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Ville dAsniresRapport Audit AchatsRapport Audit Achats

VERSION FINALE

SommaireSommaireSommaireSommaire

1. Rappel du contexte

2. La Fonction achats publics

3. Analyse Achats

4. Prconisations Juridiques

5. Prconisations Achats

6. Echanciers des marchs

7. Compte rendu des entretiens

8. Analyse Organisation

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnires Version finale 2

8. Analyse Organisation

9. Prconisations Organisation

10. Les axes stratgiques et plans dactions

11. Couts associs

12. Les Potentiels dconomies

13. Planning

14. Actions 6 mois

15. Bilan gnral

1 1 1 1 RAPPEL DU CONTEXTERAPPEL DU CONTEXTERAPPEL DU CONTEXTERAPPEL DU CONTEXTE

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCECTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCECTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCECTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

CONTEXTE ET ATTENTESCONTEXTE ET ATTENTESCONTEXTE ET ATTENTESCONTEXTE ET ATTENTES

ContexteDans le cadre dun changement de lquipe de direction de la Mairie il a sembl opportun de

lancer une dmarche sur lefficience de la fonction Achats au sens large:

Organisation

Procdure

Economie

Juridique

AttentesAnalyse de la performance antrieure et de la situation actuelle


Mise en vidence des insuffisances et des risques majeurs

Sur la base du diagnostic, recommandations en termes de :

Besoins humains, logistiques, outils, formation, organisation

Optimisation des procdures

Dfinition dindicateurs de performance

Evaluation des impacts (bnfices apports)

Evaluation des cots associs aux mesures

Planning de dploiement

2 2 2 2 FONCTION ACHATS FONCTION ACHATS FONCTION ACHATS FONCTION ACHATS

PUBLICSPUBLICSPUBLICSPUBLICS


PUBLICSPUBLICSPUBLICSPUBLICS

TYPOLOGIE DES DEPENSESTYPOLOGIE DES DEPENSESTYPOLOGIE DES DEPENSESTYPOLOGIE DES DEPENSES

EVOLUTION DES DEPENSES ENTRE 2012 et 2013

29,3

Investissement 23,3

2013 : 65,8 M

2012 : 57 M


Fonctionnement36,5

33,7

La hausse des dpenses dachats analyses entre 2012 et 2013 est de 15,1 %, due notamment une croissance importante des investissements.

La hausse des dpenses de fonctionnement est significative, 8,5% (+2,8M)

PART DES DEPENSES < 15 KPART DES DEPENSES < 15 KPART DES DEPENSES < 15 KPART DES DEPENSES < 15 K

REPARTITION 2013

Investissement28,5

65,8 M

0,7

Dpenses


Les fournisseurs mouvements en 2013 moins de 15K HT reprsentent 3,8 M (8,5% des achats de fonctionnement et 2,2% des achats dinvestissement)

Lanalyse dmontre une faiblesse du nombre de fournisseurs infrieurs 15K HT

Fonctionnement 33,5

3,1

Dpenses infrieures 15K HT: total de 3,8 millions

COUVERTURE COUVERTURE COUVERTURE COUVERTURE MARCHESMARCHESMARCHESMARCHES

DONNEES 2013

65,8 M

Dpenses > 15K HT

4,2Dpenses > 15K HT

hors march

2,4 EDF et GDF


La relle dpense hors march se situe entre 0,8M et 1M soit environ 1,5% de la dpense totale suprieure 15K, qui est de 62 M.

Ce ratio de couverture marchs montre que la culture marchs publics est implante dans la collectivit.

3,8

Dpenses > 15K HT

sous march

Dpenses < 15K HT

57,8

0,8

0,2

0,8

UGAP

Fournisseurs galement sous march

Relle dpense hors march

SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES ACHATS INVESTISSEMENTSACHATS INVESTISSEMENTSACHATS INVESTISSEMENTSACHATS INVESTISSEMENTS

11%

7%

2%

2% 6% Travaux et prestations associes

Prestations lies aux espaces publics

Prestations lies aux btiments

Dpenses lies aux tlcommunications et

l'informatique

Fournitures - fournitures administratives

et scolaires

Mobilier urbain


Les dpenses dinvestissement sont majoritairement lies des travaux et prestations associes.

70%

Mobilier urbain

Mobilier scolaire

Informatique

Autres investissements

SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES ACHATS FONCTIONNEMENTACHATS FONCTIONNEMENTACHATS FONCTIONNEMENTACHATS FONCTIONNEMENT

29%

3%

3%

2%

2%

2%

1%

1% 1%

1%

1%

12%

Prestations lies aux espaces publics

Prestations lies aux btiments

Services - restauration & alimentation

Fournitures - nergie

Dpenses lies aux tlcommunications et l'informatique

Fournitures - fournitures ateliers et assimiles

Services - prestations d'accueil enfance

Fournitures - fournitures administratives et scolaires

Services - sjours enfance

Services - transports collectifs

Services - gestion parking incl. DSP

Services - insertion et qualification professionnelles


70% des achats de fonctionnement se concentrent sur 6 segments: ce sont les priorits dactions

16%

10%

7%

4%

4%

Services - insertion et qualification professionnelles

Services - assurances

Services - honoraires

Services - impression et communication

Prestations lies aux festivits

Services - gardiennage et scurit

Services - courrier et logistique

Autres fonctionnements

3333 PRECONISATIONSPRECONISATIONSPRECONISATIONSPRECONISATIONS



JURIDIQUESJURIDIQUESJURIDIQUESJURIDIQUES

CONFORMITE DES PROCEDURESCONFORMITE DES PROCEDURESCONFORMITE DES PROCEDURESCONFORMITE DES PROCEDURESAnalyse Analyse Analyse Analyse rtroviseurrtroviseurrtroviseurrtroviseur

MISE EN UVRE DES RECOMMANDATIONS DE LA CRC

Utilisation des chques Cadhoc: 130 532,59 en 2012; 4 935,10 en 2013.

Lutilisation des chques Cadhoc a effectivement t supprime par laCollectivit

Visa dun lu pralablement lengagement juridique

Il nous a t indiqu que le visa dun lu pralablement lengagementjuridique (non obligatoire) avait t supprim. Nanmoins, la fiche projet


juridique (non obligatoire) avait t supprim. Nanmoins, la fiche projetmentionne toujours le visa dun lu.

CONFORMITE DE LA LISTE DES MARCHES PUBLICS PUBLIES (Art. 133) AVEC LAREALITE

Lanalyse des dlibrations depuis 2008 montre que les articles 133 sontconformes.

Nanmoins, les marchs Sipperec (Tlcoms, Rseaux) ne sont pasmentionns dans les articles 133.

Les marchs passs par le CCAS ne sont mentionns qu compter de 2010.

POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 1/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 1/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 1/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 1/2

FIXATION MINI/MAXI (Marchs bons de commande)

9 marchs (ou lots de marchs) prsentent sur 2013 un risque de non atteinte dumontant mini ou un dpassement du montant maxi:

Acquisition d'imprimantes pour les besoins des services et des coles de la Ville

Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures mnagres etmaintenance et rparation de bornes d'apport volontaire enterres

Travaux pour l'entretien et les grosses rparations du patrimoine communal : maonnerie,carrelage et canalisations

Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de mini-sjours

Matrise d'uvre pour les travaux de construction et de rhabilitation des ouvrages


Matrise d'uvre pour les travaux de construction et de rhabilitation des ouvragesd'assainissement

Contrle de pr-rception concernant les rseaux d'assainissement

Travaux d'entretien de second uvre dans les btiments communaux

Fourniture et pose de pneumatiques, contrles de gomtrie et de tachymtrie

Entretien et exploitation des extincteurs, postes robinets d'incendie arms (RIA), colonnessches et grand secours

POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 2/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 2/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 2/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 2/2

DUREE DE MARCHE

Un march public ne peut avoir une dure suprieure 4 ans sauf dans des cas exceptionnelsdment justifis ou par le fait que leur excution ncessite des investissements amortissables surune dure suprieure quatre ans: cette disposition est particulirement applicable aux DSP,aux marchs dexploitation chauffage, voire de collecte des dchets mais pourrait treconteste pour le lot nettoiement voirie , 7 ans, ou les rservations de berceaux (10 ans et 7ans).

MODALITE DE REVISION DE LA FORMULE DE REVISION DES PRIXLe CCAP du march collecte et nettoiement prvoit que la formule de rvision de prixpourra tre revue, entre autres, si son application engendre une variation de plus de 20%: enplus de prvoir une variation inacceptable, la formule de rvision est juridiquement intangible


plus de prvoir une variation inacceptable, la formule de rvision est juridiquement intangiblependant la dure du march.

Recommandation: prvoir clauses butoir et de sauvegarde identiques pour tous les marchsconcerns.

MODALITE DANALYSE DES PRIXMarch nettoyage: Bannir les formules telles que en cas de discordance entre le montanttotal indiqu au DQE et laddition des lignes du DQE, le montant le plus lev sera pris encompte pour lanalyse . En plus de risquer de vous priver dune offre conomiquementintressante, elle prsente le risque de ne pas prendre en compte lerreur manifeste




ACHATSACHATSACHATSACHATS

RECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATSPREPARATION DES MARCHES

80% de la performance dun achat se situe dans la prparation

Anticipation de la date dchance

Recueil des besoins

Recueillir en amont toutes les possibilits doptimisation envisages et impliquer leTitulaire actuel dans la dmarche

Challenger les besoins

UTILISATION DUN OUTIL SOUPLE ET FLEXIBLE: LACCORD CADRELAccord-Cadre est un rfrencement de fournisseurs


LAccord-Cadre est un rfrencement de fournisseurs

Le recours lAccord Cadre permet une plus grande souplesse

Laccord-cadre est particulirement adapt aux marchs dinformatiques et desjours

PENSER SON MARCHE DANS LE SENS DE LA PERFORMANCE ACHATSAugmenter la dure ferme des marchs, source dattractivit

Slectionner les indices de rvision des prix les plus appropries ainsi que lesmodalits de rvision de prix

Privilgier les MAPA pour augmenter la souplesse et surtout permettre la ngociation

RECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATS

SIMPLIFIER/CLARIFIER LES PERIMETRES DES MARCHESDiminuer le nombre de lots: Espaces verts, Sjours enfance, Nettoyage locaux,Transports publics

Regrouper les marchs de nature identique ou similaire

Harmoniser les usages

VEILLER AUX LIMITES DE PRESTATIONSMarch de collecte OM et nettoiement voirie


March de collecte OM et nettoiement voirie

Fourniture de mobilier urbain

Equipements de maintenance de la signalisation tricolore

Marchs rcurrents de travaux

PROFESSIONNALISER LANALYSE FINANCIERE DES OFFRESProfessionnaliser la ngociation

Calculer/expliquer les impacts tarifaires chaque renouvellement de march

Mener une analyse de la valeur

5555 ECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHES


5555 ECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHES

DONNEES CHIFFREESDONNEES CHIFFREESDONNEES CHIFFREESDONNEES CHIFFREES

ECHEANCIER DES MARCHES : Cet exercice t particulirement complexe raliseret chronophage en labsence doutil ad hoc au sein de la Mairie

PriodeNb de marchs

chance dfinitiveDont sup 90 K en nb

Dont sup 90 K en valeur

T3 T4 2014 6 2 406

T1 2015 6 1 698

T2 2015 10 1 130

T3 2015 9 3 599

T4 2015 8 2 540


T4 2015 8 2 540

S/T 2014-2015 39 9 2 373

T1 2016 13 7 1 270

T2 2016 3 1 2 053

T3 2016 10 6 2 908

T4 2016 9 1 127

S/T 2016 35 15 6 358

2017 et suivant 36 18 23 315

TOTAL GENERAL 110 42 32 046

ECHEANCIERS DES MARCHESECHEANCIERS DES MARCHESECHEANCIERS DES MARCHESECHEANCIERS DES MARCHES

MARCHES T3-T4 2014

Chrono march Intitul du march

Montants si sup 90 K

chance dfinitive

1 Fourniture, pose de pabx et maintenance de l'ensemble du parc de matriel tlphonie aot-14

2 Location de matriel pour l'organisation du 33me Forum des Associations aot-14

3 Ralisation et rparation de prothses dentaires pour le CMSM des 4 routes2 lots sept-14

4 Fourniture de mobilier urbain 186 nov-14

5 Mission de ralisation d'une maquette et d'une cartographie 3D simulateur dc-14


5 Mission de ralisation d'une maquette et d'une cartographie 3D simulateur virtuel interactif du projet de rnovation urbaine des Hauts d'Asnires dc-14

6 Prestations de services en assurances4 lots 220 dc-14


MARCHES T1 2015



chance dfinitive

7 Entretien des espaces verts2 lots 698 janv-15

8 Fourniture de signalisation verticale et de panneaux de rue janv-15

9 Acquisition de titres de transports ariens aux personnels communaux et leurs familles, au titre des congs bonifis fvr-15

10 Fourniture de modules sanitaires mobiles pour divers chantiers et manifestations de la ville fvr-15

11 Fourniture de produits de voirie fvr-15


12 Fourniture de sapins de Nol mars-15


MARCHES T2 2015Chrono march Intitul du march


chance dfinitive

13Acquisition darticles de puriculture, de matriel et de mobilier pour les

tablissements daccueil de jeunes enfants3 lots

avr-15

14 Acqusisition de serveursavr-15

15 Acqusisition de micro-ordinateursavr-15

16 Acqusisition de solutions logicielles standardavr-15

17 Entretien et grosses rparations sur les portes et barrires de parking mai-15


17 Entretien et grosses rparations sur les portes et barrires de parking mai-15

18 Fourniture de carburant 130 mai-15

19 Prestations de restauration pour les cocktails organiss par la Ville6 lots mai-15

20 Rception, stockage et chargement de verre issu de la collecte mai-15

21 Impression et dition de supports de communication (hors magazine mensuel Asnires Infos) juin-15

22Organisation d'une classe thtre et d'une classe orchestre au sein du Ple

Excellence2 lots

juin-15




chance dfinitive

23 Contrles rglementaires dans les btiments communaux, les aires de jeux et terrains de sports juil-15

24

Oprations de dpigeonnisation et actions contre les corvids, de dratisation, la capture et le ramassage des animaux errants sur la voie

publique avec l'exploitation de la fourrire animale municipale3 lots

juil-15

25 Prestations de services pour la gestion technique et des abonnements des parcs de stationnements souterrains de la Ville 225 juil-15

