Approche Harmonisée des Remises d’Espèces aux

Partenaires d’Exécution(HACT)

Octobre 2005

Comité Exécutif de l’UNDG (ExCom)

Programme de la session

Vue d’ensemble de l’Approche harmonisée (HACT)

Examen des éléments et outils clés de l’Approche Groupes de travail:

Mise en oeuvre de l’Approche harmonisée HACT :

préoccupations, solutions, rôles Lancement et étapes pour faciliter la mise en œuvre

Pourquoi une Approche harmonisée des remises d’espèces?

Demandes des États-membres (Examen Triennal des Activités Opérationnelles TCPR):

Harmonisation et simplification des procédures, dont découle la réduction des coûts de transaction

Développement de la prise en main du programme par le pays

Pourquoi une Approche harmonisée des remises d’espèces? (suite)

Nouveau consensus sur l’aide au développement (Rome et Paris):

Plans nationaux – cadre pour la coopération avec le donateur

Soutenir le budget, constituant une option Prise en main du programme par le pays

s’appuyant sur le développement des capacités S’appuyer sur les systèmes nationaux Recentrage sur les résultats, non sur les intrants

Pourquoi une Approche harmonisée des remises d’espèces? (cont.)

La réponse de l’ONU aux défis suivants: Placer les plans de développement nationaux au

centre du processus de programmation des pays de l’ONU;

Développer le recours aux systèmes nationaux Centrer un effort plus important sur le

développement des capacités nationales

HACT: dispositions-clés

Gestion de risques contre système de contrôles

Une seule série de procédures harmonisées et simplifiées pour la gestion de remises d’espèces:

Demande /décaissement/rapports (formulaire FACE);

Audit

Gestion de risques contre système de contrôles

Évaluation des risques (2 niveaux) Agir sur les risques repérés par :

Le choix de la modalité et des procédures de remises d’espèces appropriées

L’ampleur et la fréquence des activités de contrôle

Modalités de remise d’espèces

Remise directe d’espèces Remboursement Paiement direct Exécution par l’organisme

Bila

n C

omm

un

de

Pays

(CC

A)

Plan

s de

Tra

vail

Ann

uels

(AW

Ps)

Plan

-Cad

re (U

ND

AF)

Mat

rice

de ré

sulta

ts

Réu

nion

de

Stra

tégi

e

Com

mun

e (J

SM)

Rec

omm

anda

tions

de

Pro

gram

me

de P

ays

(CPD

)

Plan

d’A

ctio

n de

Pro

gram

me

de

Pays

(CPA

P)

Exam

en A

nnue

l

Plan

s de

trav

ail a

nnue

ls

(AW

Ps)

Processus d’élaboration des programmes communs de pays

Éléments et outils clés de l’Approche harmonisée (HACT)

Macro- et Microévaluations Activités de contrôleAutorisation de financement et

confirmation des dépenses (Formulaire FACE)

Macroévaluation

C’est un examen des évaluations existantes du système de gestion des finances publiques nationales

Effectuée une fois par cycle, de préférence lors de l’élaboration du Bilan Commun de Pays

Directives de préparation : Annexe II & Note Technique 2

Objectifs-clés:

Objectif de gestion: Base pour le choix des modalités de remise

d’espèces et des activités de contrôle appropriées Aider à déterminer si l’on peut confier l’audit des

partenaires d’exécution à l’Institution Supérieure de Contrôle des Finances Publiques (SAI)

Objectifs clés (suite):

Objectif de développement: S’assurer qu’on a une bonne connaissance de

l’environnement de la gestion des finances publiques, notamment des lacunes et points forts dans ce domaine

Identifier les domaines se prêtant au renforcement des capacités

Principes de macroévaluation

N’a pas pour but de conditionner l’aide qui sera reçue

Ne comprend pas d’évaluation formelle des risques

Le gouvernment doit être impliqué dans le processus

Principes (suite)

Les évaluations existantes doivent être utilisées;

S’il n’y a pas de macroévaluation disponible, l’ONU peuvent encourager le gouvernement à en faire effectuer une.

L’équipe de pays de l’ONU interprète conjointement les informations disponibles avec l’aide d’experts.

Rapport de macroévaluation

Élaboré par un consultant qualifié ou du personnel de l”organisme

Doit prendre environ 4 semaines à préparer Doit être bref et comprendre:

Un résumé des conclusions de l’évaluation dans les domaines-clés

Un résumé des risques liés aux modalités de remise d’espèces

Un évaluation de l’Institution supérieure de contrôle des Finances Publiques (SAI)

Les lacunes en matière de capacités et les domaines se prêtant à un renforcement de celles-ci

La liste de contrôle dûment remplie

Microévaluation

C’est une évaluation de la fiabilité des systèmes de gestion financière et des contrôles internes du partenaire d’exécution;

Effectuée une fois par cycle de progammation; Par un consultant ou une entreprise; Plafond : 100.000 US$ au total de la part de tous les

organismes par an Directives – Annexe III, NT 1, 3 & 5

Objectifs clés

Objectif de développement: Déterminer les points forts et les

lacunes des pratiques de gestion financière du partenaire d’exécution

Repérer les domaines se prêtant à un renforcement des capacités

Objectifs-clés (suite) :

