Article spécialisé

Une gestion de contrat en transparence grâce à la réunion «Just-Do-It»Par Robert Ulrich, partenaire gérant de Wertfabrik SA

De longs délais de traitement et aucune vue

d‘ensemble des problèmes les plus importants ac-

tuellement. Des retards dans les délais de livraison.

Beaucoup de commandes urgentes et encore et

toujours les mêmes ennuis et les mêmes erreurs.

Chaque département définit pour lui ce que signi-

fie la «valeur» et «optimise» ce qui lui paraît judi-

cieux. Et le pire reste à venir : des coûts qui échap-

pent à tout contrôle. C’est à cela que pourrait

ressembler le scénario catastrophe du traitement des

commandes.

Je vous l’accorde : la situation ne doit pas être si dramatique. Heureusement, ce n’est qu’une poignée d’entreprises qui doit faire face à une telle montagne de problèmes. De nombreuses sociétés travaillent déjà avec un Shopfloor-Management (SFM) effi-cace, qui représente les paramètres essentiels grâce à une visualisation mise à jour quotidiennement. Cela permet de détecter quotidiennement et immédiatement les écarts par rapport à l’état prescrit.

La réunion «Just-Do-It», également appelée réunion «JDI», est une forme dérivée de ce Shopfloor-Management bien connu. Le Shopfloor-Management appliquant la mé-thode «Just-Do-It» est particulièrement adapté pour les entreprises dont le délai de traitement des commandes est long (par ex. constructeurs de machines et d’installations) et les aide à gérer leurs commandes, lorsqu’il s’agit de trouver rapide-ment une solution à un problème. Par exemple, la société Bühler AG ou la Ferrum AG font partie de celles qui emploient déjà avec succès les réunions «JDI».

Comment cela fonctionne ?Les réunions JDI ont lieu chaque jour. Participent à ces réunions l’ensemble des char-gés de fonction d’un processus, de la commercialisation à la comptabilité. Chaque étape d’un processus, de la commande du client jusqu’au dernier paiement, est re-transcrite sur un bon de commande par machine et accrochée sur une «corde à linge». Les délais à respecter sont fixés lors d’une réunion de lancement et sont considérés comme «sacrés». Les bons de commande répondent à des étapes définies et on y ajoute des cartes d’action en cas de problèmes.

L’objectif est que chacun puisse comprendre en l’espace de 10 secondes ce qui est à faire. Les étapes majeures doivent être formulées de façon précise. Les actions cor-respondantes sont assignées rapidement. Il n’y a pas de marge de manœuvre pour de longues explications. Deux minutes maximum sont accordées pour trouver la ré-ponse à la question «qui fait quoi et jusqu’à quand ?».

«Le Shopfloor-Management 2.0»

De nombreuses bonnes raisons pour le «JDI»Les avantages qu’offrent les réunions «Just-Do-It» sont évidents. Ce type de Shopf-loor-Management promeut tout d’abord l’esprit d’équipe et une compréhension mu-tuelle. En outre, les interventions requises se font en toute transparence. Elles per-mettent également de créer une nouvelle approche de communication beaucoup plus directe entre toutes les parties concernées. Le «jeu de ping-pong» et le déplace-ment des compétences disparaissent. L’ambition de chacun augmente et les prob-lèmes sont immédiatement pris en main et résolus.

Le bilan positifLa pression pour mettre en œuvre des actions convenues est augmentée par l‘engagement quotidien de toute l’équipe. Les délais, les coûts et les spécifications sont ainsi respectés. Les réunions JDI ne sont donc pas seulement utiles par la seule gestion des processus, mais aussi pour le processus permettant de remporter des contrats, pour le processus d’après-vente ou pour le processus de développement.

© Wertfabrik AG – Prozesse klug getaktet. jdi-meeting_F.pptx 1

La réunion JDI Vente (offre,

sovabilité, validation)

M01 – M03

Ingénierie (conception, construction,

logiciel) M04 – M06

Approvision-nement (interne, extern)e

M07 – M08

Fabrication (montage,

câblage, banc d’essai)

M09 – M11

Installation (expédition

construction, réception finale)

M12 – M14

Dernier paiement

(argent crédite sur le compte) Fin du projet!

Début du projet

Fin du projet

Commande

Commande Commande

Commande

Commande

Commande

Commande

Commande

Commande

Commande Commande

Commande Commande

Commande Commande Commande

Commande

Auftrag

Auftrag Auftrag

Auftrag

Auftrag

Commande

Validation délivrée!

Premier paiement

pas arrivé! Délais de livraison des pièces ne peuvent pas

être tenus!

Modification de dernière minute

du client! Echec de

l’essai final!

Aucun paiement reçu!

Les facteurs de réussite lors du lancement• Du temps pour l’encadrement : pour déclencher l’engouement des partici-

pants pour ce changement culturel, il faut prévoir suffisamment de temps. Leconseil : sortir du bureau, laisser les écrans de côté et comprendre en équipel‘ensemble du processus et l’améliorer continuellement.

• De la transparence : rendre les processus transparents. Il ne faut pas laisserles «cadavres» dans le placard, les paiements finaux oubliés, les machinesstockées ne doivent donc pas exister.

• Être attentif : avec le temps, les participants se rendent compte qu’ils ont tousle même aperçu de la commande et qu’il faut réagir immédiatement en casd’écart. Les processus commencent à se dérouler de façon fluide et les délaisde traitement se réduisent continuellement.

Coordonnées Wertfabrik SA, Birchstrasse 2, 8472 Seuzach, téléphone +41 52 335 55 00 Robert Ulrich, partenaire gérant, robert.ulrich@wertfabrik.ch

Wertfabrik, ce sont des conseillers Lean dotés d’une grande capacité de mise en œuvre et d’une vaste expérience dans l’industrie, qui ont fait leurs preuves sur le terrain, ont suivi une formation poussée et possèdent de solides connaissances méthodologiques. Nous travaillons en nous appuyant sur une méthodologie globale et des ressources lar-gement étayées et garantissons le succès dans tous les secteurs à valeur ajoutée. Des processus optimaux et simplifiés constituent notre cœur de métier. Nous développons avec vous des stratégies pour garantir le succès durable de votre projet Lean. Vous trou-verez de plus amples informations sur Wertfabrik à l’adresse www.wertfabrik.ch/fr