Audit Cycle Achat FNS

Mmoire de Stage

Audit du cycle AchatsFournisseurs

Ralis par :Alexandre NGOYE

Octobre 2011

Audit du cycle Achats Fournisseurs 2009-2010

PlanIntroduction I. gnralits sur le cycle achats fournisseurs1. 2. 3.

description du cycle achats-fournisseurs principes comptables relatifs au cycle fonctionnement du cycle achats-fournisseurs

II. audit du cycle achat fournisseur 1. objectifs du contrle interne 2. une premire valuation du cycle travers le contrle interne 3. tests de permanence et valuation dfinitive 4. examen des comptes

Conclusion

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Introduction MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE , mieux acheter suppose une parfaite matrise du processus dapprovisionnement par lentreprise afin de disposer de la meilleure matire premire et/ou marchandises rsultante dune slection antrieure des fournisseurs. De ce fait, le cycle achat fournisseurs revt un caractre vital pour lentreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne peut tre faite ! Lentreprise ne peut matriser son activit en amont et en aval quavec une meilleure prospection de son march, une bonne slection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement tabli permettant de canaliser lensemble des informations dont elle dispose vers ltude, lanalyse et la schmatisation de ces dernires pour une utilisation fiable et simplifie.

I. gnralits sur le cycle achats-fournisseursLexamen de chaque cycle passe par une prise de connaissance effectue par la consultation des manuels de procdures internes lentreprise et par des entretiens avec chaque membre du personnel de lentreprise ayant un rle dans le droulement du cycle concern. Le but est de connatre la ralit concrte des circuits dinformations et des donnes depuis lexistence dune transaction avec un tiers jusqu sa saisie comptable et sa restitution dans les comptes. Les entretiens pourront concerner tous les niveaux hirarchiques.

1. description du cycle achats-fournisseurs En ce qui concerne le cycle achats/fournisseurs , on rencontre dans le cadre dun bon contrle interne diffrent services qui interviennent.

Les services intervenants dans le cycle achats -fournisseurs Services initiateurs de la commande : Ils mettent des demandes dachats dans des limites strictement dfinies, mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs.

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Service Achats : il tablit les bons de commande sur la base soit des demandes dachat, soit de besoins spcifiques. Il ngocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les dlais de livraison. Service Rception : il sassure de la conformit de la livraison avec la commande. Service Stocks : il reoit la marchandise du service Rception et fait les enregistrements correspondants. Service Comptable : il enregistre les factures lorsque celles-ci ont t approuves. Service Trsorerie : il met la facture en paiement en sassurant de son approbation par les personnes comptentes. Alors on remarque quil y a plusieurs services qui peuvent intervenir dans le cycle achats/fournisseurs, mais l'numration de ces services reste en fonction de l'organisation et de la structure de la socit. L'objectif de dterminer les services intervenants est de pouvoir vrifier la sparation des fonctions l'un des principes du contrle interne. On peut donc dcomposer le cycle achats-fournisseurs dans lequel interviennent ces services de la manire suivante :

Slection des fournisseurs Emission du bon de commande Rception de la marchandise Contrle de la marchandise rceptionne Rception et contrle de la facture Enregistrement de la dette en comptabilit Dcision de payer Emission et comptabilisation des titres de paiement

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On peut rsumer ces diffrentes tapes du processus d'achat dans quatre grandes phases, savoir : dclenchement de la commande; acceptation et traitement des livraisons; enregistrements des dettes; paiement des factures.

2. Principes comptables relatifs ces oprationsLopration dachat crant une situation rciproque par rapport lopration de ventes, on remarquera les similitudes entre les principes comptables relatifs ces deux types doprations. Toutefois, en application du principe de prudence, les charges probables sont constates, alors que, au contraire, les produits sont constats uniquement lorsquils sont certains.

Date denregistrement des dettes en comptabilitLenregistrement des dettes (et des charges qui en sont la contrepartie) seffectue en gnral lors de lexcution du contrat. En principe, lachat dun bien ou dun service est juridiquement ralis ds que les parties sont daccord sur les choses et sur les prix, toutefois ; lacheteur ne devient redevable du prix et la dette ne devient certaine que lors du transfert de proprit du bien ou de la fourniture de la prestation. En pratique, lexcution de lobligation de livrer ou de fournir dtermine le moment de la comptabilisation de lachat ou du service. Lenregistrement peut tre fait : soit lors de la rception des marchandises ou la constatation du service rendu par une criture dbitant le compte de charge concern et crditant un compte de rgularisation ; soit, par simplification, la rception de la facture tablie par le fournisseur, la situation tant rgularise la clture de lexercice lorsquun dlai existe entre la livraison et la rception de la facture.

