Archives produites par les Centres publics d’Action sociale en …arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/local_lokaal/CPAS_OCMW/... · 2011-05-23 · classement et tableau de tri, Bruxelles,

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN

TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

66

Archives produites par les Centres publics d’Action socialeen Région wallonne

Tableau de tri

[2011]

par

Laurent HONNORÉ

et

Michel NUYTTENSCOORD.

Brussel – Bruxelles2011

9789057463495

ISBN 978 90 5746 349 5

4987

ARCHIVES PRODUITES PAR LES CENTRES PUBLICS D’ACTION SOCIALE EN RÉGION WALLONNE

TABLEAU DE TRI

[2011]





66

ISBN : 978 90 5746 349 5

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

D/2011/531/045

Bestelnummer – Numéro de commande : Publ. 4987

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck

1000 Brussel – Bruxelles





66

Archives produites par les Centres publics d’Action sociale en Région wallonne

Tableau de tri

[2011]

par

Laurent HONNORÉ

et

Michel NUYTTENS coord.

Brussel – Bruxelles 2011

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TABLE DES MATIÈRES

Avant-propos ............................................................................................................................ 7

Introduction .............................................................................................................................. 9

Qu’est-ce qu’un tableau de tri ? ............................................................................................ 9

Le contexte de la publication ................................................................................................. 9

La structure du tableau de tri............................................................................................... 11

L’utilisation du tableau de tri............................................................................................... 11

La procédure à suivre pour l’élimination des archives ....................................................... 12

Le dépôt aux Archives de l’État ........................................................................................... 13

Des conseils sur la gestion des archives .............................................................................. 13

Tableau de tri.......................................................................................................................... 15

A. Documents relatifs à l’organisation et à la gestion du CPAS ......................................... 15 A.1. Direction et organes de concertation ........................................................................ 15 A.2. Administration générale ........................................................................................... 18 A.3. Affaires juridiques et assurances.............................................................................. 22 A.4. Gestion informatique................................................................................................ 25 A.5. Gestion des ressources humaines. Personnel ........................................................... 27 A.6. Prévention et protection du travail ........................................................................... 38 A.7. Gestion financière..................................................................................................... 42 A.8. Gestion du patrimoine et des biens. Travaux, achats et logistique........................... 49

B. Documents relatifs aux missions et aux pôles d’activité du CPAS.................................. 55 B.1. Aide sociale .............................................................................................................. 55 B.2. Gestion des maisons de repos et de soins, homes pour enfants, institutions pour personnes handicapées et autres structures d’accueil liées au CPAS............................... 65

Annexe. Liste des services des Archives de l’État compétents en matière de surveillance en Région wallonne................................................................................................................. 71

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AVANT-PROPOS

La réalisation de ce tableau de tri est le résultat d’une collaboration entre les Archives de l’État et l’Association des Archivistes francophones de Belgique (AAFB). Le groupe de travail constitué spécifiquement au sein de cette association pour les archives de CPAS était formé des personnes suivantes : Nancy Geuzaine (CPAS d’Uccle) Carine Gouvienne (CPAS de Charleroi) David Guilardian (CPAS de Bruxelles) Claude Honoré (CPAS de Liège) Serge Maurin (CPAS de Molenbeek) Nancy Ricaille (CPAS de La Louvière) Ahn-Sook Verniers (CPAS d’Uccle) Les auteurs remercient toutes les personnes qui, par leurs remarques et suggestions, ont contribué à l’élaboration de ce tableau de tri, en particulier Madame Rosette Andreani (CPAS de Mons). Le document est également consultable sur les sites internet des Archives de l’État (http://arch.arch.be) et de l’AAFB (www.archivistes.be).

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INTRODUCTION

QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI ?

Un tableau de tri est une liste systématique de toutes les catégories de documents d’archives produits, c’est-à-dire créés ou reçus, par une institution, quels que soient le support, le contenu ou la nature de ces documents. Il ne s’applique donc pas seulement aux documents papier mais aussi aux archives produites sous un format électronique. Pour chaque type de document, le tableau de tri mentionne deux éléments essentiels : d’une part le délai pendant lequel les documents doivent être conservés en raison de leur utilité administrative ou de leur valeur juridique pour le fonctionnement du CPAS ; d’autre part la destination définitive des documents, c’est-à-dire soit l’élimination, soit la conservation à des fins historiques. La mise en œuvre d’un tableau de tri présente trois avantages majeurs :

1. Le tableau de tri permet d’identifier les documents qui doivent être conservés et ceux qui peuvent être éliminés. Il permet donc de se défaire dans un délai raisonnable des documents qui n’ont plus d’intérêt pour la politique de gestion de l’institution. Il est dès lors possible de réduire la masse des archives conservées et de diminuer les coûts liés à la conservation des documents. Il y a donc gain de place et d’équipement. 2. Il contribue à l’amélioration de la gestion des archives. Le tri et l’élimination d’une partie des archives facilitent le traitement des archives qui restent, c’est-à-dire d’une part celles dont l’institution a régulièrement besoin dans l’exercice de ses missions et d’autre part celles qui doivent être conservées à long terme. Les gestionnaires au sein de l’institution peuvent ainsi retrouver plus facilement et plus rapidement les documents dont ils ont besoin. Il en résulte un gain de temps appréciable dans les procédures de travail, une amélioration de la communication interne et externe et un renforcement de l’image de l’organisation. 3. Il permet de répondre aux exigences légales en matière de conservation d’archives, tout en préservant les documents ayant une valeur historique.

LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION

Le tableau de tri des archives des Centres publics d’action sociale (CPAS) présenté dans les pages qui suivent constitue une adaptation et une mise à jour du tableau de tri publié en 20051. Ce dernier a été largement diffusé dans les CPAS des trois régions du pays. Il a été présenté lors de journées d’information organisées sur l’initiative des Archives de l’État à destination des secrétaires de CPAS2. Il a suscité de nombreuses remarques et propositions

1 L. HONNORÉ, M. LIBERT et M. NUYTTENS, Archives produites par les Centres publics d’action sociale. Plan de classement et tableau de tri, Bruxelles, 2005 (Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces. Tableaux de gestion et tableaux de tri, 2). 2 Conservation empirique ou gestion cohérente ? Les secrétaires de CPAS confrontés aux archives. Actes de la journée d’information relative aux archives des CPAS organisée par les Archives de l’État à Mons en collaboration avec la Section provinciale du Hainaut de l’Association wallonne des secrétaires de CPAS. Mons, 16 juin 2003, édités par Laurent HONNORÉ et Marc LIBERT, Bruxelles, 2004 (Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces. Miscellanea archivistica. Studia, 157).

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d’améliorations formulées par des secrétaires et employés de CPAS, notamment lors de campagnes d’inspection menées dans les arrondissements judiciaires de Liège, Charleroi et Mons3. Le SPP Intégration sociale a également transmis ses observations. Enfin, le tableau de tri de 2005 a fait l’objet d’un examen approfondi de la part d’un groupe de travail constitué au sein de l’Association des Archivistes francophones de Belgique (AAFB). Par ailleurs, les données rassemblées dans le cadre de l’élaboration d’un tableau de tri des archives de CPAS par la Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek- Archief- en Documentatiewezen (VVBAD) ont aussi été exploitées4. Sur cette base, le tableau de tri a été revu à la fois sur la forme et sur le fond. Sur la forme, la présentation et la terminologie utilisées ont été simplifiées afin de réaliser un instrument facilement utilisable y compris par des personnes sans formation archivistique préalable. Sur le fond, les principales modifications apportées sont les suivantes : 1. Le tableau de tri fait désormais l’objet de trois versions pour chacune des trois régions bruxelloise, flamande et wallonne, en raison de l’introduction progressive d’une législation et d’une réglementation régionales depuis la réforme institutionnelle de 1993. 2. La structure du tableau de tri a été revue. Le tableau de tri de 2005 reposait sur un modèle structurel, c’est-à-dire qu’il cherchait à refléter une division en services. En raison de la grande diversité des organigrammes dans les CPAS, ce modèle a été abandonné au profit d’un tableau de tri de type fonctionnel. Dès lors, la subdivision du tableau de tri reflète désormais les domaines d’activité dans lesquels les CPAS sont ou ont été actifs : les documents produits dans le cadre de l’exécution d’une tâche ou d’un type d’activités sont classés dans une seule subdivision du tableau. Le tableau pourra ainsi être aisément mis à jour pour tenir compte de l’évolution des compétences des CPAS. 3. Les bases légales qui permettent de déterminer le délai minimum de conservation administrative ont été systématiquement précisées dans tous les cas où une référence légale a pu être identifiée. 4. Les délais de conservation et les règles de tri ont été partiellement revus dans un souci de simplification et pour tenir compte des espaces limités que les CPAS peuvent consacrer à la conservation de leurs archives. La principale modification concerne les dossiers sociaux (code B.1.2.1 de la nouvelle version du tableau de tri). Le délai minimum de conservation a été ramené à 15 ans après la date de la clôture du dossier. Les règles de tri ont été précisées afin de tenir compte des divers types de classement de ces dossiers par les CPAS. 5. Les archives produites par les hôpitaux n’ont plus été reprises dans la mesure où peu de CPAS gèrent encore aujourd’hui des hôpitaux. En outre, les documents produits par les hôpitaux sont nombreux et complexes et justifient la réalisation d’un tableau de tri spécifique, actuellement en cours d’élaboration par les Archives de l’État.

