ARCHIVES DU BUREAU DE SÉLECTION DE L ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/SELOR_TT_2009_DEF.pdfSELOR TABLEAU DE TRI 2009 par Michaël AMARA Bruxelles 2009 ARCHIVES DU BUREAU DE

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ARCHIVES DU BUREAU DE SÉLECTION

DE L’ADMINISTRATION FÉDÉRALE

SELOR

TABLEAU DE TRI 2009

par

Michaël AMARA

Bruxelles 2009

ARCHIVES DU BUREAU DE SÉLECTION

DE L’ADMINISTRATION FÉDÉRALE

SELOR

TABLEAU DE TRI 2009

par

Michaël AMARA

Bruxelles 2009

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LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme durant un certain temps. Il s’agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles ont en premier lieu un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles à un fonctionnement correct des institutions mêmes et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, permettant aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement d’une institution et l’impact sociétal de celle-ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans la pratique, il est cependant compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives au cas par cas. L’élaboration d’un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives numériques et sur support papier, produites par une institution, et mentionne leur délai de conservation et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après un certain temps et quels autres seront conservés pour leur valeur historique et transférés à terme vers les Archives de l’État. Ainsi, dès la production des documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l’Etat en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des archives, et donc une ressource importante en matière d’efficacité, d’économie des coûts et de réduction des risques. L’accélération de l’accumulation de la masse de papiers et la numérisation plus poussée entraînent un système hybride assez complexe et lancent un défi important à la bonne gestion de l’information. Si, dans de telles circonstances – ou sous la contrainte de celles-ci – les membres du personnel devaient déterminer eux-mêmes les séries d’archives papier et numériques à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette conservation, leurs décisions auraient tôt ou tard des conséquences funestes pour l’organisation. Une gestion non structurée des archives occasionne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de pièces d’archives potentiellement importantes. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie en matière de gestion des informations et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique.

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LISTE DES ABRÉVIATIONS AGR : Archives générales du Royaume BSC : Balanced Scorecard DGSF : Direction générale de la sélection et de la formation IFA : Institut de Formation de l’Administration fédérale MB : Moniteur Belge SAG : Service d’Administration générale SPR : Secrétariat Permanent de Recrutement SPF P&O : Service Public fédéral Personnel et Organisation VWS : Vast Wervingssecretariaat

SELOR – Tableau de tri

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TABLEAU DE TRI Le tableau de tri est un relevé systématique, une nomenclature de toutes les archives, quel que soit leur support, qui sont produites et reçues par un organisme dans l’exercice de ses activités. Il indique la nature des séries d’archives, le délai de conservation de chaque série, et leur destination définitive. Ainsi, dès la création des documents, l’institution sait lesquels pourront être détruits lorsque leur délai de conservation sera écoulé, et lesquels devront être conservés à titre permanent en raison de leur intérêt historique et/ou de leur valeur probante avant d’être versés aux Archives Générales du Royaume. Le tableau de tri reprend les données suivantes qui sont réparties entre les colonnes et les lignes: Les différents services producteurs d’archives Les différents processus qui composent le Selor sont indiqués dans des lignes horizontales qui sont grisées afin de rendre le tableau plus facilement lisible. Série d’archives Les archives sont décrites par séries. Celles-ci forment les subdivisions intellectuelles et matérielles principales du classement des documents. Les séries rassemblent des documents qui, quels que soient leur date, forme ou support matériel, sont destinés par nature à être conservés ensemble. Il s’agit de tous les documents papiers et numériques constitués dans l’accomplissement d’une mission ou d’une tâche spécifique ou qui ont été réunis du fait qu’ils présentent un élément commun, généralement de caractère formel, ou sont classés selon un même critère chronologique, alphabétique ou numérique. On parlera par exemple d’une série de procès-verbaux, de lettres ou de dossiers relatifs à une même problématique (dossiers de personnel,…). C’est au niveau de la série qu’il est le plus commode de trier les archives sans imposer une charge de travail trop lourde à ceux qui seront chargés des opérations de tri. Les pièces qui ont été intégrées aux archives par hasard et qui n’ont pas de lien direct avec l’exercice d’une fonction, ainsi que les livres et la documentation volante ne font pas partie des archives. Dates extrêmes Les séries sont datées le plus précisément possible, sur la base du document ou du dossier le plus ancien et du document ou du dossier le plus récent. Délai de conservation

Les délais de conservation indiquent combien de temps les documents doivent être conservés par les services. Souvent basés sur la durée d’utilité administrative, ils ont été fixés en concertation avec l’ensemble des services qui composent le Selor qui ont tous été consultés. Sauf mention contraire, il est important de noter que ce délai prend cours au 1er janvier qui suit la date du document le plus récent placé dans les dossiers concernés ou, plus simplement, au 1er janvier de la date de clôture de ces derniers. A titre d’exemple, le délai de conservation d’un dossier contenant des pièces produites entre septembre 2002 et octobre 2003 et dont le délai de conservation a été fixé à 5 ans sera écoulé à la date du 1er janvier 2009.

