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Les 4 causes d’échec de projets:
Manque de Visibilité du projet
Manque de Clarté des objectifs (on veut obtenir quoi?)
Manque de temps (cumul de fonctions)
Manque/inefficacité de communication vers
• Sponsor
• Gestionnaires de projet
• Membres
Communiquer pour avancer!
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Construisez un rationnel fort:
Ce que nous allons faire
En quoi cela aura-t-il un impact positif sur nos activités?
A quoi pouvez-vous vous attendre en termes de
« délivrables »? La valeur ajoutée!
Définissez clairement la gouvernance
Le sponsor & ses attentes
Le rôle du gestionnaire de projet (visible et crédible)
Un échéancier pour les communications de contenu et s’y
tenir
Quelques trucs et ficelles
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Communiquer- communiquer
Bien vendre le projet au départ (sponsor-partenaires-
membres): un kick-off?
Se connaître c’est s’engager: tâche et relationnel
Communiquer différemment par rapport aux différentes
parties: un sponsor a d’autres attentes qu’un membre de
l’équipe
Créer une plate-forme centrale de documentation (serveur ou
cloud) et soyez réaliste quand à l’accès de chacun
Informer à chaque progrès
Et… célébrer les progrès afin de ne pas perdre les membres
en cours de route
Quelques trucs et ficelles
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Communiquer- communiquer: outils
Face à face pour commencer
La vidéoconférence pour se tenir au courant ou informer les
sponsor (définir la fréquence et s’y tenir)
Cloud ou serveur pour centraliser
LinkedIn, Facebook et Skype: groupes de discussion
Communiquer tel, mail, … pour garder le focus et l’énergie
Au travers du temps….
Les organisations changent… pensez à informer qui remplace
qui..
Communiquer pour gérer les attentes et …les frustrations
Quelques trucs et ficelles
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5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques
Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes)
1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent
Noter, griffonner, dessiner, …
Synthèse à l’ensemble de l’atelier
Partage d’expériences, idées nouvelles, liens,
associations, perspectives,
World café
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TABLE 1 et 5 : Définir le projet de communication
TABLE 2 et 6 : Communiquer au sein d’un partenariat à l’aide des réseaux informatiques et du cloud
TABLE 3 : Comment utiliser au mieux les réseaux sociaux.
TABLE 4 : Construire une « fiche outil » de bonnes pratiques
Thème des tables : Communication
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Tour 1 Tour 2 Tour 3Groupe 1 Table 1 Table 3 Table 2Groupe 2 Table 2 Table 4 Table 1Groupe 3 Table 3 Table 5 (=1) Table 6 (=2)Groupe 4 Table 4 Table 6 (=2) Table 5 (1)Groupe 5 Table 5 (=1) Table 2 Table 3Groupe 6 Table 6 (=2) Table 1 Table 4
Le mouvement…
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Atelier 2 : Animer une réunion
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ANIMER UNE REUNION = un projet en soi
Et après …. PENDANT AVANT
Mais pour quoi faire ? OBJECTIF
La réunion : oui / non ? la finalité !
PREPARER : QUOI ?
• Les objectifs à atteindre
• Le public cible
• Les points évoqués
La convocation
PREPARER : COMMENT ?
• Définir les rôles
• Les outils d’animation
La logistique
AVANT la réunion
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La prise de contact,
Le contexte, les consignes et les règles
Les échanges : les différents rôles
Animateur – Rapporteur – Gardien du temps – Participant
Les difficultés, les incidents critiques
Les fonction de communication
Production (gestion des tâches, du contenu)
Facilitation (gestion des procédures)
Régulation (gestion des relations)
La clôture
PENDANT la réunion
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Le compte rendu
Le suivi
L’évaluation
APRES la réunion
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Points d’attentionParticularité : l’international
La distance et l’interculturalité
Apprendre à se connaître
Vision commune ?
