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BANQUE D’INVESTISSEMENT ET DE DEVELOPPEMENT DE LA CEDEAO
(BIDC)
CAHIER DES CHARGES POUR L’ACQUISITION D’UN SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION DES
RESSOURCES HUMAINES
TABLE DES MATIERES 1 Introduction ........................................................................................................................ 3 1.1 Objet du cahier des charges ............................................................................................... 3 1.2 Utilisation du cahier des charges ........................................................................................ 3 2 Informations générales sur le projet .................................................................................. 4 2.1 Contexte du projet .............................................................................................................. 4 2.2 Objectifs du projet .............................................................................................................. 5 2.3 Périmètre Cible ................................................................................................................... 7 2.4 Organisation de la BIDC ...................................................................................................... 8 3 Description du système actuel............................................................................................ 8 3.1 Inventaire des applications ................................................................................................. 8 3.2 Système informatique (réseaux et autres équipements) ................................................... 8 3.3 Volumétrie .......................................................................................................................... 9 4 Fonctions du produit ........................................................................................................ 10 4.1 Gestion du référentiel....................................................................................................... 10 4.2 Gestion du pilotage des RH............................................................................................... 11 4.3 Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ................................................. 12 4.4 Gestion du recrutement et de l’intégration du personnel ............................................... 13 4.5 Gestion de l’évaluation du personnel ............................................................................... 14 4.6 Gestion de la formation et du développement des compétences ................................... 14 4.7 Gestion des carrières et des mobilités ............................................................................. 15 4.8 Gestion de la paie ............................................................................................................. 16 4.9 Gestion des congés et permissions ................................................................................... 17 4.10 Gestion des missions et voyages ...................................................................................... 18 4.11 Gestion des prêts au personnel ........................................................................................ 18 4.12 Gestion de la délivrance des documents administratifs au personnel ............................. 19 4.13 Gestion de la cessation de service .................................................................................... 20 4.14 Gestion du portail de self service ..................................................................................... 20 4.15 Fonctions de GESTION DES MISES EN DISPONIBILITES DETACHEMENTS ET AUTRES SITUATIONS PARTICULIERES ................................................................................................................... 21 4.16 Fonctions de reporting général ........................................................................................ 21 4.17 Domaine Architecture et Intégration IT ............................................................................ 23 5 Règles de soumission ........................................................................................................ 26 5.1 Soumission de proposition ............................................................................................... 26 5.2 Renseignements complémentaires .................................................................................. 32 5.3 Langue de l’offre ............................................................................................................... 33 6 Méthodologie d’évaluation .............................................................................................. 34 7 Contraintes ....................................................................................................................... 36 7.1 Présentation de la solution au siège de la BIDC ............................................................... 36 7.2 Visite sur le terrain ............................................................................................................ 36 7.3 Fautes commises par les candidats ou titulaires de marché ............................................ 36 7.4 Critères d’origine .............................................................................................................. 36 7.5 Confidentialité .................................................................................................................. 36 7.6 Marge de préférence ........................................................................................................ 36 7.7 Garantie de bonne exécution ........................................................................................... 37 8 Liste des annexes .............................................................................................................. 38
1 INTRODUCTION
1.1 OBJET DU CAHIER DES CHARGES
Le présent cahier des charges est le document de référence de l’appel d'offres pour
l’acquisition et l’implémentation d’un système d’information de gestion des ressources
humaines (SIRH) pour la BIDC.
Il renseigne sur le contexte et les objectifs du projet ainsi que sur l’organisation de la BIDC. Il
contient toutes les spécifications fonctionnelles et techniques auxquelles toutes les
propositions de solutions devront se conformer.
Il décrit aussi le processus de sélection du lancement de l’appel d’offres au dépouillement et
à la proposition de choix à faire au Comité de Pilotage de la BIDC.
1.2 UTILISATION DU CAHIER DES CHARGES
Le cahier des charges fournit aux soumissionnaires toutes les informations leur permettant
d’élaborer une offre à même de répondre à l’expression de besoins de la BIDC si leur solution
et leur approche de gestion de projet ont l’exhaustivité fonctionnelle, la dimension
technologique, la pertinence méthodologique et des références avérées. Il peut contenir des
points à éclaircir. Ces éclaircissements pourront être sollicités par les soumissionnaires selon
une procédure décrite dans ce document.
Il constitue la référence pour analyser l’adéquation de la réponse du soumissionnaire aux
besoins et exigences de la BIDC et pour procéder à une évaluation objective, puis à la notation
de cette réponse.
…/…
2 INFORMATIONS GENERALES SUR LE PROJET
2.1 CONTEXTE DU PROJET
La Banque d’investissement et de développement de la CEDEAO (BIDC) est une institution
financière internationale commune aux quinze (15) états membres de la CEDEAO que sont le
Bénin, le Burkina-Faso, le Cap-Vert, la Côte d'Ivoire, la Gambie, le Ghana, la Guinée, la Guinée-
Bissau, le Libéria, le Mali, le Niger, le Nigeria, le Sénégal, la Sierra Léone et le Togo. Elle est
issue de la transformation du Fonds de coopération, de compensation et de développement
(Fonds de la CEDEAO) en une société holding régionale dénommée BIDC avec deux (2) filiales,
décidée lors de la vingt-deuxième Session de la Conférence des chefs d'État et de
gouvernement tenue en décembre 1999.
Par décision A/DEC.3/06/06 en date du 14 juin 2006, les chefs d'État et de gouvernement de
la CEDEAO ont réorganisé la holding en une entité unique avec absorption des deux filiales
que sont la BRIC et le FRDC. La nouvelle entité comporte deux guichets opérationnels dont un
guichet dédié au secteur privé et un guichet au secteur public.
Le capital autorisé de la BIDC est d’un milliard d'unités de compte (UC). Il est réparti en un
million (1 000 000) d’actions de valeur nominale de mille (1000) UC. Le capital appelé est d’un
montant de 392 741 332 UC. Les objectifs définis dans les statuts de la Banque sont les
suivants :
a. accorder des prêts et garanties pour le financement de projets et programmes
d'investissement relatifs au développement économique et social des États membres,
de prendre des participations dans le capital de structures publiques, privées ou
mixtes, et d’effectuer tous autres investissements, en donnant particulièrement
priorité :
i. aux projets ou programmes qui, par leur nature ou leur ampleur, intéressent
au moins deux États membres régionaux, notamment les projets de création
d’infrastructures d’intégration régionale et tous autres projets de
développement dans les secteurs public et privé,
ii. aux projets ou programmes qui visent le renforcement des économies des
États membres les moins développés de la Communauté ainsi que la
reconstruction des État ayant connu des conflits armés ou des crises
sociopolitiques graves,
iii. aux projets ou programmes qui contribuent à rendre les économies de la
Communauté plus complémentaires ainsi qu’aux programmes spéciaux et
projets de lutte contre la pauvreté et les inégalités sociales.
b. mobiliser à l’intérieur et hors de la Communauté des ressources destinées au
financement de ses projets et programmes d’investissement,
c. fournir l’assistance technique qui peut être nécessaire dans la Communauté pour
l’étude, la préparation, le financement et l’exécution de projets et programmes de
développement,
d. recevoir et de gérer la part de ressources du prélèvement communautaire de la
CEDEAO destinée à financer des actions de développement de la Communauté,
conformément au Protocole n° A/P1/7/96 du 27 juillet 1996 relatif aux conditions
d’application dudit prélèvement et en vertu de toute autre disposition pertinente,
e. gérer tous fonds spéciaux de la Communauté relatifs à son objet,
f. mener toute activité commerciale, industrielle ou agricole, dans la mesure où celle-
ci serait accessoire à son objet ou nécessaire au recouvrement de ses créances.
La vision de la BIDC est d’être la première institution régionale de financement de
l’investissement et du développement en Afrique de l’Ouest et un instrument efficace de lutte
contre la pauvreté, de création de richesse et de promotion de l’emploi en vue du bienêtre
des populations de la région.
Elle s’est assignée pour mission d’aider à la création des conditions permettant l’éclosion
d’une Afrique de l’ouest économiquement forte, industrialisée, prospère, et parfaitement
intégrée tant au plan interne que par rapport au système économique mondial, afin de
profiter des opportunités et des perspectives offertes par la mondialisation.
La BIDC a obtenu un appui de la Banque Africaine de Développement (BAD) à travers un
programme d’assistance technique FAPA, sous forme de subvention pour le renforcement de
ses capacités afin d’être mieux à même d’assurer la mission qu’elle s’est assignée.
Ce Programme d’Assistance Technique a porté sur six (06) composantes dont le Renforcement
du Capital Humain. La bonne réalisation de cette composante est subordonnée à l’acquisition
par la Banque d’un système d’information de gestion des ressources humaines.
2.2 OBJECTIFS DU PROJET
Le projet devra aboutir à la mise en production d’un système capable d’atteindre les
principaux objectifs suivants :
la disponibilité, à la fin du projet, d’un système permettant de supporter tous les
processus RH ciblés, de faire face aux contraintes réglementaires, aux besoins de
pilotage et aux exigences techniques d’exploitation et de sécurité,
une bonne appropriation du système par les utilisateurs pour leur permettre d’en
exploiter toutes les potentialités en vue d’accroitre la productivité des équipes,
corriger les dysfonctionnements et insuffisances du système existant,
répondre aux besoins actuels et futurs en termes de production automatisée d’informations et d’accès à une information en temps réel, fiable, traçable et sécurisée,
disposer d’un outil permettant de s’aligner sur les ambitions et les choix stratégiques de la banque en matière de gestion des ressources humaines.
Les objectifs opérationnels globaux du projet sont :
La proposition de solutions applicatives respectant les spécifications
fonctionnelles du cahier des charges validé par la BIDC,
La mise en œuvre, après validation du maitre d’ouvrage, de la solution proposée,
La saisie des données de base et les paramétrages nécessaires permettant la mise
en production rapide du système (exemple : données de référence, données
caractéristiques du personnel, etc…),
La formation, par l’intégrateur choisi, des utilisateurs et administrateurs du
système d’information pour une prise en charge complète de l’outil,
Le déploiement et la mise en production de la solution après un processus
d’homologation rigoureux,
Le support applicatif permanent (accompagnement et suivi par l’éditeur-
intégrateur et la mise en condition opérationnelle d’infrastructures permettant
d’assurer les communications internes et externes ainsi que l’accès sécurisé aux
ressources applicatives et aux données quel que soit la localisation ou le canal
(terminal utilisateur).
La maintenance applicative et corrective du système.
Le prestataire devra assurer un transfert adéquat de connaissances aux équipes projet de la
BIDC, techniques comme métiers, sur tous les aspects de sa solution.
Le prestataire devra garantir l’évolutivité de la solution aux regards des changements liés au
contexte règlementaire, concurrentiel ou technologique.
L’offre des prestataires devra couvrir les processus définis dans le paragraphe « Périmètre
Cible » (voir paragraphe 2.3).
Le prestataire retenu sera responsable de toutes les activités relatives à la mise en place du
progiciel :
conception et analyse,
installation,
paramétrage,
migration des données,
formation et documentation y relatives (Anglais et français),
mise en production,
support.
Le prestataire devra accompagner la BIDC dans la réingénierie des processus du domaine des
RH, dans les tests et la recette ainsi que dans la conduite du changement induit par le progiciel.
Toutes les documentations techniques relatives à chaque étape du projet, depuis la mise en
œuvre jusqu’à la mise en production et le suivi des évolutions de version à la BIDC (préparation
des environnements, installations, les paramétrages, les tests et validations – recette qualité,
la mise en production, la mise en place des évolutions techniques, etc.), tous les manuels de
formation ainsi que les guides utilisateurs et administrateurs doivent être mis à la disposition
de la Banque. La préférence doit être donnée à une documentation en ligne ou électronique.
2.3 PERIMETRE CIBLE
Le système d’information, basé sur une technologie sécurisée WEB (Secure Web-based
technology), doit prendre en compte :
La gestion du pilotage des ressources humaines,
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences,
La gestion du recrutement et de l’intégration du personnel,
La gestion de l’évaluation du personnel (contrat de rendement),
La gestion de la formation et du développement des compétences,
La gestion des carrières et des mobilités,
La gestion de la paie,
La gestion des congés et permissions,
La gestion des missions,
La gestion des prêts au personnel,
La gestion de la délivrance des documents administratifs au personnel,
La gestion de la cessation de service (paiement des indemnités de fin de carrière
ou de cessation de service, etc…),
Reporting,
Architecture IT et Intégration avec les applications du SI.
La Gestion des avantages sociaux (scolarité, frais médicaux, etc…),
Un Portail du personnel et des managers.