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Montant enregistrerLes charges sont comptabiliser pour leur montant hors TVA dductible.

Rattachement lexercice des charges dexploitation consommesPour la dtermination du rsultat, les charges doivent tre rattaches lexercice (ou priode) auquel elles correspondent, c'est--dire au cours duquel elles sont utilises ou consommes pour dgager un revenu, et non pas celui au cours duquel elles se matrialisent (facturation ou paiement). Il en rsulte les consquences suivantes la clture de chaque exercice : Les charges ne correspondant pas des consommations de lexercice (charges payes ou comptabilises davance) doivent tre soustraites des charges de lexercice par lintermdiaire du compte de rgularisation-actif. Les consommations (ou les rceptions de marchandises) de lexercice non comptabiliss au cours de lexercice pour des raisons diverses (en particulier, factures non reues) constituent des charges payer quil convient dinclure dans les charges de lexercice par lintermdiaire dun compte de rgularisation-passif. Les charges reportes ne sont pas comprises dans les charges de lexercice. En effet, elles concernent des services dj rendus, mais dont les effets doivent se faire sentir sur les exercices ultrieurs. Ces charges reportes sont normalement comptabilises dans les frais dtablissement et rattaches aux charges dexploitation par le processus de lamortissement. Le rattachement des charges dexploitation un exercice, hormis le cas o il seffectue par le processus de lamortissement, peut se faire soit par linscription au compte du crancier, soit par linscription dans un compte de rgularisation, soit enfin par linscription dans un compte de provision.

3. fonctionnement du cycle achats-fournisseursLes dveloppements prcdents nous ont permis de dcrire les obligations de lentreprise. Lauditeur est tenu de comprendre en profondeur ces obligations afin de connatre, avant mme dintervenir, les difficults que peut rencontrer lentreprise.

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Les comptes d'achat:Le PCGE prvoit les comptes principaux suivants : 611 6111 6112 6114 6118 6119 612 6121 6122 6123 6124 6125 6126 6128 6129 Achats revendus de marchandises Achat de marchandises Groupe A Achat de marchandises Groupe B Variation de stocks de marchandises Achats revendus de marchandises des exercices antrieurs RRR obtenus sur achats de marchandises Achats consomms de matires et fournitures Achats de matires premires Achats de matires et fournitures consommables Achats demballages Variation de stocks des matires et de fournitures Achats non stocks de matires et de fournitures Achats de travaux, tudes et prestations de services Achats de matires et de fournitures des exercices antrieurs RRR obtenus sur achats consomms de matires et de fournitures MODALITES DE COMPTABILISATION

Les comptes dachat de marchandises, de matires premires, fournitures et emballages reoivent donc leur dbit les montants relatifs aux livraisons juridiquement effectues par le fournisseur. Cependant, lorsque la comptabilisation des achats seffectue en cours danne partir des factures ou des livraisons, il y a lieu de procder la rgularisation des diffrents comptes dachats en fin danne selon le principe du rattachement de l'exercice:

en les crditant par le dbit du compte 3191 Charges constates davance,

pour la valeur des factures enregistres et correspondant aux livraisons non encore parvenues lentreprise la fin de lexercice,

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en les dbitant par le crdit du compte 4417 Fournisseurs factures non

parvenues dans le cas inverse. Les achats sont comptabiliss au prix dachat hors taxes rcuprables, auquel il y a lieu dajouter les droits de douane affrents aux biens acquis. Les entreprises non assujetties la TVA doivent comptabiliser leurs achats taxes comprises. Les frais accessoires dachat facturs par les fournisseurs sont enregistrs dans les comptes du poste Autres charges externes. Les rabais, remises et ristournes obtenus sur facture sont dduits directement des montants hors taxes comptabiliser dans les comptes d'achat. Par contre les escomptes obtenus pour rglement n'en sont pas dduits mais doivent tre constats en produits financiers.les rabais, remises et ristournes obtenus hors facture:

Les R.R.R. dont bnficie l'entreprise auprs de ses fournisseurs, (sur la base de contrats dgressifs, remises de fin d'anne) sont comptabiliss au cours de l'exercice mme si l'entreprise n'a pas reu la facture d'avoir correspondante. Les comptes 6119 "RRR obtenus sur achats de marchandises" ou 6129 "RRR obtenus sur achats consomms de matires et fournitures" sont crdits pour leur montant hors taxes. La TVA correspondante est comptabilise au crdit du compte 3455 "TVA rcuprable". La contrepartie est enregistre TTC soit au dbit du compte 4411 "Fournisseurs" soit celui du compte 3417 "Rabais, remises et ristournes obtenir, avoirs non encore reus". Au niveau de la T.V.A., lentreprise doit respecter les rgles ci-aprs : La TVA rcuprable sur les achats et les frais accessoires doit tre exclue du cot des achats de l'exercice, et rcupre le mois qui suit celui du dcaissement. La TVA sur les rabais, remises et ristournes accords par les fournisseurs hors factures et figurant sur une note davoir, doit venir en diminution de la TVA rcuprable.