26Acquisition de fournitures scolaires et d'activits manuelles, pour

l'approvisionnement de divers services municipaux 217 aot-15


2 lots

27

Acquisition de matriel lectromnager, de groupes frigorifiques professionnels et de petit matriel hifi standard pour les besoins des services

de la Ville2 lots

aot-15

28 Fourniture de dcorations lumineuses aot-15

29 Fourniture de mobiliers scolaires pour les coles et les centres d'accueil de loisirs sans hbergement 157 aot-15

30 Installation, entretien et rparation des quipement de dsenfumage aot-15

31 Achat de produits de dsinfection et de strilisation et de fournitures mdicales diverses pour les besoins des services municipaux sept-15


MARCHES T4 2015



chance dfinitive

32 Achat de bons d'achat destination des jeunes Asnirois2 lots oct-15

33 Acquisition de jouets pour les besoins des services municipaux6 lots oct-15

34Prestations d'assistance juridique comprenant des missions de conseil et de

reprsentation lors des contentieux3 lots

oct-15

35 Installation, entretien et exploitation des quipements de climatisation nov-15

36 Travaux de signalisation horizontale et d'amnagements annexes 400 nov-15


36 Travaux de signalisation horizontale et d'amnagements annexes 400 nov-15

37 Assurance de la flotte automobile municipale 140 dc-15

38 Fourniture de vgtaux d'intrieur et d'extrieur4 lots dc-15

39 Fourniture et pose de cltures dc-15




chance dfinitive

40 Entretien du patrimoine arbor 212 janv-16

41Travaux neufs et de maintenance des quipements statiques de signalisation

lumineuse tricolore 2 lots

142 janv-16

42 Dispositif d'information et d'accompagnement de porteurs de projet et crateurs d'entreprises Asnirois janv-16

43 Maintenance des quipements de cuisine du Self Municipal janv-16

44

Prestations de gardiennage, de scurit des biens et des personnes pour les diffrents services de la Ville et surveillance du systme SSI Complexe

Sportif des Courtilles3 lots

janv-16


3 lots

45 Acquisition de papier ncessaire au fonctionnement des diffrents services6 lots 95 fvr-16

46 Entretien et exploitation des installations dynamiques de la signalisation lumineuse tricolore, comptages de trafic et tudes de circulation 69 fvr-16

47Fourniture de denres alimentaires ncessaires aux prestations de

restauration du self municipal6 lots

206 fvr-16

48 Reliure et plastification de livres des mdiathques municipales fvr-16

49 Entretien des rseaux arauliques mars-16

50 Fourniture de produits et matriels d'entretien 402 mars-16

51Fourniture d'quipements vestimentaires ncessaires au fonctionnement

des diffrents services municipaux8 lots

144 mars-16

52 Fourniture et plantation d'arbres mars-16


MARCHES T2 2016



chance dfinitive

53 Intgration de solutions pour la gestion et la diffusion de vido sur Internet mai-16

54 Travaux d'entretien et de grosses rparations dans les btiments 10 lots 2053 mai-16

55 Location et maintenance d'une machine affranchir juin-16



MARCHES T3 2016



chance dfinitive

56 Impression et dition du magazine mensuel Asnires Infos 179 juil-16

57 Travaux de rnovation et de rhabilitation du rseau communal d'assainissement 879 juil-16

58 Acquisition d'une solution logicielle de dmatrialisation des marchs publics et autres contrats, interface Internet et prestations associes juil-16

59 Cration, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports2 lots 404 juil-16

60

Acquisition de fournitures et de prestations d'alimentation gnrale ncessaires aux structures d'accueil de jeunes enfants de 10 semaines 4 446 aot-16


60 ncessaires aux structures d'accueil de jeunes enfants de 10 semaines 4 ans

3 lots

446 aot-16

61 Transports collectifs pour les besoins des diffrents services municipaux3 lots 610 aot-16

62Entretien gnral, surveillance et conservation des cimetires et reprise des

spultures3 lots

390 sept-16

63 Acquisition de matriels, fournitures et cblage courant faible sept-16

64 Distribution de supports de communication dans les botes aux lettres des administrs Asnirois sept-16

65 Maintenance d'un parc de photocopieurs sept-16


MARCHES T4 2016



chance dfinitive

66 Entretien du parc automobile municipal4 lots oct-16

67

Excution par un laboratoire des prestations danalyses mdicales et examens biologiques prescrits par les mdecins et pour lesquels les

prlvements sur les patients sont effectus par le personnel du Centre Mdico-social Municipal (CMSM)

oct-16

68 Fourniture de panneaux et plaques signaltiques oct-16

69 Fourniture de boissons alcoolises et non alcoolises pour les services2 lots nov-16


2 lots

70 Blanchissage et repassage du linge utilis dans les btiments communaux, scolaires, sociaux et sportifs 127 nov-16

71 Fourniture d'abonnements divers priodiques pour les mdiathques municipales nov-16

72 Prestations de services d'assurances - lot risques statutaires dc-16

73 Installation, entretien et exploitation des installations individuelles de chauffage, d'eau chaude sanitaire et des daaf dc-16

74 Tri, affranchissement, acheminement et distribution destination de la France et de l'international des envois postaux dc-16


MARCHES 2017Chrono march Intitul du march


chance dfinitive

75 Fourniture de coupes et mdailles5 lots janv-17

76 Organisation de sjours pour les jeunes de 11 ans 17 ans4 lots 126 fvr-17

77 Contrle technique des vhicules mars-17

78Acquisition de documents sur tous supports pour les mdiathques

municipales8 lots

mars-17

79 Rseau d'assainissement : Pr-tudes et conceptionAssistance matrise d'ouvrage juin-17

80 Matrise d'uvre pour les travaux de construction et de rhabilitation des ouvrages d'assainissement juin-17

81 Acquisition d'imprimantes pour les besoins des services et des coles de la Ville juin-17


Ville

82 Fourniture de vaisselle et d'instruments de cuisine pour les crches, coles primaires et lmentaires et self municipal juil-17

83Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures mnagres

et maintenance et rparation de bornes d'apport volontaire enterres2 lots

203 juil-17

84 Contrle de pr-rception concernant les rseaux d'assainissement juil-17

85 Travaux d'entretien de second uvre dans les btiments communaux5 lots juil-17

86Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de mini-sjours10 lots

757 aot-17

87 Services d'insertion et qualifications professionnelles2 lots 511 sept-17

88 Fourniture de vtements lis la fonction professionnelle oct-17

89 Fourniture et pose de pneumatiques, contrles de gomtrie et de tachymtrie oct-17

90 Achat de produits et fournitures dentaires pour le Centre Mdico-Social Municipal (CMSM) dc-17


MARCHES 2018 ET SUIVANTESChrono march Intitul du march


chance dfinitive

91 Travaux pour l'entretien et les grosses rparations du patrimoine communal : maonnerie, carrelage et canalisations 144 janv-18

92 Fourniture de linge pour les crches et les coles 2 lots janv-18

93 Fourniture d'enveloppes et de papier en-tte pour les services municipaux2 lots fvr-18

94 Rvisions et rparations du matriel moteur des espaces verts, de la voirie et du service des Sports fvr-18

95 Fourniture de matriels et produits pour les ateliers rgies, btiments et voirie8 lots 319 fvr-18

96 Entretien et exploitation des extincteurs, postes robinets d'incendie arms (RIA), colonnes sches et grand secours mars-18

