Amélioration méthode de traitement de dossiers d

CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DE LA

METHODE DE TRAITEMENT DE DOSSIERS

D’EXTERNALISATION COMPTABLE :

CAS DU CABINET JOSE RASOANAIVO

UNIVERSITE D’ANTANANARIVO- - - - - - - - - - - - - - - - -

FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE, DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE- - - - - - - - - - - - - - - - - -

DEPARTEMENT DE GESTION- - - - - - - - - - - - - - - - - -

MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION- - - - - - - - - - - - - - - - - -

OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE

Présenté et soutenu par

RAKOTOARIVELO Miharimanana Fenosoa

Sous l’encadrement de

Encadreur pédagogique Encadreur professionnel

Mme. Haingotiana RASAONINA Mr. José Nirina RASOANAIVOEnseignant chercheur Expert Comptable et FinancierUniversité d’Antananarivo Cabinet José RASOANAIVO

ANNEE UNIVERSITAIRE 2009 – 2010

Date de soutenance : 09 Décembre 2010











































OOOPPPTTTIIIOOONNN ::: FIFIFINNNAAANNNCCCES ETES ETES ET C C COOOMMMPPPTTTAAABBBIIILLLIIITTTEEE

Date de soutenance : 09 Décembre 2010

~ I ~AVANT PROPOS

Le département GESTION a pour mission de former des cadres de haut niveau pour

la bonne gestion des entreprises ; des managers d’entreprises apte de monter eux-

mêmes leurs propres entreprises, générant des revenus pour leur besoin vital mais

ainsi contribuent au développement économique et social du pays en tant que citoyen

Malagasy.

Motivé par cette perspective, le département GESTION programme pour les étudiants

au terme de leur étude, l’élaboration d’un document de fin d’étude. Non seulement,

en vue de l’obtention du diplôme final mais présentant aussi les fruits de ses recherches, les

acquis théoriques à l’Université et ainsi ses expériences durant leur stages ou leur parcours

professionnels au sein des diverses entités œuvrant dans les différents secteurs d’activités. En

choisissant un thème qu’il jugera contribuant au développement des entreprises, source de

création des valeurs ajoutées engendrant le développement économique du pays.

En réponse à cette orientation du département et tout en choisissant d’opter

l’option FINANCES ET COMPTABILITE. J’ai choisi d’axer mes travaux de

recherches sur « CONTRIBUTION A L’AMELIORATION DE LA METHODE DE

TRAITEMENT DE DOSSIERS D’EXTERNALISATION COMPTABLE : CAS DU CABINET

JOSE RASOANAIVO ».

C’est dans cette optique que le présent document a été conçu. C’est un élément stratégique

destiné à être à la disposition du CABINET JOSE RASOANAIVO pour pouvoir améliorer le

traitement de dossiers d’externalisation comptable et être une source pour puiser des issues

pouvant résoudre certains des problèmes que ladite société rencontre.

~ II ~REMERCIEMENTS

Pour la réalisation de ce mémoire, je tiens à exprimer ma reconnaissance et ma gratitude :

- A Dieu qui nous a donné la force, la santé, la chance et la volonté tout au long de ces

années d’étude à l’université d’Antananarivo ;

- A Monsieur Abel Andriambadanaina ANDRIANTSIMAHAVANDY, Président

de l’Université d’Antananarivo ;

- A Monsieur le chef de département de la filière GESTION, Origène Olivier

ANDRIAMASIMANANA ;

- A tous les corps administratifs et enseignants du département GESTION, qui ont

largement contribué à nos études ici à l’université. Veuillez trouver ici l’expression de ma

profonde reconnaissance ;

- A Madame Haingotiana RASAONINA Enseignant chercheur à l’Université

d’Antananarivo pour son aide et son assistance durant la réalisation de ce mémoire ;

- A Monsieur José Nirina RASOANAIVO, Associé - Gérant du Cabinet José

RASOANAIVO, notre encadreur professionnel, qui a bien voulu accepter d’apporter son

soutien et ses expériences indéniables ;

- A tous les membres du personnel au sein du Cabinet José RASOANAIVO ;

- A tous les membres du Jury, pour avoir accepté de s’atteler à l’évaluation de ce

mémoire ;

- Et nous tenons particulièrement à exprimer nos remerciements les plus distingués à

nos parents et notre famille qui nous ont soutenu moralement et financièrement et qui ont

contribué largement à nos études jusqu'à l’achèvement de ce mémoire.

A toutes et à tous-Grand Merci

~ III ~SOMMAIRE

AVANT PROPOS............................................................................................................................. I

REMERCIEMENTS ......................................................................................................................... II

SOMMAIRE ................................................................................................................................. III

LISTE DES ABREVIATIONS.............................................................................................................. V

LISTE DES FIGURES....................................................................................................................... VI

LISTE DES TABLEAUX .................................................................................................................. VII

INTRODUCTION GENERALE ........................................................................................................... 1

PARTIE I : CADRE DE L’ETUDE ET THEORIE GENERALE SUR LA COMPTABILITE ET L’EXTERNALISATIONCOMPTABLE................................................................................................................................. 4

CHAPITRE I : CADRE DE L’ETUDE.................................................................................................... 5

Section 2 : Les Objectifs et Activités du Cabinet ................................................................................. 6

Section 3: Structure de la société...................................................................................................... 11

Section 4 : Environnement de la société ........................................................................................... 13

CHAPITRE II : NOTIONS THEORIQUES SUR L’EXTERNALISATION COMPTABLE ................................ 15

Section 1 : LA COMPTABILITE GENERALE .......................................................................................... 15

Section 2 : L’EXTERNALISATION COMPTABLE ................................................................................... 20

Section 3 : Les Procédures de Traitement de données Comptables................................................. 22

PARTIE II : ANALYSE DU THEME ET DE L’ENTREPRISE EN GENERAL ............................................... 34

CHAPITRE I : ANALYSE DES PROCEDURES DE TRAITEMENT DE DONNEES COMPTABLES................ 35

Section1 : Avant le traitement comptable ........................................................................................ 35

Section2 : Pendant le traitement comptable .................................................................................... 44

Section 3: Après le traitement comptable ........................................................................................ 50

CHAPITRE II : ANALYSE DU CABINET JOSE RASOANAIVO EN GENERAL ......................................... 54

Section 1 : Les points forts ................................................................................................................ 54

Section 2 : Le point faible .................................................................................................................. 58

PARTIE III : SOLUTIONS PROPOSEES ET LES RESULTATS ATTENDUS............................................... 59

CHAPITRE I : SOLUTIONS PROPOSEES ......................................................................................... 60

Section 1 : Amélioration du traitement de données comptables ..................................................... 60

Section 2 : Amélioration des ressources Humaines .......................................................................... 70

CHAPITRE II : RESULTATS ATTENDUS .......................................................................................... 75

Section 1 : Amélioration au niveau du traitement comptable.......................................................... 75

~ IV ~Section 2 : Amélioration au niveau des Ressources Humaines......................................................... 77

CONCLUSION GENERALE............................................................................................................. 79

BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................................................. I

ANNEXES...................................................................................................................................... II

TABLE DES MATIERES .................................................................................................................. XI

~ V ~LISTE DES ABREVIATIONS

AC : Journal d’Achat

BC : Bon de Commande

BL : Bon de Livraison

BNI : Bankin’ny Indostria

BOA : Bank of Africa

BQ : Journal de Banque

CA : Chiffre d’Affaires

CA : Journal de Caisse

CAC : Commissariat aux comptes

CNAPS : Caisse Nationale de Prévoyance Sociale

FMI : Fonds Monétaire International

IFAC : International Federation of Accountants

IR : Impôt sur le Revenu

IRSA : Impôt sur le Revenu Salarial

IRSA : Impôt sur les Revenus Salariaux

MCB : The Mauritius Commercial Bank

NIF : Numéro d’Identification Fiscale

OD : Journal des Opérations diverses

OECFM: Ordre des Experts Comptables et Financiers à Madagascar

OSTIE: Organisation Sanitaire Inter-Entreprises

PCG : Plan Comptable Général

PME : Petites et Moyennes Entreprises

RCS : Registre de Commerce et de Société

STAT : Statistique

TFT : Tableau de Flux de Trésorerie

TVA : Taxe sur la Valeur Ajoutée

VT : Journal de Vente

~ VI ~LISTE DES FIGURES

Figure 1 : Organigramme du Cabinet José RASOANAIVO .................................................... ..12

Figure 2 : Procédures de traitement des données comptables ..................................................... ..39

Figure 3 : Journal d’achat............................................................................................................ ..41

Figure 4 : procédures de vérification........................................................................................... ..42

Figure 5 : Processus de création d’un fichier compta.................................................................. ..49

Figure 6 : saisie journaux et journal de caisse............................................................................. . 50

Figure 7 : Révision des comptes.................................................................................................. ..54

Figure 8 : Fiche d’imputation ...................................................................................................... ..68

Figure 9 : Amélioration du traitement comptable ....................................................................... ..74

Figure 10 : Amélioration au niveau des Ressources ................................................................... ..76

~ VII ~LISTE DES TABLEAUX

Tableau n°1 : Fiche technique du Cabinet José RASOANAIVO............................................... 05

Tableau n°2 : Les domaines d’activités du Cabinet José RASOANAIVO .............................. 10

Tableau n°3 : Informations utiles pour reconnaître une pièce comptable .................................. 21

Tableau n°4 : Lettrage des comptes............................................................................................ 36

Tableau n°5 : Comparaison CA .................................................................................................. 57

Tableau n°6 : Configurations matérielles ................................................................................... 60

Tableau n°7 : Outils de communication au niveau du Cabinet José RASOANAIVO ............... 61

Tableau n°8 : Répartition des responsabilités des deux parties .................................................. 64

Tableau n°9 : Exemple de la structure d'un contrat d'externalisation comptable ...................... 65

Tableau n°10 : Comportements requis ....................................................................................... 69

Tableau n°11 : Qualifications requises ....................................................................................... 70

Tableau n°12 : Formations sur les logiciels................................................................................ 72

GESTION DESPERSONNEL

SERVICEFINANCIER

~ 1 ~INTRODUCTION GENERALE

L'entreprise est un système composé d'un ensemble d'éléments interdépendants en

constante interaction les uns avec les autres. Elle est ouverte et en relation dynamique avec

son environnement.

Son environnement étant complexe et en perpétuelle mutation, l'entreprise recherchera

donc l'information nécessaire pour saisir les opportunités et se prémunir des dangers

éventuels. En effet, pour faire face à l'environnement concurrentiel, les dirigeants de

l'entreprise doivent combiner les techniques de gestion les plus appropriées à l'étude des

facteurs et à la compréhension des phénomènes internes et externes à cette organisation. Cela

nécessite la mise en place entre autres d'un système comptable adéquat, qui permettra

l'enregistrement et la classification des faits valorisés ou quantitatifs qui marquent la vie de

l'entreprise ; ce qui offrirait une organisation financière et comptable conforme à la législation

en vigueur.

L'application de cette comptabilité pour une garantie d'informations fiables et

compréhensibles, implique le respect des normes et des principes directeurs prévus par le

référentiel comptable en vigueur.

L’objectif visé par la comptabilité est donc de parvenir à un moment donné à fournir

les informations fiables :

- aux Dirigeants d'entreprise pour la gestion et la prise de décision économique ;

- aux Partenaires commerciaux et financiers : elle constitue un moyen de preuve en cas de

conflit, « malentendu » avec les fournisseurs ou clients ;

- à l'Etat à travers des services fiscaux : la loi oblige chaque entreprise à tenir une

comptabilité, cette dernière sert de base pour calculer les impôts que l'entreprise doit verser à

l'ÉTAT.

Vu l'importance de la comptabilité, certaines entreprises ne sont pas capables de tenir

une comptabilité car celles-ci ont souvent de difficulté pour maîtriser leur comptabilité : cela

concerne plus particulièrement les Petites et Moyennes Entreprises (PME) pour diverses

raisons : manque de personnel compétent, complexité de la comptabilité, …. De ce fait, le

système d’information d’une entité, pour être performant, nécessite désormais des

compétences humaines et techniques élevées ainsi qu’une attention particulière.

~ 2 ~Dans ces conditions, elles confient à des professionnels indépendants de la

comptabilité ou à des Cabinets comptables qui interviennent dans le domaine concerné : c’est

le cas du Cabinet José RASOANAIVO qui m’a accueilli pour que je puisse effectuer mon

stage de fin d’études. Il fournit aux entreprises l’assistance comptable, la tenue de

comptabilité et le montage des états financiers dans les règles de l’art. Cette assistance

comptable requiert le respect du contrat convenu et l’implication des deux parties. Le non

respect des dispositions du contrat soit par le Cabinet soit par le client risque de chambouler le

planning de travail et implique donc la non-atteinte de l’objectif prévu et entraîne en fin

d’exercice un retard de la sortie des états financiers selon la date convenue et, sur le dépôt de

ceux-ci au Centre Fiscal ainsi que pour le Dirigeant dans sa prise de décision.

C’est la raison pour laquelle nous avons choisi le présent thème : « Contribution à

l’amélioration de la méthode de traitement de dossiers d’externalisation comptable »,

Mais, est-il possible d’améliorer le traitement de dossier d’externalisation comptable

au sein du Cabinet ?

L’objet de notre étude est donc de faire l'état des lieux de la situation existante et

d’essayer de trouver des solutions susceptibles d’apporter les améliorations adéquates.

En tenant compte qu’une entreprise est une entité extrêmement complexe par

rapport à elle-même et par rapport à son environnement, il est à croire que la comptabilité est

constitue le point névralgique pour une bonne gestion d’une organisation. D’où notre choix,

d’apporter un plus dans le cabinet et de proposer quelques améliorations dans le Cabinet et

en procédant à une appréciation qui nous permettra de faire des propositions éventuelles en

vue de l'amélioration de la situation existante.

Cela dit, l'élaboration du présent mémoire a été faite sur la base d'une méthodologie

dont les étapes sont les suivantes :

- La première étape a consisté en un travail de terrain par l'accomplissement de

certaines tâches liées au traitement de dossier d’externalisation comptable réalisées

au sein du Cabinet José RASOANAIVO.

- La deuxième étape quant à elle a été celle de la recherche documentaire à travers la

lecture des documents

- Ensuite, nous avons aussi collecté des informations utiles sur internet

- Enfin, les discussions avec les encadreurs ont aussi apporté des plus tant sur la

forme que sur le fond de l’ouvrage lui-même.

~ 3 ~- L'essentiel de ces documents est cité dans la partie « bibliographie » du mémoire.

Concernant la structure du présent mémoire, notre travail se répartit en trois grandes

parties :

la première partie sera consacrée au cadre de l’étude qui se subdivise en deux

chapitres à savoir la présentation du Cabinet José RASOANAIVO et les théories

sur la comptabilité et l’externalisation comptable ainsi que les procédures de

traitement de données comptables ;

la deuxième partie sera axée sur l’analyse des processus existants, ainsi que les

problèmes rencontrés.

et enfin dans la troisième partie, nous allons, comme l’indique l’intitulé de cet

ouvrage, contribuer à l’amélioration de la méthode de traitement de dossier

d’externalisation comptable avec les résultats attendus.

~ 4 ~

PARTIE I :

CADRE DE L’ETUDE ET THEORIE GENERALE

SUR LA COMPTABILITE ET

L’EXTERNALISATION COMPTABLE

Pour commencer ce travail, nous allons d’abord présenter le Cabinet José

RASOANAIVO, ensuite quelques notions théoriques qui cadrent la comptabilité générale,

l’externalisation comptable et les procédures de traitement de données comptables.

~ 5 ~CHAPITRE I : CADRE DE L’ETUDE

Afin de mieux comprendre l’étude menée, il est préférable dans ce chapitre de

procéder à la présentation du Cabinet, d’identifier ses objectifs et ses activités, d’en dégager la

structure et d’apprécier son environnement.

Section I : Présentation Du Cabinet

1.1.Identification

Le Cabinet José RASOANAIVO, géré par Monsieur José Nirina RASOANAIVO -

Expert comptable et Financier ayant suivi un cursus normal à Madagascar et Membre de

l’Ordre des Experts Comptables et Financiers de Madagascar (OECFM), a été créé en juin

2006, pour répondre à une demande de plus en plus forte et personnalisée dans le domaine

de l’audit, de l’expertise comptable et des conseils et a pour vocation d’accompagner ses

clients dans leur réflexion stratégique, leurs positionnement et leur développement.

1.2.Fiche technique du Cabinet José RASOANAIVO

Le Cabinet peut être présenté à travers sa fiche technique qui peut être reflétée à travers le

tableau suivant :

Tableau n°1: Fiche technique

Raison sociale Cabinet José RASOANAIVO

Forme Société à Responsabilité Limité Unipersonnelle (SARLU)

Objet Expertise comptable - Audit - Conseils

Siège social Lot BA 133 Ter - Andrefambohitra- Ampitatafika

102 Antananarivo

Capital social MGA 2.000.000

RCS TANA 2006B527

NIF 19 481 813

STAT 74121 11 2006 0 10416

Mobile 033 11 03134 / 032 05 060 24

Téléphone 22 303 96

Email [email protected] : Cabinet José RASOANAIVO – 2010

A noter que le Cabinet a un bureau sis au 5è étage du Lot II B 37Bis - Ampandrana Ouest

ANTANANARIVO.

mailto:[email protected]

~ 6 ~Section 2 : Les Objectifs et Activités du Cabinet

Le Cabinet a ses objectifs et il exerce ses activités en écoutant ses clients exprimant

leurs besoins, y répondre et leur donne satisfaction dans le respect des différentes normes

régissant la profession et ainsi que des procédures requises

2.1.Les objectifs

Les métiers du Cabinet sont ceux de la sphère de l’expertise-comptable, de l’audit et du

conseil. Comme toute entreprise, le Cabinet José RASOANAIVO a ses propres objectifs.

En tant que Cabinet œuvrant dans le domaine de l’Expertise comptable, de l’Audit et des

Conseils, le cabinet a pour missions principales de :

- accompagner les entreprises dans leur projet de développement, aider l'organisation à

s'adapter aux mutations de leur environnement.

- De même, permettre d'éclairer les décideurs et de sécuriser leurs options stratégiques

dans le domaine comptable et financier.

- assurer la maîtrise de la qualité et la sécurité de l'information de gestion.

Compte tenu des spécificités de la réglementation fiscale à Madagascar et ses effets sur la

tenue et la présentation des comptes, la stratégie du Cabinet consiste aussi à offrir à ses

clients, et particulièrement aux Petites et Moyennes Entreprises (PME), un service de

proximité par la mise à disposition d’un personnel compétent, à un coût raisonnable tout en

garantissant la qualité de ses prestations et une totale disponibilité pour le client.

2.2.Les activités

En général, le Cabinet José RASOANAIVO propose à sa clientèle une gamme élargie de

services. D’où, le Cabinet est organisé autour de trois métiers principaux et complémentaires :

- Expertise Comptable,

- Audit et Commissariat aux comptes

- Conseil juridique, fiscal et social

- Mise en place de procédures comptables et administratives.

~ 7 ~2.2.1. Expertise Comptable

Le volet Expertise-Comptable offre les prestations suivantes :

- Travaux de comptabilité

- Classement des pièces comptables ;

- Préparation des imputations comptables ;

- Saisie et traitement informatique ;

- Justification des comptes ;

- Etablissement d’un état de rapprochement bancaire ;

- Elaboration de reporting périodique selon les besoins des clients ;

- Elaboration des états financiers annuels.

- Préparation et dépôt des déclarations sociales et fiscales

- Taxe sur la valeur ajoutée ;

- Impôts sur les revenus salariaux ;

- Impôt sur les revenus ;

- Impôt Foncier ;

- Cotisations sociales.

Tous ces travaux peuvent être effectués soit au bureau, soit chez le client. Les honoraires pour

ce type de mission sont généralement facturés sur la base du temps passé par les différents

intervenants.

- Révision Comptable

Dans ce contexte, le cabinet assure sous forme de vacation périodique, une mission de

surveillance comptable.