Les comptes de fournisseurs:Les comptes du passif circulant: fournisseurs et comptes rattachs: Ce poste regroupe les dettes relatives aux achats de biens ou de services servant lexploitation. Il comprend les comptes divisionnaires suivants:

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4411 4413 4415 4417 4418

Fournisseurs Fournisseurs - retenues de garantie Fournisseurs - effets payer Fournisseurs - factures non parvenues Autres fournisseurs et comptes rattachs

DESCRIPTION:

Fournisseurs Ce compte enregistre son crdit le montant, toutes taxes comprises, des factures dachat de biens et services par le dbit : ; rcuprables. Ce compte est dbit loccasion du rglement du fournisseur par le crdit dun compte de Trsorerie ou du compte Fournisseurs - avances et acomptes. Il peut tre dbit en cas de retour des marchandises, par le crdit du compte de la classe 6, ou loccasion de la rception des rabais, remises, ristournes par le crdit du compte 6119 ou 6129 R.R.R. obtenus et le crdit du compte 3455 Etat, TVA rcuprable. Fournisseurs retenues de garantie Ce compte enregistre son crdit, le montant des retenues effectues sur le prix convenu jusqu' l'chance du terme de garantie prvue, par le dbit du compte Fournisseurs intress. Fournisseurs effets payer Le crdit fournisseur peut avoir comme support un effet de commerce. Dans ce cas, la dette est constate en crditant le compte 4415 par le compte de charge ou d'actif concern. du compte 3455 Etat, TVA rcuprable pour le montant des taxes du compte de la classe 6 concern ; du compte 3413 Fournisseurs - crances pour emballages et matriel rendre

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Fournisseurs, factures non parvenues Ce compte est crdit pour un montant TTC des factures non parvenues la clture de lexercice pour des livraisons qui y ont t effectues, par le dbit des comptes de la classe 6 concerns ou des comptes de la classe 2 et de la TVA rcuprable A louverture de lexercice suivant, ces critures sont contre-passes (lentreprise a aussi la possibilit de dbiter le compte 4417 par le crdit du compte Fournisseur ds rception des factures). L'ventuel cart entre le compte 4417, qui est un compte de charges payer, et le montant de la facture fournisseur, est habituellement laiss dans les charges d'exploitation, ce qui ne fausse pas significativement le rsultat d'exploitation de l'exercice de rgularisation, la faiblesse prvisible d'un tel cart tant une condition de la constatation d'une charge payer et non d'une provision ( la clture de l'exercice ). Les comptes de l'actif circulant: les fournisseurs dbiteurs, avances et acomptes: Ce poste regroupe les comptes principaux suivants : 3411 Fournisseurs, avances et acomptes verss sur commandes d'exploitation 3413 Fournisseurs, crances pour emballages et matriel rendre 3417 Rabais, remises et ristournes obtenir - avoirs non encore reus 3418 Autres fournisseurs dbiteurs Les avances et acomptes Une avance est la somme verse par une entreprise en confirmation d'une commande d'exploitation, alors qu'un acompte est un versement effectu aprs un dbut d'excution de cette commande. L'avance ou l'acompte ainsi que la facture dfinitive sont enregistrs selon le schma - type des critures rsumes comme suit: Lors de l'avance: Fournisseur X, avances et acomptes verss sur commandes d'exploitation: dbiter; Moyen de rglement (banque ou caisse): crditer ; La TVA: Etat TVA rcuprable sur les charges : dbiterMSFE/FFE 10


Etat autres comptes crditeurs (TVA rcuprable sur avance): crditer. La TVA est rcuprable le mois suivant : Etat TVA due: dbiter Etat TVA rcuprable sur les charges: crditer Lors de la facture dfinitive: Achats de marchandises: dbiter Etat TVA rcuprable sur les charges dbiter Fournisseurs crditer Lors du rglement de la facture: Fournisseurs dbiter Fournisseurs, avances, acomptes verss sur commandes d'exploitation crditer Moyen de rglement (banque ou caisse) : crditer Les crances pour emballages et matriel rendre: Ces crances sont portes au dbit du compte 3413 qui enregistre la valeur des emballages et matriel reus par l'entreprise avec l'intention de les restituer ses fournisseurs. Les rabais, remises et ristournes obtenir Ces lments sont dtermins en fin d'anne sur la base des contrats, conventions et accords tablis entre l'entreprise et ses fournisseurs de biens et services. Les produits acquis de cette nature et qui n'ont pas encore donn lieu la fin de l'exercice un avoir reu, sont estims toutes taxes comprises et ports au dbit de ce compte.