3 S. DUBOIS, Les archives des Centres publics d’action sociale (CPAS) de l’arrondissement judiciaire de Liège. Rapport d’inspection, Bruxelles, 2009 (Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces. Miscellanea archivistica. Studia, 179) ; L. HONNORÉ et P.-J. NIEBES, Les archives des Centres publics d’action sociale (CPAS) des arrondissements judiciaires de Charleroi et de Mons, Bruxelles, 2010 (Archives générales du Royaume et Archives de l’État dans les provinces. Miscellanea archivistica. Studia, 189). 4 Selectielijst OCMW's, opgemaakt door de subwerkgroep Selectielijst OCMW's (VVBAD vzw) en goedgekeurd door de Algemeen Rijksarchivaris op 17 augustus 2009.

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LA STRUCTURE DU TABLEAU DE TRI

Le tableau de tri est désormais constitué de deux grandes subdivisions. La première (identifiée par la lettre A) concerne les documents relatifs à l’organisation et à la gestion du CPAS. On y énumère les documents produits dans le cadre du fonctionnement administratif général du CPAS. Les huit rubriques suivantes ont été distinguées :

A.1. Direction et organes de concertation A.2. Administration générale A.3. Affaires juridiques et assurances A.4. Gestion informatique A.5. Gestion des ressources humaines. Personnel A.6. Prévention et protection du travail A.7. Gestion financière A.8. Gestion du patrimoine et des biens. Travaux, achats et logistique

La seconde subdivision (identifiée par la lettre B) traite des documents relatifs aux missions spécifiques et aux pôles d’activité des CPAS. Les deux rubriques suivantes ont été distinguées :

B.1. Aide sociale B.2. Gestion des maisons de repos et de soins, homes pour enfants, institutions pour personnes handicapées et autres structures d’accueil liées au CPAS

L’UTILISATION DU TABLEAU DE TRI

Le tableau de tri est composé de cinq colonnes, qui reprennent systématiquement les données suivantes : 1. Le code de la série qui permet d’identifier aisément celle-ci. Ce code est composé des éléments suivants :

- une lettre (A ou B) correspondant aux grandes subdivisions du tableau ; - un ou deux chiffres correspondant aux rubriques, parfois elles-mêmes divisées en sous-rubriques ; - un chiffre correspondant à la série.

2. Le type de documents qui constituent la série. 3. Le délai minimum de conservation administrative qui définit la période de temps pendant laquelle les documents doivent être conservés par le CPAS en raison de l’utilité que ces documents présentent pour l’institution dans l’exercice de ses fonctions ou activités. Ce délai est fixé soit par des textes législatifs ou réglementaires, soit par la coutume ou la tradition administrative. Quand il n’y a pas de délai légal, les archives sont conservées aussi longtemps qu’elles sont utiles au CPAS au plan administratif. Aucun délai n’a été mentionné lorsque tous les documents constituant la série doivent de toute façon être conservés définitivement. Les délais de conservation sont toujours des délais minimums : ils peuvent être étendus si cela est justifié par les nécessités du fonctionnement de l’institution. 4. L’action à entreprendre à l’issue du délai de conservation administrative définit la destination définitive réservée aux archives : soit l’élimination immédiate, soit la conservation à titre définitif, éventuellement précédées d’un tri, de façon à séparer dans un ensemble d’archives les documents qui méritent d’être conservés indéfiniment des documents qui

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peuvent être éliminés. Cette quatrième colonne porte donc selon les cas les mentions « éliminer », « trier » ou « conserver ». Le tri ne peut se faire qu’après expiration du délai de conservation minimum mentionné dans le tableau. Les archives à conserver définitivement sont :

- Celles qui conservent une utilité administrative à long terme parce qu’elles prouvent les droits du CPAS (par exemple les titres de propriété des biens immobiliers). - Celles qui présentent un intérêt historique : les archives des CPAS et de leurs prédécesseurs en droit (bureaux de bienfaisance, commissions d’assistance publique) constituent une source essentielle pour l’histoire sociale. Elles permettent notamment de documenter l’histoire de la pauvreté et des politiques d’assistance aux 19e et 20e siècles.

5. Les remarques : cette colonne donne des informations complémentaires sur les règles de conservation. Lorsqu’elles existent, on y mentionne en particulier les bases légales qui justifient le délai minimum de conservation administrative. Si les archives doivent être triées, la colonne « remarques » précise les règles de tri à appliquer. C’est aussi dans cette colonne que figurent des éléments explicatifs relatifs à la nature des documents constituant les séries, aux précautions à prendre avant d’éliminer les documents ou encore aux méthodes de classement préconisées dans certains cas.

LA PROCÉDURE À SUIVRE POUR L’ÉLIMINATION DES ARCHIVES

Au sein du CPAS, c’est le secrétaire qui est légalement responsable des archives d’après la loi organique du 8 juillet 1976 (article 45, § 1, alinéa 4)5. Lorsque le délai minimum de conservation est écoulé et que le tableau de tri porte la mention « éliminer », le secrétaire du CPAS est légalement tenu de transmettre à l’archiviste de l’État dont il dépend (voir la liste en annexe) une demande d’autorisation d’élimination. En effet, l’élimination des archives ne peut se faire qu’avec l’accord écrit préalable des Archives de l’État et ce conformément à l’article 5 de la loi sur les archives du 24 juin 1955 revue le 6 mai 2009 et à l’arrêté royal du 18 août 20106. La demande d’autorisation d’élimination doit toujours être accompagnée d’une liste précise des documents à éliminer comprenant la description des séries, leurs dates extrêmes et leur métrage linéaire. Ce n’est qu’après avoir reçu l’autorisation des Archives de l’État que le secrétaire du CPAS pourra faire procéder à la destruction effective des archives par une firme spécialisée. Les archives contiennent en effet souvent des données confidentielles. Les documents à éliminer ne peuvent donc jamais être jetés avec le vieux papier ou avec les ordures ménagères car cela représenterait un risque pour la sécurité de l’information. Il est possible de consulter et de télécharger sur le site internet des Archives de l’État (http://arch.arch.be/) un formulaire standard de demande d’autorisation d’élimination (rubrique « Conseils sur la gestion des archives »). Pour tous les documents qui ne figurent pas dans le tableau de tri ou en cas d’hésitation, le secrétaire du CPAS ne doit pas hésiter à consulter le service des Archives de l’État de son ressort.

5 Moniteur belge du 5 août 1976. 6 Moniteur belge du 23 septembre 2010, p. 58727-58729.

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Le classement et l’inventoriage des archives par une firme privée ne libèrent pas le secrétaire du CPAS de sa responsabilité en matière de conservation et ne suppriment pas le droit de contrôle des Archives de l’État, conformément à la loi sur les archives. L’autorisation des Archives de l’État reste obligatoire avant toute élimination d’archives. Avant de conclure un contrat avec une firme privée, le CPAS a toujours intérêt à demander le passage d’un archiviste des Archives de l’État, qui pourra donner des conseils utiles et repérer, parmi les documents qui ont perdu toute utilité administrative, ceux qui présentent un intérêt sur le plan historique. Pour l’élimination des doubles et des copies, il n’est pas nécessaire de demander une autorisation aux Archives de l’État. Il s’agit, en effet, de documents qui ne contiennent aucune information unique ou nouvelle

LE DÉPÔT AUX ARCHIVES DE L’ÉTAT

Les CPAS qui le souhaitent peuvent déposer aux Archives de l’État les archives historiques qu’ils détiennent. Un contrat est alors conclu entre le CPAS et les Archives de l’État. Ce contrat stipule notamment que le CPAS reste propriétaire des archives déposées et garde le droit de les consulter gratuitement et même de les emprunter, en se conformant aux conditions émises par les Archives de l’État à ce sujet. Les modalités des transferts d’archives aux Archives de l’État sont réglées par un arrêté royal du 18 août 20107.

DES CONSEILS SUR LA GESTION DES ARCHIVES

Pour obtenir des informations complémentaires sur la gestion des archives, consultez le site internet des Archives de l’État (http://arch.arch.be/). Vous y trouverez de nombreux conseils, ainsi que des directives et des brochures, y compris en matière d’archivage numérique. Vous pouvez également prendre contact avec la section « Surveillance » des Archives de l’État ([email protected]) ou avec le service des Archives de l’État de votre ressort (voir la liste en annexe).

7 Moniteur belge du 23 septembre 2010, p. 58718-58721.

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TABLEAU DE TRI

Code Type de documents

Délai minimum de conservation

administrative

Action à entrepren-

dre à l’issue du délai de

conservation adminis-trative

Remarques (bases légales, règles de tri,

éléments explicatifs relatifs aux documents, etc.)

A. DOCUMENTS RELATIFS À L’ORGANISATION ET À LA GESTION DU CPAS

A.1. DIRECTION ET ORGANES DE CONCERTATION

A.1.1 Organigrammes Conserver

A.1.2 Délibérations, procès-verbaux, registres des ordres du jour et compte rendu des séances du conseil de l’action sociale, du bureau permanent et des comités spéciaux (y compris les pièces annexes)

Conserver

A.1.3 Dossiers relatifs aux organes de gestion (conseil de l’action sociale, bureau permanent, comités spéciaux) : composition, compétences, installation et prestation de serment des membres, dossiers relatifs à la démission d’un membre ou à l’interruption d’un mandat

7 ans (durée de la mandature plus 1 an)

Trier Règle de tri

- Conserver :

• Les registres ou listes de présence.

• Les documents qui contiennent des informations qui ne se trouvent pas dans les procès-verbaux et les délibérations du conseil de l’action sociale, du bureau permanent et des comités spéciaux (par exemple : prestations de serment, documents photographiques).

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administrative






- Les autres documents peuvent être éliminés.

A.1.4 Dossiers relatifs à l’organisation des réunions des organes de gestion : lettres de convocation, agendas, ordres du jour et projets de décisions, brouillons des procès-verbaux de réunions, registres et listes de présences

7 ans Trier Règle de tri

- Conserver les documents qui contiennent des informations qui ne se trouvent pas dans les procès-verbaux et les délibérations du conseil de l’action sociale, du bureau permanent et des comités spéciaux (par exemple : les annexes ou la documentation fournies par les services afin d’appuyer une décision du conseil de l’action sociale).