Le système devra prendre en charge l’ensemble des processus identifiés dans le présent
document comme participant à la gestion des ressources humaines. C’est pourquoi, il sera
demandé à l’éditeur de préciser les détails des fonctionnalités de la solution proposée.
2.4 ORGANISATION DE LA BIDC
Pour son administration et sa gestion, la BIDC est dotée :
d'un Conseil des Gouverneurs (Assemblée Générale), organe suprême composé des Ministres des finances des Etats Membres de la CEDEAO ;
d'un Conseil d'administration de neuf (09) membres nommés par le Conseil des Gouverneurs.
d’une Haute Direction (un Président et deux Vice-Présidents) chargée de la gestion courante de la Banque.
Divers comités sont institués pour assister la haute direction dans l’exercice de ses missions.
3 DESCRIPTION DU SYSTEME ACTUEL
3.1 INVENTAIRE DES APPLICATIONS
Trois (03) catégories d’applications sont utilisées au sein de la BIDC :
1. les progiciels : Ils sont au nombre de trois (3).
GRH CRISTAL pour les Ressources Humaines,
SUNSYSTEM pour la Comptabilité, la gestion des approvisionnements, la gestion des stocks et la gestion des immobilisations,
SWIFT pour les transactions de paiement Swift. 2. les applications Intranet et Internet : (messagerie, site web et navigation), 3. la Bureautique (traitement de texte, tableur, présentation, messagerie,
etc.).
3.2 SYSTEME INFORMATIQUE (RESEAUX ET AUTRES EQUIPEMENTS)
La BIDC dispose, à son siège à Lomé au Togo, d’un système informatique composé essentiellement de :
- un réseau informatique avec une dorsale en fibre optique de 1Gbit pouvant être portée à 10Gbits, avec des routeurs de deux (2) cœurs Cisco 3605E, des routeurs utilisateurs Cisco 3650-X, de 2 deux (2) routeurs Cisco 3800, des firewall Cisco et Fortigate, etc.,
- des serveurs Microsoft Windows Server 2012, - une antenne VSAT de 512Kbits, une liaison Internet spécialisée de 4Mo, - deux (2) salles serveurs dans lesquelles les équipements réseau et serveurs sont
pour la plupart configurés ou peuvent être configurés en failover, - un parc d’ordinateur d’environ 150 ordinateurs, dont environ 100 ordinateurs
portables.
3.3 VOLUMETRIE
Effectifs Environ 135
Utilisateurs 135
Sites 1 (le siège)
Volume d’activités 254 projets approuvés dont 130 actifs dans le portefeuille
Ces projets sont constitués à environ 90% à 95% de prêts.
Projections :
A ce jour, la BIDC ne dispose d’aucun site distant. Cependant, le plan stratégique de la Banque prévoit l’ouverture très prochaine des missions résidentes (ou représentations pays) dans les 14 autres pays de la CEDEAO. Selon les perspectives de développement, l’effectif de la Banque devrait atteindre, à moyen terme, 150 voire 200 agents Dans tous les cas, et quelle que soit la forme que prendront ces représentations dans les différents pays de la communauté, les accès aux différentes applications de la Banque se feront dans une architecture centralisée (en cloud privé, public ou les deux).
4 FONCTIONS DU PRODUIT
Les caractéristiques de la solution recherchée sont les suivantes :
supporter les processus de gestion des Ressources Humaines (RH) de bout en bout en supprimant les interfaces manuelles et les redondances des données et des traitements (amélioration de la gestion et du suivi des flux),
rompre le cloisonnement opérationnel des différentes unités organisationnelles, par une logique de gestion intégrée et un partage maîtrisé des informations entre les unités organisationnelles elles-mêmes, mais également avec l’extérieur,
être composée de modules intégrés partageant le même référentiel fonctionnel et technique. Le principe de modularité permet à la BIDC d’opter pour les modules qui correspondent à son besoin sans être obligé de tout mettre en œuvre,
assurer l’unicité des données et des sources d’informations ainsi que l’application uniforme des règles de gestion,
assurer la fiabilité de l’information en éliminant les rapprochements et les contrôles de cohérence des manuels des informations;
être ouverte, c’est à dire permettre, si la BIDC en éprouve ultérieurement le besoin, d’y adjoindre des composants provenant d’autres fournisseurs , de développements propres de la BIDC ou faciliter l’intégration de besoins futurs.
disposer d’un haut niveau de flexibilité et de paramétrage, i.e. la création de nouvelles règles de gestion ne doit pas nécessiter des développements informatiques, mais des paramétrages de la part de la BIDC, sauf dans certains cas complexes ou spécifiques au contexte de la Banque,
offrir des interfaces utilisateurs ergonomiques ainsi que des interfaces de navigation optimisées permettant une appropriation aisée de la part des utilisateurs ;
permettre une consultation des informations en temps réel et disposer d’un puissant outil de reporting doté de possibilités poussées de paramétrage offrant, aux utilisateurs, une large autonomie, en termes de génération d’outils d’analyse et de pilotage (Tableaux de bord, etc…),
disposer d’une base de simulation de calcul de paie qui n’impacte pas la base réelle ; Les besoins fonctionnels par processus et les besoins en interfaces entre l’ERP et le reste du SI de la BIDC sont précisés ci-après.
Le système doit offrir la possibilité d’une gestion : - Multi-Entités, - Multi-Devises, - Multi-Langues. Le système devra supporter des fonctionnalités d’approbation électronique (gestion
de workflow) et de gestion électronique des documents (GED). Le système devra également offrir un environnement de développement, un
environnement de test et de contrôle qualité et un environnement de production.
4.1 GESTION DU REFERENTIEL
Un ERP a besoin de paramètres généraux pour fonctionner normalement. Ces informations
qui sont utilisées par l’ensemble des modules de l’ERP sont gérées et stockées de manière
unique dans un système de référentiels.
C’est ainsi qu’un certain nombre de paramètres d’administration doivent être définis pour une
gestion optimale du système :
la gestion des utilisateurs (système multi‐utilisateurs capable de gérer plusieurs utilisateurs),
la gestion des profils (chaque utilisateur n’aura accès qu’aux menus et aux données auxquels il a droit grâce à un mot de passe),
la gestion des habilitations (selon les métiers, les fonctions, les pouvoirs d’engagement et la matrice de délégation notamment),
le paramétrage des langues (bilingue (anglais/français) avec la possibilité d’activer une des deux langues au choix de l’utilisateur)
la gestion des logs (trace de toutes les activités),
le suivi des connexions (time out, horaires des connexions, etc…),
l’audit des mises à jour.
De la même manière, les paramètres généraux devront être gérés.
A titre d’exemple :
unités organisationnelles (Conseil des gouverneurs, Conseil d’administration, Présidence, Vice-Présidence, départements, divisions, etc…),
tiers (employés/fournisseurs/Emprunteurs/Services de l’Etat/Assurances autres, …),
types de paiement (cash, virement bancaire, chèque, etc…),
pays, (nationalités),
entités juridiques,
entités comptables,
types de contrats : CDI, CDD, engagement temporaire
catégories professionnelles,
banques,
types de virements,
devises,
types de fournisseurs,
pays de résidence,
etc.
Concernant les tiers, ceux-ci peuvent être des employés de la banque, des fournisseurs, l’Etat
et ses démembrements, etc. Ils sont identifiés de manière unique dans les référentiels dès
l’entrée en relation et leur statut peut évoluer au cours de la relation.
Chaque tiers est caractérisé par un certain nombre d’attributs définissant sa situation en tant
que personne physique ou morale (données administratives, réglementaires, commerciales,..)
et suivant la typologie du tiers, ces données peuvent être rendues obligatoires à la saisie, en
fonction du paramétrage choisi par la Banque.
4.2 GESTION DU PILOTAGE DES RH
Présentation
Le système recherché doit couvrir les fonctions de planification stratégique et d’aide à la
décision pour le domaine des RH: Recrutement, Développement du personnel, Rémunération et
avantages divers.
Fonctionnalités attendues
Le module doit :
permettre de définir et implémenter la structure organisationnelle de la banque,
Permettre d’enregistrer les données de base du personnel (contrat, famille, évènements),
supporter les relations/communications entre la direction RH et les membres du personnel,
permettre de définir des indicateurs de performance pour la fonction RH
permettre d’analyser, modéliser et simuler tous évènements ayant un impact sur la masse salariale, la compétence, la disponibilité et le bien-être des membres du personnel.
4.3 GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS ET DES COMPETENCES
Présentation
La fonction couvre tous les aspects de la démarche RH permettant la mise en œuvre de plans
d’actions RH pluriannuels, et basée sur l'analyse quantitative et qualitative :
des métiers, des activités et des compétences y afférentes,
des populations exerçant ces métiers,
des facteurs de changements impactant l’évolution des contenus et exigences des métiers.
Les plans d’actions RH pluriannuels, destinés à combler les écarts, concernent essentiellement la
mobilité du personnel, la formation, le recrutement et la réorganisation du travail.
Fonctionnalités attendues
Cette fonction doit mettre en œuvre tous les outils permettant de supporter la gestion
prévisionnelle des emplois et des compétences de la banque :
les outils de connaissance des emplois : - nomenclature et des fiches de poste et fiches d’emploi-type, - cartographie des emplois permettant d’identifier les métiers clés, les emplois-
types et les passerelles entre emplois, - référentiel des compétences de la banque permettant d’identifier les principales
compétences requises par emploi et les compétences détenues par les agents
les outils d’anticipation/projection : - production d’indicateurs permettant d’anticiper l’évolution quantitative des
emplois actuels, - identification des besoins futurs (Tableau de flux de personnels
(entrées/sorties)).
les outils de suivi des prévisions : - production des tableaux de bord de suivi des emplois (Effectifs, Pyramide des
âges, Mutations, Départs à la retraite, etc…) - production d’indicateurs de veille et d’alerte (Turn-over, Suivi des métiers
sensibles, Taux d’absentéisme, assiduité, ponctualité, etc…)
Cette fonction devrait être intégrée à la fonction d’évaluation annuelle du personnel de
la banque.
4.4 GESTION DU RECRUTEMENT ET DE L’INTEGRATION DU PERSONNEL
Présentation
La fonction couvre les opérations permettant la mise en œuvre de la politique de recrutement de
la BIDC qui vise à favoriser le recrutement d’un personnel hautement qualifié, compétent et
engagé. Elle est axée sur les priorités suivantes :
la modernisation et l’optimisation de la procédure de recrutement de la Banque en vue de l’aligner sur les meilleures pratiques dans le domaine, notamment l’utilisation des outils de ‘sourcing en ligne’, en plus de la presse internationale et nationale des pays membres,
la mise en place d’une bourse d’emplois en interne pour permettre aux membres du personnel d’être informés des possibilités de mobilité interne,
le recrutement d’un personnel jeune et dynamique, à travers la mise en œuvre d’un programme de jeunes talents, accompagné d’un parcours d’intégration conçu pour retenir les meilleurs à la fin du processus d’intégration,
le recours éventuel à l’expertise de cabinets spécialisés pour l’étude des dossiers et l’évaluation des candidats durant les phases de présélection.
Fonctionnalités attendues
Le système doit permettre :
de gérer toutes les étapes du processus du recrutement et de l’intégration du personnel : Formulation de la demande de recrutement, Analyse de la demande ou Diagnostic d'opportunité, Lancement de l'appel à candidature, Réception y compris en ligne, tri (présélection des candidats) sélection des candidats, Décision d'embauche, Communication des résultats aux candidats, Insertion des nouvelles recrues, Établissement du contrat de travail, Signature du contrat, Création du dossier du nouvel employé, Suivi de la période d'essai assorti d’un système d’alerte, Confirmation de la période d'essai,
d’enregistrer la planification des recrutements annuels en début de chaque exercice comptable,
de supporter les recrutements interne, externe et mixte,
de définir des offres d’emploi et de les traiter entièrement,
de gérer les offres d’emploi par des cabinets de recrutement,
la mise en place d’une bourse d’emplois pour faciliter la mobilité interne,
de constituer un vivier de candidats contenant les candidatures spontanées,
de gérer toute la procédure d’accueil, d’orientation et d’intégration du nouvel agent,
de suivre par workflow tout le processus dans le respect des délais impartis.
4.5 GESTION DE L’EVALUATION DU PERSONNEL
Présentation
La fonction d’évaluation du personnel doit permettre :
de mesurer la contribution de chaque agent à la performance collective,
de produire des informations sur les besoins en renforcement de compétences,
de produire des informations sur les choix en matière de motivation du personnel par l’amélioration des conditions d’emploi (avancement, promotion, mobilité, revalorisation salariale, etc..),
de recenser les besoins en formation (individuels, sectoriels, transversaux, etc.) pour l’élaboration des plans de formation annuels ou pluriannuels,
de mettre en place un système d’évaluation des résultats individuels et de la performance collective,
permettre le suivi par workflow de tout le processus dans le respect des délais impartis.
