et du Conseil francophone et germanophone de l’Ordre des ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/OA_Conseilnational_DE_2013.pdf · personnel du Conseil national de l’Ordre des

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN

TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

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Archives du

Conseil national de l’Ordre des Architecteset du

Conseil francophone et germanophone de l’Ordre des Architectes

Dossier d’étude et de préparation du tableau de tri

(2013)

par

Rolande DEPOORTERE

Brussel – Bruxelles2014

5372

ARCHIVES DU

CONSEIL NATIONAL DE L’ORDRE DES ARCHITECTES ET DU

CONSEIL FRANCOPHONE ET GERMANOPHONE DE L’ORDRE DES ARCHITECTES

DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI

(2013)





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Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

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1000 Brussel – Bruxelles





131

Archives du

Conseil national de l’Ordre des Architectes et du



(2013)

par

Rolande DEPOORTERE

Brussel – Bruxelles 2014

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REMERCIEMENTS Cette étude et le tableau de tri afférent n’auraient pu être réalisés sans le concours du personnel du Conseil national de l’Ordre des architectes et du Conseil francophone et germanophone de l’Ordre. Je tiens à remercier tout particulièrement Frédéric Lapôtre, Secrétaire général du conseil francophone et germanophone, pour sa disponibilité et son accueil chaleureux. Mes remerciements les plus vifs vont aussi à Nathalie Huygens, trésorière du Conseil francophone et germanophone, qui est à l’origine de l’appel adressé par le Conseil aux Archives de l’Etat ; à Laura George, juriste du Conseil francophone et germanophone, qui a relu et commenté attentivement une première version du tableau de tri ; et à Hélène Charlier, ancienne secrétaire du conseil provincial du Brabant, qui m’a fait visiter longuement les caves du siège du Conseil national et m’a éclairée sur le contenu des dossiers, des fichiers et des bases de données. Que tous les autres agents que j’ai eu l’occasion d’interviewer durant mon enquête reçoivent ici l’expression de ma reconnaissance pour leurs explications claires et précises, leur accueil patient et aimable.

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TABLE DES MATIÈRES

REMERCIEMENTS ........................................................................................................... 5 TABLE DES MATIÈRES .................................................................................................. 7 LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE ............................................................... 9 LISTE DES ABRÉVIATIONS ........................................................................................... 11 PRÉPARATION DE L’ÉTUDE ........................................................................................ 13 HISTOIRE ET FONCTIONNEMENT DE L’INSTITUTION ....................................... 15 A. BREF HISTORIQUE DE L’INSTITUTION ............................................................................... 15 B. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DE L’INSTITUTION .............................................................. 15 C. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’INSTITUTION ................................................ 16 D. ORGANIGRAMMES ............................................................................................................. 20 LES ARCHIVES DE L’INSTITUTION ET LEUR TRI ................................................. 23 A. PRODUCTION ET GESTION DES ARCHIVES ......................................................................... 23 B. TRI DES ARCHIVES ............................................................................................................ 26

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LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE A. SOURCES

A+ Actualité (bulletin d’information de l’ordre des architectes de Belgique), 1985-1991. Archinews du Cfg-OA (bulletin d’information du Cfg-OA), 2010-. Architext (bulletin d’information de l’ordre des architectes de Belgique), 1993-2010. Bulletin de l’Ordre des Architectes – Mededelingenblad van de Orde van Architecten, 1982-1985. Bulletin officiel d’information du Conseil national de l’Ordre des Architectes de Belgique – Officieel mededelingenblad van de Nationale Raad van de Belgische Orde van Architecten, 1980-1982. Le Moniteur belge. Règlement d’ordre intérieur du conseil francophone et germanophone de l’ordre des architecte, approuvé le 19 décembre 2008, consultable sur le site web www.ordredesarchitectes.irisnet.be. Site web officiel de l’ordre francophone et germanophone des architectes : www.ordredesarchitectes.irisnet.be. Site officiel du VROA : www.architect.be.

B. BIBLIOGRAPHIE

Ordre des architectes, dans : Répertoire pratique du droit belge, supplément au tome 6, Bruxelles, 1983, p. 575-584.

PLISNIER F., Ordre des architectes – Orde van de architecten, 1963-, dans : PLISNIER F. avec la collaboration de CARNEL S., COPPIETERS G. ET PIRLOT V., Guide des organismes d’intérêt public en Belgique – Gids van de instellingen van openbare nut in België, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2008, tome III, vol. 2, notice 405, p. 622-627.

SIRJACOBS I. , Conseils provinciaux et conseils d’appel de l’ordre des architectes – Provinciale raden en raden van beroep van de orde der architecten dans : SIRJACOBS I. et VANDEN BOSCH H., Les juridictions administratives en Belgique depuis 1795-De administratieve rechtscolleges in België sinds 1795, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2006, tome II, notice 12.11, p. 1014-1018.

