Nouvelle structure organisationnelle supportant un programme d’externat: structure du programme, stratégies de mise en œuvre et résultats. Congrès OIIQ, Novembre 2019 (A34)

Isabelle Bilodeau, inf., M. Sc., Conseillère cadre

CIUSSS du Centre-Ouest-de-l’île-de Montréal

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Objectifs d’apprentissage

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• Résumer l’ensemble des interventions nécessaires à la planification et à la mise en œuvre d’un programme d’externat réussi.

• Comparer les différentes structures de programme d’externat disponibles, selon les divers établissements du Québec (sous forme d’échange interactif).

Intention de divulgation• La présentatrice n’a aucun conflit d’intérêts à

déclarer, ni d’affiliation ou d’intérêts financiers dans une société commerciale.

Plan de la présentation

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• Création du nouveau programme d’externat – les fondements

• Stratégies de mise en œuvre• Présentation de la structure du programme• Évaluation du programme (résultats)• Échange interactif

*Le féminin est utilisé afin d’alléger le texte

Intervention basée sur les données probantes

Surveillez les bulles de communication !

Création du nouveau programme d’externat – les fondements

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Création du nouveau programme d’externat – le milieu

L’hôpital général juif de Montréal • Plus de 640 lits• Milieu universitaire• Dédié à l’innovation• Offrant des soins tertiaires

et quaternaires

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Création du nouveau programme d’externat – les fondements

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1. Exploration de la vision de la DSI concernant le programme d’externat

«Le but du programme d’externat est d’offrir uneexpérience d’apprentissage satisfaisante aux externes en

soins infirmiers.»

Source: https://guardian.ng/guardian-woman/everything-begins-with-a-vision/

Création du nouveau programme d’externat – les fondements

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2. Révision des résultats de l’ancien programme

Les gestionnaires:• Le fait que l’externe démontre de l’initiative était la variable la plus importante au moment

d’évaluer la plus-value du programme.

Les externes:• Verbalisaient une expérience positive.• Se sentaient tous bien accueillis par les équipes de soins.• Rapportaient peu d’interactions avec leur gestionnaire.

Un gestionnaire visible et accessible affecte positivement la perception des nouvelles graduées concernant leur perception de la pratique infirmière. (Numminen et al., 2016) Des rencontres formelles entre les gestionnaires et les externes ont été

planifiées lors de la création du nouveau programme afin de solidifier le lien gestionnaire-externe.

L’emphase sur cette variable a été insérée dans le nouveau programme (lettre de bienvenue et première rencontre de groupe).

Création du nouveau programme d’externat – les fondements

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3. Analyse statistique des données explorant les difficultés vécues par les nouvelles graduées

• Défis en lien avec l’organisation et la priorisation des soins Organisation et priorisation:

Composantes importantes de la prestation des soins (Lake, Moss et Duke, (2009), The McGill Nursing collaborative for Educationand Innovation in Patient- and Family-Centered Care, 2019)

Éléments de défi pour les nouvelles graduées (Nelson et al. cité dans Kaplan et Ura, 2010)Identifiées comme deux compétences à

développer

Création du nouveau programme d’externat – les fondements

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4. Révision du cadre légal et organisationnel entourant le champ de pratique de l’externe

• Lois et règlementsCode des professions (Art. 37 et 37.1 5° ).Loi sur les services de santé et les services sociaux. Loi sur les infirmières et infirmiers (Art.36).Modifications du Règlement sur les activités professionnelles pouvant être exercées par des personnes autres que des infirmières et des infirmiers.Modifications du Règlement sur les activités professionnelles pouvant être exercées par des personnes autres que des infirmières et des infirmiers auxiliaires..Règlements sur certaines activités professionnelles pouvant être exercées par une infirmière ou un infirmier auxiliaire..Règlement sur certaines activités professionnelles qui peuvent être exercées par une infirmière/infirmier, pris en application de la Loi médicale..Le champ d’exercice des infirmières, médecins, pharmaciens et technologues en imagerie médicale, en radio-oncologie et en électrophysiologie médicale est décrit dans leur loi respective.