A.1.5 Rapports des instances de négociation entre les organes de gestion du CPAS et les représentants du personnel (comités de concertation et syndicats)

Conserver

A.1.6 Rapports des réunions des chefs de service et des comités de direction

Conserver

A.1.7 Procès-verbaux, rapports, avis et décisions des comités et commissions informels, temporaires ou occasionnels

Par exemple : le comité de concertation commune-CPAS, la commission « Fraudes », la commission « Patrimoine », les comités spéciaux créés pour la construction ou l’extension

Conserver

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administrative






d’un bâtiment ou d’un service, les réunions avec les inspecteurs du pouvoir régional de tutelle.

A.1.8 Documents relatifs aux institutions dans lesquelles le CPAS est partie prenante (associations, fédérations, intercommunales, sociétés de logement) : création, statuts, adhésion, délégation de représentants, projets particuliers

Par exemple : association des secrétaires de CPAS, association des receveurs de CPAS.

Conserver

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administrative






A.2. ADMINISTRATION GÉNÉRALE

A.2.1 Rapports annuels sur l’activité du CPAS, notes de politique générale

Conserver

A.2.2 Règlements généraux et particuliers internes au CPAS et dossiers relatifs à l’exécution de ces règlements

Conserver

A.2.3 Ordres de service et notes de service 2 ans Trier Règle de tri

- Conserver les documents qui portent sur la modification d’un règlement ou d’une procédure de travail.


A.2.4 Correspondance générale entrée et sortie classée par ordre chronologique ou thématique (isolée ou reliée en volumes)

À fixer en fonction de l’utilité administrative pour le CPAS

Trier Règle de tri

- Conserver les documents originaux.

- Les doubles peuvent être éliminés immédiatement, ainsi que la correspondance routinière : notes accompagnant un envoi (« transmis »), accusés de réception, convocations à des réunions, faire-part et demandes d’extraits d’actes, reçus et avis de distribution, invitations et autres documents similaires.

La correspondance contenue dans un dossier constitué et permettant de comprendre ce dossier ne doit pas être traitée comme de la correspondance isolée, mais comme une partie intégrante du dossier. Le délai à respecter

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administrative






pour cette correspondance sera alors le délai d’utilité administrative du dossier dans lequel elle est conservée.

A.2.5 Indicateurs de correspondance À fixer en fonction de l’utilité administrative pour le CPAS

Trier Règle de tri

- Conserver les indicateurs de correspondance qui contiennent des informations significatives en matière de contenu ou qui peuvent servir de clé d’accès à la correspondance.

- Les autres indicateurs de correspondance peuvent être éliminés.

A.2.6 Tableaux et statistiques relatifs à l’activité du CPAS ou d’un service particulier


- Conserver les tableaux et statistiques.

- Les documents de travail ayant servi à l’élaboration des statistiques peuvent être éliminés.

A.2.7 Instruments de recherche : répertoires ou inventaires sous la forme de registres ou de fichiers


Trier Règle de tri

- Conserver les instruments de recherche utiles, c’est-à-dire ceux dont les pièces correspondantes sont conservées.

- Les instruments de recherche dont les pièces correspondantes ne sont pas conservées peuvent être éliminés.

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administrative






A.2.8 Dossiers préparés par les services à l’appui des décisions des organes de direction (dossiers de gestion interne produits au sein des services)


- Conserver les documents qui contiennent des informations qui ne se trouvent pas dans les procès-verbaux et les délibérations du conseil de l’action sociale, du bureau permanent et des comités spéciaux (par exemple : les annexes ou la documentation fournies par les services afin d’appuyer une décision du conseil de l’action sociale).


A.2.9 Documents relatifs à la gestion et à la conservation des archives du CPAS


Trier Règle de tri

- Conserver les plans de classement successifs, les documents décrivant les procédures internes d’archivage, la correspondance avec les autorités de tutelle et les Archives de l’État, les autorisations d’élimination d’archives, les attestations (conventions) de dépôt d’archives aux Archives de l’État, les attestations de transfert dans tout autre service d’archives (par exemple communal) et les bordereaux de versement.

- Les autres documents peuvent être éliminés (par exemple : les accusés de réception des boîtes à archives par les services).

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administrative






A.2.10 Dossiers relatifs aux manifestations officielles, aux festivités et aux célébrations


Trier Règle de tri

- Éliminer les documents relatifs à des manifestations dans lesquelles le CPAS n’est pas directement impliqué ou associé, ainsi que les documents relatifs à l’organisation pratique des événements.

- Conserver les autres documents (par exemple : un exemplaire de l’invitation, la liste des invités, les discours prononcés, le menu du repas).

A.2.11 Séries de publications officielles imprimées reliées (Moniteur belge, Mémorial administratif de la province, bulletins de ministères ou d’administrations, etc.) et exemplaires isolés de lois, arrêtés, circulaires, règlements, instructions, publications imprimées officielles


Éliminer Les publications imprimées ne sont pas des archives. Elles peuvent être éliminées sans autorisation préalable des Archives de l’État.

Toutefois, lorsque des publications imprimées font partie intégrante d’un dossier, elles doivent être conservées dans le dossier.

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administrative






A.3. AFFAIRES JURIDIQUES ET ASSURANCES

A.3.1. AFFAIRES JURIDIQUES

A.3.1.1 Dossiers constitués à propos de lois, arrêtés, décrets, circulaires et règlements

Conserver

A.3.1.2 Dossiers contentieux

Par exemple : dossiers de recours auprès des tribunaux et des juridictions administratives contre les décisions prises par le CPAS ; dossiers relatifs à des actions intentées par le CPAS ; dossiers relatifs aux procédures de conciliation et aux accords à l’amiable devant la Justice de Paix ; dossiers de contentieux administratif (recours au Conseil d’État, annulation de dispositions réglementaires) ; dossiers en matière de recouvrement pour le non-paiement de sommes dues ; dossiers relatifs à des avis juridiques donnés aux organes de gestion du CPAS, aux services du CPAS et aux usagers du CPAS.

30 ans Trier Délai légal : l’article 2262 du Code civil prévoit que « toutes les actions réelles sont prescrites par trente ans ».

Règle de tri

- Conserver les dossiers qui ont fait l’objet d’un jugement et ceux qui présentent une valeur de précédent juridique (par exemple les dossiers qui ont donné lieu à une jurisprudence des cours et tribunaux).

- Les autres dossiers peuvent être éliminés.

Les délais ne commencent qu’à la clôture définitive du dossier après épuisement de toutes les procédures de recours.

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administrative






A.3.2. ASSURANCES

A.3.2.1. Dossiers relatifs aux polices d’assurance

10 ans après l’expiration de la police

Éliminer Délai légal : la loi sur le contrat d'assurance terrestre du 25 juin 1992 (Moniteur belge du 20 août 1992), prévoit (article 34) un délai de prescription de 5 ans à partir du fait générateur du dommage. Toutefois, lorsque la personne lésée prouve qu’elle n’a eu connaissance de son droit envers l’assureur qu’à une date ultérieure, le délai ne commence à courir qu’à cette date, sans pouvoir excéder 10 ans à compter du fait générateur du dommage. La prescription (article 35) ne court pas contre l'assuré, le bénéficiaire ou la personne lésée qui se trouve par force majeure dans l'impossibilité d'agir dans les délais prescrits.

Certaines polices d’assurance couvrent selon le principe de « la survenance du dommage » ce qui signifie qu’elles garantissent non seulement le dommage survenu lors de la période de la couverture de la police, mais garantissent également les réclamations formulées après la fin du contrat, pour autant que ces réclamations soient en relation avec des dommages survenus pendant la période de couverture. Il se peut donc que des réclamations soient encore formulées après l’expiration de la police.

Il est recommandé de séparer le dossier d’assurance (police, sinistre sans contentieux) du dossier contentieux.

A.3.2.2 Dossiers concernant les accidents de travail ou survenus sur le chemin du travail

30 ans ou, en cas d’invalidité permanente, aussi longtemps que l’indemnité est payée

Éliminer

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administrative






A.3.2.3 Dossiers concernant les sinistres aux biens

10 ans à compter du dommage

Délai légal : voir le code A.3.2.1.

A.3.2.4 Dossiers relatifs à des dommages causés aux véhicules ou au domaine public du CPAS ainsi qu’aux biens des agents du CPAS

20 ans à partir du jour qui suit celui où s’est produit le fait qui a provoqué le dommage

Trier Délai légal : l’article 2262 bis du Code civil prévoit que « les actions [en réparation d'un dommage fondées sur une responsabilité extra-contractuelle] se prescrivent (…) par vingt ans à partir du jour qui suit celui où s’est produit le fait qui a provoqué le dommage ».

Règle de tri

- Conserver les dossiers qui ont une valeur de précédent juridique (par exemple les dossiers qui ont donné lieu à une jurisprudence des cours et tribunaux).

- Les autres dossiers peuvent être éliminés.

