ANAP_H12_Modele_PQP

Modifier Proprits : Nom du Projet

Modifier Proprits : Sigle ESModifier Proprits : Nom du Projetpage 30

ANAP_MODELE_PQPPlan Qualit Projet22/12/2010

Remplacer par le LOGO de lEtablissement

Etablissement

Dsignation de lES

PQP

Plan Qualit Projet

Nom du Projet

actionquidatesignature

rdaction

validation

approbation

Mode opratoire du modle ( supprimer du document)

Ci-aprs le tableau des modalits dutilisation du prsent modle.

ActionRecommandationComment faire?

CrationLouverture du document est effectue en lecture seule. Vous devez crer votre propre document.Faire Fichier/Enregistrer sous en utilisant un emplacement et un nom de document conforme votre gestion documentaire.

ParamtrageLes informations rptitives(auteur, ES, Projet) sont paramtres dans les proprits du document. Aller dans le menu Fichier/Proprits et modifier comme indiqu. Les modifications sont prises en compte lors de ldition ou lors de la prvisualisation de ldition.

Mise en formeLe modle dispose dune feuille de style. Il suffit de cliquer sur le style correspondant pour appliquer la mise en forme.Faire apparatre la feuille de style laide du menu format/styles et mises en forme, slectionner le tableau ou paragraphe et cliquer sur le style souhait.

RdactionDans la mesure du possible, essayez dutiliser la rdaction en mode tableau. Cela facilite la lecture du document et le suivi des activits.Le style ANAP_Tableaux vous propose un formatage des tableaux limage de celui-ci.

Les conseils pour la rdaction du document ou les exemples adapter au contexte sont en italiques.

Le texte du PQP, en mode normal, peut-tre repris tel quel et complt.

Sommaire2Mode opratoire du modle ( supprimer du document)

1.Prambule la rdaction dun PQP52.Objectif et domaine dapplication du PQP62.1Objectif62.2Domaine dapplication63.Matrise du Plan Qualit Projet74.Evolution du Plan Qualit Projet75.Diffusion76.Documents applicables77.Prsentation du projet97.1Objectifs du projet et enjeux pour ltablissement97.2Champs dapplication du projet et responsabilits107.3Planning gnral du projet et dates cls128.Organisation du projet138.1Description des instances du Projet148.1.1Le Comit de Pilotage (Copil)148.1.2Le Comit Oprationnel de Projet (Comop)168.2Dcoupage en phases178.2.1Lancement178.2.2Mise en uvre188.2.2.1Installation188.2.2.2Paramtrage - Tests - Pilote198.2.3Exploitation208.2.4Fin du projet218.2.5Formation et assistance229.Management du projet239.1Reporting du projet Tableaux de bord239.2Gestion des runions239.2.1Organisation gnrale des runions239.2.2Programmation des runions239.2.3Runion de lancement249.3Gestion de la documentation249.3.1Rfrencement des documents du projet249.3.2Stockage des documents259.3.3Modles de documents259.3.4Circuit des documents269.3.5Annuaire des intervenants269.4Gestion des risques269.5Gestion des non-conformits279.5.1Non-conformit aux obligations du PQP279.5.2Non-conformit aux produits selon les exigences du march279.6Gestion des modifications289.7Gestion du planning2910.Protocole de vrification des livrables3011.Annexes3011.1Planning dtaill du projet3011.2Modles de document30

1. Prambule la rdaction dun PQP

Le prsent document propose un plan du document Plan Qualit Projet. Le plan propos est une suggestion que chaque tablissement se doit dadapter en fonction de son contexte et du niveau de dtail quil souhaite voir intgrer dans le PQP.

Le PQP sinscrit dans la dmarche qualit de ltablissement MOA et du titulaire du march MOE. Il importe donc de prciser ici les modalits de cration et de validation de ce document au regard des politiques de qualit des deux entits, de prfrence celles du MOA.

Le PQP tablit les rgles de fonctionnement entre le MOA et le MOE. Il est tabli lissue de la phase de lancement pendant laquelle la MOA et la MOE travaillent ensemble la dfinition prcise de la ralisation du projet.