Objectif de gestion: Aider à déterminer la modalité de remise

d’espèces la plus appropriée Guider la décision concernant la fréquence et

l’ampleur des activités de contrôle Envisager une évaluation des risques, mais

non sanctionnée par un verdict de “réussite” ou d’“échec”pour les partenaires d’exécution

Listes de contrôle de la microévaluation

Liste de contrôle A (évaluation simple)Expérience de travail avec ce partenaire pendant les 2

dernières annéesBons contrôles internesRapports financiers en temps opportun Même direction de gestion Pas d’ “incidents” majeursMême type de programmeVolume attendu qui ne devrait pas varier

Listes de contrôle de la microévaluation

• Liste de contrôle B (évaluation détaillée)• Statut du partenaire• Rentrées de fonds• Personnel• Politiques et procédures en matière de comptabilité• Audit interne et externe• Rapports et suivi• Systèmes d’information

Rapport de microévaluation

Évaluation globale des risques (risque élevé ou faible)

Résumé de la méthodologie utilisée Description des capacités dans chaque domaine Description des risques Recommandations pour pallier ces risques Liste de contrôle dûment remplie

Activités de contrôle

Connaissance des pratiques de contrôles internes et de gestion du partenaire

Déterminer si les fonds ont bien été utilisés aux fins convenues

Vérifier l’exactitude des rapports du partenaire sur l’utilisation des fonds pour s’assurer que cette utilisation est conforme et juste

Principes-clés

L’ampleur et la fréquence des activités de contrôle dépendent des risques et du montant des remises d’espèces

Investir davantage dans les activités de contrôle avec les partenaires plus fragiles

Activités de contrôle

Audits programmés Examens sur place

Vérifications ponctuellesAudits spéciaux effectués en raison de préoccupations

concernant des lacunes spécifiques Suivi programmatique

Suivi sur le terrainExamens annuels

Audit programmé

Calendrier: une fois par cycle Qui fait l’objet d’un audit:

Le partenaire qui a signé le Plan de Travail Annuel (AWP) = le même partenaire qui a signé le formulaire d’autorisation de financement et de confirmation des dépenses (Formulaire FACE)

Le même partenaire que celui ayant fait l’objet d’une microévaluation

Audit programmé (suite)

Plafond: 500.000 US$ au total de la part de tous les organismes par cycle

Qui effectue l’audit? L’Institution Supérieure de Contrôle des Finances

Publiques (SAI) Un cabinet public d’experts-comptables

Un organisme de l’ONU peut demander qu’un audit soit effectué (cf. dispositions du CPAP)

Pourquoi le formulaire FACE?

Pour réduire la complexité des procédures de gestion des remises d’espèces aux parteniares d’exécution

Pour réduire les coûts de transaction pour les partenaires d’exécution et le personnel des organismes des NU

Et ce faisant, libérer du temps pour un recentrage sur les questions de programmation

Fonctions du formulaire FACE

Confirme les dépenses et fournit une base pour le décaissement des fonds au cours de la période suivante

Sert à la fois de demande avant dépense, de vérification de l’utilisation des fonds et de facture.

Permet des décaissements trimestriels et non plus basés sur la transaction

Appuie les avances, les paiements directs et les remboursements

Avantages du formulaire FACE:

Ne requiert pas de documentation complémentaire (par ex. factures)

Un seul format pour tous les organismes membres du Comité Exécutif de l’UNDG et tous les partenaires

Les montants décaissés et non utilisés sont reprogrammés

Directives

Le formulaire FACE est aligné sur le Plan de Travail Annuel (AWP) et est centré sur l’enregistrement des demandes/dépenses au niveau de chaque activité. Ces activités étant spécifiées dans l’AWP.

Le Plan de Travail Annuel (AWP) précise l’identité du/des signataires du formulaire FACE.

La délégation d’un signataire pour le formulaire FACE doit faire l’objet d’un accord entre toutes les parties.

Généralement, l’instance qui signe le Plan de Travail Annuel est la même que pour le formulaire FACE

Directives (suite):

Une demande de financement par le biais d’un formulaire FACE doit être accompagnée d’une estimation détaillée des coûts suivant les directives de l’organisme concerné

Cette estimation détaillée acompagnant le formulaire FACE doit faire l’objet de négocations au niveau du pays et dépend de la nature de l’activité.

La périodicité normale de décaissement est d’une fois par trimestre

Calendrier

Macroévaluation Bilan Commun de pays (CCA)

Opérations pour pallier les lacunes en matière Plan-cadrede capacités (UNDAF)

Accord sur les principes et activités CPAP Microévaluations et accords avant les Plans de sur les activités de contrôle Travail Annuels

(AWPs) pour chaque partenaire d’exécution

Formulaire FACE une fois l’AWP signé

Sujets courants de préoccupation concernant l’Approche harmonisée

HACT:

Les évaluations et leurs conclusions ne sont pas acceptées par les partenaires d’exécution;

Absence d’accord sur les risques entre organismes des NU

Les Partenaires d’exécution n’acceptent pas les activités de contrôle

Le financement des évaluations et des audits

Pour en savoir plus…

www.undg.org