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LISTE DES ABRÉVIATIONS

AGR Archives générales du Royaume

Cfg-OA Conseil francophone et germanophone de l’Ordre des architectes

CNOA Conseil national de l’Ordre des architectes

MB Moniteur belge

OAFG Ordre des architectes francophones et germanophones

VROA Vlaamse Raad van de Orde van Architecten

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PRÉPARATION DE L’ÉTUDE

En avril 2013, le Secrétaire général du Cfg-OA, Frédéric Lapôtre, contacte la section Surveillance et avis des AGR pour lui demander des conseils en vue d’optimaliser la gestion des archives de son institution. La future dématérialisation des procédures de travail a fait prendre au Cfg-OA conscience de l’importance d’une gestion rationnelle de ses documents. Par ailleurs, la scission totale du Conseil national de l’Ordre des architectes en deux ordres distincts francophone/germanophone d’un côté et néerlandophone de l’autre, qui se profile pour 2014, rend plus nécessaire que jamais l’inventaire des archives du CNOA et de la partie des archives du Cfg-OA qui sont conservées ensemble au siège du CNOA, 160 rue de Livourne.

Rolande Depoortere, chef de la section Surveillance et avis, réalise le tableau de tri entre août et décembre 2013. Trois visites dans les locaux du Cfg-OA, sis 55 rue du Moulin à Papier à Auderghem, et au siège du CNOA suffisent à répertorier les archives actives, semi-actives et statiques de ces deux composantes de l’Ordre des architectes.

Le tableau de tri est approuvé par l’Archiviste général en décembre 2013 et par le Secrétaire général du Cfg-OA en janvier 2014.

La très probable scission du CNOA en 2014 entraînera certainement une mise à jour des deux tableaux pour tenir compte de la dévolution des archives du CNOA. On notera toutefois que le fonctionnement actuel du Cfg-OA, complètement séparé de celui du Vlaamse Raad van de architecten, préfigure la situation future qu’une scission officielle ne fera qu’entériner. Dans les faits, les deux ordres, néerlandophone et franco-germanophone, existent déjà et ne se concertent plus sur des sujets d’intérêt commun qu’au sein du CNOA lors de réunions périodiques.

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HISTOIRE ET FONCTIONNEMENT DE L’INSTITUTION

A. BREF HISTORIQUE DE L’INSTITUTION

Si le titre et la profession d’architecte sont protégés depuis 19391, l’organisation de la profession et de ses règles déontologiques datent de 1963. La loi du 26 juin 19632, toujours d’application malgré quelques modifications, instaure l’Ordre des architectes sur le modèle des ordres existant pour d’autres professions, médecins, pharmaciens, vétérinaires notamment. L’Ordre est l’intermédiaire entre l’Etat et les architectes qu’il représente légalement. Il est le conseiller de l’Etat pour toute réglementation de la profession et de son exercice3.

L’Ordre reste jusqu’à présent national et unitaire. Mais depuis la résolution prise par le Conseil national le 30 septembre 2005, l’Ordre travaille à se réformer dans le sens d’une plus grande autonomie de ses composantes sur une base communautaire. En clair, depuis 2008 et la réforme de son règlement d’ordre intérieur4, bien qu’officiellement encore national et unique, il est dans les faits scindés en deux entités qui fonctionnent quasi séparément : le Conseil francophone et germanophone de l’Ordre et le Vlaamse Raad van architecten. Seules les matières communes aux deux (trois) rôles linguistiques sont encore traitées au niveau du Conseil national. Au moment de rédiger ces lignes, la scission pure et simple de l’Ordre national en deux ordres distincts est à l’étude.

B. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DE L’INSTITUTION

En tant que représentant légal des architectes en Belgique vis-à-vis des pouvoirs publics et des citoyens, l’Ordre se voit confier par l’Etat comme missions principales :

la reconnaissance du titre d’architecte ;

l’établissement des règles du stage d’architecte ;

la tenue du tableau des architectes reconnus et des stagiaires ;

le contrôle du stage ;

dans le cadre de la libre prestation de services au sein de l’Union européenne, l’inscription dans une liste des prestataires de services des architectes ressortissants des Etats membres de l’Union autres que la Belgique et qui souhaitent exercer leur profession à l’intérieur des frontières belges ;

l’établissement des règles déontologiques de la profession d’architecte ;

le contrôle de leur respect par les membres de l’Ordre et par les prestataires de services européens ;

la sanction disciplinaire en cas de non-respect des règles déontologiques ; 1 La loi du 20 février 1939 (MB du 25 mars 1939) impose la reconnaissance du titre d’architecte pour pouvoir exercer la profession et l’obligation de recourir aux services d’un architecte pour construire un bâtiment. 2 MB du 5 juillet 1963. On trouvera la liste complète des modifications de la loi jusqu’en 2007 dans PLISNIER F., Ordre des architectes – Orde van de architecten, 1963-, dans : Plisnier F. avec la collaboration de CARNEL S., COPPIETERS G. ET PIRLOT V., Guide des organismes d’intérêt public en Belgique – Gids van de instellingen van openbare nut in België, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2008, tome III, vol. 2, notice 405, p. 626. 3 Voir pour plus de détails, PLISNIER F. , Op. cit, p. 622. 4 En particulier l’article 41 de ce règlement.