Fonctionnalités attendues
Les fonctionnalités de la solution sont les suivantes :
couvrir toutes les étapes de l’évaluation : préparation de l’évaluation, organisation de l’évaluation, validation de l'évaluation globale, recours de l’employé en cas de désapprobation de l’appréciation et exploitation des résultats de l'évaluation,
permettre au membre du personnel et aux évaluateurs d’enregistrer et de traiter en ligne les formulaires et fiches d’évaluation,
supporter le système d’évaluation du personnel à deux variables : résultat de la performance individuelle et résultat de la performance collective,
permettre le suivi par workflow de tout le processus dans le respect des délais impartis,
permettre l’intégration avec la fonction de simulation de la paie (tester les résultats des augmentations de salaires),
permettre l’intégration avec la Paie pour prendre en compte les résultats définitifs des évaluations annuelles,
permettre de recenser les besoins en formation.
4.6 GESTION DE LA FORMATION ET DU DEVELOPPEMENT DES
COMPETENCES
Présentation
Le processus de la formation et du développement des compétences est basé sur la politique
définie par la banque en la matière, selon les axes suivants :
développement d’un savoir-faire organisationnel centré prioritairement sur le développement de l’expertise dans la Banque,
mise en œuvre d’une ingénierie des compétences,
mise en œuvre d’une réelle ingénierie de la formation comme moyen d’identification des besoins, de mise en œuvre, de monitoring et d’évaluation des actions de formation,
mise en place systématique d’un plan de formation pluriannuel arrimé au plan stratégique de la Banque, accompagné de plans annuels glissants élaborés après chaque période d’évaluation des membres du personnel,
financement de la formation favorisant un partenariat stratégique rapproché avec les instituts et les centres de formation des institutions financières.
Fonctionnalités attendues
Le système doit permettre de :
saisir les informations utiles pour organiser et suivre toutes les étapes du processus de formation du personnel de la banque : Recensement des besoins en formation, Élaboration du projet de plan de formation, Finalisation du plan de formation, Réalisation de la formation, Suivi de l'après formation,
saisir les plans de formation pluriannuels et annuels,
Saisir des catalogues de formation,
assurer le suivi individuel et l’évaluation (à chaud et à froid) de la formation du personnel ;
Editer un rapport sur l’historique des formations reçues par chaque agent ( type de formation, nombre d’heures de formation, période de formation.
4.7 GESTION DES CARRIERES ET DES MOBILITES
Présentation
Ce processus permet de déterminer les parcours professionnels individuels (gestion des
talents) ou collectifs (plan de mobilité) en s’appuyant sur les outils de gestion prévisionnelle
des emplois et des compétences et la politique d’évaluation du personnel mise en place par
la Banque.
La démarche de mise en œuvre du dispositif de gestion des carrières s’articule autour des
activités majeures suivantes :
l’élaboration, la gestion et la mise à jour des fiches de poste,
la gestion de la cartographie des emplois (passerelles entre les postes de travail),
l’identification du cycle de vie de chaque poste de travail,
l’identification et la gestion des postes-clés et des postes à sécuriser,
la mise en place d’un dispositif de suivi de l’ancienneté de chaque agent à son poste de travail,
la mise en place d’un dispositif de gestion des talents et des hauts potentiels (évaluation annuelle et bilans de compétences individuels),
la mise en place d’un plan de mobilité,
la mise en place d’un plan de succession ou de remplacement qui permet au département RH de préparer l’avenir de la Banque,
l’arrimage d’une partie du Plan de formation au Plan de mobilité.
Fonctionnalités attendues
Le système doit permettre :
de définir un référentiel de compétences métier, de mettre en place un guide d’identification des emplois stratégiques, la gestion des talents et des hauts potentiels par l’évaluation annuelle et par des
bilans de compétences individuels, la mise en place d’un plan de mobilité, la mise en place d’un plan de succession ou de remplacement pour tous les emplois
clés ou stratégiques, de lier ou intégrer le Plan de mobilité à la partie du Plan de formation
correspondante, d’utiliser les compétences comme critère de recherche des membres du personnel, d’enregistrer les expériences des membres du personnel (participation à des projets
internes ou externes, mise en œuvre de compétences, etc…).
4.8 GESTION DE LA PAIE
Présentation
La fonction Paie représente le processus automatisé de calcul des salaires du personnel de la
banque, et en couvre toutes les phases, notamment la préparation, la validation, le paiement des
salaires et de comptabilisation des rubriques de paie, l’édition des états règlementaires y compris
les états de cotisations sociales et fiscales, et la gestion de la masse salariale.
Ce module Paie de la solution recherchée doit aussi assurer le virement automatique des salaires
suivant les différents comptes bancaires salariés communiqués. Il s’agit essentiellement de
l’interfaçage avec le système SWIFT.
Il doit permettre aussi un interfaçage avec SUNSYSTEM afin d’y envoyer toutes les informations
des traitements de salaires à comptabiliser.
Fonctionnalités attendues
Le système doit :
permettre le paramétrage de toutes les rubriques intervenant dans les éléments de salaire : salaire de base, primes, indemnités, retenues de toutes natures, le salaire brut, le salaire net, le salaire net à payer etc..,
permettre de suivre l’avancement des tâches périodiques (hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles ou annuelles) liées à l’élaboration de la paie (étapes du processus),
permettre d’importer, valider et charger les éléments mensuels de paie automatiquement,
permettre la prise en compte des alertes dans le système de paie,
permettre d’exporter les éléments mensuels de paie vers d’autres bases de données ou fichiers plats,
permettre l’édition et la transmission électronique des bulletins de paie et des états règlementaires et d’exploitation (y compris les états de reversements des pensions et les déclarations annuelles des salaires,
permettre de calculer la provision de départ à la retraite et l’intégration des heures de présence du logiciel,
être intégré au progiciel de Comptabilité SUNSYSTEM de la Banque,
offrir un Workflow de validation de bout en bout, intégrant les étapes au département des finances et à la trésorerie,
Plus spécifiquement, le système doit intégrer une fonction d’archivage électronique des bulletins et autres documents règlementaires.
4.9 GESTION DES CONGES ET PERMISSIONS
Présentation
La fonction de gestion des congés permet de gérer tous les aspects du traitement :
Etapes : demande, approbation/rejet, reprise de service,
congés annuels : tout membre du personnel a droit à trente (30) jours ouvrés de congé par année de service effectif,
congé au foyer : accordé tous les deux ans aux membres du personnel professionnel résidant hors de leur pays d’origine,
Congés spéciaux : accordés (1) pour raisons personnelles, (2) à titre de compensation d’heures supplémentaires, (3) en vue d’entreprendre des études supérieures ou faire de la recherche dans l’intérêt de la BIDC, (4) en cas de maladie prolongée ou de force majeure, ou (5) pour toutes autres raisons,
Congés sabbatiques.
Fonctionnalités attendues
Le système doit :
Permettre de suivre toutes les étapes de traitement des congés et permissions : - Etablissement du planning de congés annuels, - Formulation de la demande de congés, - Appréciation de la demande de congés, - Refus : notification des motifs, - Accord : traitement de la demande, - Report (total ou partiel) de congé, - Reprise de service.
permettre aux membres du personnel d’effectuer leurs demandes de congés et permissions directement dans le système,
permettre le suivi individuel des congés et permissions, assorti d’un système d’alerte en cas de risque de dépassement de la limite du nombre de jours cumulés
inclure un workflow permettant de supporter le processus d’approbation des congés et permissions dans le respect des délais impartis,
permettre de générer les statistiques des divers types de congés et leur historique,
être intégré avec le progiciel de Comptabilité SUNSYSTEM pour les paiements et remboursement.
4.10 GESTION DES MISSIONS ET VOYAGES
Présentation
La fonction couvre tous les aspects de la gestion des missions et voyages :
les étapes : de la demande de mission et voyage jusqu’au rapport de fin de mission,
les frais de voyage (les billets de voyage, l’indemnité journalière de subsistance, les frais d’hôtel, les frais de communication, les excédents de bagages autorisés, la taxe d’aéroport, le transport local),
les types de voyages (nomination initiale (recrutement), mission officielle, mutation ou changement de lieu d’affectation, congé au foyer, cessation de service, raisons médicales, raisons de sécurité, formations),
le paiement des avances,
le remboursement des frais.
Fonctionnalités attendues
Le système doit :
permettre de couvrir en ligne toutes les étapes de traitement des missions et voyages, dans le respect des délais impartis (Demande d'autorisation de départ en mission, Validation de la mission, Préparation de la mission, Organisation du voyage, Décaissement et comptabilisation des frais de mission, Production du rapport de mission, Justification des dépenses effectuées),
permettre le paramétrage et le traitement des types de missions de la BIDC,
inclure un workflow permettant de couvrir tout le processus de traitement des missions et voyages,
Permettre le remboursement automatisé des frais de mission selon les types de paiement en vigueur dans la Banque,
être intégré avec le progiciel de Comptabilité SUNSYSTEM pour les paiements et remboursements.
4.11 GESTION DES PRETS AU PERSONNEL
Présentation
Cette fonction permet de traiter tous les prêts et avances que la Banque accordent aux membres
du personnel et d’assurer leurs remboursements.
Fonctionnalités attendues
Le système doit :
permettre de suivre toutes les étapes de traitement des prêts accordés aux membres du personnel : simulation (accessible en ligne au personnel) demande, approbation, paiement, remboursement, clôture.
inclure un workflow permettant de supporter le processus d’approbation des prêts, leur paiement et leur remboursement anticipé,
prendre en compte les types de prêts de la Banque (acomptes sur salaire, avances de traitement, prêts au personnel et garanties de prêts) et en produire les différents états (tableaux d’amortissement etc…)
permettre de visionner et d’éditer les tableaux d’amortissement des prêts et avances ;
Permettre d’établir la situation individuelle et collective des engagements du personnel à date (nature/type du prêt, date de mise en place et de clôture, capital, nombre de mois remboursés, encours, etc.) ;
Permettre d’effectuer des simulations de prêts ;
permettre au membre du personnel d’enregistrer en ligne sa demande de prêts,
être intégré avec la fonction Paie,
être intégré avec le progiciel de Comptabilité SUNSYSTEM pour les paiements et remboursements.
4.12 GESTION DE LA DELIVRANCE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AU
PERSONNEL
Présentation
Cette fonction permet de délivrer les documents administratifs au membre du personnel qui en
fait la demande.
Fonctionnalités attendues
Le système doit :
permettre de suivre les étapes de production des documents administratifs dans les délais impartis,
prendre en compte tous les types de documents administratifs de la Banque,
Inclure un workflow permettant de suivre chaque étape du traitement de la demande dans le respect des délais impartis, et au personnel de saisir en ligne sa demande et de recevoir des informations en retour ;
Intégrer un système de gestion de signature électronique totalement transparent aux utilisateurs – plus précisément par la prise de la signature
digitale des responsables appelés à signer les documents à délivrer et à gérer ces signatures de manière totalement encapsulée dans le système (pas de numérisation de signature).
4.13 GESTION DE LA CESSATION DE SERVICE
Présentation
Cette fonction permet de traiter tous les aspects de la cessation de service d’un membre du
personnel : initiation de l’évènement, calcul ou non des droits attachés à chaque type de
cessation de service.
Fonctionnalités attendues
Le système doit :
permettre de suivre toutes les étapes de la rupture du contrat de travail,
traiter tous les types de cessation de service (licenciement, démission, départ à la retraite « anticipée ou normale », décès, …),
permettre l’édition et la transmission automatique par voie électronique et dans le délai réglementaire des documents relatifs à la cession de service (lettre de départ à la retraite et ses annexes ; attestation de cessation de service etc…),
permettre la liquidation des droits.
4.14 GESTION DU PORTAIL DE SELF SERVICE
Présentation
Le portail permet au personnel et aux membres de la Haute direction d’accéder à leurs
informations personnelles que le département RH définira comme accessibles en
consultation ou en modification.
Les managers et les membres de la Haute Direction pourront également avoir accès aux
informations relatives à leurs collaborateurs, toujours dans les limites définies par le
département RH (simulation de paye, simulation de congés, présence effective, etc…)
Fonctionnalités attendues
Le système doit rendre disponibles les fonctions suivantes :
Consultation et modification de certaines données personnelles (adresse, n° de téléphone, courriel privé, etc…),
Consultation des informations de paie (édition de ses bulletins de salaires, cumuls annuels des salaires…),
Demandes de congés et permissions (Cf. Gestion des congés et permissions),
Déclarations de frais de mission (Cf. Gestion des missions),
Informations publiées par le département des ressources humaines,
Mise à disposition de formulaires types à adresser aux ressources humaines.