SELOR – Tableau de tri

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Destination définitive Une fois le délai de conservation écoulé, trois possibilités s’offrent à l’archiviste : la conservation intégrale, l’élimination intégrale ou l’élimination partielle. Dans la colonne prévue à cet effet, on mentionne « Conserver » dans le premier cas, « Eliminer » dans le second et « Trier » dans le troisième. La destination définitive des différentes séries d’archives a été déterminée par les Archives générales du Royaume en concertation avec le Selor, sur base de leur valeur administrative, culturelle, scientifique et historique. Les documents suivis de la mention « Eliminer » peuvent être détruits à la fin du délai de conservation. Une fois leur délai de conservation écoulé, les documents « à conserver » seront archivés, conditionnés, munis d’un inventaire et placés dans des locaux de conservation adéquats. A échéance régulière, ils seront versés aux Archives générales du Royaume. A terme, les fichiers numériques « à conserver » devront être sauvegardés sur un serveur à part et convertis dans un format ad hoc. En attendant le mise en œuvre de cette pratique, on veillera à ce que les fichiers numériques à conserver ne subissent aucune altération. Les documents à trier feront l’objet d’une sélection dont les critères sont toujours définis en concertation entre le Selor et les Archives Générales du Royaume. Remarques La colonne Remarques est réservée à des informations complémentaires sur la série ou sur la destination définitive : emplacement des archives, critères de tri à leur appliquer,…

SELOR - Tableau de tri

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Série Dates extrêmes Délai de conservation

Destination définitive

Remarques

SECRÉTARIAT DE L’ADMINISTRATEUR DÉLEGUÉ

Correspondance entrante Ca. 2003-auj. 5 ans Conserver

Correspondance sortante Ca. 2003-auj. 5 ans Conserver

Correspondance e-mail Ca. 2005-auj. 5 ans Trier Archivés dans Cosmos et sur disque E. Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés.

Notes du Ministre (Notes vertes) Ca. 2005-auj. 5 ans Conserver Copies placées dans Cosmos

Réponses aux questions parlementaires Ca. 2005-auj. 5 ans Eliminer Copies placées dans Cosmos. Originaux des réponses définitives conservées au Service juridique du SPF P&O.

Dossiers thématiques de l’Administrateur général Ca. 2002-auj. 5 ans Trier Opérer un tri quand l’inventaire des pièces sera dressé. Le tri sera effectué en concertation avec les Archives de l’Etat.


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Remarques

COMMISSIONS ET COMITÉS

Procès-verbaux et pièces annexes du Comité de gestion

1995-auj. 10 ans Conserver Actuellement conservés au service Gestion administrative et financière.

Procès-verbaux et pièces annexes du Comité scientifique

Ca. 2003-auj. 5 ans Conserver

Procès-verbaux et pièces annexes de la Commission de consultation pour la Sélection

2002-auj. 5 ans Conserver

Procès-verbaux et pièces annexes de la Commission de concertation relative aux procédures de sélection


SUPPORT PROCESSES

1. Gestion administrative et financière

Personnel et Organisation

Dossiers individuels du personnel Ca. 1990-auj. 65 ans après date de naissance

Eliminer Composés de copies de pièces conservées au SPF P&O. Les dossiers du personnel du SPR (1949-1996) sont conservés à la Chancellerie du Premier Ministre.


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Remarques

Base de données Contact DB Ca. 2006-auj. 65 ans Eliminer Contient diverses données de service relatives aux agents du Selor.

Base de données Uniweb Ca. 2005-auj. 10 ans Eliminer Contient diverses données relatives notamment à la gestion des absences.

Dossiers de recrutement Ca. 2005-auj. 10 ans Eliminer Composés de copies de pièces conservées au SPF P&O

Dossiers relatifs aux cercles de développement Ca. 2005-auj. 10 ans Eliminer Composés de copies de pièces conservées au SPF P&O

Dossiers de documentation sur la gestion du personnel

Ca. 2005-auj. 10 ans Eliminer Sur Cosmos

Notes de service Ca. 2005-auj. 10 ans Conserver

Statistiques concernant le personnel Ca. 2005-auj. 7 ans Conserver


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B&B

Comptes annuels Ca. 2005-auj. 7 ans Conserver Les différents comptes annuels sont régulièrement annexés aux procès-verbaux du comité de gestion.

