Logiciel pour votre gestion de la qualité

AGILIUM, Solutions logicielles basées sur les processus

Management de la qualité

Fondée en 2003, AGILIUM propose de mettre l’efficacité de la technologie au service des organisations et des personnels. Nous accompagnons nos clients dans tous les aspects de leur projet.

Éditeur et Intégrateur, nous fournissons les outils logiciels nécessaires et mettons en œuvre nos compétences fonctionnelles et techniques pour assurer un accompagnement de proximité auprès de nos clients.

Avec une expérience au service de PME, de grands groupes et d’administrations, nous apportons des réponses adaptées aux problématiques de nos clients.

Notre vocation

AGILIUM fait partie du groupe AWENSYS aux côtés de QUASAR Solutions et OBILOG. Le groupe propose des solutions pour gérer ou compléter le Système d’Information de votreentreprise :

>> Éditer des progiciels qui répondent à des problématiques de votre systèmed’information et de points clés de votre entreprise (BPM, management de la qualité, contrôle qualité, pilotage production…)

>> Construire des outils d’aide à la décision adaptés à chaque métier afin de vous fournirdes indicateurs pertinents

>> Développer des collaborations durables et pérennes pour piloter vos projets en mettanten œuvre des solutions adaptées, simples et complètes

Nos solutions

AGILIUM accompagne ses clients dans tous les aspects de leur projet autour des processus

et fournit les outils logiciels nécessaires à chaque étape :

>> Modélisation et cartographie des processus

>> Automatisation de processus

>> Mise en place de tableaux de bord associés

Pour compléter son offre, AGILIUM édite des solutions métier packagées autour des

processus. Dans ce cadre, le produit SMQ AGILIUM est un logiciel de gestion de la qualité.

Il permet de répondre à vos exigences qualité et d'assurer le management de l’amélioration

continue au sein de votre entreprise.

Approche Processus Dans le Cloud Outil collaboratif

Une solution composée de deux grandes fonctions

L’application SMQ (Système de Management de la Qualité) de la suite AGILIUM est dédiée

au management de votre système qualité. Elle est bâtie autour de processus. Une librairie de workflows intégrés participe activement à votre démarche qualité. En complément s’ajoute une gestion documentaire pour la gestion et la centralisation de votre

documentation interne.

Le produit SMQ s’articule autour de 2 modules :

- SMQ Process

- SMQ Doc

SMQ PROCESS

- Gestion des audits

- Gestion des Non-conformités

- Gestion des demandes d'amélioration - Gestion des Plans d’action- Indicateurs et tableaux de bord

Simple d’utilisation et convivial,

SMQ Process permet de gérer les points clés de votre management

qualité. Il est bâti autour de 4

workflows garantissant un partage

de l’information immédiat.

SMQ DOC

- Gestion des validations

- Espace de stockage centralisé

- Gestion du versioning

- Plateforme sécurisée

- Indicateurs et tableaux de bord

Ce module de gestion documentaire permet de centraliser et gérer votre documentation interne. Un circuit de validation des documents est proposé à travers un workflow dédié incluant les étapes de relecture, la signatureélectronique, la publication des documents validés, l’archivage…

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SMQ Indicateurs

En complément, vous aurez accès à des indicateurs qui pointent sur les données de ces deux modules.Ils vous permettront d'avoir en un seul coup d'oeil l'information nécessaire au pilotage de votre qualité.

Des tableaux de bord sont disponibles afin d’avoir une vue d’ensemble sur les workflows, qu’ils soient en cours ou clôturés. Des graphiques permettent de visualiser des données plus détaillées, accessibles selon des critères de recherche.

Un logiciel pour un pilotage agile de votre qualité

Facilitez le travail collaboratif

Au-delà de votre service Qualité, l’outil SMQ est un fil conducteur pour l’ensemble des acteurs qui contribuent à la chaine de valeur (production, maintenance, expéditions, clients, fournisseurs…). Ces acteurs sont quotidiennement impliqués dans la résolution des actions correctives, et plus largement dans la démarche de progrès qualité.

SMQ permet de fournir la plateforme unique de vos échanges. Il vous assure lecontrôle des informations dans une infrastructure que vous avez choisie. L’outil vous permet d’animer l’ensemble de la communauté en favorisant les échanges et la prise de responsabilité.