Ce travail de dfinition ne peut tre ralis que lorsque:

le MOA dispose dune connaissance minimale mais suffisante:

des conditions dimplantation du logiciel(fonctionnalits, paramtrage, exploitation);

de la mthodologie de dploiement propose par le MOE;

le MOE connat suffisamment les spcificits de ltablissement:

paramtres gnraux;

fonctionnalits spcifiques;

organisation des services et ralisation des processus couverts par le logiciel.Ceci suppose donc un change dinformation et un travail de rflexion commun entre le MOE et le MOA. Ce travail est gnralement conduit sous la forme dtude pralable, tude dimpactpropose par le MOE (ou impose par le MOA dans son appel doffres) et au cours de laquelle des prsentations du logiciel et de son paramtrage sont faites. Ces runions sont gnralement suivies de runion de groupes de travail thmatiques spcifiques pour retenir les choix de mise en uvre de la solution: ralisation du paramtrage, des tests, identification des pilotes, techniques de dploiement, organisation du support, mthodologie de formation, conduite du changement

Un des livrables de cette tape de lancement est le PQP qui dcrit donc prcisment:

le plan de conduite oprationnelle du projet: la faon dont les oprations seront menes pour construire la solution finale;

le plan de gestion du projet: les rgles de fonctionnement entre le MOA et la MOE pour se garantir de toute dviation par rapport aux objectifs du projet.

Le PQP devrait ainsi devenir un document contractuel qui, sans remettre en cause les lments du march, les prcise. Dans ce cas, il sera ncessaire dindiquer ce caractre contractuel dans lappel doffres initial.

2. Objectif et domaine dapplication du PQP

2.1 ObjectifCe document dcrit le mode de fonctionnement entre le matre douvrage (MOA) et le matre duvre (MOE). Il prcise les conditions de fonctionnement entre les 2 parties dans le cadre du projet NOM DU PROJET de mise en uvre dun logiciel de xxxxxx afin de satisfaire les exigences en matire de qualit pour sa mise en uvre. Ces conditions sappliquent ds le lancement du projet, une fois ce document approuv par les 2 parties, si possible avant mme la runion de lancement.Il a pour objectif de fournir :

Lassurance du niveau de qualit des travaux effectus par lditeur ou le prestataire; La dfinition dun primtre daction et les obligations de la MOE et de la MOA en ce qui concerne le suivi de la qualit; Les procdures et les modes opratoires destins aux diffrents acteurs du projet; Lorganisation et la formalisation des diffrents chantiers qui composent le projet NOM DU PROJET.2.2 Domaine dapplicationLe PQP dtaille la mise en uvre pratique du suivi du projet. Le respect des principes qui y sont voqus est indispensable la russite du projet.

Lensemble des acteurs du projet doit se conformer strictement ce plan qui est discut et sign par les directeurs de projet respectifs de la MOA et de la MOE.

Les Chefs de Projet des 2 parties sont responsables de diffuser leurs quipes respectives ce PQP aprs signature et d'en assurer la communication. Ils s'assurent du respect par leurs quipes des principes et des procdures qui y sont noncs.

3. Matrise du Plan Qualit Projet

Le cycle de ralisation du PQPest dcrit dans le tableau suivant :

PhaseModalitsQui

RdactionLe PQP est rdig.La rdaction du PQP est effectue par le chef de projet MOA avec une forte implication du Chef de Projet de la MOE.

ValidationLe PQP est valid.La validation du PQP est la charge du Comit Oprationnel de la MOA.

ApprobationLe PQP est approuv.Lapprobation est ralise par le Comit de Pilotage de la MOA. Aprs approbation le PQP devient un document contractuel.

4. Evolution du Plan Qualit Projet

Si besoin, le PQP peut voluer au cours du projet tant en ce qui concerne les acteurs que les procdures. Il fait cependant l'objet systmatique d'une validation pralable par les Chefs de Projet et suit le cycle de ralisation prcis au 3 ci-dessus. Une nouvelle version du document est signe puis rediffuse lensemble des acteurs du projet.

5. Diffusion

Les Chefs de Projet des 2 parties sont responsables de diffuser leurs quipes respectives ce PAQ et d'en assurer la communication. Ils s'assurent du respect par leurs quipes des principes et des procdures qui y sont noncs.

6. Documents applicablesLe tableau ci-aprs rappelle les documents et leur ordre contractuel hirarchique, leur rfrence, leur date de validitet leur dsignation (exemples):

N OrdreRfrenceDateDsignation

1CCAP_201001jj/mm/AAACCAP: Cahier des Clauses Administratives Particulires

2CCTP_201001jj/mm/AAACCTP: Cahier des Clauses Techniques Particulires

3CCAG_201001jj/mm/AAACCAG: Cahier des Clauses Administratives Gnrales

4PQP_XX_201001jj/mm/AAAPlan Qualit du Projet

5NDC_ZZ_201001jj/mm/AAANote de cadrage

X..Autres documents du projet

En cas de contradiction entre des documents recenss dans le tableau ci-dessus, le document ayant lordre le plus haut prvaut (code des marchs), sauf si un accord est trouv entre les 2 parties, de manire inscrire dans le PQP des modalits complmentaires ou diffrentes.Prsentation du projet6.1 Objectifs du projet et enjeux pour ltablissement

Les objectifs du projet et leurs caractres stratgiques pour ltablissement tant dfinis dans le march, il sagit de les rappeler ici.Les objectifs sont ceux dcrits dans le march (le CCTP et la rponse du MOE).Pour rappel, les objectifs du projet sont:

lamlioration de la prise en charge des patients;

le respect du circuit du mdicament tel quil est dfini par les textes rglementaires;

.