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la dénonciation à l’autorité judiciaire de toute infraction aux lois et règlements protégeant et encadrant le titre et la profession d’architecte.

En tant qu’organisation professionnelle, l’Ordre défend également les intérêts de ses membres vis-à-vis des pouvoirs publics, et assure la promotion de la profession vis-à-vis de l’opinion et des clients potentiels. A ce titre, il publie des informations pratiques et juridiques à destination de ses membres, par le biais d’un bulletin périodique longtemps diffusé sur papier et en ligne depuis trois ans. Ce bulletin a changé plusieurs fois de noms, notamment A+ Actualité, Architext, Archinews aujourd’hui. L’Ordre publie en outre des plaquettes et des brochures destinées au grand public telles que L’architecte. Seul un Architecte peut en faire autant pour vous – Mijn architect. Ik kan op hem rekenen (2011). Fin 2013, le Cfg-OA envisage de développer dans les années à venir des activités éducatives pour mieux faire connaître la profession aux jeunes.

L’Ordre entretient également des relations avec les organisations similaires étrangères et internationales (par exemple l’Union internationale des Architectes), en particulier au niveau européen, avec le Conseil des architectes d’Europe (CAE) et la European Federation of Architects (EFAP). Il participe à l’organisation de prix d’architecture en Belgique et à l’étranger.

C. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’INSTITUTION

1. Le Conseil national et ses services administratifs

Le Conseil national, sis en Région bruxelloise, représente les membres de l’Ordre auprès des pouvoirs publics fédéraux et au niveau international, donne des avis aux pouvoirs publics sur les mesures législatives et réglementaires qui lui paraissent souhaitables pour la défense de la profession d’architecte. Il établit les règles déontologiques et le règlement du stage, ainsi que les règlements d’ordre intérieur des conseils provinciaux. Il contrôle les activités des conseils provinciaux et traite, au plan administratif, les demandes des prestataires de services européens. C’est lui qui publie le tableau des architectes reconnus et des stagiaires ainsi que la liste des prestataires de services étrangers autorisés à exercer en Belgique. Il peut en outre instaurer des groupes de travail temporaires ou des commissions permanentes chargés d’étudier des thématiques spécifiques. Il approuve le budget de chacune de ses deux sections linguistiques.

Le Conseil national a toujours été divisé en deux sections linguistiques qui se réunissaient pour prendre les décisions intéressant la profession pour l’ensemble du pays. La section francophone et germanophone contrôlait le fonctionnement des conseils provinciaux de Wallonie et de la section francophone du conseil provincial du Brabant, la section néerlandophone celui des conseils provinciaux de Flandre et de la section néerlandophone du conseil provincial du Brabant.

Depuis 2008, chaque section est dans les faits devenue autonome. On ne parle désormais plus de sections mais de Conseil francophone et germanophone et de Vlaamse Raad, bien qu’officiellement le terme de section ne soit pas aboli et figure encore dans le règlement d’ordre intérieur du Conseil national. Ce dernier existe encore dans la mesure où les comités de direction des deux conseils « communautaires » se réunissent périodiquement pour se concerter sur les questions d’intérêt commun et proposer des mesures d’ordre général et commun. Le Conseil national prend alors position et fait exécuter par le Cfg-OA et le VROA les mesures décidées. Il approuve encore le budget du Cfg-OA et du VRAO et le règlement du stage. Le Conseil national reste le seul interlocuteur officiel des pouvoirs publics fédéraux et le représentant officiel de l’Ordre auprès des instances internationales.

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Le Conseil national se compose de : 10 membres effectifs et d’autant de suppléants, chacun élu par son conseil provincial; 2 membres nommés par le roi parmi les architectes fonctionnaires communaux et

provinciaux; 4 membres nommés par le roi parmi les architectes enseignant dans les écoles

d’architecture, dont 1 enseignant dans les écoles de l’État, 1 enseignant dans les écoles officielles subventionnées et 2 dans les écoles libres subventionnées;

2 membres nommés par le roi parmi les ingénieurs architectes et les ingénieurs civils des constructions, professeurs de l’université, l’un pour l’enseignement libre, l’autre pour l’enseignement officiel;

2 membres nommés par le roi parmi les architectes fonctionnaires ou agents de services publics;

1 assesseur juridique et un suppléant assistent le conseil avec voix consultative. Ils sont nommés par le roi parmi les présidents et conseillers, magistrats effectifs ou honoraires, de la cour d’appel de Bruxelles, ou parmi les avocats du barreau de Bruxelles inscrits depuis 10 ans au moins à un des tableaux de l’Ordre des avocats.