4.15 FONCTIONS DE GESTION DES MISES EN DISPONIBILITES
DETACHEMENTS ET AUTRES SITUATIONS PARTICULIERES
Présentation
Cette fonction doit permettre d’administrer et d’assurer le suivi des effectifs non
opérationnels de la banque se trouvant dans des positions particulières (disponibilité,
détachement, transfert, etc.), les conditions, les motifs qui les sous-tendent, les
conséquences sur leur situation administrative.
Fonctionnalités attendues
Le système doit permettre de :
indiquer la position exacte (disponibilité, détachement) des agents non opérationnels et de suivre les périodes, y compris les renouvellements successifs assortis d’un système d’alerte,
préciser les conditions de recevabilité de la requête (catégorie, ancienneté requise suivant les cas), motifs règlementaires, l’Etat, l’Institution ou l’organisme d’accueil de l’agent et son adresse,
suivre les périodes,
préciser les conditions de non prise en charge ou de prise en charge des rémunérations (soit en partie ou en totalité à la charge de la Banque, soit remboursées à la Banque par l’Etat membre ou l’organisme d’accueil) ;
indiquer les modalités d’appel des retenues pour pension (prise en charge par la Banque ou par l’organisme d’accueil) ;
produire à date souhaitée un état récapitulatif des agents non opérationnels (matricule, nom, prénom, position, motifs, période, prise en charge des rémunérations ou non, etc.).
4.16 FONCTIONS DE REPORTING GENERAL
Présentation
La fonction Reporting général est transversale et concerne tous les processus RH de la Banque. Elle couvre le périmètre suivant : reporting de pilotage et de contrôle, reporting de gestion ou de production, reporting réglementaire et reporting contractuel.
Fonctionnalités attendues
Un intérêt particulier sera porté à l'aspect configurable et flexible d'un outil qui permettra aux
utilisateurs de paramétrer des états et des tableaux de bords en fonction des critères
souhaités. La solution doit permettre la création et l'édition des états en ligne et sur papier
ainsi que leur export sur fichier Excel pour les besoins de toutes modifications nécessaires. Le
système doit permettre de produire :
- Etat des cotisations mensuelles aux régimes de retraite de CRRAE-UMOA RRPC,
RCPNC, FRC avec indication par régime du matricule, nom, prénom, assiette de
cotisation, part patronale avec précision du taux, part employé, part totale, date
d’affiliation au régime de retraite,
- Etat récapitulatif annuel des cotisations de retraite constituées avec les informations
ci-dessus,
- Les mêmes états devraient être disponibles pour les autres plans de retraite (CNSS,
Fonds de prévoyance, Caisse de retraite de la CEDEAO),
- Tableau d’évolution des effectifs et de la masse salariale,
- Tableau de répartition de la masse salariale par catégorie, par sexe, par type de
contrat, par unité organisationnelle, etc…),
- Pyramide des âges,
- Evaluation et évolution du turnover,
- Fiche personnel de chaque membre du personnel (matricule, nom, prénom (s), sexe,
grade, date d’entrée, date de naissance, type de contrat (CDD, CDI, etc.), date départ
à la retraite, fonction précédente, fonction actuelle, diplôme, nombre d’années
d’ancienneté dans la banque, nationalité, nombre d’enfants, etc…,
- Etat récapitulatif des engagements du personnel à date (nature/type du prêt, date de
mise en place et de clôture, capital, nombre de mois remboursés, encours, date de
rachat etc…),
- Etat des frais de scolarité par parent et par année (Grade, nom du staff, UC et montant
FCFA ; enfants à charge et leur date de naissance),
- Etat des indemnités de congé du personnel non professionnel par parent et par année
(Grade, nom du staff, UC et Montant FCFA ; épouse, enfant à charge et leur date de
naissance,
- Etat récapitulatif de paiement des indemnités pour congé au foyer du personnel
professionnel par parent et par année (Grade, nom du staff, UC et Montant FCFA ;
épouse, enfant à charge et leur date de naissance et date du dernier payement,
- Situation mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle des différents types de prêts
y compris les accords tripartites,
- Tableau de bord des différents types de congés (maladies, annuelles, spéciales etc.).
- Bilan social
Effectif total au 31 Décembre (matricule, nom, prénom (s), sexe, grade, date d’entrée, date de naissance, type de contrat (CDD, CDI, etc.), date départ à la retraite, fonction précédente, fonction actuelle, diplôme, nombre d’années d’ancienneté dans la banque, nationalité, nombre d’enfants, etc.)
Effectif en CDI,
Effectif en CDD (période de CDD, période d’alerte avant le terme de la période,
Effectif mensuel moyen de l'année considérée,
Répartition par sexe et par catégorie de l'effectif total,
Répartition par âge de l'effectif total au 31 Décembre,
Répartition de l'effectif total au 31 Décembre selon l'ancienneté,
Répartition de l'effectif total au 31 Décembre selon la nationalité,
Répartition de l'effectif total au 31 Décembre par grade,
Répartition des membres du personnel par catégorie [dirigeants, (président, vice-président), professionnels (Directeurs, Conseillers, Chefs de division, autres professionnels), par pays membre et leur contribution au capital
Nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure,
Nombre de stagiaires,
Nombre moyen mensuel de salariés intérimaires ou temporaires,
Durée moyenne des contrats de travail intérimaires,
Nombre d'embauches par contrats de travail à durée indéterminée,
Nombre d'embauches par contrats de travail à durée déterminée,
Nombre de démissions,
Nombre de licenciements pour motif économique, dont départs en retraite et préretraite,
Nombre de licenciements pour d'autres causes,
Nombre de décès,
Promotions effectuées dans l’année,
Répartition de la masse salariale brute par niveau de qualification,
Informations sur l’hygiène, la sécurité et la santé,
Informations sur les relations professionnelles et sur les délégués du personnel,
Informations sur la formation (nombre d’agents formés au cours d’une période de l’année et en fin d’année, les modules de formations exécutés, les noms des bénéficiaires des formations, nombre d’heures de formations…)
historique des formations reçues par chaque agent (type de formation, nombre d’heures de formation, période de formation
Tableaux de bords décisionnels (évolutions des principaux agrégats par rapport au budget)
- le logiciel doit permettre l’édition de n’importe quel rapport ou état
4.17 DOMAINE ARCHITECTURE ET INTEGRATION IT
Présentation
Le Domaine «IT» concerne essentiellement :
L’environnement technique,
Les développements spécifiques,
Les aspects Intégrations et Interfaces applicatives,
La migration des données,
L’Administration du progiciel.
Fonctionnalités attendues
Exigences techniques du système :
La solution proposée devra répondre aux exigences ci-après :
être une solution modulaire et intégrée avec interface orientée web,
tourner dans un environnement Bases de données relationnelles (largement utilisés…) pour faciliter les interfaçages, les statistiques, les requêtes et la traçabilité,
disposer des fonctionnalités de gestion intégrée des processus de traitement, ainsi que des sauvegardes et restaurations des bases de données et des environnements, incluant un système d’alerte en temps réel (par téléphone, email et sms),
des outils de simulation,
un contact multicanal avec les partenaires et emprunteurs de la Banque,
avoir des procédures et/ou guides utilisateurs facilement exploitables, accessibles de préférence en ligne, dont la mise à jour sera aisée en cas d’implémentation de nouveaux produits intégrés à l’application ou interfacés,
avoir été développée avec des normes standard pour faciliter le Patch Management (versioning),
disposer d’une documentation technique permettant un transfert de compétence et la formation continue (anglais et en français),
pouvoir connecter des points de représentation distants du siège, permanents, temporaires ou mobiles,
disposer d’un mode de fonctionnement dégradé incluant une procédure claire de mise en œuvre et de repli,
permettre d’assurer la traçabilité de l’ensemble des actions effectuées sur le système avec des outils d’investigation intégrés,
faciliter le travail collaboratif par l’automatisation des processus dans les différents domaines, grâce à des workflows paramétrables intégrant la gestion et le partage des dossiers et documents, des messages d’alerte et une surveillance des délais de traitement des transactions.
disponibilité d’un dictionnaire des données complet, précis et tenu à jour.
Intégrations et Interfaces applicatives :
La solution proposée devra répondre aux exigences ci-après :
supporter une interconnexion native avec les solutions et normes courantes ;
être homogène aussi bien au niveau de l’architecture, des interfaces hommes-machine que de l’administration;
offrir une réelle flexibilité du paramétrage et une adaptabilité aux changements organisationnels ;
être ouverte sur les standards technologiques ;
intégrer les fonctionnalités suivantes ou permettre l’interfaçage avec nos applications satellites existantes : - Messagerie Outlook : Envoi automatique d’alertes sur l’exploitation informatique,
sur des indicateurs de gestion et distribution d’états de gestion (bulletin de salaires) aux destinataires habilités,
- SUNSYSTEM : Comptabilité et finances
Migration des données :
Le prestataire devra s’engager à assurer, en relation avec les équipes de la BIDC, la migration
de l’ensemble des données :
Toutes les informations du Référentiel de la BIDC relatives au RH,
Données de base permanentes (contrats, familles, actions et évènements, etc…),
Historique des rubriques de paie,
Historiques des prêts,
Etc…………
Le prestataire devra, dans ce cadre, fournir :
un cahier de spécifications détaillées permettant à la banque de produire les informations nécessaires à la reprise des données issues de GRH CRISTAL et des autres applications dans le nouveau système,
des outils performants permettant le chargement des données issues de GRH CRISTAL en garantissant l’intégrité des informations.
Sécurité des données et des applications :
La solution proposée devra répondre aux exigences ci-après :
assurer une gestion sécurisée des mots de passe (cryptage, stratégies d’administration paramétrables) ;
supporter des fonctionnalités d’administration des droits des utilisateurs par profils métiers et niveau de privilège ;
assurer la traçabilité technique (Base de données) et fonctionnelle : journalisation détaillée des évènements et outils de requête exhaustifs et souples ;
garantir la sécurité des données : confidentialité, intégrité et disponibilité ;
supporter un système d’authentification forte et unifié (SSO : Single Sign-On) ;
prendre en compte les recommandations OWASP (Open Web Application Security Project).
…/…
5 REGLES DE SOUMISSION
5.1 SOUMISSION DE PROPOSITION
La proposition du Prestataire doit être préparée conformément à ce cahier des charges et
consistera en deux parties :
- une offre technique ; - une offre financière.
L’offre technique doit respecter le format standard indiqué ci-dessous :
1. Lettre d’accompagnement et page titre
1.1 Lettre d’accompagnement La lettre d’accompagnement présentera la
motivation du Prestataire.
1.2 Page titre La page titre identifiera cet appel d’offres, le
Prestataire, le nom du principal contact du
Prestataire, ainsi que ses coordonnées (adresse,
numéro de téléphone, numéro de fax et adresse
e-mail). Le Prestataire est également tenu de
fournir les mêmes informations pour tous les
sous-traitants ou les partenaires locaux avec
lesquels il pourrait être associé dans ce projet.
2. Table des matières
La proposition du Prestataire doit comprendre
un sujet ‘Table des matières’, qui contient les
titres et les numéros de pages pour chaque
thème et des sous-titres de la proposition.
3. Synthèse
3.1 Synthèse Cette partie devrait inclure un résumé des points
clés de la réponse du Prestataire (maximum 1
page).
4. Solution proposée et charte du projet
4.1 Périmètre du projet Le Prestataire doit indiquer la couverture de sa
proposition de fourniture et de mise en œuvre
de sa solution. Le Prestataire doit clairement
décrire le périmètre proposé de la solution, de
préférence avec l'aide de visualisations.
4.2 Aperçu général de la solution Cette partie doit inclure un schéma
d’architecture fonctionnelle et technique de la
solution, couvrant tous les modules et éléments
proposés.
4.3 Approche de mise en œuvre et plan de travail 4.3.1 Méthodologie d’implémentation
Le Prestataire doit expliquer dans cette partie
l'approche détaillée ainsi que la stratégie
adoptée afin de s'assurer du succès de la mise en
œuvre dans le délai absolu de [nombre] de mois.
4.3.2 Plan de travail de la mise en œuvre
Le plan de travail doit présenter toutes les
étapes allant du lancement du projet au support
après production, les activités liées, les livrables
et les ressources que le prestataire devra fournir
et les dates clés correspondants. Voir annexe 4
4.3.3 Tâches et activités
En plus de fournir un plan de travail détaillé de
la mise en œuvre, cette partie doit clairement
décrire pour chacune des phases proposées, les
activités et tâches que le prestataire et la BIDC
doivent exécuter pour assurer la réussite du
projet.
4.3.4 Hypothèses
Dans cette partie, le Prestataire doit indiquer
clairement toute hypothèse formulée sur
quelque partie que ce soit de la mise en œuvre,
y compris toute hypothèse concernant les
responsabilités ou les engagements du
Prestataire vis-à-vis de la BIDC tout au long du
cycle de vie de ce projet.