Les fonctionnalits sont celles dcrites dans le march (le CCTP et la rponse du MOE). Pour rappel, ces fonctionnalits sont les suivantes:

Circuit du mdicament:

Prescription mdicamenteuse; Validation pharmaceutique de la prescription;

Dispensation; Administration du mdicament; Gestion des chimiothrapies; Gestion des rtrocessions de mdicaments.Le projet est compos des tranches suivantes:

La matrise duvre du projet;

Les prestations dassistance la mise en uvre du projet:

Installation;

Formation;

Assistance au paramtrage et au dmarrage;

La mise disposition lES XXX du logiciel NOM DU LOGICIEL

La mise disposition des serveurs pour le fonctionnement du logiciel et son hbergement;

La maintenance du logiciel.

Les spcificits techniques sont celles dcrites dans le march (le CCTP et la rponse du MOE). Pour rappel ces spcificits techniques sont les suivantes: Serveur DELL PowerEdge 2900;

Mdia de sauvegarde RD1000.;

.

6.2 Champs dapplication du projet et responsabilits

Les responsabilits respectives du MOA et du MOE de mme que les attentes respectives de chacune des parties tant dfinies dans le march, il sagit de les rappeler ici. Cependant, ltape de lancement permet gnralement de les prciser ou encore den identifier de nouvelles du fait dune meilleure connaissance du projet et des risques associs.

Les points suivants sont la charge de la MOE:

Direction du Projet pour les ressources de la MOE;

Installation des serveurs et de ses composants logiciels (OS, middleware associs) et techniques (baies de stockage, consoles dadministration);

Installation du logiciel:

Installation et test de fonctionnement (accs aux applications)

Formation des quipes de la DSI;

Fourniture des procdures dexploitationdont PCA, PRA;

Fourniture des procdures de constitution des environnements de test, formation, production avec leurs donnes associes;

Formation:

Prcisez:

Formation de formateurs ou

Formation des utilisateurs finaux de ltablissement Assistance au paramtrage:

Prcisez:

Ralisation du paramtrage ou

Validation du paramtrage?

Prcisez chaque fois la responsabilit pour le type de paramtrage:

Paramtrage systme, de base, pour le pilote, pendant le dploiement?

Ralisation des interfaces et reprise de donnes; Prcisezjusquo stend la responsabilit du MOE:

Ralisation?

Tests?

Exploitation?

Support?

Ralisation des tests de VA ; Prcisezjusquo stend la responsabilit du MOE:

Management des quipes de tests?

Fourniture dune mthodologie de tests?

Fourniture dun cahier de test type?

Fourniture dun outil de suivi des non conformits?

Fourniture des procdures de corrections des non conformits?

Assistance au dmarragedu site pilote ;

Assistance au dploiement gnralis; Maintenance;

Les points suivants sont la charge de la MOA (lES XXX): Direction du projet pour les ressources de ltablissement; Fourniture de moyens (locaux, quipements) pour la MOE; Conduite du changementauprs des futurs utilisateurs: Prcisezce qui relve du MOA:

Plan de communication;

Sminaires, groupes de rflexion,;

Support personnalis (formation de base aux outils informatiques, la bureautique);

Etude des processus pour optimisation;

Formation: prcisezles obligations en termes de salles, dquipements; Mise disposition des quipes pour la formation, les tests, le dploiement;

Paramtrage du logiciel (spcifiez si une phase de contrle et de validation du paramtrage par la MOEdoit avoir lieu) ;

Formation auprs des utilisateurs finaux ;

Tests de rception de lensemble des composants fournis par la MOE:

Prcisez: Fourniture des environnements (formation, test, production);

Dfinition des jeux dessais;

Passage des jeux dessai;

Saisie des non conformits;

.

Assistance auprs des utilisateurs finaux;

Exploitation du logiciel (en ayant prcis quelle tape la MOA en est responsable);

6.3 Planning gnral du projet et dates clsLe planning gnral du projet est rfrenc dans le march et constitue le document contractuel qui engage le MOA et le MOE en termes de respect des dlais. Le planning dtaill, labor en phase de lancement, prcise quant lui toutes les oprations raliser. Etant une annexe du PQP, il devient contractuel. Sil est diffrent du planning rfrence au march, il doit imprativement tre valid en Copil.

