ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES ET … · Les principaux modules d'exploitation attendus pour la gestion et la comptabilité des Cuma sont : − Comptabilité analytique − Calculs

ANNEXE 1 :

CAHIER DES CHARGES ET DESCRIPTION FONCTIONNELLE

ANNEXE 1 DU CONTRAT DE PRESTATION INFORMATIQUE : DEVELOPPEMENT SPECIFIQUE, MISE EN OEUVRE ET MAINTENANCE A PARTIR DU LOGICIEL NEOCUMA

PREAMBULE :

Cette annexe à pour objet de définir le cahier des charges de la mise en oeuvre du développement spécifique à partir du logiciel NEOCUMA, pour répondre aux besoins du réseau CUMA.

Ce cahier des charges prévaut pour le développement fonctionnel du logiciel, et sera utilisé à la livraison définitive du logiciel pour la réalisation de son recettage.

Ce cahier des charges ne décrit uniquement que les fonctionnalités attendus dans les interfaces du logiciel .Tous les éléments techniques relevant des choix techniques, de la réalisation et de la mise en oeuvre de ce cahier des charges (Architecture, environnement de développement, organisation des base de données, modèles conceptuels de données...) seront décrits dans le Cahier de conception (non annexé à ce contrat), et qui sera remis de manière progressive au GIE CUMATIC.

Chaque chapitre sur les fonctions du logiciel : - rappelle le vécu du logiciel précédent, notamment ses anomalies,- présente les fonctionnalités attendues,- et présente une description fonctionnelle provisoire, issue de l’actuelle version.

Les captures d'écrans utilisées dans cette dernière partie pour illustrer les descriptions fonctionnelles sont des maquettes. Ces écrans seront amenés à évoluer en fonction des contraintes de programmation, être modifiés ou enrichis et peuvent donc ne pas refléter la réalité du produit final.

REDACTEURS / CONTRIBUTEURS :

− Jean Paul CREQUY et Nicolas DEZORTHES pour la société Néologik

− Christelle MAYNARD, Sandrine ANGLADE, Elisabeth HONNONS, Robert TERRASSIER, Jean Yves POCHEZ, Serge LIQUIERE pour le GIE CUMATIC

Annexe 1 – Cahier des charges Page 1 sur 131

SOMMAIRE DU CAHIER DES CHARGES :

1 - Cadre général du projet1.1 Présentation générale et contexte du projet Page 41.2 Objectifs et rôle du logiciel Page 6

2 - Interfaces des outils système2.1 Installation du logiciel et gestion des mises à jour Page 72.2 Organisation des centres de comptabilité et des dossiers Page 82.3 Transferts depuis Olimpya, initialisation et contrôle des dossiers Page 102.4 Gestion des utilisateurs et des droits d'accès Page 122.5 Gestion des Imports & Exports Page 182.6 Fonctionnement local Page 192.7 Gestion des sauvegardes Page 212.8 Gestion des mémos Page 23

3 - Interfaces des outils d'exploitation3.1 Les références Page 243.2 La fiche Cuma, les administrateurs et intervenants Page 273.3 Les tiers et la gestion des personnes Page 293.4 Les matériels Page 353.5 Les activités Page 383.6 Les articles et autres éléments de facturation Page 413.7 Les plans comptables Page 433.8 La saisie comptable Page 463.9 Le lettrage Page 543.10 La TVA Page 583.11 Validation, clôture, et blocage Page 613.12 Les immobilisations Page 633.13 Les emprunts Page 683.14 Le capital social Page 713.15 Les travaux annexes de la comptabilité Page 853.16 La gestion analytique Page 873.17 Les bons de travaux et la facturation Page 943.18 Les éditions générales Page 1023.19 Liste des éditions Page 1093.20 Les transferts EDI vers l’administration fiscale Page 1133.21 L’InfoCentre – Elaboration des requêtes & présentation des résultats Page 1143.22 Les adresses diverses Page 1233.23 Initialisation des dossiers Page 125


TERMINOLOGIES EMPLOYEES :

− AGC : Associations de gestion et de comptabilité

− Base Néocuma centrale : Base de données principale du système Néocuma, partagé sur Internet

− Centre de comptabilité : Structure gérant plusieurs dossiers Néocuma (FDCUMA, AGC, CER...)

− CUMA : Coopérative d'Utilisation de Matériel Agricole

− Dossier Néocuma : Dossier informatique du logiciel Néocuma regroupant les informations d'une même structure (Cuma, Société...)

− EDI : Echange de Données Informatisées. L'EDI peut être défini comme l’échange, d'ordinateur à ordinateur, de données concernant des transactions en utilisant des réseaux et des formats normalisés.

− FDCUMA : Fédération départementale de CUMA

− HCCA : Haut Conseil de la Coopération Agricole


1 - Cadre général du projet

1.1 Présentation générale et contexte du projet

1.1.1 Historique

Le projet de développement spécifique à partir du logiciel NéoCuma, à pour but d'apporter des outils d'exploitation informatique répondant aux besoins du réseau fédératif des CUMA.

Historiquement, le réseau CUMA est un réseau fédératif de 4 niveaux :

− Au premier niveau, les CUMA (Coopératives d'Utilisation de Matériel Agricole) rassemblent des agriculteurs (adhérents à la Cuma) pour mutualiser l'achat de matériels agricoles.

− Au second niveau, les fédérations départementales auxquelles adhérent les CUMA, pour mutualiser certains coûts sur des compétences plus pointues et spécifiques (gestion, compta, animation, machinisme)

− Au troisième niveau, les fédérations régionales regroupent les fédérations départementales, permettant la mutualisation de projet commun de plus grande ampleur et l’animation de la région.

− Au quatrième niveau, la fédération nationale des CUMA, qui fédère les départements et les fédérations régionales, autour de projets et débats nationaux. Son rôle est également d'apporter une représentation politique du réseau au plus haut niveau.

Les services apportés par le réseau fédératif résident principalement dans la gestion, à la comptabilité et l'animation des CUMA.Ce réseau permet également la mise en place de projets transversaux à un département ou à une région sur des thématiques communes au Cuma : Machinisme, emploi, innovation, économie...

Dans cette organisation en pyramide, la gestion et la comptabilité des CUMA est essentiellement assurée :− Par les responsables des CUMA− Par les fédérations départementale, organisé comme des centres de comptabilité− Par des Centres de comptabilité (CER), pour les certains fédérations.

Pour des raisons économiques et techniques, les départements des régions Midi-Pyrénées et Aquitaine, ont décidées de se réunir autour d'un GIE (Groupement d'Intérêt Economique), le GIE CUMATIC, afin de mettre en place des solutions informatiques propres à leurs besoins, dont Olimpya, outil de gestion et de comptabilité de CUMA.

1.1.2 L'outil informatique en place : Olimpya


Fédération Nationale

Fédération Régionale

Fédération Départementale

CUMA CUMA CUMA

Fédération Départementale Fédération Départementale

CUMA CUMA CUMA CUMA

L'analyse d'Olimpya commence en 2001. La Fédération Régionales des CUMA de Midi-Pyrénées est le maître d'oeuvre pour le projet.Le GIE CUMATIC participe activement à son analyse, à sa conception et sa mise en place.

Le logiciel Olimpya est un logiciel Client/Serveur, fonctionnant sur un réseau local. L'objectif étant de mettre en place une base de données départementale sur les réseaux locaux de chaque fédération départementale, permettant ainsi un partage des informations entre les différents salariés de ces fédérations (Comptables, animateurs, directeurs...).Pour répondre au besoin des comptabilités décentralisées, et des déplacements de comptables des fédérations départementales, il est possible d'exporter un dossier depuis cette base départementale, pour la mettre en place sur un poste indépendant (mode trésorier).

Ecrit en Delphi 5, et fonctionnant sur une base de données INTERBASE/FIREBIRD, Olimpya permet :− Gestion des dossiers Cuma− Gestion des références départementales− Gestion des Cuma : tiers, matériels, activités...− Gestion du capital social− Facturation− Comptabilité et analytique

D'autres applications annexes ont été également développés, et permettent des compléments d'exploitation des données d'Olimpya :− Olimpya InfoCentre : Permet l'interrogation et le requêtage transversale de bases de données Olimpya pour sortir

listes, étiquettes, stats, synthèses....− MidiPyCuma : Permet l'élaboration de dossier de prêt auprès du Conseil Régional de Midi-Pyrénées− ChronOlimpya : Permet l'enregistrement des temps d'activités des salariés de FDCUMA PPI : Permet l'élaboration

et le suivi de plans pluriannuel d'investissement et des dossiers de prêt.

1.1.3 Un nouveau projet pour de nouveaux besoins

En 2008, de nouveaux éléments entrent en jeu :

- Nouvelle organisation du réseauPour répondre à la législation en matière de tenue de comptabilité, les fédérations départementales se rassemblent dans des AGC, dotées d’experts comptables.Ceci induit une normalisation du logiciel et de ses méthodes de travail, et impose qu’il respecte les directives de l’administration fiscale.

- Harmonisation des méthodes de travailL'élaboration de projets interdépartementaux et régionaux est de plus en plus fréquent. Qu'il s'agisse de statistiques ou de besoins comptables (transferts TDFC), ces traitements nécessitent des références et méthodes communes pour les différents niveaux du réseau. Le développement d'Olimpya à également montré l'importance de ces harmonisations, beaucoup de temps ayant été consommé (voir perdu) sur des adaptations à des fonctionnements spécifiques des départements.

- Limites des outils actuelsLe fonctionnement d'Olimpya sur les réseaux locaux des fédérations départementales, et la tenue de comptabilité de responsables de Cuma (mode décentralisé), obligeant des exports et des imports de données, ont posés bon nombre de problème.Le suivi et l'harmonisation des versions du logiciel sur les différents sites ont également posé certaines difficultés.La consolidation d'information à un niveau régional a également montrée de nombreuses faiblesses.

- Nouvelles technologiesL'essor d'Internet, comme moyen de communication pour les logiciels informatiques, apporte maintenant de très nombreuses solutions pour améliorer les échanges entre les acteurs du réseau Cuma.L'évolution des réseaux de télécommunication permet de concevoir des liaisons informatiques entre les différentes fédérations départementales, leurs fédérations régionales, AGC, Centres de gestion, partenaires, autres organismes (Conseils régionaux par exemple), et leurs CUMA.

Le projet de développement spécifique à partir du logiciel NéoCuma s'inscrit donc dans cette volonté du GIE CUMATIC de faire évoluer ses outils informatiques, pour répondre à ces nouveaux besoins.


1.2 Objectifs et rôle du logiciel

Le logiciel NéoCuma à été développé avec pour objectif de répondre à des besoins de travail sur des sites géographiques éloignées, par le partage d'une base de données par Internet.

Son fonctionnement, de type Client/Serveur, permettra de répondre au mieux aux échanges et aux outils d'exploitation fondamentaux attendus par le réseau CUMA :

1.2.1 Partage de l'information

- Néocuma s'articule autour de dossiers «comptables» stockés dans une base de données centralisée. Cette base de données centralisée peut être :

- Une base de données distante accessible par Internet (hébergée sur un serveur web approprié)- Une base de données distante accessible par un réseau local (hébergée sur un serveur local)- Une base de données locale, pour un fonctionnement hors connexion

- Le fonctionnement de Néocuma sur un serveur Internet permet ainsi la collecte et le partage des informations d'un dossier entre les différents acteurs du réseau CUMA :

- Trésorier, salarié, adhérent de CUMA- Comptable, animateur, responsable info, directeur de FDCUMA- Intervenants extérieurs : Organisme agricole, institutions...- Des interfaces d'accès ou des ponts d'exports vers une base nationale sont également techniquement possibles

Chacun des intervenants d'un dossier possèdera bien évidemment des droits d'accès spécifiques sur les informations et les outils d'exploitations qui le concernent.

1.2.2 Récolte de l'informationLes fonctionnalités du logiciel devront permettre :

- La Saisie et le partage des informations de bases de la CUMA :- Informations générale - Tiers (Adhérents, Salariés, Fournisseurs, Clients)- Activités- Matériels - Consommables

- La Saisie et la consultation des informations de références relatives au monde agricoles permettant de typer différents types d'informations :

- Cuma (Zones géographiques et administratives, sites comptables, bassins)- Matériel (activités, unités, codes nationaux, marques, catégories d'emprunts et d'immobilisation)- Personnes (civilités, fonctions, communes, cantons)- Comptabilité (Codes TVA, plan comptable, journaux, correspondances comptables)

1.2.3 Traitement de l'informationLes principaux modules d'exploitation attendus pour la gestion et la comptabilité des Cuma sont :

− Comptabilité analytique− Calculs de prix de revient et Facturation− Gestion du capital social− Gestion des immobilisations− Gestion des emprunts− InfoCentre (recherches général sur la base de données)

N.B. : Reportez vous aux chapitres correspondants du cahier des charges pour plus d'informations.

Bien que non pris en compte dans ce cahier des charges, d'autres modules d'exploitations pourront être intégrés dans Néocuma pour permettre le traitement d'opérations complémentaires : ChronoCuma (Suivis des temps de salariés de Cuma), outil de suivi des temps des salariés de FDCUMA, planning partagé...


Interfaces des outils systèmes

2.1 Installation du logiciel et gestion des mises à jour

La dispersion des intervenants qui utiliseront le logiciel NéoCuma, implique la mise en oeuvre d'une base de données accessible par tous et simultanément.

Cette base de données doit donc être partagée, par un réseau informatique commun. L'accès à des intervenants isolés (responsables de Cuma) ou à des partenaires devant être réalisable, Internet est le réseau idéal pour la mise en oeuvre du projet NéoCuma.

Par son utilisation sur l'ensemble des parcs informatique des départements de Midi-Pyrénées et Aquitaine (Postes clients et serveurs confondus), Windows est la plateforme d'exécution la plus appropriée pour l'accès à l'application.L'application pouvant également être proposée à des responsables ou salariés de Cuma, Windows est encore la référence sur les ordinateurs grands publics.

2.1.1 Installation du logiciel

Le logiciel NéoCuma sera diffusé sous forme d'un exécutable d'installation (fourni sur CDROM ou en téléchargement).Cet exécutable installera de manière très simple, l'ensemble des fichiers nécessaire au bon fonctionnement de NéoCuma et de son environnement en moins de 1 minute.

NéoCuma devra pouvoir être utilisable sur les systèmes d'exploitation de MicroSoft : Windows XP, Windows Vista, Windows Seven et Windows 2003 Server.

Dans le cas d'un fonctionnement en local, un paquet d'installation supplémentaire sera requis pour l'installation des fichiers nécessaire à ce fonctionnement local. (Consultez le chapitre Fonctionnement local pour plus d'information).

2.1.2 Gestion des mises à jour

Lors de la diffusion de mises à jour du logiciel NéoCuma, une version déjà installée peut être mise à jour de deux façons :

− Soit par la réinstallation d'un paquet d'installation de cette nouvelle version, sur la version existante, depuis un CDROM d'installation ou depuis un site de téléchargement

− Soit par la mise à jour automatique de NéoCuma. NéoCuma indiquera s'il existe une version plus récente disponible en téléchargement, et se chargera le cas échéant de se mettre à jour.(Cette fonctionnalité de mise à jour automatique ne sera active qu'en présence d'une connexion Internet)

Les mises à jours apporteront des évolutions logicielles en modifiant les exécutables et fichiers de NéoCuma, et des évolutions sur la structure des bases de données. Ces évolutions apportées aux structures des bases de données seront appliqués de manière automatique à la mise à en place d'une mise à jour.

Un dossier mis à jour avec une version donnée de NéoCuma, ne pourra plus être consulté avec une version antérieure du logiciel. Les utilisateurs possédant une version antérieure qui devront accéder à ce dossier, seront invité à mettre à jour leur version de NéoCuma.


2.2 Organisation des centres de comptabilité et des dossiers

La gestion des dossiers, est au coeur de l'organisation de la base de données du logiciel.Cette gestion des dossiers doit permettre une gestion rapide et transversale de tous les dossiers gérés par un centre de comptabilité.

2.2.1 Centres de comptabilité

Afin d'anticiper d'éventuelles évolutions du logiciel, nous considérons que les centres de comptabilités, peuvent donc être de différentes natures :− FDCUMA− AGC− CER− Autres...

A chaque centre de comptabilité sera affecté une base de références permettant le pilotage des données de références pour la bonne tenue de ses dossiers (Voir Chapitres «Références»)

La création/modification des centres de comptabilité ne pourra être effectuée que par les administrateurs système Néocuma.

2.2.2 Dossiers

Chaque centre de comptabilité a donc la charge de plusieurs dossiers comptables, qui peuvent également être de plusieurs natures :− CUMA− FDCUMA− AGC− SOCIETE− Autres...

Pour chaque centre de comptabilité, il sera défini un dossier principal du centre, représentant généralement le dossier de gestion et de comptabilité de la FDCUMA.


En fonction de la nature des dossiers certaines fonctionnalités du logiciel pourront être activées ou désactivées. Exemple : ChronoCuma dans les dossiers CUMA, outil de gestion des temps dans les dossiers de type FDCUMA…

Identification des dossiers

L'identification des dossiers peut se faire sur 2 informations.− Le libellé du dossier : en général le nom du dossier− L'identifiant du dossier : Code unique permettant de faciliter l'identification du dossier. Jusqu'à présent, l'identifiant

utilisé pour la codification des CUMA était leur numéro d'agrément. Les nouveaux codes HCCA récemment établis prendront la relève de ces anciens codes.

A tout moment et très simplement, il sera possible de changer le code d'un dossier.

2.2.3 Regroupement de centres de comptabilité en AGC

Il sera possible de créer des liens entre plusieurs centres de comptabilité, pour les associer au sein d'un même regroupement (pour associer plusieurs départements au sein d'une même AGC par exemple).La conséquence de ce regroupement tient principalement sur l'utilisation partagé de la base de référence affectée au centre de comptabilité correspond à l'AGC. Hormis les références départementales (voir Chapitres «Références»), les références utilisées pour le pilotage des saisies dans les dossiers des centres de comptabilités seront celles de l'AGC dans laquelle ils seront regroupés.

Le pilotage des outils d'InfoCentre sera également modifié de la même façon, permettant ainsi des manipulations d'informations globales transversalement à tous les centres de comptabilité regroupés dans une même AGC.

Les créations/modifications des regroupements de centre de comptabilité en AGC ne pourront être effectuées que par les administrateurs système Néocuma.


2.3 Transferts depuis Olimpya, initialisation et contrôle des dossiers

2.3.1 Le transfert

- Généralités

Il s’agit du transfert des anciens dossiers de Olimpya dans la base NéoCuma

Le but est de récupérer toutes les informations de base, les résultats historiques, et d’initialiser proprement la comptabilité.

Le transfert des données de Olimpya ne se pratique qu’une fois, bien qu’il ait été prévu pour des allers-retours d’informations entre ChronoCuma et Olimpya. Désormais, NéoCuma ayant repris toutes les fonctions de Olimpya, il n’y a plus d’intérêt et il n’est plus concevable de pratiquer ces allers-retours.On pourra cependant différer le transfert du bilan d'ouverture, dans le but de commencer la saisie dans NéoCuma pour les dossiers à TVA trimestrielle, avant d'avoir clos et validé l'exercice précédent dans Olimpya.

Epoque de transfert :Il doit se faire aussitôt une clôture, avant de nouvelles saisies dans le nouvel exercice.Au niveau de la comptabilité, seuls le bilan d’ouverture et les factures impayées seront transféré dans cet exercice.

Autant que possible, le transfert pratiquera une adaptation aux nouvelles références.Une référence non répertoriée dans la nouvelle base ne sera pas inscrite, mais l’enregistrement qui la porte sera quand même transféré.Ex : une immo dont la catégorie n’est plus valide sera transférée sans catégorie, à charge pour l’opérateur de mettre cette information à jour dès que possible.

Après le transfert, une méthodologie d’initialisation et de contrôle des dossiers sera proposée (voir 3.23) De même, une fonction permet d'analyser les incohérences dues au transfert, et de proposer les corrections.

- Les données transférées

Les tables de base

- Cuma- Administrateurs- Exercices- Tiers (adhérents, salariés, fournisseurs)- Matériels- Activités- Articles

La comptabilité

- Plan comptable, journaux et codes TVA- Bilan d’ouverture- Factures non réglées (en vue du pointage)

Modules annexes

- Capital social, bases et mouvements historiques- Emprunts et annuités- Immobilisations et amortissements

Les résultats

- Historique des balances générales- Historique des balances analytiques


2.3.2 Description fonctionnelle

La fiche transfert demande :- La base de données d’origine,- Le dossier Cuma à transférer.

Il faut ensuite cocher les tables que l’on veut transférer, à priori toutes (un bouton le permet).Dans tous les cas, on ne peut demander des tables de mouvement sans avoir passé les tables de base.Par exemple, les lignes comptables sans les tiers n’auraient pas de sens…

Le temps de transfert est de quelques minutes, ne pas l’interrompre. Les tables se décochent au fur et à mesure, ce qui montre la situation du travail.

Après le transfert, la page résultats s’affiche.On y voit toutes les lignes de tables de base qui ont été générées (les lignes de mouvements n’apparaissent pas ici).Il est possible de décocher un élément non désiré, mais ce n’est pas conseillé.Il est préférable d’utiliser la mise au point décrite dans le chapitre 3.23.Valider le transfert.

Pour les cuma à TVA trimestrielle, on peut revenir une seconde fois dans cet écran, en général après l'AG, demander le bilan d'ouverture.Si des tables de base ont été modifiées dans Olimpya (adhérents, matériels...), il faut les demander aussi pour qu'elles soient mises à jour.


2.4 Gestion des utilisateurs et des droits d'accès (voir aussi, en annexe, la définition des profils par le CA du GIE)

2.4.1 Vécu Olimpya

Dans Olimpya, la gestion des utilisateurs était très sommaire. Elle permettait de créer des profils types permettant de limiter les écrans disponibles pour les utilisateurs.Très peu de départements se sont servis de cette fonctionnalité, les équipes se connectant à Olimpya avec le profil 'Administrateur'. Sur un fonctionnement Client/Serveur sur un réseau local, le besoin de sécurité lié aux utilisateurs étant également moins élevé.

2.4.2 Les utilisateurs dans le contexte NéoCuma

Si Olimpya était limité à une utilisation sur un réseau local, NéoCuma sera accessible par des utilisateurs de différentes natures, situés dans différents sites géographiques.L'identification de chaque utilisateur est donc capitale et incontournable, afin de sécuriser le système, et de garantir à chaque utilisateur un contexte d'utilisation du logiciel qui lui est propre.

Définition des comptes utilisateursAfin d'être identifié par le logiciel, chaque utilisateur physique se voit donc attribuer un compte utilisateur unique qui lui est propre.

Un compte utilisateur stocke donc une série d'informations propre à son utilisateur :➢Un identifiant de connexion unique*➢Un mot de passe de connexion➢L'identité de l'utilisateur : Nom et prénom➢Son profil utilisateur, qui régit les droits de l'utilisateur sur l'interface et les données du logiciel.➢Informations de contact : Adresse postale, numéros de téléphone...

* Afin de simplifier la mémorisation de l'identifiant de connexion, l'adresse email de l'utilisateur sera utilisée.

Ce compte permettra également par la suite le stockage d'autres informations transversales au logiciel, liés à l'utilisateur, comme par exemple un espace de stockage de fichier.

Identification des utilisateursL'identification des utilisateurs dans NéoCuma se fait obligatoirement au démarrage du logiciel.Lors de cette identification, l'utilisateur doit saisir son identifiant d'accès et son mot de passe.Cette identification permet ainsi d'autoriser l'utilisateur à accéder aux données qui le concernent en fonction des droits qu'il possède.

Dans NéoCuma, un espace dédié au compte utilisateur, permettra à l'utilisateur de modifier ses informations personnelles. L'identifiant de connexion ne pourra pas être modifié par l'utilisateur, mais éventuellement pas l'administrateur systèmeUne fonctionnalité permettra également de changer l'utilisateur courant de NéoCuma sans avoir à sortir du logiciel.

En cas d'oubli du mot de passe, la fenêtre d'identification propose un rappel du mot de passe, envoyé par email directement à l'utilisateur.

2.4.3 Profils utilisateurs

Chaque utilisateur dispose donc au travers de son compte utilisateur, d'un profil utilisateur qui lui confère des droits spécifiques sur l'interface et les différents niveaux d'informations et de données du logiciel.

Dans le cadre de l'utilisation de NéoCuma, Les profils correspondent donc à des “métiers” distincts dans la chaîne d'informations Cuma->FDCUMA->AGC :

Interventions sur les dossiers *- Gestion globale du dossier : Profil Responsable - Gestion de la comptabilité et facturation du dossier : Profil Responsable facturation - Enregistrement des temps de travaux des salariés du dossier : Profil Salarié de Cuma


- Consultation ou saisie d'informations complémentaires par des adhérents ou clients : Profil adhérent* Les dossiers peuvent être des dossiers de CUMA, de FDCUMA, d'AGC ou autres structures juridiques.

Interventions sur les dossiers d'un département- Gestion globale des dossiers du département et des références départementales : Profil responsable informatique départemental- Gestion de supervision comptable : Profil Comptable départemental multi-dossier- Gestion des comptabilité : Profil Comptable départemental mono-dossier (Une liste des dossiers en charge d'un comptable permettra de piloter les dossiers autorisés)- Gestion des opérations de secrétariat : Profil secrétariat départemental - Gestion des opérations d'animation : Profil animation départemental - Gestion des opérations de machinisme : Profil machinisme départemental

Interventions transversales aux départements- Gestion des opérations de secrétariat : Profil secrétariat interdépartemental - Gestion des opérations d'animation : Profil animation interdépartemental- Gestion des contrôles des comptabilités et des références comptables interdépartementales : Profil Expert Comptable - Gestion des opérations de machinisme et des références machinismes interdépartementales : Profil machinisme interdépartemental

Interventions sur la gestion globale du logiciel− Administration du logiciel : Profil Administrateur système

Un utilisateur doit bien évidemment pouvoir cumuler ces droits afin de lui permettre l'accès à l'ensemble des ressources le concernant, au travers d'un seul profil utilisateur lui étant associé.


Droits affectés aux profils

Ce tableau synthétise les principaux types de droits attribués pour chaque profil de compte :

Code profil Libellé profil Droits affectésADMIN Administrateur

Système- Tous les droits sur le logiciel

AGC_EXPERT Expert Comptable AGC

- Accès à tous les dossiers de l’AGC (en lecture seule)- InfoCentre interdépartemental- Administration des références AGC interdépartementale (IR AGC)

AGC_ANIM Animation AGC - InfoCentre interdépartemental

AGC_SEC Secrétaire AGC - InfoCentre interdépartemental

AGC_MACH Responsable Machinisme AGC

- InfoCentre interdépartemental- Administration des références Machinisme interdépartementale (IR MACH)

FD_INFO Responsable Informatique départemental

- Tous les droits sur les dossiers et l'administration d'un département- Administration des références départementale (DEP)

FD_ANIM Animateur / Directeur départemental

- Accès à tout les dossier du département (table de base en écriture, outils d'exploitation en lecture seule)- InfoCentre départemental

FD_SUPERCOMPTA

Comptable départemental multi-dossiers

- Accès à tous les dossier du département- InfoCentre départemental

FD_COMPTA Comptable départemental mono-dossier

- Accès total aux dossiers comptables en charge- InfoCentre départemental

FD_MACH Responsable Machinisme départemental

- Accès total aux dossiers comptables en charge- InfoCentre départemental

FD_SEC Secrétaire départemental

- Accès à tout les dossier du département (table de base en écriture, outils d'exploitation en lecture seule)- InfoCentre départemental

CUMA_TRE Responsable Dossier - Accès total à un dossier

CUMA_SEC Responsable facturation Dossier

- Accès aux tables de bases, et aux outils d'exploitation du dossier

CUMA_SAL Salarié Dossier - Accès aux outils d'enregistrement des temps

CUMA_ADH Adhérent dossier - Aucun droit pour le moment

Voir le tableau annexe des droits pour plus de détails (pages suivantes)


N.B. : Certains modules complémentaires présent dans ce tableau sont donnés à titre d'exemple et ne font pas partie du présent cahier des charges (ex : ChronoCuma, Agenda partagé, Suivi des temps...)