• OuvragesLes activités professionnelles de l’infirmière auxiliaire. Champs d’exercice, activités réservées et autorisées. Le champ d’exercice et les activités réservées des infirmières et infirmiers. 2016. 3e éditionOrdre des Infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec. 2011. Les activités professionnelles de l’infirmière auxiliaire. Champ d’exercice, activités réservées et autorisées.PIQ (2014).

• Descriptions de tâches pour les différents titres d’emplois• Service de consultation de l’OIIQ

Création du nouveau programme d’externat – les fondements

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5. Recension des écrits• Période de transition• Bénéfices des programmes d’externat• Structure des programmes d’externat• Résultats des différents programmes • Rôles et responsabilités des différents acteurs impliqués• Meilleures pratiques• Etc…

Mise en œuvre du nouveau programme d’externat – la marche à suivre

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Création et mise en œuvre organisationnelle du nouveau programme d’externat

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• Déterminer les objectifs secondaires du programme • Pour l’externe:

• Faciliter la transition des externes vers leur rôle de CEPI• Pour l’organisation:

• Optimiser la réembauche des externes vers des postes de CEPI• Déterminer et rédiger les compétences à développer par l’externe pendant le

programme

• Clarifier les différents champs de pratique des différents titres d’emplois au sein des équipes

• Créer des outils/interventions destinés à soutenir les différents acteurs impliqués• Créer une stratégie de communication afin de partager les diverses informations en

lien avec le programme

• Adapter la session d’orientation générale• Préparer des sessions de groupe destinées aux externes• Créer un formulaire d’évaluation du programme

https://www.shareicon.net/landing-arrivals-arrival-plane-transport-flight-aeroplane-airport-transportation-travel-873461

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Création et mise en œuvre organisationnelle du nouveau programme d’externat –les partenaires

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• Rencontrer les gestionnaires et autres acteurs de l’équipe de leadership• Faire la promotion du programme

• Établir la relation entre le programme et les efforts de recrutement• Définir et expliquer les rôles et responsabilités de chacun des acteurs

• Informer quant à leur participation aux rencontres formelles • Informer quant aux diverses activités de groupe (planification des horaires)

• Présenter les compétences et outils d’évaluation • Rencontrer les précepteurs

• Définir et expliquer les rôles et responsabilités de chacun des acteurs• Présenter les options portant sur l’organisation des soins

• Discuter de l’équilibre entre la responsabilité de supervision et de prestation des soins

• Présenter les compétences et outils d’évaluation • Présenter les diverses activités d’apprentissage (autonome vs non-autonome)

• Rencontrer les RH – invitation aux rencontres de groupe

Nouveau programme d’externat –Partage des responsabilitésCompétences à développer

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Clarification des rôles et responsabilités

Utilisation de différents modes de diffusion:

Rencontre avec:

• les gestionnaires• les préceptrices• les externesProduction de matériel écrit

Responsabilité de l’externe:

1. est responsable des gestes qu’elle pose.

2. démontre la maîtrise d’une partie ou l’ensemble des activités à sa préceptrice avant de les exécuter.

3. demande, au besoin, de l’aide

4. maintient son «Cahier de route de l’externe» et son «Cahier – Plan d’intégration/progression des compétences» à jour

5. communique avec les membres de l’équipe de soins et ses collègues;

6. démontre une bonne efficacité clinique sécuritaire en demeurant à l’affût de ses besoins.

Responsabilité de l’infirmière/préceptrice:

1. est entièrement responsable et a pleine autorité quant à la gestion du groupe de patients qui lui sont assignés ainsi qu’à l’externe.

2. ajuste le PTI (pas l’externe).3. assure la continuité des soins

du patient.

4. rédige les rapports d’incidents/accidents

5. ne contresigne pas la signature de l’externe.

L’externe pourrait être jumelée à :

a) Une ou deux préceptrices sur un même quart de travail

b) Un duo infirmière – inf. auxiliaire.

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Revient à l’infirmière/préceptrice de décider de permettre ou non à l’externe de poser une ou des activités professionnelles

Nouveau programme – les compétences à développer

Verbalise le rationnel de toutes les interventions infirmières et médicales effectuées, démontrant ainsi un raisonnement clinique.