4.4 Organisation du projet – Rôles et responsabilités 4.4.1 Structure de l’organisation du projet
Le Soumissionnaire doit présenter en détail,
dans cette partie, l'ensemble de la structure
organisationnelle nécessaire au projet aussi bien
pour les prestataires (y compris les sous-
traitants) que pour la BIDC afin de réaliser ce
projet dans les délais et le budget souhaités. Les
tâches, les rôles et les responsabilités des deux
parties doivent être décrits en détail.
Un organigramme du projet doit être fourni
assorti de la répartition des tâches entre les
différents intervenants du projet.
Le Soumissionnaire doit présenter de manière
très précise les rôles et responsabilités de ses
différentes ressources intervenant dans le
projet.
4.4.2 Planning
Le planning doit notamment inclure la charge
nécessaire en termes de temps pour chaque
ressource sur le projet.
4.4.4 Informations sur les sous-traitants (le cas
échéant)
Le Prestataire qui s’associe avec d'autres
entreprises doit expliquer clairement, dans cette
partie, la raison et la nature de cette association
et pourquoi ou comment une telle association
produira une meilleure solution. La structure de
l'organisation du projet prévue dans cette
partie, doit également comprendre la
composition des ressources et des rôles et
responsabilités des sous-traitants associés.
Le prestataire doit avoir l’aval de la BIDC pour
l’utilisation de chaque sous-traitant.
5. Réponse aux fonctionnalités
5.1 Réponse aux fonctionnalités Le Prestataire doit inclure les réponses aux
fonctionnalités spécifiées dans cet appel
d’offres. Le Prestataire est libre d’ajouter tout
élément qu’il considère comme étant un point
fort de sa solution.
6. Nomenclature
6.1 Nomenclature Le Prestataire doit inclure, dans cette partie, la
nomenclature détaillée (par élément) de la
Solution sans le détail des montants. La
nomenclature incluse dans cette partie doit être
compatible avec la nomenclature incluse dans la
proposition financière. En cas de différence
entre l'information identifiée dans cette partie
et dans la nomenclature de la Proposition
financière, la nomenclature la plus avantageuse
pour la BIDC prévaudra.
7. Annexes
7.1 Annexes Le prestataire fournira dans cette partie :
7.1.1 Les Curricula Vitae
Veuillez inclure les curricula vitae détaillés de
tous les membres de l'équipe du projet, y
compris les membres de l'équipe du sous-
traitant (le cas échéant).
Le curriculum vitae de chaque gestionnaire de
projet / chefs d'équipe et membres de l'équipe
du projet comprend, sans s'y limiter, les
éléments suivants:
a) expérience générale pertinente pour le
projet;
b) expérience spécifique dans des projets
similaires, y compris les rôles et les
responsabilités dans chaque projet ;
c) qualifications.
Précisez également pour chaque CV, le rôle et
responsabilités attitrés dans le présent projet
pour chacun des modules.
Prière d’utiliser le modèle de CV (voir Annexe 6)
7.1.2 tout autre document ou information
jugés appropriés par le prestataire.
L’offre financière doit respecter le format standard indiqué ci-dessous :
1. Page titre
1.1 Page titre La page titre identifiera cet appel d’offres, le
Prestataire, le nom du principal contact du
Prestataire, ainsi que ses coordonnées (adresse,
numéro de téléphone, numéro de fax et adresse
e-mail). Le Prestataire est également tenu de
fournir les mêmes informations pour tous les
sous-traitants ou les partenaires locaux avec
lequel le Prestataire pourrait être associé dans
ce projet.
2. Table des matières
2.1 Table des matières La proposition du Prestataire doit comprendre
un sujet ‘Table des matières’, qui contient les
titres et les numéros de pages pour chaque
élément de l’offre financière.
3. Synthèse
3.1 Synthèse Cette partie devrait inclure un résumé des points
clés de l’offre financière du Prestataire
(maximum 1 page).
4. Bordereau des prix
4.1 Bordereau des prix Cette partie doit comprendre tous les éléments
de prix associés au projet proposé.
Tous les éléments doivent être libellés en dollar
américain (USD).
Pour chaque module, les coûts de cession des
licences, les frais annuels de maintenance et de
support ainsi que le devis détaillé des
prestations par phase devront être inclus.
Le Prestataire doit inclure une nomenclature
détaillée (par élément) avec le détail des prix
individuels.
Le prestataire devra indiquer le nombre
prévisionnel de jours pour la formation et les
coûts prévisionnels pour cette formation.
Pour les travaux additionnels, le tarif journalier
devra être indiqué.
La nomenclature incluse dans cette partie doit
être compatible avec celle incluse dans la
proposition technique. En cas de différences, la
nomenclature la plus avantageuse pour la BIDC
prévaudra.
Le dossier de soumission devra être mis sous pli fermé contenant DEUX
ENVELOPPES DISTINCTES:
- une enveloppe n°1 contenant deux versions papier de l’offre technique (original + copie), deux versions électroniques de l’offre technique (un CD et une Clé USB), les pièces administratives (documents attestant de l’existence légale du prestataire, du paiement à jour des cotisations sociales et fiscales) et tout élément jugé indispensable pour la réalisation du marché, excepté les aspects financiers ;
- une enveloppe n°2 contenant deux versions papier de l’offre financière (original + copie), deux versions électroniques (un CD et une Clé USB). Le soumissionnaire doit s’engager pour une durée de validité de son offre financière de quatre-vingt-dix (90) jours, à compter de la date limite de réception des soumissions ci-dessous déterminée.
Pour l’offre technique comme pour l’offre financière, un exemplaire sera indiqué ‘Original’ ; l’autre sera indiqué ‘Copie’. Le prestataire est averti que l’exemplaire indiqué ‘Original’ primera sur toute autre version du document. Le pli fermé contenant les deux enveloppes numérotées ne doit porter aucun signe distinctif extérieur permettant d’identifier le soumissionnaire à qui il appartient sous peine de rejet. Il ne portera que les mentions suivantes : « Offre pour l’acquisition d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH)» au coin supérieur gauche, « A n’ouvrir qu’en séance » au coin inférieur droite. La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 24 novembre 2017 à 15 h 00 GMT. Tous les dossiers doivent être présentés en deux exemplaires (original et copie), à l’adresse suivante :
BANQUE D’INVESTISSEMENT ET DE DEVELOPPEMENT DE LA CEDEAO Secrétariat du Département de l’administration et des services généraux
Offre pour l’acquisition d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH)
« A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement » 128, Bd. du 13 janvier BP 2704 Lomé – Togo _ E-mail : [email protected]
Tél : +(228) 22 21 68 64 – Fax : +(228) 22 21 86 84
Le pli fermé doit être remis à la BIDC le au 24 novembre 2017 2017 à 15 h 00 GMT à son adresse
ci-dessus mentionnée. La BIDC acceptera et reconnaitra uniquement les propositions qui lui
sont soumises à la date et à l’heure ci-avant indiquées.
Toute offre envoyée par voie électronique sera déclarée irrecevable.
Le Prestataire sera responsable de chaque erreur et omission dans la proposition.
Toute modification ou retrait de l'offre soumise doit être effectué avant la date limite de
remise de l'offre. Après la date limite de soumission de la proposition, le Prestataire ne sera
pas autorisé à modifier les documents de la proposition. Le Prestataire ne sera pas non plus
autorisé à fournir la proposition au moyen d’un téléfax ou d’autre moyen électronique.
Le Prestataire supporte tous les frais apparentés à l’appel d’offres. Ceux-ci ne peuvent pas
être portés à la charge de la BIDC.
Toutes les propositions et documents apparentés à la proposition en réponse à l’appel d’offres
seront la propriété de la BIDC et ne seront pas restitués.
La proposition doit être signée par un représentant autorisé du Prestataire.
L’ouverture des offres se fera le 24 novembre 2017 à 16 heures 00 GMT en présence des représentants des soumissionnaires souhaitant y assister. La BIDC se réserve le droit de ne donner suite à aucune offre.
5.2 RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Pour tout renseignement complémentaire, adresser une requête par email aux adresses suivantes : [email protected] [email protected] Les réponses aux demandes sont transmises dans un délai maximum de deux (2) jours ouvrés à Lomé. Les demandes de renseignements complémentaires ne seront plus recevables à compter du 10 novembre 2017 à 1 7 heures 00 GMT.
5.3 LANGUE DE L’OFFRE
L’offre, les correspondances et tous les documents concernant la soumission échangés entre le soumissionnaire et la BIDC seront rédigés en Français ou en anglais.
…/…
6 METHODOLOGIE D’EVALUATION
La BIDC procédera à l’évaluation et à la comparaison des offres dont elle aura déterminé au
préalable qu’elles sont substantiellement conformes aux dispositions du Dossier d’Appel
d’Offres.
Les offres déclarées recevables à l’examen préliminaire seront évaluées de la manière
suivante :
une évaluation technique comptant pour 80% de la note globale ;
une évaluation de l’offre financière, comptant pour 20% de la note globale.
La note globale (NG) sera calculée de la manière suivante :
Note Globale = 80% * NT + 20% * NF,
Avec NT : Note Technique et NF : Note Financière.
Le déroulement des analyses sera le suivant :
1. Analyse des offres techniques sur dossier, attribution d’une Note Technique (NT) sur 100 points.
2. Pour les offres dont les NT >= 70, analyse des offres financières, attribution d’une Note Financière (NF).
3. Pour les trois offres ayant les NG les plus élevées, invitation aux ateliers de démonstration.
4. Tenue des ateliers, 5. Visite de sites de référence (sites choisis librement par la BIDC, éventuellement sur
propositions des soumissionnaires invités), 6. Révision des notes NT et NF selon le barème indiqué lors de l’invitation aux ateliers et
Recalcul de NG. 7. Choix final du prestataire.
Elaboration de la note technique NT :
L’offre des soumissionnaires sera évaluée, en ce qui concerne la note technique, sur la base des éléments de notation suivants :
Eléments de notation Poids
Solution proposée (adéquation aux besoins fonctionnels et techniques) 40
Services de gestion de projet, de conseil et de mise en œuvre 15
Services de formation 10
Services de maintenance et de support 10
Capacités du soumissionnaire (CV, références, implantations,…) 25
Elaboration de la note financière NF :
Les notes financières seront déterminées en pondérant d’abord les montants des offres par rapport aux notes techniques correspondantes.
Offre Pondérée (OP) = Montant Offre Financière / Note Technique
NF = (Minimum des OP / OP) *100.
…/…
7 CONTRAINTES
7.1 PRESENTATION DE LA SOLUTION AU SIEGE DE LA BIDC
Après analyse des dossiers, une liste restreinte de soumissionnaires présélectionnés sera établie. Les soumissionnaires présélectionnés devront venir effectuer une démonstration et une simulation de la solution proposée. Ces ateliers auront lieu au siège de la BIDC, à Lomé. Le Prestataire supporte tous les frais apparentés à cette activité. Ceux-ci ne peuvent pas être portés à charge de la BIDC.
7.2 VISITE SUR LE TERRAIN
Après la démonstration de la solution proposée, la BIDC se rendra sur les différents
sites sur lesquels le ou les Prestataires présélectionnés ont déjà installé la solution.
7.3 FAUTES COMMISES PAR LES CANDIDATS OU TITULAIRES DE MARCHE
La BIDC exige des candidats, et des titulaires de ses marchés, qu’ils respectent les règles d’éthique professionnelle les plus strictes durant la passation et l’exécution de ces marchés.
La BIDC rejettera toute soumission ou annulera toute proposition d’attribution si elle détermine que le soumissionnaire ou l’attributaire proposé est, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, coupable de corruption ou s’est livré à des manœuvres frauduleuses, des pratiques collusoires ou coercitives pour l’attribution de ce marché ou pendant son exécution.
La BIDC prendra, à l’encontre du soumissionnaire, de l’attributaire proposé ou d’un individu, des sanctions si elle établit que le soumissionnaire, l’attributaire proposé ou l’individu se sont livrés à la corruption, à des manœuvres frauduleuses, des pratiques collusoires ou coercitives en vue de l’obtention de ce marché ou au cours de l’exécution du marché.
7.4 CRITERES D’ORIGINE
La BIDC exige des candidats que les fournitures et services répondent aux critères d’origine (pays d’origine) admis par elle et par ses partenaires dans le projet.
7.5 CONFIDENTIALITE
La BIDC exige des candidats la plus stricte confidentialité concernant toutes les informations qui seront mises en leur possession durant tout le processus.
7.6 MARGE DE PREFERENCE
La BIDC n’appliquera aucune marge de préférence.