Le cabinet surveille et contrôle chaque trimestre les opérations comptables, les déclarations

fiscales et sociales, ainsi que la situation trimestrielle de gestion préparée par le service

comptable du client qui communique à la Direction les observations qui s’imposent sous

forme de reporting.

Dans certains cas, et suivant la volonté du client, cette mission peut se transformer en une

mission permanente de contrôle de gestion assurée périodiquement par les collaborateurs du

Cabinet.

~ 8 ~2.2.2. Audit et Commissariat aux comptes (CAC)

Une mission d’audit1 des états financiers a pour objectif de permettre à l’auditeur

d’exprimer une opinion selon laquelle les états financiers ont été établis dans tous leurs

aspects significatifs, conformément à un référentiel comptable identifié. Pour exprimer cette

opinion, l’auditeur emploiera ka formule « donne une image fidèle » ou « présente

sincèrement, dans tous leurs aspects significatives ou autres, établies selon des principes

généralement reconnus, poursuit le même objectifs.

Pour le commissariat aux comptes, on peut prendre celle de la loi sur les sociétés

commerciales. Elle décrit la mission du commissaire2 aux comptes comme suit :

Art 129 - Le commissaire aux comptes exerce sa mission dans le respect de la loi sur

la profession comptable, des codes d’éthique et de déontologie, du règlement intérieur ainsi

que des normes professionnelles de l’Ordre.

Art 130 – le commissaire aux comptes a pour mission permanente, à l’exécution de

toute immixtion dans la gestion, de vérifier les valeurs et les documents comptables de la

société et de contrôler la conformité de sa comptabilité aux règles en vigueur.

Art 131 – le commissaire aux comptes vérifie la sincérité et la concordance avec les

états financiers de synthèses, des informations données dans le rapport de gestion des

dirigeants, et dans les documents sur la situation financière et les états financiers de synthèse

de la société adressés aux associés ou actionnaires.

Il certifie que les états financiers de synthèse sont réguliers et sincères et donnent une

image fidèle du résultat des opérations de l’exercice écoulé ainsi que de la situation financière

et du patrimoine de la société à la fin de cet exercice.

Art 132 – le commissariat aux comptes fait état de ses observations dans son rapport à

l’assemblée générale annuelle.

Il signale notamment les irrégularités et les inexactitudes significatives relevées par lui

au cours de l’accomplissement de sa mission.

Art 133 - Dans son rapport qu’il doit livrer au plus tard 15 jours avant l’assemblée

générale ordinaire, le commissaire aux comptes déclare :

-soit certifier la régularité et la sincérité des états financiers de synthèse.

1 IFAC HANDBOOK, Normes internationales d’audit, 2004, 524 pages, page 332 LOI N° 2003-036 sur les Sociétés Commerciales, 2004, 291 pages, page 173-174

~ 9 ~- soit assortir sa certification de réserves ou le refuser en précisant les motifs de ces

réserves ou de refus.

Art 134 – le commissaire aux comptes, en outre, révèle au ministère public les faits

délictueux préjudiciables à la société dont il a eu connaissance dans l’exercice de sa mission,

sans que sa responsabilité puisse être engagée par cette révélation.

Art 135 – le commissaire aux comptes s’assure enfin que l’égalité entre les associés

est respectée, notamment que toutes les actions d’une même catégorie bénéficient des mêmes

droits.

Art 136 – sous réserve des dispositions de l’art 134, le commissaire aux comptes, ainsi

que ses collaborateurs sont astreints au secret professionnel pour les faits, actes et

renseignements dont ils ont pu avoir connaissance en raison de leurs fonctions.

Compte tenu de la diversité et de la spécificité de la clientèle, la mission d’Audit et de

commissariat aux comptes au Cabinet est effectuée selon les normes internationales d’audit

quelque soit la taille de l’entité à auditer.

2.2.3. Conseil juridique, fiscal et social

Ce volet consiste à conseiller et à assister les entreprises dans les problèmes d’ordre

juridique, fiscal et social :

- L’assistance fiscale

Préparation et suivi des déclarations fiscales, audit fiscal à la demande du client, assistance

dans le cadre d’un contrôle fiscal.

- Prestation de conseil en matière de Droit des Sociétés

Les principales prestations offertes par le Cabinet sont les suivantes :

Constitution de sociétés,

Secrétariat juridique : préparation d’une réunion de Conseil d’administration,

d’Assemblée générale, rédaction des procès-verbaux, réalisation des formalités

requises par la Loi : enregistrement des actes, inscription modificative auprès du

Registre de Commerce et des Sociétés, publication légale ;

opération de restructuration de sociétés : assistance à la fusion de société ou

commissariat à la fusion selon le cas.

~ 10 ~- Le Conseil en Droit Social

Elaboration des contrats de travail, assistance à la résolution des litiges entre employeurs et

employés, audit social.

- Le Conseil en Finances

Montage de business plan en vue d’obtention d’un crédit bancaire.

En résumé, le Cabinet José RASOANAIVO offre des services variés qui peuvent être

résumés dans le tableau ci-dessous :

Tableau n°2 : Les domaines d’activités du Cabinet José RASOANAIVO

Services

Expertise comptable - Tenue de comptabilité

- assistance comptable

Audit financier dans le cadred’un mandat légal

- Commissariat aux comptes

- Commissariat aux apports

Mission d’audit suivant desprocédures convenues

- Audit d'acquisition

- Due diligence

Conseil et management - Diagnostic et études stratégiques

- Analyse financière et Evaluation

- Elaboration de manuel de procédures

- Mise en place de systèmes d'information

- Elaboration de plans de redressement

Conseil juridique et fiscal - Audit Fiscal

- Conseil et assistance fiscale

- Constitution de sociétés- Montage juridique dans le cadre de fusion et derestructuration- Secrétariat juridique

~ 11 ~Conseil social

- L’élaboration du contrat de travail ;

- La tenue de registre de l’employeur, préparation dela paie ;

- calcul de l’indemnité de licenciement et de servicerendu

- élaboration d’un règlement intérieur ;

- autre consultation demandée par le client,

- bulletin de salaire

Source : Cabinet José RASOANAIVO – 2010

En ce qui concerne cette rubrique, on peut constater que le cabinet est spécialisé dans

différents domaines et possède des portefeuilles allant de la tenue de comptabilité jusqu’à

l’audit et conseils juridique, fiscal et social.

Section 3: Structure de la société

La structure de l’entreprise3 est l’organisation des relations entre les personnes qui la

constituent. C’est donc la conception des moyens nécessaires au fonctionnement d’un

organisme social. Il existe plusieurs structures :

3.1. Structure organisationnelle de la société

La structure organisationnelle du Cabinet est adaptée pour répondre aux besoins

spécifiques des clients. Le personnel est composé de :

• un Expert comptable et financier ;

• des consultants spécialisés en audit ;

• des consultants spécialisés en expertise comptable;

3.1.1. Organigramme

L’organigramme4 est un schéma représentant l’organisation générale d’une

administration, d’une entreprise et faisant ressortir les attributions et les relations de ses

divers éléments. Maintenant, nous allons voir la structure du Cabinet qui n’est autre qu’un

organigramme.

3 Cours d’organisation en 1ère année de gestion4 Cours d’organisation en 1ère année de gestion, Monsieur Cousin Germain

~ 12 ~Figure 1 : Organigramme du Cabinet José RASOANAIVO

En notant que tous les collaborateurs sont tous sous la direction de Mr José Nirina

RASOANAIVO. Ainsi, Ce type de structure permet au cabinet de prendre totalement en

charge les besoins des entreprises dans les domaines de l'expertise comptable, du consulting et

de l’audit.

3.2. Les services et leurs tâches respectives

Les principales tâches des principaux responsables sont les suivantes :

-L’Expert Comptable et Financier: RASOANAIVO José Nirina, Membre de l'ordre

des experts comptables et Financiers à Madagascar (OECFM) est l’Associé unique et

signataire de tous les rapports et documents préparés et émis par le Cabinet

- Attachée de Direction : Elle joue un rôle du superviseur : c'est le service de pilotage

et de coordination des activités du cabinet entre les différents services du cabinet.

- Service d'audit : s'occupe de la planification des missions d’audit et assure les

interventions auprès des clients. Ce service est chargé de donner une orientation futuriste de

l'activité du cabinet.

- Expertise comptable et conseils : le Service est chargé de :

* traiter les dossiers de tenue de comptabilité des sociétés clientes

José Nirina RASOANAIVOEXPERT COMPTABLE et FINANCIER

Attachée de Direction

Service d’Audit

Consultant Consultant Consultant

Service d’ExpertiseComptable

Consultant Consultant Consultant

Source : Cabinet José RASOANAIVO 2010

~ 13 ~* effectuer les travaux de révision des comptes

* fournir des conseils aux clients dans différents domaines connexes : fiscalité, finances,

organisation, social et juridique

Section 4 : Environnement de la société

Pour prendre des décisions, une entreprise en tant que système ouvert doit prendre en

considération son environnement, ce qui implique un certain nombre de composants et ne se

limite pas à ses partenaires économiques (fournisseurs, clients…). D’une manière générale, on

définit l’environnement comme étant l’ensemble des éléments dans lequel l’entreprise

entretient ses activités. Il existe deux types d’environnement : l’environnement interne et

l’environnement externe.

4.1. Environnement Interne

L’environnement interne regroupe les acteurs intervenant immédiatement dans

l’entreprise, c'est-à-dire ceux qui contribuent à la distribution, production, ventes, achats,

fonctionnement, créations et investissements de l’entreprise.

4.1.1. Ressources humaines

En ce qui concerne la répartition du personnel au sein du Cabinet, il est composé aujourd'hui

de 05 personnes composées d’un Expert Comptable et Financier accompagné de 04

collaborateurs spécialisés dans les travaux d’expertise comptable, d’audit, et conseils.

4.1.2. Ressources matérielles

Pour cette rubrique, il est difficile pour nous de les citer. Mais entre autres, le Cabinet

dispose d’un office constitué de 02 bureaux et une grande salle, 04 ordinateurs portables, 03

ordinateurs de Bureau, 03 imprimantes multifonctions, ainsi que différents mobiliers de

bureau.

4.1.3. Ressources financières

Depuis sa création, le Cabinet a financé ses investissements par autofinancement et une partie

du résultat net annuel est toujours réinvestie.

4.2. Environnement externe

L’environnement externe d’une entreprise ou d’une organisation comprend les

éléments qui peuvent avoir une incidence directe ou indirecte, positive ou négative sur

~ 14 ~l’entreprise ou l’organisation. Ces éléments concernent les clients, fournisseurs, concurrents,

partenaires.

4.2.1. Clients

La clientèle du cabinet est très variée. Citons entre autres :

- des sociétés dans le domaine du tourisme et de l’hôtellerie ;

- des sociétés dans le secteur de l’industrie et de l’artisanat ;

- des prestataires de service ;

- des sociétés de négoce ;

- des associations à but non lucratif ;

- des sociétés de promotion immobilière ;

- des sociétés opérant dans le secteur minier.

4.2.2. Fournisseurs

Les fournisseurs du Cabinet sont constitués par :

- le fournisseur de fournitures de bureau ;

- les opérateurs en télécommunication : TELMA, ORANGE, ZAIN, DTS ;

- le propriétaire du local servant de bureau ;

- JIRAMA : fournisseur d’eau et d’électricité ;

- Les sociétés de messagerie et d’envoi de courrier express

4.2.3. Partenaires

Il est à noter que pour certaines missions, le Cabinet travaille en partenariat avec des

confrères ou consœurs membres de l’Ordre.

4.2.4. Concurrents

Les principaux concurrents du Cabinet sont ceux qui font l’exercice illégal de la Profession

sans être membre de l’OECFM.

En résumé, nous avons mis en exergue les traits caractéristiques du Cabinet. Ils

concernent les critères d’identification, ses objectifs et ses activités, sa structure

organisationnelle ainsi que son environnement. A présent, considérons quelques notions

théoriques sur l’externalisation comptable.

~ 15 ~CHAPITRE II : NOTIONS THEORIQUES SUR L’EXTERNALISATION

COMPTABLE

Dans ce chapitre, nous allons aborder le thème qui s’avère être l’objet de notre étude,

c'est-à-dire la théorie sur la comptabilité générale dans laquelle nous trouverons sa définition,

ses intérêts, ses outils comptables ; ensuite nous entrons en détail sur la notion

d’externalisation comptable : définition, objectifs et enfin les procédures de traitement de

données comptables.

Section 1 : LA COMPTABILITE GENERALE

1.1.Définition 5

Le Plan Comptable Général 2005, connue sous l’appellation « PCG2005 » définit la

comptabilité générale comme étant un système d’organisation de l’information financière

permettant de saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de base chiffrées ou non,

correspondant aux opérations de l’entité et de présenter des états financiers donnant une

image fidèle de la situation financière, de la performance et des variations de la situation

financière de l’entité à la date de clôture des comptes.

1.2.L’intérêt et le rôle de comptabilité

L’intérêt et le rôle de comptabilité se situent généralement à quatre niveaux :

pour l'entreprise :

- Elle est un outil de connaissance du résultat d'exploitation exprimé successivement en marge

brute, valeur ajoutée, résultat d'exploitation, résultat hors l'exploitation et résultat de

l'exercice.

- Elle permet de connaître l'évolution de la situation patrimoniale.

- Elle fournit des informations sur la comptabilité analytique.

- Elle est la base de l'analyse financière.

pour les tiers :

- Elle est un outil d'information des tiers avec lesquels l'entreprise est en relation : clients,

fournisseurs, banques, actionnaires, public....

5 Guide annoté PCG 2005, article 111-1

~ 16 ~ pour l’Etat :

- Elle fournit à la comptabilité nationale les informations qui permettent l'évaluation du

revenu national.

- Elle est un outil servant de base de détermination de l'assiette et du résultat fiscal.

1.3.Les outils comptables

1.3.1.Journal

Le journal est un livre contenant les enregistrements comptables des transactions

effectuées par une entité au cours d’un exercice donné. Il est un document comptable

obligatoire récapitulant des opérations d'échanges spécialisées enregistrées par l'entreprise

avec son environnement. Il est numéroté et codé selon la syntaxe comptable : comptabilité en

partie double, date, montant, libellé explicatif, références des pièces justificatives et des

numéros de comptes. La numérotation des écritures du journal se fait d'une manière continue.

Il est possible de créer plusieurs journaux en fonction de la nature des opérations à enregistrer,

journaux qu'on appelle auxiliaires. Les plus employés sont :

- Le journal des achats (AC)

- Le journal des ventes (VT)

- Le journal de Trésorerie Banque (BQ) ou Caisse (CA)

- Le journal des opérations diverses (OD)

1.3.2.Grand Livre

Les comptes sont matériellement représentés par un folio ou une fiche. Le Grand-livre

est constitué par l’ensemble de ces comptes qu’utilise l’entreprise pour la tenue de sa

comptabilité.

Il établit la liste des comptes dans l'ordre de leurs numéros en donnant pour chacun d'eux les

informations suivantes :

• Numéro du compte

• Nom du compte et dans l'ordre chronologique des opérations effectuées, selon les

informations suivantes,

• date

• libellé de l'écriture

• n° de pièce comptable

• montant (au débit ou au crédit)

~ 17 ~Si l'on tient un plan auxiliaire des tiers (clients et fournisseurs), on peut avoir 3 types de

grand livre :

• le grand-livre auxiliaire des clients

• le grand-livre auxiliaire des fournisseurs

• le grand livre général

1.3.3.La Balance générale

La balance générale des comptes est un document présentant la liste des comptes

utilisés par une entreprise ainsi que la situation de chacun d’eux.

• solde en début de période

• totaux des mouvements au débit et au crédit

• solde à la clôture de la période (débiteur et créditeur)

Donc la propriété de la balance est :

Total des mouvements au débit = total des mouvements au crédit

(Cf. modèle de présentation du bilan, annexe1).

1.3.4.Le Bilan

Le bilan présente une photographie de la situation patrimoniale de l'entreprise à une

date donnée. Par convention, le bilan est composé de deux parties :

. La partie droite appelée PASSIF ET CAPITAUX PROPRES comprend l'ensemble

des capitaux propres, des passifs non courants (des dettes financières à long et moyen terme),

des passifs courants (dettes à court terme), de la trésorerie passif ;

. La partie gauche appelée ACTIF comprend les actifs non courant, actifs courants, la

trésorerie actif.

L’article 131-1 du PCG 2005 définit le bilan comme un état récapitulatif des actifs, des

passifs et des capitaux propres de l’entité à la date de clôture des comptes. (Cf. modèle de

présentation du bilan, annexe2).

1.3.5.Compte de Résultat

Le compte de résultat est défini comme un état récapitulatif des charges et des produits

réalisés par l'entité au cours de la période considérée. Par différence des produits et des

charges, il fait apparaître le résultat net de la période (art 132-1 du PCG2005).

Le classement des éléments dans chaque subdivision du compte de résultat devrait répondre

aux définitions respectives des charges, produits, et résultat telles que présentées dans la

partie " Cadre conceptuel ".

~ 18 ~Le PCG 2005 préconise deux types de présentation :

• le compte de résultat par nature ;

• le compte de résultat par fonction.

Le compte de résultat distingue la présentation des activités ordinaires des activités

extraordinaires par l'association directe entre les coûts encourus et l'obtention d'éléments

spécifiques de produits.

(Cf. modèle de présentation annexe3).

1.3.6.Tableau de Flux de Trésorerie (TFT)

Le tableau de flux de trésorerie a pour but d'apporter aux utilisateurs des états

financiers une base d'évaluation de la capacité de l'entité à générer de la trésorerie ainsi que

des informations sur l'utilisation de ces flux de trésorerie.

Un tableau des flux de trésorerie présente les entrées et les sorties de trésorerie et

d'équivalents de trésorerie intervenues pendant l'exercice selon leur origine (Art 250-2) :

• Flux générés par les activités opérationnelles (activités qui génèrent des produits et

toutes autres activités qui ne sont pas des activités d'investissement et de financement) ;

• Flux générés par les activités d'investissement (acquisitions et sorties d'actifs à long

terme et placements qui ne sont pas inclus dans la trésorerie) ;

• Flux générés par les activités de financement (activités qui résultent des

changements dans l'importance et la composition des capitaux propres et des emprunts) ;

• Flux de trésorerie provenant des intérêts et des dividendes, présentés séparément et

classés de façon permanente d'un exercice à l'autre dans les activités opérationnelles,

d'investissement ou de financement.

Les flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles sont présentés soit par une

méthode directe soit par une méthode indirecte.

(Cf. modèle de présentation du TFT, annexe4).

1.3.7.Etat de Variation des Capitaux propres

Le tableau de variation des capitaux propres procède à une analyse des mouvements

ayant affecté chacune des rubriques constituant les capitaux propres de l’entité au cours de

l’exercice.

Les informations minimales présentées dans ce tableau concernent les mouvements liés :

- Au résultat net de l’exercice ;

~ 19 ~- Aux changements de méthodes comptables et aux corrections d’erreurs

fondamentales dont l’impact a été directement enregistré en capitaux propres ;

- Aux autres produits et charges enregistrés directement dans les capitaux propres ;

- Aux opérations en capital : augmentation, diminution, remboursement… ;

- A l’affectation du résultat décidée par l’assemblée générale ordinaire après la

clôture de l’exercice.

(Cf. modèle de présentation annexe 5).

1.4.Les Pièces Comptables6

1.4.1.Définition

Une pièce comptable peut être définie comme un document justificatif permettant à la

comptabilité l'enregistrement de l'opération. Elle matérialise les faits et actes de la société vis-

à-vis des tiers.

Elle constitue donc pour la société, un moyen de preuve sur le plan fiscal, comptable,

administratif et commercial. De ce fait elle doit comporter des informations capitales.

