Analyse critique des différents outils supportant les processus de groupes

Présenté par

Isabelle Giroux

Sachenne Wagner

Plan 1- Processus de groupe- Processus de groupe

2- Groupware2- Groupware

3- Réactions individuelles3- Réactions individuelles

4- Utilisation d ’outils informatiques4- Utilisation d ’outils informatiques

5- Les outils d ’aide à la gestion des 5- Les outils d ’aide à la gestion des processus de groupeprocessus de groupe

6- Conclusion6- Conclusion

Carte cognitiveProcessus de groupe

Système de support des processus de groupe

Outils informatiques (Groupware)

Télétravail

Prise de décision

(GDSS)

Communication de groupe (CGSS)

Processus de groupe

Définitions

Ensemble de tâches communes effectuées par un groupe qui partage des buts communs

Mécanismes de partage d ’opinion et de ressources

Dans le cadre du cours, processus de groupe en contexte d ’entreprise.

Processus de groupeAvantages

Compréhension des problèmes et détection des erreurs

Responsabilisation des personnes impliquées

Multiplication des connaissances et des alternatives de solutions meilleures

solutions

Effet de synergie

Processus de groupe

Avantages

Efficacité d ’obtention d ’information

Distribution de l ’information d ’aval en amont

Communications interdépartementales (transversale)

Équilibre le risque

Stimule la participation

Processus de groupeInconvénientsPression sociale et conformitéProcessus longManque de coordination et planificationMauvaise influence du groupeTendance à se fier à quelqu’unConsensus difficileAnalyse incomplète des tâchesMauvaise ou sous-utilisation de l’informationMauvaise représentation du groupe

Groupwares

Définitions

Ensemble de technologies permettant de supporter les processus de groupe

Facilite la résolution de problèmes lorsque celle-ci nécessite la collaboration de plusieurs personnes.

GroupwaresCauses de l ’émergence des groupwares1- L ’organigramme des entreprises s ’aplati.

Ceci implique donc que la collaboration collaboration décisionnelledécisionnelle est de plus en plus présente dans les stratégies d ’entreprise..

2- 2- L ’émergence des technologies’émergence des technologies d ’information, de même que le surplus d ’informationsurplus d ’information qui en découle, ont amené la nécessité, d ’utiliser de nouveaux outils, plus performants que les outils traditionnels, pour gérer les gérer les communications et le flot d ’informationcommunications et le flot d ’information qui en découle

Utilisation des Groupwares

AvantagesMultiplie tous les avantages des processus

de groupes traditionnelsAnonymat favorise la participationMultiplication des idées Abstraction des limites temporelles et

géographiques Baisse des coûts de communications

(interurbains)

Utilisation des groupwares

Inconvénients

Changement de culture organisationnelle (réticence aux changements)

Augmentation du nombre d ’information non pertinente

Coûts liés au tri de l ’information

Perte d ’informations pertinentes

Consensus plus difficile

Les réactions individuelles

Pour que l ’utilisation des technologies dans les processus de groupe soit vraiment efficace, l ’acceptation de ’acceptation de celles-ci par les utilisateurs est celles-ci par les utilisateurs est nécessairenécessaire.

Toutefois, chaque personne est différente en ce qui concerne l ’adoption des nouvelles technologies.

Les réactions individuellesUne partie des réactions individuelles dépend du processus de la diffusion de la technologie. Ce dernier peut être défini comme étant

« Un processus par lequel une idée nouvelle est communiquée à travers certains réseaux, formels ou informels, composant le système social » (Rogers 1983, traduction libre).


Les réactions des utilisateurs dépendent aussi du processus d ’adoption organisationnel (engagement, adoption, secteur) de même que des bénéfices personnels que peuvent en retirer les utilisateurs (niveau d ’application, cercle social, etc..)


