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. . . . . .. . . . Archimed, concepteur de vos solutions numériques

Archimed Watch Doc 2.1 Gestionnaire d’impression

Outil complet, performant et simple d’utilisation, AWD 2.1 s’adapte à toute problématique de contrôle et de paiement des impressions

Archimed 49, boulevard de Strasbourg 59042 Lille Cedex Tél. 03.20.13.10.60 www.archimed.fr

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© 2002 – Archimed 2

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Table des matières

Comment optimiser la gestion de votre service d’impression ? .......4

• Les possibilités offertes par Archimed Watch Doc ........................................................ 4

• Les performances techniques ....................................................................................... 5

La grande compatibilité ................................................................................................. 5

Les différents types « d’authentification » ..................................................................... 5

Les divers modes de paiement...................................................................................... 5

La personnalisation et le multilinguisme........................................................................ 6

• Les outils d’administration et d’utilisation ...................................................................... 7

Comment AWD 2.1 répond à vos besoins ?.........................................8

• Les solutions pour une entreprise ................................................................................. 8

Le suivi et les prévisions................................................................................................ 8

L’optimisation des ressources ....................................................................................... 8

• Les solutions pour un organisme public ........................................................................ 9

L’organisation du service d’impression.......................................................................... 9

Le contrôle des demandes d’impression ....................................................................... 9

La tarification des impressions .................................................................................... 10

La gestion des réclamations........................................................................................ 10

La responsabilisation des utilisateurs.......................................................................... 10

Comment fonctionne AWD 2.1 ?..........................................................11

• La définition de la politique d’impression..................................................................... 11

Le contrôle des ressources ......................................................................................... 11

Le déblocage et la suppression des travaux d’impression .......................................... 12

• Les services utilisateur ................................................................................................ 12

AWD 2.1 - Présentation

© 2002– Archimed 3

La visualisation et sélection des travaux ..................................................................... 12

La confirmation et le paiement .................................................................................... 14

• La gestion des paiements ........................................................................................... 15

La gestion des grilles de tarification ............................................................................ 15

La gestion des comptes utilisateurs ............................................................................ 16

La facturation............................................................................................................... 16

La gestion des quotas ................................................................................................. 16

• L’édition de statistiques ............................................................................................... 17

A la carte ..................................................................................................................... 17

L’exportation des données pour l’analyse ................................................................... 18

Quelles sont les configurations de la plate-forme d’exploitation ?.19

• La configuration logicielle ............................................................................................ 19

Le serveur AWD .......................................................................................................... 19

Le poste de confirmation et de paiement des impressions ......................................... 19

Les postes utilisateur................................................................................................... 19

• La configuration matérielle .......................................................................................... 20

Le serveur AWD .......................................................................................................... 20

Le poste de confirmation et de paiement des impressions ......................................... 20

Les imprimantes .......................................................................................................... 20

Les lecteurs de cartes ................................................................................................. 20

• La complémentarité des logiciels Archimed ................................................................ 21


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Comment optimiser la gestion de votre service d’impression ? Archimed Watch Doc 2.1 (AWD 2.1 ) permet d’instaurer une politique complète de gestion des impressions au sein d’un organisme public ou d’une entreprise. AWD 2.1 facilite la mise en oeuvre adaptée et efficace d’un partage et d’un contrôle des ressources, tant pour l’administrateur chargé d’en définir les règles que pour les utilisateurs ayant accès au service d’impression du réseau. C’est une solution logicielle optimale et souple de gestion d’un service d’impression donnant la possibilité de partager les imprimantes, d’optimiser la consommation des ressources, voire de faire payer les impressions …

Les possibilités offertes par Archimed Watch Doc

Riche en fonctionnalités et modulaire, AWD 2.1 vous permet de :

• partager les imprimantes entre les différents services ou utilisateurs en fonction des besoins de chacun,

• limiter les impressions en fonction de leur poids ou de leur nombre de pages,

• définir une durée de vie pour une demande d’impression au-delà de laquelle celle-ci est automatiquement annulée,

• définir un quota par utilisateur, c’est-à-dire fixer le nombre maximum de pages qu’il peut imprimer sur une période donnée,

• faire payer les impressions selon des grilles de tarification définies en fonction des imprimantes et des profils d’utilisateurs,

• analyser finement le volume des travaux d’impression de votre réseau grâce à un module de gestion statistique qui journalise toutes les impressions des utilisateurs …



Les performances techniques

AWD 2.1 est un produit modulaire où les fonctionnalités sont exploitées différemment selon l’organisation de votre service d’impression. Son déploiement souple s’adapte aux différentes architectures techniques et peut être exploité selon plusieurs scénarios.