II. audit du cycle achat fournisseurEn examinant les oprations relatives aux achats et aux dettes dexploitation, lauditeur doit atteindre certains objectifs.

1. Objectifs du contrle interne- Lexhaustivit des enregistrements : obtenir l'assurance que toutes les charges et les dettes ont t enregistres.

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- La ralit des enregistrements : obtenir l'assurance que toutes les charges et les dettes enregistres concernent bien l'entreprise. - La coupure des enregistrements : s'assurer que la coupure des charges est faite correctement. - Lvaluation des soldes : obtenir l'assurance que les soldes au bilan sont correctement valus. - Conclusions et tablissement dfinitif du document de synthse. Par exemple, pour assurer la ralit des enregistrements l'auditeur doit relever les risques qui peuvent empcher la ralisation de cet objectif, et ce en examinant les dispositifs du contrle de l'entreprise. Ce n'est qu' partir des rsultats des tests de permanence (examen pratique) que l'auditeur peut confirmer l'existence ou non de ces risques. La proposition de ralit des enregistrements recouvre des risques plus varis; enregistrement fictif, enregistrement d'une opration irrgulire ou non autorise ou un enregistrement entach d'irrgularit. L'auditeur procde un examen des dispositifs de contrle de l'entreprise, il peut examiner titre d'exemple : Procdures de commande, limites et autorisations correspondantes ; Rapprochement entre le bon de rception et facture ; Autorisation de paiement des factures ; Annulation des originaux pour prvenir les rutilisations ventuelles ; Contrles effectus par les diffrents services, apprcier dans quelle mesure ces contrles sont de nature dtecter les erreurs qu'un fournisseur aurait pu commettre (quantits, prix factur, calcul de la TVA, les ports). Ces prcisions tant apportes, nous aborderons une premire valuation du cycle travers le contrle interne

2. une premire valuation du cycle travers le contrle interneLes principales phases du cycle peuvent se prsenter comme suit :

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- dclenchement de la commande ; - acceptation et traitement des livraisons ; - enregistrement des dettes ; - paiement des factures.

Dclenchement de la commandeObjectifs du contrle interne Le contrle interne sur les oprations relatives aux achats et aux charges doit donner l'assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantits optimales et par des personnes autorises le faire. En ce qui concerne les achats de matires et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problmes de gestion des stocks. Les procdures mises en place doivent donc permettre de rpondre de manire satisfaisante aux questions suivantes : qui peut dclencher la commande ? quand passer la commande ? quelle quantit faut-il commander ? quel fournisseur doit-on s'adresser ?

Organisation correspondant ces objectifs Les lments suivants constituent, en gnral, les bases d'une organisation satisfaisante :

une demande d'achat est tablie par les services utilisateurs et transmise au service "Achats" ; un bon de commande est systmatiquement tabli, si possible sur des exemplaires standards et pr numrots, partir des demandes d'achat par le service "Achats", les fonctions ayant trait aux commandes doivent tre distinctes de celles de rception, de stockage, d'expdition, de tenue de l'inventaire permanent, de l'enregistrement comptable et du rglement des factures ;

les personnes autorises mettre des bons de commande sont dsignes par crit et un montant maximum autoris est dfini ; les quantits commander sont dtermines en fonction des besoins de l'entreprise.

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Les besoins de rapprovisionnement peuvent, par exemple, tre dtermins par

les

magasiniers en fonction d'un niveau minimal de stocks par produit dtermin l'avance, ou par le service "Approvisionnement" en fonction des besoins de production. La date de passation de la commande et les quantits commander dpendent essentiellement des quantits en stock, des consommations et des dlais de livraison. Une procdure particulire doit tre envisage afin de procder la relance des marchandises non livres la date prvue. Le non-respect de telles procdures peut conduire :

soit des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des frais financiers ou des cots de stockage trop levs, ainsi que par des pertes dues au vieillissement ou la dtrioration des produits.