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administrative






A.4. GESTION INFORMATIQUE

A.4.1 Documents de travail internes À fixer en fonction de l’utilité administrative pour le CPAS

Éliminer

A.4.2 Inventaire du matériel hardware et software

Jusqu’à l’établissement d’une nouvelle version de l’inventaire

Éliminer

A.4.3 Licences du matériel hardware et software

Jusqu’à l’adoption d’une nouvelle licence

Éliminer

A.4.4 Notices explicatives et manuels Aussi longtemps que le matériel correspondant est utilisé

Éliminer

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administrative






A.4.5 Back-up À fixer sur la base de la stratégie de conservation interne adoptée

Éliminer

A.4.6 Documents relatifs à la gestion du système informatique, du réseau informatique et du site web


Éliminer

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administrative






A.5. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES. PERSONNEL

A.5.1. DOCUMENTS GÉNÉRAUX CONCERNANT LE PERSONNEL

A.5.1.1 Registres du personnel Conserver

A.5.1.2 Index, fichiers, tableaux et autres clés d’accès aux dossiers du personnel

Conserver

A.5.1.3 Rapports de synthèse et statistiques concernant le personnel

Conserver

A.5.1.4 Réglementation, prescriptions et directives internes : règlements de travail, organigrammes, dispositions statutaires, statuts administratifs et pécuniaires, fonds de pension, conditions de travail (formation, congés, maladies, horaires, habillement)

Conserver

A.5.1.5 Dossiers constitués à l’occasion de faits particuliers (épuration civique, grèves, revendications, etc.)

Conserver

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administrative






A.5.1.6 Dossiers relatifs aux associations du personnel : rapports annuels, journaux ou bulletins du personnel

Conserver

A.5.1.7 Copie du cadre comptable des déclarations trimestrielles à l’ONSS

10 ans Éliminer Le délai légal est de 5 ans à partir de la date limite d’envoi de la déclaration en vertu de l’arrêté royal du 20 décembre 1996 (Moniteur belge du 31 décembre 1996) modifiant l’arrêté royal du 28 novembre 1969, article 33, § 2, 3e alinéa (Moniteur belge du 5 décembre-1969) pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 concernant la sécurité sociale des travailleurs.

Toutefois, le délai d’utilité administrative est porté à 10 ans en raison du délai nécessaire à l’enregistrement des données par l’ONSS.

A.5.1.8 Dossiers relatifs aux formations internes

5 ans à partir de la date de la fin de la formation

Trier Règle de tri

- Conserver :

• Les listes des formations internes.

• Les brochures destinées aux membres du personnel et aux nouveaux collaborateurs.

• Les listes des participants.

- Les autres documents peuvent être éliminés (par exemple : syllabus de cours, contrats avec les instituts de formation).

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administrative






A.5.1.9 Documents destinés à informer les volontaires (bénévoles) sur leurs droits et leurs obligations

Conserver Les informations à fournir sont énoncées par l’article 4 de la loi du 19 juillet 2006 (Moniteur belge du 11 août 2006) portant modification de la loi du 3 juillet 2005 (Moniteur belge du 29 août 2005) relative aux droits des volontaires. Elles peuvent être communiquées de quelque manière que ce soit. La charge de la preuve incombe à l’organisation.

A.5.2. DOCUMENTS RELATIFS AUX RECRUTEMENTS, AUX EXAMENS ET AUX PROMOTIONS

A.5.2.1 Annonces de recrutement et conditions d’entrée en fonction

Conserver

A.5.2.2 Listes des candidats et points obtenus Conserver

A.5.2.3 Questions posées Conserver

A.5.2.4 Copies d’examen de recrutement ou de promotion

Jusqu’à l’échéance du délai de recours (60 jours après la notification de la décision) ou du délai de validité de la réserve de recrutement si ce dernier est supérieur au délai de recours

Éliminer Délai légal : article 30 des lois coordonnées sur le Conseil d’État du 12 janvier 1973 (Moniteur belge du 21 mars 1973).

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administrative






A.5.2.5 Procès-verbaux de la commission ou du jury d’examen

Conserver

A.5.2.6 Décisions du conseil de l’action sociale ou du bureau permanent

Conserver

A.5.2.7 Documents relatifs à l’organisation matérielle des examens



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administrative






A.5.2.8 Correspondance avec les membres du jury et avec les candidats



A.5.2.9 Documents relatifs aux candidats qui n’ont pas réussi, n’ont pas été désignés ou ne sont pas entrés en service au terme des examens de recrutement



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administrative






A.5.2.10 Lettres de candidatures spontanées et curriculum vitae

À fixer en fonction de l’utilité administrative pour le service

Éliminer

A.5.3. DOCUMENTS INDIVIDUELS CONCERNANT LE PERSONNEL

A.5.3.1 Dossier individuel de base des membres du personnel (y compris les personnes engagées par le CPAS sous contrat « article 60 » et dans le cadre de formules d’aide à l’emploi émanant des autorités fédérales et régionales) comprenant au minimum les documents suivants :

- les documents permettant l’engagement (copies des diplômes, CV, certificat de milice, certificat médical d’aptitude, certificat de bonnes vie et mœurs)

- la décision d’engagement

- le contrat de travail

- le certificat de chômage remis au travailleur lorsque prend fin le contrat de travail (formulaires C4)

110 ans après la date de naissance de la personne concernée

Trier Règle de tri

- Conserver :

• Les dossiers de membres du personnel dirigeant : secrétaires, receveurs, directeurs.

• Les dossiers ayant fait l’objet d’un contentieux.

• Les dossiers de figures marquantes au plan politique, économique, social, culturel.

• Les dossiers de membres du personnel engagés ou révoqués à la suite de circonstances exceptionnelles

- Les autres dossiers peuvent être éliminés 110 ans après la date de naissance de la personne concernée.

Les documents qui ne font pas partie du dossier individuel de base peuvent être éliminés après l’expiration du délai minimum de conservation mentionné dans les règles qui suivent (A.5.3.2 à A.5.3.11). Ces documents sont parfois conservés à part, en dehors du dossier individuel. S’ils sont conservés dans le dossier individuel, il est conseillé au CPAS de tenir des sous-dossiers à l’intérieur du dossier individuel, afin de repérer facilement les documents qui

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administrative






- les documents relatifs à la pension

- les documents concernant les décisions relatives à l’évolution de la carrière de l’agent

Par exemple : adaptations du contrat de travail, changements de statut, changements de fonction, fixations du traitement, évaluations, nominations, promotions, mutations, décorations, sanctions disciplinaires, pauses carrière, travail à temps partiel, congés politiques, changements de volume de travail, démission, etc.

peuvent être éliminés.

A.5.3.2 Comptes individuels annuels 50 ans à partir de l’année à laquelle se rapporte le compte

Éliminer Le délai légal est de 5 ans en vertu de l’article 4 de l’arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978 (Moniteur belge du 2 décembre 1978) et de l’article 25 de l’arrêté royal du 8 août 1980 (Moniteur belge du 27 août 1980) relatif à la tenue des documents sociaux, modifié par l’arrêté royal du 29 novembre 2002 (Moniteur belge du 20 décembre 2002).

Toutefois, le délai d’utilité administrative est porté à 50 ans car ces documents peuvent servir au calcul de la pension des membres du personnel statutaire.

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administrative






A.5.3.3 Documents relatifs aux salaires : fiches de salaires mensuelles, documents relatifs au paiement d’arriérés, aux prestations exceptionnelles, au travail de nuit et le week-end

5 ans Éliminer Délai légal : arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978 (Moniteur belge du 2 décembre 1978) et article 25 de l’arrêté royal du 8 août 1980 (Moniteur belge du 27 août 1980) relatif à la conservation des documents sociaux.

A.5.3.4 Documents relatifs au paiement et au remboursement de compléments de salaires, d’indemnités, d’états de frais, de revenus de remplacement et d’allocations sociales

Par exemple : prestation d’heures supplémentaires, exercice d’une fonction supérieure, indemnités de logement, frais de déplacement, de voyage et de séjour, frais d’habillement, d’équipement et d’études, indemnités pour les personnes qui viennent travailler en vélo, etc.


A.5.3.5 Documents relatifs au paiement de revenus de remplacement et d’allocations sociales

Par exemple : maintien du salaire dans certaines circonstances, mise en disponibilité, allocations en cas de maladie, d’accident, de congé de maternité, allocations familiales, etc.


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A.5.3.6 Documents relatifs aux indemnités forfaitaires accordées aux personnes occupées dans le cadre de la loi du 3 juillet 2005 (Moniteur belge du 29 août 2005) relative aux droits des volontaires modifiée par la loi du loi du 19 juillet 2006 (Moniteur belge du 11 août 2006)


A.5.3.7 Documents justificatifs des jours de présence, des horaires prestés et des jours d’interruption de travail

Par exemple : cartes et relevés de pointage, états des prestations quotidiennes, bons de congé, documents relatifs aux vacances annuelles, au congé parental, à l’accomplissement de devoirs civiques, d’un mandat public, d’une mission syndicale, documents concernant la participation à des cours, stages ou journées d’études, etc.

5 ans Éliminer Délai légal : article 21 §2 de l’arrêté royal du 30 mars 1967 (Moniteur belge du 6 avril 1967) déterminant les modalités générales d’exécution des lois relatives aux vacances annuelles des travailleurs salariés.

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administrative






A.5.3.8 Dossier médical des membres du personnel

15 ans à dater du départ du membre du personnel

Éliminer Délai légal : article 85 de l’arrêté royal du 28 mai 2003 (Moniteur belge du 16 juin 2003) relatif à la surveillance de la santé des travailleurs.

Si le membre du personnel a été exposé à des agents cancérigènes ou mutagènes, le délai de conservation du dossier médical est de 40 ans après l’exposition selon l’arrêté royal du 2 décembre 1993 (Moniteur belge du 29 décembre 1993) concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents cancérigènes et mutagènes au travail.

A.5.3.9 Attestations de maladie 5 ans Éliminer

A.5.3.10 Fiches d’examens médicaux (les 3 plus récentes), formulaires d’évaluation de santé (les 3 plus récentes) et fiches de vaccination (les 3 plus récentes)

Aussi longtemps que le membre du personnel est occupé au sein du CPAS

Éliminer Délais légaux

- Article 146bis du règlement général pour la protection du travail du 11 février 1946 (Moniteur belge du 3 avril 1946).

- Article 55 de l’arrêté royal du 4 août 1996 (Moniteur belge du 1er octobre 1996) concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents biologiques au travail.