Au travers de la vue processus, chacun sait ce qu’il doit faire et ce que les autres ont fait, notamment grâce à la gestion du versioning intégrée. Des notifications permettent d’informer les acteurs du processus au bon moment.

Capitalisez vos gisements d'information

Votre organisation contient des informations importantes. Pour valoriser ce capital, vous devez gérer vos données et leur mise à jour. Posséder un outil unique qui centralise l’ensemble des données qualité est un véritable atout. Il permet également d’en assurer la traçabilité. L’ensemble des informations consolidées estconsultable en temps réel. Chacun a ainsi les indicateurs qui lui permettent de prendre les bonnes décisions.

Assurez la sécurité de vos données

Pour garantir la sécurité des informations stockées, chaque utilisateur dispose d’un identifiant et d’un mot de passe. Les utilisateurs peuvent être associés en groupes afin de faciliter leur gestion. Des droits d'accès spécifiques sontattribués à chaque utilisateur.

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Un outil visuel et fortement personnalisable

La solution AGILIUM est full WEB. C'est-à-dire

qu’aucun applicatif n’est installé sur les postes client.

Un simple navigateur Web suffit. Ce type de système

est adapté à tous types d’organisations.

SMQ Agilium s’adapte à l’organisation et aux contraintes de votre entreprise. Grâce au paramétrage de la solution, vous pouvez ainsi répondre précisément à votre besoin. Ce paramétrage est utile pour les particularités métier, mais également pour les différents services de votre entreprise.

L’application est basée sur des workflows. Chacund’entre eux est constitué de plusieurs étapes affectées à des acteurs selon des rôles prédéfinis. Un « fil d’Ariane» vous permet de repérer où vous en êtes à tout moment.

Gagnez en temps et en confort

Réduire les délais et les temps passés sur la mise à jour des informations, c’est augmenter la valeur ajoutée de votre organisation. Vos processus de traitement seront accélérés tout en diminuant le risque d'erreur.

Progressez sur les exigences qualité de

votre entreprise

L’amélioration continue dans le domaine de la qualité consiste à augmenter la performance interne et la satisfaction client. Cela passe par une analyse des résultats pour identifier des pistes d’amélioration, la recherche et la mise en pratique d’actions, l’évaluation continue des éléments.

C’est dans ce cadre que l’outil SMQ Agilium intervient pour outiller votre gestion de la qualité. L’application est basée sur les processus. Ces processus définissent : - qui agit,

- pourquoi faire,- pour quel résultat attendu.

Cette approche processus s’inscrit parfaitement dans le cadre des cycles d’amélioration continue.

Simplifiez la mise à jour de vos

données

Oubliez Excel, les partages de documents, les copies multiples et les envois de mails ! Ils sont source d’erreuravec de multiples saisies, des données rarement à jour et des fichiers différents selon les interlocuteurs.

Notre outil donne accès à une liste de tâches synthétique et personnelle qui évolue en temps réel. Ainsi, les utilisateursont accès à l’information utile à chaque étape et savent ce qu’ils doivent faire, ce qu'ils ont fait et ce que d'autres ont fait.

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Sur la page d'accueil du produit accessible dès la connexion, on retrouve une zone paramétrable dans laquelle l'utilisateur pourra afficher les indicateurs qui lui sont utiles au quotidien.

SMQ Process, moteur de l'amélioration continue

SMQ PROCESS

Gestion des Audits

Gestion des Non Conformités

Gestion des Demandes

d'amélioration

Gestion des Plans d'actions

Fonctionnalités générales

Composantes essentielles de la certification de vos pratiques, les processus proposés

dans l’outil sous forme de workflows ont été modélisés pour vous permettre de répondre de

façon fiable et pratique aux grands challenges de la qualité dans le cadre du PDCA.

Dans ce cadre, 4 processus sont proposés : gestion des audits, gestion des non conformités,

gestion des demandes d’amélioration et gestion des plans d’actions.

Afin de disposer d’une meilleure vision de vos audits qualité dans l’année, un planning prévisionnel est proposé dans l’outil.

Les données sont restituées sous forme de Gantt, qui affiche par un jeu de couleurs les audits prévisionnels et réalisés. L’échelle peut être le mois, la semaine, le jour.