Identification des pratiques / référents / perceptions
La/les langue(s) o Les langues de travail - Natif ou pas
o Traduction ? Lors des échanges, dans les écrits
Les moyens de communication et d’échanges
Les supports visuels
Points d’attentionParticularité : l’international
La planification : o Adapter le « temps »
o La marge de manœuvre, la souplesse
o Définir le calendrier
Implication et contribution collective : o Répartition des tâches, réalisation des tâches en commun,
o Moments informels
Les validations progressives o ! Terminologie et compréhension
o Documenter le projet : garder trace des résultats / accords / engagements
Les ajustements éventuels
5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques
Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes)
1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent
Noter, griffonner, dessiner, …
Synthèse à l’ensemble de l’atelier
Partage d’expériences, idées nouvelles, liens,
associations, perspectives,
World café
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TABLE 1 et 5 : Pour faciliter le contact
TABLE 2 et 6 : Comment gérer les incidents critiques
TABLE 3 : Comment organiser au mieux une réunion ou un séminaire
TABLE 4 : Construire une « fiche outil » de bonnes pratiques
Thème des tables : Réunion
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Tour 1 Tour 2 Tour 3Groupe 1 Table 1 Table 3 Table 2Groupe 2 Table 2 Table 4 Table 1Groupe 3 Table 3 Table 5 (=1) Table 6 (=2)Groupe 4 Table 4 Table 6 (=2) Table 5 (1)Groupe 5 Table 5 (=1) Table 2 Table 3Groupe 6 Table 6 (=2) Table 1 Table 4
Le mouvement…
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Évaluer…
E-valuere
Faire sortir la valeur de…non pas la « beauté » du projet,
mais celle de ses effets, de ses impacts !
Donner du sens !
Évaluer ?
• L’évaluation est un processus
• en vue de prendre une décision.
objectifs à évaluer….un ensemble de critères adéquats aux
• et à examiner le degré d’adéquation entre cet ensemble d’informations et
• à recueillir un ensemble d’informations
qui consiste
fiablesvalides,suffisamment pertinentes,
Trois types de décision :1. L'évaluation d'orientation
Décider de l’orientation du projet,
Décider de ses chances de réussite,
Décider de sa faisabilité...
Produit Débouche sur une (ou plusieurs) direction(s) avec indication de celle(s) à suivre
Objet de l'évaluation
Les potentialités (ce qui pourrait bien fonctionner) et les risques (ce qui ne pourrait pas bien fonctionner)
Trois types de décision :2. L'évaluation de régulation
Décider des modifications à apporter en
vue d’améliorer l’efficacité du projet,
Remédier aux lacunes constatées…
Produit Débouche sur un diagnostic et sur une thérapeutique
Objet de l'évaluation
Les erreurs (ce qui ne fonctionne pas)Éventuellement, les réussites afin que la thérapeutique puisse prendre appui sur elles.
Trois types de décision :3. L'évaluation de validation
Décider de la réussite du projet,
Décider de sa reconduction,
Décider du passage à un nouveau projet…
Produit Débouche sur une une validation
Objet de l'évaluation
Les réussites (ce qui fonctionne bien)Éventuellement, les erreurs afin de "donner du sens" à l'évaluation.
Types d’évaluation d’un projet
Situation désirée
PROJET
Evaluation à mi-parcours
Evaluation finale
Evaluation de l’impact ou
à posteriori
Situation présente Temps
Valeur ajoutée et impact
Evaluationà priori
5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques
Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes)
1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent
Noter, griffonner, dessiner, …
Synthèse à l’ensemble de l’atelier
Partage d’expériences, idées nouvelles, liens,
associations, perspectives,
World café
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TABLE 1 et 5 : Technique d’évaluation légère et efficace
TABLE 2 et 6 : Les questions à se poser
TABLE 3 : Que faire avec les résultats des évaluations au niveau du partenariat ?
TABLE 4 : Comment évaluer la pertinence et l’impact d’un projet
Thème des tables : Evaluer
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Tour 1 Tour 2 Tour 3Groupe 1 Table 1 Table 3 Table 2Groupe 2 Table 2 Table 4 Table 1Groupe 3 Table 3 Table 5 (=1) Table 6 (=2)Groupe 4 Table 4 Table 6 (=2) Table 5 (1)Groupe 5 Table 5 (=1) Table 2 Table 3Groupe 6 Table 6 (=2) Table 1 Table 4
Le mouvement…
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- Bonjour. Pourquoi viens-tu d'éteindre ton réverbère ?- C'est la consigne, répondit l'allumeur. Bonjour.- Qu'est ce la consigne ?- C'est d'éteindre mon réverbère. Bonsoir.Et il le ralluma. - Mais pourquoi viens-tu de le rallumer ?- C'est la consigne, répondit l'allumeur.- Je ne comprends pas, dit le petit prince.- Il n'y a rien à comprendre, dit l'allumeur. La consigne c'est la consigne. Bonjour.Et il éteignit son réverbère. Puis il s'épongea le front avec un mouchoir à carreaux rouges. - Je fais là un travail terrible. C'était raisonnable autrefois. J'éteignais le matin et j'allumais le soir. J'avais le reste du jour pour me reposer, et le reste de la nuit pour dormir…- Et, depuis cette époque, la consigne a changé?- La consigne n'a pas changé, dit l'allumeur. C'est bien là le drame ! La planète d'année en année a tourné de plus en plus vite, et la consigne n'a pas changé !