Répond à ses propres besoins d'apprentissage de manière autonome en utilisant des sources d'informations pertinentes.

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Effectue avec aisance, de façon sécuritaire et autonome les activités professionnelles devant être effectuées en collaboration avec une infirmière.

Effectue avec aisance et de façon sécuritaire les activités professionnelles devant être effectuées sous la supervision directe d'une infirmière.

Planifie, organise et priorise les soins fournis.

18Références: Règlement sur les activités professionnelles pouvant être exercées par des personnes autres que des infirmières et des infirmiers

Cahier de route de l’externe• Expose, sous forme de tableau, les différentes activités de soins

pouvant être exercées par les externes selon les cadres légaux• Expose l’encadrement spécifique de ces activités au HGJ:

• Activités effectuées en collaboration avec l’infirmière • Sans supervision directe après trois démonstrations• Activités toujours effectuées sous supervision directe de l’infirmière

Cahier «Plan d’intégration/ progression des compétences»

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Contient plusieurs sections:• Contient un rappel des informations générales en lien avec le programme

d’externat.• Expose les activités d’apprentissage à entreprendre aux moments clés.• Documente l’atteinte des compétences.• Expose la rétroaction du précepteur quant aux forces démontrées par l’externe

ainsi que les éléments à améliorer.• Expose la réflexion de l’externe quant à ses forces ainsi que les éléments à

améliorer.• Documente les rencontres avec le gestionnaire

Nouveau programme d’externat –le détail de la structure

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Cartographie de la structure d’ensemble du programme d’externat

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Orientations générales

Orientation/Intégration au

niveau des unités

Mentoratindividuel

Rencontre de groupe 2

mi-externat

Rencontre de groupe 3

Fin externat

Planification trajectoire de carrière

(Rencontre de groupe 1 : rôles et

responsabilités)

Les programmes de transition peuvent utiliser plusieurs types d'activités de soutien tels des programmes de résidences, des stages cliniques, du mentorat, du préceptorat et des programmes génériques d'orientation.

Les programmes peuvent également inclurent une ou plusieurs personnes-ressources, l'éducation formelle et les possibilités de soutien par les pairs. (Rush et al., 2013)

Intégration clinique

Mentorat et suivi en cours d’externat (Adams & Gillman, 2016)

Rencontre 2 – Mi-externat

Socialisation/intégration à l’équipe

Partage de connaissances portant sur leur population respective (Abdullah et Chan, 2018)

présentation au groupe

Partage de conseils facilitant l’expérience de l’externat

post-it

Partage des expériences positives

cartes de souhaits

Rencontre 1 – Journée d’accueil

Partage de la vision de l’externat

Présentation des compétences à atteindre

Présentation de la structure du programme

Présentation des rôles et responsabilités des préceptrices et des externes

Présentation des outils de suivi de compétences

Assignation des marraines

Rencontre 3 – Fin externat

Retour sur les apprentissages:

Facilitation de la transition CEPI

Trajectoire de carrière

Invités – table rondel avec une ancienne externe

Invités – rencontre avec RH, CSI trajectoire de carrière, Coordinatrice Équipe volante

Sondage – évaluation du programme

Accompagnement téléphonique individuel par marraine

(mi-externat) – Détection des difficultés22

Les programmes de transition facilitent la socialisation des nouvelles infirmières dans leur nouvel environnement de travail. (Adams et Gillman, 2016)

Les programmes de transition facilitent la socialisation des nouvelles infirmières dans leur nouvel environnement de travail. (Adams et Gillman, 2016)

Les pairs sont des modèles de rôle afin de développer les connaissances cliniques.