97Acquisition de livres scolaires, de livres de prix, de Nol, de bibliothque et de

dictionnaires pour les coles et les ALSH2 lots

91 mars-18

98 Collecte OM et nettoiement voirie 7428 avr-18


98 Collecte OM et nettoiement voirie 7428 avr-18

99 Suivi - animation d'un programme d'intrt gnral "Habitat Indigne" juil-18

100 Entretien et grosses rparations sur les appareils lvateurs 180 oct-18

101 Nettoyage des btiments communaux4 lots 2251 oct-18

102 Travaux d'entretien et d'amnagement des voiries communales2 lots 2783 oct-18

103 Fourniture de distributeurs et bobines d'essuie-mains pour les tablissements scolaires 96 nov-18

104 Rnovation et maintenance garantie des rsultats des installations d'clairage public 851 nov-18

105 Rservation berceaux lots 2 et 3 764 mars-19

106 Stationnement payant de surface 567 mai-19

107 Exploitation des installations de chauffage des btiments communaux 2153 dc-20

108 DSP restauration 3313 avr-21

109 Exploitation des installations de chauffage Courtilles 778 juin-22

110Fourniture, installation, maintenance, nettoyage et exploitation de mobiliers urbains doccasion reconditionns neufs ou neufs des fins publicitaires

ou non publicitairesjanv-27

6666 COMPTE RENDU DES COMPTE RENDU DES COMPTE RENDU DES COMPTE RENDU DES

ENTRETIENSENTRETIENSENTRETIENSENTRETIENS


ENTRETIENSENTRETIENSENTRETIENSENTRETIENS

SYNTHESE GENERALES DES ENTRETIENSSYNTHESE GENERALES DES ENTRETIENSSYNTHESE GENERALES DES ENTRETIENSSYNTHESE GENERALES DES ENTRETIENS

23 entretiens effectus dans le cadre de la mission4 personnes des fonctions supports (Rle Acheteur)

Direction financire

Commande publique

Direction administrative des Services Techniques

19 personnes des fonction achats (Rle prescripteur)

Pas de personnes avec un rle utilisateur

Dure en moyenne de 1h30


Echanges en groupe ou en tte tte mais un impratif : Participatifs

Objectif : avoir un retour terrain de lacte dachats dans tous les axesdamlioration

Conseil

Dlai

Ractivit

Facilit

SYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENS

RESUME DES FAITS MARQUANTS REMONTES EN ENTRETIENSSYNTHESE DES REPONSESSYNTHESE DES REPONSESSYNTHESE DES REPONSESSYNTHESE DES REPONSES

O RGANISATIO N ACHATSO RGANISATIO N ACHATSO RGANISATIO N ACHATSO RGANISATIO N ACHATS

qui dfini, qui rdige, qui dcide ?

PROCEDURESPROCEDURESPROCEDURESPROCEDURES

processus pour acheter

O UTILSO UTILSO UTILSO UTILS

utilisation ?

CMPCMPCMPCMP

Sauf cas trs particuliers (Jeunesse), les prescripteurs rdigent le DCE complet et le transmettent la Commande

Publique pour relecture et validation.

Suite multiples changes par mail le march est publi.

La commande publique intervient sur l'ensemble du DCE y compris les documents techniques

Les procdures sont considres comme lourdes et longues. En effet de nombreux paramtres lgaux du code ou

des pratiques achats classiques (rgle des 3 devis par exemple) sont alourdie de dcisions plus contraignantes. Le

temps de ractivit de la CP est long.

Pas ou trs peu d'outils disponibles. Les informations sont all chercher la CP.

ASTRE est semble t il lourd a utiliser et peu adapt au suivi des dossiers.

Service considr comme en sous-effectif qui expliquerait une partie des remontes ngatives de son


CMPCMPCMPCMP

Application, respect, vivre avec

SUIVI ACHATSSUIVI ACHATSSUIVI ACHATSSUIVI ACHATS

Vie du contrat

RELATIO NS AVEC LA CPRELATIO NS AVEC LA CPRELATIO NS AVEC LA CPRELATIO NS AVEC LA CP

VA, conseil, ractivit

POINTS A AMELIORERPOINTS A AMELIORERPOINTS A AMELIORERPOINTS A AMELIORER

POINTS A GARDERPOINTS A GARDERPOINTS A GARDERPOINTS A GARDER

Vision trs partage allant de aucun contact travail trs collaboratif et remarques constructives. Le faible niveau

de conseil ne donne pas une vision positive du service. La CP semble enferm dans un moule juridique

difficilement volutif.

Consolidation et stabilit de l'quipe.

Avoir plus de soutien et de conseils

Formation achats pour les prescripteurs

Manque de communication

Pilote achats

RAS

Service considr comme en sous-effectif qui expliquerait une partie des remontes ngatives de son

fonctionnement avec les autres services.

Les contrats de service ne sont pas tous bien suivi, la notion de qualit fournisseurs et de qualit des prestation est

semble t il peut dtaille dans les CCTP, les pnalits ne sont jamais appliques.

SYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENS

Une commande publique trs/trop juridique

Des procdures trop lourdes qui deviennent contre productives

Un manque de culture achats

Des outils pas adapts ou inexistants


Des relations intra services avec la commande publique disparates

Un sous effectif de la CP qui rallonge les dlais et napporte pas le servicesouhait

7 7 7 7 ---- ANALYSE DE ANALYSE DE ANALYSE DE ANALYSE DE


7 7 7 7 ---- ANALYSE DE ANALYSE DE ANALYSE DE ANALYSE DE

LORGANISATIONLORGANISATIONLORGANISATIONLORGANISATION

PROCESSUS ACHATS/MARCHESPROCESSUS ACHATS/MARCHESPROCESSUS ACHATS/MARCHESPROCESSUS ACHATS/MARCHES

Une organisation dcentralise sur les Services Oprationnels (SO) (la DST possde son propre rdacteur technique)Mais, dans tous les cas une intervention de la Commande Publique (CP) pour validation finale Une organisation du travail en Srie et non en Parallle Allongement de la dure des procdures perte de temps aucun contact donc aucun conseilUne ingnierie des marchs fige aux procdures standardsUtilisation frquente de lUGAP mais pas trs organise


Utilisation frquente de lUGAP mais pas trs organise

Rpartition des taches Achats

SO : Service OprationnelCP : Commande publique

LES MAGASINSLES MAGASINSLES MAGASINSLES MAGASINS

3+1 magasins pour 4 activits diffrentes

Voirie

Espaces verts

Btiments

Garage

Surface occupe considrable

Redondance des postes de magasiniers


Utilisation ou non dASTEC pour lmission des bons de commandes

Organisation centralise qui semble bien fonctionne

Magasins bien rangs, propres et ordonns

Accs semble bien rglement

SYNTHESE DE LORGANISATIONSYNTHESE DE LORGANISATIONSYNTHESE DE LORGANISATIONSYNTHESE DE LORGANISATION

POINTS FORTS

OrganisationUne forte dcentralisation des tches qui permet de passer la charge de travailavec une quipe restreinte en central la CP

Une optimisation possible sur les magasins nombreux et indpendants les uns desautres

Une Direction Administrative dcentralise au niveau de la DST qui fonctionnecorrectement et emporte ladhsion des agents oprationnels


Processus et procduresDes DCE complets et bien structurs

Des trames de document existantes

Une validation systmatique de la CP de tous les marchs, ce qui cautionne unebonne protection juridique, mais pas doutil dalerte pour quelques achats horsmarchs


POINTS FORTS

Ressources humainesUne expertise juridique certaine au niveau de la CP

Des Services Oprationnels :

Demandeur de conseils

Demandeur de soutien

De bonne volont

Conscience des services oprationnels de pouvoir faire mieux :Potentiel defficience de la fonction achats reconnu


Potentiel defficience de la fonction achats reconnu Arguments:

Manque de ressources donc manque de temps Frein de la commande publique (ractivit, conseils, )

OutilsUtilisation du logiciel ASTEC permettant une traabilit des commandes et unefluidit des documents


POINTS DAMELIORATION

Organisation4 postes sont ouverts la commande publique mais suite des mutationsprofessionnelles rcentes seulement 1 est pourvu. Il y a un risque darrt de production si les recrutements ne sont pas faits rapidement !