CODE PROFIL LEGENDE PROFIL EXEMPLE D'UTILISATEUR REFERENCES EXPLOITATION IR* ADMINISTRATION DEP* EXPLOITATION DEP*

IR* AGC IR* MACH IR* DEP* Infocentre IR Accès aux dossiers*

ADMIN Administrateur système Neologik / Admin système NeoCuma RW RW RW RW R RW RW RW R RW

AGC_EXPERT Expert Comptable AGC Robert TERRASSIER RW R R R R R - - - R

AGC_ANIM Animation AGC R R RW R R - - - - -

AGC_SEC Secrétaire AGC R R RW R R - - - - -

AGC_MACH Responsable Machinisme AGC Jean Baptiste LECLERC R RW R R R - - - - -

FD_INFO Responsable Informatique départemental Sandrine ANGLADE R R R RW - - RW RW R RW

FD_ANIM Animateur / Directeur départemental Elisabeth HONNONS R R R R - - - - R R

FD_SUPERCOMPTA Comptable département multi-dossier Jean Yves POCHEZ R R R R - - - - R RW

FD_COMPTA Comptable départemental mono-dossier R R R R - - - R R

FD_MACH Responsable Machinisme départemental R R R R - - - - R R

FD_SEC Secrétaire départemental R R R R - - - - R R

CUMA_TRE Responsable Dossier Serge LIQUIERE R R R R - - - - - -

CUMA_SEC Responsable facturation Dossier R R R R - - - - - -

CUMA_SAL Salarié Dossier R R R R - - - - - -

CUMA_ADH Adhérent Dossier - - - - - - - - - -

OBSERVATIONS

DEP = Départemental

LEGENDERW Accès total (Lecture/modif ication/exécution)R Lecture seule

- Accès refusé

Accès aux dossiers

Gestion dossiers

Gestion intervenants

Infocentre Dep*

Les références de type IR correspondent à des références inter-départementales ou inter-régionales. (Au sein d'une AGC par exemple). Les références de type DEP correspondent à des références départementales

L'explotation IR correspond à une exploitation des données à un niveau inter-départemental ou inter-régionale (au sein d'une AGC par exemple)

DEP = Départemental

Ce droit déf init le type d'accès par défaut à tous les dossiers d'un département. Il prévaut donc par défaut sur les droits acquis sur les droits d'accès aux données d'un dossier, si aucun droits n'est déf inis sur ces derniers.

(RW) ou (R)

Droit hérité du droit d'accès générals au dossiers du départements


EXPLOITATION DOSSIER OUTILS UTILISATEUR

Articles Pointage Agenda

(RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (R) (RW) (RW) (RW) RW - -

(R) - (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) - - - RW RW+ RW

- - - - - - - - - - - - - - - RW RW+ RW+

- - - - - - - - - - - - - - - RW RW+ RW+

- - - - - - - - - - - - - - - RW RW+ RW

(RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (R) (RW) (RW) (RW) RW RW+ RW+

(R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) (R) - - - RW RW+ RW+

(RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) (RW) - - - RW RW+ RW+

RW RW RW RW RW RW RW RW RW RW RW R RW - RW RW RW+ RW

(R) - - - - - - - (R) - - (R) - - - RW RW+ RW

(R) - - - - - - - - - - (R) - - - RW RW+ RW+

RW RW+ RW RW RW RW RW RW RW RW RW R RW - RW RW - -

R R+ - - - - - RW - RW RW R RW - - RW - -

R RW - - - - - - - - - R - - - RW - -

- - - - - - - - - - - - - - - - - -

ChronoCuma

Plans comptables

Saisie comptable

Consultation comptable

Immobilisations

Lignes de facture

Fixer les tarifs

Générer les factures

Capital social

Editions et synthèses

Sauvegardes

Restauration

Transferts Olimpya

Mon compte

Suivi des temps

Les restaurations de sauvegardes ne peuvent se faire uniquement que par l'intervention d'un responsable informatique départemental.

Outils transversaux à NeoCuma non liés à un dossier

2.4.4 Création des comptes utilisateurs

La création des comptes utilisateurs se fait par un utilisateur de niveau supérieur : L'administrateur système crée les comptes de responsables informatiques des FDCUMA et AGC. Les responsables informatiques des FDCUMA et AGC créent les comptes des animateurs départementaux et

AGC, ainsi que les comptes des responsables de CUMA Les responsables de CUMA créent les comptes des salariés, mais ne peuvent créer d’autres utilisateurs

qu’avec l’accord du niveau supérieur (FDCUMA) Un utilisateur peut également créer tous les comptes de niveau inférieur à son niveau de profil. (Ex : L'administrateur système peut créer tout types de compte, le responsable informatique de FDCUMA peut créer tout types de compte pour sa FD et ses CUMA).

2.4.5 Lien entre utilisateur et TiersNe confondons pas les utilisateurs et les tiers. Les dossiers de gestion et de comptabilité présenteront des Tiers qui sont des personnes (adhérents, salariés, clients, fournisseurs...) rattachés logiquement aux données comptables par exemple. Ces entités 'personnes' logiques permettant l'exploitation et la saisie des données et ne sont aucunement des profils d'utilisateur.

Le logiciel proposera donc, pour assurer un fonctionnement transparent lors de certaines utilisations, une liaison entre certains utilisateurs et certains tiers.A titre d'exemple, un salarié de Cuma utilise son profil utilisateur pour se connecter au logiciel, et réalisera des enregistrements de temps de travaux associés au tiers qui le représente comptablement dans le dossier. Un lien sera donc crée entre son profil d'utilisateur et son tiers, afin de faciliter l'approche du logiciel.

Le profil utilisateur, pourra par contre être utilisé comme entité 'logique' du logiciel, afin de piloter des saisies de modules transversaux au logiciels et non rattachés à un dossier en particulier. A titre d'exemple, un module d'agenda sera rattaché à un utilisateur et non à un tiers d'un dossier.


2.5 Gestion des Imports & ExportsDifférents types de transferts seront proposés dans le logiciel afin d'importer ou d'exporter des données vers ou depuis le logiciel NéoCuma.

2.5.1 Importations :

− Importation des données de références depuis une base Olimpya vers la base de références d'un centre de comptabilité

− Importation d'un dossier depuis une base Olimpya vers un dossier Néocuma− Import des relevés bancaires (sous réserve de format): fonction développée dans la saisie comptable. (voir page

53)

2.5.2 Exportations :

− Exportations des déclarations TVA au format EDI, pour le traducteur MTAE (voir page 114)− Exportations de la liasse fiscale (voir page 114)− D'une manière générale, tous les contenus des grilles de données (tables de base, de comptabilité, balances,

résultats de l'infocentre...) peuvent être exportés au format Excel ou PDF.


2.6 Fonctionnement localDes possibilités de fonctionnement local seront proposées pour répondre à certaines restrictions techniques d'accès à Internet.

2.6.1 « Mode local », dans le cas d'une tenue de comptabilité décentralisé sur un site non équipé de connexion Internet

Cette fonctionnalité permettra l'hébergement d'un dossier NéoCuma sur l'ordinateur décentralisé.

Installation du mode localPour respecter la licence d'utilisation du moteur de base de données MySql, utilisé par NéoCuma, les outils nécessaires au fonctionnement du mode local, ne sont pas installés par défaut avec NéoCuma.L'installation des fonctionnalités de gestion de base de données en local se fera donc de manière volontaire et manuelle de la part de l'utilisateur.Un paquet d'installation simple sera fourni à l'utilisateur (sous forme de CDROM ou par téléchargement) afin de réaliser cette installation complémentaire.

Règles d'accès sur les dossiers décentralisésLors de la décentralisation d'un dossier, ce même dossier ne sera accessible qu'en lecture seule sur la base Internet centrale. A la recentralisation du dossier, le dossier sera à nouveau accessible en lecture/écriture sur la base centrale, et uniquement accessible en lecture seule sur la base décentralisé.

Restrictions du mode localCertaines fonctionnalités transversales du logiciel pourront ne pas être accessibles en mode local, car nécessitant l'accès à la base Internet centrale : InfoCentre, Communication entre utilisateurs....

Mode de transfert partielLa recentralisation d'un dossier pourra n'être que partielle, pour une catégorie de travaux: La saisie des bons de travaux.Dans ce cas, le dossier exporté chez un trésorier ou sur un portable sans Internet sera au retour « lu » afin de récupérer les bons de travaux et les nouveaux adhérents et activités dans la base centrale.Ce mode de transfert et d'exploitation partielle des informations d'un dossier seront définis lors de l'export du dossier depuis la base centrale vers la base décentralisé (Ex : J'exporte un dossier pour permettre le travail sur les bons de travaux). Au retour du dossier, les données de la base ne concernant par les bons de travaux ne seront pas impactés.

2.6.2 « Mode réseau local » pour un serveur de secours sur un réseau local de FDUMA

Cette fonctionnalité permettra l'hébergement d'un dossier NéoCuma sur un réseau local d'une FDCUMA afin de permettre une continuité du service en cas d'indisponibilité technique du réseau Internet sur une longue durée.

Installation du mode réseau localPour respecter la licence d'utilisation du moteur de base de données MySql, utilisé par NéoCuma, les outils nécessaires au fonctionnement du mode local, ne sont pas installé par défaut avec NéoCuma.L'installation des fonctionnalités de gestion de base de données en local se fera donc de manière volontaire et manuelle de la part de l'utilisateur.Un paquet d'installation simple sera fourni à l'utilisateur (sous forme de CDROM ou par téléchargement) afin de réaliser cette installation complémentaire.Un logiciel de surveillance du mode réseau local «NéoCuma Server Guardian» sera fourni afin de donner l'état des différents serveurs concernés et d'activer les fonctionnalités du mode réseau local.


Afin d'alimenter le serveur local, des sauvegardes seront réalisables automatiquement depuis la base Internet centrale. Voir le chapitre suivant «Gestion des sauvegardes», pour plus d'informations.

Activation du mode réseau localL'activation du mode réseau local, ne pourra se faire que de façon manuelle, après l'intervention du responsable informatique d'un centre de comptabilité. Ce mode de fonctionnement ne doit en aucun cas être considéré comme un mode de fonctionnement 'normal' mais comme un mode de fonctionnement de secours en cas d'interruption du service Internet sur une longue durée (supérieure à 24h consécutive).

La désactivation du mode réseau local se fera également de façon manuelle, et nécessitera une bascule des dossiers depuis le réseau local vers la base Internet centrale.

Restrictions du mode réseau localL'ensemble des dossiers du centre de comptabilité concerné étant accessibles sur le serveur de secours sur le réseau local, l'ensemble des dossiers de ce centre de comptabilité seront aussitôt bloqués en lecture seule, pour les autres utilisateurs disposant d'une connexion internet.Les règles d'accès sur les dossiers décentralisés d'un centre départemental ne sont pas remises en cause par l'activation du mode réseau local.Certaines fonctionnalités transversales du logiciel pourront ne pas être accessibles en mode local, car nécessitant l'accès à la base Internet centrale : Communication entre utilisateurs....

Des techniciens désignés (Néologik, membres du comité technique...) auront les outils nécessaires pour bloquer en lecture seule les dossiers d'une fédération qui serait en panne d'internet. (Ces fonctionnalités de bloquage seront accessible depuis un site internet, pour faciliter l'accès à ces opérations).Ainsi elle pourra travailler en « local », les autres utilisateurs connectés (trésoriers..) se voyant refuser l'accès à leur dossier par un message explicite.


2.7 Gestion des sauvegardesDes solutions de sauvegardes seront proposées, pour répondre à des besoins de sécurités et de bonne tenue des dossiers.

2.7.1 Sauvegarde manuelle d'un dossier

Une fonctionnalité présente dans l'interface de NéoCuma, permettra de réaliser des points de sauvegarde d'un dossier à un instant T.Ceux ci représentent une sauvegarde de l'intégralité d'un dossier. Ils pourront être réalisés manuellement sur l'intervention d'une personne habilitée (voir tableau des droits) ou de manière automatique et transparent avant et après les grandes phases de la vie d'un dossier (clôture par exemple).

La restauration d'un dossier ne pourra en revanche être réalisée que par l'intervention d'un responsable d'un centre de comptabilité, qui devra vérifier la cohérence de cette restauration, et les conséquences induites (données écrasées).

Ces sauvegardes seront stockées sur le serveur NéoCuma.


2.7.2 Sauvegardes automatiques départementales

Dans un souci de sécurité et d'alimentation du mode réseau local, il sera possible de réaliser des sauvegardes automatiques depuis la base Néocuma centrale vers des bases locales départementales.Un logiciel «NéoCuma Server Guardian» sera fourni aux centre de comptabilité afin de programmer la sauvegarde automatique de l'ensemble de ses dossiers.

2.7.3 Sauvegarde générale (pour information)

Dans un même soucis de sécurité, l'ensemble de la base de données Néocuma centrale fera l'effet de sauvegardes quotidiennes réparties sur plusieurs serveurs et sites délocalisés.Néologik préservera des sauvegardes historiques (les 7 derniers jours, les 4 dernières semaines, les derniers mois et exercices..).


2.8 Gestion des mémos

Une fonctionnalité de NéoCuma permettra l'écriture de mémos. Ces mémos ont pour objectif de permettre aux différents intervenants d'un dossier de pouvoir se laisser des notes.

Ces mémos seront donc positionnables sur n'importe quelle fiche du logiciel sur un dossier donné.


3 - Interfaces des outils d'exploitation

3.1 Les références

3.1.1 Vécu Olimpya• La gestion des références était stricte dans Olimpya (intégrité des données). Si bien qu’il fallait abso-

lument qu’elles soient identiques dans toutes les bases de données s’échangeant des dossiers.Or, souvent, les bases trésorier ou portables n’étaient pas mise à jour, si bien que :

o Des données ne trouvant pas leurs références n’étaient pas transférées,o Des anciennes références remontaient dans la base centrale.

3.1.2 Cahier des charges

− Les références sont des listes qui servent à piloter le fonctionnement du logiciel :- piloter et organiser la saisie comptable et les pièces automatiques,- piloter la composition des états de synthèse, tels que bilan, résultats, tableau analytique…- typer les éléments des tables de base, en vue de leur classification, et des traitements statistiques ultérieurs.

Elles sont définies au niveau régional (sud-ouest), ou AGC (voir tableau) et regroupées dans une base de référence unique réservée aux opérateurs habilités.Tous les autres opérateurs peuvent les consulter, mais pas les modifier.Certaines tables, à vocation géographique, sont cependant personnalisables au niveau des FDCUMA.

− Les références peuvent être contraignantes (ex : le plan comptable), ou indicatives (ex : Les marques de matériel).

Dans ce dernier cas, les marques sont proposées lors de la saisie, mais l’opérateur peut déclarer une nouvelle marque pour son matériel.Cette saisie déclenche un avertissement pour le responsable, qui pourra mettre à jour la base de référence.

Les droits d’accès aux référencesOn distingue quatre niveaux de droits :

− REF REG : Les références de type « générales » apportent une normalisation sur des données courante de type secrétariat (ex : civilité, fonction, commune...). Elles sont traitées à un niveau interrégional afin de permettre une homogénéisation des données saisies.

− REF AGC : Les références de type « comptabilité » assurent le respect des normes comptables, et la validité des dossiers. Elles sont donc gérées par les experts des AGC, en relation avec Néologik.Ce sont les plans comptables, et les table de composition des états de synthèse.

− REF MACH : Les références à but statistique régional (essentiellement liées au matériel), sont gérées par l’animateur machinisme interrégional.

Les modifications dans ces trois catégories seront validées par le comité technique.


− REF DEP : Les références dont le but est de classer les informations, souvent pour obtenir des listes sélectives (ex : sites comptable des Cuma).Elles seront gérées par les responsables de chaque FDCUMA

Les tables de référenceTable Rôle Droits Indicative

Références CumaZones géographiquesZones administrativesSites comptablesBassins versantsActivitésFournisseurs départem.Animateurs & comptables

Classement géographiqueClassement en vue des subventionsClassement en vue des convocationsClassement géographiqueActivités générales des CumaStatistiques FD par fournisseurdésormais géré par la liste des intervenants de la Cuma

DEPREGDEPDEP

MACHDEPDEP

Références MatérielUnités

Codes nationaux

Marques

Utilisées en activités, ChronoCuma et facturationClassification nationale des matériels, avec critères techniquesMarques

REG

MACH

MACH

*

*Références Personnes

Civilités

Fonctions

CommunesCantons

Fait correspondre un identifiant court (Mme) avec un ou des libellés (Madame) pour les étiquettes et courriersFonctions statutaires du conseil d’administration, plus autres correspondants de la Cuma.Classification INSEEClassification INSEE

DEP

REG

REGREG

Références ComptablePlan comptableCodes TVAJournaux

Correspondances

Catégories d’emprunts

Catégories d’immos

Coefficients dégressifs

Plan nationalCodes et comptes correspondantsJournaux de base et comptes de contrepartieComptes mouvementés par le logiciel dans ses automatismesClassement des prêts et comptes mouvementésClassement des immos (selon liasse) et comptes mouvementésCœff. utilisés en calculs d’amortissements

AGCAGCAGC

AGC

DEP

AGC

AGC

Paramétrages des états de synthèse comptable & analyt.

Bilan, CRTableau analytique

Etats obtenus sur le module interne de NéoCuma (ex : bilan, CR…)Etats obtenues sur les PDF CERFA Tableau analytique Sur tableur

AGCDEP



L’écran des références est organisé en onglets les présentant sous forme de simples grilles.Pour les codes nationaux, un zoom permet de saisir les réponses possibles pour chaque critère.

Les paramétrages des tableaux de synthèse (Excel) indiquent pour chaque cellule les comptes qui doivent y être cumulés (ci-dessous). Voir 3.18 pour explications.

De même pour les CERFA, mais c’est le N° de case de la liasse qui est la référence.

3.1.4 EditionsChaque liste peut être imprimer depuis la fiche, ou transférée vers un tableur, un PDF…


3.2 Cuma, administrateurs et intervenants

3.2.1 Vécu Olimpya• Le principal problème de Olimpya dans cette fiche est lié au changement de code Cuma : Ce code y

était en effet la « clef primaire », et donc la référence de toutes les autres tables.Ceci a rendu les procédures de changement de code très complexes.

• L’adresse de la Cuma, siège social n’est en général pas l’adresse administrative, pour les courriers et entêtes de facture.


La Cuma

La fiche Cuma rassemble les informations générales de la Cuma : identité, options de gestion, et divers dates

Identité de la Cuma :- Le code d’une Cuma est composé du code du département et du code attribué lors de l’agré-

ment. Il est unique dans un département. - Le code HCCA sera stocké à coté. Le code antérieur (ci-dessus) est porté sur toutes les édi-

tions, et peut être remplacé à tout moment par le code HCCA. L’ancien code sera préservé pour retrouver la correspondance.

- Le N° de gestion du dossier au HCCA.- L’adresse du siège social- Le N° Siret et le code APE- Le N° intracommunautaire- Le N° d’exploitation- Les dates de constitution, d’agrément et de fin d’agrément- L’adresse administrative , qui pourra être copiée depuis le siège social ou depuis un des res-

ponsables de la Cuma- Les adresses comporteront une colonne « article » (de, de la…) qui permet de séparer le nom

pour les tris

Informations de catégorie : - Zones géo, administrative et bassin versant- Zone territoriale

Informations de gestion- Option TVA sur débit ou encaissement- TVA trimestrielle ou annuelle- Type de déclaration de TVA (CA3, CA12..)- Valeur de la part- Les tarifs d’indemnité kilométrique et repas, classés par période.

Informations fiscales- Option « impôts sur les sociétés »- Informations d’entête des déclarations fiscales (adresse du service, code recette, N° de dos-

sier…) destinées aux déclarations sur CERFA et aux transferts numériques : conformément à la description du fichier pivot fourni par MTAE.


- Option « TNA » : Elle déclenche l'onglet « Clients » dans la fiche tiers.

Divers- Une zone « observation »

Les administrateursIls sont choisis par pointage dans la liste des tiers (hors fournisseurs).Les associés de GAEC et autres sociétés sont présentés à la place de leur société.Le choix d'un membre de société comme administrateur ramène la société dans la liste, avec dans une colonne supplémentaire nommée « Représenté par... », le nom de cette personne.

Comme les administrateurs peuvent comporter des catégories issues de non adhérent (commissaire, interlocuteurs divers…), on pourra choisir aussi parmi les « autres personnes» (voir 3.3)

Les intervenantsCe sont les personnes ayant accès au dossier. Ils peuvent être des tiers de la Cuma, ou des personnes extérieures.Leur profil défini leurs droits (voir 2.4).


Simple fiche (style Olimpya) avec des onglets pour les administrateurs, les intervenants et les tarifs d’indemnités.Un onglet permet aussi de déclarer les relations intercuma. (Voir le chapitre correspondant).

3.2.4 Editions• La fiche Cuma, qui comporte toutes les informations ci-dessus, et le conseil d’administration.• Une impression personnalisable du conseil d’administration est possible.• Des étiquettes.• L’InfoCentre permet des listes triées et filtrées sur toutes les informations (zones, cantons..)


3.3 Les tiers et la gestion des personnes

3.3.1 Vécu Olimpya• La gestion des personnes présentes dans plusieurs endroits de la base (dite « gestion des doublons »)

a posé quelques soucis dans Olimpya, dus essentiellement aux transferts entre bases : Une même per-sonne se trouvait dans des bases séparées (à la FD, dans la Cuma, sur les portables), et les change-ments de noms ont souvent manqué de rigueur.A cela s’est ajouté au début un problème d’identification sur les postes des trésoriers.D’où des mélanges et des pertes d’informations : Voir paragraphe 3.3.6.

• Le problème des civilités, dans les éditions, sur les étiquettes… et des mots de liaison doit être étu-dié, afin de garder une présentation alphabétique partout.Ex : Cuma d’Albi, comment gérer le « d’ » ?

• La gestion des doublons est complexe : comment les trouver facilement ? Lorsqu’une personne est présente dans plusieurs dossiers, n’importe quel intervenant peut modifier en une fois tous ces dos-siers.


Généralités

Les tiers sont les personnes en relation avec la Cuma.Ils sont classés en 5 catégories : adhérents, fournisseurs, salariés, clients et « autres »

Les quatre premières catégories constitueront, en saisie comptable, le détail des comptes collectifs (401,453…)

Lorsqu’un tiers est une société, on pourra saisir sa composition : associés pour les adhérents, contacts pour les fournisseurs.

L’onglet « clients » ne sera visible que si l’option TNA est prise dans la fiche Cuma. Le compte collectif (par défaut, mais en saisie comptable on peut en utiliser un autre) sera indiqué

dans la fiche pour chaque tiers (par défaut 453 pour les adhérents, 410 pour les clients, 401 pour les fournisseurs, 421 pour les salariés). Ce compte est paramétrable dans les références « correspon-dances comptables »

Les adhérents et clientsLes informations essentielles au fonctionnement de Néocuma sont le code, le nom et le prénom.Code et nom sont obligatoires. Le code doit être unique dans la liste.On pourra saisir des informations complémentaires :

- La civilité (Mr, Mme, GAEC…) et l’article (de, de la, du, accueil de…). La séparation de ce dernier permet de conserver un ordre alphabétique correct dans la colonne « nom »et une présentation optimum des étiquettes.

- L’adresse (2 lignes d’adresse + CP + commune), doublée par une adresse de facturation faculta-tive (pour les dossiers FD)

- Les 3 téléphones, le fax,- L’adresse mail,- La SAU,- La date d’adhésion à la Cuma,- Le statut J.A., et la date début des aides (avec gestion du statut en fin d'année : le logiciel propo-

sera de décocher les JA ayant dépassé 5 ans de droits)- Le numéro de pacage.- Observations


Ces infos seront utiles pour imprimer des étiquettes, des listes avec numéro de téléphone..., et aussi pour les travaux de secrétariat et statistique de la FDCUMA.

Disparus et inactifs

Un adhérent ne peut pas être supprimé si des informations le concernant sont présentes dans la base (intervention, comptabilité...), car cela fausserait les documents (par exemple synthèse des temps de travaux) et interdirait de rééditer des documents historiques.Aussi, lorsque qu'un adhérent quitte la Cuma, on le rendra « Inactif ». Il en est de même pour les adhérents décédés (« disparus »).Cette distinction permettra par exemple de convoquer à une AG tous les adhérents, actifs ou inactifs, les disparus n’étant jamais visibles dans le logiciel, sauf sur des éditions anciennes.

Lors de la clôture, le logiciel proposera (avec confirmation) de :- rendre inactifs les adhérents sans facturation,- rendre disparus les adhérents sans CS et sans facturation.

Associés

Les associés des GAEC, EARL.., sont mémorisés avec les mêmes informations que ci dessus.On pourra les utiliser pour composer le conseil d'administration, envoyer des invitations...

Les salariésDe même que pour les adhérents, le code et le nom sont obligatoires. Le code doit être unique dans la liste. Il commence obligatoirement par un S, afin de ne pas être mélangé avec les adhérents. Ce code sera adapté lors de l’importation de Olimpya.On pourra saisir des informations complémentaires :- Les mêmes informations que pour les adhérents, sauf celles relatives à l’exploitation,- Des informations relatives au contrat :

o Date de début et fin de contrat,o Nature du contrat (libellé),o Deux zones numériques : coefficient et grille.o N° de sécurité socialeo Les informations présentes sur la D.U.E. : N° de sécu, date et lieu de naissanceo La convention collective

Les salariés étant la base de la saisie du temps dans ChronoCuma, on pourra saisir la grille des horaires de travail théoriques, pour piloter cette saisie.

Disparus et inactifs

Même fonctionnement que pour les adhérents

Les fournisseursDe même que pour les adhérents, le code et le nom sont obligatoires. Le code doit être unique dans la liste. Il commence obligatoirement par un F, afin de ne pas être mélangé avec les adhérents. Ce code sera adapté lors de l’importation de Olimpya.On pourra saisir les mêmes informations que pour les adhérents, sauf celles relatives à l’exploitation.Un fournisseur de la Cuma peut être rattaché à un fournisseur départemental (voir références), ceci permettant des travaux statistiques au niveau FDCUMA (chiffre d'affaire par fournisseur)

Contacts


Les contacts au sein des entreprises « fournisseurs » (directeur, agent commercial, magasin…) sont mémorisés avec les mêmes informations.Le but est de trouver rapidement un N° de téléphone, ou faire une étiquette.

Disparus et inactifsMême fonctionnement que pour les adhérents

Les « autres » personnesLes Cuma pourront enregistrer les autres personnes avec qui elles ont des relations.Mêmes informations.Ces personnes ne sont pas des tiers de la comptabilité.Mais on peut les intégrer au « conseil d’administration » (ex : commissaire au compte), obtenir des étiquettes…

Il s’agit de la reprise des adresses diverses de Olimpya.Elles pourront être classées en catégorie et sous catégories (nommé groupe)(Voir pour leur exploitation les chapitres « InfoCentre, 3.21 », et « adresses diverses, 3.22 »)


- Le bouton « exploiter » permet des éditions d’étiquettes instantanées.- La page « associés » devient « contacts » dans la catégorie fournisseurs- Une aide en liste permet de reprendre une personne existante dans le département.- Les salariés ont un onglet permettant de préciser leurs horaires pour piloter la saisie de Chrono-

Cuma, ainsi que les infos générales liées au contrat de travail.