7.7 GARANTIE DE BONNE EXECUTION
La BIDC exigera de l’attributaire du marché la fourniture d’une garantie de bonne exécution du marché. La non fourniture de cette garantie de bonne exécution du marché constituera un motif suffisant d’annulation de l’attribution du marché. La BIDC pourra attribuer le marché au soumissionnaire dont l’offre est jugée substantiellement conforme au dossier d’appel d’offres et classée la deuxième, et qui possède les qualifications exigées pour exécuter le marché de façon satisfaisante.
…/…
8 LISTE DES ANNEXES
Annexe 1 : Fonctionnalités requises
Annexe 2 : Prestations attendues
Annexe 3 : Informations générales sur le fournisseur et la solution
Annexe 4 : Tableau indicatif du plan de mise en œuvre
Annexe 5 : Présentation de l ‘équipe de réalisation et CVs
…/…
ANNEXE 1 : FONCTIONNALITES REQUISES A Légende du tableau des fonctionnalités requises:
Dans le tableau ci-après, la colonne mentionnée “Requis ou Option” indique si la spécificité
est une exigence immédiate (Requis), ou si elle peut attendre un certain temps avant d’être
configurée ou utilisée (Option).
Le soumissionnaire devra indiquer et décrire les niveaux de support du produit-logiciel pour
chaque point d’exigence: Entièrement Supporté, Partiellement Supporté, ou Pas Supporté,
comme défini dans le tableau suivant :
(1) Entièrement Supporté l’exigence désirée est supportée en standard ou paramétrable dans
le progiciel.
(2) Partiellement Supporté l’exigence désirée existe dans une option séparée du progiciel, ou
bien elle sera développée dans une nouvelle version, ou si
seulement quelques spécifications existent.
Veuillez fournir les explications et les coûts supplémentaires de
développement.
(3) Pas Supporté l’exigence désirée n’est pas couverte par le progiciel ou le système.
Le soumissionnaire voudra bien indiquer, pour chaque point de spécification, le niveau de
supports “1, 2, ou 3” dans la colonne appropriée.
Si l’exigence est entièrement supportée, entrer “1”.
Si l’exigence est partiellement supportée, entrer ‘’2’’ et fournir les explications et les coûts supplémentaires de développement.
Si l’exigence n’est pas du tout supportée, entrer “3” ? Le soumissionnaire peut fournir les détails nécessaires sur tous les autres niveaux de support.
Gestion du référentiel
Exigences minimales Définition des paramètres d’administration et généraux Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
1. permettre de prendre en compte les principaux paramètres d’administration sécurisée du progiciel :
Codes Utilisateurs, mot de passe,
Profils d’utilisateurs permettant de gérer les niveaux d’intervention dans le système (traitement, contrôle et validation, consultation),
Menu variable selon les utilisateurs
R
2. permettre de gérer les principaux paramètres généraux de la BIDC :
. Entité BIDC Siège,
. Autre entité BIDC,
. Unité organisationnelle,
. Devises de calcul de la Paie (UC et FCFA),
. Devise de paiement des salaires,
. Banques de paiement des salaires,
. Banques de liaisons,
. etc….
R
3. permettre de gérer les tiers nécessaires à la gestion des Ressources humaines de la BIDC :
La CRRAE-UMOA
LA Direction générale des impôts du pays hôte
CNSS (Caisse Nationale de Sécurité Sociale)
Gestion du pilotage des RH
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
4. assurer une gestion générale des processus et données de base des RH ainsi que son pilotage à travers l’analyse et le reporting décisionnels
R
5. permettre de gérer plusieurs entités juridiques de la BIDC dans un référentiel unique ou non R
6. permettre aux différentes entités juridiques de la BIDC de s’aligner sur un paramétrage unique du système de paie O
7. permettre de définir la structure organisationnelle de la BIDC (Conseil des Gouverneurs, Conseil d’administration, (Présidence, Vice-Présidence, départements, divisions…)
R - -
8. permettre de définir la structure organisationnelle même si celle-ci n’est pas hiérarchisée (structure plate) R
- -
9. permettre de rattacher chaque membre du personnel à une structure économique, avec les possibilités suivantes :
Rattachement à une seule structure économique,
Ou Rattachement à plusieurs structures économiques en indiquant un pourcentage de répartition.
- - R - -
10. permettre d’organiser les structures économiques de façon hiérarchique O
11. permettre de rattacher chaque membre du personnel à :
un responsable hiérarchique,
ET/OU un responsable opérationnel.
R - -
12. permettre de gérer des membres du personnel non concernés par la paie (sous-traitants par exemple) R
- -
13. permettre de gérer les profils suivants : Candidat, Stagiaire, Salarié, Prestataire externe, Intérimaire.
Autres profils ?
R - -
14. permettre l’attribution automatique des matricules en séquence. R
- -
15. permettre de proposer des matricules que le Chargé de paie peut modifier avant enregistrement définitif R
- -
16. permettre d’attribuer des matricules qui ne sont pas forcément numériques R
- -
17. permettre des matricules à format paramétrable, permettant ainsi de gérer différentes séquences de numérotation R
- -
18. permettre, en plus du matricule, de définir des identifiants uniques supplémentaires, comme des alias de quelques lettres
R - -
19. permettre d’alimenter la table des membres du personnel par import de fichiers lors du paramétrage initial et à la saisie normale
R - -
20. permettre de personnaliser la structure des informations (tables et fichiers) associées aux membres du personnel dans les limites du système
R - -
21. permettre de stocker sous forme électronique le contrat de travail de chaque membre du personnel soit par intégration à la base de données, soit sous forme d’une adresse de fichier externe.
R - -
22. permettre de définir différents modèles de contrats de travail R
- -
23. permettre de définir différentes modalités de temps partiel avec utilisation de la notion « d’Equivalent Temps Plein » (ETP) O
- -
24. permettre de consigner des actions ou événements datés relatifs à chaque membre du personnel (promotions, augmentations, mesures disciplinaires, arrêt maladie, etc…)
R - -
25. permettre d’organiser les tâches à accomplir lors des actions ou événements suivants : (Embauche, cessation de service, Modification d’affectation, Promotion, etc…)
R - -
26. permettre de supporter les processus RH par des fonctions de workflow, incluant la validation électronique des étapes R
- -
27. permettre au workflow de déclencher des e-mails de notification aux utilisateurs du système, aux membres du personnel concernés et à leurs responsables hiérarchiques ou fonctionnels
R - -
28. permettre d’enregistrer des courriers types et de les adresser en une fois à plusieurs membres du personnel au moyen de fonctions de fusion et d’impressions multiples, et/ou d’e-mails
R - -
29. Analyses, modélisations et simulations :
permettre d’analyser la répartition de la masse salariale
par type de population, par un sous-ensemble déterminé en
fonction de l’organisation, pour une sélection de membres du
personnel, pour une période déterminée, ou pour divers
autres critères.
R - -
30. permettre de modéliser la totalité des éléments de rémunération (fixe, variable, primes…) R
- -
31. permettre de définir des modèles de rémunération par assemblage des différents éléments puis de les associer aux membres du personnel
R - -
32. permettre d’effectuer des simulations sur la masse salariale en appliquant les hypothèses suivantes :
Augmentation ou diminution du nombre des membres du personnel dans une ou plusieurs catégories choisies,
Augmentation ou diminution du niveau moyen de rémunération dans une ou plusieurs catégories du personnel,
Application d’un taux d’augmentation global,
Ajout, suppression, augmentation ou diminution d’une prime ou d’un élément de rémunération sur une sélection de collaborateur.
R - -
33. permettre l’enregistrement et la comparaison des simulations O
- -
34. permettre l’intégration de cette fonction avec la fonction ‘Evaluation annuelle’ du personnel de la banque R
- -
35. permettre l’organisation des sessions d’augmentation de salaires au moyen de fonctions de workflow R
- -
Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
36. permettre la mise en œuvre de toutes les fonctionnalités et outils liés au processus de gestion prévisionnelle des emplois et de compétences :
les outils de connaissance des emplois :
les outils d’anticipation :
les outils de suivi : - Tableaux de bord de suivi des emplois (effectifs,
pyramide des âges, mutations, départs à la retraite, etc.),
- Indicateurs de veille et d’alerte (turn-over, suivi des métiers sensibles, taux d’absentéisme, etc.)
R
37. Connaissance des emplois : permettre la définition et l’enregistrement d’une nomenclature et une description des emplois à la banque : fiche de poste et fiche d’emploi-type
R
38. permettre la définition et l’enregistrement de la cartographie des emplois permettant d’identifier les métiers clés de la Banque, les emplois-types et les passerelles entre emplois
R
39. permettre la définition et l’enregistrement du référentiel des compétences de la banque permettant d’identifier les principales compétences requises par emploi et les compétences détenues par les agents
R - -
40. Anticipation/projection : permettre la production d’indicateurs permettant d’anticiper l’évolution quantitative des emplois actuels
R - -
41. permettre d’identifier les besoins futurs :
Tableau de flux de personnels (entrées/sorties),
Autres tableaux possibles.
R - -
42. Suivi des prévisions : permettre la production des tableaux de bord de suivi des emplois :
Effectifs,
Pyramide des âges,
Mutations,
Départs à la retraite
R - -
43. permettre la production d’indicateurs de veille et d’alerte :
Turn-over,
Suivi des métiers sensibles,
Taux d’absentéisme
R - -
44. être intégré avec la fonction de l’évaluation annuelle du personnel de la banque R
- -
Gestion du recrutement et de l’intégration du personnel
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
45. permettre de couvrir toutes les étapes du processus du recrutement :
Formulation de la demande de recrutement,
Analyse de la demande ou diagnostic d'opportunité,
Lancement de l'appel à candidature,
Présélection automatique des candidatures sur une base multicritères
Réception et sélection des candidats,
Décision d'embauche,
Communication des résultats aux candidats,
Insertion des nouvelles recrues,
Établissement du contrat de travail,
Signature du contrat,
Création du dossier du nouvel employé,
Suivi de la période d'essai assorti d’une alerte
Confirmation de la période d'essai.
R
46. permettre d’enregistrer la planification des recrutements annuels en début de chaque exercice comptable R
47. permettre les recrutements interne, externe et mixte R
48. Offres d’emploi : permettre de définir des offres d’emploi R
- -
49. permettre la publication des offres d’emploi sur un site Web (Intranet et/ou Internet) R
- -
50. permettre de relier les offres d’emploi à des définitions de postes R
- -
51. permettre d’enregistrer des candidatures internes aussi bien qu’externes R
- -
52. permettre d’enregistrer la source par laquelle les candidats ont répondu à une offre R
- -
53. permettre de gérer les offres d’emploi par un cabinet de recrutement intervenant dans le processus de recrutement R
- -
54. permettre la mise en place d’une bourse d’emplois pour informer les membres du personnel sur les possibilités de mobilité interne
R - -
55. Vivier de candidats : permettre d’enregistrer les candidatures spontanées (non reliées à une offre d’emploi) R
- -
56. permettre d’enregistrer les curricula vitae des candidats de façon structurée dans des rubriques dédiées, et/ou automatiquement à partir du CV fourni par le candidat
R - -
57. inclure un moteur de recherche multicritères pour identifier les candidats potentiels à une offre R
- -
58. interfacer les principaux progiciels de recrutement dans le ‘Cloud’ via Internet : Réception des candidatures y compris en ligne
R - -
59. être intégré avec la fonction Paie O
- -
Gestion de l’évaluation du personnel
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
60. permettre de suivre en ligne tout le processus d’évaluation du personnel :
Préparation de l’évaluation : - Elaboration des directives relatives à l’évaluation - Transmission des formulaires et fiches d'évaluation,
Organisation de l’évaluation : - Préparation de l'entretien individuel - Réalisation de l'entretien,
Validation de l'évaluation globale,
Recours de l’employé en cas de désapprobation de l’appréciation,
Exploitation des résultats de l'évaluation.
R
61. permettre au membre du personnel et aux évaluateurs d’enregistrer et de traiter en ligne les formulaires et fiches d’évaluation
R
62. permettre le système d’évaluation du personnel à deux variables : résultat de la performance individuelle et résultat de la performance collective
R
63. permettre de prendre en compte l’atteinte des objectifs par le membre du personnel ainsi que son niveau de compétence R
- -
64. permettre le suivi par workflow de tout le processus dans le respect des délais impartis R
- -
65. être intégré avec la fonction de simulation de la paie pour tester les résultats des augmentations de salaires R
- -
66. être intégré avec la Paie pour prendre en compte les résultats des évaluations annuelles. R
- -
Gestion de la formation et du développement des compétences
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
67. permettre de saisir les informations utiles pour organiser et suivre de bout en bout les étapes de formation du personnel de la banque :
Recensement des besoins en formation,
Élaboration du projet de plan de formation,
Finalisation du plan de formation,
Réalisation de la formation,
Suivi de l'après formation.