Le planning dtaill, labor durant la phase de lancement, est prsent dans lAnnexe A du prsent document. Il engage les deux parties sur les jalons majeurs du projet.Toute mise jour de ce planning doit tre valide en comit de pilotage et jointe au compte-rendu du comit de pilotage.

Organisation du projetDcrire ici toutes les parties prenantes du projet(MOA, MOE, sous-traitants de la MOE), ainsi que les relations tablies entre les parties.

Ce chapitre a pour objectif de dtailler lorganisation mise en place dans le projet.

Le schma dorganisation ci-dessous inclut tous les acteurs du projet, aussi bien du ct du MOE que du MOA.A titre dexemple:

6.4 Description des instances du Projet

La liste des participants de la MOA aux diffrents comits du projet doit tre dfinie avec prcision et prcise dans ce document.

Il est recommand que, pour la MOA, participent aux diffrents comits et chantiers:

Des acteurs mtiers (mdecins, soignants, cadres de sant),

Les acteurs techniques de la DSI qui assurent le suivi oprationnel et technique du projet.

La fonction de sponsor du projet, au mme titre que le chef de projet, peut aussi tre mise en uvre dans le projet.

Le sponsor est une personne emblmatique et reconnue dans ltablissement qui supporte activement le projet et aide la rsolution des points de blocage majeurs.

Cette fonction, quand elle est mise en place, peut tre tenue par un mdecin (ou le directeur de ltablissement).

Le nombre de personnes impliques dans le projet dpend videmment de sa taille et de sa complexit. Ainsi, il est possible que le chef de projet et le directeur de projet identifis ci-dessous soient une mme personne alors que les rles dans les deux comits sont diffrents.Outre les groupes de travail, deux instances spcifiques au projet interviennent chacune leur niveau de dcision et darbitrage suivant limpact des dcisions prendre.

Il sagit : Du Comit de Pilotage (Copil): au niveau stratgique du projet;

Du Comit Oprationnel du projet (Comop): au niveau oprationnel du projet.

Leurs objectifs des ces instances sont dcrits ci-aprs.6.4.1 Le Comit de Pilotage (Copil)ObjectifResponsabilitsRleIntervenants

Assurer la direction stratgique du projet Rsultats du projet

Dlais

Budget Se runit aux grandes chances du cycle de vie du projet et valide le passage dune phase lautre

Arbitre les objectifs, les budgets, les dlais

Valide le CR du comit prcdent

Analyse les tableaux de bord prsents

Fait le point sur les risques,

Valide le travail des chantiers, suit leur avancement

Analyse les difficults en coursLa direction gnrale ou son reprsentant (indiquer son nom)

Le directeur de projet MOA (indiquer son nom)

Le chef de projet MOA (indiquer son nom)

Le directeur de projet MOE (indiquer son nom)

Le chef de projet MOE (indiquer son nom)

Enumrer les participants au COPIL et leur rle respectif.

Le Copil est constitu des membres suivants: .

.Le Copil se runit aux tapes cls du projet afin de valider le passage la phase suivante(a minima les runions du Copil sont les suivantes):

Copil de lancement;

Copil de validation de la VA (fin de mise en uvre du pilote)

Copil de validation de la VSR (validation du caractre oprationnel de la solution en exploitation)

Le Copil peut se runir de faon exceptionnelle si ncessaire la demande dun de ses membres ou encore du Comop.

Ordre du jour:

Etat davancement;

Faits marquants depuis le dernier Copil

Planning prvisionnel

Dcisions;

Rvision des risques et mise jour du plan dactions associLivrables:

Compte-rendu

Tableau des risques avec le plan dactions associ

Dossier de Suivi de Projet DSP (tableau des actions et dcisions prises en Copil)6.4.2 Le Comit Oprationnel de Projet (Comop) ObjectifResponsabilitsRleIntervenants

Assurer la direction oprationnelle du projet Suivi et cohrence des objectifs oprationnels Se runit une priodicit de (spcifiez, au moins tous les mois)

Prend les dcisions oprationnelles face aux difficults rencontres

Sassure de lavancement du projet selon le plan prvisionnel

Gre le Dossier de suivi de projets

Prpare le Comit de Pilotage

Le chef de projet MOA (indiquer son nom)

Le chef de projet MOE (indiquer son nom)

Les responsables de chantier (indiquer les noms)

Ordre du jour type:

approbation de l'ordre du jour,

approbation du compte rendu prcdent,

point sur le dossier de suivi des actions (DSP) et mise jour,

retours ventuels du Copil,

point sur l'avancement par chantier (MOE et MOA),

points divers et change dinformations,

date et lieu de la prochaine runion.