- Lorsqu’un adhérent est une Cuma, on peut préciser dans l’onglet « intercuma » la Cuma concer-née : ceci permet d’utiliser ses ressources dans ChronoCuma et différents autres modules. (voir chapitre correspondant).

3.3.4 Les éditions

• Les tiers pourront être imprimés, après tris et classement, sous forme de liste et d’étiquettes.• Une édition comporte les associés des sociétés. Elle est filtrable sur le statut (GAEC…)• On pourra utiliser une liste standard ou composer le contenu de l’édition.• On disposera des trois modèles d’étiquettes utilisés dans le réseau, et de la possibilité d’en

composer d’autres.• On pourra imprimer rapidement une étiquette depuis une liste des tiers.• La position de la première étiquette disponible dans une planche pourra être précisée.• Un export vers Excel permettra aux opérateurs de composer des mailings.

3.3.5 La gestion des personnes

GénéralitésPour éviter les problèmes cités dans le paragraphe « Olimpya », le nouveau logiciel se composera ainsi :

Les informations sur les personnes sont intégrées aux tables concernées de chaque dossier (tables tiers, associés et Cuma elle même).Ainsi, les opérateurs de plus en plus nombreux, via Internet, ne modifieront que les infos de leur Cuma.

Grâce à Internet, il n’y a plus de transfert de dossiers d’une base à une autre. La prise d’un dossier en local le rend intouchable sur le réseau, et il doit donc rapidement y être rapatrié.

Une table centrale des personnes est intégrée dans la base de références départementale (ou régionale ? à définir).Les tiers de chaque Cuma y sont copiés et sont liés par un identifiant à cette table.

Lors de la création d’un tiers dans une Cuma, l’opérateur est fortement incité à consulter cette table centrale, et y choisir la personne si elle existe déjà (une liste de propositions s’ouvre dès la frappe des premières lettres).Sinon, le logiciel crée la nouvelle personne dans cette table en même temps que dans la Cuma.

Lors de la modification d’un tiers dans une Cuma, les autres dossiers ne sont pas impactés. Sauf si la modification porte sur un champ qui y était vide (téléphone par exemple) ou sur cer-tains champs (hors nom et adresse ?, à définir), ou si la personne n’est pas présente ailleurs dans la base.Un message en cas de changement de nom avertit l'utilisateur des risques induits par ce chan-gement.

Un traitement de recherche orthographique permet au responsable, via une interface proche de celle de Olimpya, de repérer et traiter les doubles dans la table centrale, en choisissant la fiche dont les informations semblent les plus complètes ou les plus récentes.


Un autre traitement lui présente les différences d’informations entre les tables « tiers » des dossiers et la table générale des personnes (différences dues à des modifications faites par les opérateurs).Dans ce traitement, il peut valider une différence, l’annuler, ou passer…

Ces deux traitements seront réalisés épisodiquement par un responsable agréé, et seuls eux pourront donc modifier de l’extérieur le contenu d’un dossier (c'est-à-dire en dehors des fiches de saisie tiers et Cuma).Ils doivent donc bénéficier d’une interface claire et rapide, précisant pour chaque personne la ou les Cuma ou elle est impliquée.

L’information « Cuma principale » sera intégrée à la table centrale, et bénéficiera d’un traite-ment spécifique dans le logiciel MidiPyCuma. Ce traitement permettra le contrôle de cohé-rence entre dossiers de cette information.

Description fonctionnelle

Dans l'écran « Tiers », la grille propose un assistant de recherche des personnes de la base départementale (ou AGC en fonction du choix de niveau de la base de références).

Cet assistant permet :− Lors de l'ajout d'un nouveau tiers : d'aller chercher un tiers existant dans la base, et de récupérer ses

informations.− Pour un tiers existant, de pointer s'il possède des homonymes dans la base et le lier avec des personnes

doublons


Lorsque deux doublons ont été liés, la personne en question n'apparaît alors plus qu'une seule fois dans la liste des personnes de la base.La grille basse permettant alors de visualiser les différents dossiers dans lesquels la personne est exploitée.

Lors d'une modification d'une personne « doublon » dans un dossier :− Les autres personnes « doublons » utilisées dans les autres dossiers, ne seront pas affectées par ce

changement.− Les modifications enregistrées sur ce doublon sont stockées séparément− Des automatismes permettront d'avertir les utilisateurs en charge du dossier X que la personne

« doublon » du dossier Y à été changé, et de proposer la récupération des nouveaux éléments dans la personne « doublon » du dossier Y.

Des fonctionnalités et automatismes permettent de n'effectuer les recherches de personnes/doublons que sur une partie ciblée de la base, pour palier aux problèmes de temps de réponse sur ce genre d'opération.

Un deuxième onglet de cet assistant permet de réaliser des recherches de doublons potentiels.

Les options permettent de définir les critères de recherche des doublons à savoir une égalité sur le NOM et le PRENOM et/ou la COMMUNE.D'autres options permettront une recherche ciblée sur une partie de la base pour palier aux problèmes temps de réponses qu'il peut avoir sur ce genre de procédure.

Une fois la recherche terminée, les doublons sont affichés, et il est possible de les fusionner par un simple 'glisser/déposer'.


3.4 Les matériels3.4.1 Vécu Olimpya

• La génération de bases de souscription et d’immobilisation doit être plus explicite.• Il faut des liens avec la compta et les immos lors des cessions.


Généralités

Les matériels sont les investissements essentiels de la Cuma, et donc les postes clef de la gestion. A travers les activités, ils recevront leur part de charges issues de la comptabilité, et seront utilisés en saisie d'intervention et facturation.

Immobilisations, activités, et bases de capital social

Ces autres entités sont très semblables aux matériels, mais pour les raisons suivantes, on tiendra des listes séparées :

Les immobilisations sont essentiellement des matériels, mais il peut y en avoir d’autres. Et leur finalité est comptable, alors que la liste des matériels est accédée par tous les techniciens et ani-mateurs.

Activités : Ce sont les services fournis aux adhérents, essentiellement des matériels, mais aussi des salariés et autres, et certains matériels peuvent être regroupés dans une même activité afin d'être facturé ensemble (voir chapitre « activités »).

Capital social: Il est souvent souscrit pour un matériel, les adhérents s'engageant en nombre d'ha, d'heures. Mais de même que pour les activités, plusieurs matériels peuvent être regroupés dans une même base de souscription.D'autre part, un matériel en remplaçant un autre sera souvent ajouté à l'ancienne base, afin que le nouveau capital s'ajoute à l'ancien.

CréationLors de la création d’un nouveau matériel, le logiciel demandera s’il faut :

- déclarer une immobilisation équivalente,- créer une activité ou l’intégrer dans une activité groupée,- créer une base de souscription ou l’intégrer dans une base existante.

De même, la création directe d’une immo proposera de créer le matériel.Mais ensuite, ces listes seront gérées de façon autonome.Lorsqu’un matériel en projet devient réalisé, on pourra préserver le projet afin de garder cohérents les dossiers dans lesquels il figurait : MidiPyCuma, prêts…

Liens avec la comptabilité

• L’acquisition et la cession se constatent en saisie comptable. Lors de la manipulation des comptes concernés (21 et 775), le logiciel proposera la mise à jour des tables d’immos et de matériels.

• Si la cession est d’abord déclarée en immos, le logiciel propose de passer la pièce comptable.• Les amortissements et les écritures de sortie d’actif sont générés en compta depuis leur traitement

dans l’écran dédié aux immos.(voir 2.14)



• Les informations essentielles au fonctionnement de Néocuma sont le code et le nom.Le code en 5 caractères, doit être unique dans la liste.Par habitude dans le mouvement Cuma, on codifie en 3 lettres et deux chiffres, qui donnent le N° d'ordre.

• Les informations de gestion :- Date et prix d'achat- Date et prix de cession- Fournisseur- Année d’origine- Code du matériel remplacé

• Les informations techniques : - Marque- Modèle- Code national et critères techniques

Le logiciel présente toutes les catégories définies pour le réseau par la région. Pour chaque catégorie, les critères et leurs réponses possibles sont proposés.


• La création d'un matériel ouvre une fenêtre qui propose de générer l'activité, l'immo et la base de CS correspondante et permet l'incrémentation de leurs codes et libellé (ex : le remplacement de TRA04 par TRA05 proposera de faire suivre les codes et libellés de l'activité et de la base de CS)

Les « Situations »

Un matériel présent est en situation R (Réalisé).Mais il peut être simplement un projet (P), à inclure dans un dossier de prêt par exempleLorsqu’il est revendu, il prend la situation V. Dans ces deux cas, ils disparaissent de toutes les listes de saisie de Néocuma.Un matériel en projet, qui devient réalisé, peut être dupliqué dans la base. Ainsi, toutes les informations liées au projet sont préservées pour les dossiers dans lesquelles il figure (prêts et subvention).(Ces logiciels ne figurent pas dans le cahier des charges)Son code est alors préfixé par un tiret bas, à cause de l’unicité des codes.

3.4.4 Les éditions

• Les matériels pourront être imprimés, après tris et classement, sous forme de liste.• La liste comporte les informations essentielles, mais on pourra composer différemment son contenu.• Export vers Excel, Word et PDF.• Voir aussi InfoCentre (2.23)


3.5 Les activités3.5.1 Vécu Olimpya

• Beaucoup d’incertitude sur les activités composées, et leur fonctionnement basé sur des taux de conversion entre unités. Elles n’ont pas été utilisées, et sont à revoir si elles sont introduites dans NéoCuma.On a voulu satisfaire toutes les méthodes de travail, demandées sans se rendre compte de l’incidence sur les contraintes de saisie…Une enquête d’utilité est réalisée auprès des fédérations.

• Code comptable obligatoire pour les activités facturables. Code TVA aussi.


Généralités

Pour les CUMA, les activités sont à la fois :

Des postes d’analyse, visibles en comptabilité, pour en recevoir les charges Des éléments de facturation, donc visibles en saisie des interventions et en facturation.

Le logiciel comprendra donc différentes natures d’activités :

1. Les vraies activités de la Cuma :

Celles qui correspondent à un matériel ou un salarié :Elles ont généralement le même code que le matériel ou salarié qu’elles représentent.

Celles qui correspondent à plusieurs matériels :On leur donnera alors un code différent : Par exemple, l’activité « SEMIS » regroupe SEM01 et SEM02. Dans ce cas, on ne veut pas différencier les semoirs dans la facturation. Les matériels composant cette activité ne pourront pas être utilisés individuellement en intervention et facturation.Ils pourront cependant recevoir des charges afin d’individualiser leur prix de revient.

Celles qui n’ont ni matériel, ni salariés.Il s’agit généralement d’un outil loué à une autre CUMA. Elles recevront les charges comptables (location) et seront utilisées en intervention et facturation.

Les servicesCertaines cuma veulent facturer des interventions sans détailler leurs composants (ex : labour = tracteur + charrue + chauffeur).Le tarif est alors unique pour tous quelque soit le temps passé de chaque composant

Ces quatre catégories sont en fait la même, c’est leur composition qui diffère.

1. Les postes analytiques Ce sont des ensembles de charges de la Cuma. Par exemple les frais de gestion, les frais financiers… En compta, on affectera à ces postes les charges que l’on désire répartir vers les autres activités ultérieurement.


Ainsi dans certaines Cuma, les frais financiers sont regroupés tout au long de l’année, afin d’être répartis en fin d’année au prorata des prix d’achat. Les frais de gestion, ou de carburant, seront répartis selon d’autres critères.On différenciera donc les postes analytiques selon les répartitions souhaitées en fin d’année.

2. Les activités composées utilisées autrefois ne sont plus demandées et sont remplacées par les ser-vices.En effet, ces activités, avec leur taux de conversion, étaient trop théoriques et génératrices d’erreurs.On créera, si besoin, une activité « service », et la fiche tarif permettra de composer son prix de revient.

Typage des activitésLes activités appartiennent à une catégorie paramétrée dans les tables de référence. Le choix de cette catégorie génère le compte et le code TVA de l’activité

La composition des activitésOn pourra composer les activités groupées et les services à partir des matériels.

La visibilité des activitésEn fonction des catégories précédentes, on déclarera la visibilité des activités:

• en analytique , pour recevoir des charges, • en facturation (et donc en intervention)• Dans le tableau de synthèse analytiques .

Pour les deux premiers, le but est de limiter les listes de choix et les erreurs entre les activités composées et leur composant.Les postes analytiques peuvent être visibles en facturation, afin d’être facturés directement aux associés, et non répartis d’abord aux matériels.


La déclaration des activitésCet écran permet de déclarer et composer les activités, avec unités, tarifs...

- Code,- Libellé pour les listes d’aide et « libellé de facture » qui sera utilisé sur la facture uniquement.- Deux unités d’intervention, et donc deux tarifs (par exemple pour un épandeur, Kms et Jour). Les

unités saisies ici seront proposées dans la saisie des interventions.- Jusqu’à deux unités forfaitaires peuvent être déclarées en complément (par exemple SAU et UGB).

Ces unités ne sont pas visibles dans ChronoCuma, mais permettent de générer directement des bons de travaux, avec en général les charges fixes, sans passer par les interventions.

- Les infos comptables (compte, TVA), sont obligatoires si l’activité est facturable. Elles sont fournies par le type d’activité, qui est donc obligatoire.

- La catégorie peut être :o M : Matériel,o S : Salarié,o G : activité groupée,o P : Poste analytiqueo X : Service


- Les compteurs : Si on déclare ici leur nature (Heure, Kms, To..) et leur valeur départ, ils seront pro-posés en saisie des interventions dans ChronoCuma. Ils ne sont visibles que pour les activités M, G et X. Un champs coefficient de conversion (un coefficient) par unité de facturation, permettra d'automa-tiser les conversion entre compteurs et unité de facturation.

- La coche active : permet de faire disparaître une activité des listes de choix et éditions.

L’organisation des activitésCet écran permet de visualiser l’ensemble des matériels et salariés, et, par « glisser déplacer », de composer les activités groupées.Il permet aussi de déclarer la visibilité de ces activités.


3.5.4 Editions

• Liste par catégorie, avec tarifs, unités, ...• Impression personnalisable, où l’on trie, filtre, et choisi les colonnes et l’ordre.

3.6 Les articles et autres éléments de facturation

3.6.1 Vécu Olimpya• Comme dans d’autres logiciels de facturation, les articles sont un fourre-tout où l’on mélange les

consommables de la Cuma et diverses lignes que l’on veut inscrire en facturation.Pour ChronoCuma, et aussi pour une éventuelle gestion des stocks, il faut séparer ces deux natures.


Pour les Cuma, les articles sont :

Les consommables fournies par la Cuma aux adhérents, essentiellement lors des travaux. Par exemple du fuel, de la ficelle ou des plastiques.Cette catégorie (consommables) est présentée dans ChronoCuma, les salariés pouvant indiquer dès cette saisie leur consommation de matières premières.

D’autres éléments de facturation, issus de la gestion de la Cuma (acomptes, frais divers,…)

Les articles ont un tarif et une unité de base. Mais, contrairement aux activités, celui-ci peut être modifié au moment de la saisie des lignes de facture.

Articles de type acompte

Leur particularité est de pouvoir générer un calcul automatique, basé sur le chiffre d’affaire de N-1 (voir saisie de BT, 3.17).D’autre part, s’ils sont facturés en mode « intermédiaire », ils seront déduits de la facture définitive (voir facturation, 3.19).

Articles négatifs : C’étaient des déductions pour matières fournies par l’adhérent. Non utilisés, ils sont abandonnés. Cependant, il est toujours possible de saisir un article de ce type, et de porter des quantités négatives dans les bons de travaux.


Saisie des articles

Les informations essentielles au fonctionnement de Néocuma sont le code, le nom et l'unité.

Le tarif peut être saisi dès le début d'année, mais il reste modifiable jusqu'à la facturation, et pourra être spécifié sur chaque ligne de facture (contrairement aux activités).


Les informations comptables (compte, code TVA.) pilotent la facturation et le passage en compta. Les articles étant tous destinés à être facturés, le compte est obligatoire.Le code TVA reste facultatif.

On peut leur affecter une activité, qui sera utilisée lors du passage en compta de la facture.

Autres éléments de facturation

Leur saisie est identique à celle des consommables.Ce sont des lignes que l’on peut vouloir générer pour la facturation, mais qui ne sont pas des consommables fournis lors des interventions.Par exemple des acomptes, agios, frais de gestion...

Cette catégorie comprendra des lignes par défaut : une ligne de type « à compléter », ou plusieurs selon les comptes et la TVA concernée, une ligne cession de matériel, permettant de faire de la facturation ponctuelle rapide.

3.6.4 Editions• Simple liste.• Impression personnalisable


3.7 Les plans comptables

3.7.1 Vécu Olimpya

• Pas de difficultés de fonctionnement• Parfois mauvaise compréhension du rôle du code TVA dans le plan comptable pour les factures, car

c’est le code attaché à l’activité qui est désormais prioritaire. • Souvent une mauvaise gestion de la TVA sur « décaissement » pour certains achats (voir 2.12).• La création d’un second journal d’OD ou de vente perturbait le logiciel pour les pièces automatiques.


Généralités

Les plans servent à piloter la saisie comptable, donc à typer et classer les lignes comptables.Ils sont définis au niveau régional dans une base de référence.Mais ils seront reproduits au niveau de chaque dossier pour y être personnalisés aux besoins de la Cuma.On distingue 5 tables :

Les journaux

Ils servent à classer les pièces comptables.Ils appartiennent chacun à un des 4 types de journaux suivants :

- A : journal des achats- V : Journal des ventes- O : Journal des opérations diverses- T : Journal de trésorerie (banque)

La table de référence comporte un journal pour chaque type, plus deux journaux complémentaires de type « O » :

- Le journal des à nouveaux,- Le journal des mouvements internes (analytique).

Ces 6 journaux ne pourront pas être supprimés dans un dossier Cuma.

Dans chaque dossier, on pourra créer des journaux complémentaires :- Pour chaque banque, de type T- Pour séparer des types d’écriture (ex : journal de paie, de type A)

Les journaux de type A, V ou T auront un « compte de contrepartie », qui sera proposé par défaut en saisie comptable pour solder une pièce. Mais si un compte a été défini au niveau de la fiche « tiers », c’est celui-ci qui est proposé.


Les codes TVA

Ils représentent les postes de TVA déclarables auprès de l’administration fiscale (TVA collectée, et TVA déductible).

Dans la base de référence, il y a donc, conformément aux déclarations CA3 et CA12 :- 1 code pour la TVA déductible sur immobilisation : 1,- 1 code pour la TVA déductible sur autres biens et services : 2,- 1 code pour la TVA collecté pour chaque taux usuel de TVA, à partir de 3

Chaque code TVA comprend :- Le taux de TVA pratiqué (le plus courant pour les achats, et fixe pour les ventes)

Ce taux permettra de proposer un calcul automatique de la TVA lors de la saisie comptable.- Le compte sur lequel la TVA sera enregistrée lors de la saisie,- Le compte « d’attente » où sera enregistrée la TVA qui n’est exigible ou déductible qu’à l’encaisse-

ment ou au règlement.-

En cas de changement de taux par l’administration, on devra créer un nouveau code pour la TVA collectée. Pour la TVA déductible, la grille permettra de déclarer le nouveau taux et sa date d’application, afin de proposer les bonnes valeurs lors de la saisie comptable.

Le plan comptable

Dans la base de référence, c’est la liste des comptes conforme au plan comptable 82, et adaptée par la FNCUMA pour les besoins du réseau.La FDCUMA, ou l’AGC peuvent le personnaliser aux besoins de sa région et à ses habitudes.

Dans chaque dossier, cette liste est reproduite et peut être personnalisée de la manière suivante :

- Les comptes inutiles peuvent être désactivés (plutot que supprimés)- Les informations décrites ci-dessous peuvent être modifiées,- De nouveaux comptes peuvent être créés, mais ils doivent faire référence à un compte présent dans la

base de référence :Cette contrainte permet d’être sûr que tous les comptes seront affectés dans les états de synthèse (bi-lan et comptes de résultat).

Les informations attachées à un compte sont :

- L’unité, qui sera proposée pour la saisie des quantités liées à un achat ou une vente,- Le code TVA qui sera proposé lors de la saisie sur les comptes de classe 2, 6 et 7.- L’option TVA sur débit ou sur encaissement

Il s’agit ici d’identifier les comptes de classe 6 dont la TVA n’est déductible qu’au moment de son règlement (les services). Pour les comptes 7, c’est l’option prise au niveau de la Cuma qui préside.

- Compte collectif : Pour identifier les comptes qui induisent la saisie d’un compte tiers.

Les exercices

Il n’y a pas de plan de référence.Les exercices sont déclarés dans chaque Cuma par un code numérique représentant l’année.Ils présentent :


- Les dates début et fin d’exercice, qui doivent être cohérentes,- L’information « exercice clos » lorsque celui-ci à été clôturé, ce qui rend ses données comptables in-

touchables.- Le premier exercice dans Néocuma est signalé par une coche : dans cet exercice, le BO est accessible

en modification, ainsi que les factures antérieures.

Le lien entre exercice et écritures comptables se fait par la date.

3.7.3 Description fonctionnelleSaisie en grilles simples avec assistance sur les références.Contrôles de « non usage » pour les suppressions.Création automatique du nouvel exercice dans l’écran, ou dans la procédure de clôture.

Les 3 grilles ont un bouton « générer depuis le plan de référence », qui permet d’initialiser le dossier.Il peut être utilisé aussi après un complément du plan de référence ou des suppressions dans le dos-sier, pour (re)générer les éléments manquants.

Le plan comptable comporte :o Une coche sélection, qui permet de rendre invisible un compte dans les listes de choix.

On restreint ainsi le plan général pour le dossier en cours, et facilite les choix en saisie comp-table.

o La colonne référence oblige à attacher un nouveau compte (généralement une subdivision) à un compte du plan de référence, afin de garder la cohérence avec le bilan.

3.7.4 EditionsSimples listes, composables, et exportables vers Excel et PDF.


3.8 La saisie comptable

3.8.1 Vécu Olimpya

• Après la mise au point, le problème essentiel reste le lettrage et ses corrections (voir ce chapitre).• La saisie par folio mérite d’être très bien analysée : ce qu’elle permet et ne permet pas, notamment

les saisies mensuelles à une seule contrepartie qui étaient génératrices d’erreurs lors des corrections de lignes lettrées.

• L’incidence de la roulette sur des cellules de sélection doit être supprimée• La gestion du N° de pièce doit être précisée.• Les arrondis à deux décimales doivent être gérés dès le calcul afin d’éviter des millièmes dans la

base.Ils doivent être calculés de la même manière : au plus proche du centième. Les outils Olimpya utili-saient des méthodes différentes pour un chiffre comme 1.235 : en dessous pour le générateur d’état (1.23) et au centième pair pour Delphi (1.24). C’est cette dernière manière qui est désormais standar-disée.Tout ceci a parfois généré des balances déséquilibrées, l’addition de millièmes finit par produire des centimes.

• Le reproche sur les trous dans le numérotage est inéluctable si on veut préserver ces N° qui ont été reportés sur le document d’origine.

• Zapper entre deux grilles nécessite sans cesse la reprise de la souris. Les jeux de couleur des grilles (cellule sélectionnée, ligne sélectionnée…) font que l’on ne sait pas toujours ou l’on est.


Généralités et conformité

Saisie par pièceLa saisie comptable se fait par pièce.Une pièce représente une opération de la Cuma (vente, achat…).Elle comporte des lignes dont les totaux débit et crédit doivent s’équilibrer avant sa validation.En principe, la date de la pièce et la date des lignes sont donc identiques.

Saisie par journauxLes pièces sont inscrites dans un des journaux de la Cuma.Le logiciel présente donc la liste des pièces par journaux et pour l’exercice.La saisie s’adaptera au journal, selon les automatismes demandés ci-dessous.

La saisie

- La saisie utilisera au maximum les touches de fonction usuelles dans les anciens logiciels, en vue d’éviter la souris et de permettre une saisie rapide.

- Toutes les références extérieures seront assistées de choix en liste, et de proposition de fin de mot.- Les pièces et lignes restent modifiables et supprimables tant qu’elles ne sont pas validées - La date de création et de modification des lignes est mémorisée (directive de l’administration

fiscale).


Choix de la période et du journal : Accès aux pièces déjà saisies, possibilité de modification (si hors période bloquée), et d’ajout.

Les infos des pièces : Compte de contrepartie (issu de la liste des tiers, ou à défaut du journal) Tiers pour les journaux V et A si le compte est collectif, Libellé, référence extérieure (N° de facture) et date de pièce Création par le logiciel d’une référence interne : Code journal, exercice, et N° d’ordre, non modi-

fiable.

Les infos des lignes comptables : Compte, Code tiers si le compte est collectif, les tiers sont proposés en fonction du compte (401,453...) Libellé, montant débit ou (exclusif) crédit, Code et montant TVA, et option « sur encaissement » si le compte l’induit, Possibilité de modifier ou supprimer ce code, ce montant et cette option Affectation analytique, et quantité éventuelle. Possibilité de recherche de factures non lettrées (voir lettrage) pour les encaissements.

En cours de saisie Imprimer une pièce saisie Possibilité de suppression de ligne et de pièce Affichage du solde bancaire progressif pour les journaux de trésorerie

Fin de pièceL’action fin de pièce génère : La ligne de contre partie (sur le compte 512 lié au journal), pour les journaux de trésorerie. Sur les journaux A ou V, la contrepartie est complétée du montant équilibrant la pièce La ou les lignes TVA par cumul des TVA saisies sur les lignes

La TVA est regroupée sur autant de lignes qu’il y a de codes différents dans la pièce, et de types (Débit ou encaissement)Le compte utilisé est celui paramétré dans la table « codes TVA »Le libellé est celui de la ligne de contrepartie

Sauf pour les saisies O, la pièce est donc naturellement équilibrée.Pour les OD, il y a un contrôle d’équilibre avant de considérer la pièce valide

Les pièces automatiquesLe logiciel doit savoir générer des pièces automatiquement :

- Créer les pièces de vente au moment de la facturation ou de l’appel de capital social- Dupliquer une pièce (après choix en liste) pour, par exemple, reproduire une feuille de paie,- Passer une contre écriture (après choix en liste),- Générer une annuité d’emprunt (après choix en liste),- Générer les OD de TVA en fin de période TVA,- Générer la synthèse périodique de la TVA,- Générer les OD de capital social périodiquement,- Générer la pièce d’amortissement après calcul des amortissements (voir 3.12), ainsi que les écritures

de sortie d’actif,- Générer une pièce à partir d’une trame de saisie. Celles-ci sont créées par archivage d’une pièce exis-

tante.

Les travaux de fin d’exercice et d’ouverture du nouvel exercice font l’objet des chapitres 3.11 et 3.15, et sont l’occasion d’un certain nombre de pièces automatiques, tels que « générer la reprise des stocks de N-1 à la date d’ouverture »…


3.8.3 La saisie comptable - Description fonctionnelle

Certaines opérations (factures de vente, amortissements, régularisations TVA...) sont créées automatiquement par leur fiches correspondantes. On peut cependant les consulter ici, et les modifier, à l’exception du bilan d’ouverture.

La saisie se fait par journaux et périodes

Ce sont les deux premiers choix de la fiche :• Sélectionner un journal : Selon leur nature (Achat, Vente, Banque et OD), les grilles et leur fonction-

nement seront adaptées par le logiciel, tel que décrit plus loin.