- Article 54 de l’arrêté royal du 28 mai 2003 (Moniteur belge du 16 juin 2003) relatif à la surveillance de la santé des travailleurs.

Il est conseillé au CPAS de tenir ces documents dans un dossier séparé à l’intérieur du dossier individuel.

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administrative






A.5.3.11 Dossiers relatifs aux formations suivies par le membre du personnel

Jusqu’à ce que le membre du personnel concerné ait atteint l’âge de la pension

Éliminer Justification du délai minimum de conservation

En cas de changement d’employeur, le membre du personnel peut être amené à fournir la preuve des formations qu’il a suivies.

Il est conseillé au CPAS de tenir ces documents dans un dossier séparé à l’intérieur du dossier individuel.

A.5.3.12 Dossiers des étudiants jobistes, des stagiaires, des bénévoles et des autres statuts réduits

5 ans à partir du jour qui suit la fin de l’exécution du contrat

Éliminer Délai légal : article 4 de l’arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978 (Moniteur belge du 2 décembre 1978) et article 25 de l’arrêté royal du 8 août 1980 (Moniteur belge du 27 août 1980) relatif à la conservation des documents sociaux.

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administrative






A.6. PRÉVENTION ET PROTECTION DU TRAVAIL8

A.6.1 Rapports du service prévention et protection du travail

Jusqu’à la rédaction du rapport annuel

Trier Règle de tri

- Conserver les rapports annuels.

- Les autres rapports (mensuels, trimestriels) peuvent être éliminés.

A.6.2 Dossiers thématiques constitués par le conseiller en prévention, contenant notamment des éléments de jurisprudence et des copies de réglementation

Conserver

A.6.3 Inventaire des produits, matières et machines conservés sur les lieux de travail qui peuvent présenter un danger pour les travailleurs

Conserver

A.6.4 Plan de prévention global Conserver

A.6.5 Plans annuels d’action du service prévention et protection du travail

Conserver

8 Dispositions de la loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail (Moniteur belge du 18 septembre 1996) et de l’arrêté royal du 27 mars 1998 relatif à la politique du bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail (Moniteur belge du 31 mars 1998).

39



administrative






prévention et protection du travail

A.6.6 Analyses de risques Jusqu’à la réalisation d’une nouvelle version

Éliminer

A.6.7 Plans d’urgence interne Jusqu’à la réalisation d’une nouvelle version

Éliminer

A.6.8 Liste des postes de sécurité, des postes de vigilance, des activités à risque défini et des activités liées aux denrées alimentaires

5 ans Éliminer Délai légal : arrêté royal du 28 mai 2003 relatif à la surveillance de la santé des travailleurs (Moniteur belge du 16 juin 2003), articles 6 et 9.

A.6.9 Liste nominative des travailleurs soumis obligatoirement à la surveillance de santé ; liste nominative des travailleurs soumis aux vaccinations obligatoires ou aux tests tuberculiniques ; liste nominative des travailleurs qui souhaitent faire l'objet d'une surveillance de santé à intervalles réguliers

5 ans Éliminer Délai légal : arrêté royal relatif à la surveillance de la santé des travailleurs (Moniteur belge du 16 juin 2003), articles 5, 6 et 9.

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administrative






A.6.10 Dossiers relatifs à la sécurité des bâtiments

Par exemple : plans, implantation des pictogrammes, instructions en cas d’incendie, rapports des pompiers, rapports périodiques de conformité, rapports de visite

Aussi longtemps que le bâtiment est occupé

Trier Règle de tri

- Conserver les plans du bâtiment.


A.6.11 Rapports d’exercice d’évacuation Jusqu’à l’exercice d’évacuation suivant

Éliminer

A.6.12 Rapports d’inspection par des organismes externes

Aussi longtemps que le bâtiment est occupé

Éliminer

A.6.13 Comité pour la prévention et la protection du travail : règlement d’ordre intérieur et documents en rapport avec la composition du comité

Conserver Voir à ce propos l’arrêté royal du 3 mai 1999 (Moniteur belge du 10 juillet 1999) relatif aux missions et au fonctionnement des comités pour la prévention et la protection au travail.

A.6.14 Procès-verbaux des réunions du comité pour la prévention et la protection du travail

Conserver

A.6.15 Rapports annuels du comité pour la prévention et la protection du travail

Conserver

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administrative






A.6.16 Registre dans lequel les travailleurs peuvent inscrire leurs propositions, remarques et avis

Conserver

A.6.17 Avis et propositions du comité pour la prévention et la protection du travail sur la politique du bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail, sur le plan global de prévention et le plan annuel d'action établis par l'employeur, leurs modifications, leur exécution et les résultats obtenus

Jusqu’à la révision du plan global de prévention et du plan annuel d'action

Éliminer

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administrative






A.7. GESTION FINANCIÈRE

A.7.1. COMPTABILITÉ ANTÉRIEURE À 1947

A.7.1.1 Documents relatifs à la comptabilité antérieurs à 1947

Trier Règle de tri

- Les documents suivants peuvent être éliminés :

• Les extraits de comptes chèques postaux.

• Les extraits de compte du Crédit communal et des comptes bancaires.

• Les livres journaliers auxiliaires pour les mouvements de chèques postaux, du Crédit communal et des comptes bancaires.

• Les états de situation mensuels.

• Les procès-verbaux de vérification de caisse.

- Tous les autres documents doivent être conservés.

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A.7.2. COMPTABILITÉ DU SERVICE DES FINANCES À PARTIR DE 19479

A.7.2.1 Budgets, documents préparatoires, annexes et modifications budgétaires

Conserver L’exemplaire du budget à conserver est celui qui est revêtu de l’approbation de la députation permanente (députation provinciale).

A.7.2.2 Sommier des valeurs de portefeuilles Conserver

A.7.2.3 Dossiers relatifs aux emprunts contractés

Conserver

A.7.2.4 Grand livre du secrétaire 10 ans Éliminer Délai légal : l’article 2262 bis du Code civil prévoit que « toutes les actions personnelles sont prescrites par 10 ans ».

Ce document doit cependant être conservé si le grand livre du receveur n’existe plus pour les années correspondantes.

A.7.2.5 Livre aux mandats : registre des doubles des mandats de paiement ordonnés par le conseil de l’action sociale ou le bureau permanent et transmis au receveur

10 ans Éliminer Délai légal : l’article 2262 bis du Code civil prévoit que « toutes les actions personnelles sont prescrites par 10 ans ».

9 Date de mise en œuvre du Règlement général sur la comptabilité communale approuvé par arrêté du Régent du 10 février 1945 (Moniteur belge du 31 mars 1945). Ce règlement a été abrogé pour les CPAS en Région wallonne par un arrêté du Gouvernement wallon du 5 juillet 2007 (Moniteur belge du 22 août 2007) portant le règlement général de la comptabilité communale, en exécution de l'article L1315-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

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A.7.2.6 Livres d’appoint des recettes et des dépenses des établissements et des services


A.7.2.7 Dossiers constitués pour des raisons de gestion (pour suivre l’avancement des affaires) et qui se composent de copies d’originaux conservés par le receveur ou dans un autre service (par exemple, dossiers de travaux)


Avant d’éliminer, il convient de vérifier que les originaux sont bien conservés par le service compétent. Si ce n’est pas le cas, ces dossiers doivent être conservés par le service des finances.

A.7.2.8 Doubles des documents dont les originaux sont conservés par le receveur

Par exemple : journaux-caisses, extraits de compte, bons de commande, factures, etc.


Éliminer

A.7.2.9 Autres documents relatifs à la comptabilité du secrétaire ou du service des finances

30 ans Trier À voir au cas par cas en concertation avec le receveur du CPAS, le secrétaire du CPAS et l’archiviste de l’État du ressort

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A.7.3. COMPTABILITÉ DU RECEVEUR À PARTIR DE 194710

A.7.3.1 Grand livre du receveur Conserver

A.7.3.2 États de situation mensuels ou annuels du grand-livre (articles 64, 84, 121, 156 et 167 du Règlement général sur la comptabilité communale du 10 février 1945)

30 ans Éliminer Délais légaux

- Article 167 du Règlement général sur la comptabilité communale approuvé par arrêté du Régent du 10 février 1945 (Moniteur belge du 31 mars 1945).

- Articles 35 et 88 de l’arrêté du gouvernement wallon du 5 juillet 2007 portant le Règlement général de la comptabilité communale (Moniteur belge du 22 août 2007).

A.7.3.3 Livre-journal caisse centralisateur, livres-journaux caisse auxiliaires et extraits (journaliers ou hebdomadaires) éventuels des livres-journaux caisse (articles 161 et 162 du Règlement général sur la comptabilité communale du 10 février 1945)




10 Date de mise en œuvre du Règlement général sur la comptabilité communale approuvé par arrêté du Régent du 10 février 1945 (Moniteur belge du 31 mars 1945).

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A.7.3.4 États de situation de l’encaisse d’après le livre-journal caisse (article 164 du Règlement général sur la comptabilité communale du 10 février 1945)




A.7.3.5 Balance mensuelle entre le livre-journal de caisse et le grand-livre (article 164 du Règlement général sur la comptabilité communale du 10 février 1945)




A.7.3.6 Procès-verbaux de vérification de caisse (article 171 du Règlement général sur la comptabilité communale du 10 février 1945)




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A.7.3.7 Compte d’exercice annuel approuvé Conserver

A.7.3.8 Pièces justificatives des comptes : états de recouvrement, factures, bons de commande, déclarations de créance, contrats, soumissions, cahiers des charges et devis approuvés, etc.