Gestion des audits

Le logiciel SMQ vous permet de préparer et gérer facilement vos Audits et de gérer les compétences de chaque auditeur avec leurs affectations.

• Définir le plan d’audit• Préparer l’audit• Désigner les audités• Faire une synthèse de l’audit• Clôturer l’audit

Vous pourrez ainsi centraliser l’ensemble des éléments de l’audit et le découper en activités afin d'affecter les responsabilités. Ce module permet également de faire un lien avec vos documents d'audits.

Gestion des non conformités

Grâce au module de gestion des non conformités, vous pourrez : Déclarer les non conformités Analyser les non conformités Définir le plan d’actions associé Clôturer la non-conformité

Ce workflow permet de gérer le traitement d’un dysfonctionnement, qu’il soit issu d’un audit, ou qu’il soit déclaré directement. Il permet :- Une trace des échanges entre les acteurs du processus afin de créer et valider un plan d’action

- Une forte couverture fonctionnelle pour la documentation de l’analyse. Cela peut être par exemple l’intégration du coût et de la gravité de l’incident, la caractérisation de celui-ci par type et sous-type

- L’utilisation de plusieurs référentiels de normes standards ou spécifiques à l’entreprise

- Une démarche pour systématiser le traitement des non conformités

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Un tableau de suivi résume toutes les informations des processus en cours, terminés en affichant toutes les informations utiles (étapes, individus affectés aux actions…).

Les informations sont présentées sous forme arborescente afin de retrouver facilement les liens entre les tâches et d'avoir une vue globale des actions.

Tableau de suivi

Gestion des plan d’actions

Les fonctionnalités couvertes sont :• La création d’une action• Le traitement d’une action

Il s’agit là de décrire une action et ses acteurs. L’action pourra être suivie durant ses différentes phases de traitement.

Evaluer l’efficacité de l’action est un point essentiel, pris en compte par le SMQ AGILIUM. Des relances peuvent être mises en place pour contrôler le respect des délais.

Gestion des demandes d'amélioration

Vous pouvez grâce à ce module :• Effectuer une demande• Prendre une décision et traiter cettedemande d'amélioration

Une demande d’amélioration peut être directement saisie dans le système. Le processus associé permet d’obtenir une réponse à une suggestion d’amélioration.

Un archivage automatique est disponible, afin d’assurer la traçabilité. Des documents liés viennent compléter la description de la demande d’amélioration. Les points forts de la solution

>> Solution basée sur des workflows >> Architecture Web >> Produit standard>> Puissance et souplesse des paramétrages

Pourquoi se munir de SMQ Process ?

>> Améliorer les échanges inter-services>> Connaître le rôle et les attentes de chacun>> Garantir des données stockées centralisées, et historisées>> Avoir accès à des indicateurs pertinents

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SMQ Doc, garant de votre documentation qualité

SMQ DOC

Gestion des validations

Espace de stockage centralisé

Gestion du versioning

Plateforme sécurisée

Fonctionnalités générales

Le module SMQ Doc permet une gestion de vos documents qualité en assurant la maîtrise des processus suivants :>> les cycles de relecture et de validation, la traçabilité des documents,>> la publication des documents validés,>> l’historisation et l’archivage des documents.

Gestion du versioning

Il est impératif de gérer les versions de vos documents, c’est ce que vous permet ce module de gestion du versioning qui couvre les fonctionnalités suivantes :

- La publication d’une version « n+1 » implique l’archivage automatique de la version « n » et le remplacement de la version « n » par la version « n+1 » dans les documents actifs

- La nouvelle version est donc accessible au même moment par tous les utilisateurs

- Au moment de la publication, il y a une notification e-mail à toutes les personnes impliquées dans la validation

- Il est possible de gérer un abonnement aux évolutions de documents d’après un critère (individuel ou par groupe).

Espace de stockage centralisé

SMQ Doc intègre un espace de stockage centralisé assurant la sécurité.

A travers cet espace, l'accessibilité à un ou plusieurs documents pour des personnes internes ou externes à l’entreprise devient possible.

Un module de recherche permet de trouver rapidement un document selon des critères propres à chacun.