Le soutien et la rétroaction obtenus pendant une activité avec les pairs développent la confiance et les compétences, tout en réduisant le stress et l’anxiété. (Abdullah et Chan, 2018)

La chanson Hello a été écrite par Lionel Richie. Elle apparait sur son deuxième album Can’t go slow (1983)

(Wikipedia, 2019. https://en.wikipedia.org/wiki/Hello_(Lionel_Richie_song))

Structure du programme d’externat –formations et intégration clinique (Woten, 2016)

Orientations générales

Immersion clinique Cours théoriques spécifiques à l’unité –AAPA (May 21/ July 11)

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Cours théoriques –thèmes cliniques

Formations sporadiques

Rencontres d’équipe

Un programme d'orientation en soins infirmiers est une période structurée au début de l'emploi au cours de laquelle une infirmière qui est nouvelle dans l'organisation reçoit un enseignement formel en classe et un enseignement informel.

Ce programme lui permet d’apprendre la mission, les normes, les buts, les politiques, etc., de l’unité.

Elle/il travaille avec un ou plusieurs précepteurs afin de recevoir la formation et le soutien requis au développement des compétences nécessaires à la prestation de soins infirmiers sécuritaires et de haute qualité.

Le nouvel employé est ainsi socialisé au rôle de l’infirmier à l’intérieur de l'organisation. (Woten, 2016)

Structure du programme d’externat –intégration clinique )

Durée: 3 semaines

But

Faciliter les apprentissages cliniques

Développer l’autonomiede l’externe face aux stratégies d’apprentissagecontinues

Développer les habilitésde priorisation et d’organisation

Établir le lien entre l’intervention clinique et la situation de santé du patient.

Activités d’apprentissage

Effectuées avec le précepteur ou de façonautonome

Intégrées à l’intérieure de la routine de l’externe à l’aide de temps protégé

Peuvent être en lien avec un patient qui ne lui estpas nécessairementattitré

Focus

Ne vise pas à ce que l’externe s’occupe de charge complète de patients

Ne vise pas à ce que l’externe accomplisse une série d’activités professionnelles isolées.

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Focus

À la fin de son orientation, selon le profil de l’externe, elle peut s’occuper seulement de certains aspects des soins d’un patient ou de la majorité de ses soins (1-2 patients)

À la suite de la période d’orientation, la progression de l’externe continue

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Post orientation

Orientation 3 semaines

Structure du programme d’externat –intégration clinique )

Ressources additionnelles

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• Ces tableaux comparent les activités professionnelles semblables pouvant être exercées par les infirmières, CEPI, externes et infirmières auxiliaires.

• En fonction des différents règlements et lois• En fonction des encadrements administratifs de l’HGJ

Tableaux comparatifs

27Source: http://www.processuscroissance-blog.com/2014/11/la-comparaison-est-une-perte-d-energie.html

Création de tableaux comparatifs des activités professionnelles permises au personnes autres que des infirmières.

28

Soutien aux précepteurs

29

Soutien aux précepteurs• Lettre de remerciement

• Appréciation de leur implication• Document exposant le programme d’externat

• Information sur la prestation des soins• Responsabilités des préceptrices• Responsabilités des externes• Explication des outils• Ressources disponibles

• Envoie des deux cahiers• Rencontre d’information

• Activités permises et encadrement spécifique• Structure de l’immersion clinique et évolution attendu de

l’externe

30

Création et mise en œuvre du nouveau programme d’externat –les résultats

31

Notre équipe d’externes

32

• 14 d’externes• Unités de chirurgie: 3• Unités de médecine: 6• Unité de cardiologie:1 • Unité de neurologie: 1• Clinique d’oncologie: 2• Unité de post-partum: 1

https://unnepekaruhaza.hu/14-es-szulinapi-szamos-kituzo-21259

https://unnepekaruhaza.hu/14-es-szulinapi-szamos-kituzo-21259

Les résultats

• Compilés par une entrevue structurée pendant la rencontre téléphonique individuelle avec le mentor

• Compilés par un sondage pendant la dernière rencontre de groupe

33Source: https://timesofindia.indiatimes.com/home/education/exam-results/ts-ssc-result-2019-telangana-10th-result-to-be-declared-on-may-13/articleshow/69265584.cms

Les résultats

34Source: https://timesofindia.indiatimes.com/home/education/exam-results/ts-ssc-result-2019-telangana-10th-result-to-be-declared-on-may-13/articleshow/69265584.cms

Les résultats

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Les résultats

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Suite aux entrevues individuelles, de l’information additionnelle portant sur l’utilisation des deux outils de suivi de l’externe a été envoyée.