Base de données PIA1 Ca. 2005-auj. 7 ans Eliminer

Base de données « Budget » 1998-2005 7 ans Eliminer Cette base de données a été remplacée par le progiciel PIA en 2005.

Dossiers des marchés publics Ca. 2000-auj. 7 ans Eliminer

Reporting financier mensuel Ca. 2005-auj. 3 ans Eliminer

Factures Ca. 2000-auj. 7 ans Eliminer

Bons de commande Ca. 2000-auj. 7 ans Eliminer

Extraits de comptes Ca. 2000-auj. 7 ans Eliminer

Dossiers de documentation sur la gestion comptable Ca. 2005-auj. 7 ans Eliminer Sur Cosmos

2. Facility

Correspondance Ca. 2006-auj. 3 ans Eliminer

Procès-verbaux des réunions de l’équipe 2008-auj. 3 ans Conserver

1 PIA est un progiciel de financial accounting développé par Ordiges.


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Descriptions de tâches récurrentes Ca. 2005-auj. 3 ans Eliminer Sur Cosmos

Tableaux d’occupation des locaux 2003-auj. 3 ans Eliminer Sur Cosmos

Tableaux des recommandés expédiés Ca. 2005-auj. 3 ans Eliminer

Factures liées à l’envoi de courrier recommandé Ca. 2005-auj. 3 ans Eliminer

Contrats Ca. 2000-auj. 7 ans Eliminer Concernent notamment le catering et l’achats de différents types de matériel.

Copies de factures et bons de commande Ca. 2005-auj. 3 ans Eliminer Pièces originales conservées au service B&B

Reporting financier transmis au service B&B Ca. 2005-auj. 3 ans Eliminer

Service Archives

Dossiers de moralité Ca. 1970- ? 70 ans après la date de naissance

Trier Conserver un dossier par année.

Candidatures spontanées de personnes handicapées sans suite

? 70 ans après la date de naissance

Eliminer

Dossiers de coopérants ? 70 ans après la date de naissance

Trier Conserver un dossier par année.

Dossiers de contractuels dont le recrutement a été déclaré irrégulier par la Cour des Comptes

? 70 ans après la date de naissance

Eliminer


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Dossiers relatifs à la mise en œuvre de la réforme des polices

Ca. 1995-2000 10 ans Conserver

Archives du Secrétaire permanent H.G. De Wilde Ca. 1980-2000 10 ans Conserver

3. Innovation & ICT

Innovation

Tests (format papier) Ca. 2003-auj. 7 ans Trier Classés par code des tests. Copies conservées dans Database Salto. Pour chaque année, conserver un exemple représentatif de tests cognitifs, de compétences, d’aptitude, de connaissances, de personnalité et linguistique.

Tests PC Ca. 2005-auj. 7 ans Trier Conservés dans DB Salto. Classés en 4 catégories : cognitifs, compétences, connaissance et personnalité. Appliquer les mêmes critères que pour les tests en format papier.

Statistiques Ca. 2006-auj. 7 ans Conserver

Rapports produits dans le cadre des enquêtes satisfaction


Copies de pièces liées aux marchés publics Ca. 2005-auj. 3 ans Eliminer Pièces originales conservées au service B&B.


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ICT

Dossiers projets IT Ca. 2005-auj. 3 ans Eliminer

Banque de données ADM Ca. 1998-auj. -- Conserver ADM permet la gestion administrative des sélections. Le système contient l’ensemble des données relatives aux personnes ayant participé aux tests et sélections du Selor.

Banque de données Salto Ca. 2003-auj. -- Conserver Salto contient un exemplaire de l’ensemble des tests organisés par le Selor.

Site Web Ca. 2000-auj. -- Trier Conserver les « site maps » successifs ainsi que les pièces de synthèse relatives à l’activité du service (rapports, statistiques,…) et aux campagnes de communication à destination des institutions publiques et des particuliers. Prévoir l’archivage des pages d’accueil du site permettant de reconstituer les chartes graphiques successives.


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4. Communication et Relation Management (CRM)

Communication externe

Correspondance e-mail Ca. 2006-auj. 3 ans Trier Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés.

Rapports annuels du Selor Ca. 1939-auj. 7 ans Conserver

Brochures d’information Ca. 2002-auj. 7 ans Conserver Conserver au moins un exemplaire dans chaque langue nationale.