Traçabilité des documents

Grâce à l'outil, vous pouvez contrôler la mise à jour et la publication des informations aux différents formats. La traçabilité des enregistrements est assurée.

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Validation des documents

Les fonctionnalités couvertes par ce module sont : La rédaction d’un document La relecture d’un document La validation et la publication du document

Chaque utilisateur autorisé peut annoter les documents, ce qui donne une dimension collaborative à l'application.

La démarche proposée correspond à la « règle des 3 avis » classiquement retenue dans un Système Qualité du type ISO 9001 :- L’avis technique est donné par le détenteur de l’information de base, rôle du rédacteur- L’avis hiérarchique est fourni par le responsable direct, rôle de vérificateur- L’avis protocolaire est donné par toute personne directement impliquée ou concernée dans/par cette communication, rôle d’approbateur

La sécurité du circuit de validation est assurée par l’accès à l’application (identifiant & mot de passe), par la gestion des rôles du modèle Agilium et par l’accès limité aux documents en cours de modification

Sécurité de vos données

SMQ DOC intègre un espace de stockage centralisé assurant la sécurité et la diffusion des informations, en interne et en externe.

Pour garantir la sécurité des informations stockées, chaque utilisateur dispose d’un identifiant et d’un mot de passe. Les utilisateurs peuvent être associés en groupes afin de faciliter leur gestion.

Vous pouvez alors affecter des droits d'accès aux documents à chaque utilisateur ou chaque groupe.

Les points forts de la solution

>> Sécurité des données>> Architecture Web >> Interface simple d'utilisation>> Adaptabilité au vocabulaire de l'entreprise

Pourquoi se munir de SMQ Doc ?

>> Respecter les exigences légales>> Partager les documents>> Retrouver l’information facilement>> Assurer la traçabilité de vos documents

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A savoir...

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Le pilotage de votre qualité par les indicateurs

Les indicateurs et tableaux de bord SMQ standards donnent accès en temps réel à des données clés autour de vos processus et de votre documentation qualité.

Le tableau de bord est un écran synthétique permettant de visualiser l’avancement des processus par famille, par responsable…

Les indicateurs graphiques assurent à travers une visualisation simple et efficace la compréhension des répartitions d’action, d’avance-retards… Ils sont personnalisables aux travers de tris, de filtres interactifs… De nombreux filtres peuvent être posés pour que vous ayez accès très rapidement à l'information qui vous intéresse.

Chaque utilisateur habilité peut construire son espace d’indicateurs personnels en piochant dans la librairie standard fournie.

La construction d’indicateurs complémentaires est possible au travers d’un module

additionnel de Business Intelligence (BI). Ce module décisionnel vient compléter les

tableaux de bord classiques pour les rendre dynamiques.

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Le paramétrage utilisateurs

L’application offre de nombreuses options de paramétrage faciles à mettre en œuvre par

votre administrateur système. Plusieurs fonctions sont disponibles afin de garantir que

chaque utilisateur a le produit qui répond à ses besoins.

Libellés des champs : l'ensemble des libellés des champs de saisie apparaissant

dans les formulaires sont modifiables. Ainsi l'outil peut être adapté au vocabulaireutilisé dans l'entreprise.

Données catalogue : lorsqu'une zone est saisissable par une liste déroulante, l'ensemble des valeurs proposées sont paramétrables (lieux, types de dysfonctionnement, référentiels…)

La gestion des instances permet de supprimer des instances de processuserronées (audit, dysfonctionnement ou action).

Utilisateurs et rôles : ils peuvent être importés depuis d’autres applications au

format csv ou être synchronisés par rapport à des annuaires (LDAP, AD...).

La démarche projet

Le produit SMQ d’AGILIUM couvre les besoins d’un outil de management de la qualité. Il

permet de faire progresser le système qualité de votre entreprise.

Acquérir cet outil de pilotage, ce n’est pas seulement mettre en place un outil informatique,

c’est également bénéficier d’une démarche de mise en œuvre cadrée afin de vous

accompagner tout au long de votre déploiement.

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SMQ Agilium ne se limite pas qu'à un usage sédentaire. Il est compatible avec lessupports mobiles et est particulièrement appréciable dans un contexte multi-site.

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Ou connectez-vous sur :

www.smq.agilium.com

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