La signature des personnes autorises doit apparatre clairement sur le bon de commande; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne charge de vrifier le bon de commande avant son envoi. Dans les socits importantes, il est recommand qu'un cahier de signatures reproduise un fac-simil des signatures autorises. soit des achats insuffisants ou contretemps, pouvant se traduire par des retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de rapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix. Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par comparaison des possibilits offertes, le meilleur prix eu gard la qualit exige. Gnralement, il existe une liste de fournisseurs agrs pour les diffrents produits ou services achats comprenant les prix obtenus et leurs dlais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en cause et d'une mise jour priodique. Il doit y avoir une procdure d'appels d'offres dment justification, au cas o le fournisseur le moins disant n'a pas t retenu. documente et une

Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reus)Objectifs du contrle interne Il faut en ce domaine garantir que :

les dlais de livraison prvus sont respects ; les livraisons (ou les services reus) ne peuvent tre accepts que s'ils correspondent une demande ;

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les livraisons sont faites selon les spcifications de la commande.

Organisation correspondante Les lments suivants constituent, en gnral, les bases d'une organisation satisfaisante :

un bon d'entre (ou de rception) est tabli pour chaque rception. Il est particulirement utile que ces bons soient pr-numrots.

Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de rception. On pourra mme admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais la condition que celui-ci soit numrot ds son arrive.

un contrle des rceptions est prvu. Les livraisons ne doivent tre acceptes que dans la mesure o la rception correspond un bon de commande de l'entreprise. Pratiquement, il est ncessaire que le service charg de la rception possde une copie de l'ordre d'achat l'autorisant effectuer une entre de marchandises. Sur cette copie, il est souhaitable que les quantits soient omises.

Un certain nombre de vrifications doivent tre effectues ; elles sont gnralement faites en deux temps :

contrle de spcification et de quantit par rapprochement entre le bon de commande et le bon de rception ;

contrle de qualit de la marchandise reue ; il ne peut tre fait que par une personne comptente (en gnral un technicien) qui procdera soit de manire exhaustive, soit par sondages. Les vrifications de qualit et de quantit doivent tre matrialises sur le bon de rception.

Enregistrement des dettesObjectifs du contrle interne Le contrle interne doit garantir que :

les dettes sont constates au fur et mesure de la rception des fournitures et des services ;

la comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations. Organisation correspondant ces objectifs

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La comptabilit doit tre en mesure de dtecter les marchandises reues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue. A cet gard, une bonne procdure (parmi d'autres possibles) consiste transmettre systmatiquement la comptabilit les doubles des bons de commande et des bons de rception. Ceci permet cette dernire, d'une part, d'effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de rception et de la facture ; d'autre part de pouvoir connatre tout moment l'ensemble des rceptions effectues pour lesquelles la facture n'a pas encore t reue. Il est ncessaire que la comptabilit soit organise de manire que soient vits :

la perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il est indispensable que les factures soient centralises ds rception par la comptabilit. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux diffrents services qui peuvent avoir les utiliser (par exemple au service "Achats" pour vrification des prix facturs). De plus, les dlais de circulation dans les diffrents services et les litiges ventuels ne doivent pas faire obstacle la rcupration de la T.V.A. dans les dlais normaux ;

les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu des litiges et dtriorer l'image de marque de l'entreprise ; les retards de rglement qui peuvent se traduire par le versement d'indemnits ; lenregistrement incorrect des charges nes de ces oprations.

A cet gard, on peut mentionner les procdures suivantes :

ds leur rception, les factures sont numrotes, afin de permettre leur identification et dates afin de mmoriser leur date d'arrive ; les doubles doivent tre oblitrs d'un tampon "Duplicata - Ne pas enregistrer" ; avant d'tre vrifies, elles doivent tre classes en attente (il convient de noter que l'ensemble des factures classes en attente devra tre examin avec soin en fin d'exercice, au moment de l'tablissement du bilan) ;

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un certain nombre d'oprations est effectu avant l'enregistrement de la facture : un rapprochement de la facture, du bon de rception et du bon de commande en vue de s'assurer que la facture correspond une rception effective, accepte et lgitime, vrification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire, calcul des taxes, affectation comptable des montants figurant sur la facture ; comptes de charges, de T.V.A., fournisseurs et ventuellement imputations analytiques, concernant le problme particulier de la T.V.A. rcuprer, des instructions crites prcises sont donnes aux comptables chargs des imputations en mentionnant les cas

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o la rcupration est possible, les cas o elle ne l'est pas, l'application ventuelle de pourcentage de rcupration, etc...,-

approbation de la facture, par une personne responsable, une fois enregistre, la facture doit tre classe dans un chancier jusqu' ce qu'elle soit paye.