• Choisir une période : Le logiciel propose les 12 mois de l’exercice en cours, ou l’année complète.On choisira en fonction du débit de la connexion : Le journal d’achat par année risque d’être lourd à charger, pour ajouter quelques pièces.Par contre, l’année est pratique pour rechercher, corriger…Pour les journaux bancaires, il est préférable de travailler par mois : ainsi le suivi du solde bancaire sera possible.


Consultation et modificationsAprès ces choix, les grilles présentent les pièces déjà saisies dans cette période et ce journal.On peut :- Ajouter une pièce, - En modifier ou compléter une déjà saisie,- Supprimer une pièce ou une ligneModification et suppressions sont impossible si la période a été bloquée (voir statut).

2 grilles • Les pièces : Cette grille affiche l’entête des pièces : date, compte et code du fournisseur, N° de

pièce, libellé, références interne et externe.On ne saisit pas directement dedans, elle sert aux recherches, tris, filtres et classements, et elle peut a cet effet être agrandie.Les informations qui y sont portées viennent de la validation des pièces.On peut cependant modifier ou compléter certaines informations dans la zone « formulaire » sur la droite.

• Les lignes : Elles comportent le détail de la pièce c'est-à-dire les lignes saisies, la ligne de contre-partie, et après validation, les lignes de TVA.

Les deux grilles sont synchronisées, le choix d’une pièce en haut provoquant l’affichage des lignes en bas.

Le statut des pièces comptablesNe pas confondre les termes suivants :

en cours de saisie (sauvegardé), Enregistré (équilibrée avec fin pièce), validée (blocage périodique)

• En cours de saisie : Une pièces en cours de saisie peuvent être perdue si on quitte l’écran sans la sauve-garder. Il est donc possible, dans les longues saisies, de cliquer le bouton « sauvegarder » de temps en temps. Néocuma le demandera si on quitte la saisie comptable sans avoir fait « fin de pièce »

• Enregistrée : Pour être opérationnelle, une pièce doit être équilibrée (total des débits = total des crédits), ce que le logiciel fait tout seul pour les journaux A, V et T, où il y a un compte de contrepartie.C’est le bouton fin de pièce qui réalise l’opération. Ce bouton équilibre la pièce et expédie les lignes dans la base de données sur le serveur Néocuma.Il n’est pas nécessaire qu’une pièce soit terminée : On peut sauvegarder à tout moment, quitter la saisie, et retrouver le travail en cours ultérieurement. Dans ce cas, le logiciel se positionne automatiquement sur la pièce non fini.Une pièce non finie sera ignorée des éditions.

• Validée : Il s’agit d’une opération que l’on pratique pour une période, qui sera considérée comme close : trimestre TVA, exercice… Voir 3.11La validation est indispensable pour obtenir les éditions comptables officielles : journaux, grand livre, balance… Une période non validée produit des éditions similaires pour les contrôles, mais portant le titre « compte rendu de saisie » et la mention « provisoire ».Les pièces validées ne peuvent plus être modifiées ou supprimées. Leur correction passe alors par une « contre-écriture ».Particularité pour les factures : Il est possible d'en valider un lot indépendament de la période.


Fonctionnement

La touche F5, nouvelle pièce, crée une entête de pièce et une nouvelle ligne avec le compte de contrepartie pour les achats et ventes défini dans le journal.Sur cette ligne, on peut :

- Ne pas y saisir de montants, et passer directement aux lignes du corps de pièces.Dans ce cas, lors de l’opération « fin de pièce » le montant débit ou crédit sur cette ligne sera calculé pour équilibrer la pièce.

- Pour les pièces simples, y saisir le « total facture », passer à la ligne suivante et saisir le compte concerné.L’opération « fin de pièce » renseigne alors cette dernière ligne avec les montants D ou C et la TVA, et ajoute cette ligne TVACette méthode sera notamment utilisée lors de la récupération de relevés de comptes bancaires

Pour les journaux bancaires, le logiciel crée seulement une ligne blanche, la contrepartie 512 étant ajoutée lors de la « fin de pièce ».Avec la touche F3, on peut rechercher une facture impayée A ou V pour renseigner la ligne. Voir « lettrage », 2.11

Détail des champs sur la grille des lignes : • Compte : Pour la première ligne A ou V, c’est le compte de contrepartie, qui peut être modifié.

La liste propose les comptes sélectionnés du plan comptable, d’où l’intérêt d’avoir pratiqué cette sélec-tion (voir plan comptable).Le choix d’un compte qui implique de la TVA ramène le code TVA et le taux correspondant dans la grille.

• Tiers : On ne peut saisir de tiers que si le compte est « collectif » (voir plan comptable), ce qui est le cas pour la première ligne des journaux d’achat ou vente. La liste déroulante propose tous les tiers actifs de la Cuma. La saisie d’un tiers est indispensable avec un compte collectif. C’est pour cela que l’on doit avoir dans la liste de fournisseurs au minimum un « fournisseur divers ».

• Libellé : Saisir ici la nature de la ligne de facture. Par défaut Néologik propose soit le nom du tiers (1ère

ligne), soit le libellé de la ligne précédente. • Montants : débit OU crédit. La saisie de l’un efface l’autre.

Une calculette permet éventuellement de faire des additions de ligne de facture.

• Montant TVA : Il est calculé automatiquement par le logiciel, si un code TVA est présent.Cette colonne ne sert qu’à générer les lignes TVA en fin de pièce.On peut le modifier maintenant si besoin.

• Code et taux TVA : Proposé par le choix du compte. On peut changer le code grâce à la liste d’aide. Par exemple, si on saisi une vente, remplacer une TVA à 5.5 par une TVA à 19.6. Le logiciel recalcule alors le montant TVA.Le taux n’est ici qu’indicatif.


• D/E : TVA sur Débit ou sur Encaissement. Néologik propose ce code en fonction de votre option décla-rée dans la fiche Cuma pour les ventes, et du compte choisi pour les achats (voir 3.10)On peut le changer.

• Activité : indiquer ici le code de l’activité à laquelle la charge ou le produit se rapporte.La liste propose les activités actives et visibles en analytique.Cela n’a de sens que pour les comptes de classe 6 ou 7.Sur ces comptes, si on ne met pas d’activité, le logiciel indiquera N/A, soit « non affecté ». On peut alors les ventiler ultérieurement (Voir 3.16).

• Quantité : Pour mémoire, on peut indiquer une quantité de matière achetée. Pour les factures de vente générées par Néocuma, la quantité 1 issue des interventions ou des bons de travaux est rapportée ici.

• Référence extérieure : libre. Saisir si besoin le N° de facture, un nom de fournisseur sur la première ligne de la pièce, cette information étant reportée dans l’entête de pièce.

Grille des pièces :Les informations y sont générées automatiquement par la validation de la pièce.On ne peut modifier que le libellé et la référence extérieure, par le formulaire latéral.Les autres infos (date, compte, tiers) doivent être modifiées sur la première ligne de la pièce.

• Référence intérieure : Néocuma attribue un N° d’ordre par pièce, avec le code journal et l’exercice. Non modifiable.

• Totaux : Ce sont les montants D et C de la ligne de contrepartie. Pour les journaux bancaires, c’est donc les valeurs du compte 512, et donc la grille des pièces représente une copie conforme du RCP, et permet les pointages. Non modifiables.

• Coches : Elles signalent la situation de la pièce. Voir ci-dessus « statut ».

• Tris et groupages : On peut comme dans toutes les grilles, grouper les pièces en glissant un titre de co-lonne vers le haut. C’est pratique pour les recherches sur un tiers, une date…Dégrouper en faisant l’opération inverse.

ValidationAprès la saisie du corps de facture, le bouton « Finir la pièce » permet au logiciel de :

• Renseigner si besoin la ligne du corps de pièce qui n’aurait pas de montant,• Créer les lignes de TVA, à partir des montants saisis sur les lignes, et des codes TVA.

Il tient compte de l’option « sur encaissement », et dans ce cas utilise le compte prévu à cet effet dans la fiche « plans comptables », onglet TVA.

• Créer (journaux T) et/ou renseigner si besoin la ligne de contrepartie, avec le montant cumulé des autres lignes.

• Indiquer dans cette grille des pièces que la pièce est validée.• Y porter les montants HT et TTC.

Il faut vérifier à ce moment que les montants correspondent bien au total et à la TVA de la facture.


Spécificités des journaux bancaires

• Si on saisit directement des achats ou ventes dans ce journal, la colonne références extérieures prend toute son utilité pour indiquer le nom du fournisseur, ou son N° de facture.

• Deux cases en haut d’écran permettent de suivre le solde bancaire au fur et à mesure de la saisie. Le solde début n’est juste que si le bilan d’ouverture a été saisi ou généré.Il tient aussi compte des saisies éventuelles dans d’autres journaux (ce qui serait anormal).Si pour ces raisons il n’est pas juste, on peut le ressaisir, et suivre ainsi l’évolution du solde fin.

Spécificité des autres opérations (opérations diverses : OD)

Les OD n’ont pas de compte de contre partie dans la liste des journaux.Ces colonnes n’apparaissent pas dans la grille haute, et la pièce devra donc être équilibrée avant de cliquer « Fin de pièce ».Le reste du fonctionnement est identique, les éventuelles lignes de TVA seront générées, ce qui normalement n’existe pas dans ces journaux.

Le journal des « à nouveaux » : Code AN

C’est un journal d’OD réservé au bilan d’ouverture (BO). Celui-ci est généré par la clôture précédente, et on ne peut que le consulter.La première année d’utilisation de Néocuma, on doit entrer ici le BO (sauf s’il est transféré de Olimpya).Il est important de mettre le BO dans ce journal pour le bon fonctionnement des éditions. Cette première année d’utilisation après transfert de Olimpya, il restera accessible pour corriger des variations de méthodes comptables (par exemple classement différent des immos).Voir 3.23.On pourra aussi ajouter des pièces correctives dans un journal d’OD, pour remplacer un compte par un autre par exemple, et en garder la trace.

Le journal des mouvements internes (MI)

Ce journal rassemble les écritures analytiques. Ce sont principalement les pièces générées par la répartition des charges dans l’écran « Fixer les tarifs » (voir 3.18).Ces écritures n’ont aucune influence sur la comptabilité générale et sont ignorées de ses éditions.Elles ne servent qu’à obtenir les balances et grand livres analytiques, et les fiches de prix de revient des activités.On peut modifier, ajouter des pièces, mais elles ne doivent comporter que des comptes de gestion (classe 6 ou 7), et doivent comme en compta être équilibrées, afin que la comptabilité analytique soit fidèle à la comptabilité générale.

Le lettrageC’est la possibilité, lors de la saisie d’un règlement par exemple, de choisir dans la liste des factures non réglées. Le logiciel garde ainsi trace de la correspondance.Ceci lui permettra de produire l’état des dettes et créances, et de calculer, en fin de période TVA, la TVA due si le dossier est « sur encaissement ».C’est la touche F3 qui appelle cette fonction.Voir 3.9.


Accélérateurs de saisie

Leur but est d’éviter au maximum de prendre la souris lors de la saisie. Mais elle reste indispensable pour les corrections, recherches, changements d’onglet…S’habituer à ces touches de déplacement et de raccourci fera gagner du temps :

• La touche Tab fait avancer d’une case dans les grilles. Maj.Tab fait reculer.• Les flèches permettent de se déplacer dans les grilles. Les flèches droite et gauches ont la spécificité

d’agir en deux temps : D’abord changer de case, puis, s’il y a déjà du contenu, se mettre en mode éditeur pour le compléter.

• F4 crée une nouvelle pièce.• F6 valide une pièce, et remplace le bouton « Finir Pièce »• F5 cumule les fonctions F6 puis F4, permettant une saisie « au km », notamment dans les journaux ban-

caires.• F3 appelle le lettrage.

Importation des relevés de comptes fournis par la banque

Les relevés fournis au format standard EDI par les banques pourront être importés dans la saisie sur un jour-nal de banque:

– Une fenêtre présente les lignes de ce relevé.– Dans celle ci, l'utilisateur pourra compléter les informations : compte de contrepartie, détail HT – TVA,

activité, et modifier le libellé.– Il pourra faire appel au pointage (F3) pour désigner la ou les factures réglées par une remise de chèque

ou un règlement fournisseur.– Il pourra également détailler une facture en plusieurs lignes (de classe 6 par exemple).

– La validation de la fenêtre crée les pièces dans l'écran de saisie comptable.


3.9 Le lettrage 3.9.1 Vécu Olimpya

Mal géré au début, le lettrage a provoqué beaucoup d’erreurs :- Les modifications dans les folios et les pièces provoquaient une perte de lettrage, les régularisations

TVA restant en place.- Il n’y a pas d’accès pratique pour supprimer une correspondance.- Les régularisations, trop nombreuses, sont difficiles à pointer.- Pas de possibilité de pointer un acompte ou avoir en saisie comptable.- Pas de possibilité de pointer globalement une remise de chèques.- Les dettes et créances tenaient compte des règlements ultérieurs à la date demandée.- Pb : Comment pointer des comptes différents qui se soldent : par exemple un remboursement de capital

(456) et une facture (453).-

3.9.2 cahier des charges

L’objectif est de permettre au logiciel de savoir quand une facture est réglée, partiellement ou totalement.Il se sert de cette information dans deux domaines :

- L’état des dettes et créances, document indispensable en fin d’exercice. En cours d’exercice, on doit pou-voir obtenir des lettres de relance et relevés de compte automatiques.

- La déclaration de TVA, lorsque la Cuma a l’option « TVA sur encaissement » : Le logiciel aidera à pré-parer cette déclaration, à partir des encaissements et des factures correspondantes. Il passera lui-même l’ OD de régularisation, et de synthèse de la TVA déclarée.

- Le lettrage pourra être pratiqué directement dans la saisie comptable des règlements (fournisseurs et clients), et ultérieurement dans un écran destiné à assembler les mouvements.

- Le lettrage en saisie permettra de :o Pointer les factures et leurs acomptes,o Pointer plusieurs factures et appels d’un tiers,o Pointer plusieurs tiers lors d’une remise de chèqueo Aire correspondre des comptes différents pour un même tiers (453 et 456). Dans ce cas une OD

de compensation sera passée entre les comptes.


1- En saisie comptable

On l’utilise surtout en saisie de journal de banque, puisque c’est là qu’on constate les règlements.Mais il peut tout aussi bien être appelé depuis un autre journal.

La touche F3 provoque l’affichage d’une fenêtre présentant toutes les lignes des tiers non complètement réglées : Le choix d’une ligne génère la ligne comptable en cours de saisie, en inversant le sens débit - crédit.

• Présélection :F3 sur une ligne vide fait apparaître toutes les lignes de tiers non déjà pointées.


Si un compte est saisi avant F3, 4010000 par exemple, n’apparaissent que les lignes de ce compte, en l’occurrence les fournisseurs.Si un tiers est saisi, seules les lignes de ce tiers apparaissent.Ceci permet d’accélérer les recherches.

• Dans la fenêtre des dettes et créances- La grille présente les lignes des tiers non encore complètement lettrées, avec le montant d’origine et

le montant disponible.- Il y a les mêmes fonctions que dans toutes les grilles : filtrer, classer, grouper les lignes, pour trouver

les tiers.- Après avoir choisi une ligne, un double-clic copie le montant disponible, débit ou crédit, dans l’une

des deux dernières colonnes, montant choisi.- Cette somme est modifiable, si le montant du règlement n’est que partiel.

Les autres colonnes ne sont pas modifiables.- La validation informe la ligne comptable, avec le compte, le tiers et le montant.

• ModificationLes modifications se font en rappelant F3, afin de ne pas introduire d’incohérence, tel que mettre un montant supérieur à la pièce d’origine.

• Pointages multiplesIl est possible de choisir plusieurs lignes, même de sens différent. Par exemple, un règlement de 700 € pourra solder une facture de 1000 € et un acompte de 300 €.Il faut alors double cliquer sur chacune des lignes concernées.

• Factures, avoirs et acomptes…On peut aussi prendre en compte des avoirs, des remboursements de capital social…Si des comptes différents sont pointés pour un même tiers, 453 et 456 par exemple, Néocuma devra générer une ligne pour chaque compte, afin que la comptabilité soit correcte.

• Saisie d’une remise de chèquesDe la même manière, on peut enregistrer une remise de chèque, avec F3 :


Si on clique sur chacune des factures réglées dans cette remise, le logiciel génère une ligne de règlement pour chacun des adhérents.

2 - L’écran pointageCet écran permet d’agir sur les pointages de factures et de leurs règlements.Normalement, l’essentiel des pointages est fait en saisie bancaire par la touche F3. Mais il peut y avoir des erreurs d’affectation, et ce n’est pas toujours possible :- Lorsqu’un avoir solde une facture,- Quand une avance de trésorerie est saisie avant une facture,- D’une manière générale, avec les relevés des « clients – fournisseurs réciproques », tels les

coopératives.

Il permet ainsi d’affecter une facture à un avoir, à un acompte, ou à une ligne quelconque passée en OD sur un tiers.

• On peut choisir d’afficher :- Les lignes non lettrées (pas encore pointées entièrement)- Tous les mouvements : Alors, même les lignes à montant disponible à zéro apparaissent. Cette

possibilité permet de faire des recherches, des corrections, et supprimer une correspondance si besoin (cas de l’écran ci-dessous)

• Le code de lettrage apparaît dans un colonne supplémentaire (a, b, c..., aa, ab...).En cas de pointage multiple, plusieurs codes peuvent apparaître.

• Les montants

Les grilles présentent pour chaque ligne la somme d’origine (le total de la facture ou du règlement), et la somme disponible (qui n’a pas encore été pointée).


• AffectationPour affecter, on fait glisser une ligne sur une autre, ou inversement.

• Une action sur une ligne ouvre la liste des correspondances de la ligne en cours : On voit à quelle pièce (date, référence…) correspond ce mouvement. Si les sommes correspondent, les deux lignes pointées disparaissent de la grille.On peut supprimer une correspondance par un clic droit.

• Affectation partielleSi les deux sommes ne correspondent pas (un règlement partiel ou un règlement pour plusieurs factures), Le logiciel retient la plus petite. Dans ce cas, seule la ligne du petit montant disparaît. L’autre voit son montant disponible réduit.

• Comptes ou tiers différentsPointer des mouvements d’un même tiers mais de comptes différents ne solderait pas les comptes. Aussi le logiciel proposera de passer une OD automatique pour le faire.On ne peut pas pointer des mouvements entre tiers différents (cas des successions par exemple).

3.9.4 Editions

Etat des dettes et créances

Liste des factures non réglées, classées par compte et tiers, avec le montant d’origine, les règlements déjà effectués, et le solde non réglé.

Lettres de relancesAvec trois niveaux de pression, elles présentent de même les pièces non réglées

Relevés de comptePrésente, pour un adhérent, les mouvements le concernant, et le solde de ses créances.

Liste des factures avec TVA et règlementsPour les travaux de contrôles des comptes TVA déclarable et en attente.

Synthèse des dettes et créances étaléesCumul des dettes et créances sur 3 colonnes : moins de 1 an, 1 à 5 ans, plus de 5 ans.

Grand livre lettré : GL des tiers avec la colonne lettre.


3.10 La TVA

La TVA est traitée dans de nombreux endroits et une petite synthèse s’impose…

3.10.1 Vécu Olimpya • La TVA sur encaissement a été traitée au départ selon les normes fiscales, puis les directives du ré-

seau l’on fait simplifier : toujours sur date de pièce pour les achats…• Les problèmes de lettrage (bugs), voir 3.9, mais aussi le manque de rigueur dans ces pointages ont

rendu très complexes les contrôles de cohérence de la TVA due.• Des erreurs d’arrondis dans les factures• Des calculs d’arrondis différents entre facture et comptabilité (voir 3,8)• Le logiciel ne contrôlait pas si un compte de vente n’avait pas de code TVA, d’où des pièces incom-

plètes et différentes des factures• La multitude de pièces de régularisation, et son absence de libellé clair.

Ces pièces pouvaient être corrigées, mais perdaient leurs liens avec les factures et leurs règlements. D’où des incohérences

3.10.2 Description générale

Dans la fiche Cuma :

On trouve l’option de la CUMA : - TVA sur encaissement : dans ce cas, la TVA collectée ira dans le compte « d’attente » prévu dans la

liste des codes TVA. Elle ne viendra dans le compte de TVA déclarable qu’au moment du règlement.- TVA sur débit : dans ce cas, jamais la TVA collectée ne sera inscrite dans un compte d’attente. Elle

sera toujours dans un compte déclarable, présent immédiatement dans la synthèse TVA.

Changement de statut : Lorsqu'une cuma passe à l'option « sur débit », ou inversement, le logiciel ne peut ré-gulariser seul la TVA. Un message préviendra alors l'utilisateur.

Dans la liste des codes TVA

(Voir 3,7).On trouve pour chaque code le taux, le compte de TVA déclarable à mouvementer, et le compte de TVA e »n attente » à utiliser lorsque l’option TVA / encaissement est prise.

Dans le plan comptable

Les comptes 2, 6, et 7 peuvent comporter un code TVA. Dans ce cas, ce code sera proposé (mais modifiable) au moment de la saisie comptable, ainsi que le taux et le montant de TVA, sur chaque ligne saisie.

Les comptes de charges ont aussi l’information débit ou encaissement, permettant la distinction entre marchandises et prestations de service. La TVA sur les charges de type E (prestation de services) sera inscrite dans le compte d’attente, sinon elle sera inscrite en compte déclarable. Cette information sur les comptes de produits n’aura aucun effet : C'est l’option « TVA sur débit », prise au niveau de la Cuma, qui préside.


Dans les activitésChaque activité facturable doit avoir un compte, et un code TVA.

Celui-ci est prioritaire, et se substituera au code prévu dans le plan comptable, tant dans l’élaboration de la facture, que dans la pièce comptable générée à la facturation.

Ceci permet d’avoir plusieurs activités alimentant un même compte 706, mais à des taux différents (les unes à 5.5%, les autres à 19.6%).Les articles de même, sauf les « autres éléments de facturation », qui pourront ne pas avoir de code TVA.

En saisie

Le code TVA induit par le compte est ramené sur chaque ligne, le montant de la TVA est calculé, et l’information D (débit) ou E (encaissement) est également ramenée : pour les ventes, en fonction de l’option prise dans la fiche Cuma, et pour les achats, en fonction de l’option portée au compte dans le plan comptable.Ces trois infos sont modifiables.

Au moment de la validation de la pièce, des lignes TVA sont générées :

La TVA est regroupée sur autant de lignes qu’il y a de codes différents dans la pièce, et de types (Débit ou Encaissement)Le compte utilisé est celui paramétré dans la table « codes TVA »En saisie bancaire la TVA est toujours portée dans le compte déclarable.Le libellé est celui de la pièce

Création de la pièce de synthèse TVA

Régularisations

Une pièce par mois pour la période TVA demandée (ex: 3 pour un trimestre).Cette pièce est générée sur demande explicite de l’opérateur (après avoir saisi et vérifié ses RCP).Le logiciel recherche pour chaque ligne de TVA en attente si un règlement a été affecté à la facture d'origine correspondante.

- Si oui, il écrit une ligne dans le compte de TVA déclarable avec le montant en attente, et un libellé explicite.Si le règlement est partiel, ce montant est réduit au prorata du règlement.

Pour chacune, il écrit une ligne de contrepartie pour chaque compte de TVA en attente qui a été mouvementé ci-dessus.Ces deux lignes portent la date la plus récente des deux pièces (en général le règlement), afin d’obtenir des journaux TVA reflétant la réalité.Le logiciel cherche tous les réglements de la période demandée, ainsi que ceux des périodes antérieures qui n'auraient pas déjà été pris en compte. (écritures rajoutées après déclaration de TVA).

SynthèsesUne pièce de synthèse pour la période demandée

- Chaque compte de TVA déclarable est soldé par une ligne d’écriture.- Le cumul des valeurs arrondies à l’euro de ces soldes est écrit dans une ligne :

• Si le montant est créditeur, au débit du compte paramétré pour la TVA à décaisser• Si le montant est débiteur, une question propose l’option :


o sur le compte paramétré pour le crédit de TVA, remboursement demandéo ou sur le compte paramétré pour le crédit de TVA à reporter

- Les centimes résiduels sont inscrits au compte paramétré pour les pertes et profits sur opération de gestion.

L’ensemble de ces 2 séries de lignes forme la pièce de synthèse TVA périodique.

3.10.3 description fonctionnelle

Voir les chapitres concernés (saisie, lettrage, facturation..)

Il semble important que le logiciel se réfère au plan comptable de référence pour l’option D/E, et non au plan du dossier.Ainsi, les modifications portées par l’expert seront applicables à tous immédiatement, et les « bi-douillages » locaux sans effet.

La TVA ne doit jamais être recalculée en plusieurs endroits. Ainsi la TVA calculée dans les factures sur le total HT pour chaque taux, doit être stockée telle quelle dans la base, et reprise ainsi dans la pièce comptable.

3.10.4 Editions

Journaux TVA :

Ils regroupent par code TVA, et pour une période, toutes les lignes comportant ce code. L’édition rappelle les montants HT débiteurs et créditeurs correspondant à ces lignes.C’est le justificatif des déclarations TVA.

➢ Edition des factures, avec date et montant de règlement, et une colonne par taux qui permettra de pointer facilement la cohérence de la balance.

Synthèse TVA :Même édition, avec seulement les soldes des comptes de mouvement TVA, et pas les lignes détail.Présente aussi les comptes de synthèse (4458...)

Déclaration CA3 et CA12 :A partir de la pièce de synthèse, elle se génère au format PDF sur le modèle fourni par l’administration fiscale.Une option dans la fiche cuma indique le type de déclaration


3.11 Validation, blocage, et clôture

3.11.1 Vécu Olimpya

• Olimpya génère des pièces équilibrées… et s’arrête là en ce qui concerne la conformité.(possibilité de revenir sur des périodes closes, de refaire une clôture, d’imprimer des états sur des données non validées)

• La notion de blocage des écritures y existe, en supprimant les lignes saisies, mais les pièces validées restent modifiables en maintenance (c’était la demande du réseau).

• L’opération de clôture est un peu dispersée : valider les données, créer l’exercice, générer le BO.

3.11.2 Cahier des chargesVoir aussi 3,15.

Généralités et conformité Ecritures équilibrées

Les pièces doivent être équilibrées pour être prises en compte.Une saisie non équilibrée peut être sauvegardée, pour un arrêt de saisie, mais ne peut être utilisée en exploitation (éditions…), provisoire ou définitive.

Validation des écritures

A la fin d’une période (mois ou exercice), on validera les écritures, qui deviendront non modifiables.Ce n’est qu’après ce blocage que l’on peut exploiter normalement les écritures : Impression de grand livre, journaux et balance, journaux TVA, bilan et compte de résultat, et clôture de l’exercice.Tant qu’il subsistera des pièces non validées dans une période, cette période ne générera que des éditions de type « compte rendu de saisie », portant la mention « provisoire ».

Un lot de factures peut être validé séparément.En général après accord du trésorier ou de l’AG de la Cuma, cette opération permet de déclarer définitives les factures et les pièces comptables liées.

Clôture de l’exercice

La clôture réalise les opérations suivantes :• Crée l'exercice suivant si nécessaire,• Contrôle l'équilibre et la validation de toutes les pièces comptables,• Réalise leur blocage,• Crée la pièce d'à nouveaux au début de l'exercice suivant, elle aussi bloquée,• Met à jour les fiches immobilisations et amortissements :

o Calcul de la nouvelle VNC,o Blocage des amortissements de l’exercice clos.

