Archivez, Sécurisez et Consulteztous vos documents, papier, électronique ou hybrides

NoS expertiSeS Easyfolder Record Manager gère l’archivage dans la durée et en toute sécurité de l’ensemble de vos documents produits, émis ou reçus. Quels que soient la nature et le support de vos contenus, leur cycle de vie est maîtrisé : toutes vos données et documents sont tracés, centralisés et conservés dans des conditions d’intégrité optimales.

Vous conservez efficacement votre patrimoine grâce à un système d’archivage hybride donnant un accès unique et sûr à vos archives physiques et électroniques. Notre Système d’Archivage Electronique Hybride (SAEH) est conforme aux textes et normes en vigueur.

Applications

Archivage à vocation probatoire des contrats, commandes, factures, comptabilité informatisée, bulletins de paie, dossiers salariés, offres et devis, emails, originaux référents, documents de santé

protection des données sensibles : orientations stratégiques, supports de R&D, de comptabilité, RH

Dématérialisation et conservation de fonds archivistiques en archivage intermédiaire ou définitif

rationalisation de l’archivage avec un système hybride et la suppression d’originaux papier (NF Z 42-013, PSDC)

Consulter et communiquer

Verser et indexer pérenniser

Maintenir la conformité

tracer Sécuriser

Conserver Maintenir l’intégrité

Recherche sur l’ensemble des archives, physiques et électroniques, sur leurs contenus et descriptions. Gestion des emprunts et mouvements physiques.

Capture en masse ou au document, de supports papier et électroniques.

records Management

Conservation des documents dans un système pérenne (formats, réversibilité, interopérabilité…)

Respect et suivi des obligations légales et du contexte normatif :

NF Z42-013, PSDC, SEDA, MoReq2

Journal infalsifiable des traces du système (acquisition, versement, consultation, emprunts, destructions…)

Gestion des droits et des habilitations. Stockage

hautement sécurisé

Définir la localisation Paramétrage des durées de conservation et sorts finaux Destruction sécurisée des archives en fin de DUA, après validation

Preuve de non-modification et non falsification par scellement et

chainage, vérification d’empreintes, autocontrôle, réplication.

Intégration Aisée SAe connecté à l’ensemble de vos ERP, applications métiers, CRM, messageries, sources de donnée, sites collaboratifs…Vous bénéficiez de :

• interface fullweb compatible avec l’ensemble des navigateurs

• Logiciel exploitable sous Windows et Linux

• Choix du mode: SaaS, hébergé ou licence

• Api et sa documentation vous permettant de répondre aux exigences européennes les plus fortes

Bénéfices

Sécuriser vos contenus : intégrité, traçabilité, pérennité

Conserver une information juridiquement recevable

Diminuer vos coûts de stockage et de recherche d’informations

Gérer de manière unifiée vos archives physiques et électroniques et disposer à tout moment de votre patrimoine documentaire

En Complément Avec Easyfolder Record Manager, Numen recommande :

• Easyfolder Toolbar

• Easyfolder Hub

• Easyfolder Dataroom

• Easyfolder Encrypter

• Easyfolder for SharePoint

• EasyFolder for Exchange

• Easyfolder Safe Manager

• Easyfolder Case Manager

• Easyfolder Document Manager

Numen propose aussi des services de numérisation simple ou fidèle.

Le SAViez-VouS ?

original électronique : depuis la loi 2000-230du 13 mars 2000 attribuant la même force probante au support électronique qu’au support papier, de plus en plus d’entreprises produisent des documents électroniques natifs.

Copie fidèle : le décret N° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies précise les conditions à respecter pour permettre de transformer un document papier en une copie numérique fiable et ainsi de supprimer son original papier.

Pour conserver et assurer la recevabilité de ces documents nativement électroniques ou copies numériques fiables, il faut mettre en œuvre un SAEH.

Secteurs

ImmobilierRetailIndustrieSantéBanquesAssurancesSecteur public Services

Métiers

RHFinancesRelation ClientDSIArchiviste

Système d’Archivage Electronique Hybride

Record Manager fait partie de la Suite Easyfolder

Constitution de la preuve

Journalisation des traces du SAE dans un journal sécurisé, signé, archivé et requêtable

Des interfaces intuitives permettent de créer des règles de conservation. Vous fixez la fin de conservation d’une archive à une date donnée ou en fonction de règles :

Quoique conçu pour que vous conserviez votre système durant des années, Easyfolder maintient votre indépendance intacte. A tout moment, vous pouvez changer de solution d’archivage.

Horodatage des documents et du journal des traces

La fonction réversibilité et sa documentation associée vous permettent d’extraire tous les documents archivés ainsi que leurs métadonnées.

14 721

MoReq2Archivage à valeur probatoire (ISO 14 641-1)

(OAIS)

Moreq2

Interopérabilité et Réversibilité

Protection des données personnelles

Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou Conservation

Scellement et automate de re-scellement du fonds documentaire et du journal des traces

Les verser aux archives définitives

éliminer documents et dossiers

Gestion de la conservation Garantie de réversibilité

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Numen 87, rue Saint Lazare75009 ParisFranceTel. : +33 (0)1 53 86 87 30www.numen.fr

Numen Europe15, rue des ScillasL-2529 HowaldLuxembourgTel. : +352 40.99.44.1www.numeneurope.com

Numen Solutions159, avenue de la Marne59700 Marcq-en-BaroeulFranceTel. : +33 (0) 3 20 82 02 02www.numen.solutions

NF Z 42-026

Horodatage conforme à la norme RFC 3161

Easyfolder offre des interfaces fluides et intuitives et facilite le travail quotidien aussi bien des utilisateurs que des administrateurs.

Focus sur l’administration des archives physiques

Archivage électroniqueArchives internalisées

et/ou externalisées

Archivage physiqueArchives internalisées

et/ou externalisées

Acquisition règles de gestion Gestion des droits Consultation Cycle de vie

Copie fidèle

easyfolder, la plateforme de gestion de toutes vos archives

Versement

ConteneursBoîtesDossiersPièces

Historisation des actionsGestion du récolementLocalisation des archivesDemande d’emprunts

Système d’Archivage Electronique Hybride