La grande compatibilité AWD 2.1 peut contrôler toutes les impressions demandées à partir des postes utilisateurs ayant des systèmes d’exploitation différents. Il est compatible avec les impressions venant du monde Windows (Windows NT, 2000, XP, 95, 98, 3.11), Macintosh (avec une gestion des impressions uniquement via carte) et Unix (Linux et autres). La plate-forme d'exploitation d’AWD 2.1 est standard. AWD 2.1 fonctionne en effet dans un environnement Windows NT ou 2000 dont il exploite et enrichit les fonctionnalités du serveur d’impression. AWD 2.1 est compatible avec de nombreuses imprimantes Postscript, PCL 5 ou le mode EMF pour les systèmes récents. Il fonctionne ainsi avec la plupart des imprimantes Hewlett Packard, Xerox, Epson, etc. 1

Les différents types « d’authentification » Archimed Watch Doc peut être utilisé de différentes manières selon l’authentification choisie :

- l’utilisateur possède un compte NT et, au moment de débloquer ses impressions, AWD ne lui présente que la liste des impressions qu’il a lancées sous son login.

- Ou l’utilisateur sélectionne dans une liste de stations celle depuis laquelle il a lancé les impressions qu’il souhaite débloquer.

- Ou, au moment de débloquer, la liste de toutes les impressions lancées depuis tous les postes du réseau s’affiche et l’utilisateur sélectionne son impression (mode anonyme).

- Ou, dans le cas où l’utilisateur débloque ses impressions depuis son poste de consultation, AWD n’affiche automatiquement que les impressions lancées depuis le poste en question.

Les divers modes de paiement AWD 2.1 facture le paiement des impressions en gérant, pour chaque utilisateur, un compte électronique ou une carte qui sont débités au fur et à mesure des impressions. AWD 2.1 gère les lecteurs de carte magnétique de type photocopie des sociétés Cartax®, Cartadis®, Sedeco® et le lecteur de carte à puce GemClub Mémo de la société Gemplus®.

1. Postsript et PCL sont deux langages d’imprimantes normalisés. Quelle que soit la marque de l’imprimante, la plupart sont compatibles avec l’un ou l’autre de ces deux langages, voire les deux.



La personnalisation et le multilinguisme Grâce à sa modularité, la version 2.1 d’AWD est facilement personnalisable. L’administrateur a en effet la possibilité de modifier tous les messages des interfaces. Au besoin, il peut donc aussi traduire et adapter ces messages à la langue de l’utilisateur. AWD est déjà disponible dans les versions anglaise et espagnole.



Les outils d’administration et d’utilisation

Pour utiliser AWD 2.1, vous disposez de deux interfaces. La première pour administrer les services d’impression et la seconde pour permettre aux utilisateurs de confirmer et de payer les impressions. L’outil d’administration Archimed Watch Doc Web Pack (AWD Web Pack) et l’interface utilisateur d’AWD 2.1 sont des applications entièrement web. Conviviales et intuitives, elles permettent ainsi, à l’aide d’un simple navigateur web, d’exploiter AWD 2.1.

Archimed Watch Doc Web Pack Interface d’administration

AWD Web Pack est l’interface d’administration de AWD 2.1. Elle permet à l’administrateur de : • définir les contrôles

d’impression (durée de vie des impressions, poids et nombre de pages maximum d’un fichier d’impression)

• débloquer ou supprimer des travaux d’impression

• gérer le paiement (définition des grilles de tarification, gestion des comptes utilisateur …)

• éditer des statistiques

Interface client d’AWD 2.1

Interface Web Client

Cette interface permet aux utilisateurs de confirmer leurs impressions avant qu’elles ne soient lancées. Elle permet à l’utilisateur de : • visualiser l’état de

l’imprimante (OK, Offline, « plus de papier », « plus d’encre »)