• Met à jour les coches J.A.• Propose de mettre à jour les éléments inactifs

o Tiers sans CA inactifs, ou sans capital disparus,o Bases de souscription à 0 inactif,o Emprunts remboursés archivés


Rien n'est effacé dans le dossier que l’on pourra toujours consulter et imprimer, mais on ne pourra plus modifier ni la compta, ni les immos de cet exercice.

Une sauvegarde automatique sera réalisée avant cette opération.


o Recherche des pièces non validées, voire non finies

o La clôture se déroule en une étape, les actions citées ci-dessus sont rassemblées dans un écran.

3.11.4 Editions

Le journal des à nouveaux présente la balance d’ouverture.


3.12 Les Immobilisations3.12.1 Vécu Olimpya

• Des erreurs d’arrondis.• La pièce comptable ne doit pas être générées si les paramétrages ne sont pas OK.• Bien préciser les méthodes de calcul.• Les dégressifs ne sont pas utilisés, ni les proportionnels à l’utilisation.• Erreurs au début dans les éditions.


Les immobilisations sont essentiellement des matériels, mais il peut y en avoir d’autres. Et leur finalité est comptable, alors que la liste des matériels est accédée par tous les techniciens et animateurs

VisibilitéLes immos sont visibles dans la grille sous plusieurs catégories : Immos présentes dans l’exercice, vendues ou au rebus avant l’exercice. On peut aussi les voir « toutes »

Création

En général, c’est lors de la déclaration d’un nouveau matériel que l’immo est créée.Mais on pourra les déclarer directement dans leur grille.Dans ce cas, la création directe d’une immo proposera de créer le matériel.

Toutes les infos nécessaires sont saisies dans la grille :- Date et prix d’achat,- Durée et type (linéaire, dégressif ou proportionnel) d’amortissement,

(En cas d’amortissement proportionnel à l’utilisation, il faut aussi saisir la quantité de travail to-tale prévue (ex. pour un tracteur : 10 000 heures), et une durée maximum.

- Catégorie d’immo : cette info à pour référence une table interrégionale des catégories, qui pilote les mouvements comptables liés à ces immos.

- V.N.C. : dans le cas où on saisit un tableau ancien (date d’achat antérieure à l’exercice), il faut in-diquer la VNC au début d’exercice.

- Date début d’amortissement : par défaut la date d’achat, mais on pourra indiquer une date diffé-rente, mais dans l’exercice, afin d’ajuster l’amortissement pour la première année à la réalité de l’utilisation du matériel.

- Date de fin d’amortissement (pour les dossiers non Cuma)- Activité : Activité qui recevra en charge les amortissements.

Une nouvelle immo peut être attachée à une immo existante (c’est alors un équipement). Mémoriser cette information permettra de présenter dans la grille les immos classées par immo principale, et, lors de la cession de celle-ci, le logiciel devra avertir en demandant s’il faut aussi céder les immos attachées.Il proposera alors la répartition de la vente au prorata des valeurs d'aquisition.

Cession et mise au rebut

La déclaration de cession (date et montant) influera le calcul de l’amortissement.


Le logiciel passera les pièces comptables en conséquence (voir plus bas).La coche « mise au rebut » signale en fait une cession sans vente, avec montant cession à 0.

Plan d’amortissement prévisionnel

Une fonction permet de générer ce plan à partir des infos saisies ci-dessus.Les années antérieures éventuelles se voient attribuer la part déjà amortie (achat – VNC), et les années restantes sont calculées selon les règles suivantes :

- Calculs sur 12 mois de 30 jours- Prorata de la longueur de l’exercice (si différent de 12 mois)- Prorata de la durée de présence, en cas d’acquisition ou de cession, géré par la date début d’amor-

tissement et la date de cession.- Jour d’acquisition et de cession intégrés à la durée, sauf acquisition le dernier jour de l’exercice,

qui est alors ignoré.- Taux d’amortissement linéaire arrondi à 4 décimales, les centimes résiduels étant reportés dans la

dernière année.- Usage des règles en vigueur pour les dégressifs (coefficients pour trois plages de durée, mois

complet, calcul des mini et maxi…). Les valeurs portées au plan prévisionnel sont les maxima. Les taux des trois plages de durée sont paramétrables dans les références.

- Proportionnels : L’utilisateur doit déclarer la quantité d’unités consommée dans l’année. L’amor-tissement sera calculé au prorata.

Changement de duréeEn cours d’amortissement, il est possible de changer la durée résiduelle, le logiciel régénérant le plan d’amortissement résiduel. Une zone d’information permettra de mémoriser les raisons de ce changement.

Travaux de fin d’exerciceLe logiciel proposera en grille tous les amortissements prévus pour l’exercice.En cas de changement de durée de cet exercice, ou en cas de cession, il ajustera les montants au prorata de ces durées.

Pour les dégressifs, l’utilisateur pourra choisir entre le montant minimum (correspondant au linéaire depuis l’acquisition), et le maximum.

Pour toutes les immobilisations inscrites avant l'exercice (ayant été cloturées), on ne peut plus modifier le plan d'amortissement qu'en passant par le changement de durée, qui sera mémorisé avec éventuellement un commentaire justificatif. Dans le cas d’une diminution, le logiciel proposera l’année suivante comme maximum le linéaire depuis le début (c'est-à-dire avec réintégration), et comme minimum l’amortissement normal.

La validation de ces choix crée et enregistre les amortissements réels de l’année, et passe les pièces comptables. S’il manque un paramétrage (catégorie d’immo, …) le traitement est annulé, et un message demande de compléter les informations.

Pour les dégressifs, le choix d’un amortissement non maximum réactualise le plan prévisionnel d’amortissement.

Mouvements comptables

Incidence de la saisie comptable : • L’acquisition et la cession se constatent en saisie comptable. Lors de la manipulation des comptes

concernés (21 et 775), le logiciel proposera la mise à jour des tables d’immos et de matériels.


Incidence de la validation de fin d’année (décrite ci-dessus)

Une pièce est écrite dans le journal d’OD, avec les amortissements :- Une ligne par immo dans le compte 68, avec l’affectation analytique, - Une ligne par catégorie d’immo dans le compte 28

Il n’y a pas d’usage de compte d’amortissement dérogatoire pour les dégressifs.

Une autre pièce, dans ce journal, effectue les sorties d’actif des immobilisations cédées :Une ligne pour chaque immo et pour chaque compte 215, 28 et 675.

CessionLes immos cédées restent dans la base. Elles ne sont plus visibles à partir de l’exercice suivant la cession, mais un onglet permet de les réafficher.


Déclaration d’une immobilisation (Grille et 1er onglet de droite)

L’amortissement peut être linéaire, dégressif, proportionnel ou non amorti (terrains). S’il est proportionnel, on devra saisir la quantité totale d’unités prévues.


Suppression : on peut supprimer une immo saisie par erreur jusqu’à la clôture de l’exercice. Toute suppression est ensuite impossible. C’est la cession qui la fera disparaître.

Particularités pour la reprise d’un tableau ancien dans NéoCumaLorsque l’on saisit une immo dont le début d’amortissement se situe dans un exercice antérieur, on doit indiquer aussi sa valeur nette comptable (VNC). Le logiciel générera alors un tableau d’amortissement où les années antérieures se partageront le montant déjà amorti, et où les années suivantes amortiront cette VNC.

Générer le plan d’amortissement (Second onglet de droite)Cette étape est indispensable pour pouvoir ensuite comptabiliser les amortissements.Le bouton générer crée le plan théorique d’amortissement, et indique ceux qui appartiennent à un exercice clos.Si on a modifié la durée d’une immo en cours d’amortissement (allongement), les amortissements déjà comptabilisés seront préservés, la VNC étant répartie sur les années restantes.

Onglet Amortissements Réalisés(3e onglet de droite)Seulement en consultation, ce tableau rappelle les amortissements déjà comptabilisés et clôturés pour chaque immo.

Les travaux de fin d’exercice(Seconde page de la fiche)Cette grille présente tous les amortissements prévus pour cet exercice.

• Si on ne pratique que des amortissements linéaires, on utilise directement le bouton « Reprise des amor-tissements prévus ». Ceci renseignera la dernière colonne avec des montants prêts à partir en comptabili-té.

• Si on pratique aussi des dégressifs, le bouton « Calculer amortissements mini & maxi » renseignera ces deux colonnes, avec les règles en vigueur, et mettra dans la dernière colonne le montant maximum.

• On peut ensuite adapter cette dernière valeur. Le logiciel vous signale lorsque vous êtes hors des four-chettes légales.


• Passer la pièce comptable : Ce bouton crée les pièces comptables telles que prévues au chapitre précé-dent..

Clôture et modifications

Tous ces travaux restent entièrement modifiables jusqu’à la clôture de l’exercice.Si on doit modifier les saisies et calculs, sur des immos nouvelles, on peut toujours

- régénérer le plan d’amortissement, - re-choisir les montants d’amortissement, - et relancer la pièce comptable, la précédente étant alors remplacée.

Par contre, pour une immo qui a été clôturée, on ne peut plus modifier que la durée d’amortissement, et des informations non comptables ; libellé, activité….

3.12.4 Les éditions

• Liste des immos, avec situation (VNC …), classées par catégorie ou par code, et avec ou sans regrou-pement par immo principale.

• Tableau des amortissements d’un exercice.• Tableau des acquisitions et cessions.• Fiche historique d'une immobilisations avec amortissements


3.13 Les Emprunts3.13.1 Vécu Olimpya

• Peu d’observations sur ce module… pas toujours utilisé• Quelques erreurs initiales, notamment sur les dates de passage en comptabilité.• Trop peu d’éditions• Quelques demandes concernent la possibilité de pouvoir mémoriser des remboursements partiels.


Catégories d’emprunt et banquesCes deux paramétrages sont spécifiques à chaque FD.

Le premier permet de prédéfinir des catégories ou seront inscrits les emprunts. Une catégorie comprend des informations qui seront reprises par défaut lors de la déclaration des emprunts :Durée, taux, mode de calcul… et les comptes concernés par les remboursements. Ces infos sont modifiables au niveau de chaque emprunt.

La liste des banques prêtant aux Cuma dans un département permettra de leur affecter les emprunts, afin d’obtenir des listes et statistiques par banque.

Les empruntsLe statut des emprunts peut être - Simulation : simple essai,- en Projet : emprunt dédié au dossier de prêts,- Réels : emprunts en cours- Terminés : emprunts remboursés.Tout emprunt peut changer de catégorie (les réels accèdent automatiquement à la catégorie « terminés » après la clôture d’exercice de leur dernière annuité), mais les prêts « en projet » peuvent être dupliqués en « réels » afin de garder trace du type de prêt demandé dans un dossier de prêt.

Toutes les infos nécessaires sont saisies dans la grille :- Catégorie et banque- Code et libellé (plus large que dans Olimpya), et N° de référence bancaire- Montant initial, durée et taux- Mode de calcul (capital ou annuité constante)- Périodicité (mois, trimestre ou année)- Date du premier amortissement : Le plan de remboursement sera généré à partir de cette date, de

la périodicité et de la durée.- Taux d’assurance, sur capital initial ou capital restant.- Frais de dossier initiaux.

Affectation analytique

Un emprunt peut correspondre à un ou plusieurs matériels (et donc activités), avec une clef de répartition (en principe le montant d’achat)Lors du passage des pièces comptables, les charges (frais financiers et assurances) seront en principe affectées à ces matériels.Mais une option dans la fiche Cuma permet de les répartir au prorata de l’amortissement des matériels.


Cautions

La liste des adhérents cautions pourra être saisie, avec l’option « simple » , « solidaire » ou « nantissement », et dans le premier cas, le montant de la caution.

Plan de remboursement prévisionnel

Une fonction permet de générer ce plan à partir des infos saisies ci-dessus.Ce plan est ensuite modifiable.Cette fonction permet toutes les simulations, et ultérieurement le montage de dossiers de prêt (non inclus dans ce cahier des charges).La première annuité est calculée au prorata de sa durée, puis le calcul se fait sur des périodes pleines

Remboursement d’une annuitéIl peut se déclarer dans cet écran, ou être constaté en saisie de folio bancaire.Dans ce dernier cas, une fonction présente la liste des échéances de l’exercice, et, après choix, permet de générer la pièce comptable avec les comptes paramétrés (16, 66, 626)

En cas de remboursement partiel, le montant peut être modifié.L’annuité remboursée est stockée dans une table. Si partielle, un remboursement complémentaire pourra alors être ajouté.


Il n’y a pas encore de maquette.

La fiche sera semblable à l’écran d’Olimpya ci dessous, sauf :- Les annuités prévisionnelles et réelles seront dissociées dans deux grilles, afin de stocker les dé-

calages de dates et les remboursements partiels,- La banque concernée est ajoutée dans la grille,- Les cautions sont typées,- En haut d’écran apparaîtront les options de situation (projet, réel…) permettant de filtrer l’affi-

chage.

Suppression : on peut supprimer un emprunt saisi par erreur jusqu’à la passation d’une pièce comp-table. Toute suppression est ensuite impossible. C’est le changement de situation (terminé) qui le fera disparaître.


Calculs

- La part à moins d’un an du capital de chaque emprunt est naturellement stockée dans les tables, et peut donc être obtenue pour tous documents de gestion.

- Une fonction permettra d’obtenir les « intérêts courus » sur chaque exercice concerné par une an-nuité.Une pièce comptable sera générée dans les travaux de fin d’exercice, pour gérer ces intérêts cou-rus (voir le chapitre 2.17)


• Liste des emprunts, avec situation (capital restant dû…),• Liste détaillée avec échéancier de chaque emprunt,• Tableau des échéances d’un exercice,• Tableau croisé des échéances de plusieurs exercices,• Etat des intérêts courus et de la part à moins d’un an,• Tableau du capital sur trois périodes (moins de un an, 1 à 5 ans, et au-delà),• Listes et tableaux croisés, à partir de l’InfoCentre, des emprunts par catégorie, banque, Cuma, ... au

niveau FD, région, AGC…• Histogramme des annuités


3.14 Le Capital Social

3.14.1 Vécu Olimpya Beaucoup d’insatisfaction, surtout dues au manque d’analyse complète dès le départ. Remboursements et transferts n’ont été étudiés que dans des versions postérieures à la mise en oeuvre, alors que la base était composée.De même pour les conversions à l’euro.


Les bases de souscriptions

Généralités

Le capital souscrit par les adhérents dans la coopérative est attaché à des bases de souscription. Celles-ci représentent une activité de la Cuma, à laquelle l’adhérent s’engage à travers sa souscription.

Ces bases correspondent souvent à des matériels, mais elles peuvent être plus générales :

- engagement global au début de la Cuma (capital initial),- groupe de matériels,- engagement dans un ensemble d’activité (par exemple à l’hectare de maïs semé, à l’UGB,…)

C’est pourquoi elles sont déclarées séparément des matériels et activités.Cependant, les bases étant très liées aux matériels, le logiciel propose, à chaque fois que l’on déclare un nouveau matériel, de créer une base correspondante.

Les bases sont aussi plus pérennes que les matériels qui, eux, se renouvellent régulièrement.Ainsi, lors du renouvellement d’une machine, le logiciel permettra aussi d’intégrer la nouvelle machine dans l’ancienne base, afin de lui affecter l’ancien capital.(Mais il arrive aussi que l’on rembourse l’ancienne base, et en crée une nouvelle avec de nouveaux appels.)

Les partsLe capital s’exprime en parts sociales. La Cuma a statutairement une valeur de part, qui est en général entre 1 et 15 euros. Cette valeur peut être décimale, mais le nombre de parts souscrites dans une base sera toujours entier.

Reprise de OlimpyaL’ensemble de l’historique de Olimpya sera transféré, y compris les anciens mouvements en francs, qui y ont été soldés par la conversion.

Les engagements

La souscription de capital dans une base est calculée en fonction de l’engagement des adhérents.Chaque base peut avoir deux unités d’engagement (hectare, heure, UGB…), mais en général une seule sera utilisée.Pour chaque unité, la Cuma décide le nombre de parts que les adhérents doivent souscrire.Ce nombre doit rester entier, et sera donc arrondi au plus près lors du calcul :Par exemple pour un semoir, l’unité est l’hectare, et on demande 2,3 parts par hectare engagé :Si un adhérent engage 16 hectares, il devra souscrire 37 parts.S’il y a deux unités utilisées, le nombre de parts est entier pour chaque unité.


Le calcul

Il peut se faire comme décrit ci-dessus, la Cuma ayant décidé le nombre de parts par unité.Mais souvent lors d’une acquisition avec emprunt, la Cuma sait seulement le capital global nécessaire (souvent 20% du montant de l’acquisition).Le logiciel peut alors, après saisie des engagements de chaque adhérent, calculer le nombre de parts requis par unité, puis pour chaque adhérent.

Les mouvements de capitalTous les mouvements de CS sont stockés dans la base, sans jamais d’effacement, le logiciel devant à tout moment pouvoir reconstituer l’historique du capital social de la Cuma.Ainsi les bases de souscription remboursées, et devenues inactives, seront préservées en archive avec leurs mouvements.

la souscription : C’est une simple déclaration de l’engagement des adhérents, en nombre d’unités, et en nombre de parts. Ce mouvement est stocké dans les tables (et visible dans les grilles) avec le statut « capital souscrit » et la date de souscription.

L’appel : C’est l’émission des factures d’appel, à partir du capital souscrit.Ce mouvement est stocké avec le statut « capital appelé », et solde le capital souscrit

Le règlementLorsqu’une pièce comptable constate le règlement d’une facture d’appel, le mouvement est stocké avec le statut « capital libéré », et solde le capital appelé.Un règlement peut être partiel, le logiciel doit alors enregistrer la part de capital libéré. Ce règlement partiel étant réparti sur les matériels concernés peut induire des fractions de parts dans le tableau his-torique. Mais ceci sera épuré lors d’un remboursement total, et le cumul de tout le capital reste un nombre de part entier.

Le remboursementC’est l’émission des factures de remboursement de capital, (équivalent d’un avoir) à partir du capital libéré.Une ligne négative s’inscrit alors dans la liste du CS libéré, avec le statut « capital remboursé ».Un remboursement peut être partiel.

Le règlement du remboursementConstat du règlement par la Cuma à l’adhérent.

L’annulation (d’appel) C’est l’émission des factures d’avoir de capital, à partir du capital au statut appelé.Il s’agit ici d’annuler un appel réalisé préalablement, et non encore réglé. Une ligne négative s’inscrit alors dans la liste du CS appelé, avec le statut « capital annulé».Une annulation doit être globale, pour une base de souscription et un adhérent.

Les transferts• Entre bases : Il s’agit de reporter du capital d’une base dans une autre.

Ce transfert ne donne pas lieu à des appels ou avoirs.Il peut concerner un adhérent, ou toute une base.


Il peut concerner l’ensemble des mouvements historiques, qui seront alors attachés à la nouvelle base, ou générer deux nouvelles lignes : Une pour solder l’ancienne base, et une pour ouvrir la nouvelle, les deux ayant le statut « transfert »

• Entre adhérents Il s’agit de reporter du capital d’un adhérent vers un autre.Il peut concerner une seule base, ou toutes les bases ou l’adhérent d’origine avait des parts.

Ce transfert génère un appel et un remboursement. Dans ce cas les deux lignes correspondantes seront générées comme pour les transferts entre base (écriture 1013 – 1013)

Les mouvements comptablesIl y a interaction entre les événements liés au capital social et les pièces comptables. Certains mouvements génèrent des pièces comptables, et certaines saisies comptables génèrent un mouvement de CS :

• la souscription : Aucun mouvement comptable n’est généré (le compte 1011 n’est jamais utilisé).

• L’appel, le remboursement et l’annulation d’appel : La validation des factures d’appel génère des pièces comptables dans le journal des ventes.Chaque ligne de l’appel génère une ligne comptable.Les comptes utilisés dans ces lignes sont issus du paramétrage de la FDCUMA. Il y a un paramé-trage possible pour chaque type de mouvement : comptes débités et crédités.La ligne de contrepartie sera l’adhérent concerné, inscrit dans le compte issu du paramétrage (en gé-néral 456).

• Le règlement par l’adhérent est saisi en compta. Si la touche « pointage » (F3) est utilisée, et que la pièce réglée est un appel ou remboursement de capital, cette saisie génère un mouvement de capital social.

• Les transfertso Entre bases : Aucun mouvement comptable n’est généré.o Entre adhérents : Si ce transfert crée un appel et un remboursement, il y a génération des

pièces comptables correspondantes comme ci-dessus.



Les modules concernant le capital social sont :- Les références départementales,- La fiche « matériel », qui propose la création des bases avec le matériel- La fiche « capital » : souscriptions et engagements, remboursements, transferts, appels et impressions. - La fiche éditions,- La mise à jour des mouvements à partir des règlements dans la saisie comptable.

1 - Paramétrages des références 1.1 - Comptable (au niveau régional)

Notons que ces comptes seront choisis et modifiés si besoin sur demande des experts comptablesDans les références, la grille « correspondances comptables » comprend 5 lignes dédiées aux mouvements de capital social :

- CSAPP : Capital appelé ou annulé : comptes utilisés pour créer la pièce comptable d’ap-pels de capital, ainsi que les annulations d’appel.En principe 456 et 1012

- CSRGA : Règlement (par l’adhérent) de capital appelé : Comptes utilisés pour passer une OD de mouvement de CS au moment du règlement dans la classe 101.En principe 1013 et 1012

- CSRMB : Capital remboursé : comptes utilisés pour créer la pièce comptable de rembour-sement de capital.En principe 1013 et 4567

- CSRGR : Règlement (par la Cuma) de capital remboursé : Comptes utilisés pour passer une OD de mouvement de CS au moment du remboursement dans la classe 101.En principe 512 et 4567

1.2 - Au niveau de la Cuma :Le seul paramétrage de la Cuma est la valeur de sa part sociale, dans l’onglet « gestion » de la fiche Cuma.

2 – La fiche matérielA la validation d’un nouveau matériel, le logiciel propose de créer une nouvelle base de souscription.Si cette option reste cochée, la nouvelle base sera créée avec le code et le libellé du matériel, sous réserve qu’elle n’existe pas déjà.La base aura la même situation que le matériel : active, ou projet.Sinon il propose d’intégrer ce matériel dans une base existante, que l’on doit choisir en liste.Ce lien matériel – base n’à aucune incidence à l’avenir. Le matériel peut être cédé, supprimé sans modification de la base de CS.


3 – La fiche capital social

3.1 - 1ère page de la fiche : Souscriptions et historique

3.1.1 - Bases de souscription

Généralités

La grille de gauche présente les bases de capital social.Ce sont en général les matériels, et elles peuvent avoir été créées automatiquement quand on valide un nouveau matériel. Elles portent alors le même code.Mais elles peuvent être d’autres bases, par exemple capital initial, ou engagement pour une série de travaux (Ha de céréales semées,…). On les déclare alors directement dans cette grille.

• Au dessus de la grille se trouvent trois onglets : Les bases peuvent être actives, en projet (elles sont alors créées pour générer un dossier de prêt par exemple), ou inactives : Ce sont les bases anciennes que l’on ne peut pas supprimer pour garder l’historique, mais que l’on met « en veille » pour qu’elles ne s’affichent plus dans les listes de choix.

Dans la grille :• Le code doit être unique. Il peut être librement modifié pour suivre le renouvellement des matériels.• La colonne « situation » permet de changer une base de catégorie, tel que décrit ci-dessus. Aussitôt

ce changement, elle disparaît, mais on peux la retrouver avec les onglets correspondants.• Choisir l’unité d’engagement (Ha, He, UGB…), colonne « Un.1 », et le nombre de parts par unité qui

sera demandé aux adhérents.• On peut déclarer une seconde unité d’engagement dans les deux colonnes suivantes.• La durée d’engagement permettra d’imprimer pour un adhérent l’état de ses engagements.


3.1.2 - Souscription

Le premier onglet de droite présente les engagements des adhérents.C’est la première étape. Ce capital pourra ensuite être appelé, réglé, transféré, remboursé…

• Saisir une fois pour toutes, au dessus de la grille, la date qui sera reprise pour chaque nouvelle sous-cription.

• La colonne « appelé » indique si une souscription a été appelée (facturée), et dans ce cas elle n’est plus modifiable ici.

• Pour ajouter des adhérents, utiliser le bouton « Choix d’adhérents ». Cocher alors ceux qui sont concernés, et valider. Ils s’inscrivent dans la grille. La colonne « Origine » indique le mot Souscrip-tion, non modifiable ici.

• . On peut alors :- Saisir la ou les quantités d’unités engagées par chacun (colonnes Qté…),- Ou saisir le nombre de parts,- Ou saisir le montant du capital souscrit par chacun.

Dans ces deux derniers cas, le bouton « Recalcul des engagements » permet ensuite de mettre à jour la colonne Qté 1.

• On ne peut pas saisir de montant négatif ici, on doit utiliser pour cela la page 2 : Remboursement.

• Après la saisie des engagements (Qté), on peut demander au logiciel de faire la répartition du capital. C’est le cas lorsque, pour une acquisition, on connaît le montant total du capital à souscrire. Saisir alors cette somme en bas d’écran, et cliquer sur le bouton à coté.Le logiciel réparti alors les montants et les parts aux adhérents, et modifie le nombre de parts par uni-té dans la grille des bases.

• Le bouton « Reproduire la liste » crée une ligne vide pour chaque adhérent déjà présent. Il sera utilisé lors d’une augmentation de capital.

• Le bouton « Supprimer une ligne » efface une saisie par erreur. Il est inactif si la souscription a été appelée.

3.1.3 - Historique

Le second onglet de droite présente tout l’historique de la base en cours.On retrouve ici pour chaque base et chaque adhérent tous les mouvements de capital social.

Le logiciel met à jour cette liste, à chacun des événements cités ci-dessous.


Les lignes peuvent être d’origine :• Souscription (chapitre ci-dessus)• Facture d’appel : Elles ont alors été générées par la facturation.

La colonne souscription est alors soldée par la colonne « appelé »• Règlement (de la facture par l’adhérent).

Ces lignes générées par le traitement du capital en saisie comptable soldent la colonne « appelé » par la colonne « libéré ».

• Remboursement : C’est une souscription négative créée par le traitement de la page 2• Facture d’avoir : Générées par la facturation du remboursement ci-dessus.• Règlement d’avoir (par la Cuma)

Identique au règlement ci-dessus, mais dans l’autre sens.• Annulation d’appel : Lignes issues d’une annulation (souscription négative pour du capital non en-

core libéré).• Facture d’avoir / appel : Créées lorsque l’annulation ci-dessus est facturée• Transféré : Ces lignes soldent le capital libéré lors d’un transfert vers une autre base ou un autre

adhérent.• Reçu de transfert : Ces lignes initient le capital libéré reçu par transfert depuis une autre base ou un

autre adhérent.

Saisie libre :On n’a normalement pas à saisir dans cette grille.Mais afin de permettre la mise à jour du capital, la saisie dans cette grille est libre.Les boutons du bas permettent ajouter ici un ou des adhérents, ou, en se positionnant sur un adhérent, ajouter une ligne pour celui-ci.Choisir ensuite sa nature, et saisir les chiffres dans l’une des trois colonnes.Ces saisies sous la responsabilité de l’opérateur permettent d’initialiser le capital au début, ou de corriger un ancien tableau incomplet.


Mais il faut veiller à être cohérent pour qu’ensuite les événements de facturation et de comptabilité puissent mettre à jour automatiquement cet historique.Notons que les montants doivent correspondre à un nombre de parts entier.

Initialisation rapide

Pour démarrer avec NéoCuma sur une Cuma ancienne, on peut :• Ne saisir que l’état du capital actuel, c'est-à-dire généralement dans la colonne « libéré », et si besoin

dans la colonne « appelé ».Mais on n’indique alors pas les engagements, qui ne peuvent se mettre qu’au moment des souscrip-tions. Ceci n’empêchera pas NéoCuma de fonctionner, mais les éditions d’engagements seront vides, et les factures de remboursement indiqueront un nombre d’unités théoriques.