Pas de stabilit des personnes en place (pas de capitalisation, perte deconnaissance et de crdibilit)

La FFVM (Fdration Franaise Villes Moyennes, de 20 000 200 000 habitants) indique 7 8 personnespour occuper la fonction (dans un primtre diffrent, il est vrai comme on le verra plus loin)

Renforcement des groupements de commande Achat mode projet


Renforcement des groupements de commande Achat mode projet

Par manque danalyse des dpenses des besoins ne sont pas traits en modeprojet avec un leader et une volont de regroupement de ceux-ci :

Sjours Analyse micro biologiques Barrirage, traiteurs,

Processus et procduresLa rigueur du code t pousse trop loin Simplification

Le code est suffisamment lourd utiliser pour ne pas le charger de contraintessupplmentaires

Aspect juridique exacerb au dtriment de limpact conomique etoprationnel


POINTS DAMELIORATION

Ressources humainesIl ny a pas de culture achats au sens conomique du terme aussi bien laCommande Publique que dans les Services Oprationnels Formation

Les basiques ne sont pas connus et encore moins respects (voir graphique entoile de lanalyse des entretiens)

La perception de ce point est cependant diffrente dun service lautre (noncomptence, manque de ressources, )


OutilsPeu ou pas doutils formaliss Cration doutils

Absence de politique achats formalise Absence de guide achats formalis (procdures) Trames disponibles mais la demande. On ne pousse pas linformation, il faut

venir la chercher !

Liste des marchs inconnue ou non disponible avec un outil informatiquesimple?

Une communication Achats interne/externe renforcer Communiquer

8888 PRECONISATIONS PRECONISATIONS PRECONISATIONS PRECONISATIONS


8888 PRECONISATIONS PRECONISATIONS PRECONISATIONS PRECONISATIONS

ORGANISATIONORGANISATIONORGANISATIONORGANISATION

RECOMMANDATIONS RECOMMANDATIONS RECOMMANDATIONS RECOMMANDATIONS

PROCESSUS ET PROCEDURESAllgement des procdures :

Utilisation des souplesses proposes par le code pour les marchs de faiblesmontants

ALLEGER LES TACHES PUREMENT ADMINISTRATIVES DE LA CPSuppression des CAO douverture des plis

Suppression des reconductions expresses : la tacite reconduction allge la charge

Allgement des tches chronophages de relecture des DCE: le service commande


Allgement des tches chronophages de relecture des DCE: le service commandepublique doit imposer des documents-types pour tous les services afin dhomogniserles modles et ainsi fluidifier le processus de contrle pr-publication.

PROCESSUS ET PROCEDURES

Harmoniser les rfrences des marchs et le tableau de suivi

La recherche de conformit juridique et administrative ne doit pas prendre le pas sur la recherche de performance conomique


RESSOURCES HUMAINES

Recrutement En fonction du scnario retenu les recrutements pourront porter sur

Directeur achats Acheteurs Assistants administratifs Juriste

Formation Le manque de maturit achats reconnu par lensemble des personnes


Le manque de maturit achats reconnu par lensemble des personnesinterroges nous pousse vous conseiller de lancer un plan de formations trsorientes achats:

Rdaction dun CCTP fonctionnel Rdaction dun DCE Reflexes achats Ngociation Achats en mode projet (Prescripteur+CP+acheteur)

+ formations diplmante terme pour les acheteurs

Ces formations seront spcifiques en fonction du public concern :

Commande publique Prescripteurs


OUTILS COMMUNICATION INTERNENous vous recommandons de mettre en place une batterie doutils qui clarifierontles rles et les missions de chacun et qui simplifierons les relations interservices :

Politique achats Guide des bonnes pratiques Trames de documents types (DCE,CCTP, RC) Intranet regroupant lensemble des documents et procdures officiels Runions rgulires avec les acteurs du processus

Organisation des runions de prsentation du projet Mise en vidence des objectifs


Mise en vidence des objectifs Prsentation des conclusions Explication des dcisions Mise en vidence des rles

Hot line pour guider le personnel si besoin

OUTILS COMMUNICATION EXTERNERefonte dun portail achats/marchs ddi sur lextranet

Communication externe via la CCI et les diffrentes manifestations de type forumsinverss

Organiser de manire formalise le sourcing (recherche des meilleursfournisseurs) auprs des prescripteurs


PILOTAGE DE LA FONCTIONMise en place de tableaux de bord de suivi dactivit avec des KPI (indicateursclefs) pertinents

Nombre de marchs, davenant, Nombre de commandes, factures par lot, par march, par direction et par service

demandeur Dlai de traitement, Nombre de recours Liste des marchs ou besoins regroups

Intgrer au tableau de bord le nombre de marchs notifis pendant la priode et laprvision de march sur les priodes venir.Btir un tableau visuel pour communiquer


Btir un tableau visuel pour communiquerCommuniquer sur les rsultats

PILOTAGE DES MARCHESCration dun guide des procduresSimplification de la nomenclature (code CPV)Sassurer que loutil informatique permette de sortir des extractions achats fiables etpertinentesSystmatisation de lutilisation dASTEC pour toute saisie de bon de commande afindavoir une traabilit et des statistiques fiable en terme de consommation

RECOMMANDATIONSRECOMMANDATIONSRECOMMANDATIONSRECOMMANDATIONSPILOTAGE DES MARCHES BATIR 2 INDICATEURS DE PERF. ECONOMIQUE

Ces indicateurs, prsenter en marge de la CAO ou de toute instance de dcision, doiventtre obligatoires pour toute passation de marchs rcurrents de plus de 90 K HT annuels:

Fiche de recensement des optimisationsFiche de calcul des conomies achat

ORGANISATION

Renforcement de la structure Commande Publique pour une volution vers un service

Achats Publics


2 scnarii proposs en fonction de la performance achats souhaite :

I. Cration dune coordination achats (version lgre)

II. Cration dune DHA avec intgration dune fonction Gestionnaire de March

(version forte)

Se pose aussi le problme du rattachement hirarchique, 2 options

I. A la DAF

II. A un DGA

ORGANISATION ACTUELLEORGANISATION ACTUELLEORGANISATION ACTUELLEORGANISATION ACTUELLE

SERVICE ACHATS PUBLICS1 chef de service CP1 Admin2 Gestionnaires

FONCTIONSSurveillance juridiqueAccompagnement administratifConseil Achat

Chef service CP


Gestionnaire

AdminGestionnaire

Chef service CP

SCENARIO NSCENARIO NSCENARIO NSCENARIO N1 1 1 1 RENFORCEMENT HARENFORCEMENT HARENFORCEMENT HARENFORCEMENT HA

NOUVELLES FONCTIONSCentralisation de la rdaction des DCE (horsDST)Conseils et accompagnement AchatsRenforcement fort des profils