• visualiser ses demandes d’impression

• visualiser les documents

• confirmer le lancement de ses impressions

• payer ses impressions


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Comment AWD 2.1 répond à vos besoins ? Aujourd’hui, de plus en plus d’organisations souhaitent mettre en place une véritable politique de gestion des impressions afin de mieux maîtriser leurs coûts ou d’offrir à leur clientèle une automatisation simple des paiements. C’est le cas des entreprises privées soucieuses de sensibiliser leur personnel à cette dépense et de nombreux organismes publics ayant besoin de gérer un libre service d’impression et de le facturer.

Les solutions pour une entreprise

AWD peut se révéler un outil d’analyse et de contrôle performant pour suivre la consommation des impressions au sein d’une entreprise.

Le suivi et les prévisions AWD 2.1 journalisant tous les travaux d’impression, l’administrateur peut éditer des statistiques en combinant plusieurs critères comme le nom de l’imprimante sur laquelle il souhaite faire porter son analyse, les utilisateurs d’un service ou une période donnée (impressions effectuées depuis le … jusqu’au …). L’exploitation de ces résultats permet à l’administrateur d’analyser l’évolution des besoins en impression pour chaque service, de faire des prévisions sur l’achat des consommables indispensables au bon fonctionnement du service d’impression.

L’optimisation des ressources L’administrateur, en fixant pour chaque imprimante des limites d’impression en terme de poids de fichiers et de nombre de pages, évite de gaspiller des consommables ou de saturer des imprimantes quand elles ne sont pas destinées à supporter de gros travaux d’impression.



Les solutions pour un organisme public

Dans un lieu ouvert au public, où le service d’impression est librement proposé à un grand nombre d’utilisateurs, AWD 2.1 va permettre :

• d’organiser le service, en particulier afin que les utilisateurs identifient et obtiennent facilement les impressions qu’ils ont demandées,

• de faire payer, si nécessaire, le service en appliquant une grille de tarification selon l’imprimante avec une gestion automatique des comptes de paiement.

L’organisation du service d’impression Le principe de base est le suivant : les utilisateurs ont accès à des postes publics à partir desquels ils peuvent demander l’impression de divers documents (par exemple un document Word si le poste est dédié à la bureautique, des pages web si le poste est dédié à Internet …). Selon le poste utilisé, les travaux d’impression partent vers telle ou telle imprimante qui, compte tenu de ses caractéristiques, est réservée à des usages spécifiques (imprimante couleur pour le poste dédié à Internet, imprimante noir et blanc pour le poste dédié à la bureautique …). Pour chaque imprimante, des limites peuvent être fixées en terme de poids de fichiers ou de nombre de pages, permettant ainsi d’exclure de gros travaux d’impression qui pourraient monopoliser une imprimante un certain temps, voire la bloquer. Toutes les demandes d’impression sont interceptées par AWD qui identifie le poste et l’utilisateur à l’origine de la demande. Ce dernier doit ensuite confirmer ses impressions pour les obtenir. Cette étape lui permet d’identifier clairement toutes les impressions qu’il a demandées et d’éliminer éventuellement les travaux d’impression dont il n’a plus l’utilité. D’autre part la possibilité est offerte par AWD 2.1 de lui facturer ses impressions si ce service est payant. Le contrôle possible de la durée de vie d’une demande d’impression permet également de pallier la négligence des utilisateurs qui ne confirmeraient pas des travaux d’impression sans pour autant les supprimer.

Le contrôle des demandes d’impression Avec AWD 2.1, la confirmation peut se faire soit directement sur le poste de travail de l’utilisateur, soit sur un poste dédié uniquement à la confirmation des impressions. Ce poste dédié peut être une solution d’autant plus pertinente si celui-ci se trouve à proximité de l’imprimante. L’utilisateur lance toutes ses impressions en même temps à partir du poste de confirmation et peut donc récupérer ses feuilles sans que quelqu’un puisse intercaler d’autres impressions, mélangeant ainsi les divers travaux. L’utilisateur dispose en quelque sorte d’un contrôle visuel sur ses travaux en cours d’impression, vu la proximité du poste de confirmation avec l’imprimante.