30 ans Trier Délais légaux



Règle de tri

- Conserver les pièces justificatives des comptes de l’année 1947, puis une année sur 6 (la 4e de la mandature) : 1950, 1956, 1962, 1968, 1974, 1980, 1986, 1992, 1998, etc., ainsi que le compte de la dernière année pendant laquelle les CAP des communes fusionnées ont fonctionné de façon indépendante (souvent l’année 1976).

- Les pièces justificatives des comptes des autres années peuvent être éliminées.

Pour les contrats, soumissions, cahiers des charges et devis approuvés : vérifier si les originaux sont conservés dans un autre service (par exemple le service des travaux) ou envoyés chez le receveur. Dans ce dernier cas, ces documents doivent être conservés.

Il est recommandé de conserver 50 ans les pièces justificatives relatives au paiement des salaires si les dossiers du personnel sont incomplets.

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administrative






A.7.3.9 Compte de fin de gestion ou compte de clerc à maître

Conserver

A.7.3.10 Inventaire dressé lors d’un changement de receveur

Conserver

A.7.3.11 Extraits de chèques postaux, extraits de comptes bancaires

10 ans Éliminer

A.7.3.12 Autres documents relatifs à la comptabilité du receveur

30 ans Trier À voir au cas par cas en collaboration avec le receveur du CPAS, le secrétaire du CPAS et l’archiviste de l’État du ressort.

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administrative



conservation adminis-

rative



A.8. GESTION DU PATRIMOINE ET DES BIENS. TRAVAUX, ACHATS ET LOGISTIQUE

A.8.1 Listes et inventaires du patrimoine et des biens

Conserver

A.8.2 Actes et documents relatifs aux droits et devoirs du CPAS

Par exemple : jugements et arrêtés royaux d’expropriation, actes de propriétés, actes relatifs aux servitudes, droits d’usage, dons et legs, conventions relatives à des contestations ou à des plaintes, etc.

Conserver

A.8.3 Sommiers et registres des revenus et des dépenses relatifs au patrimoine et aux biens immeubles, rentes, droits immobiliers

Conserver

A.8.4 Dossiers relatifs aux biens immeubles : acquisitions, aliénations, concessions, servitudes, successions, dons et legs, lotissement, remembrement

Conserver

A.8.5 Baux et contrats de location des biens immeubles

Conserver

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rative



A.8.6 Dossiers de construction et de rénovation de bâtiments

10 ans après la fin des travaux

Trier Délai légal : les articles 1792 et 2270 du Code civil établissent la responsabilité décennale des architectes et des entrepreneurs pour les ouvrages qu’ils ont faits ou dirigés.

Règle de tri

- Les documents suivants peuvent être éliminés 10 ans après la fin des travaux :

• La documentation générale.

• Les études préparatoires à la réalisation du cahier des charges.

• Les projets des architectes qui n’ont pas été retenus.

• Les soumissions et les offres des entrepreneurs qui n’ont pas été retenues.

• Les rapports des surveillants des travaux et les procès-verbaux des réunions de chantier.

• Les dossiers relatifs à la livraison des matériaux pour les travaux.

• Les états des créances dues aux entrepreneurs, les états de salaires des ouvriers, les paiements des salaires, des matériaux et des transports, les amendes, les transferts de créances, les paiements partiels.

• Les états d’avancement et les procès-verbaux de réception provisoires.

- Tous les autres documents doivent être conservés.

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rative



A.8.7 Dossiers de restauration Conserver Ces dossiers doivent être conservés intégralement même quand un nouveau dossier est constitué lors d’une nouvelle restauration.

A.8.8 Plans, maquettes et photographies Conserver S’il existe plusieurs exemplaires d’un même plan, seul l’exemplaire officiel dans le meilleur état doit être conservé. Les doubles peuvent être éliminés.

A.8.9 Dossiers relatifs à des inondations, incendies et catastrophes naturelles touchant les bâtiments

Conserver

A.8.10 Dossiers relatifs aux travaux d’entretien des biens immeubles (petites interventions ne modifiant pas la structure du bâtiment, par exemple travaux de peinture, de réparation de corniches ou de toiture)


Éliminer

A.8.11 Dossiers relatifs à l’acquisition, à l’aliénation, à la concession ou à la succession de biens meubles

Par exemple : véhicules automobiles, ordinateurs, mobilier, outillage, fournitures de bureaux, matériel de nettoyage

15 ans Trier Justification du délai minimum de conservation

La plupart des biens meubles sont déclassés ou remplacés avant qu’ils n’aient 15 ans.

Règle de tri

- Conserver les dossiers qui concernent des biens meubles remarquables par leur intérêt historique ou artistique (par exemple des œuvres d’art).

- Tous les autres dossiers peuvent être éliminés.

Une vérification au cas par cas est nécessaire pour les véhicules automobiles,

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administrative




rative



qui sont susceptibles d’être toujours en service après 15 ans.

Les dossiers relatifs à l’acquisition de licences informatiques sont traités par la règle A.4.5. du tableau de tri.

A.8.12 Inventaire permanent de l’équipement des locaux


Conserver une année sur 6, de préférence l’année au cours de laquelle un nouveau conseil de l’action sociale est mis en place.

A.8.13 Documents relatifs à l’organisation matérielle et à la gestion quotidienne des locaux, des ateliers et des matériaux : aménagement et affectation des locaux, achats d’équipement et de fourniture, livres de magasins, fiches et inventaires courants, inventaires dressés lors d’un changement de responsable


Éliminer

A.8.14 Doubles des bons de commande, factures, bons de livraisons et mandats de paiement

1 an Éliminer Justification du délai minimum de conservation

Les originaux sont conservés pendant 30 ans par le receveur (voir la règle A.7.3.8).

A.8.15 Listes de stock

Par exemple : produits culinaires, matériel de soins, produits de nettoyage, produits d’entretien, matériel de bureau

Jusqu’à l’élaboration de la liste de stock suivante

Éliminer

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rative



A.8.16 Menus des repas fournis par le CPAS À fixer en fonction de l’utilité administrative pour le CPAS

Trier Règle de tri

- Conserver quelques exemplaires à titre de spécimens.


A.8.17 Contrats d’entretien des bâtiments, du matériel et des biens du CPAS

Aussi longtemps que le contrat est en vigueur

Éliminer

A.8.18 Dossiers en rapport avec la gestion du parc de véhicules automobiles du CPAS

Par exemple : documents relatifs à l’utilisation de voitures de service


Éliminer

A.8.19 Dossiers en rapport avec la gestion du matériel de télécommunication du CPAS (parc informatique, téléphonie, photocopieuse, fax)

Jusqu’au terme de leur validité

Éliminer

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rative



A.8.20 Dossiers concernant les marchés publics

5 ans Éliminer Délai légal : la loi du 24 décembre 1993 (Moniteur belge du 22 janvier 1994) relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fourniture et de services prévoit (article 65/23) un délai de 5 ans pour les recours en dommages et intérêts.

Une procédure en matière de marchés publics devant le Conseil d’État peut prendre plus de 5 ans. Donc, il convient de conserver les dossiers dans lesquels une procédure est en cours jusqu’au moment où cette procédure est terminée.

A.8.21 Documents relatifs à l’organisation et à la réglementation des services techniques

Conserver

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B. DOCUMENTS RELATIFS AUX MISSIONS ET AUX PÔLES D’ACTIVITÉ DU CPAS

B.1. AIDE SOCIALE

B.1.1. DOCUMENTS GÉNÉRAUX ET RÉCAPITULATIFS

B.1.1.1 Rapports des comités et commissions constitués dans le cadre de l’octroi de l’aide sociale

Exemples : commission énergie, commission de médiation de dettes ; en Région wallonne, commissions locales d’avis de coupure (CLAC)


- Conserver les rapports.

- Éliminer les documents annexes (par exemple : lettres des sociétés de fourniture d’électricité).

B.1.1.2 Brochures relatives à l’aide sociale publiées par le CPAS

Conserver Conserver un exemplaire dans chaque langue de production (français et allemand dans les communes germanophones de la Région wallonne).

B.1.1.3 Registres servant à l’inscription des demandes tendant à l’obtention du droit à l’intégration sociale

Conserver Document prescrit par l’article 18 § 2 de la loi du 26 mai 2002 concernant le droit à l’intégration sociale (Moniteur belge du 31 juillet 2002).

Dénomination antérieure : Registres servant à l’inscription des demandes tendant à l’obtention du droit au revenu minimum d’existence (loi du 7 août 1974 instituant le droit à un minimum de moyens d’existence ; Moniteur belge du 18 septembre 1974).

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B.1.1.4 Registres servant à l’inscription des demandes tendant à l’obtention d’avances sur les pensions alimentaires

Conserver Depuis le 1er octobre 2005, le paiement des avances de pensions alimentaires a été repris par le service des créances alimentaires (SECAL) du SPF Finances (loi du 21 février 2003 ; Moniteur belge du 28 mars 2003).

B.1.1.5 Documents de gestion, de contrôle et de travail internes

Par exemple : listes de paiement de secours, listes de contrôle, listes de remboursement et de récupération de sommes dues, états récapitulatifs mensuels (minimex, RIS, demandeurs d’asile), carnets de décisions des assistants sociaux, extraits de compte des usagers en guidance budgétaire


B.1.1.6 Formulaires de prestations des personnes chargées de procurer une aide à domicile


B.1.1.7 États de prestation individuels établis dans le cadre de l’aide à domicile

Par exemple : fiches de travail, listes de fourniture de repas chauds, fiches pour travaux de bricolage


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B.1.1.8 Registres personnels de prestations des infirmiers et des kinésithérapeutes

5 ans après la dernière prestation

Éliminer Délai légal : l’arrêté royal du 25 novembre 1996 (Moniteur belge du 13 décembre 1996) fixant les modalités de tenue d'un registre de prestations par les dispensateurs de soins visés à l'article 76 de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités prévoit (article 4) que « tout registre de prestations doit être conservé pendant cinq ans, à compter de la date d'inscription de la dernière prestation qui y est consignée ».