Livrables:

Compte-rendu

Dossier de Suivi Projet DSP (actions et dcisions)

6.5 Dcoupage en phases

Le projet est dcoup en diffrentes phases: lancement, mise en uvre, exploitation et fin.

6.5.1 LancementLancement

Objectif

Finaliser les lments logistiques et contractuels ncessaires au bon droulement du projet.

Elments en entreElments en sortie

CCTP tablissement

CCAP tablissement

Proposition prestataire

Notification du march Planning dtaill

Compte-rendu de la runion de lancement

PQP

Cahier de vrifications

Conditions de passageConditions de russite

Sans objet Prise en compte de lensemble des contraintes denvironnement

TchesIntervenantsLivrables

Contractualisation avec la MOEIndiquer le nomContrat

Raliser le Plan Qualit Projetindiquer le nomPlan Qualit Projet

Mettre en place les comits du projetIndiquer le nomNote dorganisation du suivi projet

Organiser la logistique du projetIndiquer le nomNote logistique

Etablir le planning dtaillIndiquer le nomPlanning dtaill

Etablir le plan de communicationIndiquer le nomPlan de communication

Dfinir la mthodologie de rception de la solution (MOM, VA, VSR) Indiquer le nomCahier de vrification

..

6.5.2 Mise en uvre

La phase de mise en uvre se dcoupe en installation, paramtrage, tests et dploiement sur le site pilote.6.5.2.1 InstallationInstallation

Objectif

Vrifier linstallation des composants logiciels, la documentation technique, la formation de lquipe informatique.


Livraison du progiciel

Cahier de Vrification Identification et mesure des indicateurs de performances avant mise en uvre

Progiciel install

Personnel informatique form

Dossier dexploitation adapt lenvironnement

Procs verbal de Mise en Ordre de Marche


Sans objet MOM signe


Vrifier la conformit des lments livrs vis vis du march Indiquer le nomBon de conformit

FormerIndiquer le nomBilan de formation

Excuter les tests et prononcer la Mise en Ordre de Marche (MOM)Indiquer le nomProcs Verbal de MOM

...

6.5.2.2 Paramtrage - Tests - PiloteParamtrage/Test/Pilote

Objectif

Vrifier le bon fonctionnement du progiciel en production et intgrer le progiciel au systme dinformation de lhpital.


Logiciel paramtr

Logiciel interfac avec les applications suivantes (prcisez)

Cahier des vrifications

Procs Verbal de VA

Dossier dexploitation de lapplication adapt lenvironnement

Logiciel dploy dans lenvironnement de VA


MOM signe VA signe


Mettre en place l'environnement de VAIndiquer le nomEnvironnement de production

Reprendre les donnesIndiquer le nomEtats de contrle valids

Vrifier l'aptitude de bon fonctionnement (VA) Indiquer le nomProcs verbal de VA

Finaliser le dossier dexploitationIndiquer le nomDossier dexploitation

Excuter les tests prvus dans le plan de vrification, formaliser les non conformits identifies Indiquer le nomTableau de suivi des non conformits

...

6.5.3 Exploitation

La mise en exploitation gnralise seffectue aprs le dploiement dans un service pilote.Exploitation

Objectif

Assurer le dmarrage de lapplication.


Procs Verbal de VA

Cahier des vrifications

Plans de tests

Dossier dexploitation de lapplication Logiciel en exploitation

Procs Verbal de VSR

Procs verbal dadmission


VA signe VSR signe


Raliser le plan de dploiementIndiquer le nomPlan de dploiement

Mettre en place la cellule d'assistanceIndiquer le nomCellule dassistance

Excuter les tests selon la mthodologie dfinie dans le cahier de vrifications et conformment aux plans de tests labors par la MOA Indiquer le nomTableau de suivi des non conformits

Tester le plan de reprise de lactivit (PRA) et de continuit de lactivit (PCA) (simulation de panne et reprise)Indiquer le nomPRA valid

Vrifier le service rgulier (VSR) face aux exigences du cahier des charges ; contrler la conformit des exigences de performance aux engagements du march (temps de rponse, temps de rponse en interactif, disponibilit); Indiquer le nomProcs verbal de VSR

..

6.5.4 Fin du projet

La fin du projet permet de dresser un bilan et de passer en phase de maintenance.Fin

Objectif

Clturer le projet et dmarrer la phase de maintenance.