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Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilit doit tre en mesure de les suivre, par exemple :

en cas de retour des marchandises aprs un premier usage qui n'a pas donn satisfaction, il convient d'obtenir du fournisseur un avis de rception et il faut demander au fournisseur d'tablir un avoir. Ce genre de situation se traduit en gnral par diverses ngociations qui se prolongent dans le temps (parfois mme par un contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble des rclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l'objet d'un contrle constant et plus particulirement l'occasion de l'tablissement des comptes de fin d'exercice ;

en cas de livraison incomplte, des prcautions doivent tre prises quant aux modalits de rglement ; si des avances sont verses au fournisseur, une procdure doit tre mise en place pour qu'elles viennent en dduction du rglement dfinitif ;si les ristournes constituent une habitude de la profession (grands magasins par exemple), une procdure particulire doit tre mise en uvre pour les suivre.

Paiement des facturesObjectifs du contrle interne Outre les objectifs relatifs aux trois phases prcdentes, les objectifs spcifiques la mise en paiement sont les suivants :

les factures sont contrles avant mise en paiement ; la mise en paiement est dment autorise ; les factures ne sont pas payes plusieurs fois ;

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Organisation correspondant ces objectifs Les procdures suivantes sont gnralement considres comme satisfaisantes au regard du contrle interne :

le service comptable compare les lments figurant sur la facture (prix, qualit, quantits) avec une copie des bons de rception et les bons de commande ; la mention "bon payer" n'est porte sur la facture qu'aprs comparaison de celle-ci avec les bons de rception et de commande correspondants.

Le bon payer est port uniquement sur l'original, afin d'viter de le donner plusieurs fois pour la mme facture. A cette fin, lorsque la facture est reue en plusieurs exemplaires, la mention "duplicata" est indique ds la rception, sur les exemplaires autres que l'original. Les factures comptabilises portent la rfrence de l'enregistrement afin d'viter les doubles comptabilisations ; les factures payes sont annules par la mention "pay" pour viter un double usage et portent la rfrence du paiement.

3. tests de permanence et valuation dfinitiveAprs avoir identifi les points forts, lauditeur sassure, au travers de tests de permanence, raliss par sondages, de leur ralit. Au terme de ces tests, lauditeur peut valuer de manire dfinitive le contrle interne.

Tests de permanenceTest de cheminement Il consiste vrifier le correct cheminement des documents comptables et financiers, et du respect des procdures, quelle que soit ltape concerne. Tout au long du test, lauditeur doit penser vrifier la cohrence des dates, la matrialisation des autorisations accordes et la correcte sparation des tches. Test de coupure Ce test permet de vrifier que le principe de sparation des exercices est respect.

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Contrle des procdures exceptionnelles Il est particulirement important danalyser les conditions dans lesquelles les procdures inhabituelles sont utilises. Gnralement le recours celles-ci traduit limpossibilit de rgler un cas particulier par les procdures habituelles. Contrle dapurement des tats danomalies Les procdures, notamment informatises, prvoient souvent que les exceptions fassent lobjet dditions spcifiques. Parfois mme, le systme informatique prvoit un blocage automatique et ldition dun tat de rejet. Lauditeur sassure du correct suivi et de lanalyse par les personnes responsables de ces tats ainsi que de leur apurement. En effet, il peut arriver quaucun service de lentreprise ne soit en charge de leur analyse, ni de la mise en oeuvre des corrections appropries. En ce qui concerne le cycle achats-fournisseurs, lauditeur procdera un ensemble de tests de permanence correspondant chacun des objectifs dj cits (exhaustivit, ralit, coupure, etc.) Par exemple pour sassurer que la coupure des charges est faite correctement, lauditeur peut effectuer les tests de permanence suivants : - examiner pour chaque compte de charges : les premires factures de lexercice et les dernires factures de lexercice suivant, et vrifier que les priodes auxquelles elles se rattachent sont correctes ; - prendre les bons de rception correspondants aux priodes prcdant et suivant la clture de lexercice et examiner la coupure ; - rapprocher les comptes de charges payer et des charges payes ou comptabilises davance avec les justificatifs correspondants ; - examiner les rabais, ristournes et remises obtenues (ou obtenir) des fournisseurs pour lexercice. Au terme de lvaluation prliminaire du contrle interne, lauditeur dresse un tableau de synthse qui rcapitule les principales forces thoriques et faiblesses du systme analys.

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Exemple 1 de faiblesse : risque de rception de marchandises sans enregistrement de la facture correspondante Exemple 2 de faiblesse : risque de non dtection derreurs qui peuvent entacher les factures Au terme des tests de permanence, lauditeur peut valuer de manire dfinitive le contrle interne. Etant en possession de tous les lments ncessaires, il peut terminer le document de synthse relatif au cycle achats-fournisseurs.