Les membres sont désignés pour une période de 4 ans. Le conseil national de l’Ordre élit en son sein un président et un président suppléant, un secrétaire et un secrétaire adjoint qui doivent être respectivement membres de conseils de l’Ordre de régime linguistique différent. Ils forment, avec l’assesseur juridique, le bureau du conseil. Le président suppléant remplit également les fonctions de trésorier. Le président et le président suppléant ainsi que le secrétaire et son adjoint sont de droit président et secrétaire de la section (au conseil depuis 2008) à laquelle (auquel) ils appartiennent. Le Conseil national était et reste assisté par un service juridique et des services administratifs qui gèrent le personnel, le budget, les locaux, le matériel de bureau, l’infrastructure informatique, la communication externe et les archives. Ces services étaient dirigés jusqu’en 2007 par un secrétaire général et un secrétaire général adjoint, de rôle linguistique différent, chargés au demeurant du secrétariat des séances du CNOA. Ils étaient donc tenus de dresser et conserver les procès-verbaux des séances du CNOA et de traiter la correspondance de celui-ci. Depuis 2008, les services administratifs du Conseil national ont été réduits dans la mesure où le Cfg-OA et le VROA se sont eux-mêmes dotés de services administratifs complets qui ont repris les fonctions de leurs prédécesseurs nationaux. Le Conseil national continue cependant à gérer les archives de l’ancien conseil provincial de Brabant restées au siège du CNOA. Le Conseil national a désormais comme secrétaires généraux les deux secrétaires généraux du Cfg-OA et du VROA. Sa comptabilité est tenue par les deux comptables du Cfg-OA et du VROA, la gestion de son personnel externalisée à un secrétariat social tandis que la prévention et la sécurité au travail sont sous-traitées à la société Mensura. 2. Le Conseil francophone et germanophone Nouveau nom de la section francophone et germanophone du Conseil national dotée d’une très large autonomie, le Cfg-OA a hérité des compétences du CNOA, mais limitées aux architectes francophones et germanophones inscrits à l’Ordre. C’est notamment lui qui collationne les données du tableau des stagiaires et des architectes reconnus francophones et germanophones, et les transmet au CNOA qui les publie sur le web. Il contrôle le fonctionnement des conseils provinciaux de Wallonie et du conseil local de Bruxelles-Capitale francophone et germanophone. Il est libre d’instaurer des commissions permanentes et des groupes de travail temporaires pour traiter des thématiques particulières. Il a ainsi créé depuis 2008 la commission « International », les chambres permanentes bruxelloise et wallonne, et les groupes de travail

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« Stage » et « Cotisation ». La chambre wallonne et la chambre bruxelloise ont pour vocation d’être les plateformes de coordination, de concertation et d’action régionales entre l’Ordre, les architectes et les associations professionnelles telles que l’Union wallonne des architectes, Architects in Brussels, Jeunes architectes de Belgique et Nationale Architecten Vereniging. Elles se composent de mandataires élus au sein du Cfg-OA et d’observateurs invités représentants les associations professionnelles régionales. Elles représentent le Cfg-OA aux réunions de concertation organisées notamment par la Société wallonne du Logement, le Conseil supérieur du Logement. Le Cfg-OA est épaulé par des services administratifs, sis actuellement 55 rue du Moulin à Papier, à Auderghem en Région bruxelloise, dirigés par un secrétaire général. Ces services gèrent le personnel, le budget, les locaux, les biens meubles, le matériel, l’IT, la communication et le conseil juridique du Cfg-OA. Ils assurent le secrétariat des séances du Cfg-OA. On notera que la gestion du personnel est en partie sous-traitée à un secrétariat social. Un comité de direction prépare les dossiers à soumettre au Cfg-OA, prend les décisions en rapport avec la gestion quotidienne des activités et services, veille à l’exécution des décisions prises par le Cfg-OA et au suivi des travaux des commissions et des groupes de travail. Il se compose du président du Cfg-OA, du vice-président, du secrétaire général, du trésorier et d’un conseiller, tous élus parmi les membres. 3. Les conseils locaux (provinciaux) Les conseils locaux ont un ressort territorial s’étendant sur une province ou sur l’arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale. Ils ont juridiction sur les membres de l’ordre qui ont établi le siège principal de leur activité dans leur ressort.

Chaque conseil provincial est composé de 7 membres effectifs et de 7 suppléants, élus par les personnes inscrites au tableau de la province, et nommés pour un mandat de 6 ans. Le conseil provincial est assisté d’un assesseur juridique qui dispose d’une voix consultative et qui est nommé par le roi pour un mandat de 6 ans parmi les magistrats effectifs ou honoraires ou les avocats inscrits depuis 10 ans au moins à un des tableaux de l’Ordre des avocats. Deux délégués des stagiaires complètent l’effectif. Le conseil provincial élit en son sein un président, un vice-président et un secrétaire qui, avec l’assesseur juridique, constituent le bureau. Le secrétaire assume les fonctions de trésorier.