CV adapts Formation

Changement de la culture ferme vers uneculture de service support et de clientsinterne

SERVICE ACHATS PUBLICS1 Chef HA2 Admin2 GestionnairesOption AMO Achats


DAF/CP

AMO HA

Admin

Admin

Gestionnaire

Gestionnaire

Admin

Chef service CP

Gestionnaire

Gestionnaire

Chef service

SCENARIO NSCENARIO NSCENARIO NSCENARIO N2 2 2 2 SERVICE HA PUBLICSERVICE HA PUBLICSERVICE HA PUBLICSERVICE HA PUBLIC

SERVICE ACHATS PUBLICS1 DIR HA1 Juriste2 Admin3 Gestionnaires

NOUVELLES FONCTIONSCentralisation de la rdaction des DCE (y compris DST)Cration du poste de Gestionnaire et Juriste MarchsGestion des marchs (pilotage, regroupement, suivi, Renseigne le systmes des informations stratgiquespour les HA

Code CPV Imputations comptables

Rdaction des DCESupport achatsAnime et organise ses marchs


DAF/CP

Directeur HA

Admin

Juriste HA

Admin

Gestionnaire

Gestionnaire

DGA

Option 1 Option 2

Admin

Chef service CP

Gestionnaire

Gestionnaire

Gestionnaire

9 9 9 9 AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &


9 9 9 9 AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &

PLANS DACTIONSPLANS DACTIONSPLANS DACTIONSPLANS DACTIONS

AXES STRATEGIQUESAXES STRATEGIQUESAXES STRATEGIQUESAXES STRATEGIQUES

METTRE EN PLACE UN PLAN DACTION BASE SUR 5 AXES STRATEGIQUESMaitriser les volumes financiers

Savoir qui achte, comment et pourquoi

Sapproprier une culture Achats(conomique vs juridique)

Intgrer la composante Economique dans la commande publique pour devenirun service Achats Publics

Btir et professionnaliser la fonction

Recruter, former et construire les processus les plus efficients

Chercher les conomies


Instrument central de la dmarche, lobjectif est de trouver les conomies sansdgrader ni la qualit ni le service rendu

Prenniser la dmarche

Appropriation des reflexes achats par lensemble des personnes impliques dansle process dacquisition

Que le service Achat publics ne soit plus un gendarme de la rgle mais unvritable service support

COMMENTAIRESCOMMENTAIRESCOMMENTAIRESCOMMENTAIRES

La recherche des conomies est un des axes forts de la dmarche, qui ne doit pas sedployer au dtriment de la qualit des produits et/ou des services acquis.

Au vu du diagnostic, il manque de faon vidente la dimension conomique laculture de la Mairie en termes dachats.

Latteinte des objectifs de cette mission passe par lappropriation par lensemble desacteurs de ce que lon appelle des reflexes achats , des incontournables dans leprocess complet (de lingnierie du march son suivi oprationnel)

Il existe une multitude de leviers qui, une fois actionns, gnrent des conomies tous les niveaux du processus :

Marketing achats, Sourcing vaste et imaginatif Notion de juste besoin


Notion de juste besoin Ngociation

Le rle du service Achats est :

Tant que ces reflexes ne sont pas acquis, les reprendre sur tous les marchs jusqu ce quilssoient intgrs dans la culture de la Mairie

Une fois que les reflexes sont acquis, piloter la fonction en termes de visibilit pour la DG et enterme daccompagnement pour les services oprationnels

A court terme, il est ncessaire, dans le cadre dun accompagnement des services oprationnels et sur des marchs cibles, de:

Publier des marchs sur les dpenses hors marchs significatives Relancer, la date de reconduction, les marchs significatifs sur laxe conomie

10 10 10 10 COUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIES


10 10 10 10 COUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIES

COUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIES

RECRUTEMENT

Administratif CP : 18/22 kGestionnaire de march : 30/35 KDirecteur Achat : 45/50 k

ENVELOPPE ESTIMEE

Les couts sont mettre en parallle des gains potentiels (7% 15% des dpensesgres) qui couvrirons largement les frais de ce nouveau service

SCENARIO N1SCENARIO N1SCENARIO N1SCENARIO N1 SCENARIO N2SCENARIO N2SCENARIO N2SCENARIO N2 EQUIPE ACTUELLEEQUIPE ACTUELLEEQUIPE ACTUELLEEQUIPE ACTUELLE

EFFECTIFEFFECTIFEFFECTIFEFFECTIF EFFECTIFEFFECTIFEFFECTIFEFFECTIF EFFECTIFEFFECTIFEFFECTIFEFFECTIF

DIRECTIO NDIRECTIO NDIRECTIO NDIRECTIO N 1 35 000,00 35 000,00 1 50 000,00 50 000,00 1 35 000,00 35 000,00

GESTIO NNAIREGESTIO NNAIREGESTIO NNAIREGESTIO NNAIRE 2 30 000,00 60 000,00 3 30 000,00 90 000,00 2 25 000,00 50 000,00

ESTIMATIO N ESTIMATIO N ESTIMATIO N ESTIMATIO N

PRO JETPRO JETPRO JETPRO JET

CO UT UNITAIRE CO UT UNITAIRE CO UT UNITAIRE CO UT UNITAIRE

ANNUEL ESTIMEANNUEL ESTIMEANNUEL ESTIMEANNUEL ESTIME

COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE

ANNUELANNUELANNUELANNUEL

TO TAL TO TAL TO TAL TO TAL

PROJETPROJETPROJETPROJET

COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE

ANNUELANNUELANNUELANNUEL

TO TAL TO TAL TO TAL TO TAL

PRO JETPRO JETPRO JETPRO JET


La rpartition des marchs ou des clients internes devra se faire en fonction desprofils recruts et des priorits dfinies par la Direction Gnrales

FORMATION

Formation intra : 400 600/personneFormation sur site (10 p) : De 6 000 HT 10 000 HTAccompagnement march : de 4 000 15 000 HT le march

GESTIO NNAIREGESTIO NNAIREGESTIO NNAIREGESTIO NNAIRE 2 30 000,00 60 000,00 3 30 000,00 90 000,00 2 25 000,00 50 000,00

JURISTEJURISTEJURISTEJURISTE 0 - 1 35 000,00 35 000,00 0 -

ADMINISTRATIFADMINISTRATIFADMINISTRATIFADMINISTRATIF 2 20 000,00 40 000,00 2 20 000,00 40 000,00 1 20 000,00 20 000,00

EFFECTIF TO TALEFFECTIF TO TALEFFECTIF TO TALEFFECTIF TO TAL 5 135 000,00 7 215 000,00 4 105 000,00

AMO ACHATS *AMO ACHATS *AMO ACHATS *AMO ACHATS * 50 000,00 -

* Paiement sur rsultats donc sans couts pour la collectivit

11 11 11 11 POTENTIELS POTENTIELS POTENTIELS POTENTIELS


11 11 11 11 POTENTIELS POTENTIELS POTENTIELS POTENTIELS

DECONOMIESDECONOMIESDECONOMIESDECONOMIES

POTENTIEL DECONOMIESPOTENTIEL DECONOMIESPOTENTIEL DECONOMIESPOTENTIEL DECONOMIESMARCHES SUPERIEURS A 90 K HT ANNUELSLe potentiel dconomies est bas sur une estimation raliste de 7% dconomies achats en moyenne, associant optimisations des besoins et mise en place de leviers achatsperformants. En tant performant lobjectif peut approcher les 15%.