AWD 2.1 donne également la possibilité à l’utilisateur de transférer ses impressions d’une imprimante à une autre, dans le cas où une imprimante serait trop sollicitée ou bloquée au moment où il souhaite imprimer ou s’il a changé d’étage ou de bâtiment entre la demande d’impression et sa confirmation.

La tarification des impressions Au moment de la confirmation des demandes d’impression, AWD 2.1 calcule automatiquement le coût de toutes les impressions en fonction du nombre de pages et de la tarification de l’imprimante. AWD 2.1 s’adapte à plusieurs modes de paiement :

• Porte-Monnaie Virtuel (PMV), compte électronique directement géré par AWD.

• Carte magnétique ou à puce interrogée puis débitée par AWD.

La gestion des réclamations L’interface statistique d’AWD 2.1 permet de visualiser le crédit d’un utilisateur avant et après son impression ainsi que le nombre de pages imprimées et le coût. Elle va donc faciliter la vérification des plaintes éventuelles et donc le remboursement de l’utilisateur.

La responsabilisation des utilisateurs Le principe de la confirmation des demandes d’impression va permettre de responsabiliser les utilisateurs d’un service d’impression :

• ils visualisent l’ensemble de leurs demandes d’impression,

• ils peuvent constater que certaines de ces demandes ont été supprimées puisqu’elles dépassaient soit en nombre de pages soit en taille de fichier les limites d’impression.

• Ils peuvent visualiser les documents qu’ils ont demandé avant une impression définitive et revalider ainsi le contenu

• ils peuvent éliminer certains travaux d’impression dont ils n’ont plus besoin

• ils visualisent leurs crédits ainsi que le coût de chaque impression

• ils confirment donc en toute connaissance de cause leurs travaux d’impression.

L’organisation peut aussi opter pour une politique de quota. Un compte est alors ouvert pour chaque utilisateur avec un crédit suffisant pour imprimer gratuitement un nombre déterminé de pages pour une période donnée. Il est donc possible, même si l’on ne fait pas payer les impressions, de responsabiliser les utilisateurs qui gèrent leurs travaux d’impression en fonction du crédit dont ils disposent et qu’ils ne peuvent en aucun cas dépasser.


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Comment fonctionne AWD 2.1 ? Archimed Watch Doc 2.1 dispose d’atouts fonctionnels qui en font un outil complet et évolutif :

• facilitant la mise en œuvre et le contrôle du partage des imprimantes pour l’administrateur,

• simplifiant la sélection et la confirmation des travaux d’impression pour les utilisateurs,

• permettant une gestion des paiements.

La définition de la politique d’impression

L’interface d’administrateur de Watch Doc, Archimed Watch Doc Web Pack, offre à l’administrateur la possibilité de superviser le service d’impression en tenant compte des besoins de chaque utilisateur et des capacités des différentes imprimantes présentes sur le réseau.

Le contrôle des ressources Avec AWD, l’administrateur définit, pour chaque imprimante, certains paramètres :

• la durée de vie maximale pour une demande d’impression au-delà de laquelle l’utilisateur ne peut plus la confirmer car elle est automatiquement annulée,

• les tailles maximales des impressions en Koctets ou en nombre de pages au-delà desquelles les demandes d’impression seront automatiquement supprimées par AWD 2.1. La définition de ces limites, en fonction des besoins des utilisateurs et des caractéristiques des imprimantes, assure un flux d’impression satisfaisant sur le réseau.



Archimed Watch Doc – Paramétrage des contrôles de ressources

Le déblocage et la suppression des travaux d’impression Ayant la possibilité de visualiser pour chaque imprimante la liste des travaux d’impression en cours (document, date, utilisateur, station, nombre de pages et taille), l’administrateur a la possibilité de débloquer et de supprimer certains travaux si nécessaire.

Les services utilisateur

Dans le cas où l’organisme utiliserait AWD pour que l’utilisateur visualise puis confirme ses demandes d’impression, AWD bloque celles-ci et ne les lance que lorsque l’utilisateur les a confirmées.