1.4.2.Les types de pièces comptables

Les pièces comptables sont de nature diverse. On peut citer : les factures fournisseurs,

les factures clients, les pièces de caisse, les avis de débit et de crédit de la banque, les relevés

bancaires, les documents créés en interne : état de paie, …

Tableau n°3 : Informations utiles pour reconnaître une pièce comptable

Piècescomptables Informations utiles

Factures

Date de création, numéro de la facture, nom et adresse, coordonnées

fiscales du client et du fournisseur, la désignation, la quantité et le

montant.

Chèques Date de création, numéro, nom du tireur, montant en chiffre et en Lettre,

signature

Pièces de caisse Date de création, nom du bénéficiaire, numéro, montant en chiffre eten Lettre et signature.

Source : Auteur

6 Cours de comptabilité 1ère année, Madame Noro

~ 20 ~Section 2 : L’EXTERNALISATION COMPTABLE

Jusqu’aux années 1990, les entreprises avaient la volonté de tout contrôler en interne

par une intégration verticale. Depuis plus d'une dizaine d'années, l'externalisation a connu un

développement d'une grande ampleur. La plupart d’entre elles ont réorienté leur stratégie en

adoptant, pour se développer, un modèle d’intégration horizontale. Elles fonctionnent

désormais en réseau et externalisent donc certaines de leurs activités auprès des spécialistes

qui leur apportent une plus grande expertise et flexibilité. C'est une décision de politique

d'entreprise puisqu'elle repose sur une démarche relevant de la stratégie propre à la structure.

L'externalisation peut concerner donc toutes les entreprises, de la plus petite à la plus

grande, de la nouvelle à la plus ancienne. Elle touche plusieurs secteurs à la fois (industriel et

services). Les activités les plus externalisées sont la restauration, le nettoyage, le

gardiennage... Par contre les activités plus stratégiques, telles que l'informatique et la

logistique connaissent aussi un mouvement d'externalisation mais récemment la fonction

comptable et financière n'a pas échappé à ce phénomène.

Nous envisageons ainsi l’externalisation dans une démarche stratégique qui s’inscrit

dans la durée et requiert la mise en place de relations étroites et pérennes garantes d’un

véritable partenariat gagnant / gagnant.

2.1.Définition de l’externalisation comptable7

L’externalisation de la fonction comptable peut se définir comme un partenariat

efficace et durable au sein duquel une entreprise se confie la responsabilité de tout ou partie

d’une fonction à un partenaire qui s’engage sur des résultats définis d’un commun accord.

L’obligation de résultat et la liberté dans le choix des moyens utilisés sont les éléments forts

qui caractérisent ce type de prestation.

2.2. Approche économique de l'externalisation8

L'externalisation du point de vue économique est un accord passé entre une

organisation et un tiers pour la prise en charge, l'exploitation, la gestion continue et

l'amélioration :

7 FRANCIS LEFEBVRE, Comptable 2007, Mémento pratique, en octobre 2006, 1973 pages, réf 1458 http//fr.wikipedia.org/

~ 21 ~- de fonctions entières de l'organisation (ex : informatique, nettoyage, comptabilité, marketing

et communication),

- d'infrastructures (ex : système d'information, système de sécurité),

- de processus opérationnels (ex : exploitation de matières premières, stockage, logistique,

transports) en amont ou en aval de l'organisation.

Ce processus permet à l'organisation qui externalise de se recentrer sur ses métiers,

spécialités et finalement sa valeur ajoutée.

2.3.Approche juridique de l'externalisation

L'externalisation repose en terme juridique sur un contrat à durée fixe portant sur le

transfert de tout ou partie de la fonction, du service et/ou de l'infrastructure ou de processus

opérationnel de l'organisation entre l'organisation propriétaire et un opérateur. Les clauses de

retour ou de réversibilité sont la clé d'une externalisation réussie.

Ce contrat peut inclure un transfert d'actifs et/ou de personnel. Le client se concentre sur la

définition des résultats à atteindre, laissant au prestataire externe la responsabilité de les livrer.

Le contrat d’externalisation doit permettre :

- De maitriser le coût des services,

- D’assurer une qualité de service conforme aux attentes de l’entreprise utilisatrice,

- De faciliter une éventuelle «évolution des prestations en fonction de nouvelles

contraintes ou opportunités (opération de croissance, nouvelle règlementation…),

- De se rapproprier les prestations externalisées en cas de rupture de contrat.

2.4.Les objectifs de l’externalisation comptable

Avoir recours à un tiers, expert dans le traitement des informations administratives et

comptables, l’externalisation comptable permet à l’entreprise :

- de dégager du temps à consacrer aux clients (internes et externes) et à la stratégie.

L’externalisation permet de libérer des ressources pour les affecter aux activités

créatrices de valeur pour les clients ;

- de gagner en réactivité et flexibilité pour organiser la croissance. Elle permet

d’accéder au savoir faire et aux capacités d’innovation les meilleurs en profitant des

économies d’échelle et de mutualisation des moyens.

~ 22 ~Nombreuses sont les activités offertes par le Cabinet José RASOANAIVO qui sont

précitées ci-dessus. Parmi ces activités, le thème portera sur l’assistance comptable. Donc,

dans la section 3, nous allons présentés les procédures de traitement de données comptables

au niveau du Cabinet.

Section 3 : Les Procédures de Traitement de données Comptables

Pour ce faire, nous allons d’abord définir le traitement de données comptable ou

l’assistance comptable et les différentes formes d’assistance comptable. C’est seulement après

que l’on peut aborder les processus qui la concernent.

3.1.L’assistance comptable

3.1.1.Généralités

Assister une entreprise dans la gestion de sa comptabilité consiste à mettre à la

disposition de celle-ci les ressources humaines compétentes pour le traitement de

l'information comptable et financière.

En effet, le droit commercial général dispose que : tout commerçant, personne physique ou

morale, doit tenir un journal, enregistre au jour le jour ses opérations commerciales. Il doit

également tenir un grand livre, avec balance générale récapitulative, ainsi qu'un livre

d'inventaire.

Ces livres doivent être tenus conformément aux dispositions relatives à l'organisation et à

l'harmonisation des comptabilités des entreprises.

Tout commerçant, personne physique ou morale, doit en outre respecter les dispositions

prévues par l’article relatif au droit des sociétés commerciales et des groupements d'intérêt

économique.

D’où, une entreprise ayant des difficultés dans sa comptabilité peut faire appel à un

cabinet pour l'assister.

3.1.2.Les différentes formes d'assistance

L'assistance comptable regroupe plusieurs formes selon les besoins du client. Mais par

contre, on peut citer quelques unes d’entre elles.

Celles offertes par le Cabinet José RASOANAIVO sont généralement:

~ 23 ~3.1.2.1.L'appui d'un comptable

Certaines entreprises rencontrent beaucoup de difficultés pour maîtriser leur comptabilité, cela

peut être dû au manque de personnel, de matériels ou une mauvaise gestion de l'entreprise.

Dans ces conditions, elles font appel à des professionnels indépendants de la comptabilité.

Cette aide qui permet de faire ou de valider le travail d'un comptable est appelée assistance

comptable. Elle se fait périodiquement c'est-à-dire périodique car le traitement des pièces se

fait soit journellement, mensuellement ou en fonction d'une période voulue par le client.

3.1.2.2.L’assistance au montage des états financiers

Il arrive que les entreprises aient une bonne tenue de leur comptabilité, mais

connaissent des difficultés pour établir leurs états financiers en conformité avec les exigences

des textes légaux en vigueur : PCG2005 et le Code Général des Impôts. De ce fait, elles font

appel à des professionnels pour leur appuyer dans l'établissement desdits états. Ces entreprises

ont généralement une connaissance suffisante de la gestion de leur comptabilité car elles

arrivent à organiser les pièces comptables, procéder à leur imputations, puis à leur saisie dans

un logiciel comptable. Ce logiciel leur permet de produire le grand livre et la balance après la

saisie. Les professionnels interviennent à ce stade, procèdent à toutes les vérifications

nécessaires à partir des pièces comptables, du grand livre et de la balance puis établissent les

états financiers.

3.1.2.3.La tenue de la comptabilité

Le Cabinet est sollicité généralement :

à la suite de vacance du poste du comptable d'une entreprise,

au constat de la direction générale de l’entreprise du retard dans la tenue de leur

comptabilité,

postérieurement à un redressement fiscal suite à des incohérences entre les chiffres

de la comptabilisé et ceux des déclarations fiscales.

3.2.Les Procédures de Traitement de données Comptables

3.2.1.Préliminaire au démarrage de l'assistance comptable

3.2.1.1.L'expression du besoin

Le client exprime son besoin en transmettant au Cabinet les termes de références de la

mission. Le cabinet prend connaissance des attentes du Client formulées dans les termes de

référence et après demande de complément d’informations, étude et évaluation, adresse à

l'entreprise une offre technique et financière.

~ 24 ~L'acceptation de l'offre par le Client se matérialise par sa signature qui vaudra contrat entre le

cabinet et l'entité.

3.2.1.2.Planification et lancement de la mission

Après réception du contrat, l’Expert Comptable et Financier lance une réunion de cadrage en

interne afin de :

bien cerner le périmètre de la mission ;

déterminer les diligences à accomplir pour atteindre les objectifs fixés par

l'entreprise cliente ;

déterminer les charges de travail, le timing ainsi que la composition des membres

de l’équipe conformément aux termes de l'offre technique ;

rappeler aux collaborateurs la méthodologie à adopter.

Ensuite, l’Expert Comptable et Financier organise une réunion de démarrage de la mission

avec le Client dans le but de :

présenter les membres de l’équipe intervenant sur le dossier ;

expliquer au Client le déroulement de la mission ;

se documenter en collectant tous les documents nécessaires à la prise de

connaissance de l’entité et à la bonne réalisation de la mission.

Les principaux documents demandés au Client pour la constitution du dossier permanent sont

les suivants :

- statuts et règlement intérieur de la société,

- documents justifiant l’existence de la société : extrait de registre de commerce et des

sociétés, carte d’immatriculation statistique, attestation d’immatriculation (numéro

d’identification fiscale), carte d’immatriculation fiscale ;

- organigramme de l’entité ;

- les contrats ou conventions liant l’entité avec d’autres tiers,

- note de présentation de la société ou brochures ou dépliant,

- les états financiers de l’exercice N-1,

- La balance générale des comptes en fin d’exercice N-1,

- le report des écritures à-nouveaux,

~ 25 ~3.2.2.Réception, vérification et classement des pièces comptables

3.2.2.1.Réception

L'assistance commence par la réception des pièces comptables. Ce procédé a pour but de

collecter toutes les informations et documents nécessaires pour la tenue de la comptabilité à

savoir :

- les pièces comptables justifiant les transactions effectuées par l’entité : factures de ventes,

factures des fournisseurs, le récapitulatif de paie ou journal de paie

- les brouillards de caisse et de banque avec les justificatifs des encaissements et des

décaissements,

- les relevés bancaires

3.2.2.2.Vérification des pièces comptables

Dès leur réception, les pièces comptables sont contrôlées pour vérifier leur validité.

Il s'agit de :

- effectuer le contrôle arithmétique pour s'assurer de l’exactitude des sommes, produit, …

- vérifier l'authenticité du cachet et/ou de la signature,

- la conformité des pièces aux normes comptables et fiscales,

- l'exactitude des calculs de TVA, etc.

A partir de cette vérification, le collaborateur traitant le dossier peut émettre des réserves sur

une pièce ou bien demander de complément d’informations auprès du Client.

3.2.2.3.Le classement

Le Classement, consiste à ranger, répartir par catégories ou dans un ordre donné les pièces

comptables dans un classeur. Il y en a par exemple un classeur de Banque, un classeur de

Caisse, un Classeur de relevé…..

3.2.3.Traitement comptable des pièces

Le traitement est l'enregistrement des opérations selon un système comptable donné ; il s'agit

de l'imputation et de la saisie informatique des pièces comptables.

3.2.3.1.Imputation des pièces comptables

Imputer une pièce comptable, c'est enregistrer un flux commercial, économique, ou financier

à l'intérieur d’un compte. Cela se fait par une imputation directe sur la pièce comptable. Elle

est faite en conformité avec le plan comptable de la société.

Au Cabinet, le plan comptable est basé sur le plan des comptes recommandé par le PCG 2005

et les guides sectoriels et adapté aux activités de la société.

~ 26 ~3.2.3.2.La saisie informatique des pièces comptables

Cette opération consiste à enregistrer les écritures comptables dans l'ordinateur en fonction

des journaux comptables crées à cet effet. Cette saisie se fait sur le logiciel de comptabilité

appelé SAGE SAARI.

Avant la saisie informatique, il faut :

- Créer le fichier comptable dans le logiciel SAGE.

- paramétrer le fichier

- Créer le Plan Comptable général et le plan des tiers,

- Créer les journaux comptables : journaux de banque (BOA, BNI), journaux de caisse,

journaux des achats, journal des opérations diverses, journaux de ventes. Chaque journal est

lié à un code journal.

Par exemple,

pour le Journal de Banque, le Code sera B1 et l’Intitulé MCB Antsahavola

pour la Journal de Caisse, le Code sera CA et l’Intitulé Caisse Locale

Après ces étapes, la saisie se fait de la manière suivante, on :

- ouvre le fichier de l'entreprise créé auparavant dans le logiciel ;

- puis dans le module traitement;

- sélectionne « journaux de saisie » et le journal dans lequel la saisie doit être faite en tenant

compte de la période de saisie est sélectionné.

Par exemple :

Pour la saisie des opérations effectuées au moyen de la banque, pour la période de janvier de

l'année 2010, on sélectionne jan.10BQ1 (jan représente le mois de janvier, 10 l'année ou

l'exercice, BQ1 code Banque attribué au journal), une fenêtre comportant les éléments de

saisie s'ouvrira.

3.2.4.Traitement comptable des comptes du bilan

3.2.4.1.Les immobilisations

Le traitement comptable des immobilisations consiste en la constatation des entrées et des

sorties, et au calcul des amortissements.

Le Système Comptable définit les immobilisations comme étant des éléments corporels,

incorporels et financiers destinés à servir de façon durable dans l'entreprise. L'immobilisation

est acquise non pas pour être vendue ou transformée mais pour être utilisée comme moyen

pour obtenir des avantages économiques futurs.

~ 27 ~3.2.4.1.1.Les différents types d'immobilisations

a. Les immobilisations incorporelles

Ce sont des actifs non monétaires, c'est-à-dire dont la valeur vénale en monnaie de compte est

susceptible de varier, identifiables et sans substance physique, détenues par une entité pour la

production ou la fourniture de biens ou de services ou l’utilisation à des fins administratives.

Elles comprennent les frais de recherche et de développement, les brevets, les licences

d’exploitation, la franchise et les logiciels informatiques.

b. Les immobilisations corporelles

Ce sont des actifs corporels détenus par une entité pour la production ou la fourniture de biens

ou de services ou l’utilisation à des fins administratives et qu’elle s’attend à utiliser sur plus

d’un exercice.

Elles comprennent les terrains, les bâtiments, les installations et agencements, les matériels et

outillages d'exploitation, les matériels de transport etc.....

c. Les immobilisations financières

Elles comprennent : les titres de participation, les dépôts et cautionnement, les prêts, les prêts

au personnel.

- La comptabilisation :

Lors d'une acquisition, on débite un compte d'immobilisation (classe 2) et un compte de tiers

(Etat) et on crédite un compte fournisseurs d’immobilisation ou un compte de trésorerie.

3.2.4.2.Pratique de l'amortissement

L'amortissement est défini comme la `'constatation comptable obligatoire d'une

dépréciation certaine et irréversible des immobilisations''. La pratique de l'amortissement fait

apparaître en comptabilité plusieurs conséquences à savoir une charge d'exploitation sans

décaissement de trésorerie diminuant ainsi le résultat, et une réduction à opérer sur la valeur

de l'immobilisation.

On distingue deux méthodes d'amortissement qui sont : l’amortissement linéaire et

l’amortissement dégressif.

Mais celui utilisé par le Cabinet est l’amortissement linéaire. Il consiste à amortir un

bien de manière constante durant toute la durée probable de l'utilisation. Le montant de la

dotation annuelle est obtenu en appliquant le taux d'amortissement à la valeur d'origine de

l'immobilisation.

~ 28 ~- Comptabilisation :

Débit : 68xxxx : Dotations aux amortissements XCrédit : 28xxxx : Amortissement...... X

3.2.4.3.Les comptes de tiers

3.2.4.3.1.Les Fournisseurs

Le fournisseur est considéré comme toute personne physique ou morale qui accepte de fournir

un bien matériel, immatériel, ou un service au profit de toute autre personne physique ou

morale en contre partie d'une rémunération quelconque.

-Comptabilisation :

Débit : 6xxxxx : Compte d’Achat X

4456xx : TVA Déductible sur Achat des biens ou Services Y

Crédit : 401 : Compte fournisseur X+Y

-Analyse du compte fournisseur

A la suite de la saisie dans le journal des achats des factures fournisseurs, l’interrogation des

comptes tiers est nécessaire en vue d'une analyse des soldes.

L'analyse du compte fournisseur consiste à rapprocher les montants au crédit (constatation de

la dette) aux montants débiteurs (règlements). Cette opération nous permettra de comprendre

la composition des soldes fournisseurs et de constater les erreurs de saisie. En cas d’erreur, il

faut juste modifier les écritures passées.

3.2.4.3.2.Les Clients

Le client est considéré comme toute personne physique ou morale qui achète un bien matériel,

immatériel, ou un service chez une autre personne physique ou morale en contre partie d'une

rémunération quelconque.

- Comptabilisation :

Débit : 411xxx : Compte Client X+YCrédit : 7xxxxx : Compte de Produit X

4457xx : TVA Colletée Y

- Analyse du compte client :

A la suite de la saisie dans le journal des ventes des factures Clients, l’interrogation des

comptes tiers est nécessaire en vue d'une analyse des soldes.

L'analyse du compte client consiste à rapprocher les montants au crédit (règlements) au

montant débiteurs (constatation de la créance). Cette opération nous permettra de comprendre

la composition des soldes clients. En cas d’erreur, même procédure que le compte

Fournisseurs.

~ 29 ~3.2.4.3.3.Etat

Pour ce qui concerne le compte de tiers Etat, il s'agit du calcul du paiement et l'enregistrement

de l'impôt dans la comptabilité (TVA, IRSA et Acompte IR…).

-Taxe sur la Valeur Ajoutée TVA : La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est

un impôt indirect sur la consommation facturée aux clients sur les biens qu'ils consomment ou

les services qu'ils utilisent. Cet impôt est versé par les entreprises ou les personnes redevables

mais répercuté sur les prix de vente d'un produit.

-Calcul et paiement de la TVA :

Le taux de la TVA en vigueur est de 20% à Madagascar. Il est appliqué sur le montant hors

taxes.

Exemple : Achat de Marchandise à Ar 100.000,00 HT

Donc, HT = 100.000,00

TVA = 100.000,00 x 20%= 20.000,00

Montant TTC= 120.000,00

Les opérations d'un mois donné engendrent le paiement de la TVA à l'Etat (TVA collectée) au

plus tard le 15ème du mois suivant après déduction de la TVA Déductible ou récupérable du

mois considéré.

Si la TVA Collectée est supérieure à la TVA Déductible, il y a TVA à décaisser, cela

signifie que l'entreprise à une dette envers l'Etat.

Si la TVA Collectée est inférieure à la TVA Déductible, il y a crédit de TVA, cela

signifie que l'entreprise possède une créance sur l'Etat et ce crédit sera imputé à la

prochaine déclaration : c'est un crédit de TVA à reporter.

- Comptabilisation de la TVA :

Lors d'une prestation de service, on facture la TVA à ses clients. Cette TVA facturée

ou collectée est comptabilisée dans le compte 4457xx : `Etat TVA Collectée'.

Débit : Compte Clients X+Y

Crédit : Compte Vente X

TVA Collectée Y

Lors d'un achat, on enregistre dans le compte 4456xx `'TVA Déductible sur achat''

Débit : Compte Clients X

TVA Déductible Y

Crédit : Compte Fournisseur X+Y

~ 30 ~-Régularisation de la TVA en fin de mois :

Le 15ème du mois, l'entreprise est tenue de déclarer la TVA en faisant la différence entre la

TVA Collectée et la TVA Déductible qui donne la TVA à Verser ou à payer.