Lettres d’information aux managers Ca. 2008-auj. 3 ans Conserver Conserver au moins un exemplaire dans chaque langue nationale.

Mailinglist Selor Ca. 2004-auj. 5 ans Conserver

Documents produits dans le cadre des manifestations organisées à l’extérieur


Films promotionnels Ca. 2008-auj. 3 ans Conserver

Communiqués de presse Ca. 2006-auj. 3 ans Conserver

Revues de presse Ca. 2006-auj. 3 ans Conserver


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Statistiques Ca. 2005-auj. 3 ans Conserver Statistiques relatives à l’activité du service.

Copies de pièces liées aux marchés publics Ca. 2005-auj. 3 ans Eliminer Copies de pièces originales conservées au service B&B

Gestion clients

Correspondance échangée avec les cabinets ministériels


Procès-verbaux et documents annexes des réunions du service Communication et Relation Management


Dossiers Contacts Clients Ca. 2005-auj. 7 ans Conserver Classés par SPF/SPP. Contiennent descriptions de fonctions, lettres, procès-verbaux de réunions préparatoires, avis des administrations sur les procédures qui les concernent.

Call Center

Demandes de renseignements Ca. 2006-auj. 2 ans Eliminer

Fiches de renseignements Ca. 2006-auj. 2 ans Eliminer


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FAQ Ca. 2005-auj. 3 ans Conserver Placé sur Cosmos

Pooling2

Correspondance Ca. 2007-auj. 3 ans Eliminer

Demandes de personnel introduites auprès du pooling

Ca. 2007-auj. 3 ans Eliminer

Banque de données des compétences du personnel Ca. 2007-auj. 10 ans Eliminer

Statistiques relatives à l’activité du service Ca. 2007-auj. 3 ans Conserver

5. Sous-processus anciennement regroupés au sein du Total Quality Management (TQM)

Care Management

Rapports du Groupe Baromètre3 Ca. 2006-auj. 7 ans Eliminer

Questionnaires du Groupe Baromètre Ca. 2006-auj. 7 ans Eliminer

Communication interne

Magazine « Selor @ home » Ca. 2004-auj. 3 ans Conserver Conserver au minimum un exemplaire de chaque numéro dans chacune des langues nationales.

2 Le Projet Pooling vise à mieux centraliser la répartition du travail des collaborateurs du Selor. Il vérifie la disponibilité des agents en fonction de leur agenda et de leurs compétences afin de pouvoir leur assigner certaines tâches (surveillance de sélections,…) lors de pics d’activité. 3 Le Groupe Baromètre est composé de représentants de chacun des processus et sous-processus. Il se réunit régulièrement afin d’évaluer la pression du travail, le stress, les conflits,…. Ces évaluations donnent lieu à un score. Celui-ci peut être suivi de recommandations compilées dans de courts rapports.


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« News-Flash » 2007-auj. 3 ans Conserver

Formation interne

Matériel didactique produit dans le cadre des formations internes


Dossiers relatifs à l’organisation des Cercles de développement


Dossiers relatifs au Projet « My Development4 » Ca. 2006-auj. 7 ans Eliminer

Gestion des connaissances

Dossiers relatifs à l’amélioration et à l’uniformisation des processus (Gabarits)


Dossiers relatifs à l’implémentation de Cosmos Ca. 2005-auj. 5 ans Conserver

Service juridique et Gestion des plaintes

Dossiers de plaintes 2006-auj. 3 ans Conserver Classés par processus concernés. Copies scannées placées sur Cosmos. Veiller à conserver les pièces originales.

Copies des dossiers d’affaires soumises au Conseil d’Etat

Ca. 2005-auj. 7 ans Eliminer Sur Cosmos. L’original se trouve au service juridique du SPF P&O.

Jurisprudence des litiges Ca. 2006-auj. 7 ans Conserver

4 Ce projet vise au développement de parcours de formation individuels pour tous les collaborateurs du Selor.


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BSC

Résultats des évaluations opérées dans le cadre du Balanced Scorecard


6. Diversité

Notes adressées aux Cabinets ministériels et à l’administrateur délégué


Procès-verbaux des réunions du team Diversité Ca. 2006-auj 3 ans Conserver

Tests adaptés Ca. 2005-auj. 7 ans Trier Pour chaque année, conserver un exemplaire de test adapté à chaque type d’handicap.

