lors notamment permettre de définir de manière cohérente les catégories de clients susceptibles de présenter des risques supérieurs à la moyenne. Ces standards doivent également permettre d’assurer la cohérence au travers du groupe des règles procédurales relatives à l’examen des demandes et à la décision d’entrée en relation avec les clients, en fonction du niveau de risque qu’ils sont susceptibles de représenter.

17.2.3. Surveillance des comptes et transactions

En vue d’une gestion cohérente des risques au sein du groupe, il importe également que la surveillance des comptes et des opérations des clients soit assurée avec un niveau équivalent ou identique de vigilance dans toutes les entités du groupe, et selon des modalités cohérentes pour l’ensemble du groupe.

À cet effet, le programme global de gestion des risques en relation avec la clientèle du groupe définit les standards requis pour la mise en œuvre par chaque entité d’un système approprié de surveillance. Ces standards, qui seront appliqués par des procédures et politiques à définir pour chaque entité du groupe, concerneront les modalités essentielles du système de surveillance, les principaux critères de risque sur lesquels se fonde la surveillance et les règles procédurales relatives à l’analyse et aux suites à réserver, sur la base de cette analyse, aux opérations atypiques détectées.

17.2.4. Mesures d’organisation et de contrôle requises pour s’assurer de l’effectivité de la gestion des risques

Le programme global de gestion des risques en relation avec la clientèle du groupe doit enfin veiller, par la définition de standards adéquats, à la mise en place cohérente au sein de toutes les entités du groupe des mesures requises pour garantir l’effectivité de la gestion des risques en relation avec la clientèle.

Ces mesures incluent notamment : la mise en œuvre d’une organisation adéquate, respectueuse notamment du

principe de séparation des fonctions, en tenant notamment compte de l’application qu’il y a lieu de faire de la circulaire D1 2001/13 relative à la fonction de compliance adressée le 18 décembre 2001 aux établissements de crédit et de la circulaire D1/EB/2002/6 sur le contrôle interne ainsi que sur la fonction d’audit interne et la fonction de compliance adressée le 14 novembre 2002 aux entreprises d’investissement,

la formation et la sensibilisation du personnel, la mise en œuvre de procédures appropriées de contrôle interne, l’inclusion effective de la gestion des risques en relation avec la clientèle dans le

champ d’investigation de l’audit interne, les modalités de surveillance effective de la gestion des risques en relation avec la

clientèle par l’organe de direction effective.

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Dans ce contexte également, la Commission recommande par ailleurs aux établissements de crédit et entreprises d’investissement belges qui ont établi des filiales ou des succursales à l’étranger qu’ils s’assurent, au besoin par des contrôles sur place effectués par leur département d’audit interne, que ces filiales et succursales disposent effectivement de l’organisation administrative et du contrôle interne requis, non seulement pour se conformer à la législation locale en matière de prévention du blanchiment des capitaux et du financement du terrorisme, mais aussi aux divers standards précités qui sont définis dans le cadre du programme global de gestion des risques en relation avec la clientèle du groupe.

Une copie de la présente est adressée à votre (vos) commissaire(s), réviseur(s) agréé(s).

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de notre considération très distinguée.

Le Président,

E. Wymeersch.