Il prend en compte la non-reconduction lchance intermdiaire de tous les marchsrcurrents suprieurs 90 K HT ayant t notifis depuis plus de deux ans.

Anne Echance dfinitive

chance intermdiaire

Total Economie gnre

Impact annuel cumul

Nb Valeur Nb Valeur Nb Valeur

2014-2015 9 2 373 17 7 072 26 9 445 661 330


2014-2015 9 2 373 17 7 072 26 9 445 661 330

2016 0 0 10 7 598 10 7 598 530 926

2017 0 0 0 0 0 0 0 1 191

2018 1 7 428 0 0 1 7 428 520 1 451

2019 2 1 331 0 0 2 1 331 93 1 711

2020 et suiv. 3 6 244 0 0 3 6 244 437 2 241

TOTAL 15 17 376 27 14 670 42 32 046 2 241 2 241

Impact annuel = 50% de lconomie gnre de lanne en cours + 100%conomies de chaque anne prcdente.Limpact annuel maximal de 2241 K est en 2023 (chance march la plus lointaine en 2022)

MARCHES A TRAITERMARCHES A TRAITERMARCHES A TRAITERMARCHES A TRAITER


Type d'chance


Prochaine chance

chance dfinitive

40 Entretien du patrimoine arbor chance intermdiaire 212 janv-15 janv-16

41Travaux neufs et de maintenance des quipements statiques de signalisation

lumineuse tricolore 2 lots

chance intermdiaire 142 janv-15 janv-16

45 Acquisition de papier ncessaire au fonctionnement des diffrents services6 lotschance

intermdiaire 95 fvr-15 fvr-16

46 Entretien et exploitation des installations dynamiques de la signalisation lumineuse tricolore, comptages de trafic et tudes de circulationchance


AVANT LECHEANCE DEFINITIVE S1 2015


46 lumineuse tricolore, comptages de trafic et tudes de circulation intermdiaire 69 fvr-15 fvr-16

47Fourniture de denres alimentaires ncessaires aux prestations de

restauration du self municipal6 lots

chance intermdiaire 206 fvr-15 fvr-16

50 Fourniture de produits et matriels d'entretien chance intermdiaire 402 avr-15 mars-16

51Fourniture d'quipements vestimentaires ncessaires au fonctionnement

des diffrents services municipaux8 lots

chance intermdiaire 144 avr-15 mars-16

54 Travaux d'entretien et de grosses rparations dans les btiments 10 lotschance

intermdiaire 2053 mai-15 mai-16



Type d'chance


Prochaine chance

chance dfinitive

56 Impression et dition du magazine mensuel Asnires Infos chance intermdiaire 179 juil-15 juil-16

57 Travaux de rnovation et de rhabilitation du rseau communal d'assainissementchance

intermdiaire 879 juil-15 juil-16

59 Cration, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports2 lotschance

intermdiaire 404 juil-15 juil-16

83Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures mnagres

et maintenance et rparation de bornes d'apport volontaire enterres2 lots

chance intermdiaire 203 juil-15 juil-17

AVANT LECHEANCE DEFINITIVE S2 2015


2 lots intermdiaire

60

Acquisition de fournitures et de prestations d'alimentation gnrale ncessaires aux structures d'accueil de jeunes enfants de 10 semaines 4

ans3 lots

chance intermdiaire 446 aot-15 aot-16

61 Transports collectifs pour les besoins des diffrents services municipaux3 lotschance

intermdiaire 610 aot-15 aot-16

87 Services d'insertion et qualifications professionnelles2 lotschance

intermdiaire 511 sept-15 sept-17

62Entretien gnral, surveillance et conservation des cimetires et reprise des

spultures3 lots

chance intermdiaire 390 sept-15 sept-16

70 Blanchissage et repassage du linge utilis dans les btiments communaux, scolaires, sociaux et sportifs

chance intermdiaire 127 nov-15 nov-16



Type d'chance


Prochaine chance

chance dfinitive

91 Travaux pour l'entretien et les grosses rparations du patrimoine communal : maonnerie, carrelage et canalisations

chance intermdiaire 144 janv-16 janv-18

76 Organisation de sjours pour les jeunes de 11 ans 17 ans4 lotschance


95 Fourniture de matriels et produits pour les ateliers rgies, btiments et voirie8 lotschance


97Acquisition de livres scolaires, de livres de prix, de Nol, de bibliothque et de

dictionnaires pour les coles et les ALSH chance intermdiaire 91 mars-16 mars-18

AVANT LECHEANCE DEFINITIVE 2016


97 dictionnaires pour les coles et les ALSH2 lots intermdiaire

91 mars-16 mars-18

86Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de mini-sjours10 lots

chance intermdiaire 757 aot-16 aot-17

100 Entretien et grosses rparations sur les appareils lvateurs chance intermdiaire 180 oct-16 oct-18

101 Nettoyage des btiments communaux4 lotschance

intermdiaire 2251 oct-16 oct-18

102 Travaux d'entretien et d'amnagement des voiries communales2 lotschance

intermdiaire 2783 oct-16 oct-18

103 Fourniture de distributeurs et bobines d'essuie-mains pour les tablissements scolaireschance

intermdiaire 96 nov-16 nov-18

104 Rnovation et maintenance garantie des rsultats des installations d'clairage publicchance

intermdiaire 851 nov-16 nov-18

12 12 12 12 PLANNINGPLANNINGPLANNINGPLANNING


12 12 12 12 PLANNINGPLANNINGPLANNINGPLANNING

PLANNING GENERALPLANNING GENERALPLANNING GENERALPLANNING GENERAL

K

PI

Outils :

Trames

Guide HA

ProcduresPolitique

HA

Nomenclature

Regroupement

marchs

Groupe de

travail Quick Win

AMO HA

FONCTION

OUTILS

METIER


AMO ACHATS

Coaching, Accompagnement sur dossiers

cibles

2014 T4 2015 T22015 T1 2015 T3 2015 T4

Elaboration

fiche de

poste

Recrutement

Plan de formation

formations

PIGuide HA

HA

Communication permanente

13 13 13 13 ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOIS


13 13 13 13 ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISActions additionnelles aux tches rcurrentes et rgulires du service commande Actions additionnelles aux tches rcurrentes et rgulires du service commande Actions additionnelles aux tches rcurrentes et rgulires du service commande Actions additionnelles aux tches rcurrentes et rgulires du service commande

publique (administration des marchs leurs chances naturelles)publique (administration des marchs leurs chances naturelles)publique (administration des marchs leurs chances naturelles)publique (administration des marchs leurs chances naturelles)

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISOCTOBRE 2014

Performance marchs:Mise en uvre des leviers achats dans la prparation des marchs Fourniture demobilier Urbain , chance dfinitive en novembre 2014 (interactions ventuellesavec le march JC Decaux), Assurances ( chance dfinitive dcembre2014) et Espaces Verts , chance dfinitive en Janvier 2015 (notamment lepasser en article 30, MAPA avec ngociation).