Débit : 4441 : Etat TVA à verser X

Crédit : 5xxx : Trésorerie X

- L’IRSA :

-Mode de calcul et déclaration :

L’IRSA se calcule de la même façon que ce soit un personnel permanant ou temporaire. Il se

calcule sur le salaire net imposable. Le montant net imposable s'obtient sur la base du salaire

brut imposable déduit des différentes cotisations (CNAPS et OSTIE).

L'IRSA est calculé et déclaré au Centre fiscal au plus tard le 15 suivant le mois du paiement

des salaires.

Le barème est le suivant :

-Si Revenu Imposable <=250.000; donc IRSA = 0

-Si Revenu Imposable >250.000; donc IRSA = (Revenue Imposable -250.000)*23%)

3.2.4.3.4.Les Organismes Sociaux

Il s'agit des cotisations sociales à la CNAPS et à l’OSTIE.

-La CNAPS :

-Mode de calcul et déclaration : La CNAPS est calculée sur la base du salaire brut de

l'employé auquel on applique un taux de 1% pour les Employés avec un plafonnement d’Ar

6.165,00 et un taux de 13% pour l’Employeur.

- Pour l’Employé, CNAPS = Salaire Brut x 1% < Ar 6.165,00

- Pour l’Employeur, cotisation patronale CNAPS = Salaire Brut plafonné x 13%

-L’OSTIE :

-Mode de calcul et déclaration : L‘OSTIE est calculée sur la base du salaire brut de

l'employé auquel on applique un taux de 1% pour les Employés et un taux de 5% pour

l’Employeur.

- Pour l’Employé, OSTIE = Salaire Brut x 1%

- Pour l’Employeur, OSTIE = Salaire Brut x 5%

La déclaration CNAPS et OSTIE doit être adressée trimestriellement.

~ 31 ~- Comptabilisation de l’IRSA, la CNAPS et l’OSTIE :

-Salaire

Débit : 641xxx : Salaire de base du personnel A

641xxx : Primes, Indemnités, Heures Sup B

Crédit : 431xxx : Déduction CNAPS Employé C

437xxx : Déduction OSTIE Employé D

447xxx : Déduction IRSA E

421xxx : Rémunération nette dues (A+B) – (C+D+E)

-CNAPS Employeur

Débit : 645xxx : Déduction CNAPS Employeur X

Crédit : 431xxx : Déduction CNAPS Employeur X

-OSTIE Employeur

Débit : 645xxx : Déduction OSTIE Employeur X

Crédit : 431xxx : Déduction OSTIE Employeur X

-Règlement :

Le règlement de l’IRSA, de la CNAPS, ou de l’OSTIE se comptabilise par la contrepartie du

compte de trésorerie concerné.

3.2.4.4.La trésorerie

La trésorerie (d'une entreprise) est la somme de tous les avoirs et dettes à court terme. La

caisse et les banques sont les instruments essentiels courants de la trésorerie

3.2.4.4.1.La caisse

La caisse représente les espèces que l'entreprise possède. Elle est un compte d'actif qui

enregistre les mouvements des liquidités au cours de l'exercice et ne peut jamais être

créditeur. Le compte caisse représente la valeur des espèces. Il a comme caractéristique de ne

pas affecter une recette particulière à une dépense particulière. C'est le principe d'unité de

caisse.

- Analyse compte caisse

Le journal de caisse recense par ordre chronologique tous les événements de caisse (les sorties

et les entrées) pour une période donnée. A la fin de chaque mois, le journal de caisse est

rapproché avec le brouillard de caisse (manuel et mensuel). Une analyse de ce compte

vérifiera surtout la nature des flux de la caisse afin de vérifier d'éventuels abus.

~ 32 ~3.2.4.4.2.La Banque

Les entreprises qui font profession habituelle de recevoir des fonds dont elles peuvent

disposer par chèque ou virement et qu'elles emploient pour leur propre compte ou pour le

compte d'autrui en opération de crédit ou de placement sont considérées comme banques.

-Analyse compte banque ou état de rapprochement

A la fin de chaque mois, chaque banque adresse un relevé bancaire.

Les écritures dans le code journal de la banque concernée sont alors rapprochées avec le

relevé bancaire. Il s'agit de confronter le solde du compte banque que l'entreprise tient dans sa

comptabilité avec celui du relevé bancaire envoyé par la banque. L'objectif est d'aboutir au

même solde réel correspondant aux avoirs ou dettes éventuelles de l’entreprise en banque.

-Méthode de l'élaboration de l'état de rapprochement

L’état de rapprochement bancaire est établi sur le fichier comptable. Son élaboration nécessite

plusieurs étapes :

- le pointage des écritures du journal avec les mouvements figurant sur les relevés bancaires ;

- la constatation des opérations enregistrées chez l'entreprise mais pas à la Banque : chèques

en circulation et dépôts en circulation ;

- la constatation des opérations enregistrées par la banque mais omises ou non enregistrées par

l'entreprise suite à la non réception de pièce de banque correspondante ;

- la détermination du solde rapproché.

3.2.5.Le lettrage des comptes

Le lettrage comptable est une opération comptable qui consiste à affecter un repère à

une écriture comptable et à affecter ce même repère à une autre écriture. Le but est d'associer

ainsi les deux opérations, et de constater quelles opérations restent sans association. Le repère

utilisé est souvent une lettre de l'alphabet, d'où le nom de « lettrage ».

On utilise souvent ce système pour vérifier le bon règlement des factures (émises ou reçues

des fournisseurs) et ainsi identifier les factures en attente de règlement, ou dont le règlement

ne correspond pas au montant prévu. Il existe deux techniques de lettrage : le lettrage

manuel et le lettrage automatique. Mais, on a recours au lettrage manuel qui consiste à

associer deux opérations manuellement entre les factures et les règlements qu'ils sont censés

solder.

http://fr.wikipedia.org/wiki/Comptabilit%C3%A9

http://fr.wikipedia.org/wiki/%C3%89criture_comptable

~ 33 ~Tableau n°4 : lettrage des comptes

Désignation Montant Lettrage

Facture marchandise 9.000 Ar A

Facture marchandise 10.000 Ar B

Règlement marchandise 10.000 Ar B

Règlement marchandise 9.0 A

3.2.6.Révision des comptes

Il s’agit de vérifier tous les comptes de la classe 1 à 7 et les comptes auxiliaires, afin des’assurer que les soldes de tous les comptes sont justifiés.

Elle permet de vérifier tous les comptes un à un afin de revoir :

- Les imputations, les libellés, les montants pour se rassurer de la conformité de

l’analyse financière.

- Les pièces justificatives.

- Les confirmations des soldes de comptes (impression Balance générale et auxiliaire)

3.2.7.Elaboration des Etats Financiers

Les travaux de fin d'exercice ont pour finalité, l'établissement des états financiers. On peut

citer les différents états :

- le bilan,

- le compte de résultat,

- le Tableau de Flux de Trésorerie,

- l’état de variation des capitaux propres

- les notes annexes : facilitent aux lecteurs la compréhension des états financiers. Elles

donnent des renseignements généraux concernant l’entité, les principes et règles comptables

appliqués par l’entité et les explications des soldes des rubriques figurant sur les états cités ci-

dessus.

Le deuxième chapitre a mis en évidence l’étude théorique sur la comptabilité générale

et l’externalisation comptable et nous a permis de donner leurs définitions, leurs objectifs

ainsi que la place importante qu’elles tiennent dans la gestion des entreprises. Après avoir

abordé le cadre de l’étude qui touche notre thème, passons maintenant à l’analyse de la

situation existant au Cabinet.

~ 34 ~

PARTIE II :

ANALYSE DU THEME ET DE L’ENTREPRISE

EN GENERAL

Dans cette deuxième partie, nous allons essayer d’analyser d’une manière objective

tout ce que nous avons pu observer durant le stage au sein du Cabinet José RASOANAIVO.

Cependant, nous allons faire une analyse sur les procédures (avant, pendant et après)

de traitement de données comptables après nous évoquerons les points forts ainsi que tous les

points faibles que nous avons constaté au sein de l’entreprise en général.

~ 35 ~CHAPITRE I : ANALYSE DES PROCEDURES DE TRAITEMENT DEDONNEES COMPTABLES

Comme nous pouvons le constater dans la partie I, les procédures de traitement de

données comptables comprennent trois grandes étapes : la collecte des données, le

traitement proprement dit, et l’élaboration des états financiers.

Section1 : Avant le traitement comptable

Suite à l’observation de la procédure au sein du cabinet, nous avons pu constater des

points forts mais aussi des facteurs de blocages avant le traitement comptable.

Préliminaires :-expressoin besoin

-Planification et lancementde la mission

Collecte de données :-reception

-vérification-classement

Traitement proprement dit

Elaboration des états financiers

AVANT

APRES

PENDANT

Figure 2 : Procédures de traitement de données comptables

Source : Auteur

~ 36 ~1.1.Les points forts

Cette rubrique consiste à discerner les points forts constatés lors de la mission

d’assistance comptable au niveau du Cabinet José RASOANAIVO. Il s’agit ici donc de

mettre en exergue les forces détectées de la procédure existante avant le traitement comptable.

1.1.1.Implication directe de l’Expert dans de la mise en place des moyens

humains et matériels

Lors de notre passage au sein du Cabinet José RASOANAIVO, ce qui nous a le plus surpris,

c’est que l’Expert descend sur terrain pour la mise en place des équipes ainsi que les

matériels. C'est-à-dire qu’il ne prend pas à la légère la mission confiée au cabinet en

s’impliquant plus afin d’atteindre les objectifs. Nous avons pu constater par exemple qu’après

validation de la lettre de mission, Il collecte tous les documents pouvant lui permettre de

connaître l'entreprise et de comprendre la mission (il y a les statuts et les règlements intérieurs

de la société, le plan comptable, les plans des journaux comptables, les plans des tiers, la

balance des comptes, les états financiers de l'exercice N-1, …). Ensuite, Il participe

directement à la mise en place de l'équipe conformément à l'offre technique et se charge de la

coordination des travaux sur le terrain. Il met en place aussi les moyens matériels nécessaires

afin de mener à bien la mission, tels que l’ordinateur à utiliser, les logiciels à utiliser : SAGE

SAARI ou CIEL COMPTA ou EXCEL pour la tenue de la comptabilité et les autres travaux.

1.1.2.Bon système de classement

Au niveau du système de classement des pièces, nous avons pu constater que le classement

par type de journal comptable, facilite la recherche des pièces en cas de besoin. De plus, le

fait d’avoir un système de classement défini accélère le traitement comptable et par

conséquent évite tout retard dans l’exécution des diverses tâches. Pour le Cabinet, le

classement des pièces comptables précédemment collectées se fait par natures et par ordre

chronologique en fonction de leur date d'arrivée de janvier à décembre et classées dans des

classeurs par type de journal comptable, il s'agira ici d'identifier pour chaque pièce comptable

les journaux auxiliaires qui seront utilisés.

~ 37 ~Ainsi, Il y a les classeurs des opérations de :

- caisse,

- achat,

- banque,

-Vente (prestations de service).

-Opérations diverses

A chaque pièce est attribué un numéro d'ordre chronologique correspondant. Ce

numéro de pièce sert de repère pour ressortir la pièce du classement. Ces numéros sont

renouvelables à chaque exercice et la numérotation reprend à zéro. La numérotation se fait de

façon manuelle sur les pièces comptables et correspondent au numéro de saisie.

Par exemple, lors d’une déclaration de TVA, pour vérifier l’exactitude du montant de celle-ci

sur la facture concernée. Il suffit juste de regarder le numéro de la pièce et le type de journal

comptable où elle a été saisie dans la comptabilité et la ressortir du classeur.

Figure 3 : Journal d’achat

Source : Auteur

Ici, le numéro de la pièce est AC100132, nous pouvons voir que AC : indique le

Journal d’achat, 10 : l’année, 01 : le mois, et 32 :le numéro. Donc, la pièce doit être ressortie

du journal d’Achat du mois de janvier 2010.

~ 38 ~1.1.3.Méthode de vérification des pièces comptables satisfaisante

La vérification des pièces comptables permet de :

apprécier la qualité des pièces justificatives fournies et la conformité de ces pièces par

rapport aux normes comptables et fiscales (bons de commande, l'authenticité du cachet

et ou de la signature) ;

'effectuer le contrôle arithmétique et le rapprochement par rapport aux sommes

décaissées (faire la sommation des montants pour s'assurer de leur exactitude).

Ainsi, nous avons pu relever que la méthode de vérification des pièces comptables est très

satisfaisante avant tous travaux de traitement au niveau du Cabinet. Cela permet de

différencier les pièces afin d’éviter de comptabiliser celles qui doivent être exclues à

l’enregistrement comptable.

Citons quelques exemples :

- l’inexistence du bon de commande et du bon de livraisons avec la facture,

- les factures pro-forma et les devis sans factures définitives.

Donc ces pièces sont exclues de l’enregistrement comptable jusqu’à ce que le

Client transmette les pièces probantes servant de justificatifs des transactions.

- la non-régularité des pièces, c'est-à-dire qu’il n’existe pas des différentes

identifications sur la facture telle que le numéro Statistique (N°STAT) et le

Numéro d’Identification Fiscale (NIF). Ceci pourrait engendrer des sanctions pour

l’entreprise en cas de redressement fiscal.

Ainsi, la vérification des pièces comptables permet de détecter ces non conformités.

Figure 4 : procédure de vérification

NON

OUI

Source : Auteur

Pièces comptables

Vérification

Facture

BC

BL

Conforme

Etapes suivantes

Demande info° au clientExclue

~ 39 ~1.2.Les facteurs de blocages

Cette rubrique consiste à montrer les divers facteurs de blocages constatés après le

traitement comptable au niveau du Cabinet José RASOANAIVO. Il s’agit ici donc de

discerner ses facteurs de la procédure existante avant le traitement comptable.

1.2.1.Pièces incomplètes et retard de l’envoi

Suivant la lettre de mission, les obligations des deux parties durant la mission y sont sur ces

mentions, il y a :

- l’envoi des pièces comptables dans lesquelles il est tangible de trouver sur le contrat,

les conditions d’envoi des pièces c'est-à-dire les dates pour lesquelles l’entreprise doit

remettre les pièces comptables au Cabinet pour les divers travaux d’assistance.

Mais, lors de la mission proprement dite, nous avons pu constater tout de même certains

problèmes sur l’envoi des pièces comptables. Il y a un retard d’envoi selon la lettre de

mission signée par les deux parties, c'est-à-dire, un retard dû au fait que certaines entreprises

ne disposent pas de toutes les pièces en temps voulu (à la date convenue).

Prenons par exemple la Société X :

Dans son contrat, il y indique que « l'exécution correcte de l'intervention sera conditionnée

par l’envoi, toutes les 2 semaines et sans retard, des pièces comptables et des documents

requis avec retour au Client après le traitement mensuel ». Mais lors de la mission, la Société

n’envoie les pièces qu’après 10 jours ou même plus de celles convenues. Des retards assez

importants sont constatés sur les pièces de banques : le relevé bancaire, les avis de débit

etc.….

- Les différentes pièces que l’entreprise cliente devra remettre : Dans cette rubrique,

l’entreprise cliente devront remplir les conditions mentionnées dans le contrat. C'est-à-dire

que les pièces comptables devront être envoyées de manières à ce qu’elles soient complètes.

CONDITION D’ENVOItoutes les 02 semaines

ENVOI :+de 10 jours du CONTRATRETARD

~ 40 ~Par exemple, les pièces envoyées devraient remplir les conditions suivantes :

- une facture d’achat devrait être accompagnée par un Bon de Commande(BC) et d’un Bon de

Livraison (BL).

- une facture de vente devra être accompagnée par un Bon de Livraison (BL).

- les pièces envoyées au cabinet devront être accompagnées par un brouillard de caisse, un

brouillard de banque et un relevé bancaire à chaque fin du mois pour le rapprochement

bancaire

Lors de la réception des pièces comptables, les clients ne respectent pas les conditions

convenues. Cela est dû au non conscience du client de la procédure convenue sur l’envoi des

pièces, c’est-à-dire qu’il n’est pas conscient de l’importance comptable et donc n’envoie que

les factures sans les BC et les BL ; ne réclame pas les pièces bancaires à la banque, par

exemple : une société qui fait un ordre de virement reçoit logiquement par la banque un avis

de débit. Et de même, pour le relevé bancaire, la banque l’envoie automatiquement à chaque

fin du mois. Ainsi, en cas d’interruption de l’envoi par la banque, les pièces ne seront plus

envoyées qu’après une réclamation venant de la société.

Ensuite, concernant la formation des documents nécessaires, les pièces sont envoyées au

cabinet sans l’envoi des brouillards de caisse et de banque.

FACTURED’ACHAT

BON DECOMMANDE

BON DELIVRAISON

FACTUREDE VENTE

BON DELIVRAISON

PIECESENVOYEES

Brouillard de Caisse oude Banque

RelevéBancaire

~ 41 ~1.2.2.Retard du délai de traitement

Durant notre intervention, nous avons vu que le classement des documents comptables

est l’un des facteurs qui retarde ou qui accélère le délai de traitement.

Il consiste à regrouper les pièces comptables par nature et par ordre chronologique en

fonction de leur date d'arrivée de janvier à décembre et à les classer dans des classeurs.

Dans la lettre de mission convenue avant l’intervention, les clients sont tenus d’envoyer les

pièces comptables de manière à ce qu’elles soient classées au minimum chronologiquement

par date ou par type de journal.

Par contre, la plupart du temps les clients ne respectent pas les clauses du contrat. La

cause première de ce désordre, c’est que le client n’a pas de système de classement défini.

C'est-à-dire que lors de l’envoi, les pièces sont désordonnées et ne sont classées ni

chronologiquement selon la date ni par type de journal que ce soit caisse, banque, achat ou

vente.

Par exemple, pour la société Y, les pièces sont envoyées et rassemblées dans un seul classeur

y compris les factures de vente, les factures d’achat, les Bons de Commande, les Bons de

Livraison etc.…..et elles ne sont classées ni par date, ni par mois, ni par type de journaux

correspondants. En effet, cela occasionne un fait négatif, un retard sur le délai de traitement.

1.2.3.Manque de communication

Tout d’abord, la communication9, dans un sens large, désigne toute opération de

transfert ou d’échange d’informations entre le « cabinet » et le « client ».Quel que soit le type

de communication, le transfert d’informations peut se faire soit verbal ou par ligne

téléphonique.

D’ailleurs, la communication étant l’un des facteurs clé pour atteindre les résultats

attendus, elle permet d’échanger les informations nécessaires en cas de difficulté lors de

la mission d’assistance.

9 http//fr.wikipedia.org/wiki/communication

~ 42 ~Au niveau du Cabinet José RASOANAIVO, l’échange d’information se fait par ligne

téléphonique, par Email ou l’envoi par courrier express.

En effet, lors de la mission proprement dite, la plupart des clients ne donne pas toutes les

informations nécessaires qui justifient l’opération spécifique qu’ils ont faite.

Par exemple, la société Z a fait un approvisionnement de la caisse.

53 Caisse X58 Virement interne X

Ainsi, l’argent venait de la banque concernée. Donc, le problème c’est que la société Z

n’arrive pas à justifier la provenance de l’argent encaissé au moyen de la caisse, même si le

comptable a tenu un brouillard de caisse et de banque. C'est-à-dire que les informations

données par le client ne sont pas fiables et n’arrivent pas à traduire la nature de l’opération

faite.

- Par exemple aussi, un règlement par chèque d’une facture d’achat d’un Fournisseur a

été comptabilisé au moyen de la banque.

401FournisseurA X

512 Banque X

Règlement par chèque N°

Lors du lettrage du compte du fournisseur, normalement, il devrait y avoir la

constatation de la charge dans le journal d’achat.