B.1.2. DOSSIERS SOCIAUX

B.1.2.1 Dossiers individuels des bénéficiaires du revenu d’intégration sociale (RIS) (de 1974 à 2002 : bénéficiaires du droit à un minimum de moyens d’existence) comprenant au moins les documents suivants (circulaire du ministre de l’Intégration sociale, 18 février 2004) :

- la copie de l’accusé de réception de la demande

- le formulaire de demande

- le rapport social et les pièces justificatives éventuelles (extrait du registre national, contrat de travail et relevé des jours de maladie, pièces justificatives de revenus, copie du permis de séjour, jugement relatif à l’octroi de pension alimentaire, etc.)

15 ans après la date de la clôture du dossier (date du dernier contact entre la personne et le CPAS)

Trier Délais légaux

- L’article 2262 bis du Code civil prévoit que « toutes les actions personnelles sont prescrites par 10 ans ». On ajoute à ce délai légal une marge de sécurité supplémentaire de 5 ans.

- Pour les dossiers sociaux qui sont soumis à l’octroi d’une subvention de l’État : l’article 113 de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l’État fédéral (Moniteur belge du 3 juillet 2003) prévoit (article 113) l’application des règles de prescription de droit commun. Pour le SPP Intégration sociale, cette loi est entrée en vigueur le 1er janvier 2010. Le délai de prescription énoncé à l’article 2262 bis du Code civil est donc d’application.

Règles de tri (après l’écoulement du délai de 15 ans) : le tri doit aboutir à la conservation d’au moins 10 % du nombre total des dossiers sociaux produits par le CPAS. La méthode de tri dépend du type de classement des dossiers sociaux au sein du CPAS. Elle combine les méthodes suivantes :

1. Conserver tous les dossiers clôturés avant le 1er janvier 1951.

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l’octroi de pension alimentaire, etc.)

- la décision du conseil de l’aide sociale ou du comité spécial du service social (CSSS)

- la copie de la notification de la décision à l’intéressé

- le projet individualisé d’intégration sociale

2. Conserver tous les dossiers qui ont fait l’objet d’un contentieux juridique ou financier, d’une prise d’hypothèque ou qui concernent des enfants mineurs.

3. Conserver un échantillonnage des autres dossiers :

- Si les dossiers sont classés dans l’ordre chronologique des dates de clôture : conserver tous les dossiers clôturés au cours des années terminées par 0 : (1980, 1990, 2000, 2010…).

- Si les dossiers sont classés par ordre numérique : conserver 1 dossier sur 10 (nos 1, 11, 21, 31…).

- Si les dossiers clôturés sont classés par ordre alphabétique : conserver 1 dossier sur 10 (conserver le 1er, le 11e, le 21e, le 31e dossiers dans l’ordre où ils se présentent).

Si les dossiers de contentieux représentent plus de 10 % du total des dossiers, les autres dossiers peuvent tous être éliminés à l’expiration du délai de 15 ans.

Il est recommandé aux CPAS de soumettre au préalable le choix d’une méthode d’échantillonnage à l’accord de l’Archiviste général du Royaume.

Pour permettre l’identification des dossiers clôturés depuis au moins 15 ans, il est conseillé aux CPAS de classer les dossiers sociaux selon la date de clôture. Ce mode de classement facilitera grandement les procédures de tri.

Il est également conseillé aux CPAS d’éviter de tenir des dossiers individuels « cumulatifs » qui suivraient les bénéficiaires de l’aide sociale durant toute leur existence. Au contraire, pour faciliter le tri, il est recommandé de clôturer un dossier quand une personne cesse d’émarger au CPAS et d’ouvrir un nouveau dossier à chaque fois qu’une personne revient

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demander une aide au CPAS.

B.1.2.2 Dossiers individuels des bénéficiaires d’aides ponctuelles et particulières : aide financière et en nature, aide médico-pharmaceutique, aide au logement, avances sur allocations (chômage, pension, mutuelle, allocations familiales, allocations pour personnes handicapées, pensions alimentaires), avances sur salaires, frais de justice, placement en maison de repos ou de soins, octroi d’une garantie bancaire


Trier Délai légal : l’article 2262 bis du Code civil prévoit que « toutes les actions personnelles sont prescrites par 10 ans ». On ajoute à ce délai légal une marge de sécurité supplémentaire de 5 ans.

Règles de tri (après l’écoulement du délai de 15 ans) : voir les règles préconisées en matière de dossiers de revenu d’intégration sociale (code B.1.2.1).

B.1.2.3 Dossiers individuels des bénéficiaires d’une aide en matière d’énergie et de fourniture d’eau : accompagnement et aide financière, octroi d’allocations de chauffage (« chèques mazout ») ; en Région wallonne, interventions des commissions locales d’avis de coupure de gaz et d’électricité (CLAC), intervention du fonds social de l’eau




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B.1.2.4 Dossiers individuels des bénéficiaires d’une aide accordée dans le cadre du domicile de secours ou d’une hospitalisation (loi du 2 avril 1965 ; Moniteur belge du 6 mai 1965)




B.1.2.5 Dossiers individuels des bénéficiaires d’une aide accordée pour des soins ambulatoires ou des frais d’hospitalisation aux personnes qui n’ont pas obtenu le bénéfice du domicile de secours




B.1.2.6 Dossiers individuels des bénéficiaires d’une aide à domicile (familles, personnes âgées, personnes souffrant d’un handicap) : soins infirmiers, fourniture de repas chauds, travaux de nettoyage, repassage, bricolage, jardinage




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B.1.2.7 Dossiers individuels des bénéficiaires d’une aide accordée dans le cas de l’aide sociale d’urgence (aide aux sans-abris, aide aux personnes dépendantes à la drogue)




B.1.2.8 Dossiers individuels des candidats réfugiés politiques et des demandeurs d’asile




B.1.2.9 Dossiers individuels de médiation de dette




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B.1.3. SERVICE D’ACCUEIL DES ENFANTS

B.1.3.1 Dossiers des enfants bénéficiaires 15 ans après la date de la clôture du dossier (date du dernier contact entre la personne et le CPAS)



B.1.3.2 États de prestation des accueillantes d’enfants


B.1.3.3 Correspondance avec l’ONE Conserver s’il s’agit d’originaux ou de documents ne se trouvant dans aucun dossier

Les doubles peuvent être éliminés immédiatement, ainsi que la correspondance routinière : notes accompagnant un envoi (« transmis »), accusés de réception, convocations à des réunions, faire-part et demandes d’extraits d’actes, reçus et avis de distribution, invitations et autres documents similaires

B.1.3.4 Compte rendu de réunions et séances d’information

Conserver

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B.1.4. INSERTION SOCIO-PROFESSIONNELLE : FONDS SOCIAL EUROPÉEN (FSE), ENTREPRISES DE FORMATION PAR LE TRAVAIL (EFT)

B.1.4.1 Pièces justificatives des subsides accordés par l’Union européenne (dossiers constitués dans le cadre du Fonds social européen)

7 ans à partir de la dernière année de la programmation

Éliminer Exemple : pour la programmation 2007-2013, les pièces justificatives doivent être conservées au moins jusque la fin de l’année 2020.

B.1.4.2 Dossiers individuels des bénéficiaires 15 ans après la date de la clôture du dossier (date du dernier contact entre la personne et le CPAS)


Règles de tri (après l’écoulement du délai de 15 ans) : La méthode de tri dépend du type de classement des dossiers sociaux au sein du CPAS. Elle peut combiner les méthodes suivantes :

1. Conserver tous les dossiers qui ont fait l’objet d’un contentieux juridique ou financier, d’une prise d’hypothèque ou qui concernent des enfants mineurs.

2. Conserver un échantillonnage des autres dossiers :

- si les dossiers sont classés dans l’ordre chronologique des dates de clôture : conserver tous les dossiers clôturés au cours des années terminées par 0 : (1980, 1990, 2000, 2010…) ;

- si les dossiers sont classés par ordre numérique : conserver 1 dossier sur 10 (nos 1, 11, 21, 31…) ;

- si les dossiers clôturés sont classés par ordre alphabétique : conserver 1 dossier sur 10 (conserver le 1er,

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le 11e, le 21e, le 31e dossiers dans l’ordre où ils se présentent).

Il est recommandé aux CPAS de soumettre au préalable le choix d’une méthode d’échantillonnage à l’accord de l’Archiviste général du Royaume.

Pour permettre l’identification des dossiers clôturés depuis au moins 15 ans, il est conseillé aux CPAS de classer les dossiers selon la date de clôture. Ce mode de classement facilitera grandement les procédures de tri.

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B.2. GESTION DES MAISONS DE REPOS ET DE SOINS, HOMES POUR ENFANTS, INSTITUTIONS POUR PERSONNES HANDICAPÉES ET AUTRES

STRUCTURES D’ACCUEIL LIÉES AU CPAS

B.2.1 Copies des décisions du bureau permanent, du conseil de l’action sociale ou du comité spécial

3 ans Éliminer Les documents originaux sont conservés dans les registres de délibérations des organes concernés.

B.2.2 Listes des résidents Conserver

B.2.3 Rapports des conseils de résidents Conserver En Région wallonne, la tenue de ces rapports est prescrite par l’article 24, § 2 du Décret relatif à l’hébergement et à l’accueil des personnes âgées du 30 avril 2009 (Moniteur belge du 16 juillet 2009).

B.2.4 Dossiers de résidents décédés ou sortis : dossiers médicaux

30 ans après le décès du résident ou après que le résident a quitté l’établissement

Trier Délai légal : l’arrêté royal du 3 mai 1999 (Moniteur belge du 30 juillet 1999) déterminant les conditions générales minimales auxquelles le dossier médical doit répondre prévoit (article 1er) que « le dossier médical doit être conservé pendant au moins trente ans dans l'hôpital ».