Banque des données des adaptations demandées Ca. 2005-auj. --- Conserver

Demandes d’adaptations Ca. 2005-auj. 15 ans Eliminer

Dossiers de projets Ca. 2003-auj. 7 ans Conserver

Documents produits dans le cadre de présentations et de campagnes de communication


Site Selor@Diversity Ca. 2005-auj. -- Conserver


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KEY PROCESSES

1. Sélection

Correspondance entrante et sortante Ca. 2002-auj. 7 ans Conserver

Indicateur de la correspondance entrante et sortante Ca. 2002-auj. 7 ans Conserver

Réponses aux questions parlementaires Ca. 2002-auj. 7 ans Eliminer Copies placées dans Cosmos. Originaux des réponses définitives conservées au Service juridique du SPF P&O.

Procès-verbaux des réunions de l’équipe en charge de la sélection

Ca. 2006-auj 7 ans Conserver

Statistiques relatives à la sélection Ca. 2005-auj. 7 ans Conserver

Procès-verbaux de sélections Ca. 1975-auj. 15 ans Trier Pour chaque type de sélection, conserver 1 exemplaire de PV représentatif par année.

Le délai de conservation s’applique tant aux PV des sélections des statutaires (réserves de recrutement compris), top-managers que contractuels.


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Dossiers de sélections Ca. 1990-auj. 1 an Trier Pour chaque type de sélection, conserver 1 exemplaire de dossier représentatif. Depuis 2006, copie intégrale de ces dossiers est conservée dans Selorama (Cosmos).

Le délai de conservation s’applique tant aux dossiers des sélections des statutaires (réserves de recrutement compris), top-managers que contractuels.

Cahiers d’examens des candidats Ca. 2006-auj. 1 an Eliminer

Dossiers personnels des candidats Ca. 2005-auj. 15 ans Eliminer Sous format numérique.

Documents placés dans Selorma Ca. 2006-auj. 15 ans Conserver Copies et originaux de toutes les pièces liées à l’organisation des sélections classées par années et sous-processus.

2. Certification

Certification Langues

Correspondance entrante et sortante Ca. 2007-auj. 3 ans Trier Seuls les courriels reçus ou envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches sont à conserver. Les e-mails personnels ou purement informatifs peuvent être éliminés.

Statistiques relatives à l’activité du service Ca. 2005-auj. 7 ans Conserver


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Procès-verbaux des tests linguistiques Ca. 1970-auj. 15 ans Trier Conserver 1 PV représentatif par année.

Règlements d’ordre relatifs aux examens linguistiques


Composition des jurys des tests linguistiques Ca. 2004-auj. 5 ans Eliminer

Circulaires annonçant les dates des sessions Ca. 2004-auj. 5 ans Eliminer Publiées au Moniteur Belge

Listes des gens exclus pour un an pour cause d’absence injustifiée


Tests Ca. 2006-auj. 1 an Trier A la fois sur papier, sur PC ou tests oraux (grilles). Conserver un exemplaire de chaque type de test par an.

Certification compétences


Listes des résultats des tests en droit Ca. 2007-auj. 10 ans Eliminer

Listes des résultats des tests psycho-diagnostique Ca. 2007-auj 10 ans Eliminer

Copies des certificats délivrés Ca. 2007-auj. 5 ans Eliminer


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Dossiers relatifs à la certification des responsables P&O


3. Orientation


Procès-verbaux des réunions de l’équipe Ca. 2006-auj 3 ans Conserver Sur Cosmos

Statistiques relatives à l’activité du service. Ca. 2005-auj. 7 ans Conserver

Marché interne

Procès-verbaux des recrutements marché interne Ca. 2005-auj. 15 ans Trier Conserver 1 PV représentatif par année.

Dossiers des recrutements marché interne Ca. 2005-auj. 1 an Trier Conserver 1 dossier représentatif par année le même que celui pour lequel le PV est conservé.

Accession

Procès-verbaux des épreuves d’accession Ca. 2005-auj. 15 ans Trier Conserver 1 PV représentatif par année.

Dossiers des épreuves d’accession Ca. 2005-auj. 1 an Trier Conserver 1 dossier représentatif par année, le même que celui pour lequel le PV est conservé.


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Missions d’orientation

Dossiers relatifs à l’organisation des missions d’orientation

Ca. 2006-auj. 5 ans Trier Pour chaque année, conserver les pièces relatives à une mission d’orientation représentative.

Classés par clients sur Cosmos. Selon les types de procédures peut contenir des listes de résultats, des évaluations de candidats,…

Tests organisés dans le cadre des missions d’orientation

Ca. 2006-auj. 1 an Eliminer

Rapports produits dans le cadre des missions d’orientation organisés au profit de tiers