6 Achat X

401FournisseurA X

Achat

~ 43 ~Par contre, il est constaté que la facture n’a pas été envoyée et comptabilisée au

cabinet. Donc, la chose à faire par le cabinet, c’est de demander la facture concernant le

règlement. Ainsi, le problème constaté, c’est que le client ne parvient pas à justifier le

règlement et ne donne pas la facture d’achat. D’où, l’absence d’échange d’information peut

fausser ou bloquer les écritures comptables et conduit ensuite au retard à la fin du traitement.

Par exemple, un retard pour le reporting, l’établissement des états financiers.

1.2.4.Lettre de mission incomplète

Tout d’abord, la lettre de mission n'est autre que le contrat liant une entreprise cliente ou

toutes sociétés avec le Cabinet. Elle est une convention écrite obligatoire à la réalisation de

missions de toutes natures. Elle renseigne sur les modalités d'intervention et le contenu de la

mission. Elle est donc un contrat type, signée par les deux parties et qui contient les éléments

suivants :

• Les parties au contrat (Le cabinet/son client)

• La prestation réalisée par le Cabinet (nature, étendue et limites)

• Les conditions générales d'intervention

• Le montant des honoraires, le mode de facturation et de règlement.

Notons qu’il n’existe pas un modèle de lettre de mission standard. Mais elle est établie

selon la situation du client.

Durant notre passage au sein du Cabinet, nous avons pu voir que l’existence d’une

incohérence dans la lettre de mission induit l’incompréhension de la clientèle. Et cela conduit

parfois à l’insatisfaction des besoins du client.

Par exemple, le client demande d’autres missions parmi celle prévue initialement par les deux

parties. Donc Il est bien entendu que la mission pourra, sur la demande du client, être étendue

à d'autres. Mais cette nouvelle demande cause parfois des problèmes sur la mission et de plus,

met en désordre le planning de travail déjà établi.

En cas de demande d’intervention non prévu dans la lettre, le cabinet doit aviser dans

les meilleurs délais le client afin de pouvoir établir un amendement ou un avenant au contrat

initial.

~ 44 ~1.2.5.Incompatibilité des moyens informatiques utilisés par le cabinet et

ceux du client pour la mission

La saisie informatique consiste à enregistrer les imputations comptables dans

l'ordinateur en utilisant un logiciel de comptabilité. Avant l’acceptation de la mission, le

cabinet et l’entreprise cliente se communiquent concernant le logiciel à utiliser durant la tenue

de la comptabilité et les diverses tâches durant l’assistance comptable telles que la préparation

de la déclaration de TVA, de l’IRSA, de l’OSTIE, la CNAPS, et la préparation de la paie

etc.…

Durant cette discussion, le but c’est de se trouver à un commun accord. C'est-à-dire,

décider par exemple, de l’utilisation du logiciel Sage SAARI, ou du Ciel Compta, ou

Microsoft Excel pour la tenue de la comptabilité.

D’où, lors de la décision concernant le logiciel à utiliser, le problème rencontré est qu’il

y a incompatibilité entre celui utilisé par le cabinet et celui du client.

Par exemple, pour la société X, le cabinet a proposé le logiciel Ciel compta v.15 pour

la tenue de la comptabilité de l’exercice N. Mais durant la collaboration entre le cabinet et la

société, cette dernière a utilisé durant l’exercice N-1 le Ciel compta version antérieure, et qui

n’est pas compatible à celui existant au niveau du cabinet. Certaines fonctions sont

incompatibles et le cabinet ne peut utiliser que celui existant au niveau de lui-même.

Cette incompatibilité des moyens informatiques utilisés pourrait être une source

d’insatisfaction de la clientèle.

Section2 : Pendant le traitement comptable

2.1.Les points forts

Cette rubrique consiste à discerner les points forts constatés durant le travail

d’assistance au sein du Cabinet José RASOANAIVO. Il s’agit ici donc de mettre en évidence

les forces détectées dans la procédure existante pendant le traitement comptable.

~ 45 ~2.1.1.Facilité de la saisie informatique

Au niveau du Cabinet, cette opération consiste à enregistrer les pièces comptables dans

l'ordinateur en fonction des journaux comptables créés à ce effet. Cette saisie se fait à l'aide

du logiciel appelé » SAGE SAARI ». Ce logiciel permet l’automatisation du traitement par :

- La création d'un plan comptable,

- La gestion de la comptabilité générale,

- La gestion de la comptabilité analytique,

- La gestion du reporting,

- La gestion budgétaire,

- La gestion des devises,

- Le règlement des tiers, relevés clients et relevé tiers,

- Le rapprochement bancaire,

- La recherche d'écritures,

- Les éditions des états comptables (grand livre des comptes et des tiers, balance, journaux

etc....). Mais soulignons que toutes ces fonctions ne sont pas toujours utilisées : tout dépend

des besoins du Client.

Avant la saisie comptable, le comptable :

Figure 5 : Processus de création d’un fichier compta

Source : Auteur

-créer tout d’abord le fichier compta avec ce logiciel en complétant les informations

nécessaires sur l’entreprise comme : la date de début et de la fin de l’exercice, la longueur des

comptes, la Raison sociale, ses activités, son adresse, son numéro STAT et NIF, ainsi que ses

télécommunications.

- procéder ensuite à la création du Plan comptable de la Société selon les documents

collectés avant l’intervention, puis les codes journaux, les plans des tiers etc.…

Création Fichiercompta/SAGE

Création Plan decomptes

Création :-Codes Journaux-Plan des tiers etc.…

Saisie desécrituresParamétrages

~ 46 ~- enfin, saisir les écritures comptables en fonction des types de journal correspondant.

En cliquant sur le menu « traitement », puis « journaux de saisie » et en sélectionnant

ensuite le journal dans lequel la saisie doit être faite en tenant compte de la période de saisie,

l’opération considérée est saisie.

Ainsi, durant l’intervention, nous avons relevé que l’existence du logiciel de comptabilité

SAGE SAARI facilite les différentes tâches dans la saisie informatique.

Premièrement, il facilite la création du plan comptable. Cela est dû à l’existence de

l’option « fusion » qui sert à importer le plan comptable d’un autre fichier vers le nouveau

fichier créé sans avoir à taper les différents comptes. Par exemple : il faut ouvrir le fichier

créé auparavant, puis aller dans le menu structure, et cliquer sur fusion. Ensuite, ouvrir l’autre

fichier, puis copier tous les comptes à droite vers la gauche, et enfin cliquer sur « OK ».

Deuxièmement, il facilite la recherche des écritures comptables du fait de l’existence

des codes journaux (ventes, achats, banque, caisse…) et des références pièces ainsi que les

numéros de pièces.

Figure 6 : saisie journaux et journal de caisse

Source : Auteur

Par exemple :

Pour la saisie des opérations effectuées au moyen de la caisse, pour la période de janvier de

l'année 2010, il faut sélectionner janv.10 CA1 (« janv. » qui représente le mois de

janvier, « 10 » l'année ou l'exercice, « CA 1» la Caisse code attribué aux différents journaux),

une page s'ouvrira comportant les éléments tels que la date, le numéro de pièces, la référence,

les N° de compte et des tiers, les libellés, le montant DEBIT et CREDIT.

~ 47 ~Troisièmement, il facilite l’édition des différents états comptables tels que le grand

livre des comptes et des tiers, la balance, les journaux, le brouillard…. Cela se fait dans le

menu « Etat » puis sélectionner l’état voulu. Notons qu’il est possible de l’imprimer ou

l’exporter sur un fichier Excel.

Enfin, concernant le point fort, il facilite aussi le suivi des comptes tiers par le

« Lettrage » afin d’identifier les factures en attente de règlement. Celui-ci permet donc

d’associer deux opérations (entre les factures et les règlements).

Par exemple :

Un achat de matière première de 10.000 Ar le 25/10/10 et le règlement le 28/10/10.

Désignation Montant Lettrage

25/10/10 401Facture d’achat 10 000 Ar A

28/10/10 401Règlement 10 000 Ar A

2.1.2.Disponibilité de l’Expert comptable et Financier durant toute

l’intervention

Durant la mission d’assistance comptable, nous avons pu constater que la disponibilité

de l’Expert supervisant les travaux de traitement comptable garantit un travail de qualité.

Car Il se charge de la coordination des travaux sur le terrain et supervise aussi les travaux du

comptable. Un véritable coach, qui conseille et assiste le comptable dans ses choix

stratégiques et dans la mise en œuvre opérationnelle.

Cette disponibilité est justifiée par exemple, lors des différentes déclarations fiscales, le

comptable procède à la préparation de celles-ci à partir des feuilles de travail sur le logiciel

Microsoft Excel. Et après les avoir finis, le comptable remet tous les fichiers auprès de

l’Expert comptable pour la vérification finale.

Cette opération consiste à vérifier l’exactitude des calculs, et les données par rapport aux

données comptabilisées. C’est après qu’il donne la validation finale.

~ 48 ~2.2.Les facteurs de bocages

Cette rubrique quant à elle consiste à détecter les facteurs de blocages lors de la

mission proprement dite au sein du Cabinet ; et de mettre en évidence les faiblesses constatées

de la procédure existante.

2.2.1.L’imputation occasionne des surcharges sur les pièces comptables

Au cabinet, Imputer une pièce comptable, c'est enregistrer un flux commercial,

économique, ou financier à l'intérieur de compte. Il s'agit ici d'identifier les comptes à débiter

et à créditer avec leurs montants respectifs. Cela se fait directement sur les pièces

comptables, en écrivant les écritures sur la facture même. Elle est faite en conformité avec le

plan comptable de la société et par nature de la charge.

Ainsi, nous avons remarqué que celle-ci se fait directement sur les pièces comptables

occasionnant alors des surcharges sur certaines pièces comptables, telles que pour les pièces

de petite taille entre autres le reçu de la JIRAMA. Le manque de place sur la facture ou le

reçu provoque une surcharge c'est-à-dire que la facture comporte déjà trop d'éléments pour

mettre les écritures qui la concernent.

Par exemple sur ce schéma :

Figure 6 : Facture JIRAMA

2.2.2.Manque de formation sur l’utilisation des logiciels

Durant ses missions, le Cabinet utilise les logiciels suivants :

- Microsoft Excel 2007 – 2003 -2002

- Microsoft Word 2007 – 2003 -2002

- SAGE SAARI version 13

- Ciel compta évolution 15

En voyant ces différents logiciels, nous pouvons dire que les moyens utilisés par

Cabinet José RASOANAIVO sont assez récents pour répondre aux besoins celui-ci et des

clients.

~ 49 ~Ainsi, La maitrise des logiciels de comptabilité SAGE SAARI et plus particulièrement

le logiciel Microsoft office que ce soit Excel ou Word est primordiale en vue d’atteindre les

résultats attendus.

Prenons par exemple, l’Excel, qui est un tableur ou un programme informatique capable de

manipuler des feuilles de calcul. Ce logiciel tableur est maintenant utilisé pour effectuer des

tâches variées, de la gestion de bases de données simples, aux diverses analyses statistiques.

Durant la mission, le cabinet utilise ce logiciel pour l’exportation des différents états à partir

du Sage SAARI, pour la préparation des déclarations (TVA, IRSA, CNAPS, OSTIE), pour la

préparation de l’Etat de paie, et d’autres tâches.

Et de même pour les travaux de fin d'exercice qui ont pour finalité, l'établissement des états

financiers conçus pour donner une image fidèle.

D’où, le cabinet José RASOANAIVO établisse ces états financiers; pourvus de son

importance eu égard des entreprises clientes ;à l’aide du logiciel Microsoft Excel. Donc tous

les calculs concernant ces états comptables sont faits à l’aide de celui-ci (le compte de

résultat, le bilan, le Tableaux de flux de trésorerie, l'état annexé).

Par conséquent, il est évident que les expériences professionnelles des agents

constituent un des facteurs clés pour le bon fonctionnement de l’établissement. Mais, face au

changement technologique actuel, elles sont largement insuffisantes sans l’appui de la

formation. Le problème constaté est que les comptables ont des difficultés à maîtriser les

logiciels. Cela est dû à l’insuffisance de formation sur l’utilisation du logiciel. Donc la non

maîtrise de celui-ci peut causer un ralentissement de l’efficacité des employés et peut

engendrer une perte de temps importante pour l’accomplissement du travail. Il peut aussi

avoir une influence négative sur la qualité du service.

2.2.3.Saisie mal organisée et délaissée

La saisie des pièces comptables est une opération qui consiste à enregistrer les

imputations comptables dans l'ordinateur en fonction des journaux comptables créés à cet

effet et s'enregistre journellement, suivant un ordre chronologique. Cette saisie se fait à l'aide

d'un logiciel de comptabilité mis en place au sein de l'organisation. L’accomplissement de

cette tâche demande du temps et une bonne organisation.

~ 50 ~Comme le cas existant au sein du Cabinet, le comptable est parfois débordé et devient

mal organisé sur son travail. Cette désorganisation est causée parfois par le volume des

opérations à enregistrer qui devient trop élevé. C'est-à-dire que la charge de travail augmente

tandis que les tâches effectuées n'évoluent pas au même rythme. Ainsi ce volume d’opération

trop élevé amène le comptable à être sur plusieurs missions à la fois et le conduit à délaisser

les enregistrements comptables ainsi que la vérification des écritures.

Par exemple, après les écritures comptables, le comptable devrait faire la vérification

des comptes par l’exportation de la Balance Générale et la Balance Auxiliaire pour vérifier la

vraisemblance des comptes. Ainsi, à cause du volume des opérations à enregistrer et de la

contrainte du délai de traitement, le comptable délaisse les opérations moins importantes pour

celles ayant un délai plus impératif.

Pour plus de précision, nous allons présenter cette proposition sous forme de schéma.

Figure 7 : Révision des comptes

Source : Auteur

Section 3: Après le traitement comptable

Dans cette dernière section, nous allons évoquer les problèmes que nous avons

constaté durant notre stage au sein du Cabinet. Dans ce cas, nous allons évoquer les points

forts ainsi que les facteurs de blocages rencontrés après le traitement comptable.

ECRITURESCOMPTABLES

VERIFICATION

BALANCEGENERALE

BALANCEAUXILIAIRE

~ 51 ~3.1.Les points forts

3.1.1.Dépôt à temps des documents de synthèse auprès des Clients

Tout d’abord, selon la loi sur les sociétés commerciales, dans la partie Etats financiers

de synthèses annuels, elle stipule dans ses articles :

Article 152. A la clôture de chaque exercice, le gérant ou le conseil d’administration ou

l’administrateur général, selon le cas, établit et arrête les états financiers de synthèse

conformément aux dispositions des textes relatifs aux règles comptables des entreprises

commerciales.

Article 153. Le gérant ou le conseil d’administration ou l’administrateur général, selon

le cas, établit un rapport de gestion dans lequel il expose la situation de la société durant

l’exercice écoulé, son évolution prévisible et, en particulier, les perspectives de continuation

de l’activité, l’évolution de la situation de trésorerie et le plan de financement.

Article 154. Doivent notamment figurer dans l’état annexé inclus dans les états

financiers de synthèse :

- 1° un état des cautionnements, avals et garanties donnés par la société ;

- 2° un état des sûretés réelles consenties par la société.

Article 155. Dans les sociétés contrôlées par les commissaires aux comptes, les états

financiers de synthèse annuels et le rapport de gestion sont adressés à ces derniers, soixante

jours au moins avant la date de l’assemblée générale statuant sur les états financiers de

synthèse.

Ces documents sont présentés à l’assemblée générale de la société statuant sur les états

financiers de synthèse qui doit obligatoirement se tenir dans les six mois de la clôture de

l’exercice.

En cas de non-respect du délai ci-dessus, le commissaire aux comptes est en droit

d’assortir sa certification d’une réserve ou de la refuser.

Article 156. Toute modification dans la présentation des états financiers de synthèse

ou dans les méthodes d’évaluation, d’amortissement ou de provisions conformes au droit

comptable doit être signalée dans le rapport de gestion et, le cas échéant, dans celui du

commissaire aux comptes.

~ 52 ~Donc, durant notre passage au sein du cabinet José RASOANAIVO, nous avons pu

remarquer qu’elle respecte les conditions citées par la loi sur les sociétés commerciales ci-

dessus et convenues avec les clients. C'est-à-dire qu’elle fournit les documents de synthèse

aux clients avant le délai de six mois prévu après la clôture de l’exercice. Dans ces conditions,

le cabinet établit les états financiers définitifs suivant des consultations du client.

3.2.Les facteurs de blocages

3.2.1.Accusation des clients

Tout d’abord, après le traitement comptable ou les travaux de fin d'exercice, il a pour

objectif principal de dresser les états financiers pour donner une image fidèle de la situation

financière de l'entreprise à la date considérée (patrimoine) ; du résultat de l'exercice, avec ses

diverses composantes et des soldes exprimant les performances intermédiaires réalisées ; et de

l'évolution de la situation financière durant l'exercice.

Ensuite, cet établissement des états comptables (bilan, comptes résultats, tableau de

variation des capitaux propres, le tableau de flux de trésorerie et l’état annexé) est primordiale

eu égard des entreprises clientes et donc dresser pour la dépôt des dits états au centre fiscal et

pour le Dirigeant pour sa prise de décisions et sur ses visions à moyen terme.

Par contre, avant l’établissement des états financiers définitifs, le cabinet procède

avant tout à des états provisoires pour l’entreprise cliente. Cette action consiste à informer le

client de la situation de sa société.

Par conséquent, lors de l’envoi des états au client, ce dernier accuse le cabinet pour lui

avoir donné des fausses informations même si ce n’est pas le cas. C'est-à-dire que les états

financiers établis ne donnent pas une image fidèle de la situation financière de l’entreprise.

Par exemple : à la fin de l’exercice N, le cabinet procède à l’envoi des états financiers

provisoires à la société Y. Après comparaison faite par l’entreprise cliente, du Chiffre

d’affaires (CA) comptabilisé par le cabinet par rapport ce qu’il a effectué. Le client constate

une différence.

~ 53 ~Prenons par exemple :

Tableau n°5 : Comparaison CA

CA Comptabilisé par

Client Cabinet

CA Ar 1 500 000 Ar 1 000 000

Source : Auteur

On constate selon ce tableau qu’il y a une différence de 500 000 Ariary de CA au cabinet par

rapport au CA tenu par le client.

D’où, l’erreur constatée par le client vient donc de lui-même. C'est-à-dire que durant le

traitement comptable des pièces, l’entreprise n’a pas envoyé la « facture de vente » à crédit au

cabinet, ce qui a occasionné la différence.

3.2.2.Sanction après le traitement comptable

On trouve ce cas lors de la déclaration des sommes versées à des tiers. Cette

déclaration consiste en premier temps à déclarer les sommes versées à des tiers comptabilisées

dans les comptes de classe 60, 61, 62 au Service de recoupement du centre fiscal. Elle sert à

déposer au sein du centre fiscal les achats consommés, les services extérieurs et les autres

services extérieurs faits durant l’année N-1.

Donc, pour le centre fiscal, les sommes versées à des tiers devraient être un achat auprès des

entités agréées.

Par contre, durant l’intervention au niveau du cabinet, nous avons remarqué que la

plupart des entreprises ne respectent pas ces conditions et qui peut entrainer des sanctions

pour la société. Ces sanctions sont des amendes que la société devrait verser.

Par exemple, le client fait une photocopie auprès d’une entreprise ayant une facture

mais sans le Numéro Statistique (N°STAT) et le Numéro d’Indentification Fiscale (NIF) ou

même sans facture. Donc lors de la déclaration des sommes versées à des tiers, la société

encourt une amende.

~ 54 ~Ce premier chapitre a mis en exergue l’analyse du thème en évoquant les points forts

et les points faibles, avant, pendant, et après le traitement comptable. Il a été constaté que le

Cabinet est confronté à des difficultés préjudiciables à son fonctionnement mais qui sont

indépendante de sa volonté. Maintenant passons au chapitre suivant qui est l’analyse de

l’entreprise en général.