La visualisation et sélection des travaux La visualisation et la confirmation des demandes d’impression se font grâce à l’interface client d’AWD sur le poste de travail de l’utilisateur ou sur un poste dédié. L’utilisateur a demandé l’impression de plusieurs fichiers depuis son poste de travail. Il peut ensuite visualiser directement ses demandes d’impression par imprimante si il s’est identifié. Sinon il doit les sélectionner parmi la liste des travaux des utilisateurs en attente de confirmation.



Archimed Watch Doc – Liste des demandes d’impression Lorsqu’il visualise ses demandes d’impression, l’utilisateur peut éventuellement constater que certaines de ces demandes ont déjà été supprimées parce que la taille ou le nombre de pages du fichier excédait les limites d’impression déterminées par l’administrateur. A cette étape, il peut également éliminer lui-même des travaux d’impression dont il n’a plus l’utilité. Il a également la possibilité de visualiser les documents dont il a demandé une impression afin d’en valider le contenu avant une sortie « réelle » de ceux-ci.

AWD 2.1 – Visualisation d’un document avant le déblocage



La confirmation et le paiement Lorsque l’utilisateur demande l’impression des travaux sélectionnés, il visualise alors son crédit ainsi que le coût de chaque impression.

Archimed Watch Doc – Demandes d’impression sélectionnées pour être

confirmées Il peut donc réviser son choix d’impression en fonction de son crédit. Enfin il valide ses demandes d’impression et, suivant la configuration appliquée dans le service, AWD débite son compte ou sa carte de paiement.



La gestion des paiements

Selon le choix de l’administrateur, le service d’impression peut être géré en appliquant une politique de quota ou de paiement des impressions.

La gestion des grilles de tarification L’administrateur applique une grille de tarification par imprimante. Il peut créer un coût forfaitaire pour chaque page imprimée ou moduler le tarif par tranche de pages.

Archimed Watch Doc – Paramétrage d’une grille de tarification

Le principe de la dégressivité par tranche de pages peut être appliqué. Cette politique peut en effet inciter les utilisateurs à débloquer plusieurs travaux d’impression à la fois plutôt que de débloquer leurs impressions au fur et à mesure. Les coûts sont exprimés en unités par page et l’administrateur fixe le prix d’une unité.



La gestion des comptes utilisateurs Il est créé, par utilisateur, un ou plusieurs comptes qui sont crédités en unités payées manuellement.

Archimed Watch Doc – Gestion des porte monnaie virtuels

Il existe plusieurs types de comptes : le PMV (compte électronique géré par AWD), la carte magnétique et la carte à puce. L’approvisionnement en unités de ces comptes peut être réalisé par un professionnel ou, dans le cas des cartes, par une machine moyennant paiement.

La facturation Lors de la confirmation, le calcul automatique du coût des impressions est réalisé par AWD 2.1. Quel que soit le type de compte (PMV ou carte), celui-ci est débité automatiquement.

La gestion des quotas L’administrateur peut gérer son service d’impression mais sans les faire payer en appliquant une politique de quota envers les utilisateurs. Il crée alors un PMV pour chaque utilisateur et l’approvisionne en unités gratuites. Un programme automatique permet de recharger périodiquement les comptes en unités. L'administrateur l'exploite ainsi pour donner régulièrement des unités gratuites aux utilisateurs.



L’édition de statistiques

Archimed Watch Doc Web Pack permet d’éditer des statistiques sur les impressions (qu’elles aient été validées ou supprimées) qui sont très importantes pour suivre l’activité d’un service d’impression au sein d’un site public ou de votre entreprise.

A la carte L’administrateur sélectionne un ensemble de critères afin d’obtenir des statistiques précises selon ses attentes :

• Choix de la file d’impression,

• Choix de l’utilisateur,

• Choix du poste,

• Choix d’une période.

Il accède également aux statistiques concernant les impressions supprimées en fonction du motif de la suppression.

Archimed Watch Doc – Statistiques concernant les impressions supprimées



L’exportation des données pour l’analyse Les résultats sont édités sous la forme d’un tableau. Plusieurs exports de ces données sont possibles :

• en XML pour des logiciels de gestion de base de données

• en CSV pour des tableurs comme Excel.

Une analyse plus fine des données peut être effectuée, par exemple pour les consolider sous forme de tableaux de bord ou de graphiques. AWD 2.1 est également compatible avec SQL Server et Foxpro (pour les petits sites) pour le stockage de statistiques d’impression et le stockage des crédits dans les PMV des utilisateurs.