• Saisir les souscriptions, dans l’onglet prévu à cet effet, et créer ici les événements suivants.Utiliser pour ceci la date en bas d’écran, et le bouton générer :

- Tous les appels des souscriptions de cette page,- Tous les règlements des appels de cette page,- Un seul appel,- Un seul règlement.

Adapter ensuite les lignes si besoin (règlement partiel par exemple).

Equilibre avec la comptabilité

Lorsque cet historique est bien à jour, il doit y avoir une cohérence avec la comptabilité :Le total général de la colonne appelé correspond au crédit du compte 1012, et le total général de la colonne libéré correspond au crédit du compte 1013.

Notons que le capital souscrit n’est pas comptabilisé. Il n’entre en compta qu’au moment de son appel.

3.2 – 2e page : Remboursements et Transferts Etapes :

Choix du capital à traiter

Choisir d’abord, dans le haut de la page :• le traitement souhaité, transfert ou remboursement,• le type de capital à traiter :Le capital souscrit ne peut être que transféré (dans le cas d’une erreur de base).Il ne peut être remboursé, il suffit alors d’aller supprimer les lignes dans la page 1.

Puis, par un double clic sur un adhérent (grille haute gauche), ou une base de souscription (grille haute droite), provoquer l’affichage des montants totaux dans la grille du bas.Si on choisi un adhérent, c’est en général parce qu’il quitte la Cuma, et demande son remboursement ou le transfert vers un autre adhérent.On voit alors dans la grille du bas toutes les bases dans lesquelles il est porteur de parts.

Si on choisi une base, c’est en général parce que le matériel est vendu, et que l’on désire transférer ou rembourser son capital.On voit alors dans la grille du bas tous les adhérents porteurs de parts dans cette base.


Dans tous les cas on peut ne traiter qu’une seule ligne.

Cette écran présentera en bas à droite deux onglet, pour isoler les remboursements et transferts de façon plus claire.

Fixer la date de l’opération, à droite de cette grille.

Remboursement :

Indiquer le montant à rembourser dans la dernière colonne de la grille, ou cliquer le bouton « toutes les lignes » pour que le logiciel recopie lui-même les chiffres.Cliquer « Valider » :Le logiciel écrit pour chaque adhérent ou base concerné une ligne de souscription négative avec pour mention d’origine « Remboursement » s’il s’agit de capital libéré, ou « annulation d’appel », s’il s’agit de capital appelé et non réglé.Dans les deux cas ces lignes seront portées sur la prochaine facture d’appel.S’il s’agit d’une annulation, on n’aura pas à constater de règlement, puisque cet appel négatif compense un autre appel préalable. On devra alors pointer les deux pièces dans l’écran « Pointage ».

Transfert :

• Le bouton choisir un destinataire permet de désigner l’adhérent, ou la base vers lequel sera transféré le capital sélectionné.

• Utiliser la première coche pour ne transférer que la ligne pointée, ou tout le capital de cette catégorie.• La seconde coche permet :

- de transférer tout l’historique d’une base à une autre, la base d’origine n’ayant alors plus au-cun mouvement,


- ou d’écrire une ligne dans la base ou l’adhérent d’origine, qui la solde, et un ligne d’ouverture dans la base ou l’adhérent de destination.

Cette dernière solution permet de préserver l’historique du capital de la Cuma.

Après ces traitements, on retrouve les mouvements générés dans la première page de cette fiche.

3.3 – 3e page : Générer les factures d’appel

Cette page permet simplement de composer les appels, les imprimer, et les valider en comptabilité.Notons qu'il n'y aura pas de possibilité d'escompte sur les appels de CS.

PréalableOn doit donc avoir déclaré des souscriptions ou des remboursements dans l’une des deux pages précédentes

Onglet 1 : Générer les appels

− A gauche, les adhérents, tous sélectionnés. On peut décocher, et n’en cocher que quelques uns.− A droite, les bases de souscription : de même, on peut cocher et décocher.

− En bas :


- Les dates limites des souscriptions à reprendre : par défaut, c’est l’exercice qui est proposé,mais on peut par exemple porter la date début plus en amont, pour appeler des souscriptions qui n’auraient pas été appelées dans l’exercice précédent.

- La date de facture : par défaut, la fin de l’exercice- La date limite de règlement : par défaut, deux mois après la facture. Elle peut servir

ultérieurement au calcul d’agios.

− Les messages : le logiciel propose deux emplacements : au dessus du bandeau haut, et sous les totaux.Ces messages seront reproduis sur tous les appels. Il y a aussi la possibilité d’un message personnalisé dans la page suivante.On peut sauvegarder les messages, pour les reproduire plus rapidement lors de la prochaine facturation. Utiliser pour ceci les deux boutons latéraux aux zones de message, et leur donner un nom reconnaissable.

− Le bouton « Générer les appels » : Après quelques instants de travail, le logiciel montre les factures provisoires (non validées), en onglet 2 (nouveaux appels)

Onglet 2 : Nouveaux appels

A gauche, la liste des appels, à droite le contenu de chacun d’eux.On peut se positionner sur un appel, et ajouter un message personnalisé pour cette pièce uniquement : le saisir dans le bandeau correspondant.

Les boutons proposent :

− D’abandonner : Dans ce cas, le traitement n’est pas préservé, et on revient au premier onglet. Il en est de même si on change de page en cliquant sur les onglets hauts : Les nouveaux appels seront effacés.

− De valider. Cette étape crée les appels définitifs que l’on retrouve en onglet 3, et les passe en comptabilité.Ces pièces sont visibles en comptabilité, dans le journal des ventes. Elles n’y sont pas modifiables

Cependant, l’écran « consultations » permet de modifier un compte ou un libellé.Elles ne pourront qu’être supprimées par la suppression de l’appel

− D’imprimer un ou tous les appels. Ils porteront alors la mention « PROFORMA ».Choisir au préalable d’imprimer sur papier blanc ou préimprimé. Dans ce dernier cas, il faut utiliser les modèles de factures du réseau.


− D’imprimer la liste des factures. Cette liste, portant également la mention « PROFORMA » est pratique pour vérifier ce travail avant de valider les factures.

Onglet 3 : Appels validées

On trouve ici avec la même présentation tous les appels de l’année. Cette fois, les éditions seront définitives (sans mention PROFORMA).Possibilité de cocher « DUPLICATA » pour rééditer un appel.Les boutons « Liste » vous proposent :

- tous les appels de l’année,- tous les appels d’une date (une série) : Se positionner alors sur une facture de cette série avant

de cliquer « liste par date ».

3.4 – 4e page : Synthèse

Il s’agit de tableaux croisés présentant les totaux de capital ou d’engagement par adhérent et base de souscription.Sélectionner la recherche, avec les onglets du haut.On peut modifier l’organisation du tableau, avant de l’imprimer ou de l’exporter vers un tableur.Pour ceci, se reporter à la documentation sur ces tableaux croisés dans les modules « Editions » et « InfoCentre ».


4 – Le capital social dans la saisie comptable

Le CS est concerné par la saisie lors du constat d’un règlement d’un appel ou d’un remboursement.Ce constat ne peut se faire que par l’action « pointage » (touche F3).

Nous proposons que le logiciel ne fasse rien au moment de la saisie, ce qui serait lourd à gérer en cas de modification ou suppression de ligne.Ce traitement, comme la TVA en attente, est différé à une fin de période, et s’effectue sur une saisie comptable bloquée ou au moins stabilisée.Accessible dans la 2e page de la fiche « saisie comptable » (traitements automatiques).Le logiciel indique la date du dernier traitement, et demande la fin de période maximale pour la recherche des règlements.Le bouton « calculer » provoque la création d’une OD de mouvements de capital :Chaque règlement génère deux lignes, sur les comptes issus du paramétrage des références (voir 3.1).Les libellés explicites rappellent les références d’appels et de règlement.

A la validation :- cette pièce sera inscrite dans le journal d’OD, à la date de fin de la dernière période.- Les mouvements correspondants seront inscrits dans l’historique du capital, et visibles dans la fiche

« capital » (voir 3.1.3).


En cas de règlement partiel, les mouvements sont répartis entre les bases concernées. Le capital libéré peut donc temporairement ne pas représenter des parts entières. Mais l'ensemble « libéré + appelé » reste correct, et la situation sera régularisée dès le règlement final.


L’émission des factures d’appel

Après déclaration de divers mouvements (souscription, remboursements et transfert), le logiciel permet l’émission des factures :Choix des dates bornes pour les mouvements, affichage pour vérification, et impression.La facture présente les mouvements regroupés par catégorie, avec les colonnes :Code et libellé de la base, nombre d’unités d’engagement, parts par unité, montant.La valeur de la part est rappelée en haut de facture.

Les autres éditions

Ce sont les listes de mouvements et les tableaux de synthèse :• Détaillés :

o Historique des mouvements par adhérento Historique des mouvements par baseo Historique des mouvements par type de mouvement

• Récapitulatifso État du capital par adhérent, avec mention des fins d’engagement.o État du capital par baseo Liste des engagementso Liste d’émargement

• Relatifs aux appelso Liste simple des appels d’une dateo Liste des appels d’une date ou période, avec détail du contenu

• Tableaux croisés (bases – adhérents)o Tb des engagementso Tb du capital souscrit, appelé ou libéré

Selon les éditions, les options seront :- Le choix d’une base, ou toutes,- Le choix d’un adhérent, ou tous,- Les dates début et surtout fin de recherche, afin de plafonner un état à une fin d’exercice,- La possibilité de saut de page par groupe (base ou adhérent)


3.15 Les travaux annexes de la comptabilité

3.15.1 Vécu Olimpya

• En dehors de la fiche immobilisations, ces fonctions n’existaient pas dans Olimpya.• Notons que les régularisations de TVA, et de capital social, posaient des problèmes dans Olimpya.

Elles seront désormais regroupées en fin de période, dans un traitement demandé explicitement, et généreront des pièces plus faciles à pointer et éventuellement corriger.


Il s’agit : De regrouper et d’automatiser un certain nombre de travaux périodiques de la comptabilité.

Ce sont essentiellement les travaux de fin d’exercice (stocks, provisions..), mais aussi trimestriels ou mensuels pour la TVA

D'obtenir les états de synthèse et annexes souhaités par les experts comptables. Dans ce domaine, c'est le dossier remis par Robert Térassier au comité technique du 3 mai 2010 qui constitue le cahier des charges.

Nous ne détaillons pas ici tous les écrans permettant ces éditions.D'une manière générale:• les informations disponibles dans la compta seront utilisées,• des zones de saisie permettront la saisied'infos complémentaires, de commentaires..• des textes paramétrés pourront être choisis par un système de coche• L'édition de chacun des trois dossiers se fera en continu, la fédération pouvant paramétrer

son contenu, et l'ordre des états.• Un sommaire sera produiten conséquence.

La synthèse TVA :

A la fin d’une période TVA (mois, trimestre, année civile ou exercice), l’opérateur peut demander au logiciel de réaliser la pièce de synthèse :

Les factures et règlements de la période doivent être enregistrés. Le logiciel effectue une recherche sur la période demandée, et propose une OD com-

prenant deux parties :- La régularisation de la TVA sur encaissement :

- Une ligne par facture réglée dans le compte de TVA déclarable,- Une ligne de contrepartie globale dans le compte de TVA en attente

- La synthèse de fin de période : solde des comptes de TVA déclarable dans l’un des comptes suivants : TVA à décaisser, crédit à reporter ou remboursement demandé, et gestion des arrondis dans le compte paramétré « perte ou profit sur opération de gestion ».

-La validation de cette pièce stocke ces informations, qui permettent ensuite d’imprimer la déclaration CERFA, ou de demander le transfert EDI – TDFC.

La mise à jour comptable du capital social :


Le même type de traitement générera une OD de transfert du capital d’un compte à l’autre, en fonction des règlements d’appels constatés. Les mouvements (essentiellement 1012 1013) sont paramétrés au niveau régional (voir 3.14).

Les stocks :Une grille permet de faire l’inventaire des stocks en fin d’exercice, par compte de classe 3 : libellé, prix unitaire, quantité et montant.Les deux pièces comptables de début et fin d’exercice peuvent être générées depuis cette grille. Les comptes mouvementés sont 3xx, 603xx et 713xx Ils sont affectables en analytique

Les provisionsLa déclaration d’une provision dans une grille (pérenne) se fait par compte, et peut générer une pièce comptable.Sa ou ses réintégrations, inscrites dans une grille dépendante, généreront aussi une OD.

Subventions (même fonctionnement)

CAP, PAR, CCA, PCAIl s’agit d’un simple inventaire des charges à payer, produits à recevoir, et des charges ou produits constatés d’avance, destiné à l’édition du dossier « révision ».Génération des pièces comptables de fin d’exercice et début du suivant.

3.15.3 Description fonctionnelleIl n’y a pas encore de maquettes de ces écrans.

3.15.4 Editions

• Listes pour les stocks, les provisions, et les CAP, PAR,…• Les pièces comptables de régularisation sont imprimées en listes depuis l’écran de conception• Les synthèses TVA peuvent être éditées sous forme de déclaration CERFA.• Tous ces états seront produits au format demandé pour l’édition du dossier de révision.• Liste des immos financières


3.16 La gestion analytique

L’analytique est présente partout dans le logiciel. Aussi ce chapitre fait le tour de toutes les étapes visant à connaître le coût des activités, et en fixer les tarifs.La préparation de l’analytique est décrite dans les tables de base : « activités ». On se reportera donc au chapitre 2.7.

3.16.1 Vécu Olimpya• La répartition des charges entre activité y était gérée dans des tables spécialisées. Plusieurs FD ont

préféré faire cette répartition manuellement dans la compta, afin d’obtenir des balances analytiques complètes.

• Cette répartition n’était visible que dans le tableau de synthèse analytique, sous Excel, le rendant complexe à paramétrer, et spécifique à chaque FD, voire chaque Cuma (les règles de répartition dif-férant d’une Cuma à l’autre).

• Ce fonctionnement des répartitions par postes analytiques libres, indépendants des comptes, ne per-mettait pas de synthèse correcte au niveau InfoCentre (guide des prix de revient), les méthodes étant trop hétérogènes.

• Des éléments des prix de revient n’étaient pas gérés dans Olimpya, tels que les temps d’entretien des salariés sur le matériel.

• Les activités composées, complexes, n’ont pas été utilisées (voir 3.5).

3.16.2 Cahier des chargesOn suppose les activités déclarées (3.5).Les étapes suivantes sont présentées selon l’ordre logique de travail en cours et en fin d’exercice.Mais selon le fonctionnement de la Cuma, on pourra inverser ces étapes.

Affectation directe et différée des charges et produits en comptabilité

o La saisie comptable des charges et produits permet leur affectation dans une activité :o soit une activité réelle (facturable),o soit un poste intermédiaire destiné à être réparti ultérieurement.Les activités proposées sont celles déclarées « visibles en analytique ».Si aucune activité n’est saisie, les lignes de classe 6 et 7 sont affectées automatiquement dans le poste générique « N/A » (non affecté).

o Lorsque les pièces sont automatiquement crées par le logiciel (factures, amortissements, an-nuités…), celui ci positionnera l’affectation sur les lignes de classe 6 et 7 dans la mesure où il la connaît.

o Un écran de révision permettra un retour rapide sur toutes ces lignes, pour modifier et com-pléter les affectations en fin d’année (Ce travail est souvent réalisé en présence d’un respon-sable de la Cuma).

o En théorie, seules les lignes de classe 6 et 7 sont affectables ici (les comptes de bilan n’ayant pas d’incidence sur le prix de revient). Cependant, on pourra peut être utiliser la même co-lonne pour mémoriser quelles activités sont concernées par un mouvement de bilan (provi-sions par exemple…). Voir le chapitre concerné.Mais ces lignes seront ignorées des traitements analytiques ultérieurs.


Saisie des bons de travaux

Cette saisie, ou leur importation depuis ChronoCuma, est traitée dans la facturation (3.17).Elle est nécessaire aux étapes de calcul des coûts et tarifs, le logiciel devant connaître les quantités utilisées pour chaque activité.

Répartition des postes intermédiaires

o Ils généreront une pièce comptable, dans le journal MI réservé à ces écritures (mouvements internes)

o Un écran présente les postes analytiques, avec leur solde, et permet de sélectionner les activi-tés concernées.Le montant à repartir peut être modifié (partiel)La clef de répartition peut être saisie manuellement, ou appelée à partir d’une valeur connue du logiciel (prix d’achat du matériel, VNC, …).Les clefs de l’exercice N-1 peuvent être rappelées.

o Après le calcul, une pièce équilibrée est générée, créditant le poste réparti et débitant les acti-vités au prorata de la clef de répartition.

o Les comptes utilisés sont prédéfinis dans le paramétrage, mais sont modifiables ici.

Ces lignes comptables seront ignorées de toutes les sorties de la comptabilité générale, (y compris le C.R., elle n’ont pas d’influence sur le chiffre d’affaire) mais prises en compte dans les éditions analytiques (GL, balance, tableau de synthèse).

Calcul des coûts unitaires des salariés

Etape indispensable avant la suite, car une partie du temps des salariés sera affectée au machines (temps d’entretien).Le logiciel présente pour chaque salarié sa balance analytique, et son solde débiteur, ainsi que le nombre d’heures enregistrées dans les BT (ou récupérées de ChronoCuma) :– de travail de conduite,– de mise à disposition,– d’entretien,– de temps d'intérêt général

Les coûts horaires proposés pour ces quatre catégories sont modifiables.A la validation, l’activité correspondante au salarié et tous les BT concernés sont mis à jour.

Répartition des salariés

Cet écran crée une pièce de répartition du salarié vers les activités matériel à partir des temps d’entretien enregistrés dans les BT, ou issus de Chronocuma.Même fonctionnement que pour les postes intermédiaires, la clef étant remplacée par la quantité d’heures.

Transferts entre activitésComme pour les postes intermédiaires, il est possible de répartir une activité vers des autres. Par exemple le hangar ou l’atelier vers les matériels facturables.


Les servicesLeur composition sera renseignée ici : Par exemple, le nombre d'heures de tracteur et de salarié consommées par le labour. Un mouvement interne entre ces activités est généré à la validation de cette fiche.

Calcul des coûts unitaires des activitésAprès ces transferts et répartitions, le logiciel présente pour chaque activité sa balance analytique (répartitions comprises), la quantité saisie dans les bons de travaux, pour chaque unité.Une coche permet de définir vers quelle unité est affecté un compte de la balance.Le calcul propose donc des tarifs unitaires.A la validation, l’activité et tous les BT concernés sont mis à jour.


Voir la saisie comptable et les consultations (2.10) pour la saisie des affectations analytiques.Tous les autres points du cahier des charges sont rassemblés dans une fiche nommée « Fixer les tarifs ».La première colonne permet de choisir l’une des 5 étapes décrites ci-dessous :

Répartition des postes analytiques :

Il faut :• Choisir ou laisser le montant à répartir :


NéoCuma propose le coût global du poste, mais on peut faire plusieurs pièces de répartition, avec des parts de ce poste.Voir aussi « répartition détaillée par compte », ci-dessous.

• Choisir le mode de répartition :Il s’agit de la clef de répartition, qui peut être :- des parts égales (coefficient 1 pour chaque matériel),- le prix d’achat du matériel,- La valeur nette comptable du matériel (souvent utilisée pour les frais financiers)- Les quantités d’unités 1 consommées (attention aux incohérences)Cette clef sera ramenée dans la grille avec les activités, et pourra alors être modifiée.Par exemple, si on veut répartir avec des taux définis par le conseil, laisser « parts égales », et après le choix des matériels, saisir ces taux dans la colonne « clef de répartition ».La seconde année, on pourra rappeler ces taux.

• Modifier éventuellement les comptes proposés:Le compte d’origine sera crédité de la somme répartie, pour le poste analytique,Le compte destination sera débité pour chaque activité destinataire.On ne peut utiliser que des comptes de gestion (classe 6 ou 7).Voir aussi « répartition détaillée par compte », ci-dessous.

• Cliquer « nouvelle pièce »La ligne apparaît dans la première grille (des pièces comptables).On peut en changer le libellé, car celui-ci sera repris sur chaque ligne de la pièce.

• Cliquer « choix des activités », en bas d’écranUne fenêtre propose toutes les activités, cochées.On peut, par exemple « tout décocher », et sélectionner seulement celles qui sont concernées.A la validation, NéoCuma crée une ligne pour chaque activité.

• Modifier éventuellement la clef de répartition

• Cliquer « calcul répartition », en bas d’écranNéoCuma positionne les montants débiteurs pour chaque activité choisie au prorata de la clef de répartition, et la contrepartie pour le poste analytique.Il ventile le montant « total » inscrit dans la grille haute (pièce).Ainsi, on peut modifier les clefs, et redemander un calcul, même si le montant disponible a changé.On peut également changer ce montant total.

• Autre pièceOn peut créer autant de pièce que l’on veut, en prenant à chaque fois une partie du montant à répartir, ceci pour ventiler différemment certaines charges

• Répartition détaillée par compte

Par exemple, le conseil a décidé de répartir les frais financiers de façon différente des autres postes analytiques. Or, le poste frais financiers n’a pas été crée, et tous les frais généraux sont regroupés dans N/A.

- Faire un double clic sur le poste : NéoCuma affiche les comptes qui le composent,- Sélectionner les comptes (66 pour cet exemple) et valider.


- Le logiciel ramène le montant à répartir, et le code du compte dans les cases correspondantes.- La suite est identique : nouvelle pièce, puis choix du mode de répartition, et des activités. On peut ainsi ventiler chaque compte un par un.L’avantage est que la balance et le grand livre analytique présenteront pour chaque activité le détail des comptes de frais généraux… Mais attention, on multiplie les lignes, et les pages d’éditions…

Tarif des salariés et des activités

Ces écrans sont très semblables. Nous les présentons ensemble, et détaillons plus bas les spécificités des salariés.

NéoCuma propose à gauche soit les salariés, soit l’ensemble des activités facturables, avec leur coût. Attention, les activités composées cumulent les coûts de tous leurs composants.

• Double clic sur une activité pour lancer les calculs :

- Dans la fenêtre centrale , apparaissent les coûts de cette activité : Il s’agit de sa balance analytique.- Les dernières colonnes (à cocher) présentent les unités de facturation prévues pour cette activité.

Il n’y en aura souvent qu’une (Ha pour une charrue, He pour un salarié…). Dans ce cas, pas besoin d’y toucher.S’il y a plusieurs unités de facturation, on peut choisir pour chaque compte vers quelle unité il doit être affecté.Dans l’exemple ci contre, les charges fixes sont affectées à l’unité forfaitaire (Ha SAU), et les variables sur l’unité d’intervention (Heures).

On peut aussi modifier les montants, ou ajouter une ligne si par exemple, on sait qu’une facture n’est pas encore parvenue, ou on décide de faire une provision. Mais attention aux incohérences avec la compta générale…

• Le cadre bas présente les quantités relevées dans les lignes de facture, pour chaque unité.


Si on a des interrogations, on peut consulter ces lignes dans le second onglet de ce cadre.

Cliquer « calcul des coûts / unité » :NéoCuma affiche le total des charges de chaque unité, en fonction des choix de la grille haute, et vous propose donc les tarifs (coût unitaire) de ces unités.Des champs « tarifs choisis » seront ajoutés à cette fiche, ainsi que des champs coefficients permettant le calcul de la part de charge affectable à chaque unité.D'autre part, les champs « total de charges » seront modifiables avant calcul

• On peut saisir les tarifs choisis, le logiciel recalculant à chaque fois la marge résiduelle de l’activi-té.

• Cliquer « Valider les tarifs » : Le logiciel met à jour la fiche activité, avec les nouveaux tarifs, ainsi que les lignes de facture (BT), où les montants sont recalculés.On peut ensuite aller dans cette fiche, onglet « lignes générées », consulter ou imprimer la synthèse de ce travail avant de lancer la facturation finale.

• Spécificité des salariés

- Une seule unité (en principe l’heure), mais 4 quantités : temps de conduite, de mise à disposition, d'entretien, et d'intérêt général. Chaque tarif proposé peut être modifié.

- On devra donc ensuite pratiquer la répartition des heures d’entretien pour affecter ces coûts aux ma-tériels concernés.

• Une coche apparaît dans la liste gauche des activités, signalant que le tarif de l’exercice a été calculé.


Répartitions entre activités

Cet écran fonctionne comme la répartition des postes analytiques, mais présente à gauche l’ensemble des activités de la Cuma.

Quelques exemples de répartition :

• Les frais du hangar seront répartis aux matériels qu’il héberge :Il faut bien sûr avoir complété auparavant le coût du hangar avec d’éventuels frais généraux, ou coûts d’entretien par les salariés.

• Transfert d’une activité vers une autre :Si par exemple un pick-up est suivi séparément au niveau analytique, on peut vider ses charges sur la moissonneuse ou l’ensileuse avant d’établir le tarif de celle-ci.

• Transfert vers les frais généraux :Par exemple, le coût de la secrétaire, ou une partie du temps d’un salarié, sera remis en frais généraux. Faire alors ce transfert en premier, avant de répartir les frais généraux.

• Souplesse :Il est toujours possible de supprimer une pièce de répartition pour la refaire ou plus simplement de modifier le montant à répartir et cliquer sur calcul, puis « enregistrer ».De même, un tarif peut être recalculé.

Répartitions des temps d’entretien

Cet écran se présente comme les autres répartitions.Ses spécificités :

• Choisir le salarié à gauche• Il n’y a pas de montant ni de mode de répartition.• Choisir les comptes débités et crédités.• Cliquer sur « créer la pièce d’entretien »• Le logiciel génère une pièce où apparaît chaque activité ayant reçu du temps d’entretien.• La colonne quantité indique le nombre d’heures, et les montants sont calculés à partir du coût horaire

du salarié.Il faut donc avoir fixé ce tarif au préalable.

Il est possible d’y saisir des lignes, si les temps d’entretien n’ont pas été saisis dans ChronoCuma.

3.16.4 Editions• Grand livre analytique.• Balance analytique, avec colonnes N et N-1.• Résultat détaillé des activités : 1 page par activité, avec sa balance, le détails bons de travaux /

adhérent, et les éléments de calcul du coût.• Tableau de synthèse commun

Inspiré du modèle OpenOffice de Olimpya, il est unique pour toutes les FD et présente direc-tement dans NéoCuma tous les mouvements de tous les comptes de classe 6 et 7.Sa présentation, ainsi que la table de centralisation sont définis par le comité technique.

• Tableau de synthèse personnalisé :Chaque FDCUMA a la possibilité, à partir du modèle précédent, de décliner sous sa responsa-bilité un ou plusieurs autres modèles. Ceux-ci sont composés sous Excel.

• L’InfoCentre présente également des listes de résultats analytiques, par catégorie pour une FDCUMA, ou une région. Voir 3.21.


3.17 Les bons de travaux et la facturation

3.17.1 Vécu Olimpya- Problèmes d’arrondis- Problèmes de TVA différente entre le compte et l’activité- La gestion des acomptes mérite une analyse précise- Sa présentation sur la facture doit se faire en pied de facture.- Parfois des problèmes de mise en page, dus au générateur d’état utilisé.

3.17.2 Cahier des chargesLa facturation se fait par lot. C'est-à-dire que la saisie des lignes de facture (BT) et la génération des factures sont deux étapes séparées.On pourra aussi faire rapidement une facture unique, dans une entrée par adhérent.