Progiciel en exploitation Indicateurs de performances mesurs priodicit rgulire

Bilan du projet

Contrat de maintenance

Tableau de suivi des non conformits


VSR signe Sans objet


Formaliser le bilan du projetIndiquer le nomBilan

Mettre en place le contrat de maintenance avec la MOE .Indiquer le nomContrat de maintenance

Suivre la correction des non conformitsIndiquer le nomTableau de suivi des non conformits

6.5.5 Formation et assistance

Lactivit de formation et dassistance est transverse au droulement du projet.Formation

Objectif

Faciliter lappropriation de loutil par les utilisateurs; dvelopper lusage de loutil


Progiciel paramtr Utilisateurs forms

Manuel dutilisation de loutil


Validation du paramtrage par la MOE Bilan de formation positif


Valider le manuel d'utilisation fourni par la MOEIndiquer le nomManuel dutilisation

Installer l'environnement de formationIndiquer le nomEnvironnement de formation

Raliser le plan et le support de formationIndiquer le nomPlan et support de formation

Dlivrer la formation du personnelIndiquer le nomFormation du personnel

Contrler et suivre les formationsIndiquer le nomBilan de formation

Mettre en place le support aux utilisateurs; assurer le support aux utilisateurs Indiquer le nomProcessus de support formalis et oprationnel

Management du projet

6.6 Reporting du projet Tableaux de bord

Le reporting du projet doit permettre de contrler et de mesurer lavancement du projet et didentifier les risques potentiels.

La communication sur l'avancement des travaux et d'une faon gnrale sur le droulement du projet est effectue au travers du Copil (runions et comptes-rendus) et un niveau plus fonctionnel, sur chaque chantier/sous-projet. Les lments de communication au Copil sur lavancement du projet sont:

Document Objet du documentRdacteurValideur

Suivi du planningFormaliser le calendrier des activits et des livrablesMOAChefs de Projet MOA et MOE

Suivi du budgetFormaliser le suivi des charges et des facturationsMOACOPIL

Suivi des risquesIdentifier les risques potentiels et relever les dcisionsMOACOPIL/COMOP

Synthse du tableau de suivi des non-conformitsLister les non-conformits et leur tat de prise en compte et de rsolutionMOACOMOP

Synthse de la mesure des indicateurs de performance

MOACOMOP

6.7 Gestion des runions

6.7.1 Organisation gnrale des runions

Les runions donnent lieu la production dun ordre du jour dans la semaine qui prcde la runion. Cet ordre du jour sert de convocation.

Un modle de ces Ordres du jour (ODJ) peut tre prsent en annexe de ce PQP.Les runions sont suivies dun Compte-rendu (CRR) et dune mise jour du dossier de suivi de projet (DSP) (qui comporte le suivi des actions et dcisions).

6.7.2 Programmation des runions

Les runions sont programmes pour valider les changements de phase (Copil) et assurer le suivi de leur droulement (Comop).

6.7.3 Runion de lancement

La runion de lancement officialise le dmarrage du projet auprs des utilisateurs.

Son but est de mobiliser les quipes et dinscrire les acteurs majeurs du projet, dont les utilisateurs finaux, dans une vritable dynamique projet.

Les points prsents sont :

Le rappel des objectifs du projet; La prsentation du planning du projet; La prsentation de lorganisation; Lexplication de la mthodologie de ralisation du projet (cycle de vie du projet);

Lexplication de la mthodologie de pilotage du projet (management du projet et conduite du changement).

Les Directions de projet (Directeurs et Chefs de projet) de la MOA et de la MOE sont prsents cette runion.6.8 Gestion de la documentation 6.8.1 Rfrencement des documents du projetLa politique de rfrencement de lensemble des documents sappuiera sur les normes qualit en vigueur dans ltablissement. Nous donnons ici un exemple de rfrencement pour mmoire.

Le rfrencement des documents produits durant le projet doit tre mis en place.

Conformment aux normes qualit en vigueur dans ltablissement, tout document est nomm de la faon suivante:

NNNNNNN_CCC_TTT_VVV_LLLLLLLLLLLLLLLL.ext selon les principes explicits dans le tableau suivant:dsignationNb caractres explication

NNNNNNNlibreNom du projet

CCC3Code du chantier/sous-projet concern (ex: DRP, FON, INF, INT)

TTT3Code du type du document (ex: CRR pour compte rendu).