Concrètement, le conseil provincial:

tient à jour le tableau des membres de l’Ordre et la liste des stagiaires dans son ressort;

reçoit et délivre les documents nécessaires pour les architectes étrangers souhaitant exercer dans le ressort ou pour les architectes belges souhaitant exercer à l’étranger;

en cas de contestation sur les honoraires, fixe le montant de ceux-ci à la demande des parties;

donne son avis sur le mode de fixation des taux et des honoraires à la demande des cours et des tribunaux, en cas de contestation entre personnes soumises à la juridiction de l’Ordre ou encore en cas de manquement grave au devoir professionnel;

assure le respect des règles de déontologie et dénonce à l’autorité judiciaire toute infraction aux lois et aux règlements protégeant le titre et la profession d’architecte;

statue en matière disciplinaire et assure l’application des sanctions. Le bureau instruit les plaintes introduites à charge des personnes soumises à la juridiction du conseil. Les sanctions possibles vont de l’avertissement à la radiation en passant par la censure, la réprimande et la suspension.

Chaque conseil provincial désigne en son sein une commission de stage. Il peut aussi, soit à la demande du CNOA (actuellement du Cfg-OA), soit d’initiative et moyennant l’accord du CNOA (actuellement du Cfg-OA), créer une ou plusieurs autres commissions.

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4. Le conseil d’appel de Liège

Le conseil d’appel se compose de 3 conseillers, effectifs ou honoraires, de la cour d’appel et de 3 architectes désignés par le sort parmi les membres des conseils provinciaux francophones et germanophones et faisant partie de conseils provinciaux différents. Les magistrats sont nommés par le roi pour un mandat de 4 ans. L’un d’eux fait fonction de président. Des suppléants, 3 magistrats et 3 membres des conseils provinciaux, sont désignés selon les mêmes procédures et pour la même durée. Chaque conseil est également assisté d’un greffier et d’un suppléant nommés par lui.

Le conseil d’appel statue sur les recours introduits contre les décisions rendues par les conseils provinciaux francophones et germanophones en matière disciplinaire et en matière d’inscription. Il statue en outre sur les demandes de réhabilitation relatives aux décisions de suspension ou de radiation.

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Organigrammes 1963-1995

Conseil National : Section FR et GE Section NL

Conseils provinciaux

Conseils d’appel

FR à Liège NL à Gand

Bureau

Antwerpen

Hainaut

West-Vlaanderen

Liège

Oost-Vlaanderen

Namur

Limburg

Luxembourg

Brabant Section FR Section NL

Secrétariat général

Services administratifs

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1996-2007

Conseil National : Section FR et GE Section NL

Conseils provinciaux

Conseils d’appel

Liège (FR) Gent (NL)

Bureau

Bruxelles-Capitale et Brabant wallon

(FR)

Brussel-Hoofdstad en Vlaams-Brabant

(NL)

Hainaut

Antwerpen

Liège

West-Vlaanderen

Namur Oost-Vlaanderen

Luxembourg

Limburg



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Depuis 2008 : CNOA et Cfg-OA

Conseil national

CFg-OA VROA

Conseils provinciaux Conseil d’appel de Liège

Bruxelles-Capitale et Brabant wallon

Namur

Liège

Hainaut

Luxembourg




Comité de direction

Bureau (réunion des représentantsdu Cfg-OA et du VROA)

Commissions permanentes Groupes de travail ad hoc

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LES ARCHIVES DE L’INSTITUTION ET LEUR TRI A. PRODUCTION ET GESTION DES ARCHIVES