• Pionniers• A.P. : Adopteurs

précoces• P.M. : première

majorité• M.R. : majorité

retardataire• retardataires

0

0,05

0,1

0,15

0,2

0,25

0,3

0,35

PionniersA.P

P.M

M.R

retardataires


Le processus individuel sous-tendant l ’adoption des technologies.

Information › persuasion › décision › utilisation (implantation)

Outils informatiques supportant les processus de

groupeConférences audio-visuelles

Messagerie électronique

Chat (monde virtuel)

Forums

Système d ’aide à la décision de groupe (GADG)

CGSSUtilisés individuellement ou en

combinaison pour créer des systèmes supportant les processus de groupe

Outils informatiques supportant la gestion des processus de

groupeWorkflow

Calendrier électronique

Gestion des documents

Utilisés individuellement ou en combinaison pour créer des systèmes supportant les processus de groupe

Les conférences audio-visuelles

Utilités

Permet de travailler et visualiser simultanément sur un même écran ou sur deux écrans différents.

Permet un échange rapide de données

Mêmemoment

Mêmeendroit

Différentsendroits

Différentsmoments

Conférences audiovisuelles

Équipement nécessaire

Carte

PC

Caméra (de bonne qualité)

Pas de modem standard, mais une boîte sur ligne téléphonique ISDN

OU achat d ’un KIT complet (> 20 000$)


Quelques produits offerts:

Showme 2.0- Sun solutions

Aspect- Group logic inc.

Lotus notes- Lotus development

Oracle office- Oracle systems


Notes généralesDépendant de l ’équipement, le signal peut

être retransmis à une ligne ou à plusieurs lignes, simultanément. Ex: au H.E.C. on ne peut que retransmettre le signal sur une ligne alors que le kit tout inclus permet de le retransmettre sur plusieurs lignes.

Dans tous les cas, le signal peut être retransmis à un ou plusieurs endroit simultanément


Avantages

Facile d ’utilisation

Peut se faire avec relativement peu d ’équipement

Il est possible de voir les gens et non pas seulement le fruit du travail de groupe


Inconvénients

Il peut se produire certains délais entre l ’audio et le visuel.

Cela nécessite un équipement assez coûteux, si l ’on veut avoir une excellente qualité de son et d ’image

La vitesse de diffusion dépend de la vitesse des lignes téléphoniques

La messagerie électronique

Fonctions élémentairelire, écrire et recevoir des messagesgérer les destinatairesgérer les messages


Les fonctions évoluéesClasser des messagesListe de diffusionRechercher un correspondantCréer et gérer les boîtes aux lettres

électroniques d ’un réseau entierÉcoute et traitement des e-mails à partir d ’un

téléphoneLaisser un message par téléphone qui pourra

être lu ou écouté par le destinataire


Ce que cela inclut:

Infrastructure de messagerie

Le système de messagerie

Parfois, un calendrier électronique

Parfois, un système de plage horaire

La messagerie électroniqueQuelques échantillons de produits

cc:mail-lotus development

Microsoft mail/exchange

MLTS- novell

time and place /2- IBM

Sites d ’intérêtsFonctions de la messagerie électronique

Simulation d implantation


Avantages

Facile à utiliser

Peu dispendieux (quelques fois gratuit)

filtres possibles

sélection et rangement automatique des messages possible

Peut s ’utiliser à partir de n ’importe quel PC, à partir d Internet


Inconvénients

Interception des messages possible (donc pas de message à caractère confidentiel)

Parfois, les délais peuvent être longs entre l ’envoie et la réception

Ne convient pas pour effectuer une rencontre entière dans le cadre d ’un travail de groupe.