VVV3Numro de version (ex: 010 correspond la 10 version du document)

LLLLLLLLLLlibreLibell du document repris en toutes lettres

.extn/aExtension Windows du fichier (.doc; .xls; .ppt)

6.8.2 Stockage des documents

Les rgles de stockage des documents devront tre mises en place par la MOA et sappuieront elles aussi sur les normes qualit en vigueur dans ltablissement. Elles seront explicites dans ce paragraphe.Lutilisation dune arborescence de dossiers identique lorganigramme des tches du projet ou WBS (dcomposition du projet en chantiers, tches et sous tches) prsente lavantage de simplifier les recherches. Il est prsent ici pour mmoire.

Conformment aux normes qualit en vigueur dans ltablissement, un dossier par chantier est ouvertet lui-mme dcompos selon lorganigramme des tches du projet:

DRP (Direction de projet)

FON (Chantier Fonctionnel)

CDC (Conduite du changement)

FOR (Formation)

INT (Interfaces, migration des donnes)

INF (Infrastructure)

TST (Tests, organisation de la MOM, la VA, la VSR),

SQP (Suivi de la qualit et des performances (tableau de bord)

.

Chacun de ces dossiers comprend les sousrpertoiresqui lui sont spcifiques. Par exemple, le dossier DRP comprend les sous-dossiers:

CRR (Compte Rendu de Runion)

DSP (Dossier de Suivi Projet)

ODJ (Ordre Du Jour)

PQP (Plan Qualit Projet)

PLA (Planning Projet)

BLI (Bon de livraison)

PRV (Procs verbaux des recettes)

Il est demand au MOE de respecter la mme arborescence que celle de lEtablissement.

6.8.3 Modles de documents

Les modles de documents utiliss par la MOA sappuieront elles aussi sur les normes qualit en vigueur dans ltablissement. Les modles utiliser seront explicits dans ce paragraphe.Conformment aux normes qualit en vigueur dans ltablissement, les modles de document utiliser sont les suivants:

CRR.dot (Compte Rendu de Runion)

DSP.xlt (Dossier de Suivi Projet)

ODJ.dot (Ordre Du Jour)

PQP.dot (Plan Qualit Projet)

PLA.mpp (Planning Projet)

BLI.dot (Bon de livraison)

PRV.dot (Procs verbaux des recettes)

Ces modles sont disponibles dans le dossier: DRP/Modles.6.8.4 Circuit des documentsLe circuit de validation des documents et de gestion des modifications respectera les procdures qualits en place dans ltablissement. Si elle existe, cette procdure doit avoir dfini qui cr un document, qui le valide, qui peut le modifier et comment.

La procdure qualit utiliser pour la gestion des documents est dcrite dans le document qualit rfrenc: aaaa_bbbb_V1 en annexe du prsent document.

6.8.5 Annuaire des intervenants

Un annuaire des intervenants de la MOA et de la MOE devra tre tabli et mis la disposition de tous les participants au projet (fichier excel, groupware ou intranet projet).

Lannuaire des intervenants sur le projet est prsente sur lintranet du projet ladresse suivante: http://intranet.projet6.9 Gestion des risquesLa gestion des risques du projet est essentielle au succs du projet. Le projet doit tre conduit en minimisant tout instant ces risques. Soit une mthodologie existe dj au sein de ltablissement, soit celle-ci est construire. Dans tous les cas, il faudra au moins respecter les rgles suivantes:

raliser une analyse des risques de faon permanente tout au long du projet;

valuer priodiquement ces risques.

La gestion des risques se fait selon les deux temps suivants: (prciser la mthodologie)

Lidentification des risques: elle est effectue conjointement et systmatiquement par la MOE et la MOAen Copil et en Comop;

Lanalyse des risques: en cas de risque avr, un plan daction de rduction voire de suppression du risque est dfini avec lvaluation des moyens et cots de traitement; soit ce plan peut-tre dfini en sance (Copil, Comop), soit il est tabli posteriori; dans tous les cas, il est valid par le Copil ou le Comop, selon le niveau dengagement; les actions mener sont ensuite transmises aux responsables pour application.

6.10 Gestion des non-conformits

Il sagit de dfinir ici les modalits et les responsabilits visant traiter les non conformits rsultant des activits dcrites dans le PQP (ISO 9001 chapitre 8.3).

Les procdures internes de gestion des non conformits, si elles existent, seront dcrites dans appliques avec les outils qui les supportent (ex: Mantis). Nous dcrivons ici les principes gnraux de gestion des non-conformits.La prsente procdure sapplique:

1. tout manquement aux obligations explicites dans le prsent PQP (privations de ressource, non respect du planning, non respect de procdures.).

2. aux produits non conformes fournis par le MOE selon les exigences du march(exigences fonctionnelles, techniques, de performance);La matrise des non conformits est un facteur de russite des projets en temps et en qualit.