4. Examen des comptesLexamen des comptes permet lauditeur de vrifier et de complter les prsomptions quil a tires de lvaluation du contrle interne. Il en rsulte tout naturellement que cest sur la base du document de synthse que lauditeur complte et prvoit la nature de son intervention.

Objectifs

Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent des dettes relles dues aux fournisseurs ou autres crditeurs de lentreprise ;

Toutes les dettes fournisseurs la clture sont comptabilises au bilan ; Les comptes fournisseurs et comptes rattachs refltent les sommes dues la date de clture.

Dtermination des consquences de lvaluation du contrle interneConsquences des points forts Lauditeur a tir de lvaluation du CI des prsomptions favorables. Lobjectif ce niveau est dacqurir des lments de preuves directes. Consquences des points faibles En ce qui concerne les points faibles de l'organisation pouvant avoir des consquences comptables, il incombe au praticien de : Dterminer leurs consquences sur la rgularit et la sincrit des comptes; En dduire laction quil faut entreprendre pour pouvoir ce faire une opinion et, si cest ncessaire, pour permettre la correction de lorganisation existante.

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Exemple 1 : Sur la base des faiblesses tires de l'valuation du contrle interne de l'entreprise, l'auditeur craint quil y ait eu rception de marchandise sans enregistrement de la facture correspondante. On suppose que les bons de rception taient conservs par le service rceptionnaire de la marchandise et qu la rception de la facture la comptabilit lenvoyait ce service sans lenregistrement et ne sassurait pas, la clture de lexercice, que toutes les factures lui taient bien restitues avec les bons de rception correspondants. Ce problme est abord avec le client qui dcide par exemple la modification de la procdure. Deux cas se prsentent pour l'auditeur :

Soit la procdure peut tre mise en uvre pour la clture de lexercice. L'auditeur prvoit donc un test ultrieur pour s'assurer de son bon fonctionnement; Soit la procdure ne pourra pas tre mise en uvre pour la clture de l'exercice. L'auditeur dcide : Deffectuer un test complmentaire : examen des factures enregistres au cours des deux premiers mois de lexercice suivant et se faire prsenter les bons de rception correspondants pour sassurer que la date de rception est postrieure la clture dexercice ; Deffectuer une circularisassions du compte fournisseurs .

Exemple 2 : lauditeur craint la non dtection derreurs commises sur les factures. Lauditeur reprend le test de permanence destin vrifier les factures et accrot le taux de sondage pour tester : Les additions; Le calcul de la taxe ;

Tous les autres lments.

Exemple 3 : lauditeur craint que des charges ou des dettes non autorises aient t enregistres, tel que lenvoi dun bon de commande directement un fournisseur par un service qui na pas comptence pour le faire.

Les comptes concernsCe module concerne des comptes du bilan ainsi que des comptes du CPC, prsents dans le tableau suivant avec les techniques de vrification des comptes correspondants.MSFE/FFE 21


N Compte3411 3413 3417 34552 3491 3702 4411 4413 4415 4417 4702 5141 5146 5161

Intitul du compteFournisseurs avances et acomptes verss sur commandes Fournisseurs crances pour emballage rendre RRR obtenir- avoirs non encore reus Etat, TVA rcuprable sur achat Charges constates davance Augmentation des dettes circulantes Fournisseurs Fournisseurs retenues de garantie Fournisseurs effet payer Fournisseurs factures non parvenues Diminution des dettes circulantes Banques Chques postaux Caisses

Bilan

CPC

Objectifs spcifiques de la vrification Valeur, ValiditValeur, Validit Valeur, Exactitude Valeur Valeur, Exactitude Valeur, Validit Valeur, Validit, Exactitude Valeur, Validit, Exactitude Valeur, Exactitude, Existence Valeur Valeur, Validit Valeur, Existence Valeur, Existence Valeur, Existence

Technique de vrification des comptes ConfirmationConfirmation Calcul arithmtique Inspection des documents Inspection des documents Inspection des documents Confirmation Confirmation Inspection des documents Inspection des documents Inspection des documents Inspection ou Confirmation Inspection des documents Inspection des documents, Observation physique Inspection des documents, Revue analytique Calcul arithmtique Inspection des documents, Revue Analytique Inspection des documents Inspection des

6111 6119 6121 6122 6123

Achats de marchandises RRR obtenus sur achats Achats de matires premires achats de matires et fournitures consommables Achats demballage

Validit, Valeur, Exactitude, Intgralit Valeur, Validit Valeur, Existence Valeur, Validit Valeur, Validit