Chat Conversation retransmise en direct sur

internet dans un « lieu » virtuel privé

Mode caractère ou mode graphique

Création d ’une liste d ’usagers autorisés

Envoi de messages, fichiers et adresses WEB Même

moment

Mêmeendroit

Différentsendroits

Différentsmoments

Chat

Inconvénients

Parasites, si contrôle d ’accès inadéquat

Risque de perte de productivité des employés

Source de virus

Avantages

Lien plus interactif que les forums et les messageries

Contrôle des accès

Communication rapide

Chat - Logiciels

Installation simple Fichiers audio Sécurité accrue :

firewall, serveur proxy Possibilité de gérer un

système internet ouextranet personnalisé

Offre l’ensemble le pluscomplet d’outilspermettant unecollaboration en tempsréel

Applications multi-média Utilisation d’outils comme

la téléphonie Conversation privé ou en

groupe Flexibilité et

personnalisation de lagestion descommunications

Activer ’s Ding

Ichat ICQ

ForumTransposition électronique d ’une salle

de babillard

Messages actuels et archivés accessibles par tous les usagers

FAQ: recueil des questions et réponses les plus fréquentes et les plus utiles

Peut être privé: à l ’usage exclusif des membres d ’un groupe donné Même

moment

Mêmeendroit

Différentsendroits

Différentsmoments

ForumAvantages

Contrôle des accès

Obtention rapide d’information sur un sujet précis

Augmente la connaissance organisationnelle

Inconvénients

Gestion difficile des messages lorsque le volume est élevé

La durée de vie des messages dépend de la mémoire disponible sur le serveur

Système d’aide aux décisions de groupe

Ensemble de logiciels

équipements informatiques langage et interface conviviaux procédures et méthodologies facilitateur - coordonne l’utilisation des technologies technologies audio-vidéo Base de données lieu spécifique « salle de décision » (virtuelle ou réelle)

supportant un groupe engagé dans un processus décisionnel

Mêmemoment

Mêmeendroit

Différentsendroits

Différentsmoments


Principales fonctions

Messagerie électronique

Réunions électroniques

(vidéo-conférences)

Gestionnaire d’agenda

Traitement de texte de groupe

Gestionnaire de projet

Gestion des bases de données de groupe


Buts Permettre à plusieurs gestionnaires de

travailler simultanément sur le même projet ou problème

Encourager la génération d ’idées, la résolution de conflit et la liberté d ’expression

Décourager le développement de comportements de groupe négatifs comme les conflits destructifs, la mauvais communication et les « groupthink »

Est-ce vraiment pertinent???

Est-ce vraiment pertinent???


AvantagesGénération accrue d ’idées par les participants

Communication au sein de grands groupes

Accès à de l’information complète, connaissances et habiletés

Accès facile et rapide à des sources d ’information externes

Vue globale du contexte par les participants

Meilleure planification et structure du processus

Résolution de conflit


AvantagesMeilleure coordination

Anonymat des participants

Interaction simultanée de plusieurs participants

Enregistrement des idées

Permet une plus grande fonctionnalité physique

Favorise la mémoire organisationnelle

Mobilise des grands groupes à de rapides changements

Réduction de la durée des réunions


Inconvénients

Efficacité dépend de la capacité des liens de communication

Exige beaucoup de ressources internes

Défi: accès aux différentes bases de données

Syndrome du parasite


Microsoft netmeeting Le Module Conference de Netscape Communicator Person to Person - IBM Person to Person - IBM TeamFocus - IBM TeamFocus - IBM Council - CoVisionCouncil - CoVision C.A. Facilitator - McCall/SzerdyC.A. Facilitator - McCall/Szerdy The virtual NoteBook - The forefront GroupThe virtual NoteBook - The forefront Group Live PCs 100/200 - PictureTelLive PCs 100/200 - PictureTel Lotus NotesLotus Notes Fujitsu Desktop ConferencingFujitsu Desktop Conferencing GroupSystems - Ventana CorporationGroupSystems - Ventana Corporation VisionQuest - Collaborative Technologies CorporationVisionQuest - Collaborative Technologies Corporation PrismPrism

Système supportant le travail d ’équipe virtuel

Ensemble d’équipement et d ’applications informatiques et technologiques permettant à des gens dispersés géographiquement de travailler en équipe