CHAPITRE II : ANALYSE DU CABINET JOSE RASOANAIVO ENGENERAL

Suite à l’observation de la réalité dans le Cabinet, nous avons pu constater des points

forts mais aussi des points faibles qui méritent d’être mis au grand jour avant d’y apporter

plus tard les solutions idoines.

Section 1 : Les points forts

Durant notre stage, nous avons pu remarquer que le Cabinet a d’excellents avantages

du coté de l’expérience professionnelle, de l’ambiance au bureau, ainsi que des technologies

utilisées.

1.1.L’expérience professionnelle

Le Cabinet José RASOANAIVO figure parmi l’un des Cabinets encore jeune, existant à

Madagascar. Par contre, l’expérience dotée par l’Associé Gérant est l’un des facteurs clés de

la réussite du Cabinet dans ses différentes activités. De plus, l’Associé Gérant a plus

d’expérience, du fait qu’il a effectué des années de service auprès des diverses entreprises et

cabinet avant d’obtenir le diplôme d’Expert comptable et Financier de l'Etat Malagasy et de

fonder le Cabinet. A titre d’illustration, nous soulignons qu’il est membre de l’Ordre des

Experts Comptables et Financiers à Madagascar (OECFM).

D’où, cette expérience conduit le Cabinet à parfaire au mieux ses missions, à satisfaire sa

clientèle et à assurer son bon fonctionnement. Ainsi, grâce à sa rapidité et son savoir- faire

dans les domaines d’activités précités, le Cabinet a pu asseoir sa notoriété et consolider sa

crédibilité auprès des clients et des autorités.

~ 55 ~1.2.L‘ambiance de travail

Lors de notre passage au sein du Cabinet, nous avons eu à fréquenter des personnes

sympathiques et dynamiques dévouées à leurs tâches et collaborant dans une atmosphère de

parfaite entente et de respect mutuel.

De plus, ce qui nous a le plus surpris était l’ambiance et la solidarité entre les

employés. Le personnel n’a pas le même nombre de tâches pendant l’année. Avec leur

expérience et leurs années de service, chaque personnel est capable d’assurer l’ensemble de

toutes les tâches. De plus en cas de problèmes dans le travail ou dans le social, les employés

s’entraident dans tous les cas afin de le résoudre.

1.3.Capacité à suivre la technologie de l’information et de la communication

La profession comptable n'est pas en reste par rapport à la révolution de la technologie

de l’information et de la communication (TIC). Les TIC constitueront, de l’avis de tous les

chercheurs et des praticiens, le principal vecteur de changement en comptabilité au cours de la

prochaine décennie. Le Cabinet José RASOANAIVO n'est pas en reste par rapport à cette

révolution. Il arrive à suivre l’évolution de la technologie de l’information et de la

communication grâce à l’utilisation éventuelle de solutions de communication, de logiciel

efficace ainsi que des moyens matériels plus performants.

1.3.1.Moyens matériels performants

Durant notre passage au sein du Cabinet, nous avons pu constater qu’il utilise des

matériels assez performants.

Nous avons déjà donné un aperçu de la situation des matériels du cabinet. Elle est

marquée par la performance des matériels informatiques.

Durant l’intervention, le cabinet met à la disposition de ces employés un système

informatique efficace et performant pour la réalisation des différentes tâches que ce soit dans

les travaux d’assistance comptable, ou des autres services (Audit et commissariat aux

~ 56 ~comptes) offertes par le Cabinet. Un système informatique fiable et performant est donc

nécessaire pour répondre convenablement aux attentes du cabinet.

Au niveau du Cabinet, on y trouve des ordinateurs portables de marque Acer et des

ordinateurs de bureau avec des configurations matérielles qui répondent aux exigences des

logiciels utilisés. De plus des imprimantes multifonction pour les différentes copies au cours

des travaux y sont utilisées.

Nous pouvons récapituler les configurations des ordinateurs de la manière suivante :

Tableau n°6 : configurations matérielles

Nombres PROCESSEUR Mémoire DISQUE DUR

Portable 2 DUAL CORE 2,4 GHz 2 048 Mo 250 Go

2 AMD Athlon 1,8Ghz 2 048 Mo 160 Go

Ordinateur de Bureau 1 DUAL CORE 2,7 GHz 2 048 Mo 320 Go

1 Pentium 4 2,8 GHz 1 024 Mo 100 Go

1 AMD Athlon 1,8Ghz 512 Mo 80 Go

Imprimante 3 Multifonctions : Scanner, imprimante, photocopieuse

Source : Cabinet José RASOANAIVO- 2010

1.3.2.Efficacité des logiciels utilisés

Au niveau du Cabinet José RASOANAIVO, les logiciels utilisés sont efficaces pour répondre

à ses besoins. Le cabinet utilise par exemple l’office Microsoft Excel pour la préparation des

déclarations (TVA, IRSA, CNAPS, OSTIE), pour la préparation de l’Etat de paie, ainsi que

les états financiers à la fin de l’exercice ; l’office Microsoft Word pour les traitements de

texte ; et le logiciel Sage SAARI pour la tenue de la comptabilité.

Par exemple :

Pour la déclaration de la TVA et de l’IRSA, il utilise des fichiers Excel pour la préparation

des déclarations. Un fichier pour les TVA collectées, un autre pour les TVA déductibles du

mois et deux fichiers pour le calcul de la TVA à payer et la fiche de ventilation. Pour ce faire,

il y a des procédures à suivre pour mener à bien celle-ci. Tout d’abord le comptable :

~ 57 ~- exporte le brouillard de vente et celle des écritures achats que ce soit dans le journal

achat, caisse, ou banque du mois à déclarer,

- puis, extrait les ventes ayant des TVA et celle des achats, en faisant la somme après,

- ensuite comparer à celle du fichier SAGE,

- Enfin comparer, et procéder au remplissage des imprimés pour la déclaration.

D’où, il a été remarqué la grandeur de ce logiciel à travers les possibilités de calculs

qu’on peut faire à l’intérieur, de plus il évite aussi la répétition des actions lors de la prochaine

déclaration car avant il fallait entrer les formules concernant une telle rubrique et pour le

mois prochain, actuellement, il suffit d’insérer les informations sur les cellules non calculées.

1.3.3.Outils de communication efficaces

La communication est un outil capital voire incontournable des relations entre le

cabinet et les clients. Au regard des changements technologiques et des marchés, le cabinet se

doit d’anticiper et de réagir vite aux évolutions perçues et prévues, ce qui suppose une

capacité d’écoute plus flexible et vive. Alors, la communication doit devenir un outil d’aide à

l’adaptation permanente des entreprises et à la résolution des problèmes. Donc, elle joue un

rôle capital car elle sert d’outils permettant au cabinet d’échanger les informations nécessaires

entre lui et sa clientèle.

De ce fait, le cabinet dispose des outils de communication efficaces tels que les téléphones

fixes et portables destinés à des transferts d’informations verbaux, et de l’abonnement internet

pour l’envoi et la réception des courriers électroniques...

Le tableau ci après récapitule ces outils de communication :

Tableau n° 7 : outils de communication au niveau du Cabinet José RASOANAIVO

Fournisseurs Outils

DTS MOOV Internet

TELMA Téléphonie

ZAIN Téléphonie

ORANGE Téléphonie

DHL - Colis Express Envoi de courrier

Source : Cabinet José RASOANAIVO- 2010

~ 58 ~Section 2 : Le point faible

2.1.Insuffisance de personnel

S’il est à considérer le domaine personnel, c'est-à-dire le personnel comme la première

richesse de l’entreprise, l’insuffisance en effectif ne permet pas à la firme de gérer d’une

façon rationnelle et harmonieuse les tâches internes.

Du fait que le personnel constitue le principal facteur de production, les conditions favorables

sont recommandées pour les encourager à mieux assurer leur travail.

Au niveau de l’organisation de la société, le cabinet José RASOANAIVO a comme

problème majeur l’insuffisance de personnel. Nous avons pu remarquer cette insuffisance au

sein de l’établissement et notamment lors du programme des missions établi en début d'année.

Nous avons constaté qu'il est aménagé au fur et à mesure de l'obtention d'autres marchés. La

charge de travail augmente tandis que l'effectif du personnel n'évolue pas au même rythme.

Les marchés obtenus en milieu d'année amènent ainsi le personnel du cabinet à être sur

plusieurs missions à la fois.

Cette deuxième partie nous a permis d’identifier les points forts, d’appréhender et de

traiter, particulièrement, tous les problèmes rencontrés et également les éventuelles difficultés

au niveau de l’organisation de la société.

Si tels sont les problèmes afférents à la situation existant au sein du Cabinet José

RASOANAIVO, voyons maintenant les solutions que nous pouvons proposer pour y

remédier.

~ 59 ~

PARTIE III :

SOLUTIONS PROPOSEES ET LES RESULTATS

ATTENDUS

Pour apporter notre contribution à la société, nous allons proposer, dans cette dernière

partie, quelques solutions pour qu’elle puisse éviter ou au moins réduire les impacts négatifs à

ces problèmes précités. Cette partie offre, en premier lieu dans un premier chapitre, quelques

possibilités pour gérer les problèmes liés au traitement de données comptables et à l’entreprise

en général. Et dans un deuxième chapitre, il sera mis en exergue les effets positifs que ces

propositions peuvent engendrer après leur mise en œuvre.

~ 60 ~CHAPITRE I : SOLUTIONS PROPOSEES

Ce premier chapitre comporte pratiquement deux sections qui vont contenir chacune

des solutions spécifiques pour résoudre les problèmes rencontrés, tant sur le plan

organisationnel que sur les procédures existantes.

Les solutions proposées dans ce chapitre demeurent des critères de choix pour la société.

C'est-à-dire que ces propositions ne sont pas des obligations mais restent des options à adopter

pour mieux pallier les problèmes liés particulièrement au traitement de données comptables,

et être une source pour puiser des issues pouvant résoudre certains des problèmes que ladite

société rencontre.

Le principal but de ce chapitre est en effet d’apporter une contribution à l’amélioration de

traitement de données d’externalisation comptables, qui fait partie des principales activités du

Cabinet José RASOANAIVO. Cela constitue le principal objectif de cet ouvrage.

Nos propositions d’amélioration porteront sur deux rubriques :

- amélioration du traitement de données comptables

- amélioration des ressources humaines

Section 1 : Amélioration du traitement de données comptables

Pour la réussite de la mission confiée au Cabinet, nous jugeons indispensable de

procéder à l’ :

- Etablissement de la lettre de mission avec plus de détails

- Rédaction du contrat avec plus de précision

- Suggestion d’un système de classement pour les clients

- Etablissement des fiches d’imputation

1.1.Etablissement de la lettre de mission avec plus de détails

En général, la lettre de mission est le contrat annuel par lequel l’Expert-comptable et

son client définissent les conditions de leur collaboration. Donc il n’existe aucune lettre de

~ 61 ~mission standard pour un tel ou tel service. Elle est donc un contrat type et doit contenir les

éléments suivants :

Les parties au contrat (Le cabinet/son client)

• La prestation réalisée par l'expert-comptable (nature, étendue et limites)

• Les conditions générales d'intervention

• Le montant des honoraires

Donc pour pallier les différents problèmes durant la mission, il est souhaitable que le

cabinet donne plus de détails concernant plus particulièrement les obligations des clients dans

les conditions d’intervention durant la mission d’assistance.

Cette suggestion est un peu difficile à réaliser mais elle reste une option à voir pour le cabinet.

Le principe consiste à préciser de façon plus détaillé les obligations des clients. Ainsi, le non

respect du contrat serait réduit au minimum et afin que les clients s’impliquent plus dans la

réalisation de la mission.

En se basant sur cette affirmation, la proposition sera axée sur la retouche de la lettre de

mission pour qu’elle soit plus informative.

A titre s’exemple, considérons les propositions ci-après qui donnent plus de détails à la lettre

de mission :

dans les conditions d’envoi des pièces, il est préférable de mentionner les détails des

conditions:

la date d’envoi (délai): l'exécution correcte de l ‘intervention sera

conditionnée par l’envoi, toutes les 2 semaines et sans retard, des

pièces comptables et des documents requis avec retour au Client

après le traitement mensuel : rapprochement bancaire effectué.

les pièces envoyées : les différentes pièces devraient être

envoyées avec les composants nécessaires comme Facture avec

BL et BC, envoi des pièces avec Brouillards de caisse et de

banque…

l’importance de la mise à la disposition du cabinet des pièces

comptables à temps et complètes ;ou dans les délais convenus,

~ 62 ~l'ensemble des documents et informations nécessaires à

l'exécution de la mission;

dans l’échange d’information : énumérer les détails comme :

porter à la connaissance du cabinet les faits importants ou

exceptionnels.

signaler également les engagements susceptibles d'affecter les

résultats ou la situation patrimoniale de l'entreprise

confirmer par écrit, si le membre de l'Ordre le lui demande, que

les documents, renseignements et explications fournis sont

complets.

les limites de la prestation : en cas d'autres missions. Ces travaux feront l'objet, le cas

échéant, d'une lettre de mission spécifique. C'est-à-dire que le client demande d’autres

missions que celle prévue initialement.

sensibiliser les clients de prendre les mesures nécessaires pour conserver les pièces

justificatives.

1.2.Rédaction du contrat avec plus de précision

Un contrat incomplet comporte des risques pour le prestataire et pour l'entreprise qui

externalise. Ainsi, essayons-nous de proposer les éléments majeurs dans la rédaction d’un contrat

d'une externalisation de la fonction comptable.

L'externalisation est une opération stratégique. Elle porte des risques liés à l'évolution

relationnelle et au changement de l'environnement. Sur le plan juridique, le contrat est le seul

nœud formel de la relation de deux parties. Ainsi, il est extrêmement important d'identifier et

de préciser tous les périmètres et les clauses dès le départ afin d'éviter les conflits durant le

déroulement du contrat.

- Les périmètres :

Il s'agit d'un élément essentiel car il détermine l'objet et le prix. Indépendamment des

aspects organisationnels et des spécificités de chaque entreprise, la fonction administrative et

comptable comporte en général les périmètres centraux suivants :

~ 63 ~Périmètres centraux de la fonction administrative et comptable

- Comptabilité générale

- Comptabilité analytique

- Contrôle budgétaire

- Comptabilité clients

- Comptabilité fournisseurs

- Gestion financière

- Trésorerie

- Facturation clients

- Gestion de la paie

- Gestion des immobilisations

- Reporting

- Consolidation

Il est dans l'intérêt des deux parties que le périmètre soit clair et précis dans le contrat initial.

Mais il peut évoluer par la suite :

- - soit à la demande du client

- soit à la demande du prestataire dans le cadre de son obligation d'amélioration

permanente ou de difficulté d'ordre technique

- soit suite au changement de la réglementation.

L'évolution des paramètres est souvent source de conflit dans la relation contractuelle car le

client et le prestataire ont des intérêts contradictoires. Le client exige du prestataire de

remplir ses obligations et de faire évoluer sa mission au mieux des intérêts du client. Le

prestataire a pour intérêt que chaque évolution soit payante et que le degré de dépendance du

client devienne important. Ainsi, il est important de prévoir dans quel cas l'évolution est

automatique, à la charge du prestataire et dans quel cas elle nécessite la négociation et le

partage d'investissement.

- Les responsabilités :

Une autre source de conflit repose sur une mauvaise répartition ou une détermination

ambiguë des responsabilités de chaque partie. Le partage du travail dépend du contexte de

l'entreprise externalisée, de ses besoins et de moyens mis en œuvre, des compétences

disponibles du prestataire. Généralement, le prestataire s'occupe de l'ensemble de la

~ 64 ~production et assure la conformité des pièces. L'entreprise externalisée doit garder sous sa

responsabilité l'ensemble des tâches de validation.

Tableau n°8: Répartition des responsabilités des deux parties

Source : Auteur

- Les clauses :

Elles sont le cœur du contrat. Selon le contexte, la particularité de l'entreprise, elles

peuvent varier. Toutefois, certaines clauses comme le délai, le prix, la mesure, le suivi, la

sortie restent les éléments de base du contrat d'externalisation de la fonction comptable. Il

doit prévoir la volumétrie de l'opération d'externalisation. Les évolutions de ce volume en

parallèle avec l'évolution de l'enveloppe financière doivent aussi être prises en compte. En

raison du caractère réglementé de la comptabilité, le délai, la qualité des prestations et la

sécurité sont des clauses primordiales. Les délais doivent être précisés aussi bien pour la

transmission d'information que pour la restitution. Le suivi de la prestation est assuré par des

clauses de mesure de la qualité auxquelles sont assorties d'éventuelles pénalités à la charge

du prestataire ou du client. La durée du contrat d'externalisation de la fonction est en général

de 3 ans. Ainsi, les clauses de réversibilité doivent apparaître de façon à anticiper l'arrivée à

terme du contrat et les éventuels litiges qui n'auraient pas été résolus à l'amiable entre les

deux parties.

Il n’existe aucune lettre de mission standard pour un tel ou tel service. Donc, il n'y a pas de

« contrat type » d'externalisation. Nous présentons ci-dessous un exemple de la structure du

contrat d'externalisation de la fonction comptable que nous pouvons proposer.

Liste des

tâchesQUI ? QUOI ?

COMMENT ?

(Moyen de

transmission)

QUAND ?

(périodicité)

------

- Réalisée par le

prestataire ou

- Réalisée par le

client

- Informations collectées

- Informations produites

- Informations diffusées

Par courrier, par

système navette, par

mail, par fax.

A réception :

- Quotidienne

- Hebdomadaire

- Mensuel

- Trimestriel

- Annuel.

~ 65 ~Tableau n°9: Exemple de la structure d'un contrat d'externalisation de la fonctioncomptable

Source : Renard 2000

1.3.Suggestion d’un système de classement pour les clients

Le classement est indispensable pour conserver et pour garder accessibles à tout

moment les informations comptables et les éléments de preuve. Donc la méthode de travail à

adopter, pour être efficace et sécuritaire (c’est-à-dire pour qu’elle permette de s’assurer que

toutes les informations comptables ont été traitées), doit être simple et rigoureuse.

En s’inspirant de situations de travail réelles, nous allons proposer l’exemple qui suit,

exposant un système de classement simple et rigoureux.

Donc, une fois reçues, les pièces comptables doivent être classées et la méthode de

classement doit permettre de les retrouver rapidement.

Ainsi, nous proposons aux clients de créer un classeur pour chaque type de pièce :

Objet du contrat-Moyens mis en œuvre par le cabinet

-Obligations

-Durée

Durée et Exécution du contrat-Durée

-Exécution des prestations

Conditions financières

-Prix

-Révision des prix Indexation

-Facturation et modalité de paiement

Sécurité et confidentialité desopérations

-Sécurité de l'exploitation informatique et sauvegarde des

données

-Confidentialité

-Archivage

Autres dispositions

-Responsabilité du cabinet Force majeure

-Convention de non-sollicitation du personnel

-Cession

-Résiliation

-Réversibilité

-Engagement de service

~ 66 ~o Classeur pour les factures d’achat,

o Classeur pour les factures de vente,

o Classeur de banque,

o etc.…

- Le premier classeur: documents des fournisseurs

Dans le classeur réservé aux fournisseurs, il est conseillé d’ouvrir un dossier fournisseur et de

classer les pièces en ordre Chronologique selon la date des factures.

- En outre, il est important d’ouvrir un dossier pour les pièces qui n’ont pas été l’objet

d’un traitement final. C’est le cas d’une facture de fournisseur qui a été comptabilisée, mais

pas encore payée. Ce dossier peut être nommé « Classement temporaire » et classé

chronologiquement selon la date de traitement à venir.

- La soumission: Lorsque vous recevez une soumission d’un fournisseur, vous devez

la ranger parmi les dossiers classés de façon temporaire. Vous pouvez la classer par ordre

chronologique, selon la date d’expiration de la soumission. Si la soumission n’est pas retenue

par les dirigeants de l’entreprise, elle peut être classée de façon définitive dans le dossier du

fournisseur pour une consultation ultérieure. S’il est certain qu’on n’aura pas à s’y référer,

cette soumission peut être détruite.