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Quelles sont les configurations de la plate-forme d’exploitation ?

La configuration logicielle

Le serveur AWD AWD 2.1 étant doté d’un outil d’administration web, son utilisation nécessite l’installation d’un serveur Windows NT ou Windows 2000, complétée d’Internet Information Server (IIS). AWD fonctionne également sous Windows 2000 Professionnel lorsque le volume d’impression et le nombre d’imprimantes et d’utilisateurs à gérer est faible.

Le poste de confirmation et de paiement des impressions Pour le poste de confirmation, il faut un poste Windows 95,98, 2000, XP ou NT. Le poste doit être également équipé d’un navigateur. Si le lecteur de carte est associé à ce poste, seuls les navigateurs Internet Explorer ou Archimed Internet Explorer sont compatibles. Si le paiement s’effectue via un PMV, AWD 2.1 est compatible également avec le navigateur Netscape.

Les postes utilisateur AWD 2.1 accepte les impressions provenant de systèmes d’exploitation différents. Il est compatible avec les impressions venant du monde Windows (Windows NT, 2000, XP, 95, 98 et 3.11), Macintosh et Unix (Linux et autres). Il convient néanmoins de préciser à ce niveau que la mise en œuvre d’AWD avec des clients Macintosh occasionne plusieurs contraintes : AWD nécessite alors la mise en place d’un poste de déblocage sous Windows NT, 95 ou 98 (et non sous Mac) et seul la paiement par carte est envisageable. Si la confirmation et le paiement des impressions s’effectuent depuis des postes de travail, la seule contrainte est l’installation d’un navigateur web. Concernant la fonction d’aperçu avant impression, elle ne fonctionne que si les postes utilisateurs sont sous Windows 2000 ou Windows XP.



La configuration matérielle

En terme de configuration matérielle, quatre éléments sont à prendre en compte.

Le serveur AWD La configuration conseillée est la suivante :

• sous Windows 2000 Server - Pentium II 350 avec 256 Mo RAM (128 minimum) et 2 Go de Disque Dur et IIS.

• sous Windows NT Server - Pentium 133 Mhz avec 128 Mo RAM (64 minimum) et 2 Go de Disque Dur et IIS.

Le poste de confirmation et de paiement des impressions Pour le poste de confirmation et de paiement, la configuration minimale est :

• Pentium 200 avec 32 Mo RAM sous windows 95/98 (64 conseillé).

• Pentium 200 avec 64 Mo RAM sous Windows NT ou XP (128 conseillé).

Les imprimantes AWD 2.1 est compatible avec de nombreuses imprimantes Postsript, PCL 5 et EMF. Il fonctionne ainsi avec la plupart des imprimantes Hewlett Packard, Xerox, Epson, etc.

Les lecteurs de cartes Utiles dans le cas d’un paiement par carte, ils sont soit associés au poste de paiement dédié ou présent sur chaque poste de travail, selon la configuration choisie. Les lecteurs de cartes compatibles avec AWD sont les suivants :

• Lecteurs de cartes magnétiques :

- Cartax 8203

- Cartax 8501

- Cartadis TC11-RS

- Intercard

- Sedeco resto

- Sedeco basic

- Sedeco secu

• Lecteurs de cartes à puce PC/SC (tel que le GEM PC410 de GemPlus) avec carte GemClub Memo



La complémentarité des logiciels Archimed

Le poste de paiement et les postes de consultation peuvent également être équipés de nos logiciels Archimed Internet Explorer et Stronghold.

• Archimed Internet Explorer (AIE)

AIE est un navigateur web sécurisé qui peut être installé sur le poste de confirmation. AIE permet de restreindre l’accès web à AWD et d’éviter ainsi que des utilisateurs se connectent à d’autres sites sur Internet.

• Stronghold

Stronghold est notre logiciel de sécurisation des postes publics. Il inclut les fonctionnalités suivantes : inhibition des raccourcis clavier, protection des fichiers, régénération automatique de la configuration par défaut lors du redémarrage de la machine.

Documents

Archimed Watch Doc 2 - cnrs-orleans.fr