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Audit du cycle Achats Fournisseurs 2009-2010 6129 6142 RRR obtenus sur achats de matires et fournitures Transport sur achats Valeur, Validit Valeur documents Calcul arithmtique Calcul arithmtique, Inspection des documents. Calcul arithmtique

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Escomptes obtenus

Valeur

Laudit analytiqueLauditeur doit oprer un examen densemble de la comptabilit, afin den effectuer un contrle global. Cet examen comprendra gnralement : - une comparaison avec des donnes extrieures ; - une vrification des critures de centralisation relatives aux charges ; - un examen gnral des balances auxiliaires ; - des tests de cohrence (recoupements avec des donnes diverses). Comparaison avec des donnes extrieures Lauditeur compare par exemple avec des entreprises de mme nature : - le pourcentage des achats dans les charges ; - les ratios de rotations des comptes fournisseurs ; - etc. Vrification des critures de centralisation relatives aux achats Lauditeur effectue des rapprochements avec des donnes statistiques ou des documents de gestion. Examen des balances auxiliaires Le solde du compte collectif fournisseurs reprsente la somme des dettes individuelles vis--vis des fournisseurs de la socit. Lauditeur vrifie que la balance individuelle des comptes fournisseurs prsente un solde gal au compte collectif.

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Ralisation des tests de cohrence Ces tests comprennent gnralement : - une analyse indiciaire interne de base (test de vraisemblance) : par exemple, tudier les variations du montant des dettes fournisseurs dun exercice lautre avec les variations des achats ; - un rapprochement entre la comptabilit et les informations caractre extracomptable.

Tests de validation des soldesIl sagit essentiellement des soldes fournisseurs . Les comptes fournisseurs La vrification du solde fournisseurs consiste justifier un pourcentage plus ou moins lev des montants qui apparaissent sur la balance. Cette vrification peut tre effectue, soit partir dune circularisation des comptes fournisseurs, soit, dfaut, sur les pices justificatives internes de la socit. Enfin un examen du dnouement du solde peut tre effectu. Vrification partir dune circularisation des comptes fournisseurs Deux types de circularisation peuvent tre envisags : - une circularisation positive : la demande de lauditeur, lentreprise demande ses fournisseurs soit de confirmer le solde apparaissant dans ses comptes, soit de bien vouloir faire part des diffrences directement lauditeur ; - une circularisation aveugle : la demande de lauditeur, lentreprise demande ses fournisseurs de bien vouloir indiquer directement lauditeur, le solde de son compte dans leurs livres. Vrification sur pices internes Elle consiste justifier le solde des comptes fournisseurs laide des documents : factures, bons de rception et des bons de commande.

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Vrification par dnouement du contrle Elle consiste vrifier par sondages le rglement sur lexercice suivant des sommes portes aux comptes fournisseurs. Pour les dettes non rgles dans un dlai normal, lauditeur peut procder aux contrles ci-dessus. Le compte T.V.A. rcuprer Il consiste sassurer de la concordance entre la dclaration de T.V.A. et les sommes figurant au bilan. Le compte T.V.A. rcuprer doit en principe correspondre la T.V.A. sur les achats du dernier mois de lexercice et (si le contrle est effectu aprs la clture) la T.V.A. rcupre au titre des achats sur la dclaration du premier mois de lexercice suivant. La vrification de lvaluation des soldes Elle concerne principalement les fournisseurs qui facturent en monnaie trangre. Lauditeur sefforcera dobtenir la liste de ces fournisseurs et vrifiera pour les montants importants que les dettes correspondantes ont fait lobjet dun ajustement la clture de lexercice. Au terme de lexamen des comptes, lauditeur procde une rvision rapide de lensemble des comptes et de linformation concerns par le cycle achats-fournisseurs.

ConclusionLa raison dtre dune mission daudit comptable et financier est danalyser la bonne gestion (comptable et financire) dune entreprise et le cas chant den dcouvrir les faiblesses afin de prsenter des solutions pratiques pour une meilleure rentabilit. La mission daudit devrait permettre dmettre une opinion fonde et susceptible dorienter lentreprise vers une optimisation de sa gestion. Cest justement dans cet esprit, que lexprience et la comptence des auditeurs financiers leur donne accs aujourdhui une gamme trs large de prestations dont lutilisateur peut tirer un grand profit. Ce qui est certain cest que dans un environnement changeant, l'auditeur peut jouer un rle dpassant largement celui de "contrleur" pour devenir un "catalyseur" encourageant les dirigeants d'entreprise agir.

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Documents

Audit Cycle Achat FNS