Slection des marchs suprieurs 90 K HT annuels chance intermdiaire etqui ne seront pas renouvels, parmi:

IntitulMontant

2013chance

intermdiaire


Organisation :Validation du scnario dorganisation cible

Rdaction des fiches de postes

2013 intermdiaireEntretien du patrimoine arbor 212 janv-15

Travaux neufs et de maintenance des quipements statiques de SLT 142 janv-15

Acquisition de papier 95 fvr-15

Entretien et exploitation des installations dynamiques de la SLT 69 fvr-15

Fourniture de denres alimentaires self municipal 206 fvr-15

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISNOVEMBRE 2014

Performance marchs:Mise en uvre de runions avec les services demandeurs concernant tous lesmarchs chance intermdiaire que vous avez dcid de ne pas renouveler (cfmois prcdent): explications de la dmarche et des enjeux.

Prparation des marchs slectionns chance janvier et fvrier 2015 (cftableau page 94)

Process et indicateurs:Btir une communication interne autour de la dmarche achats et la ncessaire


Btir une communication interne autour de la dmarche achats et la ncessaireadhsion de tous la recherche dconomies.

Mettre en place la nouvelle trame de rfrencement des marchs (cf . Page 65)

Modifier la fiche de suivi projet en supprimant le visa pralable de llu

Organisation :Lancement du recrutement

Priorit sur le directeur des achats

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISDECEMBRE 2014

Prparation marchs:Slection et prparation des marchs suprieurs 90 K annuels, chance avrilet mai 2015, et qui ne seront pas renouvels, parmi:

Analyse prcise des dpenses hors march afin dassurer la mise en conformit

Analyse prcise des dpenses rcurrentes infrieures 15K HT afin dassurer la mise

IntitulMontant

2013chance

intermdiaireFourniture de produits et matriels d'entretien 402 avr-15

Fourniture d'quipements vestimentaires 144 avr-15

Travaux d'entretien et de grosses rparations dans les btiments 2053 mai-15


Analyse prcise des dpenses rcurrentes infrieures 15K HT afin dassurer la miseen conformit.

Process et indicateurs:Formaliser les modles des fiches de recensement des optimisations et de calculdes conomies ralises (cf page 69)

Revoir les procdures et exigences de passation des marchs et publier le guideassoci, applicable pour janvier 2015 (page 64).

Organisation :Reception des 1er CV et des 1er entretiens

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISJANVIER 2015:

Prparation marchs:Prparer la publication des nouveaux marchs assurant la mise en conformit horsmarchs et rcurrents infrieurs 15K : Objectif publication mars 2015:

Identification des dpenses

Runions avec demandeurs

Prparation des DCE

Process et indicateurs:Btir le modle de tableau de bord de pilotage (page 68) et sassurer avec


Btir le modle de tableau de bord de pilotage (page 68) et sassurer aveclinformatique de la faisabilit technique des extractions.

Sentraner posteriori remplir les fiches doptimisations des besoins et de calculdes conomies sur le march de nettoyage des locaux.

Organisation :Elaboration du plan de formation

Si le Directeur/trice est arriv:

Rdaction de la politique achats

Rdaction des procdures en fonction de la nouvelle organisation, de sesprrogatives et de ses objectifs

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISFEVRIER 2015

Prparation marchs:Slection et prparation des marchs suprieurs 90 K annuels, chance juillet2015, et qui ne seront pas renouvels, parmi:

Process et indicateurs:

IntitulMontant

2013chance

intermdiaireImpression et dition du magazine mensuel Asnires Infos 179 juil-15

Travaux de rnovation et de rhabilitation du rseau d'assainissement 879 juil-15

Cration, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports 404 juil-15

Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures mnagres 203 juil-15


Process et indicateurs:Extraction Bta du tableau de bord: objectif tableau de bord finalis en mars 2015.

Remplir les fiches doptimisation des besoins et de calcul des conomies pour lemarch espaces verts

Organisation :Campagne de communication

Objectifs

Organisation

Nouveau process, nouvelles rgles

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISMARS 2015

Prparation marchs:Se former et investiguer la mise en place des accords-cadres au sein de votrecommune, impratifs au moins pour les marchs informatiques (chance juillet2015) et sjours (chances 2016)

Publier les marchs rsultants de la mise en conformit hors march et rcurrents infrieurs 15 K .

Process et indicateurs:Edition fin mars du tableau de bord de suivi dactivit T1 2015


Edition fin mars du tableau de bord de suivi dactivit T1 2015

Premire dition rcapitulative des fiches doptimisation des spcifications sur lesmarchs prpars jusqualors.

14 14 14 14 BILAN GENERALBILAN GENERALBILAN GENERALBILAN GENERAL


14 14 14 14 BILAN GENERALBILAN GENERALBILAN GENERALBILAN GENERAL

BILAN GENERALBILAN GENERALBILAN GENERALBILAN GENERAL

UNE SITUATION ADMINISTRATIVEMENT ET JURIDIQUEMENT MAITRISEE AVECQUELQUES POINTS DATTENTION

Couverture marchs publics98,5% des dpenses fournisseurs suprieurs 15K HT sont couverts par un marchpublic. Les hors marchs suprieurs 15K doivent tre tous expliqus.

La vigilance globale doit tre cependant maintenue, notamment sur les dpenses fragmentes pour les marchs infrieurs 15K ou sur la sant financire desfournisseurs (voir exemples en annexe 4)


fournisseurs (voir exemples en annexe 4)

Publication de la liste des marchs passs (article 133 du CMP)Depuis 2009, la liste des marchs publis est conforme la ralit des marchsnotifies

Intgrer les marchs Sipperec dans la publication 133

Recommandations du rapport de la CRCLes points soulevs lors du rapport de la CRC sont globalement traits et corrigs

Veiller modifier la fiche de suivi projet mentionnant lengagement pralabledun lu


UNE ABSENCE DE PILOTE DE LACTE DACHAT

Mesure de la performance absenteA de rares exceptions prs, la mesure de la performance conomique est occultelors du renouvellement de march.

Absence dindicateursIndicateurs de suivi dactivit perfectibles malgr un volume important de marchstraits.

Pas dindicateurs de suivi conomique par marchs.


Pas dindicateurs de suivi conomique par marchs.

Une dilution des rles (rels ou supposs) nuisant la responsabilisationInteractions finance commande publique (enregistrement des marchs) nefavorisant pas le pilotage de lactivit

Interactions commande publique demandeurs: positionnement aval du servicecommande publique ne favorisant pas les changes productifs

Une situation organisationnelle la commande publique ne facilitant pas la monteen puissance


MAIS UNE SITUATION PROPICE A LA MISE EN PLACE DACTIONS ACHATSPr-requis: structure achats mettre en place (recrutements, formations)

Une ville attractiveUne centaine de marchs rcurrents actifs pour un montant de plus de 30 M TTC

Attractivit perfectible par des actions cibles de marketing achats

La ncessaire culture administrative et juridique est prsenteLes points de vigilance juridique identifis dans les marchs sont aisment


Les points de vigilance juridique identifis dans les marchs sont aismentadressables:

Par lutilisation obligatoire de documents et clauses types

Par une veille marketing (indices de rvision de prix)

Par un suivi des dpenses par marchs (fixation mini/maxi)

Les attentes (hirarchie/demandeurs/lus) sont fortesCe mandat qui vient peut tre plac sous le signe des achats

Le potentiel de gain est important

Documents

asnieres-audit-achat-comm.pdf