Règle de tri (après l’écoulement du délai de 30 ans) :

- Conserver tous les dossiers clôturés jusqu’en 1950.

- Pour les dossiers clôturés après 1950, le tri doit aboutir à la conservation d’au moins 10 % du nombre total des dossiers de résidents produits par la maison de repos ou de soin. La méthode de tri dépend du type de classement des dossiers au sein de l’établissement :

• Si les dossiers sont classés dans l’ordre chronologique

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des dates de clôture : conserver tous les dossiers clôturés au cours des années terminées par 0 (1980, 1990, 2000, 2010…).

• Si les dossiers sont classés par ordre numérique : conserver 1 dossier sur 10 (nos 1, 11, 21, 31…).

• Si les dossiers sont classés par ordre alphabétique : conserver 1 dossier sur 10 (conserver le 1er, le 11e, le 21e, le 31e dossiers dans l’ordre où ils se présentent).

Le choix d’une méthode d’échantillonnage doit être soumis au préalable à l’accord de l’Archiviste de l’État du ressort auquel appartient le CPAS.

Pour permettre l’identification des dossiers clôturés depuis au moins 30 ans, il est conseillé aux CPAS de classer les dossiers de résidents selon la date de clôture (date du décès ou date à laquelle le résident a quitté l’établissement). Ce mode de classement facilitera grandement les procédures de tri.

Une partie des documents présents dans les dossiers des résidents peuvent être éliminés après l’expiration du délai minimum de conservation mentionné dans les règles qui suivent (B.2.5 à B.2.12). Ces documents sont parfois conservés à part, en dehors du dossier individuel. S’ils sont conservés dans le dossier individuel, il est conseillé au CPAS de tenir des sous-dossiers à l’intérieur du dossier individuel, afin de repérer facilement les documents qui peuvent être éliminés.

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B.2.5 Dossiers infirmiers ou dossiers de soins


Éliminer Délai légal : l’arrêté royal du 28 décembre 2006 (Moniteur belge du 30 janvier 2007) déterminant les conditions générales minimales auxquelles le dossier infirmier, visé à l'article 17 quater de la loi sur les hôpitaux, coordonnée le 7 août 1987 doit répondre prévoit (article 1er) que « Le dossier infirmier doit être conservé pendant au moins vingt ans dans l'hôpital ».

B.2.6 Rapports, documents, tracés, graphiques, protocoles de radiographies et d’analyses de laboratoire

2 ans Éliminer Délai légal : l’arrêté royal du 14 septembre 1984 (article 1 § 8) établissant la nomenclature des prestations de santé en matière d’assurance obligatoire soins de santé et indemnités (Moniteur belge du 29 septembre 1984) prévoit un délai de conservation de deux ans pour ces documents.

B.2.7 Registres personnels de prestations des infirmiers et des kinésithérapeutes

5 ans après la dernière prestation

Éliminer Délai légal : l’arrêté royal du 25 novembre 1996 (Moniteur belge du 13 décembre 1996) fixant les modalités de tenue d'un registre de prestations par les dispensateurs de soins visés à l'article 76 de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités prévoit (article 4) que « tout registre de prestations doit être conservé pendant cinq ans, à compter de la date d'inscription de la dernière prestation qui y est consignée ».

B.2.8 Dossiers de résidents décédés ou sortis : dossiers sociaux, administratifs et financiers


Trier Délais légaux

- L’article 2262 bis du Code civil prévoit que « toutes les actions personnelles sont prescrites par 10 ans ».

- L’arrêté du Gouvernement wallon du 15 octobre 2009 (Moniteur belge du 12 novembre 2009) portant exécution du décret du 30 avril 2009 relatif à l’hébergement et à l’accueil des personnes âgées prévoit (annexe III, 3.1) : « Un dossier individuel est établi lors de l’admission de chaque résident, il doit être mis à jour en permanence. Il sera conservé dans l’établissement au moins deux ans après la sortie

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du résident ».

Règle de tri (après l’écoulement du délai de 10 ans) : voir les règles préconisées en matière de dossiers médicaux des résidents (code B.2.4)

Une partie des documents présents dans les dossiers des résidents peuvent être éliminés après l’expiration du délai minimum de conservation mentionné dans les règles qui suivent (B.2.9 à B.2.12). Ces documents sont parfois conservés à part, en dehors du dossier individuel. S’ils sont conservés dans le dossier individuel, il est conseillé au CPAS de tenir des sous-dossiers à l’intérieur du dossier individuel, afin de repérer facilement les documents qui peuvent être éliminés

B.2.9 Documents financiers relatifs aux résidents

Par exemple : factures des frais de séjour, liste des personnes à charge, liste des domiciliations, extraits de compte bancaire, factures, notes d’achats individuelles, formulaires d’hospitalisation, etc.

2 ans Éliminer Délai légal : l’article 2277 bis du Code civil établit une prescription de 2 ans pour les factures des prestataires de soins et les établissements de soins vis-à-vis des patients. Or, les maisons de repos et de soins apparaissent explicitement dans la liste des fournisseurs de prestations de soins de santé énoncée par l’article 34 de la loi du 14 juillet 1994 relative à l’assurance obligatoire soins de santé et indemnités (Moniteur belge du 27 août 1994).

Il s’agit de doubles dont les originaux sont conservés par le service des finances du CPAS.

B.2.10 Factures des prestataires de soins et des établissements de soins pour les prestations, services, biens médicaux et frais supplémentaires

2 ans Éliminer Délai légal : l’article 2277 bis du Code civil établit une prescription de 2 ans pour les factures des prestataires de soins et les établissements de soins vis-à-vis des patients.

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B.2.11 Duplicata des attestations de soins donnés

6 ans Éliminer Délai légal : l’arrêté ministériel du 15 mars 1985 (Moniteur belge du 28 mars 1985) déterminant le modèle et l'usage des attestations de soins et de la vignette de concordance à utiliser par les établissements qui dispensent des soins de santé prévoit (article 11) que « les duplicata des attestations de soins et des factures visées à l'article 10 sont conservés, par l'établissement de soins, pendant six ans à dater du 1er janvier de l'année pendant laquelle les originaux ont été établis ».

B.2.12 Documents relatifs aux subsides de l’INAMI :

Par exemple : notes trimestrielles établies individuellement par patient, état récapitulatif trimestriel pour chaque mutuelle, réclamations en matière d’INAMI

2 ans Éliminer Délai légal : la loi du 9 août 1963 (Moniteur belge du 1er novembre 1963) instituant et organisant un régime d'assurance obligatoire soins de santé et indemnités prévoit (article 106) que « l'action en paiement de prestations de l'assurance indemnités se prescrit par deux ans, à compter de la fin du mois auquel se rapportent ces indemnités ».

B.2.13 Listes d’attente mensuelle en vue de l’admission de résidents

3 mois Éliminer

B.2.14 Dossiers relatifs aux personnes placées sur les listes d’attente

2 ans Éliminer

B.2.15 Carnets de rendez-vous (coiffeurs, pédicures, kinésithérapeutes, etc.)


Éliminer

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ANNEXE. LISTE DES SERVICES DES ARCHIVES DE L’ÉTAT COMPÉTENTS EN MATIÈRE

DE SURVEILLANCE EN RÉGION WALLONNE

Archives de l’État dans les provinces wallonnes

rue Paulin Ladeuze 16, 1348 Louvain-la-Neuve Tél : 010/23.00.90 – Fax : 010/23.00.98 E-mail : [email protected]

Province du Brabant wallon

Archives de l’Etat à Louvain-la-Neuve rue Paulin Ladeuze 16, 1348 Louvain-la-Neuve Tél : 010/23.00.90 – Fax : 010/23.00.98 E-mail : [email protected]

Province de Hainaut

Archives de l'État à Mons (service compétent pour toute la province à l’exception de l’arrondissement judiciaire de Tournai) avenue des Bassins, 66, 7000 Mons Tél. 065/40.04.60 – Fax 065/40.04.61 E-mail : [email protected] Archives de l’État à Tournai (service compétent pour l’arrondissement judiciaire de Tournai) rue des Augustins, 20, 7500 Tournai Tél. 069/22.53.76 – Fax 069/54.54.83 E-mail : [email protected]

Province de Liège

Archives de l'État à Liège (service compétent pour toute la province à l’exception de la Communauté germanophone) rue du Chéra 79, 4000 Liège Tél. 04/252.03.93 - Fax 04/229.33.50 E-mail : [email protected] Staatsarchiv Eupen (service compétent pour la Communauté germanophone) Kaperberg 2-4, 4700 Eupen Tél. 087/55.43.77 – Fax 087/55.87.77 E-mail : [email protected]

Province de Luxembourg

Archives de l'État à Arlon (service compétent pour toute la province à l’exception de l’arrondissement judiciaire de Marche-en-Famenne et du canton de Saint-Hubert) parc des Expositions 9, 6700 Arlon Tél. & fax 063/22.06.13 E-mail : [email protected] Archives de l’État à Saint-Hubert (service compétent pour l’arrondissement judiciaire de Marche-en-Famenne et le canton de Saint-Hubert) place de l’Abbaye, 6870 Saint-Hubert Tél. & fax 061/61.14.55 E-mail : [email protected]

Province de Namur

Archives de l'État à Namur rue d'Arquet 45, 5000 Namur Tél. 081/22.34.98 - Fax 081/65.41.99 E-mail : [email protected]





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Archives produites par les Centres publics d’Action socialeen Région wallonne

Tableau de tri

[2011]

par

Laurent HONNORÉ

et

Michel NUYTTENSCOORD.

Brussel – Bruxelles2011

9789057463495

ISBN 978 90 5746 349 5

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