- Le bon de commande: Lorsque, après avoir passé une commande auprès d’un

fournisseur, vous recevez de ce dernier un bon de commande en bonne et due forme, vous

devez ranger celui-ci parmi vos documents des fournisseurs. Étant donné que son traitement

n’est pas définitif, le bon de commande doit aussi être rangé dans le classeur temporaire.

Si le bon de commande se rapporte à une soumission que vous avez déjà en main, joignez les

deux documents à l’aide d’une agrafe ou d’un trombone et classez-les selon la date de

livraison du bon de commande. Dans ce cas, prenez soin de vérifier la concordance des

conditions inscrites sur la soumission et le bon de commande (prix, conditions de paiement,

transport, etc.). Vous appliquez la même logique si le bon de commande ne se rapporte pas à

une soumission, sauf que, bien entendu, vous n’avez pas à le joindre à une soumission.

- La facture d’un fournisseur: Lorsque vous recevez une facture d’un fournisseur, vous

devez immédiatement vérifier si vous avez un bon de commande ou une soumission liée à

~ 67 ~cette facture. Dans l’affirmative, vous devez joindre les documents après avoir vérifié la

concordance des renseignements qu’ils contiennent.

- Enfin, lorsque la facture aura été payée au fournisseur, vous y joindrez une copie du

chèque et la classerez de façon définitive dans le dossier permanent du fournisseur. À défaut

de joindre une copie du chèque à la facture payée, vous pouvez inscrire le numéro et la date

du chèque qui a servi au règlement de la facture. Ici encore, il convient d’inscrire les initiales

de la personne qui a payé la facture.

- Le deuxième classeur: factures émises aux clients

Dans le cas du classeur réservé à vos clients, Vous ouvrez un dossier commun pour les clients

et vous le classez par ordre chronologique selon la date et le numéro des factures.

Cette méthode est utilisée pour

- Le troisième classeur: autres pièces et autres documents

- Les bordereaux d’envois: Inscrivez-y vos initiales ainsi que la date de traitement.

Nous vous recommandons de numéroter vos envois et d’inscrire les numéros correspondants

sur vos copies de bordereaux. Classez les bordereaux par ordre numérique dans une chemise.

- Les relevés bancaires: Ils sont attachés au rapport de rapprochement [conciliation] et

classés chronologiquement dans un dossier permanent réservé à cette fin.

- Les autres documents bancaires: Les notes de débit et les notes de crédit sont classées

par ordre chronologique dans un dossier permanent. Il est utile de reproduire certaines pièces

de manière à pouvoir les classer dans plus d’un dossier. C’est le cas lorsque le chèque sans

provision d’un client vous est retourné ; il est alors commode de classer une copie d’une telle

note de débit dans le dossier du client fautif.

- Le rapport de paie: Vous devez créer un dossier permanent par employé. Vous y

classez les notes de crédit bancaires par ordre chronologique après y avoir apposé vos

initiales.

~ 68 ~- les déclarations fiscales : Après la production des déclarations, classez-le par ordre

chronologique dans un dossier permanent réservé à cette fin.

- Les chèques émis: Un dossier permanent devrait être créé et tous les chèques émis devraient

y être rangés.

Et ainsi, nous pouvons les récapitulé de la façon suivantes :

- Factures d’achat

Le classement par facture d’achat par fournisseur peut être adopté :

- Classement par ordre alphabétique de fournisseur,

- puis, au sein de chaque fournisseur par date, la facture la plus récente doit être

présentée en premier lieu.

Il a également le classement des factures d’achat mensuellement :

- Classement mensuel des factures avec un intercalaire par fournisseur,

- Les factures non payées sont positionnées sur le dessus pour faciliter le suivi des

règlements à effectuer.

- Factures de ventes

Quant aux factures de vente, il y a lieu de procéder à un :

- Classement chronologique annuel.

- Classement mensuel.

- Classement dans deux classeurs :

-factures de vente payées,

- factures de vente impayées.

- Banque, Caisse, chèques postaux

Un classeur par dates pour Banque, Caisse et chèques postaux, relevés de compte classés

séparément des pièces de banque doit être utilisé.

- Déclarations sociales et fiscales

Le Classement doit se faire par nature des déclarations sociales, au sein de chaque élément,

classement par date, la plus récente sur le dessus.

Ainsi, nous proposons ce système de classement aux clients afin d’éradiquer les

retards lors du traitement comptable.

~ 69 ~1.4.Etablissement des Fiches d’imputation

L’imputation des opérations comptables intervient après le classement. Il s'agit

d'attribuer à chaque opération un code défini dans le plan comptable de l'entreprise et qui

correspond au compte concerné par l'opération, le numéro de compte, avec leurs montants

respectifs. Cela se fait directement sur les pièces comptables. Cette méthode occasionne donc

des surcharges sur les pièces et il serait souhaitable d'établir des fiches d'imputation pour

éviter d'éventuelles surcharges qui pourraient survenir.

Pour remédier aux problèmes relatifs aux surcharges des pièces comptables, nous proposons

au Cabinet d’adopter le modèle de fiche d’imputation suivante :

Figure 8 : Fiche d’imputation

SOCIETE X

Page n°…………...……..

Adresse Mois de ………………….

NIF :

N°STAT :JOURNAL DES ACHATS/ VENTES/ OPERATIONS

DIVERSES

Imputation Montant en Ar

Date N° Pièces Débit Crédit Libellés TIERS Débit Crédit

201010 AC101001 628000 401000 Photocopie Multiservices 500 500

A REPORTERSource : Auteur

Notons que cette fiche d’imputation est faite à l’aide du logiciel Microsoft Excel. Il

faut mettre sur cette fiche la date d’imputation, le numéro de pièces correspondant à celui

~ 70 ~mentionné sur la pièce, les comptes et les montants à mettre au Débit et au Crédit, ainsi que

les libellés et le nom des tiers.

A noter que cette fiche d’imputation est classée dans les classeurs respectifs.

Par exemple : Un classeur pour les factures de ventes devrait contenir les pièces concernées

et mettre au dessus la fiche d’imputation correspondante.

Section 2 : Amélioration des ressources Humaines

Pour bien traiter cette section, il est pratique de voir au niveau du cabinet les solutions

correspondant aux problèmes que nous avons mentionnés auparavant. Nous allons envisager

l’amélioration par :

- Le recrutement d’un comptable

- La formation informatique du personnel

2.1.Recrutement d’un comptable

Cette sous section répond au problème que nous avons évoqué dans l’analyse

précédente, concernant les problèmes organisationnels de la société. En effet, le bon

fonctionnement des activités d’une société repose lourdement sur les ressources humaines.

L’augmentation de la charge de travail, la désorganisation qui serait ou pourrait avoir lieu au

sein du Cabinet peut être évitée en embauchant un nouvel employé qui a la compétence

requise dans le domaine concerné. C'est-à-dire qu’il serait souhaitable et dans la mesure du

possible d'avoir recours à un recrutement de personne afin de permettre au personnel du

cabinet en mission de parfaire le travail sans être trop contraint par le temps. Ainsi, cette

nouvelle recrue devrait répondre à certains critères, notamment dans les comportements et les

qualifications requises.

2.1.1.Comportements requis

Le nouvel employé devrait avoir le comportement d’un « Leader » dans l’exercice de

sa fonction pour que ce service soit bien au point. Pour donner une petite étincèle d’idée aux

responsables du Cabinet, nous allons rappeler dans le tableau qui suit les qualités que doit

avoir un « Leader » :

~ 71 ~Tableau n°10 : Comportements requis

DIMENSIONS COMPORTEMENTS

Comportement général - Le leader a une conception intuitive des opportunités

majeures et a une vision à long terme,

- Il prend des risques, il a un esprit créatif, à l’aise dans la

crise et influence son environnement extérieur.

Conception du travail - Il procède par grand dessein et adopte une attitude

personnelle active,

- Il ne prend pas à la légère son travail et adopte des

positions extrêmes en considérant le travail comme une

punition.

Relation avec les autres - Il décide souvent seul mais il sait faire accepter ses

décisions,

- Il s’intéresse à ses collègues et fait preuve d’une réceptivité

émotionnelle débordante,

- Il est direct et communique sans réserve par des messages

clairs qui peuvent mécontenter les autres.

Idée de soi - Il se sent différent des autres et de l’environnement,

- C’est un meneur d’homme par sa maîtrise personnelle qui

pousse un individu à lutter pour aboutir à un meilleur

changement économique et social,

- Le leader a besoin de rapport émotionnel pour survivre, il

accepte donc les affrontements pour faire disparaître toute

ambiguïté.

Source: Cours de «Principe et techniques de Management», 4ème

année/inspiré de:«Managers et Leaders», ZALEZNIK, Harvard Business1977.

Ce tableau pourrait servir de référence pour les dirigeants de la société sur l’étude

comportementale des employés à recruter.

~ 72 ~2.1.2.Qualifications requises

Pour plus de précision dans cette rubrique, il est préférable de présenter les qualifications

requises dans un tableau.

Tableau n°11 : Qualifications requises

Niveau d'étude BAC + 4 ou plus

Formation Ayant une Maîtrise en "FINANCES et COMPTABILITE"

Âge entre 21 et 25 ans

Sexes Homme ou femme

ExpérienceProfessionnelle

Ayant fait au moins 3 mois de stage

Autres Maîtrise des logiciels Bureautique : Microsoft Office : WORD; EXCEL

Maîtrise des logiciels de Comptabilité : SAAGE SAARI ou CIELCOMPTA

Source : Auteur

En tout, la création du poste a pour but d’alléger les tâches du comptable afin de lui

apporter plus de motivation. En plus, les travaux de comptabilités vont être exécutés dans les

meilleurs délais d’une part, et les risques d’erreur seront moins élevés d’autre part.

2.2.Formation10 du personnel

Il est évident que pour avoir du personnel capable de s’adapter au changement

technologique, recourir à des formations semble impératif.

Selon la fameuse encyclopédie en ligne, la formation est un ensemble d’actions, de

moyens, de mesures et de supports adoptés, en vue de l’acquisition ou du perfectionnement

d’une qualification professionnelle pour les travailleurs. Cette dite formation est prise en

charge par l’Etat ou l’administration ou bien par les employeurs.

10 http//fr.wikipedia.org/wiki/formation

~ 73 ~Elle consiste à enseigner à un employé les connaissances, et les compétences

nécessaires à la fois à l’exécution de ses fonctions courantes (sans oublier l’accomplissement

de sa fonction actuelle et future) et atteindre les objectifs de l’organisation.

Dans ce cas, cette section nous montrera le plan de formation en informatique possible

que cet établissement pourrait recourir et les moyens pour la financer.

2.2.1.Formation sur les logiciels utilisés

Tout d’abord, l’informatique est une contraction automatique, un domaine d’activité

scientifique, technique, et industriel en rapport avec le traitement automatique de

l’information, notamment par des ordinateurs.

A l’origine, le terme informatique désigne l’informatique théorique, un ensemble des sciences

formelles qui ont pour objet l’étude de la notion d’information et des procédés de traitement

automatique de celle-ci.

La formation sur les logiciels utilisés ne permet pas uniquement de faire bénéficier le

personnel de la maîtrise de celui-ci mais d’apporter également une efficacité dans

l’accomplissement de leurs tâches en temps opportun.

En plus, le plan de formation pour l’ensemble des membres du personnel constitue un des

garants de la performance et de la qualité des prestations de services fournis ainsi que de

leur motivation. L’affirmation dans la deuxième partie sur la grandeur des logiciels

qu’emploie le Cabinet, justifie encore le besoin de formation.

Ainsi, le besoin en formation sur les logiciels utilisés s’avère nécessaire afin que le personnel

du Cabinet puisse faire efficacement ses tâches.

D’où, il existe plusieurs façons d’y parvenir mais nous en avons retenu les suivantes :

- formation intérieure encadrée par l’Expert lui-même,

- appel à un centre de formation extérieure.

-

Les formations sont axées sur les logiciels quand va présentés dans le tableau ci-dessous :

~ 74 ~Tableau n°12 : Formations sur les logiciels

LOGICIELS

Bureautique Microsoft Office Excel 2007

Comptabilité SAGE SAARI COMPTABILITE 100 v.13.x

Source : Auteur

Ce plan de formation aura pour vocation, s’inscrivant dans la démarche globale du

cabinet, et s’appuyant sur des objectifs ou prestations définies (en termes de missions ou en

termes de réponse à des demandes de la clientèle, des prospects ou des prescripteurs) de

répondre aux besoins du cabinet par rapport aux obligations légales de formation

(conventions collectives – Législations diverses,…) et aux besoins professionnels.

Ce plan aura pour objectif opérationnel :

d’améliorer la performance collective du cabinet ;

de maintenir et développer les compétences dans un souci de progression et de

cohérence des équipes ;

de motiver et de fidéliser les collaborateurs.

Nous avons évoqué dans la proposition de solutions l’importance d’une lettre de

mission plus complète et détaillée, puis le recrutement de personnel, la nécessité de la

formation pour améliorer les qualités des ressources humaines. Enfin, il a été avancé les

améliorations possibles pour le traitement comptable.

Que pouvons- nous dire maintenant des résultats attendus ?

~ 75 ~CHAPITRE II : RESULTATS ATTENDUS

Les solutions préconisées dans le chapitre précédent doivent produire des résultats

lesquels doivent avoir des impacts sur la vie du Cabinet José RASOANAIVO. Donc Ce

chapitre essayera de montrer les différents résultats qui émanent de l’adoption des

diverses solutions proposées.

Ainsi, la prise en charge de toutes les solutions proposées permet :

- une amélioration au niveau du traitement comptable et

- une amélioration au niveau des Ressources Humaines

Section 1 : Amélioration au niveau du traitement comptable

Suite aux solutions proposées dans le chapitre premier, des impacts positifs sur le

traitement des dossiers d’externalisation comptable sont envisageables. Mais avant de

présenter les impacts de ces contributions, nous allons les synthétiser dans le schéma ci-

dessous :

Figure 9 : Amélioration au niveau du traitement comptable

Source : Auteur

AMELIORATION DE LA LETTRE DEMISSIONS

Envoi des pièces à temps

Fiabilité des informations reçues

Rapidité de traitement

SOLUTIONS PROPOSEES

Etablissement d’UNE FICHED’IMPUTATION

Evite les surcharges sur les pièces

~ 76 ~1.1.Envoi des pièces à temps

Dans cette rubrique, grâce à l’amélioration au niveau de la lettre de mission, les clients

s’impliquent plus durant toute l’intervention. Ainsi, l’envoi des pièces comptables s’effectue

donc en temps voulu. Cela évitera le retard de traitement des pièces comptables et permettra

au Cabinet de préparer les différentes déclarations fiscales selon les délais convenus, et

permettra aussi la production des états financiers à temps.

1.2.Fiabilité des informations reçues

Etant donné l’amélioration de la lettre de mission, les informations données par les

clients deviendront donc fiables. C'est-à-dire que les clients ont les possibilités de réfléchir

sur le contenu et tout cela permettra au Cabinet de donner une image fidèle et sincère de leur

patrimoine.

De plus, l’élaboration des documents de synthèse n’est autre que l’aboutissement d’une

suite de traitements d’informations fiables, chiffrées, enregistrées pendant toute l’année dont

le nécessaire respect est la garantie de la qualité des informations fournies.

1.3.Rapidité de traitement

A partir du moment où les clients disposent d’un système de classement bien défini, le

traitement des données confiées au cabinet deviendra plus rapide. En conséquence, cela aura

un impact positif sur le traitement proprement dit car celui-ci diminuera ainsi les pertes de

temps engendrées par le classement des pièces comptables. De même, elle permette de

s’assurer que toutes les informations comptables ont été traitées.

Ce gain de temps permettre aussi à l’entreprise de faire les vérifications nécessaires sur

le traitement. Ce dernier impliquera une bonne tenue de la comptabilité et garantira la qualité

des informations fournies.

1.4.Evitement des surcharges sur les pièces comptables

L’imputation des opérations comptables sur les pièces engendre des surcharges sur

celles-ci. Ainsi, l’établissement d’une fiche d’imputation pour chaque classeur contribue donc

~ 77 ~à éviter d'éventuelles surcharges qui pourraient en survenir sur les différentes pièces que les

clients ont envoyées au Cabinet.

De même, la recherche et l’identification des pièces comptables deviendront plus faciles

grâce à cette fiche d’imputation, qui est classée dans le même classeur que celle-ci.

Ainsi, elle évitera de feuilleter les pièces une par une.

Section 2 : Amélioration au niveau des Ressources Humaines

Suite aux solutions préconisées, des améliorations au niveau des Ressources Humaines

sont considérées possibles. Mais avant de présenter les résultats attendus, il s’avère meilleur

que le schéma ci-dessous soit avancé :

Figure 10 : Amélioration au niveau des Ressources Humaines

Source : Auteur

2.1.Amélioration de l’efficacité des employés

Après avoir effectué une formation, les employés du Cabinet auront plus de

motivation et d’efficacité, avec leur nouvelle performance dans l’ensemble de leurs activités.

Lorsqu’ils arrivent à effectuer leurs tâches à un temps minimum et avec un service de qualité,

cela leur procurera des motivations.

En conséquence, tout cela contribuera à l’établissement d’un environnement professionnel

favorable.

SOLUTIONS PROPOSEES

Formation du personnel

Amélioration de la qualité deService

Recrutement du personnel

Amélioration de l’efficacité desemployés

Rapidité dans l’exécution destâches

~ 78 ~2.2.Amélioration de la qualité de service

La qualité de service du Cabinet à offrir à sa clientèle doit être améliorée davantage afin

de se différencier et faire face à ses concurrents. Ainsi, le recrutement du personnel permettra

au Cabinet d’éviter l’accumulation des tâches afin de permettre au personnel en mission de

parfaire le travail sans être trop contraint par le temps.

D’où, le personnel pourra améliorer la qualité de son travail.

2.3.Rapidité dans l’exécution des tâches

La formation du personnel contribue beaucoup à l’exécution du travail en temps voulu.

Suite à cette contribution, le personnel acquiert des connaissances qui auront un impact sur le

temps d’accomplissement des tâches. C'est-à-dire que le personnel sera motivé d’avantage,

ainsi il y aura la rapidité dans le traitement des dossiers.

De même grâce à la proposition d’un système de classement au client, les pièces

comptables envoyées par celui-ci sont classées selon leur nature et évite ainsi les retards qui

pourraient survenir.

Ainsi, s’achève cette troisième partie où il a été mis en évidence quelques propositions

susceptibles d’améliorer les procédures existantes. Certes, ces suggestions ne vont servir que

pour quelques uns des problèmes que nous avons cités et analysés dans la partie précédente,

mais elles sont assez précises et assez complètes pour éviter (ou réduire) les problèmes

existants.

C’est ainsi donc que se termine les solutions que nous avons proposées pour améliorer

le traitement des données comptables au sein du Cabinet José RASOANAIVO.

~ 79 ~CONCLUSION GENERALE

La Comptabilité, clef de voûte du système de mesure de performance des entreprises,

n'échappent plus à la règle : elles doivent répondre à des critères de performances au même

titre que l'ensemble des fonctions de l'entreprise. Les nouvelles formes d’organisation de cette

fonction ont pour finalité d’améliorer la qualité de l’information, de permettre une meilleure

connaissance des coûts et donc de les optimiser (économie d’échelle et de coûts), de permettre

le recours aux spécialistes et de développer la capacité à coopérer dans des projets communs

tout en assurant une transmission del’information en temps réel. Ces nouvelles formes

d’organisation tendent vers une externalisation de la fonction.

L’objectif poursuivi était de : définir plus précisément l’externalisation comptable ,

identifier les différents problèmes constatés durant le traitement comptable et proposer des

solutions pour améliorer le traitement de dossiers d’externalisation comptable au niveau du

Cabinet José RASOANAIVO.