Antoine de Saint Exupéry - Le Petit Prince
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Atelier Re-préciser les
objectifs de son projet.
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©2013 Copyright BIEF s.a.
Alice, où vas-tu ?
• Pourriez-vous m’indiquer, s’il vous plaît, quel chemin je dois prendre à partir d’ici ?
• Cela dépend pas mal de l’endroit où vous voulez aller, dit le chat.
• Où je vais ne m’importe guère, fit Alice.
• Alors le chemin que vous prendrez n’a pas beaucoup d’importance, répondit le chat.
• Pourvu que j’arrive quelque part, précisa Alice.
• Oh, vous arriverez sûrement, dit le chat, à condition que vous marchiez assez longtemps.
Lewis Carroll, Alice au Pays des Merveilles
Analyser la situation actuelle
Formuler les
objectifs
Étudier les options de
mise en œuvre Concevoir
et évaluer le plan
d’actions
Exécuter le plan
d’actions
Évaluer le projet
Structurer les objectifs du projet
Objectif global
Objectif Spécifique
Objectif Spécifique
Résultat 1
Activité 1
Résultat 2 Résultat 3
Activité 1Activité 1Activité 1.1
Activité 1Activité 1
Activité 1Activité 2.1
Activité 1Activité 1
Activité 1Activité 3.1
Mise en garde
Il existe plusieurs structurations possibles…en fonction de :
Des priorités que l’on se donne.
La position que l’on prend
(acteur, bénéficiaire, financier, gestionnaire,…).
Du niveau de précision souhaité
(arbres imbriqués)
Ne pas hésiter à rediscuter ensemble sur l’arbre jusqu’à un
accord des parties.
Structure imbriquée
ORGANISATION
Activités
Résultats
Objectifglobal
Objectif spécifique
DIRECTION
EQUIPE
COLLABORATEUR
Activités
Résultats
Objectifglobal
Objectif spécifique
Activités
Résultats
Objectifglobal
Objectif spécifique
Activités
Résultats
Objectifglobal
Objectif spécifique
Objectif de la gestion des risques
Valider la faisabilité du projet et pour cela :
Identifier les facteurs à surveiller Coût – Délai – Qualité
Identifier les risques potentiels
facteurs externes/internes qui sont susceptibles
d’entraver la mise en œuvre et la viabilité du projet.
Identifier l’exposition = Probabilité * Impact
Surveiller l’évolution des risques (tableau de bord)
Mettre en œuvre des actions préventives
Disposer d’actions correctrices
Que prendre en compte ?
Probabilité
Impact
Projet irréaliste à
abandonner Risque à anticiper de manière
proactive
Indicateurs à surveiller
(tableau de bord)
Gérer
Risque à assumer - correctif
Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va…
5 à 6 tables de discussion sur 4 thématiques
Tournante toutes les 20 minutes ( 3 * 20 minutes)
1 Hôte-scribe par table reste à la même table prend note des discussions du groupe accueille et présente une synthèse du travail précédent
Noter, griffonner, dessiner, …
Synthèse à l’ensemble de l’atelier
Partage d’expériences, idées nouvelles, liens,
associations, perspectives,
World café
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TABLE 1 et 5 : Je ne sais pas/plus où je vais ?
TABLE 2 et 6 : Travailler en partenariat sur le même projet
TABLE 3 : Démarrer un projet en partenariat
TABLE 4 : Un projet qui évolue
Thème des tables : Objectifs
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Tour 1 Tour 2 Tour 3Groupe 1 Table 1 Table 3 Table 2Groupe 2 Table 2 Table 4 Table 1Groupe 3 Table 3 Table 5 (=1) Table 6 (=2)Groupe 4 Table 4 Table 6 (=2) Table 5 (1)Groupe 5 Table 5 (=1) Table 2 Table 3Groupe 6 Table 6 (=2) Table 1 Table 4
Le mouvement…
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