R
68. Elaboration du plan de formation : Permettre la saisie du plan de formation pluriannuel R
69. permettre la saisie du plan de formation annuel R
70. permettre de mettre en place un catalogue de formations R
- -
71. Exécution du plan de formation : permettre de tracer les participations du membre du personnel à des sessions de formation
R - -
72. permettre d’adresser au membre du personnel les convocations aux sessions de formation R
- -
73. permettre de relier les formations au référentiel des métiers de façon à établir des programmes de formation nécessaires à la progression professionnelle des membres du personnel
R - -
74. Evaluation des actions de formation : permettre d’automatiser la production des éléments chiffrés du bilan annuel de formation
R - -
75. permettre le suivi individuel et l’évaluation (à chaud et à froid) de la formation du personnel R
- -
Gestion des carrières et des mobilités
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
76. permettre de définir des chemins ou parcours de carrière et d’y associer le personnel R
77. permettre un suivi de l’ancienneté de chaque membre du personnel à son poste de travail R
78. permettre une gestion des talents et des hauts potentiels par l’évaluation annuelle et par des bilans de compétences individuels
R
79. permettre la mise en place d’un plan de mobilité, articulé autour :
d’une mobilité « au fil de l’eau » (vacance ou la création d’un nouveau poste),
et d’une mobilité planifiée (plan de succession ou de relève et gestion des talents par la promotion des plus méritants).
R - -
80. permettre la mise en place d’un plan de succession ou de remplacement pour tous les emplois clés ou stratégiques R
- -
81. permettre de lier ou intégrer le Plan de mobilité à la partie du Plan de formation correspondante R
- -
82. permettre de définir un référentiel de compétences métier R
- -
83. permettre d’utiliser les compétences comme critère de recherche des membres du personnel R
- -
84. permettre d’enregistrer les expériences du personnel, comme la participation à des projets internes ou externes, la mise en œuvre de compétences, etc…
R - -
85. permettre l’intégration avec le processus d’évaluation semestrielle ou annuelle du personnel R
- -
Gestion de la paie
Exigences minimales Le système doit
E= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
86. Paramétrage : pouvoir être livrée avec un pré-paramétrage de paie constitué d’une collection de rubriques de paie paramétrables
R
87. permettre d’informer la BIDC des mises à jour de paramétrage liées à l’évolution des législations R
88. permettre d’associer les rubriques aux membres du personnel en fonction de leur population d’appartenance (catégorie) R
89. permettre d’enregistrer l’historique des paramétrages de façon à identifier différentes versions dans le temps R
- -
90. permettre de journaliser les modifications du paramétrage de production (auteur, date et heure de la modification) R
- -
91. permettre de modifier et tester le paramétrage sans perturber l’exploitation R
- -
92. permettre de paramétrer des rubriques dont le calcul dépend du mois de l’année et au pro rata (versement de moitié du 13ème mois en juin et en décembre)
R - -
93. permettre de faire figurer des informations textuelles au sein des rubriques, dont le contenu est dynamique : rappel des dates et du nombre de jours de congés pris dans la période, dates d’arrêt maladie, etc…
R - -
94. Exploitation : permettre de suivre l’avancement des tâches mensuelles liées à l’élaboration de la paie (étapes du processus)
R - -
95. permettre d’importer, valider et charger les éléments mensuels de paie depuis un fichier R
- -
96. permettre d’exporter les éléments mensuels de paie vers d’autres bases de données ou fichiers plats R
- -
97. être intégré avec le progiciel SUNSYSTEM de la comptabilité R
- -
98. Impression et Archivage : Permettre d’imprimer tous les documents obligatoires de la paie :
Bulletin de salaire,
Etat des salaires (ou état de la paie),
Déclaration aux organismes sociaux,
Déclaration des impôts sur les salaires.
R - -
99. permettre l’impression des bulletins de paie sur un formulaire vierge pré-imprimé O
- -
100. permettre l’impression des bulletins de paie directement sur des feuilles blanches R
- -
101. permettre de réimprimer les bulletins des périodes précédentes R
- -
102. permettre l’archivage électronique systématique des bulletins de paie R
- -
103. permettre la prise en compte des alertes dans le système de paie
- -
Gestion des congés et des permissions
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
104. permettre de suivre toutes les étapes de traitement des congés et permissions :
L’établissement du planning de congés annuel,
Formulation de la demande de congés,
Appréciation de la demande de congés,
Refus : notification des motifs,
Accord : traitement de la demande,
Report de congé,
Reprise de service,
Statistiques par types de congés
Vérification des droits (cas des congés au foyer)
R
105. permettre le paramétrage des types de congés et permissions de la BIDC :
Congé annuel,
Congé au foyer,
Congé spécial,
Congé maladie,
Congé de maternité,
Congé de paternité.
R
106. permettre le suivi individuel des congés et permissions assorti d’un système d’alerte R
107. permettre aux membres du personnel d’effectuer leurs demandes de congés et permissions directement dans le système
R - -
108. inclure un workflow permettant de supporter le processus d’approbation des congés et permissions dans le respect des délais impartis
R - -
109. permettre le paiement des congés au foyer par les types de paiement en vigueur dans la banque R
- -
110. être intégré avec le progiciel SUNSYSTEM de la comptabilité R
- -
Gestion des missions
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
111. Permettre de couvrir en ligne toutes les étapes de traitement des missions et voyages, dans le respect des délais impartis :
Demande d'autorisation de départ en mission,
Validation de la mission,
Préparation de la mission,
Organisation du voyage,
Décaissement et comptabilisation des frais de mission,
Production du rapport de mission,
Justification des dépenses effectuées.
R
112. permettre le paramétrage des types de missions et voyages de la BIDC :
mission officielle,
nomination initiale (au recrutement),
mutation ou changement de lieu d’affectation,
congé au foyer,
cessation de service,
voyages pour raisons médicales,
voyages pour raisons de sécurité,
mission pour formation.
O
113. Permettre aux membres du personnel de déclarer leurs frais de mission et voyages directement dans le système
R
114. inclure un workflow permettant de supporter le processus d’approbation des missions et voyages R
- -
115. Permettre le remboursement automatisé des frais de mission et voyages :
par la paie,
par chèque,
Autres moyens.
R - -
116. Etre intégré avec le progiciel SUNSYSTEM de la Comptabilité
- R - -
Gestion des prêts au personnel
117. permettre de suivre toutes les étapes de traitement des prêts accordés aux membres du personnel, en tenant compte des types de prêts et garanties:
Acomptes sur traitement,
avances de salaire,
Prêts au personnel,
Simulation en ligne
Garanties.
R
118. permettre au membre du personnel d’enregistrer en ligne sa demande de prêts R
119. inclure un workflow permettant de supporter le processus d’approbation des prêts, son paiement et son remboursement
R
120. permettre le remboursement anticipé des prêts en utilisant les types de paiement en vigueur dans la banque
R - -
121. être intégré avec la fonction Paie R
- -
122. être intégré avec le progiciel SUNSYSTEM de la Comptabilité R
- -
123. permettre de visionner et d’éditer les tableaux d’amortissement des prêts et avances ;
124. Permettre d’établir la situation individuelle et collective des engagements du personnel à date (nature/type du prêt, date de mise en place et de clôture, capital, nombre de mois remboursés, encours, etc.) ;
- -
Gestion de la délivrance des actes administratifs
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
125. permettre de suivre les étapes de production de documents administratifs dans les délais impartis : Établissement de la demande, Validation de la demande, Remise du document au membre du
personnel.
R
Permettre au personnel de demander en ligne la production des documents administratifs divers (attestations de travail, etc…)
R
126. Inclure un workflow permettant de suivre chaque étape du traitement de la demande dans le respect des délais impartis
R
127. Intégrer un système de gestion de signature électronique totalement transparent aux utilisateurs – plus précisément par la prise de la signature digitale des responsables appelés à signer les documents à délivrer et à gérer ces signatures de manière totalement encapsulée dans le système (pas de numérisation de signature)
Gestion de la cessation de service
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
128. permettre de suivre toutes les étapes de la rupture du contrat de travail, selon les types de cessations suivants :
Licenciement : - Constatation de la faute, - Saisine du Conseil de discipline, - Notification, - Recours, - Liquidation des droits.
Démission : - Notification de la démission, - Instruction de la démission,
R
- Liquidation des droits.
Départ à la retraite (anticipée ou normale) : - Notification de la retraite, - Liquidation des droits.
Décès : - Prise en charge des frais d'obsèques, - Liquidation des droits.
129. permettre d’enregistrer toutes les informations relatives à chaque type de rupture de contrat :
Calcul des droits : (prime de séparation, indemnité compensatrice pour congés payés, prime de réinstallation, gratification exceptionnelle, du cadeau souvenir),
Emission des titres de paiement,
Liquidation des droits et comptabilisation
R
130. inclure un workflow permettant de traiter chaque étape dans le respect des délais impartis R
131. être intégré avec le progiciel SUNSYSTEM de la Comptabilité. R
- -
Gestion des avantages sociaux
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
132. permettre de suivre toutes les étapes de la gestion des avantages sociaux R
133. permettre le traitement des types d’avantages sociaux suivants :
frais de scolarité,
frais médicaux,
frais pharmaceutiques,
Dons à l’occasion d’évènements heureux et malheureux.
R
134. permettre au membre du personnel d’enregistrer en ligne sa demande d’avantage social
R
135. inclure un workflow permettant de traiter chaque étape de la gestion des avantages sociaux dans le respect des délais impartis
R - -
136. être intégré avec le progiciel SUNSYSTEM de la Comptabilité. R
- -
Gestion du portail de Self-Service
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
137. inclure un portail Intranet permettant aux membres du personnel d’accéder au système R
138. Rendre disponibles les fonctions suivantes :
Consultation et modification de ses données personnelles (adresse, coordonnées bancaires, etc…),
Consultation des informations de paie (impression de ses bulletins, cumuls annuels…),
Demandes de congés et permissions (Cf. Gestion des congés et permissions),
Déclarations de frais de mission (Cf. Gestion des missions),
Informations publiées par le département des ressources humaines,
Mise à disposition de formulaires types à adresser aux ressources humaines.
R
Gestion des mises en détachement, en disponibilité et des situations particulières
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
139. Administrer et assurer le suivi des effectifs non opérationnels de la banque se trouvant dans des positions particulières (disponibilité, détachement, transfert, etc.), les conditions, les motifs qui les sous-tendent, les conséquences sur leur situation administrative.
indiquer la position exacte (disponibilité, détachement) des agents non opérationnels et de suivre les périodes, y compris les renouvellements successifs assortis d’un système d’alerte
préciser les conditions de non prise en charge ou de prise en charge des rémunérations (soit en partie ou en totalité à la charge de la Banque, soit remboursées
R
à la Banque par l’Etat membre ou l’organisme d’accueil) et des retenues pour pension
Fonction Reporting
Exigences minimales Le système doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
140. disposer d’un outil configurable et flexible permettant aux utilisateurs de paramétrer des états et des tableaux de bord en fonction des critères souhaités
R
141. Permettre de comparer la réalité et les prévisions R
142. permettre d’avoir un tableau de bord avec des indicateurs pertinents sur l’activité, les tendances et l’état des RH de la Banque
R
143. permettre d’avoir des états (papier ou virtuels) de mesures des performances et du résultat global, par membre du personnel, par catégorie ou grade du personnel, et par unité organisationnelle
R
144. Le système doit permettre de produire :
. Etat des cotisations mensuelles aux régimes
de retraite de CRRAE-UMOA RRPC, RCPNC,
FRC avec indication par régime du matricule,
nom, prénom, assiette de cotisation, part
patronale avec précision du taux, part
employé, part totale, date d’affiliation au
régime de retraite,
. Etat récapitulatif annuel des cotisations de
retraite constituées avec les informations ci-
dessus,
. Les mêmes états devraient être disponibles
pour les autres plans de retraite (CNSS, Fonds
de prévoyance, Caisse de retraite de la
CEDEAO),
. Tableau d’évolution des effectifs et de la
masse salariale,
. Tableau de répartition de la masse salariale
par catégorie, par sexe, par type de contrat,
par unité organisationnelle, etc…),
. Pyramide des âges,
. Evaluation du turnover,
. Fiche de personnel de chaque membre du
personnel (matricule, nom, prénom (s), sexe,
grade, date d’entrée, date de naissance, type
de contrat (CDD, CDI, etc.), date départ à la
retraite, fonction précédente, fonction
actuelle, diplôme, nombre d’années
d’ancienneté dans la banque, nationalité,
nombre d’enfants, etc…,
. Etat récapitulatif des engagements du
personnel à date (nature/type du prêt, date
de mise en place et de clôture, capital,
nombre de mois remboursés, encours,
. Etat récapitulatif des engagements du
personnel à date (nature/type du prêt, date
de mise en place et de clôture, capital,
nombre de mois remboursés, encours, date
de rachat etc.)