L’essentiel des archives produites et reçues par les services depuis la création de l’Ordre en 1963 a été préservé et est réparti entre les locaux de la rue de Livourne, du Cfg-OA, du VROA, des conseils provinciaux et des conseils d’appel. Rue de Livourne sont conservées les archives du CNOA ainsi que les archives antérieures à 2008 du conseil provincial du Brabant. Le Cfg-OA et le VROA conservent respectivement les documents créés et reçus par les sections francophone-germanophone d’une part, et néerlandophone d’autre part. Les conseils provinciaux conservent chacun leurs propres archives. Le greffe de la cour d’appel de Liège héberge les archives du conseil d’appel francophone-germanophone, tandis que le greffe de la cour d’appel de Gand héberge celles du conseil d’appel néerlandophone. La gestion du personnel, de la sécurité et de la prévention sont depuis quelques années externalisées à des sociétés privées. Les locaux de la rue de Livourne abritent environ 300 mètres linéaires d’archives papier statiques et semi-dynamiques. L’ampleur provient surtout des dossiers individuels d’architectes et de stagiaires de l’ancien conseil provincial du Brabant qui côtoient les archives du CNOA et se confondent parfois avec ces dernières. A côté des archives papier, des bases de données numériques ont été développées, notamment pour la mise à jour en continu du tableau des architectes et des stagiaires, pour la rédaction et la mise en page des publications et pour la gestion de formulaires proposés en ligne aux architectes et à leurs clients sur le site web. On notera que les conseils provinciaux de l’Ordre ont hérité en 1963 des dossiers individuels constitués en 1939 par les administrations provinciales dans le cadre de la procédure de reconnaissance du titre d’architecte, en application de la loi du 20 février 1939. Les principales catégories d’archives produites par le CNOA et par le Cfg-OA se répartissent entre les documents relatifs à l’organisation et au fonctionnement des services et les documents relatifs aux compétences spécifiques de l’Ordre. 1. Les archives relatives à l’organisation et au fonctionnement des services Elles se divisent entre les archives des services centraux d’appui du CNOA et du Cfg-OA et les archives organisationnelles des conseils provinciaux. Les documents relatifs à l’organisation et au fonctionnement du conseil d’appel sont conservés avec les archives relatives à l’organisation des services de la cour d’appel de Liège. Au niveau central, le CNOA et le Cfg-OA produisent des documents en rapport avec la direction générale des services, avec la gestion de leur personnel administratif, avec la comptabilité de l’Ordre, avec la gestion des bâtiments occupés et du matériel nécessaire au travail quotidien des services, avec le conseil juridique, la communication et la gestion des archives. 1.1. La direction générale des services Cette fonction engendre la rédaction d’une abondante correspondance avec diverses autorités et interlocuteurs externes et internes à l’Ordre, de notes et de plans stratégiques, la préparation de réponses aux questions parlementaires, la rédaction des rapports annuels d’activité du CNOA et du Cfg-OA accompagnés de statistiques qui couvrent également les activités des conseils provinciaux.

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1.2. L’assistance et le conseil juridique Le service juridique rédige des avis destinés à éclairer le CNOA et le Cfg-OA mais aussi les autorités de tutelle de l’Ordre sur divers sujets, notamment dans le cadre de la préparation des textes législatifs et réglementaires en rapport avec la profession d’architecte et les missions de l’Ordre. Ce service donne des avis sur le contentieux disciplinaire. A ce titre, le service juridique du Cfg-OA a constitué une base de données des décisions disciplinaires rendues par les conseils provinciaux et locaux francophones et germanophones. 1.3. La gestion du personnel Désormais largement externalisée à un secrétariat social, cette fonction produit les documents classiques composant le dossier individuel de carrière de chaque membre du personnel engagé par l’Ordre. S’ajoutent à ces dossiers ceux qui concernent les formations suivies par le personnel, les règlements de travail, les brochures d’accueil remises aux nouveaux agents, des notes de service, le registre central du personnel, et tous les documents relatifs au paiement des salaires, des cotisations sociales, aux indemnités diverses, aux allocations familiales, au contrôle des présences et des absences, etc. On en trouvera la liste détaillée dans le tableau de tri. L’Ordre accueillant parfois des étudiants jobistes et des étudiants stagiaires en immersion professionnelle, ses locaux abritent quelques dossiers d’archives relatifs à ces matières. 1.4. La gestion financière La constitution du budget annuel, le calcul des comptes et des bilans annuels, les dossiers documentant chaque dépense, les factures, les notes de crédit, les dossiers de paiement des cotisations des membres de l’Ordre, les dossiers des marchés publics, les dossiers relatifs à la souscription de contrats d’assurance, les dossiers des sinistres, les documents relatifs aux impôts, forment l’essentiel des archives financières de l’Ordre. 1.5. La gestion des biens mobiliers et immobiliers Cette activité se reflète dans les actes et dossiers relatifs à l’acquisition ou à la location d’immeubles, aux dons et legs immobiliers et mobiliers reçus par l’Ordre, les dossiers en rapport avec l’entretien et la rénovation des locaux occupés par les services de l’Ordre, les plans et les photos des bâtiments et les documents relatifs aux déménagements des services. 1.6. La prévention et la protection au travail Externalisée à la société Mensura, cette fonction entraîne la production de nombreuses catégories de documents énumérées dans les lois et arrêtés qui définissent et encadrent le rôle de conseiller en prévention. La liste complète de ces documents est reprise dans le tableau de tri générique pour les établissements publics et pour les fonctions centrales d’appui rédigé par la section Surveillance des Archives de l’Etat. Cela va du plan global quinquennal de prévention et des plans annuels d’action aux dossiers des plaintes pour harcèlement et violence, en passant par les rapports mensuels et annuels d’activité, les procès-verbaux du comité de prévention, les dossiers du plan d’urgence, les dossiers des exercices anti-incendie et d’évacuation, les dossiers des autres formations organisées à l’intention du personnel, l’inventaire des matières dangereuses ou toxiques présentes dans les locaux, le registre des propositions et remarques faites par le personnel, les dossiers des accidents de travail, etc. 1.7. La gestion des technologies de l’information et de la communication Les archives des TIC se composent de l’inventaire du matériel et des logiciels, des dossiers d’achat, des licences, des dossiers relatifs au développement d’applications propres telles que la base de données Archiline puis Archi onWeb, de la documentation sur les logiciels et des dossiers relatifs à l’entretien du matériel. 1.8. La communication Cette importante fonction recouvre aussi l’organisation de l’accueil des visiteurs et la traduction des textes. Elle engendre des dossiers sur la promotion, les relations publiques, la recherche ou l’octroi de sponsoring, l’organisation de visites de personnalités et de conférences de presse, la rédaction de communiqués de presse, le merchandising, la rédaction de brochures d’information et de la revue Architext puis Archinews, la gestion du contenu du