− Création des lignes de facture (ou saisie des bons de travaux)

1 : Cas de l’usage de ChronoCuma

Un écran permet d’appeler les interventions pour en faire des lignes de facture.On peut y sélectionner la période, les adhérents, les activités et les consommables.Les interventions sont cumulées par jour, mois ou pour la période.Les lignes de factures générées sont visibles et peuvent être imprimées.

On pourra ensuite saisir d’autres bons, notamment les unités forfaitaires, comme dans le cas suivant.

2 : En l’absence de ChronoCuma

La saisie des bons de travaux se fait en principe par activité. Le logiciel permet, pour une activité, de choisir les adhérents concernés en liste à cocher.Il présente soit toutes les colonnes « unités », pour saisir les quantités, soit seulement les unités forfaitaires, pour compléter la reprise de ChronoCuma.La date et le libellé seront définis à l’avance, mais modifiables pour chaque ligne.Pour les salariés, on pourra saisir les BT selon la nature du travail : entretien, conduite, mise à disposition...Des fonctions permettent d’accélérer la saisie :

− Reprise des bons de N-1, avec ou sans quantité,− Appel des engagements de capital social.

Les tarifs ne sont pas modifiables pour les activités (ils sont uniques pour tous les adhérents). Ils seront définis par l’écran « fixer les tarifs » et toutes ces lignes de BT déjà saisies seront mises à jour.Par contre, pour les consommables (ou articles), les tarifs sont personnalisables pour chaque adhérent.

Lors de la saisie d’un article de type acompte, une fonction permet d’appeler :– le chiffre d’affaire de N-1, et de définir le pourcentage à appliquer.– Le chiffre d'affaire d'une activité de N-1, avec également un pourcentage,


– Les bons de travaux d'une activité de l'année, avec le dernier tarif connu de celle ci.Cette dernière possibilité permet de saisir un acompte sur des travaux de printemps par exemple, qui sera déduit de la facture final en fin d'année.

− Bons de travaux par adhérentCette fiche permettra les mêmes saisies, avec la liste des adhérents à gauche (cf. Olimpya)Dans cet écran de saisie, il sera possible de lancer la facture de l'adhérent en cours (but : facturation ponctuelle rapide)

− Génération des factures

Cet écran présentera les adhérents et tous les éléments facturables (activités matériels, salariés, groupées, consommables et autres éléments).Leur sélection se fait par coche.On définira à l’avance la date de facture, les bornes de reprise des lignes de BT, qui peuvent être antérieures à l’exercice, le taux d’escompte et les messages d’entête et de pied à porter sur chaque facture.La liste des factures générées sera ensuite présentée, permettant d’imprimer une ou des factures « proforma », et ces factures sous forme de liste détaillée pour contrôle.

Lors de leur validation, les pièces comptables sont passées par le logiciel, et les factures devenues définitives sont désormais imprimables, par lot ou au détail, sans mention proforma.

− Annulation

Tant qu’une période n’est pas « close » (voir comptabilité), une facture ou un lot de factures peuvent être annulées : La facture et la pièce comptable sont supprimées, et les lignes de BT retrouvent leurs statuts d’origine (non facturés)

− ValidationUn lot de factures peut être validé: Elles deviennent définitives, non supprimables, et les pièces comptables liées sont validées également.


− 1 : Terminologie à définir :Le terme « bons de travaux » est ambigu, car il représente pour beaucoup le carnet de travail, donc les enregistrements de ChronoCuma. Ici, il s’agit comme dans Olimpya de la saisie des récapitulatifs de travaux, souvent en fin d’exercice.


− 2 : Voici le cheminement de l’information :

− 3 : Saisie des lignes de factures

Page 1 : Reprise des interventions de ChronoCuma


ChronoCuma :Saisie des Interventions détaillées

Lignes de factures

Saisie des bons de travaux :

Ajout des lignes forfaitaires, et des autres éléments (acomptes,

fournitures…)

Facturation et impression

Comptabilité

− Choix de la période à reprendre− Choix du type de regroupement : Les valeurs seront cumulées par jour, mois ou pour la période.− Le bouton « Générer » crée les lignes et les présente en page 2 :

Affichage des lignes provisoires

Les quantités d’heures de salariés sont celles des temps de chantier, déduction faite des temps de déplacement, pause et entretien, ainsi que celles de « mise à disposition ».Les quantités des activités matériels et des consommables sont celles saisies dans le détail des chantiers.Les tarifs présentés sont les derniers tarifs connus de NéoCuma. Sans incidence pour l’instant, ils seront modifiés par l’étape « fixation des tarifs ».Les lignes sont groupées par adhérent, mais on peut organiser la grille autrement, par exemple groupée par activité.

Valider. Cette étape crée les lignes définitives que l’on retrouve en page 3.Abandonner, en fermant cette fiche. Dans ce cas, le traitement n’est pas préservé.

Page 2 : Saisie des lignes forfaitaires (équivalent saisie des BT de Olimpya)L’onglet 1 (reprise de ChronoCuma) sera masqué si la Cuma n’utilise pas ChronoCuma (option à prendre dans la fiche Cuma). Ainsi cette page 2, saisie des BT, sera la première présentée dans un usage standard de fédération.


Cette page sert à créer les autres lignes de facturation :− à partir des unités forfaitaires,− à partir des « autres éléments facturables » présents dans la fiche « consommables »− et aussi à partir de toutes les activités et unités si l’on n’a pas utilisé les interventions de ChronoCuma.

C’est alors la saisie des bons de travaux de Olimpya.Sélection des activités

On peut ne voir que les activités qui ont des unités forfaitaires déclarées, ou toutes les activités, consommables et autres éléments de facturation.

Date des lignes de factureSaisir ici une fois pour toutes la dates de lignes. Celle-ci sera modifiable ensuite sur chaque ligne. Néocuma propose la date fin d’exercice.

Choix d’adhérentsListe avec une case à cocher.Les colonnes des unités présentées sont celles déclarées dans la fiche activité. Si « avec unité forfaitaire » est coché, on ne voit que celles-ci.

Appel des engagementsCeux-ci sont ramenés en ligne de facture, où la quantité est celle des engagements.Le logiciel propose d’abord de le faire pour l’activité sélectionnée, ou pour toutes les activités

Reprise de N-1Cette fonction recopie les lignes de factures de l’année précédente, avec les quantités.Attention, elle tient compte de la sélection : unités forfaitaires, ou toutes. Si « toutes » est sélectionné, même les lignes de type intervention sont recopiées.Le logiciel propose d’abord de le faire pour l’activité sélectionnée, ou pour toutes les activités

Acomptes – calculs de N-1Si on est sur une ligne de type « autres éléments de facturation », cochée « acompte » dans sa fiche (voir consommables), le bouton « Calcul d’acomptes » apparaît.Cette fonction demande un pourcentage, et génère des lignes à partir du chiffre d’affaire réalisé l’année précédente, globalement ou pour une activité, ou à partir des BT déjà saisis sur une activité cette année

Option d'ajout d'une ligne article pour les adhérents qui vont être facturés (afin de facturer la facture)

Page 3 : Affichage des lignes généréesMême écran que l’affichage provisoire (page 1), il présente cette fois toutes les lignes, issues de ChronoCuma ou saisies ci-dessus en page 2). Il permet des tris, filtre et impression.



− 4 : Génération des factures

Page 1 : Générer les factures

A gauche, les adhérents, tous sélectionnés. On peut décocher, et n’en cocher que quelques uns.A droite, tous les éléments de facturation : Consommables, Activités matériels et salariés. De même, on peut cocher et décocher.

En bas :− Les dates limites des lignes à reprendre : par défaut, c’est l’exercice qui est proposé.− La date de facture : par défaut, la fin de l’exercice− La date limite de règlement : par défaut, deux mois après la facture. Elle peut servir ultérieurement au

calcul d’agios.− Le taux d’escompte, et la date limite pour déduction d’un escompte. Ceci sera imprimé sur la facture

(voir exemple plus loin).− Une coche pour déduire les acomptes facturés dans l’année. Dans ce cas, les éventuels acomptes de

l’année viendront en déduction dans le pied de la facture.

Les messages : le logiciel propose deux emplacements : au dessus du bandeau haut, et sous les totaux (voir exemple).Ces messages seront reproduits sur toutes les factures. Ils peuvent être sauvegardés, pour les reproduire plus rapidement lors de la prochaine facturation.


Utiliser pour ceci les deux boutons latéraux aux zones de message, et leur donner un nom reconnaissable.

Page 2 : factures provisoires

NéoCuma montre les factures provisoires (non validées), en page 2.

A gauche, la liste des factures, à droite le contenu de chacune d’elle.On peut, en se positionnant sur une facture, ajouter un message personnalisé pour cette pièce uniquement.Les boutons proposent :

D’abandonner : Dans ce cas, le traitement n’est pas préservé, il y a retour à la première page.

De valider. Cette étape crée les factures définitives que l’on retrouve en page 3, et les passe en comptabilité.En cas d’anomalie (souvent un tarif non fixé), un message informe : Il faut dans ce cas abandonner, aller corriger la fiche activités, et revenir relancer ce traitement.

On retrouve ces pièces en comptabilité, dans le journal des ventes. Elles n’y sont pas modifiables (considérées comme closes, même si la période ne l’est pas). Ce lot de factures pourra quand même être supprimé, et les pièces comptables avec.Cependant, l’écran « consultations » du menu comptabilité permet de modifier un compte, un libellé ou une affectation.

D’imprimer une ou toutes les factures. Elles porteront alors la mention « PROFORMA ».On peut choisir au préalable d’imprimer sur papier blanc ou préimprimé (modèle FNCUMA).

− D’imprimer la liste des factures. Cette liste, portant également la mention « PROFORMA » est pratique pour vérifier votre travail avant de valider les factures.

Page 3 : Factures validées

On retrouve ici avec la même présentation toutes les factures de l’année. Cette fois, les éditions seront définitives (sans mention PROFORMA).Cocher « DUPLICATA » pour rééditer une facture.Les boutons « Impression Liste » proposent :

− toutes les factures de l’année,− toutes les factures d’une date (une série) : Positionnez vous alors sur une facture de cette série avant de

cliquer « liste par date ».

Non présents sur la copie d’écran, un bouton permet d’annuler une ou un lot de factures, et les pièces comptables liées.Un autre permet de bloquer ce lot de factures, qui devient non annulable.

− 5 – Facturation par adhérent Cette entrée, non encore maquettée, permettra de saisir une facture rapide pour un tiers : adhérent, mais aussi fournisseur (revente de matériel), client…On choisira dans la liste des activités, consommables et autres les éléments à insérer dans la facture.

Dans le cas d’un fournisseur ou client divers, on pourra saisir ici ses nom et adresse.L’impression pourra être instantanée, sans changer de fiche comme dans la méthode habituelle (BT Facture).


Ici avec une édition sur papier blanc.

3.17.4 Editions

− Factures.− Liste détaillée.− Comparaison factures et engagements− Voir aussi la comptabilité : Etat des créances, relevés de comptes et relances.


3.18 Les éditions - Généralités

3.18.1 Vécu Olimpya• La réalisation des éditions a d’abord été confiée aux techniciens du réseau.

Pour ce faire, un générateur d’état ouvert (ReportBuilder) a été intégré à Olimpya, avec des méca-nismes de sauvegarde, de transfert…Un travail très important a été réalisé par Jean Yves, cependant :

o Quelques problèmes de finition sur les éditions à requêtes complexes ont subsisté longtemps.o Le bilan, conçu avec la méthodo classique, n’a pas immédiatement intégré tous les comptes

du plan de référence. o Il n’a pas non plus satisfait toutes les FD, chacune désirant sa présentation avec des niveaux

de détail spécifiques.• Ces trois derniers points ont induit des fonctionnements anormaux : certaines FD préférant ne pas

mettre à jour les éditions pour préserver des adaptations personnelles.• Devant ces divergences, nous avons en 2005 passé le bilan sous OpenOffice, permettant ainsi à

chaque FD de se le personnaliser, ce que beaucoup n’ont pas pris le temps de faire, malgré la simpli-cité du fonctionnement de type tableur.

• D’autre part, des bugs aléatoires sont apparus dans le générateur d’état (reports de page) qu’il nous est impossible de corriger sans réinvestir dans une nouvelle version, sans garantie.

• Le fait de modifier directement les états du logiciel, et de faire la mise à jour globalement, est pénali-sant, chaque FD devant sauvegarder ses propres adaptations pour les réimplanter après une mise à jour.

3.18.2 Cahier des charges : normaliser !

Généralités• Les éditions standards seront présentées dans une fiche qui peut être appelée de partout dans le logi-

ciel, sans fermer le travail en cours.• Elles seront figées, les opérateurs des FD auront la possibilité d’en modifier la présentation, mais de-

vront sauvegarder sous un autre nom.• Les créations personnelles s’ajouteront ainsi aux éditions standard, sans être écrasées par les mises

à jour.• En plus des éditions de cette fiche, Les opérateurs ont la possibilité d’imprimer des listes à partir

des grilles du logiciel, avec tris, filtre, choix des colonnes…• L’ensemble de ces éditions peux être exporté vers différents formats : Excel, Word, OpenOffice,

PDF.• Les opérateurs auront la possibilité de composer des tableaux croisés à partir des grilles du logi-

ciel.• Bilan et autres états de synthèse sont standardisés, basés sur un plan de référence commun aux

sud-ouest.• Impression sur documents CERFA : Le logiciel produira les documents classiques pour une

Cuma : Bilan et CR simplifié, CA3/CA12.• Les éditions comptables respecteront les règles (voir 2.10) : pas d’édition définitive sur des saisies

non validées

Voir aussi 3.19 et 3.21 (liste des éditions et InfoCentre).


3.18.3 Spécificités fonctionnelles

La fiche éditionsLa fiche « Editions et synthèse » rassemble presque tous les documents que peut produire Néocuma

Elle peut être appelée de partout dans le logiciel, sans fermer le travail en cours : on imprime ou consulte, et on revient à la saisie.

Dans tous les écrans du logiciel se trouve le bouton 'Editions' présent à droite du titre de l'écran en cours de consultation :

Rappel : Les autres éditions

D'autres endroits de NéoCuma permettent d'obtenir des éditions :

• La fiche "Référence", où on imprime directement les listes de références ( 3.1)• Les fiches « capital social », et « Facturation », où on obtient les appels et factures (3.14, 3.17).• La fiche "Exploiter", qui peut être lancer pour toutes les grilles du logiciel (3.21)• Le module "InfoCentre", qui permet toutes recherches et composition d'édition, graphes et ta-

bleaux croisés (3.21)

La fiche éditions

Les catégories d'éditions


http://www.neologik.fr/data/public/app_superblog/message%20842/1.jpg

La liste de gauche présente les catégories d'éditions :

- Les lignes dont le symbole est sont les groupes. Choisir une catégorie à l’intérieur d’un groupe.- Les lignes dont le symbole est rassemblent les éditions classiques, en liste.- Les lignes dont le symbole est rassemblent les tableaux croisés.- Les lignes dont le symbole est le "X "de Excel présentent les sorties directes en tableur.- Enfin, une ligne du groupe Comptabilité présente tous les documents CERFA qu'il est possible d'obtenir.

Les groupes

- Tables de base rassemble toutes les listes de base de la Cuma : Adhérents, matériels… et aussi les étiquettes pour les courriers.- Interventions présente les comptes rendus des saisies de travail, prévisionnels ou réels. Il se compose de

deux sous groupes : les salariés et les activités.- Facturation permet d’imprimer les listes de lignes de facture, mais notons que les factures s'impriment

depuis l'écran de facturation.- Comptabilité rassemble toutes les sorties comptables.- Autres groupes : Capital, emprunts, etc.

Les paramètres

Lorsqu’on choisit une catégorie à gauche, des choix possibles s’affichent dans le panneau central. Ce sont :• Les éditions de cette catégorie, la 1ère étant cochée par défaut, mais on peut en choisir une autre.• Les critères de sélection ou de tri, (Dates, N° de compte...) et parfois, pour les salariés par exemple,

une liste à cocher : Choisir alors la personne souhaitée, ou laisser coché « tous » pour obtenir un document global

Pour le groupe « intervention », le premier choix est entre prévisionnel, réalisé ou réservations. Réalisé est coché par défaut.

Spécificité des étiquettes: Quelques modèles sont préparés. Le logiciel propose d'indiquer le N° de la première étiquette, ceci permettant de réutiliser des planches en cours.Pour adapter un modèle, voir plus loin « Conception »

Les éditions listes

Les boutons de droite proposent :- Afficher : l’édition est alors pré-visualisée à l’écran.

Dans cette fenêtre, différentes options s’offrent en haut de l’écran : imprimer, zoomer, afficher le navigateur latéral, etc.Possibilité d’exporter les documents, comme dans la fiche sous jacente.

- Imprimer : envoi direct vers l’imprimante par défaut du poste.

- Excel, Open Office, et PDF sont des exportations. Les logiciels correspondants doivent être installés sur le poste.

Les fichiers PDF s’ouvrent avec Adobe Reader, présent sur tous les ordinateurs.C’est donc un format idéal pour envoyer des documents non modifiables à ses correspondants.


- Conception : Ce bouton ouvre l'édition en mode modifiable.

Les tableaux croisés

Une seule option pour les tableaux : Imprimer. C’est dans la fenêtre de prévisualisation que l’on peut imprimer, exporter…

Les Graphes

Obtenus à partir d’un tableau croisé.


La conception

La conception d'éditions requière une certaine connaissance du générateur d'état (FastReport) et de la base de données.Néologik organisera des formations à ce sujet.

Documentation de FastReport 3 (en anglais)- Version PDF (2.6Mo)- Version HTML (en ligne)

Ici, il s’agit simplement de décliner une nouvelle édition à partir d'un modèle existant.Il n’y alors pas à recréer les requêtes d'accès à la base. Les modèles disposent en général d'un maximum d'informations, et chacun devrait trouver son bonheur.

Dans le cas contraire, on utilisera le module "InfoCentre" pour créer une recherche.

Modes d'utilisation :

- On veut modifier une édition ponctuellement, par exemple supprimer une colonne et en élargir une autre. Après ces modifications, utiliser "Fichier / aperçu ou imprimer" pour obtenir l'impression. Ensuite, ne pas la sauvegarder. Elle serait de toute manière écrasée par la prochaine mise à jour du logiciel.


http://www.fast-report.com/pbc_download/UserManual-en.pdf

http://www.fast-report.com/en/documentation/frx3user/index.htm

- On veut décliner un nouveau modèle à partir d'une édition:Par exemple adapter une édition d'étiquette à un nouveau format de papier:

• Ouvrir l'édition la plus proche de ses besoins avec le bouton "Conception"• Adapter les dimensions, nombre de colonnes, fontes...etc.

(Utiliser pour ceci File / Page Setting, et les hauteurs et largeurs de l'objet MasterData)Voir la doc citée ci-dessus pour plus d’informations.

• Sauvegarder sous un nouveau nom : Cliquez sur File / Save as.

La sauvegarde Il faut enregistrer sous un nom différent, dans le répertoire des éditions:Néocuma / System / Editions, au format ".Fr3".

Le nom du fichiersera obligatoirement le même que celui du modèle, suivi sans espace d'un tiret et de caractères libres.Par exemple l'édition "MATE Liste des Matériels" pourra être déclinée en : "MATE Liste des Materiels-FD40"Notons que les 4 1ères lettres du nom de nos fichiers représentent le groupe d'édition dans lequel elles doivent apparaître.Pour les étiquettes, il suffit de préserver le début du nom : "TIER Etiquettes".On peut remplacer les chiffres représentant le nombre de lignes et colonnes : TIER Etiquettes FD12,....

Ne pas utiliser pas de caractères accentués (à, é, è...) que le serveur Linux ne gère pas.Enfin, laissez le logiciel mettre l'extension ".fr3"Cette édition sera ensuite proposée dans la même liste de choix que votre modèle.

Le bilan et autres états de synthèse

Le bilan, le compte de résultat et une fiche ratios sont intégrés dans NéoCuma de façon standard.Leur conception est contrôlée par les AGC et le « moteur d'édition » (plan de centralisation des comptes et de calculs) est intégré au logiciel et n'est pas modifiables à l'utilisation.L’affichage des documents produits, et leur impression, se fait directement dans le logiciel, sans appeler un tableur.Seuls ces états de synthèse, bilan et comptes de résultats issus du logiciel neocuma et écrits dans le langage Delphi, seront appelés bilan et comptes de résultats. Les documents retravaillés sous une autre forme de présentation avec un autre logiciel type excel ne s'appelleront pas états de synthèse, ni bilan, ni comptes de résultats mais etats de gestion. Ces états de gestion peuvent être obtenus par les FDCUMA, pour satisfaire des besoins de présentation spécifiques: Le logiciel réalisera de façon classique une exportation de la balance dans un tableur, à charge pour les fédérations de réaliser les présentations qu'ils souhaitent dans Excel ou OpenOffice.Celles ci ne font pas partie de ce cahier des charges.

Leur conception utilisera un modèle Excel, où :- La 1ère feuille réceptionne les valeurs fournies par le logiciel : informations générales, et valeurs de ba-

lance par groupe de compte selon le paramétrage.- Les feuilles suivantes sont des feuilles de présentation des états se référant à la feuille 1.


Les éditions CERFA

Elles ouvrent les documents au format PDF dans Adobe Reader.


3.19 Liste des éditions3.19.1 Vécu Olimpya

• La liste des éditions très vaste produites par Jean Yves a été ensuite doublée par les possibilité de la fiche « secrétariat » et l’InfoCentre : redondance et dispersion…

3.19.2 Plusieurs endroits pour lancer des éditions

Depuis toutes les grilles du logiciel- Il est possible de lancer une édition rapide du contenu de la grille, telle qu’elle est organisée (triée,

filtrée, groupée…)- La grille peut être copiée dans la fiche « Exploiter » (voir 3.21) pour personnaliser liste, tableau croi-

sés et graphe, ou l’exporter vers un tableur ou un autre format.

Dans la fiche éditionAccessible de partout dans le logiciel (voir 3.18).Elle rassemble toutes les éditions programmées de NéoCuma, et dédiées à la Cuma en cours, sauf :

Dans les fiches facturation et appel de CSOù on peut imprimer les factures et appels, ainsi que leurs listes.

Dans le module InfoCentrePrincipalement dédié aux recherches globales sur la base départementale ou régionale, il rassemble toutes les études les plus courantes, et permet de composer des recherches personnalisées (voir 3.21).

3.19.3 Liste des éditions

RéférencesChaque table de référence dispose d’une édition rapide.Elles sont appelées dans la fiche elle-même, par le bouton « impression ».Les codes nationaux et leurs critères peuvent être exportés dans le modèle existant sous Open Office.

Tables de base :o Fiche Cuma et liste d’administrateurso Une liste pour chacune des tables : tiers (par catégorie : adhérents, salariés, fournisseurs et clients),

matériels, activités, articles.o Etiquettes rapides à partir de toute liste de personne : 1, plusieurs ou toutes.

deux formats prédéfinis pour le réseau (8x3 et 8x2), facilement déclinables en d’autres formats.Elles sont appelées dans la fiche « Editions »

ChronoCuma : Voir le cahier des charges de ce module.Ses éditions sont appelées dans la fiche « Editions »

Facturation et Appels de CSLes factures et avoirs, appels de capital et remboursements, sont appelés dans leurs fiches respectives.Ils peuvent être imprimés individuellement ou par lot (par date), sur papier préimprimé ou sur papier blanc.Les listes de factures et d’appels, simples et détaillés peuvent être obtenues dans leurs fiches et dans la fiche « Editions »


Capital social• Détails :

o Historique des mouvements par adhérento Historique des mouvements par base

• Récapitulatifso Etat du capital par adhérento Etat du capital par baseo Liste des engagementso Liste d’émargement

• Relatifs aux appelso Liste simple des appels d’une dateo Liste des appels d’une date ou période, avec détail du contenu

• Tableaux croisés (bases – adhérents)o Tb des engagementso Tb du capital souscrit, appelé ou libéré

Immobilisationso Liste des immos, avec situation (VNC …)o Tableau des amortissements d’un exercice.o Tableau des acquisitions et cessions.

Empruntso Liste des emprunts, avec situation (capital restant dû…),o Liste détaillée avec échéancier de chaque emprunt,o Tableau des échéances d’un exercice,o Tableau croisé des échéances de plusieurs exercices,o Etat des intérêts courus et de la part à moins d’un an,o Tableau du capital sur trois périodes (moins de un an, 1 à 5 ans, et au-delà),o Listes et tableaux croisés, à partir de l’InfoCentre, des emprunts par catégorie, banque, Cuma, ... au

niveau FD, région, AGC…

Listes comptables et analytiqueso Journal généralo Journaux par typeo Grand livre général et détaillé (détail des tiers)o Gand livre des opérations non lettréeso Balance livre générale et détaillée (détail des tiers)o Grand livre analytiqueo Balance analytiqueo Journaux TVAo Synthèse TVAo Déclaration TVA (CA3/CA12)o Dettes et créances détailléeso Synthèse des dettes et créances par tierso Relevé de compte tierso Lettres de relance, à trois niveauxo Nombre de ligne comptable par cuma, avec et sans MI (ou tb par journal)

Etats personnalisables sur un modèle tableur


Ces états de synthèse de fin d’exercice sous modèle tableur n’existent plus dans NéoCuma. Les documents standard du chapitre suivant les remplacent. Seul le tableau de synthèse analytique peut encore sortir sous un modèle tableur personnalisable.

Dossiers de fin d’année (liste revue selon doc AGC du 28/09/09)

Les 3 groupes d’éditions suivants pourront être lancés d’un seul appel, avec page de garde et numérotage des pages. La composition de ces dossiers est paramétrable par l'AGC.Les listes ci-dessous reprennent certaines éditions citées plus haut. Les modèles seront fournis par L’AGC.

• Etats de synthèseso Page de gardeo Bilan actif et passif N et N-1o Comptes de résultats en liste N et N-1o Composition du capital social par adhérent et par activitéo Tableau liste des immobilisations et des amortissements o Tableau liste des emprunts et cumul des annuités par annéeo Résultats synthèse analytique par activité (prix de revient)o Ratios économiques et financiers N, N-1, et N-2o Tableau de financement - Fonds de roulement -Trésorerie

• Annexeo Page de gardeo Faits marquants de l'exercice- texte et « blancs »o Principes et méthodes comptables -texte et « blancs »o Détail de comptes de bilan

- -état des capitaux propres (10 à13)- -état des provisions (150, 490, 4539, 590)- -tableau des immobilisations et des amortissements regroupés- -état des créances à +et-1an et à+et -5ans- -état des dettes à +et -1an et à + et – 5ans

o Détail de comptes de gestion- -balance N et N-1 et variation en % ( 6 et 7)- -opérations avec TNA- -cumul des résultats par activités

o Engagements hors bilan- -engagements donnés: texte et « blancs »- -engagements reçus : texte et « blancs »

• Dossier révisiono Note de supervisiono Feuilles de travail spécifiques

- -page de garde- -rapprochement bancaire- -état des stocks- -état des CAP-PAR-CCA-PCA- -calcul provision pour congés payés et CS sur CP- -calcul provision pour créances douteuses- -état des mouvements des VMP et provisions-- -état des provisions pour risque et charges- -contrôle salaires et charges sociales


- -calcul IS- -contrôle TVA (débits ou encaissements)- -autres

o Règle de proportionnalité par adhérent:capital social/activités/CA (en cumulé sur 3 ou 5 ans)


3.20 Les transferts EDI


Le logiciel doit produire un fichier par déclaration, au format défini par la société MTAE. Il s’agit du fichier pivot, qui sera traité dans le logiciel « traducteur » de cette société pour réaliser la déclaration de TVA ou fiscale.Un fichier ne contient qu’une déclaration.