De l’étude portée sur le traitement de dossiers d’externalisation comptable, il est

soulevé que plusieurs points constituent des opportunités pour le Cabinet. Néanmoins,

quelques problèmes ont été constatés durant le traitement propement dit. Les solutions

proposées portent principalement sur l’amélioration au niveau du traitement de données

comptables par l’établissement d’une lettre de mission avec plus de détails, une suggestion

d’un système de classement pour les clients, l’établissement d’une fiche d’imputation, et de

même une amélioration au niveau des Ressources humaines par la formation et le recrutement

de personnel à affecter au niveau du Cabinet.

Notamment, il est espéré que les suggestions proposées apportent effectivement une

amélioration sur le traitement comptable, vu l’importance qu’elles représentent pour le bon

fonctionnement de la mission d’assistance.

Ainsi, les résultats de notre recherche indiquent que les facteurs clés du succès d’une

externalisation résident sur la partage d’une culture commune entre prestataire et clients, le

bon choix du prestataire, une bonne communication, une interface fiable entre les deux. De

plus, il est nécessaire d’établir la mise au point d’indicateurs de mesure de résultats et des

procédures de suivi de la prestation, la capacité d’assurer en interne la maitrise d’ouvrage.

Notre étude s’est focalisée sur le traitement de dossiers d’externalisation comptable et

nous espérons que notre mémoire va aider le Cabinet dans la résolution de ces problèmes.

~ I ~BIBLIOGRAPHIE

Guide annoté Plan Comptable Général (PCG) 2005, Jurid’ika, Décret n°2004-272 du

18 février 2004, 160 pages

FRANCIS LEFEBVRE, Comptable 2007, Mémento Pratique, Editions Maury-

Malesherbes en octobre 2006, 1973 pages

FRANCIS LEFEBVRE, Audit et Commissariat aux comptes 2007-2008 Guide de

l’Auditeur et de l’Audité, Mémento Pratique, Editions en France en novembre 2006,

1318 pages

IFAC HANDBOOK (Auditing), Normes internationales d’audit, 2004, 524 pages

LOI sur les Sociétés Commerciales, LOI N° 2003-036 du 30 janvier 2004, Décret

N°2004-453 du 30 janvier 2004, 291 pages

WEBOGRAPHIE

http://wikipédia.fr Encyclopédie (en langue française) en ligne

http://www.becompta.org, Dictionnaire en ligne

~ II ~

ANNEXES

~ III ~LISTE DES ANNEXES

Annexe I : Balance des comptes…………………………………………………………….III

Annexe II: Bilan Actif et Passif………………………………………………………….....IV

Annexe III : Compte de Résultats par nature et par fonction………………………….…...VI

Annexe IV : Tableau de Flux de Trésorerie………………………………………………..VII

Annexe V : Tableau de variation des Capitaux Propres…………………………………..VIII

Annexe VI : Exemples de questionnaires…………………………………………………...IX

~ IV ~

Annexe I : Balance des comptes

~ V ~Annexe II: Bilan Actif et Passifs

SOCIETE XAdresse

Tableau I

Unité monétaire : Ariary

N-1Montant brut Amort. Prov. Montant net Net

ACTIFS NON COURANTS

Immobilisations corporelles

Aménagement ConstructionMatériels et outillagesMatériel roulantMatériels informatiquesMatériels et Mobiliers de BureauTotal des immobilisations corporelles

Immobilisations en coursImmobilisations en cours Total Immobilisations en cours

Immobilisations financièresDépôts et cautionTotal des immobilisations financières

TOTAL ACTIFS NON COURANTS

ACTIFS COURANTS

Stocks et en cours

Créances et emplois assimilésClients et autres débiteursClients douteux ou litigeuxImpôts et organismes sociauxAutres créances et actifs assimilésTotal des créances et emplois assimiles

Trésorerie et équivalents de trésoreriePlacements et autres équivalents de trésorerieBanquesCaissesTrésorerie (Fonds en caisse et dépôts a vue)

TOTAL ACTIFS COURANTS

TOTAL DES ACTIFS

BILAN ACTIFDE L'EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE N

ACTIF Notesannexes

EXERCICE N

~ VI ~SOCIETE XAdresse

'BILAN PASSIF Tableau II


CAPITAUX PROPRES

Capital socialPrimes et réservesRésultat en instance d'affectationAutres capitaux propres - Report à nouveauRésultat de l'exercice

TOTAL CAPITAUX PROPRES

PASSIFS NON COURANTS

Produits différés : subventions d'investissement /équipementImpots différésEmprunts et dettes financières à long termeProvisions et produits constatés d'avance

TOTAL DES PASSIFS NON COURANTS

PASSIFS COURANTS

Fournisseurs et comptes rattachés

Impôts et organismes sociaux

Compte courant des associés

Autres dettes

Comptes de trésorerie (découverts bancaires)

TOTAL PASSIFS COURANTS

TOTAL DES PASSIFS ET CAPITAUX PROPRES

EXERCICE N-1CAPITAUX PROPRES ET PASSIFS Notesannexes EXERCICE N

DE L'EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE N

~ VII ~Annexe III : Compte de Résultats

SOCIETE XAdresse

Tableau III


Chiffres d'affairesProduction stockéeProduction immobilisée

I. Production de l'exercice

Achats consommésServices extérieurs et autres consommations

II. Consommation de l'exercice

III. VALEUR AJOUTEE D'EXPLOITATION (I-II)

Charges de personnelImpots, taxes et versements assimilés

IV. EXCEDENT BRUT D'EXPLOITATION

Autres produits opérationnelsAutres charges opérationnellesDotations aux amortissements, provisions et pertes de valeurReprises sur provisions et pertes de valeur

V. RESULTAT OPERATIONNEL

Produits financiersCharges financières

VI. RESULTAT FINANCIER

VII. RESULTAT AVANT IMPOTS (V+VI)

Impots exigibles sur résultatsImpots différés (Variations)

TOTAL DES PRODUITS DES ACTIVITES ORDINAIRESTOTAL DES CHARGES DES ACTIVITES ORDINAIRES

VIII. RESULTAT NET DES ACTIVITES ORDINAIRES

Eléments extraordinaires (produits) - à préciserEléments extraordinaires (charges) - à préciser

IX. RESULTAT EXTRAORDINAIRE

X. RESULTAT NET DE L'EXERCICE

EXERCICE N-1

COMPTE DE RESULTAT (par nature)

POUR L'EXERCICE ALLANT DU 01 JANVIER AU 31 DECEMBRE N

Notesannexes EXERCICE N

~ VIII ~SOCIETE XAdresse

Tableau IV


Produits des activités ordinairesCoût des ventes

MARGE BRUTE / COMMERCIALE

Autres produits opérationnelsCoûts commerciauxCharges administrativesAutres charges opérationnelles

RESULTAT OPERATIONNEL

Dotations aux amortissementsProduits financiersCharges financières

RESULTAT AVANT IMPOT

Impôts exigibles sur les résultatsImpôts différés

RESULTAT NET DES ACTIVITES ORDINAIRES

Charges extraordinaires (à préciser)Produits extraordinaires (à préciser)

RESULTAT NET DE L'EXERCICE

EXERCICE N-1

COMPTE DE RESULTAT (par fonction)

POUR L'EXERCICE ALLANT DU 01 JANVIER AU 31 DECEMBRE N

Notesannexes EXERCICE N

~ IX ~Annexe IV : Tableau de Flux de Trésorerie

Annexe V : Tableau de variation des Capitaux Propres

SOCIETE XAdresse

Tableau IV


Flux de trésorerie liés a l'activité Resultat net de l'exercice Ajustements pour : - Amortissements et provisions - Variations d'impôts différés - Variation des stocks - Variation des clients et autres créances - Variation des fournisseurs et autres dettes - Plus ou moins values de cessions, nettes d'impôts - Corrections d'erreursFlux de tresorerie generes par l'activite (A)

Flux de trésorerie liés aux opérations d'investissement Décaissements sur acquisitions d'immobilisations corporelles Décaissements sur acquisitions d'immobilisations financières Encaissements sur cessions d'immobilisations

Flux de tresorerie lies aux opérations d'investissement (B)

Flux de tresorerie liés aux activités de financement Dividendes versés aux actionnaires Augmentation de capital en numeraire Emission d'emprunt Remboursement d'empruntFlux de tresorerie lies aux operations de financement (C)

Variation de trésorerie de la période (A+B+C)

Trésorerie d'ouverture (1)Trésorerie de clôture (2)

Variation de tresorerie (2)-(1)

EXERCICE N-1

TABLEAU DES FLUX DE TRESORERIE (methode indirecte)

EXERCICE N

DE L'EXERCICE CLOS AU 31 DECEMBRE N

TABLEAU VUnité monétaire : Ariary

Primes et Ecart Résultatréserves d'évaluation et R.A.N

Solde au 31 décembre N-2Correction d'erreursAffectation du résultat N-2Opérations en capitalRésultat net N-1Solde au 31 décembre N-1Correction d'erreursAffectation du résultat N-1Résultat net NSolde au 31 décembre N

TABLEAU DE VARIATION DES CAPITAUX PROPRES

Capital social Total

AU 31 DECEMBRE N

~ X ~Annexe VI : EXTRAIT DE QUESTIONNAIRES

- Quels sont les objectifs du Cabinet ?

- Quelles sont les activités existantes au sein Cabinet ?

- Quelles sont les principaux clients du Cabinet ?

- Est-ce qu’il y a des procédures à suivre durant le traitement de données comptable ?

- Quels sont les étapes à suivre lors du traitement comptable ?

- Quels sont les problèmes rencontrés avant, pendant et après le traitement comptable ?

- Quels en sont les causes des problèmes?

- Pourquoi les clients ne respectent –ils pas les conditions mentionnées dans le contrat ?

- Quels sont les logiciels fréquemment utilisés par le Cabinet ?

- Quels sont les moyens matériels existants au niveau du Cabinet ?

- En quoi consiste une lettre de mission ?

- Existe-t-il une lettre de mission standard ?

- Est –il possible d’améliorer une lettre de mission ?

~ XI ~TABLE DES MATIERES

AVANT PROPOS............................................................................................................................. I

REMERCIEMENTS ......................................................................................................................... II

SOMMAIRE ................................................................................................................................. III

LISTE DES ABREVIATIONS.............................................................................................................. V

LISTE DES FIGURES....................................................................................................................... VI

LISTE DES TABLEAUX .................................................................................................................. VII

INTRODUCTION GENERALE ........................................................................................................... 1

PARTIE I : CADRE DE L’ETUDE ET THEORIE GENERALE SUR LA COMPTABILITE ET L’EXTERNALISATIONCOMPTABLE................................................................................................................................. 4

CHAPITRE I : CADRE DE L’ETUDE.................................................................................................... 5

1.1.Identification ............................................................................................................................. 5

1.2.Fiche technique du Cabinet José RASOANAIVO........................................................................ 5

Section 2 : Les Objectifs et Activités du Cabinet ......................................................................... 6

2.1.Les objectifs ............................................................................................................................... 6

2.2.Les activités ............................................................................................................................... 6

2.2.1. Expertise Comptable ......................................................................................................... 7

2.2.2. Audit et Commissariat aux comptes (CAC)........................................................................ 8

2.2.3. Conseil juridique, fiscal et social ....................................................................................... 9

Section 3: Structure de la société ............................................................................................ 11

3.1. Structure organisationnelle de la société............................................................................... 11

3.1.1. Organigramme................................................................................................................. 11

3.2. Les services et leurs tâches respectives ................................................................................. 12

Section 4 : Environnement de la société .................................................................................. 13

4.1. Environnement Interne .......................................................................................................... 13

4.1.1. Ressources humaines ...................................................................................................... 13

4.1.2. Ressources matérielles .................................................................................................... 13

4.1.3. Ressources financières .................................................................................................... 13

4.2.1. Clients .............................................................................................................................. 14

4.2.2. Fournisseurs ................................................................................................................... 14

4.2.3. Partenaires ...................................................................................................................... 14

4.2.4. Concurrents ..................................................................................................................... 14

~ XII ~CHAPITRE II : NOTIONS THEORIQUES SUR L’EXTERNALISATION COMPTABLE ................................ 15

Section 1 : LA COMPTABILITE GENERALE ................................................................................. 15

1.1.Définition ................................................................................................................................ 15

1.2.L’intérêt et le rôle de comptabilité ......................................................................................... 15

1.3.Les outils comptables .............................................................................................................. 16

1.3.1.Journal .............................................................................................................................. 16

1.3.2.Grand Livre ....................................................................................................................... 16

1.3.3.La Balance générale.......................................................................................................... 17

1.3.4.Le Bilan ............................................................................................................................. 17

1.3.5.Compte de Résultat.......................................................................................................... 17

1.3.6.Tableau de Flux de Trésorerie (TFT) ................................................................................. 18

1.3.7.Etat de Variation des Capitaux propres............................................................................ 18

1.4.Les Pièces Comptables ............................................................................................................ 19

1.4.1.Définition.......................................................................................................................... 19

1.4.2.Les types de pièces comptables ....................................................................................... 19

Section 2 : L’EXTERNALISATION COMPTABLE ........................................................................... 20

2.1.Définition de l’externalisation comptable............................................................................... 20

2.2. Approche économique de l'externalisation ........................................................................... 20

2.3.Approche juridique de l'externalisation.................................................................................. 21

2.4.Les objectifs de l’externalisation comptable.......................................................................... 21

Section 3 : Les Procédures de Traitement de données Comptables ........................................... 22

3.1.L’assistance comptable ........................................................................................................... 22

3.1.1.Généralités ....................................................................................................................... 22

3.1.2.Les différentes formes d'assistance ................................................................................. 22

3.1.2.1.L'appui d'un comptable............................................................................................. 23

3.1.2.2.L’assistance au montage des états financiers ........................................................... 23

3.1.2.3.La tenue de la comptabilité....................................................................................... 23

3.2.Les Procédures de Traitement de données Comptables ........................................................ 23

3.2.1.Préliminaire au démarrage de l'assistance comptable .................................................... 23

3.2.1.1.L'expression du besoin .............................................................................................. 23

3.2.1.2.Planification et lancement de la mission .................................................................. 24

3.2.2.Réception, vérification et classement des pièces comptables......................................... 25

3.2.2.1.Réception .................................................................................................................. 25

~ XIII ~3.2.2.2.Vérification des pièces comptables........................................................................... 25

3.2.2.3.Le classement ............................................................................................................ 25

3.2.3.Traitement comptable des pièces.................................................................................... 25

3.2.3.1.Imputation des pièces comptables ........................................................................... 25

3.2.3.2.La saisie informatique des pièces comptables .......................................................... 26

3.2.4.Traitement comptable des comptes du bilan .................................................................. 26

3.2.4.1.Les immobilisations ................................................................................................... 26

3.2.4.1.1.Les différents types d'immobilisations............................................................... 27

3.2.4.2.Pratique de l'amortissement..................................................................................... 27

3.2.4.3.Les comptes de tiers.................................................................................................. 28

3.2.4.3.1.Les Fournisseurs ................................................................................................. 28

3.2.4.3.2.Les Clients........................................................................................................... 28

3.2.4.3.3.Etat ..................................................................................................................... 29

3.2.4.3.4.Les Organismes Sociaux ..................................................................................... 30

3.2.4.4.La trésorerie .............................................................................................................. 31

3.2.4.4.1.La caisse.............................................................................................................. 31

3.2.5.Le lettrage des comptes ................................................................................................... 32

3.2.6.Révision des comptes....................................................................................................... 33

3.2.7.Elaboration des Etats Financiers ...................................................................................... 33

PARTIE II : ANALYSE DU THEME ET DE L’ENTREPRISE EN GENERAL............................................... 34

CHAPITRE I : ANALYSE DES PROCEDURES DE TRAITEMENT DE DONNEES COMPTABLES................ 35

Section1 : Avant le traitement comptable................................................................................ 35

1.1.Les points forts ........................................................................................................................ 36

1.1.1.Implication directe de l’Expert dans de la mise en place des moyens humains etmatériels.................................................................................................................................... 36

1.1.2.Bon système de classement ............................................................................................. 36

1.1.3.Méthode de vérification des pièces comptables satisfaisante ........................................ 38

1.2.Les facteurs de blocages.......................................................................................................... 39

1.2.1.Pièces incomplètes et retard de l’envoi ........................................................................... 39

1.2.2.Retard du délai de traitement.......................................................................................... 41

1.2.3.Manque de communication ............................................................................................. 41

1.2.4.Lettre de mission incomplète........................................................................................... 43

1.2.5.Incompatibilité des moyens informatiques utilisés par le cabinet et ceux du client pourla mission................................................................................................................................... 44

~ XIV ~Section2 : Pendant le traitement comptable............................................................................ 44

2.1.Les points forts ........................................................................................................................ 44

2.1.1.Facilité de la saisie informatique...................................................................................... 45

2.1.2.Disponibilité de l’Expert comptable et Financier durant toute l’intervention................. 47

2.2.Les facteurs de bocages .......................................................................................................... 48

2.2.1.L’imputation occasionne des surcharges sur les pièces comptables ............................... 48

2.2.2.Manque de formation sur l’utilisation des logiciels ......................................................... 48

2.2.3.Saisie mal organisée et délaissée ..................................................................................... 49

Section 3: Après le traitement comptable................................................................................ 50

3.1.Les points forts ........................................................................................................................ 51

3.1.1.Dépôt à temps des documents de synthèse auprès des Clients ..................................... 51

3.2.Les facteurs de blocages.......................................................................................................... 52

3.2.1.Accusation des clients ...................................................................................................... 52

3.2.2.Sanction après le traitement comptable.......................................................................... 53

CHAPITRE II : ANALYSE DU CABINET JOSE RASOANAIVO EN GENERAL ......................................... 54

Section 1 : Les points forts ...................................................................................................... 54

1.1.L’expérience professionnelle................................................................................................... 54

1.2.L‘ambiance de travail .............................................................................................................. 55

1.3.Capacité à suivre la technologie de l’information et de la communication............................ 55

1.3.1.Moyens matériels performants........................................................................................ 55

1.3.2.Efficacité des logiciels utilisés........................................................................................... 56

1.3.3.Outils de communication efficaces .................................................................................. 57

Section 2 : Le point faible ........................................................................................................ 58

2.1.Insuffisance de personnel ....................................................................................................... 58

PARTIE III : SOLUTIONS PROPOSEES ET LES RESULTATS ATTENDUS............................................... 59

CHAPITRE I : SOLUTIONS PROPOSEES ......................................................................................... 60

Section 1 : Amélioration du traitement de données comptables .............................................. 60

1.1.Etablissement de la lettre de mission avec plus de détails ..................................................... 60

1.2.Rédaction du contrat avec plus de précision .......................................................................... 62

1.3.Suggestion d’un système de classement pour les clients ....................................................... 65

1.4.Etablissement des Fiches d’imputation................................................................................... 69

Section 2 : Amélioration des ressources Humaines .................................................................. 70

2.1.Recrutement d’un comptable ................................................................................................. 70

~ XV ~2.1.1.Comportements requis .................................................................................................... 70

2.1.2.Qualifications requises ..................................................................................................... 72

2.2.Formation du personnel.......................................................................................................... 72

2.2.1.Formation sur les logiciels utilisés.................................................................................... 73

CHAPITRE II : RESULTATS ATTENDUS .......................................................................................... 75

Section 1 : Amélioration au niveau du traitement comptable................................................... 75

1.1.Envoi des pièces à temps ........................................................................................................ 76

1.2.Fiabilité des informations reçues ............................................................................................ 76

1.3.Rapidité de traitement ............................................................................................................ 76

1.4.Evitement des surcharges sur les pièces comptables ............................................................. 76

Section 2 : Amélioration au niveau des Ressources Humaines .................................................. 77

2.1.Amélioration de l’efficacité des employés .............................................................................. 77

2.2.Amélioration de la qualité de service...................................................................................... 78

2.3.Rapidité dans l’exécution des tâches ...................................................................................... 78

CONCLUSION GENERALE............................................................................................................. 79

BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................................................. I

ANNEXES...................................................................................................................................... II

TABLE DES MATIERES .................................................................................................................. XI

Documents

Amélioration méthode de traitement de dossiers d