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site web et de l’intranet, l’organisation d’enquêtes de satisfaction auprès des membres de l’Ordre, le traitement des demandes de renseignements en tout genre, l’organisation de colloques et d’événements tels que l’anniversaire de l’Ordre. 1.9. Initiatives éducatives La communication du Cfg-OA entend développer dans les prochaines années des activités éducatives pour faire connaître au jeune public le métier d’architecte. Au moment d’écrire ces lignes, il n’y a pas encore véritablement d’archives en rapport avec des initiatives éducatives, mais nous avons néanmoins inclus dans le tableau de tri des séries dont on peut supposer qu’elles apparaîtront dès que le Cfg-OA lancera ses premières expositions et ses premiers ateliers pédagogiques. 1.10 La gestion des archives Peu volumineux, les dossiers se rapportant à cette mission recouvrent surtout le déménagement des services du Cfg-OA vers la rue du Moulin à papier et les actuels contacts avec les Archives de l’Etat. Mais ils comprennent aussi le plan de classement des dossiers généraux des services centraux du CNOA, et des documents de réflexion sur les délais d’utilité administrative rédigés par le service juridique du VROA. 2. Les archives en rapport avec les compétences spécifiques Ce sont de loin les plus volumineuses séries conservées par le CNOA et le Cfg-OA, selon le cas au niveau du Conseil ou au niveau des services déconcentrés (conseils locaux et conseil d’appel). Logiquement, c’est sur leur conservation dans des conditions climatiques et environnementales correctes que ce sont concentrés les efforts des services. La situation dans les conseils locaux (provinciaux) est cependant variable et méritera une visite spécifique des inspecteurs des Archives de l’Etat. Il en va de même pour les archives du conseil d’appel conservées au greffe de la cour d’appel de Liège. Nous décrivons brièvement ci-dessous les séries principales. 2.1. Tableau des stagiaires et des architectes inscrits Le tableau est alimenté et tenu à jour par les conseils provinciaux (locaux) mais centralisé par le CNOA qui le publie désormais sur son site web. Sous forme papier de 1963 à 1993, le tableau est informatisé depuis 1994. En deux décennies, 3 bases de données se sont succédé, la première de 1994 à 2005 en FoxPro, la deuxième de 2005 à 2011 en Sql sous le nom d’Archiline, et la troisième Archi on Web. En principe, chaque base a récupéré les données de la précédente. Il semble toutefois qu’Archi on Web n’ait repris que les données actives sur les architectes encore inscrits au tableau en 2011. Mais ce point devra être vérifié par une comparaison entre les données de la base et les anciens fichiers alphabétiques sur fiches en carton encore conservés par ailleurs. Les champs de la base de données ne sont pas historiques, une modification des données écrase les données précédentes. On notera qu’avant la création de l’Ordre, l’administration provinciale tenait depuis 1939 un registre des architectes reconnus installés dans son ressort. L’Ordre a hérité de ce registre en 1963. On peut le considérer comme l’ancêtre du tableau. 2.2. Dossiers individuels des stagiaires Durant leur stage, les diplômés en architecture sont suivis par le conseil provincial de leur ressort. Certains conseils classent les dossiers individuels en 2 sous-séries : les dossiers des stagiaires qui ne s’inscrivent ensuite pas au tableau des architectes, et les dossiers de ceux qui s’y inscrivent à l’issue de leur stage. Un dossier contient la copie du diplôme du stagiaire, ses coordonnées, les rapports rédigés par le maître de stage, l’attestation de réussite du stage. 2.3. Dossiers individuels des architectes inscrits au tableau Il s’agit de la série centrale des archives des conseils locaux (provinciaux). Le dossier individuel se compose de tous les documents attestant l’inscription de l’architecte, le paiement de sa cotisation, une copie de son diplôme, un certificat de bonnes vie et mœurs, les