Interventions visant la continuité de la trajectoire de carrière

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Recrutement

• Rencontres entre coordonnatrice clinico-administrative et gestionnaires

• Partage d’expériences• Session questions-réponses

• Modification des affichages de postes• Promesse d’emploi : à l’obtention de la licence, pour

un poste permanent sur l’unité désirée avec le nombre de jours désirés.

• Élimination de l’entrevue pour le poste de CEPI si réembauchée sur la même unité

• Suivi individuel par les RH afin d’explorer les possibilités d’emploi pour l’hiver 2020

• Poste de préposé – affectation à une unité au choix38

Recrutement

• Réembauches Hiver 2020 • Préposés (2/14) (14%)• Agent d’unité administrative (1/14) (7%)

• Réembauches Été 2020-2021(CEPI)• Réembauches: 9/14 (64%)• Relocalisations en trajectoire de carrière: 2/14 (14%)• Non-déterminées: 3/14 (21%)

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Phillips et al., (2013) décrivent que les nouvelles graduées perçoivent le choix de leur d'emploi rémunéré occupé avant leur graduation comme étant bénéfique et aidant dans leur processus de transition.

Une expérience pratique précoce, acquise par un emploi de préposé, peut faciliter la transition d'étudiante à nouvelle infirmière après sa graduation. (Romyn et al., 2009)

• Comparer les différentes structures de programme d’externat disponibles, selon les divers établissements du Québec (sous forme d’échange interactive)

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Bibliographie Abdullah, K. L., & Chan, C. M. (2018). A systematic review of qualitative studies exploring peer learning experiences of undergraduate nursing students. Nurse education today.

Adams, J.E, & Gillman, Lucia. (2016). Developing an evidence-based transition program for graduate nurses. Contemporary Nurse: A Journal for the Australian Nursing Profession, 52(5), 511-521.

Canadian Nurses' Association. (2004). Achieving excellence in professional practice: A guide to preceptorship and mentoring. Canadian Nurses Association= Association des infirmières et infirmiers du Canada.

Edward, K. L., Ousey, K., Playle, J., & Giandinoto, J. A. (2017). Are new nurses work ready–The impact of preceptorship. An integrative systematic review. Journal of Professional Nursing, 33(5), 326-333.

Goss, C. R. (2015). Systematic review building a preceptor support system. Journal for Nurses in Professional Development, 31(1), E7-E14.

Irwin, C., Bliss, J., & Poole, K. (2018). Does preceptorship improve confidence and competence in newly qualified nurses: a systematic literature review. Nurse Education Today, 60, 35-46.

Jayasekara, R. S. (2012). Focus groups in nursing research: Methodological perspectives. Nursing Outlook, 60(6), 411-416.

Kaplan, B., & Ura, D. (2010). Use of multiple patient simulators to enhance prioritizing and delegating skills for senior nursing students. Journal of Nursing Education, 49(7), 371-377.

Ke, Y. T., Kuo, C. C., & Hung, C. H. (2017). The effects of nursing preceptorship on new nurses’ competence, professional socialization, job satisfaction and retention: A systematic review. Journal of Advanced Nursing, 73(10), 2296-2305.

Lake, S., Moss, C., & Duke, J. (2009). Nursing prioritization of the patient need for care : A tacit knowledge embedded in the clinical decision-making literature. International journal of Nursing Practice, 15, 376-388. Retrieved from Google scolar, Mars 2017.

41

BibliographieNelson, J., & al. (2006). Teaching prioritization skills: A preceptor forum. Journal for Nurses in Staff Development, 22, 172-178.

Numminen, O., Ruoppa, E., Leino-Kilpi, H., Isoaho, H., Hupli, M., & Meretoja, R. (2016). Practice environment and its association with professional competence and work-related factors: perception of newly graduated nurses. Journal of nursing management, 24(1), E1-E11.