6.10.1 Non-conformit aux obligations du PQP

Lorsqu'une non-conformit concerne le non respect des obligations du PQP, la procdure appliquer est la suivante:

identification de la cause;

valuation de la porte et des consquences;

engagement d'une ou plusieurs actions correctives qui peuvent tre:

exiger l'application du PQPet faire rexprimer par les chefs de projets respectifs son importance;

faire voluer le PQP sil est constat quil se rvle mal adapt;

accorder une drogation qui est valide par le Comop ;

remonter un manquement en Comop (compte-rendu).La procdure appliquer pour les non-conformits du PQP est la suivante: (donner la rfrence ou fournir le logigramme de traitement de la non-conformit ainsi que la rfrence du mode demploi de loutil de suivi des non-conformits).

6.10.2 Non-conformit aux produits selon les exigences du march

Lorsqu'une anomalie (bug applicatif) ou incident (non applicatif) est constate, en particulier grce aux actions qualit sur le projet, la procdure suivre est la suivante: identification de la cause;

valuation de la porte et des consquences ;

engagement d'une ou plusieurs actions correctives;

correction;

mmorisation.

La procdure appliquer pour les non-conformits aux produits est la suivante: (donner la rfrence ou fournir le logigramme de traitement de la non-conformit ainsi que la rfrence du mode demploi de loutil de suivi des non-conformits).

Exemple:

N actionNatureEtablissement (MOA)MOE

1Validation et Qualification de la non conformitResponsableResponsable

2Transmission de la fiche la MOE par e-mail en utilisant le modle prdfini en annexeResponsable

Ou InformInform

Ou Responsable

3Prise en compte de la fiche. Confirmation de la classification et du n de rfrence interneInform

Ou responsableResponsable

Ou inform

4Traitement de la non conformit pouvant dboucher par exemple sur une modification sur le statut:

Rejet

Trait dans une version ou un BugFix venir

Corrig sur site de manire exceptionnelle)Inform

Ou responsable Responsable

Ou inform

5Suivi par le biais de tableaux priodiques ResponsableResponsable

Seul les Chefs de Projet (MOA et MOE) sont habilits mettre des fiches de non conformit.

Selon le modle prdfini, la fiche demande est transmise au responsable MOE du chantier concern, avec copie: Chef de projet MOE Chef de projet MOA

La transmission lectronique est privilgie, le fax pourra tre utilis en cas dimpossibilit denvoi.6.11 Gestion des modifications

Au cours du projet peuvent apparatre des demandes complmentaires non stipules au march. Ces demandes peuvent tre fonctionnelles, techniques ou encore des demandes dassistance supplmentaire. Ces lments ntant pas contractuels, ils nont pas de raison dapparatre dans le PQP: leur gestion est externe au projet sauf avenant contractuel qui ncessiterait une mise jour du PQP.

6.12 Gestion du planning

La gestion du planning a pour rle dassurer le suivi et le respect des dlais prvus au projet, en sappuyant sur une planification des tches, et des contrles davancement rguliers.

La gestion du planning est mise en uvre par la Direction de projet MOA, en accord avec la Direction de projet MOE, et a pour buts :

La planification et lorganisation des tches;

La prvision du temps ncessaire pour raliser chaque tche;

Le suivi de lavancement du projetpour chacune des parties;

Lanticipation des risques sur les fonctions, les cots et les dlais;

Lvaluation du poids des modifications qui seraient demandes.

Un des principes du planning est de dfinir des jalons majeurs permettant ainsi de contrler l'avancement du projet: on passe dune phase lautre lorsque le CoPil a valid la ralisation de la phase.7. Protocole de vrification des livrables

Les validations se drouleront suivant le cahier des vrifications qui constitue un autre livrable de la phase de lancement.

La procdure et les outils utiliser sont dcrits dans le document: (donner la rfrence du document).

Annexes

7.1 Planning dtaill du projet

Faire rfrence au document Planning dtaill du projet avec son numro de version.7.2 Modles de document

Faire rfrence aux modles de documents qui seront utiliss tout au long du projet.

Par exemple:

Compte rendu des runions de comits et de chantiers

Procs verbal des recettes du projet

Fiche de non-conformit

Dossier de suivi projet (DSP)

Anap

Modifier Proprits : Nom de l'Auteur ANAP

Modifier Proprits : Nom de l'Auteur

Organisation gnrale du projet

1

COMITE PILOTAGE

COMITEOPERATIONNEL

Chantier Fonctionnel

ChantierTechnique

ChantierMigration de donnes

Chantier Conduite du changement

Chantier .

Direction de Projet

Chef de Projet

Responsables Chantiers

Direction de Projet

Chef de Projet

Responsables Chantiers

MOE

MOA