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documents relatifs à l’entreprise dans laquelle il exerce éventuellement ses fonctions (statuts, polices d’assurance, etc.), les documents témoignant des péripéties de sa carrière. Dans certains conseils, le dossier disciplinaire est joint au dossier individuel. Dans d’autres, les dossiers disciplinaires sont conservés séparément. Au cours des dernières années, le Cfg-OA recense environ 70 dossiers disciplinaires par an, soit environ 6 ou 7 par mois. Pour toute la Belgique, VROA compris, on en recense une quinzaine par mois. Dans les locaux du CNOA rue de Livourne sont conservés environ 10.000 dossiers individuels du conseil provincial de Brabant antérieurs à 2005. 2.4. Dossiers des prestataires de service étrangers Le CNOA concentre en un dossier par prestataire tous les documents produits et reçus lors de la procédure visant à reconnaître un architecte ressortissant d’un Etat membre de l’Union européenne comme prestataire de service en Belgique : la demande de l’architecte, la copie de son diplôme, son CV, les statuts de sa société dans le cas où il en possède une, la décision rendue par l’Ordre (octroi ou refus de la reconnaissance). 2.5. Liste des prestataires de service étrangers Cette liste reprend les noms et coordonnées des architectes ressortissants d’un Etat membre de l’Union européenne qui sont reconnus comme prestataires de service en Belgique. Elle est publiée sur le site web du CNOA. Elle était tenue à jour annuellement jusqu’à son informatisation. Actuellement, elle est tenue à jour en continu. 2.6. Décisions des conseils provinciaux Ces documents sont un des exemplaires originaux produits, les autres étant envoyés aux parties concernées. Ils sont en général classés en une série spécifique. 2.7. Décisions du conseil d’appel de Liège Le conseil d’appel informe de ses décisions les conseils qui ont rendu la décision en première instance. Les conseils les archivent généralement en une série distincte. 2.8. Dossiers des arbitrages en matière d’honoraires Ces dossiers contiennent la demande du client et de l’architecte qui sont en désaccord sur le montant des honoraires réclamés par l’architecte, les pièces justificatives produits par les parties et la décision du conseil. B. TRI DES ARCHIVES

La quantité d’archives conservées au sein du CNOA, du Cfg-OA et de le leurs services déconcentrés, conseils locaux et conseil d’appel, ne permet pas leur conservation intégrale qui coûterait trop cher par rapport à la valeur informative des documents. L’information détaillée contenue dans les dossiers individuels de stagiaires et d’architectes ne justifie pas la conservation intégrale de ces séries par rapport aux séries qui présentent une information de synthèse telle que le tableau des stagiaires et des architectes, la liste des prestataires de service étrangers et les décisions des conseils provinciaux et du conseil d’appel. Le tableau de tri impose par conséquent la conservation intégrale des séries présentant une information de synthèse et le tri ou l’élimination intégrale des autres. L’information unique ou rare, ou attestant un phénomène marquant sur le plan historique est conservée en priorité. C’est pourquoi, parmi les dossiers individuels d’architectes, ceux qui remontent à 1939 et contiennent les anciens dossiers de la toute première reconnaissance officielle du titre d’architecte en Belgique seront conservés. Ils permettront en effet de reconstituer le profil et le parcours antérieur à la reconnaissance des candidats à l’obtention du titre : ingénieurs, géomètres, entrepreneurs en construction et détenteurs d’autres diplômes et compétences. Les documents justifiant les activités antérieures, plans, listes des réalisations

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individuelles et des projets, sont uniques et documentent de façon remarquable l’architecture privée et publique en Belgique dans la première moitié du XXe siècle. Les doublons sont systématiquement traqués et l’information conservée à un seul niveau en privilégiant l’exemplaire original ou celui qui est en meilleur état de conservation. C’est le cas des décisions du conseil d’appel qui seront conservées au greffe du conseil d’appel tandis que les copies expédiées aux conseils provinciaux (locaux) pourront être détruites. Pour les archives relatives à l’organisation et au fonctionnement des services, nous avons suivi les principes énoncés dans le tableau de tri générique élaboré par la section Surveillance des Archives de l’Etat. Un tri drastique s’impose dans ces documents par ailleurs généralement abondants et d’un intérêt historique très relatif. On ne s’étonnera pas que les nombreuses pièces justificatives comptables, ou les documents sur les congés, les maladies, les traitements, indemnités et cotisations sociales du personnel de l’Ordre soient voués à la destruction. Dans certains dossiers, les documents préparatoires seront éliminés et seuls les documents définitifs validés seront conservés. Il en va ainsi pour la réalisation des rapports annuels d’activité, ou la préparation des publications de l’Ordre. Le lecteur intéressé se reportera au tableau de tri qui explique clairement les règles de sélection à appliquer série par série.





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Archives du

Conseil national de l’Ordre des Architecteset du



(2013)

par

Rolande DEPOORTERE

Brussel – Bruxelles2014

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Documents

et du Conseil francophone et germanophone de l’Ordre des ...arch.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/OA_Conseilnational_DE_2013.pdf · personnel du Conseil national de l’Ordre des