Toutes les informations générales (entête de déclaration) sont stockées dans la fiche Cuma.

1 – La TVA

Pour produire la déclaration TVA, la synthèse de la période doit avoir été réalisée (voir 2.10 synthèse TVA), et donc une OD de synthèse passée à la date fin de période.

L’émission de ce fichier peut être appelée depuis cette fiche de saisie comptable, ou depuis la fiche « édition », elle-même appelable de partout dans le logiciel.

Lors de cette demande, l’utilisateur indique la période à déclarer et le type de document (CAxx). Le logiciel cherche la pièce comptable correspondant à la déclaration, et en extrait les valeurs à décla-rer. (les montants HT sont aussi stockés dans cette pièce, dans des champs invisibles).

Cette demande affichera à l’écran le fichier PDF CERFA de l’administration fiscale correspondant et le renseignera avec les informations d’entête et les valeurs ci dessus. Il pourra donc être imprimé pour les archives de la FD ou de la Cuma.

Après contrôle et validation de ce document, le fichier sera produit avec ces mêmes informations. Il sera stocké dans un répertoire paramétrable sur le réseau.

Le travail suivant consiste à utiliser le portail MTAE pour y importer ces déclarations.

1 – Les déclarations fiscales

Le principe est identique, mais ici le fichier produit pour la période demandée est une balance avec N et N-1, qui sera traitée par le logiciel MTAE.


3.21 – L’InfoCentre3.21.1 Vécu Olimpya

− Le module InfoCentre dans Olimpya est un exécutable séparé.− Il a été conçu pour choisir et exporter des données dans un tableur, à des fins d’exploitation par les

techniciens.− Le tableur OpenOffice a été retenu :

− Il est libre et gratuit,− Il est compatible Excel,− Son code est ouvert et permet d’exécuter des procédures depuis Olimpya,

− De nombreuses requêtes ont été programmées, couvrant l’essentiel des demandes habituelles.− Des « modèles » de tableaux ont été produits pour afficher ces requêtes− Des outils ont été mis en place permettant aux techniciens de créer leurs propres requêtes et modèles.

Son but était donc de « passer la main » aux techniciens pour qu’ils enrichissent tableaux et modèles avec les demandes habituelles de leur fédération.

− Il s’est révélé être une artillerie lourde :− OpenOffice est lourd au chargement et à l’exécution (pour obtenir par exemple quelques

étiquettes)− Rares sont les techniciens qui ont pris le temps de maîtriser ce système (et encore moins les

directeurs, à qui il était plutôt dédié).− Il aurait donc fallu prendre le temps d’affiner (et de débuguer) sur place, dans les FD…


− Réaliser un compromis entre des comportements différents :− « On doit pouvoir obtenir tout ce qu’on veut » (si c’est dans la base)− « Je veux mon tableau ou mes étiquettes en un clic de souris »

− Les outils d’exploitations seront des modules intégrés à NéoCuma, plus conviviaux et réactifs que le tableur OpenOffice. L’exportation tableur, complétée des formats PDF, Word… se pratique dans un second temps si besoin.

− L’essentiel des requêtes habituelles sera préprogrammé, proposant seulement les quelques critères de tris usuels, et ramenant uniquement les données utiles dans une grille

− Dans cette grille, on peut à nouveau filtrer, trier, classer…

− Les documents de sortie sont des listes, tableaux croisés ou graphiques. La mise en page de type « guide des prix de revient » se pratique à l’extérieur du logiciel, dans un outil bureautique (MS Office ou OpenOffice) et ne fait pas partie de ce cahier des charges.

− Un générateur de requêtes visuel sera proposé à ceux qui veulent d’autres études.

− Le module InfoCentre sera un outil d’exploitation des données d’une fédération.Des requêtes, dont il faut définir les droits, pourront accéder aux données d’une AGC ou de la région sud ouest.



Principe

Nous décomposons l’InfoCentre en deux parties :

− La création de requêtes (fiche InfoCentre) : Une fiche présente des requêtes préprogrammées, avec des critères de sélection, et permet de composer des requêtes personnelles. Ses résultats sont affichés dans une grille.

− L’exploitation des résultats :A partir de cette grille, on peut obtenir rapidement des éditions liste, des étiquettes, des tableaux croisés et des graphes.Ce module exploitation est présent partout où il y a une grille de données dans le logiciel : Les résultats de l’InfoCentre bien sûr, mais aussi les tables de base, de consultation comptable, de capital…

La fiche InfoCentre La fiche InfoCentre se composera de trois onglets distincts :

- L'onglet « Requêtes »:

Cet onglet présente la liste des requêtes préprogrammées du module InfoCentre.Les différentes requêtes proposées sont classées dans une arborescence logique des différents types de données à étudier : Animation, Machinisme, Secrétariat...

Une boîte de sélection présente en haut à droite de l'écran, permettra de sélectionner un ensemble de dossiers à étudier lors des requêtes. Ces ensembles de dossiers pourront être une base départementale, une base AGC, une base interrégionale...


Générateur de requête &Requêtes préprogrammées

Grilles de données du logiciel

Fiche d’exploitation

Outils rapides :Liste, étiquettes,Tableau croisé,Graphe

Exportation :PDF,Word – Excel,Open Office

En sélectionnant l'une de ces requêtes, des champs de filtres sont alors proposés, permettant de filtrer les résultats attendus en fonction de certains critères. La saisie de ces champs est bien entendu facultative.Chacun de ces champs de filtres proposera un assistant permettant une saisie rapide des critères de filtre (ex : Boîte déroulante pour les références ou données de la base).Pour chaque requête, comme ci-dessus le nombre de critères est limités aux plus courants. Mais on pourra toujours affiner la recherche en filtrant la « table réponse » (voir § suivant, fiche exploiter).

Une fois les critères de filtre définis, le lancement de la requête se fait en cliquant sur le bouton « Exécuter ».Les résultats de la requête sont alors présentés dans le troisième onglet « Résultats » qui s'ouvre automatiquement (voir § suivant, fiche exploiter).

- L'onglet « Recherche libre »:

Cet onglet permet de réaliser des recherches dans la base de données, au delà des requêtes préprogrammées proposés dans l'onglet « Requêtes ».

La même boîte de sélection présente en haut à droite de l'écran, permettra de sélectionner un ensemble de dossiers à étudier lors des requêtes. Ces ensembles de dossiers pourront être une base départementale, une base AGC, une base interrégionale...La recherche de ces données se fait à l'aide d'un assistant qui affiche un schéma de la base de données de NéoCuma:


− En cliquant sur l'une des tables ainsi représentées, on sélectionne les champs que l'on désire extraire de la base de données.

− En double-cliquant sur l'un de ces champs, une fenêtre permet de définir un ou plusieurs critères de filtres. On peut également définir les ordres de tri des différents champs sélectionnés, ainsi que des fonctions « Aggrégats » sur les champs : Moyenne, Maximum, Minimum, Comptage...

− Les onglets du bas de cet assistant, présentent les différents champs ramenés et leurs différentes options (filtres, agrégats, groupe), la liste des tables concernées et leurs jointures, pour finalement pouvoir générer une requête SQL correspondant à la recherche.


Une fois la requête effectuée, son lancement se fait en cliquant sur le bouton « Exécuter ».Les résultats de la requête sont alors présentés dans le troisième onglet « Résultats » qui s'ouvre automatiquement.

Il est possible d'enregistrer une requête effectuée afin de la retrouver plus tard. Les requêtes ainsi enregistrées viendront s'ajouter dans l'arborescence de l'onglet « Requêtes ».Des fonctions supplémentaires permettront le partage des requêtes ainsi générées par un technicien départemental entre les différents départements.

- L'onglet « Résultats »: Il présente la fiche « Exploiter » décrite ci-dessous.

La fiche « exploiter »

A l’ouverture, la fiche présente :- soit le résultat de votre requête, si elle est appelée dans le module InfoCentre,- soit le contenu de la grille sous jacente, si elle est appelée depuis une autre fiche.Le contenu des lignes n’est pas modifiable.Toutes les colonnes numériques disposent d’un total.

Pour l’exemple, nous avons demandé la liste des matériels de type tracteur :

Des interventions sur la grille permettent de mettre en forme l’édition ou le transfert vers un tableur :

− Tris : clic sur une entête de colonne− Filtres : avec la petite flèche noire dans l’entête de colonne vous permet de filtrer l’affichage.− Groupage : glisser une entête de colonne dans la bande grise au dessus. Possibilité de faire des

classements imbriqués, en glissant plusieurs entêtes.Les totaux généraux sont présentés aussi pour chaque groupe.

− Déplacement de colonne : en les glissant latéralement. Peux se faire aussi dans la bande de groupement.

− Largeur des colonnes : Elle se règle avec la souris en déplaçant la séparation entre deux entêtes. Notons que cette largeur, reprise dans l’édition, sera adaptée pour que le document tienne sur une largeur de page.

− Visibilité des colonnes : C’est dans la grille de droite de l’écran que l’on peut décocher la visibilité des colonnes. Pour ne pas imprimer les informations inutiles.

− Les boutons « + » et « - » : En dessous de la grille, ils permettent de fermer ou ouvrir tous les groupes si vous avez utilisé cette fonction.


Le bouton « Tableur »Cette action crée un fichier temporaire de type Excel, et l’ouvre avec le tableur, en général Excel ou OpenOffice selon la configuration du poste. La grille y est copiée telle qu’elle a été formatée ci-dessus, avec les formules de totaux.Pour le garder, on doit l’enregistrer sous un autre nom et dans un autre dossier. Sinon il sera écrasé par la prochaine requête.

Le bouton « PDF »Cette action crée un fichier temporaire de type PDF, et l’ouvre avec le logiciel Adobe Reader. Ce logiciel est présent sur tous les postes. C’est donc le format idéal, et non modifiable, pour envoyer un document à un correspondant.

Le bouton « Impression »Cette action ouvre un menu qui propose :− L’impression, sortie directe vers l’imprimante.− La prévisualisation, étape intermédiaire qui permet de vérifier le contenu de l’édition, choisir une ou

des pages à imprimer, et adapter la mise en forme.− La mise en page permet de choisir le format de papier, les marges, le mode portrait ou paysage, et

d’ajouter un titre et un pied de page− La mise en forme permet de modifier le style de l’édition : présence des titres, des totaux, des

couleurs…etc.


− Des éditions d’étiquettes : Ne l’utiliser que si la grille représente des personnes.Impression de toutes les personnes de la grille, ou d’une sélection. Pour ce faire : Contrôle + clic sur les personnes à imprimer.

Le bouton « Tableau croisé »

− Préparation :Il faut définir les colonnes utilisées pour bâtir le tableau. Utiliser pour cela la grille de droite :

− au moins un axe X,− au moins une valeur, qui ne peut être que numérique,− éventuellement un axe Y pour croiser les données.

Dans notre exemple, la seule valeur numérique est « montant d’achat », que nous cochons dans la colonne « Val. ». Cochons « année » dans la colonne « axe X », et nous obtenons un tableau des investissements par année…Si on coche l’axe Y pour la colonne marque, nous obtenons un tableau croisé des investissements par marque et par année.

− Aménagement du tableau :On peut ajuster les largeurs de colonnes, activer ou désactiver des entêtes de lignes ou colonnes, inverser la présentation… etc.

− Le bouton imprimer : Choisir en fonction de la dimension du tableau le format portrait ou paysage.

− La barre haute : Sauvegarde, export…


Le bouton « Graphe »

Le graphique présente automatiquement les données du tableau croisé. Ainsi on peut sélectionner les éléments et organiser ce tableau pour obtenir le graphe souhaité.

La barre haute : Elle permet de choisir le type de graphe (histogramme, camembert, lignes…) et la mise en forme (légendes, couleurs…).

Le bouton imprimer Pour imprimer un graphe, il doit d’abord être transformé en image, puis ouvert dans le logiciel correspondant sur votre ordinateur (« Microsoft Picture Manager », « Galerie de photo » ou autre selon votre système.

3.21.3 Liste des requêtes prédéfiniesCette liste est évolutive, elle pourra être enrichie sur demande sans passer par une mise à jour du logiciel. − ANIMATION

− CUMA− Liste des Cuma− Liste des Cuma selon matériel− Adresses de facturation

− Emprunts− Liste d'emprunts

− Fournisseurs départementaux− Fournisseurs départementaux, avec leurs liste d'affaires et le chiffre d'affaire par période.

− MACHINISME − Matériel

− Liste de matériels− Responsable de matériel


RESULTATS - Résultats analytiques

- Balances analytiques - Tableau analytique - Totaux d'un compte par activité- Résultats généraux

- Balance générales- Balances consolidées- Totaux groupe de comptes

Les requêtes de type « résultat » permettront d’obtenir des tableaux de valeurs par Cuma, activités… visant soit à analyser une évolution, soit à comparer des catégories.Ex : Evolution du CA des Cuma par région, prix de revient des matériels / volume d’activité… etc.Elles permettront également de comparer les principaux ratios demandés en annexe comptable.

- SECRETARIAT Adhérents

- Adhérents et adresses- Adhérents selon activités- Adhérents selon engagements

Administrateurs- Liste des administrateurs- Administrateurs selon activités de la Cuma - Administrateurs selon matériels de la Cuma

Autres tiers - Autres tiers des Cuma

Fournisseurs des Cuma - Liste des fournisseurs

Salariés - Liste de salariés - Salariés selon matériels


3.22 Gestion des adresses diverses

3.22.1 Vécu OlimpyaMoins utilisées que dans Unicuma, pourtant les fonctionnalités étaient présentes. Mais peut être moins intuitives.


Généralités

Le rôle des adresses diverses est de pouvoir créer des groupes d'adresses en vue de travaux de secrétariat ou d'animation.Ces adresses, qui sont des coordonnées complètes de personnes, peuvent être ajoutées de manière indépendante aux tiers de NéoCuma, ou bien issues de ces mêmes tables de tiers.

Groupes d'adressesLes adresses diverses peuvent être liées à un ou plusieurs groupes, ces derniers pouvant également accueillir des sous groupes d'adresses.

Il existe trois façons de concevoir le comportement du contenu d'un groupe et de ses sous groupes. Soit on fixe une règle parmi ces choix, soit l'on ajoute une option sur le groupe permettant d'en définir le fonctionnement :Imaginons un groupe A, contenant deux groupes A1 et A2.− Soit le groupe A ne peut pas recevoir d'adresses, et l'affichage ou l'exploitation du groupe A portera sur

les adresses des deux sous groupes A1 et A2− Soit le groupe A peut recevoir des adresses, et l'affichage ou l'exploitation du groupe A ne portera que

sur ses adresses.− Soit le groupe A peut recevoir des adresses, et l'affichage ou l'exploitation du groupe A portera que sur

ses adresses ainsi que les adresses des deux sous groupes A1 et A2.


La gestion des adresses diverses sera proposée dans une fiche individuelle séparée de la fiche Tiers.

Par défaut, cette fiche ne sera disponible que pour les dossiers NéoCuma de type FDCUMA.La fiche pourra être appelé de manière transversale au logiciel pour accéder aux adresses diverses quelque soit le dossier de travail en cours.

L'interface de cette fiche sera partagée en deux zones :

− A gauche, une arborescence affichera les différents groupes d'adresses diverses crées et disponiblesIl sera possible d'y ajouter des nouveaux groupes, ainsi que des sous groupes. Plusieurs niveaux de sous-groupes seront possibles.Pour des raisons de sécurité et éviter des manipulations malencontreuses, il ne sera pas possible de supprimer un groupe s'il contient d'autres groupes. Une option de maintenance permettra aux responsables départementaux de réaliser ce genre de manipulation.


− A droite une grille présentera la liste des adresses diverses présentes dans le groupe ou sous-groupe sélectionné dans l'arborescence des groupesCette grille sera identique à celle des tiers de NéoCuma, et proposera également un panneau de modification à droite de la grille.

Composition des groupes : une action depuis la fiche « InfoCentre » permettra de renseigner un groupe avec un lot d’adresses issues d’une requête.


On retrouve ici les mêmes éditions et fonctionnalités que celles proposées pour les tiers.

− Les adresses diverses pourront être imprimés, après tris et classement, sous forme de liste et d’étiquettes.

− On pourra utiliser une liste standard ou composer le contenu de l’édition.− On disposera des trois modèles d’étiquettes utilisés dans le réseau, et de la possibilité d’en composer

d’autres.− On pourra imprimer rapidement une étiquette depuis une liste des adresses diverses.− La position de la première étiquette disponible dans une planche pourra être précisée.− Un export vers Excel permettra aux opérateurs de composer des mailings.


3.23 - Méthodologie d’initialisation des dossiers

Le travail de mise au point du dossier dans l’environnement de NéoCuma est important. C’est l’occasion de faire un peu de « ménage », de vérifier les dettes et créances, la situation TVA,… et de reclasser les données par rapport aux nouvelles références.Aussi, il faut prévoir un peu de temps.

o Pour chaque chapitre on se référera à la page de manuel correspondante.o Les contrôles peuvent se faire rapidement en utilisant le mode « pleine grille » (ex : contrôles des

comptes pour les activités)o Ne pas oublier qu’il n’est pas nécessaire de supprimer des éléments pour améliorer vos temps de

réponse. Leur simple désactivation évitera leur téléchargement dans les écrans de saisie, et vous permet de conserver vos données historiques :Par exemple, les balances analytiques des années closes sont transférées. Mais elles ne seront rééditables que si les activités correspondantes existent toujours.

Le mieux est de suivre méthodiquement les points ci-dessous, afin de ne rien oublier :

Fiche Cuma :- Vérifier et remettre si besoin, dans le premier onglet, la vraie adresse de la Cuma : le siège social.- Vérifier les affectations des zones géo et administrative (pour les subventions)- Vérifier les options sur les deux derniers onglets de gauche…- Administrateurs : vérifier qu’ils soient tous transférés, et si besoin, redéclarer leurs fonctions (en

cas de changement des références)- Après contrôle des administrateurs, revenez dans le second onglet de gauche, et choisissez

l’adresse administrative (celle qui sera utilisée dans les courriers et en entête des factures).- La saisie dans les trois derniers onglets de droite peut être différée.

Fiche tiers- S’il y avait des incohérences de nom dans Olimpya, c’est le moment de les corriger. Utiliser

l’aide en liste sur la colonne « nom ».- Rechoisir les civilités qui n’apparaissent pas, car la table de référence à peut être changé.- C’est le moment de supprimer tous les tiers inactifs ou disparus, qui n’ont plus de dettes ou

créances, et qui n’ont plus de capital social depuis au moins deux ans (attention, préservez ces informations pour N-1). Pour rééditer des documents anciens, il vous faudra de toute manière faire appel à Olimpya. Sinon, vous pouvez les rendre inactifs.

- Vous pouvez dès maintenant séparer les « articles » des noms afin d'obtenir des listes alphabétiques sur les noms.

Fiche matériel- Peu de problèmes dans cette fiche.- Vérifier les références, notamment les critères techniques qui ont peut être évolué.- Vous pouvez supprimer des matériels vendus depuis plus de 2 ans, sauf si vos machinistes

veulent revenir un jour sur des statistiques de type « prix de revient » les concernant.- Supprimez aussi les matériels en projet qui n’ont pas été réalisés (en accord avec les opérateurs

de MidiPyCuma et des dossiers de prêts).

Fiche plans comptables

• Plan comptable Décocher les comptes inutiles pour ce dossier Vérifiez que chacun de vos comptes a un compte de référence


Vérifiez les codes TVA et, pour les comptes de charges, l’affectation débit ou encaissement

• Journaux Simple contrôle des comptes correspondants Mettez un ordre de présentation pour votre saisie comptable Ajoutez les éventuels journaux nécessaires

• Exercices : revérifiez les dates

Fiche activité

Il convient d’organiser les activités avant la saisie des travaux (ChronoCuma ou BT) et de la comptabilité :

• Dans la page « gestion des activités » : Créez les activités groupées et services et composez les. Affectez la visibilité, tant aux activités simples que composées

• Dans la page détail : Désactivez ou supprimez les activités inutiles (attention, ne pas supprimer celles

utilisées en N-1) Vérifiez les comptes et codes TVA sur les activités visibles en facturation Réglez correctement les unités, notamment la distinction entre unité de travail et unité

forfaitaire

Bilan d’ouvertureVisible en saisie comptable dans le journal des à nouveaux.Il doit être identique avec la balance de N-1 (il est exceptionnellement modifiable la première année, mais vous pouvez ajouter aussi le préserver et ajouter des pièces correctives dans le journal des OD)

Pour les vérifications suivantes, voir plus loin chaque chapitre concerné :

- L’état des comptes 453-456 et de la TVA en attente correspond aux factures et appels non réglés

- L’état du capital social (1012 et 1013) correspond à votre « synthèse du capital »- L’état des comptes 215 et 28 correspond à votre fiche immos- L’état des comptes 16 correspond à votre fiche emprunts

Fiche immobilisations

• Réaffectez si besoin à chaque immo une des nouvelles catégories (si ces références correspondent à des comptes différents de Olimpya, il faudra modifier le bilan d’ouverture en conséquence) :

• Affichez l’édition des immos par catégorie, et contrôlez que la situation début d’exercice correspond à votre tableau d’amortissement et au bilan d’ouverture, pour chaque compte 215 et 28. Si besoin, passez une OD corrective.

Capital socialLe CS est transféré intégralement, et comme dans Olimpya, vous avez accès à une page « historique » où toutes les modifications sont possibles.En principe, les totaux des colonnes « appelé » et « libéré » doivent correspondre aux comptes 1012 et 1013 dans votre pièce d’ouverture.


EmpruntsAffectez leur une banque, et éventuellement une des nouvelles catégories définies dans votre FD.Vérifiez que les annuités remboursées sont bien déclarées.

Factures non réglées

En plus du bilan d’ouverture, les seules pièces récupérées lors du transfert sont les factures non réglées et leurs éventuels règlements partiels, ainsi que les mouvements de trésorerie non affectés (de type acompte).Les dossiers de Olimpya ne sont pas toujours corrects au niveau du lettrage.Aussi ces pièces non réglées peuvent ne pas refléter la réalité.C’est pourquoi, bien qu’appartenant à des exercices clos, elles restent modifiables et supprimables dans NéoCuma (elles n’ont plus d’incidence sur la comptabilité, le BO étant généré, et le vrai dossier de ces exercices se trouve dans Olimpya).Elles sont accessibles :

- Dans la saisie comptable, en se positionnant sur le premier exercice de Néocuma, et en demandant la période « années antérieures ».Vous pouvez y supprimer, corriger, ou insérer de nouvelles pièces.

- Dans l’écran pointage, où vous pouvez modifier les affectations de règlements.

Initialisation sans transfert des anciennes factures de Olimpya :

Si vous démarrez un dossier sans transfert des écritures (anciennes factures et BO), nous vous conseillons de saisir le premier bilan d'ouverture dans le journal des OD. Ainsi les lignes de dettes et créances de ce bilan seront visibles dans l'écran pointage, et vous pourrez leur affecter les premiers réglements.Ceci vous évite de ressaisir les anciennes factures non réglées.( En fonctionnement normal, les lignes de dette et créances du journal des anouveaux « AN » sont invisibles en pointage, puisqu'on y trouve les factures d'origine).Notez que dans ce cas, vos relevés de compte et lettres de relance ne présenteront pour les exercices antérieurs que la ligne d'anouveau.


Annexe NeoCuma : Profil utilisateurs et droits d'accès

Lors de l'ouverture du logiciel NeoCuma, chaque utilisateur doit s'identifier (avec un identifiant personnel et un mot de passe), afin de valider ses droits d'accès sur le logiciel, en fonction du profil utilisateur auquel il correspond.

Les profils utilisateurs, qui sont donc au coeur de la gestion des droits d'accès du logiciel, doivent donc répondre à une importante question : 'Qui peut faire quoi?'

Pendant la rédaction du cahier des charges, nous avons recensé 18 types d'utilisateurs différents dans la chaîne d'information de NeoCuma, répartis sur 4 niveaux 'géographiques'.Voici leur liste, avec leurs droits validés lors du CA du 28 Janvier 2010 :

1er Niveau : Administration globale

➢Administrateur système - Tous les droits d'accès sur le logiciel

2ème Niveau : AGC / Inter-Départemental

➢Expert Comptable - Accès à l'infocentre AGC, et accès à tout les dossiers de l'AGC (en lecture seule)- Accès en lecture seule aux références- Accès en modification des références comptables inter départementales accordé ponctuellement sur aval du groupe technique NeoCuma (ex : pour initialisation ou travaux de mises à jours)

➢Animation - Accès à l'infocentre AGC- Accès en lecture seule aux références- Accès en modification des références générales inter départementales accordé ponctuellement sur aval du groupe technique NeoCuma (ex : pour initialisation ou travaux de mises à jours)

➢Responsable Machinisme - Accès à l'infocentre AGC- Accès en lecture seule aux références- Accès en modification des références machinisme inter départementales accordé ponctuellement sur aval du groupe technique NeoCuma (ex : pour initialisation ou travaux de mises à jours)

3ème Niveau : FDCUMA / Départemental

➢Référent informatique - Modification des références départementales et accès en lecture aux autres références- Gestion des dossiers et des droits d'accès (sur les dossiers de son département) (sous la resposabilité du directeur de la FDCUMA)- Accès à l'infocentre départemental - Accès à tout les dossiers en lecture et écriture- Réalisation et restauration de sauvegardes

➢Directeur


- Accès en lecture aux références- Accès à l'infocentre départemental - Accès à tout les dossiers en lecture seule

➢Comptable multi-dossiers - Accès en lecture aux références- Accès à l'infocentre départemental - Accès à tout les dossiers en lecture et modification - Réalisation de sauvegardes

➢Comptable mono-dossier - Accès en lecture aux références- Accès à l'infocentre départemental - Accès aux dossiers autorisés en lecture et modification - Réalisation de sauvegardes

➢Animateur - Accès en lecture aux références- Accès à l'infocentre départemental - Accès en lecture seule aux table de bases, en écriture à la fiche de fixation des tarifs

➢Machiniste - Accès en lecture aux références- Accès à l'infocentre départemental - Accès en lecture seule aux table de bases, en écriture sur les fiches Matériels et Activités

➢Secrétaire - Accès en lecture aux références- Accès à l'infocentre départemental - Accès en lecture seule aux table de bases, en écriture sur les fiches CUMA et Tiers

4ème Niveau : CUMA

➢Comptable décentralisé - Accès en lecture aux références- Accès total (lecture et écriture sur le dossier de sa Cuma)- Réalisation de sauvegardes

➢Responsable facturation - Accès en lecture aux références- Accès en lecture seule aux tables de bases, gestion des intervenants, ChronoCuma- Accès total sur les fiches 'Lignes de facture', 'Générer les factures', 'Capital social'- Réalisation de sauvegardes

➢Responsable Bons de travaux - Accès en lecture aux références- Accès en lecture seule aux tables de bases, gestion des intervenants- Accès total sur les outils de création de bons de travaux (ChronoCuma 'Suivi activités', Fiche bon de travaux)

➢Responsable salarié


- Accès en lecture aux références- Accès en lecture seule aux tables de bases, gestion des intervenants- Accès total sur la fiche ChronoCuma des salariés sous sa responsabilité

➢Salarié - Accès en lecture aux références- Accès en lecture seule aux tables de bases, accès total sur ChronoCuma Salarié, et lecture sur les données des autres salarié dans ChronoCuma Salarié

➢Responsable CUMA - Accès en lecture aux références- Accès en lecture sur le dossier de sa Cuma

➢Adhérent - Accès au module de réservation d'activités (Portail Internet)


Documents

ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES ET … · Les principaux modules d'exploitation attendus pour la gestion et la comptabilité des Cuma sont : − Comptabilité analytique − Calculs