Phillips, C., Kenny, A., Smith, C., & Esterman, A. (2012). Pre-registration paid employment choice: the views of newly qualified nurses. Nurse Education Today, 32(1), 10-14.

The McGill Nursing Collaborative for Education and Innovation in Patients-and Family- Centered Care. Nightingale Fellows Project. 2018-2019.

Romyn, D. M., Linton, N., Giblin, C., Hendrickson, B., Limacher, L. H., Murray, C., ... & Weidner, A. (2009). Successful transition of the new graduate nurse. International journal of nursing education scholarship, 6(1).

Rush, K. L., Adamack, M., Gordon, J., Lilly, M., & Janke, R. (2013). Best practices of formal new graduate nurse transition programs: An integrative review. International journal of nursing studies, 50(3), 345-356.

Schuelke, S., & Barnason, S. (2017). Interventions used by nurse preceptors to develop critical thinking of new graduate nurses: A systematic review. Journal for Nurses in Professional Development, 33(1), E1-E7.

42

Bibliographie – Champ de pratiqueLois, règlements et ouvrages

Code des professions (Art. 37 et 37.1 5° ).

OIIAQ. (2011) Les activités professionnelles de l’infirmière auxiliaire. Champs d’exercice, activités réservées et autorisées.

OIIQ (2011). Les activités professionnelles de l’infirmière auxiliaire. Champ d’exercice, activités réservées et autorisées.

OIIQ (2016). Le champ d’exercice et les activités réservées des infirmières et infirmiers. 3e édition

Loi sur les services de santé et les services sociaux.

Loi sur les infirmières et infirmiers (Art.36).

Modifications du Règlement sur les activités professionnelles pouvant être exercées par des personnes autres que des infirmières et des infirmiers.

Modifications du Règlement sur les activités professionnelles pouvant être exercées par des personnes autres que des infirmières et des infirmiers auxiliaires..

Règlements sur certaines activités professionnelles pouvant être exercées par une infirmière ou un infirmier auxiliaire..

Règlement sur certaines activités professionnelles qui peuvent être exercées par une infirmière/infirmier, pris en application de la Loi médicale..

PIQ (2014).

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�Nouvelle structure organisationnelle supportant un programme d’externat: structure du programme, stratégies de mise en œuvre et résultats. Congrès OIIQ, Novembre 2019 (A34)�Objectifs d’apprentissagePlan de la présentationIntervention basée sur les données probantesCréation du nouveau programme d’externat – les fondements Création du nouveau programme d’externat – le milieu Création du nouveau programme d’externat – les fondements Création du nouveau programme d’externat – les fondements Création du nouveau programme d’externat – les fondements Création du nouveau programme d’externat – les fondementsCréation du nouveau programme d’externat – les fondementsMise en œuvre du nouveau programme d’externat – la marche à suivre Création et mise en œuvre organisationnelle du nouveau programme d’externatCréation et mise en œuvre organisationnelle du nouveau programme d’externat – �les partenairesNouveau programme d’externat – �Partage des responsabilités�Compétences à développerClarification des rôles et responsabilités Nouveau programme – les compétences à développer Diapositive numéro 18Cahier «Plan d’intégration/ progression des compétences»Nouveau programme d’externat – �le détail de la structureCartographie de la structure d’ensemble du programme d’externatMentorat et suivi en cours d’externat (Adams & Gillman, 2016)Structure du programme d’externat – formations et intégration clinique (Woten, 2016)Structure du programme d’externat – intégration clinique )Structure du programme d’externat – intégration clinique )Ressources additionnellesTableaux comparatifsCréation de tableaux comparatifs des activités professionnelles permises au personnes autres que des infirmières. Soutien aux précepteurs Soutien aux précepteursCréation et mise en œuvre du nouveau programme d’externat – �les résultatsNotre équipe d’externesLes résultatsLes résultatsLes résultatsLes résultatsInterventions visant la continuité de la trajectoire de carrière RecrutementRecrutementDiapositive numéro 40Bibliographie BibliographieBibliographie – Champ de pratique�Lois, règlements et ouvragesDiapositive numéro 44