. Etat des frais de scolarité par parent et par
année (Grade, nom du staff, UC et montant
FCFA ; enfants à charge et leur date de
naissance)
. Etat des indemnités de congé du personnel
non professionnel par parent et par année
(Grade, nom du staff, UC et Montant FCFA ;
épouse, enfant à charge et leur date de
naissance
. Etat récapitulatif de paiement des
indemnités pour congé au foyer du personnel
professionnel par parent et par année (Grade,
nom du staff, UC et Montant FCFA ; épouse,
enfant à charge et leur date de naissance et
date du dernier payement
. Situation mensuelle, trimestrielle,
semestrielle, annuelle des différents types de
prêts y compris les accords tripartites
. Tableau de bord des différents types de
congés (maladies, annuels, spéciaux etc.)
Etat sur l’historique des formations reçues par chaque agent ( type de formation, nombre d’heures de formation, période de formation
145.
Bilan social - Effectif total au 31 Décembre (matricule,
nom, prénom (s), sexe, grade, date d’entrée, date de naissance, type de contrat (CDD, CDI, etc.), date départ à la retraite, fonction précédente, fonction actuelle, diplôme, nombre d’années d’ancienneté dans la banque, nationalité, nombre d’enfants, etc.)
- Effectif en CDI, - Effectif en CDD (période de CDD, période
d’alerte avant le terme de la période, - Effectif mensuel moyen de l'année
considérée, - Répartition par sexe et par catégorie de
l'effectif total au 31 Décembre, - Répartition par âge de l'effectif total au
31 Décembre, - Répartition de l'effectif total au 31
Décembre selon l'ancienneté, - Répartition de l'effectif total au 31
Décembre selon la nationalité, - Répartition de l'effectif total au 31
Décembre par grade, - Répartition des membres du personnel
par catégorie [dirigeants, (président, vice-président), professionnels (Directeurs, Conseillers, Chefs de division, autres professionnels), par pays membre et leur contribution au capital
- Nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure,
- Nombre de stagiaires, - Nombre moyen mensuel de salariés
intérimaires ou temporaires, - Durée moyenne des contrats de travail
intérimaires, - Nombre d'embauches par contrats de
travail à durée indéterminée, - Nombre d'embauches par contrats de
travail à durée déterminée, - Nombre de démissions, - Nombre de licenciements pour motif
économique, dont départs en retraite et préretraite,
- Nombre de licenciements pour d'autres causes,
- Nombre de décès, - Promotions effectuées dans l’année,
- Répartition masse salariale brute par niveau de qualification,
- Informations sur l’hygiène, la sécurité et la santé,
- Informations sur les relations professionnelles et sur les délégués du personnel,
- Informations sur la formation (nombre d’agents formés au cours d’une période de l’année et en fin d’année, les modules de formations exécutés, les noms des bénéficiaires des formations, nombre d’heures de formations.
Disposer d’un outil de reporting
Architecture et Intégration (IT)
Exigences minimales La solution doit
R= Requis O=Option
Niveau de support (1, 2, 3)
Détails sur le niveau de support
146. répondre aux exigences techniques ci-après :
être une solution modulaire et intégrée avec interface orientée web,
tourner dans un environnement Bases de données relationnelles (largement utilisés) pour faciliter les interfaçages, les statistiques et les requêtes,
disposer des fonctionnalités de gestion intégrée des processus de traitement, ainsi que des sauvegardes et restaurations des bases de données et des environnements, incluant un système d’alerte,
disposer d’un outil de simulation
permettre un contact multicanal avec les partenaires et emprunteurs,
avoir des procédures et/ou guides utilisateurs facilement exploitables dont la mise à jour sera aisée en cas d’implémentation de nouveaux produits à interfacer,
avoir été développée avec des normes standard pour faciliter la gestion du Patch Management (versioning),
disposer d’une documentation technique permettant un transfert de compétence et la formation continue,
R
pouvoir connecter des points de représentation distants du siège, permanents, temporaires ou mobiles,
disposer d’un mode de fonctionnement dégradé incluant une procédure claire de mise en œuvre et de repli,
permettre d’assurer la traçabilité de l’ensemble des actions effectuées sur le système avec des outils d’investigation intégrés,
faciliter le travail collaboratif par l’automatisation des processus dans les différents domaines, grâce à des workflows paramétrables intégrant la gestion et le partage des dossiers et documents, des messages d’alerte et une surveillance des délais de traitement des transactions.
147. NOUVEAUX BESOINS ESSENTIELS
. Tableaux de bords décisionnels (évolutions des principaux agrégats par rapport au budget)
148. répondre, relativement aux intégrations et interfaces applicatives, aux exigences ci-après :
supporter une interconnexion native avec les solutions et normes courantes,
être homogène aussi bien au niveau de l’architecture, des interfaces hommes-machine que de l’administration,
offrir une réelle flexibilité du paramétrage et une adaptabilité de la solution aux changements organisationnels,
être ouvert sur les standards technologiques,
permettre l’interfaçage ou l’intégration de nos applications existantes comme : - SUNSYSTEM : Comptabilité et Finances, - Messagerie Outlook : Envoi automatique
des alertes et états à des destinataires particuliers.
R
149. être implémentée dans le cadre d’une gestion de projet qui garantit la migration de l’ensemble des données du SIRH actuel.
Le prestataire devra, dans ce cadre, fournir :
un cahier de spécifications détaillées permettant à la banque de produire les informations nécessaires à la reprise des données issues de GRH CRISTAL dans le nouveau système,
R
des outils performants permettant le chargement des données issues de GRH CRISTAL en garantissant la cohérence et l’intégrité des informations.
150. répondre, relativement à la sécurité des données et des applications, aux exigences ci-après :
assurer une gestion sécurisée des mots de passe (cryptage, stratégies d’administration paramétrables),
supporter des fonctionnalités d’administration des droits des utilisateurs par profils métiers et niveau de privilège utilisateur,
bloquer les accès administrateur aux données les plus sensibles comme les rémunérations,
assurer la traçabilité technique et fonctionnelle de la Base de données : journalisation détaillée des évènements et outils de requête exhaustifs et souples,
garantir la sécurité des données : confidentialité, intégrité et disponibilité,
supporter un système d’authentification forte et unifié (SSO : Single Sign-On),
prendre en compte des recommandations OWASP (Open Web Application Security Project).
R
ANNEXE 2 : PRESTATIONS ATTENDUES
Approche et plan de mise en œuvre
Renseignements Réponses
1. Décrivez les services que vous proposez pour la mise en œuvre de la solution. Précisez la méthodologie et les différentes phases
-
2. Précisez le planning que vous pensez nécessaire en le détaillant par phase
3. Estimation du délai entre la signature du contrat et le démarrage de la mise en œuvre du système proposé
4. Estimation du délai entre le démarrage de la mise en œuvre et la mise en production du système proposé
Business Process Reengineering (BPR)
Renseignements Réponses
1. Décrire en détail votre assistance dans la démarche relative à la réingénierie des processus métiers (Business Process Reengineering)
-
Volet Support
Renseignements Réponses
1. Décrivez le support que votre société est capable de fournir sur une base continue pour la solution proposée.
2. Décrivez la méthode de facturation de ce service et spécifiez les modalités.
3. Précisez comment se fait le support : - Hot line téléphonique (horaires et temps de
réponse garanti) - Accès à distance (oui/non) - Déplacement sur place (délai)
4. Proposez-vous une première période de support sans facturation après le démarrage ? Quelle en est la durée ?
Volet Maintenance
Renseignements Réponses
Quels sont les services couverts et ceux non couverts
par la maintenance ?
La maintenance peut-elle s'effectuer à distance ?
En général, développez-vous du spécifique pour vos
clients ?
Si oui, quelle procédure suivez-vous ?
Comment le spécifique est-il maintenu ?
Permettez-vous le développement du spécifique par
vos clients ?
Proposez-vous un Framework pour le développement
des programmes?
Quel est le mode d’interfaçage de ces spécifiques avec
votre solution ?
Garantie
Période de garantie du produit proposé
Période de garantie des nouvelles versions
Période de garantie des éventuels développements
effectués pour la BIDC
Evolutions
Quelles sont les évolutions prises en charge par le
contrat de maintenance ?
Quelle est votre politique de changement de version?
Quels sont les éléments facturés à la BIDC lors d’un
changement de version ?
Volet Formation
Renseignements Réponses
Présentez votre offre en termes de formation, de
documents proposés et de support.
Quel est le profil et l’expérience des formateurs?
Décrivez les formations requises pour paramétrer le
système (contenu et durée)
Décrivez les formations requises pour administrer le
système (contenu et durée)
Décrivez les formations requises pour utiliser le
système (contenu et durée)
Nombre de personnes admises par séance de
formation
Volet Documentation
Renseignements Réponses
Type de documentation disponible
a) Manuel utilisateur
b) Manuel administrateur
c) Documentation technique
d) Définition et structure des bases de données
Documentation en ligne
a) par module
b) par fonction
Accès aux écrans d'aide sans sortir de l'écran courant
ANNEXE 3 : INFORMATIONS GENERALES SUR LE FOURNISSEUR ET
LA SOLUTION
Présentation du fournisseur
Renseignements Réponses
Nom complet de la société et Forme juridique
Année de création
Nombre total d'employés
Répartition des employés
a) développement de produit
b) support
c) implémentation
Nombre et localisation des bureaux
Région géographique couverte par le support
Localisation du centre de support responsable
Nombre d'employés du centre de support
responsable
Décrire les activités de la société
Donner le nom, titre, adresse mail et numéro de téléphone de l’interlocuteur principal en charge de suivre cet appel d’offres.
Présentation de la solution
Renseignements Réponses
Quel est le nom de la solution proposée ?
Quelle est la version proposée ?
Pour la solution proposée :
a) date de conception
b) date de la première installation
c) nombre de versions
d) date de la dernière version
e) la langue de la dernière version
Renseignements Réponses
Nombre de références utilisant votre solution dans
le monde
Nombre de références utilisant votre solution en
zone CEDEAO
Coordonnées de trois références utilisant
actuellement votre solution et susceptibles d’être
contactées
Référence 1 Réponse
Dénomination
Coordonnées
Interlocuteur
Secteur
Version installée
Plateforme matérielle utilisée
Système d’exploitation SGBD
Date de première installation
Référence 2 Réponse
Dénomination
Coordonnées
Interlocuteur
Secteur
Version installée
Plateforme matérielle utilisée
Système d’exploitation SGBD
Date de première installation
Référence 3 Réponse
Dénomination
Coordonnées
Interlocuteur
Secteur
Version installée
Plateforme matérielle utilisée
Système d’exploitation SGBD
Date de première installation
ANNEXE 4 : TABLEAU INDICATIF DU PLAN DE MISE EN ŒUVRE
Etapes Activités
Livrables Dates clés Ressources
Prestataires
Ressources
BIDC
- - - - -
ANNEXE 5 : PRESENTATION DE L’EQUIPE DE REALISATION ET CVS
Rôle et responsabilité des différentes ressources Indiquer le nombre de personnes pour chaque poste (il y’a une personne par ligne)
Renseignements Réponses
Directeur de Projet
Chef de projet
Expert Fonctionnel 1
…..
Expert Technique 1
……
CV des membres de l’équipe de réalisation (Format)
Poste :
Nom et Prénom :
Date de naissance :
Profil : Décrire les domaines de compétences de l’expert
Rôle et Responsabilités pour le projet : (en référence à la section 8.4)
Précisez également pour chaque CV, le rôle et responsabilités attitrés dans le présent
projet pour chacun des modules.
Expérience-Projets : Indiquer les projets auxquels l’expert a eu à participer, le niveau de
responsabilités dans ses projets, l’institution, la période et le lieu.
Expérience professionnelle : Dresser la liste des emplois exercés par l’expert par ordre
chronologique inverse, en commençant par son poste actuel. Pour chaque emploi,
indiquer les dates, nom de l’employeur, titre du poste occupé et lieu de travail.
Formation : Résumer les études universitaires et autres études spécialisées de l’expert
en indiquant les écoles ou universités fréquentées, les dates de fréquentation et les
diplômes obtenus
Langues : Indiquer pour chaque langue le niveau de connaissance :
médiocre/moyen/bon/excellent pour la lecture, l’écriture, l’expression orale
Attestation :
Je, soussigné, certifie, en toute conscience, que les renseignements ci-dessus rendent
fidèlement compte de ma situation, de mes qualifications et de mon expérience.
Signature jour/mois/année
Nom-Prénom