Temps réel ou différé

Fonctionnalités disponiblesMême

moment

Mêmeendroit

Différentsendroits

Différentsmoments

Système supportant le travail d’équipe virtuel

E- Room 3- 2- 1

I ntranet

Netopia Netscape Hotoffi ce

Calendrier et planificateur * *

I nterface personnalisé

Discussion directe

Conférence en temps réel

Messagerie

Gestion des documents

Vote

Analyse de logiciels

WorkflowUtilités

Aide à la gestion du travail de groupe

Outil de diagramme et d ’analyse

Gestion électronique des documents

Permet la visualisation, la modification, la recherche, l ’impression, l ’échange, l ’archivage et la sauvegarde des différents documents de l ’entreprise.

Coordonne les actions des divers intervenants

Workflow

Utilités (suite)

Peut permettre l ’automatisation de l ’enchaînement des tâches administratives

Permet de superviser le déroulement des processus

WorkflowAvantages

Permet la gestion des formulaires (adressage automatique des formulaires remplis à ceux qui doivent les approuver)

Permet au gestionnaire de suivre le cheminement des documents

Permet l ’archive des documentsDiminue les délais de traitements de

l ’informationFacile d ’utilisation

Workflow

Inconvénients

Relativement dispendieux

Peut consommer beaucoup de temps

WorkflowProduits offerts

Workflow analyst-ATI

Flowmark - IBM

Jetform - Jetform Corp.

CadFrance

Site d ’intérêts

Axys consultants

Critères d ’évaluation

Les calendriers électroniques

Utilités

Permet de générer automatiquement une heure de rendez-vous où tous les principaux intervenants pourront être présents

Permet de diffuser à grande échelle les événements importants de l ’organisation


Les produits offerts

Plusieurs compagnies offrant le service de messagerie électronique offre également le service de calendrier électronique. Par exemple, Microsoft outlook, novell, etc.


AvantagesÉconomie de tempsDiffusion assurée de l ’information aux

personnes concernéesPeu coûteux


Inconvénients

Cela prend un certain temps à ce que les employés développe le réflexe de toujours regarder le calendrier

Outil de gestion des documents

Outil de gestion des documents

Gestion des documents et des images électroniques utilisés par un groupe

Édition de groupe

Écran partagé de travail

Base de données des documents

Peu utiliséMême

moment

Mêmeendroit

Différentsendroits

Différentsmoments

Outils de gestion des documents


Avantages

Mémoire organisationnelle

Accès rapide à l’information

Organisation des documents

InconvénientsLe volume de

données peut décourager les utilisateurs de consulter les documents



Xerox’s DocuShare 1.0 695$ / 25 usagers (1 serveur) 995$ / 50 usagers (1 serveur) Converti les documents en HTML Publié via un serveur Web Organisation des filières et

annotation Outil de recherche efficace Installation simple Seulement avec Windows NT 4.0

ou Sun Solaris 2.5

Net-it Central 1.0 1995$ / 100 documents

4995$ / nombre illimité de documents

Converti les documents en HTML Publiés via le serveur Web Faible contrôle et sécurité Délai de visualisation court Ne permet pas les annotations et

commentaires Seulement avec Windows NT 4.0

ou 95



Face-to-Face - Crosswise

MarkUp - Mainstay Software

OnGo Document Management - Uniplex

Workflo - Filenet

Floware - Recognition Technologies

Documentum - Documentum, Inc

Avenues de rechercheAvenues de recherche

Étude expérimentale sur la quantité Étude expérimentale sur la quantité d ’idées générée par un groupe dans un d ’idées générée par un groupe dans un contexte non-informatisé et un lieu contexte non-informatisé et un lieu commun comparativement à un contexte commun comparativement à un contexte informatisé où les membres sont informatisé où les membres sont dispersés géographiquementdispersés géographiquement

Impact de l ’utilisation de la messagerie Impact de l ’utilisation de la messagerie électronique sur le délai de transfert des électronique sur le délai de transfert des informations entre servicesinformations entre services

RéférencesRéférences

Groupware

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