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ANALYSER ET REPRESENTER

L’ORGANISATION D’UN

SYSTEME D’INFORMATION

A5. 3 – Gestion de l’information

Processus 10

L’échange d’informations

dans la PME

Quand échange-t-on de l’information ?

Tous les acteurs internes et externes, à l’occasion

des tâches à accomplir, sont amenés à échanger

des informations. Ils génèrent ainsi de nombreux

flux d’informations.

Exemple : Le conseil d’administration d’une PME a décidé la

réunion de l’assemblée générale ordinaire (AGO) des

actionnaires de la société. L’assistante de gestion est

chargée de mettre en œuvre le processus qui assurera le

déroulement normal de cette assemblée.

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Démarche d’Analyse (1)

Elle comporte généralement 7 étapes :

Le schéma directeur : l’objectif de cette étape est

d’établir un lien entre la stratégie de l’entreprise et ses

besoins dans l’informatisation d’un SI.

L’étude préalable : Elle permet d’élaborer différentes

solutions et d’en évaluer les conséquences. Cette étape

consiste à préciser, pour chaque solution proposée :

Le processus concerné, le degré et le type d’automatisation,

le coût des moyens à mettre en œuvre, les étapes et les

délais, les avantages et les contraintes de la solution et la

situation par rapport au schéma directeur.

A la fin de cette étape, une solution est retenue…

Démarche d’Analyse (2)

L’étude détaillée : Les différents modèles de l’étude préalable sont validés et complétés. On établit une description détaillée de chaque tâche à automatiser, en terme de supports (formulaires, états, …), d’algorithmes (règles de gestion, de calcul, de contrôle…), d’actions sur les données (création, modification, …)

L’étude technique : création de la structure informatique de la base de données, accès aux données et architecture des programmes.

Le développement

L’installation

La maintenance

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La méthode Merise (Méthode d’Etude et de

Réalisation Informatique pour les Systèmes d’Entreprises)

Méthode de Conception, de développement et de

réalisation de projet informatique, la + utilisée

aujourd’hui en France.

Elle s’appuie sur 2 principes majeurs : la séparation

des données et des traitements, et l’approche par

niveaux d’abstraction.

Chaque modèle respecte un formalisme et des

concepts adaptés

Méthode Merise (2)

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Méthode Merise (3)

Modèle de contexte / Diagramme de

Flux

Le modèle de contexte, il permet d’analyser le SI de façon plus général (niveau 0). Il permet une approche globale des processus. Il met en évidence les échanges d’informations entre le domaine étudié et le reste du monde (acteurs externes et domaines connexes )

L’affinage du modèle de contexte à un niveau + détaillé, en décomposant en différentes activités donne un diagramme de Flux de niveau N.

Le diagramme de Flux sert aussi bien à expliquer le fonctionnement d’une activité qu’à l’améliorer.

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Formalisme (commun)

Libellé Définition et exemple Symbole

Flux Flux d’information entre

les acteurs

Flux Flux d’information entre

les acteurs externes

Domaine ou domaine

connexe

Périmètre du processus

Acteur externe / interne Un client, un fournisseur,

une assistante…

Les activités ne sont pas représentées dans un modèle de contexte ainsi que les flux internes du domaine.

Pratique : A partir de l’énoncé de la diapo n°2, remplir

le tableau suivant

Définitions Exemples

Processus

Ensemble organisé

d’activités orienté vers la

production d’un résultat

clairement identifié

Évènement

déclencheur du

processus

Action qui lance la mise en

œuvre du processus

Activités

Ensemble de tâches

présentant une certaine

unité au sein d’un processus

tâches Travail déterminé qui doit

être exécuté

Résultat attendu L’objectif visé se traduit par

un résultat

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Formalisme : modèle de contexte

Exemple : Le conseil d’administration d’une PME a décidé la réunion de

l’assemblée générale ordinaire (AGO) des actionnaires de la société.

L’assistante de gestion est chargée de mettre en œuvre le processus qui

assurera le déroulement normal de cette assemblée.

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Construction du modèle de contexte

Élaboration du modèle de contexte

1 :

2 :

3 :

4 :

5 :

6 :

7 :

8 :

9 :

10 :

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Les caractéristiques des flux

d’informations

Un flux d’information peut être :

Réflexif : cas où la cible répond directement à la

source

Successif : échelonné selon un ordre chronologique

établi, ou , au contraire, simultané.

Périodique

Conditionnel : dépend de la réalisation d’une condition

propre à l’activité ou au processus sous-adjacent.

Diagramme de Flux

Il s’établit à partir du modèle de contexte. Il est

complété par la décomposition du domaine en

activités et par la représentation des flux internes

entre les activités.

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Exemple

Le Diagramme de Flux

Le diagramme de Flux est un outil de représentation pour effectuer un diagnostic fonctionnel des activités.

Exemple : Pour fournir des devis à ses prospects, une PME du bâtiment a adopté l’organisation suivante :

1- après contact avec le prospect, le commercial rédige le brouillon du devis et le chiffre au niveau de la main d’œuvre

2- Puis il transmet ce brouillon à l’assistante, qui chiffre le devis au niveau de la fourniture des matériaux

3- L’assistante procède à la saisir informatique du document, et transmet un exemplaire papier au responsable

4- le responsable prend connaissance du document, demande éventuellement des précisions ou modifications, puis valide le devis qui retourne à l’assistante.

5- Le devis validé, l’assistante édite la version définitive qu’elle transmet au commercial

6- Le commercial présente la proposition au prospect pour signature

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Le diagramme de Flux

Exercice

Effectuer le diagramme de flux de l’exemple précédent

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Correction

Utilité du diagramme de Flux :

Proposer des améliorations

Le repérage de dysfonctionnements

L’assistante remarque que la validation du responsable est susceptible de retarder la réalisation du devis, notamment dans le cas où il est indisponible.

Proposer des améliorations

L’assistant propose à son responsable une délégation de validation à son profit, lui permettant de valider en son absence tout devis <= 5000€ HT. Cas de 70% des devis émis par la PME.

Proposer un diagramme de flux modifié :

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Le diagramme événement-résultat

Définition et concepts

Alors que le diagramme de flux est centré sur

l’échange d’informations entre les acteurs, le

diagramme évènement-résultat constitue une

approche mieux adaptée à la représentation des

processus.

Définitions

Activité

(Opération)

Ensemble ou séquence de tâches élèmentaires présentant une

finalité commune

Processus Enchainement d’activités allant vers l’obtention d’un résultat

Domaine

Un processus se déroule dans un domaine de référence

les acteurs externes peuvent appartenir à des domaines

connexes

Événement

déclencheur Déclenche le processus

Événement externe Flux d’informations entrant à destination du domaine

Événement interne Flux d’informations généré par le processus. Il peut être sortant.

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Exemple

Formalisme

Règle de synchronisation : lorsqu’une opération est initié par plusieurs évènements, ils peuvent se combiner logiquement grâce aux opérateurs booléens classiques « et », « ou ».

ET

Règle d ’émission : Elles précisent les différents cas qui peuvent se présenter.

Lorsque le résultat d’une opération est toujours le même, la règle d’émission est « toujours »

En stock Rupture

Toujours

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Diagramme évènement-résultat d’un

processus complet